OHSAS 18002-2003

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PUBLICACIN OHSASFONDONORMA 18002

Sistemas de gestin de seguridad y saludocupacional Gua para la implementacinde FONDONORMA-OHSAS 18001

Occupational health and safety management systems Guidelines for the implementatlon ofOHSAS 18001

FONDO PARA LA NORMALIZACIN Y CERTIFICACIN DE LA CALIDAD

Nmero de referenciaFONDONORMA - OHSAS 18002:2003

FONDONORMA 2003

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FONDONORMA - OHSAS 18002

Prlogo

Este documento forma parte de la Serie de Evaluacin de Seguridad y Salud Ocupacional, la cual consta de:

FONDONORMA-OHSAS 18001 Sistemas de gestin de seguridad y salud ocupacional. Requisitos y;5

FONDONORMA-OHSAS 18002 Sistemas de gestin de seguridad y salud ocupacional. Gua para laimplementacin de la OHSAS 18001.

Estos documentos fueron elaborados tomando como referencia los documentos de la Serie OHSAS(Occupational Health and Safety Assessment Series), OHSAS 18001 y OHSAS 18002, los cuales fuerondesarrollados conjuntamente por las siguientes organizaciones:

National Standards Authority of Ireland

South African Bureau of StandardsBritish Standards InstitutionBureau Veritas Quality InternationalDet Norske VeritasLloyds Register Quality AssuranceNational Quality AssuranceSFS CertificationSGS Yarsley International Certification ServicesAsociacin Espaola de Normalizacin y CertificacinInternacional Safety Management Organizaron LtdStandards and Industry Research Institute of Malaysia (Qualitu Assurance Services)International Certification Services

El documento FONDONORMA-OHSAS 18002 es una gua para la implementacin de FONDONORMA-OHSAS 18001, el cual fue desarrollado para ser compatible con las normas de sistemas de gestinCOVENIN-ISO 9001:2000 (Calidad) y COVENIN-ISO 14001:1996 (Medio Ambiente), a fin de facilitar laintegracin de los sistemas de,gestin de la calidad,, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional porparte de las organizaciones que deseen hacerlo.

Estos documentos no son Normas Venezolanas COVENIN.

iv FONDONORMA 2003 Todos los derechos reservados

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Sistemas de gestin de seguridad y salud ocupacional Gua

para la implementacin de FONDONORMA-OHSAS 18001

1 Objeto

Esta gua de la Serie de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional suministra informacin general sobre laaplicacin del documento FONDONORMA-OHSAS 18001.

Con l se busca explicar los principios fundamentales de FONDONORMA-OHSAS 18001 y describe elpropsito, entradas tpicas, procesos y salidas tpicas contra cada requisito de ste; a fin de ayudar a su

comprensin e implementacin.NOTA El texto y figuras encuadradas corresponden al texto y figuras de FONDONORMA-OHSAS 18001.

El FONDONORMA-OHSAS 18002 no crea requisitos adicionales a los especificados en FONDONORMA-OHSAS 18001, ni prescribe enfoques obligatorios para su implementacin.

Esta gua es aplicable a la seguridad y salud ocupacional (SySO) ms que a la seguridad de productos yservicios.

2 Referencias normativasLos siguientes documentos contienen disposiciones que al ser citadas en este texto, constituyen requisitos deste. Las ediciones indicadas estaban en vigencia en el momento de esta publicacin. Como todo documentoest sujeto a revisin, se recomienda a aquellos que realicen acuerdos con base en ellas, que analicen laconveniencia de usar las ediciones ms recientes de los documentos citados seguidamente:

FONDONORMA 2003 Todos los derechos reservados 1

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FONDONORMA-OHSAS 18001:2003 Sistemas de gestin de seguridad y salud ocupacional. Requisitos.

COVENIN 4001:2000 Sistemas de gestin de segundad e higiene ocupacional (SGSHO). Requisitos.

COVENIN-ISO 19011:2002 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/oambiental

3 DefinicionesPara los propsitos de esta gua se aplican los trminos y definiciones del documento FONDONORMA-OHSAS 18001.

2 FONDONORMA 2003 Todos los derechos reservados

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NOTAS

1. Algunos documentos de referencia emplean el trmino "evaluacin del riesgo" para referirse al proceso de

identificacin de peligros, determinacin del riesgo y seleccin de las medidas adecuadas para reducir o controlar lesriesgos. FONDONORMA-OHSAS 18001 y 18002 hacen referencia a los elementos individuales de este proceso porseparado y utilizan el trmino "evaluacin de riesgo" para referirse al segundo de estos pasos, es decir, ladeterminacin del riesgo.

2. "Establecer" implica un nivel de permanencia y no se debera considerar establecido el sistema hasta que ssdemuestre que sus elementos se han implementado. "Mantener" implica que, una vez establecido, el sistema continuaoperando. Esto requiere un esfuerzo activo de parte de la organizacin. Muchos sistemas empiezan bien pero sedeterioran debido a la falta de mantenimiento. Muchos de los elementos de FONDONORMA-OHSAS 18001 (talescomo verificacin, accin correctiva y revisin por la direccin) estn diseados para asegurar el mantenimiento activodel sistema.



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4.1 Requis itos genera les

a) Requisito FONDONORMA-OHSAS 18001

La organizacin debe establecer y mantener un SGSSO, cuyos requisitos se especifican en el captulo 4.

b) Propsito

La organizacin debera establecer y mantener un sistema de gestin conforme con todos los requisitosespecificados en el documento FONDONORMA-OHSAS 18001. Este debera apoyar a la organizacin enconocer la legislacin u otras regulaciones en SySO aplicables.

El nivel de detalle y complejidad del SGSSO, el alcance de la documentacin y los recursos dedicados aella dependen del tamao de la organizacin y de la naturaleza de sus actividades.

Una organizacin tiene libertad y flexibilidad para definir sus lmites y puede elegir si implementaFONDONORMA-OHSAS 18001 con respecto a la totalidad de la organizacin, o a unidades operativas oactividades especificas de ella.

Se debera tener cuidado en la definicin de los lmites y objeto del sistema de gestin. Lasorganizaciones no deberan limitar su alcance, de manera que se excluya de la evaluacin una operacino actividad necesaria para la operacin general de la organizacin, o que tenga impacto sobre la SySO desus empleados y de otras partes interesadas.

Si se implementa FONDONORMA-OHSAS 18001 para una unidad operativa o actividad especfica, las

polticas y procedimientos desarrollados por otras partes de la organizacin pueden ser utilizados para



4 Elementos del sistema de gest in de SySO

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cumplir los requisitos de sta. Esto puede requerir que estas polticas o procedimientos de SySO estnsujetos a revisiones y correcciones menores para asegurar que son aplicables a unidades o actividadesde operaciones especficas.

c) Entrada tpica

Todos los requisitos de entrada para implementar FONDONORMA-OHSAS 18001 se describen en dichodocumento.

d) Salida tpica

Un SGSSO eficazmente implementado y mantenido, que ayuda a la organizacin en la bsqueda continuade la mejora en su desempeo en SySO.

4.2 Poltica de SySO

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b) Propsito

Una poltica de SySO establece un sentido general de direccin y fija los principios de accin para unaorganizacin. Determina los objetivos respecto a la responsabilidad y desempeo de SySO requeridos entoda la organizacin. Demuestra el compromiso formal de una organizacin, particularmente el de suDireccin con la buena gestin de SySO.

La Direccin de la organizacin debera generar y autorizar una declaracin documentada de la poltica enSySO.

NOTA La poltica de SySO debera ser consistente con las polticas generales del negocio de la organizacin y conotras polticas de otras disciplinas administrativas, por ejemplo, la gestin de calidad o gestin ambiental.

c) Entrada tpica

Al establecer la poltica de SySO la Direccin debera considerar los siguientes elementos:

- poltica y objetivos pertinentes a todos los negocios de la organizacin;

- los peligros de SySO de la organizacin;- requisitos legales y de otra ndole;

- desempeo histrico y actual de SySO;

- necesidades de otras partes interesadas;

- oportunidades y necesidades para la mejora continua;

- recursos necesarios;

- contribuciones de los empleados;

- contribuciones de contratistas y de otro personal externod) Proceso

La Direccin de la organizacin;debera trazar y autorizar,una.poltica de SySO tomando en cuenta lospuntos que se indican a continuacin. Es esencial que la poltica de SySO sea comunicada y promovidapor la Direccin en la organizacin.

Una poltica de SySO formulada y comunicada eficazmente debera:

1) ser adecuada a la naturaleza y a la escala de los riesgos en SySO de la organizacin;

La identificacin de peligros, la evaluacin de riesgos y el control de riesgos de SySO son clave en elSGSSO y deberan reflejarse en la poltica de SySO de la organizacin.

La poltica debera ser consistente con una visin de futuro de la organizacin. Que sea relista y noexagerada, ni menosprecie o trivialice la naturaleza de los riesgos que enfrenta la organizacin.

2) Incluir un compromiso de mejora continua;

Las expectativas de la sociedad incrementan la presin sobre las organizaciones para que reduzcan elriesgo de enfermedades, accidentes e incidentes en los lugares de trabajo. Adems de cumplir con lasresponsabilidades legales, las organizaciones deberan ponerse como meta la mejora en sudesempeo de manera eficiente y eficaz, para satisfacer las cambiantes necesidades empresariales yregulatorias.

La mejora del desempeo planificado debera estar explcito en los objetivos de SySO (vase 4.3.4);aunque la poltica establecida en SySO puede incluir amplias reas de accin.


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NOTA Algunos documentos de referencia, incluyendo la norma COVENIN 4001, emplean el trmino "evaluacinde riesgo" para referirse al proceso de identificacin de peligros, determinacin del riesgo y seleccin de medidasadecuadas para reducir o controlar los riesgos. FONDONORMA-OHSAS 18001 y 18002 hacen referencia aelementos individuales de este proceso por separado y utilizan el trmino "evaluacin de riesgo" para referirse alsegundo de estos pasos, es decir, la determinacin del riesgo.

Los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos, as como sussalidas, deberan ser la base de todo el sistema de SySO. Es importante establecer claramente y hacerevidentes los lazos entre la identificacin de peligros, la evaluacin y el control de riesgos y los otroselementos del SGSSO. En los apartados 4.3.1 c) y 4.3.1 e) se da una gua sobre los nexos entre losrequisitos especificados en FONDONORMA-OHSAS 18001, el apartado 4.3.1 y los otros requisitos deeste documento.

El propsito de esta gua es proporcionar principios mediante los cuales la organizacin pueda determinarsi un proceso dado de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos es adecuado ysuficiente. No es su propsito hacer recomendaciones sobre como se deberan conducir estas actividades.

NOTA Para mayor orientacin sobre los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control deriesgos, vase la norma COVENIN 4001.

En todos los casos se deberan tomar en consideracin las operaciones normales y anormales dentro dela organizacin, y las condiciones potenciales de emergencias.

La complejidad de los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgosdepende en gran parte de factores tales como el tamao de la organizacin, las situaciones relacionadascon los lugares de trabajo dentro de la organizacin y la naturaleza, complejidad e importancia de lospeligros. No es propsito de FONDONORMA-OHSAS 18001, apartado 4.3.1, forzar a las pequeasorganizaciones con muy pocos peligros a emprender ejercicios complejos de identificacin de peligros,evaluacin de riesgos y control de riesgos.

En los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos se debera tomaren cuenta el costo y el tiempo que implica llevarlos a cabo, as como la disponibilidad de datos confiables.

En estos procesos se puede utilizar informacin ya desarrollados para propsitos reglamentarios o de otrotipo. La organizacin tambin puede tomar en cuenta el grado de control prctico que puede tener sobrelos riesgos de SySO que se estn considerando. La organizacin debera determinar cuales son susriesgos de SySO tomando en cuenta las entradas y,salidas asociadas con sus actividades, procesos,productos y/o servicios involucrados actuales y pasados.

Una organizacin que no cuente con un SGSSO puede establecer su posicin actual con respecto a losriesgos de SySO por medio de una revisin inicial. El propsito debera ser considerar todos los riesgosde SySO que enfrenta la organizacin, como base para establecer el SGSSO. Una organizacin podraconsiderar incluir (pero no limitarse a) los siguientes elementos dentro de su revisin inicial:

requisitos legales y regulatorios;

identificacin de los riesgos de SySO que enfrenta la organizacin;

un examen de todas las prcticas, procesos y procedimientos de gestin de SySO existentes;

una evaluacin de la retroalimentacin de la investigacin de incidentes, accidentes y emergenciasprevias.

Un enfoque adecuado para la revisin puede incluir listas de verificacin, entrevistas, inspeccin ymedicin directas, resultados de auditoras previas al SGSSO u otras revisiones dependiendo de lanaturaleza de las actividades.

Se enfatiza que una revisin inicial no sustituye al enfoque sistemtico estructurado para laimplementacin dado en el resto del apartado 4.3.1.


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la organizacin debera estar en capacidad de determinar si la competencia del persona! que

desempea tareas potencialmente peligrosas en lo referente al establecimiento de controles

necesarios del riesgo, es consistente con lo especificado en el proceso de evaluacin de

riesgo;

deberan reroalimentarse de a experiencia operacional previa para corregir los procesos o

los datos en los cuales ellos se basan, cuando sea aplicable;

2) Revisin de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos (vase

4.6)

Se debera revisar los procesos de identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de

riesgos en un tiempo o periodo predeterminado, segn establezca el documento de la poltica de

SySO o en un periodo predeterminado por la Direccin. Este periodo puede variar dependiendo de

las siguientes consideraciones:

- la naturaleza del peligro;

- la magnitud del riesgo;

- cambios de la operacin normal;

- cambios en los insumos, materias primas, o qumicos, entre otros.

Tambin debera hacerse la revisin si hay cambios dentro de la organizacin que hagan cuestionar

la validez de las evaluaciones existentes. Tales cambios pueden incluir los siguientes elementos:

- expansin, contraccin, reestructuracin;

- reasignacin de responsabilidades;

- cambio de mtodos de trabajo o patrones de comportamiento.

e) Salidas tpicas

Deberan documentarse procedimiento(s) para los siguientes elementos:

- la identificacin de peligros;

- la determinacin de lostesgos asociados con los peligros identificados;

- la identificacin del nivel de los riesgos relacionados con cada peligro y si son o no tolerables;

- la descripcin de las medidas o la referencia a las medidas para el seguimiento y control de riesgos

(vase 4.4.6 y 4.5.1), en particular aquellos que no sean tolerables;

- cuando sea apropiado, los objetivos y acciones tendentes a reducir los riesgos identificados (vase

4.3.3), y las actividades de seguimiento para supervisar dicha reduccin;

- la identificacin de las necesidades de competencia y formacin para implementar las medidas de

control (vase 4.4.2);

- las medidas de control necesarias deberan detallarse como parte del elemento de control operacional

del sistema (vase 4.4.6);

- los registros generados por cada uno de los procedimientos que se acaban de mencionar.

NOTA Algunos documentos de referencia, incluyendo la norma COVENIN 4001, emplean el trmino "evaluacin de

riesgo" para referirse al proceso de identificacin de peligros, determinacin del riesgo y seleccin de medidas adecuadas

para reducir o controlar los riesgos. FONDONORMA-OHSAS 18001 y 18002 hacen referencia a elementos individuales

de este proceso por separado y utilizan el trmino "evaluacin de riesgo" para referirse al segundo de estos pasos, es

decir, la determinacin del riesgo.


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4.3.2 Requisitos legales y otros


La organizacin debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos

del SySO aplicables a ella, tanto legales como de otra ndole.La organizacin debe mantener esta informacin actualizada. Debe comunicar la informacin pertinentesobre requisitos legales y de otra ndole a sus empleados y otras partes interesadas. j

b) Propsito

Es necesario que la organizacin est consciente y entienda cmo sus actividades son o sern afectadaspor los requisitos legales y de otra ndole y comunique esta informacin al personal pertinente.

Este requisito especificado en el apartado 4.3.2 de FONDONORMA-OHSAS 18001 tiene como finpromover el conocimiento y comprensin de las responsabilidades legales. No exige a las organizacionesque establezcan bibliotecas de documentos legales u otros que muy rara vez sern consultados outilizados.

c) Entradas tpicas

Las entradas tpicas incluyen los siguientes elementos:

detalle de los procesos de produccin o prestacin de servicios de la organizacin;

resultados de la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos (vase 4.3.1);

mejoras prcticas (por ejemplo, cdigos, directrices de asociaciones industriales);

requisitos legales y regulaciones gubernamentales;

lista de fuentes de informacin;

normas nacionales, extranjeras, regionales o internacionales;

requisitos internos de la organizacin;

requisitos de las partes interesadas.

d) Proceso

Se deberan identificar los requisitos pertinentes, legales o de otra ndole. Las organizaciones deberfenbuscar los medios ms adecuados para acceder a la informacin, incluidos los medios de soporte de lamisma (papel, discos compactos, disquetes, Internet). La organizacin tambin debera evaluar cuatesrequisitos son aplicables, donde se aplican, y quien necesita recibir que clase de informacin dentro de (amisma.

e) Salidas tpicas

Las salidas tpicas incluyen los siguientes elementos:

procedimientos para identificar y acceder a la informacin;

identificacin de cuales requisitos son aplicables y donde (esta identificacin se puede hacer en formade registros);

requisitos, (texto real, resumen o anlisis, segn sea el caso) disponibles en los lugares que decdalaorganizacin;

procedimiento para hacer seguimiento a la mplementacin de los controles consecuentes con lanueva legislacin de SySO.


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Se deberan definir indicadores adecuados para cada objetivo de SySO, a fin de permitir el seguimiento ala implementacin de stos.

Los objetivos de SySO deberan ser razonables y alcanzables, en este sentido la organizacin deberatener la capacidad de lograrlos y hacer seguimiento a su progreso. Debera definirse un periodo de tiempcrazonable y alcanzable para el cumplimiento de cada objetivo de SySO.

Los objetivos de SySO pueden desglosarse en metas separadas, dependiendo del tamao de laorganizacin, la complejidad del objetivo y el tiempo asignado. Deberan existir vnculos claros entre iosdiferentes niveles de metas y los objetivos de SySO.

Algunos ejemplos de tipos de objetivos de SySO incluyen:

reduccin de los niveles de riesgo;

introduccin de caractersticas adicionales al SGSSO;

los pasos que se den para mejorar las caractersticas existentes o la consistencia de su aplicacin;

eliminacin o reduccin de la frecuencia de incidentes particulares indeseados.

Los objetivos de SySO se deberan comunicar al personal pertinente (por ejemplo, a travs de sesionesde entrenamiento o instrucciones de grupo; vase 4.4.2) y darles despliegue en el programa de gestin deSySO (vase 4.3.4).

e) Salidas tpicas

Las salidas tpicas incluyen objetivos de SySO documentados y mensurables para cada funcin en laorganizacin.

4.3.4 Programa(s) de gestin de SySO


La organizacin debe establecer y mantener un(os) programa(s) de gestin de SySO para lograr susobjetivos. Esto debe incluir documentacin de:

a) la designacin *de*la responsabilidad y autoridad, para el logro de los objetivos en las funciones yniveles pertinentes de la organizacin; y

b) los medios y el cronograma con los cuales se lograrn esos objetivos;

El (los) programa(s) de gestin de SySO se debe(n) revisar a intervalos regulares y planificados. Cuando sea necesario debe(n) ser ajustado(s) para involucrar los cambios en las actividades, productos y servicios ocondiciones de operacin de la organizacin.

b) Propsito

La organizacin debera procurar el cumplimiento de su poltica y objetivos de SySO mediante e).establecimiento de un programa o programas de gestin de SySO. Esto requiere el desarrollo deestrategias y planes de accin a ejecutar, los cuales se deberan documentar y comunicar. Se deberahacer seguimiento, revisar y registrar el avance del cumplimiento de los objetivos de SySO y errconsecuencia actualizar o corregir las estrategias y planes.

c) Entradas tpicas


poltica y objetivos de SySO;


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b) Propsito

Para facilitar la gestin eficaz de SySO es necesario definir, documentar y comunicar las funciones,

responsabilidades y autoridades y suministrar los recursos adecuados que permitan la realizacin de lastareas de SySO.

c) Entradas tpicas

Las entradas tpicas incluyen lo siguiente:

organigrama o estructura organizacional;

resultados de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos;

objetivos de SySO;

requisitos legales y de otra ndole;

descripcin de los trabajos;

lista del personal calificado.

d) Proceso

1) Compendio

Se deberan definir las responsabilidades y autoridad de (todos) quienes realizan tareas que seanparte del SGSSO, con definiciones claras de las responsabilidades en las interfaces entre diferentesfunciones.

Tales definiciones pueden ser requeridas, entre otras, por las siguientes funciones:

- la Direccin;

- la gerencias de lnea en todos los niveles de la organizacin;- los operadores de procesos y la fuerza laboral general;- quienes administran la SySO de los contratistas;

- quienes son responsables de la formacin en SySO;

- los empleados calificados o otros especialistas en SySO dentro de la organizacin;- representantes de los empleados en SySO ante foros consultivos.

Sin embargo la organizacin debera comunicar y promover la idea de que la SySO esresponsabilidad de todos en la organizacin y no solo de quienes tienen funciones en el SGSSO.

2) Definicin de las responsabilidades de la DireccinDentro de las responsabilidades de la Direccin se encuentra definir poltica de SySO de la

organizacin y asegurar la implementacin del SGSSO. Como parte de este compromiso conviene


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que la Direccin designe una persona encargada de la gestin con responsabilidades y autoridaddefinidas para implementar el SGSSO (en las organizaciones grandes o complejas puede designarsems de una persona).

3) Definicin de responsabilidades de la persona encargada por la DireccinLa persona designada para SySO por la Direccin debera ser un integrante de alto nivel gerencial.

Puede tener el apoyo de otros empleados en quienes se hayan delegado responsabilidades parahacer seguimiento a la operacin general de la funcin de SySO. Sin embargo, la persona designadapor la Direccin debera estar informada regularmente sobre el desempeo del sistema e involucrarseen las revisiones peridicas y en la determinacin de los objetivos de SySO. Debera asegurarse queninguno de los otros deberes o funciones asignadas a este personal entre en conflicto con elcumplimiento de sus responsabilidades de SySO.

4) Definicin de las responsabilidades de la gerencia de lneaLa responsabilidad de la gerencia de lnea debera incluir garantizar que la SySO dentro de su rease encuentre gestionada. Cuando la principal responsabilidad por los asuntos de SySO recae en lagerencia de lnea, se debera definir correctamente el papel y responsabilidades de cualquier funcinespecializada en SySO dentro de la organizacin para evitar ambigedad con respecto a lasresponsabilidades y autoridades. Deberan incluirse medidas para resolver cualquier conflicto entre

los asuntos de SySO y las consideraciones sobre productividad a travs de un nivel gerencial mayor.5) Documentacin de las funciones y responsabilidades

Las responsabilidades y autoridad en SySO deberan documentarse en forma adecuada para laorganizacin. Podra ser en una o ms de las siguientes formas, u otra alternativa que la organizacinelija:

- manuales del SGSSO;- procedimientos de trabajo y descripciones de tareas;- descripciones de cargo;- mdulos de formacin en la induccin.

Si la organizacin elige elaborar descripciones escritas de los trabajos que cubran otros aspectos delas funciones y responsabilidades de los empleados, debera incorporarse entonces en esas

descripciones las responsabilidades de SySO.6) Comunicacin de funciones y responsabilidades

Es necesario comunicneficazmente las responsabilidades^ autoridades de SySO a todos los que sevean afectados 'por ellas en todos los niveles dentro de la organizacin. Con esto se deberagarantizar que las personas entiendan el objeto y las interfases entre las diversas funciones y loscanales a emplear para iniciar una accin.

7) Recursos

La gestin debera asegurar que se encuentren disponibles los recursos adecuados para elmantenimiento seguro del lugar de trabajo, incluyendo a los equipos, recursos humanos, experienciay formacin.

Los recursos pueden considerarse adecuados si son suficientes para llevar a cabo los programas y

actividades de SySO, incluida la medicin y seguimiento del desempeo. Para organizaciones quetengan sistemas de gestin en SySO ya establecidos, la adecuacin de los recursos debe evaluarse,al menos parcialmente, por comparacin entre objetivos planificados de SySO con los resultadosobtenidos.

8) Compromiso de la gerencia

Los gerentes deberan demostrar visiblemente su compromiso con la SySO. Entre algunos mediospara demostrarlo se incluyen visitas e inspeccin a los lugares de trabajo, participacin en lainvestigacin de accidentes, disposicin de recursos en el contexto de las acciones correctivas,asistencia a reuniones de SySO y emisin de mensajes de apoyo.

e) Salidas tpicas

Las salidas tpicas incluyen lo siguiente:

definiciones de las responsabilidades y autoridad respecto a la SySO para todo el personal pertinente;


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documentacin de las funciones y responsabilidades, en manuales o procedimientos o mdulos deformacin;

procesos para comunicar las funciones y responsabilidades a todos empleados y otras partespertinentes;

participacin gerencial activa y de soporte a la SySO en todos los niveles.4.4.2 Formacin, toma de conciencia y competencia


b) Propsito

Las organizaciones^deberan disponer-de procedimientos eficaces que aseguren la competencia delpersonal para llevar a cabo sus funciones asignadas.

c) Entradas tpicas


- definicin de las funciones y responsabilidades;

- descripcin de los trabajos (que incluyan detalles de las tareas peligrosas a realizar);

- evaluaciones de desempeo de los empleados;- resultado de la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos;

- procedimientos e instrucciones de operacin;

- poltica y objetivos de SySO;

- programas de SySO.

d) Proceso

Se deberan incluir los siguientes elementos en el proceso:


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- una identificacin sistemtica del conocimiento y competencias en SySO requeridos en cada nivel yfuncin dentro de la organizacin;

- medidas para identificar y remediar cualquier deficiencia entre el nivel actual que posea cada persona yel conocimiento y competencia requerida en SySO;

- disponer de forma oportuna y sistemtica de cualquiera formacin que se considere necesaria;- evaluacin de cada persona para asegurar que todos han adquirido y mantienen el conocimiento y

competencia requerida;

- mantenimiento de registros adecuados de la formacin y competencia de cada individuo.

Se debera establecer y mantener un programa de informacin y formacin en SySO dirigido a lossiguientes aspectos:

- comprensin de las disposiciones de la organizacin en SySO y de los roles especficos de losindividuos y sus responsabilidades a este respecto;

- un programa sistemtico de induccin y formacin continua para empleados y para quienes sontrasladados entre divisiones, centros de trabajo, departamentos, reas, trabajos o tareas dentro de la

organizacin;- formacin en disposiciones internas de SySO, peligros, riesgos, precauciones por tomar y

procedimientos a seguir; el cual debera darse antes de comenzar el trabajo;

- formacin para llevar a cabo la identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y control de riesgos(vase 4.3.1 d) ;

- formacin especfica requerido dentro de la organizacin o fuera de ella, para los empleados con rolesespecficos en el sistema de SySO y los representantes de los empleados en SySO;

- formacin para todas las personas que tienen a su cargo empleados, contratistas y otros (por ejemplo,trabajadores temporales) en sus responsabilidades de SySO. Esto para garantizar que tanto elloscomo quienes estn bajo sus rdenes entiendan los peligros y riesgos de las operaciones de las cualesson responsables, donde sea que tengan lugar. Adicionalmente, se hace con el fin de asegurar que el

personal tenga la competencia necesaria para llevar a cabo las actividades de manera segura,siguiendo los procedimientos de SySO;

- los roles y responsabilidades: (incluidas las legales corporativas e individuales) de la Direccin paraasegurar que el SGSSO funciona en cuanto al control de riesgos y la reduccin de enfermedades,lesiones y otras prdidas de la organizacin;

- programas de formacin e informacin para contratistas, trabajadores temporales y visitantes, deacuerdo con el nivel de riesgo al que estn expuestos.

Se debera evaluar la eficacia de la formacin y el nivel de competencia resultante. Esto puede implicar laevaluacin como parte del ejercicio de formacin, o verificaciones de campo adecuadas para establecer sise ha logrado la competencia, o hacer seguimiento al impacto a largo plazo de la formacin suministrada.

e) Salidas tpicas

Las salidas tpicas incluyen:

- competencias requeridas para los roles individuales;

- anlisis de las necesidades de formacin;

- programas o planes individuales de formacin para empleados;

- portafolio de cursos y productos disponibles para formacin dentro de la organizacin;

- registro de la formacin y de la evaluacin de la eficacia de sta.


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4.4.3 Consulta y comunicacin


b) Propsito

La organizacin debera estimular el uso de buenas prcticas de SySO para apoyar su poltica y objetivosde SySO, de todos aquellos afectados por sus operaciones, mediante un proceso de consulta ycomunicacin.

c) Entradas tpicas



- documentacin pertinente del SGSSO;

- evaluaciones de desempeo de los empleados;

- procedimientos de identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos;- definicin de las funciones y responsabilidades en relacin con SySO;

- resultado de las; consultas en SySO a los empleados, revisiones y actividades de mejora del lugar detrabajo (estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva o proactiva);

- detalles de los programas de formacin.

d) Proceso

La organizacin debera documentar y promover disposiciones mediante las cuales consulte o comuniqueinformacin sobre SySO a y desde sus empleados y otras partes interesadas (por ejemplo, contratistas,visitantes)

Este proceso debera incluir disposiciones que permitan involucrar a los empleados en los siguientesprocesos:

- consulta sobre el desarrollo y revisin de polticas y objetivos de SySO, decisiones sobre Isimplementacin de procesos y procedimientos para la gestin de riesgos incluidos los de laidentificacin de peligros, as como la revisin de la evaluacin y control de riesgos pertinentes parasus propias actividades;

- consulta sobre los cambios que afecten la SySO en el lugar de trabajo, tales como la introduccin omodificacin de equipos, materiales, productos qumicos, tecnologas, procesos, procedimientos onormas de trabajo.

Los empleados deberan estar representados en asuntos de SySO y se les debera informar quienes sonsu representante y el delegado de la Direccin.


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e) Salidas tpicas

Las salidas tpicas incluyen lo siguiente:

consulta formal con gerentes y empleados a travs de consejos de SySO u organismos similares;

compromiso de los empleados en la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos;

iniciativas para estimular las consultas en SySO a los empleados, revisin y actividades de mejora enel lugar de trabajo y retroalimentacin a la Direccin sobre aspectos de SySO;

representantes de los empleados en SySO, con funciones definidas y mecanismos de comunicacincon la Direccin que incluyan, por ejemplo, involucrarse en la investigacin de accidentes eincidentes, inspecciones de SySO en lugares de trabajo, etc.;

Sesiones informativas para empleados y otras partes interesadas, e.g. contratistas y visitantes;

carteleras que contengan datos de desempeo en SySO y otras informaciones pertinentes sobreSySO;

boletines internos sobre SySO;

programa de afiches sobre SySO.

4.4.4 Documentacin


b) Propsito

La organizacin debera documentan y mantener actualizada suficiente informacin para asegurar que suSGSSO sea entendido adecuadamente y operado en forma eficaz y eficiente.

c) Entradas tpicas


- detalles de la documentacin y sistemas de informacin que la organizacin desarrolla para apoyar elsistema d gestin y actividades de SySO, as como para cumplir los requisitos de FONDONORMA-OHSAS 18001;

- responsabilidades y autoridades;- informacin sobre los ambientes locales en los que la documentacin o informacin es utilizada y las

restricciones que se puedan poner a la naturaleza fsica de la documentacin o al uso de los medioselectrnicos o de otro tipo;

d) Proceso

La organizacin debera revisar las necesidades de documentacin e informacin de su SGSSO antes dedesarrollar la documentacin necesaria para apoyar sus procesos de SySO;

No es un requisito desarrollar la documentacin en un formato particular para cumplir con lo especificadoen FONDONORMA-OHSAS 18001, ni es necesario reemplazar la documentacin existente, comomanuales, procedimientos o instrucciones de trabajo, cuando sta describa adecuadamente lasdisposiciones vigentes. Si la organizacin ya tiene un SGSSO establecido y documentado, puede ser ms


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retiro de la documentacin de SySO, junto con el control de los datos de SySO (de acuerdo con losrequisitos indicados en 4.4.5 de FONDONORMA-OHSAS 18001). Estos procedimientos deberan definirclaramente las categoras de documentacin y datos a los cuales se aplican.

La documentacin y datos deberan estar disponibles y accesibles cuando sean requeridos, encondiciones de rutina o extraordinarias, incluidas las emergencias. Por ejemplo, deberan asegurar que los

dibujos actualizados de ingeniera de planta, hojas de datos de los materiales peligrosos, procedimientoso instrucciones estn disponibles para los operadores de procesos y todas las personas que los requieranen una emergencia.

e) Salidas tpicas


procedimiento de control de documentos, incluidas las responsabilidades y autoridades asignadas;

registros, listados maestros o ndices de documentos;

lista de los documentos controlados y su ubicacin;

- registros de archivo (puede ser necesario retener algunos de ellos de acuerdo con los requisitoslegales o temporales).

4.4.6 Control operativo


b) Propsito

La organizacin debera establecer y mantener disposiciones para asegurar la aplicacin eficaz demedidas de control y prevencin donde se requieran para controlar los riesgos operativos, cumplir lapoltica y objetivos de SySO y cumplir los requisitos legales y de otra ndole.

c) Entradas tpicas



- resultado de la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos

- requisitos legales y de otra ndole identificados.

d) Proceso

La organizacin debera establecer procedimientos para controlar sus riesgos identificados (incluyendoaquellos que podran ser introducidos por contratistas o visitantes), documentando aquellos donde no


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hacerlo genere incidentes, accidentes u otras desviaciones respecto a la poltica y objetivos de SySO. Losprocedimientos de control de riesgos deberan ser revisados en forma regular para verificar suconveniencia y eficacia y se deberan implementar los cambios considerados necesarios.

Puede ser necesario tener en cuenta en los procedimientos las situaciones en que los riesgos seextiendan al cliente o a otros predios o reas de control de partes externas; por ejemplo, cuando

empleados de la organizacin estn trabajando en el predio de un cliente. Algunas veces en talescircunstancias puede ser necesario consultar sobre SySO con la parte externa.

Algunos ejemplos de reas en las cuales surgen riesgos y ejemplos de medidas de control contra ellosson dados a continuacin:

1) Compra o transferencia de bienes y servicios y uso de recursos externos.

Esto incluye los siguientes elementos:

- aprobacin para compra o transferencia de productos qumicos, materiales y sustanciaspeligrosas;

- disponibilidad de documentacin para el manejo seguro de maquinaria, equipos, materiales oproductos qumicos en el momento de la compra, o la necesidad de obtener tal documentacin;

- evaluacin y reevaluacin peridica de la competencia de los contratistas en SySO;- aprobacin del diseo de disposiciones de SySO para nuevas plantas y equipos.

2) Tareas peligrosas.

stas incluyen lo siguiente:

- identificacin de tareas peligrosas;

- predeterminacin y aprobacin de mtodos de trabajo;

- precalificacin del personal que realice tareas peligrosas;

- sistemas de permisos de trabajo y procedimientos de control de entrada y salida de personal alugares de trabajo peligrosos.

3) Materiales peligrosos

stos incluyen lo siguiente:

- identificacin de inventarios y sitios de almacenamiento;

- precauciones para almacenamiento seguro y control de acceso;

- precauciones y acceso a datos del material y otras informaciones pertinentes.

4) Mantenimiento de plantas y equipos seguros

Esto incluye lo siguiente:

- precauciones, control y mantenimiento de plantas y equipos de la organizacin;

- precaucin, control y mantenimiento de EPP;- segregacin y control de acceso;

- inspeccin y ensayo de SySO en relacin con equipos y sistemas de alta integridad tales como:

- sistema de proteccin a los operarios;

- vigilancia y proteccin fsica;

- sistemas de parada;

- equipos de deteccin y extincin de incendios;

- equipos de izamiento (gras, montacargas, puentes gra, dispositivos de levantamiento);

- fuentes y dispositivos de proteccin radiolgica;


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- dispositivos de supervisin esenciales;

- sistemas locales de ventilacin;

- instalaciones y provisiones mdicas.

e) Salidas tpicas


- procedimientos;

- instrucciones de trabajo.

4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias


b) Propsito

La organizacin debera evaluar activamente los accidentes potenciales y las necesidades de respuesta alas emergencias, planearlos, desarrollar procedimientos y procesos para manejarlos, probar lasrespuestas planificadas y buscar mejorar su eficacia.

c) Entradas tpicas

- resultado de la identificacin 'de-peligros, evaluacin y control de riesgos;

- disponibilidad de servicios locales de emergencia y detalles de las respuestas a las emergencias odisposiciones que se hayan acordado mediante consulta;

- requisitos legales y de otra ndole;

- experiencia de accidentes, incidentes y situaciones de emergencia previas;

- experiencia de organizaciones similares de accidentes previos, incidentes y situaciones de emergencia(lecciones aprendidas, buenas prcticas);

- revisiones de las rutinas y prcticas de emergencia realizadas y los resultados de las accionessubsiguientes.

d) Proceso

La organizacin debera desarrollar un(os) plan(es) de emergencia, identificar y proporcionar equipos deemergencia adecuados y probar regularmente su capacidad de respuesta mediante prcticas deformacin.

Las prcticas de formacin deberan pretender probar la eficacia de las partes ms crticas de los planesde emergencia y probar la integridad de los procesos de planificacin de la emergencia. Mientras losejercicios de escritorio puedan ser usados durante el proceso de planificacin, las prcticas de formacinpara ser eficaces, deberan ser tan reales como sea posible. Esto puede requerir una escala de

simulacin de incidentes para realizarlas.


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e) Salidas tpicas


- planes y procedimientos de emergencia documentados;

- lista de equipos de emergencia;

- registro de pruebas para equipos de emergencia;

- registros de lo siguiente:

prcticas de entrenamiento;

revisiones de las prcticas de entrenamiento;

acciones recomendadas que surjan en las revisiones;

progreso frente a la ejecucin de las acciones recomendadas.

4.5 Verificacin y accin correctiva

4.5.1 Medicin del desempeo y seguimiento


La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para hacer seguimiento y medir regularmente eldesempeo en SySO. Estos procedimientos deben tener en cuenta lo siguiente:

- medidas cuantitativas y cualitativas, adaptadas a las necesidades de la organizacin;- seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos de SySO de la organizacin;- medidas proactivas del desempeo con las que se haga seguimiento al cumplimiento con el programa

de SySO, los criterios operacionales, la legislacin correspondiente y los requisitos reglamentarios;- medidas reactivas de desempeo para seguimiento de accidentes, enfermedades, incidentes

(incluyendo los cuasi incidentes) y otras evidencias histricas de desempeo deficiente en materia deSySO;

- registro de datos y resultados de seguimiento y medicin suficiente para facilitar el anlisissubsiguiente de acciones correctivas y preventivas.

Si se requieren equipos de seguimiento para la medicin y el seguimiento del desempeo, la organizacindebe establecer y mantener procedimientos para la calibracin y mantenimiento de stos. Se debe conservarregistros de las actividades de mantenimiento y calibracin as como de los resultados.


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b) Propsito

La organizacin debera identificar parmetros claves del desempeo en SySO para determinar sucumplimiento en toda la organizacin. Estos deberan incluir, sin limitarse a ellos, parmetros quepermitan establecer si:

la poltica y objetivos de SySO se estn cumpliendo;se han implementado y son efectivos los controles de riesgos;

se han aprendido lecciones de las fallas en el SGSSO, incluidos los eventos peligrosos (accidentes,incidentes y casos de enfermedades);

los programas de toma de conciencia, formacin, comunicacin y consulta a los empleados y partesinteresadas son efectivos;

se est produciendo y utilizando informacin que se pueda emplear para revisar o mejorar aspectosdel SGSSO o ambos.

c) Entradas tpicas


- resultado de la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos (vase 4.3.1);

- requisitos de la legislacin, reglamentos; buenas prcticas (si las hay);


- procedimiento para tratar las no conformidades;

- registro de ensayos y calibracin de equipos (incluyendo aquellos que pertenecen a los contratistas);

- registros de formacin (incluidos aquellos pertenecientes a los contratistas);

- informes de la Direccin.

d) Proceso

1) Seguimiento proactivo y reactivo

El SGSSO de una organizacin debera incorporar de la siguiente forma un seguimiento tantoproactivo como reactivo:

- el seguimiento proactivo se debera utilizar para verificar la conformidad con las actividades deSySO de la organizacin, por ejemplo, haciendo seguimiento a la frecuencia y eficacia de lasinspecciones de SySO;

- el seguimiento reactivo se debera utilizar para investigar, analizar y registrar fallas en el SGSSO,incluidos accidentes, incidentes (incluyendo cuasi accidentes), enfermedades y casos de dao ala propiedad.

Los datos de seguimiento proactivo y reactivo se usan frecuentemente para determinar si se cumplenlos objetivos de SySO (vase COVENIN 4001).

2) Tcnicas de medicin

Los siguientes son ejemplos de mtodos que se pueden usar para medir el desempeo de SySO.

- resultados de los procesos de identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos;

- inspecciones sistemticas en el lugar de trabajo utilizando listas de verificacin;

- inspecciones de SySO, por ejemplo: "caminatas gerenciales";

- evaluaciones previas de nuevas plantas, equipos, materiales, productos qumicos, tecnologas,procesos, procedimientos o instrucciones de trabajo;

- inspecciones de maquinarias y plantas especficas para verificar que las partes relacionadas conla seguridad estn ajustadas en su posicin y en buen estado;


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- muestreo de segundad: examinar aspectos especficos de SySO;

- muestreo ambiental: medir la exposicin a agentes qumicos, biolgicos o fsicos (por ejemplo,ruido, compuestos voltiles orgnicos, legionella) y compararla con patrones establecidos;

- disponibilidad y eficacia del empleo de personal con experiencia reconocida en SySO o concalificacin formal;

- muestreo del comportamiento: evaluar el comportamiento de los trabajadores para identificarprcticas de trabajo inseguras que puedan requerir correcciones;

- anlisis de la documentacin y registros;

- estudios comparativos frente a buenas prcticas de SySO en otras organizaciones;

- estudios para determinar las actitudes de los empleados en el SGSSO, prcticas de SySO y delproceso de consulta con los empleados.

Las organizaciones necesitan decidir a que le hacen seguimiento y con que frecuencia convienehacerlo, basndose en el nivel de riesgo (vase 4.3.1). La frecuencia de las inspecciones a la plantao a las maquinarias podra estar definida en la ley (por ejemplo, para receptores de aire, plantas devapor, equipos de izamiento). Se debera preparar un programa de inspeccin basados en losresultados de la identificacin de peligros y evaluacin de riesgos, la legislacin y reglamentos comoparte del SGSSO.

Los gerentes de primera lnea y mandos medios deberan llevar a cabo el proceso de seguimiento derutina de SySO de los procesos, lugares de trabajo y prcticas de acuerdo a un esquemadocumentado. Todo el personal de supervisin de primera lnea debera emprender verificacionespuntuales de las tareas crticas para asegurar la conformidad con los procedimientos y cdigos debuena prctica de SySO. Se pueden utilizar listas de verificacin para ayudar a efectuar inspeccionesy seguimientos sistemticos.

3) Inspecciones

i) Equipo: La organizacin debera hacer un inventario (utilizando la identificacin nica de todos loselementos) de todos los equipos sujetos a examen reglamentario o tcnico por parte del personal

pertinente (ese personal puede ser de organismos externos). Tales equipos se deberaninspeccionar segn se requiera e incluirlos en los esquemas de inspeccin.

ii) Condiciones de trabajo: La organizacin debera.. establecer y documentar criterios queespecifiquen condiciones*, aceptables del lugar de trabajo. Los gerentes deberan realizarinspecciones a intervalos especficos contra esos criterios. Para este propsito se puede usar unalista de verificacin en la que se den detalles de los criterios y todos los artculos por inspeccionar.

iii) Inspecciones de verificacin: La organizacin debera llevar a cabo inspecciones de verificacin,las cuales no eximen a los gerentes de primera lnea a efectuar inspecciones regulares oidentificacin de peligros.

iv) Registros de inspeccin: La organizacin debera mantener un registro de cada inspeccin deSySO que se lleve a cabo. Los registros deberan indicar si se est en conformidad con losprocedimientos documentados. Un muestreo de los registros de inspeccin, giras, supervisiones y

auditoras al SGSSO debera identificar y resaltar las causas de las no conformidades y lospeligros repetitivos. Si es necesario, se debera emprender una accin preventiva. Lascondiciones subestndar, situaciones y elementos inseguros identificados durante lasinspecciones deberan ser documentadas como no conformidades, evaluadas respecto a losriesgos y corregidas de acuerdo con el procedimiento para no conformidades.

4) Equipo de medicin

La organizacin debera preparar un listado de los equipos de medicin que se usen para evaluar lascondiciones de SySO (por ejemplo, sonmetros, luxmetros, muestreadotes de aire), darles unaidentificacin nica y controlarlos. La precisin de estos equipos debe ser conocida. Donde seanecesario, se debera contar con procedimientos escritos que describan como se llevan a cabo lasmediciones de SySO. A los equipos utilizados para medicin de SySO se les debe dar elmantenimiento y almacenamiento adecuado para que estn aptos para realizar mediciones con la

exactitud requerida.


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4.5.2 Accidentes, incidentes, no conformidades y acciones correctivas y preventivas


b) Propsito

Las organizaciones deberan tener procedimientos eficaces para informar y evaluar/investigar accidentes,incidentes y no conformidades. El propsito primordial de stos es prevenir la ocurrencia de nuevas

situaciones similares, identificando y tratando las causas originales. Adems, los procedimientos debenpermitir la deteccin, anlisis y eliminacin de las causas potenciales de las no conformidades.

c) Entradas tpicas


- procedimientos en general;

- plan de emergencia

- identificacin de peligros, evaluacin de riesgos e informes de control de riesgos;

- informes de auditora del SGSSO, incluidos los informes de no conformidades;

- informes de accidentes, incidentes y peligros;

- informes de mantenimiento y servicio.

d) Proceso

Se requiere que la organizacin prepare procedimientos documentados para asegurar que seinvestiguen los accidentes, incidentes y no conformidades (vase 3) y se inicien las accionescorrectivas o preventivas o ambas. Se debera hacer seguimiento al avance del cumplimiento de lasacciones correctivas preventivas y preventivas y revisar la eficacia de tales acciones.

1) Procedimientos

Los procedimientos deberan considerar los siguientes elementos:

i) Generalidades


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identificacin e implementacin de medidas correctivas y preventivas a largo y corto plazo(esto puede tambin incluir el uso de fuentes de informacin adecuadas, tales como lasopiniones de empleados con experiencia en SySO);

evaluacin de cualquier impacto en los resultados de la identificacin de peligros (y cualquiernecesidad de actualizar la identificacin de peligros, la evaluacin de riesgos e informes decontrol de riesgos);

registro de cualquier cambio requerido en los procedimientos como resultado de la accincorrectiva o la identificacin de peligros y la evaluacin y control de riesgos;

aplicacin de controles de riesgos o modificacin de los controles existentes para asegurarque las acciones correctivas sean tomadas y que stas son eficaces.

vi) Accin preventiva

Ejemplos de los elementos a ser considerados en el establecimiento y mantenimiento de losprocedimientos de accin preventiva incluyen:

uso de fuentes'de informacin adecuadas (tendencias en incidentes sin prdida, informes deauditora del SGSSO, registros, actualizacin de anlisis de riesgo, nueva informacin sobremateriales peligrosos, caminatas de segundad, opiniones de empleados con experiencia enSySO, entre otros.);

identificacin de problemas que requieran accin preventiva;iniciacin e implementacin de acciones preventivas y aplicacin de controles para asegurarque sean eficaces;

registro de cambios en los procedimientos generados por la accin preventiva y lapresentacin para aprobacin.

vii) Seguimiento

Las acciones correctivas o preventivas tomadas deberan ser tan permanentes y eficaces comosea posible. Se debera verificar su eficacia. Las acciones sobresalientes o retrasadas deberaninformarse a la Direccin a la brevedad posible.

2) Anlisis de no conformidad, accidente e incidente

Es importante clasificar y analizar regularmente las causas identificadas de las no conformidades,accidentes e incidentes. Los ndices de frecuencia y severidad de los accidentes deberan calcularsede acuerdo con la prctica: industrial aceptada para propsitos de comparacin.

Se debera efectuar la clasificacin y anlisis de los siguientes elementos:

tasas de frecuencia y severidad de lesiones/enfermedades reportadas o de tiempo perdido;

ubicacin, tipo de lesin, parte del cuerpo, actividad involucrada, centro de trabajo involucrado, day hora (lo que sea adecuado);

tipo y cantidad de dao a la propiedad;

causas directas y originales.

Se debera prestar la debida atencin a los accidentes que involucran daos a la propiedad. Losregistros relacionados con la reparacin de la propiedad podran ser un indicador del dao causado porun accidente o incidente no reportado.

La informacin y/o datos sobre accidentes y enfermedades son esenciales ya que pueden ser unindicador directo del desempeo de SySO. Sin embargo deberan tomarse precauciones respecto a suuso considerando los siguientes puntos:

la mayora de las organizaciones tienen muy pocos accidentes con lesiones o casos deenfermedades relacionadas con el trabajo, como para poder distinguir las tendencias reales de losefectos aleatorios;

si el mismo nmero de personas hace ms trabajo en el mismo tiempo, sta sobrecarga bastapara dar razn a un incremento de la tasa de accidentalidad;


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en la duracin de las ausencias de trabajo atribuidas a lesiones o enfermedades relacionadas conel trabajo pueden influir factores distintos de la severidad de las lesiones o enfermedadesocupacionales, tales como: un bajo estado de nimo, trabajo montono, malas relaciones entre losempleados y la gestin;

los accidentes con frecuencia son sub-reportados (y ocasionalmente sobre-reportados). Losniveles de reporte pueden cambiar. Pueden mejorar como resultado de una mayor conciencia dela fuerza laboral y mejores sistema de informe y registro;

ocurrir un retardo entre las fallas del SGSSO y la aparicin de los efectos nocivos. Adems,muchas enfermedades ocupacionales permanecen latentes por largos periodos. No es deseableque ocurra el dao para juzgar si los sistemas de gestin de SySO estn funcionando.

Se deberan sacar conclusiones vlidas y tomar acciones correctivas. Al menos una vez al ao, esteanlisis se debera enviar a la Direccin e incluirlo en la revisin por la direccin (vase 4.6).

3) Seguimiento y comunicacin de resultados

Se debera evaluar la efectividad de las investigaciones e informes de SySO. Esta evaluacin deberaser objetiva y en lo posible rendir un resultado cuantitativo.

La organizacin habiendo aprendido de la investigacin debera:- identificar la causa original de las deficiencias en el SGSSO y en la gestin general de ta

organizacin, cuando sea aplicable.

- comunicar los hallazgos y recomendaciones a la Direccin y a las partes interesadas pertinentes(vase 4.4.3);

- incluir los hallazgos y recomendaciones pertinentes de las investigaciones en el proceso continuode revisin de SySO;

- hacer seguimiento al cronograma de implementacin de controles correctivos y su eficacia en eltiempo;

- aplicar las lecciones aprendidas en la investigacin de los no conformidades en toda Iborganizacin, enfocndose hacia los principios involucrados, en lugar de restringirse a la accin

especfica diseada para evitar la repeticin de un evento similar en la misma rea de laorganizacin.

4) Conservacin de registros

sta se puede lograr con un mnimo de planificacin formal o puede ser una actividad ms complejay a largo plazo. La documentacin asociada debera ser adecuada para el nivel de accin correctiva.

Los informes y sugerencias se deberan enviar a la persona designada por la Direccin y aJrepresentante de los empleados para SySO para su anlisis y archivo.

La organizacin debera mantener un registro de todos los accidentes. Los incidentes que pudierantener un potencial de consecuencias significativas en SySO deberan incluirse. Generalmente lalegislacin exige tales registros.

e) Salidas tpicas


- procedimientos para el manejo e investigacin de accidentes y no conformidades;

informes de no conformidades;

registro de no conformidades;

- informes de investigacin;

informes actualizados de evaluacin de riesgos;

- entradas de la revisin por la Direccin;


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deterioro. Se deberan proteger los registros crticos de proteccin contra incendios y otros daos, segnsea adecuado y lo exija la ley.

e) Salidas tpicas


- procedimientos (para la identificacin, mantenimiento y disposicin de los registros de SySO);

- registros de SySO adecuadamente almacenados y fcilmente recuperables.

4.5.4 Auditora


b) Propsito

La auditora al SGSSO es un proceso mediante el cual las organizaciones pueden revisar y evaluarcontinuamente la eficacia de ste. En general, stas necesitan considerar la poltica y procedimientos deSySO y las condiciones prcticas en el lugar de trabajo.

Se debera establecer un programa de auditora interna para permitir a la organizacin revisar laconformidad de su propio SGSSO contra el documento FONDONORMA-OHSAS 18001. Las auditoriasplanificadas del SGSSO deberan ser realizadas por personal interno de la organizacin y/o extemoseleccionado por la organizacin para establecer el grado de conformidad con los procedimientosdocumentados de SySO y si el sistema cumple efectivamente los objetivos de SySO de la organizaciaEn cualquier caso, el personal que lleve a cabo la auditora debera estar en posicin de hacerlo dsmanera imparcial y objetiva.

NOTA Las auditoras internas se enfocan hacia el desempeo del SGSSO. No se deberan confundir con lasinspecciones de SySO u otras inspecciones de seguridad.

c) Entradas tpicas


- declaracin de la poltica de SySO;


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Es necesario que los auditores entiendan su tarea y sean competentes para llevarla a cabo. Debentener experiencia y conocimiento de las normas y sistemas pertinentes que estn auditando parapoder evaluar el desempeo e identificar las deficiencias. Conviene que estn familiarizados con losrequisitos establecidos en la legislacin pertinente. Adicionalmente, deben conocer y tener acceso alas normas y guas autorizadas pertinentes para el trabajo en el que estn comprometidos.

5) Recoleccin e interpretacin de datos

Las tcnicas y ayudas que se emplean en la recoleccin de la informacin dependen de la naturalezade la auditora que se est realizando al SGSSO. sta debera garantizar que se audita una muestrarepresentativa de las actividades esenciales y que se entrevista al personal pertinente (incluyendo alrepresentante de los empleados de SySO, cuando sea apropiado). Se debera revisar ladocumentacin pertinente, la cual puede incluir:

documentacin del SGSSO;

declaracin de la poltica de SySO;

objetivos del SySO;

procedimientos de emergencia y de SySO;

sistemas y procedimientos de permisos de trabajo;actas de las reuniones de SySO;

informes o comunicaciones del organismo encargado de hacer cumplir la SySO u otrosorganismos reguladores (verbales, cartas, anuncios, entre otros);

registros y certificados legales o reglamentarios;

registros de formacin;

informes de auditoras previas del SGSSO;

solicitudes de acciones correctivas;

informes de no conformidades.

Los procedimientos de auditora del SGSSO, cuando sea posible, deberan incluir mecanismos deverificacin para ayudar a evitar la mala interpretacin o mala aplicacin de los datos, informacin uotros registros recolectados.

6) Resultados de la auditora

El contenido del informe final de la auditora del SGSSO debera ser claro, preciso y completo.Debera tener la fecha y la firma del auditor. Dependiendo del caso, debera contener los siguienteselementos:

Alcance y objetivos de la auditora del SGSSO;

Los detalles del plan de auditora, identificacin de los miembros del equipo auditor yrepresentante de los auditados, fechas de la auditora e identificacin de las reas objeto de la

auditora;La identificacin de los documentos de referencia utilizados para efectuar la auditora delSGSSO (por ejemplo, FONDONORMA-OHSAS 18001, manual de gestin de SySO);

Detalle de las no conformidades identificadas;

Evaluacin por el auditor del grado de conformidad con FONDONORMA-OHSAS 18001;

La capacidad del SGSSO para lograr los objetivos de gestin de SySO establecidos;

la distribucin del informe final de auditora del SGSSO.

Se debera retroalimentar los resultados de las auditoras del SGSSO a todas las partes pertinenteslo ms pronto posible para permitir emprender las acciones correctivas y trazar un plan de accin conacciones correctivas acordadas, junto con la identificacin de las personas responsables, fechas determinacin y resultados del informe. Se deberan establecer disposiciones para el seguimiento, con


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el fin de asegurar la mplementacin satisfactoria de las recomendaciones.

Conviene tener en cuenta la confidencialidad al comunicar la informacin contenida en los informesde auditoria del SGSSO.

e) Salidas tpicas


programa o plan de auditora del SGSSO;

procedimientos de auditora del SGSSO;

informes de auditora del SGSSO, incluyendo informes de no conformidades, recomendaciones ysolicitudes de accin correctiva;

informes de no conformidades finalizadas/cerradas;

evidencia del informe de los resultados de las auditoras del SGSSO a la Direccin.

4.6 Revisin por la Direccin


La Direccin de la organizacin debe revisar a intervalos definidos el SGSSO para asegurar su adecuacin yeficacia permanente. El proceso de revisin por la direccin debe asegurar que se recoja la informacinnecesaria que le permita a sta llevar a cabo la evaluacin. Esta revisin debe ser documentada.

La revisin por la direccin debe contemplar la posible necesidad de cambiar la poltica, objetivos y otroselementos del SGSSO, teniendo en cuenta los resultados de la auditora de ste, las circunstancias

cambiantes y el compromiso para lograr la mejora continua.

b) Propsito

La Direccin debera revisar la operacin del SGSSO para evaluar si se est implementando plenamentey si sigue apto para cumplir los objetivos y la poltica de SySO de la organizacin.

En la revisin tambin se debera considerar si la poltica de SySO sigue siendo adecuada. Se deberanestablecer objetivos de SySO nuevos o actualizados para la mejora continua, apropiados para el periodopor venir y considerar si se necesitan cambios en cualquier elemento del SGSSO.

c) Entradas tpicas



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acciones correctivas especficas para cada gerente, con fechas propuestas para finalizarlas;

acciones especficas de mejora, con responsabilidades asignadas y fechas propuestas parafinalizarlas;

fechas para la revisin de las acciones correctivas;

reas de nfasis que se deben reflejar en la planificacin de futuras auditoras internas al SGSSO.


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