1.1.1 NÚCLEO PROBLEMICO 4: Que índices son aplicables a la gestión y finanzas publicas?

1.1.1.1 TÍTULO: INDICADORES COMPARATIVOS APLICABLES A LA GESTIÓN Y LAS

FINANZAS PUBLICAS

PROBLEMAS CONOCIMIENTOS PREGUNTAS GENERADORAS

1. Que tipos de indicadores existen para el análisis de estados contables?

1. Indicadores financieros de situación y de actividad.

2. Indicadores de gestión pública.

1. ¿Cuáles son los indicadores que se pueden utilizar para el análisis financiero de situación?2. ¿Qué índices financieros de actividad se utilizan en las finanzas públicas?3. Qué criterios hay que tener en cuenta para la utilización de los indicadores financieros y de gestión?4. ¿ Cuáles son los indicadores de gestión pública que se pueden utilizar?

LECTURA RECOMENDADA- CONTADURIA GENERAL DE LA NACION. La contabilidad pública y los controles

político y social. Colombia. 2000- Indicadores de gestión para las entidades públicas. AECA. Documento No.16,

Madrid, Enero de 2000

LECTURA BÁSICA- Documento Conpes 3106. Gestión Pública orientada a resultados. Compromisos

sectoriales 2001, DNP abril 3 de 2001- Departamento Nacional de Planeación. La evaluación de resultados en el sector

público a nivel nacional. 21 de enero de 1994

¿QUE TIPOS DE INDICADORES EXISTEN PARA EL ANÁLISIS DE ESTADOS CONTABLES?

Los indicadores son uno de los instrumentos de la medición o control; La medición el control tiene vital importancia en la administración pública y las áreas relacionadas, sin embargo este proceso tiene también aplicación en todos los campos; en la gestión pública se hace necesario el control pues se trabaja con recursos del Estado y no personales, además de tener que cumplir con la función del objeto social y el bienestar colectivo.

La medición entonces permite que tanto una empresa pública como privada puede evaluar si hace o no bien las cosas con unos patrones o puntos de

comparación que pueden ser indicadores de otros países, cifras históricas o incluso proyecciones o presupuestos establecidos con anterioridad.

Con la evaluación, también puede definir mejoras; por lo que el principio establece que lo que no se mide no se controla y lo que no se controla no se mejora, entonces estos instrumentos y otros que considere el Estado servirán en el futuro para mejorar la gestión empresarial de las instituciones públicas

Los resultados obtenidos a través de la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos en tiempo real, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.

Pero que se debe evaluar o medir, que información es necesaria; para saber que se debe evaluar se conocerán primero los Estados contables o Financieros, la cual constituyen Informes que presentan las empresas, corporaciones, Instituciones y Entidades públicas responsables de la administración de sus presupuestos, que cuentan con datos e información contable y presupuestaria individualizada, con los detalles que establecerá para el efecto el ente rector de las finanzas públicas.

Los principales Estados son: El Balance General, El Estado de Gestión y el Estado de Flujo de Efectivo, de los cuales cada uno tiene un objeto fundamental y unos principios que finalmente permiten a la empresa tomar decisiones en pro del beneficio de su comportamiento empresarial y su gestión.

Las máximas autoridades de las entidades y organismos del sector público enviarán la información financiera y presupuestaria, señalada en este código o en las normas técnicas y en conformidad con éstas, dentro de los plazos previstos en dichos instrumentos.

Con la información de dichos Estado se puede proceder a la medición, incluyendo algunos instrumentos tales como los Indicadores, que son datos estadísticos sobre economía, planeación y ejecución que permiten el análisis de la situación y rendimiento económico y social pasado y presente, así como proyectar estimaciones.

Los indicadores sirven para medir comportamientos tanto positivos como negativos y tomar decisiones frente a dichos comportamientos, evaluar la gestión de la organización y proyectar mejoras en el desarrollo de la actividad pública, sin embargo en Colombia existe un monopolio económico en la cual solo muestran al público pocos resultados y no las metas que debieron ejecutar, o los recursos que perdieron por falta de gestión, o las cosas no ejecutadas; la administración Pública entonces para ejercer bien su función y para cumplir con el principio de la

comunicación tendrá que revelar la Información real de su administración y su gestión y no solamente la información de su conveniencia.

Tipos de Indicadores

Aunque existen múltiples indicadores, dependiendo de los mini-sectores del sector público, existen unos criterios o características generales para la definición de los mismos, tales como: Oportunidad, practicidad, claridad, sensibilidad, transparencia, verificabilidad y nivel explícito.

Con esas características el mercado define la siguiente clasificación de Indicadores:

Indicadores o Ratios Financieros

Es la relación entre dos magnitudes simples o compuestas, cuyo cociente resuma en análisis o la Investigación, que se está efectuando, de cuya interpretación obtendremos un resultado significativo más que cualquiera de ellas por separado, mientras tenga patrón de comparación.

- Ratios de liquidez- Ratios de Flujo de Efectivo- Ratios de Endeudamiento- Ratios de Gestión

Indicadores de Eficacia

Estas medidas buscan establecer el cumplimiento de planes y programas de la entidad, previamente determinados en los presupuestos o proyecciones, de modo tal que se pueda evaluar la oportunidad en nivel de cumplimiento de la meta, en el plazo estipulado, al igual que la cantidad en volumen de bienes y servicios generados en el tiempo.

- Cobertura

- Focalización

- Capacidad

- Resultado Final

Indicadores de Eficiencia

Se enfocan en el control de los recursos o las entradas del proceso, evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los mismos; por lo tanto consisten en el examen de costos en que incurren las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y/o la prestación de servicios, para alcanzar sus objetivos y resultados.

- Usuarios Beneficiados

- Costos administrados

- Productividad

- Recursos Utilizados.

Indicadores de Efectividad

Se involucra la eficiencia y la efectividad, es decir “el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles”

Se relaciona con la medición del nivel de satisfacción del usuario, que aspira a recibir un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, y con el establecimiento de la cobertura del servicio prestado.

Si bien este tipo de indicadores se han planteado desde diferentes metodologías como indicadores de Impacto, niveles de Satisfacción y reducción de problemáticas.

Indicadores de Calidad

Miden el nivel con el cual el Estado está orientado, al cliente y/o usuario, el nivel de superación de las expectativas, la capacidad de la institución para responder

en forma rápida y directa a las necesidades de sus usuarios. En aspectos tales como: oportunidad, accesibilidad, precisión y continuidad en la entrega de los servicios, comodidad y cortesía en la atención.

Indicadores de Economía

La capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos del cumplimiento de sus objetivos. Todo organismo que administre fondos, especialmente cuando éstos son públicos, es responsable del manejo eficiente de sus recursos de caja, de ejecución de su presupuesto y de la administración adecuada de su patrimonio.

Indicadores típicos de economía son la capacidad de autofinanciamiento (cuando la institución tiene atribuciones legales para generar ingresos propios), la ejecución de su presupuesto de acuerdo a lo programado y su capacidad para recuperar préstamos y otros pasivos.

Indicadores de Medio Ambiente

A nivel mundial en los últimos años se viene avanzado de manera considerable en la agenda ambiental y el “desarrollo sostenible”, el cual comprende:

El desarrollo sostenible expresa dos ideas muy claras: el uso racional de los recursos naturales y la protección del ecosistema mundial en las figuras de los ciudadanos (respeto al medio, cambio de hábitos), ciencia (conocimientos y soluciones) y poderes públicos (legislación y cooperación con otros países), incluye temas de:

- El uso eficiente de materiales, insumos, agua, y energía

- La reducción de los costos, mediante la reducción del consumo

- La reducción de los residuos y las emisiones, mediante la separación de residuos

- La planeación en el uso de vehículos para desplazamiento de funcionarios.

¿CUÁLES SON LOS INDICADORES QUE SE PUEDEN UTILIZAR PARA EL ANÁLISIS FINANCIERO DE SITUACIÓN?

Para llegar a establecer un análisis financiero como tal y poder utilizar los indicadores correctos y que estos puedan significar algo, se necesitan de insumos fundamentales para el debido proceso; estos insumos pueden ser información del contexto, presupuestos y Estados Financieros.

En el Sector Público existen al igual que el sector privado, Estados como el Balance General, el Estado de Gestión o Utilidades y pérdidas, él Flujo de Caja y el Presupuesto.

La función de estos se especifica como se podrá ver a continuación, cumpliendo con un objeto fundamental en el ejercicio del análisis, la facilidad para cálculo de indicadores y finalmente la toma de decisiones que resulta ser el principal objeto de estos instrumentos.

Balance General

Tiene la función de definir la estructura con la cual está constituida la entidad o Institución pública y la forma como esta ha financiado sus activos, si con capital de terceros como Bancos o proveedores, u otras formas, o como el Capital propio,

de la Nación es decir de la población o ciudadanía. Es utilizado para medir el nivel de endeudamiento, la gestión de activos, la capacidad de liquidez y solvencia, el equilibrio financiero, entre otros.

Estado de Gestión

Tiene la función de especificar los ingresos y gastos que tendrá una entidad, es decir que permite evaluar el resultado de las operaciones, buscando siempre no llegar al déficit o que este sea lo menor posible; permite establecer tendencias de crecimiento de ingresos y recursos, buscar optimización de gastos, entre otros.

Estado de Flujos de Efectivo

Este estado permite a la empresa registrar los Ingresos (entradas) y Gastos (salidas) que presenta alguna Institución del Estado o privada, es decir que tienen como objeto evaluar la capacidad que tiene la empresa de generar recursos, evaluar posibilidad de nuevas fuentes, identificar la dependencia e independencia financiera de los recursos de la empresa y sus niveles de endeudamiento.

Sin embargo, estos insumos no son suficientes para llegar al óptimo análisis financiero, por lo que se incluirá el macro y micro entorno, tomando el primero como los factores externos e incontrolables como el clima, las políticas económicas, fiscales y monetarias,, tasas de cambio, crisis sociales, restricciones políticas y todas aquellas medidas, con las que la empresa tendrá solamente que tomar mas acciones para reducir su impacto, pues no controla dichos fenómenos.

El micro-entorno se relaciona con las políticas, acciones y actividades que la empresa o firma puede controlar, tales como manejo del recaudo, descuentos, administración de gastos, mejora de los servicios, entre otros.

Después de ello se procede a un proceso de ordenamiento, agrupación y clasificación de las cuentas, estructura de información en rubros y datos porcentuales, comparación y análisis de tendencias y variaciones, el cruce de información entre estados financieros, buscando siempre la optimización de recursos, pues estos no son de sus administradores sino de la ciudadanía por lo que se deberá tener total cuidado, pues están jugando con el capital y las necesidades del pueblo.

Cálculo de ratios, análisis de Información de ratios y datos anteriores y sugerencias, recomendaciones y planes de mejoras; ¿pero entonces, que son ratios o razones financieras? Se dice que son relaciones o cocientes, entre los

diferentes elementos de los Estados Financieros, mediante la aplicación de formulas matemáticas que permiten determinarles.

Los ratios Financieros son la relación entre dos magnitudes simples o compuestas, cuyo cociente resuma en análisis o la Investigación, que se está efectuando, de cuya interpretación obtendremos un resultado significativo más que cualquiera de ellas por separado, mientras tenga patrón de comparación. Los principales son:

Ratios de Liquidez

Miden la capacidad que tiene la empresa e institución para responder, a sus obligaciones de corto plazo dependiendo de la continuidad de sus diferentes tipos de Ingresos.

Liquidez Corriente: Indica el grado de capacidad de pago que tienen los activos corrientes frente a los pasivos corrientes, es decir el valor en pesos de activos que respaldan las obligaciones a corto plazo.

LiquidezCorriente= ActivoCorrientePasivoCorri ente

Es decir que señala la cantidad de pesos en activo corriente que tiene la empresa para respaldar su pasivo con compromiso de cumplimiento en un plazo inferior a un año.

Liquidez Ácida: Al igual que la liquidez corriente, cumple el mismo objeto, sin embargo este tiene mayor facilidad de exigencia y cambio (Capacidad de convertirse en dinero); por lo que se eliminan existencias de Inventarios en especial porque el sector público no constituye empresas productoras, sino de servicios; también se discriminan activos diferidos y otros activos corrientes.

Liquidez Ácida=Caja y Bancos+Ctas por Cobrar NetasPasivoCorriente

Con cuantos activos cuenta la empresa a nivel de Caja, Bancos y Cuentas por Cobrar para respaldar sus obligaciones a corto plazo.

Liquidez Absoluta: Mide el activo efectivamente disponible o de manera inmediata, para responder a las obligaciones corrientes o de corto plazo

Liquidez Absoluta= Caja y BancosPasivoCorriente

Es decir la cantidad de capital con la que se cuenta en Caja y bancos para respaldar las obligaciones a corto plazo.

Estos son fundamentales, pues son guía por ejemplo para las decisiones sobre proyectos de acuerdo o de Inversión de alguna entidad territorial, tal sería el caso, de que el área metropolitana x desea invertir en un proyecto, pero en el momento no tiene los recursos suficientes, pero estos prometen ser recaudados en seis meses, por lo que el Gobierno Metropolitano podrá recurrir a diferentes entidades financieras para un préstamo, obviamente, las que más le convengan y a quienes menor se pague intereses o costos financieros.

Ratios de Endeudamiento

Miden la capacidad, independencia y naturaleza de las obligaciones que tienen determinadas instituciones tanto públicas como privadas.

Deuda a Corto Plazo: Mide la prudencia de las políticas de la gerencia financiera , y la disposición que tiene de responder a corto plazo.

DeudasaCorto Plaz o=PasivoCorrientePasivo Total

Señala el porcentaje de obligaciones de corto plazo sobre del total de las obligaciones adquiridas por la firma o entidad.

Deuda a Largo Plazo: Muestra la composición de la deuda a largo plazo; es decir la relación del total de las deudas que tienen largo plazo o son superiores a un año.

Deudasa LargoPlazo= pasivoNoCorrientePasivo Total

Por su parte estos indicadores evaluan el nivel de independencia de las obligaciones a corto y largo plazo, incluidas los créditos, proveedores, los trabajadores, entre otras; sin embargo entre mayores sean las obligaciones a largo plazo, mejor gestión se desarrollará, sin embargo esta tampoco podrá superar los cuatro años, pues afectará el plan de desarrollo de las siguientes administraciones.

Además de ello, se requerirá tener una tabla de patrones, en la cual se puede definir la posición Nacional, departamental, municipal, y competir con otros municipios o departamentos, buscando quien realmente está administrando mejor los recursos de la población, si se están tomando las medidas optimas para la buena gestión de los recursos y evidenciando alto nivel de capacidad para responder a las obligaciones y tener la facilidad para la adquisición de recursos que le permitan cumplir mejor con las necesidades, espectativas y problemáticas de la comunidad.

¿QUÉ ÍNDICES FINANCIEROS DE ACTIVIDAD SE UTILIZAN EN LAS FINANZAS PÚBLICAS?

Al igual que los indicadores anteriores, estos requieren de un cumplimiento de requisitos previos, tales como los Estados Financieros anteriormente nombrados, Balance General, Estado de Gestión y Flujo de Efectivo, pero en este se toma con mayor referencia el Estado de Flujo de Efectivo que anteriormente fue tomado, pero no tuvo mucha importancia como base.

Cuando se habla de Indicadores, son relaciones de montos o rubros, y que deben cumplir con unos procedimientos y parámetros estipulados en la pregunta anterior.

Pero para los Indicadores de Actividad o de Flujo de Efectivo, incluyen los siguientes relacionados con la rotación de dinero (entrada) frente a las salidas de los mismos. (Egresos).

Se llaman de actividad o rotación pues establecen el grado de eficiencia con el cual la administración maneja sus recursos, y la recuperación de estos.

Actividades de Operación: Evalúa el grado en que la entidad genera suficiente efectivo para cubrir los gastos corrientes u operativos de la entidad. Es decir que si el efectivo generado es suficiente o no para cubrir los gastos operacionales.

Actividades deOperación=Entradas netas de EfectividadSalidas Netas de Efectividad

Actividades de Inversión: Mide la capacidad que tiene la entidad de generar flujos de efectivo, producto de la venta de activos usados, intangibles venta de acciones

y remplazo de activos nuevos; El resultado en el sector público siempre tiende a ser negativo, pues implican que las salidas son mayores a los ingresos.

Actividades de Inversión= Entradas netas de EfectividadSalidas Netas de Efectividad

Actividades de Financiamiento: Evalúa el grado de capacidad que tienen los flujos netos de efectivo generados a fin de cubrir tanto los gastos de Inversión, amortización de intereses, capital, prestamos, pagarés, bonos e hipotecas y otras.

Actividades de Financiamiento=Entradas netas de EfectividadSalidas Netas de Efectividad

Permiten predecir las demandas futuras de efectivo, su resultado deberá ser siempre mayor y suficiente para solventar tanto los gastos de inversión y de financiamiento.

¿CUÁLES SON LOS INDICADORES DE GESTIÓN PÚBLICA QUE SE PUEDEN UTILIZAR?

La Gestión pública establece indicadores que tiene que ver con cumplimiento de metas, objetivos, programas, satisfacción al usuario, talento humano, bienestar social, entre otros, incluidos sistemas de calidad, salud ocupacional y medio ambiente, algunos de los Indicadores de Gestión se toman en cuenta basados en el programa de Gobierno de cada administración, los planes operativos y el presupuesto de dicho ente territorial.

Un programa de gobierno es un proyecto político que los aspirantes a cargos de elección pública presentan a consideración de sus electores; éste representa un compromiso respecto de las soluciones que se adelantarán para resolver los problemas que afectan a los ciudadanos en determinado ámbito territorial de acuerdo con las competencias del cargo de que se trate. En tal sentido, el programa de gobierno se convierte en un pacto social que contrae el aspirante con la comunidad y que queda sellado con su elección, ya que el incumplimiento de las promesas hechas será causa de referéndum revocatorio, lo cual debe ser así, para que ejercitemos una verdadera democracia participativa y protagónica; sin embargo en Colombia los programas pierden valor y los candidatos terminan por ser escogidos por su popularidad e imagen ante los medios.

Por otro lado el presupuesto es el cálculo y negociación anticipada de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Atención Pública a la Población: Se utiliza para determinar que porcentaje de la población está siendo atendida por determinado servicio de atención, como la energía, los servicios públicos, el gas domiciliario, el servicio de agua y alcantarillado, etc.

AtenciónPública= Población AtendidaPoblaciónTotal

Atención Pública por Zonas: Evalúa el grado de atención que ofrece una actividad o servicio respecto al área o espacio territorial que ocupa la ciudad o población por ente territorial.

Atención por Zona= Área AtendidaÁrea Total por atender

Frecuencia de Servicio: Se utiliza para medir el servicio prestado con el número mínimo de días requerido durante el tiempo es considerado óptimo.

Frecuencia= Nodías que se preste el ServicioNo .de Díasque debería prestarse

Costo del Servicio en relación a los Ingresos recaudados por el Servicio Brindado: Determina si los Ingresos recaudados por determinado servicio financian los costos que ello implica o si la entidad debe recurrir a subvencionar el servicio.

Costo del Servicio= Costodel ServicioIngresos recaudados por el Servicio

Costo Promedio del Servicio por usuario: mide el costo mensual por cada usuario del servicio de limpieza pública, para determinar si lo que se cobra por usuario cubre el costo del servicio en forma individual.

Costo del Servicio=Costo Totaldel ServicioNo .deUsuarios

Adicional a estos comunes Ratios, la administración y las finanzas también definen algunos que son fundamentales para el desarrollo de la actividad pública y su eficiente ejercicio como lo son:

Indicadores de economía, de calidad, de eficiencia, de eficacia, de efectividad y de medio ambiente, entre otros como se definen a continuación:

Indicadores de Eficacia: Estas medidas buscan establecer el cumplimiento de planes y programas de la entidad, previamente determinados en los presupuestos o proyecciones, de modo tal que se pueda evaluar la oportunidad en nivel de cumplimiento de la meta, en el plazo estipulado, al igual que la cantidad en volumen de bienes y servicios generados en el tiempo.

- Cobertura

- Focalización

- Capacidad

- Resultado Final

Aplicados a los siguientes indicadores, entre otros existentes, dependiendo de la región, el territorio, la cultura y las metas del Gobierno Nacional o Marco-regional.

- Número de desempleados capacitados / Total de desempleados inscritos

- Porcentaje de egresados de programa de reinserción/ Total inscritos

- Porcentaje de alumnos que se emplean después de finalizar los cursos de capacitación.

- Número de beneficiarios/ Universo de beneficiarios

- Porcentaje Infracciones que termina en sanción efectiva

- Conflictos colectivos solucionados / conflictos colectivos planteados

- Incremento total de puestos de trabajo abiertos con el servicio público de empleo.

Indicadores de Eficiencia: Se enfocan en el control de los recursos o las entradas del proceso, evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los mismos; por lo tanto consisten en el examen de costos en que incurren las entidades públicas encargadas de la producción de bienes y/o la prestación de servicios, para alcanzar sus objetivos y resultados.

- Usuarios Beneficiados

- Costos administrados

- Productividad

- Recursos Utilizados.

Entre los indicadores de eficiencia se pueden encontrar algunos tales como:

- Costo de un servicio en relación al número de usuarios

- Costo total programa de becas /Total de beneficiarios

- Costo por tonelada de basura recogida

- Costo de la recogida de basura por usuario

- Costo por kilómetro de carretera construido

- Costo de la inspección por número de visitas efectuadas

Indicadores de Efectividad: Se involucra la eficiencia y la efectividad, es decir “el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables posibles”

Se relaciona con la medición del nivel de satisfacción del usuario, que aspira a recibir un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad, y con el establecimiento de la cobertura del servicio prestado.

Si bien este tipo de indicadores se han planteado desde diferentes metodologías como indicadores de Impacto, niveles de Satisfacción y reducción de problemáticas.

Entre los que pueden incluirse:

- Nivel de satisfacción del usuario durante un período determinado

- % Disminución en quejas y reclamos en un periodo determinado

- % Disminución en accidentes laborales durante un periodo determinado

- % Disminución en infecciones intrahospitalarias durante un periodo determinado.

Indicadores de Calidad: Miden el nivel con el cual el Estado está orientado, al cliente y/o usuario, el nivel de superación de las expectativas, la capacidad de la institución para responder en forma rápida y directa a las necesidades de sus usuarios. En aspectos tales como: oportunidad, accesibilidad, precisión y continuidad en la entrega de los servicios, comodidad y cortesía en la atención.

- % Respuestas a los usuarios antes del cumplimiento de los términos de ley.

- % Población vulnerable cubierta con el programa, respecto de total vulnerable censado.

- % Quejas y Reclamos en un periodo determinado, respecto del total de encuestados.

- % Contratos revisados y aprobados en los términos establecidos, respecto del total de contratos en Trámite

- No. Puntos de atención para trámites y procedimientos a nivel nacional.

- % Satisfacción de los usuarios frente a la prestación del servicio, respecto al total de encuestados.

- % Autorizaciones médicas especiales en menor tiempo al límite establecido.

- % Viviendas de interés social construidas y entregadas a los beneficiarios, respecto del total de viviendas programadas

Indicadores de Economía: La capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos del cumplimiento de sus objetivos. Todo organismo que administre fondos, especialmente cuando éstos son públicos, es responsable del manejo eficiente de sus recursos de caja, de ejecución de su presupuesto y de la administración adecuada de su patrimonio.

Indicadores típicos de economía son la capacidad de autofinanciamiento (cuando la institución tiene atribuciones legales para generar ingresos propios), la ejecución de su presupuesto de acuerdo a lo programado y su capacidad para recuperar préstamos y otros pasivos.

Algunos indicadores como:

- Aumento de costos por errores en contratos (Procesos)

- Ahorros realizados en contratos y propuestas a partir del uso de técnicas de innovación de compras.

- Porcentaje de recursos privados obtenidos a través de cooperación o alianzas estratégicas con otros sectores

Indicadores de Medio Ambiente: A nivel mundial en los últimos años se viene avanzado de manera considerable en la agenda ambiental y el “desarrollo sostenible”, el cual comprende:

El desarrollo sostenible expresa dos ideas muy claras: el uso racional de los recursos naturales y la protección del ecosistema mundial en las figuras de los ciudadanos (respeto al medio, cambio de hábitos), ciencia (conocimientos y soluciones) y poderes públicos (legislación y cooperación con otros países), incluye temas de:

- El uso eficiente de materiales, insumos, agua, y energía

- La reducción de los costos, mediante la reducción del consumo

- La reducción de los residuos y las emisiones, mediante la separación de residuos

- La planeación en el uso de vehículos para desplazamiento de funcionarios.

Para ahondar más en el tema, se sugiere consultar la normatividad vigente aplicable a todas las entidades sobre el manejo ambiental y las guías relacionadas con el tema, donde es posible encontrar orientaciones sobre los planes de gestión ambiental en oficinas e incluso para aquellas entidades que desarrollan proyectos en campo, con el fin de iniciar con su construcción, desarrollo y mantenimiento.

No obstante existen para cada micro-sector dentro del sector público, una serie de indicadores, además de incluir que no solamente por micro-sectores, sino que se toman indicadores por regionales, zonas, cultura, metas, actividades en común, territoriales, entre otros.

Por lo que los indicadores variarán según el objeto, las orientaciones del Gobierno, los candidatos, las proyecciones mundiales como las metas del Milenio, o metas por comunidades regionales, como la CAN, UNASUR, u otras formas de integración pero en instituciones como la ONU, la OEA, el FMI, el BID, entre otros.

¿QUÉ CRITERIOS HAY QUE TENER EN CUENTA PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS INDICADORES FINANCIEROS Y DE GESTIÓN?

Existen muchos criterios a tener en cuenta para la utilización y aplicación de indicadores financieros y de Gestión en el Sector Público. Pero es de vital importancia establecer a los indicadores como uno de los elementos centrales de evaluación de los diferentes sistemas que implementan y desarrollan las entidades, ya que permiten, dada su naturaleza, la comparación al interior de la organización (Referenciación interna) o al exterior de la misma (Referenciación externa colectiva) desde el sector donde se desenvuelve.

Los Indicadores permiten evidenciar el nivel de cumplimiento acerca de lo que está haciendo la organización y sobre los efectos de sus actividades, a través de la medición de aspectos tales como:

Recursos: Como talento humano, presupuesto, planta y equipos.

Cargas de Trabajo: Como estadísticas y metas que se tengan para un período de tiempo determinado y el tiempo y número de personas requeridas para realizar una actividad.

Resultados: Como ciudadanos atendidos, oficios respondidos, ejecución del cronograma, niños vacunados, kilómetros construidos, etc.

Impacto: De los productos y/o servicios, tales como enfermedades prevenidas, impuestos recolectados, niveles de seguridad laboral alcanzados.

Productividad: Como casos atendidos por profesionales, solicitudes procesadas por persona, llamadas de emergencia atendidas.

Satisfacción del Usuario: Como el número de quejas recibidas, resultados de las encuestas, utilización de procesos participativos, visitas a los clientes.

Calidad y Oportunidad del Producto y/o Servicio: Como tiempos de respuesta al usuario, capacidad para acceder a una instancia, racionalización de trámites.

Para que los indicadores sean utilizados adecuadamente estos deben cumplir con ciertas características y elementos para apoyar el cumplimiento de objetivos corporativos tales como:

Oportunidad: Deben permitir obtener información en tiempo real, de forma adecuada y oportuna, medir con un grado aceptable de precisión los resultados alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos propuestos, que permitan la toma de decisiones para corregir y reorientar la gestión antes de que las consecuencias afecten significativamente los resultados o estos sean irreversibles.

Excluyentes: cada indicador evalúa un aspecto específico único de la realidad, una dimensión particular de la gestión. Si bien la realidad en la que se actúa es multidimensional, un indicador puede considerar alguna de tales dimensiones (económica, social, cultural, política u otras), pero no puede abarcarlas todas.

Prácticos: Que se facilite su recolección y procesamiento.

Claros: Ser comprensible tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación que sólo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.

Explícitos: Definir de manera clara las variables con respecto a las cuales se analizará para evitar interpretaciones ambiguas.

Sensibles: Reflejar el cambio de la variable en el tiempo.

Transparente/Verificable: Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad.

Los Indicadores igualmente deberán estar enfocados a la satisfacción al cliente, seguimiento de un proceso y gerencia al cambio, sino cumpliese con ello, no se estaría dando objeto al indicador y este no tendrá ningún impacto sobre la evaluación de la gestión empresarial de Instituciones públicas y con el principio de finanzas públicas de control y seguimiento de las actividades en pro de su mejora y desarrollo.

El primero, la satisfacción al cliente, en la cual se identifican las prioridades del cliente para una organización; el Seguimiento del proceso, busca el mejoramiento continuo de cada eslabón de la cadena que conforma el proceso; Gerencia del cambio, se da por un adecuado sistema de medición, conocer su aporte en las metas y como se definen mejoras en estos.

Los indicadores también deben cumplir con lo siguiente para poder ser analizados de manera estratégica:

Identificación y/o Revisión de Productos y Objetivos que serán medidos: Este primer paso responde a la pregunta: ¿Cuáles son los productos estratégicos y objetivos que serán evaluados?

Este será el punto de partida para asegurar la coherencia de los indicadores que se pretende construir, su análisis definirá el tipo de medición y los esfuerzos necesarios para obtener la información, pero cómo determinar lo que se considera estratégico para la organización, este interrogante se ilustra a través de las siguientes características:

• Es el principal bien o servicio que la institución proporciona directamente a un usuario externo.

• La provisión de un producto estratégico o relevante es responsabilidad de la institución ya sea en forma directa o sub-contratado.

• La demanda de los usuarios de productos estratégicos es continua, sistemática, permanente y cautiva.

• Los recursos que se consumen en la generación de un producto estratégico son importantes, ya sea como porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del servicio, o bien por el porcentaje de funcionarios afectados a la provisión del servicio.

Establecer medidas de desempeño claves: Para este paso se responde a la pregunta: ¿Cuántos indicadores construir? El número y tipo de indicadores dependerá de los objetivos determinados para la evaluación, de las características de la entidad y del nivel de la organización donde se pretendan desarrollar. En general los criterios para decidir el número de indicadores tienen que ver con los siguientes aspectos:

El número de indicadores debe limitarse a una cantidad que permita apuntar a lo esencial, que permita captar el interés de los diferentes usuarios a los cuales va dirigido.

Que cubran las diferentes áreas de la organización: estratégica, gestión y operacional. De forma evidente lo más probable es que los indicadores de carácter estratégico y los más relevantes del control de gestión sean los que se reporten a las diferentes instancias que los solicitan.

Que cubran las dimensiones del desempeño de manera integrada: eficiencia, eficacia, efectividad, calidad y economía Que permitan conocer el desempeño de los procesos (resultados intermedios) para identificar debilidades, demoras, etc.

Junto con lo anterior, estos resultados intermedios sirven para construir indicadores de calidad, que posibiliten tener antecedentes sobre la eficacia y la oportunidad del producto final.

Asignar las responsabilidades: En concordancia con el punto anterior, donde se menciona que los indicadores se desarrollan a lo largo de la entidad, en todos los niveles y dado que se asocian a los resultados sobre los productos/servicios de cada nivel, se incluyen entonces los directivos o líderes a cargo que son responsables por ellos. Por lo que el paso siguiente a la identificación de lo que se medirá es establecer las responsabilidades institucionales para el cumplimiento

en el manejo de la información, tanto para alimentar el indicador como para su análisis y presentación de resultados.

Establecer referentes comparativos: El referente comparativo se encuentra asociado al punto 1 donde se establecieron las metas asociadas a los objetivos, que se pretende medir, por lo que un primer referente lo constituye lo planeado por la entidad, sin embargo también es posible establecer un referente respecto de otras entidades similares o comparables o respecto de datos históricos, todo dependerá de las necesidades planteadas desde los objetivos iniciales.

Construir fórmulas: La construcción de la fórmula debe asegurar que su cálculo obtenga información de las variables que se están tratando de medir, es decir el resultado del indicador.

Sin embargo a pesar de que se cumpla con los criterios, requisitos, características y objetos para ser analizados, estos no tendrán ninguna validez y resultado, sin no se toman las medidas necesarias o acciones correctivas y preventivas para eliminar las causas y consecuencias que dejan las malas gestiones de los administradores y políticos ineficientes y corruptos que buscan el beneficio propio y no el del interés colectivo como se supone que fue creada la administración pública y la política.

GLOSARIO

Proceso: Identifica el nombre del proceso al cual pertenece el indicador.

Producto / Servicio: Identifica el nombre del producto o servicio.

Responsables Proceso: Identifica el responsable del proceso.26

Medición: Identifica la persona responsable de registrar los resultados del

indicador, realizar la interpretación de los resultados y realizar propuestas de

mejoramiento.

Nombre del Indicador: Nombre que identifica al indicador.

Objetivo del indicador: Señala el para qué se establece el indicador y qué mide.

Formula del indicador: Fórmula matemática utilizada para el cálculo del

indicador.

Unidad de medida: Magnitud referencia para la medición. Ejemplo: Porcentaje,

Número de asesorías.

Nombre de la variable: Nombre de las variables a utilizar, puede ser una sola

variable o dos dependiendo del indicador.

Explicación de la variable: Opcional si la variable requiere explicación o

definición.

Fuente de información: Señala la(s) fuente(s) de las cuales se obtiene la

información para el cálculo del indicador. Por ejemplo: Sistemas de información,

resultados encuestas del cliente externo, interno, verificación del servicio y

control de visitantes.

Mide: Marcar con una x el tipo de indicador (eficiencia, eficacia, efectividad).

Periodicidad: El periodo de tiempo en que se esta midiendo el indicador. Indique

el período de tiempo en el cual va a medir.

Rango de Gestión: Espacio comprendido entre los valores mínimo y máximo que

el indicador puede tomar. Establecer, para este indicador un rango de

comportamiento que nos permita hacerle el seguimiento. (Ver ejemplo)

Tendencia: Señala el patrón de comportamiento del indicador (Ver explicación

más amplia dentro de las fases para la construcción e indicadores).

Meta: Es el valor que se espera alcance el indicador.

Línea base: Es el valor obtenido en el período inmediatamente anterior. En el caso

de que no exista se colocará no aplica.

Fuente de información: Indique la fuente de origen de la línea base (histórico

registrado)

Fuentes

http://www.aempresarial.com/web/revitem/17_299_24528.pdf

http://portal.dafp.gov.co/form/formularios.retrive_publicaciones?no=1445

http://www.javeriana.edu.co/fcea/cuadernos_contab/vol2_n_12/vol2_12_6.pdf