Negociación

NEGOCIACIÓN

CONCEPTO:

La negociación se puede definir

como la relación que establecen

dos o más personas en relación

con un asunto determinado con

vista a acercar posiciones y poder

llegar a un acuerdo que sea

beneficioso para todos ellos.

La negociación se inicia cuando hay diferencias

en las posiciones que mantienen las partes.

La negociación busca eliminar esas diferencias,

normalmente acercando las posiciones en forma

gradual hasta llegar a un punto aceptable para todos.

Sólo con que una de las partes no tuviera esta

voluntad de entendimiento no habría negociación.

Una regla que debe presidir cualquier negociación y

que facilita enormemente el poder llegar a un acuerdo

es el respeto a la otra parte.

Hay que tener muy claro que cuando se negocia, uno

no se enfrenta con personas sino con problemas. Hay

que buscar un acuerdo que satisfaga las necesidades

de todos los implicados.

Riesgos de una negociación :

1.- Que la parte perdedora no cumpla luego lo

acordado.

2.- Que la parte perdedora cumpla lo acordado pero

no esté dispuesta a negociar nunca más con quien

le ha vencido, imposibilitando establecer relaciones

económicas duraderas.

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN NEGOCIADOR

1.- Le gusta negociar

2.- Entusiasta

3.- Gran comunicador

4.- Persuasivo

5.- Muy observador

6.- Perspicacia psicológica

7.- Sociable

8.- Respetuoso

9.- Honesto

10.- Profesional

11.- Detesta la

improvisación

12.- Es meticuloso

13.- Firme, sólido

14.- Autoconfianza

15.- Ágil

16.- Resolutivo

17.- Acepta el riesgo

18.- Paciente

19.- Creativo

ESTILOS DE NEGOCIACIÓN

Cada negociación es diferente y exige una

aproximación específica. No se puede tratar de utilizar

siempre el mismo esquema de negociación, pues no

hay dos clientes iguales y cada uno de ellos exige un

trato determinado.

No obstante, se podría hablar de dos estilos básicos de

negociación :

Negociación inmediata

Negociación progresiva

•La negociación inmediata busca llegar con rapidez a

un acuerdo, sin preocuparse en tratar de establecer

una relación personal con la otra parte. Se busca

maximizar su beneficio a costa del otro.

• La negociación progresiva busca en cambio una

aproximación gradual y en ella juega un papel muy

importante la relación personal con el interlocutor. Se

intenta crear una atmósfera de confianza antes de

entrar propiamente en la negociación.

A algunas personas les gusta ir directamente al grano

mientras que otras prefieren establecer un vínculo

personal antes de entrar a discutir posiciones.

•Negociación inmediata: no es tan importante

establecer una relación personal con el interlocutor.

Ejemplo : Una compra ocasional o aislada.

•Negociación progresiva: muy importante

establecer una relación duradera.

Ejemplo: La relación con un proveedor.

CRITERIO PARA DETERMINAR EL ESTILO DE NEGOCIACION

TIPOS DE NEGOCIADORES

a.- Enfocado en los resultados

Solo le interesa alcanzar su objetivo a toda costa; intimida,

presiona, no le importa generar un clima de tensión. Elevada

autoconfianza, se cree en posesión de la verdad. Considera a la

otra parte como un contrincante al que hay que vencer con objeto

de conseguir el máximo beneficio posible. Usa el poder.

b.- Enfocado en las personas

Le preocupa especialmente mantener una buena relación personal.

Evita a toda costa el enfrentamiento; prefiere ceder antes que

molestar a la otra parte. Juega limpio y busca colaboración. Puede

ser ingenuo.

ESTRATEGIAS

La estrategia de la negociación define la manera en que cada

parte trata de conducir la misma con el fin de alcanzar sus

objetivos.

Se pueden definir dos estrategias típicas:

1.- Estrategia de "ganar-ganar", en la que se busca

que ambas partes ganen, compartiendo el beneficio.

2.- Estrategia de "ganar-perder" en la que cada parte

trata de alcanzar el máximo beneficio a costa del

oponente.

3.- Estrategia de “perder-perder” en la que no se

llega a ningún acuerdo por ambas partes.

.

a) Negociación integradora (ganar- ganar)

Se caracteriza por una solución integradora de los deseos y las aspiraciones de ambas

partes. Las partes crean varias opciones para llegar a acuerdos, las cuales pueden

generar una solución de tipo ganar/ganar para ambas. Pretende encontrar sinergia e

intereses comunes, y requiere que las dos partes tengan habilidades para negociar.

b) Negociación distributiva (ganar-perder)

Se trata de un enfoque tradicional para negociar. Los negociadores normalmente adoptan

un enfoque de canje en la distribución o un enfoque de canje de posiciones:

•Canje en la distribución. Se caracteriza porque suma cero, es decir, una parte gana algo a

costa de la otra. Una parte gana en la medida en que la otra pierde. Las estrategias para

manejar conflictos (hacer compromisos, obligar, evitar) se relacionan con la estrategia de

la negociación distributiva.

•Canje de posiciones. Este enfoque se relaciona estrechamente con el canje distributivo,

pero involucra una secuencia de posiciones sucesivas. Se utiliza cuando se aborda un

mercado abierto y no una meta fija, es decir, una parte contra la otra, basándose en una

situación incierta y bajo presión, pero produce términos de un acuerdo aceptable.

c)Negociación Perder –perder

ESTRATEGIAS (Cont.)

TÁCTICAS

Las tácticas definen las acciones particulares

que cada parte realiza en la ejecución de su

estrategia.

ESTRATEGIA VS. TÀCTICA

La estrategia marca la línea general de actuación; las

tácticas son las acciones en las que se concreta dicha

estrategia.

Si bien se decía anteriormente que la estrategia es, en esencia, lo que

piensan los negociadores, la táctica es lo que hacen los negociadores. Si se mira

sólo a la estrategia se puede tropezar con obstáculos que están a la vista y

nunca alcanzar los objetivos.

No existen tácticas correctas para la estrategia equivocada. Si no sabe a

dónde va, qué sentido tendría discutir cómo puede llegar. La táctica se refiere a la

formulación de pautas a corto plazo que permiten alcanzar los objetivos a largo

plazo. Por tanto, en la táctica es necesario tener en cuenta cómo se inicia el

proceso negociador, cómo se abandona, cuál será la primera oferta y qué

concesiones se pueden hacer. Esto incluye también organizar el equipo

negociador, o sea, designar funciones que cumplirán los miembros del equipo,

cómo se coordinarán dichas funciones, cómo se distribuirá la información sobre

las necesidades y objetivos de la otra parte y cómo concretamente se pueden

satisfacer.

TÁCTICAS

HAY DOS TIPOS DE TÁCTICAS:

1.- Tácticas de desarrollo: se limitan a concretar la

estrategia elegida, sea ésta de colaboración o de

confrontación, sin que supongan un ataque a la otra

parte.

2.- Tácticas de presión: tratan de fortalecer la propia

posición y debilitar la del contrario.

TÁCTICAS

1.- Tomar la iniciativa presentando una propuesta o

esperar a que sea la otra parte quien vaya por delante.

2.- Facilitar toda la información disponible o, por el

contrario, la estrictamente necesaria.

3.- Hacer la primera concesión o esperar a que sea la

otra parte quien de el primer paso.

4.- Elegir el lugar de la negociación : oficinas propias,

las de la otra parte, o lugar neutral.

TÁCTICAS DE DESARROLLO

1.- Desgaste: aferrarse a la propia posición y no hacer ninguna

concesión o hacer concesiones mínimas. Se busca agotar a la otra

parte hasta que ceda.

2.- Ataque: atacar, presionar, intimidar, rechazar cualquier intento

de la otra parte de apaciguar los ánimos. Se busca crear una

atmósfera tensa, incómoda, en la que uno sabe desenvolverse y

que perjudica al oponente.

3.- Tácticas engañosas: dar información falsa, manifestar opiniones

que no se corresponden con la realidad, prometer cosas que no se

piensan cumplir, simular ciertos estados de ánimo. En definitiva,

engañar al oponente.

TÁCTICAS DE PRESIÓN

4.- Ultimátum: presionar a la otra parte, empujarle a que tome una

decisión sin darle tiempo para reflexionar. El típico "o lo tomas o lo

dejas", "tengo otros interesados, así que o te decides ahora o dalo

por perdido".

5.- Exigencias crecientes: ir realizando nuevas peticiones a medida

que la otra parte va cediendo, sin que lo concedido resulte nunca

suficiente.

6.- Autoridad superior: negociar bajo la apariencia de que se cuenta

con delegación suficiente para cerrar el trato. Al final, cuando tras

muchas cesiones de la otra parte se ha alcanzado un acuerdo, se

comunica que éste queda pendiente a la aprobación de los órganos

superiores de la empresa, que plantearán nuevas exigencias.

TÁCTICAS DE PRESIÓN (Cont.)

7.- Hombre bueno, hombre malo.

8.- Lugar de la negociación: se trata de que el interlocutor se sienta

incómodo, infravalorado, etc., pero de una manera sutil.

Ejemplos:

•Esperar un buen rato antes de iniciar la reunión

•Se le ofrece una silla más baja que la del anfitrión

•Se le sitúa de cara a una ventana por donde entra una claridad

muy incómoda

•Se le coloca en el extremo de la mesa

•Se interrumpe la negociación continuamente con llamadas de

teléfono, etc.

•Alargar la reunión hasta agotar

TÁCTICAS DE PRESIÓN (cont)

COMUNICACIÓN

El éxito de una negociación depende en gran

medida de conseguir una buena comunicación entre

las partes.

Cada uno de ellos tiene que ser capaz de

comunicar de forma clara cuáles son sus

planteamientos y cuales son sus objetivos, y

cerciorarse de que la otra parte ha captado con

exactitud el mensaje.

La causa principal de los fallos de comunicación

reside generalmente en que no sabemos escuchar.

Estamos más preocupados en lo que queremos decir

que en oír lo que nos dicen.

El proceso de negociación

Es una metodología, sistematización mental de

una serie de condiciones y causas que nos llevan de

una etapa inicial a los términos finales con el fin de

mejorar las posiciones de tiempo, alcance y

presupuesto. Este proceso consiste en cuatro grandes

fases:

1) Pre – negociación

2) Negociación gruesa

3) Negociación fina

4) Post - negociación

Pre-negociacIón

La base principal de esta fase es empezar a conocer cual es el

verdadero interés detrás de la posición de las partes.

¿Que pasaría si?, ¿Cuáles serian los puntos a ceder? La crítica de

ideas no se recomienda en esta fase, especialmente para evitar que

las ideas dejen de fluir.

En otras palabras esta es una fase de simulación de la negociación,

de invención de opciones, de expandir posibilidades sin llegar a un

acuerdo. Se recomienda:

•Promover la tormenta de ideas

•Entrevistar las partes que formarán el equipo de negociación

•Conocer quien forma parte a priori.

Negociación Gruesa

Es típico que en esta fase la mayor parte de los negociadores exitosos

concedan la mayor parte de los puntos que no son tan importantes como estrategia inicial

y en la siguiente fase ya no se concede prácticamente nada se trata de conseguir los

puntos finos. Esta no es una regla general, sin embargo hay quienes toman la estrategia

contraria dan pocos puntos al principio y cambian al final.

En esta fase se recomienda:

•Entender la posición de la otra parte

•Seguir cuestionando para encontrar el interés

•Dar opciones preguntando

•Tener la creatividad de invención de opciones

•Comparar con los estándares de la industria en cuestión

•Entender el factor humano

•Tener Alternativas (Plan B por si falla el Plan A)

•Identificar los puntos importantes para el cliente

•Escuchar pro activamente

•Dejar los puntos más difíciles para la negociación final

Negociación Fina

Esta es la fase de los pequeños detalles que hacen

que se de o no la negociación, de esta fase depende si fue

eficaz la negociación o no.

Se recomienda se cheque a detalle:

•Revisión de abogados de ambas partes

•Negociar los puntos más difíciles

•No presionarse

•Llegar a un acuerdo preliminar

Post-Negociación

Esta fase es la del papeleo, primera piedra y

formalización. Aquí se recomienda:

•Se termine adecuadamente ya que todo mundo quiere

empezar los trabajos y se olvidan del archivo.

•Se cierren los últimos detalles.

•Se mantenga un archivo de lecciones aprendidas para

futuras negociaciones.

Proceso de la negociación

El proceso de la negociación incluye cinco pasos:

1.- Es la etapa preliminar de la negociación. En ésta se deben hacer

preguntas como:

¿De qué naturaleza es la negociación?

¿Quién está involucrado en ella?

¿Cuáles son las metas y resultados que debemos alcanzar?

¿Cuál será la mejor estrategia para alcanzar los objetivos?.

Es necesario poner las metas por escrito y trazar una gama

de resultados del “más deseado” al “mínimo aceptable”, para

mantener la atención enfocada. Prepare también una evaluación de

las que crea son las metas de la otra parte en la negociación.

2.- Definición de reglas básicas

En ésta etapa hay que definir, con la otra parte, las reglas

del juego para la negociación.

¿Quién hará la negociación?

¿Dónde tendrá lugar? ¿Qué restricciones existen?

¿Cómo procederíamos en caso de llegar a un punto muerto?

En esta etapa las partes intercambian sus propuestas o sus

exigencias iniciales.

3.- Aclaraciones y justificaciones

Después de presentar las propuestas iniciales, se inicia

ésta etapa en que las dos partes explican, amplían, refuerzan y

justifican sus exigencias originales. Si fuera necesario, se deben

presentar documentos y registros.

Proceso de la negociación (Cont.)

4. Canjes y solución de problemas

Esta etapa es esencial en el proceso de negociación, las

dos partes tendrán que hacer concesiones hasta llegar a un

consenso o aceptación recíproca.

5. Fechas y aplicación.

Es la etapa final del proceso de negociación, en ella se

formaliza el acuerdo que fue negociado. En muchos casos la

formalización se reduce a un simple apretón de manos.

Proceso de la negociación (Cont.)

•El cierre de la negociación puede ser con acuerdo o sin él.

•Antes de dar por alcanzado un acuerdo hay que cerciorarse de

que no queda ningún cabo suelto y de que ambas partes

interpretan de igual manera los puntos tratados.

•Una vez cerrado hay que recoger por escrito todos los aspectos

del mismo. Conviene estar muy atento ya que en el documento se

tienen que precisar muchos detalles que hasta ese momento

probablemente apenas se hayan tratado.

•Un malentendido que no se detecte a tiempo o una cláusula del

contrato que quede ambigua puede dar lugar el día de mañana a

una disputa legal.

Proceso de la negociación (Cont.)

Acuerdo

•La negociación también puede finalizar con ruptura y aunque no

conviene precipitarse a la hora de tomar esta decisión, es una

posibilidad que conviene contemplar cuando se negocia.

•El acuerdo marca el final de una negociación que ha concluido

con éxito.

•Cuando por fin se alcanza un acuerdo no hay que arriesgarse a

estropearlo planteando nuevas exigencias.

•Cuando finalmente se alcanza un acuerdo hay que plasmarlo por

escrito, no puede quedar exclusivamente en un compromiso verbal.

Más vale no firmar un acuerdo que firmar un mal

acuerdo

ROMPER LA NEGOCIACIÓN

•Cuando se inicia una negociación se debe tener muy claro que,

aunque lo ideal sea llegar a un acuerdo, es posible que en algún

momento no quepa más alternativa que romper la misma.

•Hay que tener muy presente que no hay que llegar forzosamente a

un acuerdo; hay que intentar por todos los medios lograrlo, pero si

esto no es posible, es preferible dar por concluida la negociación.

La negociación cara a cara

Los negociadores exitosos se preocupan mucho por su

comportamiento "cara a cara". Ellos evitan cuidadosamente el uso

de las frases irritadoras como: "Mi oferta es generosa" o "mi oferta

es justa o razonable".

Para ello, es necesario tener una clara idea acerca del

proceso de negociación cara a cara, comenzando por conocer las

etapas de dicho proceso y cómo canalizar sus energías durante la

misma mediante la aplicación de los diferentes estilos de

influencia.

Etapas de la negociación cara a

cara

La negociación cara a cara cuenta de cinco etapas bien definidas,

estas son:

•La apertura. En esta etapa se da inicio al proceso, por lo que resulta

necesario en la misma hacer las presentaciones formales, exponer y acordar la

agenda, definir las reglas de trabajo para llevar a cabo la negociación y concretar

la logística del proceso.

•Las expectativas. En esta etapa las partes presentan sus expectativas,

hacen las aclaraciones correspondientes y efectúan los ajustes necesarios a la

agenda como resultado de este proceso.

•El intercambio. Es aquí donde comienzan a ponerse en práctica las

estrategias y tácticas previamente definidas, se produce en un primer momento

una especie de comparación opciones vs. demandas, en la que se evalúan las

formas de hacerlas corresponder para llegar a resultados concretos. Se

desarrollan las juntas privadas, los lobbies, empiezan los impasses y comienzan

a manifestarse los conflictos.

Etapas de la negociación cara a

cara

•El acercamiento. Es, posiblemente, la etapa más decisiva para el logro de

resultados concretos y la más creativa desde el punto de vista de las decisiones

que se adoptan para alcanzarlos. En la misma se identifican las áreas comunes

de las partes, se generan nuevas opciones, se plantean las concesiones, se

solucionan los conflictos y se toman un grupo de acuerdos preliminares.

•El cierre. Incluye la revisión de los acuerdos, la definición de las fechas y los

responsables, los mecanismos de seguimiento y monitoreo de los

acuerdos y la aprobación final.

Análisis posterior. En esta etapa se analizan los resultados del proceso, las

experiencias adquiridas, las perspectivas futuras y el control o seguimiento de

los resultados.

Fórmulas para el Éxito de la Negociación

1. La negociación no es una competencia. Se puede encontrar un

mejor trato para ambas partes.

2. Tiene más poder del que usted cree. Busque los límites del poder

de su oponente.

3. Escriba un plan. Nunca decida en ningún punto a menos que

este preparado para hacerlo.

4. Sin importar que tan grandes sean las diferencias, nunca tenga

miedo de negociar.

5. No hable. Escuche sin criticar.

Fórmulas para el Éxito de la Negociación

6. No se sienta limitado por la posición o la autoridad. Una vez que

haga su tarea, debe estar dispuesto a enfrentarlos.

7. No se sienta limitado por los hechos, promedios o estadísticas.

8. Una negociación difícil tiene conflictos. La persona que tiene una

necesidad de caer bien esta propenso a ceder demasiado.

9. Ponga metas más altas. Prepárese para tomar los riesgos.

También esté preparado para trabajar duro y ser paciente.

10. Pruebe a su oponente. Nunca sabe lo que él estará dispuesto a

ceder. Tome el tiempo y sea persistente.

Negociación Colectiva

Es un tipo de negociación que se emplea para resolver

conflictos entre los trabajadores y la administración. El proceso de

la negociación colectiva se realiza por medio de un sindicato y

conduce a un acuerdo que específica la responsabilidad de las

partes durante un periodo definido.

Implica una serie de reuniones en las que se confrontan la

administración de una organización y el sindicato para discutir

puntos e interés mutuo, los cuales exigen que las partes lleguen a

un acuerdo. En éstas reuniones, los representantes de la

organización y los representantes del sindicato intercambian ideas,

peticiones, exigencias y expectativas entre sí, y tratan de llegar a

un acuerdo que después convertirán en un contrato sindical que

tendrá vigencia durante un tiempo determinado.