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MODELO DE CONTROL DE PRESUPUESTO DE TESORERÍA PARA MEDIANAS EMPRESAS MANUFACTURERAS UBICADAS EN LA ZONA INDUSTRIAL I Y II DE BARQUISIMETO Por MARÍA DEL PILAR GONZÁLEZ Trabajo de Ascenso presentado para optar a la categoría de Agregado en el escalafón del Personal Docente y de Investigación UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” Decanato de Administración y Contaduría Barquisimeto, Febrero 2006
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MODELO DE CONTROL DE PRESUPUESTO DE TESORERÍA PARA MEDIANAS EMPRESAS MANUFACTURERAS UBICADAS EN LA
ZONA INDUSTRIAL I Y II DE BARQUISIMETO
Por
MARÍA DEL PILAR GONZÁLEZ
Trabajo de Ascenso presentado para optar a la categoría de Agregado en el escalafón del Personal Docente y de Investigación
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” Decanato de Administración y Contaduría
Barquisimeto, Febrero 2006
MODELO DE CONTROL DE PRESUPUESTO DE TESORERÍA PARA MEDIANAS EMPRESAS MANUFACTURERAS UBICADAS EN LA
ZONA INDUSTRIAL I Y II DE BARQUISIMETO
MARÍA DEL PILAR GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” Decanato de Administración y Contaduría
Barquisimeto, Febrero 2006
iii
ÍNDICE GENERAL
pp LISTA DE CUADROS................................................................................ v LISTA DE GRÁFICOS................................................................................ vi RESUMEN ................................................................................................ viii INTRODUCCIÓN ………………………………………………….................. 1 CAPÍTULO I EL PROBLEMA ...................................................................................... 3 Planteamiento del problema ............................................... 3 Objetivos de la investigación .............................................. 7 Objetivo General ............................................................ 7 Objetivos Específicos ..................................................... 8 Justificación.......................................................................... 8 Alcances y Limitaciones ...................................................... 10 CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO ................................................................................ 11 Antecedentes de la Investigación ....................................... 11 Bases Teóricas ................................................................... 14 Glosario de Términos ………………………………............... 56 Sistema de Variables ………………………………............... 57 Operacionalización de las Variables ………………....... 59 CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO ................................................................... 60 Naturaleza de la Investigación ............................................ 60 Tipo y diseño de la Investigación ........................................ 60 Técnicas de Recolección de Datos ..................................... 63 Instrumento de Recolección de Datos ................................ 64 Validación del Instrumento.................................................. 65 Confiabilidad del Instrumento.............................................. 65 Técnica de Análisis de Datos.............................................. 65 Procesamiento de los Datos................................................ 66 CAPITULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS......... 67
iv
pp CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES....................... 81 Conclusiones........................................................................ 81 Recomendaciones............................................................... 82 CAPITULO VI FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA................................ 83 BIBLIOGRAFÍA …………………………………………………..................... 102 ANEXOS
A INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS 105 B MATRIZ DE VALIDACIÓN JUICIO DE EXPERTO 107 C GUÍA DE OBSERVACIÓN 110 D GUÍA DE ENTREVISTA 112
v
LISTA DE CUADROS Y TABLAS
pp.
CUADRO
1. Identificación y Conceptualización de las Variables
TABLA
1. ¿Cree usted que el presupuesto de tesorería es la base fundamental de una gestión eficaz del efectivo al ayudar a prever las brechas potenciales en el flujo de tesorería?
2. ¿Considera que el presupuesto de tesorería debe comenzar
por una previsión de ventas?
3. ¿Cree que la fuente fundamental del flujo de tesorería entrante en la empresa procede del cobro de las cuentas a cobrar y no de las ventas?
4. ¿Cree que las medianas empresas deben hacer programación
de desembolsos en efectivo que comprendan pago de compras, pago de gastos operacionales y los pagos de la financiación ajena?
5. ¿Considera que la intervención de la proyección de
desembolso en efectivo mide el efecto neto que cada mes tienen tales flujos sobre las reservas en metálico de la empresa?
6. ¿Cree que el establecimiento de una relación entre los saldos
en efectivo y los flujos de efectivo entrantes y salientes permiten identificar los potenciales problemas de la empresa?
7. ¿Cree que la empresa puede reducir la necesidad de solicitar
financiamiento externo, organizando mejor la periodicidad de sus cobros de clientes y desembolsos en efectivo?
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vi
LISTA DE FIGURAS Y GRÁFICOS
pp.
FIGURAS
1. Entradas y Salidas de un Sistema de Planeación.
2. Ubicación del presupuesto en el tiempo.
3. El presupuesto y las funciones administrativas.
4. Las funciones administrativas y los elementos básicos que
arbitra la gerencia
5. Nexos de la política de liquidez y la rentabilidad de la inversión
6. Administración del efectivo: gestión de tesorería
GRAFICO
1. ¿Cree usted que el presupuesto de tesorería es la base fundamental de una gestión eficaz del efectivo al ayudar a prever las brechas potenciales en el flujo de tesorería?
2. ¿Considera que el presupuesto de tesorería debe comenzar
por una previsión de ventas?
3. ¿Cree que la fuente fundamental del flujo de tesorería entrante en la empresa procede del cobro de las cuentas a cobrar y no de las ventas?
4. ¿Cree que las medianas empresas deben hacer programación
de desembolsos en efectivo que comprendan pago de compras, pago de gastos operacionales y los pagos de la financiación externa?
5. ¿Considera que la intervención de la proyección de
desembolso en efectivo mide el efecto neto que cada mes tienen tales flujos sobre las reservas en metálico de la empresa?
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6. ¿Cree que el establecimiento de una relación entre los saldos en efectivo y los flujos de efectivo entrantes y salientes permiten identificar los potenciales problemas de la empresa?
7. ¿Cree que la empresa puede reducir la necesidad de solicitar
financiamiento externo, organizando mejor la periodicidad de sus cobros de clientes y desembolsos en efectivo?
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
MODELO DE CONTROL DE PRESUPUESTO DE TESORERÍA PARA MEDIANAS EMPRESAS MANUFACTURERAS UBICADAS EN LA
ZONA INDUSTRIAL I Y II DE BARQUISIMETO
Autor: María del Pilar González Año 2006
RESUMEN
El trabajo está dirigido a proponer un Modelo de Control de Presupuesto de Tesorería para medianas empresas manufactureras ubicadas en la zona industrial I y II de Barquisimeto. El mismo se enmarcó en la modalidad de proyecto especial apoyado en una investigación de campo de carácter descriptivo. La población estuvo constituida por 60 empresas y la muestra por 35 empresas. Como instrumentos de recolección de datos se emplearon la observación; la entrevista semi-estructurada y un cuestionario que se elaboró en relación directa con las variables del estudio. Como técnica de análisis de datos se empleó la estadística descriptiva Efectuada la investigación de campo se procesaron y analizaron los datos, los cuales se vaciaron en tablas estadísticas donde se observan las frecuencias y porcentajes de respuestas del marco muestral. Luego se redactaron las conclusiones y recomendaciones en función de los objetivos, concluyéndose que es necesidad perentoria que las medianas empresas manufactureras objeto de estudio utilicen el modelo de presupuesto de tesorería propuesto. Finalmente se elaboró el Modelo en cuestión. Descriptores: Presupuesto de Tesorería; PYMES manufacturera, Control de Presupuesto.
INTRODUCCIÓN
El presupuesto de tesorería, además de constituir un plan de acción
dirigido a cumplir una meta prevista expresada en valores y términos
financieros tiene en cuenta las estimaciones de fondos disponibles en caja,
bancos y valores fáciles de realizar y también es conocido como presupuesto
de caja o de flujo debido a que se utiliza para prever los recursos monetarios
que la empresa necesita para desarrollar sus operaciones, de allí que
proporcione las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos
segmentos o áreas de actividad de la empresa y de la gerencia.
En este sentido, el presupuesto de tesorería, objeto de este estudio,
adquiere relevancia por cuanto a través de su formulación con las
estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de
fácil realización consolida las diversas transacciones relacionadas con las
entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionada
por la congelación de deudas, amortización u otros.
En base a lo antes expuesto, se propone un Modelo de Control de
Presupuesto de Tesorería para medianas empresas manufactureras
ubicadas en la zona industrial I y II de Barquisimeto que coadyuve a
mantener el plan de operaciones de las mismas en unos límites razonables
que les permita planificar de manera integral y sistemática todas las
actividades que estas organizaciones deben desarrollar en un periodo
determinado para que puedan cumplir con las metas previstas.
2
El proyecto que se presenta se estructuró formalmente en seis
capítulos:
Capítulo I El Problema: consta del planteamiento del problema,
objetivo general y objetivos específicos; justificación e importancia; alcance y
limitaciones.
Capítulo II Marco Teórico: antecedentes de la investigación, bases
teóricas, bases legales y glosario de términos.
Capítulo III Marco Metodológico: naturaleza de la investigación, tipo y
diseño de la investigación, población, muestra, técnicas de recolección de
datos, instrumento de recolección de datos, validación del instrumento,
confiabilidad, técnicas de análisis de datos, procesamiento de los datos.
Capítulo IV Análisis e Interpretación de Resultados.
Capítulo V Conclusiones y Recomendaciones.
Capítulo VI Formulación de la Propuesta: Modelo de Control de
Presupuesto de Tesorería para medianas empresas manufactureras
ubicadas en la Zona Industrial I y II de Barquisimeto.
Bibliografía consultada y anexos pertinentes.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que
predomina la incertidumbre, motivo por el cual deben planear sus actividades
si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto
mayor sea la incertidumbre mayor será el riesgo por asumir.
En este contexto surge el presupuesto como herramienta moderna de
control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos y su relación
con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la
empresa.
Parafraseando a Mendoza Roca (2004), se puede señalar que los
pronósticos relacionados con el manejo de efectivo son importantes para
prevenir situaciones de insolvencia, proceder a la valuación científica de
empresas, resolver a tiempo problemas de iliquidez y evaluar cualquier
inversión.
Esto ha llevado a afirmar que el presupuesto de caja es uno de los
instrumentos más valiosos en poder de la dirección financiera de cualquier
organización para formular la política de liquidez, proceder a la inversión
oportuna de fondos sobrantes, acudir a créditos cuando las disponibilidades
monetarias no permitan la cobertura integral de los compromisos y trazar la
política de dividendos.
4
En este sentido, el empresario del sector privado, los equipos
directivos de empresas en general y manufactureras en particular, o sus
accionistas no podrán dejar que sus organizaciones marchen sin rumbo
definido, razón por la cual tendrán que fijar metas razonables en un
determinado periodo. Por tal motivo, para lograr las metas propuestas
deberán generar planes y acciones que proporcionen ingresos suficientes
para cumplir con los costos y desembolsos, procurando alcanzar objetivos
tales como la recuperación del capital invertido, la consolidación del valor de
la empresa en el mercado competitivo y la solidificación de su prestigio y su
imagen ante los sectores con los cuales sostiene relaciones de intercambio:
compradores, proveedores, entidades financieras, trabajadores y otros.
De allí la propuesta que se presenta de un Modelo de Control de
Presupuesto de Tesorería para medianas empresas manufactureras como
herramienta técnica que les permita subsanar sus debilidades mediante
planes y acciones a corto plazo y un control efectivo de la presupuestación.
En cuanto a los presupuestos financieros incluyen el cálculo de
partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance,
destacándose el de caja o tesorería y el de capital también conocido como
de erogaciones capitalizables. Sin embargo, el presupuesto de tesorería se
formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos
y valores de fácil realización.
Ortiz Gómez (1994), señala que:
Es menester acotar que también se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios: ventas al contado, recuperación de cartera, ingresos financieros, redención
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de inversiones temporales o dividendos reconocidos por la intervención del capital social de otras personas o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización de créditos o proveedores o pago de nómina, impuestos o dividendos.
Es necesario aludir a Ortiz Gómez (ob. cit), quien indica que este
presupuesto llamado de caja o tesorería se formula por periodos cortos:
meses o trimestres, siendo importante porque mediante él se programan las
necesidades de fondos líquidos de la empresa, cuando las disponibilidades
monetarias no cubran las exigencias de desembolso previstos, la gerencia
acudirá a créditos. En caso contrario, será conveniente evaluar la destinación
externa de los recursos sobrantes y evitar su ociosidad.
En este orden de ideas, Laffarga Briones (2003), expresa en relación
con las medianas empresas manufactureras objeto de este estudio, la gran
dependencia que tienen del crédito a corto plazo, por cuanto de él depende
toda su financiación, al igual que la gestión de liquidez, ya que puede ocurrir
que por el temor de no poder atender a tiempo los pagos pueda existir
tesorería ociosa. Asimismo, es menester indicar que el equilibrio financiero a
corto plazo se centra en el análisis de la capacidad de la empresa para
atender sus compromisos de pago a corto plazo, es decir, aquellos que
vencen en el ejercicio económico inmediatamente posterior a aquel en el que
se realiza el análisis, o bien en el ciclo de exportación si éste es superior a un
año. Es por ello que es necesario analizar los estados de flujo de tesorería.
De igual manera, Jaedicke y Sprouse (1999) señalan que “el
presupuesto de tesorería tiene como función esencial la toma de decisiones
a corto plazo”.
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Los análisis de flujos de tesorería (Cash-flow) revisten importancia
dado el análisis del fondo de rotación o maniobra, por cuanto constituye el
centro a través del cual se concreta todo el proceso económico de
producción, por constituir la vía de transformación en disponibilidades de las
inmovilizaciones afectadas al proceso, y dependerá de él el cumplimiento de
los fines de rentabilidad asignados a la empresa a través del mejor empleo y
rotación de las inversiones efectuadas.
De la indagación empírica documental proporcionada por la
observación directa y datos extraídos de papeles de trabajo elaborados por
organismos dedicados a la investigación de las pequeñas y medianas
empresas tales como la Fundación para el Desarrollo de la Región Centro
Occidental (FUDECO); Comdibar; Cámara de Industriales, CAPMIL y otros,
se obtuvo información en donde se determina que las medianas empresas
manufactureras ubicadas en la Zona Industrial I y II presentan como
problemática el carecer de una herramienta de control de presupuesto de
tesorería efectiva que les permita alcanzar la liquidez y tasas de rentabilidad
deseadas, ya que el presupuesto constituye un plan de acción dirigido a
cumplir una meta expresada en valores y términos financieros en
determinado tiempo y bajo condiciones previstas.
En razón de lo antes expuesto, se presenta un Modelo de Control del
Presupuesto de Tesorería para medianas empresas manufactureras
ubicadas en la zona industrial I y II de Barquisimeto, que les permita
examinar los flujos de tesorería y conocer a corto plazo la posición concreta
de la empresa respecto a la continuidad en el proceso, es decir, la
estabilidad y solvencia para hacer frente a los compromisos adquiridos como
consecuencia del proceso de producción y determinar la estabilidad
7
financiera de la organización mediante el análisis del último estudio de los
fondos de rotación: el dinero disponible y su colocación.
De lo antes citado se derivan las siguientes interrogantes de
investigación:
¿Será necesario proponer un Modelo de Control del Presupuesto de
Tesorería para medianas empresas manufactureras?
¿Es importante describir los componentes del presupuesto de
tesorería de las medianas empresas objeto de estudio?
¿Se debe señalar la importancia del presupuesto para la gestión de
tesorería de las empresas?
¿Es relevante explicar los mecanismos de control del presupuesto de
tesorería en medianas empresas manufactureras?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer un Modelo de Control de Presupuesto de Tesorería para
medianas empresas manufactureras ubicadas en la Zona Industrial I y II de
Barquisimeto como herramienta técnica básica para la organización de sus
recursos financieros.
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Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación del presupuesto de Tesorería en medianas
empresas manufactureras integrantes del marco muestral.
Describir los componentes del Presupuesto de Tesorería en medianas
empresas manufactureras.
Señalar la importancia de este presupuesto para la gestión de
tesorería de medianas empresas manufactureras.
Formular el Modelo de Control del Presupuesto de Tesorería para
medianas empresas manufactureras.
Justificación
La propuesta se justifica desde el punto de vista práctico por constituir
una herramienta financiera que le permitirá a medianas empresas
manufactureras lograr tasas de rentabilidad acordes con las reconocidas por
inversiones de riesgos similares y las materiales que son objeto directo de
transformación o de trabajo como tal, dado que la planificación será
fundamental para la generación de utilidades, ya que el presupuesto
constituye un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada
en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo
y bajo condiciones previstas, aplicándose a cada centro de responsabilidad
de la organización.
De igual manera, el trabajo investigativo se ubica como proyecto en el
contexto empresarial por estar la propuesta dirigida a solucionar problemas
9
en el sector manufacturero, particularmente a medianas empresas ubicadas
en la Zona Industrial I y II de Barquisimeto.
El estudio se justifica metodológicamente, por cuanto se enmarca en
la línea de investigación: Desarrollo del potencial competitivo en el sector
productivo, ya que los presupuestos fabriles constituyen la visión monetaria
de las estrategias y políticas instaurados por la dirección en las áreas de
inventarios, intensidad del control de calidad, programas de mantenimiento,
distribución física de planta, modernización de procesos productivos,
abastecimiento, sistematización de operaciones, racionalización de los
procesos administrativos vinculados a la manufacturera, lo que les permite a
estas medianas empresas permanecer en el mercado competitivo y por
ende en el sector productivo.
Este estudio también se justifica metodológicamente por cuanto el
método de investigación a ser empleado es el hipotético-deductivo, el cual es
cuantitativo basado en las alternativas analíticas y, más específicamente, en
el paradigma positivista, siendo el más empleado en las ciencias sociales
(Hurtado León y Toro Garrido, 2001)
Asimismo, el estudio está circunscrito al área temática referida a
recursos financieros debido a que los diversos presupuestos relativos a la
gestión manufacturera dependen de operaciones productivas que respondan
a objetivos financieros como la maximización de utilidades y el máximo
empleo de los medios tecnológicos disponibles.
Finalmente, el estudio se justifica debido a que se emplearon teorías
relativas al control de presupuesto de tesorería que permitirán organizar los
datos de la realidad, para lograr que de ellas se desprendan nuevos
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conocimientos; ya que estas teorías fundamentan a la investigación y ayudan
a interpretar la realidad.
Alcances y Limitaciones
Como alcance de la presente investigación se tiene el dotar a
medianas empresas manufactureras ubicadas en la Zona Industrial I y II de
un Modelo de Control del Presupuesto de Tesorería como herramienta
técnica que permitirá coadyuvar a la solidificación financiera de las
organizaciones y a reflejar en los resultados de liquidez y rentabilidad.
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
En este punto se presentan trabajos de investigación cuyos títulos son
similares o se relacionan con el tema objeto de estudio y sirven de marco
referencial para la formulación de la propuesta objeto de estudio.
Al respecto, Medina (1995) señala en su trabajo de investigación
“Propuesta de Lineamientos Referidos al Flujo de Caja para la Pequeña y
Mediana Industria Barquisimetana (PYMI)” como en una empresa el efectivo
fluye en un ciclo en donde se utiliza para comprar activos, los cuales a su vez
se emplean para producir utilidades, y finalmente el capital sumado a las
utilidades se recupera en forma de efectivo, constituyendo uno de los
problemas más críticos de cualquier empresa, el mantenimiento de su
liquidez.
En este sentido, Medina (ob. cit) indica que el efectivo es un activo
apreciado porque puede cambiarse por otros activos capaces de producir
utilidades, ya que por si mismo no las produce. Sin embargo, existen
razones suficientes para que las empresas mantengan efectivo, el cual fluye
continuamente a medida que se realizan las actividades comerciales y los
clientes pagan sus cuentas.
El trabajo señalado aportó información relevante en lo que respecta al
presupuesto de tesorería y sirvió para definir el estudio que se presenta.
12
Levin (1998) en su trabajo de grado “Análisis de Alternativas para el
Financiamiento de las Grandes Empresas ubicadas en Barquisimeto”
determinó la importancia de la gerencia de las finanzas empresariales de
Venezuela, en lo que atañe al desempeño eficiente de los últimos años,
producto de la modernización de esta área, que se traduce en la búsqueda
de nuevas alternativas de financiamiento que conlleven al aumento del valor
agregado de la empresa.
Este trabajo aportó como dato a esta investigación, que el éxito se
logra cuando existe una buena planificación financiera y la empresa prevé la
necesidad de fondos con el suficiente tiempo, a fin de evaluar las diferentes
alternativas que le ofrece el mercado y escoger la más apropiada para ese
momento.
Rodríguez (1998) en el trabajo de investigación “Infraestructura
Presupuestaria para una Institución Financiera de la Banca Comercial”
señala que el mundo de los negocios, dada su complejidad, exige cada vez
más al empresario contar con información que contribuya al proceso de
planificación de las acciones que han de realizarse para lograr el desarrollo
de la organización, minimizando el riesgo al fracaso. Concluye el autor que
uno de los sistemas de información que contribuyen con este proceso se
corresponde con la infraestructura de presupuesto.
La institución financiera objeto de investigación no cuenta con una
infraestructura de presupuesto adecuada que contribuya a definir los planes
o guías de acción. La problemática se refleja en la ausencia de un comité de
presupuestos, de un sistema de presupuesto computarizado conectado con
el sistema de contabilidad y adiestramiento adecuado para el personal
involucrado en la formulación, medición y control presupuestario, lo que trae
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como consecuencia que la información generada por el presupuesto no sea
oportuna y la planificación financiera sea menos eficiente.
Como aporte a esta investigación se tiene el establecer la necesidad
perentoria de las empresas de diseñar una infraestructura presupuestaria
que contribuya a formular, cuantificar, medir y controlar todos los objetivos
establecidos en la planificación estratégica de la institución, lo que ratifica la
importancia que reviste la elaboración de presupuesto por parte de las
diversas empresas independiente del tipo de actividad que realizan.
Escobar (2003) en su trabajo de investigación “Evaluación del Control
Interno en las Pequeñas y Medianas Empresas ubicadas en los Municipios
Iribarren y Palavecino, Estado Lara (Año 2002)” señala como el concepto de
control ha ido evolucionando a lo largo del tiempo, y cómo debe ser
empleado por todas las organizaciones independientemente de su tamaño,
estructura y naturaleza de sus operaciones para proporcionar una razonable
seguridad en lo referente a: la Efectividad y Eficiencia de las operaciones, la
Confiabilidad de la Información Financiera y el Acatamiento de las leyes y
regulaciones aplicables; por tal razón, en toda organización es necesaria la
presencia de normas de control interno.
El aporte de esta investigación radica en presentar el sistema de
control como herramienta fundamental de las organizaciones no solo en sus
operaciones diarias sino que sus resultados son información necesaria en el
proceso de toma de decisiones, por esta razón se utilizó como material de
consulta en este trabajo de investigación.
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Bases Teóricas
Según Welsch (2005). el presupuesto es un plan de acción dirigido a
cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que,
debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas,
este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
El mismo autor señala las diferentes funciones de los presupuestos, entre
ellas se mencionan:
1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control
financiero de la organización.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que
se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados
correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos
como correctivos dentro de la organización.
En cuanto a la importancia del presupuesto menciona:
1. Son útiles en la mayoría de las organizaciones como. Utilitaristas
(compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales),
grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas.
2. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el
riesgo en las operaciones de la organización.
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3. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de
la empresa en unos límites razonables.
4. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de
la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
5. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su
plan total de acción.
6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución
de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y
sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado
los planes y programas.
7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar
en las necesidades totales de la compañía, y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas
la importancia necesaria.
8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre
unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un
nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia
arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
9. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas
y tratadas al momento en que los gerentes observan su
comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.
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Objetivos de los presupuestos
1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la
empresa debe desarrollar en un periodo determinado.
2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar
responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para
lograr el cumplimiento de las metas previstas.
3. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la
marcha de la empresa en forma integral.
Finalidades de los resultados
1. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
2. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
3. Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
4. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
Clasificación de los presupuestos
Según Paniagua (1997), los presupuestos se pueden clasificar desde
diversos puntos de vista, a saber: 1) Según la flexibilidad, 2) según el periodo
de tiempo que cubren, 3) Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)
Según el sector en el cual se utilicen.
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Según la flexibilidad:
- Rígidos, estáticos, fijos o asignados:
Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no
permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la
realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político,
cultural, etc.), este tipo de presupuesto se utilizaba anteriormente en el
sector público.
- Flexibles o variables:
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden
adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran
aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos
adaptativos, pero complicados y costosos.
Según el periodo de tiempo
- A corto plazo:
Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el
ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con
economías inflacionarias.
- A largo plazo:
Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que,
generalmente adoptan los estados grandes y empresas.
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Según el campo de aplicación en la empresa:
- De operación o económicos:
Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se
desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido
se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos
presupuestos se pueden destacar:
Presupuestos de Ventas: generalmente son preparados por meses, áreas
geográficas y productos.
Presupuesto de Producción: comúnmente se expresan en unidades
físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye
tipos y capacidades de máquinas, cantidades, económicas a producir y
disponibilidad de los materiales. Comúnmente son preparados por meses,
áreas geográficas y productos
Presupuesto de Compras: es el presupuesto que prevé las compras de
materias primas y/o mercancías que se hará durante determinado
periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.
Presupuesto de Costo-Producción: algunas veces esta información se
incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de
producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad
son adecuados.
Presupuesto de Flujo de Efectivo: es esencial en cualquier compañía.
Debe ser preparado luego de que todos los demás presupuestos hayan
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sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados
y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.
Presupuesto Maestro: este presupuesto incluye las principales actividades
de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros
presupuestos y puede ser concebido como el “presupuesto de
presupuestos”.
Financieros:
En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en
el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o
erogaciones capitalizables.
Presupuesto de Tesorería: tiene en cuenta las estimaciones previstas de
fondos disponibles en caja, bancos y valores fáciles de realizar. Se puede
llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza
para prever los recursos monetarios que la organización necesita para
desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o
trimestralmente.
Presupuesto de erogaciones capitalizables: es el que controla
básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las
diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que
se requieren para llevarlas a cabo.
Según el sector de la economía en el cual se utilizan:
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- Presupuesto del Sector Público: Son los que involucran los planes,
políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el
medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contemplan
las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e
inversiones.
- Presupuesto del Sector Privado: Son los usados por las empresas
particulares. Se conocen también como presupuestos empresariales.
Buscan planificar todas las actividades de una empresa.
Principios de la Presupuestación
Es la agenda en la cual se definen a través del tiempo la ejecución y el
control (evaluación) del presupuesto. Depende del tipo de organización y
puede ser diario, semanal quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual.
Organización del Presupuesto
Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar
específicamente las atribuciones y responsabilidades, para que cada
persona sepa como debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los
derechos de las demás personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la
gerencia quienes deben rendir cuentas de cada fase sobre la marcha.
Presupuesto de Caja
El presupuesto de caja es uno de los instrumentos más valiosos en
poder de la dirección financiera de cualquier organización para formular la
política de liquidez, proceder a la inversión oportuna de fondos sobrantes,
21
acudir a créditos cuando las disponibilidades monetarias no permitan la
cobertura integral de los compromisos y trazar la política de dividendos.
El empresario del sector privado, los equipos directivos de las
empresas o sus accionistas no podrán dejar que sus empresas marchen sin
rumbo definido. Tendrán que fijar metas razonables acordes con sus
limitados recursos, alcanzables en un determinado periodo. Para lograr las
metas propuestas deberán generar planes y acciones que proporcionen
ingresos suficientes para cumplir con los costos y desembolsos, procurando
alcanzar objetivos como la recuperación del capital invertido, la consolidación
del valor de la empresa en el mercado competitivo y la solidificación de su
prestigio y su imagen ante los sectores con los cuales sostiene relaciones de
intercambio, a saber: compradores, proveedores, entidades financieras,
gobierno y trabajadores. (Del Rio González, 1995).
22
DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
INTERNO EXTERNO
MERCANTILES
FABRILES ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
FINANCIEROS
SOCIALES
FORMULACIÓN DE PLANES
SELECCIÓN OPCIONES DE CRECIMIENTO
CRECIMIENTO INTENSIVO
CRECIMIENTO INTEGRADO
CRECIMIENTO DIVERSIFICADO
P A R T E
C O N C E P T U A L
DIFERENCIACIÓN FIJACIÓN DE ESTRATEGIAS
COMPETITIVAS
LIDERAZGO
EN COSTOS
POLÍTICAS ORIENTADAS A LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
POLÍTICAS ORIENTADAS A LA GENERACIÓN DE FONDOS
TECNOLÓGICOS Y MATERIALES
HUMANOS
FINANCIEROS
INVERSIONES EXTERNAS: TEMPORALES, OTRAS EMPRESAS
INVERSIONES INTERNAS:
TECNOLOGÍA, CAPITALIZACIÓN
MERCANTILES: PRODUCTOS, PRECIOS
COSTOS Y
GASTOS
Versus INGRESOS INTERESES DIVIDENDOS
RESULTADOS
P
A R T E
P R O C E D I
M E N T A L
UTILIDAD Y RENTABILIDAD
GENERACIÓN DIVISAS Y EMPLEO SATISFACCIÓN NECESIDADES CONSUMIDOR
MAXIMIZACIÓN VALOR EMPRESA
Figura 1. Entradas y Salidas de un Sistema de Planeación. Fuente: Del Río González (1995). Técnica presupuestal. p. 9
23
La figura 1, muestra que las “entradas esenciales” para constituir una
empresa como tal son: el recurso humano, que al aportar su intelecto o
fuerza de trabajo se erige en ente esencial del proceso productivo; el capital,
suministrado por el empresario con la expectativa de lograr tasas de
rentabilidad acordes con las reconocidas por inversiones de riesgo similar, y
los materiales, que son objeto directo de transformación o de trabajo
propiamente dicho. Estos factores ocasionan costos al aceptarse que los
fondos provenientes de los accionistas tienen costos de capital inherentes al
rendimiento que ellos esperan. Asimismo, el trabajo no es gratuito y debe ser
retribuido mediante una remuneración adecuada. De igual modo, la compra
de materias primas, partes o componentes se supedita a la aceptación de los
precios acordados con los proveedores. Las salidas las conforman los
productos que fábrica la empresa o los servicios que presta, los cuales al ser
colocados en el mercado constituyen la principal fuente de ingresos de la
organización. La eficiencia del director de la empresa podrá medirse por el
manejo razonable de las entradas (factores productivos) y de las salidas
(negocios empresariales). El planeamiento y el control de las mismas serán
fundamentales para la generación de utilidades. (Del Río, ob.cit.)
Parafraseando a Del Río (ibid), el punto de partida del proceso de
planeación de utilidades es el diagnóstico de los factores externos e internos
que pueden afectar negativa o positivamente las estrategias, los programas,
los proyectos de inversión y las políticas a establecer en cada área funcional.
El diagnóstico externo se basa en precisar los factores del entorno que
pueden incidir sobre el futuro de la organización, entre los cuales cabe
destacar las políticas gubernamentales en los campos monetarios, salarial,
fiscal y de comercio exterior, las tendencias de fenómenos económicos
(inflación, devaluación y costo del dinero), las actitudes de la competencia y
las políticas de comercialización implantadas por los proveedores. Este
24
diagnóstico permitirá conocer los aspectos favorables que conviene
aprovechar y los aspectos desfavorables que hay que contrarrestar.
El diagnóstico interno determina las debilidades y fortalezas que tiene
la empresa para competir y estudia variables como precios, calidad de los
productos o servicios colocados en los canales de distribución previstos,
naturaleza del servicio al cliente, grado de actualización tecnológica,
posicionamiento mercantil, situación financiera, opinión de los inversionistas
y de las instituciones financieras con quienes podrían manejarse operaciones
de endeudamiento.
Las conclusiones aportadas por los diagnósticos interno y externo
constituirán la plataforma para definir el futuro de la organización, trazar los
planes de desarrollo, establecer las estrategias competitivas (liderazgo en
costos o diferenciación), seleccionar el camino o los caminos de crecimiento
más convenientes (intensivo, integrado o diversificado), y buscar el empleo
de los recursos económicos disponibles y viables de conseguir. Como los
planes no son de modo alguno, inflexibles y se exige la comparación
permanente de los pronósticos y las realizaciones, una vez se ponga en
marcha el proceso del planeamiento debe complementarse con una
auditoría.
Lo anterior permite concluir que:
• La planeación y el control financieros como partes de la planeación
estratégica se materializan por medio de un presupuesto.
25
• El presupuesto es un completo plan financiero diseñado para
orientar al empresario hacia la consecución de las metas
propuestas.
Figura 2. Ubicación del presupuesto en el tiempo. Fuente: Del Río González (1995). Técnica presupuestal. p. 11
26
La figura 2 ubica el presupuesto en el tiempo y destaca la existencia
de información histórica de la cual no es factible prescindir al efectuar los
pronósticos; ello no implica que los hechos del pasado tiendan a repetirse.
Los datos históricos son trascendentales para la elaboración del presupuesto
ya que, por ejemplo, la evolución de las ventas dada en valores absolutos o
porcentuales puede constituir un parámetro a considerar en la proyección. El
presupuesto, que implica materializar los planes empresariales en
información cuantitativa y monetaria, es igualmente el cimiento de los
estados financieros proyectados y representa la base de la toma de
decisiones por cuanto permite prever las condiciones económicas de la
empresa en áreas como el endeudamiento, la situación de liquidez, la
naturaleza de las transacciones financieras y la movilización o rotación de los
fondos invertidos.
Definiciones
Existen muchas definiciones sobre presupuesto; al respecto Del Río
González, (1995) señala que: “La estimación programada, de manera
sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener
por un organismo en un periodo determinado”. (p. 3)
Por tal razón el buen empresario debe planear con inteligencia el
tamaño de sus operaciones, los ingresos y gastos, con la mira puesta en la
obtención de utilidades, cuyo logro se subordina a la coordinación y relación
sistemática de todas las actividades empresariales. Le compete además
instaurar procedimientos que no ahoguen la iniciativa de las personas y que
auspicien la determinación oportuna de las desviaciones detectadas frente a
los pronósticos, con el propósito de evitar que en el futuro las estimaciones
se reflejen en cálculos excesivamente pesimistas u optimistas.
27
El presupuesto y la gerencia
Según Hamilton Institute (1995), en el capitalismo la eficiencia y la
productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en
grado sumo de la planificación. La gerencia es dinámica si recurre a todos
los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado
de manera eficiente, genera grandes beneficios.
El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino
que debe recorrer la gerencia al encarar las responsabilidades siguientes:
• Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las
expectativas de los inversionistas.
• Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción,
distribución, finanzas y relaciones industriales) en pos de un
objetivo común mediante la delegación de la autoridad y de las
responsabilidades encomendadas.
• Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no
cubran con las metas que justificaron su implantación.
El presupuesto y el proceso de dirección
La función de los buenos presupuestos en la administración de un
negocio se comprende mejor cuando éstos se relacionan con los
fundamentos de la administración misma o sea, como parte de las funciones
administrativas: planeación, organización, coordinación, dirección y control.
28
La planeación y el control, como funciones de la gestión
administrativa, son rasgos esenciales del proceso de elaboración de un
presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección
permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de
alcanzar los objetivos.
Figura 3. El presupuesto y las funciones administrativas. Fuente: Hamilton Institute (1995). p. 15
29
El control presupuestario es el medio de mantener el plan de
operaciones dentro de unos límites razonables. Mediante él se comparan
unos resultados reales frente a los presupuestos, se determinan variaciones
y se suministran a la administración elementos de juicio para la aplicación de
acciones correctivas.
Sin presupuesto la dirección de una empresa no sabe hacia cuál meta
debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen
financiarse, puede ocurrir en la administración incorrecta de los recursos
económicos, no tiene bases sólidas para emplear la capacidad instalada de
producción y no tiene a su disposición la información requerida para medir el
cumplimiento de los objetivos. La ausencia de presupuestos imposibilita
cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a ventas, abastecimientos,
producción y/o utilidades.
Según investigaciones realizadas por el Instituto Hamilton, de los
Estados Unidos, el principal logro de los empresarios de grandes
corporaciones radicó en la participación activa de todos los niveles de la
administración en el proceso presupuestario. Destacaron sobre todo el
concurso de los supervisores y señalaron que lo importante era enseñar a los
mandos medios a “utilizar y comprender el presupuesto”.
Los autores consideran que cuanta más participación se dé al
personal administrativo y al personal operativo de la empresa, mejores serán
los resultados alcanzados, pues esto los motivará, se sentirán
autorrealizados y sin presiones asumirán el compromiso de alcanzar los
objetivos propuestos.
30
La figura 4 muestra las funciones administrativas y los elementos que
consulta la gerencia como soportes del trabajo presupuestario. En efecto,
son las personas, sus ideas y las tareas encomendadas los fundamentos de
la planeación.
Figura 4. Las funciones administrativas y los elementos básicos que arbitra la gerencia. Fuente: Hamilton Institute (1995). p. 17
31
Por lo general el proceso no es estático; es activo, dinámico, siempre
cambiante, cíclico y acorde con las circunstancias del entorno. El
presupuesto actúa en cada una de sus etapas o funciones. Prácticamente no
podría realizarse ninguna labor en la empresa, si antes no se define cómo,
por qué o para qué se efectuó y si no se cuenta con los recursos suficientes
para ejecutarla.
Para mayor precisión puede afirmarse que:
“Contrario a algunas opiniones, presupuestación no es sólo una
función financiera realizada por cada sección de presupuestos, el jefe de
finanzas, el auxiliar de contabilidad o el contador”. Éstos sólo registran e
informan los planes y los comparan con los resultados de la operación
ayudando a la administración a analizar, interpretar y reaccionar.
“Tampoco podría confundirse con un pronóstico elaborado por unos
pocos, si con ello queremos predecir eventos futuros o estimar la posible
demanda de los productos”.
Los gerentes de ciertas empresas en muchas ocasiones se quejan de
la inefectividad de sus presupuestos, sin considerar que éstos fueron
preparados por personal del departamento financiero y no por personal de
operación. Así, sus resultados son un juego de cifras superficiales en vez de
un presupuesto originado por el personal que tiene que ver directamente con
el problema.
32
La planeación y el presupuesto: ventajas y limitaciones
� Por la planeación
• Se piensa en todas las actividades que puedan realizarse en el futuro.
• Se integran políticas y decisiones que los directivos pueden adoptar
ante determinadas situaciones.
• Se fijan estándares en cuanto a la actuación futura.
• Se concretan las actividades y actuación del personal.
� Por el presupuesto
• Se determina si los recursos estarán disponibles para ejecutar las
actividades y/o se procura la consecución de los mismos.
• Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la
empresa.
• Se aplican estos estándares en la determinación de presupuesto
(materiales, de mano de obra y costos indirectos de fabricación).
• Se pondera el valor de estas actividades.
Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de
sus empresas obtendrán mayores resultados que aquellos que se lanzan a la
aventura de manejarlas sin haber previsto el futuro. Sus ventajas son
notorias:
33
• Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas
específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes
actividades que le fueron asignadas.
• La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas
y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos
cuidadosamente antes de tomar decisiones.
• De manera periódica se replantean las políticas si después de
revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para
alcanzar los objetivos propuestos.
• Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.
• Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los
recursos.
• Se crea la necesidad de ideas medidas para utilizar con eficacia los
limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.
• Es el sistema más adecuado para establecer “costos promedios” y
permite su comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la
administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo
para actuar con mayor efectividad.
• Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y
actividades de la empresa.
Además de sus ventajas, también tiene sus desventajas:
34
- Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia
de quienes los determinaron.
- Es sólo una herramienta de la gerencia. “Un plan presupuestario se
diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la
suplante”.
- Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus
beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo
cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en
su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del
mismo.
Clasificación de los presupuestos
Según Gutiérrez Marulanda (ob. cit), quien coincide con Paniagua
(1997), los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El
orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario.
35
El cuadro sinóptico presenta algunos de sus principales enfoques.
Clasificación
del presupuesto
1. Según la flexibilidad:
- Rígidos, estáticos, fijos o asignados.
- Flexibles o variables.
2. Según el periodo que cubran:
- A corto plazo.
- A largo plazo.
3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa:
- De operación o económicos.
- Financieros (tesorería y capital).
4. Según el sector en el cual se utilicen:
- Público
- Privado
� Rígidos, estáticos, fijos o asignados
Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez
alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones
que sucedan.
De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el
comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la
región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al
presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.
� Flexibles o variables
Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes
niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en
cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al
36
tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia
aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos
de fabricación, administrativos y ventas.
� A corto plazo
Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de
operaciones de un año.
� A largo plazo
En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las
grandes empresas. En el caso de los planes de gobierno el horizonte de
planeamiento consulta el periodo presidencial establecido por normas
constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan
suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de
empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los
servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del
mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha
ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.
� De operación o económicos
Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el periodo
siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un
estado de pérdidas y ganancias proyectado. Entre éstos podrían incluirse:
37
Ventas
Producción
Compras
Uso de materiales
Mano de obra
Gastos operacionales
� Financieros
Incluyen el cálculo de partidas y/o rumbos que inciden
fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja
o tesorería y el de capital, también conocido como de erogaciones
capitalizables.
• Presupuesto de tesorería
Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en
caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina
presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas
transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios
(ventas al contado, recuperadas de cartera, ingresos financieros,
redención de inversiones temporales o dividendos reconocidos por la
intervención del capital social de otras empresas) o con la salida de
fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas,
amortización de créditos o proveedores de pago de nómina, impuestos
o dividendos.
38
Se formula por periodos cortos: meses o trimestres. Es importante
porque mediante él se programan las necesidades de fondos líquidos
de la empresa. Cuando las disponibilidades monetarias no cubran las
exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudirá a créditos.
En caso contrario, será conveniente evaluar la destinación externa de
los recursos sobrantes y evitar su ociosidad.
• Presupuesto de erogaciones capitalizables
Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el
importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la
construcción o ampliación de edificios, y la compra de maquinaria y
equipos.
Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el
monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.
Terminada las obras será necesario comparar las estimaciones con
sus valores reales. Las tendencias inflacionarias deberán incorporarse
en los pronósticos de este tipo de inversiones. Además, se recomienda
ser cuidadoso al estimar los costos, tener en cuenta que no es viable
aplicar un índice universal de incremento de precios a todo tipo de
activos fijos y, por tanto, es necesario incorporar coeficientes de
inflación específicos atribuibles a la inversión de terrenos,
construcciones y bienes tecnológicos.
39
� Presupuestos del sector privado
Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de
las actividades empresariales.
Flujos de Caja
Ortiz Gómez (1994) expresa que el presupuesto de efectivo (flujos de
caja) tiene entre sus objetivos específicos:
• Presentar el proceso seguido para confeccionar el presupuesto de
efectivo, teniendo en cuenta las diferentes transacciones financieras
que originan la entrada y salida de fondos monetarios.
• Relacionar y explicar los factores a menudo consultados por la
gerencia financiera para formular la política de liquidez.
• Mostrar cómo inciden las estrategias y políticas adoptadas en el
mercadeo, la producción y las relaciones industriales sobre los flujos
monetarios.
• Establecer la importancia del presupuesto de efectivo en la definición
de la política de inversiones temporales cuando las previsiones de
tesorería arrojen excedentes de fondos líquidos, o para sentar las
pautas del financiamiento a corto plazo cuando los pronósticos de
flujos monetarios muestren la necesidad de recurrir a créditos a corto
plazo para respaldar situaciones de iliquidez temporales.
40
• Mostrar el proceso de elaboración del presupuesto de caja o de los
flujos de efectivo generado en los proyectos de inversión, el cual
constituye el soporte para realizar su evaluación económica.
• Resaltar las repercusiones de los flujos de fondos sobre los objetivos
financieros relacionados con la obtención de márgenes de utilidades
apropiados, elevados coeficientes de movilización de fondos y tasas
de rentabilidades favorables y atractivas para los socios o
inversionistas.
Marco conceptual
La respuesta coadyuvará a la solidificación financiera de las
empresas, lo cual se refleja en los resultados de liquidez y rentabilidad.
Las metas enunciadas son complementarias y por distintos caminos
auspician la conquista de una imagen empresarial positiva ante los diversos
públicos con quienes se intercambian bienes y servicios. En efecto, una
sincronización adecuada de los flujos de efectivo evitará la tenencia de
fondos excesivos, los cuales pueden orientarse hacia alternativas de
inversión temporal que reporten beneficios financieros adicionales. Además,
el apropiado planeamiento de las entradas y salidas de efectivo minimizará
las posibilidades de incurrir en saldos negativos o de disponibilidades
monetarias inferiores al mínimo fijado, ya que esto compromete la capacidad
de pago, propicia la pérdida de descuentos ofrecidos por los proveedores,
estimula la cancelación de intereses de mora a las entidades prestamistas y
afecta negativamente la estructura de costos y, por ende, los márgenes de
utilidad. En consecuencia la posesión de fondos innecesarios afecta la
rotación de la inversión, la escasez de fondos influencia los márgenes de
41
utilidad y, en ambos casos, el rendimiento experimenta deterioro. (Ortiz
Gómez, ob. cit).
El planteamiento de la tesorería no sólo incorpora los recaudos y las
obligaciones comerciales, financieras, tributarias y salariales, sino que
trasciende hacia metas de rentabilidad que evalúan constantemente los
inversionistas, que analizan con detenimiento las instituciones creadas para
el otorgamiento de créditos y empréstitos.
Ortiz Gómez (ibid) señala que la administración de las disponibilidades
monetarias constituye un punto medular de la gestión financiera, por cuanto
de ella dependen la planificación y el control de la inversión (CI), condiciona
las decisiones atinentes a los gastos (CG) asumidos para avalar el quehacer
comercial de las empresas y, como se demostrará a continuación, tiene
injerencia directa sobre las pretensiones financieras concernientes al margen
de utilidad, la movilización o rotación de los recursos invertidos y la
rentabilidad de la inversión.
42
Figura 5. Nexos de la política de liquidez y la rentabilidad de la inversión. Fuente: Ortiz Gómez (1994). Gerencia financiera un enfoque estratégico. p. 292.
El análisis del sector izquierdo de la gráfica muestra que la política de
inversión, sustentada en la posibilidad de arbitrar recursos aportados por los
socios o accionistas, suministrados por las agencias encargadas de proveer
créditos o derivados de la misma operación, se estimula o se contrae en la
medida que la empresa posea o no fondos en cajas y bancos, pueda
recuperar la cartera o redimir títulos valores caracterizados por vencimientos
a corto plazo. Cuando se posee recursos líquidos o es factible conseguirlos,
debido al prestigio alcanzado ante las instituciones crediticias o los
inversionistas, estará abonado el terreno para desarrollar un trabajo intensivo
en las áreas del control de calidad de los insumos (CCI), de los productos en
proceso (CPP) y de los productos terminados (CPT) para asegurar el
cumplimiento de los programas de mantenimiento y de producción (PM y PP)
43
y para comprometer esfuerzos orientados a la investigación de operaciones,
el estudio de las manifestaciones tecnológicas o el desarrollo y mejoramiento
de productos (PI, PT y DP). La existencia de una posición de liquidez
adecuada contribuirá a consolidar un sistema logístico (SL), eficiente, que
permitirá reducir el tiempo invertido entre las instancias del abastecimiento y
la comercialización. Cuando la venta es a crédito (CC), el ofrecimiento de
descuentos busca fortalecer la situación de liquidez, en tanto que la
concesión de plazos pretende vigorizar la comercialización. Cuando la venta
es de contado o se recupera la cartera, los fondos inicialmente disponibles
en forma líquida vuelven a ese mismo estado después de sufrir una serie de
transformaciones, lo cual se denomina flujo de fondos. La reiteración de este
flujo durante el periodo de planeamiento da lugar a la rotación de inversiones
(ventas/inversión promedia anual) que representa uno de los componentes
de la rentabilidad sobre la inversión. El diagnóstico practicado indica que una
sana situación de liquidez auspicia el alcance de los programas de
mantenimiento, abastecimiento, control de calidad, producción y venta y, por
consiguiente, coadyuva a la rotación de los itemes del capital permanente
(activos fijos) y del capital de trabajo.
La administración del efectivo, también llamada gestión de tesorería,
contempla la necesidad de fijar unos saldos mínimos de fondos monetarios
como mecanismo de control para tomar decisiones acerca de la consecución
de recursos adicionales, frente a los previstos o a la canalización externa en
forma de inversiones temporales.
44
Figura 6. Administración del efectivo: gestión de tesorería Fuente: Ortiz Gómez (1994). Gerencia financiera un enfoque estratégico. p. 2 294.
45
El esquema permite clarificar los criterios expuestos, así puede
apreciarse si el saldo final proyectado supera el saldo mínimo, el valor
excedente debe colocarse en inversiones temporales puesto que no se
justifica mantener fondos ociosos que, además de afectar el rendimiento de
la inversión global, tiene el agravante de la pérdida del poder adquisitivo
emanada de procesos inflacionarios.
Explica Ortiz Gómez (ob. cit) que el análisis del segmento derecho de
la gráfica muestra la trascendencia de las políticas de efectivo aplicables a la
planeación y el control de los costos y gastos. Sin duda, la cobertura
oportuna y cualitativa de los compromisos contraídos con el gobierno y las
entidades crediticias evitará la cancelación de impuestos e intereses
moratorios, el cumplimiento de las obligaciones contractuales con los
proveedores de bienes y servicios motivará descuentos, y el pago oportuno
de sueldos y salarios aliviará las presiones de tipo sindical. Como estos
aspectos tienen estrecha relación con la estructura de costos y gastos, la
situación de liquidez garantiza la minimización de los mismos, por cuanto la
tenencia de fondos monetarios permite el financiamiento de los diversos
compromisos adquiridos por la empresa. Además, la liquidez alimenta o
constriñe la ejecución de políticas sobre remuneración (política de salarios,
PS, y tasas salariales, TS) al endeudamiento (PE), manejo de la estrategia
promocional y publicitaria (EP) y abastecimiento (PA), de modo que una
apropiada sincronización de los flujos de efectivo promoverá el ofrecimiento
de precios especiales, descuentos en el proceso del aprovisionamiento y
concesiones tributarias por pronto pago, aspectos importantes para la
reducción de costos y el establecimiento de precios competitivos. De ahí
puede afirmarse que la liquidez ejerce efectos positivos sobre los costos, los
precios y los márgenes de utilidad (ventas x 100 / inversión total promedia)
que constituyen el segundo factor de la rentabilidad.
46
La correcta planificación del efectivo favorece el control de la inversión
y del gasto, fomenta la movilización rápida de los recursos invertidos,
estimula la obtención de altos márgenes de utilidad y nutre la rentabilidad. El
presupuesto de efectivo no se basa en criterios subjetivos, por tanto, deben
resaltarse los parámetros que permiten formular la política de liquidez.
A efecto de los aspectos teóricos que a continuación se transcriben se
tomó como base los conceptos emitidos por Ortiz Gómez (ob. cit.).
Política de liquidez: factores considerados
La política de liquidez se centra en el estudio de las variables que
afectan las entradas, las salidas y los saldos mínimos de efectivo. A
continuación se relacionan los factores que originan los recaudos y las
erogaciones monetarias.
Demanda de fondos monetarios
Las empresas deben poseer fondos monetarios para respaldar sus
transacciones normales, especular con los precios o para fines de
protección, debido a que contingencias como la inoportuna cancelación de
deudas por parte de los compradores alerta los pronósticos monetarios. Los
fondos disponibles para atender las transacciones se encauzan a la
cancelación de las deudas que surgen de la evolución normal de los
negocios. En el caso de la demanda especulativa, la tenencia de fondos
responde al interés de obtener beneficios provenientes de probables cambios
en los niveles de precios esperados, como ocurre cuando se predice el
aumento de los precios de las materias primas y las empresas proceden a la
adquisición anticipada de las mismas. Cuando se trata de la demanda por
47
cautela, las empresas mantienen un “colchón de seguridad” o reserva de
recursos líquidos con los cuales afrontar situaciones fortuitas como las crisis
de iliquidez temporales encaradas por clientes importantes, el imprevisto
incremento de precios impuesto por algún proveedor o el crecimiento de la
cartera morosa. Cuando más confiables son los flujos de fondos, tanto
menos necesario es el mencionado “colchón”, el cual genera cierto grado de
desconfianza respecto a la capacidad de pago de los deudores. La demanda
de recursos líquidos representa el soporte de lo que la teoría financiera
denomina saldo mínimo.
El saldo mínimo puede establecerlo la gerencia financiera con el
consumo de indicadores como: “porcentaje de compromisos previstos para el
siguiente periodo o “x días de producción”. También, por medio de acuerdos
con la banca, ésta les indica a las empresas el nivel mínimo de efectivo que
deben mantener en cuenta corriente.
El procedimiento se fundamenta en los siguientes criterios y fórmulas
de cálculo:
Criterios de cálculo
Valor promedio mensual de recursos consignados
por la empresa en el banco:
Reserva legal aplicada a las consignaciones (%):
Tasa de rendimiento del banco:
Costos pertinentes a cada una de las transacciones
(depósitos, transferencias, cheques):
Número de transacciones efectuadas en un
determinado periodo (mes):
V
%V
R
C1 a Cn
N1 a Nn
48
Fórmulas de cálculo
Rendimiento de la cuenta (RC) expresada en pesos:
Costo de la cuenta (CC):
(V - % V)R
SC x T
J=1
Si el costo total es menor que el rendimiento de la cuenta, ésta es
rentable y, en caso contrario, arroja pérdidas. El saldo mínimo se fijará en
aquel punto o nivel donde se equiparan el costo y la rentabilidad. Si la
empresa tiene abierta una línea de crédito permanente, el banco puede exigir
niveles superiores.
Cuando se fija un saldo mínimo acorde con los compromisos de pago
previstos para el periodo siguiente y tasado en función de parámetros como
n días de costos de producción, y de gastos operacionales o porcentaje de
las obligaciones comerciales, financieras, laborales y tributarias, es
imprescindible mantener disponibilidades monetarias con las cuales atender
los pagos, en tanto ocurre la recuperación de cartera. Además, tales
reservas protegen eventuales incumplimientos de compromisos asumidos
por los compradores.
Política crediticia
Si las pautas del crédito se centran en el otorgamiento de plazos,
cuanto mayor sea la flexibilidad más tardará la recuperación de la cartera, la
cual afecta la captación de fondos monetarios. Si, por el contrario, se recurre
a los descuentos por pronto pago, se fortalecerá la posición de liquidez. El
estudio de las variables que contempla la gestión crediticia indica que a toda
n
49
empresa le convendría vender de contado y comprar al crédito, ya que esto
implica poder efectuar negocios que reportan fondos líquidos con poder
adquisitivo actual y cancelar deudas mediante el uso de recursos con una
capacidad real de pago deteriorada por la influencia inflacionaria.
Costos particulares a la tenencia de fondos monetarios
Para establecer niveles de liquidez adecuados deben considerarse
tres tipos de costo: de oportunidad, de confianza y de abandono. Los costos
de oportunidad provienen del desaprovechamiento de opciones lucrativas de
inversión causado por la posesión de fondos líquidos ociosos. Estos costos
pueden ser el fruto de sostener en bancos saldos compensatorios
excesivamente altos, olvidando que la diferencia entre los altos saldos y el
mínimo debería canalizarse hacia inversiones en valores negociables, los
cuales serían liquidados con anticipación al momento en que surja su
utilización para pagos. Las empresas incurren en costos de confianza
cuando suponen la inexistencia de riesgos asociados con los flujos normales
de entrada y salida de efectivo, desconociendo que algunos compradores
pueden diferir los pagos o que acontezcan imprevistos aumentos en los
precios de los bienes y servicios adquiridos por la organización. Estos costos
se manifiestan en la cesación de los compromisos de pago, en la posterior
crisis del desabastecimiento, en la cancelación de intereses por mora, en
traumas productivos y en el declive de las utilidades. Los costos del
abandono corresponden al deficiente financiamiento del capital de trabajo por
parte de empresas que no tienen trayectoria en la utilización de créditos y
que conceden excesiva importancia a la autonomía financiera, como factores
estudiados por las entidades prestamistas para imponer trabas a la
concesión de créditos o empréstitos en beneficio de empresas que nunca
recurren a dichos servicios.
50
Para aliviar las presiones financieras causadas por los costos
descritos, debe contemplarse lo siguiente: reducción de plazos entre las
fechas de envío y recepción de remesas, traslado oportuno de fondos
recibidos a los bancos autorizados para pagar y disminución de pérdidas por
descuentos concedidos por pronto pago.
La gestión de tesorería debe evitar la saturación o la posesión de
fondos ociosos que pueden invertirse en títulos generadores de intereses y
eliminar la posibilidad de contar con fondos insuficientes, por cuanto la
insolvencia se expresa en restricciones de pagos.
Planificación de los compromisos de pago
Al elaborar los diferentes presupuestos (consumo de insumos, mano
de obra directa, gastos indirectos y gastos de administración y venta) se
tiene en cuenta una base acumulativa, sin interesar las pautas de pago
acordadas con quienes suministran bienes y servicios. Cuando se planifican
los ingresos y desembolsos moratorios, esta base se traduce en una base de
efectivo que incorpora las políticas crediticias instauradas por los
proveedores y las condiciones de amortización de créditos y empréstitos
convenidas con las organizaciones financieras.
El planteamiento de los desembolsos monetarios también debe incluir
la cancelación de impuestos de acuerdo con las pautas fijadas por las
autoridades tributarias y el reconocimiento de dividendos a los accionistas.
Cuando la empresa ejecuta un proyecto de inversión, o existe tal perspectiva,
si acude a fondos proporcionados por los socios o accionistas, deberán
incorporarse en los flujos de salidas de efectivo tópicos como la adquisición
de terrenos, la construcción de instalaciones y la compra de activos
51
depreciables. Emprender proyectos demandará la preparación de un flujo de
caja específico aplicable al mismo y que interprete el programa de
inversiones, así como la elaboración del presupuesto de efectivo atribuible a
la operación cotidiana de la empresa, de modo que los pronósticos auspicien
el seguimiento, el monitoreo y el control de los gastos, los costos y las
inversiones especiales.
Planeamiento de efectivo en proyectos de inversión
Para practicar la evaluación económica de cualquier proyecto no se
recurre al enfrentamiento de las utilidades y las inversiones exigidas para
provocarlas sino a los flujos de efectivo generado, también conocidos flujos
de producción. Para determinar la conveniencia o inconveniencia de las
inversiones es imprescindible considerar una base de efectivo, a la cual se
llega sumando las utilidades previstas, las depreciaciones y las
amortizaciones de diferidos. Este procedimiento es válido por cuanto las
depreciaciones y las amortizaciones, descontadas al calcular las utilidades
no representan salidas de efectivo.
Proceso de elaboración del presupuesto
La confección del presupuesto de efectivo debe partir del
conocimiento del valor existente al comienzo del periodo de planeamiento.
Para determinar las disponibilidades correspondientes a cada uno de los
subperiodos (meses, bimestres, trimestres), a este valor se le agregan las
entradas previstas, que incluyen las ventas de contado, la recuperación de
cartera, los intereses provenientes de inversiones en títulos valores
redimibles a corto plazo o de fondos depositados en cuentas que
proporcionan beneficios financieros, los dividendos reconocidos por
52
inversiones en otras empresas o la venta de activos fijos. La captación de
fondos monetarios también puede derivar de aportes de capital, de
empréstitos, de créditos a corto plazo o de la colocación de bonos en el
mercado.
Después de establecer los fondos monetarios disponibles, se estiman
las salidas de efectivo asociados con las diversas obligaciones que las
empresas contraen con quienes les suministran bienes, servicios y capitales.
Las erogaciones monetarias contemplan tópicos como la remuneración, la
cancelación de cuentas a los proveedores (agencias de publicidad,
papelerías, empresas que suministran insumos y repuestos), la amortización
de créditos, el pago de intereses, el reconocimiento de dividendos y la
cancelación de obligaciones por concepto de seguros, impuestos, servicios
públicos, servicio de vigilancia, contratos de mantenimiento, asesorías, etc.
Al deducir las salidas de efectivo de las disponibilidades calculadas
previamente (saldo inicial entradas) se obtiene el saldo final que, comparado
con el monto mínimo pretendido, conducirá a tomar decisiones sobre
inversión temporal externa cuando se pronostiquen excedentes o
financiamiento a corto plazo cuando el valor mínimo exigido supere el saldo
final calculado.
Los presupuestos constituyen fuentes de información más importantes
para pronosticar los flujos efectivos. Como se aprecia en el esquema
siguiente, el presupuesto de ventas alimenta los ingresos monetarios, el
presupuesto particular al consumo de insumos representa el soporte para
planificar las compras, el presupuesto de mano de obra directa contribuye a
programar los desembolsos monetarios por remuneración, y el presupuesto
de gastos indirectos de fabricación, además de otorgar datos a utilizar en el
53
cómputo de la nómina, aporta información valiosa para precisar las salidas
de efectivo relacionadas con los seguros, los servicios públicos y de
mantenimiento.
54
Esquema general aplicado a la presupuestación del efectivo
Conceptos Saldo inicial de efectivo
Fuentes de información Saldo final anterior
+
= -
= -
= -
=
Entradas de efectivo Ventas de contado: Recuperación de cartera: Intereses: Aporte de capital: Empréstitos a largo plazo: Préstamos a corto plazo: Monto de efectivo disponible Desembolso de efectivo Pago a proveedores: Cancelación de salarios: Cancelación de sueldos: Reconocimiento de comisiones: Impuestos: Dividendos: Amortización de deudas e intereses: Inversiones en activo fijo (F): Servicios publicitarios: Flujo neto de efectivo (FN) : Saldo mínimo deseado (SM) Sobrantes o faltantes de efectivo Inversión externa de los excedentes de efectivo (H): o Financiamiento externo (I): Saldo final de efectivo
Presupuesto de ventas Presupuesto de ventas (A) Inversión temporal (B) Plan de financiación (C) Plan de financiación (C) Plan de financiación (D) Presupuesto de compras y de producción (E) Presupuesto de producción Presupuesto de gastos de administración Presupuesto comercial Programación de pagos de carga tributaria Plan de distribución de las utilidades Programación de servicio de la deuda Plan estratégico Presupuesto comercial (G) Políticas internas o saldos Acordados con los bancos. Cuando FN > SM Cuando FN < SM
Fuente: González, Mª P. (2005) NOTAS:
(A) (B) (C) (D) (E) (F) (G) (H) (I)
Según el periodo de pago establecido por la empresa. Tiene relación con la colocación de fondos líquidos sobrantes en títulos valores redimibles a corto plazo. Cuando en el periodo analizado se contempla emprender proyectos (sustitución o ampliación de capacidad instalada, funciones o absorciones de empresas). Por lo general, responde a la tenencia de líneas de créditos a corto plazo. Consulta los periodos de pago fijados por los proveedores de materias primas, combustibles, papelería, repuestos, etc. Se aplica cuando la inversión se financia con aportes de capital. Según las pautas de pago establecidas por los medios de comunicación (radio, televisión, prensa, revistas) o las agencias publicitarias. Deben invertirse externamente los excedentes de efectivo para evitar su ociosidad (costos de oportunidad). Debe recurrirse al financiamiento externo cuando el flujo neto de efectivo no cubre el mínimo requerido por los bancos.
55
Modelo: Definición
A fin de formular el Modelo de Presupuesto de Tesorería,
considerando que un modelo es un paradigma, una herramienta conceptual,
la representación del conjunto de relaciones que describen un fenómeno.
(Posner, 2001), se reseñan dos autores, fundamentalmente para el diseño
del modelo.
En este sentido, Welsch (2005) señala dos métodos el Directo y el
Indirecto y por otra parte, el modelo económico de presupuesto de tesorería
propuesto por Sojo Campo (2003) se basa en el método Directo, con la
dinamicidad del mismo y en la necesidad de un ajuste exacto en su
desarrollo por ser objeto de un tratamiento especial, siendo necesario su
planificación y actualización cada mes, o incluso en periodos de tiempo
inferiores si la situación de la misma es crítica, llegando a controles
semanales o incluso diarios.
Plantea Sojo Campos (ob. cit) que cuando una empresa no tenga los
recursos suficientes para realizar dicho control de tesorería en tan corto
periodo de tiempo, deberá asegurarse de poseer unos excesos financieros
suficientes para que no se produzcan tensiones de tesorería.
En virtud de lo señalado, el citado autor presenta el Modelo de
Presupuesto de Tesorería que fue tomado y adaptado por la autora de este
estudio para elaborar la propuesta, con aspectos fundamentales tales como:
planeamiento de la tesorería, control de la inversión, Decisiones sobre los
gastos y en la administración del efectivo o gestión de tesorería
56
Glosario de Términos
Controlar: comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye
la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en
cuanto a variaciones y causas de las mismas.
Efectivo: Disponible en existencia en caja y bancos en un momento
determinado.
Entradas de efectivo: Recursos que ingresan a la empresa producto de las
operaciones de la misma.
Objetivos: metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de
la empresa. Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.
Políticas de Liquidez: serie de principios y líneas de acción que guían el
comportamiento hacia el futuro del manejo del efectivo en la organización.
Prever: determinar de manera anticipada lo que va a producir.
Saldo Inicial de Efectivo: Disponible en caja y bancos al comienzo de un
periodo determinado.
Saldo Final de Efectivo: Disponible en caja y bancos al finalizar un
determinado periodo.
Salidas de efectivo: Recursos utilizados para cubrir las erogaciones de la
empresa.
57
Sistema de Variables
Metodológicamente las variables constituyen la forma más expedita de
focalizar los aspectos de la realidad a ser investigada y evita desviar la
indagación a la búsqueda de información no relevante y poco útil para el
logro de las metas propuestas (Ramírez, 1993, p. 52).
Según Balestrini (1997) “las variables representan a los elementos,
factores o términos que pueden asumir diferentes valores cada vez que son
examinados, o que reflejan distintas manifestaciones según sea el contexto
en el que se presentan” (p. 36).
En los trabajos de investigación las variables se presentan
incorporadas en los objetivos específicos, motivo por el cual debe
identificarse y definirse conceptualmente. Por tal motivo, la definición
conceptual de la variable es la expresión del significado que el investigador le
atribuye y con ese sentido debe entenderse durante todo el trabajo.
58
Cuadro Nº 1
Identificación y Conceptualización de las Variables
Objetivos Específicos Variable Definición Conceptual
Diagnosticar la situación del
presupuesto de tesorería en
medianas empresas manu-
factureras ubicadas zona
industrial I y II de
Barquisimeto.
Presupuesto de
Tesorería
Instrumento que muestra los flujos de
entradas y salidas de efectivo, así como la
posición final, por subperiodo para un lapso
específico. Welsh (2005).
Describir los componentes
del presupuesto de Tesorería
en este tipo de empresas.
Componentes,
Presupuesto de
Tesorería
El presupuesto de Tesorería está
compuesto fundamentalmente por el flujo
de efectivo que se refleja en los resultados
de liquidez y rentabilidad, lo cual se mide a
través de la rotación de inversiones, ad-
ministración del efectivo o gestión de
tesorería y política de liquidez (Welsh,
2005).
Explicar los mecanismos de
control del presupuesto de
Tesorería en medianas em-
presas manufactureras objeto
de estudio.
Mecanismos
de control
Presupuesto de
Tesorería.
Control como proceso por medio del cual
las actividades de una organización
quedan ajustadas a un plan preconcebido
de acción y se ajusta a las actividades de
la organización (p. 122) Kohler (1980).
Formular el Modelo de
Control de presupuesto de
Tesorería para medianas
empresas manufactureras.
Modelo de
Control de
Presupuesto de
Tesorería.
Instrumento eficaz de gestión de efectivo
que permite determinar el flujo de efectivo
e identificar los potenciales problemas de
tesorería que pudiera tener la empresa
(Welsh, 2005).
Fuente: González, Mª P. (2005)
59
Definición Operacional:
Según Balestrini (1997) representa el desglosamiento de la variable en
aspectos más sencillos que permitan la máxima aproximación para poder
medirla y se agrupan bajo las denominaciones: dimensión, indicador y sub-
indicador si fuese necesario.
Operacionalización de las Variables
Variable Dimensión Indicadores Fuente Instrumento Presupuesto de Tesorería Componentes presupues to de Tesorería Mecanismos de Control Presupuesto de Tesorería Modelo de Presupuesto de Tesorería
Presupuestaria Presupuestaria Presupuestaria Presupuestaria
*Estimaciones previstas fondos disponibles caja, bancos y valores de fácil realización. *Consolidación transacciones rela-cionadas con entradas de fondos monetarios. *Transacciones salida de fondos líquidos. *Planeamiento de Tesorería. *Control de la inversión. *Decisiones atinentes a gastos. *Administración del efectivo o gestión de Tesorería. *Fijación saldos mínimos de fondos monetarios. *Inversiones temporales con excedentes. *Sincronización flujos de efectivo. *Planificación del efectivo. *Política de liquidez centrada variables que afectan la entrad, salidas y saldos mínimos de efectivo. *Localización modelo. *Estudio organizacional medianas empresas. *Objetivos del proyecto. *Planeamiento de la inversión. *Flujos netos del proyecto. *Factibilidad técnico financiera. *Estructura inversión y finan-ciamiento. *Programación amortización em-préstitos. *Pronóstico flujos de efectivo generales. *Cuantificación exigencia recursos liquidez.
Informantes claves. Marco muestral Documentos empresas objeto estudio. Marco muestral Informantes claves Marco muestral Documentos empresas objeto estudio. Informantes claves
Entrevista Cuestionario Observación directa Cuestionario Entrevista Cuestionario Observación directa Entrevista
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza de la Investigación
La naturaleza del tema de estudio determina el método a utilizar para
su abordaje, además de las técnicas e instrumentos de recolección de
información. A efecto de esta investigación se empleó el método deductivo,
mediante el cual se descompone la realidad (Propuesta de un Modelo de
Control de Presupuesto de Tesorería) en diferentes factores para obtener
novedosos conocimientos acerca de dicho objeto, constituyendo de este
modo la base fundamental de los enfoques epistemológicos analíticos
(positivismo) que en la práctica permite delimitar el problema en el tiempo, en
el espacio, en factores diversos que lo componen y de los cuales se tomaron
el presupuesto de caja o tesorería.
Tipo y Diseño de la Investigación
El estudio se ubica según su propósito en la modalidad de un proyecto
especial apoyado en una investigación de campo de carácter descriptivo, por
cuanto se centra en las propiedades del objeto y a través de ella se
determinó la situación de las medianas empresas manufactureras ubicadas
en la zona industrial I y II de Barquisimeto, estado Lara.
Sabino (1994) indica que es de campo, “ya que se refiere a los
métodos a emplear cuando los datos se recogen en forma directa de la
realidad mediante el trabajo concreto del investigador (p. 28).
61
El citado autor, señala que es descriptiva, dado que su preocupación
fundamental radica en describir las características de conjuntos
homogéneos y fenómenos observados.
La modalidad es de proyecto especial por cuanto según las normas de
la UFT (2005) “son trabajos que llevan creaciones tangibles, susceptibles de
ser utilizadas como soluciones a problemas demostrados, o que respondan a
necesidades e intereses de tipo cultural” y en el caso que se presenta se
elaborará un Modelo de Control de presupuesto de Tesorería para medianas
empresas ubicadas en la zona industrial I y II de Barquisimeto, estado Lara
Población
Según Sabino (ob. cit) la población es “...un conjunto de unidades que
constituyen el universo (p. 104). De igual manera Busot (1991) expresa que
“la población constituye el conjunto de elementos afines en una ó más
características, tomado como una totalidad sobre la cual se generalizan las
condiciones del investigador (p. 111).
La población de este estadio está conformada por sesenta (60)
medianas empresas ubicadas en la zona industrial I y II de Barquisimeto.
Muestra
Ramírez (1996) señala que “una muestra representativa estará
integrada por un grupo relativamente pequeño de una población que
presenta características semejantes de la misma” (p. 78).
62
En el caso de este estudio, el muestreo es probabilístico; por cuanto
cada uno de los elementos que integran la población tienen la misma
probabilidad de ser seleccionados y aleatorio simple para lo cual se empleó
una tabla de números aleatorios (Ramírez, ob. cit).
Para determinar el tamaño de la muestra que se designa por n, se
aplicó la siguiente fórmula:
n = gKEN
gNK22
2
)1( +−
Fórmula que permitió calcular el tamaño mínimo que se requiere de la
muestra, especificando el grado de confianza necesario.
E= error que resulta aceptable.
K= múltiplo de error de muestra elegido para alcanzar el grado de
confianza, por ejemplo una desviación normal, si K= 1 se obtendrá una
seguridad del 68,27% en 100 casos; si K= 2 el grado de confianza es del
55%; si K= 3 se obtendrá una seguridad del 99,73%.
N = tamaño de la población
ç = a la varianza poblacional
Aplicación de la fórmula:
E= 0.05
K= 2 (dado que 2 proporciona un nivel de confianza del 95%)
63
N= 60
ç = 0.0475
ç = error estándar poblacional
n = )0475.0.()2()05.0)(160(
)0475.0.()2(6022
2
+−x
n= 33,04,11 = 34,55
n = ≅ 35. La muestra quedó constituida por treinta y cinco (35)
medianas empresas ubicadas en la zona industrial I y II de Barquisimeto.
Técnicas de Recolección de Datos
Padua (1989) señala que:
...un instrumento de recolección de datos es cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos la información. La recopilación de datos remite al uso de técnicas para construir los instrumentos aproximados que permitan el acceso a la información requerida (p. 17)
Las técnicas en las que se incurrió para la recolección de la
información inherente al desarrollo de esta investigación fueron las
siguientes:
64
Observación Directa: mediante ésta se obtuvo una visión más clara
del problema y se determinó la situación real del marco muestral. Como
instrumento se empleó una guía de observación.
Entrevista: Padua (ob. cit) indica que:
... la entrevista es una forma específica de interacción social, que tiene por objeto recolectar datos para una indagación. El investigador formula preguntas estableciendo un diálogo peculiar donde una de las partes recoge información y la otra es la fuente de la misma, siendo el propósito de esta técnica conferenciar de manera informal sobre algún tema establecido previamente y, a la vez reunir datos de interés para el estudio (p. 28).
Por lo tanto, la entrevista que se llevó a cabo en la investigación fue
semi-estructurada y en consecuencia con el enfoque epistemológico y el
método de estudio que se asumió permitió que se escogieran informantes
claves en forma intencional.
A los fines de esta investigación se tomaron como informantes claves
a tres (3) representantes del contexto empresarial-financiero, bajo los
criterios que señala Martínez Míguelez (1999), “personas con conocimientos
especiales, estatus y buena capacidad de información” (p. 56).
Instrumento de Recolección de Datos
Con la finalidad de diagnosticar la situación del presupuesto de
tesorería en medianas empresas manufactureras integrantes del marco
muestral, se elaboró un instrumento consistente en un cuestionario tipo
encuesta contentivo de preguntas cerradas (dicotómicas Si – No) y de
selección múltiple que se aplicó a sujetos adscritos a medianas empresas del
sector manufacturero ubicadas en la zona industrial I y II de Barquisimeto.
65
Validación del Instrumento
Se realizó mediante el método de juicio de expertos, para lo cual se
seleccionaron dos especialistas en área de gerencia empresarial y un
metodólogo, a los cuales se les entregó una copia de la matriz de variables,
objetivos de la investigación para que determinen la claridad, la congruencia
de las preguntas y si miden lo que se pretende medir en la investigación
(Balestrini, 1997).
Confiabilidad del Instrumento
Se determinó la confiabilidad de los instrumentos aplicando el
Coeficiente de Confiabilidad Küder – Richardson (KR-20) el cual se emplea
cuando se utilizan preguntas cerradas.
La ventaja de este método reside en que no es necesario dividir en
dos mitades a los items del instrumento de medición, simplemente se aplica
la medición y se calcula el coeficiente (Hernández y otros, 1994).
Técnicas de Análisis de Datos
Para el análisis e interpretación de los datos se emplearon las propias
de la estadística descriptiva, por cuanto el análisis e interpretación de los
datos se efectuó tomando como punto de referencia las tendencias
porcentuales de las respuestas más significativas en relación a la percepción
de los sujetos de estudio sobre la propuesta del Modelo de Control de
presupuesto de Tesorería para medianas empresas manufactureras
ubicadas en la zona industrial I y II de Barquisimeto.
66
El análisis de los datos del cuestionario se vació en tablas
estadísticas, en donde se indicaron los índices porcentuales y luego se
ilustrarán en gráficas de barras, a fin de visualizar con mayor claridad los
resultados de la investigación.
De igual modo, el instrumento se sometió a juicio de tres (03)
expertos, quienes a través de sugerencias y recomendaciones permitieron
llegar a la versión final de dicho instrumento, determinándose posteriormente
la confiabilidad correspondiente.
Procesamiento de los Datos
Aplicado el cuestionario que constituyó la herramienta metodológica
principal para recabar la información inherente a la investigación de campo
que sirvió de soporte al proyecto especial que se presenta, se procedió a
tabular y a analizar los mismos, los cuales se vaciaron en tablas estadísticas
y se ilustraron mediante gráficas pastel.
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Con la aplicación de estos instrumentos se obtuvo información sobre
diversas sinergias que integraban el todo investigado, como señala Hurtado
de Barrera (1988) que permite tener una visión global del problema y en base
a ello formular la propuesta objeto de estudio.
68
Aplicado el Instrumento No- 3 el cual constituyó una herramienta
metodológica fundamental para recabar los datos inherentes a los objetivos
1, 2 y 3 , se procedió a vaciar las respuestas emitidas por el marco muestral
en tablas estadísticas en donde se aprecia el valor absoluto determinado por
las frecuencias de respuestas y el valor relativo por los porcentajes.
Tabla Nº 1
Item Enunciado SI NO
1
¿Cree usted que el presupuesto de tesorería es la base fundamental de una gestión eficaz del efectivo al ayudar a prever las brechas potenciales en el flujo de tesorería?
F 29
% 83
F 6
% 17
n = 35
Fuente: González, Mª P. (2005)
Gráfico 1.
83%
17%
SiNo
69
En el ítem 1 se evidenció que el ochenta y tres por ciento (83%) del
marco muestral considera que el presupuesto de tesorería es la base
principal de una gestión eficaz del efectivo que ayuda para créditos
potenciales del flujo de tesorería y el diecisiete por ciento (17%) restante
opinó lo contrario, del que se infiere que dicho presupuesto significa la
proyección futura de cobros y desembolsos en efectivo previstas en el curso
normal de los negocios.
Tabla Nº 2
Item Enunciado SI NO
2
¿Considera que el presupuesto de tesorería debe comenzar por una previsión de ventas?
F 33
% 85
F 6
% 15
n = 39
Fuente: González, Mª P. (2005)
Gráfico 2.
85%
15%
SiNo
70
En el ítem 2 se observó que el noventa y cuatro por ciento (85%) del
marco muestral considera que el presupuesto de tesorería debe comenzar
por una previsión de ventas y el seis por ciento (15%) restante respondió
negativamente, lo que significa que cada proyección de ventas conlleva una
cierta indeterminación, pero una proyección intuitiva como el volumen de
venta correspondiente al ejercicio previo ajustado a la inflación registrada,
para la elaboración del presupuesto de tesorería.
Tabla Nº 3
Item Enunciado SI NO
3
¿Cree que la fuente funda-mental del flujo de tesorería entrante en la empresa procede del cobro de las cuentas a cobrar y no de las ventas?
F 34
% 97
F 1
% 3
n = 35
Fuente: González, Mª P. (2005)
Gráfico 3. 97%
3%
SiNo
71
En el ítem 3 se evidenció que el noventa y siete por ciento (97%) de
los encuestados cree que la fuente fundamental del flujo de tesorería
entrante en la empresa proviene del cobro de las cuentas a cobrar y no de
las ventas y el tres por ciento (3%) restante opinó lo contrario, de lo que se
infiere que en realidad el efectivo resultante de una venta no entra a la
empresa hasta que ésta cobra las cuentas que representan los beneficios
originales de la venta.
Tabla Nº 4
Item Enunciado SI NO
4
¿Cree que las medianas empresas deben hacer programación de desembol-sos en efectivo que compren-dan pago de compras, pago de gastos operacionales y los pagos de la financiación ajena?
F 34
% 97
F 1
% 3
n = 35
Fuente: González, Mª P. (2005)
Gráfico 4. 97%
3%
SiNo
72
En el ítem 4 el noventa y siete por ciento (97%) del marco muestral
respondió afirmativamente y el restante tres por ciento (3%) negativamente,
lo que denota que la predicción de ventas también sirve de punto de partida
en el proceso de confección del presupuesto de tesorería.
Tabla Nº 5
Item Enunciado SI NO
5
¿Considera que la interven-ción de la proyección de desembolso en efectivo mide el efecto neto que cada mes tienen tales flujos sobre las reservas en metálico de la empresa?
F 35
% 100
F --
% --
n = 35
Fuente: González, Mª P. (2005)
Gráfico 5.
100%
0%
SiNo
73
En el ítem 5 el cien por ciento (100%) de los encuestados considera
que la interrelación de la proyección de desembolso en efectivo mide el
efectivo neto que cada mes tendrían tales flujos sobre las reservas en
metálico de la empresa, lo que significa que permite identificar el aumento o
disminución neto del efectivo que puede esperar cada periodo.
Tabla Nº 6
Item Enunciado SI NO
6
¿Cree que el establecimiento de una relación entre los saldos en efectivo y los flujos de efectivo entrantes y salientes permiten identificar los potenciales problemas de la empresa?
F 35
% 100
F --
% --
n = 35
Fuente: González, Mª P. (2005)
Gráfico 6.
100%
0%
SiNo
74
En el ítem 6 el cien por ciento (100%) de los encuestados considera
que al establecer las empresas manufactureras una relación entre los saldos
en efectivo y los flujos de efectivo entrantes y salientes previstos
mensualmente les permite identificar los potenciales problemas de la
empresa y tomar las previsiones pertinentes para solucionarlos.
Tabla Nº 7
Item Enunciado SI NO
7
¿Cree que la empresa puede reducir la necesidad de solicitar financiamiento exter-no, organizando mejor la periodicidad de sus cobros de clientes y desembolsos en efectivo?
F 35
% 100
F --
% --
n = 35
Fuente: González, Mª P. (2005)
Gráfico 7.
100%
0%
SiNo
75
En el ítem 7 el cien por ciento (100%) del marco muestral considera
que la empresa puede reducir la necesidad de solicitar financiamiento
externo organizando mejor la periodicidad de sus cobros de clientes y
desembolso de efectivo, lo que denota que esto puede lograrse mediante un
esfuerzo para acelerar los cobros de clientes o procesar los pagos con mayor
eficiencia.
En síntesis, el presupuesto no protege a la empresa de problemas de
tesorería, pero sirve a la dirección de como instrumento de control, de allí su
importancia para las empresas.
Instrumento Nº 1: Observación directa.
Matriz de Observación 2
Con esta matriz se suplió información relativa a los componentes del
presupuesto de tesorería.
Aspecto Observado Análisis Observación
Indicadores para
establecer saldo míni-
mo.
En este punto se constató que la gerencia en un
alto porcentaje de las empresas observadas
determina el saldo mínimo mediante indicadores
como porcentaje de compromisos previstos para el
siguiente periodo ó por días de producción.
Es en ocasiones importante que la gerencia
mediante acuerdos con la banca, ésta les indique el
nivel mínimo de efectivo que deben tener.
76
Matriz de Observación 3
Esta matriz está referida a los componentes del presupuesto de tesorería.
Aspecto Observado Análisis Observación
Planificación com-
promisos de pago.
Se observó que cuando se elaboran los
presupuestos del consumo de insumos, mano de
obra directa, gastos indirectos y gastos de adminis-
tración y venta en algunas ocasiones se toma en
cuenta una base acumulativa sin interesar las partes
de pago acordadas con quienes suministran bienes y
servicios. Por tal razón se considera que estas orga-
nizaciones siempre deben tener presente una base
acumulativa, dado que cuando se planifican los in-
gresos y desembolsos moratorios, esta base se
traduce en base de efectivo para suplir las políticas
crediticias de los proveedores y las condiciones de
amortización de créditos y empréstitos convenidas
con las organizaciones financieras.
77
La matriz de observación que a continuación se presenta, está referida al
objetivo específico Nº 3, el cual trata de la importancia del presupuesto de
tesorería.
Matriz de Observación 1
Aspecto Observado Análisis Observación
Administración del
efectivo o gestión de
Tesorería.
En este aspecto se observó que en las empresas
medianas del sector manufacturero existe la
necesidad de fijar saldos mínimos de fondos
monetarios como mecanismo de control para tomar
decisiones acerca de la consecución de recursos
adicionales para realizar inversiones temporales.
Por tal razón, estas empresas deben determinar si
el saldo final proyectado supera el saldo mínimo.
Esto se hace para no mantener fondos ociosos que
afecten el rendimiento de la inversión final y de esta
manera se aminora la pérdida del poder adquisitivo
como consecuencia de la inflación.
78
Instrumento Nº 2. Entrevista semi estructurada intencional
Matriz de Análisis Relacional 1
Aspecto a considerar
Informante Clave 1
Informante Clave 2
Informante Clave 3
Análisis Relacional
Importancia pre-
supuesto de
Tesorería (PdT)
para medianas
empresas manu-
factureras ubica-
das en la Zona
Industrial I y II de
Barquisimeto.
Considera impor-
tante el PdT por
cuanto se formu-
la con las esti-
maciones previs-
tas de fondos
disponibles en
caja, bancos y
valores de fácil
realización
Creo que el PdT
es relevante por-
que consolida di-
versas transac-
ciones relaciona-
das con la entra-
da de fondos
monetarios o con
la salida de fon-
dos líquidos oca-
sionados por la
congelación de
deudas, amorti-
zación de crédi-
tos o pagos de
nómina.
Considero que
es importante
porque mediante
el PdT se pro-
graman las ne-
cesidades de
fondos líquidos
de la empresa.
De lo señalado
por los informan-
tes claves se in-
fiere que el PdT
se formula con
las estimaciones
previstas de fon-
dos disponibles
en caja, banco y
valores de fácil
realización. Ade-
más consolida
las diversas tran-
sacciones relacio
nadas con las
entradas de fon-
dos monetarios o
con la salida de
fondos líquidos
ocasionada por
la congelación
de deudas, amor
tización en otros,
lo que denota la
importancia que
el PdT reviste
para este sector
empresarial.
79
Matriz de Análisis Relacional 2
Aspecto a considerar
Informante Clave 1
Informante Clave 2
Informante Clave 3
Análisis Relacional
Presupuesto de
efectivo como
instrumento para
lograr las metas
de liquidez traza-
das por la geren-
cia.
Considera que el
presupuesto de
efectivo es un
instrumento que
permite lograr la
movilización ple-
na de los fondos
emitidos, permi-
tiendo que la or-
ganización ob-
tenga altos nive-
les de liquidez y
rentabilidad.
Considera que
con el presu-
puesto de efecti-
vo se sincroni-
zan los flujos de
efectivo, lo que
evita la tenencia
de fondos exce-
sivos que pue-
den ser represen
tado hacia inver-
siones tempora-
les que produz-
can beneficios
adicionales a la
empresa.
Cree que el pla-
neamiento de
presupuesto de
efectivo es impor
tante porque no
permite la acumu
lación de fondos
innecesarios que
afecten la rota-
ción de la inver-
sión.
De la informa-
ción proporciona
da por los infor-
mantes clave se
infiere que el pre
supuesto de efec
tivo permite el
planeamiento
apropiado de en-
tradas y salidas
del efectivo, lo
cual minimizará
las posibilidades
de incurrir en sal
dos negativos o
disponibilidades
monetarias infe-
riores al mínimo
estipulado, lo
que afecta nega-
tivamente la es-
tructura de costo
y por consiguien-
te al margen de
utilidad.
80
Matriz de Análisis Relacional 3
Aspecto a considerar
Informante Clave 1
Informante Clave 2
Informante Clave 3
Análisis Relacional
El presupuesto
como fuente de
información para
pronosticar los
flujos de
efectivo.
Considera que el
presupuesto de
ventas es funda-
mental en las em
presas manufac-
tureras por cuan-
to alimenta los
ingresos mone-
tarios.
El informante cla
ve 2 opina que el
presupuesto al
consumo de in-
sumos constitu-
ye el soporte pa-
ra planificar las
compras, lo que
es importante pa
ra el sector ma
nufacturero.
Para el informan-
te clave 3 el pre-
supuesto de ma-
no de obra direc-
ta es uno de los
más relevantes
para el sector
manufacturero
por cuanto le per
mite a la geren-
cia programar
los desembolsos
monetarios por
remuneración y
el de mano de
obra indirecta su
ministra datos
para procesar
las salidas de
efectivo.
De la opinión
emitida por los in
formantes claves
se denota que
después de esta
blecer los fondos
monetarios dispo
nibles se esti-
men las salidas
de efectos aso-
ciados con las
obligaciones que
las empresas del
sector manufac-
turero objeto de
estudio contraen
con quienes les
suministran bie-
nes, servicios y
capitales. Este
presupuesto pro-
vee de informa-
ción valiosa a la
gerencia que le
permite tomar de
cisiones adecua-
das sobre la in-
versión temporal
externa a rea-
lizar.
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Efectuada la investigación de campo inherente al estudio se concluyó
que:
En las medianas empresas manufactureras ubicadas en la Zona
Industrial I y II de Barquisimeto se observó en relación al presupuesto de
Tesorería (PdeT) que en ocasiones se formula sin tener en consideración las
estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de
fácil realización, lo que significa que el PdeT es indispensable para este
sector empresarial que necesita de un instrumento para lograr las metas de
liquidez planificadas por la gerencia; dada la importancia que tiene
pronosticar los flujos de efectivo.
En cuanto a los componentes del presupuesto de tesorería en este
sector manufacturero destacan el uso de flujo de tesorería entrante que
procede del cobro de las cuentas a cobrar; la proyección de desembolsos en
efectivo que comprendan pago de compras; pago de gastos operacionales y
de financiación ajena, relación entre saldos en efectivo y flujo de efectivo
entrantes y salientes previstos mensualmente para identificar los potenciales
problemas de la empresa, reducción de la necesidad de financiamiento
externo.
En relación a los mecanismos de control se detectó que en este sector
manufacturero se emplea el método de fijación de saldos mínimos de fondos
82
monetarios como mecanismo de control conducente a una forma de
decisiones acertada.
Además, se determinó que algunas de estas empresas formulan
indicadores para establecer saldo mínimo, tales como porcentaje de
compromisos previstos para el periodo siguiente o por días de producción.
De igual manera, estas empresas planifican los compromisos de pago
en base a los presupuestos de consumo de insumos, mano de obra directa,
indirecta, gastos de administración y ventas.
Recomendaciones
A efecto de este trabajo se transcribe una sola recomendación a modo
de corolario:
Se recomienda a las medianas empresas manufactureras ubicadas en
la Zona Industrial I y II de Barquisimeto, poner en práctica el Modelo de
Presupuesto de Tesorería que se presenta, a fin de realizar un control de
tesorería eficiente y asegurarse de poseer unos excesos financieros
suficientes para que no se produzcan tensiones de tesorería.
CAPITULO VI
FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA
MODELO DE CONTROL DE PRESUPUESTO DE TESORERÍA PARA MEDIANAS EMPRESAS MANUFACTURERAS UBICADAS EN LA
ZONA INDUSTRIAL I Y II DE BARQUISIMETO
El modelo que se presenta se diseñó tomando como base un modelo
económico elaborado por Sojo Campos (2003) en el gobierno vasco, eusko
jaurlaritza aplicado a las Medianas Empresas con el objetivo de elaborar un
modelo de presupuesto de tesorería en el que la empresa establece la
previsión de entradas y salidas de dinero en un periodo de tiempo
determinado, para de esa forma prever si va a tener problemas de liquidez o
le va a sobrar dinero. (Sojo Campos, 2002).
Para ello, habrá que incluir en dicho modelo todas aquellas variables
de la empresa que supongan movimientos de dinero.
El presupuesto de tesorería se divide en dos grandes apartados:
entradas y salidas.
ENTRADAS: todas aquellas partidas que pueden suponer una entrada
de dinero en la empresa:
• Cobros de ventas: en este apartado se agrupan los cobros de las
ventas que se realizan o se tiene previsto realizar. Hay que tener en
84
cuenta que este concepto recoge tanto el importe de la venta como el
IVA repercutido correspondiente a dicha venta
• Crédito: recoge la entrada en el momento en el que una entidad
financiera pone a disposición de la empresa el dinero solicitado.
• Aportaciones de capital: las aportaciones realizadas al capital por los
nuevos socios, así como las aportaciones voluntarias u obligatorias
aprobadas por la Asamblea General, pueden suponer también una
entrada de tesorería en la empresa.
• Subvenciones: en este concepto se recogen los ingresos previstos
por subvenciones generales en el período.
• Otras entradas: recoge las entradas de tesorería por otros conceptos
no recogidos hasta el momento, como puede ser el cobro de seguros,
devolución de Hacienda por ingresos indebidos…
• Ingresos de ejercicios anteriores: este apartado recoge los ingresos
por todos los conceptos de entradas, fundamentalmente por cobro de
ventas, procedentes de ejercicios anteriores.
Luego de determinados todos los conceptos de entrada, se realiza la
suma de todas las cantidades con el objetivo de ver el total de bolívares que
va a ingresar la empresa en el período para el que se está haciendo la
previsión de tesorería.
Es importante acotar que cada empresa deberá valorar la necesidad o
no de abrir otros conceptos de entradas de dinero, o de eliminar alguno de
85
los expuestos con el objeto de tener el presupuesto de tesorería que más se
ajuste a las características de la empresa.
SALIDAS DE TESORERÍA
Cada empresa deberá prever en el presupuesto de tesorería todas las
salidas de dinero que se le van a producir.
• Pagos a proveedores: se recogen los pagos por las compras de
materias primas y trabajos del exterior, incluyendo el I.V.A. soportado,
que ha realizado ya la empresa o que tiene previsto realizar.
• Pagos de personal: en este apartado la empresa debe abrir tantos
subapartados como sean necesarios para recoger los diferentes tipos
de salida de dinero que se producen por las personas que trabajan en
la misma: salarios netos mensuales, pagas extras, pagos al Seguro
Social y conceptos que estipule la organización.
• Electricidad: se recogen los pagos por la utilización de la energía
eléctrica, el cual es mensual.
• Comunicaciones: este concepto agrupará todos los pagos que
realiza la empresa por el uso del teléfono, correos, internet y otros.
• Varios: aquellos conceptos de pago que no hayan sido tenidos en
cuenta por separado, tales como el abono de reparaciones, seguros,
tributos, material de oficina…que al no ser conceptos que por sí
mismos supongan una gran cuantía, se puede optar por agruparlos.
86
• Gastos financieros: recogerá este apartado todos aquellos pagos
relacionados con los gastos financieros que puede tener la empresa
(descuento de efectos, gastos de intereses de préstamos…). Puede
ser necesario a veces desagrupar dichas partidas con el objeto de
simplificar su cálculo para realizar la previsión.
• Devolución de préstamos: este concepto recoge los pagos del
principal de los préstamos que tiene la empresa, esto es, la parte de
amortización, ya que el pago de los intereses se ha contemplado en el
apartado anterior. Sin embargo, para muchas empresas puede ser
más sencillo abrir una partida única de “préstamos” en la que se recoja
el total de cuota a pagar al banco (amortización + intereses).
• Pago de inversiones: se recoge el pago de las inversiones
realizadas. Conviene tratarlas de forma separada del pago a
proveedores.
• SENIAT Acreedor por I.V.A.: en este epígrafe se realiza la previsión
del pago de I.V.A.
Una vez expuestos todos los conceptos que suponen una salida de
tesorería, recogemos el total de bolívares que va a pagar la empresa.
Conviene volver a recordar que cada empresa valorará la necesidad o no de
abrir otros conceptos de salidas de dinero.
Una vez obtenido el total entradas y el total salidas, se hará la
diferencia, que supondrá la generación de tesorería de la empresa para el
período o las necesidades, dependiendo de si el resultado ha sido positivo o
negativo.
87
Recoger una casilla con el saldo anterior, para calcular el nuevo
saldo de tesorería resultante en el proceso de previsión.
Por ejemplo:
Teniendo en cuenta todo lo expuesto se propone el siguiente modelo
para realizar la previsión de tesorería:
Dirección
Finanzas Staff de apoyo
Subunidad 1 Subunidad 2 Subunidad 3
Fuente: Sojo Campos (2002) p. 63.
Cada subunidad se asemeja a empresas independientes que son
coordinadas y controladas por la dirección general para evitar que surjan
problemas como en las burocracias.
Con este modelo se logra:
• Mejorar la coordinación de los objetivos en cada división.
• Liberar a la alta dirección permitiéndole prestar más atención al largo
plazo (nuevas estrategias).
• Permitir buena formación de futuros miembros de la alta dirección (se
refiere a los gerentes de cada subunidad).
88
PRESUPUESTO DE TESORERÍA de ____________________________
CONCEPTOS Enero Febrero Marzo Abril Mayor Junio Julio Agosto Septbre Octbre Novbre Dicbre Pendiente ENTRADAS: Cobros de ventas Créditos Aportaciones de capital Subvenciones Ingresos ejercidos anteriores Otras entradas TOTAL ENTRADAS SALIDAS: Pagos a proveedores Pagos a personal Electricidad Comunicaciones Varios Gastos financieros Devolución de préstamos Pago de inversiones Devoluciones de capital H.P. Acreedora por I.V.A. H.P. Acreedora por Imp. Soc. TOTAL SALIDAS DIFERENCIA SALDO ANTERIOR NUEVO SALDO
89
De todas formas, muchas veces resulta necesario realizar otra serie
de cuadros para controlar la tesorería de la empresa.
Consideraciones generales al presupuesto de tesorería
Es conveniente tener en cuenta una serie de consideraciones
generales cuando se realiza el presupuesto de tesorería de las empresas
medianas manufactureras ubicadas en la Zona Industrial I y II de
Barquisimeto.
Previsiones de tesorería en el tiempo:
En el siguiente cuadro se recogen los distintos presupuestos de
tesorería que se deben realizar, ya que cada uno de ellos cumplirá un
objetivo distinto:
SISTEMA PRESUPUESTARIO DE TESORERÍA Presupuesto de Tesorería
Horizonte temporal
Detalle del presupuesto
Fuente de información
Objetivo del presupuesto
Revisión del Presupuesto
Anual 1 año Mensual Presupuestos generales de la empresa.
Anticipar las principales ne cesidades fi-nancieras del ejercicio a ni-vel global pa-ra tomar deci-siones a me-dio plazo.
Semestral
Trimestral 3 meses Quincenal o semanal
Programa de abas tecimientos. Registro de ven-tas a clientes y previsión de pa-gos de las com-pras realizadas.
Anticipar la tesorería so-bre datos más próximos para tomar de cisiones a cor to plazo.
Mensual
Mensual 1 mes Semanal o diario
Facturación reali-zada. Compromisos de pagos ciertos.
Disponer de los fondos en las cuentas que convenga
Semanal
Adaptado de: Sojo Campos (2003) p. 66
90
Hay que incidir en que la necesidad de realizar las previsiones de
tesorería con más o menos periodicidad va a depender de los recursos de
los que disponga la empresa. En este sentido, para una mediana empresa
puede ser muy complejo y costoso realizar una previsión mensual de
tesorería en la que se realice hasta un desglose diario.
Como ya se ha planteado, para este tipo de empresas resultará más
conveniente disponer de unos recursos excedentarios suficientes para no
tener tensiones de tesorería a lo largo del año y así no tener que destinar
excesivos recursos para realizar un control presupuestario tan extenso.
De todas formas, hay que tener en cuenta que dicha planificación es
necesaria si la empresa no tiene los recursos de tesorería suficientes para
poder descuidar, en cierto grado, dicho control.
Control previsto-real:
Esto es debido a que la tesorería es el reflejo del resto de variables
económicas de la empresa. Por lo tanto, las acciones correctoras que
demandan determinadas situaciones deberán ser planteadas desde
diferentes planos de la empresa. Así, cuando se trata de corregir una
desviación coyuntural la solución será puramente financiera, pero cuando se
trate de corregir una desviación originada por causas estructurales habrá que
actuar en el ámbito de la cuenta de explotación, esto es, en los ingresos y los
costos.
La previsión de tesorería se realiza, por lo tanto, para gestionar los
recursos, o la falta de ellos, de la mediana empresa.
91
Búsqueda de soluciones duraderas:
Antes de concluir con estas reflexiones sobre el presupuesto de
tesorería, conviene reiterar en la idea de que la tesorería no es una variable
de gestión en sí misma. Ahora bien, conviene generar y disponer de los
recursos suficientes que permitan focalizar la gestión de la empresa en otras
variables que realmente ofrezcan rentabilidad a la empresa.
Cuando se presenten los problemas de tesorería habrá que buscar el
origen de los mismos, analizar la posible duración del problema, y por último,
buscar soluciones al problema, pero no con el fin de solucionar dicho
problema puntual de tesorería, sino para que la solución se mantenga en el
tiempo.
Control de cobros
Una de las tareas más importantes no sólo desde el punto de vista de
la tesorería, sino también desde el punto de vista de la gestión de la
empresa, es la gestión y control de cobros a los clientes. Toda persona
dedicada al control de la tesorería de la empresa tiene que tener siempre
presente que los impagados suponen un gasto para la empresa, muchas
veces irrecuperable.
Por lo tanto, con el fin de llevar un correcto control del cobro a los
clientes se propone el siguiente modelo:
92
COBROS PENDIENTES de ______________________
Descuento de efectos Cobro CLIENTE Número
Factura Importe Total Fecha Importe Banco Fecha Importe
Adaptado de: Sojo Campos (2003) p. 68
En este modelo se llevará un control de los cobros de todas y cada
una de las facturas emitidas. Se abrirá una línea por cada factura, indicando
el cliente al que se le ha emitido y el importe total de la misma.
Para llevar el control de cobros, se indicará, caso de realizarse el
mismo directamente, la fecha y el importe a cobrar. A veces, se tiene
93
negociado con el cliente un cobro aplazado de las facturas, por lo que se
debe abrir tantas columnas de cobro como plazos se hayan pactado,
indicando la fecha y el importe de cada uno de ellos.
De esta forma se podrá volver al presupuesto de tesorería visto
anteriormente, la previsión de cobros a clientes.
Se ha abierto en el modelo la posibilidad de recoger el descuento de
efectos. Para ello se indicará la fecha de descuento, el importe descontado y
el banco en el que se ha realizado la operación.
Así, se volcará al presupuesto de tesorería las cantidades a descontar
en vez de las fechas de cobro. La diferencia entre las cantidades
descontadas y las cantidades a cobrar proporcionarán el dato de riesgo
descontado que se tiene con cada cliente y el total.
Control de pagos a proveedores
Algo similar se puede plantear a la hora de establecer un control de
los pagos a realizar a los proveedores.
En dicho modelo se registra cada factura recibida, indicando el
proveedor y el importe. Se indicará también el número de factura asignado
internamente a cada factura recibida. Además, para realizar el presupuesto
de tesorería será necesario indicar la fecha de pago. Resultará conveniente
indicar también el banco donde se va a realizar el abono para realizar la
previsión de saldo de dicha entidad.
94
Así, teniendo en cuenta lo dicho, un modelo sencillo de control de
pagos a proveedores podría ser el siguiente:
PAGOS PENDIENTES de ______________________
Pago ACREEDOR Número
Factura Importe
Total Fecha Banco Importe
Adaptado de: Sojo Campos (2003) p. 70
Control de pagos a Hacienda por I.V.A.
Es interesante realizar también un cuadro para calcular los pagos de
I.V.A. (de acuerdo a lo que se estipula para las empresas de determinada
95
dimensión), que posteriormente se incorporarán al presupuesto de tesorería.
El mismo recogerá las siguientes partidas:
• SENIAT I.V.A. Repercutido: recoge el I.V.A. que va a repercutir la
empresa, independientemente de que lo haya cobrado o no. Hay que
tener en cuenta que el I.V.A. se repercute en el momento de hacer la
factura, por lo que el cálculo del I.V.A. repercutido se determina según
la facturación realizada, o que se prevé realizar cada mes.
• SENIAT I.V.A. Soportado: en este caso se tendrá en cuenta el I.V.A.
soportado por la empresa, el cual se genera en el momento en el que
le hacen la factura, independientemente de cuándo se vaya a pagar.
• Diferencia: una vez previsto el I.V.A. repercutido y el I.V.A. soportado,
se calculará la diferencia, la cual, si arroja un saldo positivo, indicará la
cantidad a ingresar en el SENIAT, y si da un resultado negativo,
ofrecerá la cantidad a deducir en el siguiente período impositivo
(conviene recordar que solamente se puede solicitar la devolución de
dichas cantidades en la declaración-liquidación anual).
• Pagos a SENIAT: se incluye esta fila por el momento de tiempo
diferente que existe entre la generación de la diferencia entre el I.V.A.
repercutido y el I.V.A. soportado, y el momento de presentar la
declaración-liquidación y efectuar el abono del resultado. Con estas
indicaciones, el modelo propuesto es el siguiente:
96
PAGOS POR I.V.A de ____________________________
CONCEPTOS Enero Febrero Marzo Abril Mayor Junio Julio Agosto Septbre Octbre Novbre Dicbre Pendiente Seniat I.V.A. Repercutido Seniat I.V.A. Soportado Por Compras Por Gastos Generales Por Inversiones Total Seniat I.V.A. Soportado DIFERENCIA
Pago Seniat Acreedora por IVA
Adaptado de: Sojo Campos (2003) p. 72
97
Control de pagos de personal
Cuando se exponía el modelo de presupuesto de tesorería, a la hora
de recoger los pagos de personal, se decía que se debían abrir tantos
subapartados como fuera necesario para recoger los diferentes tipos de
salida de dinero que se vayan a producir relacionados con el personal de la
empresa.
Si se quiere que el presupuesto de tesorería no se haga muy extenso,
se puede hacer tal y como se recogía en el modelo de presupuesto de
tesorería, una única línea para los pagos por el concepto de personal.
Para trabajar de dicha forma, puede ser necesario crear otro
documento para prever y controlar los distintos pagos por el concepto de
personal. En el mismo se recogían las siguientes partidas:
• Líquido a pagar a cada trabajador y total del mismo.
• Pago al Seguro Social por las cotizaciones tanto de la empresa como
de los trabajadores.
Así, en la última fila de este documento se recogerá la cantidad total a
pagar por personal, que se trasladará al presupuesto de tesorería.
El modelo a utilizar tendría la siguiente forma:
98
PAGOS DE PERSONAL de ____________________________
CONCEPTOS Enero Febrero Marzo Abril Mayor Junio Julio Agosto Septbre Octbre Novbre Dicbre Pendiente Trabajadores: Trabajador 1 Trabajador 2 ... Trabajador n Total líquido trabajadores Pago Seguro Social
TOTAL PAGOS PERSONAL
Adaptado de: Sojo Campos (2003) p. 74
99
Control de las cuentas financieras
Dependiendo del número de entidades financieras con las que trabaje
la empresa, será más o menos complicado llevar el control de las diferentes
cuentas corrientes que se tengan contratadas.
Para llevar un control de todas ellas puede ser interesante generar un
modelo que permita conocer en todo momento la situación en la que se
encuentran todas y cada una de las cuentas.
En el mismo, se recogerán todas las cuentas corrientes que tenga la
empresa, y se podrá incluir también el control de la caja. Así, se apuntará el
saldo anterior y los movimientos previstos de cargar y abonar, con lo que se
obtendría el saldo final previsto tanto de la caja como de cada una de las
cuentas financieras.
Con esta información, se estaría en disposición de realizar los
movimientos bancarios necesarios entre las distintas cuentas para no tener
números rojos en ninguna de ellas.
Fecha: CUENTAS de _________________________
Pendiente de ENTIDAD FINANCIERA
Saldo Anterior Ingresar Descontar
Saldo Final Previsto
Caja Banco 1 Banco 2 ... Banco N TOTAL
100
Cobertura de las necesidades de tesorería
Cuando se habla de las previsiones de tesorería en el tiempo, se dice
que habrá medianas empresas a las que les resulte más conveniente tener
unos recursos financieros suficientes para no tener problemas de tesorería y
poder realizar el control de tesorería de una forma más relajada.
Sin embargo, no siempre es posible tal situación, ya sea por una
reducción de ventas, un retraso en los cobros, un aumento de los costos, los
procesos de inversión o los tan indeseables impagados, se puede encontrar
la empresa con situaciones en las que el saldo de tesorería va a tener un
importe negativo.
En tales casos habrá que gestionar en mayor medida las previsiones
de tesorería, para analizar en qué momentos concretos dicho saldo va a ser
negativo y se va a tener que disponer de los recursos financieros adicionales
para cubrir dichas carencias.
Una herramienta a utilizar para los problemas coyunturales de
tesorería, esto es, los problemas que se plantean en el corto plazo, puede
ser la utilización de las llamadas cuentas de crédito. En las mismas se
negocia con una entidad financiera la posible disposición de cantidades
hasta un tope, y la misma cobraría los intereses sobre las cantidades
dispuestas.
Esta puede ser una buena solución para dichos problemas
coyunturales al pagar solamente intereses sobre el capital dispuesto,
siempre y cuando el costo de los mismos no sea excesivo frente a otro tipo
de soluciones (préstamos, descuentos de efectos...).
101
Otra solución a utilizar será la de descontar los efectos que se hayan
negociado con los clientes. Cuando se establece una forma de cobro
aplazada, se puede fijar que la misma se realice a través de algún
documento cambiario (letras, pagarés...). Así, dichos documentos podrían ser
descontados en caso de necesidad, es decir, cobrados por anticipado a
cambio de un tipo de interés.
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A N E X O S
105
ANEXO A
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS
106
Estimado Señor (a): Se le agradece responder con objetividad las preguntas
que a continuación se le formulan. Este instrumento sólo será utilizado con
fines académicos.
Instrucciones: Marque con una equis (x) la alternativa que considere
correcta.
Item Nº
Enunciado Si No
1 ¿Cree usted que el presupuesto de tesorería es la base fundamental de una gestión eficaz del efectivo al ayudar a prever las brechas potenciales en el flujo de tesorería?
2 ¿Considera que el presupuesto de tesorería debe comenzar por una previsión de ventas?
3 ¿Cree que la fuente fundamental del flujo de tesorería entrante en la empresa procede del cobro de las cuentas a cobrar y no de las ventas?
4
¿Cree que las medianas empresas deben hacer programación de desembolsos en efectivo que compren-dan pago de compras, pago de gastos operacionales y los pagos de la financiación ajena?
5
¿Considera que la intervención de la proyección de desembolso en efectivo mide el efecto neto que cada mes tienen tales flujos sobre las reservas en metálico de la empresa?
6
¿Cree que el establecimiento de una relación entre los saldos en efectivo y los flujos de efectivo entrantes y salientes permiten identificar los potenciales problemas de la empresa?
7
¿Cree que la empresa puede reducir la necesidad de solicitar financiamiento externo, organizando mejor la periodicidad de sus cobros de clientes y desembolsos en efectivo?
107
ANEXO B
MATRIZ DE VALIDACIÓN JUICIO DE EXPERTO
108
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
Revisión y Validación del Instrumento Diseñado
Apellidos y Nombres: _______________________________________
Título que posee: __________________________________________
Especialidad: ______________________________________________
Lugar de trabajo: ___________________________________________
Cargo que desempeña: _____________________________________
Instrucciones
Se le presenta el siguiente instrumento con una serie de itemes, los cuales
serán marcados con una X dentro del cuadro.
SI No, si el item reúne o no las características de aplicación para
el estudio propuesto y las observaciones que a bien tenga realizar al
respecto.
109
Planilla de Validación
Congruencia Claridad Tendenciosidad Nº de items
Si No Si No Si No Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
Nota: Los expertos al hacer la validación recomendaron re-redactar
los ítem 3, 5 y 7 para una mejor comprensión y claridad.
Consideraron que los items restantes cumplían con los requisitos de
congruencia, claridad y tendenciosidad.
110
ANEXO C
GUÍA DE OBSERVACIÓN
111
GUÍA DE OBSERVACIÓN
No- PARTICIPANTE
UNIDAD:
PROCESO O ACTIVIDAD OBSERVADA:
FECHA:
ASPECTO OBSERVADO RESULTADOS
- Indicadores para establecer
saldo mínimo.
- Planificación compromisos de
pago.
- Administración del Efectivo o
Gestión de Tesorería.
112
ANEXO D
GUÍA DE ENTREVISTA
113
GUÍA DE ENTREVISTA
ENTREVISTAS NO ESTRUCTURADAS
CARGO DEL INFORMANTE:
DEPENDENCIA:
FECHA:
TEMAS
- Importancia presupuesto de Tesorería (PdT) para medianas empresas
manufactureras ubicadas en la Zona Industrial I y II de Barquisimeto.
- Presupuesto de efectivo como instrumento para lograr las metas de
liquidez trazadas por la gerencia.
- El presupuesto como fuente de información importante para
pronosticar los flujos de efectivo.
- Componentes del Presupuesto de Tesorería que permiten alcanzar la
efectividad del control del efectivo.
![Trabajo Final - Grupal Proyecto - T77[1]](https://static.fdocuments.mx/doc/165x107/577c82041a28abe054af1450/trabajo-final-grupal-proyecto-t771.jpg)
