M.C. David Martínez López Administración. Definición: “Es el proceso de diseñar y mantener un...

M.C. David Martínez LópezAdministración

Definición: “Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando en grupos de manera eficiente alcancen objetivos seleccionados.”

La Administración se origino en las primeras civilizaciones.

1)Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.2)La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.3)Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.4)La intención de todos los administradores es la misma: generar un superávit.5)La administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.


Organizaciones: Un grupo de personas que trabajan en común para generar un superávit.Funciones de los Administradores:

1)PLANEACION2)ORGANIZACIÓN3)INTEGRACION DE PERSONAL4)DIRECCION5)CONTROL

La Administración lo que busca es el éxito de cualquier organización logrando tener una mayor productividad con una mayor eficiencia, además de ser eficaz.

Productividad: consiste en producir mas y menores satis factores con igual y menos recursos.

Eficacia: es el hecho de lograr las metas.

Eficiencia: es la relación entre los insumos y productos, cuya meta es minimizar el costo de los recursos utilizados.


Cuatro habilidades que un Administrador deberá poseer para un mejor desempeño.

Habilidad Técnica: es el conocimiento o dominio de una determinada especialidad en una área.

Habilidad Humana: la capacidad de trabajar con otras personas tanto de forma individual como en grupo.

Habilidad Conceptual: es la habilidad para pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas. Contemplar la organización como un todo y las relaciones entre sus diversas sub-unidades.

Habilidad de Diseño: consiste en crear soluciones a los problemas ó situaciones que se presenten.


ADMINISTRACION

¿CIENCIA O ARTE?

La practica de la administración es un arte, el conocimiento organizado que les sigue de fundamento a esa practica se le puede llamas ciencia.

En este contexto, ciencia y arte no son mutuamente excluyentes, sino complementarios.

Enfoque operacional o del proceso

El enfoque de procesos, u operacional, de la teoría y ciencia de la administración reúne el conocimiento pertinente de la administración relacionándolo con el trabajo administrativo.


CONOCIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, METAS DE LOS RECLAMANTES Y USO DE LOS INSUMOS

Planeación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control

PARA GENERAR PRODUCTOS

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Variables e información externas1.-Oportunidades

2.-Restricciones

3.-Otras

Insumos meta de los demandantes1.-empleados2.-consumidores3.-proveedores4.-accionistas5.-gobiernos6.-comunidad7.-otros

Insumos1.-humanos2.-capital3.-administrativos4.-tecnológicos

Productos

1.-bienes2.-servicios3.-ganancias4.-satisfacción5.-integración de metas6.-otros


Planeación:Procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, esto es, elegir entre alternativas de futuros cursos de acción.

Pasos de la planeación

a) Corto plazo

b) Mediano plazo

c) Largo plazo


8

7

6

5

4

3

1

2

ATENCION A LAS OPORTUNIDADES

A la luz de:° Mercado° Competencia° Deseos de los clientes° Nuestras fortalezas° Nuestras debilidades

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O METAS° Dónde quisiéramos estar y qué deseamos hacer y cuando

CONSIDERACIÓN DE PREMISAS DE PLANEACIÓN° ¿En qué condiciones (internas o externas) operarán nuestros planes?

IDENTIFICACIÓN DE ALTERNATIVAS° ¿Cuáles son las alternativas más promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos?

COMPARACIÓN DE ALTERNATIVAS CON BASE EN LAS METAS PROPUESTAS ° ¿Qué alternativa nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores ganancias?

ELECCIÓN DE UNA ALTERNATIVA° Selección del curso de acción que seguiremos

FORMULACIÓN DE PLANES DE APOYOComo planes para:° Compra de equipo° Compra de materiales° Contratación y capacitación de empleados° Desarrollo de un nuevo producto

CONVERSIÓN DE PLANES EN CIFRAS MEDIANTE LA REALIZACIÓN DE PRESUPUESTOS° Desarrollo de presupuestos como:° Volumen y precio de ventas° Gastos de operación necesarios para los planes ° Inversión de bienes de capital


Propósitos o Misiones

En la misión o propósito se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de esta

Objetivos o metas

Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole

Estrategias

Estrategia es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento

Políticas

Las políticas son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones

Procedimientos

Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras.

Reglas

En las reglas se exponen acciones o prohibiciones especificas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.

Programas

Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos , reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos para emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado

Presupuestos

Un presupuesto es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos.


Los objetivos son los fines importantes a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.

Un objetivo es verificable cuando al final del periodo es posible determinar si el objetivo se cumplió


En este sentido, la organización consiste en:

1.- La identificación y clasificación de las actividades requeridas,

2.-La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos,

3.- La asignación de cada grupo de actividades y un administrador dotado de la autoridad (delegación) necesario para supervisarlo, y

4.- La estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.


Se entiende por la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizacional

Es una red de relaciones interpersonales que surge cuando se asocia la gente


Estudios de factibilidad y retroalimentación

3.- Identificación y clasificación de las actividades requeridas

4.- Agrupación de actividades según recursos y situaciones

5.- Delegación de autoridad

6.- Coordinación horizontal y vertical de relaciones de autoridad e información

7.- Integración de Personal

8.- Dirección

9.- Control

2.- Objetivos, políticas y planes de apoyo

1.- Objetivos de la empresa

Parte 1de este libro (Planeación)

Parte 3(Organización)

Parte 4, 5, y 6(Otras funciones)


Es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos.

Es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas

Significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores.


La autoridad en línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado

La relación de staff es de asesoría


Proceso de Delegación de Autoridad

Esta se delega cuando un superior concede discrecionalidad a un subordinado para la toma de decisiones

Implica:1) La determinación de resultados de un puesto2) La asignación de tareas a ese puesto3) La delegación de autoridad para el cumplimiento de tales

tareas4) La responsabilización de la persona que ocupa el puesto

respecto del cumplimiento de las tareas.

La delegación de autoridad es un acto elemental de la administración


Sugerencias practicas facilitan una delegación exitosa:

1. Defina asignaciones y delegue autoridad en vista de los resultados esperados.

2. Seleccione a cada persona de acuerdo con el trabajo por realizar.

3. Mantenga abiertas las líneas de comunicación 4. Establezca los controles adecuados.5. Recompensa la delegación eficaz y la exitosa asunción de la

autoridad


Planes Empresariales

Planes Organizacionales

Número y tipo de administradores

requeridos.

Inventario de adminstradores.

Análisis de necesidades

presentesy futuras de

administradores

Fuentesexternas

Fuentesinternas

Reclutamiento se l e c c i ó nContrataciónPro m o c ió nSep ara c ión

Estrategia de carrera

Capacitacion y desarrollo

Liderazgo y control

Ambiente Externo


Fuentes InternasSon aquellos que

pertenecen a la organización.

Fuentes Externas

Son aquellos que no pertenecen a la organización.

•Promociones

•Ascensos

•Bolsas de Trabajo

•Amistades (Familiares)

•Medios de Comunicaciones

•Piratería

•Iniciativa Propia

Proceso de Reclutamiento y Selección de PersonalEl reclutamiento consiste en acercar a los futuros candidatos a

ocupar un puesto dentro de la organización.Por lo anterior se cuenta con 2 tipos de fuentes de reclutamiento.


Proceso de Reclutamiento y Selección de PersonalPara considerar las diferentes fuentes es necesario elaborar una descripción del puesto a cubrir.

Descripción del Puesto:Esta deberá de incluir entre otras cosas:

-Nombre del puesto- Principales Funciones a realizar- Nivel de Autoridad- Responsabilidades- Área de trabajo- Perfil que deberá de tener el puesto.

. Formación

. Habilidades

. Conocimientos

. Experiencia


Proceso de Reclutamiento y Selección de Personal

Con lo anterior se inicia el proceso de selección para lo cual se deberá de contar con una solicitud de empleo y en algunos casos el Curriculum Vitae.

Información que contiene la Solicitud de Empleo:

- Datos Generales- Escolaridad- Datos Familiares- Experiencia Laboral- Misceláneos- Referencias Personales


Proceso de Selección de Personal

-Análisis de la Solicitud- Entrevista Personal- Exámenes Psicométricos- 2da Entrevista- Exámenes de Conocimiento- Decisión-Exámenes Médicos- Firma de Contrato


Inducción

Implica dotar a los nuevos empleados de información preliminar sobre la empresa, sus funciones, sus tareas y su personal.


Objetivo de la Inducción

“La mas rápida adaptación del nuevo empleado a su puesto para el logro de los objetivos departamentales y

organizacionales.”


Tipos de Inducciones

•Vista guiada a las instalaciones o la planta •Charla por su jefe directo o personal de apoyo.

•Capacitación por personal de la área •Presentación ante el personal del departamento.


Capacitación

Es un proceso metodológico de actividades encaminadas al mejoramiento, incremento y desarrollo del personal.


¿Porque se capacita?

•Personal nuevo•Nuevas tecnologías

•Incrementar la prodoductividad-calidad•Obligatoriedad con la ley

Ley Federal del Trabajo (México).


Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento

Es la entidad dentro de la organización responsable de la C y A.

La Comisión Mixta de C. y A. Es integrada voluntariamente y equitativamente

(50% y 50%) por personal sindicalizado y de confianza.


Capacitación: Se ofrece al personal cuyas actividades son del tipo mental (Ejecutivos)

Adiestramiento: Se ofrece a aquellos trabajadores que principalmente desarrollan una actividad física.

(Área de Producción)


Actividades Básicas de la Comisión Mixta de C. y A.

1. Detectar necesidades de la C. Y A. 2. Elaborar planes y programas 3. Llevar a cabo la capacitación

4. Evaluar la capacitación


1. Detectar Necesidades de la C. y A.

•Resultados de:

-Producción -Calidad -Ventas

•Juntas de trabajo

•Iniciativa del personal


Formas de resolver la capacitación

Inmediata Individual

GruposSobre la Marcha

A mediano/ largo plazoPor nosotros mismos

Por gente ajena


2. Elaboración de Planes y Programas

La elaboración de planes y programas de la C. y A. consiste en detallar el tipo de curso, temario a quien va dirigido,

duración, ejercicios, materias, instructor, etc.…


3. Llevar a cabo la Capacitación

Esta consiste en la logística para llevara acabo la capacitación y entre otras cosas incluye:

•Lugar•Facilidades

•Material•Equipo

•Transportación•Instructor


Tipos de Capacitaciones

Cursos SeminariosDiplomados

VisitasSimposios

ConferenciasExposicionesPostgrados


4. Evaluación de la Capacitación

Esta consiste en evaluar el proceso de la capacitación considerando:Instructor

Facilidades Temas vistos

Material


Curva de Aprendizaje

Descubre el grado de éxito obtenido durante el aprendizaje en el tiempo transcurrido

Cantidad Aprendida

Tiempo


Dirección

Es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.


Motivación

Es un termino genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos ,deseos, necesidades , anhelos

y fuerzas similares.


Teoría de la Jerarquizacion de las Necesidades

Teoría mas conocida sobre la motivación propuesta por Abraham Maslow, en la cual concluyo que una

vez satisfecha una serie de necesidades, estas dejan de fungir como motivadores.


1. Necesidades Fisiológicas: necesidades básicas para el sustento de la vida humana ,tales como alimento, agua, calor, sueño.

2. Necesidades Seguridad: son las necesidades para librarse de los riesgos físicos y temores.

3. Necesidades de Asociación o Aceptación: experimentan la necesidad de pertenencia de ser aceptados por los demás.

4. Necesidades Estimación: Tienden a desear la estimación de tanto propia como la de los demás.

5. Necesidades de Autorrealización: el deseo de llegara ser lo que es capaz de ser.

N ecesidades de la

Autorealizac ión

N ecesidades de la E stim ac ión

N ecesidades de laAsoc iac ión o A ceptac ión

N ecesidades de Seguridad l

N ecesidades de F is io lógicas


Liderazgo

Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en

el cumplimiento de metas grupales.


Componentes de Liderazgo

1. Liderazgo como poderCapacidad para hacer un uso eficaz y responsable del poder.

2. Liderazgo como comprensión fundamental de la gente. Capacidad para comprender que los seres humanos tienen diferentes

motivaciones en diferentes momentos y situaciones.

3. Liderazgo como la capacidad de inspirara a los demás.Capacidad de inspirar a los seguidores para que ejerzan todas sus

capacidades.

4. Liderazgo como el estilo y el desarrollo del clima organizacional.

Capacidad para actuara en desarrollo de una atmósfera conducente a la respuesta a ante las motivaciones y al surgimiento de estas.


Estilos de Liderazgo

El líder autocrático, impone y espera cumplimiento, es dogmático y seguro conduce por medio de la capacidad

denegar u otorgar premios y castigos.

Líder democrático y participativo, consulta sus subordinados respecto de acciones y decisiones probables

y alienta su participación.

El líder liberal, hace un muy reducido de su poder, en caso de usarlo ya que les concede a sus subordinados un

alto grado de independencia en sus operaciones


Flujo de Influencia en tres estilos de liderazgo

M C . Da vid M a rtíne z

A dmin ist raciónLIDER

AUTOCRÁTICO

SEGUIDOR SEGUIDOR SEGUIDOR

LIDERDEMOCRÁTICO O PARTICIPATIVO


LIDERLIBERAL


Comunicación

Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar

en condiciones de comprenderla.


Modelo del Proceso de Comunicación

Idea CodificaciónTransmisión del

mensajeRecepción Decodificación Co mprensión

Retroalimentación

Ruido

Emisor Receptor


Objetivo de la Comunicación

En una empresa es suscitar un cambio, mover a la acción para el bien de la compañía.

La comunicación es esencial para el funcionamiento interno de las empresas porque integran las funciones

administrativas.

Se necesita comunicación para :1. Fijar y difundir las metas de la empresa.

2. Trazar los planes para conseguirlas.3. Organizar los recursos humanos y de otro tipo de la manera mas eficaz y

eficiente.4. Elegir, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.

5. Dirigir, orientar, motivar y crear un ambiente para que las personas den su aportación.

6. Controlar el desempeño.M.C. David Martínez LópezAdministración

Involucra al emisor, la transmisión de un mensaje por medio de un canal seleccionado y al receptor.

Emisor del mensaje La comunicación empieza en el emisor , el cual posee una idea que a

continuación codifica, de tal manera que pueda ser comprendida tanto por el emisor como el receptor.

Uso de un canal para la transmisión del mensaje La transmisión se transmite por un canal que une al emisor con el

receptor

Receptor del mensaje Debe de estar preparado para recibir el mensaje a fin de que pueda

decodificarlo y convertirlo en ideas.

Proceso de la Comunicación


Ruido entorpece a la comunicaciónEs todo aquello (ya sea que este presente en el emisor , la transmisión o el

receptor) entorpece la comunicación.La comunicación se ve afectada por el “ruido”, por ejemplo:

• La comunicación puede resultar fallida a causa del uso de símbolos ambiguos

• La falta de atención puede provocar una recepción inexacta }

Retroalimentación en la comunicación Ruido entorpece a la comunicación

Para comprobar la eficacia de la comunicación , una persona debe recibir retroalimentación .

Nunca se puede estar del todo seguro si un mensaje fue eficazmente codificado, transmitido, decodificado y comprendido hasta confirmarlo

por medio de la retroalimentación.

Proceso de la Comunicación


La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados

para alcanzarlos .

El Proceso Básico de ControlImplica tres pasos

1. Establecimiento de Normas 2. Medición del desempeño con base en esas normas

3. Corrección de las variaciones respecto de normas y planes

Establecimiento de normas Debido a que los planes son el punto de referencia para la creación de controles por

parte de los administradores, el primer paso del proceso del control es lógicamente establecer planes .

Por definición las Normas son sencillamente criterios de desempeño.

Sistema y Proceso de Control


Medición de desempeñoLa medición con base en normas debe realizarse idealmente con fundamento

en la previsión , afín de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurra y evitarse mediante las acciones apropiadas .

Corrección de desviaciones Si el desempeño se mide en correspondencia con ellas , es mas fácil corregir

desviaciones. Siendo el punto donde el control puede concebirse como parte del sistema total de administración y ponerse en relación con las

demás funciones administrativas.

Sistema y Proceso de Control


Medición de desempeñoToda meta de programas de planeación, todo objetivo toda actividad, todo

presupuesto se convierte en normas con base en las cuales es posible medir el desempeño real o esperado. En al practica, sin embargo, las normas suelen

ser de siguientes tipos:

1. Normas Físicas.Son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo, en el cual usan

materiales, se emplea fuerza de trabajo se presta servicios y se producen bienes.

2. Normas de Costo Son medidas monetarias comunes, como las físicas en el nivel operativo. Atribuyen

valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones. Como ejemplo de costos pueden citarse los directos e indirectos.

3. Normas de CapitalTiene que ver con el capital invertido en las empresas masque con los costos de

operación por lo tanto se relaciona fundamentalmente con el balance general antes que con el estado de los resultados o de perdidas y ganancias.

Tipos de normas de puntos críticos


5. Normas de IngresosSon resultado de la atribución de valores monetarios a las ventas, puede

incluir normas por pasajero-kilometro de autobús entre otros.

6. Normas de Programas Aun administrador se le puede encomendar la ejecución de un programa de

presupuesto variable , uno para el seguimiento formal del desarrollo de nuevos productos etc..

7. Normas IntangiblesLas normas no formuladas con medidas físicas ni monetarias son mas difíciles

de establecer ¿Qué normas puede utilizar un administrador para determinar la aptitud del agente de compras o del director del personal

de una división? Estas preguntas demuestran la dificultad para establecer normas o metas que permitan una medición cuantitativa o

cualitativa clara.


El beneficio principal de la implementación de técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho.


Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo especifico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y la utilización eficaz de recursos.


Además tiene un objetivo bien definido, un resultado o producto esperado.


Atributos de un proyecto


El objetivo de un proyecto por lo general se define en términos de:AlcanceProgramaCosto


Se espera que el alcance del trabajo se logre con calidad y satisfacción del cliente.


Un proyecto se realiza por medio de una serie de tareas independientes.


Un proyecto utiliza varios recursos.


Un proyecto tiene un marco de tiempo especifico.


Un proyecto puede ser una tarea única o que se realiza una sola vez.


Un proyecto tiene un cliente.El cliente es la entidad que proporciona los

fondos necesarios para realizar el proyecto.


Por ultimo un proyecto involucra cierto grado de incertidumbre.


En donde o que tipo de proyectos se pueden administrar?


Casi todo tipo de proyectos se pueden controlar o administrar principalmente en el campo de:ManufacturaConstruccionesIngenieríaUn nuevo productoMercadotecniaSocial


El alcance de proyecto o alcance de trabajo es todo el trabajo que deba realizarse para garantizar al cliente que los productos entregables cumplen con los requisitos o los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto.


El costo de un proyecto es el monto que el cliente ha acordado pasar por productos entregables del proyecto que son aceptables.


El programa de un proyecto es el cronograma que especifica cuando debe iniciar y terminar cada actividad.


Ciclo de vida de un proyecto.


Proceso de administración de proyectos significa planear el trabajo y después trabajar el plan.


El esfuerzo de planeación incluye los pasos siguientes.

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto.2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en

“piezas” importantes o paquetes de trabajo.3. Definir las actividades específicas que deben

realizarse para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.

4. Representar gráficamente las actividades en forma de diagrama de red.


5. Elaborar una estimación de la duración para determinar cuanto tiempo se requerirá para completar cada actividad

6. Elaborar una estimación del costo de cada actividad

7. Calcular el programa y el presupuesto del proyecto para determinar si el proyecto puede completarse dentro del tiempo, requerido, con los fondos asignados y los recursos disponibles


Identificación de necesidades es la fase inicial del ciclo de vida del proyecto


Selección del proyecto.Implica la evaluación de varias necesidades u

oportunidades, y después decidir cual de ellas debe derivar en un proyecto que se va a implementar


Selección del proyecto1. Desarrolle un conjunto de criterios para

evaluar la oportunidad2. Liste los supuestos con los que fundamentara

cada oportunidad3. Reúna datos e información sobre cada

oportunidad que le ayuden a tomar una decisión inteligente

4. Evalúe cada oportunidad según los criterios


Solicitud de propuestaEl propósito de preparar una solicitud de

propuesta es establecer, de manera exhaustiva y con detalle, lo que se requiere, desde el punto de vista del cliente, para hacer frente a la necesidad identificada


Una solicitud debeProporcionar una descripción del trabajo o

alcance del proyectoLos requisitos del cliente que definen las

especificaciones y los atributos


Proceso de propuestaUna propuesta es un documento de venta no un

informe técnico Comprende lo que el cliente esta buscando. Puede realizar el proyecto propuesto. Proporcionará el mayor valor al cliente. Es el mejor contratista para resolver el problema. Sacará provecho de su experiencia exitosa previa con

proyectos relacionados.


Hará un trabajo profesional. Logrará los resultados buscados. Completará el proyecto dentro del presupuesto y a

tiempo. Dejará al cliente satisfecho.


Contenido de la propuestaSección técnica

El objetivo de la sección técnica es convencer al cliente de que el contratista comprende la necesidad o problema y puede proporcionar la solución mas benéfica y menos arriesgada


La sección técnica debe contener los elementos siguientes:

1. La comprensión del problema2. Método o solución propuesta


Contenido de la propuestaSección administrativa

El objetivo de la sección administrativa es convencer al cliente que el contratista puede hacer el trabajo propuesto (proyecto) y lograr los resultados buscados


La sección administrativa debe contener los elementos siguientes

1. Descripción de las tareas del trabajo2. Productos y servicios por entregar3. Programa del proyecto4. Organización del proyecto5. Experiencia relacionada6. Equipo e instalaciones


Contenido de la propuestaSección de costos

El objetivo de la sección de costos es convencer al cliente de que el precio del contratista por el proyecto propuesto es realista y razonable


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