Manuales Operacion Situacion Contingencia Hcis Hgugm

HGUGM. ADMISIÓN VERSION DEFINITIVA 06/02/2012

Aprobado en Reunión de Subgerencia

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Proyecto de implantación HP-CIS

HOSPITAL GENERAL UNIVERSITARIO GREGORIO MARAÑÓN

Situación de contingencia

Manual de Operación Admisión de Urgencias



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1 Índice

1 Índice 2 2 Introducción 3 3 Turno de mañana 3 4 Turno de mañana y tarde 3 5 Registro de pacientes 4 5.1 Registro 5 5.2 Ingresos 6 5.3 Movimientos de camas 7 5.4 Ambulancias 7 5.5 Altas en el Servicio de Urgencias 8 5.6 Turno de mañana / tarde o noche en función del

arranque 8



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2. Introducción

Esta situación de corte de la aplicación informática (SISCAM) nos obliga a adecuar todos nuestros recursos. Con el fin de optimizar todas nuestras tareas administrativas hemos realizado el presente protocolo que implantaremos paulatinamente comenzando con el turno de tarde, el turno de noche y el turno de mañana, como veis se hace necesaria la implicación de los tres turnos.

3. Turno de Mañana

- Recogida de altas a última hora de la mañana, reserva de camas e ingresos de la programación del fin de semana, con el fin de dejar la situación ajustada a la realidad de los listados que vamos a manejar.

Si el corte se realiza como esta previsto, antes sacaremos los siguientes listados:

4. Turno de Mañana y Tarde - Alfabético de Pacientes (Todos los centros 2, 3, 4, 5, 6, 8,9)

- Pacientes por Áreas de hospitalización (centros 2, 3, 4, 5, 6, 8,9)

- Movimientos de Pacientes – cuaderno- (centros 2, 3, 4, 5, 6, 8,9,)

- Pacientes Periféricos en Censo (centros 2, 3, 4, 5, 6, 8,9,)

- Aforo de camas por Centro y Servicio (2, 3, 4, 5, 6, 8,9,)

- Camas Libres (centros 2, 3, 4, 5, 6, 8,9,)

- Camas Bloqueadas (centros 2, 3, 4, 5, 6, 8,9,)

- Pacientes recibiendo asistencia en Urgencias. (centros 2, 3 y 4)

- Pacientes por Área de Urgencias (centros 2,3 y 4)

Estos listados los manejaremos para cualquier consulta o tarea administrativa a realizar (Consulta, Ingreso, Reubicación, Alta, etc.).



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5. Registro de Pacientes

En el escritorio de todas las pantallas de registro encontrareis un icono con el nombre (CONTINGENCIA POR MIGRACIÓN)

Al pinchar en el icono se abre una pagina de Excel con cuatro pestañas en la parte de abajo (REGISTRO – INGRESOS – MOVIMIENTOS DE CAMAS – AMBULANCIAS)



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5.1 Registro

Como veis los datos a recoger son los mismos, hemos añadido un numero de orden que podemos repartir en tandas de 40 por ordenador (1 a 40 – 41 a 80 – 81 a 120) para establecer un buen control. Tener en cuenta al realizar la toma de datos que posteriormente tendremos que registrarlo en SISCAM.

A los pacientes les entregaremos un informe (hojas de continuación) en el que pondremos apellidos y nombre, fecha y hora de asistencia, fecha de nacimiento y numero de orden.



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5.2 Ingresos

Cuando tengamos que hacer un ingreso, rellenaremos los datos en el impreso para realizarlo una vez que funcione el sistema



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5.3 Movimientos de camas

Como en los casos anteriores, apuntaremos todos los movimientos que realicemos en dos vertientes, por un lado para tenerlos localizados y por otro para realizarlos una vez que funciones el SISCAM

5.4 Ambulancias

El transporte sanitario no urgente, lo solicitaremos como venimos haciendo a diario por la Web del SUMMA 112. Comprobar usuarios y contraseña.

En el caso de Transporte sanitario urgente, contactar directamente con el SUMMA 112 o bien con el 061.



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Para los traslados por el interior del recinto hospitalario, avisaremos telefónicamente a la persona encargada de realizarlos. (Teléfono 607214852)

5.5 Altas en el Servicio de Urgencias

Las altas que se vayan produciendo y que recojamos de las distintas áreas de urgencias, las colocaremos por orden alfabético, para cualquier consulta de si los pacientes siguen o no en Urgencias, es necesario al recogerlas apuntar la hora de alta.

6. TURNO DE MAÑANA / TARDE O NOCHE EN FUNCIÓN DEL ARRANQUE

- Registrar todas las inscripciones de Urgencias pendientes.

- Registrar todos los ingresos pendientes, actualizar fecha y hora

- Hacer todos los movimientos de camas pendientes actualizar fecha.

- Registrar todas las altas, actualizando fecha y hora.

HGUGM. ARCHIVO CENTRAL DE HISTORIAS CLÍNICAS VERSION DEFINITIVA 06/02/2012


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Manual de Operación del Archivo Central de Historias Clínicas



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1 Índice

1 Índice 2 2 Introducción 3 3 Consultas ambulatorias 4 4 Otras peticiones 5 4.1 Otras peticiones 5 5 Unidad de codificación 6



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2. Introducción

El presente documento tiene por objeto definir el protocolo de actuación en el ámbito del Archivo Central de Historias Clínicas, en el caso de producirse una contingencia que impida el acceso al sistema de información del Hospital.

El propósito del Plan es salvar o reducir los efectos de un fallo, por medio de la ejecución de un conjunto de acciones, previamente definidas y conocidas por todo el personal del Servicio. Se entiende que estas acciones se realizaran inmediatamente de ocurrido el fallo.

La contingencia puede originar que no se disponga de acceso a información necesaria para continuar con la actividad, es por ello que al mismo tiempo que se alerta de un estado de contingencia, el responsable del ámbito afectado deberá disponer de la documentación correspondiente a su ámbito en el momento inmediatamente anterior a la situación de contingencia.

Este Plan se utilizará cuando se notifique a los departamentos afectados que se encuentran en situación de contingencia y por lo tanto hay que continuar realizando el correspondiente registro de la actividad de manera manual, bien sea por medio de documentos Word o a través de los impresos existentes.

El Plan de Contingencias permitirá mantener la continuidad de los sistemas de información frente a eventos críticos y minimizar el impacto negativo sobre los mismos, sus empleados y usuarios.

En el caso de Archivo Central de Historias Clínicas, previamente a toda actuación, se tendrá que disponer de un registro de los pacientes que deberá facilitar previamente la Subdirección de Informática en soporte CD



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3. Consultas Ambulatorias

ÁREA AFECTADA: TODOS LOS PABELLONES

ACTIVIDAD AFECTADA: CITACIONES DEL DÍA

PROCEDIMIENTO AFECTADO: SISCAM

PLAN PREVISTO

1- Emisión de Volantes de Petición durante tres días anteriores a la fecha del arranque

2- Petición de listados de trabajo de Archivo 1º día laborable posterior durante tres días anteriores a la fecha del arranque

3- Petición Emisión de Volantes de Petición de Archivo 1º día laborable posterior durante tres días anteriores a la fecha del arranque

4- Petición de listados de trabajo de Archivo 2º día laborable posterior durante tres días anteriores a la fecha del arranque

5- Petición Emisión de Volantes de Petición de Archivo 2º día laborable posterior durante tres días anteriores a la fecha del arranque

6- Petición de listados de trabajo de Archivo Reclamaciones 1º día laborable posterior durante tres días anteriores a la fecha del arranque

7- Petición de Emisión de Volantes de Petición de Archivo Reclamaciones 1º día laborable posterior durante tres días anteriores a la fecha del arranque

8- Petición de listados de trabajo de Archivo Reclamaciones 2º día laborable posterior durante tres días anteriores a la fecha del arranque

9- Petición de Emisión de Volantes de Petición de Archivo Reclamaciones 2º día laborable posterior durante tres días anteriores a la fecha del arranque

10- Emisión de listados de envíos durante tres días anteriores a la fecha del arranque

11- Recepción de todas las historia clínicas de forma manual



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4. Otras Peticiones ÁREA AFECTADA: TODOS LOS PABELLONES

ACTIVIDAD AFECTADA: PETICIONES MANUALES DE LOS SERVICIO DE :

• .- Hospitalización

• .- C.M.A.

• .- Otras Consultas Ambulantes


PLAN PREVISTO

1- Búsqueda de pacienten en CD facilitado por la Subdirección de Informática

2- Localización de la historia clínica y envío

3- Envíos de historias clínicas solo para motivos asistenciales

4.1. Otras Peticiones ÁREA AFECTADA: ATENCIÓN AL PÚBLICO Y SECRETARÍA

ACTIVIDAD AFECTADA: HISTORIAS DE PASIVO


PLAN PREVISTO

1.- Creación de Base de datos de Historias Digitalizadas con direcciones de Pasivo



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5. Unidad de Codificación ÁREA AFECTADA:

TODOS LOS PABELLONES

ACTIVIDAD AFECTADA: CODIFICACIÓN DE:

• .- HOSPITALIZACIÓN

• .- ATENCIÓN AMBULATORIA ESPECIALIZADA

C.M.A.

H. DÍA

TÉCNICAS CARDIOLOGÍCAS ESPECIALES


DOCUMENTACIÓN CLÍNICA

PLAN PREVISTO

1- Solicitud de ficheros del C.M.B.D. de Hospitalización y Atención Ambulatoria Especializada. Si el día de arranque es lunes se solicitará los ficheros correspondientes a los tres días anteriores, es decir, domingo, sábado y viernes. Si el día de arranque está comprendido entre los días martes y viernes se solicitará los ficheros el día inmediatamente anterior

2- Impresión de los informes de Hospitalización con dos días de antelación a la fecha de arranque

3- Codificación manual en el Informe impreso con dos días de antelación a la fecha de arranque

Una vez finalizado el plan y si este es llevado a cabo, es conveniente elaborar un informe final con los resultados de su ejecución, cuyas conclusiones pueden servir para mejorar éste ante futuras nuevas eventualidades.

HGUGM. CONSULTAS EXTERNAS VERSION DEFINITIVA 06/02/2012


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Manual de Operación de Consultas Externas



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1. Índice

1 Índice 2 2 Introducción 3 3 Continuidad de Actividades 4 3.1 Primera Visita (Consulta Nueva 5 3.2 Pruebas o Interconsultas 6 3.3 Consultas Sucesivas 7 3.4 Tratamientos Ambulatorios 8 3.5 Registro de Asistencias 8 3.6 Gestión, Anulación y reprogramación de citas

Mantenimiento de Agendas 9 4 Anexo - Cambio de Consultas/ Pruebas

Complementarias…………… 10



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2. Introducción El presente documento tiene por Objeto definir el protocolo de actuación en el

ámbito de Consultas Externas en el caso de producirse una contingencia que impida el acceso al sistema de información del Hospital.

Este manual se utilizará cuando se notifique a los departamentos afectados que se encuentran en situación de contingencia y por lo tanto hay que continuar realizando el correspondiente registro de la información de manera manual, bien sea por medio de documentos Word o a través de los impresos existentes en formato papel.


Para continuar prestando el servicio de Consultas Externas, la documentación que se dispondrá en formato electrónico y en papel, será la indicada en los siguientes apartados:

Primera visita, Pruebas o Interconsultas, Consultas Sucesivas, Gestión de Agendas, Tratamientos y Registro de Asistencias.

Una vez finalizada y resuelta la incidencia, esta nueva situación será comunicada a todos los usuarios de la aplicación, que podrán volver a utilizarla y deberán proceder a mecanizar la documentación que se haya generado en ese intervalo.

Tras el registro de la correspondiente información en el sistema, la documentación en papel utilizada durante la contingencia será inmediatamente destruida.

En el presente documento aparecen identificados por código de colores los distintos tipos de documentos que se manejan durante la contingencia:

En Rojo: Documentación en Papel que se deberá proveer en el momento de comunicación de la situación de contingencia a los servicios Afectados.

En Azul: Impresos en Papel y/o Plantillas electrónicas que se utilizarán durante la contingencia para seguirse prestando el servicio sanitario con el menor perjuicio posible.es que deberá facilitar previamente la Subdirección de Informática en soporte CD



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3. Continuidad de Actividades

Dentro del ámbito de Consultas Externas, se realizan habitualmente las siguientes actividades:

a. Primera visita (Consulta Nueva)

b. Pruebas o Interconsultas

c. Consultas sucesivas

d. Tratamientos ambulatorios y Pruebas en Consultas

e. Registro de Asistencias

f. Gestión, Anulación y reprogramación de citas, mantenimiento de Agendas

Al producirse una situación de contingencia que impide el acceso a los sistemas de información, estas actividades se verán alteradas de la manera descrita en los siguientes apartados



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3.1 Primera visita (Consulta Nueva)

Para poder pasar consulta de primeras visitas, se dispondrá de la siguiente documentación en papel, en los módulos de enfermería de apoyo a cada consulta, y en las ventanillas de Admisión de cada planta:

Listado de Citas por Servicio (LISTADO DE TRABAJO en SISCAM)

EMISIÓN DE NÚMERO DE HISTORIA Y ETIQUETAS DE IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Pacientes con antecedentes en el hospital:

Estos pacientes cuentan ya con número de historia en el hospital, y se procederá a imprimir una hoja de etiquetas suyas el viernes día 09/03/2012, para entregárselas el día 12/03/2012 dentro de la carpetilla clínico-estadística, para que las suba en mano a la consulta correspondiente. También dentro de esa carpetilla se incluirá una hoja de filiación del paciente, según consta en el SISCAM. Otra copia de la hoja de filiación será guardada en Admisión para el posterior registro de la asistencia, y el control de pacientes vistos ese día y apuntados de forma manual.

Pacientes sin antecedentes en el hospital:

El viernes anterior, el día 09/03/2012, se procederá a identificar a estos pacientes y a realizar su registro por adelantado en el SISCAM (aún funcionante), a fin de que se genere número de historia y se cargue en la intranet. Ese registro se realizará con los datos que se capturen de la cita y de la base de datos de CIBELES. Se tratará de un registro falso, pues la asistencia no es realizada en ese día, pero permitirá que el facultativo de la consulta acceda al registro en intranet del paciente con historia, y a que la utilice como lo hace normalmente. Así mismo, dicho registro por adelantado, permitirá emitir etiquetas identificativas para que se utilicen en las peticiones en papel que se realicen, y para los documentos que se guarden del paciente para una historia en papel. De ese registro en SISCAM se imprimirán 2 copias de hoja de registro en papel y, una de ellas será guardada en Admisión para el posterior registro de la asistencia real, y para el control de pacientes vistos ese día y apuntados de forma manual, otra copia se incluirá dentro de la carpetilla clínico-estadística que se entregará al paciente para acceda a la consulta, junto con una hoja de etiquetas. Con el paciente delante se comprobará que los datos de esa hoja de filiación son correctos, y si no lo son se corregirán a mano en ambas copias, antes de proceder a entregar una al paciente y guardar la otra.

La carpetilla clínico-estadística permitirá que en la consulta se guarde todo documento en papel relacionado con ese episodio asistencial dentro de ella, a fin de aglutinar así esa información para futuros usos.

Cuando el sistema funcione, a partir del 12/03/12, se procederá a modificar el registro en función de que realmente fuera atendido o no y la fecha real de la asistencia.



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CIRCUITO DEL PACIENTE PARA CONSULTA NUEVA: Admisión de Paciente El paciente acude a ventanillas de Admisión al entrar en Consultas Externas para ello.

Trabajo Manual Con el paciente delante, se comprobará en el fichero Excel de citas del día, la cita y tipo de asistencia para el que ha sido citado, se comprobarán los datos que se tienen del paciente y se le proveerá de un documento comprobante del registro y total filiación para que se presente en la consulta, junto a un número adecuado de etiquetas imprimidas desde la intranet, dentro de la carpetilla clínico-estadística. La unidad de Admisión se quedará con copia del registro para mecanizarlo cuando sea posible y como primera tarea de admisión tras la solución de la contingencia, antes de mecanizar ninguna otra cosa del paciente (otros registros, solicitudes de pruebas, etc.), a fin de que toda actividad asistencial posterior a esta consulta “cuelgue” en el sistema informático de este registro.

Comprobación de pacientes citados en los controles de consultas de cada planta, y llamada a pacientes.

Trabajo Manual El personal auxiliar de cada consulta contará por adelantado (48 horas antes) con un listado de trabajo, emitido a través de SISCAM, de sus consultas de ese día, como ha venido teniendo siempre, con el que puede realizar esas tareas.

Apunte de consulta efectuada

Trabajo Manual En el anteriormente citado listado de trabajo el personal auxiliar de la consulta realiza el apunte de la asistencia efectuada, como se ha venido haciendo ya desde hace años. Ese listado, una vez terminada la consulta, es remitido a Admisión, para su revisión y registro informático, cuando sea posible.

3.2 Pruebas o Interconsultas Los formularios para solicitud de peticiones e interconsultas son los siguientes: Volante solicitud analíticas Volante solicitud radiodiagnóstico Volante solicitud interconsulta Volantes específicos resto de pruebas diagnósticas Dichos formularios serán provistos en papel por el Departamento de Enfermería a cada consulta. También se dispondrá de un formulario en Excel que incluye el catálogo de todas las peticiones disponibles, suministrado por el servicio de informática del hospital (según nos indica la Dirección).



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Citación de Pruebas complementarias solicitadas en esta consulta Trabajo Manual Si la prueba o interconsulta no es urgente y ha de ser programada para otro día, una vez rellenada y etiquetada con los datos de filiación, se hará llegar al departamento de Admisión. Así, el paciente acudirá a la ventanilla de admisión con las solicitudes, donde se tomará nota de la/s prueba/s solicitadas en la copia del listado de trabajo correspondiente, disponible en cada ventanilla a tal efecto, para proceder a realizar las citas en el sistema en cuanto esté disponible. A posteriori, una vez citadas las pruebas en el sistema informático, se le comunicará al paciente los detalles de dicha/s cita/s, ya sea por teléfono si la fecha es inminente, ya sea por remisión de hoja de cita por correo postal, si existe margen temporal para que le llegue a tiempo. (Quedan excluidas de este proceso las peticiones analíticas a laboratorios, ya que no requieren cita previa en el sistema informático por parte de admisión)

3.3 Consultas Sucesivas

Para minimizar el impacto sobre el usuario se han bloqueado todas las agendas de citación del día 12/03/2012, desde el 25/01/2012, con los pacientes que entonces estaban ya citados, de cualquier tipo de asistencia, y que sumaban 770. No se ha procedido a recitar pacientes por entender que es algo que se ha de realizar solo si se recibe esa instrucción desde la Dirección, si bien se considera que es cierto que disminuir el número total de pacientes a atender contribuiría a disminuir el impacto de la contingencia.

Para poder pasar consultas sucesivas, se dispondrá de la siguiente documentación en papel, en los módulos de enfermería de apoyo a cada consulta, y en las ventanillas de Admisión de cada planta:

Listado de Citas por Servicio (LISTADO DE TRABAJO en SISCAM) CIURCUITO DEL PACIENTE PARA CONSULTA SUCESIVA: Acceso del paciente El paciente acude directamente a la consulta correspondiente. Comprobación de pacientes citados en los controles de consultas de cada planta, y llamada a pacientes.

Trabajo Manual El personal auxiliar de cada consulta contará por adelantado (48 horas antes) con un listado de trabajo, emitido a través de SISCAM, de sus consultas de ese día, como ha venido teniendo siempre, con el que puede realizar esas tareas.



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Apunte de consulta efectuada

Trabajo Manual En el anteriormente citado listado de trabajo el personal auxiliar de la consulta realiza el apunte de la asistencia efectuada, como se ha venido haciendo ya desde hace años. Ese listado, una vez terminada la consulta, es remitido a Admisión, para su revisión y registro informático de sucesivas, cuando sea posible.

Citación de Pruebas complementarias solicitadas en la consulta

Trabajo Manual VER EL APARTADO 3.b

3.4 Tratamientos Ambulatorios y Pruebas Acceso del paciente. El paciente acude directamente a la sala correspondiente donde se le aplica el tratamiento (p.e.: inyección de toxina botulínica, aplicación de TEN´s o parches de iontoforesis, etc.), o se realiza la prueba. (p.e.: pruebas de alergia o ECG) Comprobación de pacientes citados en el control de la sala, y llamada a pacientes.

Trabajo Manual El personal auxiliar de cada consulta contará con un listado de trabajo emitido a través de SISCAM, con una antelación de 48 horas, como ha venido teniendo siempre, con el que puede realizar esas tareas.

Apunte de tratamiento efectuado

Trabajo Manual En el anteriormente citado listado de trabajo el personal auxiliar de la consulta realiza el apunte de la asistencia efectuada, como se ha venido haciendo ya desde hace años. Ese listado, una vez terminada la jornada, es remitido a Admisión para su revisión y registro, cuando funcione el sistema.

3.5 Registro de Asistencias.

Ya se ha venido explicando como será en cada apartado para cada tipo de asistencia que se ha escrito en el este manual, si bien se realiza aquí un resumen del proceso de registro de asistencias, a saber:

El registro de pacientes nuevos sin antecedentes en el hospital se realizará por adelantado el viernes 09/03/2012, a fin de generar número de historia clínica, y de que se pueda utilizar la intranet para emitir etiquetas identificativas y para atenderle en la consulta y solicitar pruebas. Ese registro será falso y deberá ser modificado con la información real una vez que se recupere el funcionamiento del sistema informático.



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El registro de pacientes con antecedentes en el hospital, ya sea de consultas nuevas, o de consultas sucesivas, o pruebas o tratamientos, se realizará a posteriori, y sobre la base de los apuntes sobre listados de trabajo que se hayan efectuado en cada consulta o sala, que serán remitidos a Admisión una vez terminada la jornada de trabajo. Al ser un registro a posteriori, no se verá afectado por la contingencia de que no funcione el sistema ese día.

3.6 Gestión, Anulación y reprogramación de citas, mantenimiento de Agendas

La gestión, anulación y reprogramación de citas y mantenimiento de Agendas serán actividades registradas convenientemente en papel y pospuestas hasta el momento en el que se recupere la incidencia.

El formulario empleado para la solicitud de modificaciones de consultas citadas/agendas, disponible en la intranet, será el siguiente: Cambio de Consultas/ Pruebas/ Complementarias (Ver anexo)



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4 Anexo – Cambio de Consultas / Pruebas Complementarias

De: Servicio de __________________________

A: Servicio de Admisión – Consultas Externas/ Pruebas Complementarias

Asunto: Cambio de Consultas/ Pruebas/ Complementarias

(ver normas básicas en el recuadro)

El Dr. _______________________________________ solicita el cambio de la Consulta/ Prueba Complementaria de _______________________________, con motivo de________________________________, los días _______________________ del mes de ___________________, solicitando que sean recitados de la siguiente forma _____________________________________________________________________.

Un saludo,

Fecha y Firma del Solicitante VºBº del JEFE DE SERVICIO __________________________________ _____________________________

1.1 ESPACIO A CUMPLIMENTAR POR ADMISIÓN Y DIRECCIÓN

INFORME DEL SERVICIO DE ADMISIÓN

VISTO BUENO DE LA DIRECCIÓN MÉDICA

HGUGM. FARMACIA. VERSION DEFINITIVA 06/02/2012


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Manual de Operación de FARMACIA



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1 Índice 1 Índice 2 2 Introducción 3 3 Continuidad de Actividades 4 3.1 Prescripción electrónica (sólo para pacientes ingresados 4 3.2 Dispensación de medicamentos 5 3.3 Reposición de Pyxis 5 3.4 Retirada de medicación de Pyxis 5 3.5 Dispensación de medicamentos a pacientes externos ( a partir

del lunes) 6 3.6 Preparación de medicación para hospitales de día ( a partir del

lunes) 6 Localización y teléfonos de Farmacia para la contingencia 7



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2. Introducción El presente documento tiene por Objeto definir el protocolo de actuación en el ámbito de Farmacia en el caso de producirse una contingencia que impida el acceso al sistema informático del Hospital.

Este manual se utilizará cuando se notifique a los departamentos y servicios afectados que se encuentran en estado de contingencia y por lo tanto hay que continuar realizando el correspondiente registro de la información de manera manual, bien sea por medio de documentos Word, Excel, Access o a través de los impresos existentes.

La contingencia puede originar que no se disponga de acceso a información necesaria para continuar con la actividad, es por ello que al mismo tiempo que se alerta de un estado de contingencia, el responsable del ámbito afectado deberá disponer de la documentación correspondiente a su sección en el mismo momento que se le notifica el paso a una situación de contingencia.

En el caso de Farmacia, se deberá disponer de la siguiente documentación:

Censo de Pacientes en todo el hospital lo más actualizado posible (aunque sea en papel) para poder actualizar periódicamente el sistema de prescripción

Citaciones para el lunes de hospital de día oncología, hematología y terapias biológicas

Tabla de conversión de los números de historia para la dispensación a pacientes externos.

Maestro de camas que cambian

Algoritmo de números de historia que cambian

Además, para continuar prestando el servicio de dispensación de medicamentos, se dispondrá en formato papel de la documentación que se detalla en los siguientes apartados:

Prescripción médica / Hoja de registro de administración de la medicación (Anexo1)

Petición especial/extra de medicamentos (Anexo2)

Una vez finalizada y resuelta la incidencia, esta nueva situación será comunicada a todos los usuarios de la aplicación (Prescriplant®, Pyxis® y Botiquines®), que podrán volver a utilizarla y deberán proceder a mecanizar la documentación que se haya generado en ese intervalo.

Tras el registro de la correspondiente información en el sistema, la documentación en papel utilizada durante la contingencia será archivada en la historia clínica.



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3. Continuidad de Actividades Dentro del ámbito de Farmacia, se realizan habitualmente las siguientes actividades:

• Prescripción electrónica (pacientes ingresados en unidades automatizadas)

• Dispensación de medicamentos

• Reposición de Pyxis®

• Retirada de medicación de Pyxis® en las unidades de enfermería

• Dispensación de medicación a pacientes externos (a partir del lunes)

• Dispensación de medicación elaborada a los hospitales de día ( a partir del lunes)

Al producirse una situación de contingencia que impide el acceso a los sistemas de información, estas actividades se verán afectadas y deberán realizarse de la manera descrita en los siguientes apartados.

3.1 Prescripción electrónica (sólo para pacientes ingresados

La aplicación Prescriplant® seguirá funcionando sin conexión con admisión (excepto sábado de 20:00 a 22:00 h)

1. Pacientes ya ingresados se seguirán introduciendo prescripciones

2. Pacientes no ingresados:

a) Se llamará a Farmacia (78768) para hacer el ingreso manual en Prescriplant®. Se podrá prescribir en Prescriplant®.

b) Si el paciente no tiene NHC, la prescripción y administración se realizará en la Hoja impresa de prescripción-registro de administración, (Anexo1) similar al modelo que se imprime desde Prescriplant®. La firma de la enfermera responsable se realizará con las iniciales que la definen como usuario de Pyxis®. La hoja impresa será válida para un máximo de 4 días, de manera que, una vez restablecido el servicio, se mecanizará el tratamiento en Prescriplant®.



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Pendiente de recibir de la oficina técnica el procedimiento de la adjudicación de números de historia para pacientes que nuevos

Está pendiente de responder del proveedor si se le asigna un número de historia provisional como se podría fusionar con la realidad cuando se vuelva a conectar y dejar sólo el sistema manual para las 2 horas de parada de Prescriplant®. Pendiente reunión martes 07 de febrero con Nexos/Pyxis/Visual

Se realizará un corte el Sábado 10 de 20:00 a 22:00 h dónde todas las prescripciones deben realizarse de forma manual (Anexo 1. Hoja conjunta de prescripción médica/ registro de la administración de enfermería)

3.2 Dispensación de medicamentos Para la dispensación se seguirá el mismo circuito de siempre ya que funcionan el programa de Botiquines® y el Kardex® con normalidad. Excepto el sábado 10 de 20:00 a 22:00 horas.

Los pedidos especiales se prepararán normalmente según los horarios de siempre.

Cuando la aplicación Botiquines® no funcione se realizarán los pedidos en un vale de petición manual (Anexo 2) que se llevará al Servicio de Farmacia y se introducirá en Mercurio® de forma manual para prepararlo con el Kardex®.

3.3 Reposición de Pyxis Para la reposición de Pyxis® se seguirá el mismo circuito de siempre.

3.4 Retirada de medicación de Pyxis Si la prescripción médica está introducida Prescriplant® toda la medicación necesaria está en los Pyxis®. Cualquier cambio que se hace en el censo de pacientes de Prescriplant® pasa al sistema Pyxis®. Se funciona con normalidad.

Pyxis® cambiará los números de historia sin necesidad de parar las máquinas.

Si la prescripción médica no está en Pyxis® y/o no se actualizan los nuevos tratamientos. En el Servicio de Farmacia se pondrán los Pyxis® en situación de



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emergencia para poder retirar por la función OVERRIDE los medicamentos que se necesiten

Si el paciente está en el Pyxis® darle a Ignorar Prescripción y retirar la medicación, si no está incluida esta medicación en concreto hacer petición especial a Farmacia

Si el paciente no está en el Pyxis® retirarlo todo para un paciente temporal que se llama CONTINGENCIA HPCIS si no está incluida esta medicación en concreto hacer petición especial a Farmacia

Si en situación OVERRIDE hay que retirar medicamentos estupefacientes, como en estas unidades no hay registro manual utilizar el ANEXO 3. Registrar que estupefacientes, para quién y cantidad. Este documento será utilizado para la reposición/justificación legal de la reposición de Pyxis®.

3.5 Dispensación de medicamentos a pacientes externos (a partir del lunes)

El lunes se disminuirá en la medida de lo posible la afluencia de pacientes a retirar medicación.

Las prescripciones que vengan con el número de historia antiguo (que contenga letra) se transformarán manualmente para poder realizar la búsqueda del paciente y dispensación correctamente en el sistema Farhos.

Se colgará el algoritmo de conversión en los puntos de dispensación. En la ventanilla de dispensación a pacientes externos se reforzará el personal auxiliar.

3.6 Preparación de medicación para hospitales de día ( a partir del lunes)

En la medida de lo posible se debe intentar que la semana anterior se programen al máximo los tratamientos de los pacientes citados para estos primeros días en los hospitales de día.

Se ha contemplando reorganizar el personal de enfermería por si se retrasa el trabajo y hay que aumentar el trabajo de tarde.



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Localización y teléfonos de Farmacia para la contingencia

• Farmacéutico/a de guardia viernes tarde, domingo 49731

• Farmacéutico de guardia sábado 49747

• Farmacéutico/a de guardia refuerzo por la contingencia 49348

• Residente de guardia 43059

• Kardex 75025

• Farmacéutico 78768 / 78196

La Farmacia necesita un permiso de apertura especial para que cuando se finalice la parada de Prescriplant® se pueda comprobar la idoneidad de la migración. ¿cómo lo hacemos?

RESPUESTA: La farmacia no se va a cerrar porque habrá farmacéuticos de presencia física durante el tiempo que dure la contingencia. Además, es la mejor manera de comprobar si funcionan los sistemas migrados

Habrá además del farmacéutico de guardia 1 persona de apoyo cada día (de 08 a 22) que coincidirán en el momento más crítico Sábado 10 de 20:00 a domingo 11 a las 01:00 h.



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Anexo 1

Anexo 1 HOJA DE PRESCRIPCIÓN/ADMINISTRACIÓN

MEDICAMENTO DOSIS/PAUTA VIA

HORARIO Dia1 Dia2 Día3 Día4

PACIENTE…………………………………………………….Edad……………….Peso……..Talla……. ALERGIAS…………………………………………………………………………………………………………………... DIAGNOSTICO…………………………………………………………………………………………………………….. OBSERVACIONES………………………………………………………………………………………………………….

INSTRUCCIONES DE UTILIZACIÓN MÉDICO

Utilizar en caso de no poder usar “Prescriplant”

Esta hoja es válida para un máximo de 4 días (su uso debe restringirse al al período de la contingencia)

Desde Urgencias, debe acompañarse de la medicación para 24 h

Rellene con letra clara todos los apartados

Utilice una casilla por medicamento

Especifique hora de inicio si no puede esperar a la pauta horaria habitual

ENFERMERA

La firma de la administración, se realizará como en el formato electrónico (usuario de enfermería de Prescriplant®/Pyxis®)

EL TRATAMIENTO DEBERÁ INTRODUCIRSE EN PRESCRIPLANT TRAS LA FINALIZACIÓN DE LA CONTINGENCIA

NORMAS DE ESCRITURA DE LAS PRESCRIPCIONES MEDICAS

La prescripción debe efectuarse siempre con letra legible y en las hojas específicamente diseñadas al efecto. Revise diariamente el tratamiento y evite expresiones del tipo “tto. igual”.

Toda prescripción debe contener:

La correcta identificación del paciente. La fecha y hora de la prescripción. Identificación del médico y su firma. Duración prevista del tratamiento en días si procede, siendo particularmente

importante en los informes de alta.

Nombre del medicamento:

Principio activo. Deben evitarse las abreviaturas, nombres químicos o de investigación. Es necesario escribir el nombre completo de la presentación, sobre todo cuando

existan varias que puedan inducir a error (lidocaina 1% en lugar de lidocaina).

Dosis:

Evitar los decimales o fracciones (500 mg. en lugar de 0.5 g). Utilizar siempre unidades de peso o volumen, sobre todo aquellos medicamentos con

distintas presentaciones (Diazepam 5 mg. en lugar de Diazepam 1 comprimido). No utilizar abreviaturas de unidades poco habituales (1 pulsación en lugar de 1 p).

Vía de administración:

Debe figurar siempre, incluso en el caso de medicamentos en los que solo existan

presentaciones de administración por una vía única.

Frecuencia de administración:

Se especificara de forma clara, que no induzca a error.



9

Anexo 2



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Anexo 3

REGISTRO MANUAL DE UTILIZACIÓN DE ESTUPEFACIENTES EN CASO DE AVERÍA DE SISTEMA AUTOMÁTICO DE DISPENSACIÓN Estación: Fecha de la avería: Farmacéutico: Médico: Estupefacientes enviados (nombre comercial, dosis y cantidad): Paciente (nombre y apellidos) Medicamentos/Cantidad DUE

Devolución a la farmacia cuando se reestablece el servicio Cantidad: Farmacéutico que lo recibe

HGUGM. HOSPITAL DE DIA VERSION DEFINITIVA 06/02/2012


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Manual de Operación de Hospitales de Día



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1 Índice

1 Índice 2 2 Introducción 3 3 Hospital de Día 4 3.1 Ingreso y Gestión de Pacientes 4 3.2 Tratamiento 5 3.3 Pruebas o Interconsultas 5 3.4 Gestión de citas 6



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2. Introducción

El presente documento tiene por Objeto definir el protocolo de actuación en el ámbito de Hospital de Día en el caso de producirse una contingencia que impida el acceso al sistema de información del Hospital.

Este manual se utilizará cuando se notifique a los departamentos afectados que se encuentran en situación de contingencia y por lo tanto hay que continuar realizando el correspondiente registro de la información de manera manual, bien sea por medio de documentos Word o a través de los impresos existentes.


En el caso de Hospital de Día, se tendrá que disponer de la siguiente documentación:

● Censo de Pacientes citados en Hospitales de Día

● Listado de Citas y Ordenes de tratamientos por paciente

Para continuar prestando el servicio de Hospital de Día, la documentación que se dispondrá en formato electrónico y en papel será la indicada en los siguientes apartados.





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3. Hospital de Día

Dentro del ámbito de Hospital de día, se realizan habitualmente las siguientes actividades:

1. Ingreso y Gestión de pacientes

2. Tratamiento Médico

3. Pruebas o interconsultas

4. Gestión, Anulación y reprogramación de citas, mantenimiento de Agendas

5. Alta de Hospital de día

Al producirse una situación de contingencia que impide el acceso a los sistemas de información, estas actividades se verán alteradas de la manera descrita en los siguientes apartados.

3.1. Ingreso y Gestión de Pacientes

Se dispondrá de la siguiente documentación del momento inmediatamente anterior a la situación de contingencia:

● Censo de Pacientes citados en Hospitales de día

● Listado de Citas y órdenes de tratamiento en Hospital de día por paciente

También están disponibles los siguientes formularios:

● Justificante Asistencia a Hospital de Día

● Orden de Ingreso



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3.2. Tratamiento Médico en Hospital de Día

Para poder realizar el tratamiento médico planificado, se dispondrá de la siguiente documentación:

● Censo de Pacientes en Hospital de Día

● Listado de Citas y Órdenes de tratamientos por pacientes

Para poder administrar el tratamiento prescrito sobre los pacientes citados se utilizarán los siguientes formularios:

● Órdenes de tratamiento

● Hojas de evolución

● Hoja de registro de enfermería

● Hoja de prescripción médica

● Solicitud de dieta

3.3. Pruebas o interconsultas

Los formularios para solicitud de peticiones e interconsultas son los siguientes:

● Hoja de Solicitud de analítica

● Hoja de Solicitud de Radiodiagnóstico

● Hoja de Petición de Hemoderivados

Si la prueba o interconsulta no es urgente y ha de ser programada para otro día, una vez rellenada con los datos de filiación, se hará llegar al departamento de Admisión que será el responsable de mecanizarlo en el sistema una vez restablecido y también de avisar al usuario de la fecha de la citación para la prueba.



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3.4 Gestión de Citas en Hospital de Día La gestión, anulación y reprogramación de citas sucesivas y mantenimiento de Agendas serán actividades registradas convenientemente en papel y pospuestas hasta el momento en el que se recupere la incidencia.

El documento que se utilizará para el registro de las citas para siguientes días es el siguiente:

● Solicitud de tratamiento de Hospital de día

HGUGM. HOSPITALIZACION. VERSION DEFINITIVA. 06/02/2012 1





Manual de Operación de Hospitalización

HGUGM. HOSPITALIZACION. VERSION DEFINITIVA. 06/02/2012


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1 Índice 1 Índice 2 2 Introducción 3 3 Continuidad de Actividades 4 3.1 Ingreso: Gestión de pacientes y Asistencial 4 3.2 Seguimiento y evolución del paciente 4 3.3 Pruebas o Interconsultas 6 3.4 Alta de Hospitalización 6

HGUGM. HOSPITALIZACION. VERSION DEFINITIVA. 06/02/2012 3


2 Introducción El presente documento tiene por Objeto definir el protocolo de actuación en el ámbito de Hospitalización en el caso de producirse una contingencia que impida el acceso al sistema de información del Hospital.

Este manual se utilizará cuando se notifique a los departamentos afectados que se encuentran en estado de contingencia y por lo tanto hay que continuar realizando el correspondiente registro de la información de manera manual, bien sea por medio de documentos Word o a través de los impresos existentes.


En el caso de Hospitalización, se deberá disponer de la siguiente documentación:

Censo de Pacientes, últimas notas de evolución y listado de Medicación Activa.

Censo de Camas libres

Para continuar prestando el servicio de Hospitalización, la documentación que se dispondrá en formato papel será la definida en cada uno de los siguientes apartados:

Ingreso: Gestión de Pacientes y Gestión Asistencial

Seguimiento y Evolución de Pacientes

Pruebas de laboratorio, radiológicas e interconsultas

Alta de hospitalización/Éxitus

Advertencias importantes:

1.- En el caso del Centro de Rehabilitación (I. P. R) deben restringirse al máximo los traslados desde el Centro Médico –Quirúrgico (I.P.M.Q.)

2.- El listado de dietas estará impreso en formato papel antes de las 15 h del día 9 de Marzo. La comunicación de los cambios de dietas se realizará vía telefónica al Servicio de Dietética.




4


3 Continuidad de Actividades Al producirse una situación de contingencia que impide el acceso a los sistemas de información, estas actividades se verán alteradas de la manera descrita en los siguientes apartados.

3.1 Ingreso: Gestión de pacientes y Asistencial Se dispondrá de la siguiente documentación del momento inmediatamente anterior a la situación de contingencia:

Censo de Pacientes.

Censo de Camas libres.

Además, para seguir prestando la asistencia, se dispondrá del siguiente impreso:

Solicitud de Ingreso

También están disponibles los siguientes formularios:

Justificante de hospitalización

Justificante de hospitalización para familiares

Pegatinas de identificación de pacientes: Medicación, pulsera identificativa de pacientes, etcétera. Obviamente los ingresos que tengan lugar durante la contingencia (después de las 15 h. del 09/03/2012) no dispondrán de pegatinas mecanizadas.

3.2 Seguimiento y evolución del paciente Se dispondrá de la siguiente documentación en el momento anterior a la situación de contingencia:

Censo de Pacientes, incluyendo últimas notas de evolución y listado de medicación activa

Registros médicos en formato papel: hojas de amnannesis, evolución y tratamiento

Existen las siguientes actividades en el ámbito de Hospitalización donde se detalla la manera de realizarlas en situación de contingencia:



5

o Intervenciones quirúrgicas

Para las intervenciones urgentes se utilizará el impreso:

Hoja de circulante (intervención quirúrgica)

Registro enfermero del preoperatorio inmediato

o Traslados

Durante la situación de contingencia, se recomienda no realizar traslados. En caso necesario se utilizará el siguiente impreso en formato papel:

Solicitud de Traslado

o Cuidados de Enfermería y Seguimiento del paciente

A partir de la información relativa al censo de pacientes, se irá actualizando la información relativa a la prescripción y seguimiento de constantes del paciente.

Registro de Evolución

Registros enfermeros en formato papel: Valoración al ingreso, Observaciones de enfermería, Hojas de medicación, Graficas; Altas de enfermería

o Alimentación y Prescripción

Se dispone de la siguiente información sobre los pacientes hospitalizados en el momento de la contingencia:

Censo de Pacientes

Peticiones de dietas

Para registrar tomas de medicación durante una situación de contingencia, se utilizará el siguiente formulario:

Prescripción Médica

Peticiones a farmacia, talonario de tóxicos, llaves de Pixis, peticiones especiales de fármacos ( ver plan de contingencia de Farmacia)

Otros documentos:

Peticiones a almacén, compras, averías

Hojas de petición de analítica urgente y pegatina preimpresa



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3.3 Pruebas de laboratorio, radiológicas e Interconsultas

Los formularios de peticiones e interconsultas son los siguientes:

Hoja de Petición e Interconsultas

Hoja de Petición de Hemoderivados

Si la prueba o interconsultas no es urgente y ha de ser programada para otro día, una vez cumplimentada con los datos de filiación, se hará llegar al Departamento de Admisión que será el responsable de mecanizarlo en el sistema una vez restablecido, así como de avisar al usuario de la fecha de citación para la prueba.

Peticiones de pruebas diagnosticas de imagen y de laboratorio

3.4 Alta de Hospitalización Se dispondrá de la siguiente documentación para poder tramitar el alta de los pacientes hospitalizados:

Notificación de Alta

Solicitud de Alta Voluntaria

Registros en papel de las altas médicas y de enfermería

Peticiones de ambulancias

Certificados de defunción

HGUGM. Unidad de Nutrición y Servicio de Alimentación VERSION DEFINITIVA 06/02/2012


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Manual de Operación de Unidad de Nutrición y Servicio de Alimentación



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1 Índice 1. Índice 2 2. Introducción 3 3. Asignación de dietas 4 Emplatado de dietas 4 4. Medidas adicionales 5



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2 Introducción

El presente documento tiene por Objeto definir el protocolo de actuación en el ámbito

de Nutrición y Alimentación en el caso de producirse una contingencia que impida el

acceso al sistema informático de gestión de dietas (NUTRISICIENCE) del Hospital.

Este manual se utilizará cuando se notifique la situación de contingencia, y por lo tanto

hay que seguir lo especificado en el mismo.

La contingencia puede originar que no se disponga de acceso a la información

necesaria para continuar con la actividad, es por ello, que al mismo tiempo que se

alerta de un estado de contingencia, el responsable del ámbito afectado, deberá

disponer de la documentación correspondiente en el momento inmediatamente

anterior a la situación de contingencia.

En el caso de Nutrición y Alimentación, se dispondrá de la siguiente documentación:

Listado de Planillas de dietas de pacientes.

Listado de ingresos programados.

Listado de altas.

Listado de control nutricional.

Ordenes de fabricación y producción.

Etiquetas de desayuno, comida y cena.

Etiquetas de suplementos y nutrición enterales.

Hojas de registro.

Una vez finalizada y resuelta la incidencia, esta nueva situación será comunicada a

todos los usuarios de la aplicación, que podrán volver a utilizarla y deberán proceder a

mecanizar la documentación que se haya generado en ese intervalo.

Tras el registro de la correspondiente información en el sistema, la documentación en

papel utilizada durante la contingencia, será inmediatamente destruida como

confidencial cuando proceda.



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3 Asignación de dietas El viernes previsto para la integración (09/03/2012), sobre las 13:00 horas, se emitirán

los listados correspondientes a la planilla de dietas de los pacientes. Este listado se

extrae de la página intranet del hospital (asignación de dietas).

Una vez emitido el listado a continuación se imprimirán las etiquetas de nutrición

enteral y suplementos correspondientes a los días, viernes tarde, sábado, domingo y

lunes. Este listado se imprimirá en turno de mañana y tarde.

Las modificaciones que afecten a la nutrición enteral o suplementos quedarán

recogidas en una etiqueta diseñada expresamente y su cumplimentación será manual.

Paralelamente se emitirá un listado de Control Nutricional de todos los pacientes que

reciben este tipo de soporte artificial, oral, enteral y suplementos.

Es necesario que la Unidad de Admisión, remita a la Unidad de Nutrición (IPMQ -2),

los listados de ingresos programados de los días afectados por la posible

contingencia. El viernes se deberá remitir el listado de altas antes de las 15:00 horas

del viernes. Todo ello con el objetivo de no duplicar dietas y que cada paciente tenga

su dieta asignada.

EMPLATADO DE DIETAS

Para poder emplatar los menús correspondientes, es necesaria la siguiente

documentación que se emitirá previa al corte.

Orden de fabricación y producción.

Emisión de etiquetas de pacientes con la cena del viernes, desayuno comida y

cena del sábado, domingo y lunes. La impresión se realizará desde el Área

Administrativa de Cocina; no obstante, están disponible los ordenadores de la Unidad

de Nutrición.

Para los cambios o peticiones de dietas que se realicen telefónicamente desde las

Unidades Hospitalización a la Unidad de Nutrición o viceversa, se ha confeccionado

una etiquita específica diseñada por la Unidad de Nutrición que se cumplimentará

manualmente. Esta etiqueta se llevará a Cocina para poder servir el desayuno, comida

o cena a las Unidades de Hospitalización solicitantes.



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4 Medidas adicionales Con el objetivo de incidir en la normalidad del funcionamiento del servicio se han

tomado las siguientes medidas adicionales:

Comunicación telefónica permanente con las Unidades de Hospitalización para

hacer un seguimiento de las posibles incidencias y adelantarnos a ellas en la medida

de lo posible.

Se incluirán en los carros de desayuno, comida y cena 1 o 2 bandejas extras de

desayuno, comida y cena, dependiendo del número de camas y ocupación.

Se reforzará el personal durante estos días, así, está previsto 2 enfermeras en

turno de mañana y tarde y 3 auxiliares de enfermería en turno de mañana y tarde.

Se han diseñado hojas de registro con el objetivo de anotar todas las modificaciones de dietas

HGUGM. QUIRÓFANOS VERSION DEFINITIVA 06/02/2012


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Manual de Operación de QUIRÓFANOS



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1 Índice 1 Índice 2 2 Introducción 3 3 Continuidad de Actividades 4 3.1 Inicio Jornada Quirúrgica 4 3.2 Intervención Quirúrgica (pre, peri y postoperatorio) 4 3.3 Pruebas o Interconsultas 5 3.4 Alta (CMA/ Q.26/ Qs. IPO) 5



3

2 Introducción El presente documento tiene por Objeto definir el protocolo de actuación en el ámbito de Quirófanos en el caso de producirse una contingencia que impida el acceso al sistema de información del Hospital.

Este manual se utilizará cuando se notifique a los departamentos afectados que se encuentran en estado de contingencia y por lo tanto hay que continuar realizando el correspondiente registro de la información de manera manual, bien sea por medio de documentos Word o a través de los impresos existentes.


En el caso de Quirófanos, con carácter preventivo el Jueves día 08/03/2012 quedarán impresos:

Partes Quirúrgicos de la semana del 12/03/2012 al 16/03/2012

No habrá jornada extraordinaria de tarde el Viernes 09/03/2012

Para continuar prestando el servicio de Quirófanos, la documentación que se dispondrá en formato papel será la definida en cada uno de los siguientes apartados desglosados en las siguientes páginas:

Inicio Jornada Quirúrgica

Intervención Quirúrgica (pre, peri y postoperatorio)

Pruebas o Interconsultas

Alta (CMA/Q. 26/Qs. IPO)

Exitus





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3 Continuidad de Actividades Al producirse una situación de contingencia que impide el acceso a los sistemas de información, estas actividades se verán alteradas de la manera descrita en los siguientes apartados.

3.1 Inicio Jornada Quirúrgica En el caso de Quirófanos, con carácter preventivo el Jueves día 08/03/2012 quedarán impresos:

Partes Quirúrgicos de la semana del 12/03/2012 al 16/03/2012

No habrá jornada extraordinaria de tarde el Viernes 09/03/2012

3.2 Intervención Quirúrgica (pre, peri y postoperatorio)

Existen las siguientes actividades en el ámbito de Quirófano donde se detalla la manera de realizarlas en situación de contingencia:

o Registro de Intervenciones quirúrgicas

Para las intervenciones programadas y urgentes se utilizará el impreso: Hoja de registro intraoperatorio de Enfermería (circulante) Hoja de Protocolo de Intervención Quirúrgica (hoja verde) Hoja de anestesia Hoja de Tratamiento y Evolución Certificado Defunción (en caso de Exitus intraoperatorio)

El check list quirúrgico se realizará en formato papel como habitualmente. La contingencia no exime de su cumplimentación.

o Traslados

Durante la situación de contingencia, se recomienda no realizar traslados. En caso necesario se utilizará el siguiente impreso:

Solicitud de Traslado



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3.3 Pruebas o Interconsultas Los formularios de peticiones e interconsultas son los siguientes:

Volantes de Petición de Analíticas y pegatinas preimpresas

Hoja de Petición de Hemoderivados

No se incluye en este apartado la petición radiológica por no rellenarse habitualmente dicha documentación durante la intervención. La petición se realizará telefónicamente como es habitual.

3.4 Alta (CMA/ Q.26/ Qs. IPO) Se dispondrá de la siguiente documentación para poder tramitar el alta de los pacientes intervenidos ambulatoriamente:

Informe de Alta

Hoja de Citación

Petición Ambulancia

Solicitud de Ingreso

Justificante Hospitalización

Justificante Hospitalización para familiares

Solicitud de Alta Voluntaria

HGUGM. DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL PACIENTE, TRABAJO SOCIAL, CALIDAD PERCIBIDA - VOLUNTARIADO. VERSION DEFINITIVA 06/02/2012


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Manual de Operación del Departamento de Atención al paciente, Trabajo Social,

Calidad percibida, Voluntariado



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1 Índice 1 Índice 2 2 Introducción 3 3 Bloque Servicio de Atención al Paciente 4 4 Responsables 5



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2 Introducción El presente documento tiene por Objeto definir el protocolo de actuación en el ámbito del Departamento de Atención al paciente, Trabajo Social, Calidad percibida, Voluntariado en el caso de producirse una contingencia que impida el acceso al sistema informático del Hospital. Este manual se utilizará cuando se notifique a los departamentos y servicios afectados que se encuentran en estado de contingencia y por lo tanto hay que continuar realizando el correspondiente registro de la información de manera manual, bien sea por medio de documentos Word, Excel, Access o a través de los impresos existentes. La contingencia puede originar que no se disponga de acceso a información necesaria para continuar con la actividad, es por ello que al mismo tiempo que se alerta de un estado de contingencia, el responsable del ámbito afectado deberá disponer de la documentación correspondiente a su sección en el mismo momento que se le notifica el paso a una situación de contingencia. En el caso de Departamento de Atención al paciente, Trabajo Social, Calidad percibida, Voluntariado, se deberá disponer de la siguiente documentación:

La Unidad de Información de Urgencias utilizará las hojas especificas (Ambulantes y Observación) para tener la ubicación real de los pacientes en todo momento y cuadrar al final de cada turno.

El SAP dispondrá de una hoja de registro de las incidencias que se les notifiquen.

Esa misma hoja de registro será utilizada por el voluntariado. Una vez finalizada y resuelta la incidencia, esta nueva situación será

comunicada a todos los usuarios de la aplicación, que podrán volver a utilizarla y deberán proceder a mecanizar la documentación que se haya generado en ese intervalo.

La Unidad de Trabajo Social precisa la documentación relativa al Censo de pacientes en Urgencias del Médico Quirúrgico, Maternidad y Pediatría. Solicita que en el Registro de los pacientes se anote, si es posible más de un número de teléfono.

Así mismo la Unidad de Trabajo Social se mantendrá en continuo contacto con Admisión y con la Unidad de Información de Urgencias




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3 Bloque Servicio de Atención al Paciente 1.- Tal y como indica el Manual de Procedimiento, suspender todo tipo de permisos entre los días 9 y 14 de marzo, tiempo en el que se prevé pueda surgir el mayor número de incidencias.

2.- El día 9 de marzo, viernes, el Servicio de Atención al paciente trabajará en turno de tarde con todos sus efectivos en coordinación con la Unidad de Trabajo Social y el resto del Centro. Así mismo el CEP de Moratalaz se mantendrá abierto en turno de tarde.

3.- En la tarde del día 9, la Unidad de Información de Urgencias, se reforzará con una persona más. Es decir habrá cuatro personas de presencia física hasta las 22:00 horas.

4.- Los días 10 y 11 de marzo, sábado y domingo respectivamente, la Unidad de Información de Urgencias se reforzará de la siguiente manera: tres personas en turno de mañana, tres en turno de tarde y dos en turno de noche. Es decir se aumentará un efectivo en los tres turnos. Esta medida se aplicará también para los días 12, 13 y 14 de marzo.

5.- Durante el periodo de parada-arranque se revisarán individualmente las reclamaciones, si las hubiera, por sectores de incidencia para proceder a su análisis y toma de decisiones.

6.- El voluntariado de Consultas Externas (Organización “Desarrollo y Asistencia”) se reforzará en horario de 9:00-13:30 h. los días 12, 13 y 14 de marzo

7.- Se explicará al voluntariado de Consultas Externas las funciones específicas a desarrollar ante la situación de contingencia



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4 Responsables

Teléfonos de interés.

1.- Ángela Moruno.

Coordinadora Trabajo Social.

Tfno: 41723.

2.- Teresa Távora.

Jefa de Servicio Atención al Paciente.

Tfno: 45011.

3.- Ana Iriarte.

Coordinadora Unidad de Información.

Tfno: 43682.

4.- Mª José González de Castro.

Jefa de Servicio.

Tfno: 41666.

5.- Antonio Barba Ruiz de Gauna.

Jefe de Departamento.

Tfno: 45954.

HGUGM. COORDINACIÓN DE SECRETARIAS MÉDICAS VERSION DEFINITIVA 06/02/2012


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Manual de Operación de la Coordinación de Secretarías Médicas



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1 Índice

1 Índice 1

2 Información previa 3

2.1 Introducción 3

2.2 Tareas que se desempeñan en el Área de Secretarias Médicas 4

2.3 Áreas de trabajo afectadas en relación a las Secretarias Médicas 5

3 Desarrollo del Plan de Contingencia 6

3.1 Gestión de formación 6

3.2 Gestión de la Contingencia en Unidades de Hospitalización 6

3.2.1 Gestión de Personal 6

3.2.2 Actuaciones para la semana previa 7

3.2.3 Actuaciones para sábado y domingo 10 y 11 de marzo 8

3.2.4 Actuaciones para lunes 12 de marzo 8

4 Anexos 9

4.1 Gestión de la Contingencia en Servicios Centrales y otros Servicios Médicos sin actividad en hospitalización 9

4.1.1 Gestión de Personal 9

4.1.2 Actuaciones por Servicios 9



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2 Información Previa 2.1 Introducción.

• La toma de medidas de prevención no excluye la planificación que en sí misma supone previsión y visión estratégica.

• El punto clave de la planificación es la definición de un objetivo; y el objetivo es el resultado que se espera alcanzar con el plan; en nuestro caso asegurar la atención administrativo-asistencial a los servicios asistenciales durante el proceso de cambio en el sistema informático de SISCAM a HP HCIS.

• La capacidad de planificar implica capacidades cognitivas que nos permiten imaginar acciones intermedias, adelantar sus resultados y realizar la coordinación precisa para conseguir el objetivo.

• La previsión es que, en caso de haber disfunciones en la implantación y correcto funcionamiento del sistema informático, éstas sucedan en el transcurso de los cuatro primeros días.

• Puede que todo esto sea una burbuja. De cualquier forma los planes están para ser modificados y por tanto la tarea de planificación es constante a lo largo del desarrollo del plan en función de los datos que ofrezca la realidad.



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2.2 Tareas que se desempeñan en el Área de Secretarias Médicas.

Se aporta ficha general con la siguiente descripción de tareas:

Org

aniz

ació

n - Comunicación con clientes externos e internos - Organización del despacho - Archivo de documentos en todo tipo de soportes. - Mantenimiento y seguimiento de la Agenda del Servicio - Gestión de la información.

Asi

sten

cial

es

- Actualización del Control de Camas - Asignación de médico responsable - Tramitación de las altas hospitalarias - Control y seguimiento de la Lista de Espera - Tramitación de los Ingresos programados - Inclusión de pacientes en parte de quirófano - Tramitación de altas hospitalarias - Trascripción de informes Clínicos - Citación de pacientes - Tramitación de la solicitud de transporte sanitario - Registro de Interconsultas de Hospitalizados. - Gestión de historias clínicas - Preparación de la documentación para las sesiones clínicas

RR

HH

- Colaboración con la Dirección de RRHH en el control de licencias y vacaciones.

- Colaboración con el Departamento de Nóminas en la introducción de Incentivos económicos (Guardias médicas, etc.)

Doc

enci

a

Pregrado: - Recogida y archivado de las fichas de alumnos - Recogida y archivado de los documentos acreditativos de los becarios - Tramitación de convocatorias de Exámenes - Listado de notas - Tramitación de Actas de notas una vez firmadas por el profesor. - Emisión de certificados de asistencia y calificación para los becarios.

Postgrados: - Soporte administrativo a la gestión de documentación de MIR.

Instituto de Formación Profesional de Técnicos Sanitarios. - Tramitación administrativa del Instituto, en cuanto a los alumnos y los

diferentes profesores

Inve

stig

ació

n

- Control de la documentación de la investigaciones de los Servicios

- Control y tramitación de la documentación de los ensayos clínicos

- Apoyo administrativo en Organización de congresos y jornadas científicas

- Apoyo administrativo a la organización de Congresos, Cursos Monográficos y Jornadas Científicas



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2.3 - Áreas de trabajo afectadas en relación a las Secretarias Médicas.

En situaciones de emergencia, se necesita priorizar tareas. En este período crítico pasarán a ser actividades no prioritarias, todas aquellas que no sean asistenciales (ver cuadro). Según este principio, el foco se coloca apuntando a las siguientes actividades:

• Transcripción de Informes Clínicos: Necesidad de prever la emisión de dichos informes.

• Control de camas: Necesidad de conocer a tiempo real la identidad, ubicación, médico responsable, etc. de cada paciente ingresado.

• Interconsultas de pacientes Hospitalizados: Necesidad de conocer esta actividad con datos concretos de la asistencia.

• Solicitud de Historias Clínicas (en adelante HHCC) al Archivo Central de HHCC: Conocimiento, registro y control de la situación de las HHCC, peticiones y devoluciones.

• Ingresos y altas: Necesidad de mantener una agenda diaria de ingresos y altas. Tramitación manual

• Lista de espera: Control y seguimiento de las solicitudes que lleguen procedentes del servicio de admisión

• Inclusión de pacientes en parte de quirófano y conocimiento de la programación.

• Citación de pacientes procedentes de hospitalización para revisión en Consultas Externas

• No quedarán afectadas las tareas relacionadas con el Transporte Sanitario al gestionarse desde una aplicación independiente del Siscam.



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3 Desarrollo del Plan de Contingencia

3.1 Gestión de formación

• Con carácter previo se ha elaborado una guía, que se adjunta como documento nº 1, y que ha cumplido varias funciones. En primer lugar ha servido como manual de trabajo para las sesiones formativas. En segundo lugar está sirviendo como manual de trabajo para consolidación de lo aprendido en las sesiones formativas, con difusión más allá del ámbito de las Secretarias Médicas. Y en tercer lugar servirá como apoyo a las actividades administrativas en las secretarías durante los primeros días de implantación del HP HCIS así como documento de apoyo a nuevas contrataciones.

• Se han impartido más de 20 sesiones del módulo general para secretarias médicas utilizando aulas informáticas y los despachos de Gestión de Informes Clínicos. Todas las sesiones han sido impartidas por esta Coordinación de Secretarias.

• Al haberse desplazado la fecha de implantación, se ha producido una congelación de conocimientos y también de interés de las personas, por lo que se ha elaborado una encuesta para editar una nueva fase presencial de formación ajustada a los resultados de la encuesta. La encuesta se adjunta como documento nº 2.

• Una vez que se obtengan los resultados de la encuesta, se desarrollará la siguiente y definitiva edición de formación presencial. Asimismo está pendiente de fijar una sesión formativa, en fecha próxima a la implantación, para formar al personal de secretarias destinadas en la Dirección del Hospital.

3.2 Gestión de la Contingencia en Unidades de Hospitalización

3.2.1 Gestión de Personal.

Habiendo sido informados de que la fecha de implantación será el día 9 de marzo de 2012, se suspenden todos los permisos para las fechas comprendidas entre el 8 y el 14 de marzo.



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3.2.2 Actuaciones para la semana previa

Todo el personal que trabaja en los despachos de Gestión de Informes tendrá

una sesión de formación presencial extraordinaria para poder dar apoyo a cualquier emergencia que surja en cualquier unidad de hospitalización. Es un personal que, al estar acostumbrado a desplazarse, apoyará estos días a aquellas unidades de hospitalización que lo requieran, dejando pendiente su trabajo para días sucesivos, ya que al ser un trabajo administrativo asistencial de carácter ambulatorio, lo consideramos importante pero no urgente.

En la semana previa al cambio, cada secretaria recibirá una información de las actividades que deberá realizar de forma extraordinaria:

3.2.2.1 El día 9 de marzo deberá tener, en Excel o en Word, la relación de pacientes ingresados en su área que constará de los siguientes campos: NHC, cama, apellidos y nombre, servicio responsable, diagnóstico, fecha de ingreso, médico responsable. A ese listado hay que añadirle otros campos, como son, “alta”, “traslado” para poner la fecha en caso de ser alta o traslado, interconsultas de hospitalizados, fecha de petición de HC, fecha y sección o profesional para Revisión en Cext.

3.2.2.2 El jueves y el viernes, 8 y 9 de marzo, las unidades de hospitalización tendrán apoyo para transcribir informes de alta de pacientes que tengan prevista su alta para sábado, domingo y lunes, días 10, 11 y 12. (Trabajarán en este cometido los administrativos de los despachos de Gestión de Informes). Estos informes se realizarán en Documentación Clínica, pero al final de la mañana del día 9 de marzo se pasarán a una carpeta en word (en acceso con usuario genérico ugph) para que puedan ser editados y completados al alta en caso de que no pueda utilizarse la aplicación de Documentación Clínica. Estos informes deberán emitirse en Word y con logotipo del Hospital, que se adjunta como documento nº 3.

3.2.2.3 El día 9 de marzo cada secretaría quirúrgica deberá sacar dos listados más, uno de Lista de Espera Quirúrgica (en LE / Estadísticas 2005) y otro listado de la programación quirúrgica de la semana del 12 al 16 de marzo.



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3.2.3 Actuaciones para sábado y domingo 10 y 11 de marzo

Disponibilidad total del Jefe de Sección y de la Jefa de Unidad para probar in situ, elsábado, el domingo o los dos días, en el nuevo programa cada actividad propia de esta área para comprobar que funciona todo correctamente.

3.2.4 Actuaciones para lunes 12 de marzo Si todo funciona bien, trabajar en el nuevo HP HCIS y mantener hasta nuevo aviso (fin de semana siguiente, 9 de marzo), la información preparada para caso de contingencia. De todas formas habrá un teléfono, el 75163, que estará permanentemente disponible para recibir cualquier incidencia que se produzca. Este despacho del Coordinador de Secretarias Médicas mantendrá una hoja Excel con los siguientes campos: hora de la comunicación, persona de contacto, servicio, teléfono, contenido de la incidencia, observaciones. Se adjunta como documento nº 4. Esta hoja permanecerá abierta hasta finales del mes de marzo.

Si no funcionara bien, para no perder información, se procederá a poner en marcha los circuitos manuales:

Todas las actividades relacionadas con el control de camas, la información, la asignación de médico responsable, la solicitud de HHCC, los ingresos, las altas y los traslados, las interconsultas de hospitalizados y la citación de pacientes en Consultas Externas, se trascribirán al documento que ya tenemos elaborado en Excel (apartado 3.2.1.1.) donde nos constan los pacientes que teníamos ingresados en nuestro servicio el viernes día 9. Todo esto no impide la comunicación constante con los servicios implicados: Admisión, Archivo, etc.

Las actividades relacionadas con la gestión de informes se harán en Word siguiendo modelo explicado en apartado 3.2.2.2.

La gestión de la Lista de espera y la actividad quirúrgica se gestionará en los propios listados generados (ver apartado 3.2.2.3).



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4 Anexos

4.1 Gestión de la Contingencia en Servicios Centrales y otros Servicios Médicos sin actividad en hospitalización

4.1.1 Gestión de Personal. Se suspenden todos los permisos para las fechas comprendidos entre el 8 y el 14 de marzo.

4.1.2 Actuaciones por Servicios

ANATOMIA PATOLOGICA

• No hay contempladas contingencias salvo en Documentación Clínica; en ese caso nos remitimos al apartado 3.2.2.2.

BIOQUIMICA.

• No se contemplan contingencias derivadas de la implantación del HP HCIS.

CITOLOGÍAS Y COLPOSCOPIAS

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados para Citologías y Colposcopias en los códigos 364233 y 364223 desde el 12 al 14 de marzo. Estos listados hay que conservarlos ordenados por fechas para proceder, con posterioridad, a la captura de la actividad.

COMITÉ DE TUMORES

• Disponer de plantilla en Excel o en Word, para relacionar, por fechas, a los pacientes vistos en cada comité; constará de los siguientes campos: NHC, cama, apellidos y nombre, diagnóstico, médico y servicio que lo presenta y decisión del comité. Custodiar dicha información para capturar la actividad así como para informar a los servicios implicados: ONC y RADT.

• En cuanto a Documentación Clínica, nos remitimos al apartado 3.2.2.2.



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COORDINACIÓN DE TRASPLANTES • El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes “exitus” del mes anterior y por servicios. DIÁLISIS • El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados para Fístulas 251222 desde el 12 al 14 de marzo. • Ordenar alfabéticamente las solicitudes de cita para fístulas prescritas a partir del 12 de marzo para poder citarlas con posterioridad. • Ordenar por fechas la información facilitada por Enfermería sobre los pacientes citados (no en siscam) para tratamientos a partir del día 12 de marzo. Con posterioridad recuperar esta información para proceder a la captura de la actividad paciente a paciente. DIRECCIONES Y SUBDIRECCIONES • No se contemplan contingencias derivadas de la implantación del HP HCIS. DOCENCIA • No se contemplan contingencias derivadas de la implantación del HP HCIS. ECOCARDIO • El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados para las pruebas de Ecocardio en el código 237132 de los días 12 al 14 de marzo. Estos listados hay que conservarlos ordenados por fechas para proceder, con posterioridad, a la captura de la actividad. • Ordenar alfabéticamente las solicitudes de pruebas especiales prescritas a pacientes a partir del 12 de marzo para poder citarlas con posterioridad. • Relacionar las pruebas realizadas a pacientes hospitalizados para proceder con posterioridad a la captura de la actividad. • Los informes no quedarán afectados porque se pueden consultar en el Ecopack. ENDOSCOPIAS • El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados para las pruebas digestivas en el código 236132 desde el 12 hasta el 14 de marzo. • Ordenar alfabéticamente las solicitudes de pruebas procedentes de canalizaciones, pacientes ingresados, y todas las citas prioritarias procedentes de los CEP y de CEXT que se soliciten a partir del 12 de marzo para poder citarlas con posterioridad. • Relacionar en Word el estado de las peticiones y entregas de las HHCC.



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ESCUELA DE TÉCNICOS


FARMACIA

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados para la consulta del PEI 219127 desde el 12 hasta el 14 de marzo, y de esa forma poder consultar en el programa Faros la fidelización al tratamiento de cada paciente.

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados para infiltraciones de toxina botulínica en el código 231137 desde el 12 hasta el 14 de marzo, para poder consultar en el programa Faros tanto las dosis como el futuro tratamiento.

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados en consulta de Farmacia 012627 desde el 12 hasta el 14 de marzo, para registrar la actividad en un momento posterior.

• Ordenar alfabéticamente las solicitudes para consulta de Farmacia 012627 que se soliciten a partir del 12 de marzo para poder citarlas con posterioridad.

HEMATOLOGÍA

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados para el Hospital de Día en los códigos de servicio 211032 y 211232 desde el 12 hasta el 14 de marzo. Estos listados hay que conservarlos ordenados por fechas para proceder, con posterioridad, a la captura de la actividad.

• Relacionar en Word o Excel las pruebas que se realicen de sintrom (STAO) así como de la consulta de Hematología que se soliciten a partir del día 12, para posteriormente capturar la actividad en los códigos 242232 y 242227.

• Ordenar alfabéticamente las solicitudes para consulta que se soliciten a partir del 12 de marzo y poder citarlas con posterioridad.

• Relacionar en Word o en Excel las solicitudes de las IH indicando los siguientes campos: NHC, Nombre y apellidos, cama, servicio responsable, médico que realiza la IH y fecha.

HIPERTENSIÓN


INMUNOLOGÍA


LITOTRICIA

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados en los códigos 245235 y 245335 (litotricia y pruebas) desde el 12 hasta el 14 de marzo.



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Estos listados hay que conservarlos ordenados por fechas para proceder, con posterioridad, a la captura de la actividad.

• Relacionar en Word o en Excel las pruebas realizadas a pacientes sin citar a partir del día 12, para proceder con posterioridad a la captura de la actividad.

• Relacionar en Word el estado de las peticiones y entregas de las HHCC.

MEDICINA NUCLEAR

• Al trabajar con RIS PAC no tiene afectación para las citaciones, ni para la captura de la actividad, ni para los informes.

• Ordenar alfabéticamente las solicitudes de pruebas prescritas a partir del 12 de marzo para poder citarlas con posterioridad.

MEDICINA PREVENTIVA

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados del programa diario de quirófano por servicios, de los servicios de CCV, CCV infantil y COT de los días 12, 13 y 14.

• La necesidad de conocer a tiempo real la información sobre las características de los pacientes ingresados de los servicios de los centros, 2, 4, 5, 6 y 8, y de las unidades especiales, se podrá conocer contactando directamente con el Control de Camas del Servicio de Admisión. 78519; 78956, 70011.

MEDICINA Y CIRUGÍA EXPERIMENTAL


METABOLOPATÍAS

• No hay contempladas contingencias porque se mantiene esta parte de la aplicación, en SISCAM.

MICROBIOLOGÍA


• Relacionar en Word o en Excel las solicitudes de las IH, solicitadas a partir del día 12 de marzo, indicando los siguientes campos: NHC, Nombre y apellidos, cama, servicio responsable, médico que realiza la IH y fecha.


NEUROFISIOLOGÍA CLINICA

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados para las pruebas de NFC 243132 desde el 12 hasta el 14 de marzo. Estos listados hay



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que conservarlos ordenados por fechas para proceder, con posterioridad, a la captura de la actividad.

• El proceso de consulta para conocer los médicos que han prologado su actividad más allá de su horario, es una actividad que puede esperar.

NUTICIÓN

• Relacionar en Word o en Excel las solicitudes de las IH solicitadas a partir del día 12 de marzo, indicando los siguientes campos: NHC, Nombre y apellidos, cama, servicio responsable, médico que realiza la IH y fecha.

PROGRAMA ATIENDE

• El día 9 de marzo deberá cumplimentar en Word o Excel el formulario que aparece en el apartado 2.2.2.1. con los datos de los pacientes ingresados en la Unidad de Referencia en el código 641016.

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados en las consultas de lo siguientes códigos 641026, 641126, 641226, 641428,641438 y de la Unidad de Desintoxicación, desde el 12 hasta el 14 de marzo. Estos listados hay que conservarlos ordenados por fechas para proceder, con posterioridad, a la captura de la actividad.

• El día 9 también, se deberá sacar listado de huecos libres, en la semana del 12 al 16 de marzo, en los códigos de consulta anteriormente indicados.

PRUEBAS FUNCIONALES

• El viernes día 9 de marzo se deberá sacar listado de los pacientes citados en el código 238132 desde el 12 hasta el 14 de marzo. Este listado hay que conservarlo ordenado por fechas para proceder, con posterioridad, a la captura de la actividad.

• El viernes día 9 de marzo se deberá sacar listado de los pacientes programados en el quirófano XVII de la semana del 12 al 16 de marzo.

• Relacionar en Word o en Excel las solicitudes de pruebas en el código 238132 que se soliciten a partir del día 9 de marzo, para proceder con posterioridad a la captura de la actividad.

RADIODIAGNÓSTICO

• Al trabajar con RIS PAC no tiene afectación para las citaciones, ni para la captura de la actividad, ni para los informes.

• Ordenar alfabéticamente las solicitudes de pruebas prioritarias que lleguen a partir del 9 de marzo para poder citarlas con posterioridad.



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RADIOTERAPIA

• Para la búsqueda de información de cara a conocer si un paciente ha sido éxitus, llamar a la Coordinación de Trasplantes que conserva esta información en listado, en el teléfono 78296.

• Ordenar alfabéticamente las solicitudes de citas para Nuevos y Revisiones que lleguen a partir del 9 de marzo para poder citarlas con posterioridad en el código de servicio 586125.


• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados para la consulta de NUTRICION en el código 232225 desde el 12 al 14 de marzo.

• Relacionar en Word o en Excel las solicitudes de las IH que se produzcan del 12 al 14 de marzo, indicando los siguientes campos: NHC, Nombre y apellidos, cama, servicio responsable, médico que realiza la IH y fecha.


REHABILITACIÓN EN IPMQ

• Entre los días 8 y 9 de marzo sacar copia de la hoja de filiación de los pacientes que terminen tratamientos en la semana del 12 al 16 de marzo para tener actualizada la información que deberá pasarse a Facturación al final del tratamiento de cada paciente.

• Relacionar en Word o en Excel las solicitudes de las IH que se produzcan a partir del día 12, indicando los siguientes campos: NHC, Nombre y apellidos, cama, servicio responsable, médico que realiza la IH y fecha.


• Relacionar en Word o Excel las revisiones de tratamientos realizadas sin cita a partir del día 12 para proceder con posterior a la captura de la actividad.

• Relacionar en Word las solicitudes de cita para el código 267122.

SECRETARIA DE REHABILITACION DEL IPR

• El viernes día 9 de marzo se deberá sacar listado de los pacientes citados en el código 267128 desde el 12 al 14 de marzo. Este listado hay que conservarlo ordenado por fechas para proceder, con posterioridad, a la captura de la actividad.

• Ordenar alfabéticamente las solicitudes de citas para revisiones al final de los tratamientos que lleguen a partir del día 12, en el código 267128, para poder citarlas con posterioridad.

SECRETARÍA COORDINADOR DEL IPR




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UMERP

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados en los códigos de psiquiatría y psicología infantil 601221, 601231, 601121, 601131, 600221, 600121, 600131. desde el 12 al 14 de marzo. Estos listados hay que conservarlos ordenados por fechas para proceder, con posterioridad, a la captura de la actividad.

URGENCIAS


UVAAD

• El viernes día 9 de marzo se deberán sacar listados de los pacientes citados en el código 219126 desde el 12 hasta el 14 de marzo. Estos listados hay que conservarlos ordenados por fechas para proceder, con posterioridad, a la captura de la actividad.

HGUGM. SEGURIDAD VERSION DEFINITIVA 06/02/2012


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Manual de Operación de SEGURIDAD



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1 Índice

1 Índice 2 2 Introducción 3 3 Información a usuarios 4 3.1 Incidencias y reclamaciones 4 3.2 Información telefónica 4 4 Transporte de documentación 5 4.1 Interno 5 4.2 Centro de Especialidades 5 5 Reprografía 6 6 Telefonía móvil 6 7 Seguridad 6



3

2 Introducción

La migración del sistema informático del Hospital, puede suponer la imposibilidad de acceder a la información, para lo que se establece en presente procedimiento de contingencia, tendente a colaborar con los ya establecidos por otros servicios, en aras a reducir el impacto que pueda suponer sobre el normal desarrollo de la actividad Hospitalaria.

La Unidad de Seguridad, carece de aplicaciones informáticas que puedan verse afectadas, salvo la aplicación de Información de Urgencias, ya contemplada por el procedimiento establecido por el Servicio de Atención al Paciente.

En consecuencia las actuaciones del personal de la Unidad de Seguridad, serán tendentes a colaborar en los siguientes puntos.



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3 Información a usuarios Aunque la migración del sistema informático del Hospital, se encuentra comunicada a los usuarios por medio de carteles situados en las salas de espera, desde el momento en el que se determine el inicio de la misma, los Auxiliares de Control situados en los controles de acceso informarán a los usuarios de la situación.

Dado que la ausencia de sistema informático en las admisiones de hospitalización y consultas, así como la solicitud de todo tipo de pruebas, prescripción de medicación etc., impedirá la mecanización de los datos y en consecuencia obligará a trabajar partiendo de listados o datos extraídos en el inicio de la migración, introducirlos manualmente, deberemos indicar a los usuarios que lógicamente los períodos de tiempo en la resolución de la gestión administrativa, se verán incrementados en el menor tiempo posible.

3.1 Incidencias y reclamaciones Aquellos usuarios afectados por la migración del sistema informático, y que se dirijan a los Auxiliares de Control demandando información, serán dirigidos hacia el Servicio de Atención al Paciente, donde se les canalizará hacia una solución a la incidencia presentada y se atenderá su reclamación si esta llegara a producirse.

3.2 Información telefónica En el caso de que algún usuario del sistema informático, requiera información telefónica relativa a la migración, se le facilitará la extensión telefónica 78596.



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4 Transporte de documentación El hecho de tener que trabajar con papel como soporte de la información, y no poder estar ésta siendo compartida por los usuarios habituales, puede que requiera el transporte manual de un mayor volumen de la misma entre estos, para lo que se en función de las necesidades, es posible que se requiera una mayor presencia de personas que movilicen la documentación generada..

4.1 Interno A fin de aportar la agilidad necesaria, las distintas unidades (Admisión, Hospitalización, Urgencias etc.) reclamarán en función de las necesidades que se generen, la presencia de Auxiliares de Control, intentando evitar los documentos “urgentes”, optándose por establecer circuitos periódicos sistematizados.

Las necesidades serán requeridas por los responsables de las Unidades generadoras de la documentación, a los Encargados II de Seguridad, localizándoles en los teléfonos que a continuación se detallan, en función de su distribución geográfica.

• Tlf. 46212 (I.P.M.Q., Clínica, P. Gobierno)

• Tlf. 46220 (Materno Infanil)

• Tlf. 46249 (Psiquiatría, Oncología, Consultas Externas, Farmacia, Anatomía Patológica y Pabellón Administrativo)

4.2 Centro de Especialidades En caso de tener que desplazar documentación hacia los Centros de Especialidades de Hermanos Sangro y Moratalaz, habrán que contar inicialmente con la ruta que la empresa de mensajería contratada realiza diariamente, y que recoge de lunes a viernes en los C.E.P. a primera hora de la mañana y entrega y recoge la documentación existente en los siguientes puntos sobre las 09:30 horas:

• Pabellón de Gobierno

• Admisión del I.P.M.Q.

• Almacén

• 2ª Planta del Pabellón Administrativo



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De ser necesaria la movilización de documentación hacia los C.E,P. fuera del horario que realiza la ruta diaria, se contactará telefónicamente en horario de 08:00 a 15:00 horas con el teléfono 77715 y en el resto del horario con el 46212, desde donde contactarán con la empresa de mensajería para solicitarles la prestación del servicio.)

5 Reprografía Si fuese necesaria la realización de un importante número de fotocopias, de encuadernación de documentos o de plastificado, se contactará con el teléfono 77715 en horario de 08:00 a 15:00 horas..

6 Telefonía móvil La Unidad de Seguridad, dispondrá de 5 teléfonos móviles corporativos para cubrir las necesidades que pudieran producirse al respecto. La solicitud de dichos aparatos deberá realizarse por escrito dirigido al Jefe de Seguridad, y firmado por el responsable de la Unidad solicitante.

7 Seguridad Las posibles incidencias que la migración del sistema informático ocasione sobre los datos de los usuarios, pueden ocasionar que el algún caso se produzca una reacción inadecuada o violenta por parte de estos, para lo cual los Vigilantes de Seguridad, prestarán especial atención en Urgencias, Consultas Externas y Atención al Paciente, atendiendo no obstante cualquier incidencia que sea comunicada al Centro de Control, ya sea por medio de los pulsadores existentes o telefónicamente.

HGUGM. SERVICIOS CENTRALES (+ Laboratorio y RX) VERSION DEFINITIVA. 06/02/2012


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Manual de Operación de Servicios Centrales - Laboratorio -Radiodiagnóstico



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1 Índice Página

1 Índice 2

2 Introducción 3

Planing general de Servicios Centrales 4

3 Continuidad de Actividades 5

3.1.- Laboratorios 5 Volantes en papel 6 Almacén de papelería 11

3.2.- Radiodiagnóstico 12 Volantes en papel 13

4 Consideraciones generales 15



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2 Introducción

El presente documento tiene por Objeto definir el protocolo de actuación en el ámbito de los Servicios Centrales (especialmente referidos al Laboratorio y la Radiología) en el caso de producirse una contingencia que impida el acceso al sistema informático del Hospital.

Este manual se utilizará cuando se notifique a los departamentos afectados que se encuentran en situación de contingencia y por lo tanto hay que continuar realizando los correspondientes registros de la información y otras operaciones habituales de manera manual, bien sea por medio de documentos Word o a través de los impresos existentes en formato papel.

La contingencia puede originar que no se disponga de acceso a la información necesaria para continuar con la actividad, es por ello que al mismo tiempo que se alerta de un estado de contingencia, el responsable del afectado deberá disponer de la documentación correspondiente a su ámbito en el momento inmediatamente anterior a la situación de contingencia.

En el caso de los Servicios Centrales con actividad programada, se tendrá que disponer de la siguiente documentación:

● Listado de trabajo (pacientes citados) para el día de la contingencia.

● Documentación en formato papel que permita realizar la actividad programada prevista en los términos que se tengan establecidos y tanto para :

- Atención Médica

- Atención de Enfermería

(Volantes de pruebas e interconsultas, Ordenes de Ingreso, Alta, Informes de las exploraciones, etc, etc

Una vez finalizada y resuelta la incidencia, esta nueva situación será comunicada a todos los usuarios de la aplicación, que podrán volver a utilizarla y

deberán proceder a mecanizar la documentación que se haya generado en ese intervalo.


El Planing general de Servicios Centrales, las actividades, turnos y propuestas de actuación durante la contingencia se adjunta en la página 4.



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Servicios- Áreas GUAR Responsable teléfono Actividad general afectada URG PROG T M T T T N Acción propuesta 1 Acción propuesta 2 P.Contingencia Observaciones

Anatomía Patológica Jefe d Servi 75021 Muestras SI * ? Reducir al 40% / día hábil Registros y entrega en papel Sistema Informático propio78163

Bioquímica PF Guardia 78359 Muestras SI SI * * * Sólo Urgencias en IPMQ y MateSólo Urgencias en IPR Registros y entrega en papel IPMQ + Materno-Inf + IPRLínea I. Secuenciación 75152 Muestras SI * * No realizar Metabolopatías 78828 Muestras SI * Demorar procesamiento Registros y entrega en papel Referencia de toda la CCAA

Circuitos propios d la Unidad

Farmacia Jefe d Servi 48352 Recepcción de peticiones SI SI * * Reducción según plan gral GM Registros en papel Todos los Edificios del GMLo Guardia 49731 Dispensación interna SI SI * * Reducción según plan gral GM Registros en papel Todos los Edificios del GM

49747 Dispensación externa SI * Reducción según plan gral GM Registros en papel Solo enfermos ambulantesOtras generales SI * No realizar NO

Hematología Jefe d Servi 43312 Hospitalización SI SI * * * Reducción según plan gral GM Registros y entrega en papelJefe Labo 47294 TMO SI SI * * * No ingresar enfermos nuevos

PF Guardia 41691 Laboratorio SI * * Solo Urgencias Registros y entrega en papelLo Guardia 44246 Banco de sangre SI SI * * * Actividad necesaria Registros y entrega en papel

CEX SI SI * * * Reducción según plan gral GM Registros y entrega en papel

Inmunología Jefe Labo 635356068 Laboratorio SI * Sólo Urgencias Reducción según plan gral GMRegistros y entrega en papelCEX SI * Reducir al 25% / día hábil Registros y entrega en papel

Medicina Nuclear Jefe d Servi 75121 Pruebas SI * * Solo Urgencias Reducción según plan gral GMRegistros y entrega en papel

Microbiología y E.Infecciosas PF Guardia 46246 Laboratorio SI SI * * * Sólo Urgencias Registros y entrega en papelLo Guardia 46244 Hospitalización SI SI * * * Reducción según plan gral GM Registros y entrega en papel

Jefe d Servi 45301 CEX SI * Reducción según plan gral GM Registros y entrega en papel

Neurofisiología Clínica Lo Guardia 41530 Pruebas * * * * Sólo Urgencias Reducción según plan gral GMRegistros y entrega en papel En Pasa + Materno-Inf

Radiodiagnóstico PF Guardia 41537 Pruebas gles IPMQ+MI SI SI * * * Sólo Urgencias Editar Placa Registros y entrega en papel En IPMQ+IPR+M-I+ Morat+SanPF-MI Guardia 46887Lo-Va Guardia Centralita NeuroRX SI SI * * * Reducción según plan gral GMLo-Ne Guardia Centralita

Jefe d Servi 41606Jede Secc 40399

Rehabilitación Jefe d Servi 44344 CEX SI * * Reducir al 50% / día hábil Registros en papel En IPMQ+IPR+M-I+ Morat+SanFisioterapia SI * * Reducir al 50% / día hábil Registros en papel En IPMQ+IPR+M-I+ Morat+San

Coordinadores de Técnicos Lo Coordinación Tecnicos SSC SI SI * * * Presencia física Alerta en Noche y Festivos Específico del área

IPR Dr.Pastor 46733 Extracciones sangre SI SI * * * Procesar como siempre en TMIncidencias al GM Registros y entrega en papel Resultados en papelProcesamiento básico * Tarde-Noche-Festivos al GM

I.Oftálmico Muestras Micro en I.Oft SI * Procesar en IO como siempre Registros y entrega en papel NO realizarPreoperatorios SI * No realizar NO realizar Acopiar preop en semana antes

CEPs Consultas externas SI * * Reducir al 25% / día hábil Incidencias al GM Registros en papelMoratalaz Extracciones sangre SI * Reducir al 25% / día hábil Incidencias al GM Registros en papelHnos Sangro Radiología general SI * * Reducir al 25% / día hábil Incidencias al GM Registros en papelVicálvaro RX básica SI * Reducir al 25% / día hábil Incidencias al GM Registros en papel Solo la cita. La explora es manu

Continuidad Asistencial Dra Ubach Acceso a Documenta. Clínica SI * * Reducir al 50% /día hábil Incidencias al GM NO realizarExtracciones sangre SI * No realizar en CEPs No realizar en A.Primaria Incidencias al GM

(antiguo Área 1 GM y otros) Dr. Granado 628 94 91 98 Citologías-Biopsias SI * No enviar Incidencias al GMOrtopantos SI * No enviar Incidencias al GMDensitometrías SI * No enviar Incidencias al GM

Motratalaz U.Administrativa1 328 92 51 / 5 Hnos Sangro U.Administrativa 915520739 Coordinadores de TEL Bioq 48895SAP 48457 SAP 46770 (M) Hem 48896Enfermería 48431 (M) 46773 (T) Micro 48898

49594 (T) Enfermería 44003 (M)41591 (T) Coordinadores de RX RX-M 41421

Hnos Sangro U.Administrativa 915520739 RX-T 41817SAP 46770 (M) Radioterapia 48899

46773 (T)Enfermería 44003 (M) Coordinadores de Fisio IPMQ 42627

41591 (T)



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3 Continuidad de Actividades

3.1 Laboratorios

Dentro del ámbito de los Laboratorios, y en el momento de producirse la contingencia, se constituirán dos destinos de manera preferencial para atender las posibles urgencias que se produzcan , quedando los demás Laboratorios en situación de espera de las instrucciones recibidas desde la Dirección.

Los Laboratorios que funcionarán durante el Plan de Contingencia serán :

1.- Bioquímica para determinaciones de Bioquímica y Hematología de urgencias.

2.- Microbiología para determinaciones de Microbiología de urgencias.

El procedimiento general de funcionamiento de las diferentes unidades asistenciales para la contingencia del cambio de sistema informático será el siguiente :

Viernes 15 horas

NO SISCAM SI Documentación Clínica (sólo modo Consulta a las 16 horas)

Modulab y Equipos analíticos quedan operativos

Servicios asistenciales

Solicitudes de ANALISIS en papel + etiquetas Disminuir al máximo el nº de peticiones

Identificar correctamente los volantes

+ Nombre y apellidos Tubos Número de HC

Edad y sexofecha de nacimiento

AOS

Laboratorios (Bioquímica- Micro)

XX horas Para Modulab 4 horas (Modulab NO funciona, pero SI los Equipos analíticos)SI se puede consultar Doc.Clínica

Registra solicitud Comprueba los tubos-eqtiquetas Procesa la muestra

Equipos (analítica)

Emiten los resultados en papel

AOS

Servicio asistencial solicitante

Domingo 12 horas Decisión estratégica de arrancar

Información a las Unidades

notaDurante todo el fin de semana existirá :

Equipo multiprofesional de refuerzo (Sanitarios y Técnicos de diferentes empresas)

Equipo Directivo de apoyo a la toma de decisiones

Se para el Sistema en el Marañón



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Volantes en papel

Los modelos en papel a utilizar para solicitar analítica de urgencia desde las diferentes unidades del Hospital serán los siguientes :

1.- Bioquímica- Hematología de urgencia

• Servicio de Bioquímica Clínica “PETICION DE HOSPITALIZACIÓN O CONSULTAS”

• Etiquetas amarillas preimpresas

2.- Microbiología de urgencia

• Volante blanco con borde azul “Servicios de Microbiología de los Hospitales de Madrid”

• Etiquetas blancas con franja azul

Las existencias en el Almacén de papelería del Hospital a fecha 13 de febrero de 2012 de volantes y etiquetas son las que se reflejan en el resumen siguiente:

CODIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD 3070185 ETIQUETA IMPRESA AMARILLA (URGENTE) 9.200.- UDS.(*) 3070184 ETIQUETA IMPRESA BLANCA (RUTINA) 4.000.- UDS. 3070110 ETIQUETA C. BARRAS AMARILLA 12.200.- UDS. 3070102 ETIQUETA C. BARRAS BLANCA 6.600.- UDS. 3007519 IMPRS. LAB. BIOQUÍMICA HOSPT. O CONSULTA 12.000.- UDS.(*) 3007520 IMPRS. LAB. BIOQUÍMICA URGENCIA EXTERNA 13.500.-UDS. 3007522 IMPRS. LAB. HEMATOLOGÍA Y HEMOTERAPIA 3.500.- UDS. 3057301 IMPRS. LABORATORIO MICROBIOLOGÍA 19.000.- UDS.(*)



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La distribución para 1 día de trabajo en situación de contingencia entre las diferentes unidades, se ha establecido en el cuadro siguiente:

Análisis Clínicos "Solicitudes en papel + Etiquetas "

Micro BioquiUnidades asistenciales papel + etiq papel + etiq Ubicación carpetas distribución Unidades

Edificio IPMQ 10 150 Departamento Esp Quirúr 14

10 150 Departamento Esp Médicas 11

10 90 Bloque Quirúrgico 10

10 150 Departamento Cardiología 5

20 200 Departamento Urgencias 4

Edificio PASA Ver otros Departamnetos

Edificio Psiquiatría 20 Dpto. Enfermería Planta 0 5

Edificio Clínica 5 10 Planta C 15 10 Planta D 15 10 Planta E 15 10 Planta F 1

Edificio de Oncología 10 70 Dpto. Enfermería Planta 0 7

Edificio de Consultas 0 0

Edificio Materno-Infantil 20 200 Dpto. Enfermería Planta 0 20

IPR 5 10 Dpto. Enfermería Planta 5 5

I.Oftálmico 10 20 Hosp. + Consultas 2

CEP de Moratalaz 0 0

CEP Hermanos Sangro 0 0

Centros de Salud 0 0

Total contingencia 125 1.100

El reparto de papel que corresponde a cada Departamento de Enfermería se ha establecido de la siguiente manera por las Subdirecciones responsables de cada área:



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Enfermería Plan de Contingencia de los Servicios Centrales (Laboratorios y RX)

DEPARTAMENTO UNIDADES NÚMERO DE UNIDADES1ª Planta IPO

310041004200430044006100620063006400

Hemodiálisis PASA 11900

110014002100220023002400320033003400

U.A.R.PLANTA "D" clínicaPLANTA "E" clínicaPLANTA "F" clínica 14

5100520053005400

1200/ U.Coronaria 5Qs. PLANTA BAJA I.P.M.Q. (*)

Qs. 1ª PLANTA I.P.M.Q.Qs. 2ª PLANTA I.P.M.Q.Qs. 5ª PLANTA I.P.M.Q.

Qs. 2ª PLANTA I.P.O./URPA 3Qs. 1ª PLANTA I.P.O

Qs. C.M.A./URPAQ. AMBULANTES (Q. 26)

REANIMACIÓN URPA's 1 y 2 10

UCI (1300)

UCE (PLANTA "C" Cínica)

URGENCIAS Y ADA

Hospitalización a Domicilio 4

URGENCIASResponsable: J. de Departamento Dña. Almudena Santano Magariño

Ubicación: Despacho Jefe J. de Departamento Planta SS Centro Médico Quirúrgico

EEMMResponsable: J. de Departamento

Dña. Purificación Pazos RamosUbicación: despacho

Jefe J. de Departamento 4ª Planta Centro Médico Quirúrgico

EEQQResponsable: J. de Departamento

Dña. Carmen Lozano CarreroUbicación: DespachoJefe J. de Departamento

4ª Planta Médico Quirúrgico

CARDIOLOGÏAResponsable: J. de Departamento

Dña. Nieves Ortiz de PinedoUbicación: Despacho Jefe J. de Departamento

5ª Planta Centro Médico Quirúrgico

BLOQUE QUIRÚRGICOResponsable: J. de Departamento

Dña. América Hernández ValiñoUbicación: DespachoJefe J. de Departamento

Planta Centro Médico Quirúrgico



9

Enfermería

Plan de Contingencia de los Servicios Centrales (Laboratorios y RX)

DEPARTAMENTO UNIDADES Nº UNIDADES5ª PLANTA- Paliativos

4ª PLANTA- Geriatría

2ª PLANTA- Concalecencia

UTCACONSULTAS EXT.

51-Consultas Externas

Supervisoras:Cristina Baños y Araceli Cantalejo

2- Hospital de Día HMTL /donantesSupervisoras:

Olaga García Yufera

3-Endoscopia / PASASupervisores:

Nuria Palmero

4- RadiodiagnósticoSupervisora:

Mª Ángeles Gracía Galán 4

CONSULTAS EXT.Supervisores:

Enrique CarcelénMariele vallejo 1

CONSULTAS EXT.Supervisoras:

Elena CorralesAlmudena Gutierrez

1

RetiroMoratalaz

2

UNIDADES DE SALUD MENTAL

IPR :Jefe de Departa.:Antonio Arellano. Ubicación:

Despacho Área Administrativa 5ª PLANTA

SS. CC.

CESP DE HH. SANGRO

CESP DE MORATALAZ



10

Enfermería

Plan de Contingencia de los Servicios Centrales (Laboratorios y RX)

DEPARTAMENTO UNIDADES TOTAL UBICACIÓN/RESP.ONCOLOGÍA CUIDADOS PALIATIVOS DESPACHO DPTO. ENF.

ONCOHEMATOLOGÍA PLANTA BAJA ONCOLOGÍA MÉDICA

HOSPITAL DE SEMANA RESPONSABLE:HOSPITAL DE DÍA/TERAPIA B. Piedad Morales Lozano

RDT./ MED. NUC. 6M-I BQCRI URG. MATERNIDAD DESPACHO DPTO. ENF.

PARITORIO PLANTA QUINTAQUIRÓFANO MAT.

QUIRÓFANO INFANTILCUIDADOS MEDIOS NEO RESPONSABLE:

UCI NEONATOLOGÍA Nuria Mira CarballoUCI PEDIÁTRICA

ALTO RIESGO 8M-I HAMBU URG. INFANTIL DESPACHO DPTO. ENF.

CONSULTAS MATERNIDAD PLANTA QUINTACONSULTAS INFANTIL

PEDIATRÍA APEDIATRÍA B RESPONSABLE:

CARDIOLOGÍA PED. M. Ángeles Palma RamírezCIRUGÍA PED.

ONCOHEMATOLOGÍA PED.NEFROLOGÍA PED.

GINECOLOGÍA CGINECOLOGÍA D

OBSTETRICIA 12PSIQUIATRÍA PSIQUIATÍA 1 A DESPACHO DPTO. ENF.

PSIQUIATÍA 1 B PLANTA BAJA PSIQUIATRÍA 2 APSIQUIATRÍA 2 B RESPONSABLE:

UNIDAD DESINTOXICACIÓN 5 Milagrosa Rguez GómezOFTÁLMICO CONSULTAS DESPACHO DEPT. ENF.

QUIRÓFANO RESPONSABLE:HOSPITALIZACIÓN 3 Concepción Cuadrado Arellano



11

Almacén de papelería El circuito del Almacén para la distribución a las unidades de enfermería de los volantes de solicitud y etiquetas preimpresas a los Laboratorios es el siguiente:

1.- El Almacén de papelería prepara 4 sobres con idéntico contenido

(volantes de solicitud de Bioquimica - Micro y sus etiquetas + volantes de RX )

para cada una de las Unidades de Enfermería establecidas.

2.- El Miércoles antes de la parada (del viernes) distribuirá los sobres a cada responsable de Enfermería

según el Plan previsto.

3.- El contenido de los sobres se distribuirán por los responsables de Enfermería a las Unidades correspondientes según el plan previsto.

4.- El Almacén tendrá previsto volantes suficientes por si es necesario reponer en alguna Unidad.

5.- El Almacén solo distrinuirá más volantes durante la parada si la Dirección lo autoriza expresamente.(Subdirector Médico de SSCC)

6.- Si durante las jornadas siguientes al arranque se produjera alguna incidencia, se decidirá larealización de otra cantidad de sobres (con sus volantes y etiquetas) siguiendo las mismascondiciones (responsables y contenidos) que los preparados para la fase de parada.Esta instrucción será realizada directa y exclusivamente por el Subdirector Médico de SSCC.

Sobre 1Viernes

Sobre 2Sabado

Sobre 3Domingo

Sobre 4Lunes



12

3.2.- Radiodiagnóstico

En el ámbito del Servicio de radiodiagnóstico, y en el momento de producirse la contingencia, se orientará el Servicio a la realización, casi exclusivamente, de la radiología de urgencia en sus diferentes modalidades.

El procedimiento general de funcionamiento de las diferentes unidades asistenciales para la contingencia del cambio de sistema informático será el siguiente :

Viernes 15 horas

NO SISCAM SI Documentación Clínica (sólo modo Consulta a las 16 horas)

SI FUNCIONA el RIS-PACS (la migración se realizará en otro fin de semana )

Servicios asistenciales

Solicitudes de RX en papel + etiquetas Disminuir al máximo el nº de peticiones

Identificar correctamente los volantes

Nombre y apellidos AOS Número de HC

Edad y sexofecha de nacimiento

Radiología (área de Urgencias)

Registra solicitud Realiza la exploración

Equipos (según exploración solicitada)

Emiten el informe en papel + Placas (si procede)

AOS

Servicio asistencial solicitante

Domingo 12 horas Decisión estratégica de arrancar

Información a las Unidades

Durante todo el fin de semana existirá :

Equipo multiprofesional de refuerzo (Sanitarios y Técnicos de diferentes empresas)

Equipo Directivo de apoyo a la toma de decisiones

Se para el Sistema en el Marañón



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Volantes en papel El modelos en papel a utilizar para solicitar exploraciones radiográficas de urgencia desde las diferentes unidades del Hospital será el siguiente :

Hospitalizado, Servicio, Unidad: Cama nº:

Hospital, Consultas externas: Fecha de petición:

Centro de atención especializada:Especialidad:

Medico que solicita: Teléfono:

Nº de historia/C.I.P.: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Apellidos: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Nombre: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Sexo: . . . . . . . Fecha de nacimiento: . . . . . . . . . . .

SOLICITUD ESPECIAL DE PRUEBA RADIOLÓGICA

Exploración radiológica solicitada………………………………………………… Urgente

Datos clínicos que justifican la exploración:

Fdo.: Dr./Dra. …………………………………….

Informe radiológico:

Fecha de emisión: ……../……../…….. Firmado.: Dr./Dra.:………………………..

PLAN DE CONTINGENCIA

Por favor, identifique claramente el nombre del mPor favor, identifique claramente el nombre del méédico que solicita la prueba y el lugar donde debe ser entregadadico que solicita la prueba y el lugar donde debe ser entregada



14

La distribución para 1 día de trabajo en situación de contingencia entre las diferentes unidades, se ha establecido en el cuadro siguiente:

"Solicitudes en papel RX

RXUnidades asistenciales papel Ubicación carpetas distribución Unidades

Edificio IPMQ 100 Departamento Esp Quirúr 14

100 Departamento Esp Médicas 11

40 Bloque Quirúrgico 10

100 Departamento Cardiología 5

200 Departamento Urgencias 4

Edificio PASA Ver otros Departamnetos

Edificio Psiquiatría 5 Dpto. Enfermería Planta 0 5

Edificio Clínica 5 Planta C 15 Planta D 15 Planta E 15 Planta F 1

Edificio de Oncología 10 Dpto. Enfermería Planta 0 7

Edificio de Consultas 0

Edificio Materno-Infantil 100 Dpto. Enfermería Planta 0 20

IPR 5 Dpto. Enfermería Planta 5

I.Oftálmico 5 Hosp. + Consultas 2

CEP de Moratalaz 0

CEP Hermanos Sangro 0

Centros de Salud 0

Total contingencia 685

El reparto por unidades de enfermería y el circuito de Almacén se ha descrito en el apartado Laboratorio.



15

4.- Consideraciones generales

Durante la situación de contingencia, en las unidades asistenciales, es muy importante tener en cuenta las siguientes cuestiones:

- Disminuir al máximo el número de peticiones a realizar, restringiendo estas a las exclusivamente necesarias para la atención de los pacientes.

- Identificar correctamente los volantes :

Con pegatinas

Escribiendo a mano los siguientes datos del enfermo

o Nombre y apellidos del paciente

o Nº de Historia Clínica

o Edad, sexo y fecha de nacimiento

o Unidad y cama del paciente

o Nombre y especialidad del médico

- Indicar claramente aquellos datos clínicos relevantes para la exploración solicitada.

- Tramitar de manera inmediata la solicitud.

- Reclamar el resultado al Servicio correspondiente indentificando adecuadamente al paciente y la prueba solicitada.

HGUGM. URGENCIAS VERSION DEFINITIVA 06/02/2012


1




Manual de Operación de URGENCIAS



2

1 Índice 1 Índice 2 2 Introducción 3 3 Continuidad de Actividades 5 4 Filiación en Urgencias 6 5 Clasificación (Triaje) 7 6 Atención Médica en Urgencias 8 7 Pruebas o Interconsultas 9 8 Alta de Urgencias 10



3

2 Introducción El presente documento tiene por Objeto definir el protocolo de actuación en el

ámbito de Urgencias de Maternidad, Urgencias de Pediatría y Urgencias del Centro Médico-Quirúrgico en el caso de producirse una contingencia que impida el acceso al sistema de información del Hospital.

Este manual se utilizará cuando se notifique a los departamentos afectados que se encuentran en situación de contingencia y por lo tanto hay que continuar realizando el correspondiente registro de la información de manera manual, bien sea por medio de documentos Word o a través de los impresos existentes en formato papel.


En el caso de Urgencias, se tendrá que disponer de la siguiente documentación:

● Censo de Pacientes en Urgencias de Maternidad y Pediatría

● Censo de Pacientes en Urgencia en Centro Médico-Quirúrgico por Áreas de Asistencia

El Servicio de Admisión realizará el censo manual de los pacientes recibiendo asistencia en ese momento. Los datos susceptibles de recoger son:

1. Datos de filiación según pulsera de identificación

2. Hora de entrada en el Servicio de Urgencias (pulsera)

3. Área de ubicación del paciente en el momento de la contingencia en Centro Médico-Quirúrgico

Para continuar prestando el servicio de Urgencias, la documentación que se dispondrá en formato electrónico y en papel (antes de las 15 h.) será la indicada en los siguientes apartados:

● Entrada en díptico autocopiable de Admisión

● Clasificación en Sala de Triage en díptico de Admisión



4

● Atención Médica

● Atención de Enfermería

● Volantes de pruebas e interconsultas

● Orden de Ingreso

● Alta de Urgencias

Una vez finalizada y resuelta la incidencia, esta nueva situación será comunicada a todos los usuarios de la aplicación, que podrán volver a utilizarla y

deberán proceder a mecanizar la documentación que se haya generado en ese intervalo.

Tras el registro de la correspondiente información en el sistema, la documentación en papel utilizada durante la contingencia será inmediatamente destruida



5

3 Continuidad de Actividades

Dentro del ámbito de Urgencias, se realizan habitualmente las siguientes actividades:

1- Entrada / Acogida: Filiación

2- Clasificación: Triaje

3- Atención Médica: Historia, Solicitud de pruebas diagnósticas,

Prescripción

4- Atención de Enfermería: Administración de tratamientos prescritos, registro de los mismos, petición a farmacia, petición de dietas

5- Salida de Urgencias: por traslado a Unidad de Hospitalización / Alta / Éxitus

Al producirse una situación de contingencia que impide el acceso a los sistemas de información, estas actividades se verán alteradas de la manera descrita en los siguientes apartados.



6

4 Filiación en Urgencias Para poder realizar la filiación de los usuarios de Urgencias, se dispondrá de los

siguientes impresos:

● Admisión en Urgencias

● Parte de Lesiones

● Comunicado al Juzgado

● Justificante de Atención en Urgencias

● Justificante de Atención en Urgencias para familiares

Se deberá disponer de etiquetas preimpresas para identificar la documentación, la pulsera del paciente así como las posibles muestras que se tomen durante la atención médica.



7

5 Clasificación (Triaje) Para realizar la clasificación del paciente una vez registrados sus datos, se

utilizarán los formularios destinados al efecto

● Hoja de Triaje Pediátrico

● Díptico autocopiable de registro en Urgencia Maternidad

● Díptico autocopiable de registro en Urgencia de Centro Médico-Quirúrgico. Una vez realizada la clasificación de los pacientes, se les ubicará en el circuito adecuado: Sala de Espera, Boxes de Exploración, traslado…



8

6 Atención Médica en Urgencias Para poder seguir registrando los datos relativos a la atención médica en

situación de Contingencia, se han dispuesto los siguientes impresos en formato papel:

● Historia Clínica en díptico autocopiable manuscrito

● Hoja de registro de Evolución del paciente

● Hoja de prescripción médica-tratamiento

● Consentimiento Informado

● Petición de pruebas de laboratorio con pegatinas preimpresas de código de barras

● Petición de pruebas de radiología.



9

7 Pruebas o Interconsultas En el caso de urgencias todas las peticiones urgentes serán tramitadas

de manera inmediata. Los formularios más comunes de peticiones e interconsultas son los siguientes:

● Petición Pruebas diagnósticas (analítica y radiografía) ● Petición de Hemoderivados ● Petición de Ambulancia

El resto de peticiones necesarias se encuentran a disposición de los profesionales en formato papel de manera habitual

Si la prueba o interconsultas no es urgente y ha de ser programada para otro día, una vez rellenada con los datos de filiación, se hará llegar al departamento de Admisión que será el responsable de mecanizarlo en el sistema una vez restablecido y también de avisar al usuario de la fecha de la citación para la prueba.



10

8 Alta de Urgencias Se dispondrá de la siguiente documentación para poder tramitar el alta de los

pacientes atendidos en Urgencias:

● Alta de Urgencias

● Solicitud de Alta voluntaria

● Solicitud de Ingreso en Hospitalización

● Derivación de Pacientes desde Urgencias

● Certificados de Defunción normal y judicial

Manuales Operacion Situacion Contingencia Hcis Hgugm

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