Manual ingenieria de mantenimiento
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento
de la Universidad de los Andes
Edificio Administrativo 1º piso – Teléfonos: 58-0274-2401998 – 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: [email protected]
Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia
SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES DICIEMBRE 2006
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Asunto:
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
2
Autoridades Universitarias
Léster Rodríguez Herrera Rector
Humberto Ruiz Vicerrector Académico
Mario Bonucci Rossini Vicerrector Administrativo
Nancy Rivas de Prado Secretaria
Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA)
Jesús A. Calderón Vielma
Mérida, Diciembre 2006
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Asunto:
EQUIPO DE TRABAJO
3
EQUIPO DE TRABAJO
DISEÑO Y ELABORACIÓN DE:Ing. MARÍA ANDREA RAMÍREZ MORALES
COORDINACIÓN Y LÍDER DEL PROYECTOIng. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ
Especialista Organizacional de la DSIA
PERSONAL DIRECTIVO, ADMINISTRATIVO Y OBRERO DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS.
MÉRIDA, DICIEMBRE 2006
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ICM-P1/3
Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
4
INTRODUCCIÓN ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)
MODELO DE JERARQUÍA DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELOS DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio. Cadena de Valor del Sistema de Negocio. Árbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales). Árbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo). Inventario de Procesos y Procedimientos Documentados para la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
PROCESOS FUNDAMENTALES
PF-1: DESARROLLO DE PROYECTOS
Índice del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagrama de Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Información General del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagramas de Actividades y Procedimientos.
PF-1.1. Elaboración de Propuesta de Desarrollo de Obras. PF-1.2. Desarrollo de Cálculos, Cómputos Métricos y Planos.
PF-2: CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Índice del Proceso de Construcción de Planta Física. Diagrama de Proceso de Construcción de Planta Física. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Construcción de Planta Física. Información General del Proceso de Construcción de Planta Física. Diagramas de Actividades y Procedimientos.
PF-2.1: Elaboración de Diagnóstico de Obra. PF-2.2: Ejecución Física de Obra de Construcción. PF-2.3: Inspección de Avance Físico de Obras.
PF- 3: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA Índice del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Diagrama de Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Información General del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Diagramas de Actividades y Procedimientos.
PF-3.1: Procesamiento Solicitud de Servicio de Albañilería. PF-3.2: Procesamiento Solicitud de Servicio de Carpintería. PF-3.3: Procesamiento Solicitud de Servicio de Herrería. PF-3.4: Procesamiento Servicio de Solicitud de Pintura. PF-3.5: Procesamiento Solicitud de Servicio de Plomería. PF-3.6: Procesamiento Solicitud de Servicio de Zona Verde. PF-3.7: Solicitud de Material en Almacén. PF-3.8: Ejecución Física de Trabajos de Mantenimiento. PF-3.9: Inspección de Ejecución de Trabajos de Servicio de Mantenimiento.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ICM-P2/3
Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
5
PROCESOS DE APOYO
PA-1. PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Índice del Proceso de Planificación de Obras. Diagrama de Proceso de Planificación de Obras. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Planificación de Obras. Información General del Proceso de Planificación de Obras. Diagramas de Actividades y Procedimientos.
PA-1.1: Programación de Ejecución de Obras. PA-1.2: Elaboración de Presupuesto de Obra.
PA- 2: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Índice del Proceso de Administración de Recursos y Servicios.. Diagrama de Proceso de Administración de Recursos y Servicios. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Administración de Recursos y Servicios. Información General del Proceso de Administración de Recursos y Servicios Diagramas de Actividades y Procedimientos.
PA-2.1: Compra de Material No Disponible en Almacén. PA-2.2: Licitación y Contratación de Obras. PA-2.3: Pago de Anticipos. PA-2.4: Pago de Valuaciones. PA-2.5: Planificación y Supervisión de Actividades. PA-2.6: Elaboración de Plan Operativo y Proyecto Presupuestario. PA-2.7: Registro de Distribución Administrativa. PA-2.8: Registro de Cuentadante. PA-2.9: Apertura de Cuentas Bancarias. PA-2.10: Conciliación de Cuentas Bancarias. PA-2.11: Apertura de Fondos en Anticipo. PA-2.12: Reposición de Fondos de Anticipo. PA-2.13: Rendición de Fondos de Anticipo. PA-2.14: Cierre de Fondos en Anticipo. PA-2.15: Apertura de Ingresos Propios. PA-2.16: Apertura de Caja Chica. PA-2.17: Reposición de Caja Chica. PA-2.18: Cierre de Caja Chica. PA-2.19: Trámites Viáticos y Pasajes. PA-2.20: Ejecución de Compras Nacionales. PA-2.21: Adquisición de Bienes y Servicios. PA-2.22: Bienes Muebles. PA-2.23: Control de Inventario de Bienes Muebles.
PA- 3: APOYO SECRETARIAL. Índice del Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Apoyo Secretarial. Información General del Proceso de Apoyo Secretarial. Diagramas de Actividades y Procedimientos.
PA-3.1: Recepción de Solicitudes y Correspondencia. PA-3.2: Atención al Público. PA-3.3: archivo de Documentación Procesada. PA-3.4: Solicitud de Documentos en Archivo. PA-3.5: Mantenimiento Interno de la Infraestructura de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. PA-3.6: Mensajería.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ICM-P3/3
Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
6
MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Directorio Modelo Actor – Rol. Modelo Rol – Actividad. Matriz Actores – Procesos.
GLOSARIO DE TÉRMINOS ANEXOS
Formatos – Planillas Utilizados en la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. Reglamento de Contratación de Obras.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- INT-P1/1
Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Asunto:
INTRODUCCIÓN
7
Introducción La Planta física de la Universidad de los Andes está constituida por los núcleos en los Estados Mérida, Táchira y Trujillo. La planificación y consolidación de todos sus recintos es labor de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento, ya que ella se encarga de buscar la manera más eficiente de desarrollar, ejecutar y conservar la infraestructura de la misma. Dicha Dirección fue creada en el año 1959 con el nombre de “Oficina de Planificación y Construcciones Universitarias”, cuyo nombre se modifica en 1960 a “Dirección de Planificación y Mantenimiento de la U.L.A.”, y en 1964 cambia nuevamente a “Dirección de Construcciones y Mantenimiento de la U.L.A.” Es en 1978 cuando se llamó “Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la U.L.A.”, nombre que actualmente se conserva. Las funciones de la Dirección son llevadas a cabo mediante una Unidad de Proyectos que produce las memorias descriptivas, cálculos, cómputos métricos, planos y análisis de costos; una Unidad de Construcción encargada de la ejecución, ampliación, remodelación e inspección de obras; y finalmente una Unidad de Mantenimiento para la conservación, mejora y reparaciones en las áreas de herrería, carpintería, jardinería, cerrajería, albañilería y plomería. Todo lo anterior para lograr el desarrollo de la infraestructura de la Universidad y evitar el deterioro de las edificaciones existentes. Conociendo la importancia que implica la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento en la Universidad de los Andes, se realiza un análisis mediante el Método BMM (Business Modeling Method), desarrollado por los profesores Jonás Montilva y Judith Barrios de la Escuela de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de los Andes, que integra una colección de modelado de negocios, para conformar el Manual de Normas, Procesos y Procedimiento de dicha Dependencia, el cual es un instrumento de consulta acerca de la información relacionada con los procesos y procedimiento formalmente establecidos para la ejecución de los servicios que ofrece al Sistema de Ingeniería y mantenimiento de la Universidad de los Andes. El mismo está dirigido a todo tipo de lectores, especialmente al personal administrativo y obrero que labora en la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento, que son quienes intervienen directamente en la ejecución de esas actividades.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ORG-P1/1
Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Asunto:
ORGANIGRAMA
8
Organigrama de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento
Figura 1. Organigrama de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la Universidad de los Andes. Fuente: Manual de Organización Dirección de Ingeniería y Mantenimiento
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MSN-P1/1
Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Asunto:
MODELO DE SISTEMA DE NEGOCIOS
9
MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIOS (SN)
MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS MODELO DE OBJETIVOS DEL SN MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SN MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO MODELO DE ACTORES Y UNIDADES-ORGANIZACIONALES
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MJS-P1/1
Materia: MODELO DE SISTEMAS DE NEGOCIO
Asunto:
MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS
10
Modelo de Jerarquía del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento El Dominio de aplicación del manual, es decir, el sistema de negocios donde se ubica dicho manual, al cual prestará sus servicios, es la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. Para el diseño del Modelado de Jerarquía de Sistemas de Ingeniería y Mantenimiento fue utilizado el primer modelo de Derek Hitchins del material del curso Modelado de Sistemas utilizando UML 2.0 proporcionado por la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). En la figura 2 se observa el Modelo de Jerarquía del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento, que en éste caso se encuentra formado por tres subsistemas (Proyecto, Construcción y Mantenimiento), y relacionada con siete sistemas, todos afines a un Sistema Gerencial, internos al supra-sistema Administración Universitaria.
Figura 2. Modelo de Jerarquía de Sistemas de Ingeniería y Mantenimiento
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MON-P1/1
Materia: MODELO DE SISTEMAS DE NEGOCIO
Asunto:
MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SN
11
Modelo de Objetivos de Negocio del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento En la Figura 2 se puede observar el Modelo de Objetivos (Curso de Modelado de Negocios Orientado por Objetos de los Profesores Judith Barrios e Isabel Besembel) del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento, donde se destaca: Visión, Misión, Objetivo General y Objetivos Específicos.
Figura 3. Modelo de Objetivos del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MRN-P1/1
Materia: MODELO DE SISTEMAS DE NEGOCIO
Asunto:
MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SN
12
Modelo de Reglas de Negocio del SN En el gráfico de la Figura 3 se observa el Modelo de Reglas del Negocio (Curso de Modelado de Negocios Orientado por Objetos de los Profesores Judith Barrios e Isabel Besembel), el cual es una clasificación de la base legal que soporta los procesos del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento de la Diversidad de los Andes.
Figura 4. Modelo de Reglas del Negocio del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DPS - P1/1
Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
13
MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)
DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE NEGOCIO CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES) ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO) CANTIDAD DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS PARA LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DPS - P1/1
Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
14
Diagrama de Procesos de Sistema de Negocio
Figura 5. Diagrama de Proceso del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- CVS - P1/1
Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA
Asunto:
CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO
15
Cadena de Valor del Sistema de Negocio
Figura 6. Cadena de Valor del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- APF - P1/1
Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA
Asunto:
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES)
16
Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
Figura 7. Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- APP - P1/1
Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA
Asunto:
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO)
17
Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo
Figura 8. Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- APP - P1/1
Materia: MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA
Asunto:
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO)
18
Inventario de Procesos y Procedimientos Documentados para la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento
PROCESO Número de Procedimientos PROCESOS FUNDAMENTALES
Desarrollo de Proyectos 2 Construcción de Planta Física 3
Mantenimiento de la Planta Física 9 PROCESOS DE APOYO
Planificación de Obras 2 Administración de Recursos y Servicios 21
Apoyo Secretarial y de Servicios 6 Número Total de Procedimientos 43
Tabla 1. Cantidad de Procesos y Procedimientos ejecutados por la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PF - P1/1
Materia: MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Asunto:
PROCESOS FUNDAMENTALES
19
PROCESOS FUNDAMENTALES
PROCESO PF-1. DESARROLLO DE PROYECTOS PROCESO PF-2. CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA PROCESO PF-3. MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DP - P1/1
Materia: PROCESOS FUNDAMENTALES
Asunto:
DESARROLLO DE PROYECTOS
20
PROCESO PF-1
DESARROLLO DE PROYECTOS
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IPF1 - P1/1
Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS
Asunto:
ÍNDICE DEL PROCESO
21
PROCESO PF-1.- DESARROLLO DE PROYECTOS
Diagrama de Procesos de Desarrollo de Proyectos
Diagrama de Jerarquía de Procesos de Desarrollo de Proyectos
Información General de Desarrollo de Proyectos
o Objetivo
o Clientes: iniciales y finales
o Dependencias y/o personas vinculadas
o Entradas
o Salidas
o Fronteras
o Base legal relacionada
o Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnológicos:
Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos.
Diagramas de Actividad y Procedimientos:
PF-1.1. Elaboración de Propuesta de Desarrollo de Obras PF-1.2. Desarrollo de Cálculos, cómputos Métricos y Planos
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DPF1 - P1/1
Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO
22
DIAGRAMA DE PROCESO DE DESARROLLO DE PROYECTOS
Figura 9. Diagrama de Procesos de Desarrollo de Proyectos
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJF1 - P1/1
Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUÍA
23
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE DESARROLLO DE PROYECTOS
Figura 10. Diagrama de Jerarquía de Procesos de Desarrollo de Proyectos
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGPF1 – P2/2
Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
24
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE DESARROLLO DE PROYECTOS OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la elaboración y desarrollo de los
proyectos de Construcción, Ampliación y Remodelación de la Planta Física de la Universidad de los Andes de acuerdo a regulaciones y especificaciones emanadas por la Unidad o Dirección de Planificación y Desarrollo (PLANDES).
CLIENTES INICIALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias o Gobierno (OPSU)
FINALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias o Gobierno (OPSU)
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
INTERNAS o Ingeniero de Proyectos. o Arquitecto. o PLANDES. o Técnicos. o Topógrafos. o Laboratorios.
ENTRADAS Diagnóstico de la Obra elaborado por PLANDES. Anteproyecto de la Obra elaborado por la DIM..
SALIDAS Programa de Desarrollo del Proyecto.
Proyecto ejecutivo integral que incluye: Proyecto de Ingeniería y Proyecto Arquitectónico.
Planos del Proyecto y Especificaciones del Proyecto.
FRONTERAS SE INICIA Cuando PLANDES informa sobre las regulaciones y requerimientos en cuanto a espacios y tipología de la Obra.
SE TERMINA Cuando la DIM entrega los planos a PLANDES para el Visado de
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGPF1 – P2/2
Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
25
los mismos.
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional
OCEPRO. Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de
Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de
Obras. Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros. Regulaciones de OPSU para la elaboración y ejecución de obras.
RECURSOS HUMANOS
o Ingenieros, Arquitectos, Técnicos y Proyectistas de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
TECNOLÓGICOS o Programas Computarizados de Ingeniería y Arquitectura.
INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias. o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto Ordinario. o Asignaciones especiales OPSU para proyectos específicos.
MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPPF1 – P1/1
Materia: DESARROLLO DE PROYECTOS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
26
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE DESARROLLO DE
PROYECTOS
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF1.1 - P1/1
Materia: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE DESARROLLO DE
OBRAS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
27
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF1.1 – P1/1
Materia: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE DESARROLLO DE
OBRAS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
28
RESPONSABLE ACCIÓN INGENIERO DE PROYECTOS
(Unidad de Proyectos de Obra)
1. Recibe los lineamientos de la Obra de las Unidades de Construcción y/o Mantenimiento.
2. Realiza el estudio de proyectos elaborados anteriormente de experiencias similares.
3. Elabora el Programa Arquitectónico con el Arquitecto de la Obra.
4. Realiza el Estudio del Terreno donde se ejecutará la Obra y de factibilidad de espacio.
5. Elabora las primeras aproximaciones del desarrollo del proyecto de la Obra.
6. Estudia las posibles alternativas de desarrollo del Proyecto de Obra y selecciona la más conveniente de acuerdo a criterios establecidos.
7. Estudia con el Director de la DIM, la factibilidad, tanto técnica como presupuestaria de la ejecución de la Obra. Si No es factible,
8.1. Notifica a la dependencia solicitante, por escrito, la no ejecución de la Obra.
En caso de ser factible, 8.2. Elabora y envía a PLANDES Informe con
especificaciones de Obra y Presupuesto Referencial. (Se ejecuta el Procedimiento PF-1.2 de Desarrollo de Cálculos, Cómputos Métricos y Planos).
8.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y la envía a la Unidad de Apoyo Administrativo. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3 de Contratación de Obras).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF1.2 – P1/1
Materia: DESARROLLO DE CÁLCULOS, CÓMPUTOS MÉTRICOS Y
PLANOS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
29
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF1.2 – P1/1
Materia: DESARROLLO DE CÁLCULOS, CÓMPUTOS MÉTRICOS Y
PLANOS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
30
RESPONSABLE ACCIÓN INGENIERO DE PROYECTOS
(Civil) (Unidad de Proyectos de Obras)
1. Recibe Instructivo de la Obra. 2. Revisa el Instructivo de la Obra con el Arquitecto.
ARQUITECTO
(Unidad de Proyectos de Obras)
3. Elabora Planos de Plantas Arquitectónicas, Fachadas y Cortes.
INGENIERO DE PROYECTOS
(Civil) (Unidad de Proyectos de Obras)
4. Ejecuta Cálculos de la Estructura. 5. Ejecuta Cálculos Hidráulicos. 6. Ejecuta Cálculos de las Instalaciones Sanitarias. 7. Elabora los Planos Estructurales, Hidráulicos y
Sanitarios.
INGENIERO DE PROYECTOS (Electricista)
(Unidad de Proyectos de Obras)
8. Ejecuta Cálculos de las Instalaciones Eléctricas. 9. Elabora los Planos de las Instalaciones Eléctricas.
INGENIERO DE PROYECTOS (Civil)
(Unidad de Proyectos de Obras)
10. Ejecuta los Cómputos Métricos. 11. Forma Proyecto Ejecutivo Integral. 12. Firma Proyecto Ejecutivo Integral.
INGENIERO DE PROYECTOS (Electricista)
(Unidad de Proyectos de Obras)
13. Firma Proyecto Ejecutivo Integral.
ARQUITECTO (Unidad de Proyectos de Obras)
14. Firma el Proyecto Ejecutivo Integral.
INGENIERO PLANIFICADOR
CENTRAL (Unidad de Planificación de
Obras)
15. Revisa el Proyecto Ejecutivo Integral. 16. Entrega Planos del Proyecto a PLANDES. (Se
ejecuta el Procedimiento PF-2.2 de Ejecución Física de la Obra de Construcción, Ampliación o Remodelación).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- CPF - P1/1
Materia: PROCESOS FUNDAMENTALES
Asunto:
CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
31
PROCESO PF-2
CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ICPF2 – P1/1
Materia: CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
32
PROCESO PF-2.- CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Diagrama de Procesos de Construcción de Planta Física
Diagrama de Jerarquía de Procesos de Planta Física
Información General de Construcción de Planta Física
o Objetivo
o Clientes: iniciales y finales
o Dependencias y/o personas vinculadas
o Entradas
o Salidas
o Fronteras
o Base legal relacionada
o Formularios
o Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnológicos:
Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos.
Diagramas de Actividad y Procedimientos:
PF-2.1. Elaboración de Diagnóstico de Obra PF-2.2. Ejecución Física de Obra de Construcción PF-2.3. Inspección de Avance Físico de Obras
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Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DPPF2 – P1/1
Materia: CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESOS
33
DIAGRAMA DE PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Figura 11. Diagrama de Proceso de Construcción de Planta Física
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJPF2 – P1/1
Materia: CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO
34
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Figura 12. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Construcción de Planta Física
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
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Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGPF2 – P1/2
Materia: CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
35
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA OBJETIVO Establecer los pasos requeridos para la ejecución de Construcciones, Ampliaciones y
Remodelaciones de la Planta Física de la Universidad de los Andes.
CLIENTES INICIALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias
FINALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
INTERNAS o Dependencia Universitaria o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento o Sección correspondiente al tipo de trabajo o Almacén o Unidad de Apoyo Administrativo (UAA)
EXTERNAS o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras
ENTRADAS Solicitud de Obra de Construcción, Ampliación o Remodelación por parte de las Dependencias Universitarias o Autoridades de la Universidad emitidas a la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la Universidad de los Andes.
SALIDAS Obra de Construcción, Ampliación o Remodelación ejecutada.
FRONTERAS SE INICIA Cuando la secretaria de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento recibe la solicitud de Construcción, Ampliación o Remodelación por parte de Dependencia Universitaria o Autoridad de la Universidad.
SE TERMINA Cuando se entrega la Obra a la dependencia beneficiaria.
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGPF2 – P2/2
Materia: CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
36
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional OCEPRO. Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT)
(26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras. Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros.
FORMULARIOS Formato u oficio de “Solicitud de Servicio”.
Orden de Solicitud de Material en Almacén. Formato de “Solicitud de Compra de Materiales”.
RECURSOS HUMANOS
o Autoridades Universitarias. o Decanos de Facultades. o Directores de Escuelas. o Director de Ingeniería y Mantenimiento. o Secretaria de la dirección de Ingeniería y Mantenimiento. o Jefes de Mantenimiento y Reparaciones de Secciones. o Proyectistas. o Supervisores de Mantenimiento. o Albañiles, Carpinteros, Herreros, Pintores, Plomeros y Jardineros de la
Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. o Almacenista.
TECNOLÓGICOS o Programas Computarizados de Ingeniería y Arquitectura. o Sistema Computarizado de Inventario y Control de Almacén.
INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias. o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias que intervienen en el
proceso. MATERIALES Y EQUIPOS
o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes. o Materiales y equipos de Construcción.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPPF2 – P1/1
Materia: CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Asunto:
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
37
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE CONSTRUCCIÓN DE
PLANTA FÍSICA
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF2.1 – P1/1
Materia: ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO DE OBRA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
38
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF2.1 – P1/1
Materia: ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO DE OBRA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
39
RESPONSABLE ACCIÓN
INGENIERO INSPECTOR (Unidad de
Construcción)
1. Recibe de la Secretaria de la dirección Oficio de Construcción, Ampliación o Remodelación.
2. Verifica si la Solicitud realmente corresponde a Construcción, Ampliación o Remodelación. En caso que No corresponda,
2.1. Devuelve Solicitud a la Secretaria, con observaciones técnicas.
En caso que Si corresponda, 2.2. Numera Solicitud por orden de llegada y coloca fecha.
2.3. Registra la solicitud en el computador. 2.4. Asigna prioridad a la obra reunido con el Director.
2.5. Asigna al personal que se encargará de elaborar el Proyecto de Obra.
2.6. Programa fecha y hora de visita al sitio de trabajo. 2.7. Notifica al personal encargado de ejecutar el Proyecto de
Obra la fecha y la hora de visita al sitio de trabajo. 2.8. Visita sitio de trabajo con el personal encargado del
Proyecto de Obra. 2.9. Elabora Diagnóstico de la Obra y lo envía a Desarrollo
de Proyectos. (Se ejecuta el Procedimiento PA-1.1 de Programación de Ejecución de Obras).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
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Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF2.2 – P1/1
Materia: EJACUCIÓN FÍSICA DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
40
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF2.2 – P1/1
Materia: EJECUCIÓN FÍSICA DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
41
RESPONSABLE ACCIÓN INGENIERO INSPECTOR
(Unidad de Construcción)
1. Recibe de PLANDES los planos visados y la autorización para construir.
2. Incluye planos visados y autorización de construcción en el Proyecto Ejecutivo Integral.
3. Hace copia del Proyecto Ejecutivo Integral. 4. Entrega copia del Proyecto Ejecutivo Integral a la Empresa
Contratista. 5. Verifica con la Empresa Contratista si hay dudas referentes
a la Obra, En caso que existan dudas,
5.1. Aclarar dudas a la Empresa Contratista. (Continúa el paso 6).
En caso contrario, 6. Recibe, revisa y firma el Acta de Inicio de la Obra
elaborada por la Empresa Contratista. 7. Envía Acta de Inicio al Director.
DIRECTOR DE LA DIM 8. Revisa Acta y coloca firma de autorización de Inicio de la Obra.
9. Envía Acta de Inicio a la Unidad de Apoyo Administrativo.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
10. Fotocopia Acta de Inicio. 11. Coloca Acta de Inicio original en la Carpeta de Proyecto
de Obra. 12. Entrega a la Empresa Contratista la copia del Acta de
Inicio.
EMPRESA CONTRATISTA
13. Inicia la ejecución de la Obra. (Se ejecuta el Procedimiento 2.3 de Inspección de Avance Físico de Obras).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF2.3 – P1/1
Materia: INSPECCIÓN DE AVANCE FÍSICO DE OBRAS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
42
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF2.3 – P1/1
Materia: INSPECCIÓN DE AVANCE FÍSICO DE OBRAS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
43
RESPONSABLE ACCIÓN INGENIERO INSPECTOR (Unidad de
Construcción)
1. Elabora Cronograma de visitas de inspección de la Obra. 2. Visita el sitio donde se ejecuta la Obra, con los planos, las
especificaciones del Proyecto en mano y los implementos requeridos.
3. Realiza las observaciones y mediciones necesarias. 4. Verifica que la Obra se esté ejecutando correctamente de
acuerdo con los planos y las especificaciones. Si no se cumple,
4.1. Manda a demoler lo que se está ejecutando incorrectamente y que se haga de nuevo.
En caso que se esté ejecutando correctamente, 4.2. Notifica a la Empresa Contratista la correcta ejecución de
la obra. 5. Elabora Informe de Avance Físico de la Obra y Valuación de la
misma.. 6. Notifica al Ingeniero Planificador Central y al Director el avance
físico de la Obra. 7. Incluir Valuación en el Proyecto de Obra. 8. Archiva Informe de Avance Físico de la Obra.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MPF – P1/1
Materia: PROCESOS FUNDAMENTALES
Asunto:
MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
44
PROCESO PF-3
MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DPPF3 – P1/1
Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO
45
PROCESO PF-3. MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Diagrama de Procesos de Mantenimiento de la Planta Física
Diagrama de Jerarquía de Procesos de Mantenimiento de la Planta Física
Información General de Mantenimiento de la Planta Física
o Objetivo
o Clientes: iniciales y finales
o Dependencias y/o personas vinculadas
o Entradas
o Salidas
o Fronteras
o Base legal relacionada
o Formularios
o Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnológicos:
Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos.
Diagramas de Actividad y Procedimientos:
PF-3.1. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Albañilería PF-3.2. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Carpintería PF-3.3. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Herrería PF-3.4. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Pintura PF-3.5. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Plomería PF-3.6. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona Verde PF-3.7. Solicitud de Material en Almacén PF-3.8. Ejecución Física de Trabajos de Mantenimiento PF-3.9. Inspección de Ejecución de Trabajos de Servicio de Mantenimiento
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DPPF3 – P1/1
Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO
46
DIAGRAMA DE PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Figura 13. Diagrama de Proceso de Mantenimiento de la Planta Física
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJPF3 – P1/1
Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO
47
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Figura 14. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Mantenimiento de la Planta Física
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGPF3 – P1/3
Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
48
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la ejecución de Servicios de
Mantenimiento de la Planta Física de la Universidad de los Andes.
CLIENTES INICIALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias
FINALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
INTERNAS o Dependencia Universitaria o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento o Sección correspondiente al tipo de servicio o Almacén o Unidad de Apoyo Administrativo (UAA).
EXTERNAS o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras
ENTRADAS Solicitud de Servicio de Mantenimiento por parte de Dependencias Universitarias a la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
SALIDAS Servicio de Mantenimiento a Dependencias Universitarias en las áreas de albañilería, carpintería, herrería, pintura, plomería y zona verde.
FRONTERAS SE INICIA Cuando la secretaria de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento recibe la solicitud de Servicio de Mantenimiento por parte de Dependencias Universitarias.
SE TERMINA Cuando la Dependencia Universitaria recibe conforme el trabajo de mantenimiento ejecutado.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGPF3 – P3/3
Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
49
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999).
Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional
OCEPRO. Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de
Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de
Obras. Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros.
FORMULARIOS Formato de “Solicitud de Servicio”.
Orden de Solicitud de Material en Almacén. Formato de “Solicitud de Compra de Materiales”. Actas.
RECURSOS HUMANOS
o Autoridades Universitarias. o Decanos de Facultades. o Directores de Escuelas. o Director de Ingeniería y Mantenimiento. o Secretaria de la dirección de Ingeniería y Mantenimiento. o Jefes de Mantenimiento y Reparaciones de Secciones. o Supervisores de Mantenimiento. o Albañiles, Carpinteros, Herreros, Pintores, Plomeros y
Jardineros de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. o Almacenista. o Obreros.
TECNOLÓGICOS o Sistema Computarizado de Inventario y Control de
Almacén.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGPF3 – P3/3
Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
50
INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias. o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias que
intervienen en el proceso. MATERIALES Y EQUIPOS
o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes.
Materiales y Equipos en las áreas de: albañilería, carpintería, herrería, pintura, plomería y zona verde.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPPF3 – P1/1
Materia: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Asunto:
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
51
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO DE
LA PLANTA FÍSICA
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF3.1 – P1/1
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE
ALBAÑILERÍA
Asunto:
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES
52
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.1 – P1/2
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE
ALBAÑILERÍA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
53
RESPONSABLE ACCIÓN
JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES SECCIÓN
ALBAÑILERÍA (Unidad de Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Albañilería. En caso que no corresponda,
1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.
En caso que si corresponda a la Sección de Albañilería realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le
coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Realiza visita al sitio con el Supervisor de
Mantenimiento y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado. En caso que No ser precedente,
1.4.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.
En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, realiza lo siguiente.
1.5. Asigna prioridad al trabajo reunido con el Director de la DIM.
1.6. Planifica la ejecución del trabajo de mantenimiento, con el apoyo de técnicos en la elaboración de las mediciones.
1.7. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra.
1.9. Elabora Informe con las Especificaciones de la Obra y el Presupuesto referencial.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.1 – P2/2
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE
ALBAÑILERÍA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
54
1.9. Determina con el Director de la DIM el modo de
ejecución del trabajo, bien sea con Personal Interno de Ingeniería y Mantenimiento, o con Contratación Externa de una Empresa. Si es con Personal Interno
1.9.1. Notifica al Supervisor de Mantenimiento de la Sección y a los albañiles, el plan de ejecución de la obra.
1.9.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.
Si requiere Contratación Externa de una Empresa, 1.9.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y
la envía a Administración. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de
Contratación de Obras).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.2 – P2/2
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE
CARPINTERÍA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
55
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.2 – P2/2
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE
CARPINTERÍA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
56
RESPONSABLE ACCIÓN
JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES SECCIÓN
CARPINTERÍA (Unidad de Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Carpintería. En caso que no corresponda,
1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.
En caso que si corresponda a la Sección de Carpintería realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le
coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador.
1.4. Programa fecha y hora de visita al sitio de trabajo a la cual debe asistir junto con el Supervisor de Mantenimiento de la Sección.
1.5. Realiza visita al sitio con el Supervisor de Mantenimiento y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado. En caso que No se requiera trabajo,
1.5.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.
En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, realiza lo siguiente.
1.6. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra.
1.8. Define con el Jefe de Taller si se ejecutará con contratación o por el taller.
Si es con Personal Interno de la DIM 1.8.1. Coordina con el Jefe de Taller y
designan la ejecución del trabajo. 1.8.2. Elabora Orden de solicitud de
Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.2 – P2/2
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE
CARPINTERÍA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
57
Si requiere Contratación Externa de una
Empresa, 1.8.3. Consigna para contratar. (Se ejecuta
el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF3.3 – P1/1
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE
HERRERÍA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
58
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.3 – P1/2
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE
HERRERÍA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
59
RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE OBRAS
SECCIÓN HERRERÍA (Unidad de
Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Herrería. En caso que No corresponda,
1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección. En caso que Si corresponda a la Sección de Herrería realiza los
siguientes pasos. 1.2. Asigna prioridad al trabajo 1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada identificando
claramente las prioridades. 1.4. Registra la Solicitud en el computador. 1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento. 1.6. Programa con Supervisor inspección si es necesario al sitio de
trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que Sí sea necesaria la inspección,
1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del mismo. 1.6.2. Cuantifica el material a utilizar.
En caso que No sea necesaria la inspección, 1.6.3. Entrega al supervisor para la programación y
ejecución de los trabajos.
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO
(Unidad de Mantenimiento)
1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo En caso que Sí hay necesidad,
1.7.1. Ejecuta de inmediato la Orden. En caso que No hay necesidad, 1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la sección.
1.8. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requerido para la solicitud.
1.9. Solicita el material requerido existente en el almacén para la ejecución de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén).
1.10. Entrega el material al personal para la ejecución.
JEFE DE OBRAS SECCIÓN HERRERÍA
(Unidad de Mantenimiento)
1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacén. 1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA-
2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén). 1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecución. 1.14. Elabora reporte de cada actividad.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF3.4 – P1/1
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
60
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.4 – P1/2
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
61
RESPONSABLE ACCIÓN
JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES SECCIÓN
PINTURA (Unidad de Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Pintura. En caso que no corresponda,
1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.
En caso que si corresponda a la Sección de Pintura realiza los siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le
coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Programa fecha y hora de visita al sitio de
trabajo. 1.5. Realiza visita al sitio y verifica la existencia
de necesidad de ejecución del trabajo solicitado. En caso que No se requiera trabajo,
1.5.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.
En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, realiza lo siguiente.
1.6. Planifica la ejecución del trabajo de mantenimiento.
1.7. Asigna prioridad al trabajo reunido con el Director de la DIM.
1.8. Determina los recursos Materiales y de Personal requeridos para la Obra.
1.9. Efectúa mediciones con el personal auxiliar. 1.10. Elabora Informe con las Especificaciones de la
Obra y prepara el Presupuesto Referencial.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.4 – P2/2
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
62
1.11. Determina con el Director de la DIM el modo de
ejecución del trabajo, bien sea con Personal Interno de Ingeniería y Mantenimiento, o con Contratación Externa de una Empresa. Si es con Personal Interno
1.11.1. Notifica al Supervisor de Mantenimiento de la Sección y a los pintores, el plan de ejecución de la obra.
1.11.2. Elabora Orden de solicitud de Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén.
Si requiere Contratación Externa de una Empresa, 1.11.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra
y la envía a Administración. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de
Contratación de Obras).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF3.5 – P1/1
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE
PLOMERÍA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
63
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.5 – P1/1
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE
PLOMERÍA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
64
RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE OBRAS
SECCIÓN PLOMERÍA (Unidad de
Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Plomería. En caso que no corresponda,
1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección. En caso que si corresponda a la Sección de Plomería realiza los
siguientes pasos. 1.2. Asigna prioridad al trabajo 1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada identificando
claramente las prioridades. 1.4. Registra la Solicitud en el computador. 1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento. 1.6. Programa con Supervisor inspección si es necesario al sitio de
trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que Sí sea necesaria la inspección,
1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del mismo. 1.6.2. Cuantifica el material a utilizar.
En caso que No sea necesaria la inspección, 1.6.3. Entrega al supervisor para la programación y
ejecución de los trabajos.
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO
(Unidad de Mantenimiento)
1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo En caso que Sí hay necesidad,
1.7.1. Ejecuta de inmediato la orden. En caso que No hay necesidad, 1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la sección.
1.9. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requerido para la solicitud.
1.9. Solicita el material requerido existente en el almacén para la ejecución de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de Material en Almacén).
1.10. Entrega el material al personal para la ejecución.
JEFE DE OBRAS SECCIÓN PLOMERÍA
(Unidad de Mantenimiento)
1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacén. 1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA-
2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén). 1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecución. 1.14. Elabora reporte de cada actividad.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF3.6 – P1/1
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ZONA
VERDE
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
65
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.6 – P1/1
Materia: PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ZONA
VERDE
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
66
RESPONSABLE ACCIÓN JEFE DE OBRAS
SECCIÓN DE ZONA VERDE
(Unidad de Mantenimiento)
1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Dirección coloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección de Zona Verde. En caso que no corresponda,
1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección. En caso que si corresponda a la Sección de Zona Verde realiza los
siguientes pasos. 1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le coloca la fecha. 1.3. Registra la Solicitud en su computador. 1.4. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento. 1.5. Programa con Supervisor de Mantenimiento fecha y hora de
visita al sitio de trabajo.
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO
(Unidad de Mantenimiento)
1.6. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica la existencia de necesidad de ejecución del trabajo solicitado En caso que No se requiera trabajo,
1.6.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitante que no se ejecutará el trabajo solicitado.
En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo, 1.6.2. Informa a Jefe de Sección sobre trabajo requerido.
JEFE DE OBRAS SECCIÓN ZONA
VERDE (Unidad de
Mantenimiento)
1.7. Define tipo de ejecución del trabajo, Si es ejecución directa por la sección,
1.7.1. Asigna prioridad al trabajo dependiendo de la gravedad o urgencia del daño.
1.7.2. Determina recursos materiales y de personal requeridos para el trabajo.
1.7.3. Elaborar Presupuesto Referencial del trabajo. 1.7.4. Asignar a Jardinero(s) ejecución del trabajo. 1.7.5. Elaborar Lista de Materiales requeridos. 1.7.6. Elabora Orden de solicitud de Material para Almacén.
(Se ejecuta el Procedimiento PA-3.7 de Solicitud de Material en almacén).
Si es por contratación, 1.7.7. Consigna en Administración para contratar. (Se
ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF3.7 – P1/1
Materia: SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACÉN
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
67
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.7 – P1/1
Materia: SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACÉN
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
68
RESPONSABLE ACCIÓN ALMACENISTA
(Almacén) 1. Recibe Orden de Solicitud de Material emitida por le Jefe de
Mantenimiento y Reparaciones de la Sección correspondiente al trabajo solicitado.
2. Chequea en Inventario la existencia del material especificado en la Orden de Solicitud de Material.
En caso que no existan en su totalidad, 2.1. Elabora Solicitud de Materiales. (Se ejecuta el
Procedimiento PA-2.1. de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén).
En caso que si se encuentren en existencia los materiales solicitados realiza lo siguiente, 2.2. Notifica la existencia del material al Supervisor de
Mantenimiento. 2.3. Prepara el Material solicitado en Almacén. 2.4. Registra Entrega del Material en el Sistema
Automatizado de Inventario y Control de Almacén. 2.5. Numera e Imprime Nota de Entrega del Material. 2.6. Entrega Material a Supervisor de Mantenimiento. 2.7. Firma Nota de Entrega del Material.
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO
(Unidad de Mantenimiento)
2.8. Firma Nota de Entrega del Material.
ALMACENISTA (Almacén)
2.9. Entrega copia de Nota de Entrega del Material al Supervisor de Mantenimiento.
2.10. Archiva la Solicitud de Material y la Nota de Entrega. (Se ejecuta el Procedimiento P-3.5 de Ejecución Física de Trabajos de Servicio de Mantenimiento).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF3.8 – P1/1
Materia: EJECUCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE
MANTENIMIENTO
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
69
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.8 – P1/1
Materia: EJECUCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE
MANTENIMIENTO
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
70
RESPONSABLE ACCIÓN
JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA
CORRESPONDIENTE (Unidad de Mantenimiento)
1. Entrega las especificaciones de trabajo al obrero encargado de ejecutarlo y autoriza su la ejecución del mismo.
OBRERO EJECUTOR DEL TRABAJO
(Unidad de Mantenimiento)
2. Ubica material y herramientas de trabajo de acuerdo a las especificaciones.
3. Se dirige al sitio donde fue solicitado el trabajo. 4. Verifica el daño por el cual se solicitó el servicio.
Si no hay daño que reparar, 4.1. Notifica a la Dependencia Solicitante y al
Jefe de la Sección la No necesidad de ejecución del trabajo.
En caso que si haya daño que reparar, 4.2. Toma las herramientas y los materiales
requeridos y ejecuta el trabajo respectivo. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.9 de Inspección de Ejecución de Trabajos de Servicio de Mantenimiento).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPF3.9 – P1/1
Materia: INSPECCIÓN DE EJECUCIÓN DE TRABAJOS DE SERVICIO DE
MANTENIMIENTO
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
71
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPF3.9 - P1/1
Materia: INSPECCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
72
RESPONSABLE ACCIÓN
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA
CORRESPONDIENTE (Unidad de Mantenimiento)
1. Se dirige al sitio donde se ejecuta el trabajo con las especificaciones del mismo.
2. Verifica que el trabajo se esté ejecutando correctamente según las especificaciones.
En caso que No se esté ejecutando el trabajo correctamente, 2.2. Pide al obrero que
realice la corrección del trabajo.
En caso que se esté ejecutando el trabajo correctamente, 2.3. Notifica verbalmente al
obrero la correcta ejecución de mismo.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PA - P1/1
Materia: MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO
Asunto:
PROCESOS DE APOYO
73
PROCESOS DE APOYO
PROCESO PA-1. PLANIFICACIÓN DE OBRAS PROCESO PA-2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS PROCESO PA-3. APOYO SECRETARIAL
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PAPO – P1/1
Materia: PROCESOS DE APOYO
Asunto:
PLANIFICACIÓN DE OBRAS
74
PROCESO PA-1
PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- POIC – P1/1
Materia: PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
75
PROCESO PA-1. PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Diagrama de Procesos de Planificación de Obras
Diagrama de Jerarquía de Procesos de Planificación de Obras
Información General de Planificación de Obras
o Objetivo
o Clientes: iniciales y finales
o Dependencias y/o personas vinculadas
o Entradas
o Salidas
o Fronteras
o Base legal relacionada
o Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnológicos:
Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos.
Diagramas de Actividad y Procedimientos:
PA-1.1. Programación de Ejecución de Obras PA-1.2. Elaboración de Presupuesto de Obra
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PODP – P1/1
Materia: PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO
76
DIAGRAMA DE PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Figura 15. Diagrama de Proceso de Planificación de Obras.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PODJ – P1/1
Materia: PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO
77
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Figura 16. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Planificación de Obras.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- POIG – P1/2
Materia: PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL
78
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO
OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la planificación y valuación de
obras que ejecuta la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento para la constitución de la Planta Física de la Universidad de los Andes.
CLIENTES INICIALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias
FINALES o Autoridades Universitarias o Dependencias Universitarias
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
INTERNAS o Dependencia Universitaria o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento o Sección correspondiente al tipo de trabajo.
ENTRADAS Diagnóstico de Obra o Informe con Especificaciones elaborado por el Ingeniero Encargado.
SALIDAS Programación y Valuación de la Obra a ejecutar.
FRONTERAS SE INICIA Cuando el Ingeniero encargado revisa el diagnóstico o las especificaciones de la obra para estimar el tiempo de ejecución de la misma.
SE TERMINA Cuando el Ingeniero encargado termina la programación y la valuación de la obra.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- POIG – P2/2
Materia: PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL
79
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999).
Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines.
Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional OCEPRO.
Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente
de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero
(28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de
Obras. Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros.
RECURSOS HUMANOS
o Ingenieros de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
TECNOLÓGICOS o Herramientas computacionales.
INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias. o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias
Universitarias que intervienen en el proceso. MATERIALES Y EQUIPOS
o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software,
Redes.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- PODAP – P1/1
Materia: PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Asunto:
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
80
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN DE
OBRAS
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA1.1 – P1/1
Materia: PROGRAMACIÓN DE EJECUCIÓN DE OBRAS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
81
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA1.1 – P1/1
Materia: PROGRAMACIÓN DE EJECUCIÓN DE OBRAS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
82
RESPONSABLE ACCIÓN
INGENIERO PLANIFICADOR CENTRAL / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA
CORRESPONDIENTE
1. Ubica y revisa los lineamientos de la Obra o el Informe con especificaciones, cualquiera que se haya elaborado dependiendo del tipo de trabajo que sea.
2. Estima el tiempo total en que podrá ejecutarse el trabajo o la obra.
3. Revisa la programación ya existente que incluye otros trabajos o actividades.
4. Verifica la existencia de obras pendientes En caso que Sí hayan obras programadas
pendientes, 4.1. Verificar la prioridad asignada
anteriormente, - Si es Urgente,
4.1.1. Se programa la obra para fecha inmediata,
- En caso que No sea Urgente, 4.1.2. Se programa a fecha futura
por orden de llegada tomando en cuenta trabajos antes programados.
En caso No hayan obras programadas pendientes,
4.2. Verifica la existencia de recursos de todo tipo para ejecutar la obra, - En caso que No existan los recursos
para ejecutarla, 4.2.1. Se pospone la obra hasta que
los haya. - Si existen los recursos para
ejecutarla, 4.2.2. Se programa la obra para
fecha inmediata. (Se ejecuta el Procedimiento PA-1.1 de Programación de Ejecución de Obras).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA1.2 – P1/1
Materia: ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO DE OBRA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
83
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA1.2 – P1/1
Materia: ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO DE OBRA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
84
RESPONSABLE ACCIÓN
INGENIERO PLANIFICADOR CENTRAL / JEFE DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA
CORRESPONDIENTE
Utilizando los lineamientos de la Obra o el Informe con las Especificaciones del Trabajo, 1. Determina los materiales que se
requerirán para la ejecución de la Obra. 2. Estima la cantidad que se utilizará de
cada material. 3. Determina los costos de esos
materiales, tomando en cuenta el tipo y la cantidad de cada uno de ellos.
4. Establece las Herramientas que se utilizarán en la ejecución de la Obra.
5. Determina los costos que implicará la utilización de esas herramientas, bien sean propias o haya que adquirirlas por alguna otra vía.
6. Determina el tipo de personal requerido para ejecutar la Obra.
7. Estima la cantidad de personal que será necesario para la ejecución de la Obra.
8. Estima el gasto en pago que se invertirá en el personal que trabajará en el desarrollo de la Obra.
9. Estima los demás gasto que pueda requerir la ejecución de la Obra.
10. Determina el total de Recursos necesarios para la Ejecución de la Obra.
11. Elabora y Firma Presupuesto de Obra. 12. Incluye el Presupuesto en el Proyecto
de Obra.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA1.2 – P1/1
Materia: PROCESOS DE APOYO
Asunto:
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
85
PROCESO PA-2
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ICAR – P1/1
Materia: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
86
PROCESO PA-2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Diagrama de Procesos de Administración de Recursos y Servicios
Diagrama de Jerarquía de Procesos de Administración de Recursos y servicios
Información General de Administración de Recursos y Servicios
o Objetivo
o Clientes: iniciales y finales
o Dependencias y/o personas vinculadas
o Entradas
o Salidas
o Fronteras
o Formularios
o Base legal relacionada
o Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnológicos:
Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos.
Diagramas de Actividad y Procedimientos:
PA-2.1. Compra de Materiales No disponibles en Almacén PA-2.2. Licitación y Contratación de Obras PA-2.3. Pago de Anticipos PA-2.4. Pago de Valuaciones PA-2.5. Planificación y Supervisión de Actividades PA-2.6. Elaboración de Plan Operativo y Proyecto Presupuestario PA-2.7. Registro de Distribución Administrativa PA-2.8. Registro de Cuentadante PA-2.9. Apertura de Cuentas Bancarias PA-2.10. Conciliación de Cuentas Bancarias PA-2.11. Apertura de Fondos en Anticipo PA-2.12. Reposición de Fondos en Anticipo PA-2.13. Rendición de Fondos de Anticipo PA-2.14. Cierre de Fondos en Anticipo PA-2.15. Apertura de Ingresos Propios PA-2.16. Apertura de Caja Chica PA-2.17. Reposición de Caja Chica PA-2.18. Cierre de Caja Chica PA-2.19. Trámites de Viáticos y Pasajes PA-2.20. Ejecución de Compras Nacionales PA-2.21. Adquisición de Bienes y Servicios PA-2.22. Bienes Muebles PA.2.23. Control de Inventario de Bienes Muebles
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DPAR – P1/1
Materia: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO
87
DIAGRAMA DE PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Figura 17. Diagrama de Proceso de Administración de Recursos y Servicios
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJAR – P1/1
Materia: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO
88
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Figura 18. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Administración de Recursos y Servicios
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGAR – P1/4
Materia: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL
89
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la administración y
movilización de recursos que se utilizan en la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
CLIENTES INICIALES o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras o Entidades Bancarias o Personal de la DIM
FINALES o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras o Entidades Bancarias o Personal de la DIM
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
INTERNAS o Administrador - Jefe o Asistente Administrativo o Comisión de Licitaciones o Dependencia Universitaria o Personal de la DIM o Almacén o Dirección de Finanzas o Dirección de Presupuesto o Caja
EXTERNAS o Empresas Contratistas o Empresas Proveedoras o Entidades Bancarias
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGAR – P2/4
Materia: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL
90
ENTRADAS Solicitudes de Compras de Materiales.
Solicitudes de Anticipos. Acta de Terminación de Obras. Solicitud de Definición de Políticas y Planes en Materia
Presupuestaria – Financiera para la Universidad. Formularios para la elaboración de Plan Operativo y Proyecto
de Presupuesto. Convocatoria de Retiro de Material de la Distribución
Administrativa. Decreto de Nombramiento de Cuentadante. Comunicación de Apertura de Cuenta Bancaria. Solicitudes de Porciones de Fondos de Trabajo. Solicitud de Corte de los Registros por concepto de Ingresos
Propios. Facturas y/o Solicitudes de gastos. Circular de Códigos Financieros. Solicitudes de Financiamientos de Viáticos y Pasajes. Notas de Pedidos de Materiales y Equipos.
SALIDAS Cheques de pago a Empresas Proveedoras y/o Contratistas.
Plan Operativo y Proyecto Presupuestario. Retiro de Material de la Distribución Administrativa. Cuentadante Registrado. Cuentas Bancarias. Ingresos Propios. Caja Chica. Pagos de Viáticos y Pasajes. Compras Nacionales. Bienes y Servicios.
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGAR – P3/4
Materia: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL
91
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999).
Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente
de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero
(28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de
Obras.
FORMULARIOS Orden de Compra. Carpeta de Proyecto de Obra. Formularios para Plan Operativo y Proyecto Presupuestario. Formulario de Registro de funcionarios sujetos a caución. Formulario de Facsímiles de firmas. Formatos CP-P01, CP-P02.
RECURSOS HUMANOS
o Director de Ingeniería y Mantenimiento. o Administrador – Jefe o Comisión de Licitaciones o Oficina de Control de Obras o Asistente Administrativo.
TECNOLÓGICOS o Sistema Automatizado SUAS.
INFRAESTRUCTURA o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. o Entidad Bancaria.
PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias
Universitarias que intervienen en el proceso.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGAR – P4/4
Materia: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL
92
MATERIALES Y EQUIPOS
o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ARDA – P4/4
Materia: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS
Asunto:
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PEOCEDIMIENTOS
93
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS Y SERVICIOS
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.1 – P1/1
Materia: COMPRA DE MATERILAES NO DISPONIBLES EN ALMACÉN
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
94
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.1 – P2/2
Materia: COMPRA DE MATERILAES NO DISPONIBLES EN ALMACÉN
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
95
RESPONSABLE ACCIÓN ALMACENISTA
(Almacén) 1. Elabora Solicitud de Materiales que se requieran en almacén
para entregar a alguna sección de Ingeniería y Mantenimiento, y la envía vía e-mail al Administrador.
ADMINISTRADOR –
JEFE (Unidad de Apoyo
Administrativo)
2. Revisa el Asunto de la Solicitud y las especificaciones de los materiales solicitados.
3. Imprime y Firma Solicitud de Compra de Materiales y la entrega al Comprador.
COMPRADOR
(Unidad de Apoyo Administrativo)
4. Solicita cotizaciones mínimo para tres casas comerciales registradas en la Universidad.
5. Recibe cotizaciones, las analiza y selecciona la mejor oferta.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
6. Elabora Orden de Compra en Sistema SUAS y envía copia al Jefe de Almacén.
ADMINISTRADOR-JEFE
(Unidad de Apoyo Administrativo)
7. Firma Orden de Compra.
DIRECTOR DE LA DIM
8. Firma Orden de Compra.
COMPRADOR (Unidad de Apoyo
Administrativo)
9. Envía Orden de Compra a la Casa Comercial Ganadora. 10. Arma Expediente con la Factura y las otras cotizaciones. 11. Entrega el Expediente al Asistente Administrativo.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.1 – P2/2
Materia: COMPRA DE MATERILAES NO DISPONIBLES EN ALMACÉN
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
96
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
12. Elabora Acta en caso de ser necesario. 13. Prepara Cheque y Planilla de Retención de IVA.
ADMINISTRADOR – JEFE (Unidad de Apoyo
Administrativo)
14. Revisa y Firma Cheque y Planilla de Retención de IVA.
DIRECTOR DE LA DIM
15. Firma Cheque.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
16. Entrega Cheque a Empresa Proveedora. 17. Desglosa Documentos y archiva en la Carpeta de
Rendición de Cuentas.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.2 – P1/1
Materia: LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN DE OBRAS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
97
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.2 – P1/2
Materia: LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN DE OBRAS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
98
RESPONSABLE ACCIÓN SECRETARIA DE COMISIÓN
DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo
Administrativo)
1. Recibe carpeta de Proyecto de Obra.
COMISIÓN DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo
Administrativo)
2. Prepara Pliego Licitatorio. 3. Selecciona Empresas que se invitarán a la Licitación o
Consulta de Precios. 4. Entrega Pliego Licitatorio a la Secretaria de la
Comisión de Licitaciones.
SECRETARIA DE COMISIÓN DE LICITACIONES (Unidad de Apoyo
Administrativo)
5. Prepara Hoja de Ruta con los datos de inicio del proceso de licitación.
6. Envía carpeta con Hoja de Ruta a la Oficina de Control de Obras.
OFICINA DE CONTROL DE
OBRAS (Unidad de Apoyo
Administrativo)
7. Elabora Oficio de Invitación a Licitación o Consulta de Precios, o llama por teléfono a Empresas seleccionadas.
INGENIERO INSPECTOR (Unidad de Construcción)
8. Visita sitio con Empresas invitadas.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.2 – P2/2
Materia: LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN DE OBRAS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
99
COMISIÓN DE LICITACIONES
(Unidad de Apoyo Administrativo)
9. Recibe sobres “A” y “B”. 10. Realiza la apertura de los sobre dependiendo de los tipos
de Licitación de acuerdo al monto de la Obra. Adjudicación Directa (de 1 hasta 8000 U.T.), se abre los
sobres en un solo acto. Licitación Selectiva (de 8000 a 20000 U.T.), apertura del
sobre “A” con apertura diferida del sobre “B”. Licitación General, apertura del sobre “A” con apertura
diferida del sobre “B”. 11. Elabora Acta de apertura de los sobres. 12. Elabora Informe de Calificación de Empresas. 13. Revisa ofertas económicas y escoge la que más le
convenga a la Universidad. 14. Elabora Informe de las Ofertas. 15. Otorga la Buena Pro. 16. Envía documentación a Oficina de Control de Obras. 17. Levanta el Acta de Buena Pro a la Empresa Ganadora.
COMISIÓN DE LICITACIONES
(Unidad de Apoyo Administrativo)
18. Firma Acta de Buena Pro. 19. Notifica por vía telefónica a la Empresa que ha ganado. 20. Entrega Acta de Buena Pro al ganador y al segundo y
tercer lugar.
OFICINA DE CONTROL DE OBRAS
(Unidad de Apoyo Administrativo)
21. Elabora Contrato de Obra. 22. Solicita al Contratista tres presupuestos de la Obra licitada,
Fianza de Fiel Cumplimiento y Fianza de Anticipo. 23. Elabora y envía contrato al Administrador.
ADMINISTRADOR-JEFE (Unidad de Apoyo
Administrativo)
24. Revisa y firma Contrato de Obra.
DIRECTOR DE LA DIM 25. Firma Contrato de Obra.
RECTOR 26. Firma Contrato de Obra.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.3 – P1/1
Materia: PAGO DE ANTICIPOS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
100
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.3 – P1/1
Materia: PAGO DE ANTICIPOS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
101
RESPONSABLE ACCIÓN
EMPRESA CONTRATISTA
1. Presenta Solicitud de Pago de Anticipo por un monto igual o inferior al 50% del monto total de la Obra.
2. Elabora Recibo de Pago por el monto del anticipo solicitado.
3. Elabora y Firma Acta de inicio de la Obra. 4. Presenta Recibo, Acta de Inicio de la Obra y Fianza, en la
Administración.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
5. Revisa Documentación presentada por la empresa contratista (Recibo, Acta de Inicio y Fianza).
6. Elabora Cheque u Orden de Pago por el monto del anticipo solicitado.
ADMINISTRADOR – JEFE
(Unidad de Apoyo Administrativo)
7. Revisa y Firma Cheque u Orden de Pago.
DIRECTOR DE LA DIM 8. Firma Cheque u Orden de Pago.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
9. Entrega Cheque a Empresa Contratista o desglosa Orden de Pago y la envía a la Dirección de Presupuesto.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.4 – P1/1
Materia: PAGO DE VALUACIONES
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
102
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.4 – P1/1
Materia: PAGO DE VALUACIONES
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
103
RESPONSABLE ACCIÓN
EMPRESA CONTRATISTA 1. Elabora Valuación y la presenta al Ingeniero Inspector.
INGENIERO INSPECTOR (Unidad de Construcción)
2. Revisa la Valuación y verifica si hay reparos que hacerle, En caso que los haya,
2.1. Devuelve la Valuación a la Empresa Contratista.
En caso de no haber reparos, 2.2. Firma Valuación en señal de conformidad y la
entrega a la Oficina de Control de Obras.
OFICINA DE CONTROL DE OBRAS
2.3. Recibe y revisa Valuación y la envía al Asistente Administrativo.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
5. Revisa Valuación y Documentación de la Obra. 2.5. Elabora Cheque u Orden de Pago.
ADMINISTRADOR-JEFE (Unidad de Apoyo
Administrativo)
2.6. Revisa y firma Cheque u Orden de Pago.
DIRECTOR DE LA DIM
2.7. Firma Cheque u Orden de Pago.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
2.8. Entrega Cheque u Orden de Pago a Empresa Contratista.
2.9. Desglosa Orden de Pago y la envía a Dirección de Presupuesto de la ULA.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.5 – P1/1
Materia: PLANIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
104
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.5 – P1/1
Materia: PLANIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
105
RESPONSABLE ACCIÓN DIRECCIÓN DE
PROGRAMACIÓN Y PRESUPUSESTO
1. Solicita al Rectorado definición de Políticas y Planes en materia presupuestaria-financiera para la Universidad en general.
RECTORADO
2. Define las políticas y planes de acción
administrativa que deben regirse e informa a la Dirección de Programación y Presupuesto.
DIRECCIÓN DE
PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
3. Remite a la Dirección, políticas y planes en materia administrativa definidas por las Autoridades Rectorales.
DIRECTOR DE LA DIM 4. Define los objetivos de acuerdo a la política
administrativa definida. 5. Envía oficio a la UAA informando sobres los
objetivos definidos.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
6. Evalúa y supervisa los objetivos definidos en materia administrativa en función de las necesidades de la DIM y de la misión de la Universidad de Los Andes.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.6 – P1/1
Materia: ELABORACIÓN DE PLAN OPERATIVO ANUAL Y PROYECTO
PRESUPUESTARIO
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
106
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.6 – P1/2
Materia: ELABORACIÓN DE PLAN OPERATIVO ANUAL Y PROYECTO
PRESUPUESTARIO
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
107
RESPONSABLE ACCIÓN
PLANDES Y
DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
1. Envía al Director de la DIM formularios, Instructivos (Impresos) y el disco magnético que contiene la información.
DIRECTOR DE LA DIM
2. Recibe formularios, instructivos y disco magnético. 3. Elabora oficio para responsabilizar a la UAA de la
elaboración del plan operativo y proyecto de presupuesto. 4. Envía oficio de responsabilidad, copia del oficio enviado por
PLANDES, formularios, instructivos y disco magnético a la UAA.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 5. Recibe los documentos y disco magnético. 6. Organiza la información recibida por cada actividad que se
desarrolla. 7. Elabora Plan Operativo Anual (POA) mediante objetivos y
metas para cada una de las actividades que se desarrollan. 8. Mantiene la información resguardada para la consolidación
de todo el proyecto de presupuesto. 9. Desglosa los montos de las partidas por cada actividad. 10. Realiza cuadros por cada partida y hace proyecciones de
cada una de ellas para el año siguiente. 11. Elabora cuadro según formato expedido por la dirección de
presupuesto por actividad y unidad generadora de los ingresos propios de las partidas.
12. Hace proyecciones por cada partida para el año siguiente. 13. Elabora proyecto de presupuesto por partidas. 14. Consolida el plan operativo y el proyecto de presupuesto. 15. Registra los datos en los formularios del Plan Operativo
Anual y el Proyecto de Presupuesto de acuerdo al instructivo enviado por PLANDES y la Dirección de Presupuesto y envía al Director de la DIM.
DIRECTOR DE LA DIM 16. Verifica, aprueba, firma el Plan Operativo Anual y el
Proyecto de Presupuesto y envía a la UAA.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.6 – P2/2
Materia: ELABORACIÓN DE PLAN OPERATIVO ANUAL Y PROYECTO
PRESUPUESTARIO
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
108
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 17. Guarda en disco magnético y en carpeta física el plan
operativo anual y el proyecto de presupuesto lo remite a PLANDES y a la Dirección de Programación y Presupuesto.
18. Archiva en la UAA la información enviada a PLANDES y a la Dirección de Programación y Presupuesto.
PLANDES Y DIRECCIÓN DE
PRESUPUESTO 19. Reciben Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuestos
y archivan ejemplares. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.7 de Registro de Distribución Administrativa).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.7 – P1/1
Materia: REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN ADMINISTRATIVA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
109
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.8 – P1/1
Materia: REGISTRO DE CUENTADANTE
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
110
RESPONSABLE ACCIÓN DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
1. Envía convocatoria de retiro de material de la Distribución Administrativa.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 2. Recibe convocatoria para retirar material de la
Distribución Administrativa. 3. Retira de la Coordinación de Formulación de la
Dirección de Presupuesto el disco magnético y el material de soporte para la ejecución del presupuesto.
Presupuesto aprobado Aspectos generales de política
presupuestaria de la ULA Relación codificada de partidas
centralizadas Estructura organizativa Estructura programática Tabla de sueldos y de cuantificación
económica del personal de la DIM. Relación de cargos del personal activo,
pensionado y jubilado. 4. Descarga en el SUAS la Distribución
Administrativa del año a ejecutar que contiene el disco magnético.
5. Carga el SUAS con los datos de la Distribución Administrativa.
6. Organiza y archiva el material de apoyo para la ejecución.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.8 – P1/1
Materia: REGISTRO DE CUENTADANTE
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
111
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.8 – P1/2
Materia: REGISTRO DE CUENTADANTE
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
112
RESPONSABLE ACCIÓN
RECTOR 1. Emite decreto de nombramiento y envía oficio a la DIM.
DIRECTOR DE LA DIM
2. Recibe decreto de nombramiento y remite a la UAA copia del decreto.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 3. Recibe copia del decreto de nombramiento 4. Solicita a la Dirección de Finanzas Sección Caja
formulario de Registro de Funcionarios sujetos a caución.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
5. Entrega a la UAA formularios de registro de Funcionarios sujeto a caución. (original y copia).
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 6. Recibe del formulario de Registro de Funcionarios sujeto
a caución (original y copia). 7. Llena formularios con los datos del Decreto y No. de la
cuenta bancaria del Fondo de Anticipo (Fondo de trabajo) e Ingresos Propios, según sea el caso, registra en el SUAS.
8. Verifica los datos del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caución: 8.1. Si los datos están correcto, firma el formulario. (Ir a
la Actividad 9). 8.2. De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita de
nuevo a la Dirección de Finanzas Sección Caja. (Ir a la Actividad 4).
9. Elabora oficio solicitando documentación personal del Cuentadante.
10. Remite al Cuentadante oficio y formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caución.
CUENTADANTE 11. Recibe, firma el formulario y lo devuelve con la copia de
la cédula de identidad.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
12. Elabora oficio de remisión de documentos y lo envía a la Dirección de Finanzas Sección Caja, con copia de Cédula de Identidad del Cuentadante, original del formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caución y tres (03) copias, copia del Decreto de Nombramiento del Cuentadante.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
13. Recibe documentos y devuelve copia firmada del
formulario de Registro de Funcionarios sujeto a caución.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.8 – P2/2
Materia: REGISTRO DE CUENTADANTE
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
113
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
14. Recibe formulario firmado y espera constancia de aprobación.
15. Elabora oficio de Solicitud de registro de firmas a la Entidad Bancaria.
ENTIDAD BANCARIA 16. Entrega a la UAA de la DIM dos formularios de facsímiles
de firmas.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
17. Llena los formularios. 18. Verifica los datos en el formulario.
17.1 Si los datos están correcto, firma el formulario original y envía al Cuentadante.
17.2 De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita de nuevo a la Entidad Bancaria. (Ir a la Actividad 15)
CUENTADANTE 19. Firma formulario y lo devuelve con copia de Cédula de
Identidad a la UAA de la DIM.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
20. Recibe formulario firmado por el cuentadante y la copia de la Cédula de Identidad.
21. Elabora oficio de remisión de documentos y envía a la Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería con formularios de firmas, fotocopia de la Cédula de Identidad.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
22. Envía original y copia del formulario de Registro de
funcionarios sujetos a caución a la Dirección de Presupuesto.
DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
23. Envía original y copia del formulario de Registro de
funcionarios sujetos a caución aprobada a la UAA de la DIM.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 24. Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante. 25. Distribuye formularios a la Dirección (Original), al
Cuentadante (Copia). 26. Archiva copia del formulario en la UAA. 27. Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del
cuentadante con los anexos respectivos. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.9 de Apertura de Cuentas Bancarias).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.9 – P1/1
Materia: APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
114
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.9 – P1/1
Materia: APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
115
RESPONSABLE ACCIÓN UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVA (UAA) 1. Elabora comunicación de apertura de cuenta
bancaria, por fondo de anticipos (Fondo trabajo) o por ingresos propios y envía a la Dirección de Finanzas.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
2. Autoriza a la entidad bancaria la apertura de la
cuenta.
ENTIDAD BANCARIA 3. Elabora y envía oficio de aceptación de la apertura de la cuenta y tres (03) juegos de formato para registros de firmas.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVA (UAA) 4. Llena formato de registro de firmas y remite al
Cuentadante.
DIRECTOR DE LA DSIA 5. Firma y devuelve a la UAA de la DIM.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVA (UAA)
6. Elaborar oficio de verificación, firma formatos y envía a la Dirección de Finanzas y a la Institución Bancaria.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
7. Verificar las firmas autorizadas de la DIM.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.10 – P1/1
Materia: CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
116
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.10 – P1/1
Materia: CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
117
RESPONSABLE ACCIÓN UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 1. Registra cheque emitido mensualmente en el SUAS
y Nota de débito que aparezca en el estado de cuenta.
2. Registra Notas de créditos o depósito en el módulo de Banco en el SUAS.
3. Imprime Listado de la Conciliación manual “Punteo de Cuentas”.
4. Actualiza el SUAS conciliación bancaria del mes que se va a conciliar.
5. Imprime Listado de la Conciliación manual “Punteo de Cuentas”.
6. Compara el Listado de la Conciliación manual “Punteo de Cuentas” con el Estado de Cuenta Bancario.
7. Imprime movimiento bancario del mes a conciliar. 8. Registra e imprime en el módulo de cuentas y
movimientos el modelo Libro Banco. 9. Confirma el reporte de conciliación colocando saldo
final del estado de cuenta del mes que sé esta conciliando.
10. Ejecuta la conciliación bancaria. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.11 de Apertura de Fondos en Anticipos).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.11 – P1/1
Materia: APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPOS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
118
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.11 – P1/2
Materia: APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPOS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
119
RESPONSABLE ACCIÓN
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
1. Solicita a la Dirección de Presupuesto primera porción del Fondo en Anticipo (Fondo de Trabajo), mediante movimiento presupuestario tipo CP-OP (Orden de Pago) y el tipo de movimiento No. 5, gravado en disco magnético según la Distribución Administrativa asignada por la Dirección de Presupuesto.
DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
2. Envía lineamientos y documentos soporte para la ejecución presupuestaria: Aspectos generales de política presupuestaria. Política presupuestaria de la ULA. Relación codificada de partidas centralizadas. Estructura Organizativa. Estructura programática. Tabla de sueldos y de cuantificación económica
del personal de la DIM. Relación de cargos del personal activo,
pensionado y jubilado.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
3. Crea el fondo en anticipo en el SUAS con el cuentadante.
4. Copia en el SUAS la asignación presupuestaria. 5. Apertura el fondo en anticipo en el SUAS con la
primera porción del fondo. 6. Imprime 4 planillas de CP-OP (orden de pago),
movimiento tipo 5, carga la información en el disco magnético y entrega copia del la planilla CP-0P.
DIRECTOR DE LA DIM 7. Firma planillas CP-OP y devuelve a la UAA.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 8. Firma planillas CP-OP, envía planillas y disco
magnético a la Dirección de Presupuesto.
DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
9. Carga información del disco magnético en el sistema automatizado SAFEP y devuelve copia de la planilla CP-OP sellada y firmada con el disco magnético.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.11 – P2/2
Materia: APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPOS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
120
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
10. Archiva temporalmente copia de la planilla CP-OP. 11. Solicita información a la Dirección de Finanzas
sobre la fecha del depósito de la CP-OP en la Entidad Bancaria.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
12. Suministra información del depósito de la CP-OP y
envía constancia de depósito del fondo de anticipo a la UAA.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 13. Compara el número del depósito, fecha y monto con
el estado de cuenta de la DIM emitido por la entidad bancaria.
13.1 Si no coincide, notifica mediante oficio a la Dirección de Finanzas, Dirección de Presupuesto y a la Entidad Bancaria y espera respuesta de la Dirección de Finanzas. (Ir a la actividad 12)
13.2 En caso contrario, registra en el libro del Banco del SUAS la fecha del depósito bancario y monto depositado. (Ir a la Actividad 14)
14. Archiva en la UAA depósito bancario, documentos y soporte para la ejecución presupuestaria y financiera.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.12 – P1/1
Materia: REPOSICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPOS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
121
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.12 – P1/1
Materia: RENDICIÓN DE FONDOS DE ANTICIPOS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
122
RESPONSABLE ACCIÓN
ADMINISTRADOR – JEFE (Unidad de Apoyo
Administrativo)
1. Procede a solicitar recursos de las siguientes porciones.
2. Elabora orden de pago en el Sistema automatizado SUAS, respetando la distribución presupuestaria asignado por partidas y por porciones.
3. Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP, firma, sella y remite al Director para la firma.
DIRECTOR DE LA DIM 4. Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copias
y devuelve al administrador(a).
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
5. Recibe órdenes de pago y anexa fotocopias de la distribución Administrativa y el estado del Fondo.
6. Guarda en diskette la información y envía a la Dirección de Programación y Presupuesto.
DIRECCIÓN DE
PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
7. Recibe y carga la información en el Sistema Automatizado SAFEP, devuelve diskette y una (1) copia de la orden de pago, sellada y firmada. (Ir a la actividad 9)
8. Aprueba orden pago por Reposición de recursos y envía a la Dirección de Finanzas y al administrador(a). (Ir a la actividad 10)
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
9. Recibe y archiva copia de la orden de pago. 10. Llama a la Dirección de Finanzas para verificar si el
depósito bancario fue realizado en la cuenta bancaria de la DIM. 10.1 Si el deposito fue efectuado, procede a:
10.1.1 Procesar Orden de Pago en SUAS. 10.1.2 Registrar en Banco el depósito. 10.1.3 Ejecutar los recursos financieros.
10.2 De lo contrario, si el deposito no fue efectuado, (Ir a la actividad 10).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.13 – P1/1
Materia: RENDICIÓN DE FONDOS DE ANTICIPOS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
123
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.14 – P1/1
Materia: CIERRE DE FONDOS DE ANTICIPOS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
124
RESPONSABLE ACCIÓN
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
1. Verifica disponibilidad presupuestaria en la(s) partida(s) y de ser el caso, traslada créditos presupuestarios entre partidas y Subpartidas Específicas.
2. Organiza facturas y soportes por concepto del gasto según el Plan Único de Cuentas.
3. Accesa al sistema automatizado SUAS y selecciona:
Selecciona dependencia a la que se le ha de cargar el gasto
Registra cheque. Beneficiario. Facturas, con códigos presupuestario al gasto.
4. Prepara rendición de cuentas Cp-P02 y Cp-P03. 5. Imprime consulta detallada de Rendición y Estado
del Fondo y envía al Director de la DIM..
DIRECTOR DE LA DIM 6. Recibe, firma Rendición de gastos Cp-P02 y Cp-P03 y devuelve a la UAA.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 7. Recibe rendición de Gastos firmada, y entrega a la
Dirección de Presupuesto en carpetas contentiva de gastos de rendición de gastos.
Formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con Rendición de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo)
Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si requiere traslado presupuestario.
Formulario de Consulta detallada Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida
Específica Formulario del Estado del Fondo Facturas, comprobantes de cheques y otros
soportes del gasto codificados. 8. Carga en el sistema automatizado SAFEP los datos
del disquete. 9. Entrega al Asistente de la Unidad de Control
presupuestario el expediente de rendición.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.14 – P1/1
Materia: CIERRE DE FONDOS DE ANTICIPOS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
125
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.14 – P1/2
Materia: CIERRE DE FONDOS DE ANTICIPOS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
126
RESPONSABLE ACCIÓN DIRECCIÓN DE
PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
1. Entrega al Administrador programación de cierre presupuestario.
ADMINISTRADOR – JEFE (Unidad de Apoyo
Administrativo)
2. Recibe y prepara rendición de cierre presupuestario, tomando en cuenta las fechas establecidas por la Dirección de Presupuesto.
3. Verifica en el sistema automatizado SUAS el Estado del Fondo y las Conciliaciones Bancarias de la DIM.
4. Realiza reintegro a la Tesorería de la Universidad de Los Andes los saldos para llevar el Anticipo a “Cero” y deposita en el Banco que indique el Vicerrectorado administrativo en el programa de cierre.
5. Elabora rendición de reintegro con el depósito Bancario y los recibos de ingreso, codifica según la Tabla de Concepto de Ingresos y anexa rendición emitida por el sistema automatizado SUAS (rendición por reintegro).
6. Recibo de Ingreso en original y seis (06) copias, depósito bancario, y justificación para que los recursos sean incorporados en el presupuesto del año siguiente.
DIRECCIÓN DE FINANZAS 7. Recibe y deja una (01) copia y devuelve las copias
restantes a la Unidad de Apoyo Administrativo. (Ir a la actividad 9)
8. Envía a la Dirección de Presupuesto duplicado de Recibo de Ingreso, depósito bancario y justificación. (Ir a la actividad 12)
ADMINISTRADOR – JEFE (Unidad de Apoyo
Administrativo)
9. Recibe y archiva recaudos. 10. Elabora rendición de cierre sólo con el reintegro,
anexando: Recibo de Ingreso. Copia del depósito bancario. Justificación para solicitar incremento para el
año siguiente, de ser necesario. Diskette con la información gravada de la
rendición. 11. Entrega diskette a la Dirección de Presupuesto
Rendición.(Ir a la actividad 13)
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.14 – P2/2
Materia: CIERRE DE FONDOS DE ANTICIPOS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
127
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
12. Recibe recibo de ingreso, depósito y justificación. 13. Recibe y devuelve copia de la rendición y reporte
firmadas y aprobado al administrador.
ADMINISTRADOR – JEFE (Unidad de Apoyo
Administrativo)
14. Recibe y entrega a la Asistente Administrativo recaudos firmados.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (Unidad de Apoyo
Administrativo)
15. Recibe y archiva recaudos.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.15 – P1/1
Materia: APERTURA DE INGRESOS PROPIOS
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
128
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.15 – P1/1
Materia: APERTURA DE INGRESOS PROPIOS
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
129
RESPONSABLE ACCIÓN UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 1. Recibe depósitos de banco por los diferentes
conceptos de Ingresos Propios.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
2. Elabora Recibo de ingreso a caja y envía al Operador de SUAS.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
3. Elabora la CP-P01.
ADMINISTRADOR-JEFE
4. Revisa y firma la planilla.
DIRECTOR DE LA DIM 5. Firma la planilla y la envía a Administración.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
6. Recibe planilla y la envía a caja.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.16 – P1/1
Materia: APERTURA DE CAJA CHICA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
130
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.16 – P1/1
Materia: APERTURA DE CAJA CHICA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
131
RESPONSABLE ACCIÓN UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 1. Accesa en el SUAS al Módulo de Caja Chica y
registra los datos de Apertura. 2. Elabora y firma cheque de apertura.
DIRECTOR DE LA DIM 3. Firma cheque y devuelve a la UAA.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
4. Confirma como recibido el cheque. 5. Custodia el efectivo para posteriores pagos. 6. Realiza cuadres de Caja Chica.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.17 – P1/1
Materia: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
132
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.17 – P1/1
Materia: REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
133
RESPONSABLE ACCIÓN UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 1. Elabora Cheque de Reposición en el SUAS, una
vez ejecutado al menos sesenta por ciento (75 %) del Fondo en ejecución (creado o por reposición) y envía al Director.
DIRECTOR DE LA DIM 2. Firma cheque y devuelve a la UAA.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 3. Confirma como recibido el cheque firmado. 4. Archiva vouchers con anexos:
El original en la carpeta de rendición.
Copia en la carpeta de archivo interno.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.18 – P1/1
Materia: CIERRE DE CAJA CHICA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
134
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.18 – P1/1
Materia: CIERRE DE CAJA CHICA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
135
RESPONSABLE ACCIÓN DIRECCIÓN DE INGENIERÍA
Y MANTENIMIENTO 1. Entrega formato de cierre de Caja Chica con
relación de facturas, monto total de la apertura y anexa efectivo que no hayan utilizado.
2. Verifica facturas que cumplan con lo establecido en el Reglamento Interno del manejo de Caja Chica.
3. Realiza depósito bancario para reintegro de Caja Chica y anexa voucher.
4. Registra el Cierre de la Caja Chica en el Sistema Automatizado SUAS
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.19 – P1/1
Materia: TRÁMITES DE VIÁTICOS Y PASAJES
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
136
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.19 – P1/2
Materia: TRÁMITES DE VIÁTICOS Y PASAJES
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
137
RESPONSABLE ACCIÓN PERSONAL DE LA DIM
1. Solicita al administrador planilla de solicitud de
financiamiento de viáticos y pasajes, mediante oficio indicando motivo e invitación, según el caso.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 2. Accesa al sistema y en la aplicación REG Gastos Tablas
y Planillas, imprime planilla de solicitud de financiamiento.
3. Entrega planilla al solicitante.
PERSONAL DE LA DIM
4. Recibe planilla y registra datos, anexa el documento soporte que avala el traslado fuera de la ciudad.
5. Entrega planilla al administrador.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
6. Verifica disponibilidad presupuestaria: 6.1 Si existe disponibilidad, firma planilla de solicitud. (Ir a
la Actividad 7). 6.2 De lo contrario, modifica el presupuesto.
7. Prepara en el sistema automatizado SUAS planilla de financiamiento de viáticos y pasajes.
8. Determina la zona y categoría del beneficiario de acuerdo al cargo del trabajador y ciudad de destino, fecha de partida, de retorno.
9. Calcula el viático, según lo indica Tabla de Viáticos por la cantidad de días de estancia.
10. Calcula el costo del pasaje de acuerdo al tipo de transporte: Transporte aéreo o terrestre de acuerdo a las tarifas
del mercado. Vehiculo propio según tabla de distancias terrestres, el
monto en bolívares que corresponde. 11. Llena planilla de financiamiento de viático, según la tabla
de viáticos aprobada por el Vicerrectorado Administrativo y la envía al Director de la DIM.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.19 – P2/2
Materia: TRÁMITES DE VIÁTICOS Y PASAJES
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
138
DIRECTOR DE LA DIM 12. Verifica que la solicitud se corresponda con
requerimientos de la Dirección. 12.1. Si está conforme, firma y devuelve planilla. (Ir a la
Actividad 13). 12.2. De lo contrario, explica al solicitante el motivo.
13. Envía planilla al administrador.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
14. Recibe planilla y verifica el estado. 15. Tramita el boleto de transporte, reservando por vía
telefónica. 16. Accesa al SUAS y elabora orden de pedido. 17. Envía orden de pedido al director.
DIRECTOR DE LA DIM 18. Firma orden de pedido y devuelve al administrador.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
19. Entrega de pedido al proveedor.
PROVEEDOR 20. Recibe orden, realiza factura del pedido. 21. Envía pasaje y factura de pedido.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
22. Recibe pasajes y factura. 23. Elabora cheque al proveedor por el monto de la factura. 24. Entrega cheque al proveedor.
PROVEEDOR 25. Recibe cheque de cancelación.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
26. Elabora cheque de viáticos y entrega al beneficiario en conjunto con el pasaje. (Ir a la actividad 28)
27. Archiva temporalmente comprobante del cheque de viáticos, factura de pedido y cheque de cancelación; espera el retorno del beneficiario. (Ir a la Actividad 29).
PERSONAL DE LA DIM
28. Recibe cheque y pasaje. 29. Al culminar la misión, retorna y solicita al administrador la
planilla de Resumen de Actividades. 30. Llena la planilla y la entrega, con copia de constancia del
evento y comprobante del boleto de transporte. UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 31. Firma el formulario de resumen de actividades y la
entrega al director.
DIRECTOR DE LA DIM 32. Verifica el cumplimiento de la misión, firma y devuelve la planilla.
UNIDAD DE APOYO
ADMINISTRATIVO (UAA) 33. Recibe planilla y archiva temporalmente todos los
documentos para futuras rendiciones. (Ir al Procedimiento 5.14 de Rendición de Fondos en Anticipo).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.20 – P1/1
Materia: REGISTRO DE BIENES MUEBLES
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
139
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.20 – P1/1
Materia: REGISTRO DE BIENES MUEBLES
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
140
RESPONSABLE ACCIÓN
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
1. Coloca en el reverso de la factura los datos personales del trabajador responsable del bien mueble, ubicación, imputación presupuestaria, montos desglosados por partidas, sello de la dependencia y firma del administrador(a).
2. Elabora oficio con los datos de identificación del bien mueble y lo envía al Sección de Inventario de la Dirección de Finanzas.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
OFICINA CENTRAL DE REGISTRO Y CONTROL DE
BIENES
3. Verifica, coloca número y sello de Bienes-ULA a las facturas y envía oficio de relación de bienes a la Unidad de Apoyo Administrativo.
UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO (UAA)
4. Recibe oficio, facturas con números asignados, sellada.
(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.21 de Control de Inventario de Bienes Muebles).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DAPA2.21 – P1/1
Materia: CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
141
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP- DNPA2.21 – P1/1
Materia: CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
142
RESPONSABLE ACCIÓN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
1. Recibe fotocopia de facturas por compra de Equipos y Bienes Muebles, debidamente identificados con el N° de bienes de la Universidad de Los Andes y el responsable del Bien (nombre y apellidos, No. C.I. y ubicación del bien.
2. Llena formato de Control de Equipo y/o mobiliario: fecha, cantidad, descripción, Recibo por: traslado a: y observaciones.
3. Elabora oficio y nota de entrega, firmada por el Director y entrega del equipo y/o mueble.
TRABAJADOR
(RESPONSABLE) 4. Recibe equipo y/o mueble, firma oficio, nota de
entrega y Formato de Control de Equipo y/o mobiliario.
SECRETARIA DE LA DIM
5. Archiva oficio, nota de entrega y formato de
Control de Equipo y/o mobiliario.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PAAS – P1/1
Materia: PROCESOS DE APOYO
Asunto:
APOYO SECRETARIAL
143
PROCESO PA-3
APOYO SECRETARIAL
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASIC – P1/1
Materia: APOYO SECRETARIAL
Asunto:
ÍNDICE DE CONTENIDO
144
PROCESO PA-3. APOYO SECRETARIAL
Diagrama de Procesos de Apoyo Secretarial
Diagrama de Jerarquía de Procesos de Apoyo Secretarial
Información General de Apoyo Secretarial
o Objetivo
o Clientes: iniciales y finales
o Dependencias y/o personas vinculadas
o Entradas
o Salidas
o Fronteras
o Base legal relacionada
o Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnológicos:
Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos.
Diagramas de Actividad y Procedimientos:
PA-3.1. Recepción de Solicitud y Correspondencia PA-3.2. Atención al Público PA-3.3. Archivo de Documentación Procesada PA-3.4. Solicitud de Documentos en Archivo PA-3.5. Mantenimiento Interno de la Infraestructura de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento PA-3.6. Mensajería
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASDP – P1/1
Materia: APOYO SECRETARIAL
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO
145
Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial
Figura 19. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASDJ – P1/1
Materia: APOYO SECRETARIAL
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO
146
Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo Secretarial
Figura 20. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo Secretarial
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASIG – P1/3
Materia: APOYO SECRETARIAL
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL
147
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE APOYO SECRETARIAL
OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la ejecución de las labores secretariales, de mensajería y limpieza interna de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la Universidad de los Andes.
CLIENTES INICIALES o Dependencias Universitarias o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento o Autoridades de la Universidad o Personal de Ingeniería y Mantenimiento o Instituciones Externas a la Universidad
FINALES o Dependencias Universitarias o Autoridades de la Universidad o Personal de Ingeniería y Mantenimiento o Instituciones Externas a la Universidad
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
INTERNAS o Secretaria de la DIM o Director de la DIM o Archivista o Dependencias Universitarias o Ayudante de Servicio
EXTERNAS o Instituciones Externas a la Universidad
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASIG – P2/3
Materia: APOYO SECRETARIAL
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL
148
ENTRADAS
Solicitudes de Reunión con Director Solicitudes de Documentos en Archivo Correspondencia en general
SALIDAS Reuniones con Director Documentación procesada Correspondencia en general
FRONTERAS SE INICIA
Cuando el personal de Apoyo Secretarial de Ingeniería y Mantenimiento atiende personal interno, de otras dependencias o de instituciones externas o realiza sus labores diarias, relacionadas con atención al público, correspondencia tanto de entrada como salida, archivo y mantenimiento o limpieza interna de las instalaciones de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
SE TERMINA Cuando se ejecutan los trabajos secretariales, de archivo y de mantenimiento interno.
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999).
Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente
de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero
(28/03/90). Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASIG – P3/3
Materia: APOYO SECRETARIAL
Asunto:
INFORMACIÓN GENERAL
149
RECURSOS HUMANOS
o Secretaria de la DIM o Archivista o Ayudante de Servicio
TECNOLÓGICOS o Herramientas computacionales.
INFRAESTRUCTURA o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias
Universitarias que intervienen en el proceso. MATERIALES Y EQUIPOS
o Materiales y equipos de oficina. o Tecnología de Información: Hardware, Software,
Redes. o Equipo de traslado de correspondencia. Equipo de limpieza y mantenimiento.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASDA – P1/1
Materia: APOYO SECRETARIAL
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
150
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE APOYO SECRETARIAL
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DAP3.1 – P1/1
Materia: RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
151
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DAP3.1 – P1/1
Materia: RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
152
RESPONSABLE ACCIÓN DEPENDENCIA UNIVERSITARIA
7. Emite Oficio o Formato de solicitud de Obra de
Construcción, Ampliación, Remodelación o Servicio de Mantenimiento.
SECRETARIA DE LA DIM 8. Recibe y Revisa destino de la correspondencia.
En caso que la correspondencia No corresponda a la DIM, realiza la devolución inmediata de la correspondencia a la Dependencia que la envía.
En caso que Sí corresponda a la DIM, 3. Verifica los anexos de la correspondencia.
Si los anexos están Incompletos, 3.1. Devuelve la correspondencia a la Dependencia
que envía. Si los anexos están Completos,
3.2. Coloca la firma de recibido en el libro de la Dependencia Solicitante.
3.3. Abre correspondencia y coloca fecha, firma y sello.
3.4. Registra los datos de la documentación recibida en el libro de correspondencia de la DIM.
DIRECTOR DE LA DIM
3.5. Revisa Asunto de la correspondencia. 3.6. Asigna Responsables de acuerdo al asunto.
SECRETARIA DE LA DIM 3.7. Saca copia a las solicitudes.
3.8. Entrega solicitudes y anexos a Responsables asignados, bien sea de: o Obra de Construcción, Ampliación o
Remodelación, o Servicio de Albañilería, o Servicio de Carpintería, o Servicio de Herrería, o Servicio de Pintura, o Servicio de Plomería, o o Servicio de Zona Verde. (La Sección Correspondiente, ejecuta el procesamiento de la solicitud en los Procedimientos PF-2.1, PF-3.1, PF-3.2, PF-3.3,PF-3.4, PF-3.5, o PF-3.6)
3.9. Archiva copia de Solicitud. 3.10. Al finalizar la Obra, envía copia de solicitud a
Archivo. (Se ejecuta el Procedimiento PA-3.3 de Archivo de Documentación Procesada).
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DAP3.2 – P1/1
Materia: ATENCIÓN AL PÚBLICO
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
153
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DNP3.2 – P1/1
Materia: ATENCIÓN AL PÚBLICO
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
154
RESPONSABLE ACCIÓN REPRESENTANTE DE
DEPENDENCIA UNIVERSITARIA O
EXTRAUNIVERSITARIA
1. Solicita reunión con el Director de la DIM por vía telefónica o personalmente.
SECRETARIA DE LA DIM 2. Verifica si el asunto de reunión compete a la DIM. En caso que el asunto No corresponda a la DIM, 2.1. Notifica al representante que no será atendido
explicando los motivos. En caso que Sí corresponda a la DIM, 2.2. Toma los datos de la persona solicitante. 2.3. Consulta al Director si autoriza la reunión para
programarla. 2.4. Revisa Agenda del Director. 2.5. Fija lugar y hora de reunión con el Director. 2.6. Verifica con al Director la disponibilidad para
la reunión. En caso de no estar disponible, vuelve a
ejecutar el paso 2.4 hasta que se logra fijar la reunión.
En caso de estar disponible, 2.6.1. Informa a representante horario y
lugar de la reunión. 2.6.2. Notifica reunión al Director y
programa el asunto en la agenda.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DAP3.3 – P1/1
Materia: ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN PROCESADA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
155
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DNP3.3 – P1/1
Materia: ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN PROCESADA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
156
RESPONSABLE ACCIÓN
ARCHIVISTA (Archivo)
1. A principio de año, habilita una carpeta para cada Dependencia de la ULA.
2. Recibe documentación de la Dirección y las Diferentes Secciones de Ingeniería y Mantenimiento.
3. Revisa asunto y Dependencia a la que pertenece la documentación recibida.
4. Coloca código a la documentación por Dependencia.
5. Archiva documentación en carpeta de Dependencia correspondiente, organizada por fechas.
6. A fin de año, archiva carpeta en estante. 7. Espera 10 años y desecha carpeta.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DAP3.4 – P1/1
Materia: SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
157
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DAP3.4 – P1/1
Materia: SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
158
RESPONSABLE ACCIÓN DEPENDENCIA UNIVERSITARIA
1. Solicita documento(s) en Archivo.
ARCHIVISTA (Archivo)
2. Verifica si la documentación solicitada corresponde a la DIM.
En caso que No corresponda a la DIM, realiza la devolución inmediata de la solicitud a la Dependencia Solicitante.
En caso que Sí corresponda a la DIM, 3. Determina si la documentación está en archivo
temporal según año de emisión. 4. Ubicar carpeta que contiene la documentación
correspondiente. 5. Chequear existencia de la documentación
solicitada. En caso que No exista, notifica a la Dependencia
Solicitante la inexistencia de la documentación. En caso que Sí exista,
9. Fotocopia la documentación solicitada. 10. Envía o entrega copia de documentación a
Dependencia solicitante. 11. Archiva la documentación original en la carpeta
correspondiente.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DAPA3.5– P1/1
Materia: MANTENIMIENTO INTERNO DE LA INFRAESTRUCTURA DE
LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
159
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DNPA3.5– P1/1
Materia: MANTENIMIENTO INTERNO DE LA INFRAESTRUCTURA DE
LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
160
RESPONSABLE ACCIÓN
Ayudante de Servicio
Debido al requerimiento diario de mantener en orden y limpias las instalaciones de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento: 1. Disponer de implementos de limpieza. 2. Buscar en Almacén los insumos necesarios para realizar la
limpieza. 3. Ejecutar limpieza de baños (lavamanos, pocetas, urinarios y
duchas). 4. Limpiar piso de los baños pasando la escoba y luego coleto. 5. Limpiar mobiliario de las oficinas removiendo el polvo y cualquier
otra suciedad. 6. Limpiar el piso de las oficinas del mismo modo que el de los baños.7. Ordenar las áreas contiguas a las oficinas. 8. Limpiar piso de los pasillos y áreas contiguas a las oficinas. 9. Limpiar las áreas de Almacén. 10. Limpiar las áreas de Estacionamiento. 11. Limpiar las áreas de entrada y fachada de las instalaciones. 12. Recolectar basura acumulada durante el día en bolsas. 13. Sacar bolsas de basura y colocarlas en las jaulas del servicio
municipal. 14. Revisar todas las áreas de Ingeniería y Mantenimiento
constantemente para que se mantengan limpias y ordenadas durante todo el día.
15. Limpiar y ordenar el área de resguardo de los implementos de limpieza.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DAPA3.6– P1/1
Materia: MENSAJERÍA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
161
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO
Página: MNPP-DNPA3.6– P1/1
Materia: MENSAJERÍA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
162
RESPONSABLE ACCIÓN MENSAJERO 1. Dirigirse a Sección de Correo de la ULA.
1. Verificar la existencia de correspondencia dirigida a la ULA.
En caso de No haber correspondencia para la DIM, 2.1. Notifica a la Secretaria.
En caso de haber correspondencia para la DIM, 2.2. Solicita y Recibe la correspondencia de
la DIM. 2.3. Coloca firma de recibido en libro de
correspondencia de sección de correo. 2.4. Entregar correspondencia a Secretaria
de la Dirección. 2.5. Obtener firma de recibido de Secretaria
en libro interno de correspondencia. 2.6. Verificar la existencia de
correspondencia de salida de la DIM para otras dependencias o instituciones externas. En caso de haber correspondencia,
2.7. Distribuye la correspondencia a las diferentes dependencias o instituciones externas de la Universidad.
2.8. Obtiene firma de recibido de dependencias o instituciones externas en libro de correspondencia interna.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
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Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Asunto:
MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
163
MODELO ACTORES Y
UNIDADES ORGANIZACIONALES
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Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
DIRECTORIO
164
Directorio En la tabla que aparece a continuación se muestra el personal que labora en la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la Universidad, indicándose el cargo que desempeñan, la extensión telefónica y la condición de cada uno. Además se destacan con una “X” los expertos del dominio en cada una de las áreas de la Dependencia.
NOMBRE Y APELLIDO CARGO EXTENSIÓN EXPERTO DEL DOMINIO CONDICIÓN
PERSONAL DIRECTIVO
Calderas Volcanes, Rubén Director 3980 X Fijo
DEPARTAMENTO DE PROYECTOS
Albesiano Godoy, Teresita Ingeniero de Proyectos 3952 Contratado
Fargier, Luis Felipe Ingeniero Planificador Central 3948 X Fijo
Fuguet Torotolero, María Alejandra Arquitecto 3982
Fijo
Lobo Quiñonez, José Alejandro Arquitecto 3948 Fijo Márquez U, Marlene C. Ingeniero de Proyectos 3982 Fijo
Ruiz C., Jesús Omar Ingeniero Inspector 3948 Fijo Sánchez, Ana María Arquitecto 3950 Fijo
DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÓN Álvarez Ramos, Juan Eduardo Asistente de Costos de Obras 3978 Fijo
Contreras Melo, Eulalia Francia Supervisor de Servicios de
Mantenimiento 3978 Fijo Castillo Erazo, Renato A. Tractorista 3919 Fijo Pérez Escobar, Moisés Asistente de Costos de Obra 3978 Fijo
Ribeiro, Joaquín Asistente de Obra 3978 Fijo
Uzcátegui Cadenas, Emérito Tractorista Agrícola 3919 Fijo DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
Acosta Acosta, Héctor J. Jefe de Mantenimiento y Reparaciones 3979 X
Fijo Rondón, Miguel A. Mecánico 3919 Fijo
Belandria, Eric Vladimir Ayudante de Servicio 3981 Fijo Peña Pérez, Ismael Auxiliar de Mantenimiento 3978 Fijo
SECCIÓN DE ALBAÑILERÍA
Bellandi de León, Liliana Jefe de Mantenimiento y
Reparaciones 3920 X Fijo
Alarcón Gutiérrez, José G. Auxiliar de Mantenimiento 3920 Fijo
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Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
DIRECTORIO
165
Contreras Parra, José Trinidad Supervisor de Mantenimiento 3920 Fijo Díaz Muñoz, José N. Albañil 3920 Fijo
Díaz, José Bernardo Ayudante de Servicio 3983 Fijo Peña, Gerardo Supervisor de Albañilería 3983 Fijo
Rojas Navas, Atilio Albañil 3920 Fijo Rondón Pérez, Virgilio Albañil 3920 Fijo
Salazar Díaz, Evangelista Ayudante de Servicio 3920 Fijo
Sosa Mejías, Douglas Ayudante de Servicio 3920 Fijo
Vargas Márquez, Eugenio Albañil 3920 Fijo SECCIÓN DE ZONA VERDE ZONA VERDE
Contreras de Delgado, Nelly Jefe de Mantenimiento y
Reparaciones 3996 X Fijo
Cadenas, Magín Supervisor de Servicio de
Mantenimiento 3919 Fijo Dugarte, Edecio Jardinero 3919 Fijo
Dugarte, Gonzalo Jardinero 3919 Fijo Rondón, Maximiliano Jardinero 3919 Fijo
Sanchéz Calderón, Antonio Jardinero 3919 Fijo Villareal Villareal, Rafael Jardinero 3919 Fijo
SECCIÓN DE PLOMERÍA
Olivares de Marín, Lilia Jefe de Mantenimiento y
Reparaciones 3978 X Fijo Araque Ramón Alberto Plomero 3979 Fijo
Avendaño Gullén, Oscar Auxiliar de Mantenimiento 1356 - 3978 Fijo Quintero, Eduardo Supervisor de Mantenimiento 3978 Fijo
Rivas, Ramón Alfonso Plomero 3978 Fijo Useche, Henry F. Plomero 3978 Fijo
Vielma Dugarte, Pedro P. Ayudante de Servicio de
Plomería 3978 Fijo SECCIÓN DE CARPINTERÍA
Urreiztieta de Sandoval, Marisela
Jefe de Mantenimiento y Reparaciones 3996 X Fijo
Rodríguez Rangel, Nelson Supervisor de Mantenimiento 3248 Fijo
Alarcón Alarcón, Oscar A. Ayudante de Servicio 3248 Fijo
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Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
DIRECTORIO
166
Angulo Contreras, Ciro A. Carpintero 3248 Fijo García Arías, Leonardo E. Carpintero 3248 Fijo
Molina, José Orlando Ayudante de Servicio 3248 Fijo Rondón Guillén, José R. Carpintero 3248 Fijo
Uzcátegui Villasmil, José R. Carpintero 3248 Fijo SECCIÓN DE HERRERÍA
Zambrano de Mussa, Teresa Jefe de Mantenimiento y
Reparaciones 3920 X Fijo
Balza Suescún, Marco T. Herrero - Soldador 3919 Fijo Benítez Dugarte, Juan F. Herrero - Soldador 3919 Fijo
Dávila Ávila, José D. Herrero - Soldador 3919 Fijo Ferrer, Luis Herrero - Soldador 3919 Fijo
Gómez Lara, Oswaldo Herrero - Soldador 3919 Fijo Rendón Ramírez, Raúl G. Herrero - Soldador 3919 - 3983 Fijo
Rojas Zerpa, Ladimir Herrero - Soldador 3919 Fijo SECCIÓN DE PINTURA
Picón Uzcátegui, Pablo Oliverio Jefe de Obras 3979 X Fijo
García , Luis A. Pintor 3979 Fijo Hernández, Pablo A. Pintor 3979 Fijo
UNIDADES DE APOYO UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO
Bastidas de Díaz, Zuleyma Asistente Administrativo 3996 Fijo
Fierro Buzeta, Milena Yamiler Asistente Administrativo 3982 Fijo Monsalve, Rafael Comprador 3952 Contratado
Rivas de Aray, Marisabel Administradora - Jefe 3982 X Fijo Ruiz Ovalles, Oswaldo de J. Asistente Administrativo 3982 Fijo
ALMACÉN
Avendaño P, Aníbal Almacenista Jefe 3983 X Fijo
Uzcátegui Molina, Rafael Amador Comprador 3920 Fijo
Gutiérrez Lobo, Francisco J. Almacenista 3983 Fijo PLANIFICACIÓN DE OBRAS
Acosta Acosta, Héctor J Jefe de Mantenimiento y Reparaciones 3979 X Fijo
UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y SERVICIOS
Torres de Ramírez, Margarita J. Secretaría - Dirección 3981 - Fax:
3977 Jubilado Fernández, Jhonnathan Oficinista 3949 Contratado
Edrei, Christiane Oficinista 3981 - 3978 Fijo Peña, Richard Alejandro Mensajero Externo 3981 Fijo
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Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MODELO ACTOR - ROL
167
MODELO ACTOR - ROL
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MODELO ROL - ACTIVIDAD
168
MODELO ROL - ACTIVIDAD
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MRA– P2/2
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MODELO ROL - ACTIVIDAD
169
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
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Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
170
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
ROL ACTIVIDADES
Profesor
▪ Crear, asimilar y difundir el saber, mediante la investigación, la enseñanza y la extensión para continuar la formación integral de los estudiantes. ▪ Dar orientación moral y cívica. ▪ Impulsar el desarrollo de una Universidad democrática y autónoma. ▪ Ejercer la libertad de cátedra con espíritu creador, vocación de servicio y sin mas limitaciones que las legales y reglamentarias.
DISEÑO DE PROYECTOS
Ingeniero Planificador
Central
▪ Planifica y coordina la elaboración de proyectos arquitectónicos y de ingeniería: estructura hidráulica, electricidad, aire acondicionado, etc. ▪ Inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución. ▪ Planifica los programas a desarrollar. ▪ Coordina la ejecución de obras financiadas, a través de organismos nacionales, regionales o por convenios interinstitucionales. ▪ Evalúa y hace seguimiento a los proyectos. ▪ Distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo. ▪ Controla los recursos asignados a la unidad. ▪ Asesora técnicamente en materia de su competencia. ▪ Revisa y verifica presupuestos presentados por los contratistas. ▪ Implementa sistemas y procedimientos para la contratación, control y supervisión de obras. ▪ Coordina, supervisa y dirige equipos interdisciplinarios para la ejecución de proyectos relativos al área. ▪ Participa y representa a la Institución en reuniones y otros eventos del área. ▪ Participa en comisiones del área. ▪ Redacta y firma las comunicaciones generadas en la unidad. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Arquitecto
▪ Diseña y elabora proyectos arquitectónicos, requeridos por las diversas unidades de la Institución. ▪ Evalúa e inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución. ▪ Revisa proyectos terminados y efectúa observaciones pertinentes. ▪ Realiza ampliaciones y remodelaciones requeridas. ▪ Asesora y evacúa consultas técnicas en materia de su competencia. ▪ Prepara croquis, diagramas, cómputos métricos, entre otros. ▪ Estudia áreas ambientales y de construcción. ▪ Elabora y/o solicita presupuestos estimados a empresas del área. ▪ Asiste y participa en reuniones del área. ▪ Discute y analiza, conjuntamente con el personal del área, las obras a realizar. ▪ Planifica, controla y hace requerimiento a la rehabilitación y equipamiento de la planta física de la Institución. ▪ Participa en la elaboración del presupuesto de la unidad. ▪ Elabora informes de estudios de áreas y memoria descriptiva de proyectos de arquitectura. ▪ Analiza proyectos de edificaciones para constatar el acatamiento de las normas establecidas sobre construcción. ▪ Diseña instrumentos normativos de desarrollo de planta física. ▪ Hace seguimiento al Plan Maestro de la Institución. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
171
ROL ACTIVIDADES
Ingeniero de Proyectos
▪ Analiza y procesa la información contenida en los proyectos arquitectónicos. ▪ Efectúa cálculos a los proyectos de obras de ingeniería, en el área de estructura, hidráulica, eléctrica, sanitaria, etc., según el área de trabajo asignada. ▪ Envía los cálculos de los proyectos a la sala técnica (dibujantes) para que elaboren los planos. ▪ Revisa y analiza la información contenida en los planos de ingeniería e infoma al líder del proyecto sobre el resultado del análisis. ▪ Realiza los cómputos métricos de la obra a ejecutarse, para estimar tiempo y costo de construcción. ▪ Elabora memoria descriptiva indicando las especificaciones de los materiales a emplearse en la obra. ▪ Brinda asistencia técnica a las empresas contratistas en cuanto a las especificaciones de la obra. ▪ Interpreta planos de las obras y verifica en el campo la correcta ejecución de las mismas. ▪ Asiste a reuniones periódicas con el líder de proyectos para estudiar el avance de la obra y buscar soluciones a los problemas detectados. ▪ Coordina ocasionalmente grupos de trabajo para la ejecución de proyectos asignados. ▪ Elabora y presenta informes técnicos de las actividades realizadas. ▪ Opera un microcomputador para accesar información. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Ingeniero Inspector
▪ Realiza levantamiento técnico de las áreas que se van a modificar. ▪ Realiza proyectos de las modificaciones, que comprenden: plantas, cortes, fachadas e instalaciones. ▪ Elabora formatos de control. ▪ Realiza mediciones y cómputos métricos. ▪ Elabora cuadros demostrativos de avance y cierre de obras. ▪ Chequea las obras y hace las valuaciones finales de las mismas. ▪ Elabora hoja de diario de obras inspeccionadas referidas a detección de fallas, novedades y avance de obras. ▪ Elabora informe sobre el avance de la obra. ▪ Revisa y conforma valuaciones de obras y sus respectivos soportes. ▪ Elabora presupuestos para trabajos de mantenimiento, mejoras y ampliaciones de obras. ▪ Mantiene informado a su superior inmediato sobre las gestiones realizadas periódicamente. ▪ Elabora informes técnicos de actividades realizadas. ▪ Realiza pruebas selectivas de control, materiales, concreto, mezcla asfáltica, de acuerdo a normas COVENIN. ▪ Participa en reuniones con el equipo técnico para tratar asuntos relacionados con la ejecución de obras. ▪ Participa en reuniones con los contratistas de las obras para hacer una inspección ocular del trabajo y proponer solución a problemas presentes en la ejecución de las mismas. ▪ Participa en reuniones con los contratistas, para realizar las mediciones finales de las obras. ▪ Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P3/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
172
ROL ACTIVIDADES
CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Asistente de Costos de
Obras
▪ Recibe los cómputos métricos de las obras a ejecutarse en la Institución y que van a ser sometidas a un proceso de licitación. ▪ Codifica los diversos capítulos y partidas que integran los cómputos métricos de las obras, según lo establecido por la Comisión Venezolana de ▪ Normas Industriales (COVENIN). ▪ Constata los precios actuales del mercado, con las casas proveedoras de materiales de construcción. ▪ Elabora el análisis de los precios unitarios "tipo" para obtener el monto de referencia de la obra. ▪ Entrega a las empresas contratistas interesadas en participar en el proceso de licitación, carpetas de licitación con la información de las características de la obra y las condiciones generales y especiales para la contratación. ▪ Elabora relación de cheques recibidos de las empresas contratistas por concepto de carpeta de licitación de obra y la envía a la Unidad de Administración. ▪ Recibe de los contratistas, presupuestos de los costos estimados de las obras. ▪ Analiza los presupuestos de las obras, verificando precios unitarios de los materiales de construcción, según precios actuales del mercado. ▪ Elabora y presenta a su superior inmediato, informe de análisis de los presupuestos indicando cual de las empresas contratistas es la más apta para ejecutar la obra. ▪ Informa a las empresas contratistas que han obtenido la Buena Pro para la ejecución de la obra, una vez que ha recibido la información de su superior inmediato. ▪ Elabora las actas de inicio de las obras y lo presenta su superior inmediato para la firma. ▪ Recibe y analiza las valuaciones presentadas por las empresas contratistas, para constatar los precios actuales del mercado. ▪ Recibe y analiza las solicitudes de reconsideraciones, emitidas por los contratistas, para aumento de los presupuestos. ▪ Realiza observaciones y recomendaciones para el aumento del presupuesto de la obra en ejecución, presentándolo a su superior inmediato para su aprobación. ▪ Participa en el Comité de Licitaciones y Asignaciones de Obras, asesorando en cuanto a precios unitarios de materiales de construcción. ▪ Lleva registros actualizados de precios de materiales de construcción. ▪ Mantiene registro de los cuadros de cierre de obras elaborado por los inspectores de obras y aprobados por el Jefe de la unidad. ▪ Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. ▪ Transcribe y accesa información operando un microcomputador. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Tractorista Agrícola
▪ Opera un tractor adaptándole una rastra, arado o rotativa, según se requiere para triturar, roturar o desmalezar un área de tierra determinada. ▪ Gradúa la posición de los implementos adaptados y opera los controles para lograr los resultados deseados. ▪ Acopla y transporta materiales y/o desperdicios dentro y fuera del área de trabajo. ▪ Regula y hace funcionar las trilladoras, aventadoras y otras maquinarias agrícolas fijas. ▪ Aguza las cuchillas de los instrumentos cortantes de los implementos de labranza. ▪ Opera el tractor para arrancar raíces y troncos, sembrar y cosechar. ▪ Colabora con la construcción de cercas. ▪ Aplica fertilizantes o plagicidas desde el tractor en áreas extensas del campo. ▪ Conduce el tractor para abrir vías de penetración hacia los sitios de cultivo y labores. ▪ Utiliza el arado para limpiar la tierra. ▪ Hace el mantenimiento de rutina y repara los implementos agrícolas cuando los desperfectos son leves. ▪ Colabora con el asfaltado de vías, necesarias para facilitar la llegada de vehículos al campo. ▪ Colabora con los docentes o investigadores haciendo demostraciones en su área de trabajo. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpios y en orden equipos de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P4/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
173
ROL ACTIVIDADES
MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA
Jefe de Mantenimiento
y Reparaciones
▪ Planifica las actividades del personal a su cargo. ▪ Asigna las actividades al personal a su cargo. ▪ Coordina y supervisa los trabajos de instalación de sistemas de tuberías de aguas blancas, negras, desagües, etc. ▪ Supervisa el mantenimiento de las instalaciones. ▪ Ordena y supervisa la reparación de equipos. ▪ Estima el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mantenimiento y reparaciones. ▪ Elabora notas de pedidos de materiales y repuestos. ▪ Suministra al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas asignadas. ▪ Rinde informacion al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones realizadas. ▪ Efectúa inspecciones de las instalaciones para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes. ▪ Planifica, coordina y controla el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y sistemas eléctricos, electrónicos y/o mecánicos. ▪ Controla el mantenimiento y las reparaciones realizadas. ▪ Controla las horas de sobretiempo de los trabajadores. ▪ Controla y registra la asistencia y permiso del personal a su cargo. ▪ Inspecciona el progreso, calidad y cantidad de trabajos ejecutados. ▪ Supervisa y controla el personal a su cargo. ▪ Evalúa el personal a su cargo. ▪ Detecta fallas, dificultades y/o problemas que se presenten durante la ejecución del trabajo y decide la mejor solución. ▪ Tramita requisiciones de materiales de mantenimiento y reparaciones. ▪ Estima el costo de las reparaciones necesarias. ▪ Prepara órdenes de ejecución de trabajo. ▪ Adiestra al personal a su cargo sobre los trabajos a realizar. ▪ Atiende las solicitudes y reclamos por servicio, mantenimiento y reparaciones, e imparte las correspondientes órdenes para la solución de éstos problemas. ▪ Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. ▪ Transcribe y accesa información operando un microcomputador. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Auxiliar Mantenimiento
▪ Estima la cantidad de material y repuestos requeridos para la reparación de equipos. ▪ Instala, repara y mantiene equipos de sonido, audiovisuales y afines, de acuerdo a la solicitud de los usuarios. ▪ Lee e interpreta croquis y diseños. ▪ Participa en la reparación de equipos electrónicos, osciloscopios, balanzas y cronómetros. ▪ Llena reportes de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Mecánico
▪ Realiza la estimación y selección del material necesario para la ejecución de su trabajo. ▪ Efectúa el mantenimiento y reparación de sistemas hidráulicos y full inyection ▪ Efectúa la entonación mayor y menor mediante el cambio de bujías, filtros de gasolina, Iimpieza de carburador, entre otros. ▪ Repara motores de vehículos y maquinarias, revisando y/o sustituyendo anillos de pistón, concha de biela y bancada, bomba de agua y aceite, empacaduras y demás reparaciones de mayor complejidad. ▪ Efectúa reparaciones de diferenciales y transmisiones mediante la revisión y cambio de sellos, discos, anillos, entre otros.▪ Chequea y repara la caja de dirección hidráulica en vehículos automáticos y cajas de vehículos pesados. ▪ Solda las herramientas e implementos de trabajo, cuando se requiere. ▪ Chequea, revisa y cambia partes de los sistemas eléctricos. ▪ Atiende y orienta a los choferes de las unidades. ▪ Elabora los pedidos de materiales y repuestos en general. ▪ Verifica y prueba los vehículos una vez terminadas las reparaciones para constatar su funcionamiento. ▪ Coordina las tareas del personal de menor nivel y grupos de trabajo. ▪ Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. Realiza cualquier otra tarea afín que te sea asignada.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P5/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
174
ROL ACTIVIDADES
Aseador
▪ Realiza la limpieza de oficina, laboratorios, pasillos, baños y otra áreas. ▪ Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas. ▪ Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel, sanitario, desodorantes y otros. ▪ Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos. ▪ Moviliza material de oficina y mobiliario. ▪ Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos de oficina, en horas previamente establecidas. ▪ Llena reportes de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecido por la organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Ayudante de Servicio
▪ Barre, lava, aspira, desmancha, encera y pule los pisos de las áreas de la Organización que le sean asignadas.▪ Limpia y desmancha paredes, ventanas, vidrios, puertas, fórmicas y maderas de tabiques divisorios de las diferentes áreas de la Organización que le sean asignadas. ▪ Limpia escritorios, sillas, pupitres, mesas, archivos y demás equipos de oficinas. ▪ Retira afiches, propaganda y anuncios publicitarios en general de las diferentes áreas de la Organización. ▪ Retira cualquier tipo de material o sustancia adherida a paredes, pisos, equipos y mobiliarios de las diferentes áreas de la Organización que le sean asignadas. ▪ Recoge, empaca y traslada los desperdicios a los sitios destinados para su recolección. ▪ Solicita, ordena y controla materiales y artículos de limpieza, velando por el buen uso del mismo. ▪ Distribuye servilletas, jabón, papel higiénico y detergentes entre los baños de la Organización. ▪ Distribuye los botellones de agua potable por las diferentes instalaciones de la Organización. ▪ Instala los equipos audiovisuales para eventos, clases, conferencias, etc. ▪ Verifica el buen estado y el uso de los equipos audiovisuales que han sido solicitados en préstamo. ▪ Organiza en el depósito los equipos audiovisuales. ▪ Traslada en carrucha equipos, mobiliarios y materiales de oficina dentro de las instalaciones de la Organización.▪ Carga y descarga materiales, equipos y otros bienes en vehículos automotores livianos o pesados. ▪ Amarra y ajusta la carga en la plataforma del vehículo y tiende el encerado. ▪ Realiza mudanzas entre las distintas dependencias de la Organización. ▪ Embala y organiza material académico / administrativo y equipos de oficina. ▪ Compra material de oficina. ▪ Lava la cafetera una vez utilizada, ▪ Colabora con el servicio de refrigerios cuando se realizan reuniones, conferencias, talleres, etc. ▪ Riega plantas y jardines interiores. ▪ Realiza tareas generales de jardinería. ▪ Abre y cierra puertas cuando se le solicita. ▪ Ayuda al personal de mantenimiento y transporte en actividades menores de reparación y /o servicio según !e sean asignadas, informa al personal de mantenimiento sobre posibles fallas de equipos. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas realizadas Mantiene limpio y en o r d e» n equipos y sitio de trabajo ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integra! establecidos por la Organiza c i ó n▪ Realiza cualquier otra tarea afín que i e sea asignada
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P6/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
175
ROL ACTIVIDADES
Albañil
▪ Construye y repara paredes, pisos, pasillos, techos, aceras y cañerías. ▪ Abre y/o cava huecos y surcos. ▪ Prepare mezclas de cemento y arena para conformar ei material de construcción ▪ Carga y traslada materiales, tales como: arena lavada y/o amarilla, granzón, yeso, pego y cal. ▪ Monta y desmonta andamies y escaleras, ▪ Limpia y organiza palas, picos, chícoras, barras, cucharas, cepillo para frisar, ▪ Espátulas, palestras, brochas, carretillas y otras herramientas utilizadas ▪ Prepara el terreno y espacio donde efectuará el trabajo. ▪ Carga y organiza listones, viguetas, vigas, cabillas, clavos, alambres, martillos y demás implementos de albañilería, ayudado por e! personal asignado ▪ Cierne la arena según las necesidades del trabajo, ▪ Monta y desmonta techos de zinc, asbesto y cinduteja. ▪ Estima e! tiempo y material requerido para realizar e! trabajo, ▪ Lleva el control del material y equipo utilizado. ▪ Coordina operativos de trabajo según instrucciones de! supervisor inmediato. ▪ Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de segundad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Supervisor de Servicio de
Mantenimiento
▪ Distribuye y supervisa el trabajo del personal a su cargo. ▪ Establece cronogramas de trabajo a cumplir. ▪ Imparte órdenes e instruye al grupo de trabajo sobre la forma a desarrollar las tareas asignadas. ▪ Inspecciona el progreso, calidad y cantidad del trabajo realizado. ▪ Inspecciona las edificaciones y sus alrededores para asegurarse de su estado de limpieza y del mantenimiento en general. ▪ Llena formatos de solicitudes de materiales y equipos. ▪ Recibe materiales y equipos de trabajos y los distribuye a su personal. ▪ Controla la asistencia del personal a su cargo. ▪ Estima el tiempo y materiales requeridos para la ejecución de obras menores asignadas a su grupo de trabajo y mantiene control de las mismas. ▪ Mantiene registro de tiempo y materiales usados en los trabajos. ▪ Elabora informes detallados de los trabajos realizados, materiales utilizados, inconvenientes presentados y los presenta a su superior inmediato. ▪ Atiende solicitudes y reclamos por limpieza y mantenimiento en general e imparte las correspondientes órdenes para su solución. ▪ Vela por el buen uso y conservación de los equipos, herramientas y demás bienes asignados a la unidad a su cargo. ▪ Elabora y presenta reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. ▪ Reporta a su superior inmediato las novedades ocurridas. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P7/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
176
ROL ACTIVIDADES
Jardinero
▪ Elabora la requisición de los materiales, equipos y herramientas necesarios para efectuar su trabajo. ▪ Opera maquinaria especializada para ei mantenimiento de jardines y zonas verdes. ▪ Poda la grama, aplana y empareja el terreno de las canchas deportivas. ▪ Acondiciona la tierra para la siembra de plantas. ▪ Suministra abonos y fertilizantes a las plantas que se encuentran en las zonas verdes de la Organización. ▪ Poda árboles y plantas que lo requieran. ▪ Riega jardines y zonas verdes, utilizando mangueras, sistemas de riego y sistemas de gravedad. ▪ Fumiga y aplica tratamiento con productos químicos a plantas y árboles para protegerlos de hongos y plagas. ▪ Traslada plantas y materiales de trabajo a viveros y jardines. ▪ Recolecta y elimina hojas, troncos, ramas y otros desperdicios. ▪ Remodela las áreas verdes, siembra plantas ornamentales y crea motivos artísticos en las zonas verdes de la Organización.▪ Recolecta y clasifica residuos o desechos orgánicos. ▪ Clasifica y selecciona plantas y semillas. ▪ Lleva el control de la reproducción de las plantas, a través del transplante de semillas, plántulas y esquejas. ▪ Elimina malezas de aceras, senderos y otras zonas verdes. ▪ Prepara semilleros. ▪ Detecta y corrige fallas menores en maquinarias y sistemas de riego. ▪ Participa en la preparación de compost. ▪ Asiste a profesores y alumnos en las prácticas de campo relacionadas con el área de jardinería. ▪ Recoge y desecha en los depósitos de basura los desperdicios localizados en las áreas correspondientes al sitio de trabajo asignado. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Plomero
▪ Instala flotantes, piezas sanitarias, grifería, bombas y otros. ▪ Detecta filtraciones en las paredes y pisos. ▪ Chequea plantas de tratamiento de aguas. ▪ Repara instalaciones sanitarias, tuberías, equipos de laboratorio, entre otros. ▪ Mantiene en buenas condiciones las tuberías de las edificaciones. ▪ Solicita el material necesario para la ejecución de las tareas. ▪ Elabora los proyectos de trabajos de plomería. ▪ Acopla reducciones, anillos y otros. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Supervisor de
Carpintería
▪ Fabrica y repara las puertas. ▪ Fabrica marcos de carteleras, cuadros, afiches, entre otros. ▪ Calcula y selecciona los materiales y recursos necesarios para los trabajos. ▪ Solicita y lleva el control de los materiales y equipos de trabajo. ▪ Solicita y lleva el control de los materiales y equipos de trabajo. ▪ Colabora y aporta ideas cuando se amerite. ▪ Calcula y elabora presupuesto de los trabajos a realizar. ▪ Detecta fallas y/o problemas que se presentan durante la ejecución de los trabajos. ▪ Adiestra y evalúa el personal a su cargo. ▪ Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P7/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
177
ROL ACTIVIDADES
Carpintero
▪ Estima costo, tiempo y materiales necesarios para !a realización de ias labores ▪ Solicita los materiales necesarios para la ejecución de las labores, sugiriendo en los pedidos de material los de más alta calidad en e i mercado. ▪ Diseña, corta, construye y monta piezas de madera de acuerdo a lo solicitado. Ensambla y ajusta piezas ▪ Repara y reconstruye objetos variados en madera, cartón, tabíopari y anime. ▪ Monta, desmonta y repara brazos hidráulicos, cerraduras, pizarrones y carteleras. ▪ Instala puertas, ventanas, techos, cerraduras, cilindros y gavetas. ▪ Realiza montajes en fórmica, forrando puertas, marcos y escritorios. ▪ Coloca vidrios a estantes, telefone ras, carteleras, ventanas, puertas, armarios y dernñs objetos que ío requieran.▪ Efectúa el mantenimiento de las máquinas y herramientas de trabajo, lubricándolas y calibrándolas. ▪ Laquea algunos muebles, puertas y otros objetos esporádicamente. ▪ Evalúa el producto final en cuanto al acabado y presentación. ▪ Interpreta bajo supervisión técnica: planos, especificaciones y diseños para accesorios y piezas de madera. ▪ Elabora reportes periódicos de las tarcas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de segundad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Herrero - Soldador
▪ Estima tiempo y material necesario para ia elaboración de su trabajo. ▪ Solicita material de trabajo, de acuerdo a la labor a realizar. ▪ Diseña, fabrica y repara piezas de metal y mobiliarios sencillos para las diferentes dependencias de la institución. ▪ Corta y recorta, da forma, dobla, calienta y taladra láminas de metal y/o tubos. ▪ Forja metal utilizando herramientas y equipos manuales y mecánicos. ▪ Diseña y construye piezas de hierro para el montaje de aires acondicionados. ▪ Opera máquinas eléctricas en la ejecución de sus tareas. ▪ Efectúa reparación y mantenimiento a los equipos y herramientas utilizados en el taller de herrería. ▪ Recibe y distribuye órdenes y solicitudes de trabajo diario. ▪ Participa en la realización de inventarios de materiales, herramientas y equipos. ▪ Fabrica e instala ductos: chimeneas, campanas y canales. ▪ Participa en la instalación de cerraduras. ▪ Efectúa mantenimiento preventivo de mobiliario, ductos y piezas de metal, aplicando soldadura, anticorrosivo o cualquier otro tratamiento que requieran las mismas. ▪ Selecciona ángulos, platinas, tubos y casillas de hierro para utilizarlo como material y piezas de soldadura. ▪ Lija y pule las piezas elaboradas en el taller de acuerdo al acabado solicitado. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Pintor
▪ Estima y selecciona los materiales necesarios para la ejecución del trabajo. ▪ Efectúa reparaciones menores de frisos en paredes, muros, mobiliarios y demás superficies, con el objeto de lograr condiciones óptimas para la aplicación de la pintura. ▪ Pinta y/o aplica material de revestimiento a toda clase de superficies, usando brochas, pistola y cualquier equipo que facilite las labores. ▪ Efectúa mezclas de pintura con el objeto de obtener el color deseado. ▪ Efectúa el mantenimiento de las superficies pintadas, retocando las mismas cuando sea necesario. ▪ Solicita y lleva el control de materiales tales como: pinturas, brochas, rodillos, espátulas entre otros; para la ejecución de las labores. ▪ Organiza e! depósito de materiales y equipos de pintura. ▪ Ayuda en la realización de inventario del área de pintura. ▪ Atiende y orienta al personal de mantenimiento que presta servicios en el área. ▪ Mantiene en orden las solicitudes de servicio que le suministra el supervisor, ▪ Pinta avisos, señales de tránsito, identificación de áreas y demás señalizaciones utilizando moldes y/o técnicas convenientes. ▪ Traslada de un sitio a otro mobiliario o equipo. ▪ Limpia las manchas de pintura de pisos, paredes, etc., ocasionadas al ejecutar las labores. ▪ Efectúa la limpieza y mantenimiento de equipos de pintura. ▪ Arma y utiliza equipos de elevación: escaleras, andamios y grúas. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en seguridad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P9/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
178
ROL ACTIVIDADES
APOYO ADMINISTRATIVO
Asistente Administrativo
▪ Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. ▪ Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. ▪ Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. ▪ Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la FCU, CE y otras asignaciones. ▪ Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. ▪ Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos. ▪ Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. ▪ Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. ▪ Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. ▪ Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc. ▪ Realiza registro contable. ▪ Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias. ▪ Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar. ▪ Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances y de los fondos fijos y caja chica. ▪ Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria. ▪ Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria. ▪ Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica. ▪ Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general. ▪ Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos. ▪ Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos. ▪ Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia. ▪ Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. ▪ Lleva control de la caja chica. ▪ Brinda apoyo logístico en actividades especiales. ▪ Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas. ▪ Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. ▪ Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. ▪ Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros. ▪ Atiende e informa al público en general. ▪ Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. ▪ Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor. ▪ Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. ▪ Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes. ▪ Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores. ▪ Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras. ▪ Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras. ▪ Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías. ▪ Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago. ▪ Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas. ▪ Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas. ▪ Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P10/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
179
ROL ACTIVIDADES
Asistente Administrativo
▪ Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. ▪ Conforma y formula las observaciones pertinentes a autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución. ▪ Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta. ▪ Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda. ▪ Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes. ▪ Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional. ▪ Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes. ▪ Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca. ▪ Controla que se haga efectiva la retención de impuestos. ▪ Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda. ▪ Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y personas naturales. ▪ Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado. ▪ Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados. ▪ Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva. ▪ Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos. ▪ Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos. ▪ Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable. ▪ Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable. ▪ Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable. ▪ Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos. ▪ Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de viáticos. ▪ Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos. ▪ Archiva y lleva el control de los documentos del área. ▪ Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados. ▪ Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos. ▪ Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados. ▪ Transcribe y accesa información operando un microcomputador. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. ▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. ▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P11/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
180
ROL ACTIVIDADES
Administradora - Jefe
Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros. Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias. Autoriza los movimientos relacionados con el área. Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratación de servicios y otros. Informa a la autoridad competente sobre la situación financiera y administrativa de la dependencia. Participa en la elaboración del presupuesto anual de la unidad. Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área administrativa. Elabora los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia. Representa a la unidad ante el Comité de Compras. Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales. Participa en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y apertura de cotizaciones. Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad. Verifica los trámites por solicitudes de compra de divisas. Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos. Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia. Revisa y aprueba facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de compra y otros. Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de funcionamiento interno. Administra los recursos económicos y materiales de la unidad. Revisa y coordina la preparación de los estados de la Ejecución Financiera. Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales. Vela por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la unidad. Representa a la Institución en el área de su competencia. Administra, a través de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institución. Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión administrativa. Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad. Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos administrativos exigidos por la Institución. Elabora y envía a la unidad responsable los estados de ganancias y pérdidas balances, rendición de cuentas, gastos de operación, retenciones, aportes, entre otros. Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retención. Asiste y participa en reuniones de la unidad. Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables. Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo. Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas. Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y demás comunicaciones de la unidad. Opera un microcomputador para accesar información. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P12/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
181
ROL ACTIVIDADES
Almacenista Jefe
Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. Supervisa la entrada y salida de materiales y equipos del almacén. Verifica la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén. Elabora la programación anual de las adquisiciones para la dotación del almacén. Supervisa la clasificación y organización de la mercancía en el almacén. Elabora órdenes de compra para la adquisición de materiales e informa a la unidad de compras y suministros. Atiende e informa al público en general. Supervisa los niveles de existencia de inventario establecidos de bienes y servicios. Mantiene actualizados los sistemas de registros. Supervisa la selección de materiales y equipos en cuanto a identificación, tipo y calidad. Revisa, firma y consigna inventarios en el almacén. Supervisa el despacho de mercancía a las dependencias que realizan las requisiciones. Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacén. Realiza y/o coordina inventarios en el almacén. Lleva el control de la contabilidad de las requisiciones. Revisa y conforma informes, correspondencias de caja chica, control de asistencia, relaciones de gastos y otros. Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de despacho y órdenes de entrega. Lleva el control de mercancía despachada contra mercancía en existencia. Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén. Retira de las empresas proveedoras, los materiales y equipos adquiridos por la Institución. Tramita las órdenes de compra. Corta, prueba y prepara materiales para la realización de las prácticas docentes. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Almacenista
Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan al almacén. Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor. Codifica la mercancía que ingresa al almacén y la registra en el archivo manual (kardex) y/o computarizado. Clasifica y organiza el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización. Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos. Elabora guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada al almacén. Lleva el control de las salidas de mercancía en el almacén registrándolo en el archivo manual (kardex) y/o computarizado. Elabora inventarios parciales y periódicos en el almacén. Elabora saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior inmediato. Guarda y custodia la mercancía existente en el almacén. Realiza trámites ante la Dirección de Transporte a fin de conseguir la asignación de vehículos para el traslado de la mercancía. Transcribe y accesa información operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P13/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
182
ROL ACTIVIDADES
Comprador
Recibe, estudia y analiza cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones. Recibe y verifica requisiciones, órdenes de compra y de servicios y sus correspondientes anexos. Verifica la disponibilidad presupuestaria para la realización de las compras. Tramita órdenes de compra, pago a proveedores y reclamos ante las compañías. Atiende a proveedores, agentes aduanales, agentes de seguros y funcionarios relacionados con las compras. Vela porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados. Participa en los comités de compra de la Institución. Revisa y conforma la entrega de documentos al agente aduanal. Efectúa y distribuye compras menores. Lleva el control de archivo de los proveedores, órdenes de compra y cotizaciones recibidas. Mantiene informado al supervisor acerca del avance de las compras. Efectúa el seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y servicios. Orienta técnicamente en el área de su competencia. Chequea y verifica materiales y equipos adquiridos. Selecciona y lleva registros de proveedores. Redacta comunicaciones en general. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín asignada por el supervisor.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P14/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
183
ROL ACTIVIDADES
APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS
Secretaría - Dirección
Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad. Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos. Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia. Recibe y envía correspondencia. Opera la máquina fotocopiadora y fax. Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Realiza y recibe llamadas telefónicas. Actualiza la agenda de su superior. Toma mensajes y los transmite. Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general. Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos. Convoca a reuniones de la unidad. Archiva la correspondencia enviada y/o recibida. Actualiza el archivo de la unidad. Distribuye la correspondencia de la unidad. Elabora cheques. Desglosa y entrega cheques. Lleva control de caja chica. Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior. Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad. Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad. Elabora actas de notas. Elabora hemeroteca. Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros. Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes. Recibe y controla peticiones de tesis de grado. Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad. Actualiza la cartelera. Vende guías a los estudiantes. Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los estudiantes. Transcribe y accesa información operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P15/15
Materia: MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
Asunto:
MATRIZ ACTORES - PROCESOS
184
ROL ACTIVIDADES
Oficinista
Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad. Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares. Efectúa y atiende llamadas telefónicas. Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general. Suministra información a las personas que la requieran. Opera una fotocopiadora. Lleva el control de ingresos y egresos de material. Recibe información para transcribirla. Procesa en el computador información solicitada. Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne. Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte. Transcribe información para mantener bases de datos. Realiza respaldos a la información procesada en el computador. Graba información para mantener bases de datos. Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la información procesada. Imprime el trabajo realizado. Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada. Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Mensajero
▪ Equipa el medio de transporte que utiliza antes y durante la jornada. ▪ Conduce vehículo automotor para transportar correspondencia y/o encomiendas. ▪ Distribuye y entrega todo tipo de correspondencia, oficios, boletines, memoranda, órdenes de pago, fichas académicas, circulares, invitaciones y participaciones entre las dependencias de la institución y demás organismos públicos y privados. ▪ Retira de las diferentes dependencias, organismos, instituciones, fundaciones: comunicaciones, encomiendas, documentos, etc. ▪ Efectúa operaciones y gestiones bancarias, tales como: depósitos de cheques,efectivo, retira chequeras, transferencias, etc. ▪ Realiza compra de materiales, artículos de oficina y equipos que se requieren, de acuerdo a las necesidades presentadas. ▪ Reporta a la Unidad de Administración los gastos ocasionados por combustible. ▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. Realiza cualquier otra tarea afín que te sea asignada.
Chofer
▪ Verifica las condiciones mecánicas del vehículo antes de salir. ▪ Conduce unidades de transporte automotor liviano y/o medianamente pesado para transportar estudiantes, personal docente, administrativo y obrero. ▪ Conduce» vehículos de carga transportando materiales, equipos y herramientas. ▪ Opera máquinas pesadas tales como: grúas y otras de más de seis toneladas. ▪ Vela por la seguridad y resguardo de los bienes, equipos y/o materiales que transporta. ▪ Vela por la seguridad y resguardo de la integridad física de las personas que transporta. ▪ Realiza viajes fuera del perímetro de la ciudad trasladando personas, materiales, equipos, animales, entre otros. ▪ Reporta fallas y averías de la unidad asignada, con la finalidad de que sean corregidas. ▪ Conduce vehículos para la recolección de basura. ▪ Realiza reparaciones menores de vehículos. ▪ Conduce vehículos para trasladar a los choferes a su lugar de residencia una vez culminado el último turno. ▪ Informa al supervisor sobre cualquier anormalidad suscitada en el horario nocturno de trabajo. ▪ Lleva el control de los repuestos que se utilizan en los vehículos. ▪ Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas. ▪ Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. ▪ Cumple con las normas y procedimientos en seguridad integral establecidos por la Organización. ▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-GLO– P15/15
Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Asunto:
GLOSARIO DE TÉRMINOS
185
Glosario de Términos
Cálculos Hidráulicos. Cálculos que se ejecutan a las redes y tuberías de agua.
Cómputos Métricos. Cuantificación ordenada de las diferentes partidas que conforman una obra de acuerdo a la unidad de medida establecida por las especificaciones asumidas.
Inspección. Verificaciones de cumplimiento de especificaciones de una Obra.
Instalaciones Sanitarias. Se encargan de retirar de las construcciones de forma segura las aguas negras y pluviales y evitan que los gases y malos olores salgan.
Licitación. Es el proceso de calificación de empresas para realizar una contratación.
Valuación. Proceso de estimar el valor de un activo o de un pasivo.
Visado de Planos. Trámite que debe realizarse para el otorgamiento de permisos de construcción, en el cual, el cliente debe presentar un juego de planos del proyecto.
Elaborado por: Ing. María Andrea Ramírez Morales DSIA – Diciembre 2006
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07
Vigencia de la última modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ANE– P1/1
Materia: SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
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