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Manual del Usuario Webmailpor Dionisio Antón ([email protected]) v1.0

Con este manual usted podrá trabajar con la herramienta Webmail de la plataforma Open-Xchange

Índice:

1 Visión General ................... 2 2 Crear nuevos mensajes ................... 3 3 Corrector Ortográfico ................... 5 4 Archivos Adjuntos ................... 5 5 Preferencias ................... 6 6 Carpetas ................... 10 7 Firmas ................... 12 8 Buscar ................... 13 9 Filtros / Reglas de Correo ................... 14 10 Compartir una carpeta de correo privada con un usuario / grupo ................... 16

Manual del usuario Webmail Página 1/16 © Quer System

mailto:[email protected]



1 – Visión General

Diferenciamos las 7 áreas más importantes

1 – Crear y buscar mensajes, configurar Webmail2 – Carpetas de mensajes3 – Búsqueda de mensajes4 – Mensajes5 – Marcado de mensajes (Leído, Importante, Por hacer, etc...)6 – Copiar, Eliminar, Mover mensajes7 – Previsualización del mensaje


2 – Crear nuevos mensajes

Tras pulsar sobre “Nuevo mensaje”, el sistema nos abre un nuevo dialogo el cual nos permite directamente empezar a introducir los datos.

Si pulsamos sobre el campo “A”,”Cc”,”Cco” nos permite buscar sobre nuestras bases de datos de contactos.

Introduza un nombre o elijalo de la lista: Nos permite escribir el nombre o cualquier dato de la perosona que necesitemos encontrar (Se pueden usar comodines * para realizar una búsqueda más cómoda).

Mirar: Seleccionaremos en que carpeta de contactos queremos buscar. (Se pueden seleccionar todas a la vez)

Elegir Categorías: Esto lo usaremos si hemos categorizado nuestros contactos ( por ejemplo: Proveedores, Acreedores, Clientes, Sistemas etc...)

Una vez nos muestra los contactos (solo aquellos que dispongan de una dirección de Email) los seleccionamos y los introducimos dentro de A->, Cc-> o Cco -> según nos parezca.

Remitente: Seleccionaremos desde que dirección vamos a realizar el envioPrioridad: Indicaremos con que prioridad debemos marcar el mensaje

Añadir Tarjeta de Visita: Si queremos incluir nuestros datos como un fichero estandarizado que el destinatario pueda abrirlo e introducirlo en su cliente de Email, marcaremos esta casilla.

Confirma lectura en destino: Nos devolverá mensaje de confirmación de lectura


Para redactar el mensaje podemos hacerlo mediante un sistema fácil y sencillo. Si seleccionamos diferentes colores, tipos de letra etc.. nos debemos de asegurar que el mensaje este codificado como HTML. En caso de no ser así, el mensaje llegaría como texto sin formato (sin colores, ni tipos de letra)

Seleccionamos la firma que previamente debemos haber creado desde Opciones-> Firmas dentro del Webmail (Ver el apartado de Firmas en la página)

Una vez introducido el texto del mensaje procemos a ejecutar el corrector ortográfico.


3 - Corrector Ortográfico

Al ejecutar el correcto, automáticamente nos señala en rojo la palabra que considera “No está escrita correctamente”

El sistema nos sugiere con que palabra la podemos sustituir. Si estamos de acuerdo, pulsamos en “Sustituir”

Por el contrario, podemos pulsar “Ignorar” para que nos pase a la siguiente palabra o en “Aprender” si la palabra que hemos escrito no se encuentra en su diccionario pero nos gustaría mantenerla para que no nos lo vuelva a preguntar.

4 - Archivos Adjuntos

Los archivos adjuntos se insertan de uno en uno ya que la aplicación al ser Web no permite la misma interacción que otros clientes de correo habituales.

En el caso de querer eliminar algún adjunto, tan solo lo debemos marcar y pulsar Eliminar


5 - Preferencias

Plantilla:

Nos permite guardar las opciones por defecto que queremos en el tipo de letra, tamaño y color

Tamaño de la página:

Le indicamos cuantos mensajes queremos que nos muestre en el área 4 vista al principio. No es recomendable poner mas de 100 ya que puede relentizar la navegación entre las diferentes carpetas de correo. Esto no afecta a las búsquedas ya que el sistema siempre nos buscará en toda la carpeta con independencia del número de mensajes que visualizemos.

Eliminar correos:

Si no queremos papelera de reciclaje, debemos marcar esta opción.


Direcciones de correo por defecto:

En el caso de disponer de diferentes cuentas, podremos seleccionar la que queremos emplear siempre por defecto.

Responder a:

Todo lo que contestemos, será redirigido a la cuenta que especifiquemos aquí.

Cita de Respuesta:

Incluiremos el mensaje original si decimos que Si.

Mensaje reenviados:

Al reenviar un email, podemo hacerlo como un adjunto mas o como parte del texto del mensaje.


Guardar despues de enviar:

HTML En línea:

Cuando recibamos un mensaje HTML el sistema interpreta el código y nos lo muestra como tal. En caso de decir que No, el sistema nos muestra los mensajes con formato plano (Sin colores, fotografías, tipos de letra etc...)

Componer mensajes HTML:

Marcar “Si” y “En ambos texto plano y HTML”


Añada la tarjeta de visita:

Si por defecto queréis adjuntar vuestros datos como estandar Vcard marcar “Si”

Ajuste de Línea:

Hace referencia al número de caracteres que podemos escribir en el mensaje, hasta el siguiente salto de línea.

Devolver al Remitente:

En el caso que nos soliciten confirmación de lectura, el sistema lo enviará automáticamente si marcamos “Si”

Previsualizar:

Al marcar esta opción tenemos el área 7 activada. En el caso contrario, es sustituida por el área 4 y tendremos que hacer doble click en el mensaje, para que nos lo abra en una pantalla nueva.

Cada vez que cambiemos una opción, debemos pulsar Guardar para que estos datos se queden guardados con nuestro perfil de usuario.


6 - Carpetas

Rutas de las Carpetas:

Seleccionaremos que carpetas queremos que tengan un corportamiento diferente al resto.

Suscriba la carpeta:

El sistema nos muestra en la zona “Desinscribir carpeta:” todas aquellas carpetas de email compartidas por otros usuarios o por el administrador. Para poder visualizar esas carpetas en nuestro Webmail, debemos suscribirnos a ellas.


Crear / Renombrar / Eliminar:

Seleccionando la carpeta en cuestión,podemos realizar diferentes acciones sobre la misma.

Exportar a carpeta:

Podemos exportar nuestros correos antiguos y guardarlos en un forma estandar, para posteriormente poder volver a recuperarlos.


7 - Firmas

Firma por defecto:

Le indicamos al sistema cual es la firma que queremos emplear por defecto (Previamente la deberemos de haber creado).

Colocación de la Firma:

Creación de una firma:

Para crear la firma, tan solo hay que indicar el nombre y la descripción. Después pulsamos Guardar y ya la tenemos registrada. Podemos disponer de tantas firmas como queramos.

Cabe destacar para las firmas que incluyen imágenes, colores, tipos de letra etc..., Open-Xchange nos permite crear firmas con contenido HTML, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo.


El resultado es una firma con texto en “Negrita” y color azúl. También podemos insertar imágenes si usamos las etiquetas <img src=””></img>

8 - Buscar

Desde el área “1” tenemos la opción de buscar correos. Es similar a la que tenemos en área “3”, pero esta es mas avanzada ya que podemos agregar diferentes criterios a la vez.


9 - Filtros / Reglas de Correo

Desde el área de groupware, podemos configurar los filtros de correo para que el sistema automatize ciertos procesos relacionados con el email.

En primer lugar, desde la opción Configuración->Spam le indicamos que carpeta es la que va a recoger todos los emails catalogados como Spam

En segundo lugar desde Configuración-> Filtro de Correo, vamos a poder crearnos reglas con el fín de que el sistema sepa que hacer con determinados mensajes de correo

Pulsamos sobre “Añadir nueva regla”

Ejecutar acción si: Cumple algún criterio o no cumple ningún criterioEn la opción Si, le indicamos que criterio debe o no cumplirPodemos agregar tantos criterior como queramos, con el fín de ajustar las reglas todo lo que necesitemos.


Una vez ajustamos los criterios, indicamos la acción a realizar y pulsamos sobre Añadir regla


10 - Compartir una carpeta privada de correo con un usuario / grupo

Desde “Configuración->Directorio de Correo” en nuestro Groupware, podemos dar permisos a otros usuarios / grupos para que accedan a una determinada carpeta de correo.

Esta carpeta aparecera como carpeta para suscribirse y en función de los permisos que otorgemos, el usario podrá:Leer, Publicar, Añadir, Escribir o Todos los permisos

Para compartir una carpeta, siga estos pasos:

1 - Seleccionamos la carpeta2 – Buscamos usuarios / grupos3 – Seleccionamos (Podemos realizar selecciones múltiples si mantenemos la tecla CTRL pulsada)4 – Establecemos permisos

Si pulsamos sobre Revocar permisos, eliminaremos las propiedades que este usuario / grupo tiene sobre la carpeta.


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