MANUAL DE USUARIO: PORTAL DE PROVEEDORES SRM · gerencia de compras y logistica departamento de...

GERENCIA DE COMPRAS Y LOGISTICA

DEPARTAMENTO DE GESTION Y SOPORTE

MANUAL DE USUARIO:

PORTAL DE PROVEEDORES SRM

Manual de Usuario- Noviembre de 2013

Nombre documento:

Manual de Usuario: Portal de Proveedores SRM

Fecha

Noviembre 2013

Gerencia de Compras, Logística y Adm.

Depto. Gestión y Soporte

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1. Objetivo

El presente documento tiene por objeto instruir al usuario, respecto del correcto uso

del portal de Proveedores. Se deben seguir los pasos tal cual se indica, para evitar

errores en el ingreso de la información.

2. Requisitos

Para poder acceder a todas las funcionalidades del portal de proveedores, el usuario

deberá cumplir con los siguientes requisitos.

Utilizar como navegador Internet Explorer desde la 5º versión hasta la 9°. Con

otros navegadores, el sistema no funciona correctamente, por lo cual es

necesario que se realicen las transacciones por este medio, NO por otro.

Tener habilitadas las ventanas emergentes para este sitio.

Si no se cumple con estos requisitos básicos, es probable que el portal genere errores

y no muestre toda la información necesaria para el ingreso de los datos

correspondientes.

3. Ingreso al portal

Para acceder al portal de proveedores, se debe ingresar a www.entelcompras.cl

http://www.entelcompras.cl/

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En la parte donde dice “ingrese a Entelcompras” se deberá ingresar el Rut de la

empresa:

Una vez ingresado este dato, el portal lo llevara a otro portal:

En este portal debe ingresar:

Usuario: Se debe ingresar el rut de la empresa sin puntos ni guión.

Clave de Acceso: Se debe ingresar la clave correspondiente que tengan

asignada al portal.

Acceder al sistema: Una vez ingresados los datos anteriores, se ejecuta este

botón (dar click).

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En caso de no recordar la clave

Cuando no recuerde la clave o desee modificar su clave de acceso, se deberá acceder a

la opción “Modificar clave acceso” o “Ingrese Aquí”:

Se deberá ingresar una nueva clave, la cual no debe ser igual a las ultimas 5

contraseñas utilizadas anteriormente en el portal. La confirmación del cambio, llegara

al correo que este ingresado como contacto de la empresa, por lo que hay que tener

claro quien es la persona que cuenta con este acceso.

Nota: Es probable que algunas veces se realice la acción de modificar la clave, pero la

confirmación no llega al correo de la persona que generó el cambio, esto se debe a que

no es el contacto registrado en el sistema. Es de responsabilidad de la empresa,

traspasar la información respecto a las claves que se utilizaran.

Cuando olvide la clave y la desee resetear, el correo que se enviará con la nueva clave

demora alrededor de 15 a 20 min en llegar a su correo, favor no insistir dentro de ese

tiempo nuevamente.

En caso de bloqueo de clave

Si al colocar la clave se bloquea por reiterados errores de ingresos, lo cual ocurre tras

ingresar 3 veces la contraseña de forma errónea, se deberá enviar un correo a

[email protected] para solicitar el desbloqueo. Se debe indicar el rut de la

empresa y su razón social.

mailto:[email protected]

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4. Etapas proceso de confirmación e ingreso de factura.

4.1 Luego de ingresar Usuario y clave lo llevará entrar a la Página de inicio de

SRM

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4.2 Tablero de Opciones

4.3 Confirmación OC, Orden de Compra

La primera acción que se debe realizar, es confirmar la OC. La OC llega de forma

automática una vez que se ha generado.

En caso de no contar con una copia, se puede ir a la opción “Imprimir/Exportar orden”:

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La cual se debe presionar. Una vez que se haya realizado esto, se direccionara a un

una entrada, en la cual debe ingresar la OC y presionar la opción de “imprimir”:

En caso de que se requiera guardar una copia en formato PDF. Una vez que aparezca

la OC, para guardar el archivo, se debe apretar el botón .

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En caso que se requiera guardar en formato Excel, se debe apretar el botón de

“Exportar a Excel”:

Nota: Es importante contar con una copia de la OC, ya que es un documento

obligatorio que se solicita al entregar la factura en la Oficina de Recepción de

Documentos o a través del envío por correo de las facturas electrónicas.

4.1.1. Confirmación OC de materiales

Una vez que se hayan entregado los materiales, y que estos hayan sido recepcionados

de manera conforme, se debe confirmar la OC a través del portal.

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Se debe ir a la opción “visualizar o tratar confirmaciones”, la cual indicara dos

alternativas más.

Para confirmar la OC, se debe seleccionar la opción “Confirmación entrada

mercancías/Registrar servicio”, la cual permitirá ingresar parámetros de búsquedas

tales como el Nº de OC y periodo.

Se solicita que solo se ingresen los datos del Nº de OC y periodo, en donde este último

parámetro, por defecto deberá ser “Ultimo Año”. No es necesario buscar por más

parámetros. Finalmente cuando se hayan ingresado estos datos, de click en el botón

“Inicio”.

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Una vez realizada esta acción, el sistema desplegara los siguientes datos:

Cuando se muestre esta información, para confirmar la OC se deberá presionar el

botón . Luego, el sistema desplegara la siguiente información:

Cuando aparezca esta pantalla, se deben llenar los campos obligatorios:

Nombre de Confirmación: En este campo se debe asignar un nombre a la

confirmación que se realizara, con el objeto de sirva como filtro de búsqueda

ante eventuales monitoreos de status de confirmación. Por ejemplo: Entrega

parcial OC. 1200043728.

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Fecha de Entrega/Fecha de Prestación: Dejar valor que por defecto entrega el

sistema.

Documento referencia: Se debe indicar el número de la guía de despacho, o

bien, el número de factura que se va a ingresar mas adelante. En el caso de

que los materiales hayan sido entregados con más de una guía de despacho,

se debe ingresar solamente una de ellas.

Posteriormente se debe indicar la totalidad de materiales que se hayan ingresado:

Entrega de totalidad de los materiales: Por defecto, la opción de “Marcar

todas las posiciones” viene desmarcada, por lo cual se deberán marcar todas

las posiciones que trae la OC, de las cuales se entrego la totalidad de los

materiales.

En la OC, aparece la cantidad por la cual se genero el pedido, si se entrego

todo, se deben colocar esas cantidades en el menú que indica el portal.

Cantidad solicitada: 100 unidades de cada producto.

Entrega de materiales de forma parcial: Por defecto, la opción de “Marcar

todas las posiciones” viene desmarcada, por lo cual se deberán marcar todas las

posiciones que trae la OC, de las cuales se entregó la real cantidad de materiales

solicitados en el pedido.

Cantidad solicitada: 100 unidades de cada producto.

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Nota: En caso de que solo se requiera confirmar una posición o algunas que la OC

traiga, se deberá marcar solo las que se desean facturar en esta ocasión y las que no,

deberán quedar sin marca y con cantidad 0. Si queda marcada y con cantidad 0, el

sistema arrojara un error y no permitirá generar la confirmación.

Se ha habilitado una nueva opción para la corroboración de la información. Antes de

que confirme la OC, se deberá hacer click en Verificar. Tras realizar esto, se

desplegara un mensaje indicando si existen errores o no, si aparece la siguiente

imagen:

Cuando aparecen el icono, significa que el ingreso de la información esta

proceder a confirmar. Si aparece un icono significa correcto y se puede

que existe algún error en la confirmación y este deberá ser modificado, antes de

proceder con el siguiente paso. De caso contrario, el sistema no permitirá grabar la

confirmación realizada.

Una vez ingresados los datos y que estos hayan sido verificados correctamente, se

marca la opción de “Confirmar”:

Cuando la confirmación haya sido realizada, los campos Fecha de entrega y

Documento referencia quedan en color Gris, y solo quedan habilitadas las opciones

“Ver impresión” y “Ver Confirmación”.

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En este caso el número de confirmación asignado es el 5200002933.

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4.1.2. Confirmación OC de Servicios

Una vez que se haya efectuado el servicio solicitado de manera conforme, se debe

confirmar la OC a través del portal:

Se debe ir a la opción “visualizar o tratar confirmaciones”, la cual indicara dos

alternativas más.

Para confirmar la OC, se debe seleccionar la opción “Confirmación entrada

mercancías/Registrar servicios”, la cual permitirá ingresar parámetros de búsquedas

tales como el Nº de OC y periodo.

Se solicita que solo se ingresen los datos del Nº de OC y periodo, en donde este último

parámetro, por defecto deberá ser “Ultimo Año”. No es necesario buscar por más

parámetros. Finalmente cuando se hayan ingresado estos datos, se da “inicio” a la

búsqueda.

Nombre documento:


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Una vez realizada esta acción, el sistema desplegara los siguientes datos:

Cuando se muestre esta información, para confirmar la OC se deberá presionar el

botón . Luego, el sistema desplegara la siguiente información:

Cuando aparezca esta pantalla, se deben llenar como campos obligatorios:

Nombre Confirmación: En este campo se debe asignar un nombre a la

confirmación, con el objeto de utilizar este valor como filtro de búsqueda ante

eventuales monitoreos de status de confirmación. Por ejemplo: Entrega total

proyecto Fonasa.

Fecha de Entrega/Fecha de Prestación: Dejar valor que por defecto entrega el

sistema.

Documento de referencia: En el caso de una “confirmación total”, se debe

indicar el número del acta de entrega (si existiera). Si la confirmación se

realizara de forma parcial, no se debe repetir el nombre del documento de

referencia utilizado con anterioridad, ya que esto le generara un error en el

Nombre documento:


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proceso. En estos casos se deberá repetir el número de referencia, pudiendo

ingresar un prefijo o sufijo, ejemplo:

1- 1200043741; 2-1200043742; 1200043741-1; 1200043742 - 2

Si no se cuenta con este dato, se debe ingresar el nº de OC.

Fecha Inicio: Indicar la fecha en la cual se comenzó a prestar el servicio.

Fecha Fin: Indicar la fecha en la cual se termino a prestar el servicio.

Posteriormente se debe indicar la totalidad de servicios que se hayan ingresado:

Entrega de la totalidad del servicio: Por defecto, la opción de “Marcar todas

las posiciones” viene desmarcada, por lo cual se deberán marcar todas las

posiciones que trae la OC, de las cuales se entrego la totalidad de los servicios.

En la OC, aparece la cantidad por la cual se genero el pedido, si se entrego

todo, se deben colocar esas cantidades en el menú que indica el portal.

Cantidad solicitada: 30 unidades de cada servicio.

Entrega de servicios de forma parcial: Por defecto, la opción de “Marcar

todas las posiciones” viene desmarcada, por lo cual se deberán marcar todas

las posiciones que trae la OC, de las cuales se entrego una determinada

cantidad de los servicios solicitados en el pedido.

Nombre documento:


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Cantidad solicitada: 30 unidades de cada servicio.

Nota: En caso de que solo se requiera confirmar una posición o algunas que la OC

traiga, se deberá marcar solo las que se desean facturar en esta ocasión y las que no,

deberán quedar son marca y con cantidad 0. Si queda marcada y con cantidad 0, el

sistema arrojara un error y no permitirá generar la confirmación.

Se ha habilitado una nueva opción para la corroboración de la información. Antes de

que confirme la OC, se deberá apretar el botón Verificar. Tras realizar esto, se

desplegara un mensaje indicando si existen errores o no, si aparece la siguiente

imagen:

Cuando aparecen el icono , significa que el ingreso de la información esta correcto y

se puede proceder a confirmar. Si aparece un icono significa que existe algún error

Nombre documento:


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en la confirmación y este deberá ser modificado, antes de proceder con el siguiente

paso. De caso contrario, el sistema no permitirá grabar la confirmación realizada.

Una vez ingresados los datos y que estos hayan sido verificados correctamente, se

marca la opción de “Confirmar”:

Cuando la confirmación haya sido realizada, los campos Fecha de entrega y

Documento referencia quedan en color Gris, y solo quedan habilitadas las opciones

“Ver impresión” y “Ver Confirmación”.

En este caso, el número de confirmación asignado es el 5200002904.

4.2 Aprobación Confirmación OC

Una vez que ha sido generada la confirmación, se emitirá un mensaje automático a la

persona responsable de aprobar esta solicitud. El encargado de realizar este paso, es

aquel que se informa en la OC:

Cuando la confirmación ha sido aprobada, llegara un correo de notificación al contacto

que este asociado al portal, indicando que se encuentra realizado este paso.

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Paralelamente, se puede ir monitoreando el proceso de aprobación de la confirmación.

Para realizar esto, debe presionar el menú:

Luego, seleccionar la opción:

Se debe revisar el status, cuando aparezca la palabra “AUTORIZADO” o

“CONTABILIZADO EN BACK END”, se puede proceder con el ingreso de la factura.

Cuando está aún en espera de la confirmación en status aparece la palabra

“CONFIRMACIÓN EN PROCESO”.

NOTA: Solo cuando hayan recibido la aprobación por parte del área cliente, pueden

ingresar la factura al sistema. En caso de intentar realizar esta acción, sin contar con la

aprobación, el sistema entregara errores y no se podrá generar la facturación final.

4.3 Ingreso factura en portal de proveedores

4.3.1 Ingreso factura de materiales.

Cuando se haya generado la aprobación de la confirmación nº 5200002921 se debe

ingresar en la opción .

Dentro de esa opción, se debe indicar:

Sociedad: Se debe indicar a la sociedad a la cual se va a facturar

Nombre documento:


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Documento de compra: Se debe indicar el Nº de OC que se desea facturar y

luego presionar “aceptar”.

El sistema mostrara la información correspondiente a la OC indicada. Se debe

seleccionar la OC deseada presionando el botón .

Cuando aparezca la información como sale en el recuadro, se debe presionar el botón

de Seleccionar.

A continuación se desplegara la información solicitada, ante lo cual, antes de generar

el ingreso preliminar de la factura, se deberá adjuntar una imagen digitalizada del

documentos a través de la opción Adjuntar Archivo.

Se debe ingresar en le campo e indicar una

breve descripción, como por ejemplo “Factura 12346 ENTEL”. Luego, acceder a la

opción de “examinar” y subir el archivo correspondiente, finalizado esto, se debe

apretar el botón de Añadir.

Para verificar que la factura este adjunta, se debe visualizar el archivo que aparece en

el cuadro de documentos adjuntados. Si desea eliminar el archivo, debe utilizar el

icono del basurero.

Una vez que la información este correctamente ingresada, se debe volver a la opción

de ingreso de factura preliminar. Para regresar se debe ir al botón Volver.

A continuación se deben ingresar datos a los siguientes campos:

Nombre documento:


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Fecha documento: Se debe ingresar la fecha de la factura.

Indicador de impuesto: Se debe verificar el tipo de IVA que aplica a esta

factura.

Nota: En caso de que la OC este expresada en otra moneda distinta a CLP, se debe

ingresar a la opción Tipo Cambio y cambiar la moneda por lo que indica la OC. Para

esto se debe seleccionar sobre la posición correspondiente, la cual debe quedar tal

como se muestra en la siguiente imagen:

Nº de factura: Se debe ingresar el número de la factura correspondiente.

Calcular: Se debe seleccionar esta opción para actualizar los datos efectuados.

Enviar Factura: Para finalizar y enviar la factura se debe presionar este botón.

Nombre documento:


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Una vez que se ha ingresado correctamente la factura aparecerá una opción que

permite imprimir el comprobante de ingreso del documento:

Al momento de presionar el icono de la impresora , se abrirá una ventana que da la

opción tanto de imprimir como de guardar la copia correspondiente:

Nombre documento:


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Nota: Es de carácter obligatorio imprimir este documento, ya que es un requisito que

se solicita en la oficina de recepción de documentos. En caso de no presentarlos, la

factura no será recibida.

4.3.2 Ingreso factura de servicios.

Cuando se haya generado la aprobación de la confirmación nº 5200002904 se debe

ingresar en la opción .

Dentro de esa opción, se debe indicar:

Sociedad: Se debe indicar a la sociedad a la cual se va a facturar

Unidad Org: Se debe ingresar el código que aparece en la OC en el recuadro de

“Autorización confirmación”, con el nombre de “Unidad solicitante”:

Doc. Compras: Se debe ingresar el nº de la OC que se desea facturar y luego se

coloca aceptar:

Nota: El campo de “Nº Ext. HES” NO

se debe llenar con ningún dato.

El sistema mostrara la información

correspondiente a la OC indicada. Se debe seleccionar la OC deseada marcando el

botón

Nombre documento:


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Cuando aparezca la información como sale en el recuadro, se debe presionar el botón

de Seleccionar.

A continuación se desplegara la información solicitada, ante lo cual, antes de generar

el ingreso preliminar de la factura, se deberá adjuntar una imagen digitalizada del

documentos a través de la opción Adjuntar Archivo.

Se debe ingresar en el campo e indicar una

breve descripción, como por ejemplo “Factura ENTEL”. Luego, acceder a la opción de

“examinar” y subir el archivo correspondiente, finalizado esto, se debe apretar el botón

de Añadir.

Para verificar que la factura este adjunta, se debe visualizar el archivo que aparece en

el cuadro de documentos adjuntados. Si desea eliminar el archivo, debe utilizar el

icono del basurero.

Una vez que la información este correctamente ingresada, se debe volver a la opción

de ingreso de factura preliminar. Para regresar se debe ir al botón Volver.

A continuación se deben ingresar datos a los siguientes campos:

Fecha documento: Se debe ingresar la fecha de la factura.

Nombre documento:


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Indicador de Impuestos: Se debe verificar el tipo de IVA que aplica a esta

factura.

Nota: En caso de que la OC este expresada en otra moneda distinta a CLP, se debe

ingresar a la opción Tipo Cambio y cambiar la moneda por lo que indica la OC. Para

esto se debe seleccionar sobre la posición correspondiente, la cual debe quedar tal

como se muestra en la siguiente imagen:

Nº de factura: Se debe ingresar el número de la factura correspondiente.

Calcular: Se debe seleccionar esta opción para actualizar los datos efectuados.

Enviar Factura: Para finalizar y enviar la factura se debe presionar este botón.

Nombre documento:


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Una vez que se ha ingresado correctamente la factura aparecerá una opción que

permite imprimir el comprobante de ingreso del documento:

Nombre documento:


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Al momento de marcar el icono de la impresora , se abrirá una ventana que da la

opción tanto de imprimir como de guardar la copia correspondiente:

Nota: Es de carácter obligatorio imprimir este documento, ya que es un requisito que

se solicita en la oficina de recepción de documentos. En caso de no presentarlos, la

factura no será recibida.

4.4 Consulta Status de factura

4.4.1 Consulta factura de materiales

Esta opción permite monitorear el estado de las facturas. Es posible visualizar si la

factura se encuentra bloqueada o liberada para su pago. Indica también la posible

fecha de pago.

Para poder utilizar esta opción, se debe ingresar el nº de factura por el cual se esta

consultando y luego presionar la opción Aceptar:

Lo cual desplegara la siguiente información:

Nombre documento:


Fecha

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En caso de no haber impreso una copia del comprobante de ingreso, es posible

conseguir una a través de esta opción. Para esto se debe presionar nuevamente el

icono de la impresora.

4.4.2 Consulta factura de servicios

Esta opción permite monitorear el estado de las facturas. Es posible visualizar si la

factura se encuentra bloqueada o liberada para su pago. Indica también la posible

fecha de pago.

Para poder utilizar esta opción, se debe ingresar el nº de factura por el cual se esta

consultando y luego marcar la opción Aceptar:

Lo cual desplegara la siguiente información:

En caso de no haber impreso una copia del comprobante de ingreso, es posible

conseguir una a través de esta opción. Para esto se debe presionar nuevamente el

icono de la impresora.

Nombre documento:


Fecha

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Opción 1: Consultas Sobre FACTURAS

Opción 2: Consultas sobre soporte del

Portal www.entelcompras.cl

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