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BarcelóBarcelóBarcelóBarcelóna,na,na,na,

Diciembre 2011

BSBSBSBS Factura

Plataforma de Factura Electrónica

Portal Portal Portal Portal BarcelóBarcelóBarcelóBarceló Viajes Viajes Viajes Viajes

Manual de usuarioManual de usuarioManual de usuarioManual de usuario Versión 1.0

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INDICE 1. Identificación 2. Área de recepción de facturas

2.1. Navegación

2.1.1. Inicio 2.1.1.1 Enlace rápido a consulta de facturas 2.1.1.2 Enlace rápido a la pestaña de Opciones

2.1.2. Facturación

2.1.2.1. Pestaña Nuevas 2.1.2.2. Pestaña Todas 2.1.2.3. Pestaña No Descargadas

2.1.3 Pestaña Opciones

2.1.3.1. Paginación 2.1.3.2. Fichero Formato Propio 2.1.3.3. Recepción de notificaciones 2.1.3.4. Configuración Datos de Usuario 2.1.3.5. Opciones Visualización y Descarga 2.1.3.6. Notificaciones de adjuntos documentales

2.1.4. Documentación

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1. Identificación El acceso al entorno del Portal de Clientes se podrá realizar: por traspaso de sesión desde el Portal de Viajes Barceló Viajes o accediendo a la url directa del Portal “Barceló Viajes” con usuario y contraseña. 2. Área de recepción de facturas El área de recepción de facturas permite a través de pestañas realizar acciones relacionadas con la recepción de facturas y la configuración del usuario que se encuentre actualmente autentificado contra el entorno.

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2.1. Navegación: 2.1.1. Inicio: Como se puede observar en la captación de pantalla anterior la pestaña de inicio es la situada por defecto una vez autentificado el usuario y es la que se mostrará al inicio, esta pestaña solo contiene una pequeña explicación de las acciones mas importantes que se pueden realizar desde el Área de recepción de facturas. Acciones en Inicio:

2.1.1.1. Enlace rápido a consulta de facturas, el cual nos redirigirá a la pestaña Nuevas del bloque de navegación Facturación.

ENLACE DIRECTO PESTAÑAS NUEVAS (FACTURACION)

2.1.1.2. Enlace rápido a la pestaña de Opciones, en la cual el usuario podrá realizar algunas modificaciones sobre la configuración del Portal.

ENLACE DIRECTO PESTAÑAS OPCIONES

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2.1.2. Facturación: En esta pantalla se encuentran las acciones relacionadas con las facturas.

Esta pantalla tiene dos tipos de buscador sobre las facturas, un buscador simple que permite buscar por número de factura o por la referencia del cliente, y un buscador avanzado el cual permite hacer búsquedas mas complejas y refinadas como también realizar búsquedas sobre otro tipo de información relacionada con las facturas.

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Los dos tipos de buscador están disponibles en todas las pestañas: Nuevas, No Descargadas y Todas. 2.1.2.1. Pestaña Nuevas Las facturas que se visualizan en esta pestaña cumplen la condición de tener una fecha de firma (firmadas por el emisor en este caso Viajes Barceló Viajes) superior a la fecha de la última vez que el usuario accedió al área de recepción de facturas.

2.1.2.2. Pestaña Todas En esta pestaña se pueden visualizar todas las facturas emitidas al usuario autentificado.

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2.1.2.3 Pestaña No Descargadas Las facturas que se visualizan en esta pestaña cumplen la condición de NO haber sido descargadas en ningún momento por el usuario autentificado al cual le han sido emitidas dichas facturas.

Todas las pestañas, en la parte superior derecha del listado de facturas tienen varios iconos, los cuales nos permiten realizar la descarga de un fichero que contendrá las facturas que están visibles en la pestaña en la que se encuentra el usuario autentificado.

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Formatos de descarga:

Descarga de fichero XML.

Descarga de fichero PDF.

Descarga de fichero XSL (M. Excel).

Descarga de fichero configurado por el cliente.

Descarga de adjuntos a la factura. 2.1.3. Pestaña Opciones: En esta pantalla es posible modificar configuración del Portal para el usuario conectado.

2.1.3.1. Paginación: Un usuario podrá configurar cuantos registros desea ver en los listados.

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2.1.3.2. Formato Fichero Propio: Un usuario podrá configurar un formato específico de fichero para ser utilizado en la descarga de facturas al seleccionar el formato denominado “Propio”. Para ello se presentaran dos listas con campos disponibles. Una de ella con datos propios de la factura y otra con datos de extensiones (propias del sector turístico). Estos se podrán seleccionar y ordenar para definir un formato de fichero. Además, se podrá escoger un carácter como separador de campos y una de las siguientes extensiones txt, csv o xls.

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Datos de Factura:

CampoCampoCampoCampo ObservacionesObservacionesObservacionesObservaciones

Fecha Factura Fecha de emisión de la factura

Número Factura Número de factura

Importe Factura Importe total de la factura

Razón Social Emisor Razón Social de la empresa emisora

Dirección Emisor Datos de dirección de la empresa emisora

CP Emisor Código postal de la empresa emisora

Provincia Emisor Provincia de empresa emisora

Localidad Emisor Localidad de empresa emisora

País Emisor País de empresa emisora

CIF Receptor CIF de la empresa receptora

Razón Social Receptor Razón Social de la empresa receptora

Dirección Receptor Datos de dirección de la empresa receptora

CP Receptor Código postal de la empresa receptora

Provincia Receptor Provincia de empresa receptora

Localidad Receptor Localidad de empresa receptora

País Receptor País de empresa receptora

Referencia Proveedor Tipo de referencia proveedor (Contrato, albarán, etc.)

Número Referencia Proveedor Número de referencia del proveedor

Referencia Cliente Tipo de referencia cliente (Contrato, albarán, etc.)

Número Referencia Cliente Número de referencia del cliente

Total Descuentos Importe total de los descuentos

Total Base Imponible Importe total de la base imponible

Nombre del PDF de la Factura Nombre del PDF de la factura

Proveedor Nombre del proveedor

Moneda Tipo de moneda

Total Impuestos Importe total de los impuestos

Tipo Factura Tipo de la factura

Base Imponible IGIC Base imponible IGIC

Base Imponible IVA Reducido Base imponible del IVA reducido

Base Imponible IVA Superreducido Base imponible del IVA superreducido

Base Imponible IVA General Base imponible del IVA general

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Extensiones.

Base Imponible IRPF Base imponible del IRPF

CampoCampoCampoCampo ObservacionesObservacionesObservacionesObservaciones

Albarán Cliente Número del albarán de la factura

Código Cliente Código interno del cliente

Bono Número del bono

Localizador Número de localizador de factura

Expediente Número de expediente de factura

Localidad de la Oficina Localidad de la oficina

Importe del Impuesto de la

Comisión

Importe total de los impuestos de la comisión

Nombre de la oficina Nombre de la oficina

Número de personas Número total de personas

Fecha Inicio Servicio Fecha de inicio del servicio

Tasa de la comisión Tasa de la comisión

Importe total de la comisión Importe total de la comisión

Descripción del destino Descripción del destino

Código de la oficina Código de la oficina

Localidad del hotel Localidad del hotel

Dirección del hotel Dirección del hotel

Nombre de la marca comercial Nombre de la marca comercial

Nombre del Pax Líder Nombre del Pax Líder

Nombre del programa del cliente Nombre del programa del cliente

Suplemento No Comisionable Suplemento No Comisionable

Nombre del agente Nombre del agente

Fecha Fin Servicio Fecha de fin del servicio

Tipo de impuesto de la comisión Tipo de impuesto de la comisión

Nombre del hotel Nombre del hotel

Importe de la comisión Importe total de la comisión

Código Hotel Código del hotel

Suplemento Comisionable Suplemento comisionable

Tasa del impuesto de la comisión Tasa del impuesto de la comisión

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Las opciones seleccionables dentro de la definición de separadores de campos son las siguientes: ‘,’ ‘;’ ‘|’ ‘#’ Otros: permite definir de forma manual nuevos separados no incluidos anteriormente

2.1.3.3. Recepción de notificaciones:

A través de esta opción, el usuario puede decidir si va a recibir las notificaciones, vía correo electrónico, tanto de las nuevas facturas y prefacturas emitidas a su empresa.

Código de Agencia Código de la agencia

Nombre de Agencia Nombre de la agencia

Dirección oficina Dirección física de oficina

Total Antes Comisión Importe total antes de comisión

Código IATA Código de aeropuertos IATA

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2.1.3.4. Configuración datos de usuario: Un usuario podrá modificar sus datos personales a través de esta opción, donde se le presentará un formulario como se indica en la imagen:

(*) Definidos como campos obligatorios en el formulario A continuación se presenta una descripción de las propiedades de los campos disponibles en el formulario “Configuración Datos de Usuario”:

CampoCampoCampoCampo TipoTipoTipoTipo ObservacionesObservacionesObservacionesObservaciones

Nombre Texto Nombre del usuario

Apellidos Texto Apellidos del usuario

Contraseña Alfanumérico Contraseña actual del usuario

Nueva Contraseña Alfanumérico Nueva contraseña del usuario

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CampoCampoCampoCampo TipoTipoTipoTipo ObservacionesObservacionesObservacionesObservaciones

Repetir Contraseña Alfanumérico Confirmación de la nueva contraseña

Dirección de Correo Alfanumérico Dirección de correo del usuario

Correo Notificaciones Alfanumérico Dirección de correo donde se le enviará las notificaciones

Teléfono Alfanumérico Número de teléfono del usuario

Fax Alfanumérico Número de fax del usuario

Idioma Lista desplegable Idioma del usuario

2.1.3.5. Opciones visualización y descarga:

Un usuario, emisor o receptor, podrá configurar el formato de descarga en XML y el formato de descarga en PDF.

En el formato de descarga en XML se le mostrarán 4 opciones:

XML-BSF: Formato estándar de plataforma BS Factura. XML-ST: Formato que contiene las extensiones definidas para empresas del sector turístico. Facturae: Formato electrónico de factura definido por la agencia tributaria. Formato Original: Formato en el que la factura fue emitida a la plataforma. Será la opción marcada por defecto.

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En el formato de visualización y descarga en PDF se le mostrarán 2 opciones:

Con código de puntos Sin código de puntos: Será la opción marcada por defecto.

En la descarga de facturas tanto en formato XML como PDF se generará el fichero a partir de la configuración del usuario. En el caso que no se haya configurado el tipo de descarga, se mostrará una pantalla intermedia obligando a elegir unos de los dos tipos. La selección que se realice pasará a ser la configurada para el usuario. 2.1.3.6. Notificaciones de adjuntos documentales: Esta opción le permite configurar al usuario si va a recibir, a través de email, la notificación de que un nuevo adjunto documental ha sido asociado por parte del emisor a una de sus facturas.

2.1.3.7. Recepción de peticiones sobre facturas: Esta opción le permite configurar al usuario (emisor), decidir si va a recibir, a través de email, la solicitud de anulación de una factura iniciada por el receptor.

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2.1.4. Documentación: Pestaña que da acceso a un área en la que se pueden presentar documentos, links que se quieren dejar disponibles para ser consultados por el usuario. Un ejemplo sería el Manual de usuario del Portal.