MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - :: H. Ayuntamiento de … DE PROCEDI… · Municipio de Magdalena,...
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Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
INDICE PAGINA
INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVO 4 RED DE PROCESOS 5
PROCEDIMIENTOS 1.1. Petición de Audiencia. 6 1.2. Registro de Correspondencia Recibida. 7 1.3. Recepción del Ejecutivo Federal y/o
Ejecutivo Estatal. 8
1.4. Agenda Municipal. 9 1.5. Síntesis Informativa. 10 1.6. Elaboración de Boletines. 11 AUTORIZACIONES 12
Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimiento tiene como objetivo fundamental
servir de instrumento de apoyo al funcionamiento Institucional, al contener en
forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Presidencia
Municipal; orientados a lograr la estandarización de actividades que permitan
mayor eficacia y eficiencia en lo que respecta a la Secretaria de Presidencia,
Secretaria Particular e Imagen y Comunicación Social.
Por lo tanto, el presente manual va dirigido específicamente a los puestos
antes mencionados, con el objeto de tener pleno conocimiento de las actividades a
desarrollar para prestar los servicios que le corresponden a esta Unidad
Administrativa y a la vez, contar con un instrumento de inducción sobre las
funciones inherentes a cada puesto que conforma la estructura de Presidencia
Municipal.
Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
OBJETIVO
La importancia de los Manuales de Organización es proporcionar a las
dependencias municipales, en una forma detallada, la estructura organizacional
formal expresada a través de la señalización de las funciones, obligaciones y
responsabilidades de los distintos puestos que conforman cada una de las
direcciones del Ayuntamiento, coordinaciones, instancias de procedimientos
administrativos internos, así como aquellas orientadas a la atención ciudadana.
En la medida que se establezca un orden y se delimiten actividades,
responsabilidades y objetivos, se contara con una administración pública más eficaz,
capaz de lograr mejores resultados, bajo criterios de optimización de recursos.
El alcance del manual de organización garantiza el pleno desarrollo de los
procedimientos que aseguran el cumplimiento del Plan Municipal de Desarrollo, de
los objetivos, metas y estrategias establecidas; así mismo, su diseño permitirá
operar un sistema de seguimiento, evaluación y control de las actividades, tanto de
las rutinarias como de las extraordinarias.
Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
RED DE PROCESOS
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO
SECRETARIA PARTICULAR
Petición de audiencia
Solicitud de audiencia memorándum
SECRETARIA DE PRESIDENCIA
Registro de correspondencia recibida
Correspondencia Formato Memorándum Correspondencia
SECRETARIA PARTICULAR
Recepción del Ejecutivo Federal y/o Estatal
Oficio Convocatoria interna Recorrido y diseño de
agenda protocolo
SECRETARIA PARTICULAR
Agenda Municipal Integrar agenda
IMAGEN Y COMUNICACIÓN
Elaboración de síntesis informativa
Formato y periódico
IMAGEN Y COMUNICACIÓN
Elaboración de Boletines
Entrevistas Notas Formatos
Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
PROCEDIMIENTO
Proceso:1.1 Petición de Audiencia
Procedimiento: Solicitud
Dependencia: Presidencia Municipal
Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Dar atención a cada petición de audiencia que se recibe, para estar en contacto con la ciudadanía ante las problemáticas que se presenten.
II.- APLICACIÓN. ( X ) GENERAL ( ) ESPECIFICA
III.- ALCANCE
A toda la Ciudadanía en general
IV.- DEFINICIONES
Petición de audiencia: Cita de personas para exponer problemática V.- REFERENCIA
Ley de Gobierno y administración municipal Art. 65 fracción X
VI.- POLITICAS El presidente Municipal tiene la obligación de conocer los problemas de las comisarías y delegaciones del Municipio, a fin de promover e impulsar su solución.
VII.-INDICADORES
Libro de firmas
XI.- DESCRIPICION DELPROCEDIMIENTO.
RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
CIUDADANO 1. Solicita y elabora la petición de
audiencia
Solicitud de audiencia
SECRETARIO PARTICULAR
2. De acuerdo a la petición de audiencia investiga el grado de avance o la situación que guarda el asunto que el ciudadano pretende tratar con el C. Presidente Municipal. Acuerda con el C. Presidente Municipal fecha y hora para la audiencia, en su caso
Mismo documento
SECRETARIO PARTICULAR
3. En caso que el asunto a tratar este en fase final se turna al ciudadano a la dependencia que corresponde el asunto.
Memorándum
Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
XI.- DESCRIPICION DELPROCEDIMIENTO.
RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
SECRETARIA DE PRESIDENCIA
1. Recibe documentación de las dependencias y estampa el sello oficial indicando fecha , hora y firma de recibido
Correspondencia
SECRETARIA 2. Registra correspondencia en
el formato correspondiente Formato
SECRETARIA 3. Turna correspondencia a las dependencias que correspondan
Memorándum
SECRETARIA 4. Turna al Secretario Particular la correspondencia dirigida al C. Presidente Municipal
Correspondencia
SECRETARIO PARTICULAR
5. Analiza con el C. Presidente Municipal la correspondencia determinando el seguimiento y su archivo en su caso
Correspondencia
Proceso: 1.2 Registro de Correspondencia Recibida
Procedimiento: Recepción de documentación
Dependencia: Presidencia Municipal
Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Organizar y entregar correspondencia
II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( x ) ESPECIFICA
III.- ALCANCE
Dependencias del H. Ayuntamiento
IV.- DEFINICIONES
Correspondencia: Intercambio de oficios V.- REFERENCIA
Reglamento Interior del Ayuntamiento
VI.- POLITICAS Las propias reglas y normas de organización que establece el reglamento interior de trabajo.
VII.-INDICADORES
Expedientes oficios recibidos
VIII.- RESPONSABILIDADES
Secretaria de presidencia : recibir y entregar a la dependencia correspondiente dicha correspondencia
Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
Proceso: 1.3 Recepción del Ejecutivo Federal y/o Ejecutivo Estatal
Procedimiento: Recepción de comunicados
Dependencia: Presidencia Municipal
Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Organización de forma coordinada cada actividad, brindando las facilidades necesarias a favor de la comunidad.
II.- APLICACIÓN. ( X ) GENERAL ( ) ESPECIFICA
III.- ALCANCE
Dependencias del H. Ayuntamiento
IV.- DEFINICIONES
Correspondencia: Intercambio de oficios V.- REFERENCIA
Brindar las facilidades para que los titulares del ejecutivo federal y estatal puedan verificar en el Municipio las acciones correspondientes a sus respectivos niveles de Gobierno, realizadas a favor de la Comunidad.
VI.- POLITICAS Protocolo a seguir en visitas de los titulares del ejecutivo federal y estatal
VII.-INDICADORES
Llegada del personal de avanzada y definición de las actividades a desarrollar.
VIII.- RESPONSABILIDADES
Secretaria de presidencia: Recibe comunicado en el que se indican fecha de visita
XI.- DESCRIPICION DELPROCEDIMIENTO.
RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
SECRETARIA DE PRESIDENCIA
1. Recibe el comunicado en el que se indican fecha de visita y lugares a visitar
Oficio
SECRETARIO PARTICULAR
2. Se reúne con el Presidente Municipal y las dependencias municipales involucradas para definir las acciones correspondientes
Convocatoria interna
SECRETARIO PARTICULAR Y
AVANZADA
3. Definen rutas de recorrido y audiencias o eventos en el Municipio
Recorrido y diseño de agenda
PRESIDENTE MUNICIPAL
4. Recibe a los titulares y los acompaña en su visita al Municipio Despide a los titulares y regresa a sus ocupaciones.
Protocolo
Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
Proceso: 1.4 Agenda Municipal
Procedimiento: Integrar agenda
Dependencia: Presidencia Municipal
Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales
II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( x ) ESPECIFICA
III.- ALCANCE
Presidencia Municipal
IV.- DEFINICIONES
Agenda: Libro o cuaderno en que se anota lo que se ha de recordar V.- REFERENCIA
Reglamento interior de trabajo
VI.- POLITICAS Las atribuciones que define el Reglamento Interior de Trabajo
VII.-INDICADORES
Agenda Municipal
VIII.- RESPONSABILIDADES
Secretaria de presidencia : Audiencias y actividades del Presidente Municipal , integrarlas en la Agenda
XI.- DESCRIPICION DELPROCEDIMIENTO.
RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
SECRETARIA DE PRESIDENCIA
1. Integrar en la agenda audiencias ciudadanas con el C. Presidente
Agenda
SECRETARIA DE PRESIDENCIA
2. Integrar en la agenda actividades del Presidente Municipal dentro del Municipio.
Agenda
SECRETARIA DE PRESIDENCIA
3. Integrar en la agenda compromisos con funcionarios federales y estatales.
Agenda
Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
Proceso:1.5 Síntesis Informativa
Procedimiento: Analizar diariamente los diferentes medios de comunicación
Dependencia: Presidencia Municipal
Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014
IV.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales
II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( x ) ESPECIFICA
III.- ALCANCE
Imagen y Comunicación Social
IV.- DEFINICIONES
Síntesis informativa: Resumen V.- REFERENCIA
Reglamento interior de trabajo
VI.- POLITICAS Las atribuciones que define el Reglamento Interior de Trabajo
VII.-INDICADORES
Archivo
VIII.- RESPONSABILIDADES
Imagen y comunicación social, analizar diariamente los diferentes medios de comunicación de esta Ciudad.
XI.- DESCRIPICION DELPROCEDIMIENTO.
RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
DIRECTOR DE IMAGEN Y COMUNICACIÓN SOCIAL
1. Analiza diariamente los diferentes medios de comunicación.
Periódico
DIRECTOR DE IMAGEN Y COMUNICACIÓN SOCIAL
2. Analiza y recorta información más relevante.
Periódico
Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
Proceso: 1.6 Elaboración de Boletines
Procedimiento: Comunicados
Dependencia: Presidencia Municipal
Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Dar a conocer a los medios de comunicación las principales actividades realizadas por la Administración Municipal
II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( x ) ESPECIFICA
III.- ALCANCE
Imagen y Comunicación social
IV.- DEFINICIONES
Boletines : Publicar en radio y Periódicos V.- REFERENCIA
Reglamento interior de trabajo
VI.- POLITICAS Las atribuciones que define el Reglamento Interior del Trabajo.
VII.-INDICADORES
Comunicados
VIII.- RESPONSABILIDADES
Imagen y Comunicación Social, realizar boletines o notas oficiales diariamente, mismos que son enviados a distintos medios de comunicación.
XI.- DESCRIPICION DELPROCEDIMIENTO.
RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
DIRECTOR DE IMAGEN Y COMUNICACIÓN SOCIAL
1. Asistir a los eventos públicos y privados de la administración Municipal y recolectar información en las dependencias
Entrevistas y Notas
DIRECTOR DE IMAGEN Y COMUNICACIÓN SOCIAL
2. Elaborar el boletín informativo y enviarlo a los diferentes medios de comunicación
Formato
Municipio de Magdalena, Sonora.
Presidencia Municipal
AUTORIZACIONES
Actualizo:
C. María Josefina Valle Molina Secretaria de Presidencia Municipal
Aprobó Actualización:
H. AYUNTAMIENTO DE MAGDALENA, SONORA
Sesión de Fecha: 13 de Febrero de 2014
Acta Número: 20
Acuerdo Número: 220
Reviso:
Lic. Luis Ernesto Durazo Arvizu Titular de Órgano de Control y Evaluación
Gubernamental