MANUAL DE ORGANIZACION DE CATASTRO - … de Administración Urbana Dirección de Catastro MANUAL DE...

Secretaria de Administración Urbana Dirección de Catastro

MANUAL DE ORGANIZACION

1

Manual de Organización

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN URBANA DIRECCIÓN DE CATASTRO



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INDICE PÁGINA

INTRODUCCIÓN 3

NATURALEZA 4

MISÓN Y VISIÓN 5

ATRIBUCIONES 6

ORGANIGRAMA GENERAL 8

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE CATASTRO 10

OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS 11

NORMATIVIDAD VIGENTE Y MARCO LEGAL 12

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 13

ANEXOS 29



3

INTRODUCCIÓN

La intención de desarrollar el presente manual es fincar bases sólidas para la mejora de la función

pública, buscando contribuir a la transformación del Gobierno Municipal, particularmente de la Secretaría de

Administración Urbana en una organización más eficiente, transparente, responsable y menos burocratizada,

mediante el fortalecimiento de su gestión interna y por lo tanto con mayor capacidad de dar resultados

satisfactorios y eficientes a la sociedad.

Este manual propone alinear estratégicamente la misión de cada uno de las partes que componen

esta dependencia con la misión global del Gobierno Municipal, definiendo aquellos procesos sustantivos que

le dan cumplimiento a dicha misión, identificando la interacción entre procesos de distintas entidades, áreas y

organismos, eliminando aquellos procesos ó actividades que no agregan valor e incluyendo aquellos que

permitan tener un control efectivo de todos los procesos que aquí se realizan.

El establecimiento del marco de actuación a través de una red de procesos y la descripción de los

procedimientos busca dar soporte a la operación y orden a la información que se obtiene para saber:

qué es lo que cada elemento realiza y debe realizar según sus facultades;

cómo se concreta una función con actividades y pasos;

quién es el responsable del desarrollo de esas actividades;

dónde están los puntos clave de control de cada procedimiento para facilitar su planeación,

organización, dirección, integración, supervisión, evaluación y mejora.



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NATURALEZA

Se considera al manual de procedimientos como el instrumento que establece los mecanismos

esenciales para el desempeño organizacional de las unidades administrativas que componen a cualquier

entidad pública o privada. En él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar las unidades, su

intervención en las diferentes etapas de los diferentes procesos de operación, sus responsabilidades y

formas de participación así como proporcionar información básica para orientar al personal respecto a la

dinámica funcional de la organización.

Es por ello que se considera también como un instrumento imprescindible para guiar y conducir en

forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad

optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario.

En este sentido, se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las

actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios utilizados para la consecución de los

fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.

Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la

simplificación de los procedimientos que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones

asignadas.



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MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN

Tener actualizada la información con todas las

características cuantitativas y cualitativas de todos y

cada uno de los bienes inmuebles ubicados en el

Municipio, con el fin de proporcionar con eficacia y

eficiencia los servicios que en materia fiscal,

desarrollo urbano y ordenamiento territorial demandan

la sociedad y el gobierno con equidad y justicia social.

VISION

Obtener la información territorial relativa a la

propiedad raíz en el Municipio, que incluya sus

características físicas, legales, fiscales y

administrativas de manera tal que se permita la

utilización de un padrón catastral actualizado con

información confiable.



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ATRIBUCIONES Ley del Catastro Inmobiliario del Estado de Baja California, artículo 2. Son atribuciones de la Dirección de Catastro:

Identificar y deslindar los bienes inmuebles, los derechos de vía y espacios públicos;

Integrar y mantener actualizada la información relativa a los registros, padrones y documentos

referentes a las características cualitativas y cuantitativas de los bienes inmuebles y aspectos

asociados a ellos;

Determinar los valores catastrales de los bienes inmuebles;

Integrar la cartografía catastral de los bienes inmuebles en el territorio del Estado;

Aportar la información técnica en relación a los límites del territorio del Estado, de sus Municipios, de

los centros de población y demás localidades;

Llevar a cabo las operaciones catastrales de identificación, localización, descripción, deslinde,

registro, cartografía, valuación, actualización de valores de los bienes inmuebles ubicados dentro de

su Municipio, ya sea que los mismos se definan como urbanos o rústicos, en los términos del

presente ordenamiento y de las normas, especificaciones técnicas y principios homogéneos que al

efecto expida el Gobernador del Estado;

II. Elaborar e integrar los Registros, Padrones y Archivos Documentales Catastrales

III. Practicar los levantamientos de los diferentes mapas y planos catastrales, así como todo lo

relacionado con trabajos técnicos sobre la fijación o rectificación de los límites de la propiedad

pública y privada en el ámbito de su competencia;

IV. Registrar oportunamente los cambios que se operen en la propiedad raíz y que por cualquier

concepto modifiquen los datos contenidos en los registros, padrones y archivos documentales

catastrales, con el propósito de mantener actualizada la información catastral inmobiliaria;

V. Intervenir en la determinación de los limites Municipales, en los términos de las disposiciones

legales vigentes.



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VI. Intervenir en la delimitación de los centros de población, su perímetro urbano, reserva territorial

para su crecimiento y área de preservación ecológica, así como provisiones para la fundación de

centros de población

VII. Apoyar a los organismos, oficinas o instituciones cuyas atribuciones en materia de obras

públicas, servicios, planificación, desarrollo urbano y otros proyectos, requieran de los datos

contenidos en el Catastro Inmobiliario;

VIII. Determinar la localización de cada bien inmueble, mediante su deslinde y mensura, y recabar

los elementos físicos, geométricos, jurídicos, económicos, sociales y estadísticos que lo constituyen;

IX. Elaborar las propuestas de zonificación y sectorización catastral y de valores unitarios del suelo y

de construcción y remitirlas, para su revisión y opinión del Consejo Municipal del Catastro

Inmobiliario;

X. Aplicar los valores catastrales unitarios que apruebe el Congreso del Estado;

XI. Practicar la valuación catastral de los bienes inmuebles en particular, con base a los valores

unitarios y normas técnicas que se emitan.

XII. Determinar valores catastrales provisionales a los bienes inmuebles, de acuerdo a los valores

asignados a sectores catastrales de características semejantes;

XIII. Emitir avalúos catastrales de bienes Inmuebles ubicados en su jurisdicción territorial, en los

casos en que así se le requiera y en todo tipo de contratos o juicios civiles, penales, laborales,

administrativos y fiscales;

XIV. Participar en cuanto a la identificación, apeo o deslinde de bienes raíces, en los dictámenes

periciales que sobre inmuebles deban practicarse y rendirse ante las autoridades competentes;

XV. Revisar y autorizar, para efectos catastrales, los avalúos practicados por peritos autorizados, si

el bien inmueble se ubica en la jurisdicción del Municipio;

XVI. Establecer el control de todos los bienes inmuebles asignándoles la clave catastral que las

identifique y ubique claramente;



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XVII. Auxiliar a las autoridades competentes en la fijación de la nomenclatura de calles y numeración

oficial de los bienes inmuebles;

XVIII. Obtener de las autoridades, dependencias o instituciones de carácter Federal, Estatal o

Municipal, y de las personas físicas o morales, los datos, documentos o informes que sean

necesarios para la formación y actualización de los registros, padrones y documentos catastrales;

XIX. Auxiliar a las autoridades competentes en la elaboración de los Planes y Programas de

Desarrollo Urbano Municipal, de Centros de Población y demás Programas relativos al Desarrollo

Urbano;

XX. Formular y proponer los instructivos y manuales administrativos para su aprobación;

XXI. Notificar a los interesados las operaciones catastrales y expedir las constancias relativas a ellas,

que se le soliciten;

XXII. Imponer las sanciones que procedan;

XXIII. Expedir los acuerdos delegatorios de facultades correspondientes;



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ORGANIGRAMA GENERAL:



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ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN.

Dirección de Catastro

Departamento de Registro

Inmobiliario

Departamento de Valuación

Departamento de Cartografía



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FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE CATASTRO.

Mantener un registro actualizado de todos los bienes inmuebles del municipio.

Gestionar las bases de datos y archivos catastrales.

Elaborar la propuesta de tabla de valores base para el cobro del impuesto predial.

Ofrecer los servicios catastrales a la Ciudadanía.



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OBJETIVO GENERALES Y ESPECÍFICOS

Objetivo general:

Obtener una regla que garantice la uniformidad de tratamiento

de todas las operaciones (sean periódicas o no) que se

realizan en esta entidad administrativa y que en consecuencia

permita:

Asegurar que las políticas de le entidad administrativa se respeten.

Reducir errores operativos

Evitar que se produzcan cambios en el funcionamiento sistémico de la entidad administrativa como

consecuencia de la toma de decisiones precipitadas y arbitrarias.

Facilitar el sostenimiento de un buen nivel organizacional.

Reducir el periodo de capacitación de los nuevos empleados y

Facilitar la introducción de los nuevos empleados en los puestos (existentes y de nueva creación)

Facilitar las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,

procedimientos y métodos.



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NORMATIVIDAD VIGENTE Y MARCO LEGAL

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado.

Ley de Acceso a la información Pública para el Estado de Baja California.

Ley del Catastro Inmobiliario del Estado De Baja California.

Ley General de Administración Documental para el Estado De Baja California.

Reglamento del Catastro Inmobiliario para el Municipio de Ensenada.

Reglamento de Transparencia y Acceso a la información Pública para el Municipio de Ensenada.

Reglamento de la Administración Pública para el Municipio de Ensenada

Reglamento para el Archivo Municipal del Ayuntamiento de Ensenada.

Reglamento interior para el Ayuntamiento de Ensenada

Anteproyecto de Reglamento interno de la Dirección de Catastro de Ensenada.



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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

Denominación de la unidad administrativa: DIRECCIÓN

Objetivo general de la unidad administrativa Dirigir, organizar, adaptar y controlar las políticas, funciones, acciones y prácticas de los diferentes departamentos que integran la Dirección Catastral.

Funciones generales que realiza

Recibir, analizar y evaluar informes administrativos y de operación de los departamentos que conforman la Dirección.

Atender la correspondencia oficial relacionada con la dirección. Mantener relación con instancias de todos los niveles de gobierno sobre los problemas

correspondientes con la naturaleza de esta Dirección para su solución y coordinación. Llevar a cabo reuniones periódicas con sus jefes de departamento para buscar solución en

común acuerdo con las problemáticas que surjan en los mismos. Participar en la elaboración de los planes de desarrollo urbano del municipio; así como

vigilar, con las entidades participantes, su aplicación y seguimiento. Exponer los nuevos proyectos, los logros y los avances de las actividades desarrolladas

por la Dirección ante Presidencia y en su caso ante los miembros del cabildo y gabinete. Representar al Ayuntamiento en foros, eventos o reuniones de trabajo de naturaleza

catastral. Integrar consejos, comisiones, comités o subcomités emanados de la reglamentación o

acuerdos vigentes. Impulsar, promover, fomentar, y participar en la elaboración de programas o proyectos de

la dirección; que incidan y afecten la planeación municipal. Coordinar las reuniones de la comisión de desarrollo urbano y catastro, informando sobre

los avances de acuerdo a estrategias y líneas de acción plasmadas en el plan municipal de desarrollo

Realizar las demás actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, y/o que le sean encomendadas por el Secretario de Administración Urbana.

Relaciones internas y externas Internas: Jefes de departamento que conforman la Dirección y con

empleados de los departamentos. Externas: Con los usuarios, con representantes legales y personal de

otras instancias de los diferentes niveles de gobierno (Municipal, estatal y federal), con integrantes de los consejos, comisiones, comités o subcomités de los que forme parte por la naturaleza de su puesto.



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Denominación de la unidad administrativa: ÁREA SECRETARIAL Es necesario redimensionar el área de soporte secretarial debido al incremento de las actividades ya que atiende las actividades inherentes a su puesto así como la atención de las diferentes Jefaturas.

Objetivo general de la unidad administrativa Cumplir funciones de soporte secretarial a la Dirección así como a las Jefaturas existentes, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la Dirección.

Funciones generales que realizan Atiende al público en general. Estructura la agenda del titular de Dirección. Anuncia ante el titular del Dirección los visitantes a ser atendidos. Redacta, transcribe, despacha, recibe y clasifica correspondencia. Realiza y recibe llamadas telefónicas. Mantiene informados al Personal de la Dirección sobre las disposiciones del Director. Elabora informes de trabajos realizados cada mes. Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos. Asegura el suministro de materiales de oficina y papelería de la Dirección. Asegura el cumplimiento adecuado del programa de aseo y de cafetería Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la unidad

administrativa. En el caso de la secretaría de apoyo a las 3 jefaturas, se enumeran las mismas actividades

anteriores pero únicamente para apoyo a las Jefaturas de Departamento.

Relaciones internas y externas Internas: El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad

administrativa a la que pertenece y/o frecuentes con los integrantes de las otras Direcciones que componen la Secretaría, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

Externas: El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones públicas y/o privadas y público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.



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Denominación de la unidad administrativa: ÁREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO

Objetivo general de la unidad administrativa Brindar atención amable y cortés al usuario de servicios catastrales durante todo el proceso de solicitud de información.

Funciones generales que realizan Recepción y trámite de toda solicitud de información por parte de los usuarios. Entregar la documentación solicitada. Proporcionar información oportuna, confiable y completa que ayude a los usuarios de los

servicios catastrales a solucionar de manera pronta y expedita. Tratar de manera amable y cortés al usuario. Verificar que los muebles, equipo y utensilios de trabajo estén en óptimas condiciones para la

prestación de los servicios a los usuarios. Evitar cualquier enfrentamiento con los usuarios inconformes y canalizarlos con el personal

indicado. Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la

unidad administrativa.

Relaciones internas y externas Internas: Como son quienes reciben las solicitudes de información, estas se

turnan y se canalizan con el área competente. Externas: Con los usuarios, representantes legales personal de otras instancias

de los diferentes niveles de gobierno (Municipal, estatal y federal)



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Denominación de la unidad administrativa: DEPARTAMENTO DE REGISTRO INMOBILIARIO

Objetivo general de la unidad administrativa Dar seguridad jurídica y publicidad catastral a la inscripción y anotación de los actos jurídicos relativos al dominio y demás derechos reales, que afecten los bienes inmuebles del municipio.

Funciones generales que realizan Determinar el inventario actual de los bienes inmuebles del municipio y su situación jurídica

actual con la documentación comprobatoria respectiva, de tal manera que con esto se integre el archivo documental de catastro.

Servir como medio de consulta en materia de propiedad inmobiliaria. Preservar físicamente la documentación legal a través de su conservación en expedientes

físicos además de tenerlos clasificados y ordenados adecuadamente, así como a través de su conservación, clasificación y ordenación por medios electrónicos.

Contar con medios de consulta multiopcionales para la identificación de los bienes inmuebles. Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la unidad

administrativa.

Relaciones internas y externas Internas: El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la Dirección

de Control Urbano y la Dirección de Ecología, (Direcciones que se encuentran dentro de la misma Secretaria) para intercambios de información. De igual forma se tiene contacto para intercambio de información con el área de Cartografía (áreas dentro de la misma Dirección).

Externas: Se recibe información y se tiene trato con personal del Registro Publico de la Propiedad, Notarias, Corett, Inmobiliaria del Estado y otras instancias relacionadas con la tenencia de la tierra y con cuestiones de vivienda.



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Denominación de la unidad administrativa: DEPARTAMENTO DE CARTOGRAFÍA

Objetivo general de la unidad administrativa Procesar, actualizar, normar, revisar, certificar y dictaminar sobre toda la información cartográfica, en la cual se represente al territorio municipal en forma general o parcial, de índole topográfica o temática.

Funciones generales que realizan Recabar y organizar la información cartográfica básica que sobre el municipio genere la propia

dependencia así como otras Dependencias de los tres niveles de Gobierno y organismos públicos y privados (peritos)

Coordinar y controlar el proceso de actualización cartográfica del municipio. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de actualización cartográfica y velar porque sean

atendidas eficaz y oportunamente las solicitudes de los solicitantes Colaborar con la solución de conflictos de linderos entre predios vecinos por solicitud de los

particulares o del juzgado que tenga a cargo la respectiva querella. Coordinarse con las autoridades competentes en materia de desarrollo urbano, con el objeto

de dar la adecuada atención a las solicitudes de autorización de fraccionamientos, condominios, subdivisiones, lotificaciones, fusiones y cualquier otra autorización en materia de desarrollo urbano que modifique los registros catastrales, con la finalidad de establecer y mantener el registro cartográfico de los predios que surjan de tales autorizaciones.

Integrar, ordenar y depurar el archivo cartográfico (en papel y digital) del municipio. Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la


Relaciones internas y externas

Internas: El cargo mantiene relaciones continuas con el resto del personal de la Dirección para intercambios de información y asignación de trabajos específicos.

Externas: Con las autoridades competentes en materia de desarrollo urbano, vivienda, obras públicas, infraestructura así como cuestiones legales para la consulta e intercambio de información.



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Denominación de la unidad administrativa: DEPARTAMENTO DE VALUACION INMOBILIARIA

Objetivo general de la unidad administrativa Conocer el valor de cada predio registrado reconociendo en cada uno de ellos las características particulares que fundamentan su valor.

Funciones generales que realizan Conocer las relaciones numéricas o factores de homologación necesarios para establecer, a

partir de un análisis pormenorizado respectivo, los valores unitarios correspondientes a predios, áreas de valor o corredores de valor.

Llevar el control y registro de Peritos Valuadores en la especialidad de bienes inmuebles. Actualizar el valor catastral total o de una fracción de un predio, ya sea por vencimiento o de

vigencia, nueva publicación de valores catastrales unitarios de suelo y construcción, nuevas construcciones o por variación en la superficie afectada en los casos de expropiación.

Revisar y aplicar los avalúos elaborados y presentados para efectos fiscales, así como realizar los análisis y comprobaciones que se estimen pertinentes.

Practicar los avalúos de los inmuebles que carecen de valores actualizados. Mantener las relaciones institucionales con las autoridades y agrupaciones pertinentes en lo

relativo a la valuación inmobiliaria. Producir escenarios para medir el impacto recaudatorio a través de modificaciones a los

valores y tarifas. Elaborar y mantener actualizado el manual técnico de valuación catastral de predios rústicos y

urbanos, con base en las disposiciones catastrales vigentes y brindar asesoría a las autoridades municipales para su aplicación en los casos que corresponda a su competencia

Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la unidad administrativa

Relaciones internas y externas Internas: El cargo tiene relación con Registro Inmobiliario y con Cartografía

para efectos de cotejar datos que permitan la correcta valuación de los bienes inmuebles.

Externas: En lo que se refiere a instancias externas, debe proporcionar la información catastral que en su caso requieran las instituciones oficiales, en apoyo al cumplimiento de sus funciones



20

Denominación de la unidad administrativa: COORDINACION JURÍDICA

Objetivo general de la unidad administrativa Representar a la Dirección de Catastro mediante poder legal, así como orientar, asesorar y dar seguimiento a los asuntos de carácter jurídico ante las diversas instancias judiciales, administrativas, laborales, agrarias, fiscales y demás autoridades en donde sea parte o autoridad responsable a fin de que los actos realizados en la Dirección se encuentren apegados a la legalidad.

Funciones generales que realizan Asesorar al Director en los asuntos de carácter jurídico que le solicite. Asesorar jurídicamente a las unidades administrativas y demás entidades del sistema, así

como sistematizar y difundir los criterios de interpretación y aplicación de las disposiciones jurídicas que normen su funcionamiento.

Proponer las bases y requisitos legales a que se deban ajustar los convenios, concesiones, permisos y licencias de la competencia del sistema, así como intervenir en el estudio, formulación, otorgamiento, revocación o modificación de los mismos, vigilando la constitución de las garantías que procedan.

Intervenir en el levantamiento de actas por abandono de empleo circunstanciadas y de responsabilidad de los trabajadores administrativos.

Informar periódicamente a la Dirección, las actividades desarrolladas y proponer los cambios que mejoren los sistemas para el ejercicio de las funciones de su competencia.

Formular el Programa Operativo Anual de la Coordinación Jurídica. Las demás que le confieran las leyes, reglamentos y decretos. Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la


Relaciones internas y externas

Internas: Por las características del cargo, se tienen relaciones con todas las unidades administrativas en cuanto a la asesoría legal.

Externas: En lo que se refiere a instancias externas, debe proporcionar la información catastral que en su caso requieran las instituciones oficiales, en apoyo al cumplimiento de sus funciones y sujeto a las normas, disposiciones y leyes pertinentes.



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Denominación de la unidad administrativa:

COORDINACION SISTEMA DE INFORMACIÓN GEOGRAFICA CATASTRAL

Objetivo general de la unidad administrativa Administrar el Sistema de Información Geográfica Catastral a partir de lineamientos técnicos que permitan generar, uniformar y homologar la información catastral desde su levantamiento hasta su presentación en formato electrónico y por escrito para los fines a que haya lugar.

Funciones generales que realizan Diseñar, programar, probar, documentar y poner en marcha el Sistema de Información

Geográfica Catastral Asesorar a la Dirección en la formulación y adopción de planes, políticas y programas,

relacionados con la gestión informática, necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la Dirección.

Fomentar el desarrollo de la cultura informática en la Dirección. Desarrollar las políticas, metodologías y procedimientos que garanticen la buena

administración y uso de los recursos informáticos, así como condiciones óptimas de seguridad y prevención de riesgos en todos sus componentes.

Verificar que el software utilizado por las diferentes áreas de la Dirección esté debidamente implementado bajo parámetros y procedimientos legales de compra y adquisición en cuanto a licencias, permisos y patentes.

Coordinar la ejecución de las actividades de sistematización y procesamiento de datos de la Dirección.

Coordinar la ejecución de las actividades de apoyo técnico para el mantenimiento de los equipos y de actualización de los programas y las bases de datos.

Velar por la seguridad y confidencialidad de la información que se procesa de manera automatizada, teniendo en cuenta los niveles de acceso y seguridad determinados.

Elaborar los instructivos y manuales de procedimiento y manejo de los programas y aplicaciones de acuerdo a los sistemas desarrollados, así como proyectar y presentar el Plan de Sistemas e Informática velando por su correcta ejecución.

Las demás que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza de la unidad administrativa

Relaciones internas y externas Internas: Por las características del cargo, se tienen relaciones con todas las

unidades administrativas en cuanto a la asesoría legal. Externas: En lo que se refiere a instancias externas, debe proporcionar la

información catastral que en su caso requieran las instituciones oficiales, en apoyo al cumplimiento de sus funciones y sujeto a las normas, disposiciones y leyes pertinentes.



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DEPENDENCIA DIRECCIÓN DE CATASTRO

NOMBRE DEL

DEPARTAMENTO: ÁREA SECRETARIAL

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO: TAREAS SECRETARIALES BÁSICAS

TIPO DE PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTOS PRODUCTIVOS

La necesidad de mostrar los procedimientos del Área Secretarial en dos diferentes formatos

obedece a la naturaleza, a veces repetitiva de las actividades a realizar.

Esta primera parte comprende los procesos que no requieren una explicación tan a detalle

por tratarse de actividades comunes a la profesión. La segunda parte de los procedimientos

explicados se muestra en los formatos utilizados para el resto de los procedimientos de las otras

áreas.

Cabe hacer mención que mas que un listado de procedimientos comunes a toda área

secretarial, lo que se hace a continuación es un listado de recomendaciones simples para el buen

logro de las tareas secretariales básicas.

Entre las actividades enlistadas en este manual de procedimientos se encuentran:

El manejo del teléfono.

El dar y pedir citas.

Recordatorio de actividades y compromisos.

Manejo de agenda.

Archivo y correspondencia.



23

EL MANEJO DEL TELÉFONO.

No dejarlo sonar mucho tiempo, contestar lo más rápido posible.

Contestar con amabilidad.

Identificar a la entidad de donde se contesta.

No gritar ni hablar demasiado bajo, procurar además hablar con buena dicción.

Aislar la llamada cuando sea necesario transferirla, dar una información o atender a alguien

presente.

Atender bien a quien llama.

Utilizar siempre un lenguaje positivo.

Utilizar los tiempos en el teléfono de manera racional.

Usar y mantener a mano los directorios de la ciudad, páginas blancas y amarillas.

Usar y actualizar de manera permanente los directorios especializados de la entidad y del resto

de las entidades relacionadas. Se recomienda la utilización de la opción disponible en Microsoft

Outlook (Ver anexo 1)



24

EL DAR Y PEDIR CITAS.

Al dar citas es necesario:

Verificar nombre completo y datos del visitante y de la empresa o dependencia que representa.

Consultar la agenda.

Especificar el motivo concreto de la visita.

Resaltar la importancia que ese motivo tiene para la dependencia.

Determinar y avisar a quien le corresponde recibir ese visitante.

Establecer de cuanto tiempo se dispone para atenderlo.

Preguntar qué otras personas deberían participar en la reunión

Enlistar y preparar los documentos que se deben traer a la reunión.

Consultar sobre qué servicios se le pueden ofrecer.

Al solicitar citas conviene:

Dar toda la información relacionada con el motivo de la cita que se pide.

Ser cordial y amable.

Prever los desplazamientos que deban realizarse, ya sea dentro o fuera de la ciudad.

Asegurarse mediante confirmación del día, hora y lugar de reunión así como la manera de

llegar.

Consultar sobre quién o con quienes hay que dirigirse.

Para cancelar o aplazar citas.

Se debe mostrar mucho tacto.

Tratar de comunicarse con anticipación para presentar disculpas y/o explicar las razones de la

cancelación o aplazamiento.

Ser flexibles, si es el caso, para acomodarse a la nueva fecha, que deberá ser propuesta

siempre por la parte afectada.



25

RECORDATORIO DE ACTIVIDADES Y COMPROMISOS.

Las citas como las actividades y compromisos adquiridos deben recordarse y confirmarse con la

anticipación necesaria para que no se presenten contratiempos.

Igualmente, si hay que pasar por escrito datos e información que pueda requerirse al cumplir

con un compromiso, ésta debe prepararse con anticipación.

Avisar con tiempo cuando se presente algún imprevisto para la realización de una cita o

compromiso.



26

MANEJO DE AGENDA.

Puede utilizarse tanto una agenda en papel o una agenda electrónica. Si es el caso de una

agenda en papel, asegúrese de usar lápiz para evitar el uso de correctores líquidos o tachones

si surgiera algún cambio de última hora. En el caso de agendas electrónicas, pueden

programarse avisos o alarmas con anticipación.

Cerciorarse de anotar los días festivos así como de que la agenda corresponda al año en curso

para no programar citas o adquirir compromisos en días no laborables.

Debe manejarse una sola agenda para citas y compromisos de la oficina y tener en cuenta las

indicaciones y el tiempo disponible del Director o del Jefe del Departamento.



27

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA.

Archivo:

No dejar acumular los documentos por archivar.

Mantener en buen estado las carpetas.

Se recomienda el uso de carpetas para 250 hojas, y cada vez que se completen y una vez que

se asegure que son documentos que ya no van a utilizarse, entonces se vacía el contenido de

las carpetas y se mandan empastar o encuadernar, debidamente etiquetadas, clasificadas1 y

archivadas.

No usar grapas, ligas o broches para almacenar las hojas en las carpetas. En el caso de las

hojas rotas, no pegarlas con cinta adhesiva. Es mejor obtener una fotocopia, a no ser que sea

algún original que requiera sello.

No rayar ni utilizar marcadores de texto para resaltar algo del documento.

No dejar documentos sueltos.

No prestar documentos sin un control adecuado.

Establecer una rutina de archivo.

Correspondencia:

Llevar un control de la correspondencia recibida2, despachada y atendida, así como el

seguimiento que se le da a cada recepción y envío. (Ver Anexo 2).

Utilizar cubiertas o sobres adecuados para el envío de correspondencia.

Cerciorarse de embalar correctamente los documentos y paquetes.

Los envíos deben incluir identificación clara y legible de datos del destinatario y remitente.

1 En la clasificación es recomendable distinguir entre documentos activos o de gestión, semiactivos o intermedios e históricos. 2 En el caso de la correspondencia recibida se debe llevar el control de la fecha en que se recibió



28

Copias

Reunir varios documentos para fotocopiar en un mismo momento.

En vista del punto anterior, avisar al jefe que se va a trabajar por algún tiempo en la

fotocopiadora.

Utilizar racionalmente el papel.

Evitar las copias inútiles adicionales.

Aplicar todas las recomendaciones dadas por el proveedor del equipo en cuanto a

mantenimiento y uso.

No realizar reparaciones correctivas que puedan dañar al equipo.

Envíos por fax

Los documentos deben ser legibles y no presentar borrones, tachones o enmendaduras. Así

mismo deben evitarse reducciones y tipos de letra muy pequeñas pues se afecta la nitidez del

fax.

Si se utiliza papel térmico, se recomienda fotocopiar el documento.

Confirmar la recepción sin problemas del documento.



29

PREPARACIÓN DE REUNIONES

Es necesario tomar en cuenta todos los aspectos que correspondan a la organización de

reuniones, y es preferible que se haga en equipos, mediante la asignación de funciones y tareas

para coordinar, ejecutar y evaluar.

El primer paso, entonces es formar grupos para la asignación de tareas. Si el tamaño de la

oficina y las características de la reunión lo amerita; estas tareas se pueden asignar a personas

y no grupos.

Elaborar la lista de los asistentes de acuerdo con los objetivos de la reunión.

Determinar y acondicionar el sitio, de acuerdo con el número de participantes.

Disponer de todos los elementos necesarios (mobiliario, papelería, suministros etc.)

Asegurarse del aseo previo y después a la reunión del lugar elegido.

Si se tomó acta de la reunión, se debe elaborar un listado por separado de las acciones que

deben seguirse.

Enviar el borrador a las personas encargadas de su revisión, en este caso el acta debe

escribirse a doble interlinea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones, si es necesario.

En caso de que el Titular haya sostenido su reunión fuera de la oficina, se requiere elaborar un

resumen detallado de lo sucedido en su ausencia: correspondencia, llamadas y visitantes.

Si se generaron documentos de estas reuniones, se deben clasificar, etiquetar y archivar.



30

ANEXOS

Anexo 1

La opción disponible para el manejo de los contactos en Microsoft Outlook constituye una valiosa

herramienta para mantener actualizada y a la mano a los contactos de la dependencia.



31

Se recomienda una hoja por

mes

Al manejar una hoja por mes, solo se captura el día

Se puede llevar un archivo por correspondencia recibida y uno por correspondencia

despachada.

Anexo 2

Este control de correspondencia se puede llevar de manera simple y ordenada en una hoja de

cálculo como las del Excel. A continuación se muestra un ejemplo.



32

La ventaja de hacerlo en Excel es que puede utilizarse la opción de Formulario dentro del menú

Datos para facilitar la captura de los datos al presentar la tabla como una mascara de captura.

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