MANUAL DE NORMAS Y · 2020-01-03 · Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de...
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Manual de Normas y Procedimientos para la Subasta Pública de Bienes del RIC
1
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y
COOPERACIÓN INTERNACIONAL
NOVIEMBRE DE 2019
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE GUATEMALA
VISTO BUENO
NOMBRE PUESTO FIRMA Y SELLO
Ing. Ag. Acxel Efraín de León
Ramírez
Director Ejecutivo
Nacional del RIC
Dr. José Miguel Duro
Tamasiunas
Gerente de
Programación y
Cooperación
Internacional
Guatemala, Noviembre de 2019
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 1
1. GENERALIDADES DEL MANUAL .................................................................................. 2
1.1 Objetivo General ......................................................................................................... 2
1.2 Objetivos Específicos .................................................................................................. 2
1.3 Campo de aplicación................................................................................................ 3
1.4 Normas generales de uso .......................................................................................... 4
1.5 Usuarios del manual .................................................................................................... 4
1.5.1 Responsabilidades de la Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional ................................................................................................................ 5
1.6 Motivos de actualización ........................................................................................... 5
1.7 Vigencia del manual .................................................................................................. 5
2. DEFINICIONES BÁSICAS Y SIMBOLOGÍA UTILIZADA ................................................. 6
2.1 Definiciones básicas ................................................................................................... 6
2.1.1 Proceso ......................................................................................................................... 6
2.1.2 Procedimiento ............................................................................................................. 6
2.1.3 Diagrama de flujo ....................................................................................................... 6
2.2 Simbología .................................................................................................................... 6
3. GUÍA DE UTILIZACIÓN .................................................................................................. 8
3.1 Interpretación del formato ........................................................................................ 8
3.1.1 Descripción del formato ............................................................................................ 8
4. ASPECTOS GENERALES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE
GUATEMALA ................................................................................................................. 9
4.1 Antecedentes .............................................................................................................. 9
4.2 Misión ........................................................................................................................... 10
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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4.3 Visión............................................................................................................................ 11
4.4 Funciones del Registro de Información Catastral de Guatemala .................... 11
4.5 Estructura orgánica del RIC ..................................................................................... 13
5. ESTRUCTURA ACTUAL DE LA GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y
COOPERACIÓN INTERNACIONAL ........................................................................... 14
5.1 Organigrama actual de la Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional .............................................................................................................. 15
6. PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y
COOPERACIÓN INTERNACIONAL ........................................................................... 16
6.1 Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación .......................................... 16
6.1.1 Principales Actividades de la Unidad .................................................................... 16
6.1.2 Procedimientos de la Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación .... 17
Elaboración o actualización del Plan Estratégico Institucional -PEI- ................ 18
Elaboración del Plan Operativo Multianual -POM- y Plan Operativo Anual -
POA- ............................................................................................................................ 23
Elaboración de Memoria de Labores Institucional .............................................. 30
Elaboración de informe mensual de seguimiento y evaluación al POA ......... 34
Elaboración de Informe Cuatrimestral de seguimiento y evaluación al
POA ............................................................................................................................. 37
Registro de informes cuatrimestrales de ejecución física y financiera en
SIPLAN ......................................................................................................................... 41
Reprogramaciones de la Planificación Operativa Anual -POA- con base a
requerimientos Institucionales ................................................................................. 45
Seguimiento y evaluación al Plan Estratégico Institucional -PEI- ...................... 49
Programación, Ejecución y Modificación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en el Sistema de Planes Institucionales (SIPLAN) .......................... 52
Programación, Ejecución y Modificación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) .................... 59
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Programación, Ejecución y Modificación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en el Sistema de Información de Inversión Pública (SNIP) .......... 66
6.2 UNIDAD COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL ................................................... 73
6.2.1 Principales Actividades de la Unidad .................................................................... 73
6.2.2 Procedimientos de la Unidad de Coordinación Interinstitucional .................... 73
Aprobación y autorización de convenios y cartas de entendimiento y
otros instrumentos suscritos para la cooperación y coordinación
Interinstitucional ......................................................................................................... 74
Ejecución de los convenios o cartas de entendimiento de la cooperación
y coordinación Interinstitucional ............................................................................ 79
Registro y actualización de Convenios, Adendas y Cartas de
Entendimiento............................................................................................................ 83
6.3 UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS .................................................................... 86
6.3.1 Principales Actividades de la Unidad .................................................................... 86
6.3.2 Procedimientos de la Unidad de Políticas y Estrategias ..................................... 86
Identificación y priorización de Políticas y Estrategias Catastrales .................. 87
Formulación de Políticas y Estrategias Catastrales .............................................. 90
Evaluación de Políticas y Estrategias institucionales vigentes en ejecución. . 94
6.4 UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA ...................................................... 98
6.4.1 Principales Actividades de la Unidad .................................................................... 98
6.4.2 Procedimientos de la Unidad de Gestión Técnica y Financiera ....................... 98
Identificación y mapeo de cooperantes, nacionales e internacionales
relacionados al tema de catastro ......................................................................... 99
Conformación del Banco de Proyectos Catastrales ........................................ 102
Gestión de cooperación técnica y financiera para la implementación y
ejecución de proyectos priorizados. ................................................................... 105
Costeo de actividades catastrales ...................................................................... 108
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6.5 ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL ................ 111
6.5.1 Principales actividades .......................................................................................... 111
6.5.2 Descripción de los procedimientos de la Asistente de Programación y
Cooperación Internacional ................................................................................... 111
Redacción de documentos oficiales de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional .................................................................................. 112
Recepción de solicitudes y entrega de suministros de oficina ....................... 115
Control y registro de la correspondencia enviada por la Gerencia de
Programación y Cooperación Internacional ..................................................... 118
Control y registro de la correspondencia recibida ........................................... 121
Solicitud de compra de bienes y servicios .......................................................... 124
Logística para reuniones/talleres .......................................................................... 127
Solicitud y liquidación de viáticos ........................................................................ 130
Gestiones administrativas de control interno para el personal de la
Gerencia de Programación y Cooperación Internacional. ............................ 134
Solicitud de combustible/vehículo para comisiones al interior del país ........ 137
GLOSARIO ............................................................................................................................ 140
ANEXOS ................................................................................................................................ 141
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ÍNDICE DE ANEXOS
No. Descripción
01 Nombramiento para cumplimiento de comisiones.
02 Formato RIC-CA-T-002, Solicitud de vehículo para Comisiones
Externas/Departamentales.
03 Autorización de salida del vehículo.
04 Formato para Solicitud de Vacaciones.
05 Formato para Solicitud de Permisos.
06 Formato para Solicitud de Licencia.
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INTRODUCCIÓN
El Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional del Registro de Información Catastral de
Guatemala, es una herramienta administrativa que compila información de las
normas, requisitos y procedimientos propios del que hacer de la Gerencia y que
tienen su incidencia transversalmente en la Institución.
Este Manual permitirá dar cumplimiento a las Normas Generales de Control
Interno Gubernamental que son aplicadas por la Contraloría General de
Cuentas y contribuirá a la realización de las actividades de manera eficiente y
eficaz; debido a que reúne la información de manera lógica, técnica,
sistemática y estandarizada en cada uno de sus procedimientos.
En el presente Manual, se plasman las normas, requisitos y procedimientos, que
serán de utilidad a las unidades que integran la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional, siendo las siguientes: Unidad de Planificación,
Seguimiento y Evaluación, Unidad de Coordinación Interinstitucional; Unidad de
Políticas y Estrategias y la Unidad de Gestión Técnica y Financiera; con la
finalidad de disminuir errores, duplicar funciones y optimizar el recurso humano,
tiempo y material.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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1. GENERALIDADES DEL MANUAL
Con la finalidad de facilitar y dar cumplimiento a los principios administrativos,
de dirección, autoridad, organización, delegación y responsabilidad, se
plantea la realización del Manual de Normas y Procedimientos, el cual
describe los procesos y actividades inherentes a la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional y las unidades que la integran, por lo que se
plantean los objetivos siguientes:
1.1 Objetivo General
Fortalecer las acciones de la Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional del RIC, a través de una herramienta administrativa técnicamente
elaborada, que reúna información de manera comprensible, lógica,
sistemática y estandarizada, para facilitar la realización de cada uno de los
procedimientos, aumentar la eficiencia y eficacia de los trabajadores, y por
ende dar cumplimiento a las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental.
1.2 Objetivos Específicos
Propiciar la interacción y el flujo de información de los procedimientos,
entre las diferentes unidades de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional, para evitar errores y duplicidad de
funciones.
Aumentar la eficiencia y eficacia de los trabajadores al contar con una
herramienta administrativa que indique las actividades y la ruta de
cada proceso.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
3
Facilitar el proceso de inducción y capacitación al personal de nuevo
ingreso, en cada una de las actividades inherentes al puesto, conforme
lo estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo del RIC1.
Dar cumplimento a la normativa legal vigente y aplicable a todas las
entidades de ejecución de fondos públicos y facilitar las diferentes
labores de fiscalización que realizan los entes designados para esta
labor.
1.3 Campo de aplicación
El presente manual será de observancia obligatoria y de aplicación para la
Gerencia de Programación y Cooperación Internacional, así como las
distintas unidades involucradas en el procedimiento.
La Gerencia de Programación y Cooperación Internacional, por los medios
con que disponga, será responsable de difundir y capacitar internamente el
contenido el presente Manual.
El Manual de Normas y Procedimientos será la herramienta administrativa,
para la capacitación e inducción del personal de nuevo ingreso, apegado a
lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo del RIC.
Todos los integrantes del equipo de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional, deben cumplir con los procesos establecidos en
el presente del Manual.
1 Reglamento Interno de Trabajo del Registro de Información Catastral de Guatemala, Resolución numero 142-001-2009,
Titulo X, Artículo 45.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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1.4 Normas generales de uso
El presente Manual será de uso exclusivo de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional, este documento se encuentra estructurado y
diseñado técnicamente, para que cada usuario o equipo de trabajo que
intervienen en los procedimientos, tengan fácil comprensión y aplicación del
mismo.
1.5 Usuarios del manual
Gerente de Programación y Cooperación Internacional;
Asistente de la Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional;
Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación;
Unidad de Coordinación Interinstitucional;
Unidad de Políticas y Estrategias;
Unidad de Gestión Técnica y Financiera.
Es responsabilidad del equipo de trabajadores de la Gerencia de Programación
y Cooperación Internacional, en cuanto al uso del Manual:
Aplicar y ejecutar los procedimientos del presente Manual;
Mantenerlo actualizado;
Contar con una copia impresa y/o digital del mismo;
Interactuar y establecer una línea de comunicación, con los diferentes
equipos de trabajo que se interrelacionan en cada uno de los
procedimientos.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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1.5.1 Responsabilidades de la Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional
La Gerencia es la encargada de socializar el contenido del presente Manual
con el personal que la integran, para el efecto desarrollará las actividades
siguientes:
Socializar el contenido del presente Manual;
Velar porque se ejecuten los procedimientos establecidos;
Capacitar al personal que tenga interacción con el presente Manual;
Consolidar las propuestas de actualización;
Solicitar a la instancia que corresponda, la actualización del Manual;
Tramitar ante la instancia correspondiente, la autorización del Manual.
1.6 Motivos de actualización
Se consideran motivos de actualización del presente Manual los siguientes:
Cuando se requiera la creación de nuevos puestos de trabajo;
Aprobación de nuevas unidades organizacionales para atender nuevos
lineamientos como la ejecución de nuevos proyectos o programas, con
previa autorización de la Dirección Ejecutiva Nacional;
Procesos de reingeniería y actualización de procedimientos.
1.7 Vigencia del manual
El Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional, cobrará vigencia, a partir de la aprobación del
Consejo Directivo del RIC, a solicitud de la Dirección Ejecutiva Nacional2 y
deberá revisarse para su actualización por lo menos una vez cada año.
2 Decreto 41-2005, Ley del Registro del Registro de Información Catastral, del Congreso de la República, artículo 13.
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2. DEFINICIONES BÁSICAS Y SIMBOLOGÍA UTILIZADA
2.1 Definiciones básicas
En esta sección del Manual se describen las definiciones que facilitan la
comprensión de aspectos importantes que se desarrollan en el presente
Manual.
2.1.1 Proceso
Es un conjunto de procedimientos establecidos a nivel Institucional o en una
dependencia, con la finalidad de potencializar la eficiencia, eficacia y
aprovechamiento de los recursos humanos, técnicos y materiales.
2.1.2 Procedimiento
Es una descripción narrativa, secuencial y cronológica de los pasos que se
deben ejecutar en un proceso a fin de concretar un resultado3.
2.1.3 Diagrama de flujo
Es la representación gráfica de una serie de pasos estructurados y vinculados
entre sí, que marcan la dirección del flujo y establecen el recorrido del
procedimiento.
2.2 Simbología
Para alcanzar la eficiencia en los procesos así como la fácil comprensión de los
diagramas de flujo, se utiliza la simbología del Instituto Nacional Estadounidense
de Estándares, por sus siglas en ingles -ANSI-, que se describe a continuación:
3 Asesoría Administrativa. Instituto Nacional de Administración Pública -INAP-. Año 2019.
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Simbología a utilizar para elaboración de flujogramas
RepresentaSímbolo
Inicio o Fin. Indica el principio o el fin del flujo
Actividad. Describe las acciones que
desarrolla la persona involucrada en el
procedimiento
Decisión o Alternativa: Indica un evento dentro
del flujo en donde se debe tomar una decisión
entre dos o más alternativas
Archivo: Indica que se resguarda un
documento de manera temporal o
permanente
Conector: Ilustra el seguimiento de las
actividades dentro del procedimiento
Conector: Representa una conexión o enlace
del diagrama de flujo con otra parte lejana del
mismo
Fuente: Normas ANSI para elaborar diagramas de flujo administrativo.
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3. GUÍA DE UTILIZACIÓN
Para que el presente Manual pueda alcanzar sus objetivos, es necesario que se
cumpla con lo siguiente:
3.1 Interpretación del formato
Para lograr una adecuada interpretación del formato de normas y
procedimientos se indica lo siguiente:
3.1.1 Descripción del formato
a) Encabezado: Indica la dependencia y la unidad administrativa de la
misma;
b) Versión: Identifica el número de cambios del manual;
c) Código del Procedimiento: Éste consta de las siglas que identifican la
Gerencia, Coordinación, Unidad o Sección a la que corresponden y el
número de procedimiento para identificar y facilitar su ubicación;
d) Número de Pasos: Indica la cantidad de pasos que tiene el procedimiento
para su realización;
e) Identificación del procedimiento: Describe de manera precisa el nombre
del procedimiento;
f) Hojas No.: Identifica el número de hojas que conforman el procedimiento;
g) Inicia en: Indica el cargo del trabajador donde inicia el procedimiento;
h) Termina en: Indica el cargo del trabajador donde finaliza el procedimiento;
i) Descripción: Describe brevemente el procedimiento;
j) Objetivo: Indica brevemente la finalidad del procedimiento;
k) Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del
procedimiento: Detalla la normativa legal aplicable al procedimiento;
l) Descripción de los requisitos para el cumplimiento del procedimiento:
Detalla los requisitos necesarios para la realización del procedimiento;
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m) Descripción de la actividad: Indica una breve descripción de las acciones
a desarrollar dentro de cada paso;
n) Responsable: Identifica el título del cargo que desempeña el trabajador
que desarrolla la acción.
4. ASPECTOS GENERALES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN CATASTRAL DE
GUATEMALA
El Registro de Información Catastral de Guatemala es una institución del Estado
de reciente establecimiento, que ha ido forjando su gestión gubernamental
con el enriquecimiento de la experiencia de muchos de los colaboradores y
trabajadores que la han integrado.
De esa cuenta, que en el siguiente contenido se desarrollan los antecedentes
de su establecimiento su Visión y Misión que orientarán los esfuerzos hacia un
futuro.
4.1 Antecedentes
De conformidad a lo establecido en la presentación del decreto 41-2005,
establece que la Constitución Política de la República de Guatemala son
deberes del Estado la justicia, entre otros la seguridad, la paz y el desarrollo
integral de la persona; sin embargo, es hasta la firma de los Acuerdos de Paz,
Firme y Duradera de 1996, específicamente en uno de los puntos
fundamentales del Acuerdo sobre Aspectos Socioeconómicos y Situación
Agraria, que el Gobierno de Guatemala adquirió el compromiso de promover
cambios legislativos que permitan el establecimiento de un sistema de registro y
catastro descentralizado, multiusuario, eficiente, financieramente sostenible y
de actualización fácil y obligatoria, surgiendo como una prioridad social el
cumplimiento de la emisión de leyes y la creación de instituciones que permitan
la consecución de este compromiso, tanto en el tema agrario, seguridad
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jurídica en la tenencia de la tierra y el desarrollo sostenible en el campo en
condiciones de igualdad.
Bajo esta aspiración social, el 15 de junio de 2005, el Congreso de la República
de Guatemala aprobó la Ley del Registro de Información Catastral -RIC-
mediante el Decreto No. 41-2005, en la que se crea la institución estatal
autónoma y de servicio, con personalidad jurídica, patrimonio y recursos
propios, cuyo objeto es el establecimiento, mantenimiento y actualización del
catastro nacional.
El RIC como una institución del Estado inició el 8 de junio de 2006 su gestión,
construyendo las bases y lineamientos del trabajo a largo plazo, partiendo de la
elaboración de consenso y aprobación de documentos técnicos, legales y
administrativos con el propósito de socializar el proceso catastral.
El Registro de Información Catastral de Guatemala, es la autoridad competente
en materia catastral, que tiene por objeto establecer, mantener y actualizar el
catastro nacional, según lo preceptuado en el Decreto No. 41-2005 del
Congreso de la República de Guatemala.
Actúa en coordinación con el Registro General de la Propiedad sin perjuicio de
sus atribuciones específicas. Tiene su domicilio en el Departamento de
Guatemala, su sede central en la ciudad de Guatemala y tiene la potestad
para establecer los órganos técnicos y administrativos que considere
obligadamente necesarios.
4.2 Misión
Establecer, mantener y actualizar el catastro nacional para constituir un registro
público orientado a la certeza y seguridad jurídica de la propiedad, tenencia y
uso de la tierra.
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4.3 Visión
Somos el Registro de Información Catastral de Guatemala, institución de servicio
que genera y administra información catastral confiable para múltiples fines
como un aporte para el desarrollo de la nación.
4.4 Funciones del Registro de Información Catastral de Guatemala
a) Establecer, mantener y actualizar el catastro nacional de acuerdo a lo
preceptuado en su Ley y su reglamento;
b) Definir políticas, estrategias y planes de trabajo en materia catastral;
c) Registrar y actualizar la información catastral como responsabilidad exclusiva
del Estado, y extender certificados catastrales y copias certificadas de los
mapas, planos y de cualquier otro documento que esté disponible;
d) Definir políticas para percibir y administrar los ingresos provenientes de la
prestación de servicios y venta de productos catastrales;
e) Proveer al Registro de la Propiedad la información que en los análisis
realizados en el proceso catastral se determine que es susceptible de
saneamiento, coordinando las actividades para tal efecto;
f) Coadyuvar en los estudios necesarios para la definición de los problemas
nacionales relativos a la propiedad y tenencia de la tierra y en las
propuestas jurídicas de su solución;
g) Promover el intercambio y la coordinación de la información básica del RIC
con la de otras instituciones, a efecto de obtener su máximo
aprovechamiento en beneficio del desarrollo nacional;
h) Coordinar con el Registro de la Propiedad la información básica registro-
catastro;
i) Evaluar periódicamente todos los procedimientos del proceso catastral para
proveer a su actualización tecnológica;
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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j) Coordinar con el Instituto Geográfico Nacional para la elaboración de la
base cartográfica y la obtención de información de límites municipales y
departamentales;
k) Proveer informes y estudios técnicos de las zonas en proceso catastral o
catastrado a las instituciones responsables de la resolución de conflictos
agrarios, a aquellas encargadas de programas de adjudicación de tierra y
de regularización de la tenencia de la misma y a cualquiera otra institución
estatal o privada que lo solicite;
l) Cooperar con las autoridades administrativas, judiciales, municipales y otros
entes públicos cuando éstas requieran informes en materia catastral;
m) Apoyar a los órganos jurisdiccionales en los expertajes necesarios para la
solución de conflictos en los que exista dificultad de ubicación espacial de
fincas, siempre que se trate de zonas en proceso catastral, zonas declaradas
catastradas o zonas que hubieran sido objeto de catastro focalizado;
n) Celebrar convenios con las autoridades administrativas, municipales y otros
entes públicos y privados que requieran información o estudios catastrales, o
bien proporcionar información y asesoría gratuita de interés para los usuarios
catastrales;
o) Promover y divulgar el proceso catastral en coordinación con las
municipalidades, las autoridades comunitarias y las organizaciones de la
sociedad civil, por todos los medios posibles y en los distintos idiomas que se
hablan en el país, cuando así se requiera;
p) Coordinar con las oficinas de ordenamiento territorial y control inmobiliario
de las municipalidades o las oficinas que cumplan dichas funciones, para la
aplicación de la presente Ley y sus reglamentos;
q) Planificar y ejecutar un proceso permanente de formación y capacitación
para el desarrollo territorial y catastral;
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r) Autorizar a técnicos y/o profesionales egresados de carreras afines a la
Agrimensura, para la realización de operaciones catastrales, de los cuales
llevará un registro;
s) Otras no especificadas que sean inherentes al proceso catastral.
4.5 Estructura orgánica del RIC
La estructura organizacional y funcional del Registro de Información Catastral
de Guatemala, cuenta con tres niveles jerárquicos, que presentan asimismo
sub-niveles y sus correspondientes niveles que identifican la autoridad y
responsabilidad.
Su funcionalidad recae en dependencias de nivel superior y ejecutoras como
las siguientes:
Direcciones Municipales;
Gerencias;
Coordinaciones;
Unidades.
Cada dependencia cuenta con su propia estructura orgánica y se encuentra
conforme a las necesidades de trabajo y según el desarrollo de las actividades
técnicas, jurídicas y administrativas del proceso catastral, en su estructura se
refleja la responsabilidad que tienen para el cumplimiento de las funciones del
RIC y su correspondencia con la planificación y objetivos institucionales a corto,
mediano y largo plazo.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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5. ESTRUCTURA ACTUAL DE LA GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
Es la Gerencia que le proporciona el apoyo a la Dirección Ejecutiva Nacional del
RIC para desarrollar actividades de planificación, seguimiento y evaluación
institucional, la coordinación interinstitucional, la gestión técnica y financiera y la
elaboración de propuestas de políticas y estrategias que permitan el desarrollo del
proceso catastral.
Por la naturaleza de las funciones que desarrolla tiene intervención de manera
trasversal e interinstitucional con las diferentes direcciones municipales, gerencias,
coordinaciones y unidades administrativas que integran el RIC. Asimismo, de
forma interinstitucional debido a que establece y supervisa el cumplimiento de los
convenios y cartas de entendimiento que se establezcan con instituciones afines
al proceso catastral guatemalteco.
En el marco de su gestión tiene como principales funciones y responsabilidades las
de planeación, programación técnica y presupuestaria así como la
implementación y desarrollo del sistema de seguimiento y evaluación del
desempeño institucional, con el propósito de verificar el cumplimiento de las
políticas y estrategias institucionales, criterios que deberá plasmar en informes que
reflejan los avances de su planificación.
Está integrada por cuatro unidades, siendo estas:
Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación;
Unidad de Coordinación Interinstitucional;
Unidad de Gestión Técnica y Financiera;
Unidad de Políticas y Estrategias.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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5.1 Organigrama actual de la Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional
La estructura organizacional utilizada en la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional, es de tipo lineal lo que facilita establecer la cadena
de mando, jerarquías, líneas de responsabilidad y autoridad para la toma de
decisiones. Esta estructura se presenta a continuación:
ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Consejo Directivo
del RIC
Dirección Ejecutiva
Nacional
Gerencia de
Programación y
Cooperación Internacional
Unidad de Gestión
Técnica y Financiera
Unidad de Coordinación
Interinstitucional
Unidad de Políticas y
Estrategias
Unidad de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Asistente Profesional de
Planificación,
Seguimiento y
Evaluación
Profesional de
Seguimiento
y Evaluación
Profesional de
Seguimiento a la
Coordinación y
Cooperación
Profesional para el
Fortalecimiento,
Modernización y
Desarrollo Institucional
Profesional para el
Análisis de Desarrollo
institucional
Profesional para el Análisis
de Procesos y
Procedimientos
Profesional para
Temas de Género e
Interculturalidad
Asistente de
Programación y
Cooperación
Internacional
Profesional Jurídico para el
Fortalecimiento, Modernización y
Desarrollo Institucional
Profesional Especializado de
Seguimiento a Control
Interno
Fuente: Organigrama actualizado al mes de octubre de 2019, pendiente de aprobación.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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6. PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
6.1 Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación
Esta unidad es la responsable de desarrollar los componentes considerados claves
para monitorear el desarrollo del proceso catastral, mismos que se encuentran
relacionados a la planificación, seguimiento y evaluación institucional, facilita los
instrumentos y procedimientos que serán aplicados y que medirán el
cumplimiento de la planificación institucional. A continuación se detalla cada
una de las actividades que ésta unidad desarrolla en calidad de facilitador de
procesos en los temas referidos.
6.1.1 Principales Actividades de la Unidad
a. Coordinar y facilitar la programación técnica y presupuestaria para el
funcionamiento del Registro de Información Catastral;
b. Facilitar la formulación de los Planes Operativos Anuales de las diferentes
dependencias y oficinas del RIC;
c. Implementar el sistema de seguimiento y evaluación del cumplimiento
técnico y presupuestario de las políticas, estrategias, planes y programas
aprobados por el Consejo Directivo del RIC para el funcionamiento de la
institución;
d. Verificar y aprobar los ingresos de los avances de seguimiento de las metas
institucionales en los diferentes sistemas de planificación y evaluación
(SICOIN, SIGES, SIPLAN, SNIP, entre otras); establecidos por las instancias
respectivas, tales como: Secretaría General de Planificación –SEGEPLAN- y
Ministerio de Finanzas Públicas, entre otras instituciones;
e. Formular los informes mensuales, cuatrimestrales y las memorias anuales de
labores de la institución. Generar los informes de seguimiento y evaluación
de los diferentes programas y proyectos de cooperación externa;
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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f. Dirigir las evaluaciones intermedias y finales de los diferentes programas y
proyectos que la institución implemente;
g. Sistematizar los procesos y experiencias institucionales de las diferentes
etapas del proceso catastral, regularización y registro.
6.1.2 Procedimientos de la Unidad de Planificación, Seguimiento y Evaluación
De conformidad con las actividades de la Unidad, se desarrollan siete (07)
procedimientos, mismos que se detallan y se representan de forma gráfica, a
través de flujogramas, como se indica a continuación:
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-01 21 Elaboración o actualización del Plan
Estratégico Institucional -PEI- 01 de 05
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Descripción:
Establecer el marco estratégico del Registro de Información Catastral
de Guatemala desde los mandatos legales y su vinculación a políticas
y prioridades nacionales, problemática identificada y los resultados
institucionales que se esperan alcanzar.
Objetivo:
Contar con un Plan Estratégico Institucional que proporcione
direccionalidad al Registro de Información Catastral de Guatemala
para alcanzar los resultados institucionales, en un largo plazo.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 134.
b. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 21.
c. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto
Artículo 24.
d. Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año
fiscal vigente.
e. Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala, Artículo
16.
f. Acuerdo Gubernativo 162-2009, Reglamento de la Ley del Registro de Información
Catastral de Guatemala, Artículo 3.
g. Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas
Numeral 4.2
h. K'atun Nuestra Guatemala 2032.
i. Orientaciones para formulación de Plan Estratégico Institucional -PEI- SEGEPLAN,
Marzo 2016.
j. Normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de inversión
pública del ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a.
Directrices para la formulación plan-presupuesto anual y multianual vigente, en el
marco de la gestión por resultados, normas del Sistema Nacional de Inversión
Pública (SNIP) para proyectos de inversión pública del ejercicio fiscal, emitido por
SEGEPLAN.
b. Contar con la aprobación y lineamientos del Director Ejecutivo Nacional para
proceder a la elaboración o actualización del PEI.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
19
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-01 21 Elaboración o actualización del Plan
Estratégico Institucional –PEI– 02 de 05
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe invitación por parte de SEGEPLAN para
participar en taller de transferencia de
normativa y lineamientos para el proceso de
elaborar o actualizar el PEI en el marco de la
Gestión por Resultados y traslada a la GPCI.
Director Ejecutivo Nacional
02
Participa en el taller y recibe la normativa y
lineamientos de SEGEPLAN para elaborar o
actualizar el PEI.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Analiza la normativa y lineamientos recibidos
para desarrollar y proponer el cronograma y
metodología de trabajo al Gerente de GPCI.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
04
Recibe y revisa la propuesta del cronograma y
metodología de trabajo:
Si está de acuerdo, continúa el procedimiento.
No está de acuerdo, solicita realizar las
correcciones correspondientes.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
05
Elabora la estructura del contenido del PEI y
distribuye tareas en función del cronograma y
estructura del PEI dentro de la Unidad.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
06
Se elaboran oficios de solicitud de la información
a las dependencias del RIC y otras instituciones
de conformidad a las tareas asignadas.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
07 Reciben los oficios, preparan la información y la
trasladan. Dependencias del RIC
08
Recibe la información, clasifica y analiza la
información recopilada para utilizarse en los
talleres de validación e informa.
Profesional de Seguimiento
y Evaluación
09
Realiza convocatoria con visto bueno del DEN, a
las diferentes dependencias del RIC para
participar en los talleres de validación de
elaboración o actualización del PEI.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
10
Realiza talleres de trabajo con las diferentes
dependencias del RIC sobre temas específicos
para incorporarlos al PEI.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
20
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-01 21 Elaboración o actualización del Plan
Estratégico Institucional -PEI- 03 de 05
11 Realiza el análisis y define los resultados que
deben ser incorporados al PEI e informa.
Profesional de Seguimiento
y Evaluación
12 Elabora la versión preliminar del PEI y traslada
para su revisión.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
13
Recibe y revisa el documento del PEI:
Si procede, lo traslada a la DEN para su revisión.
No procede, solicita las modificaciones
correspondientes.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
14
Recibe y revisa el documento del PEI:
Si valida el documento del PEI, lo traslada a
SEGEPLAN y brinda copia del oficio de recibido
a la GPCI.
No procede, solicita las modificaciones
correspondientes.
Director Ejecutivo Nacional
15
Recibe las recomendaciones del PEI por parte
de SEGEPLAN y traslada a la GPCI para el análisis
correspondiente.
Director Ejecutivo Nacional
16 Se analizan e incorporan las recomendaciones
de SEGEPLAN y se traslada al Gerente de GPCI.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
17 Revisa, valida y traslada al DEN. Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
18
Recibe, valida y lo eleva al Consejo Directivo
para su aprobación; y notifica a la GPCI
mediante certificación de la resolución emitida.
Director Ejecutivo Nacional
19
Elabora los oficios para entrega oficial del PEI a
SEGEPLAN, DTP y a la GAF del RIC para dar
cumplimiento a la normativa vigente.
Director Ejecutivo Nacional
20
Traslada por medio de oficio el PEI en formato
PDF a la Unidad de Acceso a la Información
Pública del RIC, para su publicación en la
página web del RIC.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
21 Archiva la documentación generada en físico y
en una carpeta de manera digital.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
21
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-01 21 Elaboración o actualización del Plan
Estratégico Institucional -PEI- 04 de 05
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Gerente de Programación
y Cooperación
Internacional
Encargado de
Planificación,
Seguimiento y
Evaluación
Asistente Profesional
de Planificación,
Seguimiento
y Evaluación
Dependencias del RIC
Profesional de
Seguimiento y
Evaluación
Director Ejecutivo Nacional
INICIO
01
Recibe invitación para
participar en el taller de
transferencia de
normativa y lineamentos,
la traslada.
02
Participa en el taller y
recibe la normativa y
lineamientos.
03
Analiza la normativa y
lineamientos para
desarrollar y proponer
cronograma y
metodología.
04
Recibe y revisa la
propuesta del
cronograma y
metodología.
Analiza
No Si
Aprueba que se
continúe con el
proceso
05
Elabora la estructura
del contenido de la PEI
y distribuye
actividades. 06
Se elaboran oficios de
solicitud de información
a las dependencias.
07
Reciben los oficios y
preparan la
información y la
trasladan.
08
Recibe la información
la clasifica y analiza la
información recopilada
y la prepara para los
talleres e informa.
09
Realiza convocatoria
para participar en el
taller a las diferentes
dependencias del RIC e
informa.
10
Realiza talleres de
trabajo y validación
con las diferentes
dependencias.
11
Realiza el análisis y
define los resultados
de deben ser
incorporados en la PEI
e informa.
12
Elabora la versión
preliminar del PEI y
traslada para su
revisión.
Aprueba lo
traslada para
revisión
SiNo
Analiza
13
Recibe y revisa el
documento de la PEI.
Solicita los
cambios
Solicita los
cambios
No
14
Recibe y revisa el
documento de la PEI.
Analiza
Si
Valida y lo
traslada a
SEGEPLAN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
22
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-01 21 Elaboración o actualización del Plan
Estratégico Institucional -PEI- 05 de 05
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Profesional de
Seguimiento y
Evaluación
Dependencias del RIC
Asistente Profesional
de Planificación,
Seguimiento
y Evaluación
Gerente de
Programación y
Cooperación
Internacional
Encargado de
Planificación,
Seguimiento y
Evaluación
Director Ejecutivo
Nacional
15
Recibe las
recomendaciones por
parte de SEGEPLAN y
traslada.
16
Recibe las
recomendaciones las
analiza e incorpora y
traslada el documento.
17
Revisa y valida y
traslada.
18
Recibe y valida el
documento de PEI y
eleva al Consejo
Directivo, notifica
mediante certificación.
19
Entrega de manera
oficial a SEGEPLAN,
DTP y a la GAF para
dar cumplimiento a la
normativa.
20
Recibe resolución y
traslada la PEI en
formato PDF a la
Unidad de Acceso a la
Información para su
publicación.
21
Archiva.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
23
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-02 29 Elaboración del Plan Operativo Multianual -
POM- y Plan Operativo Anual -POA- 01 de 07
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Descripción: Detalla los pasos a seguir para la formulación del Plan Operativo
Multianual -POM- y Plan Operativo Anual -POA-.
Objetivo:
Contar con instrumentos que muestren la estimación de metas de los
servicios a producir por la Institución en un mediano y corto plazo,
para optimizar la asignación de los recursos financieros.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 134.
b. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 21.
c. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,
Artículo 24.
d. Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año
fiscal vigente.
e. Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala, Artículo
16.
f. Acuerdo Gubernativo 162-2009, Reglamento de la Ley del Registro de Información
Catastral de Guatemala, Artículo 3.
g. Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas,
numeral 4.2
h. K'atun Nuestra Guatemala 2032.
i. Orientaciones para formulación de Plan Estratégico Institucional -PEI- SEGEPLAN,
Marzo 2016.
j. Normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) para proyectos de inversión
pública del ejercicio fiscal, emitido por SEGEPLAN.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Directrices de la SEGEPLAN para la formulación plan-presupuesto anual y multianual
vigente, en el marco de la gestión por resultados.
b. Aprobación y lineamientos del Director Ejecutivo Nacional para proceder a la
elaboración o actualización del POM y POA.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
24
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-02 29
Elaboración o actualización del Plan
Operativo Multianual -POM- y Plan
Operativo Anual -POA-
02 de 07
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe la invitación por parte de SEGEPLAN para
participar en el taller de transferencia de la
normativa y lineamientos para elaborar o
actualizar el POM y POA en el marco de la
Gestión por Resultados y traslada a la Gerencia
Director Ejecutivo Nacional
02
Recibe la invitación y traslada para su
participación o designación a la Unidad de
Planificación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
03
Participa en el taller y recibe la normativa y
lineamientos de SEGEPLAN para elaborar el POM
y POA.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
04
Analiza la normativa y lineamientos recibidos,
para desarrollar y proponer el cronograma y
metodología de trabajo al Gerente de la GPCI.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
05
Recibe y revisa propuesta del cronograma y
metodología de trabajo:
Si está de acuerdo, continúa el procedimiento e
informa.
No está de acuerdo, solicita realizar las
correcciones correspondientes.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
06
Elabora la estructura del contenido del POM y
POA y distribuye tareas en función del
cronograma y estructura del POM y POA dentro
de la Unidad.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
07
Recibe y elabora el oficio de solicitud de
información a la GAF sobre estimación de
techos presupuestarios para las dependencias
del RIC, gestiona la firma.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
08
Elabora y remite el oficio de convocatoria a las
dependencias del RIC para socializar en el Taller
los lineamientos y metodología para la
elaboración del POM y POA e informa.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
25
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-02 29
Elaboración o actualización del Plan
Operativo Multianual -POM- y Plan
Operativo Anual -POA-
03 de 07
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
09
Realiza taller de trabajo con las diferentes
dependencias del RIC para socializar los
lineamientos de SEGEPLAN, incluyendo
formularios; directrices de la DEN; Plan
Estratégico Institucional y otros requisitos
específicos indicando el seguimiento que se
proporcionará.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
10
Recibe y analiza la información de las
dependencias del RIC y determina su
cumplimiento:
Si cumple: integra al POA y POM Institucional y lo
traslada.
No cumple: solicita cambios o correcciones a la
dependencia correspondiente.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
11
Recibe y elabora el documento del POM y POA
en calidad de anteproyecto y traslada al
Gerente de GPCI.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
12
Recibe y revisa el documento del POM y POA
Institucional en calidad de anteproyecto:
Si valida: Traslada documentos del POM y POA
para visto bueno del DEN.
No cumple: solicita modificaciones a la Unidad
de Planificación.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
13
Recibe y revisa el documento del POM y POA:
Si valida el documento del POM y POA, lo
traslada en calidad de anteproyecto a
SEGEPLAN para su revisión y brinda copia del
oficio de recibido a la GPCI.
No procede, solicita las modificaciones
correspondientes a la GPCI.
Director Ejecutivo Nacional
14 Recibe el documento de POM y POA lo revisa y
emite recomendaciones (si aplican). SEGEPLAN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
26
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-02 29
Elaboración o actualización del Plan
Operativo Multianual -POM- y Plan
Operativo Anual -POA-
04 de 07
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
15
Recibe recomendaciones al POM y POA por
parte de SEGEPLAN y traslada a GPCI para el
análisis correspondiente.
Director Ejecutivo Nacional
16 Recibe las recomendaciones las analiza y
traslada para su modificación.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
17
Se analizan e incorporan las recomendaciones
de SEGEPLAN (si aplican) y se prepara
documento para entregar a la DTP y traslada
para revisión y validación.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
18 Revisa y valida el POM y POA con las
recomendaciones y se envía al DEN.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
19
Recibe y revisa el documento:
Si valida el documento, lo traslada en calidad
de anteproyecto a DTP y brinda copia del oficio
de recibido a la GPCI.
No procede, solicita las modificaciones
correspondientes a la GPCI.
Director Ejecutivo Nacional
20
Realiza convocatoria con visto bueno del
Director Ejecutivo Nacional, a las diferentes
dependencias del RIC para participar en taller
de validación o actualización del POA según
presupuesto real e informa.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
21
Realiza taller de trabajo con las diferentes
dependencias del RIC sobre temas específicos
para validar o actualizar los datos del POA según
presupuesto real e instruye para que se realicen
las modificaciones en el POA según apliquen.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
22 Realiza el análisis y define los resultados que
deben ser incorporados al POA e informa.
Profesional de Seguimiento
y Evaluación
23 Elabora documento final del POA y traslada al
Gerente de GPCI.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
27
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-02 29
Elaboración o actualización del Plan
Operativo Multianual -POM- y Plan
Operativo Anual -POA-
05 de 07
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
24 Recibe y revisa el documento final del POA y lo
traslada a la DEN para su revisión y validación.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
25
Recibe y revisa el documento final del POA:
Si procede, valida y lo eleva al Consejo Directivo
para su aprobación y notifica a la GPCI,
mediante certificación de resolución de la
aprobación emitida.
No procede, solicita las modificaciones
correspondientes a la GPCI.
Director Ejecutivo Nacional
26
Instruye se prepare el oficio de entrega del
documento final del POA, con base a la
certificación de la resolución de aprobación
emitida, para trasladar a SEGEPLAN, DTP, CGC y
GAF del RIC para dar cumplimiento a la
normativa vigente y traslada copia de los oficios
de recibido a la GPCI.
Director Ejecutivo Nacional
27 Recibe copia de los oficios firmados de recibido
e instruye su reproducción y traslado.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
28
Reproduce los documentos del POA en formato
PDF y solicita su traslado a la Unidad de Acceso
a la Información Pública para su publicación en
la página web del RIC.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
29
Traslada a la Unidad de Acceso a la Información
Pública y archiva la documentación generada
en físico y en una carpeta de manera digital.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
28
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-02 29
Elaboración o actualización del Plan
Operativo Multianual -POM- y Plan
Operativo Anual -POA-
06 de 07
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Profesional de
Seguimiento y EvaluaciónSEGEPLAN
Asistente Profesional
de Planificación, Seguimiento
y Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Director Ejecutivo
Nacional
INICIO
01
Recibe invitación para
participar en el taller de
transferencia de
normativa y lineamentos,
la traslada.
02
Recibe la invitación y
designa la participación.
03
Participa en el taller y
recibe la normativa y
lineamientos.
04
Analiza la normativa y
lineamientos para
desarrollar y proponer
cronograma y
metodología.
Aprueba que se
continúe con el
proceso.
Si
05
Recibe y revisa la
propuesta del
cronograma y
metodología.
No
Analiza
06
Elabora la estructura del
contenido de la POM Y
POA y distribuye
actividades.
07
Elabora oficio para la GAF
de solicitud de techos
presupuestarios.
08
Elabora y remite oficio de
convocatoria a las
dependencias del RIC e
informa.09
Realiza taller con las
dependencias para
socializar los lineamientos
y metodología de
elaboración.
Si
10
Recibe y revisa la
propuesta del cronograma
y metodología.
No
Integra el
POM y POA
y traslada.
Analiza
Solicita
cambios a la
dependencia.
11
Recibe y elabora el
documento del POM y
POA en calidad de
anteproyecto y lo traslada.
12
Recibe y revisa el
documento.
Traslada
documentos
para Vo.Bo.
Valida
No Si
Solicita
cambios a la
dependencia.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
29
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-02 29 Elaboración o actualización del Plan Operativo
Multianual -POM- y Plan Operativo Anual -POA- 07 de 07
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Profesional de Seguimiento y
EvaluaciónSEGEPLAN
Asistente Profesional
de Planificación,
Seguimiento
y Evaluación
Encargado de
Planificación, Seguimiento
y Evaluación
Gerente de
Programación y
Cooperación Internacional
Director Ejecutivo
Nacional
Si
13
Recibe y revisa el
documento.
Solicita
cambios a la
dependencia.
Valida
No
Traslada en
calidad de
anteproyecto.
14
Recibe los documentos lo
revisa y emite
recomendaciones.
(si aplican)
15
Recibe recomendación (si
aplican), y traslada para el
análisis correspondiente.
16
Recibe las
recomendaciones las
analiza y traslada para su
modificación.17
Se reciben, analizan e
incorporan las
recomendaciones y
traslada para revisión
y validación.18
Revisa y valida el POM y
POA con las
recomendaciones y
traslada.
Solicita
cambios a la
dependencia
No
Valida
Si
Traslada en
calidad de
anteproyecto
19
Recibe y revisa el
documento.
20
Realiza la convocatoria a
las dependencias para
participar en taller de
validación.
21
Realiza taller de trabajo
sobre temas específicos
para validar o actualizar
datos del POA según
presupuesto real.
22
Realiza el análisis y define
resultados que deben ser
incorporados al POA e
informa.
23
Elabora el documento
final del POA y traslada.
24
Recibe el documento final
del POA y lo traslada.
Valida
Si
Solicita
cambios a la
dependencia
25
Recibe y revisa el
documento.
Lo eleva al
Consejo
Directivo
No
26
Instruye se prepare el oficio
de entrega tomando de
base la resolución a
SEGEPLAN, DTP,CGC y
GAF.
27
Recibe copia de los oficios
firmados de recibidos e
instruye su reproducción y
traslado.
28
Reproduce los
documentos del POA en
formato PDF e instruye su
traslado a la Unidad de
Acceso a la Información
para su publicación
pública.
29
Traslada a la Unidad de
Acceso a la Información
Pública y archiva la
documentación generada.
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
30
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-03 16 Elaboración de Memoria de Labores
Institucional 01 de 04
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Descripción: Indica los pasos a desarrollar para la elaboración de memoria de
labores institucional.
Objetivo: Documentar y presentar los logros y resultados alcanzados de la
gestión institucional, de acuerdo a la normativa aplicable.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 134.
b. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 4.
c. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,
Artículo 20.
d. Política General de Gobierno.
e. Ley de Acceso a la Información Pública.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con la aprobación y lineamientos del Director Ejecutivo Nacional para
proceder a la elaboración de memoria de labores de la institución.
b. Contar con un cronograma y plan de trabajo aprobado para realizar la memoria de
laborales institucional.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
31
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-03 16 Elaboración de Memoria de Labores
Institucional 02 de 04
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Elabora o actualiza la estructura de contenidos
de la Memoria de Labores Institucional y traslada
a la Gerencia para su validación.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
02
Recibe para validación la estructura de los
contenidos para la elaboración de Memoria de
Labores Institucional:
Si. Valida la estructura y continúa.
No. Indica recomendaciones para fortalecerse.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
03
Recibe la validación de la estructura y elabora el
proyecto de oficio dirigido a todas las
dependencias del RIC, adjuntando la guía de
lineamientos para preparar la información y
traslada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
04
Recibe el oficio, lo firma y lo envía a las
dependencias solicitando la información para la
elaboración de la Memoria de Labores
Institucional indicando cuándo y a quién debe
trasladarse el documento.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
05
Recibe la información y prepara el documento
que contiene la información para la elaboración
de la Memoria de Labores, y traslada.
Dependencias del RIC
06
Recibe la información de Memoria de Labores
Institucional de cada dependencia, lo revisa y
traslada.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
07
Recibe la información solicitad y la analiza:
Si cumple con la estructura solicitada, continúa
el procedimiento para su integración y traslada.
No cumple, solicita realizar las correcciones
correspondientes.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
08
Recibe el documento e integra la información
para la elaboración de la Memoria de Labores
Institucional y traslada.
Profesional de Seguimiento
y Evaluación
09 Recibe y revisa el documento y traslada para su
aprobación.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
32
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-03 16 Elaboración de Memoria de Labores
Institucional 03 de 04
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
10
Recibe y revisa el documento de la Memoria de
Labores Institucional:
Si aprueba documento y lo traslada a la DEN.
No aprueba, solicita realizar las correcciones
correspondientes.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
11
Recibe y revisa el documento final de Memoria
de Labores Institucional:
Si aprueba el documento final, lo traslada para
su impresión.
No procede, solicita las modificaciones
correspondientes.
Director Ejecutivo Nacional
12
Recibe el documento aprobado por la DEN e
instruye se gestione la impresión y oficio para la
entrega a los integrantes del Consejo Directivo
del RIC.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
13
Imprime y envía ejemplares de la Memoria de
Labores Institucional al DEN adjuntando
proyecto de oficio dirigido al Congreso de la
República, Dirección Técnica de Presupuesto,
SEGEPLAN, CGC.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
14
Recibe el oficio, lo firma e instruye se envíe la
Memoria de Labores del RIC al Congreso de la
República, Dirección Técnica de Presupuesto,
SEGEPLAN, CGC y traslada copia de recibido del
oficio a la GPCI.
Director Ejecutivo Nacional
15
Recibe la copia del oficio y traslada por medio
de oficio la Memoria de Labores en formato PDF
a la Unidad de Acceso a la Información Pública
del RIC, para su publicación en la página web
del RIC.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
16 Archiva la documentación generada en físico y
en una carpeta de manera digital.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
33
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-03 16 Elaboración de Memoria de Labores
Institucional 04 de 04
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Director Ejecutivo
Nacional
Profesional de
Seguimiento y Evaluación
Asistente Profesional
de Planificación,
Seguimiento
y Evaluación
Dependencias
del RIC
Gerente Programación y
Cooperación Internacional
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
INICIO
01
Elabora o actualiza la
estructura de contenidos
de la memoria de labores
y la traslada.
02
Recibe para la validación la
estructura propuesta.
Analiza
03
Recibe la validación y
elabora proyecto de oficio
dirigido a todas las
dependencias.
No
Valida la
estructura y
continua.
Si
Indica donde
debe
fortalecerse.
04
Recibe el oficio lo firma y lo
envía a las dependencias
solicitando información
para elaboración de la
memoria.
05
Reciben el oficio y prepara
el documento que contiene
la información solicitada.06
Recibe la información para
la elaboración de la
memoria de labores, la
revisa y traslada.07
Recibe la información
solicitada y la analiza.
Cumple con
la estructura
y continua.
NoSi
Analiza
Cumple,
solicita las
correcciones 08
Recibe el documento e
integra la información para
la elaboración de la
memoria y traslada.
09
Recibe y revisa el
documento y traslada para
su aprobación.
No Si
11
Recibe y revisa el
documento final.
Aprueba el
documento y
lo traslada.
Solicita
realizar las
correcciones.
10
Recibe y revisa el
documento de la memoria
de labores.
Analiza
Si
Analiza
No
Aprueba el
documento y
traslada para
impresión.
Solicita
realizar las
modificaciones
a la Gerencia
12
Recibe el documento
aprobado e instruye se
gestione la impresión y
oficio para la entrega a los
integrantes del Consejo
Directivo.13
Imprime y envía ejemplares
adjuntando proyecto de
oficio dirigido al Congreso
de la República, DTP,
SEGEPLAN y CGC.
14
Recibe el oficio, lo firma e
instruye se envíe la
memoria de labores y
traslada copia de recibido.15
Recibe la copia del oficio y
traslada Memoria de Labores a
la Unidad de Acceso a la
Información de RIC para su
publicación pública.
FIN
16
Archiva documentación física y
una carpeta de manera digital.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
34
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-04 08 Elaboración de informe mensual de
seguimiento y evaluación al POA 01 de 03
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción: Indica los pasos a seguir para la elaboración del informe de
seguimiento al avance físico en el marco del Plan Operativo Anual.
Objetivo: Presentar los avances y puntos críticos a superar para lograr alcanzar
las metas del POA.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 1 y 7.
b. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,
Artículo 2.
c. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
d. Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala,
Artículo 16.
e. Acuerdo Gubernativo 162-2009, Reglamento de la Ley del Registro de Información
Catastral de Guatemala, Artículo 3.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a.
Contar con la aprobación de los formatos para recopilar la información y
lineamientos del Gerente de Programación y Cooperación Internacional para
proceder a la elaboración del informe mensual de seguimiento y evaluación al
POA.
b. Contar con un cronograma y plan de trabajo aprobado para realizar el informe
mensual de seguimiento y evaluación al POA.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
35
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-04 08 Elaboración de informe mensual de
seguimiento y evaluación al POA 02 de 03
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Elabora o actualiza formatos para recopilar
información a nivel de seguimiento del POA y
traslada al Gerente de la GPCI para su revisión.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
02
Recibe y revisa los formatos:
Si valida y continúa el procedimiento.
No valida, solicita modificaciones.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
03
Recibe y elabora proyecto de oficio dirigido a
todas las dependencias del RIC, para solicitar
información sobre el avance del POA y adjunta
formatos y tiempos de entrega y traslada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
04
Recibe, firma y traslada oficio a las
dependencias del RIC indicando a quien debe
ser entregados.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
05
Recibe información de avances del POA de las
dependencias del RIC, de acuerdo a las
herramientas establecidas e integra la
información y traslada.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
06
Analiza la información recibida y elabora el
informe de seguimiento y evaluación al POA y lo
traslada.
Profesional de Seguimiento
y Evaluación
07
Recibe y revisa el documento incorporando los
cambios que considere necesarios y traslada
para su aprobación juntamente con el proyecto
de oficio de entrega.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
08
Revisa el documento de seguimiento al POA.
Si aprueba, el documento y procede a firmar el
oficio para entrega a la DEN.
No cumple, solicita realizar las correcciones
correspondientes.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
36
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-04 08 Elaboración de informe mensual de
seguimiento y evaluación al POA 03 de 03
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Profesional de
Seguimiento y Evaluación
Asistente Profesional
de Planificación,
Seguimiento
y Evaluación
Gerente de
Programación y Cooperación
Internacional
Encargado de
Planificación, Seguimiento
y Evaluación
INICIO
01
Elabora o actualiza
formatos para
recopilar información y
traslada para revisión.
02
Recibe y revisa los
formatos.
Valida y
continua.
Revisa
Solicita
modificaciones.
No Si
03
Recibe y elabora
proyecto de oficio para
solicitar información
sobre el avance del POA.
04
Recibe, firma y traslada
oficio a las dependencias
indicando a quien debe ser
entregada la información.
05
Recibe la información
de avances del POA y
la integra y traslada.
06
Analiza la información
recibida y elabora el
informe de seguimiento y
evaluación y lo traslada.
07
Recibe y revisa el
documento y lo traslada
para su aprobación
juntamente con el
proyecto de oficio de
entrega.
08
Recibe y revisa el
documento de
seguimiento al POA.
Revisa
Aprueba y
firma el
oficio.
No
Solicita
correcciones.
Si
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
37
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-05 20 Elaboración de Informe Cuatrimestral de
seguimiento y evaluación al POA 01 de 04
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Descripción: Indica las actividades a desarrollar para elaborar el informe
cuatrimestral de seguimiento y evaluación al POA.
Objetivo: Contar con un instrumento que genere información estratégica del
desempeño institucional para la toma de decisiones.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 4.
b. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto
Artículo 20.
c. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
d. Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala, Artículo
16.
e. Acuerdo Gubernativo 162-2009, Reglamento de la Ley del Registro de Información
Catastral de Guatemala, Artículo 3.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a.
Contar con la aprobación de los formatos para recopilar la información y
lineamientos del Gerente de Programación y Cooperación Internacional para
proceder a la elaboración del informe mensual de seguimiento y evaluación al
POA.
b. Contar con un cronograma y plan de trabajo aprobado para realizar el informe
mensual de seguimiento y evaluación al POA.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
38
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-05 20 Elaboración de Informe Cuatrimestral de
seguimiento y evaluación al POA 02 de 04
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Elabora o actualiza la estructura de contenidos
del Informe Cuatrimestral Institucional y traslada
a la Gerencia para su validación.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
02
Recibe y valida la estructura de contenidos para
elaboración del Informe Cuatrimestral
Institucional y traslada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
03
Elabora el proyecto de oficio dirigido a todas las
dependencias del RIC, adjuntando la guía de
lineamientos para preparar la información y
traslada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
04
Recibe y firma el oficio solicitando la información
para la elaboración del Informe Cuatrimestral y
lo envía indicando a quien debe ser entregada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
05 Recibe y prepara la información para
elaboración del Informe Cuatrimestral y traslada. Dependencias del RIC
06 Recibe el documento de informe cuatrimestral
de cada dependencia y traslada.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
07
Recibe y analiza la información recibida:
Si cumple con la estructura solicitada, continúa
el procedimiento e informa
No cumple, solicita realizar las correcciones
correspondientes.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
08
Integra la información recibida, elabora el
informe cuatrimestral de avances y evaluación
del POA y traslada.
Profesional de Seguimiento
y Evaluación
09 Recibe y revisa el documento integrado y
traslada para su aprobación.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
10
Recibe y analiza el documento del Informe
Cuatrimestral Institucional.
Si aprueba documento lo traslada a la DEN.
No aprueba, solicita realizar las correcciones
correspondientes.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
39
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-05 20 Elaboración de Informe Cuatrimestral de
seguimiento y evaluación al POA 03 de 04
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
11
Recibe y analiza el documento final
Si aprueba el documento final, lo traslada para
su impresión y entrega al Consejo Directivo.
No procede, solicita las modificaciones
correspondientes.
Director Ejecutivo Nacional
12
Recibe el documento aprobado por el DEN e
instruye la impresión y oficio para la entrega a los
integrantes del Consejo Directivo del RIC.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
13
Traslada los ejemplares del Informe Cuatrimestral
en físico y en digital adjuntando el proyecto de
oficio.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
14 Recibe los informes y los presenta al Consejo
Directivo para su aprobación. Director Ejecutivo Nacional
15
Recibe la aprobación de los Informes
Cuatrimestrales y envía certificación de punto
resolutivo del Consejo Directivo y los traslada.
Director Ejecutivo Nacional
16
Recibe la certificación de aprobación e instruye
se reproduzca para su traslado a DTP, SEGEPLAN
y CGC.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
17
Reproduce los Informes Cuatrimestrales
Institucionales en físico y digital al DEN
adjuntando proyecto de oficio dirigido a la DTP,
SEGEPLAN y CGC y traslada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
18
Recibe, firma y envía Informe Cuatrimestral
Institucional a la DTP, SEGEPLAN, CGC y traslada
copia de recibido a la GPCI.
Director Ejecutivo Nacional
19
Traslada el informe cuatrimestral en formato PDF
a la Unidad de Acceso a la Información Pública
del RIC, para su publicación en la página web
del RIC.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
20 Archiva la copia en físico y en digital del informe
cuatrimestral del RIC.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
40
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-05 20 Elaboración de Informe Cuatrimestral de
seguimiento y evaluación al POA 04 de 04
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Profesional
de Seguimiento
y Evaluación
Dependencias del
RIC
Director Ejecutivo
Nacional
Asistente Profesional
de Planificación,
Seguimiento
y Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
INICIO
01
Elabora o actualiza la
estructura de contenidos
del informe Cuatrimestral
y traslada para validación.
02
Recibe y valida la
estructura de contenidos
del informe y lo traslada.
03
Elabora el proyecto de
oficio dirigido a las
dependencias adjuntando
guía de lineamientos y lo
traslada.
04
Recibe y firma el oficio yo
envía indicando a quien
debe ser entregada la
información.
05
Recibe y prepara la
información para
elaboración del informe y
traslada.
06
Recibe el documento de
informe cuatrimestral de
cada dependencia y lo
traslada.
07
Recibe y analiza que la
información se encuentre
en la estructura solicitada.
Revisa
Continua con
el proceso e
informa
SiNo
Solicita
correcciones
08
Integra la información
recibida y elabora el
informe cuatrimestral y lo
traslada.
09
Recibe y revisa el
documento integrado y
traslada para su
aprobación.
10
Recibe y analiza el
documento del informe
cuatrimestral institucional.
Solicita
correcciones
Si
Revisa
Aprueba el
documento y
lo traslada
No
11
Recibe y analiza el
documento final.
No Si
Analiza
Aprueba el
documento y
lo traslada
Solicita
modificacion
es
12
Recibe el documento
aprobado e instruye su
impresión y oficio de
entrega a los integrantes
del Consejo Directivo.13
Traslada los ejemplares
del Informe Cuatrimestral
en físico y en digital
adjuntando el proyecto de
oficio.
14
Recibe los informes y
presenta al Consejo
Directivo para su
aprobación.
15
Envía certificación de
informe aprobado.
16
Recibe la certificación de
aprobación e instruye se
reproduzca para su
traslado DTP, SEGEPLAN
y CGC.
17
Reproduce los informes y
los envía junto con el
oficio de traslado a las
instituciones.
18
Recibe, firma y envía a las
instituciones y traslada
copia de recibido.19
Recibe la copia del oficio y
traslada en formato PDF
a la Unidad de Acceso de
la Información para su
publicación.
20
Archiva copia en físico y
en digital del informe
cuatrimestral.
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
41
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-06 14 Registro de informes cuatrimestrales de
ejecución física y financiera en SIPLAN 01 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Descripción: Describe las actividades a seguir para registrar los Informes
Cuatrimestrales de Ejecución Física y Financiera en SIPLAN.
Objetivo:
Contar con un registro en el tiempo establecido de conformidad a la
Ley, los avances de ejecución física y financiera en el sistema de
SIPLAN.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 134.
b. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 21.
c. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,
Artículo 24.
d. Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica de Presupuesto del año
fiscal vigente.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con el cronograma establecido por SEGEPLAN para entrega del informe
cuatrimestral.
b. Contar con los informes cuatrimestrales de cada una de las Unidades.
c. Contar con el reporte de ejecución física y financiera generado en el sistema.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
42
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-06 14 Registro de Informes Cuatrimestrales de
Ejecución Física y Financiera en SIPLAN 02 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe oficio de SEGEPLAN, que detalla fechas
para la presentación de Informes Cuatrimestrales
y traslada a la GPCI para la coordinación
correspondiente.
Director Ejecutivo Nacional
02 Recibe e instruye se solicite la información para
la elaboración del Informe Cuatrimestral.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
03
Elabora y envía oficio con visto bueno del
Gerente de la GPCI, solicitando la información
para la elaboración del Informe Cuatrimestral.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
04
Recibe oficio de solicitud, prepara información
para la elaboración del Informe Cuatrimestral y
traslada.
Dependencias del RIC
05 Recibe documento de Informe Cuatrimestral de
cada dependencia y traslada.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
06
Recibe y analiza la información recibida de las
dependencias del RIC y la vacía en el formato
interno establecido y traslada.
Profesional de Seguimiento
y Evaluación
07
Recibe y analiza la información:
Si cumple, continúa el procedimiento.
No cumple, solicita realizar las correcciones
correspondientes.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
08
Ingresa la información de ejecución física y
financiera cuatrimestral institucional al Sistema
de Planificación (SIPLAN) e informa.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
09
Aprueba información de ejecución física y
financiera cuatrimestral institucional ingresada al
Sistema de Planificación (SIPLAN) y solicita se
genere reporte.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
10
Genera reporte de ejecución física y financiera
cuatrimestral del SIPLAN y traslada al Gerente de
la GPCI para firma.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
43
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-06 14 Registro de informes cuatrimestrales de
ejecución física y financiera en SIPLAN 03 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
11
Recibe y analiza el reporte de ejecución física y
financiera:
Si aprueba, continua el procedimiento.
No aprueba solicita ampliación de información o
modificación de cambios.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
12 Elabora el oficio dirigido a SEGEPLAN y solicita
firma de Director Ejecutivo Nacional.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
13 Recibe y firma el oficio dirigido a SEGEPLAN e
instruye su envío. Director Ejecutivo Nacional
14
Envía oficio a SEGEPLAN adjuntando el reporte
de ejecución física y financiera cuatrimestral, en
las fechas establecidas.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
44
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-06 14 Registro de informes cuatrimestrales de
ejecución física y financiera en SIPLAN 04 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Profesional de
Seguimiento y Evaluación
Asistente Profesional
de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Dependencias del RICEncargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Director
Ejecutivo Nacional
INICIO
01
Recibe oficio de SEGEPLAN
indicando fechas para
presentación de informes
cuatrimestrales, lo traslada.
02
Recibe e instruye se solicite
la información para la
elaboración de informe.
03
Elabora y envía oficio con
Vo.Bo.del Gerente solicitando
información .
04
Recibe el oficio y
prepara la información
para la elaboración del
informe, y la traslada.
05
Recibe el informe
cuatrimestral de cada
dependencia y lo
traslada.
06
Recibe y analiza la
información y la vacía
en formato interno y lo
traslada.
07
Recibe y analiza la
información.
Cumple
continua
Analiza
No
Solicita
correcciones
Si
08
Ingresa la información
de ejecución física y
financiera al Sistema de
Planificación e informa.
09
Aprueba la información de
ejecución física y financiera
en el SIPLAN y solicita se
genere reporte.10
Genera el reporte y
traslada para firma.
11
Recibe y analiza el reporte de
ejecución física y financiera.
Solicita
ampliación
Analiza
Aprueba y
continúa
SiNo
12
Elabora oficio dirigido a
SEGEPLAN y solicita firma
del Director Ejecutivo
Nacional.13
Recibe y firma el oficio
dirigido a SEGEPLAN e
instruye su envío.
14
Envía oficio adjuntando
el reporte de ejecución
física y financiera en las
fechas establecidas.
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
45
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-07 12
Reprogramaciones de la Planificación
Operativa Anual -POA- con base a
requerimientos institucionales 01 de 04
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Descripción: Describe las actividades a seguir para realizar las reprogramaciones
necesarias de los planes operativos.
Objetivo:
Realizar las gestiones técnicas, administrativas y legales para los
procesos de reprogramación de metas anuales físicas y/o financieras
para dar cumplimiento a los procedimientos normados por la Ley
Orgánica del Presupuesto y su Reglamento.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 134.
b. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 41. Modificaciones
Presupuestarias.
c. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,
artículo 36. Modificaciones y transferencias presupuestarias.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a.
Contar con las instrucciones de la Dirección Ejecutiva Nacional, para desarrollar las
actividades de reprogramación de metas físicas y/o financieras requeridas por la
Institución.
b. Documentos de soporte que respaldan el desarrollo de las actividades inherentes a
la reprogramación de metas físicas y/o financieras.
c.
Cuando hay un incremento financiero y cuando se hacen transacciones
presupuestarias internas, se solicitará a la Unidad Financiera las cantidades
económicas que serán objeto de reprogramación por incremento y su respectiva
resolución.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
46
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-07 12
Reprogramaciones de la Planificación
Operativa Anual -POA- con base a
requerimientos institucionales
02 de 04
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe instrucción por escrito de la DEN para
desarrollar las actividades de reprogramación
del POA con la resolución que especifica los
datos de la reprogramación referida y traslada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe copia de la instrucción y solicita a los
actores relacionados a la reprogramación
específica y apoya en el análisis del contenido
de los alcances de la reprogramación y se
requiere propuestas de metas a reprogramar.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03 Reciben solicitud y elaboran las propuestas de
las metas a reprogramar y trasladan. Dependencias del RIC
04
Recibe y analiza las propuestas de las metas a
reprogramar solicitadas:
Si es viable, dan seguimiento a las actividades
de reprogramación.
No es viable, devuelve y solicita los cambios y/o
modificaciones.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
05
Integra la información de las reprogramaciones
propuestas por las Dependencias del RIC y
prepara documento preliminar y traslada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
06
Recibe la documento preliminar de la
reprogramación al POA y revisa:
Si valida y solicita los dictámenes jurídico,
técnico y de auditoría interna de las metas,
productos y subproductos a reprogramar.
No devuelve y solicita los cambios
correspondientes.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
07
Recibe dictámenes jurídico, técnico y de
auditoría interna de las metas, productos y
subproductos a reprogramar y traslada a la DEN
el documento preliminar y dictámenes para su
validación.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
47
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-07 12
Reprogramaciones de la Planificación
Operativa Anual -POA- con base a
requerimientos institucionales
03 de 04
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
08
Recibe la propuesta final de la reprogramación
al POA y dictámenes y revisa:
Si, valida y traslada para que la reprogramación
sea conocida y aprobada por el Consejo
Directivo.
No, devuelve y solicita los cambios y/o
modificaciones.
Director Ejecutivo Nacional
09
Recibe, conoce la reprogramación del POA y
documentos de soporte y analiza:
Si, aprueban e instruyen se notifique.
No, devuelve y solicita cambios y/o
modificaciones.
Consejo Directivo del RIC
10
Recibe certificación de la resolución de la
aprobación de la reprogramación del POA, para
oficializar la misma y continua su ejecución y
traslada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
11
Recibe y realiza las modificaciones de las metas
físicas y/o financieras en el (SNIP, SICOIN, SIPLAN
y SIGES) según sea el caso y notifica a la Unidad
Financiera que la reprogramación ha sido
realizada en los sistemas respectivos.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
12 Archiva expediente que respalda el proceso de
la aprobación de la reprogramación.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
48
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-07 12
Reprogramaciones de la Planificación
Operativa Anual -POA- con base a
requerimientos institucionales
04 de 04
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Consejo
Directivo
del RIC
Director Ejecutivo
Nacional
Dependencias
del
RIC
Encargado de
Planificación,
Seguimiento y
Evaluación
Gerente de
Programación y
Cooperación
Internacional
01
Recibe instrucción
por escrito de la
DEN para
desarrollar las
actividades de
reprogramación
del POA y
traslada.
INICIO
04
Recibe y analiza las
propuestas de las
metas a
reprogramar.
No
Viable
Si
Revisa
06
Recibe documento
preliminar de la
reprogramación al
POA.
Si
Revisa
No
Valida y solicita
dictámenes
jurídico, técnico y
de auditoría
interna.
10
Recibe certificación
de la resolución de
la aprobación de la
reprogramación del
POA, para oficializar
la misma y continua
su ejecución y
traslada.
09
Recibe y conoce
la reprogramación
al POA.
02
Recibe instrucción
y solicita a los
actores
relacionados a la
reprogramación y
apoya en el
análisis del
contenido de los
alcances y
requiere
propuestas de
metas a
reprogramar.
Analiza
Aprueba y
notifica
05
Integra información
de las
reprogramaciones
propuestas y
prepara documento
preliminar.
08
Recibe propuesta final
de la reprogramación y
dictámenes.
Si
Si
Revisa
11
Recibe y realiza las
modificaciones de
las metas físicas y
financieras en el
SNIP,SICOIN, SIPLAN
y SIGES.
Aprueba y
Traslada a C.D.
No
No, solicita
modificaciones
03
Reciben solicitud y
elaboran propuestas
de las metas a
reprogramar.
12
Archiva
.
FIN
07
Recibe dictámenes
jurídico, técnico y
de auditoría interna
y los traslada con el
documento
preliminar.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
49
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-08 09 Seguimiento y evaluación al Plan
Estratégico Institucional -PEI- 01 de 03
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Descripción: Indica los pasos a desarrollar para dar seguimiento y evaluación al
Plan Estratégico Institucional PEI.
Objetivo: Contar con un instrumento que defina los avances y puntos críticos a
superar para lograr alcanzar las metas del PEI.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 34.
b. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,
Artículo 3.
c. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
d. Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala, Artículo
16.
c. Acuerdo Gubernativo 162-2009, Reglamento de la Ley del Registro de Información
Catastral de Guatemala, Artículo 3.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a.
Contar con la aprobación de los formatos para recopilar la información y
lineamientos del Gerente de Programación y Cooperación Internacional para
proceder al seguimiento y evaluación al PEI.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
50
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-08 09 Seguimiento y evaluación al Plan
Estratégico Institucional -PEI- 02 de 03
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Elabora o actualiza herramientas para recopilar
información a nivel de seguimiento y evaluación del
PEI y las presenta a Gerente de la GPCI.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
02
Recibe y analiza las herramientas de seguimiento y
evaluación:
Si aprueba, continúa el procedimiento.
No está de acuerdo, solicita realizar las correcciones
correspondientes.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
03
Elabora oficio dirigido a las dependencias del RIC
solicitando información para seguimiento y
evaluación del PEI indicando a quién deben ser
presentadas.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
04 Recibe oficio de solicitud y prepara información de
avances del PEI y traslada. Dependencias del RIC
05 Recibe información de avances del PEI de las
dependencias del RIC, de acuerdo a las herramientas
establecidas, integra la información y traslada.
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
06 Recibe y analiza la información recibida y elabora el
informe de seguimiento y evaluación al PEI y traslada.
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
07 Recibe y analiza el informe incorporando los cambios
necesarios y traslada para su aprobación con
proyecto de oficio de entrega.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
08
Recibe y analiza el informe de seguimiento y
evaluación al PEI:
Si valida, procede a firmar el oficio para entrega a la
DEN y traslada
No aprueba, solicita realizar las correcciones
correspondientes.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
09 Recibe y entrega el informe final y lo traslada a la DEN
con su respectivo oficio y archiva
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
51
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-08 09 Seguimiento y evaluación al Plan
Estratégico Institucional -PEI- 03 de 03
Inicia en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Dependencias del RIC
INICIO
01
Elabora o actualiza
herramientas para
recopilar información, y las
presenta a GPCI.
02
Recibe y analiza las
herramientas de
seguimiento y evaluación.
Analiza
03
Elabora oficio dirigido a
las dependencias del RIC
solicitando información
sobre seguimiento y
evaluación del PEI.
04
Recibe oficio y prepara la
información de avances.
05
Recibe la información de
avances y la integra.
06
Elabora informe de
seguimiento / o avances y
lo trasladan.07
Recibe y analiza el
informe incorporando los
cambios necesarios y
traslada.
08
Recibe y analiza el
informe de seguimiento y
evaluación.
Analiza
09
Recibe y entrega informe
final de seguimiento y
evaluación a DEN y
archiva.
FIN
No solicita
cambiosSi
Aprueba
No solicita
cambiosSi aprueba
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
52
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-09 19
Programación, Ejecución y Modificación
de metas del Plan Operativo Anual (POA)
en el Sistema de Planes Institucionales
(SIPLAN)
01 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Descripción: Describe las actividades a seguir para realizar los procesos de
Programación, Ejecución y Modificación necesarias del Plan Operativo
Anual.
Objetivo:
Realizar las gestiones técnicas, administrativas y legales para los
procesos de Programación, Ejecución y Modificación de metas
anuales físicas y/o financieras para dar cumplimiento a los
procedimientos normados por la ley orgánica de presupuesto y su
reglamento.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 134.
b. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 41. Modificaciones
Presupuestarias
c. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,
Artículo 36. Modificaciones y transferencias presupuestarias
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con las instrucciones de la DEN para desarrollar los procesos de
Programación, Ejecución y Modificación de metas físicas y/o financieras requeridas
por la institución.
b. Documentos de soporte que respaldan desarrollar los procesos para la
reprogramación de metas físicas y/o financieras
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
53
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-09 07 Programación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SIPLAN 02 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Recibe instrucción de la DEN para desarrollar
procesos de programación de metas del POA (Se
debe tener resolución de aprobación del Consejo Directivo).
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe instrucciones del gerente de Programación y
Cooperación Internacional para iniciar el proceso de
programación.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones del Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación, para Ingresa información
relacionada a la programación en estado registrado
(Misión, Visión, Productos, Subproductos y Metas).
Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente
Profesional de Planificación
Seguimiento y Evaluación
04
Revisa y realiza cambios a la información
relacionada a la programación llegando al estado
de registrado, solicita y aprueba la información
programada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y
05 Imprime comprobante de la información
programada en estado aprobado para firma.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación.
06 Firma comprobante en estado aprobado para
respaldo institucional y traslada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
07 Recibe copia y lo archiva
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
54
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-09 07 Programación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SIPLAN 03 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Seguimiento y
Evaluación
INICIO
01
Recibe instrucción de
DEN para desarrollar
procesos de programación
de metas del POA.
02
Recibe instrucciones para
iniciar proceso de
programación.
04
Revisa y realiza cambios a
la información ingresada,
solicita y aprueba la
información programada.
FIN
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones para
ingresar información
relacionada a la
programación en estado
registrado.
05
Imprime comprobante de
la información programada
en estado aprobado para
firma.
06
Firma comprobante en
estado aprobado para
respaldo institucional y
traslada.
07
Recibe copia y lo
archiva.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
55
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-09 07 Modificación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SIPLAN 04 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Recibe instrucción de la DEN para desarrollar
procesos de modificación de metas del POA (Se debe
tener resolución de aprobación del Consejo Directivo).
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe instrucciones del gerente de Programación y
Cooperación Internacional para realizar las
modificaciones necesarias.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones del Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación, para realizar la
modificación de metas en SIPLAN llegando al estado
de registrado.
Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente
Profesional de Planificación
Seguimiento y Evaluación
04
Revisa y realiza cambios a la información
relacionada a la programación en estado registrado,
solicita y aprueba la información modificada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
05 Imprime comprobante de la información modificada
en estado aprobado para firma.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
06 Firma el comprobante en estado aprobado para
respaldo institucional y lo traslada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
07 Recibe copia y lo archiva.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
56
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-09 07 Modificación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SIPLAN 05 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Seguimiento y
Evaluación
INICIO
01
Recibe instrucción de
DEN para desarrollar
procesos de modificación
de metas del POA.
02
Recibe instrucciones para
realizar las modificaciones
necesarias.
04
Revisa y realiza cambios a
la programación, solicita y
aprueba la información
modificada.
FIN
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones para
realizar la modificación de
metas en SIPLAN
llegando al estado
registrado.
05
Imprime comprobante de
la información modificada
en estado aprobado para
firma.
06
Firma comprobante en
estado aprobado para
respaldo institucional.
07
Recibe y Archiva.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
57
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-09 05 Ejecución de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SIPLAN 06 de 07
Inicia en: Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente Profesional de
Planificación Seguimiento y Evaluación.
Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional y Encargado
de Planificación, Seguimiento y Evaluación.
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Envía oficio solicitando el informe de ejecución. Encargado de Planificación
Seguimiento y Evaluación.
02
Recibe instrucciones del Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación, para realizar la ejecución
de metas en SIPLAN llegando al estado de registrado. (La ejecución debe hacerse durante los primeros 10 días de cada
cuatrimestre vencido).
Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente
Profesional de Planificación
Seguimiento y Evaluación
03
Revisa y realiza cambios a la información
relacionada a la ejecución en estado registrado,
solicita y aprueba la información ingresada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
04 Imprime comprobante de la información modificada
en estado aprobado para firma.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación.
05 Firman comprobante en estado aprobado para
respaldo institucional.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación.
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
58
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-09 05 Ejecución de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SIPLAN 07 de 07
Inicia en: Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente Profesional de
Planificación Seguimiento y Evaluación.
Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional y Encargado
de Planificación, Seguimiento y Evaluación.
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Seguimiento y
Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
INICIO
02
Recibe el oficio para
realizar la ejecución de
metas en SIPLAN.
03
Revisa y realiza cambios a
la información relacionada
a la ejecución en estado
registrado, solicita y
aprueba la información
ingresada.
FIN
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
04
Imprime comprobante de
la información modificada
en estado aprobado para
firma.
05
Firma comprobante en
estado aprobado para
respaldo institucional.
01
Envía oficio solicitando el
informe de ejecución de
metas.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
59
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-10 19
Programación, Ejecución y Modificación
de metas del Plan Operativo Anual (POA)
en el Sistema de Contabilidad Integrada
(SICOIN)
01 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Descripción: Describe las actividades a seguir para realizar los procesos de
Programación, Ejecución y Modificación necesarias del plan operativo
anual.
Objetivo:
Realizar las gestiones técnicas, administrativas y legales para los
procesos de Programación, Ejecución y Modificación de metas
anuales físicas y/o financieras para dar cumplimiento a los
procedimientos normados por la Ley Orgánica de Presupuesto y su
Reglamento.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 134.
b. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 41. Modificaciones
Presupuestarias
c. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,
Artículo 36. Modificaciones y Transferencias Presupuestarias
d. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 4.2, Contraloría
General de Cuentas
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con las instrucciones de la DEN para desarrollar los procesos de
Programación, Ejecución y Modificación de metas físicas y/o financieras requeridas
por la Institución.
b. Documentos de soporte que respaldan desarrollar los procesos para la
reprogramación de metas físicas y/o financieras
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
60
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-10 07
Programación, Ejecución y Modificación
de metas del Plan Operativo Anual (POA)
en el Sistema de Contabilidad Integrada
(SICOIN)
02 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe instrucción de la DEN para desarrollar
procesos de programación de metas del POA
(Se debe tener resolución de aprobación del
Consejo Directivo).
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe instrucciones del Gerente de
Programación y Cooperación Internacional para
iniciar el proceso de programación.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones del Encargado de
Planificación, Seguimiento y Evaluación, para
Ingresar en SICOIN información relacionada a la
programación en estado registrado (Misión,
Visión, Productos, Subproductos y Metas).
Profesional de Seguimiento
y Evaluación y Asistente
Profesional de Planificación
Seguimiento y Evaluación
04
Revisa y realiza cambios a la información
relacionada a la programación llegando al
estado de registrado, solicita y aprueba la
información programada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y
05 Imprime comprobante de la información
programada en estado aprobado para firma.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación.
06 Firma comprobante en estado aprobado para
respaldo institucional y lo traslada
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
07 Recibe copia y lo archiva.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
61
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-10 07 Programación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SICOIN 03 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Seguimiento y
Evaluación
INICIO
01
Recibe instrucción de
DEN para desarrollar
procesos de programación
de metas del POA.
02
Recibe instrucciones para
iniciar proceso de
programación.
04
Revisa y realiza cambios a
la información ingresada,
solicita y aprueba la
información programada.
FIN
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones para
ingresar información en
SICOIN relacionada a la
programación en estado
registrado.
05
Imprime comprobante de la
información programada en
estado aprobado para firma.
06
Firma comprobante en
estado aprobado para
respaldo institucional y lo
traslada.
07
Recibe copia y archiva.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
62
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-10 07 Modificación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SICOIN 04 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe instrucción de la DEN para desarrollar
procesos de modificación de metas del POA (Se
debe tener resolución de aprobación del
Consejo Directivo).
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe instrucciones del gerente de
Programación y Cooperación Internacional para
realizar las modificaciones necesarias.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones del Encargado de
Planificación, Seguimiento y Evaluación, para
realizar la modificación de metas en SICOIN
llegando al estado de registrado.
Profesional de Seguimiento
y Evaluación y Asistente
Profesional de Planificación
Seguimiento y Evaluación
04
Revisa y realiza cambios a la información
relacionada a la programación en estado
registrado, solicita y aprueba la información
programada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
05 Imprime comprobante de la información
modificada en estado aprobado para firma.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
06 Firman comprobante en estado aprobado para
respaldo institucional.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
07 Recibe copia y lo archiva. Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
63
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-10 07 Modificación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SICOIN 05 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Seguimiento y
Evaluación
INICIO
01
Recibe instrucción de
DEN para desarrollar
procesos de modificación
de metas del POA.
02
Recibe instrucciones para
realizar las modificaciones
necesarias.
04
Revisa y realiza cambios a
la programación, solicita y
aprueba la información
modificada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones para
realizar la modificación de
metas en SICOIN llegando
al estado registrado.
05
Imprime comprobante de
la información modificada
en estado aprobado para
firma.
06
Firma comprobante en
estado aprobado para
respaldo institucional.
FIN
07
Recibe copia y archiva.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
64
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-10 05 Ejecución de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SICOIN 06 de 07
Inicia en: Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente Profesional de Planificación
Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe instrucciones del Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación, para realizar la ejecución
de metas en SICOIN llegando al estado de registrado. (La ejecución debe hacerse durante los primeros 10 días de cada
mes vencido)
Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente
Profesional de Planificación
Seguimiento y Evaluación.
02
Revisa y realiza cambios a la información
relacionada a la ejecución en estado registrado,
solicita y aprueba la información programada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03 Imprime comprobante de la información modificada
en estado aprobado para firma.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación.
04 Firma comprobante en estado aprobado para
respaldo institucional y lo traslada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional.
05 Recibe copia y lo archiva.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
65
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-10 05 Ejecución de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SICOIN 07 de 07
Inicia en: Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente Profesional de
Planificación Seguimiento y Evaluación.
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Seguimiento y
Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
INICIO
01
Recibe instrucción del
Encargado de
Planificación, Seguimiento
y Evaluación para realizar
la ejecución de metas en
SICOIN.
02
Revisa y realiza cambios a
la información relacionada
a la ejecución en estado
registrado, solicita y
aprueba la información
ingresada.
FIN
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Imprime comprobante de
la información modificada
en estado aprobado para
firma.
04
Firma comprobante en
estado aprobado para
respaldo institucional y
traslada.
05
Recibe copia y archiva.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
66
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-11 17
Programación, Ejecución y Modificación
de metas del Plan Operativo Anual (POA)
en el Sistema de Información de Inversión
Pública (SNIP)
01 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional. Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional.
Descripción: Describe las actividades a seguir para realizar los procesos de
Programación, Ejecución y Modificación necesarias del Plan Operativo
Anual.
Objetivo:
Realizar las gestiones técnicas, administrativas y legales para los
procesos de Programación, Ejecución y Modificación de metas
anuales físicas y/o financieras para dar cumplimiento a los
procedimientos normados por la Ley Orgánica de Presupuesto y su
Reglamento.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 134.
b. Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 41. Modificaciones
Presupuestarias
c. Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto,
Artículo 36. Modificaciones y transferencias presupuestarias
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con las instrucciones de la DEN para desarrollar los procesos de
Programación, Ejecución y Modificación de metas físicas y/o financieras requeridas
por la Institución.
b. Documentos de soporte que respaldan desarrollar los procesos para la
reprogramación de metas físicas y/o financieras
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
67
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-11 06 Programación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SNIP 02 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional y Encargado de
Planificación, Seguimiento y Evaluación.
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe instrucción de la DEN para desarrollar
procesos de programación de metas del POA con
relación al proyecto (Se debe tener resolución de aprobación
del Consejo Directivo).
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe instrucciones del Gerente de Programación y
Cooperación Internacional para iniciar el proceso de
programación.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones del Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación, para ingresar información
en SNIP relacionada a la programación.
Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente
Profesional de Planificación
Seguimiento y Evaluación
04
Revisa y realiza cambios a la información
relacionada a la programación llegando al estado
de registrado, solicita y aprueba la información
programada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y
05
Imprime boleta de solicitud de financiamiento y se
integra al documento de proyecto para su
evaluación en SEGEPLAN.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación.
06 Recibe documento de proyecto y traslada a la DEN,
para enviarlo oficialmente a SEGEPLAN.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
68
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-11 06 Programación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SNIP 03 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional y Encargado de
Planificación, Seguimiento y Evaluación.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Seguimiento y
Evaluación
INICIO
01
Recibe instrucción de
DEN para desarrollar
procesos de programación
de metas del POA con
relación al proyecto.
02
Recibe instrucciones para
iniciar proceso de
programación.
04
Revisa y realiza cambios a
la información ingresada,
solicita y aprueba la
información programada.
FIN
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones para
ingresar información en
SNIP relacionada a la
programación.
05
Imprime boleta de solicitud
de financiamiento y se
integra al documento de
proyecto para su
evaluación en
SEGEPLAN.
06
Recibe documento de
proyecto y traslada al a
DEN para enviarlo
oficialmente a
SEGEPLAN.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
69
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-11 06 Modificación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SNIP 04 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional y Encargado
de Planificación, Seguimiento y Evaluación.
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Recibe instrucción de la DEN para desarrollar
procesos de modificación de metas del proyecto (Se
debe tener resolución de aprobación del Consejo Directivo).
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe instrucciones del Gerente de Programación y
Cooperación Internacional para realizar las
modificaciones necesarias.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones del Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación, para realizar la
modificación de metas en SNIP.
Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente
Profesional de Planificación
Seguimiento y Evaluación
04
Revisa y realiza cambios a la información
relacionada a la programación, solicita y aprueba la
información modificada.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
05
Imprime comprobante de la información modificada,
y traslada al Gerente de Programación y
Cooperación Internacional y copia a UDAF (en caso
de modificación presupuestaria).
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
06 Recibe y envía comprobante de modificación física y
financiera a DEN y UDAF.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
70
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-11 06 Modificación de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SNIP 05 de 07
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional y Encargado
de Planificación, Seguimiento y Evaluación.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Seguimiento y
Evaluación
INICIO
01
Recibe instrucción de
DEN para desarrollar
procesos de modificación
de metas del proyecto.
02
Recibe instrucciones para
realizar las modificaciones
necesarias.
04
Revisa y realiza cambios a
la programación, solicita y
aprueba la información
modificada.
FIN
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Recibe instrucciones para
realizar la modificación de
metas en SNIP.
05
Imprime comprobante de
la información modificada
y traslada a GPCI y copia
a UDAF.
06
Recibe y envía
comprobante de
modificación física y
financiera a DEN y UDAF.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
71
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-011 05 Ejecución de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SNIP 06 de 07
Inicia en: Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente Profesional de
Planificación Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe instrucciones del Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación, para realizar la ejecución
de metas en SNIP (La ejecución debe hacerse durante los
primeros 10 días de cada mes vencido).
Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente
Profesional de Planificación
Seguimiento y Evaluación.
02 Revisa y realiza cambios a la información
relacionada a la ejecución mensual.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03 Imprime comprobante de la ejecución mensual
registrada y traslada al Gerente de GPCI.
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación.
04 Recibe el comprobante de la ejecución mensual lo
firma y traslada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
05 Recibe copia y archiva.
Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
72
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPSE-11 05 Ejecución de metas del Plan Operativo
Anual (POA) en SNIP 07 de 07
Inicia en: Profesional de Seguimiento y
Evaluación y Asistente Profesional de
Planificación Seguimiento y Evaluación
Termina en: Asistente Profesional de
Planificación, Seguimiento y Evaluación
Profesional de Seguimiento y
Evaluación / Asistente
Profesional de Seguimiento y
Evaluación
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
INICIO
01
Recibe instrucción del
Encargado de
Planificación, Seguimiento
y Evaluación para realizar
la ejecución de metas en
SNIP.
02
Revisa y realiza cambios a
la información relacionada
a la ejecución mensual.
FIN
Encargado de Planificación,
Seguimiento y Evaluación
03
Imprime comprobante de
la ejecución mensual
registrada y traslada al
GPCI.
04
Recibe comprobante de la
ejecución mensual lo firma
y traslada.
05
Recibe copia y archiva.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
73
6.2 UNIDAD COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
Esta Unidad es la responsable de desarrollar los procesos básicos para fortalecer y
consolidar el sistema de administración de tierras en el país con el andamiaje
institucional, se requiere de implementar estrategias orientadas a viabilizar la
ejecución de planes conjuntos que garanticen la contribución directa de las
instituciones en temas catastrales y registrales, en la resolución de la problemática
agraria en sus diferentes manifestaciones, entre otros temas, en esta línea la
Unidad desarrolla las siguientes acciones estratégicas.
6.2.1 Principales Actividades de la Unidad
a. Establecer relaciones de coordinación interinstitucional por medio de
convenios, cartas de entendimiento u otros instrumentos, para la realización
de las actividades de establecimiento, mantenimiento y actualización
registro-catastro, principalmente con: Registro General de la Propiedad
(RGP), Fondo de Tierras (FONTIERRA), Secretaria de Asuntos Agrarios (SAA);
Instituto Nacional de Antropología e Historia (IDAEH), Consejo Nacional de
Áreas Protegidas (CONAP), Oficina de Control de Reservas Territoriales del
Estado (OCRET), Instituto Geográfico Nacional (IGN), Municipalidades, entre
otras. Según las normas establecidas a nivel interno de la institución y en la
Ley del RIC.
b. Proponer y mantener mecanismos de coordinación y comunicación con
entidades públicas, autónomas, centralizadas, descentralizadas y privadas;
para la ejecución del proceso catastral en Guatemala, según mandatos y
disposiciones legales.
6.2.2 Procedimientos de la Unidad de Coordinación Interinstitucional
De conformidad con las actividades de la Unidad, se desarrollan tres (03)
procedimientos, y se representan de forma gráfica, a través de flujogramas, como
se indica a continuación:
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
74
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-01 17
Aprobación y autorización de convenios y
cartas de entendimiento y otros
instrumentos suscritos para la cooperación
y coordinación Interinstitucional
01 de 05
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Profesional de Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación
Descripción:
Indica los pasos a desarrollar para establecer la Coordinación
Interinstitucional con organismos de gobierno, autónomas,
semiautónomas, centralizadas, descentralizadas y cualquier otra
institución estatal y entidades privadas.
Objetivo: Establecer los vínculos interinstitucionales con la finalidad de realizar las
actividades de interés a través de los convenios y cartas de
entendimiento.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a
Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral: Artículo 13. Atribuciones del Consejo Directivo del RIC. Literal n), Artículo 16. Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional. Literal f), Artículo 46. Coordinación interinstitucional; Artículo 47. Coordinación con el Registro de la Propiedad para el establecimiento y
mantenimiento catastral. Artículo 49. Coordinación con el Instituto Geográfico Nacional. Artículo 50. Coordinación con las municipalidades. Artículo 51. Coordinación con el Fondo de Tierras.
Artículo 52. Coordinación para la actualización registro-catastral.
Artículo 53. Coordinación con otras entidades estatales.
Artículo 75. Acciones catastrales a realizarse por las municipalidades y por
cualquiera otra institución estatal, en vigencia de la presente Ley.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Directriz de la Dirección Ejecutiva Nacional.
b. Documentación de respaldo, DPI, copia de nombramiento y toma de posesión del
Director Ejecutivo Nacional del RIC.
b. Opinión o dictámenes.
c. Certificación de la resolución del punto del acta del Consejo Directivo del RIC
aprobando el convenio. FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
75
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-01 17
Aprobación y autorización de convenios y
cartas de entendimiento suscritos para la
cooperación y coordinación
Interinstitucional
02 de 05
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Profesional de Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Recibe por medio de oficio de la DEN la
instrucción para elaborar un Convenio o Carta
de Entendimiento Interinstitucional y lo traslada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe el oficio y convoca a participar a talleres
o reuniones entre el personal asignado de
ambas instituciones para elaborar y consensuar
a nivel técnico, financiero y jurídico el proyecto
de convenio y lo traslada.
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
03 Recibe y revisa el proyecto de convenio o carta
de entendimiento y lo traslada. Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
04
Recibe y revisa el proyecto de convenio o carta
de entendimiento: Sí, aprueba y solicita a la GPCI que requieran las
opiniones o dictámenes técnicos, financieros y
jurídicos. No, solicita ampliación de información o
modificación al proyecto.
Director Ejecutivo Nacional
05 Recibe e instruye que solicite las opiniones o
dictámenes técnicos, financieros y jurídicos; y lo
traslada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
06
Recibe el proyecto de convenio y solicita a
través de oficio las opiniones o dictámenes
técnicos, financieros y jurídicos, según
corresponda.
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
07 Reciben y emiten opinión o dictamen respectivo
y lo traslada. Dependencias del RIC
involucradas.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
76
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-01 17
Aprobación y autorización de convenios y
cartas de entendimiento suscritos para la
cooperación y coordinación
Interinstitucional
03 de 05
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Profesional de Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
08
Recibe opinión o dictamen según corresponda y
los integra al expediente y lo traslada con el
Visto Bueno del GPCI a la Dirección Ejecutiva
Nacional para que lo eleve al Consejo Directivo.
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
09 Recibe e instruye a la Secretaría General que lo
agende como punto para elevarlo al Consejo
Directivo.
Dirección Ejecutiva
Nacional
10
Aprobado el Convenio por el Consejo Directivo,
emite certificación de la resolución de
aprobación del convenio o carta de
entendimiento y la traslada.
Secretaría General
11
Recibe certificación de la resolución de lo
aprobado por el Consejo Directivo y consigna los
datos dentro del convenio o carta de
entendimiento.
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
12 Reproduce 2 ejemplares del convenio o carta
de entendimiento, en original para cada uno de
los firmantes y los traslada.
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
13 Recibe y convoca a los involucrados para la
firma del convenio o carta de entendimiento. Director Ejecutivo Nacional
14 Recibe convenio o carta de entendimiento
firmado y lo traslada para su reproducción en
formato PDF y lo traslada para socializarlo.
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
15 Recibe y genera en formato PDF el convenio o
carta de entendimiento y lo socializa a nivel
institucional e informa.
Profesional de Seguimiento
a la Coordinación y
Cooperación
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
77
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-01 17
Aprobación y autorización de convenios y
cartas de entendimiento suscritos para la
cooperación y coordinación
Interinstitucional
04 de 05
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Profesional de Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
16
Ya socializado lo traslada a la Secretaría General
mediante oficio con el visto bueno del Gerente
de la GPCI el convenido o carta de
entendimiento original para su custodia y
archivo.
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
17 Archiva convenio o carta de entendimiento, la
documentación de respaldo generada.
Profesional de Seguimiento
a la Coordinación y
Cooperación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
78
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-01 17
Aprobación y autorización de convenios y
cartas de entendimiento suscritos para la
cooperación y coordinación
Interinstitucional
05 de 05
Secretaria General Dependencias RIC
Profesional de
Seguimiento a la
Coordinación y
Cooperación
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
Director Ejecutivo
NacionalGerente de GPCI
01
Recibe instrucción
de la DEN para
elaborar convenio o
carta de
entendimiento.
INICIO
03
Revisa el proyecto
de convenio o carta
de entendimiento.
Si
Aprueba
Analiza
No, solicita
modificaciones
17
Archiva
.
FIN
02
Recibe oficio y
convoca a
participar a talleres
o reuniones entre el
personal asignado
de ambas
instituciones.
04
Recibe el proyecto de
convenio.
05
Recibe e instruye
que solicite las
opiniones o
dictámenes.
06
Recibe el proyecto
de convenio o carta
de entendimiento y
solicita las opiniones
o dictámenes.
07
Reciben y emiten
opinión o dictamen
respectivo.
08
Recibe opinión o
dictamen, los
integra al
expediente.
09
Recibe e instruye se
agende como
punto para elevarlo
al Consejo Directivo.
10
Emite certificación
de la resolución de
aprobación del
convenio o carta de
entendimiento.
11
Recibe certificación
de la resolución de
aprobación del
convenio o carta de
entendimiento.
12
Reproduce dos
ejemplares del
convenio o carta de
entendimiento para
cada uno de los
firmantes.
13
Recibe y convoca a
los involucrados
para la firma.
14
Recibe convenio o
carta de
entendimiento
firmado.
15
Recibe y genera en
formato PDF el
convenio o carta y
lo socializa.
16
Socializado el
convenio o carta de
entendimiento, lo
traslada a
Secretaria General
para su custodia.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
79
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-02 15 Ejecución de los convenios o cartas de
entendimiento de la cooperación y
coordinación Interinstitucional 01 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Profesional de Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación
Descripción: Indica los pasos a desarrollar para la ejecución de los convenios o cartas
de entendimiento de la cooperación y coordinación interinstitucional.
Objetivo: Dar seguimiento y entrega de resultados de las actividades y
compromisos acordados en planes de trabajo o reuniones como
resultado de la ejecución de los convenios o cartas de entendimiento.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a
Decreto 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral: Artículo 13. Atribuciones del Consejo Directivo del RIC. Literal n), Artículo 16. Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional. Literal f), Artículo 46. Coordinación interinstitucional; Artículo 47. Coordinación con el Registro de la Propiedad para el establecimiento y
mantenimiento catastral. Artículo 49. Coordinación con el Instituto Geográfico Nacional. Artículo 50. Coordinación con las municipalidades. Artículo 51. Coordinación con el Fondo de Tierras. Artículo 52. Coordinación para la actualización registro-catastral. Artículo 53. Coordinación con otras entidades estatales. Artículo 75. Acciones catastrales a realizarse por las municipalidades y por
cualquiera otra institución estatal, en vigencia de la presente Ley.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Convenio o carta de entendimiento.
b. Oficio de nombramiento de los enlaces interinstitucionales.
c. Plan de trabajo consensuado por ambas instituciones.
d. Agendas, listado, ayudas de memoria e informes producto de las reuniones y
entrega de resultados. FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
80
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-02 15 Ejecución de los convenios o cartas de
entendimiento de la cooperación y
coordinación Interinstitucional 02 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Profesional de Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Elabora el nombramiento de los enlaces del RIC
para la ejecución del convenio o Carta de
Entendimiento y lo traslada a las instituciones
involucradas y solicita el nombramiento de
enlaces externos.
Director Ejecutivo Nacional
02
Seguimiento a la respuesta del oficio de
nombramiento de enlaces externos con las
instituciones que suscribieron el convenio o carta
de entendimiento.
Encargada de
Coordinación
interinstitucional
03
Informa del nombramiento como enlaces
internos RIC, para que inicien con la
coordinación y ejecución del convenio o carta
de entendimiento.
Director Ejecutivo Nacional
04
Recibe la información del nombramiento de
enlaces e instruye a la encargada de la
Coordinación Interinstitucional, para que se
realice la coordinación de forma conjunta con
los enlaces.
Gerente de GPCI
05
Recibe la información y se comunica con los
enlaces nombrados del RIC para iniciar la
coordinación informando a los enlaces
nombrados.
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
06 Reciben el correo institucional con el
nombramiento como enlace del RIC y la
convocatoria a la reunión Enlaces nombrados del RIC
07
Realiza reuniones con los involucrados para la
elaboración de la planificación de actividades
para dar cumplimiento al objetivo y
obligaciones del convenio o carta de
entendimiento.
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
81
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-02 15
Ejecución de los convenios o cartas de
entendimiento de la cooperación y
coordinación Interinstitucional
03 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Profesional en Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
08
Realiza convocatorias para realización de
reuniones o talleres de seguimiento con los enlaces
nombrados internos y externos, técnicos
responsables o personas designados involucradas
de forma periódica para verificar los avances en el
cumplimiento a las actividades o compromisos
solicitando un informe de resultados de lo actuado.
Encargada de Coordinación
Interinstitucional
09
Entrega de resultados de avances de la ejecución
de los convenios o cartas de entendimiento a la
DEN y a la GPCI.
Enlaces nombrados del RIC
10
Integración de avances de la ejecución y
cumplimiento de metas de la programación y de
la coordinación interinstitucional.
Encargada de Coordinación
Interinstitucional
11 Recibe el informe de resultados de avances y lo
traslada.
Dirección Ejecutiva
Nacional/Gerencia de
Programación y Cooperación
Internacional
12 Recibe el informe e integra la documentación; y
traslada los avances.
Encargada de Coordinación
Interinstitucional
13 Recibe y elabora oficio de entrega de informe de
avances (mensuales y cuatrimestrales) y traslada.
Profesional de Seguimiento a
la Coordinación y
Cooperación
14 Recibe e integra la información para el POA
institucional.
Encargado de la Unidad de
Planificación, Seguimiento y
Evaluación
15 Archiva la documentación generada.
Profesional de Seguimiento a
la Coordinación y
Cooperación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
82
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-02 15 Ejecución de los convenios o cartas de
entendimiento de la cooperación y
coordinación Interinstitucional 04 de 04
Profesional de
Seguimiento a la
Coordinación y
Cooperación
Encargado de
Planificación,
Seguimiento y
Evaluación
Enlaces nombrados
RIC
Encargada de la
Coordinación
Interinstitucional
Gerente de GPCIDirector Ejecutivo
Nacional
01
Elabora
nombramiento de
los enlaces RIC y lo
traslada a las
instituciones
involucradas.
INICIO
03
Informa del
nombramiento
como enlaces
internos del RIC,
para que inicien
con la coordinación
y ejecución
04
Recibe la
información del
nombramiento de
los enlaces e
instruye para la
coordinación de
forma conjunta.
05
Recibe la
información y se
comunica con los
enlaces para iniciar
la coordinación.
06
Reciben el correo
con el
nombramiento y la
convocatoria a la
reunión.
07
Realiza reuniones
con los involucrados
para la planificación
de actividades para
dar cumplimiento al
convenio o carta de
entendimiento.
08
Realiza
convocatorias para
realización de
reuniones o talleres
de seguimiento,
para verificar los
avances en el
cumplimiento de los
compromisos.
09
Entrega de
resultados de
avances de la
operativización del
convenio o carta de
entendimiento.
11
Recibe informe de
avances y lo
traslada.
12
Recibe el informe e
integra la
documentación; y
traslada.
14
Recibe e integra la
información para el
POA.
13
Recibe y elabora
oficio de entrega de
informe de avance.s
15
Archiva
FIN
02
Seguimiento a la
respuesta del oficio
de nombramiento
de enlaces externos
con las instituciones
que suscribieron
convenio o carta.
10
Integra avances de
la , ejecución y
cumplimiento de
metas de la
programación y de
la coordinación
interinstitucional..
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
83
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE COORDINACION INTERINSTITUCIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-03 05 Registro y actualización de Convenios,
Adendas y Cartas de Entendimiento 01 de 03
Inicia en: Profesional de Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación Termina en: Profesional de Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación
Descripción: Indica los pasos a desarrollar para registrar y mantener actualizada la
información de convenios, adendas y cartas de entendimiento.
Objetivo: Contar con una herramienta de trabajo que facilite llevar un registro y
control de los convenios, adendas y cartas de entendimiento suscritos.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Normas de Control Interno Gubernamental, Artículo 1.11, Contraloría General de
Cuentas.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Documento físico y en formato PDF de todos los convenios, adendas y cartas de
entendimiento vigentes.
b. Deberá contar con el formato de base de datos con las columnas necesaria para
vaciar la información de interés a completar, debidamente autorizado por el
Encargado de la Unidad de Coordinación Interinstitucional.
c.
La Base de datos con los registros de los convenios, adendas y cartas de
entendimiento históricos y vigentes, deberá contener como mínimo:
Número correlativo;
Tipo de documento;
Institución;
Objeto;
Fecha de suscripción;
Fecha de vencimiento;
Estado actualizado.
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
84
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-03 05 Registro y actualización de Convenios,
Adendas y Cartas de Entendimiento 02 de 03
Inicia en: Profesional de Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación Termina en: Profesional de Seguimiento a la
Coordinación y Cooperación
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Ingresa los datos que se consignan en la base de
datos históricos o vigentes, de conformidad a la
copia en formato PDF del convenio, adenda o
carta de entendimiento.
Profesional de Seguimiento
a la Coordinación y
Cooperación
02 Actualiza los avances o logros alcanzados, de
conformidad al informe de avances mensuales y
cuatrimestrales.
Profesional de Seguimiento
a la Coordinación y
Cooperación
03 Revisa y alimenta la base de datos de forma
mensual y traslada.
Profesional de Seguimiento
a la Coordinación y
Cooperación
04 Recibe y revisa que la información consignada
este acorde.
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
05 Archiva la documentación generada. Profesional de Seguimiento
a la Coordinación y
Cooperación
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
85
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UCI-03 05 Registro y actualización de Convenios,
Adendas y Cartas de Entendimiento 03 de 03
Encargada de
Coordinación
Interinstitucional
Profesional de
Seguimiento a la
Coordinación y
Cooperación
01
Ingresa los datos
que se consignan
en la base de datos
históricos o vigentes
de conformidad al
convenio, adenda o
carta de
entendimiento.
INICIO
02
Actualiza los
avances o logros
alcanzados de
conformidad con el
informe de avances
mensuales y
cuatrimestrales.
03
Revisa y alimenta la
base de datos de
forma mensual y
traslada.
05
Archiva
FIN
04
Recibe y revisa que
la información
consignada este
acorde
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
86
6.3 UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
Esta Unidad es la responsable de la generación de políticas y estrategias
institucionales derivadas del proceso catastral, el planteamiento de las mismas
será fundamental en términos de orientar con certeza y direccionalidad los
procesos que el RIC deberá desarrollar, para garantizar el cumplimiento de los
mandatos de la Ley del RIC enfocados a lograr los objetivos, misión y visión
institucional.
6.3.1 Principales Actividades de la Unidad
a. Dirigir los procesos de formulación, implementación y evaluación de
políticas públicas orientadas al fortalecimiento de los procesos de catastro,
regulación y registro, garantizando el enfoque de género y
multiculturalidad.
b. Coordinar el desarrollo de estudios e investigaciones para la generación de
políticas y estrategias en materia catastral.
c. Coordinar la formulación de las estrategias institucionales para la definición
y establecimiento de áreas catastrales.
d. Proponer las estrategias de cooperación con nuevas agencias nacionales e
internacionales.
e. Mantener canales regulares de comunicación de las estrategias a la
Dirección Ejecutiva Nacional del RIC.
6.3.2 Procedimientos de la Unidad de Políticas y Estrategias
De conformidad con las actividades de la Unidad, se desarrollan tres (03)
procedimientos, mismos que se detallan y se representan de forma gráfica, como
se indica a continuación:
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
87
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-01 09 Identificación y priorización de Políticas y
Estrategias Catastrales 01 de 03
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Encargado de Políticas y
Estrategias
Descripción: Indica las actividades a realizar para la identificación y priorización de
políticas y estrategias catastrales orientadas a fortalecer el proceso
catastral del RIC.
Objetivo: Fortalecer a través de políticas y estrategias el proceso catastral
desarrollado por el Registro de Información Catastral de Guatemala.
Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del procedimiento
a. Decreto No. 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala,
Artículo 3, Funciones; Artículo 16, Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional.
b. Guía para Formulación de Políticas Públicas de SEGEPLAN. Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con las directrices de la DEN, para dar inicio a la identificación y priorización
de políticas y estrategias catastrales.
b. Contar con el plan y cronograma de trabajo aprobado por el Gerente de la GPCI
para el desarrollo de los procesos de identificación y priorización de políticas y
estrategias.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
88
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-01 09
Identificación y priorización de Políticas y
Estrategias Catastrales. 02 de 03
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Encargado de Unidad de
Políticas y Estrategias
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe directriz por escrito de la DEN para
identificar y priorizar políticas y estrategias
catastrales necesarias y traslada.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe, analiza y propone el proceso de
identificación y priorización de Políticas y
Estrategias necesarias para fortalecer el proceso
catastral.
Encargado de Políticas y
Estrategias
03
Recibe y revisa la propuesta del proceso de
identificación de Políticas y Estrategias,
considerando las directrices de la DEN:
Si, autoriza que continúe el proceso.
No, solicita la ampliación y/o modificación de la
información.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
04
Recibe la autorización y desarrolla el
diagnóstico, así como los instrumentos para
evidenciar los vacíos de Políticas y Estrategias
que se identifiquen y sean necesarias para
viabilizar los resultados del proceso catastral.
Encargado de Políticas y
Estrategias
05 Analiza e interpreta los resultados del
diagnóstico.
Encargado de Políticas y
Estrategias
06
Elabora informe que contiene listado de Políticas
y Estrategias priorizadas por diferentes actores
institucionales y traslada.
Encargado de Políticas y
Estrategias
07
Recibe y analiza el informe:
Si, aprueba y traslada a la Dirección Ejecutiva
Nacional.
No, solicita la ampliación y/o cambios del
informe.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
08 Recibe y analiza el informe con el listado de las
políticas y estrategias priorizadas.
Dirección Ejecutiva
Nacional
09 Archiva la documentación generada. Encargado de Políticas y
Estrategias
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
89
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-01 09 Identificación y priorización de Políticas y
Estrategias Catastrales 03 de 03
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Encargado de Políticas y
Estrategias
Encargado de
Políticas y Estrategias
Director Ejecutivo
NacionalGerente de GPCI
01
Recibe directriz para
identificar y priorizar
las políticas y
estrategias
catastrales.
INICIO
03
Revisa la propuesta
de políticas y
estrategias .
Si
Autoriza
Analiza
No, solicita
ampliación/
modificación
Analiza
SiNo, solicita
ampliación/
cambios
07
Recibe informe.
Aprueba y
traslada.
08
Analiza el informe
con el listado de las
políticas y
estrategias
priorizadas.
09
Archiva
FIN
05
Analiza e interpreta
los resultados del
diagnóstico.
06
Elabora informe del
listado de políticas y
estrategias.
04
Desarrolla el
diagnóstico e
instrumentos para
evidenciar los vacíos
de políticas y
estrategias.
02
Propone el proceso
de identificación y
priorización de
políticas y
estrategias.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
90
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-02 13 Formulación de Políticas y Estrategias
Catastrales 01 de 04
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Encargado de Unidad de
Políticas y Estrategias
Descripción: Indica las actividades a realizar para la formulación de Políticas y
Estrategias Catastrales orientadas a fortalecer el proceso catastral del
RIC.
Objetivo: Formular las políticas y estrategias enfocadas a fortalecer el proceso
catastral desarrollado por el Registro de Información Catastral de
Guatemala.
Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del procedimiento
a. Decreto No. 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala,
Artículo 3, Funciones; Artículo 16, Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional.
b. Guía para Formulación de Políticas Públicas de SEGEPLAN. Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con las directrices de la DEN, para dar inicio a la formulación de políticas y
estrategias catastrales.
b. Contar con el plan y cronograma de trabajo aprobado por el Gerente de la GPCI
para el desarrollo de los procesos de formulación de políticas y estrategias.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
91
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-02 13 Formulación de Políticas y Estrategias
Catastrales 02 de 04
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Encargado de Unidad de
Políticas y Estrategias
No.
Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recibe de la Dirección Ejecutiva Nacional la
aprobación de la formulación de políticas y
estrategias identificadas y priorizadas en el informe
de diagnóstico; y traslada el mismo.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe y desarrolla el proceso de formulación
específico de política y estrategia priorizada a
través del análisis de información institucional,
internacional y por medios de encuestas/entrevistas
a las diferentes dependencias del RIC.
Encargado de Unidad
Políticas y Estrategias
03 Analiza e interpreta los resultados de la información
recopilada y elabora el documento de la política y
estrategia en preliminar.
Encargado de Unidad
Políticas y Estrategias
04
Socializa las dependencias involucradas en la
ejecución de la política para validar la propuesta
preliminar de política y estrategia con los diferentes
actores que participaron en el proceso de
formulación para retroalimentar la misma.
Encargado de Unidad
Políticas y Estrategias
05
Realiza los cambios en el documento de la política
y estrategia considerando los aportes y sugerencias
realizados durante el proceso de socialización y
traslada el mismo.
Encargado de Unidad
Políticas y Estrategias
06
Recibe y revisa el documento de Política y
Estrategia para su análisis y aprobación: Si, valida y solicita los opiniones o dictámenes
correspondientes. No, solicita la ampliación y/o cambios al
documento.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
07 Recibe las opiniones o dictámenes
correspondientes, los revisa con el Encargado de la
Unidad.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
08 Realiza los cambios analizados que se consideren
necesarios y los traslada Encargado de Unidad
Políticas y Estrategias
09 Recibe el documento de política y estrategia
formulada con sus dictámenes respectivos y la
traslada
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
92
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-02 13 Formulación de Políticas y Estrategias
Catastrales 03 de 04
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Encargado de Unidad de
Políticas y Estrategias
No.
Pasos Descripción de la actividad Responsable
10
Recibe y revisa el documento de política y
estrategia formulada con sus opiniones Si, valida y lo eleva al Consejo Directivo. No, solicita los cambios y/o modificaciones al
documento.
Director Ejecutivo Nacional
11 Recibe la certificación de la resolución emitida por
el Consejo Directivo y la traslada para su
socialización.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
12
Con base a la certificación de la resolución
emitida, traslada la política y estrategia aprobada
a la dependencia responsable de su
implementación para su respectiva divulgación y
socialización.
Encargado de Unidad
Políticas y Estrategias
13 Archiva la documentación generada. Encargado de Unidad
Políticas y Estrategias Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
93
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-02 13 Formulación de Políticas y Estrategias
Catastrales 04 de 04
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Encargado de Unidad de
Políticas y Estrategias
Director Ejecutivo
Nacional
Encargado de
Políticas y EstrategiasGerente de GPCI
INICIO
01
Recibe la aprobación
de la formulación de
políticas y estrategias
priorizadas.
02
Desarrolla el proceso de
formulación de política
y estrategia priorizada.
03
Interpreta los resultados
y elabora el documento
de la política y
estrategia preliminar.
04
Socializa para validar la
propuesta de política y
estrategia con los
diferentes actores.
05
Realiza los cambios en
el documento con los
aportes y sugerencias
realizados.
06
Recibe el documento
de política y estrategia.
Valida y solicita
opiniones o
dictamenes
Analiza
NoSi
07
Recibe y revisa las
opiniones o dictámenes
respectivos.
08
Realiza los cambios
analizados.
09
Traslada el documento
de política y estrategia
formulada con sus
dictámenes.
Revisa
Si
Valida y lo
eleva al
Consejo
Directivo
No
10
Recibe el
documento.
11
Recibe la certificación
de la resolución emitida
por el Consejo Directivo.
12
Traslada la política y
estrategia
aprobada a la
dependencia
responsable para su
socialización.
13
Archiva
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
94
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-03 14 Evaluación de Políticas y Estrategias
institucionales vigentes en ejecución. 01 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Encargado de Políticas y
Estrategias
Descripción: Indica las actividades a realizar para la evaluación de políticas y
estrategias.
Objetivo: Verificar a través de una evaluación que las políticas y estrategias
institucionales vigentes estén cumpliendo con el objetivo de su diseño,
implementación y ejecución.
Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del procedimiento
a. Decreto No. 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala,
Artículo 3, Funciones; Artículo 16, Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional.
b. Guía para Formulación de Políticas Públicas de SEGEPLAN. Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con las directrices de la DEN, para dar inicio a la evaluación de políticas y
estrategias catastrales ejecutadas.
b. Contar con el plan y cronograma de trabajo aprobado por el Gerente para el
desarrollo de la evaluación de políticas y estrategias.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
95
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-03 14 Evaluación de Políticas y Estrategias
institucionales vigentes en ejecución. 02 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Encargado de Políticas y
Estrategias
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Solicita proceso de evaluación de Políticas y
Estrategias en ejecución para obtener información
sobre los avances y resultados con la
implementación de las mismas.
Director Ejecutivo Nacional
02 Recibe la solicitud y traslada al Encargado de la
Unidad.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
03
Recibe y desarrolla el proceso de evaluación de
los resultados alcanzados con la implementación
de la política y estrategia específica, y la traslada.
Encargado de Unidad de
Políticas y Estrategias
04
Recibe y revisa el proceso de evaluación de los
resultados alcanzados con la implementación de
la política y estrategia específica:
Si, valida y traslada a la DEN para su aprobación.
No, solicita cambios y/o ampliación de
información.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
05
Recibe y revisa el proceso de evaluación de los
resultados alcanzados con la implementación de
la política y estrategia específica:
Si, aprueba el proceso de evaluación y lo traslada
a Encargado de Unidad de Políticas y Estrategias.
No, solicita cambios y/o ampliación de información
Director Ejecutivo Nacional
06
Recibe y planifica la metodología y los
instrumentos para desarrollar el proceso de
evaluación considerando el cronograma y plan de
trabajo para desarrollar el proceso.
Encargado de Unidad de
Políticas y Estrategias
07 Socializa con los actores clave identificados en el
proceso de evaluación para su participación.
Encargado de Unidad de
Políticas y Estrategias
08
Analiza la información generada con la
implementación de la política y estrategia a
evaluar (informes, publicaciones, bases de datos,
entre otros necesarios).
Encargado de Unidad de
Políticas y Estrategias
09 Desarrolla el proceso de evaluación según
metodología definida.
Encargado de Unidad
Políticas y Estrategias y
equipo asignado.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
96
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-03 14 Evaluación de Políticas y Estrategias
institucionales vigentes en ejecución. 03 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Encargado de Políticas y
Estrategias
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
10
Sistematiza, analiza e interpreta la información
recopilada del proceso participativo de
evaluación y genera informe preliminar de
evaluación y lo traslada.
Encargado de Unidad
Políticas y Estrategias
11
Recibe y analiza el informe preliminar de
evaluación: Si, valida y presenta a la DEN informe de
resultados de la evaluación. No, solicita ampliaciones o sugiere cambios al
informe.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
12 Recibe, revisa y aprueba el informe final de
resultados de la evaluación de política y
estrategia y traslada. Director Ejecutivo Nacional
13 Recibe y socializa el informe final de resultados
de la evaluación de política y estrategia. Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
14 Archiva la documentación generada. Encargado de Políticas y
Estrategias
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
97
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UPE-03 14 Evaluación de Políticas y Estrategias 04 de 04
Inicia en: Director Ejecutivo Nacional Termina en: Encargado de Políticas y
Estrategias
Encargado de Políticas
y EstrategiasGerente de la GPCI
Director Ejecutivo
Nacional
01
Solicita proceso de
evaluación de
políticas y
estrategias en
ejecución para
obtener avances.
INICIO
02
Recibe la solicitud y
traslada.
03
Desarrolla proceso de
evaluación de resultados
alcanzados con la
implementación de la
política o estrategia.04
Recibe el proceso de
evaluación de resultados
alcanzados con la
implementación de política
y estrategia.
No,
solicita
cambiosSi
Revisa
Valida y traslada
para aprobación
Revisa
Si
Aprueba
No,
solicita
cambios
05
Recibe el proceso de
evaluación de resultados
alcanzados con la
implementación de política y
estrategia.
06
Recibe y planifica la
metodología y los
instrumentos para
desarrollar el proceso de
evaluación.
07
Socializa con los actores
identificados en el proceso
de evaluación.
08
Analiza la información
generada con la
implementación de la
política y estrategia.
09
Desarrolla el proceso de
evaluación según
metodología.
10
Analiza e interpreta la
información recopilada del
proceso de evaluación y
genera informe preliminar.11
Recibe el informe preliminar
de evaluación.
SiNo, solicita
ampliaciones
Valida
Revisa
12
Recibe y aprueba el informe
final de resultados de la
evaluación de política y
estrategia.13
Recibe y socializa el informe
final de resultados de la
evaluación.
14
Archiva
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
98
6.4 UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Es la responsable de la gestión y negociación de cooperación técnica y
financiera, proveniente de países cooperantes y organismos internacionales
(fuentes bilaterales y multilaterales), y canalizarla por medio de programas y
proyectos al proceso catastral.
La gestión técnica y financiera, requiere de contar con un banco validado de
proyectos y programas catastrales priorizados institucionalmente que se enfoquen
a desarrollar, fortalecer la institucionalidad y facilitar el avance del proceso
catastral; así como ampliar la cobertura nacional.
6.4.1 Principales Actividades de la Unidad
a. Identificar cooperantes internacionales que sean estratégicos para el
quehacer institucional;
b. Definir los procedimientos para la gestión técnica y financiera para
fortalecer el catastro nacional;
c. Identificar y acompañar la formulación de programas y proyectos de
cooperación técnica y financiera, hasta la inscripción en el Sistema
Nacional de Inversión Pública;
d. Propiciar la suscripción de convenios de cooperación técnica y financiera
con organismos internacionales, de modalidad reembolsable y no
reembolsable, en apoyo a las actividades priorizadas por la institución;
e. El costeo de las actividades catastrales como base para el análisis
financiero de los programas y proyectos a presentar ante fuentes nacionales
e internacionales.
6.4.2 Procedimientos de la Unidad de Gestión Técnica y Financiera
De conformidad con las actividades de la Unidad, se desarrollan cuatro (04)
procedimientos, mismos que se detallan y se representan de forma gráfica, a
través de flujogramas, como se indica a continuación:
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
99
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-01 06 Identificación y mapeo de cooperantes,
nacionales e internacionales relacionados
al tema de catastro 01 de 03
Inicia en: Encargado de la Unidad de
Gestión Técnica y Financiera Termina en: Encargado de la Unidad de
Gestión Técnica y Financiera
Descripción: Indica las actividades a realizar para identificar los cooperantes
nacionales e internacionales relacionados al tema catastral.
Objetivo: Contar con un inventario actualizado de las fuentes de cooperación
con las cuales se pueden desarrollar gestiones para la búsqueda de
financiamiento de proyectos y programas relacionados al catastro.
Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del procedimiento
a. Decreto No. 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala,
Artículo 3, Funciones; Artículo 16, Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con las directrices del Gerente de Programación y Cooperación
Internacional, para identificación y mapeo de fuentes de cooperación técnica y
financiera reembolsable y no reembolsable.
b. Desarrollar un diagnóstico para la identificación de fuentes de cooperación
relacionados o vinculados al tema catastral.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
100
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-01 06 Identificación y mapeo de cooperantes,
nacionales e internacionales relacionados
al tema de catastro 02 de 03
Inicia en: Encargado de Gestión Técnica y
Financiera Termina en: Encargado de Gestión Técnica
y Financiera
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Identifica fuentes de cooperación relacionada a
catastro y proyectos catastrales. Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
02
Desarrolla diagnóstico de fuentes de
cooperación para contar con información
estratégica sobre fuentes de cooperación
potenciales de apoyo al proceso catastral.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
03 Presenta al Gerente de la GPCI el mapeo e
inventario de fuentes de cooperación para su
validación.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera.
04
Revisa y valida el mapeo de fuentes de
cooperación potenciales de apoyo al proceso
catastral:
Si, valida
No, solicita cambios
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
05
Una vez validado el mapeo, lo divulga a
diferentes dependencias del RIC para dar a
conocer potenciales cooperantes para gestión
técnica y financiera.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera.
06 Archiva los documentos generados Encargado de Gestión
Técnica y Financiera.
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
101
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-01 06 Identificación y mapeo de cooperantes,
nacionales e internacionales relacionados
al tema de catastro 03 de 03
Inicia en: Encargado de Gestión Técnica y
Financiera Termina en: Encargado de Gestión Técnica
y Financiera
Gerente de
Programación y
Cooperación
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
INICIO
01
Recibe instrucción del
Gerente GPCI para dar
inicio a la identificación de
los cooperantes
nacionales e
internacionales.
02
Identifica fuentes de
cooperación relacionada
al catastro y proyectos,
elaborando una matriz de
información.
03
Desarrolla el diagnóstico
de fuentes de
cooperación nacional e
internacional.
04
Recibe diagnóstico
selecciona del inventario
de fuentes de
cooperación, traslada e
instruye su divulgación.
05
Recibe y divulga a las
dependencias del RIC
para dar a conocer los
potenciales cooperantes.
FIN
Revisa
No, solicita
cambiosSi, valida
06
Archiva
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
102
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-02 04 Conformación del Banco de Proyectos
Catastrales 01 de 03
Inicia en: Encargado de la Unidad de
Gestión Técnica y Financiera Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción: Indica las actividades a realizar para conformar un banco de
proyectos catastrales a ser gestionados ante la cooperación nacional
e internacional
Objetivo: Contar con un banco de proyectos catastrales para su priorización y
gestión técnica y financiera ante la cooperación nacional e
internacional identificada.
Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del procedimiento
a. Decreto No. 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala,
Artículo 3, Funciones; Artículo 16, Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con las directrices del Gerente de Programación y Cooperación
Internacional, para identificar y priorizar proyectos para su posterior gestión ante la
cooperación técnica y financiera reembolsable y no reembolsable.
b.
Desarrollar un diagnóstico institucional que contemple el levantamiento de
información estratégica para la identificación de necesidades de proyectos a ser
gestionados ante fuentes de cooperación nacional e internacional relacionados o
vinculados al tema catastral.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
103
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-02 04 Conformación del Banco de Proyectos
Catastrales 02 de 03
Inicia en: Encargado de Gestión Técnica y
Financiera Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Identifica y prioriza proyectos catastrales
presentados por las diferentes dependencias del
RIC para su gestión ante la cooperación
nacional e internacional.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
02 Conforma un banco (cartera) de proyectos para
su gestión ante la cooperación nacional e
internacional
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
03 Elabora y traslada propuesta de cartera de
proyectos catastrales para presentarla a las
diferentes fuentes financieras.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
04
Revisa y valida la cartera de proyectos a
presentar a la cooperación nacional e
internacional:
Si, Valida
No, sugiere cambios
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
104
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-02 04 Conformación del Banco de Proyectos
Catastrales 03 de 03
Inicia en: Encargado de Gestión Técnica y
Financiera Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Encargado de Gestión Técnica y
Financiera
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
INICIO
01
Identifica y prioriza
proyectos catastrales
presentados por las
diferentes dependencias
del RIC.
02
Conforma un banco
(cartera) de proyectos para
gestión de cooperación.
03
Elabora y traslada
propuesta de cartera de
proyectos catastrales para
presentarla a las diferentes
fuentes.
04
Revisa y valida la cartera
de proyectos a presentar a
la cooperación nacional e
internacional.
FIN
Revisa
No, sugiere
cambiosSi, valida
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
105
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-03 13 Gestión de cooperación técnica y
financiera para la implementación y
ejecución de proyectos priorizados. 01 de 03
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción: Indica las actividades para gestionar cooperación técnica y financiera
de proyectos que constituyen el banco/cartera de éstos.
Objetivo: Gestionar técnica y financieramente ante la cooperación nacional e
internacional los proyectos priorizados para fortalecer el proceso
catastral.
Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del procedimiento
a. Decreto No. 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala,
Artículo 3, Funciones; Artículo 16, Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con proyectos factibles y directrices del Gerente de Programación y
Cooperación Internacional, para gestionar proyectos priorizados ante la
cooperación nacional e internacional.
b. Programar los procesos de gestión de proyectos ante fuentes de cooperación
nacional e internacional relacionados o vinculados al tema catastral.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
106
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-03 13 Gestión de cooperación técnica y financiera
para la implementación y ejecución de
proyectos priorizados. 02 de 03
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Prioriza de la cartera de proyectos, los potenciales
para ser gestionados ante la cooperación nacional
o internacional, y los traslada al Encargado de
Gestión Técnica y Financiera.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
02
Recibe y revisa la documentación de proyectos
priorizados de la cartera de proyectos para su
gestión ante el cooperante ad hoc (identificado
en el mapeo).
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
03
Solicita al cooperante ad hoc los formatos y
requisitos específicos para la presentación del
proyecto.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
04 Presenta iniciativa del proyecto ante cooperante
ad hoc.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
05
Recibe la propuesta institucional del proyecto y
analiza su viabilidad e informa:
Si, emite respuesta
No, solicita cambios
Cooperante
06 Recibe respuesta de gestión técnica y financiera
de proyectos.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
07 Ajusta formatos y/o modelos del Proyecto y/o
Programa a requerimiento del cooperante.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
08 Gestiona dictamen técnico y jurídico a lo interno
del RIC para aprobación del Consejo Directivo.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
09
Presenta al DEN la documentación del proyecto
que se presentará al cooperante, para que sea
elevado para su aprobación del Consejo Directivo.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
10 Analiza propuesta y eleva al Consejo Directivo
para su aprobación. Director Ejecutivo Nacional
11 Conoce y aprueba la propuesta. Consejo Directivo
12
Una vez aprobado por el Consejo Directivo,
gestiona dictamen técnico ante SEGEPLAN y
MINFIN y da seguimiento al dictamen.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
13
Recibe dictamen de aprobación del proyecto y lo
presenta ante el cooperante y da seguimiento al
cumplimiento de condiciones de efectividad.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
107
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-03 13 Gestión de cooperación técnica y financiera
para la implementación y ejecución de
proyectos priorizados. 03 de 03
Inicia en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Gerente de Programación y
Cooperación InternacionalCooperante
INICIO
01
Prioriza de la cartera los
potenciales proyectos a
ser gestionados y
traslada.
02
Recibe y revisa
documentación a
presentar a cooperante.
03
Solicita a cooperante
formatos y requisitos para
proyecto.
04
Presenta iniciativa de
proyecto a cooperante.
FIN
Encargado de Gestión
Técnica y FinancieraDirección Ejecutiva Nacional /
Consejo Directivo
05
Recibe propuesta
institucional y analiza
viabilidad.
Viable
06
Recibe aceptación y
continua con proceso de
gestión.
07
Ajusta formatos /
documentación a
requerimiento de
cooperante.
08
Gestiona dictámenes
internos para aprobación
del Consejo Directivo y
traslada a Gerente GPCI.
09
Presenta a DEN
documentación para
aprobación Consejo
Directivo.10
DEN Analiza propuesta y
eleva a Consejo Directivo.
Aprobación
12
Recibe notificación y
gestiona dictamen de
SEGEPLAN y DTP.
13
Presenta documentación y
dictámenes a cooperante.
SI
11
Consejo Directivo conoce
propuesta.
No, solicita
cambiosSi, emite
respuesta
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
108
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-04 06 Costeo de actividades catastrales 01 de 03
Inicia en: Encargado de la Unidad de
Gestión Técnica y Financiera Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción:
El costeo del proceso catastral permitirá la estimación del presupuesto
por fase de la actividad catastral (Análisis registral, levantamiento
predial, análisis catastral, externalización, inscripción) y determinar el
costo por predio en el proceso catastral y por fase.
Objetivo: Costeo de las actividades catastrales como base para el análisis
financiero de los proyectos a presentar ante fuentes nacionales e
internacionales.
Descripción de la norma aplicable para el cumplimiento del procedimiento
a. Decreto No. 41-2005, Ley del Registro de Información Catastral de Guatemala,
Artículo 3, Funciones; Artículo 16, Atribuciones del Director Ejecutivo Nacional.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Contar con las directrices del Gerente de Programación y Cooperación
Internacional, para el análisis financiero de proyectos para su posterior gestión ante
la cooperación técnica y financiera reembolsable y no reembolsable.
b. Definir las diferentes fases y sub-fases del proceso catastral (investigación registral,
levantamiento predial, análisis catastral, externalización, registro público).
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
109
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-04 06 Costeo de actividades catastrales 02 de 03 Inicia en: Encargado de Gestión Técnica y
Financiera Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Recopila y analiza la información de costos de
las fases y sub-fases del proceso catastral de las
actividades realizadas directamente por el RIC y
de los proyectos financiados por la cooperación
internacional.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
02
Analiza la ejecución presupuestaria de cada
una de las unidades responsables de las fases y
sub-fases del proceso catastral y realiza la
comparación de ésta con la ejecución física.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
03
Integra, en consulta con Direcciones
Municipales, Gerencias y Unidades, los
requerimientos de insumos (personal y otros)
para cada fase y sub-fase del proceso catastral.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
04
Consulta a técnicos de las Direcciones
Municipales, Gerencias y Unidades responsables
de las diferentes fases y sub-fases del proceso
catastral, los resultados de los análisis.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
05
Determina, con base a la retroalimentación de
los técnicos, los costos por fase y sub-fase del
proceso catastral, y los traslada al Gerente de la
GPCI para su validación.
Encargado de Gestión
Técnica y Financiera
06
Revisa y valida los costos por fase y sub-fase del
proceso catastral. Y los socializa para utilizarse
en las proyecciones financieras de proyectos y
otras actividades institucionales.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
110
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL UNIDAD DE GESTIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-UGTF-04 06 Costeo de actividades catastrales 03 de 03 Inicia en: Encargado de Gestión Técnica y
Financiera Termina en: Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Encargado de Gestión Técnica y
Financiera
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
INICIO
01
Recopila y analiza
información de costos
utilizados por RIC y
proyecto.
02
Analiza la ejecución
presupuestaria y la
compara con ejecución
física.
03
Integra, en consulta con
DMs, Gerencias y
Unidades, los
requerimientos de insumos
para cada fase y sub-fase
del proceso catastral.
06
Revisa y valida los costos;
y los socializa para
utilizarse en proyectos y
otras actividades
institucionales.
04
Consulta a técnicos de
DMs, Gerencias y
Unidades, los resultados de
los análisis de costos.
FIN
05
Determina, con base a
retroalimentación de
técnicos, los costos y los
traslada a Gerente de
GPCI para validación.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
111
6.5. ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Tiene como objetivo principal desarrollar actividades de Asistente en apoyo al
Gerente y el equipo de trabajo de las Unidades, en los temas administrativos de
coordinación a lo interno y externo, así como la generación de informes para el
cumplimiento de los objetivos de la Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional.
6.5.1 Principales actividades
Dentro de las funciones principales, que desarrolla la Asistente de Programación y
Cooperación Internacional, son las siguientes:
Elaborar, revisar y organizar documentos oficiales en forma física y
electrónica.
Realizar gestiones administrativas; solicitudes compras de alimentos y para
talleres y/o reuniones, requerimientos de suministros de materiales de oficina,
apoyo en el trámite de viáticos para las comisiones del personal de la
Gerencia de Programación y Cooperación Internacional.
6.5.2 Descripción de los procedimientos de la Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
De conformidad con las actividades, la Asistente de Programación y Cooperación
Internacional, se presentan nueve (09) procedimientos, mismos que se detallan y
se representan de forma gráfica, como se indica a continuación:
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
112
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-01 05 Redacción de documentos oficiales de la
Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional 01 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción: Indica los pasos a seguir para la redacción de documentación oficial
emitida por la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional.
Objetivo: Elaborar los documentos oficiales, solicitados por el Gerente de
Programación y Cooperación Internacional como un medio de
comunicación y respuesta a lo interno y externo de la Institución.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Deberá utilizar las normas correctas de redacción, archivo y correspondencia.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. El oficio o nota, se utilizará para comunicar información específica, dirigida a una
persona.
b. El memorado o circular se utilizará para comunicar información común, a un grupo
determinado de personas con cargo institucional o dependencias.
c. Deberá utilizar la plantilla establecida por la institución, adaptándola a la Gerencia
de Programación y Cooperación Internacional en cuanto a su ubicación física y
datos referenciales.
d.
Deberá utilizar un número de referencia para identificar el documento elaborado,
de la manera siguiente:
GPCI-XXX-201X (oficio, nota, entre otros);
GPCI-XXX-201X (circular y memorando).
e.
Considerando como mínimo en la redacción de documentación oficial, lo siguiente:
Tipo de letra: Arial;
Tamaño de la letra: número 12;
Interlineado: doble espacio para todo el texto e interlineado sencillo para el
pie de página;
Márgenes: 2.54 cm. (superior, inferior, izquierdo y derecho);
Sangría marcada con el tabulador del teclado a 5 espacios.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
113
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-01 05 Redacción de documentos oficiales de la
Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional. 02 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Recibe del Gerente de Programación y
Cooperación Internacional, la instrucción para
elaborar el documento oficial.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
02 Redacta el documento y traslada al Gerente
de Programación y Cooperación Internacional
para su revisión y firma.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
03
Recibe y revisa el documento: Si procede correctamente, gestiona firma del
Gerente de Programación y Cooperación
Internacional, sella y lo traslada. No procede, solicita los cambios necesarios.
Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
04 Recibe, reproduce una copia simple y traslada
el documento oficial a donde corresponda. Asistente de Programación y
Cooperación Internacional.
05 Archiva el documento con sello de recibido. Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
114
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-01 05 Redacción de documentos oficiales de la
Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional 03 de 03
Gerente de la GPCIAsistente de la GPCI
01
Recibe del Gerente
de la GPCI
instrucción para
elaborar el
documento oficial.
INICIO
02
Redacta el
documento y lo
traslada.
Analiza
No, solicita
cambios
Aprueba,
firma y sella
Si
04
Reproduce una
copia simple y
traslada el
documento oficial a
donde corresponda.
05
Archiva
.
FIN
03
Recibe y revisa el
documento.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
115
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Versión
1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
HOJA
No.
GPCI-ASIST-02 09 Recepción de solicitudes y entrega de suministros
de oficina 01 de
03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción: Indica los pasos a seguir para la solicitud, recepción y entrega de
suministros de oficina al personal que integra la Gerencia de
Programación y Cooperación Internacional.
Objetivo: Proveer a las diferentes Unidades de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional, los suministros de oficina para la correcta
ejecución de sus actividades.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Cada Unidad será la responsable de solicitar los suministros de oficina que necesite
para el cumplimiento de las actividades.
b. La Asistente de Programación y Cooperación Internacional, será la responsable de
administrar los suministros de oficina para el personal de la Gerencia de
Programación y Cooperación Internacional.
c. La Asistente de Programación y Cooperación Internacional, será la responsable de
llevar un registro de los suministros que recibe y entrega a los trabajadores de la
Gerencia de Programación y Cooperación Internacional.
d. Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas. 1.2
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. El requerimiento de suministros de oficina, se realizará durante la última semana de
cada mes.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
116
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-02 09 Recepción de solicitudes y entrega de
suministros de oficina 02 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Envía correo electrónico, solicitando
requerimiento de suministros de útiles de oficina,
a los Encargados de las Unidades de la
Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
02 Recibe correo electrónico con la solicitud de
suministros y envía el requerimiento de los
mismos. Encargados de las Unidades
03
Recibe las solicitudes de suministros, consolida la
información por Unidades, verifica existencia de
los suministros y solicita a la Sección de Almacén
el complemento de suministros.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
04 Recibe la solicitud de suministros e indica la
disponibilidad. Jefe de Almacén
05 Con base a la disponibilidad de suministros,
envía el pedido al Encargado de la Unidad
Administrativa para su autorización.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
06 Autoriza al Jefe de Almacén el despacho de la
solicitud de suministros. Encargado de la Unidad
Administrativa
07 Despacha los suministros por medio del
formulario de salida de suministros. Jefe de Almacén
08 Recibe suministros de oficina, firma formulario y
gestiona la firma del Gerente de Programación y
Cooperación Internacional
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
09 Distribuye los suministros de útiles de oficina a
cada Encargado de Unidad y firman de
recibido.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
117
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
FLUJOGRAMA
Versió
n 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-02 09 Recepción de solicitudes y entrega de
suministros de oficina 03 de 03
Jefe de AlmacénEncargado de la
Unidad Administrativa
Encargados de las
Unidades Asistente de la GPCI
INICIO
01
Envía correo
electrónico,
solicitando
requerimiento de
suministros de
oficina.
02
Recibe correo
electrónico y envía
el requerimiento de
suministros de
oficina.
03
Recibe las
solicitudes de
suministros,
consolida, verifica
existencia de
suministros y solicita .
06
Autoriza el
despacho de los
suministros .
05
Envía el pedido de
suministros.
04
Recibe la solicitud
de suministros e
indica la
disponibilidad.
07
Despacha los
suministros por
medio del formulario
de salida.
08
Recibe suministros
de oficina, firma
formulario y
gestiona la firma del
Gerente de la GPCI.
09
Distribuye los útiles
de oficina a cada
Encargado de
Unidad y firman de
recibido.
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
118
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-03 08 Control y registro de la correspondencia
enviada por la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional 01 de 03
Inicia en: Remitente Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción: Indica las actividades para el registro y entrega de correspondencia
generada en la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional.
Objetivo: Llevar el control y registro adecuado de la documentación que se genera
resultado de las actividades propias de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la Contraloría General de
Cuentas, numeral 1.11 Archivos.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. La correspondencia interna que se genere, el responsable de entregarla será el
remitente, proporcionándole una copia simple de recibido a la Asistente de
Programación y Cooperación Internacional, para sus registros y controles.
b. Contar con un registro físico y digital de la correspondencia que se genera en la
Gerencia de Programación y Cooperación Internacional, que deberá tener como
mínimo los siguientes datos: correlativo, fecha, destinatario, remitente y asunto.
c. Llevar el control de la correspondencia enviada, archivando la misma de manera
física y en orden cronológico.
d. Los documentos generados para envío por correspondencia se deberán entregar en
un sobre debidamente identificado y cerrado para mantener la confidencialidad de
la misma.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
119
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
FLUJOGRAMA
Versión
1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-03 08 Control y registro de la correspondencia enviada
por el personal la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional 02 de 03
Inicia en: Remitente Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Solicita número de correlativo para generar la
correspondencia. Remitente
02
Recibe solicitud: Si es correspondencia interna: asigna número de
correlativo y continúa en el paso No. 7 Si es correspondencia para otras dependencias
del RIC u otras entidades externas: asigna
número de correlativo.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
03
Traslada la correspondencia a la Asistente de
Programación y Cooperación Internacional para
su envío, juntamente con la copia de los
documento (s) generado (s) para gestión de
firma de recibido por parte del destinatario.
Remitente
04 Recibe el documento generado y registra en el
control de correspondencia enviada. Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
05 Entrega los documentos generados al
responsable de la correspondencia institucional
para la distribución respectiva.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
06 Realiza las gestiones para la entrega de la
correspondencia y traslada copia del oficio
debidamente firmado por el destinatario. Unidad Administrativa
07 Recibe copia del documento debidamente
firmado de recibido y si la misma fue de envío
externo facilita una copia al remitente.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
08 Archiva copia del documento recibido. Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
120
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIS-03 08 Control y registro de la correspondencia
enviada por el personal de la Gerencia de
Programación y Cooperación Internacional 03 de 03
Unidad AdministrativaAsistente de la GPCIRemitente
01
Solicita número de
correlativo para
generar
correspondencia.
INICIO
02
Recibe solicitud, si es
correspondencia
interna, continúa
paso 7. si es para
otras dependencias
del RIC o entidades
externas: asigna
correlativo.
03
Recibe número de
correlativo y
traslada para su
envío.
04
Recibe el
documento y
registra en el control
de
correspondencia.
05
Entrega los
documentos
generados al
responsable, para su
envío.
06
Realiza las gestiones
de entrega de la
correspondencia y
entrega copia de
recibido.
07
Recibe copia de
entregado.
08
Archiva
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
121
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-04 04 Control y registro de la correspondencia
recibida 01 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Destinatario
Descripción: Indica las actividades para el control y registro de la correspondencia
recibida en la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional,
así como el traslado de la misma.
Objetivo: Llevar un control y registro adecuado de la documentación que ingresa
a la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la Contraloría General de
Cuentas, numeral 1.11 Archivos.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. La recepción de la correspondencia, únicamente la deberá realizar la Asistente de
Programación y Cooperación Internacional o la persona que designen para el
efecto, para el registro, control y traslado de la misma.
b. De acuerdo a la importancia de la correspondencia, tales como: las solicitudes de
información de carácter legal o cualquier otro documento de carácter urgente,
para el traslado correspondiente.
c. El horario de recepción de documentos será durante la jornada de trabajo
establecida.
d.
La correspondencia recibida se deberá registrar de manera electrónica, la misma
deberá tener como mínimo la siguiente información: fecha del día que se recibe,
destinatario y el nombre de la persona que elabora el documento, asunto y el
designado para atender la solicitud.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
122
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-04 04 Control y registro de la correspondencia
recibida 02 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Destinatario
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Recibe la correspondencia, firma de recibido y
la margina. Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
02 Organiza la correspondencia y registra en su
control electrónico.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
03 Entrega la correspondencia al destinatario en su
lugar de trabajo.
Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
04 Recibe la correspondencia y firma el control
físico. Destinatario
Fin
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
123
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
FLUJOGRAMA
Versión
1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-04 04 Control y registro de la correspondencia recibida 03 de 03
DestinatarioAsistente de la GPCI
01
Recibe la
correspondencia,
firma de recibido y
la margina.
INICIO
02
Organiza la
correspondencia y
registra en su control
electrónico.
03
Entrega la
correspondencia al
destinatario en su
lugar de trabajo.
04
Recibe la
correspondencia y
firma el control
físico.
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
124
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓON INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-05 09 Solicitud de compra de bienes y servicios 01 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción: Describe los pasos a desarrollar para la elaboración de solicitudes de
compras de bienes y servicios necesarios para la Gerencia de
Programación y Cooperación Internacional.
Objetivo: Proveer de bienes y servicios para las actividades propias de la Gerencia
de Programación y Cooperación Internacional.
Descripción de la normativa aplicable para el cumplimiento del procedimiento
a. Manual de compras y contrataciones del RIC.
Descripción de los requisitos aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Contar con la debida autorización de la partida presupuestaria extendida por la
Sección de Programación y Presupuesto de la Unidad Financiera de la Gerencia
Administrativa Financiera.
b. La solicitud de compra deberá contar con el número de correlativo de la Gerencia
de Programación y Cooperación Internacional.
c. Usar el formato establecido para solicitudes de compras, indicando la descripción de
las características del bien o servicio.
d. Adjuntar las especificaciones técnicas del bien.
e. Elaborar carta de aceptación del servicio, cuando corresponda.
f. Verificar que el bien o servicio se encuentre en el Plan de compras de la Institución.
g. Solicitar cotización a proveedores para definir el monto estimado del bien o servicio.
i. Elaborar carta de aceptación del servicio, cuando corresponda.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
125
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-05 09 Solicitud de compra de bienes y servicios 02 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Solicita a través del correo institucional la asignación
de partida presupuestaria para adquisición de bienes
o servicios.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
02 Recibe y asigna partida presupuestaria e informa. Jefe de Sección de
Programación y
Presupuesto
03 Recibe la partida presupuestaria y elabora la solicitud
de compra del bien o servicio.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
04 Prepara la papelería de soporte: cotizaciones, listado
de participantes y agenda del evento, entre otros.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
05 Gestiona la firma de autorizado del Gerente de la
GPCI en la solicitud de compra y traslada expediente
de compra a la GAF.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
06 Recibe y firma la solicitud de compra del bien o
servicio.
Jefe de la Unidad de
Compras y Contrataciones
de Bienes, Servicios y
Suministros
07 Gestiona certificación de la no existencia del bien en
la Sección de Inventarios y elaborar oficio donde se
indica a quien se le cargará el bien.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
08 Recibe y autoriza la solicitud de compra del bien o
servicio y traslada a la Unidad de Compras.
Sección de
Presupuesto/Gerente de la
GAF
09 Archiva los documentos generados. Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
126
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-05 09 Solicitud de compra de bienes y servicios 03 de 03
Jefe de la Unidad de
Compras y
Contrataciones de
Bienes, Servicios y
Suministros
Jefe de Sección de
Programación y
Presupuesto
Asistente de la GPCI
01
Solicita a través del
correo la asignación
de presupuestaria
para adquisición de
bienes o servicios.
INICIO
02
Recibe y asigna
partida
presupuestaria.
03
Recibe la partida
presupuestaria y
elabora la solicitud
de compra del bien
o servicio.
04
Prepara la papelería
de soporte.
05
Gestiona la firma de
autorizado del
Gerente de la GPCI
en la solicitud de
compra.
08
Recibe y autoriza la
solicitud de compra y
traslada a la Unidad de
Compras.
09
Archiva
.
FIN
07
Gestiona
certificación de la
no existencia del
bien, emitida por la
Sección de
Inventarios y
elabora oficio
indicando a quien
se le cargará el
bien.
06
Recibe y firma de
recibido y devuelve.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
127
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-06 09 Logística para reuniones/talleres 01 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción: Se describen los pasos a desarrollar para la logística de reuniones/talleres
que organiza la Gerencia de Programación y Cooperación
Internacional.
Objetivo: Gestionar la autorización del uso de las instalaciones e insumos
necesarios para desarrollar las reuniones o talleres que organice la
Gerencia de Programación y Cooperación Internacional.
Descripción de los requisitos aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Verifica la disponibilidad de salón, indicando la fecha y hora de su utilización.
b. Usa el formato autorizado para el listado de participantes.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
128
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-06 09 Logística para reuniones/talleres 02 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Solicita a través del correo institucional salón para
uso de reuniones o talleres.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
02 Recibe correo institucional y asigna salón para
reunión o taller e informa. Asistente de la Dirección
Ejecutiva Nacional
03 Elabora el documento de la convocatoria para los
participantes de la reunión o taller y lo traslada.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
04 Recibe y firma la invitación a reunión/taller o evento
y lo traslada.
Gerente de Programación
y Cooperación
Internacional
05 Envía a los participantes la invitación de la
convocatoria en físico y/o digital a través del correo
institucional.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional 06 Reciben y se enteran de la invitación. Participantes
07 Solicita a través del correo institucional la instalación
de cañonera y sonido para el salón donde se llevará
a cabo la reunión o taller.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
08 Lleva el registro de los participantes. Asistente de de
Programación y
Cooperación Internacional
09 Archiva el listado de participantes que asistieron al
evento para registro de reuniones o talleres.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
129
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-06 09 Logística para reuniones/talleres 03 de 03
Gerente de la GPCI ParticipantesAsistente de la DENAsistente de la GPCI
INICIO
01
Solicita a través del
correo institucional
salón para uso de
reunión o taller.
02
Recibe correo y
asigna salón para
reunión o taller e
informa.
03
Elabora el
documento de la
convocatoria para
los participantes de
la reunión o taller.
04
Recibe y firma la
invitación a la
reunión o taller.
05
Envía a los
participantes la
invitación de la
convocatoria en
físico y/o digital.
06
Reciben y se
enteran de la
invitación.
07
Solicita a través del
correo institucional
la instalación de
cañonera y sonido
para el salón.
08
Lleva el registro de
los participantes.
09
Archiva
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
130
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI ASIST-07 13 Solicitud y liquidación de viáticos 01 de 04
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción: Se describen los pasos a seguir para la solicitud y liquidación de viáticos
de comisiones al interior del país y en el exterior, regulados en el
Reglamento de Viáticos del RIC.
Objetivo: Proveer los insumos para la realización de las diferentes comisiones de
trabajo en el interior del país.
Descripción de la norma para cumplimiento del procedimiento
a. Resolución No. 509-001-2018. Reglamento de Viáticos del Registro de Información
Catastral de Guatemala.
b. Resolución No. 540-001-201. Reforma al Reglamento de Viáticos del Registro de
Información Catastral de Guatemala.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a. Los requisitos para realizar los trámites de viáticos, nombramientos, formularios, otros
gastos conexos, factura a presentar y cuota diaria de horas contemplados, se
indican en las resoluciones indicadas en la Normativa. FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
131
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI ASIST-07 13 Solicitud y liquidación de viáticos 02 de 04
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Elabora nombramiento de comisión, para el personal
designado conforme a la instrucción del Gerente de
Programación y Cooperación Internacional. (Ver
anexo 01).
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
02 Gestiona la firma del Gerente de la GPCI del
nombramiento de comisión y entrega al interesado.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
03 Recibe y presenta en la Sección de Tesorería el
nombramiento original y recoge formularios para el
trámite de anticipo de viáticos.
Trabajador de la Gerencia
de Programación y
Cooperación Internacional
04 Recibe el nombramiento y entrega los formularios de
anticipo de viático.
Responsable del Fondo de
Viáticos
05 Completa los formularios correspondientes de
anticipo de viáticos y lo traslada.
Trabajador de la Gerencia
de Programación y
Cooperación Internacional
06 Tramita firma del Gerente de Programación y
Cooperación Internacional en el formulario de
anticipo de viáticos y lo traslada.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
07 Entrega en la Sección de Tesorería el formulario
debidamente firmado para la gestión del cheque de
anticipo de viáticos.
Trabajador de la Gerencia
de Programación y
Cooperación Internacional
08 Recibe formulario debidamente autorizado y entrega
cheque de anticipo de viáticos. Responsable del Fondo de
Viáticos
09
Realiza la comisión y presenta comprobantes de
viáticos mediante formulario V-C y formularios V-L
conforme al Reglamento de Viáticos y Gastos
Conexos y sus modificaciones y traslada para gestión
de firma.
Trabajador de la Gerencia
de Programación y
Cooperación Internacional
10 Tramita la firma del Gerente de la GPCI en los
formularios e informe de liquidación de viáticos y
devuelve el expediente firmado.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
132
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI ASIST-07 13 Solicitud y liquidación de viáticos 03 de 04
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
11
Entrega a la Sección de Tesorería el expediente de
liquidación de viáticos y traslada la copia de recibido
a la Asistente de Programación y Cooperación
Internacional.
Trabajador de la Gerencia
de Programación y
Cooperación Internacional
12 Recibe la liquidación y firma de recibido. Responsable del Fondo de
Viáticos
13 Recibe y archiva copia de la liquidación de viáticos
para sus controles.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
133
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI ASIST-07 13 Solicitud y liquidación de viáticos 04 de 04
Responsable del
fondo de viáticosTrabajador de la GPCIAsistente de la GPCI
INICIO
01
Elabora
nombramiento de
comisión, para el
personal designado
por el Gerente de la
GPCI.
02
Gestiona la firma del
Gerente en el
nombramiento de
comisión y entrega
al interesado.
03
Recibe y presenta en la
Sección de Tesorería el
nombramiento y
recoge formularios para
el trámite de anticipo
de viáticos.
05
Recibe y completa los
formularios de anticipo
de viáticos y lo traslada.
06
Tramita firma del
Gerente en el
formulario de
anticipo de viáticos.
07
Entrega en la Sección
de Tesorería el
formulario
debidamente firmado
para la gestión del
cheque de anticipo de
viáticos.
08
Recibe formulario
debidamente
autorizado y
entrega cheque de
anticipo de viáticos.
09
Realiza la comisión y
presenta comprobantes
de viáticos mediante
formularios y traslada.
10
Tramita la firma del
Gerente en los
formularios e informe
y devuelve
expediente.
11
Entrega a la Sección de
Tesorería el expediente
de liquidación de
viáticos y traslada copia
de recibido.
13
Archiva
.
FIN
04
Recibe el
nombramiento y
entrega los
formularios de
anticipo de viáticos.
12
Recibe la
liquidación y firma
de recibido.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
134
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-08 06
Gestiones administrativas de control interno para el
personal de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional.
01 de 03
Inicia en: El trabajador de la Gerencia de
Programación y Cooperación Internacional
Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Descripción:
Indica las actividades a realizar respecto a las gestiones administrativas de control
interno que corresponde al personal de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional.
Objetivo:
Llevar el control interno del personal de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional y brindar orientación en los trámites administrativos
respecto a vacaciones, permisos y licencias.
Descripción de las normas aplicables para el cumplimiento del procedimiento
a. Constitución Política de la República de Guatemala articulo 102 literal i).
b. Decreto 17-48 Ley del Servicio Civil, Artículo 2. Artículo 61 numeral 4.
c. Decreto 1441 Código de Trabajo, Artículos 61 Literal o). Artículos 65 y 66. Artículos del 130 al 137
BIS.
d. Acuerdo Gubernativo 18-98 Reglamento de la Ley del Servicio Civil, Artículos del 51 al 59.
Artículos del 62 al 64.
e. Resolución del Consejo Directivo del RIC 1412-2009 Reglamento Interno de Trabajo del RIC,
Artículo 32, Licencias. Artículo 35 y 36 Vacaciones.
f. Formatos establecidos por la Coordinación de Recursos Humanos del RIC, específicos de
vacaciones, permisos y licencias.
g. Circulares emitidas por la Coordinación de Recursos Humanos que incluyan los lineamientos
de utilización y presentación de las solicitudes de permiso, vacaciones y licencias.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a.
La solicitud de permiso procede cuando el trabajador necesite ausentarse de sus
labores en determinadas horas durante la jornada de trabajo;
Toda solicitud de permiso deberá ser aprobada por el Jefe Inmediato Superior del
trabajador(a) solicitante.
b.
El trabajador(a) interesado deberá solicitar el número de días disponibles de
vacaciones por medio de correo electrónico institucional a la Sección de
Administración de Personal, con un mínimo de cinco hábiles de anticipación, antes del
día programado para gozar de las vacaciones;
El trabajador(a) deberá llenar el Formato de Solicitud de Vacaciones establecido por
la Coordinación de Recursos Humanos, debiendo firmar el mismo y solicitar la
autorización del Jefe Inmediato Superior;
Es obligación de todo trabajador(a) presentar a la Sección Administración de Personal
su solicitud de goce de vacaciones.
c.
Toda causal de licencia deberá acreditarse mediante los medios de prueba idóneos para el
efecto, según la naturaleza del supuesto que se pretenda solicitar y deberá completar el
formato de solicitud establecido por la Coordinación de Recursos Humanos, el cual deberá
contener la aprobación del (la) Jefe(a) Inmediato(a) Superior del trabajador(a).
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
135
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO
No. DE
PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-08 06
Gestiones administrativas de control interno
para el personal de la Gerencia de
Programación y Cooperación
Internacional.
02 de 03
Inicia en: El trabajador de la Gerencia de
Programación Cooperación Internacional Termina en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01
Completa el formato de solicitud a permisos,
vacaciones o licencias según corresponda y
gestiona la firma de su Jefe Inmediato y traslada.
(Ver anexo 04, 05 y 06).
Trabajador de la Gerencia
de Programación y
Cooperación Internacional
02 Recibe y gestiona la firma del Gerente o Director
Ejecutivo Nacional, según corresponda y
devuelve el formulario al interesado.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
03 Recibe y reproduce la copia del formulario y lo
entrega a la Sección de Administración de
Personal.
Trabajador de la Gerencia
de Programación y
Cooperación Internacional
04 Recibe y procesa la solicitud de permiso,
vacaciones o licencia y notifica la aprobación
correspondiente.
Jefe de Sección de
Administración de Personal
05
Entrega copia de recibido del formulario
correspondiente con el sello de recibido por la
Sección de Administración de Personal, a la
Asistente de Programación y Cooperación
Internacional para el archivo y control.
Trabajador de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional
06 Recibe y archiva la copia de recibido del
formulario correspondiente con toda su
documentación de soporte (si aplica).
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
136
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN
INTERNACIONAL FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI-ASIST-08 06
Gestiones administrativas de control interno
para el personal de la Gerencia de
Programación y Cooperación
Internacional.
03 de 03
Jefe de Sección de
Administración de
Personal
Asistente de la GPCITrabajador de la GPCI
INICIO
01
Completa el
formulario de
solicitud a
vacaciones, permiso
o licencia y gestiona
la firma de su Jefe
Inmediato.
02
Recibe y gestiona la
firma del Gerente o
DEN según
corresponda y
devuelve.
03
Recibe y reproduce
la copia del
formulario y lo
entrega.
04
Recibe y procesa la
solicitud de
vacaciones, permiso
o licencia y notifica.
05
Entrega copia de
recibido del
formulario con el
sello de la Sección
de Administración
de Personal.
06
Archiva
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
137
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Versión
1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI ASIST-09 12 Solicitud de combustible/vehículo para
comisiones al interior del país 01 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional
Termina en: Trabajador de la Gerencia
de Programación y Cooperación
Internacional
Descripción: Se describen los pasos para solicitar combustible y/o vehículo para
comisiones de trabajo en el interior del país.
Objetivo: Contar con los insumos necesarios para llevar a cabo las comisiones
de trabajo en el interior del país.
Descripción de la norma para cumplimiento del procedimiento
a. Resolución 540-001-2019, Reglamento de Gastos de Viáticos y Gastos Conexos del
RIC.
b. Formatos establecidos y lineamientos emitidos por la Gerencia Administrativa
Financiera.
Descripción de los requisitos para cumplimiento del procedimiento
a Adjuntar copia del nombramiento de comisión de trabajo, debidamente
autorizado por la autoridad competente. FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
138
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI ASIST-09 10 Solicitud de combustible/vehículo para comisiones
al interior del país 02 de 03
Inicia en: Asistente de Programación y
Cooperación Internacional Termina en: Trabajador de la Gerencia de
Programación y Cooperación Internacional
No. Pasos Descripción de la actividad Responsable
01 Completa el Formato RIC-CA-T-002 (Ver anexo 03, o el
que corresponda en el futuro), referente a la solicitud
de combustible y/o vehículo.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
02 Reproduce una copia del nombramiento de la
comisión de trabajo, debidamente autorizado y
traslada.
Trabajador de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional
03 Recibe, adjunta copia del nombramiento de
comisión al formato y tramita la firma del Gerente de
Programación y Cooperación Internacional.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
04 Recibe, revisa y firma el Formato correspondiente. Gerente de Programación
y Cooperación
Internacional
05 Reproduce una copia de la solicitud y la traslada al
trabajador interesado.
Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
06 Recibe la solicitud y entrega en la Sección de
Transportes.
Trabajador de la Gerencia
de Programación y
Cooperación Internacional
07 Recibe y procede con la entrega el vehículo y
cupones de combustible así como las instrucciones
de uso cupones de combustible. Jefe de Transportes
08 Recibe vehículo y cupones de combustible y verifica
que este en óptimas condiciones para su uso.
Trabajador de la Gerencia
de Programación y
Cooperación Internacional
09 Entrega la copia de la solicitud para control interno a
la Asistente de Programación y Cooperación
Internacional.
Trabajador de la Gerencia de Programación y
Cooperación Internacional
10 Recibe y archiva los documentos generados. Asistente de Programación
y Cooperación
Internacional
FIN
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
139
Jefe de Transportes Gerente de la GPCITrabajador de la GPCIAsistente de la GPCI
INICIO
01
Completa el
formulario de
solicitud de
combustible y/o
vehículo.
02
Reproduce una
copia del
nombramiento de
comisión
debidamente
autorizado y
traslada.
03
Recibe y adjunta
copia del
nombramiento al
formulario y
gestiona la firma del
Gerente.
04
Recibe, revisa y
firma el formulario
correspondiente.
05
Reproduce una
copia de la solicitud
y la traslada.
06
Recibe la solicitud y
entrega en la
Sección de
Transportes.
07
Recibe y procede
con la entrega del
vehículo y cupones
de combustible y las
instrucciones de uso
de los cupones.
08
Recibe el vehículo y
cupones de
combustible y
verifica.
09
Entrega la copia de
la solicitud de
control interno.
10
Recibe y
Archiva
FIN
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
ASISTENTE DE PROGRAMACIÓN Y COOPERACIÓN INTERNACIONAL
FLUJOGRAMA
Versión 1.
CÓDIGO DEL
PROCEDIMIENTO No. DE PASOS IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO HOJA No.
GPCI ASIST-09 10 Solicitud de combustible/vehículo para
comisiones al interior del país 03 de 03
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
140
GLOSARIO
CGC: Contraloría General de Cuentas;
CONAP: Consejo Nacional de Áreas Protegidas;
DEN: Dirección Ejecutiva Nacional;
DTP: Dirección Técnica de Presupuesto;
FONTIERRA: Fondo de Tierras;
GAF: Gerencia Administrativa Financiera;
GPCI: Gerencia de Programación y Cooperación Internacional;
IDAEH: Instituto Nacional de Antropología e Historia;
IGN: Instituto Geográfico Nacional;
OCRET: Oficina de Control de Reservas Territoriales del Estado;
PEI: Plan Estratégico Institucional;
POA: Plan Operativo Anual;
POM: Plan Operativo Anual;
RGP: Registro General de la Propiedad;
RIC: Registro de Información Catastral de Guatemala;
SAA: Secretaria de Asuntos de Agrarios;
SEGEPLAN: Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia;
SICOIN: Sistema de Contabilidad Integrada;
SIGES: Sistema de Gestión;
SIPLAN: Sistema de Planificación;
SNIP: Sistema Nacional de Inversión Pública;
UDAF: Unidad de Administración Financiera.
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
141
ANEXOS
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
142
ANEXO No. 1
NIT: Correlativo:
NOMBRAMIENTO PARA CUMPLIMIENTO DE COMISIONES
Fecha:
Nombre del Comisionado:
Cargo:
Lugares a visitar:
Los días:
Objetivo de la Comisión:
Solicitar al encargado del Fondo de Viáticos los formularios
correspondientes y presentar su respectiva liquidación dentro de 10
días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión, de
conformidad con lo establecido en el Reglamento de Viáticos de la
Institución.
Firma y Sello
Persona que emite el nombramiento
C.C. Recursos Humanos
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
143
ANEXO No. 2
Formato RIC-CA-T-002
Solicitud de vehículo para Comisiones Externas/Departamentales
Gerencia solicitante Responsable
De la comisión
Número
telefónico
Número de
acompañantes
Lugar y fecha:
Descripción de la comisión:
Fecha y hora de salida:
Fecha y hora de entrada:
Nota: Se requiere únicamente combustible
ITINERARIO DE LA COMISIÓN
No. De A Km. Actividad
____________________________ __________________________________
Gerente de Programación y Director Ejecutivo Nacional del RIC
Cooperación Internacional
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
144
ANEXO No. 3
Autorización de salida del vehículo
Uso Exclusivo de Transportes
Responsable de la comisión:____________________________________________
Vehículo asignado:___________________________________________________
Hora de salida:____________________ Hora de ingreso:______________________
Kilometraje Inicial: Final: Recorrido:
Inicial: Final:
Se entregaron cupones de combustible: Si: No: Cuantos:
Observaciones:______________________________________________________
________________________________________________
Nombre y firma de quien autoriza la salida del vehículo
Combustible:
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
145
ANEXO No. 4
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
146
ANEXO No. 5
Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Programación y Cooperación Internacional del RIC
147
ANEXO No. 6