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RIC MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS RESPONSABLE-VERSIÓN GAF - 01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS (ADQUISICIONES) MES-AÑO 10-06

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Contenido 1. INTRODUCCIÓN. .......................................................................................................................................................................... 3

2. OBJETIVOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. ........................................................................................................................ 4

2.1 OBJETIVO GENERAL. ....................................................................................................................................................................................... 4 2.2 OBJETIVO ESPECÍFICO. .................................................................................................................................................................................. 4 2.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN. ............................................................................................................................................................................... 4

3. FUNCIONES, NORMAS Y DISPOSICIONES DE CONTROL INTERNO. ..................................................................... 5

3.1 FUNCIONES DEL ÁREA O UNIDAD ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE. ........................................................................................... 6 3.2 NORMAS Y DISPOSICIONES DE CONTROL INTERNO. .................................................................................................................................. 8 3.3 PLAN DE COMPRAS O ADQUISICIONES Y OTRAS CONSIDERACIONES ................................................................................................... 8

4. PROCEDIMIENTO CORRESPONDIENTE (OBJETIVO Y NORMA). ........................................................................ 11

4.1 PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE COMPRAS DIRECTAS. .................................................................................................................... 12 4.1.1 PROCEDIMIENTO DE SISTEMA DE COMPRA DIRECTA ≤Q.10,000.00 ............................................................................................... 13 4.1.2 PROCEDIMIENTO DE SISTEMA DE COMPRA DIRECTA ≥ Q.10,000.01 ≤ Q 30,000.00 ................................................................. 14 4.2 PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE COMPRAS POR COTIZACIÓN (≥Q.30,000.01 ≤Q.900,000.00) .......................................... 17 4.3 PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE COMPRAS POR LICITACIÓN (≥Q.900,000.01) ........................................................................ 23 4.4 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS POR CONTRATO ABIERTO .................................................................................................................. 30

5. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN. ........................................................................................................................................ 32

5.1 A NIVEL DEL LA GAF. ................................................................................................................................................................................... 32 5.2 A NIVEL DE LA UDAF Y UNIDADES CORRESPONDIENTE. ..................................................................................................................... 32

6. ANEXOS. ........................................................................................................................................................................................ 33

6.1 NORMATIVA LEGAL APLICABLE Y OTRAS DISPOSICIONES ..................................................................................................................... 33 6.2 FORMULARIOS CORRESPONDIENTES. ........................................................................................................................................................ 38 6.2.1 SOLICITUD DE COMPRAS .............................................................................................................................................................................. 38 6.2.2 ORDEN DE PAGO ............................................................................................................................................................................................ 40 6.2.3 DOCUMENTOS QUE INTEGRAN EL EXPEDIENTE DEL COMPROMISO PRESUPUESTARIO: ................................................................ 42



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Planeación

Solicitud y aprobación

Licitación Adjudicación y contratación

Seguimiento y control

Cierre (liquidación)

CICLO DE COMPRAS INSTITUCIONAL DEL

REGISTRO DE INFORMACIÓN CATRASTRAL-RIC

1. INTRODUCCIÓN. El Manual de Normas y Procedimientos Administrativos Financieros-MNPAF del Registro de Información Catastral-RIC, complementa las disposiciones normativas nacionales emitidas para el funcionamiento y administración de entidades nacionales del Sector Público y conexas, así como a los manuales del Sistema de Información Administrativo Financiera-SIAF, que incluye el Sistema de Contabilidad Integrado-SICOIN-WEB. El MNPAF-RIC se ha integrado en los Manuales siguientes: 1. Normas y Procedimientos Generales; 2. Normas y Procedimientos Presupuestarios; 3. Normas y Procedimientos Contables; 4. Normas y Procedimientos de Tesorería; 5. Normas y Procedimientos de Manejo de Fondos; 6. Normas y Procedimientos de Inventarios (bienes patrimoniales); 7. Normas y Procedimientos de Almacén; 8. Normas y Procedimientos Administrativos; 9. Normas y Procedimientos de Compras (Adquisiciones); y del 10 al 12. Como otros Manuales de Normas y Procedimientos1 (10. Organización y Funciones de la UCP; 11 Adquisiciones con fondos del BM; y 12 Administrativos y Financieros para el BM). El presente documento denominado Manual de Normas y Procedimientos de Compras (Adquisiciones), es el que establece el marco referencial de los procesos de adquisiciones del RIC. La Unidad de Compras, será la responsable de la implementación del presente manual, la cual se integra dentro de la Unidad Administrativa y esta a su vez en la Gerencia Administrativa Financiera-GAF del RIC. Los respectivos procedimientos, integrados en manuales separados, presentan una estructura homogénea para fácil comprensión y uso, incluyendo su propia portada que lo identifica. Siguiendo los principios técnicos para la preparación de este tipo de documentos, para cada procedimiento se ha identificado un recuadro que permite la revisión del mismo, como parte de un planteamiento de mejora continua; así como cada una de la páginas presenta en la parte superior un recuadro de leyenda que se compone de cinco apartados: el primero incluye el logo institucional; el segundo las iniciales de la institución; el tercero divido en dos secciones uno en la parte superior con el indicativo del MNPAF y en la parte inferior el nombre de manual específico; el cuarto incluye la referencia de la leyenda del quinto cuadro, correspondiente a las iniciales de la dependencia institucional responsable de los manuales (preparación y actualización), la versión correspondiente al manual, el mes de elaboración/actualización y el año correspondiente.

El contenido de esta Sección del MNPAF-RIC es el siguiente: 1) Introducción; 2) Objetivos y Ámbito de aplicación; 3) Funciones, Normas y Disposiciones de Control Interno; 4) Procedimiento correspondiente (Objetivo y Norma); 5) Seguimiento y Evaluación; y, 6) Anexos. El Ciclo de Compras para el RIC, se constituye por el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que rigen los procesos de adquisiciones inherentes a las operaciones de la institución, según lo establece la legislación nacional; forma parte del Sistema de Gestión Operativa Administrativo Financiero del RIC (el 1 Por ejemplo manuales específicos para la administración de fondos provenientes de préstamos y/o donaciones, según disposiciones establecidas en el respectivo convenio.



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cual se describe en el Manual de Normas y Procedimientos Generales), comprende desde la planeación, la solicitud y aprobación, la licitación, la contratación, el seguimiento y control y el cierre o liquidación; tal como se muestra en el gráfico siguiente: 2. OBJETIVOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.

2.1 Objetivo General. Integrar el MNPAF del RIC en complemento a las disposiciones legales para el funcionamiento de las instituciones públicas de la República de Guatemala, estableciendo las pautas a seguir en cada uno de los procesos que se derivan de las funciones básicas asignadas a ésta área, con el fin de orientar las tareas que deben cumplir el funcionario o empleado encargado.

2.2 Objetivo Específico. Normar las actividades básicas que deben ser desempeñadas por la Unidad de Compras del RIC.

2.3 Ámbito de Aplicación. El presente manual será de observancia y aplicación para la Unidad de Compras, la unidad administrativa, la UDAF y la GAF, así mismo de acatamiento para todas las unidades administrativas y Gerencias del RIC, en complemento con los demás manuales que integran el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos Financieros del RIC. Las compras del Registro de Información Catastral –RIC-, deben cumplir con el ordenamiento Legal vigente, procurando que el procedimiento sea eficiente y eficaz. Crear los mecanismos de control y evaluación de cada compra que se realiza con el presupuesto asignado al Registro de Información Catastral Facilitar los procesos de adquisiciones de suministros, bienes y servicios. Servir de guía para el personal administrativo y financiero del Registro de Información Catastral. Las adquisiciones del sector público, constituyen un proceso muy delicado dentro de la administración pública. Por tal motivo, es imprescindible tener presente la normativa legal, fundamentalmente lo que dispone la ley de Contrataciones del Estado, Decreto No.57-92 y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 y actualizaciones.



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3. FUNCIONES, NORMAS Y DISPOSICIONES DE CONTROL INTERNO. La Sección/Unidad de Compras y Contrataciones del RIC, se encuentra ubicada dentro de la Unidad Administrativa y esta a su vez en la Gerencia Administrativa Financiera-GAF del RIC. La sección de Compras y Contrataciones se regirá por las normas y regulaciones institucionales del RIC y la ley de contrataciones del estado, cumpliendo en lo que corresponda a las condiciones especificas descritas en este manual y a las disposiciones emitidas para las instituciones del Sector Público Nacional.



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3.1 Funciones del área o unidad administrativa correspondiente. La Unidad de compras tendrá un encargado (y un número de asistentes de acuerdo a los volúmenes de operación y fuentes de fondos) quien será responsable de llevar el control de todas las operaciones, a nivel del ciclo de compras de la institución (incluyendo los auxiliares necesarios de acuerdo a la fuente de financiamiento). Las principales funciones de esta unidad y que estarán bajo responsabilidad del Encargado, son las siguientes: a) Responsable de velar porque los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios cumplan con los

principios de transparencia y confidencialidad requeridos; b) Responsable de asegurar que las normas y regulaciones aplicables a los Procesos de Compras establecidos en la Ley

de Contrataciones del Estado sean respetadas;



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c) Responsable de verificar y analizar que los procesos que le sean asignados, o por los cuales le sea solicitada su opinión, cuenten con el respaldo necesario que evidencie una adecuada aplicación de las regulaciones vigentes; una contratación o adquisición razonable, con toda la documentación de respaldo debidamente certificada.

d) Responsable de acompañar desde su inicio hasta su conclusión, los procesos para la adquisición de servicios (p.e. Contratación de empresas o Firmas Consultoras; correspondiendo a Recursos Humanos el seguimiento de las contrataciones de consultorías individuales), así como de la Compras de Bienes (equipos y materiales) y Obras de acuerdo con las necesidades del RIC:

e) Responsable de elaborar el Plan Anual de Compras de Bienes, Obras y Servicios de la institución f) Colaborar con la revisión de especificaciones técnicas y listado de bienes; g) Elaboración de avisos de Licitación, Invitación a presentar ofertas, manifestaciones de interés a ser publicados tanto

en diarios locales de mayor circulación como en los medios de comunicación establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92, según las normas y procedimientos establecidos para el –RIC-;

h) Elaboración del banco de proveedores de bienes y servicios para el RIC; i) Participación en las reuniones en las cuales se traten asuntos respecto a las consultas de oferentes y recepción de

ofertas; j) Participación en los Comités de Evaluación de propuestas y elaboración de los informes respectivos de

recomendaciones técnico / económico, cuando sea designada por la Dirección Ejecutiva Nacional de la Institución; k) Participar en la elaboración de contratos y órdenes de compra que resulten de las actividades anteriormente descritas; l) Coordinar la notificación de la adjudicación de las adquisiciones y/o envío de Contratos; m) Revisión de procesos de adquisiciones y/o contrataciones de servicios, realizados por las Oficinas Regionales,

Departamentales y/o municipales; n) Participación en reuniones, visitas de seguimiento y monitoreo de los Contratos y Órdenes de Compra, y los pagos

realizados, con la finalidad de verificar el cumplimiento y la entrega de los bienes y/o servicios, según los procedimientos establecidos.

o) Responsable de la revisión de las solicitudes de compra que ingresen a la sección; p) Responsable de tramitar la aprobación del debito presupuestario por parte del Área Financiera para las adquisiciones

solicitadas; q) Responsable de la revisión de la documentación de soporte para las adquisiciones y contrataciones; r) Responsable de supervisar las adquisiciones por el método de compra directa. s) Responsable de supervisar las adquisiciones por el método de régimen de cotización; t) Responsable de participar en procesos de Licitación Pública que le sean asignados; u) Responsable de supervisar las publicaciones de todos los procesos en el portal oficial de compras del Estado; v) Presentar informes de acuerdo a los periodos definidos institucionalmente (al menos una vez al mes o cuando se

requieran) sobre el seguimiento al plan de Compras y sobre las actividades realizadas por la sección; w) Coordina que en el RIC se elabore un Plan Anual de Compras de Bienes y Servicios de la institución; x) Responsable de elaborar el Control de Procesos de Compras de Bienes y Servicios y mantenerlo actualizado; y) Responsable del establecimiento, supervisión y seguridad del archivo de todos los Procesos de las Compras realizadas; z) Responsable de la actualización y manejo de la base de datos de los proveedores; aa) Realizará cualquier otra actividad de su competencia y/o que le sea asignada por el Encargado Administrativo o el

Gerente de la GAF. En adición a las funciones descritas anteriormente, el área de compras deberá contar con apoyo en la gestión de trámites operativos, definiendo las tareas siguientes: a) notificación por escrito a los miembros que formarán parte de la Junta Evaluadora, designada por el Director Nacional; b) participación en la elaboración los documentos que se requieran para dar inicio a un proceso de Compras de Bienes y

Servicios, tales como Invitaciones a Cotizar, formularios de oferta, entre otros;



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c) preparación de los documentos a utilizar en la evaluación de ofertas y adjudicación; d) notificación y envío de los documentos a las empresas adjudicadas; e) entrega o envío de los documentos requeridos para obtener cotizaciones; f) verificación de que los documentos estén debidamente sellados y firmados por las personas o empresas donde sean

entregados; g) organización de la recepción de los documentos; h) revisión de la información que se reciba, para que la misma cumpla con lo requerido del proceso de contratación o

información solicitadas por la sección; i) informa al Área de bodega/almacén e inventarios de los bienes adquiridos, a través de la orden de compra, para la

recepción de los mismos; j) recepción de la factura correspondientes de las Compras y traslado, según la compra, de la información a

bodega/almacén e inventarios; k) realización de compras menores en forma directa, estableciendo los controles necesarios; l) separación de funciones entre quien cotiza y quien aprueba, para completar los procesos de bienes y servicios, revisión

y aprobaciones correspondientes.

3.2 Normas y disposiciones de control interno. A nivel general, las normas que la GAF aplicará se centran a lograr la:

• Efectividad y eficiencia en las operaciones. • Confiabilidad en la información financiera. • Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (gubernamentales, como normativas internacionales, NIIFs).

Las disposiciones de control interno que se han implementado como parte de la implementación de los Manuales que integran el MPAF corresponden a:

• La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.

• Mantener el principio de separación de funciones en los diferentes procedimientos administrativos financieros. • Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como

elemento útil para la gestión y el control. • Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales,

técnicos y cualquier otro recurso de propiedad y/o en custodia (resguardo o de uso diferido) del RIC. • Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión. • Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas

constitucionales, legales y reglamentarias. • Evitar fraccionamientos, colusión, conflicto de intereses y prácticas desleales o no competitivas.

3.3 Plan de Compras o Adquisiciones y otras consideraciones El Plan de Compras o Adquisiciones del RIC, es el instrumento básico para iniciar el proceso de Compras y contrataciones, ya que en él se determinan todos los requerimientos de las diferentes unidades administrativas institucionales, y que debe prepararse por lo menos una vez al año y revisarse trimestral o semestralmente. El Plan institucional, podrá contar con



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COMPRAS: programación anual de comprasGERENTE

ENCARGADO DE ENCARGADO DE ADMINISTRATIVO DIRECTOR PRESUPUESTO COMPRAS FINANCIERO EJECUTIVO

Informa del En diciembre de Recibe presupuesto cada año, elabora el Recibe programación anual

analítico del RIC detalle de compras programación anual de compras paraGerencia y para el próximo año de compras y la aprobaciónUnidades en coordinación con traslada para la y ejecución

autorizadas otras unidades aprobación para el periódo

Establece entranteprogramación paracompras directas,

cotización, licitación y por contrato abierto

Integra equipo detrabajo para

preparar bases decotización ylicitación decompras

programadas

planes de adquisiciones por fuente de financiamiento, mismos que cumplirán con las normativas de cada fuente tal como previsto en la ley de contrataciones de Guatemala2. El Plan de Compras está constituido por una serie de cuadros sobre la base de cada fuente de financiamiento y consolidado en base a la programación presupuestaria, de acuerdo al gasto, y con el orden cronológico de las diferentes actividades que es necesario cumplir para obtener el contrato del bien, servicio u obra. Para la puesta en marcha, los cuadros podrán ser modificados de acuerdo con la experiencia de ejecución de actividades y planificación más detallada de las acciones, lo cual debe ser propuesto en los respectivos Planes Operativos Anuales. El Plan de Compras tiene las características siguientes: a) El Plan de Compras permite

agrupar las diferentes compras tanto de bienes como servicios por procedimiento de Compra.

b) Se identifica según la estructura presupuestaria del RIC, la unidad administrativa y/o proyecto al que pertenece la actividad, identifica los paquetes, la actividad, el valor unitario estimado y su valor total por año.

c) Permite ver los diferentes pasos en forma consecutiva que conlleva la ejecución del procedimiento hasta llegar a la contratación, y conocer una estimación en días de la duración de cada parte del proceso y de cada actividad. Esto posibilita llevar un control del tiempo real versus lo originalmente estimado.

d) Permite conocer la magnitud del trabajo a realizar y favorece la programación de la sección de compras y su coordinación con las otras áreas que intervienen durante el proceso, identificando el número de contratos y montos por año a efectuar.

e) Los formatos tipo, deberán ser preparados por la unidad de compras, y pueden utilizarse cada año para elaborar el Plan de Compras el cual es parte del Plan Operativo Anual institucional.

2 El Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado de Guatemala, en sus disposiciones generales establece lo siguiente: Artículo 1.- (Reformado por el Artículo 2 del Decreto No. 11-2006 del C. R. Publicado el 29/05/06). Objeto. La compra y venta y la contratación de bienes, suministros, obras y servicios que requieran los organismos del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, unidades ejecutoras, las municipalidades y las empresas públicas estatales o municipales, se sujetan a la presente Ley y su Reglamento. Las donaciones que a favor del Estado, sus dependencias, instituciones o municipalidades, hagan personas, entidades, asociaciones u otros Estados o Gobiernos extranjeros, se regirán únicamente por lo convenido entre las partes, si tales entidades o dependencias tienen que hacer alguna aportación, a excepción de las municipalidades, previamente oirán al Ministerio de Finanzas Públicas. “En lo relativo a lo dispuesto en convenios y tratados Internacionales de los cuales la República de Guatemala sea parte, las disposiciones contenidas en la presente Ley y Reglamentos de la materia, se aplicaran en forma complementaria , siempre y cuando no contradigan los mismos”.



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Deberá incorporase dentro de los formatos, los plazos de duración en días, localizados en la parte superior del formato, proporcionando la base para la planificación cronológica, sin embargo, muchas de las actividades se pueden traslapar. Por ejemplo, mientras la dependencia o unidad correspondiente revisa los términos de referencia o especificaciones y el presupuesto para dar su aprobación, los asistentes u oficiales de compras pueden preparar la lista corta, el borrador del contrato, o lo que corresponda de acuerdo al método de compra, etcétera. Estos posibles traslapes se deben reflejar en el plan cronológico de las actividades que es donde se deberán escribir las fechas de inicio y de finalización de cada actividad

f) Es una herramienta de control y seguimiento al ser utilizado para ejercer un control periódico del proceso de compras. Adicionalmente al Plan de Compras, el Encargado de Compras debe tener presente algunas otras consideraciones básicas para el proceso de compras, entre las que se menciona: las implicaciones legales; los órganos competentes para las cotizaciones y las licitaciones y la necesidad de estar registrados en el portal nacional (Guate Compras). Implicaciones legales Los funcionarios o empleados del RIC, están sujetos a fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, y que fraccione en cualquier forma la negociación, con el objeto de evadir la práctica de la cotización y licitación, será sancionado con una multa, además de las sanciones indicadas en el artículo 39 de la Ley de la Contraloría. Algunas implicaciones legales para el Encargado de Compras. A continuación se detallan algunos puntos que son de especial importancia para el Encargado de Compras, a saber:

1. El Encargado de Compras que sin causa justificada no cumpla, con los plazos correspondientes a las obligaciones que le asigna la ley de contrataciones y su reglamento, será sancionado con una multa equivalente al dos por ciento (2%) del monto de la negociación, sin perjuicio de su destitución, si fuera procedente.

2. Debe tomarse en cuenta que las sanciones pecuniarias a que se refiera la ley de contrataciones y su reglamento, serán impuestas por la Contraloría General de Cuentas, cuando se trate de funcionarios o empleados del RIC, para ello debe tomarse en cuenta el artículo 39 de la ley de la Contraloría (vigente a la presente fecha: Octubre/2006).

Órganos competentes para cotizaciones y licitaciones El órgano competente para designar a los integrantes de las juntas de licitación y de cotización, así como la aprobación de la adjudicación de toda licitación y cotización, corresponderá a las autoridades superiores siguientes:

• Al Consejo Directivo del RIC, la aprobación del sistema de compras por licitación. • Al Director Ejecutivo Nacional y quien lo sustituya legalmente, la aprobación del sistema de compras por

cotización. • En cuanto a nombramiento de juntas de calificación, las unidades ejecutoras o administrativas: A los Gerentes del

RIC, cuando no exceda de treinta mil quetzales (Q.30,000.00), al Gerente Administrativo y Financiero, cuando no exceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00), con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva y al Director Ejecutivo Nacional, cuando el monto exceda de novecientos mil Quetzales (Q.900,000.00).

• Las Juntas de Licitación y/o de Cotización, son los únicos órganos competentes, para recibir, calificar ofertas y adjudicar las compras. Las Juntas de licitación se integran por cinco (5) miembros y las juntas de cotización con tres (3) miembros que serán designados por el Director Ejecutivo Nacional.



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4. PROCEDIMIENTO CORRESPONDIENTE (Objetivo y Norma). Modalidades de Compras De acuerdo a la legislación nacional, existen tres (3) modalidades para la adquisición de bienes y servicios en el sector público. El RIC puede aplicar cualquiera de ellas y para efectos de pagos, puede también utilizar tres modalidades para pagar, las cuales son:



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a) Compras de Q.0.01 a Q.30, 000.00 Sistema de Compra directa b) Compras de Q.30, 000.01 a Q.900, 000.00 Sistema de Compra por cotización c) Compras de Q900, 000.01 en adelante Sistema de Compra por licitación Dentro de las modalidades anteriores también se incluye lo correspondiente a contratos abiertos, que por su naturaleza está claramente tipificado en la ley. En cuanto a compras a realizar por el RIC, para el caso de otras fuentes de financiamiento, se procederá conforme lo establezca el convenio respectivo. Cualquier aspecto no considerado o que cause contradicción dentro de los procedimientos previstos para contrataciones en este Manual, la Unidad de Compras procederá conforme a lo previsto en ley de Contrataciones del Estado.

4.1 Procedimiento del Sistema de Compras Directas. Objetivo del Procedimiento: Contar con los procedimientos para las adquisiciones de bienes y servicios del RIC, que oriente, facilite y agilice las labores del personal a cargo de las compras; aplicando las disposiciones legales aplicables al Estado de Guatemala y las normas internas del RIC Normas del Procedimiento • El superior jerárquico de cada unidad administrativa, será el responsable de autorizar la gestión de toda compra o

contratación de bienes materiales, suministros y/o servicios; así como de realizar gestiones a donde corresponda y ejecutar las acciones necesarios para que en todos los procesos de compra de bienes, materiales, suministros y contratación de servicios, que se realicen con recursos del Presupuesto aprobado de ingresos y egresos del RIC, se cumplan con la ley de contrataciones del Estado en lo que sea aplicable.

• Deben de observarse los principios de legalidad, economía, eficiencia, eficacia y equidad, de conformidad con las políticas establecidas, para el cumplimiento de los objetivos planteados por las diferentes unidades administrativas del RIC.

• Las compras o contrataciones de bienes, materiales, suministros y servicios hasta por un monto de DIEZ MIL QUETZALES (Q.10,000.00), se podrán hacer directamente, con una sola cotización.

• Para las compras o contrataciones de bienes, materiales, suministros y servicios mayores de DIEZ MIL QUETZALES UN CENTAVO (Q.10,000.01) y hasta por un monto de TREINTA MIL QUETZALES (Q.30,000.00), se deberán obtener dos cotizaciones-ofertas de precios y excepcionalmente con previa autorización del Gerente Administrativo Financiero se podrán realizar las mismas con una sola cotización, de acuerdo al tipo de bien o servicio a requerir.

• Toda solicitud de compra debe ser llenada por el solicitante de cada unidad administrativa del RIC, que requiera la realización de la misma.

• Toda solicitud de compra, debe llegar a la unidad de compras con la firma del solicitante, la firma del encargado de la unidad administrativa, visado de la Unidad de Presupuesto y Autorización de la Gerencia Administrativa Financiera.

• Toda solicitud de compra debe tener fecha anterior o igual a las cotizaciones y facturas de compra. • La solicitud de compra no debe contener errores, tachaduras, enmiendas y ningún tipo de manchas. • Todo cotizador debe indicar los requisitos de facturación y verificar en el momento de recibir la factura del proveedor,

que la misma cuente con todos los requisitos legales.



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4.1.1 Procedimiento de Sistema de Compra Directa ≤Q.10,000.00

SISTEMA DE COMPRA DIRECTA ≤ Q.10,000.00 MPCom-01

Dependencia Pasos Descripción de Actividad Tiempo Máximo (días)

Unidad Solicitante 1

(Una vez que ha corroborado con Almacén, la inexistencia de lo requerido, para el caso de bienes fungibles o de existencias en bodega-Ver procedimiento MPAlm-02) Llena solicitud de compra, verifica y confirma la partida presupuestaria correspondiente con la Sección de presupuestos, firma la misma y con la visa respectiva lo traslada para autorización de la Gerencia Administrativa Financiera (Ver procedimiento MPP-03 hasta paso 8) ó puede utilizarse, de acuerdo al monto de la compra o contratación, el procedimiento MPFR-02.

Encargado Compras 8 En la Unidad de Compras se revisa, determinado el sistema de compra a utilizar (presente caso Compra Directa) y se ingresa la solicitud con el correlativo; posteriormente se asigna a responsable dentro de la Unidad de Compras para inicio de trámite de compra.

Asistente de Compras 9

El responsable de la compra, solicita una cotización por proveedor existente (de acuerdo al sistema de compra directa y en base a monto solicita una o dos cotizaciones) en la base de proveedores; de no contar con proveedor, procede a realizar consultas con otros medios disponibles (Internet, guía telefónica-páginas amarillas; o de acuerdo a la especificidad consulta bases en el Ministerio de Finanzas Públicas o consulta con unidad solicitante).

Proveedor 10 Presenta cotización en base a requerimiento solicitado por la Unidad de Compras.

Asistente de Compras

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El responsable de la compra, al recibir la cotización la revisa y evalúa para determinar si cumple con las especificaciones solicitadas, disponibilidad presupuestaria y si el precio ofertado se encuentra dentro del margen razonable de precios estimados en el mercado, si cumple se realiza lo siguiente, considerando el rango del monto:

12 Si menor o igual a Q.10 mil, procede a proponer la adjudicación (sigue paso 9)

13 Si mayor a Q.10 mil, procede a elaborar comparación de precios y determinar la propuesta de adjudicación

14 Con el proveedor seleccionado se procede a elaborar la nota de adjudicación y si fuere necesaria la orden de compra.

15 Traslada para la autorización del Encargado Administrativo, quien puede aprobar o improbar dicho documento.

Encargado Administrativo

16 Recibe expediente, verifica que este correcto 16.1 No, solicita a Compras volver a realizar el procedimiento o corregir 16.2 Si aprueba, traslada a Compras para continuar con el tramite

Asistente de Compras 17 Con la nota de adjudicación autorizada, se procede a notificar al Proveedor adjudicado, ya sea vía fax o

vía e-mail (documentos escaneado).

18 Ingreso al Sistema SICOIN, para elaborar el compromiso del monto del gasto. Proveedor 19 El proveedor procede a la entrega de los bienes.


20 Coordina la recepción, donde participan: Almacén, Compras e Inventarios (este último cuando el caso lo amerite)-Ver procedimiento MPP-03 de paso 9 en adelante; MPC-02; MPT-02; MPAlm-01; MPInv-02 y MPFR-02, según corresponda.

Con firma y sello de aceptación de Almacén e Inventarios, el encargado de la compra, procede a entregar fotocopia de factura y solicitud al Encargado de Almacén para que emita la respectiva constancia de Ingreso al Almacén.

Al recibir la constancia de ingreso al almacén, se procede a elaborar la orden de pago, se traslada para revisión y firma del Encargado de Compras.

Se traslada a visa de la Unidad de Presupuestos y visa de Auditoría Interna (según corresponda). El Gerente Administrativo Financiero, procede a la autorización de la orden de pago.

Se fotocopia la Solicitud de Compra, Factura y Orden de Pago para el archivo de la Unidad de Compras.



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Se procede a trasladar la Orden de Pago a la Unidad de Contabilidad, para su respectivo tramite de pago.

En el caso de las facturas siempre tiene que llevar firma del Gerente Administrativo Financiero en la parte de atrás.

Ver proceso procedimiento de presupuesto, contabilidad y tesorería, anteriormente indicados (paso 15). FIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1.2 Procedimiento de Sistema de Compra Directa ≥ Q.10,000.01 ≤ Q 30,000.00

SISTEMA DE COMPRA DIRECTA ≥ Q.10,000.01 ≤ Q 30,000.00 MPCom-02

Dependencia Pasos Descripción de Actividad Tiempo Máximo (días)

Unidad Solicitante 1

(Una vez que ha corroborado con Almacén, la inexistencia de lo requerido, para el caso de bienes fungibles o de existencias en bodega-Ver procedimiento MPAlm-02) Llena solicitud de compra, verifica y confirma la partida presupuestaria correspondiente con la Sección de presupuestos, firma la misma y con la visa respectiva lo traslada para autorización de la Gerencia Administrativa Financiera (Ver procedimiento MPP-03 hasta paso 8) ó puede utilizarse, de acuerdo al monto de la compra o contratación, el procedimiento MPFR-02.

Encargado Compras 8 En la Unidad de Compras se revisa, determinado el sistema de compra a utilizar (presente caso Compra Directa) y se ingresa la solicitud con el correlativo; posteriormente se asigna a responsable dentro de la Unidad de Compras para inicio de trámite de compra.


El responsable de la compra, solicita una cotización por proveedor existente (de acuerdo al sistema de compra directa y en base a monto solicita una o dos cotizaciones) en la base de proveedores; de no contar con proveedor, procede a realizar consultas con otros medios disponibles (Internet, guía telefónica-páginas amarillas; o de acuerdo a la especificidad consulta bases en el Ministerio de Finanzas Públicas o consulta con unidad solicitante).

Proveedor 10 Presenta cotización en base a requerimiento solicitado por la Unidad de Compras.


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El responsable de la compra, al recibir la cotización la revisa y evalúa para determinar si cumple con las especificaciones solicitadas, disponibilidad presupuestaria y si el precio ofertado se encuentra dentro del margen razonable de precios estimados en el mercado, si cumple se realiza lo siguiente, considerando el rango del monto:

12 Si menor o igual a Q.10 mil, procede a proponer la adjudicación

13 Si mayor a Q.10 mil, procede a elaborar comparación de precios y determinar la propuesta de adjudicación (sigue paso 9)

14 Con el proveedor seleccionado se procede a elaborar la nota de adjudicación y si fuere necesaria la orden de compra.

15 Traslada para la autorización del Encargado Administrativo, quien puede aprobar o improbar dicho documento.

Encargado Administrativo

16 Recibe expediente, verifica que este correcto 16.1 No, solicita a Compras volver a realizar el procedimiento o corregir 16.2 Si aprueba, traslada a Compras para continuar con el tramite


17 Con la nota de adjudicación autorizada, se procede a notificar al Proveedor adjudicado, ya sea vía fax o vía e-mail (documentos escaneado).

18 Ingreso al Sistema SICOIN, para elaborar el compromiso del monto del gasto. Proveedor 19 El proveedor procede a la entrega de los bienes.


Coordina la recepción, donde participan: Almacén, Compras e Inventarios (este último cuando el caso lo amerite)-Ver procedimiento MPP-03 de paso 9 en adelante; MPC-02; MPT-02; MPAlm-01; MPInv-02 y MPFR-02, según corresponda.



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Con firma y sello de aceptación de Almacén e Inventarios, el encargado de la compra, procede a entregar fotocopia de factura y solicitud al Encargado de Almacén para que emita la respectiva constancia de Ingreso al Almacén.

Al recibir la constancia de ingreso al almacén, se procede a elaborar la orden de pago, se traslada para revisión y firma del Encargado de Compras.

Se traslada a visa de la Unidad de Presupuestos y visa de Auditoría Interna (según corresponda). El Gerente Administrativo Financiero, procede a la autorización de la orden de pago.

Se fotocopia la Solicitud de Compra, Factura y Orden de Pago para el archivo de la Unidad de Compras.

Se procede a trasladar la Orden de Pago a la Unidad de Contabilidad, para su respectivo tramite de pago.

En el caso de las facturas siempre tiene que llevar firma del Gerente Administrativo Financiero en la parte de atrás.

Ver proceso procedimiento de presupuesto, contabilidad y tesorería, anteriormente indicados (paso 15). FIN DEL PROCEDIMIENTO

Forma de Pagos Las compras en general pueden pagarse en diferentes modalidades y estas dependerán de la categoría de compra que se realice. Las formas de pago pueden ser: a) a través del fondo rotativo interno b) a través de orden de Pago Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios con plazos de entrega, debe considerarse que: Pago de anticipos En el caso de compras adjudicadas en la construcción de obras puede otorgarse un anticipo supervisado hasta del veinte por ciento (20%) del valor del contrato. Otros casos deberán ser establecidos en base a la legislación de contrataciones del Estado vigente. Fondo Rotativo Interno Corresponde al pago de compras a través del fondo rotativo interno, y cuyo procedimiento de liquidación se describe en el Manual de Procedimientos de Fondos Rotativos. Orden de Pago Si la decisión de pago corresponde a la emisión de una orden de compra, entonces debe considerarse que a diferencia del procedimiento de fondo rotativo interno, requiere el seguimiento del proceso normal de pagos a través de la emisión directa de un comprobante único de registro (CUR) por cada una de las compras y cuyo pago lo hace directamente la Tesorería. Para más detalles de referencia ver procedimientos MPP-03, MPC-02, MPC-03, MPT-02 y MPT-03, en los manuales respectivos, que forman parte del Manual de Normas y Procedimientos Administrativos Financieros del RIC; en complemento a las disposiciones vigentes de la ley de contrataciones del Estado vigente.



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Para pago de nómina: 1. Para el caso de pago de nóminas a personal contratado en los renglones de gasto permitidos, es la Unidad de Recursos

Humanos quien elabora una orden de compra específica y como comprobante adjunta la planilla de todo el personal a quien se le pagará mensualmente. Con esos dos documentos, se hace entrega a contabilidad, para que se le elabore el CUR correspondiente a Tesorería y ésta proceda a efectuar el acreditamiento bancario a la cuenta correspondiente del RIC, quien posteriormente se encargará de efectuar los acreditamientos bancarios individuales a cada uno de los integrantes de la planilla.

2. En el caso de las nóminas a personal contratados con los renglones 029 y 031, es la Unidad de Recursos Humanos, el responsable de elaborar la planilla, que es el documento justificativo para elaborar la orden de compra. Los documentos son entregados mensualmente a través de oficio, a contabilidad.

Para pago de bienes y servicios 1. Una vez se cuenta con todos los documentos que sustentan la compra menor a Q.30,000.00, la Unidad de Compras con

el apoyo de contabilidad (si así se determina) debe completar el formulario de orden de compra (ver ejemplo en anexo).

2. La orden de compra deberá constar con al firma de aprobación del Gerente Administrativo Financiero, encargado de contabilidad y el encargado de compras.

3. La orden de compra original se traslada a contabilidad, donde se adjunta al CUR (comprobante único de registro) que se debe emitir.

4. Semanalmente el encargado de contabilidad, remite al Gerente Administrativo Financiero, el listado de CURS procesados con cargo al presupuesto.

5. Semanalmente el encargado de tesorería, informa al Gerente Administrativo Financiero, el listado de CURS pagados.



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4.2 Procedimiento del Sistema de Compras por Cotización (≥Q.30,000.01 ≤Q.900,000.00) Objetivo del Procedimiento Contar con los procedimientos para las compras/contrataciones de bienes, obras, suministros y servicios, a través del sistema de cotización, que oriente, facilite y agilice el proceso de compras, con la aplicación de las disposiciones legales aplicables al Estado de Guatemala y las normas internas del RIC Normas del Procedimiento 1. El superior jerárquico de cada unidad administrativa, será el responsable de velar que las bases sean revisados por un

técnico experto en la materia y de autorizar los aspectos técnicos del bien, obra, suministro o servicio que se solicita. 2. En los procesos de cotización que promuevan la sección de compras, los formularios, bases y demás requisitos deben

ser aprobados por el Gerente Administrativo Financiero 3. Deben de observarse los principios de legalidad, economía, eficiencia, eficacia y equidad, de conformidad con las

políticas establecidas, para el cumplimiento de los objetivos planteados por las diferentes unidades administrativas del RIC.

4. Para todo evento de cotización pública, los integrantes de la Junta de Calificación deberán solicitar asesoría técnica o jurídica para el ejercicio de sus funciones.

5. La auditoría interna del RIC, efectuará las fiscalizaciones de los eventos de cotización de compras y contrataciones en la forma que se considere.

6. Toda solicitud de compra, debe llegar a la Sección de compras con las firmas del solicitante, encargado de la unidad administrativa, encargado de presupuesto y la GAF, avalando que hay reglón presupuestario. Así como el diagnostico emitido por el técnico y la certificación de inventarios cuando proceda.

7. Las compras o contrataciones de bienes, obras, suministros y servicios mayores de TREINTA MIL QUETZALES (Q.30,000.00) hasta por un monto de NOVECIENTOS MIL QUETZALES (Q.900,000.00), se deberá obtener como mínimo tres ofertas de precios, en cumplimiento de la Ley de Contrataciones del Estado.

8. Toda solicitud de compra debe ser autorizada por el Gerente Administrativo Financiero. 9. Toda solicitud de compra debe tener fecha anterior o igual a las cotizaciones y facturas de compra 10. Para la compra por evento de cotización, el solicitante debe proporcionar la hoja de especificaciones técnicas firmada

y sellada por el responsable de la unidad administrativa del RIC 11. La elaboración de bases de cotización debe ser revisada por un técnico experto en el producto o servicio que se desea

adquirir. 12. Los aspectos legales y jurídicos deben ser elaborados por la asesoría jurídica. 13. El encargado de compras deberá contar con copias de las actas elaboradas por la Junta de cotización desde la recepción

de ofertas hasta la adjudicación de la compra, para la publicación en el portal Guatecompras.

Procedimiento Una compra por cotización, es aquella contratación que se efectúa a través de un proceso sistematizado de selección del proveedor, debiéndose llenar determinados requerimientos formales para la selección del proveedor y aplica a contrataciones comprendidas en el rango de Q.30,000.01 y Q.900,000.00, en la cual deben considerarse requisitos importantes como precio, calidad, el plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Registro de Información Catastral –RIC-. Para la aplicación del procedimiento para las adquisiciones a través de esta modalidad compra, es necesario tomar en cuenta lo siguiente:



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Solicitud de Compras Para iniciar un proceso de contrataciones por cotización dentro del RIC, es necesario llevar a cabo los siguientes pasos: 1. Las unidades administrativas del RIC, deben completar los datos requeridos en el formulario denominado “solicitud de

compra”, para requerir la compra de un bien o servicio (ver ejemplo en anexo). 2. El formulario de “solicitud de compra”, debe llevar su partida presupuestaria la cuál tienen que solicitar a la Unidad de

Presupuestos, el Visto Bueno de la Unidad de Presupuestos y la Firma de Autorización de la Gerencia Administrativa Financiera.

3. Ya con los datos correctos, procede a trasladarlo a la Unidad de Compras. 4. Se recibe solicitud de Compra se analiza si el costo de la adquisición está comprendida en el rango de Q.30,000.01 y

Q.900,000.00 entonces determina que debe seguirse el procedimiento de cotización, absteniéndose de fraccionar las compras para no incurrir en ilegalidades.

5. El Encargado de Compras procede a realizar el proceso de compra y elabora lo documentación siguiente: i) formularios de cotización, ii) las bases de la cotización, iii) especificaciones generales de la cotización, iv) especificaciones técnicas de la cotización, v) disposiciones especiales y vi) planos (cuando proceda).

Invitación a Cotizar Esta Sección se refiere al procedimiento que debe seguirse para enviar las invitaciones de cotización a los proveedores que se tengan en lista de proveedores idóneos para la compra que interesa efectuar. 1. Cuando estén elaborados los documentos indicados en el numeral anterior, el Encargado de Compras debe llenar el

formulario de “solicitud de cotización”, dirigida a los oferentes que puedan estar interesados en participar. 2. Además de la invitación a cotizar, debe adjuntarse los formularios de cotización a los oferentes más idóneos que

garanticen precio accesible, calidad y oportunidad de entrega, entre otros criterios. 3. El Encargado de compras, publica en el portal de Guatecompras, el evento a cotizar, y se adjunta las bases de

cotización, por lo que el sistema asigna el NOG (Número de Orden Guatecompras) 4. Los oferentes que participen en la cotización, deberán presentar junto con su oferta, una declaración jurada de no estar

comprendidos en ninguno de los casos a que se refiere el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones. 5. El Encargado de Compras debe tener presente que los formularios de cotización deben entregarse sin costo alguno a

los interesados en presentar ofertas. Autorización de Compras El procedimiento de autorización de las compras por la modalidad de cotización recae en la Junta de Cotización que debe convocarse para el efecto, el procedimiento de su convocatoria y la autoridad que gozan para tomar sus decisiones, es el siguiente: 1. El Director Ejecutivo o quien delegue para hacer la convocatoria al proceso de cotización, 2. El encargado de compras, realiza la publicación del evento en el portal Guatecompras, donde se asigna

automáticamente el NOG (Número de Orden Guatecompras), adjuntando las bases de cotización



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3. El encargado de compras, así mismo, remitido las notas a los oferentes, en la misma se indicará el plazo máximo para recibir las ofertas (respetando el mínimo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado).

4. Vencido el plazo para la recepción de las ofertas de cotización, el Director Ejecutivo ó a quien delegue, elabora nota designado a los integrantes de la Junta de Cotización, la que deberá estar integrada por tres empleados o funcionarios públicos que laboren en el RIC.

5. Los oferentes interesados en participar en el proceso de cotización, presentarán sus ofertas al RIC por escrito, en sobre cerrado, en el formulario que les fue entregado, acompañado los documentos que les fueron solicitados, entre otros: fotocopia de su patente de comercio y/o patente de sociedad y copias de otros documentos que se les soliciten. Los precios unitarios y totales que figuren en las ofertas deberán ser fijos, expresados en quetzales, tanto en cifras como en letras. No debe aceptarse ninguna oferta fuera del plazo que se estipule en la invitación a cotizar.

6. Una vez integrada la Junta de Cotización, el Encargado de Compras debe entregarles las plicas de cada uno de los oferentes, las cuales deben estar completamente cerradas.

7. La junta de cotización, procederá a efectuar el análisis y tomar la decisión conforme lo dispone la ley de contrataciones y su reglamento, la que deberá manifestar su decisión a través de acta, la cual será el documento autorizado para proceder a efectuar el pago.

8. Posterior a levantar el acta de recepción de ofertas, se publica en guatecompras, para que pueda ser consultado por los proveedores

Proceso de compras 1. Una vez publicado en el portal Guatecompras, se solicita a los proveedores presentar sus cotizaciones en el plazo,

forma y lugar indicado, según las bases de cotización. 2. Se reciben las plicas por parte de la Junta de Cotización nombrada para el efecto, en sobres cerrados, separando la

Oferta Técnica de la Oferta Económica. 3. Se procede a la apertura de plicas, iniciando regularmente con la Oferta Económica, y se levanta acta de recepción de

ofertas y precios, así también se elabora acta de adjudicación, las cuales deben ser publicadas en guatecompras. 4. Posteriormente se elabora contrato con la empresa que se adjudicó el evento. Para pago de bienes, obras, suministros y servicios: 1. En las bases de licitación se indicará la forma de pago, por lo que es aplicable la cláusula de pagos parciales, o pago

total. 2. Para cada pago parcial o total, una vez que se cuenta con todos los documentos que sustentan la compra, debe

completar el formulario de orden de compra (si procede a consideración institucional, en sustitución de un contrato). 3. El Encargado de compras, procede a solicitar la factura correspondiente, debiendo verificar que la misma contenga

correctamente los datos siguientes: nombre completo y nombre comercial de contribuyente emisor, si es persona individual, razón social y nombre comercial si es persona jurídica, dirección del establecimiento y oficina donde se emite el documento, fecha del día en que se efectuó la compra, nombre de la factura, la cual deberá estar a nombre del Registro de Información Catastral, el número de identificación tributaria correcto, la descripción de la factura que detalle adecuadamente el bien, obra, suministros o servicio que se está adquiriendo, el detalle de los costos si estos fueran individuales y verificar que la suma de los bienes, obras, suministros o servicios sean correctos en cantidad y en valores monetarios, la cual debe estar plenamente razonada en la parte posterior y firmada por el responsable de efectuar la compra.

4. En caso la compra se refiere a adquisiciones comprendidas en el grupo de gasto 3: propiedad, planta, equipo e intangibles, debe acompañarse el formulario Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario, que se presenta a continuación:



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5. Como parte del expediente de compra, el ingreso a almacén o inventarios, debe trasladarse al Encargado de Inventarios, para que este los traslade inmediatamente a la bodega o almacén de bienes.

6. El Encargado de Compras debe verificar que los documentos justificativos de la compra, sean los siguientes:

i) Solicitud de gastos con especificaciones amplias de los bienes, obras, suministros o servicios, ii) Factura contable del pago parcial o total, iii) Completar el formulario de ingreso a almacén cuando las compras se refieran a adquisiciones comprendidas

dentro del grupo de gastos 3, iv) Nota de conformidad por la aceptación del servicio, si el pago fuera para la adquisición de servicios, v) Constancia de no estar comprendido en el artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado, si la compra es de

Q.30,000.00 en adelante y vi) Certificación de inventarios que corresponde a la adquisición de un servicio de mantenimiento o reparación (según

corresponda), vii) Bases de cotización, viii) Invitaciones a cotizar con la firma de recibido de las empresa invitadas, ix) Especificaciones técnicas, x) Certificación del acta de recepción de plicas y adjudicación o fotocopia del libro original de hojas móviles con

sello de la Contraloría General de Cuentas, la cual debe de indicar que es un documento fiel tomado del original, xi) Documentos que adjuntaron las empresas participantes con la oferta: fotocopia del carnet del NIT, fotocopia de

patente de comercio, fotocopia de patente de sociedad (si es sociedad), fotocopia de cédula de vecindad del propietario o representante legal, fianza de sostenimiento de ofertas, declaración jurada de no ser cliente moroso, acta de nombramiento del representante legal (si es sociedad anónima) y formulario de cotización precios firmados y sellado por los miembros de la junta de cotización, entre otros que sean requeridos dentro del proceso,

xii) Resolución de la Dirección Ejecutiva de aprobada la adjudicación, xiii) Certificación del acta de recepción de los bienes, obras, servicios y suministros suscrita por parte de la junta

receptora nombrada para el efecto, xiv) Ingreso a almacén si son compras, se agregan fotocopia de constancia del ISR y carta de conformidad si es

servicio: listado de personas a quienes se les prestó el servicio firmado y sellado por la unidad o institución solicitante, constancia de haber recibido el servicio de conformidad firmado y sellado,

xv) Orden de compra o Fotocopia del contrato administrativo, 7. La orden de compra deberá contar con la firma del Encargado Administrativo, Encargado de compras y el Gerente

Administrativo Financiero. 8. El encargado de compras remite el expediente a contabilidad, para que se proceda a darle ingreso y a tramitar el

acreditamiento en cuenta al proveedor. La orden de compra original se adjunta al CUR (comprobante único de registro) que debe emitir contabilidad.

9. Semanalmente el encargado de contabilidad remite al encargado de presupuesto, el listado de CUR procesados con cargo a su presupuesto.

10. Semanalmente el encargado de Tesorería, informa al encargado de presupuesto, el listado de CURS pagados.

SISTEMA DE COMPRAS POR COTIZACIÓN MPCom-03

Responsable Pasos Descripción Acción Tiempo Máximo (días)



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El Solicitante 1

(Una vez que ha corroborado con Almacén, la inexistencia de lo requerido, para el caso de bienes fungibles o de existencias en bodega-Ver procedimiento MPAlm-02) Llena solicitud de compra, verifica y confirma la partida presupuestaria correspondiente con la Sección de presupuestos, firma la misma y con la visa respectiva lo traslada para autorización de la Gerencia Administrativa Financiera (Ver procedimiento MPP-03 hasta paso 8).

10-20 días

Unidad de Compras-UC 8

En la Unidad de Compras se revisa, determinado el sistema de compra a utilizar (presente caso Compra por Cotización) y se ingresa la solicitud con el correlativo; posteriormente se asigna a responsable dentro de la Unidad de Compras para inicio de trámite de compra. Solicita apoyo de especialista técnico y/o de asesoría jurídica, según corresponda de acuerdo a la complejidad de contratación. Tramita aprobación de la GAF.

GAF 9 Recibe, revisa expediente conjuntamente con el Encargado de Compras y efectúan las correcciones pendientes. 1 día

UC 10 Remite documentos de cotización para aprobación de la Dirección Ejecutiva, según corresponda. 1 día

Dirección Ejecutiva-DE 11 Aprobación de bases de contratación por cotización y nombramiento del Comité de

Evaluación/Junta de Cotización. 1 día

UC 12 Recibe aprobación. Prepara solicitud de cotización, publica en Guatecompras y envían invitaciones a proveedores. 5 días

DE 13 Nombra Junta de Cotización. 1 día

Proveedores 14 Preparan cotizaciones y las envían dentro del plazo establecido, de acuerdo a solicitud y en cumplimiento de la invitación: por carta, fax, medios electrónicos, correo certificado o en mano (sobre cerrado).

8-15 días simultáneos

UC 15 Recepción de cotizaciones de por lo menos 3 proveedores (deben existir tres cotizaciones). Posteriormente las remite al comité de evaluación.

8-15 días simultáneos

Junta de Cotización 16 Recibe ofertas. Evalúa ofertas y elabora el informe de evaluación, el cual contiene una recomendación de adjudicación, la cual debe ser aprobada por la Dirección Ejecutiva o Consejo Directivo, según determine la DE.

3 días

UC 17 Comunica la adjudicación al proveedor. Publica en Guatecompras. 2 días

UC 18 Elabora contrato y obtiene firmas. Previo cumplimiento de condiciones contractuales (garantías). Con apoyo de Jurídico. 2 días

UC 19 Envío de Contrato a contratista, Unidad Solicitante y a los demás involucrados para cada caso. 2 días

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Procedimientos para sistema de compras por cotización



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4.3 Procedimiento del Sistema de Compras por Licitación (≥Q.900,000.01) Objetivo del Procedimiento: Contar con los procedimientos para las compras de bienes, suministros, obras y servicios, a través del sistema de Licitación, que oriente, facilite y agilice el proceso de contratación, con la aplicación de las disposiciones legales aplicables al Estado de Guatemala y las normas internas del RIC Una compra por licitación, es aquella contratación que se efectúa a través de una proceso sistematizado de selección del proveedor, debiéndose llenar determinados requerimientos formales para la selección del proveedor y aplica a contrataciones superiores a Q.900,000.00, en la cual deben considerarse requisitos importantes como precio, calidad, el plazo de entrega y además condiciones que favorezcan los intereses del RIC. Antes de proceder a detallar el procedimiento para las adquisiciones a través de esta modalidad de compra, es necesario tomar en cuenta lo siguiente: Compensación por prescindir El RIC puede prescindir de la negociación en cualquier fase en que se encuentre una licitación, pero antes de la suscripción del contrato respectivo. Si la decisión de prescindir se adopta con posterioridad a la prestación de ofertas y antes de la adjudicación, la junta deberá hacer una calificación para el solo efecto de compensar a los oferente que ocupen los tres primeros lugares, sobre un estimado de los gastos incurridos en la elaboración de su oferta; para lo cual realizará una propuesta a la Dirección Ejecutiva sobre la compensación, la que no podrá ser mayor al dos por millar del monto de la misma. Pero si la decisión de prescindir se adopta después de la adjudicación, pero antes de la suscripción del contrato respectivo, se deberá compensar al oferente ganador que ocupó el primer lugar, de los gastos incurridos en la elaboración de su oferta y otros trámites, con una propuesta por el equivalente no mayor al cuatro por millar del monto de la misma. Normas del Procedimiento 1. El superior jerárquico de cada unidad administrativa, será el responsable de velar que las bases sean elaboradas y

revisadas por un técnico experto en la materia y de autorizar los aspectos técnicos del bien, obra, suministro o servicio que se solicita.

2. En los procesos de licitación que promuevan la sección de compras, los formularios, bases y demás requisitos deben ser aprobados en primera instancia por GAF, seguido por la Dirección Ejecutiva (quien deberá comunicar sobre el particular al Consejo Directivo) y/o Consejo Directivo, sobre la base de lo previsto en la Ley de Contrataciones del Estado.

3. Deben de observarse los principios de legalidad, economía, eficiencia, eficacia y equidad, de conformidad con las políticas establecidas, para el cumplimiento de los objetivos planteados por las diferentes unidades administrativas del RIC.

4. Para todo evento de licitación pública, los integrantes de la Junta de Calificación deberán solicitar asesoría técnica o jurídica para el ejercicio de sus funciones.

5. La auditoría interna del RIC, efectuará las fiscalizaciones de los eventos de cotización de compras y contrataciones en la forma que se considere.



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6. La solicitud de compra por licitación debe ser solicitada por medio de oficio directamente al Gerente Administrativo Financiero y visto bueno del Director Ejecutivo.

7. La solicitud de compra por licitación, debe llegar a la Sección de compras con las firmas del solicitante, encargado de la unidad administrativa, encargado de presupuesto y la GAF, avalando que hay reglón presupuestario. Así como el diagnostico emitido por el técnico y la certificación de inventarios cuando proceda.

8. Las compras o contrataciones de bienes, materiales, suministros y servicios mayores de NOVECIENTOS MIL QUETZALES (Q.900,000.00) en adelante, deberán cumplir con el presente manual.

9. En el caso de las compras que cuentan con excepción, según la legislación de contrataciones, se procederá como indique la misma.

10. Toda solicitud de compra debe tener fecha anterior o igual a las cotizaciones y facturas de compra 11. Para la compra por evento por licitación, el solicitante debe proporcionar la hoja de especificaciones técnicas firmada

y sellada por el responsable de la unidad administrativa del RIC 12. La elaboración de bases para licitación debe ser revisada por un técnico experto en el producto o servicio que se desea

adquirir. 13. Los aspectos legales y jurídicos deben ser elaborados por la asesoría jurídica. 14. El encargado de compras deberá contar con copias de las actas elaboradas por la Junta de Licitación desde la recepción

de ofertas hasta la adjudicación de la compra, para la publicación en el portal Guatecompras. 15. Las bases de licitación deberán ser vendidas, a través de la sección de compras y como se especifique en las mismas.

En caso de que las bases sean adquiridas a través de guatecompras se deberá de cancelar únicamente el porcentaje del monto total de las bases, de acuerdo a lo previsto en la ley y reglamento de contrataciones del estado, vigente. El pago se verificará en el momento de presentar las ofertas, ya que deberá de presentar la constancia de haber comprado las bases, de lo contrario no se aceptará la oferta que presente (según corresponda).

16. Cumplir con la ley del ISR y del IVA y sus reglamentos. Cualquier otra Ley que aplique y las Normas de Control Interno del RIC.

17. La Solicitud de Compras no debe contener errores, tachaduras, enmiendas y ningún tipo de manchas. 18. En el caso que la licitación sea declarada desierta, la Unidad de Compras deberá hacer lo siguiente:

Publicar el acta en Guatecompras. Invitar nuevamente a empresas o personas, indicándoles el lugar, día y hora de la nueva licitación.

19. Cualquier aspecto no considerado o que cause contradicción, la Unidad de Compras procederá conforme a lo previsto en ley de Contrataciones del Estado.

Procedimiento Solicitud de Compras Para iniciar un proceso de contrataciones por licitación dentro del RIC, es necesario a llevar a cabo los pasos siguientes: 1. Las unidades administrativas del RIC, deben completar los datos requeridos en el formulario denominado “solicitud de

compra”, para requerir la compra de un bien o servicio. 2. El formulario de “solicitud de compra”, debe llevar su partida presupuestaria la cuál tienen que solicitar a la Unidad de

Presupuestos, el Visto Bueno de la Unidad de Presupuestos y la Firma de Autorización de la Gerencia Administrativa Financiera.

3. Ya con los datos correctos, procede a trasladarlo a la Unidad de Compras. 4. El Encargado de Compras analizará la solicitud de compras y si el costo de la adquisición es superior a la cantidad de

Q.900,000.00 entonces determina que debe seguirse el procedimiento de licitación, absteniéndose de fraccionar las compras para no incurrir en ilegalidades.



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5. El Encargado de Compras, firma y traslada el formulario de solicitud de compra a presupuesto para que emita su visto bueno.

6. En presupuesto, se efectúa el análisis de la solicitud de compra y verifica que tenga disponibilidad presupuestaria y financiera y de ser positiva, lo devolverá al Encargado de Compras, firmando y sellando el referido formulario.

7. En caso de ser negativa, procederá a informar al Encargado de Compras para tomar la decisión de suspender el proceso de compra o elaborar una modificación presupuestaria que permita efectuar la compra.

8. Si el Gerente Administrativo Financiero aprueba la compra, deberá firmar de aprobada la solicitud de compras, así como, traslada al Director Ejecutivo para autorizar la compra y de acuerdo a la Ley, deberá solicitarse la aprobación del Consejo Directivo

9. Si el expediente reúne toda la documentación e información para realizar el proceso mediante nota se solicita que se inicie el proceso de licitación, firmada por el Director Ejecutivo.

10. El Encargado de Compras con la nota que le remita el Director Ejecutivo, debe proceder a elaborar los documentos siguientes:

i) Disposiciones especiales, ii) Especificaciones técnicas, iii) Especificaciones generales, iv) Planos de construcción (cuando se trate de obras) y v) Bases de Licitación, los cuales deben ser aprobados por el Director Ejecutivo.

Garantías para compras por licitación Para la elaboración de los documentos indicados en el párrafo anterior, debe considerarse que el Director Ejecutivo debe garantizarse calidad, cantidad y entrega oportuna de las contrataciones que efectúe, por tal razón, los proveedores de bienes, obras, suministros y servicios, debe formalizar mediante póliza de fianza o escritura pública (según corresponda), varios momentos de las contrataciones con instituciones autorizadas para operar en Guatemala, por lo que al momento de proceder a elaborar los documentos indicados en el numeral antes dicho, deben considerarse las garantías que se detallan a continuación (en complemento a las disposiciones previstas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento:

1. Garantía de sostenimiento de oferta: Esta garantía se constituye para que el oferente sostenga su oferta durante

el período comprendido desde la recepción y apertura de plicas, hasta la aprobación de la adjudicación, y en todo caso, tendrá una vigencia de ciento veinte (120) días. Lo podrá hacer con depósito en efectivo o mediante fianza, por un porcentaje no menos al uno por ciento (1%) ni mayor al cinco por ciento (5%) del valor de la oferta.

2. Garantía de cumplimiento: Para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en el contrato, el contratista, una vez suscrito el contrato, deberá entregar fianza, depósito en efectivo o constituir hipoteca a favor de la autoridad contratante, sobre la base de lo siguiente: a) Cuando se trate de bienes, suministros y servicios, por el diez por ciento (10%) del monto del contrato respectivo. b) Cuando se trate de obras, por un valor del diez por ciento (10%) al veinte por ciento (20%) del monto del contrato respectivo, a criterio de la autoridad administrativa superior de la entidad interesada. En ambos casos la garantía cubrirá con el diez por ciento (10%) de su valor, el pago de salarios y prestaciones laborales de los trabajadores incluyendo las cuotas patronales establecidas por la Ley y, con el noventa por ciento (90%) restante, el cumplimiento del contrato de acuerdo con las especificaciones, planos y demás documentos contractuales, así como la ejecución de la obra dentro del tiempo estipulado.

3. Garantía de anticipo: Cuando un contratista está interesado en solicitar un anticipo para llevar a cabo su contrato, previo a recibir cualquier suma por ese concepto, deberá constituir garantía mediante fianza o hipoteca por el monto del cien por ciento (100%) del mismo.



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4. Garantía de Conservación de obra, calidad o funcionamiento: El contratista debe responder por la conservación de la obra, por su calidad y su funcionamiento mediante depósito en efectivo, fianza, hipoteca o prenda (a su elección) por el quince por ciento (15%) del valor original del contrato, como requisito previo a la recepción de la obra, bien o suministro, el cual servirá para cubrir el valor de las reparaciones de las fallas o desperfectos que le sean imputables y que aparecieren durante el tiempo de responsabilidad de dieciocho (18) meses contados a partir de la fecha de recepción de la obra. Así mismo, aplicará lo previsto en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

5. Garantía de saldos deudores: Esta garantía es para garantizar el pago de saldos deudores que pudieran resultar a favor del Registro de Información Catastral en la liquidación de cualquier contrato; para ellos, el contratista deberá presentar fianza, depósito en efectivo, constituir hipoteca o prenda (a su elección), por el cinco por ciento (5%) del valor original del contrato. Esta garantía debe presentarse simultáneamente con la de conservación de obra como requisito previo para la recepción de la obra, bien o suministro y una vez aprobada la liquidación, si no hubiera saldos deudores, se cancelará la garantía.

Deberán aplicarse las demás disposiciones previstas en la Ley de Contrataciones. Invitación y proceso a Licitar Esta sección se refiere al procedimiento que debe seguirse para hacer pública la licitación e invitar a oferentes a presentar sus ofertas en un plazo determinado.

1. Los oferentes que participen en la licitación, deberán presentar junto con su oferta, una declaración jurada de no

estar comprendidos en ninguno de los casos a que se refiere el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones. 2. Cuando estén elaborados los documentos descritos anteriormente, el Encargado de Compras debe enviar a

publicar la convocatoria a licitar, dos veces en el diario oficial y en otro de mayor circulación, dentro de un plazo de diez días. Entre la última publicación y el día fijado para la presentación y recepción de ofertas, deberá mediar, por lo menos un termino de ocho días.

3. Las bases de licitación se entregarán a quien las solicite, siempre que se acredite estar inscrito en el Registro de Precalificados correspondiente o haya solicitado la inscripción correspondiente y demuestre haber efectuado el pago por las bases de licitación, según corresponda.

4. Se publica en el portal Guatecompras, la solicitud de compras, adjuntando las bases de licitación, y automáticamente el portal asigna el NOG (número de operación de Guatecompras)

5. Una vez publicado en el portal Guatecompras, se solicita a los licitadores presentar sus ofertas en el plazo, forma y lugar indicado, según las bases de licitación.

6. Se reciben las plicas por parte de la Junta de Licitación nombrada para el efecto, en sobres cerrados, separando la Oferta Técnica de la Oferta Económica.

7. La junta de licitación, procederá a efectuar el análisis y tomar la decisión conforme lo dispone la ley de contrataciones y su reglamento, la que deberá manifestar su decisión a través de acta.

8. Posterior a levantar el acta de recepción de ofertas y adjudicación a la empresa proveedora, y se publican en guatecompras las actas fraccionadas para dejar constancia del evento de licitación.

9. Posteriormente se elabora contrato con la empresa que se adjudicó el evento.

SISTEMA DE COMPRAS POR LICITACIÓN MPCom-04




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El Solicitante 1

(Una vez que ha corroborado con Almacén, la inexistencia de lo requerido, para el caso de bienes fungibles o de existencias en bodega-Ver procedimiento MPAlm-02) Llena solicitud de compra, verifica y confirma la partida presupuestaria correspondiente con la Sección de presupuestos, firma la misma y con la visa respectiva lo traslada para autorización de la Gerencia Administrativa Financiera (Ver procedimiento MPP-03 hasta paso 8).

10-20 días

Unidad de Compras-UC 8

Coordina la elaboración de Anuncio Específico de Licitación y documentos de licitación, el cual incluye aspectos, tales como: llamado a licitación, instrucciones a los licitantes, datos de la licitación, formulario de las ofertas, formulario del contrato, condiciones generales del contrato, condiciones especiales del contrato, las especificaciones técnicas, lista de bienes y servicios, plan de entregas y formularios tipo tales como modelos de garantías (en cumplimiento a lo previsto en la Ley de Contrataciones y su Reglamento). Solicitando apoyo de especialista técnico y/o de asesoría jurídica, según corresponda de acuerdo a la complejidad de contratación. Tramita aprobación de la GAF.

GAF 9 Recibe, revisa expediente conjuntamente con el Encargado de Compras y efectúan las correcciones pendientes.

UC 10 Remite documentos de licitación para aprobación de la Dirección Ejecutiva/Consejo Directivo, según corresponda. 1 día

CDRIC/Dirección Ejecutiva-DE 11 Aprobación de bases de licitación y nombramiento del Comité de Evaluación/Junta de Licitación. 1 día

UC 12 Publicación del Anuncio Específico de Licitación, de acuerdo a la Ley de Contrataciones (prensa nacional, portal de Guatecompras u otras opciones a nivel nacional e internacional, según corresponda y se determine de acuerdo a la naturaleza de la compra/contratación).

7días máximo

Tesorería 13 Recibir los Pagos de los documentos de licitación (según corresponda en coherencia con la Ley de Contrataciones).

45 días simultáneos

UC 14 Entrega de documentos de licitación. 45 días simultáneos

Licitantes 15 Elaboración de ofertas. 45 días simultáneos

UC/Junta de Licitación (JL) –

Licitantes 16 Recepción y apertura de ofertas en acto público en el lugar, día y hora previamente indicada. Y entrega

las ofertas a la JL. 1 día

JL 17 El comité evalúa las ofertas y posteriormente prepara el informe de evaluación y recomendación, el cual remite a la DE-CD/UC (la JL deberá contar con apoyo técnico y jurídico). 17-20 días

DE 18 DE/UC presenta al CD el informe para su aprobación. 1 día CDRIC 19 Aprobación de informe de evaluación y recomendación de contratación. 1 días

UC 20

Pública resultados en portal de Guatecompras. Informa al licitante sobre contratación y prepara la notificación de resultados de licitación dentro de los plazos previstos por ley. Solicita a AJ la elaboración del contrato respectivo (siempre y cuando se haya cumplido con el plazo otorgado a los licitantes, referente de consultas o reclamaciones, previstas en la Ley de Contrataciones)

15 días

Asesoría Jurídica 21 La UA remite documentos para la elaboración del contrato. Obtiene firmas del contrato previo cumplimiento de condiciones contractuales: presentación de garantía de fiel cumplimiento y garantía de anticipo (si aplica).

4 días

UC-GAF 22 Envía y distribuye el contrato al licitador, al Coordinador de seguimiento de la Contratación, el licitador contratado y los demás involucrados según sea el caso. 5 días

UC 23 Devuelve las garantías de seriedad de oferta a licitantes 1 día FIN DEL PROCEDIMIENTO



28

Procedimientos para el sistema de compras por Licitación



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30

4.4 Procedimiento de Compras por Contrato Abierto Objetivo del Procedimiento: Contar con un procedimiento para la utilización del sistema de compras de contrato abierto, que facilite y oriente las actividades del personal del RIC. Normas del Procedimiento 1. El Contrato Abierto, es un sistema de compra de suministro y bienes, administrado y coordinado por el Ministerio de

Finanzas Públicas a través de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. 2. Toda gestión de contrato abierto que realice el RIC, deberá cumplir con lo estipulado en la Ley de Contrataciones del

Estado, su Reglamento y modificaciones vigentes, al momento de utilizar el sistema de compra correspondiente. 3. Será responsabilidad de la Unidad de Compras, el cumplimiento de lo previsto en la Ley de Contrataciones. Procedimiento

SISTEMA DE COMPRAS POR CONTRATO ABIERTO MPCom-05


El Solicitante 1

(Una vez que ha corroborado con Almacén, la inexistencia de lo requerido, para el caso de bienes fungibles o de existencias en bodega-Ver procedimiento MPAlm-02) Llena solicitud de compra, verifica y confirma la partida presupuestaria correspondiente con la Sección de presupuestos, firma la misma y con la visa respectiva lo traslada para autorización de la Gerencia Administrativa Financiera (Ver procedimiento MPP-03 hasta paso 8). 2 días

Encargado de Compras 8

En la Unidad de Compras se revisa, determinado que el sistema de compra a utilizar (presente caso Compra por Contrato Abierto) y se ingresa la solicitud con el correlativo; posteriormente se asigna a responsable dentro de la Unidad de Compras para inicio de trámite de compra.

Asistente de Compras 9 Recibe solicitud y verifica en la Página de Guatecompras las Empresas que proporcionan los bienes por medio de Contrato Abierto (según previsto en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

1 días 10 Según el listado de Empresas que trabajan por medio de Contrato Abierto se verifica cuál proporciona el bien solicitado y si cumple con las especificaciones en la Solicitud de Compra.

11 Se Elabora una Resolución de aprobación de la Compra, se traslada a la GAF para su autorización y para trámite de aprobación debe ser firmada por la Dirección Nacional

GAF 12 Recibe y verifica que expediente este correcto: 1/2 día No, solicita a Compras corrección, o cancelación de compras, según corresponda

Si, autoriza y traslada a Dirección Ejecutiva para su aprobación; incluyendo nombramiento de junta de recepción de compra.

Dirección Ejecutiva 13 Aprueba resolución y devuelve documentos para el tramite a la Unidad de Compras y Contrataciones 1 días

13.1 No, solicita a Compras aclaración o corrección (regresa paso 3) 13.2 Si, aprueba compra, traslada a Unidad de Compras para continuar con trámite.

Unidad de Compras 14 Recibe documento autorizado por la Dirección Ejecutiva, y procede a elaborar Orden de Compra con las especificaciones solicitadas.

4 días Unidad de Compras 15 Envía en Original Orden de Compra, para firma y sello de la Empresa y se especifica un plazo de

entrega de 15 días hábiles para la entrega del bien solicitado



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Proveedor Seleccionado 16 Recibe, firma y sella orden de compra; devuelve a la Unidad de Compras, indicando la fecha de

entrega y demás detalles solicitados.

Unidad de Compras 17 La Empresa confirme el día y la hora de la entrega del bien, notifica por medio de una carta a la Junta Receptora para estar presentes en la Entrega

Junta Receptora 18 Recibe el bien, con la Presencia de Inventarios y Almacén, revisa factura, garantía y que este lo solicitado completo (ver procedimiento MPP-03 de paso 9 en adelante; MPC-02; MPT-02; MPAlm-01; MPInv-02 y MPFR-02, según corresponda). 2 días

Junta Receptora 19 Entrega Factura Original, Garantía del Bien a la Unidad de Compras y procede a elaborar el Acta Unidad de Compras 20 Recibe Factura y Garantía del bien.

21 Con toda la documentación completa, inicia trámite de pago a la Empresa para poder liquidarle en los 30 días calendarios. Ver procedimientos de MPP-03, MPC-02, MPT-02

FIN DEL PROCEDIMIENTO



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5. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN. En el marco de las políticas y disposiciones institucionales, se establecerán las orientaciones correspondientes para el seguimiento y evaluación del cumplimiento de las funciones de cada una de sus dependencias. Para el presente caso, corresponderá a la Gerencia Administrativa Financiera y las dependencias que componen a la misma, la implementación de lo siguiente: 1. Manuales de normas y procedimientos específicos 2. Revisión anual de las normas y procedimientos administrativos financieros, correspondientes a cada manual. 3. Actualización y/o adaptación de las normas y procedimientos administrativos financieros, a la luz de las revisiones

periódicas o producto de nuevas disposiciones legales o administrativas. 4. Elaboración e implementación de disposiciones complementarias para el seguimiento y evaluación de la aplicación del

manual de normas y procedimientos administrativos financieros. Todo funcionario, empleado y/o consultor individual del RIC estará sujeto a las sanciones y/o deducción de responsabilidades que correspondan por el no cumplimiento de sus funciones o al no acatamiento de las normativas instituciones y legales. Dichas sanciones y/o deducción de responsabilidades se regirán sobre la base de las disposiciones correspondientes a la legislación nacional.

5.1 A nivel del la GAF. Corresponderá a la GAF la correcta aplicación de las disposiciones del presente manual, así como el elevar ante autoridades superiores la revisión y evaluación del mismo. También se incluirá dentro de las responsabilidades de la GAF, la evaluación del personal asignado a la Gerencia, en cumplimiento a las políticas y disposiciones de evaluación del desempeño institucional.

5.2 A nivel de la UDAF y unidades correspondiente. Será responsabilidad de la Unidad de Compras y de la Unidad Administrativa la correcta aplicación del manual de su ámbito de competencia y sus disposiciones (incluyendo someter a nivel de la GAF su revisión y actualización), al igual que la evaluación del personal bajo su coordinación en el marco de las políticas y disposiciones de evaluación del desempeño institucional. . .



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6. ANEXOS.

6.1 Normativa Legal Aplicable y otras disposiciones Normativa Legal: Constitución Política de la República de Guatemala. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. ARTICULO 2. Ámbito de competencia. Corresponde a la Contraloría General de Cuentas la función fiscalizadora en forma externa de los activos y pasivos, derechos, ingresos y egresos y, en general, todo interés hacendario de los Organismos del Estado, entidades autónomas y descentralizadas, las municipalidades y sus empresas, y demás instituciones que conforman el sector público no financiero; de toda persona, entidad o institución que reciba fondos del Estado o haga colectas públicas; de empresas no financieras en cuyo capital participe el Estado, bajo cualquier denominación, así como las empresas en que éstas tengan participación. ARTICULO 39. Sanciones. La Contraloría general de Cuentas aplicará sanciones pecuniarias que se expresan en quetzales a los funcionarios y empleados públicos y demás personas sujetas a su control, que incurran en alguna infracción de conformidad con el artículo 38 de la presente ley, en otras disposiciones legales y reglamentarias de la siguiente manera:

Mínimo Máximo 1. Incumplimiento de recomendaciones realizadas en auditorias anteriores Q.2,000 – Q10,000. 2. Falta de manuales de funciones y responsabilidades. Q.2,000 – Q10,000. 3. Falta de control previo a la ejecución de inversiones. Q.2,000 – Q.10.000. 4. Falta de presentación del informe de Ejecución de la inversión. Q.2,000 – Q.10,000. 5. Falta de aplicación de los clasificadores presupuestarios establecidos en la ley. Q.2,000 – Q.10,000. 6. Falta de conciliaciones de saldos. Q.2,000 – Q.10,000. 7. Incumplimiento de la rendición de cuentas. Q.2,000 – Q.40,000. 8. Falta de registro y control presupuestario. Q.4,000 - Q.40,000 9. Falta de separación de funciones incompatibles. Q.8,000 – Q.40,000 10. Pérdida o extravío de formularios oficiales. Q.2,000 – Q.80,000. 11. Falta de documentos de respaldo. Q.2,000 – Q.80,000. 12. Otros incumplimientos a Normas de Control Interno y disposiciones legales. Q.2,000 – Q.80,000. 13. Utilización de formularios no autorizados. Q.4,000 – Q.80,000 14. Falta de control interno. Q.4,000 – Q.80,000. 15. Falta de registro o atraso en los registros para el control de inventarios y almacén. Q.4.000 – Q.80,000. 16. Falta de un adecuado registro y resguardo de la documentación de respaldo de operaciones financieras y

administrativas. Q.8,000 – Q80,000. 17. Falta de presentación de la liquidación del presupuesto en la fecha establecida en la ley. Q.4,000 – Q.80,000.

ARTICULO 6. EJERCICIO FISCAL. El ejercicio fiscal del sector público se inicia el uno de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada año. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas (Acuerdo Gubernativo 318-2003) Articulo 9 Aplicación del Control Interno



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Ley de probidad y Responsabilidades. ARTICULO 20. RENDICION DE CUENTAS. Todos los que manejen, recuden, administren o inviertan fondos públicos, con cualquier fin, están obligados a rendir cuentas ante la autoridad superior del ramo y en forma prescrita por las leyes fiscales. En esta prescripción quedan incluidos los funcionarios diplomáticos y consulares de la República.

El funcionario o empleado que por cualquier motivo perciba cantidades de dinero y no diere el correspondiente recibo indicando la causa de la recepción incurre en responsabilidad conforme a las leyes respectivas. Ley del RIC (Decreto 42-2005). EL Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF). SIAF es el conjunto entidades, órganos, leyes, reglamentos, manuales, procedimientos, instructivos, recursos humanos, materiales y tecnológicos cuyo objetivo es desarrollar la administración presupuestaria y financiera del sector público no financiero. En tal sentido, el SIAF está conformado por: • Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97 del Congreso de la República, y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo

240-98, que constituye el marco normativo de los sistemas de Presupuesto, Contabilidad Integrada, Tesorería y Crédito Público, y por tanto, contiene las funciones de os entes rectores y las principales características de las etapas del proceso presupuestario.

• Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002 del Congreso de la República, y su Reglamento, Acuerdo Gubernativo 318-2003, que constituye el marco normativo del proceso de fiscalización y control gubernamental, y de funcionamiento de la Contraloría General de Cuentas.

• Decreto Legislativo de aprobación anual del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Nación, que se constituye en la base específica de administración de los créditos presupuestarios aprobados para el ejercicio correspondiente.

• El Ministerio de Finanzas Públicas como Órgano Rector de los Sistemas de Presupuesto, Contabilidad Integrada, Tesorería y Crédito Público, a través de las siguientes Dependencias:

• Dirección Técnica del Presupuesto –DTP-. • Dirección de Contabilidad del Estado –DCE-. • Tesorería Nacional –TN-. • Dirección de Crédito Público -DCP-.

• Los Órganos del Estado, Ministerios, Secretarías, Entidades Descentralizadas, Autónomas, Empresas Públicas e Instituciones del Sector Público No Financiero, con sus correspondientes Unidades de Administración Financiera –UDAF- y estructuras de Control Interno encargados de administrar los créditos presupuestarios autorizados en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la Nación.

• Manuales elaborados y autorizados por el Ministerio de Finanzas Públicas, para la correcta y uniforme administración de los sistemas y etapas del proceso presupuestario, siendo éstos:

• Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. • Manual de Formulación de Presupuesto. • Manual para las Modificaciones Presupuestarias. • Manual de Programación de la Ejecución Presupuestaria y Financiera. • Manual de Contabilidad Patrimonial. • Manual de Ejecución Presupuestaria. • Las Normas Generales de Control Interno emitidas y aprobadas por la Contraloría General de Cuentas, para dar una

seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.



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• El Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-, es el Sistema Informático diseñado, desarrollado y administrado por el Ministerio de Finanzas Públicas para el registro de las transacciones con efectos, presupuestarios, patrimoniales y financieros, que en forma común, oportuna y confiable, permite conocer el destino de los egresos y la fuentes de los ingresos, expresados en términos monetarios. El SICOIN incluye por tanto, los sistemas de presupuesto, contabilidad integrada, tesorería y crédito público, y además, las etapas del proceso presupuestario: formulación, ejecución, evaluación y liquidación.

• Otras leyes y disposiciones que rigen la gestión de la administración pública, • tales como:

• Ley del Organismo Ejecutivo • Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento • Ley de Servicio Civil y su Reglamento. • Código Tributario. • Ley del Impuesto Sobre la Renta –ISR- y su Reglamento. • Reglamento de Gastos de Viático para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas

del Estado. • Ley del Impuesto al Valor Agregado –IVA- y su Reglamento. • Ley Orgánica de los otros Organismos, Entidades Descentralizadas, Autónomas y Empresas Públicas, del

Estado. Otros Acuerdos Gubernativos (Ministeriales) correspondientes Otras Disposiciones: PARA EL COMPROMISO PRESUPUESTARIO: “Compromiso” es el momento de registro presupuestario, mediante el cual, una autoridad competente de la institución, dispone la utilización de un crédito presupuestario para adquirir un bien o servicio; por lo cual, se deberá afectar preventivamente el crédito por el monto que corresponda, identificando la persona con quién se pactará la adquisición y/o contratación (Artículo 12, numeral 2, literal “a)”, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto. Normativa específica:

Ley de Contrataciones del Estado (Decreto No. 57-92) Artículo 6, Precios Unitarios y Totales Artículo 7, Fluctuaciones de Precios Artículo 8, Índices y actualización de precios y salarios. Artículo 9, Autoridades Superiores Artículo 10, Juntas de Licitación y Cotización Artículo 11, Integración de la Junta de Licitación Artículo 15, Integración de la Junta de Cotización. Artículo 16, Competencia de la Junta de Cotización Título III, Capítulo I, Régimen de Licitación; Artículos 17 al 37.Capítulo III, Capítulo II, Régimen de Cotización; Artículos 38 al 42. Título IV, Capítulo I, Contratos; Artículos 46 al 54. Título V, Capítulo Único, Garantías o Seguros, Artículos del 64 al 70. Título VI, Capítulo Único, Registros, Artículos 71 al 78 Título VII, Capítulo Único, Prohibiciones y Sanciones, Artículos del 80 al 88. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado (Acdo. Gub. 1,56-92) Artículo 3, Fluctuaciones de Precios Artículo 5, Índices de Precios y Salarios



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Título II, Capítulo I, Régimen de Licitación; Artículos 5 al 13. Título II, Capítulo II, Régimen de Cotización; Artículos 14 al 17. Título III, Capítulo I, Contratos; Artículos 25 al 29 Título IV, Capítulo Único, Garantías y Seguros, Artículos del 36 al 41 Título V, Capítulo Único, Registros, Artículos del 42 al 54 Título VI, Capítulo Único, Prohibiciones y Sanciones, Artículos del 55 al 57.

PARA EL DEVENGADO: “Devengado” es el momento de registro presupuestario mediante el cual se afecta definitivamente un crédito presupuestario, al cumplirse la condición que haga exigible una deuda, en virtud de la recepción conforme de los bienes y servicios ó al disponerse el pago de aportes, subsidios o anticipos. (Artículo 12, numeral 2, literal “b)” del Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto). Para el registro del Devengado, debe existir obligatoriamente el registro previo de un Compromiso. Normativa específica:

Ley de Contrataciones del Estado (Dcto. No. 57-92) • Artículo 1, Objeto. • Artículo 3, Disponibilidades Presupuestarias. • Artículo 9, Autoridades Superiores • Título IV, Capítulo II, Recepción y Liquidación, Artículos 55 al 57 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado (Acdo. Gub. 1,56-92) • Título III, Capítulo III, Recepción y Liquidación, Artículos 30 y 31. Documentos que integran el Expediente Del Devengado • Estimación de Trabajo Aceptadas y Aprobada, para el caso de Obras. • Acta de Recepción definitiva, Acta de Liquidación y Acta de Aprobación de la Liquidación, para el caso de Obras • Factura, para el caso de Bienes, Materiales y Suministros • Ingreso a Almacén, para el caso de Materiales y Suministros. • Fianza de Conservación de la Obra o de Calidad (para el caso de las Obras). • Fianza de Funcionamiento (para el caso de Maquinaria, Equipos y/o vehículos). • Fianza de Saldos Deudores (cuando proceda) • Informe de Trabajo, Aprobado, para el caso de los contratos de personal.

COMPROMISO Y DEVENGADO SIMULTÁNEO El Compromiso y Devengado Simultáneo sucede cuando ambos momentos de registro presupuestario coinciden en un solo acto, tal es el caso de los servicios públicos (servicios no personales), en el que los contratos son por tiempo indefinido y a través de la facturación mensual de servicio recibido, las instituciones pueden realizar los registros presupuestarios correspondientes. También se incluye en este tipo de transacción, la compra directa que establece la Ley de Contrataciones en el artículo 43 (hasta Q. 30,000.00). Normativa específica:

Ley de Contrataciones del Estado (Dcto. No. 57-92) • Artículo 1, Objeto. • Artículo 3, Disponibilidades Presupuestarias. • Artículo 9, Autoridades Superiores • Artículo 43, Compra Directa. • Artículo 81, Fraccionamiento. Documentos que integran el expediente de Compromiso y devengado simultáneo



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• Solicitud de Gasto • Factura



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6.2 Formularios correspondientes.

6.2.1 Solicitud de Compras

SOLICITUD DE COMPRA DE BIENES, SUMINISTROS Y SERVICIOS FECHA No. PEDIDO UNIDAD EJECUTORA: PARTIDA PRESUPUESTARIA:

CONCEPTO RENGLON DE GASTO

CANTIDAD SOLICITADA

CANTIDAD

AUTORIZADA

Nombre y firma del Solicitante:

OFICINAS CENTRALES 21 calle 10‐58 zona 13, Aurora II

PBX: (502) 2360 7667 FAX: (502) 2332 0929, http://www.catastro.gob.gt



39

Vo.Bo. Autorizado:

Nombre y Firma del Jefe a la Unidad Solicitante

Director del Proyecto y/o Gerente Administrativo Financiero



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6.2.2 Orden de Pago

ORDEN DE PAGO No.

FECHA: UNIDAD ADMON. Y/O EJECUTORA: PARTIDA PRESUPUESTARIA: TESORERIA PAGARÁ A. LA SUMA DE: Q. REGIMEN ISR: RETENER: NIT:

Renglón Presup.

CANTIDAD

DESCRIPCION

MONEDA: Quetzal

OFICINAS CENTRALES 21 calle 10‐58 zona 13, Aurora II

PBX: (502) 2360 7667 FAX: (502) 2332 0929, http://www.catastro.gob.gt



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Total Q.

Revisado Por:

Encargado de presupuesto:

Autorizado por:

Revisado Por:

Gerente Administrativo Financiero ADJUNTO:



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6.2.3 Documentos que integran el expediente del compromiso presupuestario: Para el caso de las Compras: • Solicitud de Gasto autorizada por la Unidad requirente del bien o servicio. • Especificaciones generales, técnicas, disposiciones especiales y planos de construcción (para el caso de las Obras) • Cotizaciones por “Proformas” (para la compra directa) ó Invitación a Ofertar (para el caso de la Cotización y Licitación) • Requisitos de las bases de cotización y/o licitación • Aprobación de los documentos de cotización ó licitación • Nombramiento de la Junta de Cotización ó Licitación • Acta de Recepción y Apertura de Plicas (para Cotización y Licitación) • Expediente con todas y cada una de las ofertas calificadas • Sumario de Ofertas • Aclaraciones y muestras (si hubiere) • Acta de Adjudicación • Notificación de Adjudicación • Aprobación de la Adjudicación • Orden de Compra ó Contrato (según el monto de la adquisición) • Aprobación del Contrato • Fianzas (las que correspondan) Para el caso de contrataciones de servicios personales y arrendamientos: • Contrato debidamente aprobado • Planillas (para el caso del personal permanente) • Fianzas de Cumplimiento

9. Manual NyP de Compras 1006 - Principal | RIC€¦ · RIC MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS...

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