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MANUAL DE CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DE ARGOS EN COLOMBIA

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CONTENIDO

Página

PARTE I- DISPOSICIONES GENERALES 6

1. INTRODUCCIÓN 72. ALCANCE 73. COMITÉ DE CONTRATACIÓN 74. DISPOSICIONES LABORALES 75. MANEJO AMBIENTAL 8

PARTE II - PROCESO DE CONTRATACIÓN 10

1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD 112. PRESUPUESTO 113. ATRIBUCIONES 114. ÁREA ENCARGADA DE LA NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN 11

5. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN SEGÚN LA CUANTÍA DEL NEGOCIO 125.1. PROCEDIMIENTO DE SUPERIOR CUANTÍA 135.1.1. Etapa Precontractual: Selección del Proveedor 135.1.1.1. Invitación a cotizar 125.1.1.2. Evaluación de las Propuestas 145.1.1.3. Adjudicación 145.1.2 Etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato 145.1.2.1. Introducción a la Administración de Contratos 145.1.2.2. Procedimiento de Administración de Contratos 165.1.3. Etapa de Ejecución Contractual 165.1.3.1. Interventoría del Contrato 165.1.3.2. Modificaciones Contractuales 175.1.4. Evaluación del Desempeño 17

5.2. PROCEDIMIENTO DE MAYOR CUANTÍA 175.2.1. Etapa Precontractual: Selección del Proveedor 175.2.1.1. Invitación a cotizar 175.2.1.2. Evaluación de las Propuestas 185.2.1.3. Adjudicación 18

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5.2.2. Etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato 185.2.2.1. Introducción a la Administración de Contratos 18 5.2.2.2. Procedimiento de Administración de Contratos 185.2.3. Etapa de Ejecución Contractual 195.2.3.1. Interventoría del Contrato 195.2.3.2. Modificaciones Contractuales 19 5.2.3.3. Evaluación del Desempeño 19

5.3. PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTÍA 195.3.1. Etapa Precontractual: Selección del Proveedor 205.3.1.1. Invitación a cotizar 205.3.1.2. Evaluación de las Propuestas 205.3.1.3. Adjudicación 205.3.2. Etapa de Formalización Contractual 205.3.3. Etapa de Ejecución Contractual 215.3.3.1. Interventoría del Contrato 215.3.3.2. Evaluación del Desempeño 21

5.4. PROCEDIMIENTO DE MÍNIMA CUANTÍA 215.4.1. Etapa Precontractual: Selección del Proveedor 215.4.1.1. Invitación a cotizar 215.4.1.2. Evaluación de la Propuesta 215.4.1.3. Adjudicación 21 5.4.2. Etapa de Formalización Contractual 225.5 Compras Especiales 22

PARTE III – REGLAS ESPECIALES DE CONTRATACIÓN 23

1. ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO 241.1. Impuestos 241.2. Estipulación de la Moneda del Contrato 241.3. Proveedores del Exterior 241.4 Anticipos 251.4. Pólizas y Garantías 25

2. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO 27

3. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS CONTRATOS 273.1. Elementos Esenciales del Negocio 273.2. Confidencialidad 27

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3.3. Cesión y subcontratación 283.4. Vigencia y Renovación de los Contratos 283.5. Cláusula de Auditoría 283.6 Modificación a los Contratos 293.7. Condiciones de Terminación 293.8. Contactos de las Partes 293.9. Resolución de Conflictos 293.10. Cláusula de Responsabilidad 30

4. CONTRATOS SOBRE INMUEBLES 30

5. SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS 30

6. PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONAL EXTRANJERO 30

PARTE IV – PROHIBICIONES, OBLIGATORIEDAD Y VIGENCIA DEL MANUAL 31

4.1. PROHIBICIONES 324.2 OBLIGATORIEDAD 324.3. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS DEL PRESENTE MANUAL 32

ANEXO 1 - DEFINICIONES 33 ANEXO 2 - ATRIBUCIONES 37ANEXO 3 - SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONESDE ARGOS 41ANEXO 4 - FLUJOGRAMA PROCESOS DE CONTRATACIÓN 44

PARTE I DISPOSICIONES GENERALES

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1. INTRODUCCIÓN

El presente Manual contiene las normas y políticas de obligatorio cumplimiento en los procesos de contratación de bienes y servicios de Cementos ARGOS S.A, Inversiones ARGOS S.A. y sus empresas subordinadas.

Las disposiciones en él contenidas son un reflejo y se constituyen en la materialización de los Princi-pios Corporativos en materia de Contratación adoptados por todas las compañías del Grupo Empresa-rial ARGOS a nivel internacional, los cuales deberán ser observados por todas aquellas personas que den aplicación al Manual.

2. ALCANCE

El Manual con sus políticas y procedimientos de contratación, se aplicará en todos los procesos de contratación de bienes y servicios que se adelanten con Proveedores en Colombia o cuyo destinatario sea una de las compañías colombianas del Grupo Empresarial ARGOS.

Para efectos de este Manual el término Proveedores se entenderá de manera genérica, comprendien-do a aquellos que presten sus servicios o suministren bienes en las instalaciones de ARGOS (Contra-tistas) o los que lo realizan por fuera de las mismas. 3. COMITÉ DE CONTRATACIÓN

Estará conformado por los Vicepresidentes de Asuntos Corporativos, Gestión Humana y Organizacio-nal, Finanzas Corporativas y Regional Colombia y se encargará de resolver las situaciones no contem-pladas en el Manual, así como de autorizar excepciones a sus procedimientos y reglas.

4. DISPOSICIONES LABORALES

Los Proveedores que celebren contratos o negocios jurídicos con las compañías del Grupo ARGOS y que para el efecto empleen personal, observarán las disposiciones establecidas en materia laboral en el documento de Principios Corporativos de Contratación, adoptado por ARGOS.

Para el efecto, en todos los contratos que se suscriban se establecerá en materia laboral lo siguiente:

a). Si los trabajos se realizan en las instalaciones de ARGOS, el Proveedor está obligado a cumplir los reglamentos establecidos por ARGOS, y las normas que se establezcan en los reglamentos Internos de Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial de ARGOS.

b). Si los trabajos se realizan en las instalaciones del Proveedor, ARGOS podrá verificar que exista y se cumpla con el Reglamento Interno de Trabajo y el de Higiene y Seguridad Industrial del Proveedor.

c). En caso de ser requerido, el Proveedor deberá demostrar que al personal empleado para la ejecución del contrato celebrado con ARGOS, le ha efectuado el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemniza-ciones a que hubiese lugar. En caso de que se verifique el no cumplimiento por parte del Proveedor de sus obligaciones laborales, ARGOS podrá retener de los pagos derivados del contrato, las sumas necesarias para el cumplimiento.

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d). ARGOS realizará de manera periódica auditorías laborales integrales, internas y externas, en las cuales se realizará entre otros, la verificación del cumplimiento de los estándares del RUC.

e). Los contratistas que presten sus servicios en las instalaciones de Argos en un porcentaje equivalen-te al 70% calculado sobre el 100% del tiempo laborable en Argos y que tengan más de 10 trabajadores vinculados, o esten ejecutando una actividad de alto riesgo, entendiendo por actividad de alto riesgo aquella que se encuentre catalogada como nivel 5 dentro de la normatividad de riesgos profesionales colombiana, deberán cumplir con el RUC en un porcentaje equivalente al 80%.

5. MANEJO AMBIENTAL

Los Proveedores deberán cumplir con la Política de Sostenibilidad y con el Código de Buen Gobierno en materia ambiental de ARGOS, mediante la aplicación de los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión Ambiental (SGA), con los Planes de Manejo Ambiental (PMA) o Planes de Gestión Ambien-tal (PGA) y el Plan de manejo de residuos (PMIR) y demás documentos requeridos por ARGOS. Deben además, informar de eventualidades o formular las inquietudes al Interventor del Contrato.

La Política de Sostenibilidad en materia ambiental de ARGOS se deberá difundir a los Proveedores como guía general para el desarrollo de las actividades específicas, y para asegurar su cumplimiento, se deberán realizar las siguientes actividades:

1. El Interventor del Contrato por parte de ARGOS, deberá coordinar una reunión inicial con el Pro-veedor para la difusión y explicación de la Política de sostenibilidad, los requisitos del SGA y del PMA o PGA, PMIR relacionados con el trabajo a realizar.

2. El Interventor del Contrato de ARGOS debe asegurarse que todos los trabajadores vinculados por el Proveedor reciban la instrucción inicial sobre la política, requisitos del sistema de gestión am-biental —SGA— o con los Planes de Manejo Ambiental —PMA— o de Gestión Ambiental —PGA— y que conozcan la importancia del cumplimiento de las normas ambientales relacionadas con el Contrato.

3. El Proveedor deberá involucrar la ejecución de las medidas ambientales en los procedimientos de preparación para el desarrollo de sus actividades diarias.

4. El Proveedor deberá llevar los indicadores ambientales establecidos en las fichas de manejo de los PGA, PMA, de los SGA o de normas específicas, si estas así lo exigen y tenerlos a disposición de ARGOS cuando le sean requeridos.

5. Los Proveedores deberán tramitar y mantener vigentes los permisos o autorizaciones ambienta-les que le sean aplicables.

6. Los Proveedores deberán realizar el control de los aspectos e impactos ambientales generados en el desarrollo de sus actividades.

7. Los Proveedores deberán cumplir lo requisitos legales ambientales para el desarrollo de sus actividades.

8. Los Proveedores deberán informar de manera inmediata al interventor del contrato cualquier situa-ción ambiental no prevista o contingencia ambiental, con miras a que se le de un manejo adecuado.

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9. El Proveedor antes de iniciar trabajos debe efectuar difusión en su personal del control de los aspectos e impactos ambientales asociados a su labor y conservar las evidencias respectivas.

10. El Proveedor deberá tener disponible y actualizada en el sitio de ejecución de actividades la información ambiental asociada a sus actividades para eventuales seguimientos por parte de ARGOS (información como licencias, permisos, registros de capacitaciones y demás registros requeridos por ARGOS).

11. Si durante la ejecución de los trabajos y/o actividades surge algún tipo de duda relacionada con la afectación de los recursos naturales, se deberá detener la actividad de inmediato, la duda o la falta de conocimiento no serán utilizadas como excusa para incumplir las obligaciones en materia ambiental. En este caso se consultará con el profesional de Gestión Ambiental y al Inter-ventor del contrato.

12. Cuando quiera que el Proveedor producto del desarrollo de su labor genere contaminación o daño ambiental, éste será responsable económicamente por las actividades de recuperación, por los daños y perjuicios generados a ARGOS tanto desde el punto de vista operativo como des-de el punto de vista legal.

Las dudas que se presenten por parte de los Proveedores y por parte de los Interventores en materia ambiental, deberán ser consultadas con el Profesional de Gestión Ambiental.

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PARTE II PROCESO DE CONTRATACIÓN

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1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD

Consiste en la identificación del bien o servicio que ARGOS requiere, en términos de cantidad, calidad y demás especificaciones, por parte del Área Contratante.

El Área Contratante será responsable por la idoneidad técnica y económica del bien o servicio contra-tado y por las especificaciones definidas para la adquisición de los mismos.

2. PRESUPUESTO

El Área Contratante verificará la disponibilidad presupuestal para la adquisición del bien o servicio, de acuerdo con el presupuesto de gastos del área o de acuerdo con el presupuesto del proyecto, según el caso.

El presupuesto definido para cada área anualmente no es acumulable para el período siguiente, es de-cir, en el caso en que el presupuesto de un área no se utilicen completamente en un año, la diferencia no utilizada no se sumará al presupuesto del año siguiente.

3. ATRIBUCIONES

El Área Contratante, además de la disponibilidad presupuestal antes mencionada, deberá sujetarse a las atribuciones definidas en el Anexo 2 – Atribuciones del presente Manual. Así mismo, deberá te-nerse en cuenta lo siguiente:

▪ Las Atribuciones están limitadas atendiendo la órbita de acción y los procesos a cargo del titular de la atribución.

▪ Las Atribuciones no podrán ser delegadas, salvo en casos excepcionales tales como vacaciones, incapacidades, licencias o inexistencia de la posición en la estructura organizacional. En dichos casos, la delegación deberá hacerse a personas del mismo nivel o superior al de quien delega. En todos los casos quien delega la atribución, como quien la asume, serán responsables por la deci-sión. La persona que recibe la delegación deberá contar con un usuario y clave independientes en el sistema a través de los cuales realizará la operación.

▪ Ninguna negociación de bienes o servicios debe ser fraccionada para efectos de sustraerse de las reglas de competencia o Atribuciones acá establecidas.

Las inquietudes que se presenten respecto a las Atribuciones deberán ser consultadas con la Vicepre-sidencia de Asuntos Corporativos.

4. ÁREA ENCARGADA DE LA NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN

El Área de Compras será la responsable de participar, negociar y apoyar a las diferentes áreas de AR-GOS en la negociación y contratación de todas las adquisiciones de bienes y servicios, salvo que se trate de lo siguiente:

i). Contrataciones relacionadas con personal que pueda tener implicaciones laborales, las cuales es-tarán a cargo de la Vicepresidencia de Gestión Humana y Organizacional.

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ii). Adquisiciones y enajenaciones de títulos mineros, las cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia de Recursos Estratégicos y/o Vicepresidencia Regional Colombia.

iii). Negociaciones de bienes inmuebles, las cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas y/o la Vicepresidencia de Gestión Humana y Organizacional y/o la Vicepresidencia de Inversiones Forestales y/o Vicepresidencia de Recursos Estratégicos.

iv). Negociaciones de servicios financieros, las cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia de Finan-zas Corporativas.

v). Servicios de asesoría y consultoría de las Vicepresidencias Corporativas, los cuales estarán a cargo de dichas Vicepresidencias.

vi). Los servicios de asesoría y consultoría de la Vicepresidencia Regional Colombia y/o de la Vicepre-sidencia Regional Caribe que por su confidencialidad, se considere conveniente sean manejados directamente por dichas Vicepresidencias. En estos casos deberán contar con la aprobación pre-via del Vicepresidente respectivo.

vii). Servicios de transporte relacionados con el negocio, los cuales estarán a cargo de la Vicepresi-dencia Regional Colombia.

viii). Servicios de Mercadeo, los cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia.

ix). Compra de materias primas y contratación de servicios de mantenimiento del negocio industrial, los cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia.

5. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN SEGÚN LA CUANTÍA DEL NEGOCIO

Para la contratación de bienes y servicios, el Área Contratante o el Área de Compras según el caso, seguirán los procedimientos establecidos a continuación, dependiendo de la cuantía estimada del ne-gocio incluyendo los impuestos aplicables, calculada con base en el plazo estimado de la negociación.

A Continuación se presenta un resumen con los principales aspectos de cada procedimiento de con-tratación:

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5.1. PROCEDIMIENTO DE SUPERIOR CUANTÍA

Se regirán por el procedimiento de superior cuantía aquellas negociaciones que sean iguales o supe-riores a 8.000 SMLMV.

5.1.1. Etapa Precontractual: Selección Del Proveedor

5.1.1.1. Invitación a cotizar

El Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, debe adelantar un Proceso de Licitación Pri-vada, con base en lo definido a continuación:

1. Se debe convocar un Comité de Expertos, grupo de personas conocedoras del objeto del contrato (profesionales, técnicos, directores, etc.) a elección del Área Contratante o del Área de Compras, según sea el caso, con el fin de preseleccionar los proponentes a invitar.El Comité de Expertos define los criterios de preselección de los proponentes y el peso de cada criterio en la evaluación de las propuestas.La preselección se hará con base en sondeos hechos en el mercado. Será considerado como un aspecto positivo para la preselección, el hecho de que el proponente haga parte del RUC y tenga una calificación superior al 80%.

2. El Proceso de Licitación deberá tener como mínimo tres (3) proponentes como invitados.

3. La carta de invitación siempre deberá indicar la facultad discrecional de ARGOS para terminar el Proceso de Licitación Privada en cualquier momento. La carta de invitación al Proceso de Licita-ción Privada deberá presentarse en el formato que para ello disponga ARGOS.

4. Todo Proceso de Licitación Privada deberá estar estructurado a través de pliego de condiciones, en el cual se detalle:

- El objeto a contratar y su alcance- Las necesidades y requerimientos de la Compañía- Cronograma del proceso de invitación- Factores de ponderación para evaluación- Garantías de cumplimiento y/o pólizas de seguros- Minuta del contrato a suscribir - Facultad de terminación anticipada por parte de ARGOS; (a) Cuando no se presenten propuestas

o se presente una sola que no cumpla con los requisitos definidos; y (b) Cuando ninguna de las propuestas se ajuste a los requerimientos formales o técnicos estipulados en el pliego de con-diciones.

- El compromiso de confidencialidad que deberá asumir el participante en el proceso, respecto a la información entregada por ARGOS.

- La posibilidad para el Proponente de presentar su oferta por medios digitales.- Los requerimientos que debe cumplir el Proponente adjudicatario en materia de salud ocupacional.

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El Pliego de Condiciones deberá ser redactado por el Área Contratante en el formato dispuesto por ARGOS y presentado posteriormente al Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos para su aprobación final.

5. Cualquier cambio que se haga al pliego de condiciones deberá informarse oportunamente a los proponentes invitados.

5.1.1.2. Evaluación de las Propuestas

Una vez recibidas las propuestas de acuerdo con el pliego de condiciones, el Área Contratante o de Compras según el caso, deberá convocar un Comité Ocasional de Contratación, conformado por repre-sentantes de la Vicepresidencia Finanzas Corporativas, un abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos según sea la especialidad, un representante del Área de Compras y un representante del Área Contratante, el cual se encargará de discutir y analizar las distintas propuestas recibidas, sus condiciones, de revisar los resultados del informe de visita a los proponentes, en caso de que se haya efectuado, y de seleccionar el Proveedor. 5.1.1.3. Adjudicación

El Proponente mejor calificado de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral anterior, será el Proponente Adjudicatario.

No obstante lo anterior, hasta tanto no se formalice la relación contractual con el Proponente Adjudica-tario, este no será considerado como Proveedor de ARGOS (en el bien o servicio objeto de licitación), ni podrá iniciarse ninguna prestación de servicio o suministro de bienes por parte del mismo.

5.1.2 Etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato

Todos los negocios de Superior Cuantía deberán formalizarse mediante la suscripción de un contrato, previamente aprobado por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos y estarán some-tidos al procedimiento de Administración de Contratos.

Sin embargo, cuando se trate de la compra de materias primas o bienes que la Organización compra de manera masiva y reiterada, la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos podrá autorizar a solicitud del Área Contratante, la realización de la compraventa sin necesidad de suscribir contrato, y en dichos casos, esas compraventas quedarán reguladas por los Términos y Condiciones de la orden de compra.

5.1.2.1. Introducción a la Administración de Contratos

El procedimiento de Administración de Contratos conlleva la existencia de un rol en ARGOS, denomina-do Administrador de Contratos, el cual es asumido por varios funcionarios de la Organización, con las funciones y responsabilidades que se señalan más adelante.

El Administrador de Contratos puede pertenecer a diferentes áreas según se explica a continuación:

▪ Área de Compras: El Administrador será un funcionario del Área de Compras cuando esta geren-cia sea la encargada de negociar los bienes y servicios para la Organización de acuerdo con éste Manual.

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▪ Área Contratante: Para las demás negociaciones, es decir, aquellas que son manejadas por las áreas de manera independiente, según este Manual, el Administrador de Contratos será un fun-cionario designado por el Área Contratante.

5.1.2.2. Procedimiento de Administración de Contratos

▪ Aprobación del Área Contratante: El Administrador de Contratos deberá obtener por parte del Área Contratante el visto bueno de los documentos de negociación. Tal visto bueno se otorgará en cada una de las páginas del documento.

▪ Aprobación de los términos legales: El Administrador de Contratos solicitará al Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, la aprobación de los términos legales de los Contra-tos. Por regla general se utilizarán los modelos de contrato definidos por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, sin que ello obste para que los abogados de tal Vicepresidencia puedan autorizar la utilización de otros modelos.

▪ Firma del representante legal de ARGOS y del Proveedor: Obtenida la aprobación antes mencio-nada, el Administrador deberá gestionar la firma del contrato por parte del representante legal de ARGOS y por parte del representante legal del Proveedor.

▪ Entrega de Contratos al Proveedor: Una de las versiones firmadas del contrato deberá ser entre-gada por el Administrador, al Proveedor.

▪ Registro del Proveedor: El Administrador de Contratos será el encargado de velar que el Provee-dor diligencie el formato establecido para su registro en ARGOS, el cual se encuentra en el Méto-do ARGOS.

Adicionalmente, el Proveedor deberá firmar la autorización para consulta y reporte a centrales de información financiera y consulta a las listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo. No se debe realizar ningún desembolso a Proveedores que no hayan realizado su vinculación formal a través del registro de proveedores.

▪ Expedición de pólizas y garantías: El Administrador deberá solicitar al Proveedor la expedición de las pólizas y/o garantías que se hayan pactado en el respectivo Contrato, de acuerdo con las directrices establecidas en este Manual y las que para el efecto señale la Gerencia de Compras.

Cualquier duda que tenga el Administrador de Contratos relacionada con la expedición de las

pólizas, deberá consultarla al Área de Compras.

▪ Custodia y archivo: Una vez se haya firmado el Contrato, el Administrador deberá enviarlo al Cen-tro de Administración de Documentos (CAD), para su custodia y archivo.

Recibidos por el CAD los documentos, éste enviará una copia digitalizada de los mismos al Admi-nistrador, quien tendrá la responsabilidad de ingresarlos al Repositorio, detallando en el sistema los atributos y datos básicos del Contrato, previamente definidos por el Abogado de la Vicepresi-dencia de Asuntos Corporativos.

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▪ Envío de copias digitalizadas al Abogado: El Administrador deberá enviar vía correo electrónico una copia digitalizada de los documentos definitivos de la contratación (incluidos anexos del contrato y pólizas) al Abogado.

▪ Generación de Consecutivo: El CAD generará un consecutivo numérico para cada Contrato de la Organización, lo cual facilitará la consulta posterior por parte de los interesados en los mis-mos. Igualmente, el CAD contará con un software de consulta en el que se permitirá acceder a los diferentes contratos por los temas previamente definidos por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.

▪ Impuestos y registros especiales del contrato: El Administrador deberá informar al Área de Im-puestos sobre las negociaciones de las que sea responsable, de manera que esta defina cuáles son los impuestos generados por el Contrato.

Igualmente, en los casos en que el Contrato requiera un registro especial ante cualquier entidad (v.gr registro ante Ministerio de Comercio), el Administrador será el encargado de realizar tal re-gistro con el acompañamiento del Área de Compras.

La Gerencia Legal Tributaria, Aduanera y Cambiaria y la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas brindarán la asesoría necesaria al Administrador en estos temas.

▪ Entrega de información al Interventor: Antes del inicio de la ejecución del Contrato, el Adminis-trador enviará al Interventor designado por ARGOS para el Contrato, copia del mismo con sus respectivos anexos y pólizas, con el fin de permitirle conocer los términos contractuales.

▪ Inventario de los Contratos: El Administrador deberá tener un inventario actualizado de los Con-tratos que tiene a su cargo, con los siguientes atributos: partes del Contrato, objeto, valor, pólizas identificando fecha de vencimiento de las mismas, fecha de inicio y fecha de finalización.

5.1.3. Etapa de Ejecución Contractual

Una vez agotada la etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato, se adelantarán las gestiones definidas a continuación por parte del Área Contratante:

Cuando la naturaleza o complejidad del contrato de obra lo amerite, el Área Contratante podrá reco-mendar la contratación de una firma de interventoría externa.

5.1.3.1. Interventoría del Contrato

Consiste en la supervisión por parte del Área Contratante de la correcta ejecución por parte del Provee-dor, de las obligaciones asumidas en virtud de la celebración del contrato, en los siguientes aspectos:

▪ Completa ejecución de las prestaciones a cargo del Proveedor (ANS, en los casos en que aplique)▪ Adecuada facturación según el procedimiento establecido por ARGOS▪ Aspectos económicos del contrato, tales como: pagos, anticipos y cuentas por pagar

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▪ Requerimientos de salud ocupacional▪ Cumplimiento de normas laborales por parte del Proveedor▪ Adecuada resolución de conflictos con el Proveedor. Para el efecto deberá apoyarse en el Aboga-do de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos

5.1.3.2. Modificaciones Contractuales

El Área Contratante será la encargada de informarle al Administrador del Contrato aquellos eventos en los cuales se haga necesario llevar a cabo una modificación, prórroga o renovación del Contrato.

La renovación de contratos puede llevarse a cabo, previa calificación favorable del Área Contratante, con el mismo Proveedor, siempre que las prórrogas no sean superiores a tres (3) años consecutivos, en cuyo caso debe iniciarse nuevamente el proceso de contratación.

El Administrador deberá realizar el mismo procedimiento que se hace para un Contrato nuevo, de con-formidad con las reglas establecidas en el presente Manual.

En el mismo sentido, el Administrador deberá velar por la renovación de las pólizas o garantías inicial-mente pactadas.

5.1.4. Evaluación del Desempeño

Una vez finalizado el plazo contractual y cumplidas por parte de ARGOS y del Proveedor la totalidad de las obligaciones contractuales, se procederá por parte del Área Contratante a evaluar el desempeño de los Proveedores sujetos a evaluación.

Los Proveedores cuyo desempeño se evalúa serán los catalogados como críticos en la base de datos de los proveedores críticos definida por el Área de Compras, de conformidad con el procedimiento definido por dicha Gerencia.

5.2. PROCEDIMIENTO DE MAYOR CUANTÍA

Se regirán por el procedimiento de mayor cuantía aquellas negociaciones que sean menores a 8.000 SMMLV y mayores o iguales a 400 SMMLV.



En las negociaciones de Mayor Cuantía se deben solicitar como mínimo tres (3) cotizaciones, las cua-les deben ser homogéneas en cuanto al bien o servicio ofrecido, de manera que puedan ser compa-rables entre sí.

Será considerado como un aspecto positivo para la selección, el hecho de que el Proponente haga parte del RUC y tenga una calificación superior al 80%.

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Una vez recibidas las propuestas el Área Contratante o el Área de Compras las evaluará según el caso, a través del Método de Expertos, de conformidad con lo establecido por el Área de Compras.

El Comité de expertos se encargará de discutir y analizar las distintas propuestas recibidas, sus condi-ciones, así como de revisar los resultados del informe de visita a los proponentes, en caso de que se haya efectuado.

El Comité de expertos determina los factores a evaluar y su ponderación, califica los factores definidos generando un cuadro comparativo, recomienda basado en las evaluaciones, el proveedor a seleccio-nar y presenta la evaluación de las propuestas a la respectiva instancia en la Organización que avala la decisión.

En todos los casos se deben considerar como factores de evaluación de las propuestas el precio y la calidad del bien o servicio ofrecido, los cuales deben tener en el proceso de ponderación un peso mí-nimo del quince por ciento (15%).

5.2.1.3. Adjudicación


No obstante lo anterior, hasta tanto no se formalice la relación contractual con el Proponente Adjudi-catario, este no será considerado como Proveedor de ARGOS (en el bien o servicio objeto del proceso de contratación), ni podrá iniciarse ninguna prestación de servicio o suministro de bienes por parte del mismo.

5.2.2. Etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato

Todos los negocios de Mayor Cuantía deberán formalizarse mediante la suscripción de un contrato, previamente aprobado por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos y estarán some-tidos al procedimiento de Administración de Contratos.

Sin embargo, cuando se trate de la compra de materias primas o bienes que la Organización compra de manera masiva y reiterada, la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos podrá autorizar a solicitud del Área Contratante, la realización de la compraventa sin necesidad de suscribir contrato, y en dichos casos, esas compraventas quedarán reguladas por los Términos y Condiciones de la orden de compra.

5.2.2.1. Introducción a la Administración de Contratos

Se seguirán las reglas definidas para el Procedimiento de Superior Cuantía contenidas en el numeral 5.1.2.1.

5.2.2.2. Procedimiento de Administración de Contratos

Se seguirán las reglas definidas para el Procedimiento de Superior Cuantía contenidas en el numeral 5.1.2.2.

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Una vez agotada la etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato, se adelantarán las gestiones definidas a continuación por parte del Área Contratante.


Consiste en la supervisión por parte del Área Contratante de la correcta ejecución por parte del Provee-dor, de las obligaciones asumidas en virtud de la celebración del contrato, en los siguientes aspectos:

▪ Completa ejecución de las obligaciones a cargo del Proveedor (ANS, en los casos en que aplique)▪ Adecuada facturación según el procedimiento establecido por ARGOS▪ Aspectos económicos del contrato, tales como: pagos, anticipos y cuentas por pagar▪ Requerimientos de salud ocupacional▪ Cumplimiento de normas laborales por parte del Proveedor▪ Adecuada resolución de conflictos con el Proveedor. Para el efecto deberá apoyarse en el Aboga-do de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos

5.2.3.2. Modificaciones Contractuales

El Área Contratante será la encargada de informarle al Administrador del Contrato aquellos eventos en los cuales se haga necesario llevar a cabo una modificación, prórroga o renovación del Contrato.

La renovación de contratos puede llevarse a cabo, previa calificación favorable del Área Contratante, con el mismo Proveedor, siempre que las prórrogas no sean superiores a tres (3) años consecutivos, en cuyo caso debe iniciarse nuevamente el proceso de contratación.

El Administrador deberá realizar el mismo procedimiento que se hace para un Contrato nuevo, de con-formidad con las reglas establecidas en el presente Manual.

En el mismo sentido, el Administrador deberá velar por la renovación de las pólizas o garantías inicial-mente pactadas.

5.2.3.3. Evaluación del DesempeñoUna vez finalizado el plazo contractual y cumplidas por parte de ARGOS y del Proveedor la totalidad de las obligaciones contractuales, se procederá por parte del Área Contratante a evaluar el desempeño de los proveedores sujetos a evaluación.

Los Proveedores cuyo desempeño se evalúa serán los catalogados como críticos en la base de datos de los proveedores críticos definida por el Área de Compras, de conformidad con el procedimiento de-finido por dicha Área.

5.3. PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTÍA

Se regirán por el procedimiento de menor cuantía aquellas negociaciones que sean menores a 400 SMMLV y mayores o iguales a 10 SMMLV.

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En las negociaciones de Menor Cuantía se deben solicitar como mínimo dos (2) cotizaciones, las cua-les deben ser homogéneas en cuanto al bien o servicio ofrecido, de manera que puedan ser compa-rables entre sí.

Será considerado como un aspecto positivo para la selección, el hecho de que el Proponente haga parte del RUC y tenga una calificación superior al 80%.


Una vez recibidas las propuestas el Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, deberá documentar el proceso de evaluación realizado respecto a las propuestas recibidas, así como evaluar la solvencia económica y la capacidad financiera del Proponente para responder por las obligaciones de su propuesta.



5.3.2. Etapa de Formalización Contractual

Las negociaciones de bienes o servicios de ARGOS cuyo valor corresponda a la Menor cuantía no requieren contrato escrito y se regulan en el documento denominado “Términos y Condiciones”. Este documento se anexa a todas las órdenes de compra emitidas por ARGOS.

No obstante lo anterior, si el Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, consideran impor-tante la celebración de un contrato escrito atendiendo la naturaleza del negocio, podrán dirigir una solicitud en dicho sentido a la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, quien analizará en conjunto con el Área Contratante o el Área de Compras según el caso, la conveniencia de suscribir el contrato. En este último caso, se seguirá el Procedimiento de Formalización Contractual y Administración de Contratos establecido para los procedimientos de superior y mayor cuantía del presente Manual.

El Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, deberán asegurarse de la efectiva recepción por parte del Proveedor del documento de Términos y Condiciones.

El Área Contratante será la encargada de velar que el Proveedor diligencie el formato establecido para su registro en ARGOS, el cual se encuentra en el Método ARGOS,

No se debe realizar ningún desembolso a Proveedores que no hayan realizado su vinculación formal a través del registro de proveedores y que hayan firmado la autorización para la consulta y reporte a centrales de información financiera y consulta a las listas para el control de lavado de activos y finan-ciación del terrorismo.

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Una vez agotada la etapa de Formalización Contractual, se adelantarán las gestiones definidas a con-tinuación por parte del Área Contratante.


Consiste en la supervisión por parte del Área Contratante de la correcta ejecución por parte del Provee-dor, de las obligaciones asumidas en virtud de la celebración del negocio, en los siguientes aspectos:

▪ Completa ejecución de las obligaciones a cargo del Proveedor ▪ Adecuada facturación según el procedimiento establecido por ARGOS▪ Aspectos económicos, tales como: pagos y cuentas por pagar▪ Requerimientos de salud ocupacional▪ Cumplimiento de normas laborales por parte del Proveedor▪ Adecuada resolución de conflictos con el Proveedor. Para el efecto deberá apoyarse en el Abo-

gado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos

5.3.3.2. Evaluación del DesempeñoUna vez finalizado el plazo contractual y cumplidas por parte de ARGOS y del Proveedor la totalidad de las obligaciones contractuales, se procederá por parte del Área Contratante a evaluar el desempeño de los Proveedores sujetos a evaluación.

Los Proveedores cuyo desempeño se evalúa serán los catalogados como críticos en la base de datos de los proveedores críticos definida por el Área de Compras, de conformidad con el procedimiento de-finido por dicha Área.

5.4. PROCEDIMIENTO DE MÍNIMA CUANTÍA

Se regirán por el procedimiento de mínima cuantía aquellas negociaciones que sean menores a 10 SMMLV.



En las negociaciones de Mínima Cuantía será suficiente la solicitud de una (1) cotización.

5.4.1.2. Evaluación de la Propuesta

Una vez recibida la propuesta, el Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, deberá docu-mentar el proceso de evaluación realizado.


El Proponente invitado será el adjudicatario si su propuesta es considerada conveniente por ARGOS en la evaluación efectuada a la misma.

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5.4.2 Etapa de Formalización Contractual

Las negociaciones de bienes o servicios de ARGOS cuyo valor corresponda a la Mínima cuantía no requieren contrato escrito y se regulan en el documento denominado “Términos y Condiciones”. Este documento se anexa a todas las órdenes de compra emitidas por ARGOS.

El Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, deberán asegurarse de la efectiva recepción por parte del Proveedor del documento de Términos y Condiciones.

El Área Contratante será la encargada de velar que el Proveedor diligencie el formato establecido para su registro en ARGOS, el cual se encuentra en el Método ARGOS.

No se debe realizar ningún desembolso a Proveedores que no hayan realizado su vinculación formal a través del registro de proveedores y que hayan firmado la autorización para la consulta y reporte a centrales de información financiera y consulta a las listas para el control de lavado de activos y finan-ciación del terrorismo.

5.5 Compras Especiales

Para los siguientes casos se permitirá la solicitud de una sola cotización:

i). Los trabajos o servicios que por su especialidad o por sus calidades, sólo determinada persona pueda ejecutar, o la adquisición de bienes que solamente un Proveedor pueda suministrar, como por ejemplo, los contratos con un representante exclusivo de determinada marca, previa autoriza-ción del Gerente de Compras o vicepresidente respectivo.ii). La adquisición de un bien para prueba, ensayo o proyecto piloto.iii). La ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor y caso fortuito.iv). Cuando se hayan solicitado varias cotizaciones y se reciba respuesta de solo una de ellas. En estos casos deberá dejarse constancia de la solicitud inicial de las cotizaciones.v). Los contratos entre compañías vinculadas.vi). La adquisición de bienes inmuebles.

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PARTE IIIREGLAS ESPECIALES DE CONTRATACIÓN

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1. ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO

1.1. Impuestos

Las negociaciones con Proveedores, nacionales y extranjeros, están sujetas a impuestos, generalmen-te IVA, Retenciones, Industria y Comercio, Timbre; por lo tanto, es indispensable que al momento de la negociación se analicen las condiciones para que cada parte pague los impuestos que le correspon-dan.

ARGOS cuenta con la Gerencia Jurídica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios como área que podrá brindar asesoría en estos aspectos durante la negociación.

Por política, ARGOS no debe asumir más del 50% del Impuesto de Timbre en los contratos que se ce-lebren y que causen dicho impuesto.

Cuando se suscriban contratos (licencia de uso, asistencia técnica, servicios técnicos, entre otros) con Proveedores del exterior, los gravámenes correspondientes a Impuesto sobre la Renta deben ser asu-midos en su totalidad por el Proveedor de acuerdo con la legislación Colombiana. ARGOS debe actuar como agente retenedor y expedir el certificado de retención en la fuente para los efectos pertinentes.

La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo de los impuestos, y por lo tanto es una obliga-ción de ARGOS realizarla, por lo que no es negociable con el Proveedor la posibilidad de retenerle los impuestos que se causen en Colombia.

1.2. Estipulación de la Moneda del Contrato

En los contratos, ofertas mercantiles, u órdenes de compra que celebre ARGOS con residentes en Co-lombia, debe pactarse el pago en pesos colombianos, de acuerdo con lo establecido en la legislación colombiana, donde se prohíbe a los residentes colombianos pagar en moneda extranjera sus opera-ciones, salvo que correspondan a excepciones expresamente autorizadas.

Sólo puede pactarse pago de contratos, ofertas mercantiles u órdenes de compra con obligaciones en divisas, cuando se celebren con un Proveedor del exterior en los términos que establezcan las normas aplicables.

Lo anterior no obsta para que, si el Proveedor residente tiene a su vez un Proveedor del exterior que le factura en dólares, sea posible realizar la operación con ARGOS utilizando dicha divisa como referente (“cláusula valuativa”).

Los pagos que se pacten en divisas y se paguen en pesos colombianos se calcularán según la tasa representativa del mercado vigente para el día anterior a la fecha de pago.

1.3. Proveedores del Exterior

Para la celebración de negociaciones con residentes en el exterior, se debe solicitar asesoría de la Gerencia Jurídica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios, así como a la Gerencia Legal Co-lombia, según el caso, con el fin de buscar para ARGOS la obtención de beneficios tributarios y/o evitar riesgos cambiarios y mayores costos para ARGOS. No obstante lo anterior, a continuación se dan algu-nas pautas para tener en cuenta en la contratación con Proveedores del exterior:

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Mecanismos para eliminar o atenuar la doble imposición internacional: Es importante tener presente al momento de negociar un contrato de prestación de servicios celebrado con Proveedores del exterior, que estos están sujetos a una retención por impuesto de renta en Colombia; pero que estos Provee-dores del exterior, frecuentemente pueden usar esa retención como un descuento del pago de sus impuestos en su país de origen.

Por ello desde el principio de la negociación se debe advertir al Proveedor de la retención en la fuente, consultando previamente la tarifa con la Gerencia Jurídica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cam-biarios, para que de esta forma, el Proveedor sepa a ciencia cierta cuánto va a recibir por el servicio y en consecuencia, pueda cotizar conforme esta previsión.

Otros aspectos importantes de los pagos por servicios del exterior: No es obligatoria la expedición de facturas. Aunque es deseable que el Proveedor expida factura siempre por los servicios prestados, la factura no es, desde el punto de vista tributario, necesaria para el soporte de gastos por contratos celebrados con extranjeros sin residencia o domicilio en el país.

1.4. Anticipos

Por regla general, en los contratos que celebre Argos no se pactará el pago de anticipo al Proveedor. Sin embargo, atendiendo la naturaleza del contrato se podrá pactar pago anticipado por un monto que no excederá el 40% del valor del respectivo contrato. En todos los casos en los que se pacte el pago de anticipo, el Proveedor deberá constituir una póliza de buen manejo e inversión del anticipo por un valor asegurado equivalente al 100% del valor del anticipo.

1.5. Pólizas y Garantías

El Área Contratante debe informar al proveedor, desde el inicio de la negociación, sobre las pólizas y garantías que se deben otorgar a favor de ARGOS.

El Proveedor podrá contratar las garantías con las aseguradoras del mercado aprobadas por ARGOS, las cuales pueden consultarse con la Área de Compras. Sin embargo, se dará preferencia a las garan-tías que se obtengan a través de los Convenios que haya suscrito ARGOS para la expedición de pólizas de sus Proveedores con compañías aseguradoras o intermediarios de seguros.

El Área Contratante debe revisar que las pólizas que entregue el Proveedor cumplan con las coberturas correspondientes de acuerdo con el presente Manual respecto a objeto, valores y vigencias. Además, solicitará constancia de pago de las primas por parte del Proveedor.

Las pólizas y garantías que se indican en el presente Manual son las mínimas requeridas, pero el Área Contratante podrá solicitar garantías adicionales o aumentar los porcentajes y vigencias de las esta-blecidas, de conformidad con el análisis de riesgo realizado al negocio.

En toda contratación que supere los 400 SMMLV, es decir, las de Superior y Mayor Cuantía, o en aque-llas en las que el Área Contratante lo considere necesario según el riesgo asociado al contrato, se deben exigir las pólizas y garantías mínimas relacionadas a continuación:

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2. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO

En los contratos de prestación de servicios cuyo valor sea igual o superior a 8.000 SMLMV ARGOS de-berá pactar un Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS) con el Proveedor. En los contratos de prestación de servicios inferiores a dicho monto, estos podrán pactarse cuando el Área Contratante lo estime conveniente.

En los Acuerdos de Niveles de Servicio, se incluirá a criterio del Área Contratante aspectos como los siguientes:

▪ Tipo de informes que deben ser presentados por el Proveedor y fechas de entrega▪ Indicadores que permitan medir la calidad del servicio ▪ Cronograma para el desarrollo de actividades o del proyecto a ejecutar▪ Disponibilidades asociadas a la prestación del servicio

Los anteriores aspectos deberán tener asociadas unas penalidades en caso de incumplimiento, las cuales serán definidas por el Área Contratante en conjunto con el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.

3. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS CONTRATOS

Todos los Contratos que celebre ARGOS por escrito deberán ser aprobados por el Abogado de la Vice-presidencia de Asuntos Corporativos.

Por regla general los Contratos se harán en las minutas establecidas y aprobadas por la Vicepresiden-cia de Asuntos Corporativos, sin perjuicio de que en casos concretos, se utilicen otras minutas o se hagan modificaciones a las existentes.

Los contratos en ARGOS se sujetarán a lo siguiente:

3.1. Elementos Esenciales del Negocio:

Los contratos deberán señalar de manera clara la identificación de las partes, el objeto del mismo, su valor (en caso de ser aplicable), la forma de pago y su vigencia.

3.2. Confidencialidad: En las negociaciones que por su objeto impliquen suministro o entrega de información confidencial de ARGOS a un Proveedor, el Proveedor debe suscribir un compromiso de Confidencialidad, el cual podrá estar contenido en un documento independiente, o en una cláusula dentro del Contrato.

El formato de documento de confidencialidad deberá ser suministrado por el Abogado de la Vicepresi-dencia de Asuntos Corporativos.

No se debe suministrar dicha información confidencial hasta tanto no esté formalizado el acuerdo.

Se entenderá por información confidencial cualquier información relativa a los negocios y operaciones de ARGOS que no sea de conocimiento público.

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3.3. Cesión y subcontratación:

En todo contrato debe consagrarse la cláusula de prohibición de cesión, en virtud de la cual, el Pro-veedor no puede ceder el contrato en todo o en parte, o hacerse sustituir por terceros en ejercicio o cumplimiento de las obligaciones que por el mismo contrae, sin el previo y expreso consentimiento de ARGOS. Sin embargo, debe dejarse claramente expresado que ARGOS si podrá ceder el contrato siempre y cuando lo haga a sus Compañías subordinadas o pertenecientes a su Grupo Empresarial.

Igualmente, se debe consagrar en todos los contratos, que el Proveedor no puede subcontratar sin autorización previa y escrita de ARGOS.

3.4. Vigencia y Renovación de los Contratos:

Los contratos deben tener una vigencia determinada o al menos determinable, en caso contrario de-berá contarse con la aprobación del Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.

En ningún caso se pactarán prórrogas automáticas o cláusulas de renovación automática.

Por regla general, los contratos de prestación de servicios no deberán superar los 3 años de vigencia, una vez transcurrido dicho plazo, el servicio deberá ser cotizado nuevamente por diferentes proponen-tes, de acuerdo a las reglas de selección de Proveedores mencionadas en la Parte 2 de éste Manual.

3.5. Cláusula de Auditoria:

En todos los contratos y demás documentos legales que vinculen a ARGOS, deberá establecerse a su favor la posibilidad de realizar auditorias con la finalidad de verificar la protección de todos los dere-chos que se pretenden proteger mediante la puesta en práctica del presente Manual, el RUC y otros registros sobre el cumplimiento de las obligaciones laborales, bajo el siguiente texto:

ARGOS podrá en cualquier tiempo realizar visitas a las instalaciones del Contratista para efectuar evaluaciones del servicio contratado y en especial respecto a la seguridad industrial de los procesos relacionados con los servicios prestados por el Contratista.

Las revisiones de los auditores autorizados por ARGOS podrán efectuarse en las instalaciones del Contratista y/o en el sitio en el que se preste el servicio contratado, en horas hábiles de trabajo. La auditoria podrá estar acompañada por un funcionario de el Contratista, quien le prestará su mayor colaboración para realizar la labor encomendada. En caso de no requerirse la visita, ARGOS podrá so-licitar por escrito la información objeto de la evaluación, siempre que esté relacionada con el servicio contratado.

ARGOS tendrá derecho a revisar cualquier suma facturada en relación con el servicio contratado, has-ta dos (2) años después de la terminación del mismo. Para tal fin, el Contratista se obligará a poner disposición de los auditores de ARGOS todos los documentos relacionados.

El Contratista atenderá oportunamente las observaciones, requerimientos de control y reclamos jus-tificados que hiciere ARGOS como resultados de tales revisiones. Si el Contratista rehúsa facilitar el acceso a los auditores de ARGOS, o rehúsa atender reclamos razonables, cualquier suma en discusión no será reconocida si se debiere a la falencia observada, sin perjuicio de las demás consecuencias derivadas de la relación contractual.

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La anterior cláusula podrá ser modificada por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporati-vos en el proceso de negociación del contrato.

3.6. Modificación a los Contratos:

Todas las modificaciones que se hagan a los Contratos deben contar con la previa aprobación de las partes contratantes y del Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.

3.7. Condiciones de Terminación:

Todos los contratos deben especificar claramente los eventos en los que puede darse por terminado por las partes, y la opción de terminación anticipada por parte de ARGOS. Por regla general esta ter-minación anticipada podrá avisarse con 30 días de anticipación por parte de ARGOS.

En el evento de terminación anticipada de un contrato, el Área Contratante debe solicitar asesoría al Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.

3.8. Contactos de las Partes:

Todo Contrato deberá indicar el nombre de la persona responsable de atender las inquietudes y el manejo del Contrato por parte de cada una de las partes, así como sus datos de localización.

3.9. Resolución de Conflictos:

Por regla general todos los contratos deberán someterse a la Jurisdicción Ordinaria Colombiana.

No se pactará cláusula compromisoria o arbitramento, salvo en los siguientes casos:

▪ Contratos de cuantías superiores a 8.000 SMLMV en los que la contraparte se niegue rotunda-mente a contratar sin pactar arbitramento.

▪ Contratos donde la contraparte sea una sociedad con domicilio fuera de Colombia.

En estos casos se utilizará la siguiente cláusula compromisoria:

Cláusula Compromisoria: Toda diferencia o controversia derivada del presente Contrato o que tenga relación con el mismo, se resolverá por un tribunal de arbitramento, de acuerdo con las siguientes reglas: (a) El tribunal estará integrado por tres (3) árbitros designados de común acuerdo por las Par-tes y a falta de acuerdo, por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá de la lista “A” de árbitros de dicho Centro; (b) El arbitraje será en derecho; (c) el tribunal funcionará en Bogotá, en la sede del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de esta ciudad bajo las reglas de dicho Centro;

La lista A será aquella conformada por aquellas personas que acrediten las mismas calidades para desempeñar una alta magistratura (Magistrado de la Corte Constitucional, Corte Suprema de justicia, Consejo de Estado o Consejo Superior de la Judicatura).

La inclusión de la cláusula compromisoria en eventos distintos a los acá definidos deberá ser aproba-da previamente por el Vicepresidente de Asuntos Corporativos.

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3.10. Cláusula de Responsabilidad:

En los contratos que ARGOS celebre con sus Proveedores no se podrá limitar la responsabilidad del Proveedor respecto al cumplimiento del contrato.

Cualquier acuerdo al que se llegue con un Proveedor que implique la limitación de su responsabilidad, deberá contar con la aprobación del vicepresidente respectivo del Área Contratante.

4. CONTRATOS SOBRE INMUEBLES

Los negocios que impliquen enajenación de bienes inmuebles y aquellos para los cuales la ley exija el cumplimiento de alguna formalidad para su perfeccionamiento (p.ej aeronaves), deberán celebrarse por escritura pública o en cumplimiento de la formalidad establecida por la ley. En estos casos la cele-bración del negocio estará siempre precedida de la revisión del Abogado que corresponda.

5. SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS

Los servicios que deban ser prestados por los Proveedores dentro de las instalaciones de ARGOS de-berán seguir las disposiciones establecidas en el Anexo 3 – Suministro de Servicios en las Instalacio-nes de Argos del presente Manual.

6. PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONAL EXTRANJERO

El Proveedor que deba prestar sus servicios a Argos en Colombia con personal extranjero deberá cum-plir con los requisitos exigidos por las leyes vigentes para el ingreso y trabajo de personal extranjero en Colombia, incluyendo pero sin limitarse a la obtención de visas y permisos de trabajo.

El Administrador del Contrato deberá asegurarse del efectivo cumplimiento de lo dispuesto en este numeral.

7. CONTRATOS CON ZONA FRANCA ARGOS S.A.

Cualquier contrato que celebren las compañías del Grupo Argos con sus vinculadas económicas debe-rá hacerse a precios de mercado. Para el caso de ZONA FRANCA ARGOS S.A, dichos precios deben ser validados por el Comité de Zona Franca.

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PARTE IVPROHIBICIONES, OBLIGATORIEDAD Y VIGENCIA DEL MANUAL

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4.1. PROHIBICIONES

Todos los funcionarios de ARGOS que participen en los procesos de contratación deberán respetar los lineamientos establecidos en el Código de Buen Gobierno, el Código de Ética y en el documento de Principios Corporativos en Materia de Contratación.

Adicionalmente, se abstendrán de realizar las siguientes conductas:

▪ Pactar bonificaciones (compensaciones económicas adicionales a las legales) para los depen-dientes y/o empleados del Proveedor.

▪ Contratar personas naturales para la prestación de servicios en labores y actividades similares a las desarrolladas por funcionarios de ARGOS, o que puedan catalogarse como funcionarios bajo subordinación de ARGOS, sin la autorización previa de la Vicepresidencia de Gestión Humana y Organizacional. Igualmente, toda prestación de servicios que la Organización requiera debe contratarse como un servicio y no como la contratación de personas, salvo autorización expresa de ésta misma Vicepresidencia.

4.2 OBLIGATORIEDAD

El presente Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de ARGOS.

El incumplimiento, por acción u omisión, de cualquiera de las normas o política establecidas en el pre-sente Manual por parte de un empleado de ARGOS será considerado como una falta grave al contrato de trabajo, y por lo tanto tendrá las consecuencias que para ello se establecen en dicho contrato y en la legislación laboral aplicable.

4.3. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS DEL PRESENTE MANUAL DE CONTRATACION

Las normas aquí establecidas priman sobre cualquier otra disposición contenida que se refiera a te-mas relacionados con las actividades de contratación de ARGOS.

El presente Manual rige a partir del 1 de octubre de 2010 y deroga en su totalidad el Manual Para la Administración de Contratistas y Proveedores de Bienes y Servicios y cualquier otro documento que le sea contrario.

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ANEXO 1 DEFINICIONES

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Para efectos del presente Manual, las siguientes palabras tendrán el significado que se les asigna a continuación.

Abogado: Es el funcionario de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos competente para asesorar el proceso de contratación, que podrá pertenecer a alguna de las siguientes gerencias:

i). Gerencia Legal de Asuntos Tributarios, Cambiarios y Aduaneros: Lidera y apoya los asuntos relacio-nados con la planeación fiscal corporativa, cambiarios, tributarios, aduaneros, importaciones y expor-taciones, inversión extranjera y régimen de zonas francas.

ii). Gerencia Legal Colombia: Brinda apoyo a las Vicepresidencias de Desarrollo de Negocios y Regional Colombia en temas de producción, licencias y trámites y gestión con clientes y proveedores. Así mis-mo, brinda apoyo en temas financieros internacionales, operación zona franca y temas inmobiliarios en Colombia.

iii). Gerencia Legal de Asuntos Societarios, Financieros y Bursátiles: Apoya los asuntos societarios nacionales y los temas de propiedad intelectual, mercado y competencia, relaciones con autoridades nacionales y gobierno corporativo.

iv). Gerencia Legal de Recursos Estratégicos y Concesiones: Brinda apoyo legal en temas de minería, energía, ambientales y portuarios. Apoya las Vicepresidencias Forestal y de Recursos Estratégicos.

v). Gerencia legal Internacional: Brinda apoyo a las Regionales Caribe y USA en temas de producción, licencias, trámites, gestión con clientes y proveedores, operación marítima y portuaria y asuntos socie-tarios internacionales.

Administrador/Administrador de Contratos: Rol que desempeña un funcionario de ARGOS que cumple las funciones definidas en el numeral 5.1.2.2 – Procedimiento de Administración de Con-tratos del presente Manual.

ANS: Acuerdo de Nivel de Servicio, tal como se define en el numeral 2 de la Parte III- Reglas Especia-les de Contratación del presente Manual.

Área Contratante: Es el área de ARGOS que va a llevar a cabo la contratación de un bien o servicio.

Área de Compras: Área perteneciente a la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas.

Área de Impuestos: Dependencia de la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas encargada de gestionar lo relativo a los tributos a cuyo pago está obligado ARGOS.

ARGOS, Compañía, Organización, Grupo Empresarial ARGOS: Comprende a Inversiones ARGOS S.A, Cementos ARGOS S.A y a sus compañías subordinadas en Colombia.

Atribuciones: Montos en dinero o en Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (“SMMLV”) has-ta los cuales cada funcionario de la Organización tiene competencia para contratar, conforme se defi-nen en el Anexo 2 – Atribuciones del presente Manual.

Comité Directivo: Órgano interno conformado por el Presidente de ARGOS y los diferentes vicepre-sidentes de la Organización.

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Comité Ocasional de Contratación: Comité que se convoca para efectos de seleccionar el Pro-ponente Adjudicatario en el procedimiento de Superior Cuantía conforme lo establecido en el numeral 5.1.1.2 – Compras de Superior Cuantía del presente Manual.

Contratista: Proveedor que presta sus servicios dentro de las instalaciones de ARGOS. Para efectos de este Manual la palabra Proveedor comprende también al Contratista.

Contrato: Acuerdo de voluntades entre ARGOS y un Proveedor de bienes o servicios, que regula las condiciones que regirán las relaciones entre las partes, comprende la oferta mercantil con su corres-pondiente orden de compra.

Interventor: Funcionario de ARGOS que supervisa las actividades de un Contrato con la finalidad de verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones del Proveedor. El Interventor de ARGOS es distin-to al Contratista que desempeña las funciones de interventoría en los contratos de obra.

Manual de Contratación/Manual: Es el presente documento.

Método Argos: Herramienta de estudio y aprendizaje diseñada para los colaboradores de ARGOS en la que se determinan las cadenas de valor de los diferentes negocios y el funcionamiento de cada una de ellas.

Método de Expertos: Procedimiento de evaluación de Proveedores que puede ser utilizado para la preselección de los Proponentes o para la evaluación de las propuestas presentadas por los Propo-nentes.

El Método consiste en la selección de un “grupo de expertos” conformado por funcionarios de ARGOS a los que se les pregunta su opinión sobre los factores o criterios que deben evaluarse respecto a cada Proveedor o a su propuesta, según el caso. Después de realizar un consenso sobre los factores a evaluar, cada experto asignará una ponderación a cada factor para después calcular el promedio del equipo de expertos.

Con el anterior método se genera una tabla de criterios de evaluación y ponderación con la cual se evaluarán los diferentes Proponentes y sus ofertas.

Principios Corporativos de Contratación: Documento de alcance corporativo que contiene los princi-pios reconocidos y aplicados por ARGOS en materia de contratación de sus bienes y servicios, y en las relaciones con sus Proveedores en todos los territorios en los cuales la Organización tiene presencia.

Proceso de Licitación /Proceso de Licitación Privada: Aquel definido en el numeral 5.1.1.1 – Compras de Superior Cuantía del presente Manual.

Proponente(s): Persona natural o jurídica que ofrece la prestación de un servicio o el suministro o venta de un bien a ARGOS, dentro de su proceso de contratación.

Proponente Adjudicatario: Proponente mejor calificado de acuerdo con lo establecido en el presente Manual.

Proveedor: Es la persona natural o jurídica que le vende bienes o le presta servicios a ARGOS. Com-prende la noción de Contratista.

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Repositorio: Archivo digital centralizado de la Organización.

RUC: (Registro Único de Contratistas) Proceso de evaluación en estándares de gestión en seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente, con el objetivo de lograr el mejoramiento continuo de los Proveedores. Es operado por el Consejo Colombiano de Seguridad. Al RUC de Argos se han adicionado 2 elementos de evaluación; las relaciones laborales y la responsabilidad social.

SMLMV: Salario mínimo legal mensual vigente definido anualmente por el Gobierno Nacional de Colom-bia.

Términos y Condiciones: Documento que aparece al reverso de la orden de compra y contiene las cláusulas que regirán la relación contractual con el Proveedor en los procesos de contratación de Menor y Mínima

Vicepresidencias Corporativas: Serán la Vicepresidencia Gestión Humana y Organizacional, Vice-presidencia Finanzas Corporativas, Vicepresidencia Recursos Estratégicos, Vicepresidencia Desarrollo de Negocios, Vicepresidencia de Inversiones Forestales y Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.

Vicepresidencias Regionales: Serán la Vicepresidencia Regional Colombia, Vicepresidencia Regio-nal Caribe y Vicepresidencia Regional USA.

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ANEXO 2ATRIBUCIONES

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ANEXO 3 SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS

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En caso de requerirse la prestación de un servicio o la ejecución de un trabajo por parte de un Proveedor dentro de las instalaciones de ARGOS, deberá contemplarse en el respectivo contrato o documento legal que se suscriba entre ARGOS y el Proveedor lo siguiente:

1). Se deberá definir con el Proveedor quién asumirá el costo por concepto de servicios públicos, llama-das telefónicas, servicios de Internet y otros servicios de comunicación y en que porcentaje.

2). En caso de que el Proveedor requiera vigilancia dentro de las instalaciones de ARGOS, se establecerá que en todos los casos la vigilancia será prestada por ARGOS o por quien éste designe y los costos que se generen por la seguridad y vigilancia al servicio del Proveedor, será asumidos por él, incluyéndose el valor por la vigilancia.

3). Se deberá establecer que en el evento en el cual deban hacerse adecuaciones en las instalaciones de ARGOS para efectos de la acomodación del Proveedor para la prestación de los servicios, éstas deberán estar previamente justificadas por el Proveedor y deberán ser aprobadas por el Gerente de Planta o el Director Administrativo de la sede, según el caso. ARGOS definirá si es él quien realiza las adecuaciones o si las realiza el Proveedor, en todos los casos, su costo será asumido por el Proveedor.

4). En el caso en que ARGOS vaya a arrendar equipos o herramientas al Proveedor para la prestación de los servicios, se estipulará en el contrato, el valor correspondiente al arrendamiento.

Una vez suscrito el contrato, y al momento del ingreso del Proveedor a las instalaciones de ARGOS para su ejecución, se llevará a cabo lo siguiente:

1). ARGOS y el Proveedor acordarán el lugar de su ubicación dentro de las instalaciones y suscribirán un acta en la que se hará un inventario de los equipos y herramientas que proporcionará el Proveedor para la ejecución del contrato y que serán almacenados en las instalaciones de ARGOS, y de aquellos equipos y herramientas que serán arrendados por ARGOS al Proveedor para el mismo fin. El acta deberá ser revisada al finalizar el contrato por ARGOS, con miras a verificar el efectivo retiro por parte del Proveedor de sus herramientas y equipos y la devolución de los equipos arrendados por ARGOS en debido estado de conservación.

3). El Proveedor deberá presentar la orden de servicios asignada o en caso de emergencia, la autoriza-ción del respectivo profesional de ARGOS.

4). El Proveedor deberá entregar la lista completa de los empleados que prestarán los servicios o ejecuta-rán los trabajos, con el fin de permitir su ingreso a las instalaciones. ARGOS deberá ponerle de presente al Proveedor que los empleados cuyo ingreso no esté previamente informado no podrán ingresar a las instalaciones.

5). El Proveedor deberá entregar la lista de los vehículos y de los operadores que utilizará para la ejecu-ción del contrato, los cuales deberán cumplir con los requisitos técnicos establecidos por ARGOS. ARGOS deberá poner de presente al Proveedor que no se permitirá el ingreso de vehículos a las instalaciones que no cumplan los requisitos técnicos. 6). El Proveedor deberá cumplir el procedimiento establecido por ARGOS de Control de Acceso a las ins-talaciones.

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6). ARGOS le informará al Proveedor lo siguientes: (a) La prohibición de ingreso de armas a las instala-ciones, las cuales en todos los casos deberán permanecer en la portería de la respectiva sede; (b) La obligatoriedad de cumplir las normas y disposiciones en materia de manipulación de armas, explosivos y sustancias controladas; (c) El derecho en cabeza de ARGOS de revisar los antecedentes de los empleados de los Proveedores, con miras a proteger su seguridad; y (d) La obligación a cargo del Proveedor de dar un manejo adecuado a los deshechos peligrosos conforme las leyes aplicables.

En caso de que se presenten dudas por parte del Proveedor respecto a la normatividad de ARGOS en sus instalaciones, las mismas deberán ser resueltas por el responsable de la Vicepresidencia de Gestión Humana y Organizacional de la respectiva sede.

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ANEXO 4FLUJOGRAMA PROCESOS DE CONTRATACIÓN

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MANUAL DE CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE · PDF filecontratos sobre inmuebles 30 5....

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