MANUAL - EMPRENDIMIENTO

De acuerdo al organigrama presentado Emprendimiento depende de la Dirección de Empleo y

Trabajo, luego existe una Coordinación de Emprendimiento, Empresarismo y Fondo Emprender en

donde esta(n) el o los Líder(es) Nacional(es) y este es quien asigna el Rol a los Asesores Nacionales

en el aplicativo Sofía Plus , luego que cada líder Nacional está con su Rol ya puede asignar el Rol a

los Lideres Regionales y estos Lideres Regionales son los que pueden asignar el rol a los Lideres

unidades de Emprendimiento y Asesor Emprendedor .

1. Asignación del rol Líder Nacional El Rol Líder Nacional solamente lo puede asignar el Rol Administrador del sistema en el Aplicativo.

2. Asignación del rol Asesor Nacional

La asignación de este Rol solo lo puede hacer el Rol Líder Nacional en el aplicativo

3. Asignación del Rol Líder Regional

Luego que ya en el Sistema esta asignado el rol a los Asesores nacionales estos pueden asignar el rol a los lideres Regionales.

4. Administrar grupos

Ingresamos por el Rol de Líder Regional al Modulo de Emprendimiento y vamos a la opción Administrar Grupos

Aparece Unidad de Emprendimiento por Gestionar. ASIGNAR RESPONSABLES (Figura persona): En la parte inferior se escoge Figura:

Aparecen las Unidades de Emprendimiento de la Regional con el campo de Responsable vacío. Hay que asignar el líder de cada Unidad.

Al hacer clic en la figura, se escoge Cédula en Tipo Identificación y se escribe el número correspondiente al gestor escogido como Líder de Unidad:

Aparece la información del gestor en la parte inferior (Siempre y cuando se encuentre debidamente registrado en SOFIA). Se señala en la lupa ubicada a la izquierda del nombre (Agregar):

Luego, guardar responsables:

Hasta que aparezcan correctamente asignados los responsable:

5. Asignación del Rol Líder Unidad de Emprendimiento

Luego que el Líder Regional Creo los grupos y asignó a los responsables va al Paquete Administración del Sistema .

En Asignar Roles se escoge el rol que desempeñará cada gestor:

Primer icono a la derecha del espacio asignado para Usuario: Se escoge Cédula en tipo de identificación y se escribe el número del gestor. Luego, Consultar:

Aparece la información del gestor y se señala lupa a la izquierda:

En Usuario, ya aparece el nombre y se escoge la opción Consultar:

Brinda dos opciones para asignar roles: Asesor emprendedor y Líder Unidad de Emprendimiento. Se escoge una o las dos, según las actividades a desarrollar por parte del Gestor. Luego: Guardar

Y aparecen actualizados los roles del usuario:

6. Administrar Planes de Negocio- Rol Líder Unidad de Emprendimiento

Por este rol es donde hay que registrar toda la información del plan de negocio pero para poder llegar aquí debemos tener claro cual es el flujo normal de Emprendimiento que lo explicamos arriba. El Rol Líder unidad de emprendimiento ingresa al sistema por el modulo Emprendimiento y va a la Opción Administrar planes de Negocio.

Para crear el Plan de Negocio, se escoge Registrar información básica y al final aceptamos los términos y condiciones.

En origen se puede seleccionar una de las tres opciones:

Tecnoparque

Formación Titulada

Emprendimiento

La diferencia entre estas 3 es que Formación Titulada y Tecnoparque piden fichas de

caracterización y Tecnoparque no necesitamos que el plan de Negocio este asociado a alguna ficha

de Caracterización.

Para nuestro ejemplo tomamos Emprendimiento y llenamos toda la información.

Cuando aparece el ícono indica que hay información incompleta que debe registrarse de lo

contrario aparecerá .

7. Asignación del Rol Asesor Emprendedor

En esta misma opción Asignamos al Asesor Emprendedor que desde el mismo momento

que lo agregamos el sistema le da el Rol de asesor Emprendedor

Luego al hacer clic en el ícono de la izquierda , se despliega la información detallada de cada

ítem y llenamos la información que pide el sistema

Seleccionamos al Responsable y al suplente.

Aceptamos condiciones y guardamos

8. Formular Plan de Negocio

Luego consultamos el plan de negocio en y vemos que esta

en estado EN FORMULACION.

El sistema me muestra 4 opciones: Modificar, Formular plan de negocio, Ver historial, Inactivar.

Vamos a la opción Formular plan de negocio:

Toda esta información la puede ver también en el aplicativo el Rol Asesor Emprendedor.

Tenemos que llenar toda la información del plan de negocio que esta dentro de cada pestaña.

9. Activar Plan de Negocio

Después de llenar toda la información procedo a guardar y por ultimo Activo Plan de encogió

Podemos consultar el plan de negocio y vemos que me queda en estado POR AVALAR

10. Aprobar Plan de Negocio emitir Juicio Valorativo

Ahora Ingresamos con el Rol del Líder de unidad de Emprendimiento para aprobar y para guardar

Juicio valorativo.

Ahora regresamos y vemos que el Plan de negocio cambio de estado a FORMULADO

11. Selecciona Fondo de Financiamiento

Claramente nos podemos dar cuenta que me aparecen 4 opciones:

-Volver a formular plan de negocio -Seleccionar fondo de financiamiento -Ver historial -Inactivar

Vamos a la Opción Seleccionar Fondo de financiamiento y escogemos el Fondo y guardamos la Información.

Regresamos y vemos que el Plan de negocio me cambio de estado nuevamente a EN EVALUACION

12. Registrar Código de Seguimiento

También me aparece una opción mas registrar código para seguimiento e ingresamos en esta opción.

Aquí seleccionamos en fondo de financiamiento y digitamos el código de registro (este código me lo asigna el Fondo de financiamiento) y también colocamos el monto solicitado, no se pueden colocar ni comas ni puntos. Después regresamos.

13. Registro Juicio de Evaluación Fondo de Financiamiento

Vemos que me sale otra opción registro Juicio de evaluación:

Ingresamos a esta Opción y seleccionamos el Fondo nuevamente, emitimos el juicio valorativo, si fue financiado o no y el monto financiado, si fue parcia o total.

Después de llenar la información guardamos y regresamos:

14. Crear Emprendedor Ahora el plan de negocio cambio de estado a FINANCIADO y me aparecen 2 opciones: -Crear emprendedor -Ver historia

Ahora ingresamos a la opción crear emprendedor y llenamos toda la información que pide el sistema.

También el sistema me pide adjuntar soporte de cámara de comercio (PDF) porque se supone el emprendedor ya le aprobaron el presupuesto, y el plan de negocio PDF por si se queda alguna información sin incluir en el aplicativo, al final damos guardar.

Vemos que el sistema me genera un código que sirve para hacer seguimiento al emprendedor. Podemos ir con el mismo Rol de Líder unidad de emprendimiento y consultar con el código de emprendedor en la opción administrar emprendedores y hacer el respectivo seguimiento.

15. Gestionar asesorías a empresas Ahora vamos al Rol: Asesor emprendedor Modulo: Emprendimiento Vamos a la opción Gestionar asesorías a empresas.

16. Administrar planes de Mejoramiento

Vemos que me aparecen todas las empresas asignadas al Asesor emprendedor, ahora buscamos la empresa que estamos asesorando.

También podemos ver que cada empresa sale 5 opciones -Ver detalle -Administrar planes de mejoramiento -Consultar indicadores -Consultar resultados por pilar -Programar visita

Para nuestro ejemplo vamos a la 2 opción

Llenamos la información: En nombre colocamos los componentes del Hexágono: conocimiento, Mercadeo, Capital, Recursos técnicos, Recursos Físicos, Talento humano. La fecha la trae por defecto el sistema desde el día que se esta haciendo el diagnostico hasta el 31 de Diciembre del presente año. En Diagnostico aparece el que el asesor nacional ha hecho para la empresa. Luego damos clic en regresar

17. Planear Seguimiento

Ahora el plan de mejoramiento toma el estado Inicial con una opción Planear seguimiento. Ingresamos a esta opción y me aparecen 3 pasos.

El ícono a la derecha (Realizar) solamente está activo para el primer paso: Diagnóstico Inicial. A medida que se vaya cumpliendo con cada paso, se activa el siguiente. Es importante resaltar que esta información la llena el Asesor Emprendedor con el Emprendedor

En la primera parte aparece lo ya realizado. Hay que diligenciar el Formulario de Diagnóstico, que aparece en la parte inferior:

Después de guardar: Debe aparecer Diagnóstico guardado exitosamente.

Regresamos y sale lo siguiente

Aparece terminado (verde) Se continúa con los otros pasos: Realizar (ícono extrema derecha)

PASO 2. Definición de metas de la empresa:

Después de diligenciar: Guardar:

18. Activar metas de la empresa

Para ir al tercer paso el emprendedor debe ingresar con su rol

Y va a la opción consultar seguimiento del Emprendedor

El emprendedor va a la opción emprendedor y toma la empresa luego da click en la pestaña del plan de mejoramiento y va a la pestaña de Metas de la empresa y aprueba o desaprueba.

Ahora el asesor Emprendedor puede seguir con el paso 3

PASO 3. Definición de actividades del Plan de Mejoramiento Realizar (ícono derecha):

En seleccionar Período, aparecen:

TRIMESTRE 2011 – 3

TRIMESTRE 2011 – 2

TRIMESTRE 2011 – 1

TRIMESTRE 2011 – 4 Y se selecciona el correspondiente al período. En seleccionar Pilar aparecen:

PRODUCCION

RECURSOS HUMANOS

ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

TECNOLOGICO

MERCADO Por ejemplo, escogemos MERCADO:

Se seleccionar Agregar Nueva Actividad:

En Período aparece la posibilidad de señalar solamente el escogido en el punto anterior En Pilar, los mismos:

PRODUCCION

RECURSOS HUMANOS

ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

TECNOLOGICO

MERCADO (Escojamos el mismo: MERCADO) En Actividad aparece:

ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE REDES EMPRESARIALES HORIZONTALES

INTELIGENCIA DE MERCADO

PLANES Y POLITICAS DE COMERCIALIZACION (Escojamos INTELIGENCIA DE MERCADO) En Responsable de la Ejecución) aparecen:

Asesor

Empresa

Escogemos Empresa. Se escribe la descripción del Plan de Mejoramiento El peso propuesto: Escribimos 100%, porque, para este caso, tendremos una sola actividad:

Hacemos clic en Guardar: Debe aparecer:

Regresar y aparece lo siguiente:

Si escogemos el primer ícono a la derecha (Modificar), nos devuelve a Creación de Actividad del Plan de Mejoramiento (por ejemplo, para modificar el peso). Si hay nueva actividad, escogemos: Agregar Nueva Actividad. Si no, hacemos clic en Activar Plan de Mejoramiento, y debe aparecer como activado exitosamente:

Regresamos :

Ya aparecen en verde todos los pasos.

19. Ejecutar plan de mejoramiento Paso 1.

Desde el Rol de Asesor Emprendedor En Sostenimiento Empresarial (izquierda) se escoge: Gestionar Asesoría a las Empresas Aparecen los emprendedores asignados.

A la derecha de la Unidad Productiva creada, se escoge el ícono (Administrar Planes de Mejoramiento) y aparece:

Como ya se planeó el seguimiento (con el primer ícono a la derecha), ahora hacemos clic en el

segundo , que es el correspondiente a: Ejecutar Seguimiento. Aparece:

Aparecen las posibilidades de Nuevo Diagnóstico y Evaluar Actividades. En Nuevo Diagnóstico vuelven a aparecer todas las preguntas del Formulario de Diagnóstico (Recuerdan que eran 80 preguntas?). En Evaluar Actividades encontramos:

El Juicio de Evaluación ofrece las opciones:

Aprobada

No Aprobada Si las actividades fueron realizadas en su totalidad (a juicio del asesor) “chuliamos” la actividad y hacemos clic en: Guardar. Y debe aparecer como evaluada exitosamente:

Paso 2:

Desde el Rol de Asesor Emprendedor En Sostenimiento Empresarial (izquierda) se escoge: Gestionar Asesoría a las Empresas Aparecen los emprendedores asignados.

A la derecha de la Unidad Productiva creada, se escoge el ícono (Administrar Planes de Mejoramiento) Como ya se planeó el seguimiento (con el primer ícono a la derecha), ahora hacemos clic en el

segundo , que es el correspondiente a: Ejecutar Seguimiento. Aparece:

Ahora brinda otra posibilidad: Realizar Diagnóstico Final: Aparecen las mismas preguntas y el porcentaje de cumplimiento debe haber aumentado: (pasemos de 5 a 80%):

Guardar: Y aparece el diagnóstico guardado exitosamente:

Después de: Regresar, aparece el diagnóstico final como ejecutado: