Mantenimiento del SGC de una Empresa de … · MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ......

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MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN UNA EMPRESA DE PRODUCTOS QUÍMICOS

IRINA VANESSA GUISAO ZULUAGA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

SEDE MEDELLÍN

FACULTAD NACIONAL DE MINAS

ESCUELA DE INGENIERÍA DE LA ORGANIZACIÓN

MEDELLÍN, 2009

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Trabajo Dirigido de Grado - Descripción de Práctica Profesional -

Presentado como requisito parcial para optar al Título de Ingeniero Industrial

Director: Alexander Alberto Correa Espinal, I.I., M.Sc, Ph.D.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

SEDE MEDELLÍN

FACULTAD NACIONAL DE MINAS

ESCUELA DE INGENIERÍA DE LA ORGANIZACIÓN

MEDELLÍN, 2009

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NOTAS DE ACEPTACIÓN

Primer Jurado __________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Fecha _____________________________

Jurado_________________________

Segundo Jurado __________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Fecha _____________________________

Jurado_________________________

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DEDICATORIA

A Dios, que me da la Sabiduría y la Fortaleza necesaria para enfrentar los retos que trae la vida.

A mi Familia, quienes durante esta etapa de formación profesional me han brindado confianza, apoyo y tesón.

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AGRADECIMIENTOS

Se expresa especial agradecimiento: A ALEXANDER ALBERTO CORREA ESPINAL. Profesor de la Escuela de la Ingeniería de la Organización- Facultad de Minas de la Universidad Nacional de Colombia y Director de este Trabajo Dirigido de Grado, por su valiosa participación y acompañamiento durante la realización del mismo. A CRISTOBAL CARDENAS. Representante de la Dirección de SUIN S.A., Suministros Industriales, por la confianza y el apoyo brindado en todo momento. A DIEGO EDISON DAVID MANCO, Coordinador de Calidad por el acompañamiento y el constante apoyo durante el desempeño de la labor. Al equipo directivo de la empresa SUIN S.A., Suministros Industriales, por la confianza depositada y la colaboración para el cumplimiento de los objetivos. A cada uno de los Jefes de Proceso de la empresa SUIN S.A., Suministros Industriales, que hicieron valiosos aportes a este trabajo y facilitaron el desempeño de la labor. A todas aquellas personas que hicieron posible, acompañaron y guiaron la realización del presente trabajo.

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TABLA DE CONTENIDO

Pág. LISTA DE TABLAS……………………………………………………………….. IX

LISTA DE FIGURAS……………………………………………………………… X

LITA DE ANEXOS……………………………………………………………….. XI

GLOSARIO……………………………………………………………………….. XII

RESUMEN………………………………………………………………………… XIII

ABSTRACT……………………………………………………………………….. XIV

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………… XV

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………… 17

1.1. ALCANCE…………………………………………………………………….. 17

1.2. OBJETIVO GENERAL………………………………………………………. 17

1.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS……………………………………………….. 17

1.4. DELIMITACIÓN……………………………………………………………… 17

1.4.1. Temporal……………………………………………………………………… 17

1.4.2. Espacial………………………………………………………………………. 18

1.5. METODOLOGIA…………………………………………………………….. 18

2. CONTEXTUALIZACIÓN……………………………………………………. 19

2.1 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN……………………………. 19

2.1.1. Reseña Histórica……………………………………………………………. 19

2.1.2. Visión………………………………………………………………………… 20

2.1.3. Misión………………………………………………………………………… 20

2.1.4. Política Organizacional………………………………………………… …. 20

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2.1.5. Objetivos de Calidad………………………………………………………… 20

2.1.6. Objetivos de Seguridad……………………………………………………… 21

2.1.7. Valores Corporativos………………………………………………………… 21

2.1.8. Portafolio de Productos……………………………………………………… 21

2.1.9. Estructura de la Empresa…………………………………………………… 22

2.2. EL MUNDO DE LOS PLÁSTICOS………………………………………… 25

3. ANÁLISIS DEL PROBLEMA………………………………………………… 28

3.1. ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN……………………………… 28

3.2. ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN………………………… 29

3.2.1. Análisis del Diagnostico……………………………………………………… 29

4. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN………………………… 30

4.1. AUDITORÍAS…………………………………………………………………… 30

4.1.1. Realización de Auditorías Internas en SUIN S.A…………………………… 31

4.1.1.1Informe General de Auditorías Internas…………………………………….. 37

4.2. COMITÉ DE CALIDAD……………………………………………………….. 38

4.2.1. Comité de Calidad en SUIN S.A…………………………………………….. 38

4.3. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN…………………………………………… 39

4.3.1. Revisión por la Dirección en SUIN S.A……………………………………… 39

4.4. APLICACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS

Y DE MEJORA……………………………………………………………….. 40

4.4.1 Aplicación de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora en

SUIN S.A. ………………………………………………………………………. 40

4.5. ACTUALIZACIÓN DOCUMENTAL………………………………………… 40

4.6. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

CARTAGENA………………………………………………………………… 41

4.6.1. Sustentación Teórica………………………………………………………… 41

4.6.2. Políticas Para la Implementación del Plan………………………………… 42

4.7. PLAN DE ACTIVIDADES BASC CARTAGENA…………………………… 46

4.8. ESTADO INICIAL Y ACTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN ...……………. 47

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES……………………………………… 50

BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………......... 52

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LISTA DE TABLAS

Pág. Tabla 1. PRINCIPALES APLICACIONES DE LA RESINA POLIESTER……… 27

Tabla 2. ACCIONES PENDIENTES A EJECUTAR……………………………… 29

Tabla 3. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN………………………………………….. 44

Tabla 4. ACTIVIDADES BASC CARTAGENA…………………………………… 46

Tabla 5. MATRIZ DE SEGUIMIENTO……………………………………………. 47

Tabla 6. MATRIZ DESARROLLOS FUTUROS………………………………….. 51

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LISTA DE FIGURAS

Pág. Figura 1. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN, SUIN S.A……….. 18

Figura 2. MAPA DE PROCESOS DE SUIN S.A………………………………….. 24

Figura 3. CICLO DEMING……………………………………………………………. 42

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LISTA DE ANEXOS

Pág. Anexo A. DIAGNOSTICO PROCESOS QUE EXPERIMENTARAN

CAMBIOS POR LA IMPLEMENTACIÓN DEL SAP………………… 53

Anexo B. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS ISO 9001:2000 SISTEMA

DE GESTIÓN SUIN S.A……………………………………………….. 55

Anexo C. ACTA DEL COMITÉ…………………………………………………….. 66

Anexo D. RESULTADOS ANÁLISIS DE LA REVISIÓN DEL SISTEMA

DE GESTIÓN…………………………………………………………….. 69

Anexo E. ACCIÓN CORRECTIVA…………………………………………………. 71

Anexo F. MANUAL DE COMPETENCIA, RESPONSABILIDAD Y

AUTORIDAD……………………………………………………………… 72

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GLOSARIO

GEL COAT: recubrimiento a base de resina poliéster, pigmentos y aditivos especiales, utilizado como capa integral de piezas laminadas, barrera química, coraza mecánica, cubierta estética que prolonga vida útil de la pieza y da protección a agentes físicos externos. MATERIAL COMPUESTO: es la unión de dos materiales diferentes que cuando son combinados, son más fuertes que los materiales sin combinar

PLÁSTICO REFORZADO CON FIBRA DE VIDRIO (PRFV): El plástico reforzado es la combinación de un refuerzo de fibra (Fibra de Vidrio) con una matriz de polímero (Resina poliéster)

POLIÉSTER ISOFTÁLICO: resina de mayor resistencia que las anteriores, generalmente usada en la fabricación de artículos sometidos a la intemperie, contacto con agua y/o ataque químico.

POLIÉSTER ISO N.P.G.: producto hermano de la resina isoftalica, esta modificado con N.P.G (Neopentil glicol), elemento que le proporciona mayor resistencia química, al aguay a los microorganismos (hongos), ventajas que la hacen ampliamente

POLIÉSTER ORTOFTÁLICO: resina de uso general ampliamente conocida y empleada para fabricar artículos sometidos a un bajo ataque químico o ambiental; tienen buena resistencia mecánica y cuando se requiere una mayor resistencia química, se usan en combinación con otro poliéster más resistente.

POLIÉSTER TEREFTÁLICO: esta familia de resinas posee, respecto a las resina ortoftálicas, superior resistencia química, excelente aceptación de cargas minerales, baja absorción de agua y superior resistencia a las altas temperaturas.

RESINA ALQUÍDICA: una resina alquídica es básicamente un poliéster cuya cadena principal está modificada con moléculas de ácido graso, las que le otorgan propiedades particulares.

TIEMPO DE GEL: es el tiempo que tarda la resina en endurecer después de mezclar el acelerante (cobalto) y luego el catalizador (MEK-p), se conoce también como tiempo de trabajo.

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RESUMEN



Director: Alexander Alberto Correa Espinal, I.I., M .Sc, Ph.D.

Trabajo Dirigido de Grado. Ingeniería Industrial. Facultad de Minas. Universidad Nacional de Colombia.

Sede Medellín. Junio de 2009

El presente es el informe de práctica profesional realizada en la empresa SUIN S.A., Suministros Industriales, en calidad de Practicante del Sistema de Gestión durante seis meses, tiempo en el cual se contribuyó al mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la empresa en mención, mediante la participación en auditorías internas, comité de calidad, revisión por la dirección, aplicación de acciones preventivas, correctivas y de mejora, actualizaciones documentales y diseño del plan de implementación del sistema de gestión en la nueva sede de la compañía. Para el cumplimiento de cada uno de los objetivos planteados se utilizó como marco teórico la documentación interna del sistema de gestión de la organización, la norma ISO 9001:2000 y BASC versión II. La estructura base del documento está fundamentada en la descripción de todas las actividades ejecutadas para dar cumplimiento a los requisitos ISO 9001:2000, con el fin de alcanzar los objetivos planteados al inicio de la labor. Luego de hacer lectura, se tiene conocimiento de las herramientas empleadas en el mantenimiento de un SGC, evidenciando requerimientos como la participación activa de la alta gerencia, el compromiso constante de los líderes de procesos y la comunicación asertiva como principios elementales para mantener los resultados obtenidos y apuntar al mejoramiento continuo de la compañía.

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ABSTRACT

This document is the report of the internship realized in a chemical company called SUIN S.A., Suministros Industriales, as a Management System Coordinator during six months, at this time the author contributed to the maintenance of the company’s Quality Management System, through the participation in the internal audits, quality committee, the check by Management, application of preventive, corrective and improvement actions, keeping documents up to date and making the Management System Implementation design for a new headquarters of the company. For performance of each of the goals set, was used as theoretical framework the company’s internal management system documentation and the ISO 9001:2000 and BASC version II standards. The structure of the document is based on the description of each activity carried out in order to keep the ISO 9001:2000 standards and achieve the goals outlined at the beginning of the work. After making reading, it may have knowledge of the tools defined for maintenance of a Quality Management System, highlighting the requirement of active participation by senior management, the promise of process leaders to be in charge of their own processes and good communication as elementary principles to keep the gained results and get continuous improvement in the company.

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INTRODUCCIÓN

La calidad es un concepto ampliamente usado y mencionado en todos los sistemas productivos que buscan diferenciar su producto y garantizar el cumplimiento de las especificaciones, lo que es cierto es que el aseguramiento de la calidad en las empresas productoras colombianas paso de ser un medio de diferenciación a ser un requisito esencial de obligatorio cumplimiento para aquellas interesadas en el crecimiento y progreso de la misma. El cliente está interesado en establecer relaciones comerciales con empresas que estén en la capacidad de detectar lo antes posible las no conformidades que se hayan producido en la prestación del servicio y apliquen medidas correctoras que garanticen la no recurrencia de las indeseadas variaciones.

Según Badia Giménez, un sistema de la calidad, supone una nueva manera de gestionar la calidad en una organización; significa sistematizar un conjunto de acciones para implantar, controlar y mejorar los procesos de trabajo y minimizar su variabilidad.

La empresa industrial o de servicios que quiera implantar un sistema de la calidad debe seguir los siguientes pasos:

1. Evaluación inicial de la organización 2. Elaboración de los documentos 3. Implantación del sistema 4. Auditoría y evaluación final 5. Mantenimiento del sistema

El modelo ISO 9000 representa un paso más allá de la mera gestión de la calidad, aparte de regular el conjunto de actividades de planificación, control y mejora de la calidad –gestión de la calidad-, contempla además el control y prevención de errores –aseguramiento-, en estos términos el modelo ISO 9000 es un modelo basado en el aseguramiento, más que en la mera gestión de la calidad.

La serie ISO 9000 forma parte de un conjunto de tres normas internacionales que responden a tres modelos distintos de aseguramiento de la calidad. El modelo ISO 9001 va dirigido a organizaciones industriales y/o fabricación, el 9002 a empresa de servicios, y el 9003 a empresa dedicadas a actividades de inspección y ensayo.

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SUIN S.A. es una empresa Colombiana dedicada al desarrollo, producción y comercialización de resinas poliéster, alquídicas y catalizadores re certificada en ISO 9001:2000 y en BASC en el año 2008; la labor para la construcción y el mantenimiento del Sistema Integral de Gestión ha sido un difícil reto que cada uno de los miembros de la organización han querido asumir en pro de la mejora continua y el autoaprendizaje.

El mantenimiento del sistema integral de gestión de SUIN S.A. suministros industriales es el objetivo del presente trabajo y consistirá en revisar, actualizar, introducir mejoras y velar por el buen desempeño del sistema, ya que en la medida que los procesos, la tecnología y los productos/servicios de la empresa van variando y evolucionando en el transcurso del tiempo, es absolutamente necesario evitar que la documentación del sistema quede obsoleta e inadecuada. Cualquier cambio o modificación en el sistema deberá reflejarse en los documentos de la calidad asegurando la continuidad del sistema en el tiempo.

En el capítulo uno (1) se presentan el planteamiento del problema, el objetivo general y los específicos, la delimitación temporal y espacial y la metodología a aplicar para el mantenimiento del sistema de gestión de SUIN S.A., en modalidad práctica empresarial, en el capítulo dos (2) se expone generalidades acerca de la organización, el producto y la estructura de los procesos para terminar ubicando el área de estudio donde se desarrolla el presente trabajo.

En el capítulo tres (3) se realiza el diagnostico inicial de la situación actual del problema, se detalla el sistema de gestión a través de una comparación puntualizada de cada unos de los requisitos ISO 9001:2000, y se identifican las actividades criticas ejecutar.

El capítulo cuatro (4) describe el mantenimiento del sistema de gestión a través de las auditorias, el comité de calidad, la revisión por la dirección, la aplicación de acciones preventivas, correctivas y de mejora y la actualización documental. Como propuestas de mejora se construyen plan de implementación del sistema de gestión y plan de actividades BASC para la nueva planta de producción en Cartagena. Además se presenta un comparativo del estado inicial versus el actual del sistema de gestión.

Finalmente, se señalan las conclusiones y recomendaciones y se propone un plan de mejora para desarrollos y mejoras futuras.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Mantenimiento del sistema de gestión de calidad en SUIN S.A.

1.1. ALCANCE

El conocimiento y las propuestas de mejora que se desarrollen en el presente trabajo son aplicables a la red de procesos de Suministros Industriales SUIN S.A conformada por el proceso estratégico, control y mejora, comercial, compras, diseño y desarrollo, producción, distribución, gestión humana y mantenimiento; siendo los principios aplicables en cualquier empresa productora y comercializadora que vele por la gestionar la calidad y cuente con un sistema de gestión siempre y cuando se haga un análisis previo del entorno y se adapte según la estructura de la organización.

1.2. OBJETIVO GENERAL

Realizar seguimiento y asistencia al sistema de gestión de calidad asegurando el mejoramiento continuo de la compañía

1.3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Conocimiento y manejo de la norma ISO 9001:200 y Basc • Actualización de estándares para las operaciones de algunos de los

procesos operativos y de apoyo definidos en la red de procesos • Contribuir en el cumplimiento de los estándares operativos y de

especificaciones, interviniendo oportunamente en su actualización. • Participar en ciclos de auditorías, levantamiento de acciones preventivas y

correctivas • Introducir propuestas de mejora al sistema de gestión • Ejercer control de documentos • Diseñar plan para la implementación del sistema de gestión de calidad en la

nueva planta de producción Cartagena

1.4. DELIMITACIÓN 1.4.1. Temporal

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Fecha de inicio: 18 de Diciembre de 2008 Fecha de terminación: 18 de Junio de 2009 1.4.2 Espacial SUIN S.A. Suministros industriales Calle 32 No 40-12 Itagui - Antioquia Conmutador 444 11 90

1.5. METODOLOGÍA

En primera instancia se realizará un diagnostico inicial evaluando el estado actual del sistema de gestión y de la compañía, que permita generar el conocimiento necesario para desarrollar actividades y tareas respectivas que den cumplimiento a los requisitos ISO 9001 y Basc

Además se seguirá la metodología descrita en el anexo 9 Mantenimiento del sistema de gestión del Manual Organizacional de SUIN S.A. cuando se presenten cambios tecnológicos, en la norma ISO, estándares Basc, legislativos entre otros que afecten el sistema o el producto de la compañía.

Figura 1. Mantenimiento del Sistema de Gestión, SUI N S.A.

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2. CONTEXTUALIZACIÓN

El siguiente capítulo tiene como objetivo la caracterización de la organización, los procesos que conforman el sistema integral de gestión, el producto y el entorno en la cual se desarrollará el presente trabajo; se relacionan entonces la reseña histórica, misión, visión, política organizacional, objetivos de calidad y de seguridad, valores corporativos, portafolio de productos y la estructura de SUIN S.A. suministros industriales y se ubica el área de estudio donde se desarrolla el presente trabajo además se analizan el desarrollo de la industria del plástico en Colombia, las aplicaciones, ventajas y desventajas de las resinas poliéster . 2.1 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

2.1.1 Reseña Histórica

SUIN S.A. suministros industriales

SUIN S.A., surgió en 1970 con el nombre de SUIN Ltda., tras la inquietud de un grupo de ingenieros químicos que decidieron asociarse y comercializar productos para la industria química. Unos anos después la empresa se enfocó principalmente a la producción de resinas poliéster, resinas alquídicas, mek peróxido y la comercialización de productos a fines como la fibra de vidrio.

SUIN S.A se encuentra certificada bajo la norma ISO 9001:2000 desde el año 2001, lo cual evidencia su compromiso constante en la satisfacción de sus clientes y el esfuerzo conjunto de sus trabajadores por el mejoramiento continuo y la permanencia en el tiempo de la compañía. Además cuenta con la certificación Basc -Business Alliance for the Secure Commerce- alianza empresarial internacional que promueve un comercio seguro en cooperación con gobiernos y organismos internacionales que facilita el acceso a mercados internacionales.

Actualmente SUIN S.A. atiende el mercado nacional desde su sede principal y fabrica de producción en Medellín, cuenta además con oficinas sucursales en Bogotá, Cali y Barranquilla, y distribuidores en la Costa Atlántica, en los Santanderes, Cauca, Nariño y el Viejo Caldas. A nivel internacional exporta el 60% de su producción a países como Venezuela, Panamá, Islas del Caribe, República

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Dominicana, Ecuador, Perú, Inglaterra, Guatemala, Estados Unidos y México entre otros.

SUIN S.A. esta proyectándose al futuro, para ello busca solidificar su organización en el mercado nacional e incursionar y permanecer en mercados extranjeros, aprovechando acuerdos comerciales; dentro de sus planes a corto plazo, se encuentra el gran interés en realizar una alianza estratégica que le permita crecer y al mismo tiempo abrir otras posibilidades de negocio adjunto al existente.

2.1.2. Visión SUIN S.A será en el 2010 una compañía del sector químico-plástico latinoamericano destacada por su calidad, innovación y competitividad que le otorgaran alta imagen y reconocimiento en el mercado. Todo esto logrado gracias a la capacidad y compromiso de su talento humano. 2.1.3. Misión Atendemos la industria nacional y latinoamericana con resinas y aditivos para hacer aplicaciones en plástico reforzado, compuestos y recubrimientos, basados en tecnologías propias y extranjeras desarrolladas por nuestro personal altamente capacitado y motivado. Ofrecemos a nuestros clientes una alta calidad, servicio oportuno y efectivo, agilidad en la toma de decisiones e innovación y diseño de productos a la medida de sus necesidades. Nuestro trabajo serio y responsable asegura nuestro crecimiento y permanencia y contribuyen al desarrollo socio económico del país y de su entorno empresarial.

2.1.4. Política Organizacional SUIN S.A. Tiene como política Organizacional el mejoramiento continuo y la administración de riesgos para satisfacer las necesidades de nuestros clientes y de las partes interesadas, entregando mejores productos, mediante el desarrollo humano de sus colaboradores y seguridad en las operaciones, con el fin de lograr el crecimiento de LA COMPAÑÍA y la permanencia en el tiempo. 2.1.5. Objetivos de Calidad

• Realizar mejoramiento continúo al sistema • Cumplir los requisitos convenidos con el cliente

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• Ofrecer asistencia técnica para la selección adecuada de productos • Realizar entregas oportunas • Procurar el desarrollo personal y la especialización para el desempeño de

las actividades

2.1.6. Objetivos de Seguridad

• Identificar y minimizar los riesgos relacionados con la seguridad • Contratar y desarrollar relaciones comerciales con personal confiable • Controlar las operaciones de producción, transporte y entregas

2.1.7. Valores Corporativos:

Cumplimiento: Realizamos las funciones con dignidad y responsabilidad a fin de atender y resolver de manera oportuna las necesidades y expectativas de nuestros clientes, conforme a la normatividad vigente para el sector salud y/o normas que la modifiquen. Compromiso: Asumimos las acciones con esfuerzo, dedicación y empeño, generando confianza de nuestras actividades hacia los clientes 2.1.8. Portafolio de Productos

SUIN S.A. cuenta con un amplio portafolio de productos que le permiten al cliente encontrar todos los elementos necesarios para una excelente aplicación de la resina en un solo lugar, además cuenta con personal altamente capacitado para orientar al cliente en la elección del producto a comprar.

Principales Productos:

• Resinas Poliéster y Gel coats – POLISER: utilizados en la industria del plástico reforzado y de artesanías, permiten suplir las necesidades de diversos sectores industriales como el automotriz, la construcción, el náutico, los muebles y la decoración, etc.

• Gel coats: para dar acabado y protección a las piezas. • Esteres de colofonia – SUPENTIN: empleados en la fabricación de

selladores y lacas nitrocelulósicas, barnices y esmaltes arquitectónicos, tintas y adhesivos Hot Melt.

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• Resinas Alquídicas – SUINKA: empleadas para la fabricación de esmaltes horneables, lacas y selladores, barnices y anticorrosivos.

• Catalizadores para resinas poliéster SUPERCAT: estamos en capacidad de suministrar Mek-peróxido y Peróxido de ciclohexanona, con diferentes contenidos de oxígeno activo.

Productos Afines:

• Fibra de vidrio: el poliéster y la fibra de vidrio forman un material compuesto donde la resina como aglomerante aporta básicamente su resistencia química y a la intemperie y la fibra su resistencia mecánica.

• Aceleradores: productos químicos que se utilizan en conjunto con catalizadores para endurecer el poliéster; si se utiliza uno solo el proceso de endurecimiento sería muy lento, poco práctico para fines industriales.

• Cargas: también llamadas rellenos, son elementos en polvo que mejoran algunas propiedades fisicomecanicas de la resina y ayudan a bajar costos de fabricación.

• Agentes desmoldantes: son productos químicos como ceras o alcohol que se aplican al molde para que la pieza, una vez fabricada despegue fácilmente.

• Pigmentos: aditivos generalmente en pasta o polvo, los cuales se mezclan con el gel coat o resina para dar color a la pieza.

• Equipos y herramientas: máquinas de aspersión, brochas, rodillos, vasos de mezcla, cortadores, etc.

2.1.9. Estructura de la empresa SUIN S.A. tiene una estructura organizacional simple constituida por tres niveles: nivel gerencial, nivel administrativo y nivel operativo.

En el nivel gerencial se encuentran el Gerente General, Gerente de Operaciones, Gerente Comercial, Gerente Administrativo, Subgerente de Ventas Nacionales, y Subgerente Financiero.

En el nivel administrativo se ubican el Director de Ingeniería, Director de Manufactura, Director Técnico, Director compras e importaciones, Director de logística de exportaciones, Director de Materias Primas, y Directores Comerciales por zona.

En el nivel operativo se sitúan los Coordinadores de calidad, Coordinador de diseño y desarrollo, Coordinador de línea de cubrimientos, Coordinador de recursos humanos, Coordinador de seguridad, Coordinador de logística, Jefe de despachos e inventarios, Jefe de mantenimiento, y auxiliares y asistentes de cada área.

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SUIN S.A presenta una estructura por procesos que responde a los requisitos de la norma ISO 9001:2000, según Badia Giménez el enfoque basado en procesos permite aumentar la satisfacción del cliente ya que, a priori, exige identificar y definir meticulosamente los requisitos de los clientes con el fin de establecer los elementos de entrada de la actividad que forma el proceso y , a posteriori, requiere un seguimiento exhaustivo del grado de satisfacción del cliente para determinar si la organización ha cumplido sus requisitos y/o si necesita mejorar sus procesos.

La Figura 2. Mapa de procesos de SUIN S.A. describe en forma gráfica la estructura del sistema integral de gestión, clasifica los procesos en grupos de direccionamiento, operativos y de apoyo e identifica las principales actividades e interacciones existentes dentro de la compañía enfocadas en el cumplimiento de la política organizacional -mejoramiento continuo, satisfacción del cliente, desarrollo del personal y administración de los riesgos-

El representante de la dirección en SUIN S.A -director de ingeniería-, es el encargado de asegurar el correcto funcionamiento del sistema integral de gestión, reportar a la dirección en materia de calidad y asegurar que los requisitos del cliente son divulgados y entendidos en todos los niveles de la organización y bajo su cargo se encuentra el practicante del sistema de gestión que desempeña un papel de coordinador, entre ambos dirigen el proceso de control y mejora, área donde se desarrolla el presente trabajo.

El proceso de control y mejora tiene como propósito mantener y mejorar el sistema organizacional, evaluando riesgos, definiendo acciones correctivas, preventivas y de mejora que faciliten las interacciones y el desempeño adecuado y seguro de los procesos. Los jefes de proceso en compañía del practicante del sistema de gestión tienen como responsabilidad controlar, evaluar y retroalimentar su proceso, definiendo y ejecutar planes de acción que permitan evidenciar el mejoramiento continuo

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Figura 2. Mapa de Procesos de SUIN S.A.

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2.2. EL MUNDO DE LOS PLÁSTICOS Nuestra vida moderna está llena de “plástico”, nombre genérico que se le da a algunos materiales derivados del petróleo que han revolucionado la industria, el transporte, la construcción y nuestras vidas.

Un tipo de industria química diferenciado es la refinería del petróleo, esencial para la economía capitalista desarrollada. Esta industria se sitúa cerca de los grandes puertos de entrada o cerca de los yacimientos*.

El desarrollo de la industria del plástico colombiana ha sido marcada por la evolución y fortalecimiento de la industria petrolera; según García Angélica la explotación de petróleo colombiano se inicio en 1904 y se emprendió con mayor firmeza en 1919, experimentando un fuerte crecimiento durante los últimos treinta y cinco años.

El petróleo llamado oro negro, se extrae mediante pozos de perforación y se lleva a otros lugares distantes para su elaboración o procesamiento. Los oleoductos llevan el petróleo crudo a las refinerías -plantas industriales- dónde mediante la destilación se transforma en subproductos muy importantes como gases, combustibles, gasolina, ACPM, queroseno, aceites lubricantes, parafina, vaselina, asfaltos y numerosos derivados tales como plásticos y resinas.

Según Diez Pajón, existen diferentes tipos de plásticos: los termoplásticos, los elastómeros y los termo estables.

Los termoplásticos son un grupo de materiales que mediante temperatura y presión se les da su forma final, son reciclables, permitiendo su utilización varias veces y son los plásticos más comunes en nuestro uso diario; algunos ejemplos de ellos son el polietileno, polipropileno, poliestireno, pet, acrílico, nylon, P.V.C., poliéster saturado, etc.

Los elastómeros son materiales elásticos que con una ligera fuerza se alargan más del doble de su longitud y al desaparecer la fuerza, el material regresa a su tamaño original; son usados en empaques, bandas, llantas, moldes industriales, etc., algunos ejemplos son el caucho de silicona, nitrilo y el neopreno entre otros.

Los plásticos termo estables o termo fijos, adquieren su forma final mediante reacción química y no existe forma de llevarlos luego a su estado inicial, por lo

* Tipos de industria. Club telepolis. Sito web:

http://club.telepolis.com/geografo/economica/tipologia.htm. Día de consulta: Marzo 23 de 2009

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tanto no son reciclables, algunos ejemplos son las resinas poliéster insaturadas, epóxicas, poliuretanos, etc.

Las resinas pueden ser clasificadas según su uso, su composición química y/o sus propiedades, por ejemplo: “las resinas de poliéster pueden ser formuladas para tener un amplio rango de propiedades físicas: duras y quebradizas, rígidas o suaves y flexibles. Su viscosidad (consistencia) a temperatura ambiente puede variar de muy líquida a muy espesa. Los poliésteres pueden emplearse para hacer una amplia variedad de productos, de formas simples o complejas, grandes o pequeñas, y por una gran cantidad de métodos o técnicas. También pueden ser formuladas para que tengan propiedades muy especiales, útiles en ciertas aplicaciones: retardancia al fuego, resistencia a productos químicos, estabilidad dimensional, etc.”†

Marco González afirma que Basf química fue la empresa líder en introducir la resina poliéster en Colombia, y fue al poco tiempo que el mercado de resinas experimento un fuerte desarrollo, donde surgieron empresas especializadas propiamente en la producción y comercialización de resinas poliéster y productos afines que posicionaron la resina como un excelente material alterno en la fabricación de innumerables productos.

Las principales ventajas de la resina poliéster son:

• Buenas propiedades fisicoquímicas y fisicomecanicas: aislante térmico y eléctrico, anticorrosivo, reforzado con fibra de vidrio puede tener resistencia mecánica igual al acero, para igual resistencia mecánica es más liviano que la mayoría de los materiales convencionales

• Rapidez en el proceso de producción • Costos similares a los materiales alternos

Entre las desventajas más notables están:

• Desconocimiento generalizado del manejo de las resinas • El proceso productivo si no es bien controlado hace que los costos varíen

considerablemente.

Las aplicaciones de la resina poliéster son infinitas, están limitadas a la creatividad que cada persona tenga. El producto es tan versátil que puede emplearse con éxito y costo apropiado en la fabricación de prototipos o piezas en serie para todo

† Materias Primas, resina poliéster. Exiplast, proveemos soluciones. Consulta en línea:

http://www.exiplast.com/materia.asp.

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tipo de industria. La tabla 1., presenta las principales aplicaciones que hoy en día se hacen en nuestro medio según Diez Pajón.

Tabla 1. Principales Aplicaciones de la Resina Poli éster

APLICACIÓN TIPO DE RESINA EMPLEADA Botones Ortoftalica semi rígida Artesanías Orto-tereftalica semi rígida Masillas Orto-tereftalica semi rígida Aisladores eléctricos Orto-tereftalica rígida Mesones de cocina y baño Orto-Iso rígida y semi rígida Toboganes y piscinas Tere-Iso rígida y semi rígida Tanques y tuberías Todos los tipos Revestimientos y pisos Todos los tipos Auto partes Tereftalica rígida y semi rígida Cabinas telefónicas Tere-Iso rígida y semi rígida Cabinas de campero y bus Tere-Iso rígida y semi rígida Furgones Tere-Iso rígida y semi rígida Tejas y laminas Orto-Iso rígida y semi rígida Bañeras y lavaplatos Tere-Iso rígida y semi rígida Maniquíes y juegos infantiles Tereftalica rígida y semi rígida Botes Orto-tere-Iso rígida-semirígida

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3. ANÁLISIS DEL PROBLEMA

A través de revisiones documentales, entrevistas con expertos y la observación directa, se describirá el estado actual de SUIN S.A., y su sistema de gestión.

Inicialmente se realizarán entrevistas personales con cada uno de los líderes de proceso donde se determinará el estado inicial de la organización, los actuales mega proyectos, y la manera como estos afectarán el sistema de gestión, obteniéndose conclusiones sólidas y veraces que permitan adquirir un conocimiento global del entorno dentro del cual se desenvuelve el sistema de gestión.

Posteriormente se realizará un diagnostico exhaustivo enfocado al cumplimiento de los requisitos ISO 9001:2000 donde se especificará el capítulo, numeral y el debe de la norma y se detallará cómo se le da cumplimiento a cada requisito dentro de la organización, el proceso al que aplica, el estado actual de cumplimiento del requisito, clasificándose en tres grandes grupos, ok: si actualmente se le está dando cumplimiento total al requisito, pendiente: si el cumplimiento es parcial y se deben realizar algunas actividades que permitan el total cumplimiento y oportunidad de mejora: si aunque el cumplimiento es total existe oportunidad de mejorar; además se contará con una casilla de observaciones que permitirá realizar aclaraciones, recomendaciones o definir actividades a ejecutar.

3.1. ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

SUIN S.A se encuentra en la fase inicial de implementación de dos mega proyectos que impactan todas las áreas de la organización de manera positiva:

Proyecto Uno “Implementación del software SAP Business One”: plataforma robusta que permitirá integrar información contable, financiera, administrativa, comercial, logística y de producción facilitando el procesamiento de la información y el acceso a los indicadores claves de la organización para la toma oportuna de decisiones.

La ficha técnica del diagnostico de los procesos que experimentaran cambio con la implementación del SAP y las principales conclusiones que se generaron se presentan en el Anexo A

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Proyecto Dos “Planta de producción y oficina principal en Cartagena”: traslado a Cartagena de las actuales instalaciones de Medellín, como política de gerencia el traslado será en forma gradual, y las dos plantas operarán al tiempo hasta que finalice el proyecto.

La Gerencia estima que la planta de Cartagena estará operando en condiciones normales en el mes de Agosto de 2009 y toma las siguientes decisiones respecto a las auditorías externas ISO y BASC pendientes a realizarse en el mes de Abril: recibir la auditoria de seguimiento ISO en Medellín y la auditoria de re certificación BASC en Cartagena por lo tanto solicitó al BASC capitulo Antioquía una prórroga de la auditoría la cual le fue otorgada por seis meses contados a partir de Abril.

En consecuencia las actividades que ejecuta el sistema de gestión para el cumplimiento de los requisitos BASC serán enfocadas a la planta de Cartagena y se acuerda realizar un plan de actividades para el cumplimiento de requisitos BASC en Cartagena, un plan de implementación del sistema de gestión en Cartagena y cerrar la etapa del sistema de gestión en la planta de Medellín. 3.2. ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Anexo B. Cumplimiento de requisitos ISO 9001:2000 sistema de gestión SUIN S.A.

3.2.1. Análisis del Diagnostico

Para un total de 134 requisitos evaluados se encontró que el 79,85% se están cumpliendo en su totalidad, el 18,66% de manera parcial y el 1,49% presentan oportunidades de mejora. La tabla 2., relaciona las actividades pendientes y el numeral del requisito.

Tabla 2. Acciones Pendientes a Ejecutar

NUMERAL ACCIONES 4,1 - 5,6,2 - 8,2,2 Segundo ciclo de auditorías del 2008

5,1 - 5,6,1 - 5,6,2 - 5,6,3

- 8,4 Revisión por la dirección del segundo semestre del 2008

5,2 - 5,6,2 - 8,2,1 Realizar informe de encuestas de satisfacción del cliente del 2008

5,5,1 Actualizar el organigrama y el manual de competencia, responsabilidad y

autoridad por cargo

5,6,2 Realizar Informe de quejas, reclamos y devoluciones

5,6,2 - 8,1 Recolectar y analizar los indicadores de 2008

5,6,2 - 8,2,3 Hacer seguimiento a los procesos, gestionar la aplicación de acciones preventivas,

correctivas y de mejora

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4. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

En el anterior capítulo se identificaron seis acciones prioritarias a ejecutar para dar cumplimiento total a los requisitos evaluados, que bien pueden resumirse en tres palabras “gestionar los procesos” y es a través de la estricta aplicación de los cinco principios fundamentales de todo sistema de gestión que se logra. Las auditorias, el comité de calidad, la revisión por la dirección, la aplicación de acciones preventivas, correctivas y de mejora y la actualización documental son las herramientas fundamentales que garantizan la retroalimentación positiva de cada uno de los procesos que componen los sistemas de gestión.

4.1. AUDITORÍAS

Según la norma ISO 8402:1994 (Vocabulario) la auditoría de calidad es “un examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y para comprobar si estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos”.

Badia Giménez argumenta las auditorias de calidad se realizan con la finalidad de determinar:

• La adecuación del sistema de calidad de una organización a una norma de referencia específica o estándar.

• La conformidad de las actuaciones del personal de una organización con referencia a los requisitos de su programa de calidad según lo definido en la documentación (manual de calidad, manual de procedimientos, especificaciones de compra, etc.).

• La eficacia de las distintas actividades que constituyen el sistema de calidad de una organización, y de las medidas correctoras/preventivas adoptadas. Hay que tener en cuenta, no obstante, que la filosofía de los programas de aseguramiento de la calidad está basada en la prevención, más que en la detección de problemas, y por ello debemos dar mayor importancia a: detectar pronto el problema, conocer la profundidad y descubrir la causa principal del mismo.

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Para asegurar la imparcialidad de la auditoría es substancial que el auditor o equipo auditor sea independiente de la labor auditada. El resultado final de la auditoría es un informe donde se establecen los puntos fuertes y débiles de la organización y se generan una serie de acciones correctoras que reconducen al sistema hacia su buen funcionamiento.

4.1.1. Realización de Auditorías Internas en SUIN S .A.

El sistema de gestión de calidad se revisa semestralmente a través de la realización de auditorías internas.

La revisión por la dirección del sistema de gestión de Junio de 2008 definió como objetivo del segundo ciclo del año evidenciar las mejoras en la organización, y en aras al cumplimiento de este objetivo las auditorias del segundo periodo del año tuvieron como propósito la evaluación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora por proceso. Este ciclo de auditorías fue programado para el mes de Diciembre y debido a los actuales proyectos de la compañía se re programaron para el mes de Marzo del 2009.

El procedimiento P-PM-02 Planificación y realización de auditorías internas define el conjunto de políticas, acciones y requisitos utilizados en realización de auditorías internas dentro de SUIN S.A., a continuación se presenta un resumen del procedimiento con la finalidad de detallar la metodología empleada en la realización de las auditorías.

“Programación de auditorías: El Comité de Calidad debe proponer por lo menos una vez por semestre (Preferiblemente en enero y julio) la programación de auditorías a los diferentes procesos del Sistema Organizacional, los responsables de llevarlas a cabo y las fechas estimadas de realización, teniendo en cuenta que los auditores asignados no deben auditar su propio trabajo.

Para el programa de auditorías se deben considerar también los resultados de auditorías anteriores, el estado y la importancia de los procesos, asignando una frecuencia más alta para los procesos de más importancia y que inciden en la calidad.

La programación se debe elaborar en el formato F-PM-07 “Programa de Auditorias” y debe ser aprobado por el Gerente General o el Representante de la Dirección, una vez aprobado el programa, debe ser difundido a los responsables de los procesos y a los involucrados.

Planificación de auditorías: El auditor asignado debe:

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• Consultar las fechas correspondientes para la auditoria. • Solicitar al Representante de la Dirección, los documentos referenciales

(criterios de auditoría) y los resultados de auditorías anteriores realizadas, con el fin de enterarse de las deficiencias existentes y las recomendaciones dadas en la auditoria anterior.

• Preparar la lista de chequeo, estudiando los documentos referenciales e identificando los cargos a entrevistar, utilizando el formato F-PM-08 “Lista de chequeo para auditorías internas”.

• Elaborar el plan en el formato F-PM-09 “Plan de auditorías”, el cual debe ser enviado al Jefe correspondiente del proceso a auditar por lo menos cinco días hábiles antes de la fecha de realización de la auditoria.

Desarrollo de la auditoria Son responsabilidades del auditor:

• Informar al auditado en el inicio de la auditoría, el propósito y metodología a seguir para su desarrollo.

• Solicitar al auditado la información necesaria para evidenciar el cumplimiento de los requisitos o disposiciones establecidas, desplazándose hacia los lugares de trabajo en caso necesario.

• Llegar a conclusiones claras y concretas basadas en observaciones y mostrar las evidencias al auditado para compartirlas.

• Diligenciar la lista de chequeo colocando una X en la casilla correspondiente a la letra C (Cumple) cuando la actividad realizada se ajusta a la disposición prevista y en la casilla correspondiente a las letras NC (No Cumple) cuando no se ajusta.

• Registrar las observaciones en la casilla correspondiente cuando se detecta o no una no conformidad o riesgo de incumplimiento para describirla en forma específica o para hacer alguna recomendación de mejora.

• Realizar al final de la auditoría un resumen verbal al auditado sobre los aspectos positivos, no conformidades detectadas y observaciones obtenidas.

• Informar al Gerente General o al Representante de la Dirección sobre barreras o dificultades presentadas para la realización de las auditorías o para el buen desarrollo de éstas.

Son responsabilidades del auditado

• Cumplir con las fechas y horarios establecidos para la realización de las auditorias.

• Suministrar privacidad y total concentración en el desarrollo de éstas, evitando interrupciones personales y llamadas telefónicas.

• Suministrar la información solicitada por los auditores garantizando la veracidad de éstas.

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Registros sobre resultados de la auditoria:

El informe de auditoría debe diligenciarse en el formato F-PM-10 “Informe de auditoría”, en el cual se debe registrar la información solicitada en éste, teniendo en cuenta que en las casillas correspondientes a “No conformidades encontradas”, deben registrarse las no conformidades detectadas durante la auditoria y que en las casillas correspondientes a “Conclusiones generales” debe dejar el concepto sobre el cumplimiento y eficacia del procedimiento o proceso auditado.

El auditor debe entregar al responsable del proceso, el informe de auditoría a mas tardar ocho días después de haberla efectuado, quien deberá firmar como constancia de recepción y una vez firmado entregarlo al Representante de la Dirección para su archivo. Es responsabilidad del Representante de la Dirección, diligenciar el formato F-PM-11 “Informe general de auditorías internas”, donde debe concluir sobre la eficacia del Sistema, los aspectos más relevantes y las sugerencias de mejora. Acciones sobre no conformidades reportadas

Es responsabilidad de los auditados e involucrados, resolver lo antes posible las no conformidades y llevar a cabo la aplicación del procedimiento P-PM-03 “Aplicación de acciones correctivas” o P-PM-04 “Aplicación de acciones preventivas” para las no conformidades que lo requieran.”

Durante la realización de las auditorias, se asumió el papel de auditor en formación donde a través de la observación, apoyo y bajo la dirección del auditor líder se elaboraron el programa de auditorías, las listas de chequeo, el plan de auditorías, los informes de auditoría por proceso, y el informe general de auditorías

Con la finalidad de ilustrar la labor realizada se expondrá a través del proceso de producción las principales actividades ejecutadas durante el ciclo de auditorías internas.

Plan de auditoría:

Proceso a auditar: Producción

Objetivo de la Auditoría: Evaluar las acciones correctivas, preventivas y de mejora y revisar el impacto en la organización.

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Alcance: Manual organizacional SUIN S.A., numerales 5.2.3, 5.2.4 y 5.2.5. Procedimientos P-PM-03 Aplicación de acciones correctivas, P-PM-04 Planificación de acciones preventivas, P-PM-05 Análisis de datos y mejora.

Criterios de la auditoria:

• Evidenciar la aplicación del procedimiento • Evidenciar la documentación de las acciones correctivas, preventivas y de

mejora • Evidenciar los impactos en la organización

Auditor: Subgerente Nacional de Ventas

Auditor en formación: Practicante sistema de gestión

Itinerario de la Auditoría:

• Presentación y apertura de la auditoría • Entrevistas con auditados • Elaboración de informe de hallazgos • Cierre y compromisos de la auditoria

El anterior plan de auditorías fue enviado al Jefe de Proceso de producción cinco días antes de la auditoría a través de correo electrónico, con otras instrucciones de tipo logístico tales como lugar y hora de encuentro.

Durante la ejecución de la auditoría se genero el siguiente documento soporte que revela paso a paso el desarrollo de la auditoría:

Itinerario de la auditoria Proceso producción Presentación y Apertura de la Auditoria

Lectura de la citación Presentación del auditor Inclusiones y exclusiones de la auditoria

Entrevistas con Auditados • ¿Cuál es el objetivo o propósito de su proceso? RTA/ Programar y fabricar productos cumpliendo productos cumpliendo las especificaciones establecidas en las cantidades solicitadas • ¿Cuáles son las entradas a su proceso y quien es su proveedor? RTA/ Necesidades, Materias Primas, Material de empaque, Fichas técnicas.

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• ¿Qué recursos requiere en su proceso? RTA/ Físicos: maquinaria, equipos, materia prima Humanos: subgerente de ingeniería, coordinador de procesos, supervisores y operarios. Documentales: Procedimientos programación y control de la producción, inspección de productos, control de producto no conforme, instructivos

• ¿Cómo mide su proceso? RTA/ Indicadores: Kg no conformes/ Kg producidos Kg devueltos/ Kg entregados Kg en quejas/ Kg entregados • ¿Cómo se le hace seguimiento a su proceso? RTA/ Se le hace seguimiento al proceso a través de una orden de producción, el coordinador imprime la orden y los líderes de turno lo diligencian. Se observaron las órdenes P-110n transparente lote 90288 y P-130 lote 9031, donde se encontraron espacios sin llenar, tachones, y el saldo del producto se registró como producto condicionado y este no lo es. • ¿Qué resultado se obtuvo el último mes en el indicador asignado y cuáles fueron las acciones definidas? RTA/ No se evidencia el indicador de marzo • ¿Cómo se registran las acciones correctivas en su proceso? RTA/ Existen dos acciones correctivas registradas bajo el formato ISO, acción correctiva 28 y 29. Se le hizo seguimiento a la acción número 28 y se encontró que no se aplicó la acción correctiva puesto no se encontraron registros del formato F-PP-02 control de producto no conforme. • ¿Cómo se evidencian las acciones preventivas en su proceso? RTA/ No hay acciones preventivas registradas bajo el formato ISO • ¿Cómo se evidencia el mejoramiento en su proceso? RTA/ A través de datos de productividad y calidad, se observaron graficas de tendencias. • ¿Cómo se divulgan las acciones de mejora, correctivas y preventivas en su proceso? RTA/ No se evidencio la correcta divulgación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Se hizo prueba en el laboratorio para analizar la divulgación del resultado de la acción correctiva del cambio en el tiempo de la prueba de análisis de sólidos y resulto que la copia del instructivo era obsoleta. • Otra:¿A usted le hicieron un empalme en calidad cuando entró a la compañía de los procedimientos, instructivos y formatos que maneja el proceso de producción? RTA/ Si, no solo de la parte de calidad sino de todo producción. • ¿Conoce la política organizacional de SUIN S.A.? RTA/ Si. Explicó la política organizacional

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• Evidencia el plan de aseguramiento de las variables que afectan la calidad frente al traslado de la planta, según el anexo Nº 9 Mantenimiento del sistema de gestión del manual de calidad. RTA/ Se encontró cronograma. No se evidencia claramente el ciclo PHVA, donde se planifican las acciones, fechas y responsables de asegurar los cambios que afectan la calidad y como se va a verificar la eficiencia / eficacia de estas acciones. Informe de la Auditoria Se genero el siguiente informe:

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Clausura de la Auditoria

El jefe del proceso se compromete al levantar las no conformidades encontradas a través de la aplicación de acciones correctivas. Más adelante en el capítulo se explicará este concepto y el procedimiento a ejecutar.

El procedimiento y metodología empleados en las auditorias del proceso comercial, compras, diseño y desarrollo, mantenimiento y gestión humana fue el mismo; por último se elaboro un informe general de auditorías que sintetiza e identifica el nivel de cumplimiento de los requisitos auditados.

4.1.1.1. Informe General de Auditorías Internas

ACTIVIDADES REALIZADAS Se realizaron las auditorias de los procesos comercial, compras, diseño y desarrollo, mantenimiento, producción, distribución y gestión humana; queda pendiente la auditoria del proceso estratégico que por causa mayor no se ha realizado a la fecha

ASPECTOS RELEVANTES (FORTALEZAS) Se cuenta con un sistema de gestión maduro que trabaja en pro del mejoramiento continuo.

ASPECTOS POR MEJORAR • Divulgar la gestión de cada proceso a otras áreas de la organización para motivar

la buena gestión su grupo de trabajo y de la compañía. • Documentar de manera formal bajo el sistema de gestión de calidad de SUIN S.A.,

las acciones correctivas, preventivas y de mejora que hayan experimentados los procesos comercial, compras, mantenimiento y producción durante el año 2008.

• Formalizar el cambio de los indicadores de los procesos de compras y distribución exportaciones

• Se sugiere realizar una propuesta de mejora global por el año 2009 de cada proceso donde se especifiquen todas las acciones, planes y/o proyectos que se tienen, que permitan evidenciar el mejoramiento continuo que la compañía tiene proyectado.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA Se evidencio que se aplican y ejecutan los criterios de acciones correctivas, preventivas y de mejora, el personal está comprometido y trabaja para el mejoramiento de su proceso y de la compañía.

NO CONFORMIDADES ENCONTRADAS Compras:

• Se deben documentar las acciones de mejora, preventivas y correctivas del área. • Se deben incluir otros indicadores adicionales que permitan mostrar la gestión de

compras y los mejoramientos que frecuentemente realizan, principalmente con el establecimiento de nuevas condiciones comerciales y los inventarios.

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Mantenimiento:

• No se evidencia un conocimiento claro en el uso y registro de los formatos de acciones de mejora, correctivas y preventivas ( F-PM-20, F-PM-14, F-PM-12)

• No se evidencia las acciones correctivas al respecto por el no cumplimiento del indicador de mantenimiento preventivo.

Producción:

• No se documentan las acciones correctivas, preventivas y de mejora de manera formal bajo los formatos de ISO

• No se evidencia una correcta divulgación de las acciones correctivas. • No se tiene el indicador de producción de marzo de 2009 • No se evidencia el plan de contingencia para enfrentar los cambios de localización

de planta Cartagena • No se evidencia claramente el ciclo PHVA, donde se planifican las acciones,

fechas y responsables de asegurar los cambios que afectan la calidad y como se va a verificar la eficiencia / eficacia de estas acciones frente al plan de aseguramiento de las variables que afectan la calidad por el traslado de la planta a Cartagena, según el anexo Nº 9 Mantenimiento del sistema de gestión del manual de calidad.

ELABORADO POR: Practicante Sistema de Gestión FECHA: Abril 3 de 2009

APROBADO POR: Representante de la dirección

4.2. COMITÉ DE CALIDAD

El comité de calidad es un grupo interdisciplinar de personas que se reúnen periódicamente con la finalidad de tratar asuntos relacionados a la calidad, analizar indicadores de gestión, establecer tareas, responsables y fechas de compromiso que conduzcan a la organización al mejoramiento continuo.

4.2.1. Comité de Calidad en SUIN S.A.

El comité de Calidad de SUIN S.A. conformado por el Gerente General, los Jefes de procesos y el Representante de la Dirección se reúne semestralmente. Durante el desarrollo de la práctica empresarial hubo lugar a un comité, cuyo objetivo principal fue comunicar las decisiones tomadas por gerencia respecto al Sistema de Gestión y las auditorías externas del año 2009. El anexo C presenta el acta del comité.

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4.3. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La revisión por la dirección es un protocolo administrativo que le imprime el carácter gerencial al sistema de gestión a través del cual se analiza el estado actual del sistema.

El numeral 5.6 de la norma ISO 9001:2000 afirma …la alta dirección debe revisar periódicamente el funcionamiento del sistema, tomar decisiones y acciones relacionadas con la mejora de la eficacia del sistema, la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, los recursos necesarios para ello y documentar los resultados de estas operaciones. Para conseguirlo, establecerá programas de revisión periódica basándose como mínimo, en los siguientes indicadores: resultados de auditorías, retroalimentación del cliente, conformidad del producto, estado de las acciones correctivas y preventivas, previas acciones de seguimiento de revisiones por la dirección, cambios que podrían afectar al sistema de gestión de calidad, recomendaciones para la mejora. 4.3.1. Revisión por la Dirección en SUIN S.A.

El comité de calidad revisa semestralmente el estado del sistema de gestión y concluye sobre la eficacia del mismo. El procedimiento P-PE-01 Revisión del sistema de gestión señala al representante de la dirección como directo responsable de reunir y presentar un informe detallado de:

• Seguimiento a las acciones de revisiones por la dirección previas • Resultado de auditorías internas • Desempeño de procesos – indicadores de gestión • Conformidad del producto • Evaluación de riesgos • Estado de acciones correctivas y preventivas • Evaluación de proveedores • Retroalimentación del cliente‡ • Recomendaciones para la mejora • Cambios que podrían afectar el SG • Objetivos organizacionales • Política organizacional • F-PE-02.Conclusión de revisión por la Dirección

‡ En el informe de retroalimentación del cliente se incluye el análisis de las encuestas de satisfacción al

cliente, y los datos de quejas, reclamos y devoluciones de la empresa.

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Gracias al trabajo junto del Coordinador de Calidad, Representante de la dirección y el practicante del sistema de gestión se elaboraron los informes respectivos por temas, se presentaron ante el comité de calidad, se analizaron, surgieron planes de acción y se concluyo sobre le eficacia del Sistema de gestión. El anexo D presenta los resultados de análisis de la revisión del Sistema de Gestión en la cual se participo. 4.4. APLICACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIV AS Y DE MEJORA La evaluación y análisis de la información que genera el sistema de gestión pone al descubierto oportunidades de mejora, errores y/o probabilidades de cometerlos que se repiten sistemáticamente en la organización, el correcto tratamiento de esta información genera acciones de mejora, correctivas y preventivas que mejoran significativamente el desempeño del sistema. 4.4.1. Aplicación de Acciones Preventivas, Correct ivas y de Mejora en SUIN S.A. Dentro de la compañía todo empleado que detecte una situación que requiera una acción preventiva, correctiva o de mejora, informa al jefe de proceso correspondiente, quien analiza la situación e inicia el procedimiento P-PM-04 Aplicación de acciones preventivas, P-PM-03 Aplicación de acciones correctivas, P-PM-05 Análisis de datos y mejora, según sea el caso. Después de un tiempo prudente se debe concluir sobre la eficacia de la acción. Continuando con el ejemplo del proceso de producción expuesto en la sección de auditorías internas una de las no conformidades encontradas fue… No se documentan las acciones correctivas, preventivas y de mejora de manera formal bajo los formatos ISO… el tratamiento a esta no conformidad fue el siguiente: se realizo una difusión al Jefe de proceso de los procedimientos P-PM-03, P-PM-04 y P-PM-05 y seguidamente se evidencio la documentación posterior de las acciones implementadas en su proceso durante el segundo semestre del año 2008.

El anexo E registra la acción correctiva mencionada. 4.5. ACTUALIZACIÓN DOCUMENTAL

Una de las principales labores del área de calidad es la actualización permanente de los documentos que pertenecen al sistema de gestión; cualquier cambio o modificación del sistema deberá reflejarse en los documentos de calidad.

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Los anexo 1 y 3 identifican la necesidad de diseña un nuevo Organigrama y actualizar los manuales de competencia, responsabilidad y autoridad por cargo.

Bajo la dirección de la Gerente de Operaciones en el mes de Marzo de 2009 se diseño el nuevo organigrama de SUIN S.A. conforme se realizo la actualización de cargos y manuales respectivos.

De un total de 47 manuales de competencia, responsabilidad, y autoridad; 38 fueron actualizados e introducidos los cambios de responsabilidades ocurridos durante el año inmediatamente anterior y adicional a esta tarea se crearon 4 nuevos manuales representados en la creación de 4 nuevos cargos dentro de la compañía correspondientes al Director de materia primas, Asistente de recursos humanos, Supervisor de procesos y Servicios generales, la anterior actualización y creación documental se realizo bajo la metodología descrita en el procedimiento P-PM-01 Control de documentos y registros de calidad.

El anexo F presenta el manual de competencia, responsabilidad y autoridad de un cargo. 4.6. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN CARTAGENA 4.6.1 Sustentación Teórica

Según Badia Giménez, W. Eduards Deming§, introdujo el pensamiento tan simple y revolucionario en su momento que todos los procesos son susceptibles de sufrir disminuciones de la calidad cuando se producen variaciones en los mismos, y, si estas variaciones se gestionan debidamente, los niveles de calidad no sólo disminuyen sino que aumentan; y bajo este principio fue construido el ciclo PHVA -planear, hacer, verificar y actuar- que permite alcanzar mejoras continuas a través de la retroalimentación de cualquier actividad.

§ Estadístico Norteamericano conocido con el padre fundador del concepto moderno de la calidad

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Planear

Verificar

Actuar

Hacer

Actuar para obtener los mayores Planificar para cambiar,

beneficios del cambio para mejorar el proceso

Verificar si los cambios Hacer cambios

estan funcionando

Figura 3. Ciclo Deming

Las normas ISO 9000 adoptan el ciclo Deming PHVA como el principio fundamental implícito en la totalidad de sus requisitos. La implementación del Sistema de Gestión en Cartagena exige una etapa de planeación donde se estructuren las actividades a realizar, su secuencia lógica, y el tiempo de realización de las mismas, y serán los diagramas Gantt la metodología escogida para la planificación.

4.6.2. Políticas para la Implementación del Plan

• La actualización de los documentos se realizará bajo la metodología descrita en el procedimiento P-PM-01 Control de documentos y registros de calidad y se hará en el orden como aparecen los documentos enumerados en el F-PM-02 Listado maestro de documentos

• Las modificaciones que se realizarán tendrán en cuenta las variaciones por la implementación del SAP, la planta de Cartagena y los cambios de responsabilidades que surgieron durante el último año en la compañía

• Las sensibilizaciones serán dictadas por el practicante del Sistema de Gestión bajo el direccionamiento del Representante de la dirección

• Cada una de las sensibilizaciones tendrá como duración una semana completa del mismo tema con el fin de cubrir a todo el personal; las capacitaciones son una vez por día de 1:00 p.m. a 1:30 p.m.

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• Se realizarán auditorías al final de la actualización documental, con la finalidad de evidenciar el correcto flujo de información y el desempeño de los procesos.

• Las auditorías se realizan conforme a la metodología descrita en el procedimiento P-PM-02 Planificación y realización de auditorías internas.

• Los planes de acción derivados de las auditorias implicaran la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, cuya metodología esta descrita en los procedimientos P-PM-03, P-PM-04 y P-PM-05 respectivamente.

• El orden en la planificación de las actividades se estableció bajo la dirección y retroalimentación de tres expertos (Representante de la dirección, Coordinador de calidad y Practicante del sistema de gestión).

• Conforme se desarrolle el plan de implementación, se deberá ir actualizando la planificación de las actividades, en caso que se presenten imprevistos y/o una la duración de una actividad sea mayor a la establecida inicialmente.

La tablas 3 contienen el plan de implementación elaborado.

Convenciones:

A: actualización documental

S: sensibilización

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Tabla 3. Plan de Implementación.

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN SISTEMA ORGANIZACIONAL SUIN S.A. CARTAGENA

Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10 Semana 11 Semana 12 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

EMPIEZA TERMINA DURACIÓN

EN DÍAS 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

A:Procedimientos,

formatos e

instructivos

proceso de

control y mejora

31 35 5

S:Manejo de los

instructivos de

trabajo e

importancia

dentro de la

metodología de

trabajo

31 35 5

S:Charla para

socializar los

conceptos

desarrollados las

sensibilizaciones

35 35 1

A:Procedimientos,

formatos,

instructivos y

manuales proceso

de gestión

humana

36 40 5

A:Procedimientos

y formatos

proceso

estratégico

41 50 5

A:Manual

organizacional y

anexos

51 55 5

Auditorías

internas por

proceso

56 60 5

Informe de

auditorías y

planes de acción

26 30 5

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Continuación Tabla 3. Plan de Implementación

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN SISTEMA ORGANIZACIONAL SUIN S.A. CARTAGENA

Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

EMPIEZA TERMINA DURACIÓN

EN DÍAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

A:Procedimientos, formatos e

instructivos proceso de

producción

1 5 5

S:Razón de ser del sistema

organizacional, importancia

de ser participes constructivos

y finalidad del sistema

1 5 5


instructivos proceso de diseño

y desarrollo

6 10 5

S:Difusión de la política

organizacional, objetivos

organizacionales e

indicadores

6 10 5



distribución

11 15 5

S:Difusión de los manuales de

competencia, responsabilidad

y autoridad por cargos

11 15 5



mantenimiento

16 20 5

S:Acciones correctivas,

preventivas y de mejora y la

metodología de

implementación de las

mismas en SUIN S.A.

16 20 5


instructivos proceso comercial 21 25 5

S:Importancia de registros

bien diligenciados y técnicas

para diligenciar los registros

21 25 5



compras e importaciones

26 30 5

S:Seguridad en las

exportaciones, identificación

de los productos e

identificación de actividades

sospechosas

26 30 5

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4.7. PLAN DE ACTIVIDADES BASC CARTAGENA La lectura y análisis de la guía de implementación del sistema de gestión en control y seguridad BASC, versión IV de Enero del 2006 suministrada por la entidad BASC Capitulo Antioquía permitió establecer las actividades críticas a ejecutar en la Planta de Cartagena con la finalidad de dar cumplimientos a los estándares BASC. Las personas responsables en la ejecución de las tareas que se presentan en la tabla 4 son los jefes de proceso, se sugiere además sea el Representante de la dirección el encargado de realizar seguimiento y gestionar la aplicación de las mismas.

Tabla 4. Actividades BASC Cartagena

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4.8. ESTADO INICIAL Y ACTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN La tabla 5. Matriz de seguimiento relaciona las actividades realizadas durante el desarrollo de la práctica profesional en la empresa SUIN S.A., suministros industriales. La metodología empleada para asignar el nivel de prioridad fue la siguiente: Alta: cuando el estado actual del requisito era pendiente Media: cuando el estado actual era ok y era viable de ejecutarse en Medellín Baja: cuando su estado actual era ok y se deberá ejecutar en Cartagena. Los colores utilizados en la columna de estado significan: Verde: la acción se encuentra al 100% de cumplimiento Amarrillo: la acción se encuentra entre el 99% y 50% de cumplimiento Rojo: la acción se encuentra entre el 49% y 0% de cumplimiento Tabla 5. Matriz de Seguimiento

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Continuación Tabla 5. Matriz de Seguimiento

- 49 -

De un total de 21 acciones definidas de prioridad alta, 18 se ejecutaron satisfactoriamente, 1 se encuentra parcialmente ejecutada y 2 no se han desarrollado.

De un total de 8 acciones definidas de prioridad media, 3 se ejecutaron satisfactoriamente, 2 se encuentran parcialmente ejecutadas y 3 no se han desarrollado.

De un total de 6 acciones definidas de prioridad baja, ninguna se ha ejecutado, se aclara que estas deberán ser replanteadas en Cartagena, y que la mayoría de las mismas han sido programadas a través del plan de implementación del sistema de gestión descrito en el capítulo cuarto.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Durante el desarrollo de la práctica profesional en la empresa SUIN S.A., suministros industriales se adquirió un amplio conocimiento conceptual y práctico en el área de sistemas de gestión. Desde el conocimiento de la norma ISO 9001:2000 y BASC versión II hasta la aplicación y cumplimiento estricto de cada uno de los requisitos fueron las principales funciones desempeñadas. Al ser parte del ente de control y verificación del sistema de gestión, se tuvo contacto directo con cada uno de los procesos típicos que componen una empresa industrial compras, comercial, diseño y desarrollo, producción, distribución, mantenimiento, gestión humana, estratégico; se observaron e identificaron gran cantidad de actividades y circunstancias propias del ejerció laboral de un Ingeniero Industrial.

El sistema de gestión de SUIN S.A., se encuentra en un período de adecuación e implementación en Cartagena, por lo tanto, es primordial entender y transmitir la actitud de compromiso por parte de toda la organización como herramienta fundamental de trabajo que permitirá alcanzar un objetivo común “implementación exitosa del sistema”. Desde el más alto directivo hasta el último operario deberán cooperar en el desarrollo del proyecto. El área de calidad tiene una labor pedagógica a ejecutar y si a esta no se le dedica la atención y recursos necesarios, el sistema adolecerá de vicios y fracasará.

Se recomienda entonces redefinir la metodología de trabajo de los comités de calidad, diseño y desarrollo y quejas y reclamos, invertir en la capacitación del personal de las diferentes áreas como auditores internos, contratar un Coordinador del Sistema de Gestión de manera permanente y dar un cumplimiento total al plan de implementación descrito en el capítulo cuarto del presente trabajo. Con la aplicación de las anteriores actividades se espera obtener resultados satisfactorios, se resalta además que la misma metodología de trabajo del sistema de gestión ciclo PHVA llevará a la mejora continua de los procesos y del sistema como tal.

Por último se presenta la matriz de acciones para desarrollos futuros del sistema de gestión que es compatible con el plan de implementación Cartagena y se identifica a continuación.

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Tabla 6. Matriz Desarrollo Futuros

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BIBLIOGRAFIA

Badia Giménez, Albert. Calidad Modelo ISO 9001 versión 2000 Normalización, Implantación, Certificación, Transición, Auditoría, Acreditación. Ediciones DEUSTO. 2002. España. Diez Pajón, Agustín María. Introducción a la resina poliéster como material compuesto. Manual de aplicaciones poliser. SUIN S.A., suministros industriales. Medellín, Colombia. 2008

Documentación interna del Sistema Integral de Gestión SUIN S.A., Medellín, 2009; P-PM-01 Control de documentos y registros de calidad versión 02, P-PM-02 Planificación y realización de auditorías internas versión 01, P-PM-03 Aplicación de acciones correctivas versión 03, P-PM-04 Aplicación de acciones preventivas versión 03, P-PM-05 Análisis de datos y mejora versión 02, F-PM-02 Listado maestro de documentos.

García, Angélica. Colombia un país maravilloso. Economía de Colombia. Abril de 2003. Consulta en línea: http://pwp.supercabletv.net.co/garcru/colombia/Colombia/economia.html, Marzo 23 de 2009

González, Marco Antonio. Ingeniero Mecánico. Asesor Técnico de SUIN S.A. durante 15 años. Asesor Técnico en poliéster durante 35 años. Entrevista realizada el 24 de Marzo de 2009. Datos de contacto: celular 315 532 8835

Guía de Implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC. Versión IV. Enero 2006.

Manual Organizacional, SUIN S.A., Diseño, producción y comercialización de resinas poliéster, resinas alquidicas, gel coats neutros y estándar y productos afines. ISO 9001:2000, Requisitos Basc. Diciembre 28 de 2006.

Ostos, Silvia. Marketing Técnico SUIN S.A. Presentación general clientes. Noviembre de 2008.

Presentación de tesis, trabajo de grado y otros trabajos de investigación. Norma técnica Colombiana NTC 1486. Cuarta Actualización.

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ANEXO A.

DIAGNOSTICO PROCESOS QUE EXPERIMENTARÁN CAMBIOS CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL SAP

OBJETIVO: Identificar los procesos y procedimientos que experimentarán cambio con la implementación del SAP

METODOLOGÍA: A través de entrevistas personales se identificarán los procesos y procedimientos que cambian con la aplicación del SAP, discriminando la naturaleza del cambio por método de trabajo o cambio de responsabilidad

TECNICA: Entrevista personal

HORIZONTE DE TIEMPO: Las entrevistas serán realizadas entre el 2 y 30 de Enero de 2009

CONCLUSIONES:

La implementación del SAP en el sistema de gestión presentará un efecto general de sustitución de formatos en algunos procedimientos modificando el método de trabajo; la gran mayoría de éstos se darán en los procesos de producción, diseño y desarrollo y área comercial. A la fecha algunos cargos en la empresa no están totalmente seguros de cómo el SAP influirá en su puesto de trabajo, ya que, el alcance con el que inicio el proyecto en la marcha ha ido cambiando y actividades que inicialmente se pensaba iban a ser cubiertas por el SAP no lo serán y algunas que se habían dejado por fuera han entrado a ser parte.

El periodo inicial de implantación del software SAP, presenta una alta variabilidad debido al ajuste y puesta en marcha del proyecto, por lo tanto la documentación de los cambios generados se deberá hacerse cuando finalice su fase de implementación y el personal este totalmente familiarizado con dicho software.

Entre otros beneficios en el área comercial el SAP habilitará el acceso a información del cliente en tiempo real lo que permitirá realizar una gestión más diligente por parte del personal de SUIN S.A enfocada a la satisfacción del cliente. Dentro de la información que manejará SAP será:

• Pedidos pendientes por despachar • Pedidos despachados • Estado del inventario en tiempo real en todas las bodegas a nivel nacional • Facturas pendientes

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• Información detalla del cliente: datos de contacto, plazo que tiene, entre otras.

• En el área de diseño y desarrollo y producción SAP-BEAS permitirá el manejo integral de toda la siguiente información:

• Listado de Materiales: datos maestros de todos los artículos (formulaciones de todos los productos: materias primas, insumos, producto terminado, etc.).

• Plan de calidad para producto en proceso, producto terminado y materias primas. • Pre calculo: costear cualquier fórmula mucho antes de ser preparada, establecer el costo de

una fórmula existente antes de sufrir modificación por cambio en materia prima o aditivos. • Trazabilidad: realizar seguimiento detallado a los lotes de producción

El SAP presentará un ambiente amigable que permitirá acceder a información en tiempo real, reaccionar ante posibles no conformidades que se presenten, tomar acciones al respecto y eliminar la variación indeseada en la prestación del servicio.

Aunque no es una consecuencia directa de la del introducción SAP en la empresa, se encontró que han surgido cambios de responsabilidades, debido a la creación y desaparición de algunos cargos, por lo tanto se ve la necesidad de actualizar el organigrama organizacional y el manual de competencia, responsabilidad y autoridad por cargo

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ANEXO B.

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS ISO 9001:2000 SISTEMA DE GESTIÓN SUIN S.A.

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ANEXO C.

ACTA DEL COMITÉ

COMITE DE CALIDAD

FECHA: Enero 13 de 2009 No. DE ACTA: ____04_____

CARGO FIRMA

Representante de la dirección

Director técnico

Jefe de gestión humana

Subgerente Nacional de ventas

Asistente de exportaciones

Asistente de compras e importaciones

Jefe de mantenimiento

Coordinador de calidad

Jefe de despachos

Coordinador de procesos

Ingeniero de procesos

Practicante sistema de gestión

1. ACCIONES PENDIENTES DE LA REUNION ANTERIOR

Si No En proceso

N.A

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2. TEMAS TRATADOS 2.1 Información Auditoria de seguimiento ISO 9001:2 000 Conclusión: La auditoría de seguimiento ISO será recibida en Medellín y se espera sea a finales del mes de marzo o a principios de abril. La auditoria de re certificación Basc ha sido aplazada para los meses de Septiembre – Octubre y se llevara a cabo en la sede de Cartagena. Plan de acción: Realizar seguimientos a los procesos y prepararnos para auditoría ISO. 2.2 Actualización de indicadores año 2008: Conclusión: Los jefes de proceso actualizarán sus indicadores de gestión y su respectivo análisis dando cierre al año 2008 Plan de acción: Actualización de indicadores y envío al correo de gestión 2.3 Actualización de acciones de mejora correctivas y preventivas año 2008: Conclusión: Los jefes de proceso documentarán las acciones correctivas y preventivas que implementaron en el año 2008. Plan de acción: Los jefes de proceso diligenciaran el formato F-PM-12 acciones correctivas, recopilarán documentos soporte que evidencien la aplicación de dicha acción y el representante de la dirección Cárdenas verificará la eficacia de la aplicación. Esta metodología esta descrita en el procedimiento P-PM-03 Aplicación de acciones correctivas. Respecto a las acciones preventivas se tramitara el formato F-PM-14 Acciones preventivas y anexarán documentos soporte de dicha aplicación. 2.4 Convenio para fijar las fechas de auditorías pe ndientes del segundo ciclo del año 2008: Conclusión: El representante de la dirección y cada jefe de proceso acordarán las fechas para auditorias pendientes. Plan de acción: Convenio entre las partes. 2.5 Otros: Actualización del manual de responsabili dades y autoridades del cargo y equipo responsable. Evaluación de desempeño año 2008: Conclusión: Cada jefe de proceso revisará su manual de competencia, responsabilidad y autoridad y el de su equipo de trabajo. Además se comenzará a realizar la evaluación de desempeño y competencias del personal a su cargo. Plan de acción: La practicante del sistema de gestión acompañara en esta labor a los jefes de proceso y suministrará la información, formatos y procedimientos que se necesite. 3. DECISIONES TOMADAS El comité decidió delegar al Ingeniero Cristóbal Cárdenas para escribir a gerencia y solicitar información acerca de las condiciones en las cuales estará el personal de Medellín en Cartagena.

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Los compromisos adquiridos se muestran a continuación:

COMPROMISOS Cumplimiento

Compromiso Responsable Fecha Límite Si No En

proceso Escribir a gerencia solicitando información acerca de las condiciones en la cuales estará el personal de Medellín en Cartagena.

Representante de la dirección 4 días

Actualización y cierre de indicadores año 2008

Jefes de Proceso

Febrero de

2009

Actualización de acciones de mejora correctivas y preventivas año 2008 de cada proceso

Jefes de Proceso

Febrero de

2009

El Ingeniero Cristóbal Cárdenas y cada Jefe de Proceso acordarán las fechas para auditorias pendientes.

Representante de la dirección y

Jefes de Proceso 15 días

Actualización del manual de competencia, responsabilidad y autoridades de cada jefe de proceso y el del personal a su cargo

Jefes de Proceso, Jefe de gestión

humana, Practicante sistema de

gestión

Febrero de

2009

Realizar evaluación de desempeño y competencias del personal a cargo

Jefes de Proceso y Practicante sistema de

gestión

Febrero de 2009

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ANEXO D.

RESULTADOS ANÁLISIS DE LA REVISIÓN DEL SISTEMA DE G ESTIÓN

No. DE REVISIÓN: 02 de 2008. FECHA DE REVISIÓN: Abril de 2009

ASISTENTES FIRMA

Gerente General

Subgerente Financiero

Representante de la dirección

Subgerente Nacional de Ventas

Director Técnico

Director de Compras e importaciones

Gerente Comercial

Director de Manufactura

Gerente de Operaciones

Coordinador de Calidad

Practicante Sistema de Gestión

CONCLUSIONES

CONVENIENCIA:

El sistema de gestión organizacional es conveniente ya que los procedimientos definidos en los procesos están

orientados al cumplimiento de las metas y políticas organizacionales.

ADECUACIÓN:

El sistema de gestión de calidad es adecuado ya que cumple con las necesidades y requisitos de los clientes.

Esto se puede evidenciar en los resultados de las encuestas de satisfacción de los clientes, permitiendo que la

empresa se haya posicionado como la segunda empresa en el país y la primera en exportar.

Se tiene un gran reto implementar el Sistema de Gestión en Cartagena logrando mantener el nivel de

desempeño.

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EFICACIA:

El Sistema de Gestión organizacional es eficaz, ya que las actividades planificadas dan cumplimiento a los resultados esperados. Aunque los indicadores de gestión no siempre cumplen con las metas establecidas, es importante tomar acciones para mejorar los resultados. El reto del 2009, estará en madurar los sistemas en la planta de Cartagena, además de la implementación de SAP a los menores costos.

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ANEXO E. ACCIÓN CORRECTIVA

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ANEXO F. MANUAL DE COMPETENCIA, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

SERVICIOS GENERALES

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