Manejo de Secretaría y Programa Académico

Marta PizzoGT Group S.R.L.

Miembro de

• Herramientas para transmitir el conocimiento.

• Un canal de comunicación eficaz.

CONGRESOS

SEMINARIOS

JORNADAS

PLANIFICACIÓN + ESTRATEGIA

COMUNICACIÓN transmitir con claridad

TECNOLOGÍA facilitar - optimizar

INMEDIATEZ agilizar los tiempos

LA TECNOLOGÍA ES UNA ALIADA PERO NO SUPLANTA LA ALTERNATIVA DEL “PERSONA A PERSONA”

Red de vectores comunicacionales

INSTITUCION CONTRATANTEINSTITUCION CONTRATANTE

SECRETARÍASECRETARÍA

ORGANIZADOR PROFESIONAL-OPC-

ORGANIZADOR PROFESIONAL-OPC-

CONCURRENTES - ASISTENTES - PUBLICOCONCURRENTES - ASISTENTES - PUBLICO

Comité Ejecutivo

Interpretarobjetivos y necesidades

Elaborar un plan de trabajo

Desarrollar técnicas y estratégias de participación

Coordinar las tareas operativas

Organizador

RolesResponsabilidadesToma de Decisiones

SECRETARÍA; EJE de la organización

• Planificar• Organizar• Dirigir• Coordinar• Controlar• Manejo de riesgos

Priorizar

Optimizar tiempo trabajo

EQUIPO

CONCEPTOS OPERATIVOS META

Secretaría Pre Congreso

Diagramación del cronograma

Información general

Recepción de inscripciones

RR.PP. Difusión y Prensa

Tareas Administrativas

Secretaríadurante el Congreso

Recepción de Asistentes

Ceremonial y Protocolo

Información general

Inscripciones in situ

Acreditaciones

Entrega de certificados

PROGRAMA ACADÉMICO

Aspectos fundamentales:

Primer nivel Contenido temático Correcta selección de temas Elección de los oradores

Elementos básicos:

Por qué Para quién Cuándo Dónde

Tipos de contenido de programa

• Intercambio de conocimiento• Educación continua• Mercado empresarial• Promoción pública• Etc.

Tipos de comunicación

• Visual• Verbal• Escrita• Etc.

¿Cómo se desarrolla correctamente un programa?

• Planificar la sesiones cuidadosamente • NO superponer las conferencias que se consideren de

sumo interés.

Puntualidad • Duración de las sesiones y presentaciones individuales• Duración de cada jornada en conjunto.

Quienes asisten

• INVITADOS ESPECIALES

• EXPOSITORES

• CONCURRENTES

Tipos de ponencias

• SESION PLENARIA• CONFERENCIA• REUNIONES SATELITES• TRABAJOS LIBRES:

Presentación de ponencias

• Informar sobre recepción de ponencias con anticipación

• Definir el idioma oficial del Congreso

• Indicar fecha límite para recepción de resumen

• Requerimientos técnicos para que el orador pueda exponer con comodidad.

Certificación de Trabajos ó Presentaciones

Confección de Libro de Abstracts, Actas.

Finalización del Congreso

• Informe de resultados

• Perfomance del evento. (Análisis de estadísticas, encuestas, etc.)

• Documentación: bases de datos, material sobrante. Cartas de agradecimiento.

CONCLUSIONES

Trabajemos utilizando las nuevas tecnologías con la percepción y la creatividad puestas al servicio de esta actividad.

Los congresos y convenciones

activan los cinco sentidos: * Vista * Oído* Olfato * Gusto * Tacto

incluyen actividades de contacto directo