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LOS COSTOS DE LA FUNCIN MANTENIMIENTO

Por: Carlos Mario Prez

INTRODUCCIN

La finalidad bsica de la gestin de costos es estimular la optimizacin del uso de mano de obra,

cantidad de materiales, contratos y minimizar tiempos de paro; estableciendo objetivos atractivos desde

el punto de vista de un beneficio potencial y el costo de mantenimiento.

Si se enfoca el trabajo de mantenimiento adecuadamente, cada esfuerzo que se haga para mejorar los

procesos y controles, aunque satisfaga requerimientos de bienestar y mejoramiento de los recursos

humanos y fsicos, debe estar respaldado en un aumento cuantificable de la efectividad del proceso. Es

as como, cada variable del sistema ha de estar representada y medida para poder estimar la

contribucin de cada rea en el producto final.

De ah que conocer indicadores tales como: el valor de un minuto de produccin, el costo de

mantenimiento por cada metro cuadrado de rea, la distribucin porcentual de los servicios, mano de

obra y materias primas en el producto y el tipo de costo de mantenimiento, entre otros, permiten la

comparacin con los indicadores de la organizacin.

El concepto "costeo" se refiere a un proceso que ocurre en un sistema de informacin y que se refleja en

una cifra que pretende mostrar el desempeo puntual de una gestin y que, en el tiempo, permite inferir

una tendencia de utilizacin de recursos.

En otras palabras, el ejercicio y la realizacin de actividades de mantenimiento exige un consumo de

recursos que afectado por tarifas estndar permiten obtener un valor que, en s, no significa nada sino

se contrasta o compara con otras unidades, que indican el concepto de bien, mal, mejor o peor; es decir,

el concepto "costoso" se debe referir tambin al resultado obtenido y a la respuesta en la operacin o

produccin.

Por ejemplo: una OT puede consumir 10.000 unidades monetarias de mano de obra y 60.000 de

repuestos; esto facilita sacar muchas conclusiones:

Relacin repuestos/mano de obra: 6 a 1

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Relacin repuestos/total: 6 a 7

Relacin mano obra/total: 1 a 7

Sin embargo, todo esto puede ser poco atractivo para una organizacin si esa "inversin" en 70.000

unidades monetarias, en una labor de mantenimiento, no se traduce en un beneficio mucho mayor para

la empresa.

Por esta razn, los costos de mantenimiento son tiles en dos sentidos:

Para evaluar resultados internos de una organizacin de mantenimiento.

Para comparar la inversin con los resultados operativos de la empresa.

Si se considera que, por medios diferentes a un sistema de informacin de mantenimiento, se puede

conocer que en un periodo determinado se emplearon N miles de unidades monetarias en el

mantenimiento y que se dividen en M miles en materiales, O miles en mano de obra y P miles en

herramientas y puede tambin conocer que us Q miles en la administracin de estos recursos, no por

eso se conocen los costos de mantenimiento, porque un modelo de los mismos busca conocer

distribuciones internas, consumos puntuales, "picos", partes intervenidas con frecuencia, causas de las

fallas y, sobre todo, tratar de encontrar una relacin accin-causa-efecto que logre unir conceptos

administrativos y tcnicos que expliquen el origen de los trabajos de mantenimiento.

Si se expresa de otra manera: el mrito de mantenimiento no es conocer esos totales, sino poder

precisar su distribucin por diferentes conceptos tales como:

rea operativa

Equipos o conjuntos

Familia de equipo

Partes de equipo

Causa de falla

Tipo de trabajo

Origen del trabajo

Asignacin contable de los consumos del repuesto

Oficios o especialidades y por especialistas

Por intervencin a componentes

(Causa de falla, sntoma y accin tomada)

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rea de responsabilidad

Zona geogrfica

Cuadrilla

Tiempos

Sistemas o subsistemas

Estas relaciones son obtenibles de un sistema de informacin e integrados pueden proporcionar tambin

los siguientes reportes:

Costos por unidad producida

Relacin a los costos de operacin totales

Relacin a las ventas

Si lo logra conocer sus costos, junto con los resultados en un perodo, puede establecer metas y

objetivos. La finalidad bsica de una gestin de costos es estimular la optimizacin del uso de mano de

obra, cantidad de materiales y tiempos de paro; estableciendo objetivos con diferentes bases de

comparacin, estos se convierten en puntos de equilibrio (compromisos) entre un beneficio potencial y el

costo de mantenimiento.

Aunque el capital no es el nico factor a considerar en el acontecer del mantenimiento, muchas de sus

estrategias deben manifestarse como dinero; con lo cual la toma de decisiones es fuertemente

influenciada, pues slo planes que realmente impliquen beneficios tangibles tienen presentacin; es

decir, si se enfoca el trabajo de mantenimiento globalmente, cada esfuerzo que se haga para mejorar los

procesos y controles aunque satisfaga requerimientos de bienestar y mejoramiento de los recursos

humanos y fsicos debe estar respaldado en un aumento cuantificable de la efectividad del proceso;

es por este indicador que cada variable del sistema debe estar representada y medida para poder

estimar la contribucin de cada rea en el producto final.

IMPORTANCIA DE LOS COSTOS DE MANTENIMIENTO

En las empresas organizadas, donde existen buenos sistemas de informacin sobre las variables que

miden el desarrollo de la operacin, se visualizan fcilmente los costos de mantenimiento y se

manifiesta un alto grado de inters por el costo mismo y la rapidez de su crecimiento.

La falta de inters en el control de los costos de mantenimiento en muchas de las empresas del medio

de mantenimiento es fruto solo de su desconocimiento.

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En otras empresas, sin embargo, se conocen las sumas invertidas en el mantenimiento, pero no se

conoce en qu rubros: si es correctivo, sistemtico, de mano de obra o en repuestos, y tampoco las

posibilidades de su reduccin.

Algunas gerencias asumen un pensamiento equvoco, y otras veces acertado, al considerar que

grandes cantidades de dinero se desperdician en mantenimiento; pero, en algunos casos, un gran

porcentaje de los costos de mantenimiento pueden reducirse sustancialmente.

El manejo adecuado de los costos de mantenimiento puede ayudar a vislumbrar para muchas empresas

la barrera entre la competitividad y la ruina, como ha sido el caso de empresas que han perpetuado

anacrnicos equipos y las que han innovado tecnolgicamente sin estar preparadas para el reto de

asimilar los nuevos conocimientos y procesos.

Un elemento fundamental es el sistema de informacin que permite conocer los costos a tiempo, con

exactitud y veracidad; adems de este resultado, la informacin debe ser oportuna; es decir, es

necesario disear el flujo de datos para que, tan rpidamente como sea posible, ellos sean procesados

y tambin, de forma oportuna, sean analizados para tomar acciones correctivas.

Otro elemento es la comunicacin y el ambiente propicio que genera una organizacin adecuada y

comprometida. Se requieren controles precisos, personal calificado, capacitacin, objetivos claros, y

gerentes competentes con capacidad para administrar una de las ms difciles operaciones de

produccin: el mantenimiento.

Cualquier persona dentro de la organizacin debe estar muy consciente de la responsabilidad de velar

por los costos, permaneciendo informado de su estado y de su contribucin para controlar el sistema de

rdenes de trabajo (documento fundamental en el sistema de control de costos), puesto que debe

diligenciarse con la mayor exactitud posible porque la sumatoria de sus datos permite conseguir la

informacin necesaria en el sistema.

ENFOQUE DEL NEGOCIO DEL MANTENIMIENTO

El rea de mantenimiento es tratada, desde el punto de vista de costos, como un ente de servicio con

criterio de costo cero; es decir, debe "cobrar" sus servicios a los usuarios de forma que al final de un

perodo dado, el valor "cobrado" tienda a ser igual al costo total de mantenimiento incurrido en ese

perodo. O de otro lado, la diferencia entre lo facturado y lo invertido es "prdida" para mantenimiento,

que puede ser conocido para mejorar la productividad.

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El conjunto de costos directos e indirectos en que incurre mantenimiento durante un periodo por la

prestacin de sus servicios debe recuperarse a travs de las rdenes de trabajo en el mismo periodo; o

sea, la totalidad de costos presupuestados al inicio de este debe distribuirse en las OT que se ejecuten

durante este lapso de tiempo (est referido al monto total).

Mantenimiento es un rea de servicio con criterio de costos cero. Este punto se debe ampliar bajo el

principio de que todo se distribuya entre los "clientes". Pero, este presupuesto representa el aumento del

valor del servicio prestado y dicho aumento realmente significa improductividad, ineficiencia o

desperdicio que en la empresa se puede trasladar al cliente, pero que necesita conocerse para

disminuirse como elementos de mejoramiento.

Los resultados que se obtienen al final del perodo, despus de comparar los presupuestos y los valores

reales de los costos, no coinciden generalmente, y esto es un signo de la necesidad de mejorar los

procedimientos presupuestarios o un mejor desempeo y utilizacin de los recursos con un adecuado

esquema de programacin y planeacin de mantenimiento.

El mantenimiento no debe generar utilidad econmica para s mismo. El valor que se carga a las

rdenes de trabajo tiene como fin distribuir el costo del rea de mantenimiento a las diferentes reas

usuarias del servicio. Los modelos de costos de mantenimiento son herramientas para la administracin

de los mismos que se han diseado para asistir a los directores de mantenimiento en el proceso de

toma de decisiones.

Para el caso empresa el mantenimiento es una herramienta de gestin sin incidencias contables.

La fuente primaria de costos es la orden de trabajo: toda intervencin de mantenimiento emplea

recursos internos y externos y debe estar respaldada por una orden de trabajo (OT) y as todo recurso

planeado, programado y empleado dentro de una OT debe referirse con su cantidad consumida; la OT

facilita la aprobacin de la actividad porque posibilita la estimacin y, en la posterior ejecucin, permite

que se asocien sus insumos o elementos utilizados lo que permite involucrar un costo al "liquidar" estos

recursos con tarifas establecidas.

Todo presupuesto de un contratista debe indicar claramente los montos de mano de obra directa,

materiales, herramientas y de AIU (porcentaje de utilidad y costos administrativos). De la misma forma,

toda factura resultante de un servicio prestado debe estar igualmente estructurada. La aplicacin de

esta medida permitir la comparacin elemento a elemento con el costo interno y midiendo la

competitividad de la organizacin de mantenimiento.

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Tarifas estndar: el costeo del mantenimiento se basa en tarifas horarias estndar para los diferentes

elementos de costo (mano de obra, herramientas y costos indirectos), excepto los materiales, los cuales

se cargan al costo que se mantiene en el sistema de materiales; en cada caso se har una detallada

discusin de cmo lograr dichas tarifas que, en la medida que se reflejen la globalidad y totalidad de su

cobertura, expresarn de manera real la inversin en que incurra la empresa para realizar esa labor.

Costos diferidos: los costos de mantenimiento se aplican en el perodo en que se causan y se pueden

diferir en el tiempo de acuerdo a polticas empresariales, de tipo contable o administrativo; no obstante,

desde el punto de vista de gestin de mantenimiento se debe analizar los costos en el momento en que

realmente se "cargaron" a un equipo.

El objetivo de diferir es netamente contable con el propsito de no afectar los costos de operacin en un

perodo determinado. Cuando se practica un mantenimiento cuyo costo es demasiado elevado como

para aplicarlo en un slo perodo, lo general en algunas empresas es diferir durante varios perodos a fin

de suavizar su impacto en el precio de la operacin.

En un modelo de costos esto no se aplica, porque el objetivo no es dispersar los "picos" en los costos de

mantenimiento, sino dotar a la empresa de criterios de costos plenamente identificados en su perodo de

real uso, consumo o aplicacin.

En el caso de una parada mayor o reparacin total que logra un valor que aumente el valor del activo o

el bien capital, la empresa puede cambiar la orientacin fiscal valor invertido, pero este no cambia el

costo que haya causado en un perodo definido porque los recursos realmente se consumieron en esa

fecha y desde el punto de vista de la gestin de mantenimiento es mejor conocer ese "pico" para

proyectar mejores compras, cuadrillas, herramientas y equipos auxiliares que se traducen en menor

consumo de recursos y ofrecer un costo menor a la empresa como un mejor empleo de insumos.

Definicin de criterios de anlisis: se deben agrupar y analizar los costos que se "cargan" a los

equipos, con la asociacin de todo equipo a un centro de costos, sistema, reas, parte intervenida,

causa de intervencin, origen del trabajo, tipo de labor y, as, el modelo permite obtener informacin con

el grado de detalle que se desee; esto facilita diferentes mecanismos de anlisis y diferentes

distribuciones de un mismo valor global.

TIPOS DE COSTOS INVOLUCRADOS EN EL MANTENIMIENTO

El mantenimiento involucra diferentes costos: directos, indirectos y generales.

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Costos directos

Estn relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores si la conservacin de los equipos

es mejor; influyen la cantidad de tiempo que emplea el equipo y la atencin que requiere. Estos costos

son fijados por la cantidad de revisiones, inspecciones y, en general, las actividades y controles que se

realizan a los equipos, comprendiendo:

Costos de mano de obra directa y contratada

Costos de materiales y repuestos directos y contratados

Costos de la utilizacin de herramientas y equipos directamente y con contratacin.

Costos de contratos para la realizacin de intervenciones

Costos indirectos

Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operacin o trabajo especfico. En

mantenimiento es el costo que no puede relacionarse a un trabajo especfico. Por lo general, suelen ser:

supervisin, almacn, instalaciones, servicio de taller, accesorios diversos, administracin, servicios

pblicos, etc. Herramientas y equipos directamente y con contratacin.

Costos generales

Son los costos en que incurre la empresa para sostener las reas de apoyo o de funciones no

propiamente productivas y que, a su vez, dan soporte a las reas que desempean labores que se

relacionan directamente con el negocio.

Para que los gastos generales de mantenimiento tengan utilidad como instrumento de anlisis se deben

clasificar con cuidado, a efecto de separar el costo fijo del variable, que en algunos casos se asignan

como directos o indirectos.

Generalmente, los costos asignados a las reas de mantenimiento por influencias indirectas de reas de

apoyo no son considerados pues sobre estos segn unos modelos de anlisis -, la administracin de

mantenimiento no tiene ninguna accin; sin embargo, a la hora de prestar el servicio, no habra

infraestructura de administracin del dinero, seguridad, etc.

Es cierto que los costos que asumen las reas de mantenimiento por concepto de costos de

administracin se denominan costos asignados y son fijados por niveles de autoridad que van ms all

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de las reas de mantenimiento. Y tambin que generalmente estos costos no se consideran, debido a

que ellos no son controlables por la organizacin de mantenimiento, pues son manejados por sistemas

externos de informacin y su determinacin es dispendiosa.

Este punto es discutible porque, si bien es cierto que no se tiene suficiente dominio sobre estos

aspectos, tambin es verdad que el rea de mantenimiento "consume" de esos recursos para poder

ejercer su funcin. Una manera de visualizar este criterio es la abstraccin de que mantenimiento es una

empresa, por lo tanto, sino tuviese ese apoyo, lo tendra que asumir y adquirir para poder funcionar.

Vale la pena reconocer la dificultad para "prorratear" o calcular la contribucin global de mantenimiento

en ese empleo de recursos.

Existe la siguiente posibilidad: determinar cunto de ese costo global corresponde a mantenimiento y en

ese punto lo mejor es hacer una distribucin proporcional, por ejemplo:

Por persona: es razonable, puesto que, as, se tiene como un factor de "posesin" del recurso un valor

que exige la administracin, relacionado con el nmero de personas de mantenimiento respecto al total.

Eso permite posteriormente que se pueda asociar al trabajo as:

Por actividad: es bastante apropiado, por que se implica sobre un consumo global, la idea es hacer una

relacin directa del costo de la realizacin de la OT y distribuir los costos generales con base en un valor

de los costos totales.

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AUTOR

Carlos Mario Prez Jaramillo

Ingeniero mecnico. Especialista en sistemas de informacin. Especialista en gestin de activos y

gerencia de proyectos. Mster en gestin de proyectos, negocios y administracin de activos fsicos.

Profesional en RCM2 de Aladon Network. Certificado como Endorsed assessor y Endorsed trainer of

Institute of Asset Management.

Asesor y consultor de direccin y gerencia de mantenimiento. Ha desarrollado y apoyado la aplicacin

de modelos de gestin de activos en compaas del sector alimenticio, de minas, petrolero,

petroqumico, textil, servicios pblicos, entretenimiento y energtico.

Instructor en RCM, confiabilidad, anlisis de fallas, planeacin y programacin de mantenimiento,

costos, indicadores de gestin de mantenimiento, anlisis del costo del ciclo de vida y en el estndar

PAS 55 para la gestin ptima de activos.

Ha trabajado en la divulgacin, capacitacin y aplicacin de RCM2, gestin de mantenimiento y gestin

de activos en empresas de Ecuador, Per, Espaa, Chile, Argentina, Cuba, Mxico, Panam, Costa

Rica, El Salvador, Guatemala y Colombia.