La Organización Expo

¿Quién se llevo mi ¿Quién se llevo mi queso?queso?

Catedrática:

M. en C. Liliana Abascal Gaytán

Participantes:

Alejandra Carrasco Alba

Itzel Morales Cristóbal

Alfonso Mendoza Sandoval

Nancy Fabiola Rico Muñoz

Tema: La Organización

Conceptos

Principios

División en el Trabajo

Departamentalización

Autoridad Lineal

Descentralización

delegación

PLANIFICACIÓN CONTROL

EVALUACIÓN

ORGANIZACIÓN EJECUCIÓN DIRECCIÓN

EL GERENTE

Funciones AdministrativasFunciones Administrativas

ConceptosConceptosOrganización viene del griego Organización viene del griego “orgon” = instrumento.“orgon” = instrumento.

“Organismo”, utilizado en nuestra lengua, implica necesariamente:

Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual funcionamiento.

Unidad funcional: partes diversas que tienen un fin común o idéntico.

Coordinación: cada parte pone una acción distinta, pero complementaria a las demás.

Se logra mediante políticas y normas

Un propósito Colectivo

Personas que realizan

tareas distintas aunque

relacionadas

La Cadena

de Mando

Características de la organizaciónCaracterísticas de la organización

Equilibrio /homeostasis

La organización; es la forma de toda asociación humana para la realización de un fin común.

• División del trabajoDivisión del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas especificas a cada una de las partes de la organización.

• Autoridad y ResponsabilidadAutoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

• Unidad de Mando: Unidad de Mando: Una persona debe recibir ordenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

La organización; es la forma de toda asociación humana para la realización de un fin común.

• Unidad de Dirección:Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.

• Centralización:Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.

• Jerarquía o Cadena Escala: Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón mas alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Manifestaciones de una organización formal deficienteManifestaciones de una organización formal deficiente

•Funciones mal distribuidas

•Objetivos sin lograr

•Aumento de conflictos

•Ineficiencia

•Subutilización de recursos

•Aumento de costos

•Baja producción social

Un

luga

r pa

ra c

ada

cosa

Cad

a co

sa e

n su

luga

r La organización es la segunda fase

del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento.

Define la distribución de funciones y actividades inherentes al plan.

Articula los recursos y designa responsabilidades a los miembros del sistema.

La organización como función administrativa La organización como función administrativa

1. estableciendoPrincipios generales

2.creando unSistemas de organización

3.presentando Instrumentos metodológicos

¿Cómo se logra crear la Estructura de una organización? ¿Cómo se logra crear la Estructura de una organización?

1. Santibáñez (1998), define los principios como declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente.

2. Se han reconocido principios que deben observarse al organizar una empresa o institución o en toda organización.

1. Santibáñez (1998), define los principios como declaraciones, enunciados o preceptos que guían al dirigente.

2. Se han reconocido principios que deben observarse al organizar una empresa o institución o en toda organización.

Principios generales

QUÉ NO DEBO OLVIDAR

CUANDO me encuentro

ORGANIZAndo


1. Principio del Objetivo: De acuerdo con este principio, la organización debe establecer los fines permanentes o (teología) hacía los cuales se encamina la organización.

2. Principio de los canales de supervisión bien definida: Según este principio, en el organismo debe existir una serie de canales de supervisión que deben estar conectados por canales de comunicación. Toda unidad debe ser supervisada por otra de jerarquía mayor.

3. Principio del espacio de control: De acuerdo con este principio, se debe establecer el número de personas que deben depender de otra directamente. Se aconseja que el número de personas esté entre 7 y 8, tomando en cuenta: a) la naturaleza del trabajo. b) la capacidad del jefe. c) la preparación de los subordinados. d) el medio ambiente físico.



CUANDO me encuentro

ORGANIZando

4. Principio de equilibrio autoridad – responsabilidad: De acuerdo con este principio, la delegación de autoridad del ejecutivo al subordinado debe ser clara para el cumplimiento de una tarea bien definida, pero el jefe máximo debe conservar la responsabilidad total final por la autoridad delegada.

5. Principio de fijación de responsabilidades: Este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor de la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.

5. Principio de fijación de responsabilidades: Este principio establece que la responsabilidad por las acciones no puede ser mayor de la que implica la autoridad delegada, ni debería ser menor.

6. Principio de la selección y adiestramiento del personal: Se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

6. Principio de la selección y adiestramiento del personal: Se enuncia diciendo que el personal debe ser seleccionado debidamente y en forma previa, luego debe ser adiestrado, recibiendo entrenamiento.

7. Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.

7. Principio de especialización: establece que a medida que la empresa se amplia y diversifica, debe crear grupos, secciones, dependencias, etc. para que trabajen en una sola especialidad o área de actividades.

8. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el último subordinado y que esta debe funcionar claramente a través de toda la organización.

8. Principio de jerarquía o de escala jerárquica: establece que debe existir una cadena de relaciones directas de autoridad desde el directivo superior hasta el último subordinado y que esta debe funcionar claramente a través de toda la organización.

9. Principio de la unidad de mando: Afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.

9. Principio de la unidad de mando: Afirma que el subordinado no debe recibir órdenes de más de un jefe sobre la misma materia.


QUÉ NO DEBO OLVIDAR CUANDO

ORGANIZO UNAINSTITUCIÓN

6. Principio de la selección y adiestramiento del personal:

2. Principio de los canales de supervisión

1. Principio del Objetivo

4. Principio de equilibrio autoridad – responsabilidad:

5. Principio de fijación de responsabilidades

3. Principio del espacio de control:

9. Principio de la unidad de mando

8. Principio de jerarquía o de escala jerárquica:

7. Principio de especialización:


CUANDO me encuentro

ORGANIZando


CONCEPTOCONCEPTOFayol introdujo la división del trabajo como principio general de administración, al considerar que la especialización de las tareas y de las personas servirían para aumentar la eficiencia.

Gulick (en Chiavenato, 1999, pág. 97) afirma que “la división del trabajo es la base de la organización; de hecho, es la razón de ser de la organización”. DOS FRENTES:

La administración científica que era partidaria de la división del trabajo al nivel del obrero

La teoría clásica, cuya preocupación era la división de la organización en sus distintos niveles, surgiendo departamentos, divisiones, secciones, etc.

No es mi No es mi ProblemaProblema

TEORIA CLASICATEORIA CLASICAEnfoque prescriptivo y normativo. Fuente Chiavenato, 1999 pa. 104

ESPECIALIZACIONESPECIALIZACION

Urwick (en Chiavenato, 1999, pág. 103) dice que la especialización es que cada persona realice una sola función.

VENTAJASAl ser más reducidas y concretas las tareas que los empleados llevan a cabo, el trabajo les resulta más fácil.

Adquieren experiencia con mayor rapidez puesto que las tareas son repetitivas.

Facilita la selección de los empleados para un puesto determinado.

Se crean nuevos puestos de trabajo que resultan de la división en tareas.Facilita el control por parte de los mandos.

DESVENTAJAS•La repetición de las tareas aburre y desmotiva a muchos trabajadores.

•Una excesiva especialización no siempre conduce al incremento de la productividad.

LA DIVISIÓN LA DIVISIÓN

VERTICAL VERTICAL

LA DIVISIÓN LA DIVISIÓN

HORIZONTAL HORIZONTAL

FUNCIONALIZACIONFUNCIONALIZACIONEl principio de funcionalidad significa que hay que adecuar los medios a los fines de la organización, de manera que exista una adecuada división del trabajo a los objetivos de la empresa.

El objeto del principio de funcionalidad u homogeneidad es lograr operaciones más eficientes y económicas. Este principio debe guiar la agrupación de actividades o departamentalización.

REGLAS SOBRE LA REGLAS SOBRE LA DIVISION DE DIVISION DE FUNCIONES.FUNCIONES.1ra regla: teniendo en cuenta los planes y

objetivos, debe hacerse, ante todo, una lista escrita de todas las funciones que para la empresa se considere deben establecerse en el primer nivel jerárquico.

2da regla: deben definirse en forma más sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De esto podrá resultar que se encuentren dos o más idénticas, de forma que eliminaremos alguna de ellas .

3ra Regla: Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento.

4ta Regla: Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean analizar.

5ta Regla: Cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnen las funciones obtenidas en unidades concretas de organización, atendiendo al número, calidad, preparación, experiencia, etc., de las personas de que podemos disponer.

6ta Regla: La forma de consignar esta departamentalización concreta suele ser doble por titulo o por funciones.

REGLAS SOBRE LA REGLAS SOBRE LA DIVISION DE DIVISION DE FUNCIONES.FUNCIONES.

Puede decirse que en toda empresa las funciones básicas son tres:

Producción, Ventas y finanzas:

De hecho en unas empresas industriales, las unidades de producción se ven más claramente, mientras que en una empresa comercial las ventas tendrás mayor amplitud o importancia, y en una institución bancaria las financieras o de control podrán ser las más claramente especificadas. A estas tres funciones, en la mayoría de las empresas modernas, se añade la función “personal”.

Se forman como ya lo explicamos, agrupando las funciones en cada línea básica, de acuerdo con tres criterios prácticos principales:

a) El trabajo que se debe hacerb) Las personas concretas de que se puede disponer.c) Los lugares en que dicho trabajo se debe realizar.

La división en el primer nivel suele ser de naturaleza funcional en los siguientes suele hacerse de ordinario bajo otros criterios. Los cuales son:

a) Por producto.b) Por territorio. c) Por comprador. d) Por proceso. e) Por número.

Es muy frecuente que se sigan criterios de división diversos en la misma línea, según los distintos niveles. Aun cuando la nomenclatura no suele ser uniforme en las distintas empresas, quizá la más general es la que considera estos grupos del siguiente modo:

1. División, en el primer nivel jerárquico.2. Departamento, en el segundo.3. Sección, en el tercero.4. Grupo y subgrupo, el cuarto.5. Unidad y subunidades, en el quinto.

El orden, y aun las denominaciones, cambian de empresa a empresa. La más usual es la denominación de departamentos, que se dividen en secciones.

Para concluir la primera Para concluir la primera parte de la Exposiciónparte de la Exposición

¿Qué tanto conoces y confías en tu equipo de trabajo?

Pues bien….

Aquí te damos las indicaciones para que confirmes o modifiques tu respuesta.

Dinámica GrupalDinámica Grupal

1. El grupo tendrá que numerarse comenzando por el # 1 hasta el # X según los asistentes.

2. Deberán colocarse de manera cruzada, de tal forma que el 1 y 2 no estén juntos, sino ubicados de manera cruzada y así sucesivamente con el resto de los participantes numerados.

3. El integrante 1 deberá lanzar la pelotita al 2 y el 2 al 3, así sucesivamente, hasta llegar al último integrante.

Nota.- Nota.- El integrante 1 no dejara de lanzar pelotitas, si por alguna razón las pelotitas lanzadas no son atrapadas estás no podrán ser levantadas por ningún integrante, deberán continuar con el proceso de lanzar y atrapar.

4. Al llegar la (as) pelotita (as) al último integrante, este las depositará en el contenedor (bolsa).

Nota.- Nota.- El último integrante responsable del contenedor solo depositará de una en una las pelotitas, tratando de evitar que caigan el menor # de estas.

InstruccionesInstrucciones

La Hormiguita La Hormiguita ProductivaProductiva

¿Tú con quien te identificas¿Tú con quien te identificas??

2 Parte …2 Parte …

¡Igual de Interesante que la primera!¡Igual de Interesante que la primera!

INSTRUMENTOSMETODOLÓGICOS

Permiten establecer de manera formal (escrita ) la estructura, funciones, jerarquías, tareas, procedimientos, estrategias, políticas, normas, reglas de la organización.

Permiten establecer de manera formal (escrita ) la estructura, funciones, jerarquías, tareas, procedimientos, estrategias, políticas, normas, reglas de la organización.

ORGANIGRAMAS

•MANUALES.

DescentralizaciDescentralizaciónón

Acción de transferir autoridad y capacidad de decisión, así como autonomía orgánica y técnica (organismos descentralizados).

Ventajas:Descongestiona y hace más ágil el desempeño de los

atribuciones o tareas.

La descentralización ha adoptado tres La descentralización ha adoptado tres modalidades diferentes, que son:modalidades diferentes, que son:Descentralización por regiónDescentralización por región. Consiste en el establecimiento de una organización administrativa destinada a manejar los intereses colectivos que correspondan a la población radicada en una determinada circunscripción territorial.

DescentralizaciónDescentralización

Descentralización por colaboración.Descentralización por colaboración. Este concepto, se encamina a la función pública, generalmente al gobierno, donde se le presentan problemas para cuya resolución se requiere una preparación técnica de que carecen los funcionarios políticos y los empleados administrativos de carrera. Para tal evento, se impone o autoriza a organizaciones privadas su colaboración, es una de las formas donde el ejercicio privado apoya a las funciones públicas, ejemplo: Las Licitaciones encaminadas a servicios, (servicios informáticos, satelitales, de instalaciones muy especificas, etc.)

DescentralizaciónDescentralización por serviciopor servicio. . El Estado tiene encomendada la satisfacción de necesidades de orden general, que requiere procedimientos técnicos sólo al alcance de funcionarios que tengan una preparación especial. La forma de conseguir ese propósito es dar independencia al servicio y constituirle un patrimonio que sirva de base a su economía. Los organismos descentralizados por servicio son aquellos que prestan determinados servicios públicos ejemplos: Comisión Federal de Electricidad, Ferrocarriles Nacionales de México, Instituto Mexicano del Seguro Social, UNAM, etc.

Definición: Es un proceso por el cual se agrupan, las actividades a realizar por área; (actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas). En un primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que permite obtener ganancias de productividad.

Definición: Es un proceso por el cual se agrupan, las actividades a realizar por área; (actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas). En un primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que permite obtener ganancias de productividad.

DepartamentalizaciónDepartamentalización

Gerente de Finanzas

Departamentalización Departamentalización por tareas y funcionespor tareas y funciones

El reparto del trabajo y su posterior reagrupamiento se puede efectuar de tres maneras distintas, originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a saber:

- División por jerarquía

- División por funciones

- División por división (unidad/ delegación, grupo de clientes, grupo de productos, proyecto, etc.)

Representan las diferentes tareas a realizar en una organización de manera sistemática, agrupando los diferentes elementos humanos, materiales equipo y maquinaria de la empresa.

Obedecen a la naturaleza y objetivos de la organización.

Los principales son:

1. Sistema funcional (horizontal)2. Sistema lineal (vertical)3. Sistema circular4. Sistema matricial.

Llamados coloquialmente…Llamados coloquialmente…

Departamentalización y su Departamentalización y su Representación graficaRepresentación grafica

Tipos de Organigramas

Es la representación gráfica que muestra cómo están relacionadas las unidades de la estructura de una organización.

Describe gráficamente la división del trabajo, responsabilidad, niveles de autoridad, canales de supervisión, comunicación, especialización, etc.

OrganigramaOrganigramass

ObjetivObjetivosos

En definitiva los organigramas son muy importantes para toda organización, en esta parte trataremos de especificar la importancia para los diferentes actores.

a) Para la dirección.- Facilita el conocimiento de las áreas y canales donde se desarrollan

relaciones con las otras unidades que integra la organización.

b) Para el personal.- Permite a los trabajadores en general, conocer la ubicación o puesto de

función dentro de la organización según su jerarquía.

c) Para el Público.- Tener una visión global de la estructura y posible funcionamiento de la

organización.

Elementos del Elementos del OrganigramaOrganigrama

Las casillas.- Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación de unidades de la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o área que representa.

Las líneas.- Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al interior de la organización. La línea principal de la organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

Líneas punteadas entre dos unidades de igual nivel señalan existencia de relaciones de coordinación entre ambas.

Los puentes son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando se cruza una línea entre dos unidades que se relacionan.

1. SISTEMA FUNCIONAL (HORIZONTAL)

Se diseña en forma piramidal de izquierda a derecha o viceversa, para dividir el trabajo y establecer especialización, desde el gerente hasta el obrero, para que cada hombre ejecute el menor de funciones posibles.

Fluye de arriba hacia abajo en forma piramidal. Es el diseño que más se utiliza para representar la estructura formal burocrática o tradicional. También es conocido como organigrama militar por ser el usado por tal órgano.

2. SISTEMA LINEAL (VERTICAL)

Se presenta la estructura organizacional en forma circular. Está basado en los principios de división de trabajo y las órdenes se pueden emanar de diferentes niveles de la organización.

3. Sistema circular

Es aquel donde en la organización existen simultáneamente dos tipos de diseño. En este tipo de organizaciones se pueden formar equipos de trabajo determinados proyectos

4. Sistema matricial

Departamentalización por su Departamentalización por su funcionalidadfuncionalidad

Tipos de OrganigramasTipos de Organigramas

Organigrama JaponésOrganigrama Japonés

Organigrama Organigrama MixtoMixto

Organigrama Organigrama VerticalVertical

Tipos de OrganigramasTipos de Organigramas

Organigrama HorizontalOrganigrama Horizontal

Organigrama CircularOrganigrama Circular

Atendiendo al tipo de Atendiendo al tipo de organización, funcionalidad y organización, funcionalidad y objetividadobjetividad

Macroadministrativos: Este tipo de organigrama brinda una representación en la cual interactúan entre sì varias áreas de la empresa u organización.

Mesoadministrativos: Es la representación gráfica en la cual se toma a más de una única organización, estas son de un mismo sector productivo o actividad empresarial, generalmente suelen ser sucursales.

Microadministrativos: representa a una única organización, y pueden referirse a ella en forma general o global o plasmar alguna de las áreas que la conforman.

Por su naturaleza pueden Por su naturaleza pueden ser…ser…

Por su Por su finalidadfinalidad

Informativo: Es llamado así porque su estructura tiene como objetivo ser presentado al público en general, este tipo de organigrama es accesible a personas no muy familiarizadas con ellos, de esta manera estos organigramas debe ser de manera general o mostrando una estructura global de la organización, así como también mostrarse sencilla para su comprensión.

Analítico: Este tipo de organigrama permite observar diferentes aspectos del comportamiento organizacional, por otra parte refleja una visión macro o global de la misma, con la finalidad por ejemplo de análisis para un presupuesto, para distribuir los trabajadores a las diferentes áreas, etc. Estos modelos de organigramas van dirigidos a personas muy familiarizadas o especializadas en sus aplicaciones.

Por su Por su finalidadfinalidad

Formal: Este modelo es denominado formal por el hecho que se encuentra aprobada por la Columna vertebral de la organización, es decir por la dirección o por la cabeza de la organización, de cualquier modo expresado cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.

Informal: Este tipo de organigrama es todo lo contrario al mencionado con anterioridad (FORMAL), este Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales, la diferencia con los organigramas formales; radica, que este tipo de organigrama no se encuentra representados en un documento formal aprobado por la cabeza de la organización.

Ventajas de los organigramas

Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de una organización.

Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento, sección, etc., de la organización.

Facilitan los procedimientos con que trabaja la dirección, la organización y el control.

Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad dentro de la organización.

Muestran los organismos asesores y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organización.

Es un documento que contiene o incluye de forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y las formas en que las mismas deberán ser realizadas.

Suministra información para la acción. Sirve de guía para la ejecución del trabajo. Instruye sobre los objetivos, políticas,

funciones, autoridad, normas, procedimientos, etec, de la institución.

ManualeManualess

ConceptoConceptoLos manuales son instrumentos a través de los cuales se explicitan, en forma ordenada y sistemática, diversos elementos de una organización, como ser su estructura, procedimientos, políticas, normas, historia, etc. Constituyen instrumentos de comunicación que facilitan el desarrollo de las funciones administrativas y operativas, y por ende el funcionamiento de la organización.

a. Presentar una visión de conjunto de la organización.

b. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

c. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

d. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

e. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

f. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

g. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y

clientes.

a. Presentar una visión de conjunto de la organización.

b. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

c. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

d. Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

e. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

f. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

g. Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y

clientes.

¿Cuáles son los objetivos de los ¿Cuáles son los objetivos de los manuales?manuales?

Ventajas y desventajasVentajas y desventajas

Confeccionar un Manual, y mantenerlo actualizado, es una tarea que insume tiempo y no resulta fácil. Debemos tener en claro, antes de emprender la confección de un Manual, cuáles son los beneficios y las limitaciones de su uso.

Los Manuales facilitan la compresión de la estructura, las funciones y los procedimientos Los manuales tienden a uniformizar y normalizar las pautas de acción, los procedimientos y asignación de actividades dentro de una empresa.

Facilitan el Proceso de Capacitación y adiestramiento.

Facilitan la toma de decisiones.

VentajasVentajas

DesventajasDesventajas

¿Qué contiene un Manual de Descripción de Puestos?

Este es el manual que la mayoría de las personas deberian de conocer, a continuación se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

¿Qué contiene un Manual de Descripción de Puestos?

Este es el manual que la mayoría de las personas deberian de conocer, a continuación se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

Clasificación de los Clasificación de los manualesmanuales

Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

Específicos: que consignan información de un área o específica.

Partes del Manual Partes del Manual

• • Índice Índice El índice resulta imprescindible para ubicar rápidamente el tema deseado por el lector. Para cumplir este objetivo, debe ser analítico, y en el caso de Manuales muy extensos, es aconsejable que contenga índices temáticos, o de cuadros. Los manuales informáticos presentan ventajas en este sentido, siempre que permitan el acceso a cada tema de acuerdo a múltiples criterios: alfabético, por tema, etc.

• • Introducción Introducción En un primer capítulo, que puede tener como denominación "Antecedentes", "Consideraciones preliminares", "Introducción", se enunciarán las partes integrantes del mismo, se indicará el objetivo del manual y aquéllos antecedentes de interés para el lector. Puede incluirse una mención a la metodología utilizada en la elaboración, pero siempre teniendo en cuenta al lector: si el lector no es un técnico en la materia, probablemente las consideraciones metodológicas no le resulten interesantes.

• Cuerpo principal Cuerpo principal Es la parte más importante y verdadera razón de ser del manual, y contiene la descripción propiamente dicha.

• • Anexos Anexos Con el objetivo de no recargar innecesariamente el cuerpo del manual, pueden incluirse en forma de anexos gráficas, estadísticas, antecedentes históricos u otros datos que reafirmen lo registrado en el cuerpo principal. Como anexo puede incluirse también un glosario que contenga una definición de los términos empleados, especialmente en aquéllos casos que puedan existir confusiones con expresiones de uso común. Para los anexos rigen las mismas pautas de redacción que para el cuerpo principal del manual. No se debe, entonces, incluir como Anexo información que realmente no sea relevante, o que sea de difícil comprensión.

Partes del Manual Partes del Manual

El manual de organización: es un instrumento que contiene detalles sobre la empresa o institución, tales como: Los objetivos de la empresa. Las diferencias entre las líneas de organización y las de la comunidad. La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó dicha estructura. La relación entre la función de línea y la de asesoría. Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.

El manual de política: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica para la acción; así mismo, prescriben los límites generales dentro de los cuales deben realizarse las actividades. Una correcta formulación de las políticas, en un manual, permitirá: Agilizar el proceso decisorio. Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la institución. Facilitar la descentralización. Servir de base para una constante y efectiva revisión.

El manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de operación; es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el manual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa o institución. El manual de procedimiento incluye la descripción de normas, la descripción de procedimientos, los flujogramas de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos.

Clasificación de Clasificación de manualesmanuales

Clasificación de manualesClasificación de manuales

Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple.

Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización.

http://www.youtube.com/watch?v=n_eaZFcTJpI

Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.

Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.

Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso.

Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.

Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.

Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales.

Clasificación de manualesClasificación de manuales

CaracterísticCaracterísticasas

Pasos para la Pasos para la elaboración de un elaboración de un manualmanual

1. Plantearse el objetivo, objetivos, misión y visión de la organización.2. Identificar las funciones, actividades, y tareas para alcanzar los objetivos de

la organización.3. Descripción de tareas y procedimientos en diferentes cargos.4. Preparar el organigrama que mejor se exprese los aspectos antes

mencionados.5. Preparar el manual de cargos y procedimientos. Seleccionar el personal

idoneo para los cargos6. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución

de las tareas.7. Conseguir y acondicionar el área física para el funcionamientos de la

organización.

Los Flujogramas y su Los Flujogramas y su relación con los relación con los manualesmanuales

El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operacionesoperaciones que componen un procedimientoprocedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener informacióninformación adicional sobre el métodométodo de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operacionesoperaciones que componen un procedimientoprocedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener informacióninformación adicional sobre el métodométodo de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.

Características:•De uso, permite facilitar su empleo.•De destino, permite la correcta identificación de actividades.•De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.•De interacción, permite el acercamiento y coordinación.•De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.•De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.

Los Flujogramas y su Los Flujogramas y su importanciaimportancia

Su importancia radica en señalar el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos.

Los Flujogramas son de gran importancia para toda la empresa, organización y personas ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.La aplicación de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gràficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma.

Los símbolos más usados son:

OperaciónTransporteInspecciónDemoraAlmacenamiento

Su importancia radica en señalar el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos.

Los Flujogramas son de gran importancia para toda la empresa, organización y personas ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.La aplicación de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gràficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma.

Los símbolos más usados son:

OperaciónTransporteInspecciónDemoraAlmacenamiento

Simbología de FlujogramasSimbología de Flujogramas

Ejemplo (Flujograma de Ejemplo (Flujograma de procedimiento)procedimiento)

Manos a la ObraManos a la ObraDinámica, donde la única condición es Dinámica, donde la única condición es no hablar, que tan buen líder eres…no hablar, que tan buen líder eres…

Libros

Fernández Arena José Antonio. El proceso administrativo. México 1991. Editorial Diana.

Gómez Ceja Guillermo. Planeación y organización de empresas. Octava edición. México 1994. Editorial McGraw Hill.

Koontz Harold, Weihrich. Administración una perspectiva global. Onceava edición. México 1998. Editorial McGraw Hill.

Méndez Morales José Silvestre. Fundamentos de economía. México

1996. Editorial McGraw Hill.

BIBLIOGRAFÍABIBLIOGRAFÍA

CHIAVENATO, Idalberto ( Sexta Edición 1999). Editorial McGraw-Hill /nteramericana de México, S.A. Traducción de: La Segunda edición en portugués de Introducción a Teoría General a la Administración. Titulo Original: Introducción a la teoría general de la Administración.

GILBERT, Daniel, SFREEMAN, Edward y STONER, James ( Cuarta edición 1996) Administración. Editorial Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. México DF. Titulo original: Administración.

Rodríguez Valencia Joaquín. Introducción a la administración con enfoque de sistemas. Cuarta edición. México 2003. Editorial Thomson.

Stutely Richard. Plan de negocios, la estrategia inteligente. México 2000. Editorial Pearsons Educación.

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