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INVITACIÓN PÚBLICA DEFINITIVA

PROCESO DE SELECCIÓN POR LA MODALIDAD DE MÍNIMA CUANTÍA

REFERENCIA: EPS´S-IMC-005-2016

De conformidad con el Manual de Contratación adoptado mediante Acuerdo 004 de 2014 se estableció como modalidad de selección de contratistas la Mínima Cuantía, La EP´S CONVIDA para garantizar el buen funcionamiento y ejecución de las labores que le son propias, requiere contratar Arrendamiento de equipos multifuncionales para el fotocopiado, impresión y escaneado de documentos en las distintas dependencias de la EPS´S Convida y así propender por dar cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y estatutarias, Apoyo a la Gestión Institucional debido a los altos volúmenes de documentos que deben ser fotocopiados y/o escaneados para ser enviados a los Municipios del Departamento de Cundinamarca, Juzgados, Entidades Públicas y Entes de Control como son: comunicaciones, autorizaciones, tutelas, desacatos, oficios y en fin toda clase de documentos para así cumplir con el normal desarrollo de las labores de la Entidad.

ASPECTOS GENERALES Y CONTENIDO DE LA INVITACIÓN

1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR

El objeto a contratar por la Administración Local corresponde al “CONTRATAR EL ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS MULTIFUNCIONALES PARA EL FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN Y ESCANEADO DE DOCUMENTOS EN LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DE LA EPS´S CONVIDA Y EN LOS MUNICIPIOS CABECERAS DONDE CONTAMOS CON PUNTOS DE ATENCIÓN AL USUARIO

2. ALCANCE DEL OBJETO : El contratista para el cumplimiento del arrendamiento realizara las acciones necesarias que garanticen la puesta en marcha de los equipos requeridos y todo el desarrollo del proceso que incluye: instalación, tecnología, mantenimiento y que disponga del personal para mantener el funcionamiento normal, oportuno, y adecuado de los mismos, de acuerdo a la necesidades de la entidad. Con la prestación del servicio de arrendamiento de equipos multifuncionales para el fotocopiado, impresión y escaneado de documentos de la EPS´S Convida Régimen Subsidiado, se busca garantizar el servicio y una eficiente gestión en el desarrollo de procesos para la gestión institucional debido a los altos volúmenes de documentos que deben ser fotocopiados, escaneados e impresos, el contratista suministrara los tóner necesarios para el funcionamiento de los equipó, el mantenimiento preventivo y correctivo y direccionamiento de los equipos de cómputo a las impresores.

3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO:

El requerimiento técnico minino obligatorio exigido para el arrendamiento de los equipos de fotocopiado y escáner, sin excepción son los siguientes: Especificaciones Generales: Panel de control intuitivo: El panel de control se puede personalizar para que muestre su pantalla de inicio personalizada con sus ajustes y preferencias. El botón de inicio le lleva directamente a la pantalla inicial, lo que le permite un rápido acceso a las funciones que necesite. Gracias a las ranuras SD/ USB integradas, puede trabajar directamente desde un dispositivo externo. Dispositivo ergonómico gracias al panel inclinable.

Máxima seguridad: Gestión segura de la información gracias a la función de control de copia, que evita que los documentos se copien sin autorización. El cifrado mejorado (AES256bit, SHA2) para la seguridad del escaneo y del disco duro, añaden más seguridad a sus documentos. El escaneo seguro a Web Mail a través de SMTP con SSL cifrado añade una capa más de seguridad a su dispositivo.

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Diseño moderno: El concepto de diseño de dos colores proporciona un uso más intuitivo, con las piezas utilizadas con mayor frecuencia en color gris oscuro para una identificación más rápida. Escaneo y fax: Comparta y archive documentos de alta calidad mediante escaneo de color a correo electrónico, carpeta y USB. El fax remoto permite que varios usuarios envíen y reciban faxes en una única red. Así se elimina el costo del mantenimiento de múltiples líneas de fax.

Acabado en línea profesional: Cree documentos atractivos gracias a las completas opciones de acabado disponibles. Los finishers de grapadora de 1.000 y 3.000 hojas también están a su disposición así como el finisher de folletos con capacidad para 2.000 hojas. Innovación real: Los empleados móviles podrán beneficiarse de una Unidad de Navegador opcional que facilita la impresión de calendarios, entradas, billetes y manuales directamente de Internet. Soporte de teclado USB externo: Puede instalar un teclado USB externo compatible con Windows OS para utilizarlo en lugar del teclado en pantalla. El teclado USB externo se conecta al puerto USB del panel de control o al puerto USB de la par te posterior de la placa controladora.

Flujos de trabajo seguros e inteligentes: impresión segura está garantizada mediante la función de Enhanced Locked Print NX. Para simplificar el inicio de sesión en el MFP nuestro paquete Card Authentication Package (CAP) permite utilizar las tarjetas de acceso y acreditación de la compañía. GlobalScan NX ofrece opciones de escaneo inteligentes para escanear directamente a la ubicación deseada. @Remote recoge datos sobre el funcionamiento para que sus dispositivos de impresión estén gestionados de la forma más eficiente. Responsable con el medio ambiente: Los productos deben ser ecológicos y ofrecer funciones de ahorro como las rápidas funciones de copia e impresión dúplex, el modo en reposo y una mayor duración del tóner. Con el propósito de ahorrar papel, tiempo y energía, al mismo tiempo que reducirá residuos y costos

Características Específicas: - El modelo de las maquinas debe ser tecnología de punta. para tal efecto el proponente deberá hacer la

manifestación expresa en la carta de presentación de la propuesta (entiéndase como modelo, capacidad, eficiencia marca de fabricación del equipos)

- Velocidad de 20 a 50 páginas por minuto - Los equipos de fotocopiado deben ser digitales - Con zoom de ampliación y reducción - Con capacidad de papel de 500 hojas por cada una de las dos (2) bandejas una de las cuales debe

permitir el ingreso de hojas tamaño carta u oficio y la otra debe ser graduable para recibir un papel de mínimo A3(11x17 pulgadas)

- Sistemas de ahorro de energía, el cual permitirá el apagado automático - Fotocopia dúplex automático para tamaño carta y oficio - Con sistema ARDF (reversing automatic documentfeeder) - Cristal de exposición de 11x 17 - El contratista debe suministrar tóner nuevo y original para cada una de la maquinas, fotocopiadora el

cual debe ser reemplazado cada vez que se requiera - El contratista debe prestar el servicios integral de atención y soporte y el mantenimiento preventivo y

correctivo, debe suministrar repuestos nuevos y originales necesarios para garantizar el buen funcionamiento de las máquinas y la calidad de las copias y del escaneo

- Cada máquina debe entregarse con pedestal y este debe tener ruedas ello con el fin de lograr la altura necesaria para operar las maquinas, obtener la correcta ergonomía en el momento de operarlas y tener la facilidad de un traslado eficiente y ágil.

- Las maquinas que requieran de estabilizador de voltaje deberán ser entregadas con el equipo por el contratista

Ficha Técnica como requisito Mínimo: Especificaciones de la copiadora

Configuración Escritorio

Elemento de Escaneo

Escaneo sólido de una dimensión a través de CCD

Proceso de impresión Escaneo de Rayo Láser Dual e Impresión Electrofotográfica

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Tóner Componente Dual en Seco

Memoria del sistema (estándar y máxima)

Copiadora Básica: 512 MB RAM/1 GB RAM Impresión/Escaneo: 1 GB RAM

Disco Rigido Impresión/Escaneo: 128 GB Estándar 128 GB Opcional para Copiadora Básica y/o 80GB

Resolución de copiado 600 x 600 ppp

Tamaño de la copia Media Carta a Doble Carta / A5 - A3

Velocidad de primera copia

3,5 segundos y/o 6.5 segundos

Velocidad de copiado continuo

De 40 a 50 copias/minuto (Carta/A4) y

Tiempo de recuperación (desde apagado automático)

Copiadora Básica: Menos de 15 segundos Impresión/Escaneo: Menos de 15 segundos

Consumo de energía 3,56kWh (Copiadora Básica) 3,49kWh (Impresión/Escaneo)

Tamaño de papel Bandeja 1 & 2: 184 x 267 mm - Doble Carta (Ejecutivo - A3); Bypass: Media Carta (SEF) - Doble Carta (A5 -A3)

Especificaciones de la Impresora

Velocidad de impresión

De 40 a 50 ppm

CPU RM7035C-533 MHz

Interfaces estándar 10BaseT/100BaseTX, USB 2.0

Interfaces opcionales LAN Inalámbrica IEEE 802.11a/b/g, Bluetooth, Gigabit Ethernet, IEEE 1284

Protocolo de red TCP/IP, IPX/SPX

Sistemas operativos/ de red

Windows XP/Vista, Server 2003/Server 2008/Server 2008R2 y Windows 7 Netware Server 6.5**, UNIX; Sun Solaris, HP-UX, SCO OpenServer, RedHat Linux, IBM AIX, Mac OS, OS X 10.2 o posterior, SAP R/3, NDPS Gateway, IBM iSeries/AS/400 utilizando OS/400 Host Print Transform

Resolución de impresión

Hasta 600 ppp

Especificaciones del escáner

Velocidad de escaneo

BN: 61 ipm (@200 ppp, Carta/A4 LEF) TC: 31 ipm (@200 ppp)

Resolución Hasta 600 ppp

Escala de grises 256 niveles

Área de escaneo Hasta Doble Carta/A3

Interfaces estándar Ethernet 10BaseT/100BaseTX

Interfaces opcionales LAN Inalámbrica (802.11a/b/g), Gigabit Ethernet

Protocolo de red TCP/IP, SMTP, SMB, FTP, POP3, NCP

Funciones estándar Integrado: Escaneo-a-Email, HDD, Carpeta, URL, Escaneo a Color

Especificaciones del fax (opcional)

Circuito PSTN, PBX

Compatibilidad ITU-T G3

Resolución 200 x 200/100 ppp (Estándar) 400 x 400 ppp (Opcional)

Método de compresión MH, MR, MMR, JBIG

Velocidad de escaneo 0,90 segundos Carta (A4 SEF)

Velocidad de módem 33,6 Kbps con Reserva Automática

Velocidad de transmisión G3: 3 segundos por página (Compresión MMR) G3: 2 segundos por página (Compresión JBIG)

Memoria SAF 4 MB estándar (hasta 320 páginas) 28 MB máximo (hasta 2.240 páginas)

Funciones estándar Acceso Dual, Rotación de Imagen, Capacidad de LAN Fax*, Internet Fax (T.37), IP Fax (T.38), Reenvío de Fax a E-mail/HDD/Carpeta

Funciones opcionales Operación simultanea hasta de 3 líneas (G3 x 3)

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NOTA: El proponente puede presentar en su oferta maquinas que mejoren la capacidad de trabajo establecidas sin que esto represente costos adicionales o variación en el presupuesto oficial. Durante la y de acuerdo con las necesidades del servicio. La entidad podrá aumentar o disminuir la cantidad de las maquinas arrendadas, así también podrá cambian la ubicación de las mismas de acuerdo a la necesidad requerida, sin exceder el 30% del total de lo solicitado. NOTA: El plazo para la entrega e instalación de los equipos adicionales de fotocopiado requeridos será un máximo de dos (2) días contados a partir de la fecha de solicitud presentada por el supervisor del contrato al contratista. El contratista deberá allegar previo a la firma del acta de inicio del contrato los manifiestos de importación, (en caso de ser importador) modelos seriales, si es distribuidor presentar carta de distribuir o facturas de compra, con el fin de suscribir el acta en que además coste el número de fotocopias de acuerdo con el contador de cada máquina de fotocopiado y escáner objeto del arrendamiento, verificando en todo caso las condiciones técnicas exigidas. (so pena de incumplimiento del contrato) NOTA: Los equipos de fotocopiado deben estar amparados por una póliza multiriesgo, con el fin de cubrir la pérdida o daño parcial o total de los equipos, para lo cual el contratista allegará al momento de la firma del acta de inicio copia de la póliza correspondiente so pena de incumplimiento de contrato Teniendo en cuenta la necesidad de los equipos de fotocopiado requeridos por la entidad y el número de los mismos contratados en el contrato anterior, en el siguiente cuadro se describen condiciones sitios donde se requieren los equipos y el número aproximado de los mismos 2.2.2. Sitios de Instalación (29) equipos multifuncionales de, impresión, escáner y fotocopiado, con velocidad de copiado, impresión y escáner de mínimo (40) páginas por minuto, que serán distribuidos de la siguiente manera:

OFICINA CANTIDAD

Girardot 1

Soacha 1

Fusagasugá 1

Facatativá 1

Zipaquirá

Bodega puente Aranda 1

Bodega Montevideo 1

Sede administrativa en las áreas de Servicios administrativos 1

Cartera 1

Presupuesto 1

Recobros 1

Autorizaciones 2

Referencia y contrareferencia 1

CTC 1

Tesorería 2

Subgerencia Técnica 1

Contabilidad 1

Comercial 1

Gerencia 1

Jurídica 2

Cuentas medicas 3

Correspondencia 2

Contratación 1

Digitación 1

TOTAL 29

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2.2.3 Servicios Conexos 2.2.3.1 Mantenimiento Preventivo Este tipo de mantenimiento se requiere para inspeccionar los equipos de Fotocopiado/Escáner y detectar las fallas en su fase inicial y corregirlas en el momento oportuno, cuyo propósito es prever los daños manteniendo los sistemas de infraestructura, equipos e instalaciones en completa operación a los niveles y eficiencia óptimos. El contratista deberá presentar al supervisor del contrato dentro de los primeros quince días de iniciada la ejecución del mismo la programación de inspecciones, tanto de funcionamiento como de seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación, calibración, que deban llevarse a cabo en forma periódica con base a un plan establecido y no a una demanda del operario o usuario. En todo caso, este mantenimiento deberá efectuarse como mínimo una vez cada mes a cada uno de los equipos arrendados, durante el tempo de ejecución del contrato. 2.2.3.2 Mantenimiento y Correctivo El mantenimiento correctivo se efectuará a más tardar, para los puntos de la sede principal dentro de la jornada siguiente al reporte de la falla o avería, vale decir, si la falla se presenta en el horario de la mañana, deberá ser corregido en las horas de la tarde, o si se reporta en la tarde, o si se reporta en la tarde deberá efectuarse a la mañana siguiente, según la indicación del supervisor o del usuario. Para las oficinas de atención al usuario ubicadas en los municipios, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al reporte de la falla o avería, vale decir, si la falla se presenta hoy, deberá ser corregido a más tardar pasado mañana, teniendo en cuenta que se trate de días hábiles, según la indicación del supervisor o usuario. Para este servicio, que equivale a un servicio inmediato, el contratista debe especificar los parámetros a seguir y la logística disponible para efectuar el mantenimiento, así como disponer del personal, repuestos y documentos técnicos necesarios para efectuarlo. El mantenimiento correctivo incluirá el suministro e instalación de repuestos y demás elementos que se requieran en el sitio donde estén ubicados los equipos, sin que conlleve costo adicional para la Entidad. Se exceptúa el suministro del papel el cual estará a cargo de la EPS´S Convida. Si se requiere el cambio de un repuesto en cualquiera de las máquinas y este no se encuentra en existencia, la firma contratante deberá remplazar la máquina con una de iguales o mejores especificaciones técnicas a la requerida, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud. Para la salida de los equipos que se van a cambiar se debe coordinar con el supervisor del contrato el día anterior del retiro, con el propósito de realizar los trámites necesarios para la identificación y autorización respectiva. 2.2.3 Suministro de Tóner Cada máquina fotocopiadora debe entregarse con su respectivo cartucho de tóner y uno de reserva. Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá suministrar dicho elemento y como máximo en un tiempo de respuesta no superior a doce horas, después de haber sido reportada la necesidad por el usuario o el supervisor del contrato. De igual forma, el contratista debe garantizar como mínimo la disponibilidad permanente para casos de urgencias dentro de las instalaciones de la EPS¨S de Bogotá, de diez (10) toners (de acuerdo con las especificaciones de las fotocopiadoras) como soporte para no interrumpir el servicio mientras es suministrado por el contratista.

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2.2.4 Transporte El contratista deberá asumir los gastos de custodia, seguros, almacenaje y transporte de los bienes, objeto de este proceso de selección, hasta el lugar del destinatario final de acuerdo a la solicitud del supervisor del contrato. Los equipos serán distribuidos en el orden que le indique el supervisor del contrato por parte del CONTRATISTA, por ello la entrega de estos equipos se efectuará en las sedes descritas en el numeral 2.2.2 2.2.5 Lugar de Entrega e Instalación de los Equipos Los equipos de fotocopiado deben entregarse e instalarse, en las diferentes sedes de la EPS´S Convida, teniendo en cuenta la distribución descrita en el cuadro. Una vez se firme el acta de inicio el contratista dispondrá de cinco (5) días hábiles para ubicar y poner en funcionamiento todas las máquinas de fotocopiado y escáner a nivel departamental y para la ciudad de Bogotá D.C. en el momento que así lo indique el supervisor del contrato. El contratista debe correr con todos los costos directos e indirectos en que incurra para la instalación, puesta en funcionamiento y mantenimiento de los equipos en arrendamiento objeto del contrato a nivel nacional. 2.2.6 Servicio de atención y soporte El proponente deberá garantizar que durante la ejecución del contrato prestara el servicio de atención y soporte a la EPS´S Convida durante cinco (5) días a la semana, de lunes a viernes, ocho (8) horas al día, en jornada de 8:00 a.m. a 5 p.m. El contratista deberá adjuntar relación de los establecimientos propios y/o de terceros que ofrece para prestar el servicio de mantenimiento integral preventivo y correctivo con suministro de repuestos en las ciudades donde se prestará el servicio, indicando razón social, ciudad, dirección, teléfono, contacto y propio o de tercero, acompañada de los siguientes documentos: Para los propios:

Certificado de Cámara de Comercio o matricula mercantil del establecimiento de comercio con fecha de expedición no mayor a 30 días de la fecha de cierre del proceso de contratación.

2.2.7 Documentación Técnica Certificación del fabricante y/o comprador: Adjuntar a la propuesta la certificación de fabricante o distribuidos o el documento que acredite la propiedad de los equipos 2.2.8 Capacitación En el momento de la instalación de las máquinas fotocopiadoras, el contratista deberá realizar una capacitación a los funcionarios y en especial a las personas que serán encargadas de la máquina, sobre los conceptos básicos de funcionamiento, configuraciones, reparaciones menores, sustitución de tóner, eliminación de atascos, cuidados, etc., con el fin que las personas que manipulen las máquinas le den el uso adecuado. El proponente deberá tener en cuenta que requiere capacitar a mínima un funcionario de la Entidad por máquina. 2.2.9 Plan de contingencia

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El contratista debe entregar un plan de contingencia para satisfacer oportunamente los requerimientos de la ENTIDAD, cuando una máquina fotocopiadora por alguna razón queda fuera de funcionamiento para lo cual garantizará la prestación del servicio de fotocopiado en un lugar cercano a las sedes de la entidad donde se presente la contingencia o el remplazo de la máquina por una temporal en tanto se cumple con el remplazo definitivo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud realizada por la Entidad de acuerdo con el numeral 2.2.3.3- mantenimiento correctivo. 2.2.10. Call Center o Línea de atención El proponente deberá acreditar la existencia de una línea de atención del servicio al cliente objeto del proceso de selección. Para esto debe relacionar la ciudad, dirección, teléfono, disponibilidad horaria del CALL CENTER si hay lugar y los medios para utilizarlo. La EPS´S se reserva el derecho de verificar toda información suministrada por el oferente. .

4. PLAZO DE EJECUCIÓN: De CUATRO (4) meses o hasta agotar recursos, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento y el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el cual será efectivo a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de pólizas.

5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:

El presupuesto destinado para la ejecución del contrato que se suscriba con ocasión del presente proceso de invitación pública, ha sido determinado por la entidad hasta en la suma CIENTO DIECINUEVE MILLONES CUATROCIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL PESOS (119.464.000,00) M/CTE. Incluido IVA y demás impuestos . y todos los impuestos, tasas y demás contribuciones a que haya lugar con cargo al rubro presupuestal afectado con el código 1220003 2142003 Arrendamientos, según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 201603387 del 09 de agosto de 2016. El contrato que se suscriba como resultado del presente proceso de selección, se celebrará bajo la fórmula de ejecución abierta a precios unitarios fijos sin formula de reajuste, es decir que se adjudicará por el valor de total del presupuesto señalado en el Certificado de Disponibilidad presupuestal, y de acuerdo con los valores unitarios indicados por el proponente en su oferta económica y adjudicados

6. FORMA DE PAGO: La EPS’S CONVIDA, pagará el objeto de la presente contratación por mensualidades vencidas por servicio efectivamente prestado y sucesivas dentro de los Quince (15) días siguientes a la radicación de la factura correspondiente, acompañada de una relación donde se identifique las diferentes entregas que se realizaron en el mes correspondiente y la certificación expedida por el Supervisor del Contrato

Requisitos para pago: Así mismo deberá cumplir con: a) Factura que cumpla con los requisitos del estatuto tributario. b) Relación donde se identifique las diferentes entregas que se realizaron en el mes correspondiente c) Certificación del interventor o Supervisor del contrato recibido el servicio a satisfacción. d) Certificado de aportes al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales al día i) Fotocopia simple del contrato (solo con la primera factura) j) Fotocopia del registro presupuestal (solo con la primera factura) k) fotocopia de las pólizas requeridas vigentes (solo con la primera factura) l) Fotocopia del RUT (solo con la primera factura).

j) Acta de pago firmada por el supervisor y el contratista. Dichos pagos serán realizados a través de la Tesorería de EPS´S CONVIDA

PARÁGRAFO PRIMERO: El último pago, estará supeditado al cumplimiento de los anteriores requisitos y al acta de liquidación del contrato debidamente legalizada.

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PARÁGRAFO SEGUNDO: La cancelación del valor del contrato, por parte de la EPS´S CONVIDA al contratista se hará mediante el Sistema Automático de Pagos, realizando consignaciones en la cuenta que posea el mismo en una entidad financiera, de acuerdo a la información suministrada por ésta, en el momento de suscripción del presente documento. PARÁGRAFO TERCERO: (Sólo aplica para régimen común) De conformidad con el Numeral 7° Parágrafo 1° del artículo 499 del Estatuto Tributario, “Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3300 UVT, el responsable del Régimen Simplificado deberá inscribirse previamente en el Régimen Común”. Por lo anterior los contratistas que para el presente año superen el monto establecido o quienes ya estuvieren inscritos en el Régimen Común, deberán presentar factura de venta, con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA), para cada pago. Notas: Las facturas o cuentas de cobro, según corresponda, no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. El IVA y retención en la fuente a los pagos o abonos en cuenta, se harán de acuerdo con las disposiciones legales que regulan la materia.

EPS´S CONVIDA, sólo adquiere obligaciones con el proponente favorecido en el presente proceso de

selección y bajo ningún motivo o circunstancia efectuará pagos a terceros.

En caso de que el proponente favorecido sea un consorcio o unión temporal, para efectos del pago, éste debe informar el número de cuenta a nombre del consorcio o unión temporal, así como elaborar la factura en formato aprobado por la DIAN.

7. CAUSALES QUE GENERAN EL RECHAZO DE LAS OFERTAS O LA DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO.

Cuando el proponente o los miembros del consorcio o unión temporal se encuentren incursos en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución y/o la Ley.

Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse.

Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente ya sea en forma individual o en calidad de integrante de un consorcio o unión temporal.

Cuando la carta de presentación de la oferta se omita, o se presente sin la firma de la persona natural, del representante legal de la sociedad, o de la unión temporal o consorcio.

Cuando no se aporte el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal o su firma, o cuando alguno de sus miembros, tratándose de personas jurídicas no se encuentre debidamente autorizado para presentar oferta y/o tenga limitaciones para contratar.

Cuando EPS´S CONVIDA detecte inconsistencias que no puedan ser resueltas por los proponentes mediante pruebas que aclaren la información presentada.

Cuando el proponente señale su desacuerdo o imposibilidad de cumplir las obligaciones y condiciones previstas en la invitación, o presente condicionamiento para la adjudicación.

Cuando la propuesta se presente extemporáneamente fuera del día, hora y lugar señalado en el cronograma del proceso.

Cuando el EPS´S CONVIDA compruebe la violación por parte del proponente o de sus empleados o subcontratistas, de los compromisos anticorrupción asumidos por el proponente, el cual se entiende suscrito con la presentación de la oferta.

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Cuando el proponente no subsane la ausencia de requisitos en los términos señalados por la Entidad y que sean objeto de subsanación.

Cuando el oferente no cumpla con los requisitos habilitantes.

Cuando en el certificado de existencia y representación o en los estatutos se verifique que el objeto del proponente (o de cualquiera de los integrantes cuando sea Consorcio o Unión Temporal) no le permite desarrollar la actividad, gestión u operación que se va a contratar.

Cuando el proponente se encuentre en mora en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensión y Riesgos Profesionales y los aportes parafiscales, cuando a ello hubiere lugar, en cumplimiento a lo estipulado en el Artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

Cuando de acuerdo con los documentos presentados, el representante legal del proponente o apoderado carezca de facultades suficientes para presentar la propuesta y el interesado no presente los documentos necesarios para acreditar que su representante o apoderado dispone de las facultades necesarias.

Cuando de conformidad con el certificado de existencia y representación legal expedida por la Cámara de comercio o por la autoridad competente, con los estatutos de la persona jurídica o con certificación juramentada proveniente del representante legal del proponente, se determine que su duración de la persona jurídica no es igual a la del plazo para la ejecución del contrato y un año más.

Cuando respecto de los consorcios y/o uniones temporales uno, alguno o todos sus integrantes de acuerdo con la inscripción que reposa en el certificado de existencia y representación legal, disponga que la representación legal deba ser ejercida de manera conjunta por el representante legal principal y su suplente (o sus equivalentes) y tal actuación no se acredite con la suscripción del documento de constitución y/o con los documentos que integran la propuesta.

Cuando la propuesta económica exceda el valor del presupuesto oficial.

7.1. DECLARATORIA DE DESIERTO: La Administración Local declarará desierto el proceso en los siguientes eventos:

Cuando llegado el día y hora indicados para la presentación de la oferta no se radique ninguna, o se presenten extemporáneas.

Cuando llegado el día y hora indicados se presenten propuestas que no cumplan con todos los requisitos exigidos en la presente invitación, o que los mismos no se hayan subsanado en la oportunidad o no exista otra propuesta habilitada.

7.2. REGLAS DE SUBSANABILIDAD:

Se tomarán como reglas de subsanabilidad las establecidas en el Artículo 5° de la Ley 1150 de 2007

8. CRONOGRAMA DEL PROCESO:

ACTIVIDAD FECHA / HORA LUGAR

Publicación de la Invitación Pública

30 de agosto de 2016 Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co

http://www.convida.com.co

Observaciones al documento de invitación

Hasta el 31 de agosto de 2016 Email:contratacion@convida.com.co en las instalaciones de la EPS´S CONVIDA

Carrera 58 # 9-97

Publicación de las consideraciones de la Entidad acerca de las observaciones allegadas

Hasta el 01 de septiembre de 2016 Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co www.convida.com.co

Plazo máximo para presentación de las propuestas (cierre del proceso)

Hasta el 02 de septiembre de 2016 a las 3:00 pm

En las instalaciones en las instalaciones de la EPS´S CONVIDA Carrera 58 # 9-97. Primer Piso Oficina Asesora Jurídica

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/Area de contratación

Verificación de requisitos habilitantes, evaluación de las propuestas técnicas, elaboración del informe de evaluación Publicación del informe de evaluación de propuestas

Hasta el 05 de septiembre de 2016 Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co www.convida.com.co

Plazo para observaciones al informe de evaluación

Hasta el 6 de septiembre de 2016 Email: convida@.comco, o en las instalaciones en las instalaciones de la EPS´S CONVIDA Carrera 58 # 9-97

Publicación de Respuestas a las observaciones al informe de evaluación

Hasta dos(2) día hábiles posteriores a la fecha de publicación del informe

de evaluación

Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co www.convida.com.co

Publicación de la aceptación de la oferta vb

Hasta dos (2) días hábiles posteriores a la fecha de publicación

del informe de evaluación

Página del Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co www.convida.com.co

Plazo para legalización de la aceptación de la oferta

Hasta dos (2) días hábiles posteriores a la fecha de publicación

del informe de evaluación

En las instalaciones, ubicado en la avenida EPS´S CONVIDA Carrera 58 # 9-97. Primer Piso Oficina Asesora Jurídica /Area de contratación

8.1. VALIDEZ MÍNIMA DE LAS OFERTAS

La propuesta deberá tener una vigencia mínima de treinta (30) días calendario contados desde la fecha de cierre. Los proponentes deberán extender el período de validez de la misma, en razón a prórroga en los plazos de aceptación de la oferta, según sea procedente; so pena de que se entienda desistimiento en el proceso.

8.2. REGLAS PARA EXPEDIR ADENDAS Y PARA EXTENDER ETAPAS: EPS´S CONVIDA, podrá modificar la presente invitación pública hasta un día anterior al plazo para el cierre del proceso, mediante adenda, y posteriormente para modificar el cronograma. Las adendas que deban realizarse como consecuencia de las respuestas efectuadas a las observaciones o que la entidad considere pertinentes se publicarán en el Portal Único de Contratación: www.colombiacompra.gov.co y en la página de la entidad hasta la fecha indicada en el cronograma del proceso.

9. LUGAR FÍSICO O ELECTRÓNICO EN QUE SE LLEVARÁ A CABO EL RECIBO DE LAS OFERTAS.

EPS´S CONVIDA, hará pública la presente convocatoria, al igual que las demás actividades previstas en el cronograma del proceso mediante la utilización de las páginas web del Sistema Electrónica de Contratación Pública SECOP: www.colombiacompra.gov.co y la página de la entidad http://www.convida.com.co link de contratación El recibo de las ofertas debidamente foliadas únicamente por su cara anterior, al igual que las observaciones que los interesados en participar en el proceso consideren pertinentes, se recibirán en las instalaciones EPS´S CONVIDA ubicado en la Carrera 58 # 9-97, - Oficina Asesora Jurídica Primer piso – en la ciudad de Bogotá,. Para verificar la hora señalada para la diligencia de cierre del presente proceso de selección, se tendrá en cuenta lo dispuesto en la Circular 013 de 2005, expedida por la Procuraduría General de la Nación, en lo relacionado con la hora legal colombiana, que indique la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual se consultará en el link dispuesto en la página de Internet www.convida.com.co. En caso que dicha página de Internet presente problemas se tomará como hora oficial la suministrada por la Empresa de Teléfonos de Bogotá D.C. (ETB) (número 117). Las ofertas que se presenten después de la fecha y hora señaladas o en otro lugar, no podrán ser consideradas. Igualmente, no se aceptarán propuestas enviadas por correo u otro medio electrónico, ni entregadas en otras oficinas de la EPS.

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10. REQUISITOS HABILITANTES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA:

La verificación de los requisitos habilitantes de conformidad con el manual de contratación que determina: “1. La Entidad Estatal debe señalar en la invitación a participar en procesos de mínima cuantía la información a la que se refieren los numerales 2, 3 Y 4 del artículo anterior, y la forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige esta última, y el cumplimiento de las condiciones técnicas exigidas. 2. La Entidad Estatal puede exigir una capacidad financiera mínima cuando no hace el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Si la Entidad Estatal exige capacidad financiera debe indicar cómo hará la verificación correspondiente. 3. La invitación se hará por un término no inferior a un (1) día hábil. Si los interesados formulan observaciones o comentarios a la invitación, éstos serán contestados por la Entidad Estatal antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas. 4. La Entidad Estatal debe revisar las ofertas económicas y verificar que la de menor precio cumple con las condiciones de la invitación. Si ésta no cumple con las condiciones de la invitación, la Entidad Estatal debe verificar el cumplimento de los requisitos de la invitación de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente”. Los requisitos incluidos a continuación son habilitantes, por lo tanto son de obligatorio cumplimiento. El resultado de la verificación de su cumplimiento, será la declaración de habilitado o no habilitado para participar, dependiendo del cumplimiento u omisión de ellos. No podrán subsanarse asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

10.1. REQUISITOS JURÍDICOS MÍNIMOS:

10.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: La carta de presentación de la propuesta deberá ser diligenciada por el proponente en forma completa y siguiendo el modelo que se presenta en este documento (Anexo Nº 1), se entenderá que el oferente (o miembros del consorcio o unión temporal) manifiestan bajo la gravedad de juramento que no se encuentran incursos en inhabilidad, conflicto de intereses o incompatibilidad alguna para proponer y/o para contratar, ya sea de orden constitucional o legal, en particular a las previstas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, artículo 60 de la Ley 610 de 2000, artículo 2 de la Ley 901 de 2004, artículo 1, 2, 4 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas concordantes. Igualmente deberán manifestar que conocen y aceptan todas las especificaciones y condiciones consignadas en el presente documento, el plazo de ejecución y las demás manifestaciones señaladas en el formato de carta de presentación de la propuesta. Si estas manifestaciones no se realizan en la carta de presentación, las mismas se entenderán efectuadas con la presentación de la propuesta respectiva. La carta de presentación de la propuesta debe estar debidamente firmada por el proponente cuando se trate de una persona natural o por el representante legal de la sociedad cuando se trate de una persona jurídica, consorcio o unión temporal, esta deberá estar suscrita en original y/o firma digital debidamente autorizada por el ente certificador, (certificación que deberá anexarse en caso de suscribir la carta de presentación en firma digital).

10.1.2. AUTORIZACIÓN PARA PRESENTAR PROPUESTA Si el representante legal del oferente o de algunos de los integrantes de un consorcio o unión temporal requiere autorización de sus órganos de dirección para presentar oferta, deberán anexar los documentos que acrediten dicha autorización, con fecha la cual será previa a la presentación de la oferta. En caso que el valor de la propuesta supere el monto de la autorización prevista en los estatutos para que el representante legal pueda presentar propuesta o contratar, anexará el respectivo documento donde previamente a la presentación de la propuesta se le faculte contratar, mínimo, por el valor propuesto.

10.1.3. PODER PARA PRESENTAR PROPUESTA

Cuando el oferente actúe a través de apoderado deberá acreditar mediante documento legalmente expedido, con anterioridad a la presentación de la oferta, que su apoderado está expresamente facultado para presentar la oferta.

10.1.4. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL O CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL, SEGÚN EL CASO.

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10.1.4.1. Si el oferente es persona jurídica deberá acreditar su existencia y representación legal a través

de la presentación del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, en donde conste que su duración no es inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más, y que su objeto social se encuentra directamente relacionado con el objeto de la presente contratación o actividades afines, de manera que le permita a la persona jurídica celebrar y ejecutar el contrato ofrecido, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Dicho documento deberá tener una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de presentación de la propuesta.

10.1.4.2. Si el OFERENTE es una persona natural deberá acreditar la existencia del establecimiento(s) de comercio o su Registro Mercantil de persona natural, para lo cual presentará el certificado expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio o entidad competente, el cual deberá tener una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de presentación de la oferta, en donde conste que su actividad mercantil está directamente relacionada con el objeto de la presente contratación o actividades afines, de manera que le permita celebrar y ejecutar el contrato ofrecido, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere.

10.1.4.3. Si el OFERENTE es un Consorcio o Unión Temporal, deberá acreditar la existencia,

representación legal, capacidad legal y jurídica de las personas naturales o jurídicas consorciadas o asociadas en unión temporal, y la capacidad de sus representantes para la constitución del consorcio o unión temporal, así como para la presentación de la propuesta.

Los requisitos relacionados con la existencia, representación legal y duración de los consorcios o uniones temporales, se acreditarán mediante la presentación del documento consorcial o de constitución de la unión temporal en el que se consignen los acuerdos y la información requerida.

Deberá acreditarse que el término mínimo de duración del consorcio o de la unión temporal no sea

inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.

Acreditar que el término mínimo de duración de cada una de las personas jurídicas integrantes del consorcio o unión temporal no sea inferior al plazo de ejecución del contrato a celebrar y un (1) año más.

10.1.5. CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL OFERENTE O REPRESENTANTE LEGAL O

APODERADO.

El proponente deberá aportar copia de su cédula de ciudadanía en caso de ser persona natural o del Representante Legal o apoderado en caso de ser persona jurídica o actuar a través de apoderado.

10.1.6. FOTOCOPIA DE LA LIBRETA MILITAR DEL REPRESENTANTE LEGAL.

El proponente deberá aportar copia de Libreta Militar del representante legal de la persona jurídica o de la persona natural, según corresponda, cuando se trate de hombres menores de 50 años.

10.1.7. CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD

SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES Y CUMPLIMIENTO AL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES.

Para cumplir lo previsto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el oferente probará el cumplimiento de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y las de carácter parafiscal (Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF), así: Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el revisor fiscal o representante legal, según corresponda, en la que se acredite el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social integral y aportes parafiscales, en un plazo no inferior a los seis (6) meses anteriores a la presentación de la oferta. Las personas naturales empleadoras lo harán mediante certificación expedida por un contador o por revisor fiscal según corresponda o en su defecto por el oferente.

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Cuando se trate de persona natural no empleadora deberá acreditar el pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, deberá aportar soportes de pago del último mes anterior a la fecha de entrega de la propuesta, en donde se evidencie el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje de sus empleados cuando a ello hubiere lugar.

10.1.8. CONSULTA DEL BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

Para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, las Resoluciones Orgánicas No. 5149 de 2000 y 5677 de 2005, y la Circular No. 005 del 25 de febrero de 2008 de la Contraloría General de la República, la Entidad efectuará directamente la consulta y verificación sobre la inclusión o no del proponente o de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, según el caso, en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

10.1.9. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS EXPEDIDO POR LA PERSONERÍA DE BOGOTÁ.

El proponente o miembros del consorcio o unión temporal, según el caso, deberán aportar el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Personería de Bogotá, a efectos de determinar la imposición de sanciones.

10.1.10. CONSULTA EN EL SISTEMA DE INFORMACION DE REGISTRO INHABILIDADES (SIRI) DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y EN EL REGISTRO DE ANTECEDENTES JUDICIALES DE LA POLICIA NACIONAL.

Dando cumplimiento a lo previsto en la ley 1238 de 2008 en concordancia con el Decreto 019 de 2012, la Entidad hará directamente la consulta y verificación sobre la inexistencia de inhabilidades e incompatibilidades por parte del proponente o de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, según el caso. En el Sistema de Información (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación. De igual forma verificará la inexistencia de antecedentes judiciales y penas accesorias que generen inhabilidades por parte de los proponentes mediante la consulta en el registro de antecedentes de la Policía Nacional.

10.2. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS

10.2.1. EXPERIENCIA ACREDITADA: Experiencia del proponente El proponente debe acreditar mediante certificaciones que posee experiencia mínima de 3 contratos cuyos objetos sean o estén relacionados con sean Arrendamiento y/o outsourcing de equipos multifuncionales para el fotocopiado, impresión y escaneado, ya sea en empresas públicas o privadas u otros clientes para lo cual debe anexar certificaciones de contratos ejecutados, y que la sumatorio de sus valores sea como mínimo el 50% del presupuesto asignado para el presente proceso Cada certificación deberá contener la siguiente información:

Nombre de la entidad o persona contratante que certifica, dirección y teléfono. Nombre del proponente o contratista a quien se le expide la certificación Objeto del contrato, el cual debe comprender actividades relacionadas con el objeto a contratar. Valor total del contrato. Para los contratos ejecutados en unión temporal se debe especificar el porcentaje de participación. Fecha de inicio del contrato o de suscripción del contrato. Plazo de ejecución y/o fecha de terminación Firma de la persona que expide la certificación.

Si el contrato se refiere a la prestación de suministros o servicios diferentes al objeto del presente proceso, se debe efectuar dentro de la certificación una discriminación por cada uno de los bienes suministrados o servicios prestados y su valor, puesto que para realizar la verificación de experiencia, sólo se toma el valor correspondiente a la actividad relacionada con el objeto del presente proceso de selección; y este será el que

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se tenga en cuenta para efectos de establecer el valor mínimo requerido en S.M.M.L.V. En caso de no realizarse la discriminación antes mencionada, esta certificación no será tenida en cuenta para establecer la experiencia mínima requerida. En el evento en que se presenten un número superior de certificaciones de contrato exigidas, la Entidad tendrá en cuenta las primeras 2 certificaciones que se encuentren foliadas en estricto orden en el capítulo respectivo de la oferta, y que cumplan con los requisitos señalados. Para el caso de consorcios o uniones temporales, la experiencia acreditada es la sumatoria ponderada de las certificaciones aportadas por todos los miembros del consocio o unión temporal. El Consorcio o Unión Temporal, deberá acreditar su experiencia con la presentación de por lo menos una (1) certificación de contrato por cada uno de sus integrantes. Si el Consorcio o Unión Temporal, no acredita la experiencia en la forma aquí indicada, se entenderá que la propuesta no cumple con la experiencia mínima solicitada. Cuando el proponente allegue, certificaciones de contratos en los que conste que participó como integrante de un consorcio o unión temporal, se tendrán en cuenta estas certificaciones en proporción al porcentaje de su participación en la unión temporal, o de acuerdo con el número de miembros que conforman el consorcio, según el caso, siempre que esta certificación cumpla con los requisitos y condiciones exigidas para cada una de las certificaciones en el presente proceso. Las certificaciones que no cumplan con la totalidad de los requisitos y condiciones exigidos para ellas, en el presente proceso, no se anexen o no contengan la totalidad de la información solicitada, no se tendrán en cuenta para efecto de verificar la experiencia mínima del proponente. Si en un mismo documento se presenta la acreditación de la experiencia en más de un contrato, se tomará cada contrato como una (1) certificación de experiencia. 10.2.2 PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

Para la ejecución del contrato, se requerirá del siguiente equipo mínimo de trabajo

Un Coordinador o enlace con la entidad Rol Coordinador.

Profesión u Oficio Bachiller y/o técnico

Experiencia Específica Mínimo 2 años de experiencia específica en labores similares al objeto a contratar

Cantidad 1

N OTA La hoja de vida debe allegarse previa la firma del acta de inicio

Rol Operario (Mantenimiento Preventivo Correctivo)

Profesión U Oficio Bachiller o tecnólogo Debe certificar mínimo experiencia mínimo de un 1 año en manejo de equipos a contratar

Experiencia Específica Mínimo 6 meses en manejo de equipos de fotocopiado, escáner

Cantidad 4

Nota

La hoja de vida debe allegarse previa la firma del acta de inicio.

NOTAS COMUNES AL EQUIPO DE TRABAJO: Si el proponente adjudicatario es el que certifica a los miembros del equipo de trabajo, deberá adjuntar copia de los documentos de los pagos de las obligaciones parafiscales, afiliaciones y pagos a los sistemas de salud, y/o pensión, y/o ARL u otros. Deberá presentar el comprobante del último pago realizado a dichos sistemas (si ha tenido vinculación de tipo laboral), de lo contrario adjuntar copia del contrato de prestación de servicios del período certificado. Si es otra persona (diferente al proponente) la que certifica la experiencia, se acepta la sola certificación o documento soporte. Con la simple presentación de la propuesta, se entiende que el proponente cuenta con el personal idóneo y capacitado para desarrollar el objeto del contrato y en tal sentido, se obliga a suministrarlo. El proponente al que se le adjudique el contrato deberá adjuntar las hojas de vida del personal destinado para la ejecución del contrato con sus respectivos soportes, dentro de los cinco (5) días calendario siguientes al perfeccionamiento del contrato. Poner a disposición de la entidad un funcionario que sirva de enlace entre el contratista y la EPS¨S Convida y atienda las solicitudes del supervisor, suministrando teléfonos y correos electrónicos de contacto.

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Las certificaciones aportadas para acreditar la experiencia del personal mínimo, deberán contener la siguiente información: a) Nombre de la empresa. b) Entidad contratante, teléfono y dirección. c) Fecha de vinculación y de retiro (tiempo). d) Descripción de las funciones y/o actividades desempeñadas. e) Fecha de expedición de la certificación y firma de quien la expide. Las certificaciones aportadas pueden ser expedidas por entidades públicas o privadas, y podrán en todos los casos ser verificadas por la EPS´S CONVIDA. El equipo de trabajo aceptado por la EPS´S CONVIDA -, deberá mantenerse en la ejecución del contrato. En caso de que por fuerza mayor se haga indispensable su cambio, se requiere de solicitud por escrito y se anexarán las hojas de vida con sus correspondientes soportes a consideración del supervisor del contrato para su respectiva aprobación por parte la EPS´S CONVIDA El reemplazo debe asegurar igual o superior nivel de estudio y de experiencia al solicitado en la Invitación de condiciones. El CONTRATISTA no podrá reclamar el reembolso de ningún gasto adicional resultante de la remoción y/o sustitución de algún integrante del equipo de trabajo, o inherente a ésta Es obligación del PROPONENTE proveer y mantener durante la ejecución del contrato y hasta la terminación del mismo a satisfacción del CONTRATANTE todo el personal idóneo que se requiera para la ejecución del contrato. Cuando el personal vinculado por el PROPONENTE para la realización de los servicios resultare insuficiente o sin la experiencia necesaria, el PROPONENTE procederá a contratar el personal que haga falta, sin ningún costo para el CONTRATANTE. Antes de la iniciación de la ejecución de los servicios, EL PROPONENTE designará a la persona que asumirá su vocería ante el CONTRATANTE durante el desarrollo del contrato y para los efectos del mismo. Todas las instrucciones y notificaciones que el CONTRATANTE le imparta al vocero o contacto del PROPONENTE, se entenderán como hechas a éste 10.2.3 CERTIFICACIONES O ACREDITACIONES

- El proponente deberá anexa a su propuesta los documentos que acrediten la propiedad de las maquinas o equipos a arrendar como facturas, y/o contrato de compra y manifiesto de aduana

- Deber anexar a su propuesta el catálogo de los equipos a arrendar

- Deberá anexar a su propuesta carta de compromiso en el cual conste que realizará el

mantenimiento preventivo y correctivo de las maquinas,

- El proponente deberá concertar con el supervisor del contrato el cronograma de los mantenimientos preventivos,

10.3. DOCUMENTOS FINANCIEROS: 10.3.1. PROPUESTA ECONÓMICA:

El proponente debe presentar debidamente diligenciado el Anexo Nº 2, indicando el valor total de la oferta discriminando el valor del IVA y especificando cuales bienes y servicios están exentos o excluidos de IVA según el caso. Dentro del valor de la oferta deben incluirse todos los gastos necesarios para la ejecución del contrato, todos los gastos e impuestos a que haya lugar, servicios agregados del oferente y demás gastos que deba incurrir para el desempeño del objeto del contrato. Cuando el proponente omita diferenciar el IVA de un bien o servicio que esté gravado, se entiende que está incluido dentro del valor presentado. La EPS´S CONVIDA podrá solicitar una mayor discriminación de precios si lo estima necesario. Nota: El proponente para la presentación de la oferta económica en el anexo No.2 La oferta no podrá estar condicionada, ni ser adicionada, modificada o completada después de haber sido presentada, salvo en el caso de existir errores aritméticos siempre y cuando el valor total de la oferta no sea modificada respecto de la inicialmente presentada.

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10.3.2. FOTOCOPIA DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO DEL OFERENTE SEA PERSONA

NATURAL O JURÍDICA.

Se debe aportar vigente, con la propuesta y con una fecha de impresión no superior a treinta (30) días calendario.

NOTA: Conforme lo previsto el manual de Contratación, no se requiere para este caso, la exigencia de la capacidad financiera teniendo en cuenta el tipo de contrato que se pretende suscribir.

11. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y PONDERACIÓN En el presente proceso de selección objetiva se escogerá el ofrecimiento más favorable para la Entidad y los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y en general, cualquier clase de motivación subjetiva. La EPS´S CONVIDA verificará los requisitos habilitantes establecidos en la presente invitación de manera exclusiva al proponente que haya ofertado el precio más bajo para lo cual se tendrá en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, parágrafo 1°. En caso de que este no cumpla con los requisitos habilitantes, se procederá a la verificación del proponente ubicado en el segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.

12. ÚNICO OFERENTE

Si sólo se presenta una oferta, se le adjudicará el contrato siempre y cuando la misma cumpla con los requisitos habilitantes y la propuesta económica se ajuste al presupuesto oficial determinado por la Administración Local.

13. EMPATE DE PROPUESTAS En caso de presentarse empate entre dos (2) o más propuestas, la Administración procederá de conformidad “En caso de empate, la Entidad Estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo”.

14. DE LAS GARANTÍAS

Conforme al manual de Contratación, la Entidad considera procedente y necesario, en atención a la naturaleza del contrato objeto de la presente invitación, se hace necesaria la constitución de garantías que amparen los siguientes riesgos:

Beneficiario: Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA NIT No. 899.999.107-9

Afianzado: El oferente. Si quien presenta la oferta es un consorcio o unión temporal, deben aparecer los nombres de todos sus integrantes. Los nombres deben figurar completos, tal como aparece en el documento que acredita la existencia y representación legal o registro mercantil de la Cámara de Comercio.

Vigencia Dependiendo el amparo solicitado.

Objeto: Describir la totalidad del objeto de esta convocatoria

Cuantía: Dependiendo del amparo solicitado, sin embargo del valor total del presupuesto oficial asignado para el presente proceso de selección.

Garantía Porcentaje

(%) Plazo

Cumplimiento diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial

por el plazo del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la suscripción del contrato

Calidad del servicio Veinte por ciento por el plazo del contrato y seis

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Garantía Porcentaje

(%) Plazo

(20%) del valor total del contrato

(6) meses más contados a partir de la suscripción del contrato

Calidad y Buen funcionamiento de los bienes

Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato

por el plazo del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la suscripción del contrato

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.

Cinco por ciento (5%) del valor total del contrato

por el plazo del contrato y tres (3) años más contados a partir de la suscripción del contrato

Responsabilidad extracontractual

Por doscientos (200) SMLMV vigente por el termino de ejecución del contrato

15. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN:

El contrato se perfecciona con la aceptación de la oferta por parte de la contratante. Para su legalización se requiere la expedición del registro presupuestal. Para su ejecución se requiere la aprobación de la garantía constituida y de la suscripción del Acta de inicio respectiva.

16. INDEMNIDAD: El Contratista mantendrá indemne a la EPS´S CONVIDA contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o bienes, ocasionados por el contratista, sus subcontratistas o dependientes, durante la ejecución del objeto y obligaciones del contrato.

17. SUPERVISIÓN La supervisión general de la contratación corresponde a la EPS¨S Convida a través de la Subgerencia Administrativa y Financiera.

Elaboró Nombre - Dependencia Firma

Aldemar Mahecha Triana

Profesional Universitario

Subgerencia Administrativa y

Financiera

Luz Stella Jiménez Ballén

Subgerencia Administrativa y

Financiera

Subgerencia Administrativa y

Financiera

Aprobó

Se solicita adelantar la Invitación Publica a la Oficina Asesora Jurídica

JUAN CARLOS MORA PEÑUELA

Gerente

Recibido área Jurídica

Abogado de reparto:

ANEXO Nº 1

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CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Bogotá D.C., ___ de _________ de ___. Señores Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA. Bogotá REFERENCIA: EPS´S CONVIDA -IMC-005-2016. Yo, _____________________, identificado con cédula de ciudadanía Nº _________ de _______, actuando: en nombre propio (persona natural) o en representación de _____ (persona jurídica - razón social), me dirijo a ustedes con el fin de presentar oferta formal para el objeto señalado de la referencia, de acuerdo con las especificaciones técnicas, señaladas en la invitación pública y manifiesto expresamente:

1. Que la propuesta que presento es irrevocable e incondicional, y obliga insubordinadamente al proponente que represento.

2. Que ni el representante legal o apoderado del proponente, ni el proponente mismo, ni sus integrantes nos encontramos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibiciones determinadas por la Constitución Política y la ley aplicable.

3. Que conocemos la información general, los estudios previos, la invitación pública y aceptamos su contenido y requisitos en ellos establecidos.

4. Que conocemos técnicamente las características, funcionalidades y especificaciones de los bienes y/o servicios que nos obligamos a entregar, y asumimos la responsabilidad que se deriva de la obligación de haber realizado todas las evaluaciones e indagaciones necesarias para presentar la presente.

5. Que hemos realizado un examen completo, dedicado y minucioso, y que hemos investigado plenamente, las condiciones del contrato que nos comprometemos a ejecutar, así como los riesgos que del mismo se derivan, y declaramos que se encuentra bajo nuestra responsabilidad y conocemos detalladamente todos los factores determinantes de los costos de presentación de la propuesta y de ejecución del contrato a suscribir, los cuales se encuentran incluidos en los términos de nuestra propuesta.

6. Aceptamos plena, incondicional e irrestrictamente los términos del contrato que se nos ofrece, conforme condiciones y sus Adendas si hubieren y nos comprometemos a suscribirlo sin modificaciones sustanciales o formales de ninguna naturaleza, por la sola adjudicación del contrato, salvo aquellas modificaciones que determine incluir la Entidad, por considerarlas necesarias para incorporar las variaciones que se deriven de las adendas que se expidan dentro de la Invitación Pública de Mínima Cuantía No. EPS´S CONVIDA -IMC-005-2016, las que de antemano aceptamos.

7. Declaramos bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado con la suscripción de la presente carta de presentación de la propuesta, que hemos declarado únicamente la verdad en la información y propuesta suministradas, y que en consecuencia no existe ninguna falsedad en la misma, siendo conscientes de las consecuencias penales que pueden derivarse de cualquier falsedad que se evidencie en la información aportada con la propuesta, o en las declaraciones contenidas en la presente carta de presentación de la propuesta.

8. Así mismo, declaramos que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la Constitución y en la Ley y no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. (NOTA : Se recuerda al proponente que si está incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad y/o bajo una prohibición especial para contratar, no puede participar en el proceso de selección de contratistas y debe abstenerse de formular propuesta).

9. Que no hemos sido sancionados por ninguna Entidad Oficial por incumplimiento de contratos estatales, mediante providencia ejecutoriada dentro de los últimos tres (3) años anteriores a la fecha de presentación de esta propuesta. (NOTA: Si el proponente es un Consorcio o una Unión Temporal, deberá tener en cuenta a cada uno de sus miembros individualmente considerados. Si durante dicho

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período el Proponente ha sido objeto de sanciones contractuales (multas y/o cláusula penal) por parte de cualquier entidad estatal, en lugar de hacer este juramento debe indicar las sanciones y la entidad que las impuso).

10. Que ninguna otra persona con vínculos de parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad con el firmante ha presentado propuesta para éste proceso.

11. Que me obligo a suministrar a solicitud de la EPS¨S CONVIDA, cualquier información necesaria para la correcta evaluación de esta propuesta, dentro de los términos que al efecto determine esa entidad.

12. Que la oferta que presento tiene una vigencia de treinta (30) días calendario contados desde la fecha de cierre y que extenderé el período de validez de la misma, en razón a prórroga en los plazos de aceptación de la oferta, según sea procedente; so pena de ser entendido como desistimiento en el proceso.

13. Que informaré oportunamente a la entidad contratante, sobre cualquier cambio de residencia, domicilio que ocurra durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación.

14. Declaro que la oferta por mi presentada, forma parte integral contrato así como la Invitación pública, el documento de estudios previos y las adendas que surjan con ocasión al proceso de selección, por lo que son de obligatorio cumplimiento.

Suministro la siguiente información para efectos de notificar o comunicar todos los actos que EPS¨S CONVIDA, deba o considere necesario efectuar durante el curso del proceso precontractual: REGIMEN CONTRIBUTIVO: Común __ Simplificado __ NÚMERO DE FOLIOS QUE CONTIENE LA OFERTA: ___________ FOLIOS Para todos los efectos, recibiré notificaciones según se relaciona a continuación: Dirección Teléfono Fax Correo Electrónico Atentamente,

_____________________________________________ FIRMA DEL PROPONENTE O SU REPRESENTANTE

Nombre: _________________________ C.C. No. _________________________ Dirección ________________________ Dirección electrónica _______________ Teléfono _________________________ Ciudad __________________________ NOTA 1: Ninguna estipulación de esta carta de presentación, reemplaza la información o documentación exigida en el pliego de condiciones. NOTA 2: El proponente persona natural o el representante legal de la persona jurídica deberán firmar la carta. Cuando la oferta sea presentada por un consorcio o unión temporal, la carta de presentación debe estar suscrita por el representante legal designado por el Consorcio o la Unión Temporal.

ANEXO 2

OFERTA ECONÓMICA

DEBE SER DILGENCIADO TAL COMO SE ENCUENTRA PUBLICADO, SIN ALTERACION ALGUNA AL

FORMATO

VER ANEXO CUADRO EXCEL PUBLICADO EN EL SECOP

ANEXO 3 SITIOS DE INSTALACION

OFICINA CANTIDAD

Girardot 1

Soacha 1

Fusagasugá 1

Facatativá 1

Zipaquirá

Bodega puente Aranda 1

Bodega Montevideo 1

Sede administrativa en las áreas de Servicios administrativos 1

Cartera 1

Presupuesto 1

Recobros 1

Autorizaciones 2

Referencia y contrareferencia 1

CTC 1

Tesorería 2

Subgerencia Técnica 1

Contabilidad 1

Comercial 1

Gerencia 1

Jurídica 2

Cuentas medicas 3

Correspondencia 2

Contratación 1

Digitación 1

TOTAL 29

ANEXO Nº 3 CONTRATO No. ______________ De 2016

Bogotá, D.C., ______________ Señor Representante Legal

NIT No. __________ Ciudad,

ASUNTO: COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE OFERTA PROCESO DE MÍNIMA CUANTÍA EPS¨S CONVIDA -IMC-005-2016

Empresa Promotora de Salud del Régimen Subsidiado /EPS´S CONVIDA, le comunica que ha sido aceptada su oferta presentada, el día de de 2016, a la convocatoria pública de mínima cuantía de la referencia, al cumplir con los requerimientos establecidos en la invitación citada. En consecuencia, las condiciones del contrato a celebrarse se describen a continuación:

Objeto:

“CONTRATAR EL ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS MULTIFUNCIONALES PARA EL FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN Y ESCANEADO DE DOCUMENTOS EN LAS DISTINTAS DEPENDENCIAS DE LA EPS´S CONVIDA Y EN LOS MUNICIPIOS CABECERAS DONDE CONTAMOS CON PUNTOS DE ATENCIÓN AL USUARIO”

Valor:

Para todos los efectos legales y fiscales, el valor del presente contrato es por la suma de CIENTO DIECINUEVE MILLONES CUATROCIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL PESOS (119.464.000,00) M/CTE. Incluido IVA y demás impuestos. En todo caso los valores serán pagaderos en pesos colombianos exclusivamente y de conformidad con los valores aprobados en la propuesta económica presentada por el contratista.

Plazo de ejecución:

De Cuatro (4) meses o hasta agotar recursos, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento y el cumplimiento de los requisitos de ejecución, el cual será efectivo a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de pólizas

Forma de pago:

La EPS’S CONVIDA, pagará el objeto de la presente contratación por mensualidades vencidas por servicio efectivamente prestado y sucesivas dentro de los Quince (15) días siguientes a la radicación de la factura correspondiente, acompañada de una relación donde se identifique las diferentes entregas que se realizaron en el mes correspondiente y la certificación expedida por el Supervisor del Contrato

Obligaciones del contratista:

En cumplimiento del objeto descrito anteriormente, se considera necesario el desarrollo de las siguientes

actividades A. OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA: 1.Entregar y ubicar los equipos de fotocopiado, impresión, escaneado en buen estado para el uso y goce convenido, así como en condiciones óptimas de higiene y seguridad de los equipos en los lugares señalados en el presente estudio de conveniencia y oportunidad. 2. Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos que sean necesarios y que no sean ocasionadas por culpa del

arrendatario. 3.Garantizar el uso o goce de los equipos por todo el tiempo de ejecución del

contrato. 4 Prestar el servicio con eficiencia calidad y cumplimiento. 5. Atender las solicitudes relacionadas con problemas de funcionamiento de los equipos. 6. Conservar tiempos de respuesta (atención en sitio) menores a 1 hora luego de realizado el requerimiento por parte del interventor del contrato. 7. Suministrar los repuestos necesarios a los equipos para lograr un buen uso de los

mismos y establecer las configuraciones necesarias para mantener los equipos en red. 8. Proveer y mantener un stock suficiente de todos los insumos necesarios para el correcto funcionamiento de sitios donde se instalan los equipos para su correcto funcionamiento. 9. Disponer de los equipos de fotocopiado mínimos solicitados y entregar los mismos o mejores instalados y funcionando, para la prestación de los servicios contratados. 10. Instalar los equipos de fotocopiado impresión y escáner requeridos por la LA EPS´S CONVIDA cuando las necesidades LA EPS´S CONVIDA- así lo exijan conforme a lo señalado en la invitación publica. 11. Realizar a su costa, el mantenimiento correctivo y preventivo requerido para la totalidad de los equipos dispuestos para la ejecución del contrato; de tal manera que estos se mantengan en óptimas condiciones para la prestación de los servicios contratados. En caso de daños causados a los equipos con los cuales se presta el servicio por: daños eléctricos dentro de las instalaciones donde se prestará el servicio e incorrecta manipulación en los equipos instalados en la oficinas de atención al susuario de convida, las reparaciones deberán correr por cuenta del CONTRATISTA. El mantenimiento de las fotocopiadoras será realizado en zonas alejadas

de los puestos de trabajo de los servidores públicos y con circulación de aire, con la finalidad de no afectar la salud de estos y el personal encargado del mantenimiento. 12. Capacitar a los servidores públicos LA EPS´S CONVIDA- que le indique el supervisor del contrato, para operar adecuadamente los equipos, incluyendo las medidas preventivas de seguridad. 13. Llevar el control estadístico a través del software dispuesto en la propuesta, del consumo de copias y de los servicios relacionados del cliente interno por área y presentar un informe mensual al supervisor del contrato. 14. Consolidar y presentar la información para el pago y facturar mensualmente entregando el reporte en medio impreso y magnético detallado al supervisor Subgerencia Administrativa y Financiera, señalando cantidades, precios unitarios, valor total mensual y valor total acumulado. 15. Garantizar la continuidad en la prestación de los servicios contratados, para lo cual deberá contar con un plan de contingencia. 16. Suministrar los servicios que no se encuentren incluidos en la invitación pública del contrato y que sean requeridos por la entidad. El valor a cancelar por los servicios no previstos, se obtendrá con el siguiente procedimiento: a) La EPS´S CONVIDA solicitará mínimo tres cotizaciones y calculará el promedio aritmético entre las cotizaciones allegadas; b) Se solicitará el precio del servicio no previsto al contratista; c) La EPS´S CONVIDA tomará como valor a cancelar el menor valor resultante entre el promedio de las cotizaciones y el valor propuesto por el contratista. 17. Contratar el personal con las características mínimas requeridas y ponerlo a disposición en los lugares requeridos por la EPS´S CONVIDA de la siguiente manera: para la sede principal y las oficinas de atención al usuario de los municipios, las bodegas: 1 coordinador (a), 4 operarios (as); Dos (2) de ellos se dedicará exclusivamente a atender a los usuarios atender los oficinas de atención al usuario de los municipios ; los (2) restantes se ubicaran en el punto de la sede principal de Convida, 18. Garantizar que el personal asignado a la ejecución del contrato, se encuentre debidamente uniformado y que cumpla con el horario de prestación del servicio, durante la ejecución del mismo. 19. Solicitar la aprobación de cualquier cambio del personal asignado para la ejecución del contrato, para lo cual deberá allegar previamente al supervisor del contrato las hojas de vida con sus correspondientes soportes, quedando entendido que el nuevo personal debe cumplir con el perfil mínimo solicitado en la invitación pública. 20. Pagar oportunamente, por su cuenta, las compensaciones y aportes a los sistemas de seguridad social integral en salud, pensión, ARP, Parafiscales: (SENA, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR, ICBF) y demás conceptos, al personal destinado para la prestación del servicio. 21. Mantener en forma confidencial toda la información a la cual tuviere acceso el CONTRATISTA. 22. Tener el cuidado necesario cuando se requiera que el contratista realice actividades de fotocopiado o escáner directamente. 23 Responder oportunamente por los daños que se causen a los bienes o instalaciones de LA EPS´S CONVIDA- ya sea por responsabilidad del CONTRATISTA o de sus trabajadores 24. Suministrar al Supervisor del contrato toda la información necesaria para el ejercicio oportuno de su gestión. 25. Responder por la calidad y volumen de los servicios contratados. En caso que estos sean de mala calidad en su elaboración y/o presentación, los trabajos serán repetidos por el contratista sin costo alguno para la entidad. 26. Mantener los precios ofertados para el cliente interno y externo, incluso en cambio de vigencia. 27. Realizar un informe mensual del cumplimiento de las obligaciones contractuales y de la ejecución presupuestal del contrato, para lo cual deberá aportar las respectivas evidencias de cada una, según corresponda. 28. Las demás necesarias para el cumplimiento del objeto del contrato

Imputación Presupuestal:

Los desembolsos que LA EPS´S CONVIDA efectué para el presente Contrato se subordinan a las partidas presupuestales y a las cuantías y montos aprobados certificado de disponibilidad presupuestal No. 201603387 del 09 de agosto de 2016,

Supervisión: La supervisión general de la contratación corresponde a la EPS´S Convida a través de la Subgerencia Administrativa y Financiera

Garantía Única:

Cumplimiento Diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial

Calidad del servicio Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato

Calidad y Buen Funcionamiento de los bienes

Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.

Cinco por ciento (5%) del valor total del contrato

Responsabilidad extracontractual Por doscientos (200) SMLMV

Documentos del contrato

Forman parte integral del contrato, los documentos que se relacionan a continuación: 1) Todos los documentos que se alleguen o expidan con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del presente contrato. 2) Propuesta presentada por el CONTRATISTA. 3) La Invitación Pública y los y Anexos del presente proceso, estudios previos.

Domicilio contractual:

Para todos los efectos legales del presente contrato, será la ciudad de Bogotá D.C. Para constancia se firma en Bogotá D.C. el día

Original Firmado JUAN CARLOS MORA PEÑUELA

Gerente

ACEPTACIÓN