Informe N 001-2014-UNMSM/CEUPS-LAPJ

A: Lic. JOS VILLA CRDOVA Coordinador tcnico Archivos RegionalesDe: LEONEL PEDRAZA JAICO Organizador documental en la Direccin General de Polticas de Inversiones Asunto: Diagnstico situacional del Archivo Central del Ministerio de Economa y FinanzasFecha: Lima, 16 de mayo de 2014 Es grato dirigirme a usted para saludarlo y remitirle un informe respecto al diagnstico situacional del Archivo Central del Ministerio de Economa y Finanzas, sealo lo siguiente:

I. ANTECEDENTES

1. Artculo N 3. Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e incremento del Patrimonio Documental de la Nacin.2. Artculo N 25 del Decreto Supremo N 070-2013-PCM. 3. Resolucin Jefatural N 346-2008-AGN/J se aprueba la Directiva N 003-2008-AGN/DNDAAI Normas para la Formulacin y Aprobacin del Plan Anual de Trabajo del rgano de Administracin de Archivos de las Entidades de la Administracin Pblica.4. Resolucin Jefatural N 076-2008-AGN/J, Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin.5. Resolucin Jefatural N 375-2008-AGN/J que prueba la Directiva N 005-2008-AGN/DNDAAI Normas para la foliacin de documentos Archivsticos en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos

II. DIAGNSTICO

1. En el Artculo 3 del Decreto Ley N 19414 Ley de Defensa, conservacin e incremento del patrimonio documental de la nacin, con respecto a la intangibilidad del patrimonio documental, el Archivo Central del Ministerio de Economa y finanzas cuenta con una poltica que el patrimonio documental no puede ser transferido sin ningn permiso del Archivo General de la Nacin. 2. En el Artculo 25 del Decreto Supremo N 070-2013-PCM, con respecto a la digitalizacin de documentos e informacin, El Archivo del Ministerio de Economa y Finanzas cuenta con los siguientes equipos:Trece (13) equipos de cmputosDoce (12) escritorios de diferentes modelos (en L y rectangular)Extractor de aire (stano)Equipo contra incendio (9 extinguidores)Treinta y ocho (38) sillas de diferentes modelos 3. Resolucin Ministerial N 223-2011-EF-43 aprueba el Plan de Trabajo del rgano de Administracin de Archivos del Ministerio de Economa y Finanzas 2014, que el Plan Anual de Trabajo sea difundida a todo el personal del ministerio mediante correo electrnico y este Plan Anual de Trabajo ser remitido al Archivo General de la Nacin. 4. El Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin, en el Archivo Central del Ministerio de Economa y Finanzas se cumple en todas sus modalidades y las sanciones se aplican a criterio de la institucin. 5. Con respecto a las normas de foliacin de documentos, el Archivo del Ministerio de Economa y Finanzas cumple en algunas reas con las normas que da el Archivo General de la Nacin, otras reas no lo toman en cuenta.

III. ANLISIS 1. El archivo Central del Ministerio de Economa y finanzas est ubicada en Jr. Lampa 580 Lima. Tiene un rea total de 1,510 m2. Dicha rea est repartida en stano, primer nivel y segundo nivel. Este Archivo Central tiene una gran capacidad para la defensa, conservacin e incremento del Patrimonio documental y basndose en la intangibilidad del Patrimonio documental, en este archivo se puede ver que hay un cuidado con respecto a la intangibilidad el patrimonio documental. 2. En el proceso de la digitalizacin de documentos y la informacin, el Archivo Central del Ministerio de Economa y finanzas si bien tiene los implementos mencionados para la realizacin de las funciones de los trabajadores, sin embargo, con respecto a los extinguidores, estos no estn ubicados en su posicin, adems, son muy pocas las personas capacitadas para su uso. 3. El plan Anual de Trabajo del rgano de Administracin de Archivos del Ministerio de Economa y Finanzas est actualizado, ya que cada ao presenta su plan anual de trabajo, adems de su informe de evaluacin. El plan anual es proporcionado a todos los trabajadores del archivo central. 4. Las sanciones en el Archivo Central del Ministerio de Economa y Finanzas son muy estrictas, puesto que ante cualquier falta cometida por el personal de trabajo se le aplica la sancin correspondiente, ya que hay un compromiso con la institucin. 5. En la norma de foliacin de documentos, no todas las reas tienen el mismo criterio al folear los documentos, puesto que no todos siguen la Directiva N 005-2008-AGN/DNDAAI Normas para la foliacin de documentos Archivsticos en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos. Un ejemplo, es el rea de secretaria general donde folean en las dos caras de las hojas, por otro lado el rea de Recursos Humanos folean en una sola cara como dice la directiva.