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Marzo de 2017
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INFORME FASE II
IMPLEMENTACIÓN
MECI 2014
Concejo de Manizales 2017
Marzo de 2017
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
2
MECI 2014
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
OBJETIVO .............................................................................................................................................. 4
ALCANCE .............................................................................................................................................. 4
DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA ............................................................................................... 4
RESULTADO DE LA APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO MECI 2014. .................................................................................................... 5
FASE DIAGNÓSTICO – MÓDULO PLANEACIÓN Y GESTIÓN ............................................................ 9
MÓDULO AUTOEVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO .............................................................................. 18
FASE DIAGNÓSTICO - EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN .................... 24
IDENTIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS MÍNIMOS ........................................................................... 28
IDENTIFICACIÓN DE VICTORIAS TEMPRANAS ................................................................................. 29
RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO ..................................................................................................... 30
VICTORIAS TEMPRANAS ..................................................................................................................... 30
IDENTIFICACIÓN DE LOS PUNTOS CRÍTICOS ................................................................................... 38
RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO – PUNTOS CRÍTICOS .................................................................. 39
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................................................ 51
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
3
INTRODUCCIÓN
El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI proporciona
la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos
de evaluación del proceso, promueve una estructura uniforme, que debe ser
adaptada a las necesidades específicas de la Corporación, a sus objetivos,
estructura, tamaño, procesos y servicios. El desarrollo de las actividades de
implementación, actualización y fortalecimiento del modelo estándar de control
interno MECI 1000:2014 implica la participación de todos los servidores del Concejo
de Manizales, como responsables del control en la ejecución de sus actividades,
buscando garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos
institucionales, armonizando su trabajo con la coordinación de acciones, la
oportunidad en la información suministrada y comunicada, anticipando y
corrigiendo de manera oportuna las desviaciones de los resultados esperados
El Equipo MECI como grupo líder de la Actualización del MECI-2014 y en
cumplimiento a las disposiciones del Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014 “Por el
cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014” con el fin
de dar a conocer a todos sus servidores el grado de desarrollo de la Corporación
frente a cada componente del Modelo y, a la vez, contar con una línea base para
formular planes de acción que permita al Concejo cumplir con las normas que
regulan la Materia. El producto de esta tarea se encuentra en este documento que
presenta un auto-diagnóstico institucional de cada uno de los módulos,
componentes y elementos constitutivos del MECI.
De acuerdo al desarrollo de las actividades correspondientes al diagnóstico para la
actualización y fortalecimiento del MECI 2014; se presenta el informe correspondiente al
diagnóstico del estado actual del modelo en la Corporación.
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
4
OBJETIVO
Determinar el estado de desarrollo de cada uno de los elementos del modelo
estándar de control interno MECI 2014 en el Concejo de Manizales, frente a los
requerimientos del MECI 2014, a fin de establecer los ajustes necesarios que permitan
la actualización y fortalecimiento del Sistema de Control Interno.
ALCANCE
Este diagnóstico aplica a todas las áreas del Concejo de Manizales, así como a sus
funcionarios y servidores públicos relacionados con las actividades inherentes al
Concejo
DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA
En cumplimiento a las directrices impartidas por el Departamento Administrativo de la
Función Pública (DAFP), según el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno
para el Estado Colombiano MECI 2014, se aplicó en el Concejo de Manizales Anexo 4:
Formato fase diagnostico diseñado por el DAFP, para la realización del diagnóstico del
modelo estándar de control interno conforme a la nueva estructura MECI 2014. El formato
consta de 13 elementos de control entre los cuales se incluyen los requisitos mínimos para la
implementación de la nueva estructura, así:
1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
2. Desarrollo del talento humano
3. Planes, programas y proyectos
4. Modelo de operación por procesos
5. Estructura organizacional
6. Indicadores de gestión
7. Políticas de operación
8. Política de Administración de riesgos
9. Análisis y Valoración del Riesgo
10. Autoevaluación de Control y Gestión
11. Auditoría Interna
12. Plan de Mejoramiento
13. Información y comunicación
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
5
El formato fue aplicado por a los líderes de los procesos de la Corporación,
apoyados por el Representante de la Presidencia quien participó activamente en
la recolección de las evidencias que soportan la calificación asignada a los
elementos de control. En el informe se muestran los resultados de la aplicación del
formato según los elementos de control y sus componentes, indicando la
calificación obtenida en el estado de implementación en cada uno de los
elementos de control.
En el Concejo de Manizales se inició el proceso de actualización del sistema de
control interno de acuerdo al MECI 2014, dando cumplimiento a los lineamientos
establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en los
cuales se establecen las directrices generales para la actualización del MECI 2014.
RESULTADO DE LA APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO PARA LA
ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MECI 2014.
El resultado general de la aplicación del diagnóstico establece el estado actual del
Sistema de Control Interno con respecto de los principales cambios surgidos en la
actualización del modelo, permitiendo establecer lo que se ha adelantado en la
implementación. Se calificó y se ponderó el estado actual de implementación en la
escala establecida por el DAFP, lo que permitió apreciar el estado de desarrollo de
la Corporación, a través de la siguiente escala y arrojando los siguientes resultados
por todos y cada uno de los componentes, módulos y elementos del nuevo MECI-
2014, veamos:
TABLA DE VALORACIÓN
¡Implementación total - Viva la Mejora Continua! 100
¡Implementación satisfactoria - Aun tenemos que mejorar!
80 -99
¡Implementación parcial - Trabajemos la mejora! 50-80
¡Implementación deficiente - Debemos mejorar 20-50
¡No se han implementado - A trabajar, lo lograremos! 0 - 10
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6
No Existe 0
En proceso 1
Documentado 2
Evaluado y Revisado 3
ITEM EVALUADO
CALIFICACIÓN ESTADO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONCEJO DE MANIZALES 43% Implementación deficiente -
Debemos mejorar
1 MÓDULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 17% Implementación deficiente - Debemos mejorar
1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO 22% Implementación deficiente - Debemos mejorar
1.1.1 ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS 22% Implementación deficiente - Debemos mejorar
1.1.2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 21% Implementación deficiente - Debemos mejorar
1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 24 % Implementación deficiente - Debemos mejorar
1.2.1 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS 56% ¡Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
1.2.2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESO 0 % ¡No se han implementado, a trabajar, lo lograremos!
1.2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 67% ¡Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
1.2.4 INDICADORES DE GESTIÓN 0% ¡No se han implementado - A trabajar, lo lograremos!
1.2.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 0% ¡No se han implementado - A trabajar, lo lograremos!
1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 6% ¡No se han implementado - A trabajar, lo lograremos!
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
7
ITEM EVALUADO
CALIFICACIÓN ESTADO
1.3.1
POLÍTICAS ADMINISTRACIÓN DE RIESGO 17% Implementación deficiente - Debemos mejorar
1.3.2
IDENTIFICACIÓN DE RIESGO 0% ¡No se han implementado - A trabajar, lo lograremos!
1.3.3
ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE RIESGO 0% ¡No se han implementado - A trabajar, lo lograremos!
2 MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 61% ¡Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
2.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN
INSTITUCIONAL 50% ¡Implementación parcial -
Trabajemos la mejora!
2.1.1 AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROLY DE GESTIÓN 50% ¡Implementación parcial - Trabajemos la mejora!
2.2. COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA 92% ¡Implementación
satisfactoria - Aun tenemos que mejorar!
2.1.1 AUDITORÍA INTERNA 92% ¡Implementación
satisfactoria - Aun tenemos que mejorar!
2.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 40% ¡Implementación deficiente - Debemos mejorar
2.3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO 40% Implementación deficiente - Debemos mejorar
3 EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN 51% ¡Implementación parcial -
Trabajemos la mejora!
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
8
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61%
50% 50%
92% 92%
40% 40%
51%
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
MODULO DE PLANEACION Y GESTION MODULO DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
INFORMACION Y COMUNICACION
FASE DIAGNÓSTICO – MÓDULO PLANEACIÓN Y GESTIÓN
COMPONENTE TALENTO HUMANO
PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR EVIDENCIA OBSERVACION MEDIO DE ALMACENAMIENTO
1
Documento con los principios y
valores de la Corporación
Documentado 2
La Corporación cuenta con un código de ética y buen gobierno, se
deben construir los valores, principios, misión y visión en
conjunto con los funcionarios de la corporación
El código de ética debe ser actualizado, pues cuenta con una
visión definida para el 2016
http://concejodemanizales.gov.co/quienes-somos/
2
Acto administrativo que adopta el
documento con los principios y
valores de la Corporación
No existe 0 los principios y valores no cuentan
con acto administrativo
Se requiere de acto administrativo que adopte los principios y valores
de la institución NO APLICA
3
Estrategias de socialización
permanente de los principios y
valores de la Corporación
No existe 0 no existe evidencia Se cuenta con las evidencias en
archivo de la respectiva socialización
NO APLICA
1.1.1 CALIFICACIÓN ELEMENTO:
ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS
22%
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
10
1
Manual de funciones y
competencias laborales
Evaluado-Revisado
3 MANUAL DE FUNCIONES Y
COMPETENCIAS LABORALES
Se cuenta con manual de funciones y competencias
laborales adoptado por acuerdo
Archivo Gestión Legal y Recursos Humamos
2 Plan Institucional de Formación y
Capacitación No existe 0
No se cuenta con plan de capacitación
No se cuenta con plan institucional de capacitación
NA
3
Implementación del Plan
institucional de formación y capacitación
No existe 0 No se cuenta con plan de
capacitación No se cuenta con plan
institucional de capacitación NA
4 Programa de
Inducción Documentado 2
POLITICAS DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
Se encuentra documentado Archivo Gestión legal y recursos
humanos
5 Implementación del programa de
inducción No existe 0
No cuenta con socialización ni evidencias de implementación del
programa de inducción
Se encuentra el instructivo de inducción
NA
6
Programa de reinducción
(Cambios organizacionales,
técnicos o normativos)
Documentado 2 POLITICAS DE DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO Se encuentra el instructivo de
reinducción Archivo Gestión legal y recursos
humanos
7 Implementación del programa de
reinducción No existe 0 NO EXISTE
No existen políticas de reinducción, no se ha realizado reinducción ni se ha socializado
NA
8 Programa de
Bienestar No existe 0
No existe programa de bienestar del empleado para la vigencia
No se ha realizado a la fecha programa de bienestar para el
personal de la Corporación NA
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
11
9 Implementación del programa de
bienestar No existe 0
No existe programa de bienestar del empleado para la vigencia
No se ha realizado a la fecha programa de bienestar para el
personal de la Corporación NA
10 Plan de
Incentivos No existe 0 No existe plan de incentivos para los
funcionarios de la corporación
No se ha implementado el Plan de incentivos
NA
11
Sistema de evaluación del
desempeño aplicable a la corporación
No existe 0 No se ha realizado evaluación de
desempeño a los funcionarios de la corporación
NA NA
1.1.2 CALIFICACIÓN ELEMENTO:
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
21%
1.1. CALIFICACIÓN
TALENTO HUMANO 22%
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
12
FASE DIAGNÓSTICO
MÓDULO PLANEACIÓN Y GESTIÓN
COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
1 Modelo de Planeación
Estructurado y Definido En proceso 1
PLAN DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Existe un plan de direccionamiento estratégico para la vigencia pero se debe tener uno para el periodo de la corporación que contenga
las políticas, y objetivos institucionales
Archivo de Gestión área de planeación
2 Misión y visión institucionales
adoptados y divulgados Documentado 2
www.concejodemanizales.gov.co
La misión y visión debe incorporarse al plan de
direccionamiento estratégico y ser adoptados mediante acto
administrativo
http://concejodemanizales.gov.co/quienes-somos/
3 Objetivos
institucionales adoptados y divulgados
En proceso 1 www.concejodemanizales.gov.
co
Deben incorporarse al plan de direccionamiento estratégico
2017-2019 No existe
4 Manual de Plan
Estratégico adoptado, socializado y divulgado
No existe 0 No existe No existe NA
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
13
5
Planes de acción de la corporación que
definen las metas a cumplir con respecto a
las actividades de la corporación
Evaluado-Revisado
3 plan de acción 2017 EVIDENCIAS\Resolucion-adopcion-plan-de-accion-
2017.tif
http://concejodemanizales.gov.co/wp-content/uploads/2017/02/PLAN-DE-
ACCION-INSTITUCIONAL-2017.pdf
6 Planes Anuales
Mensualizados de Caja (PAC)
Evaluado-Revisado
3 PAC 2017 EVIDENCIAS\PLAN-ANUAL-MENSUALIZADO-DE-CAJA-
PAC.pdf
http://concejodemanizales.gov.co/wp-content/uploads/2017/03/PLAN-
ANUAL-MENSUALIZADO-DE-CAJA-PAC.pdf
1.2.1 CALIFICACIÓN ELEMENTO: PLANES y
PROGRAMAS 56%
1 Caracterización de
procesos de la Corporación No existe 0 No existe NA NA
2 Divulgación de los procesos No existe 0 No existe NA NA
3 Mapa de procesos de la
corporación No existe 0 No existe NA NA
4 Indicadores por proceso No existe 0 No existe NA NA
5
Procedimientos diseñados de acuerdo a las
actividades que desarrollan los procesos
No existe 0 No existe NA NA
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
14
6
Actas u otro documento que soporte de la divulgación de los
procedimientos a todos los funcionarios
No existe 0 No existe NA NA
7
Proceso de seguimiento que incluya la evaluación
de la satisfacción del ciudadano y partes
interesadas.
No existe 0 No existe NA NA
1.2.2 CALIFICACIÓN ELEMENTO: MODELO
OPERACIÓN POR PROCESO 0 %
1
Estructura organizacional de la Corporación que facilite la gestión por
procesos
Documentado
2 ORGANIGRAMA
ACUERDO QUE APRUEBA LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL DE LA CORPORACIÓN
ARCHIVO DE GESTIÓN AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
1.2.3 CALIFICACIÓN ELEMENTO:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 67%
1 Indicadores de Eficiencia y
Efectividad No existe 0 No existe NA NA
2 Cuadros de control para el
seguimiento de los indicadores por procesos
No existe 0 No existe NA NA
1.2.4 CALIFICACIÓN ELEMENTO: INDICADORES DE GESTIÓN
0%
1 Establecimiento de las políticas de operación
No existe 0 No existe NA NA
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
15
2 Divulgación de las políticas
de operación No existe 0 No existe NA NA
3 Manual de operaciones (o
su equivalente) adoptado y divulgado
No existe 0 No existe NA NA
1.2.5 CALIFICACIÓN ELEMENTO: POLÍTICAS
DE OPERACIÓN 0%
1,2 CALIFICACIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
24 %
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
16
FASE DIAGNÓSTICO
MÓDULO PLANEACIÓN Y GESTIÓN
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
1 Definición por parte de la alta Dirección de
políticas para el manejo de los riesgos No existe 0 NO EXISTE NA NA
2 Divulgación de políticas para el manejo de los
riesgos No existe 0 NO EXISTE NA NA
3 Mapa de riesgo institucional Documentado 2 MAPA DE RIESGOS
INSTITUCIONAL 2017 Se debe adoptar por acto
administrativo Archivo de gestión Sistema de
control interno
4 Divulgación del mapa de riesgo institucional No existe 0 NO EXISTE N/A N/A
1.3.1 CALIFICACIÓN ELEMENTO: POLÍTICAS
ADMINISTRACIÓN DE RIESGO 17%
1 Identificación de los factores internos y
externos de riesgo (Contexto estratégico) No existe 0 NO EXISTE NA NA
2 Riesgos identificados por procesos que puedan
afectar el cumplimiento de objetivos de la Corporación
No existe 0 NO EXISTE NA NA
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
17
1.3.2 CALIFICACIÓN ELEMENTO: IDENTIFICACIÓN DE
RIESGO 0%
1 Análisis del Riesgo No existe 0 NO EXISTE NA NA
2 Identificación de controles No existe 0 NO EXISTE NA NA
3 Evaluación de controles del Riesgo (Análisis del
riesgo) No existe 0 NO EXISTE NA NA
4 Valoración de riesgo No existe 0 NO EXISTE NA NA
5 Mapa de riesgo por proceso No existe 0 NO EXISTE NA NA
1.3.3 CALIFICACIÓN ELEMENTO: ANÁLISIS Y
VALORACIÓN DE RIESGO 0%
1,2 CALIFICACIÓN ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 6%
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
18
FASE DIAGNÓSTICO
MÓDULO AUTOEVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN
PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
1
Documentos soportes sobre la sensibilización
sobre la cultura de autoevaluación en los
procesos
No existe 0 NO EXISTE NA NA
2 Herramientas de autoevaluación
definidas No existe 0 NO EXISTE NA NA
3
Aplicación de las herramientas de autoevaluación definidas por la
Corporación
Documentado 2 FOLLETOS, CORREOS ELECTRÓNCIOS
SE TRABAJA LA AUTOEVALUACIÓN
CON LAS DIFERENTES ÁREAS
Archivo Control Interno
4 Resultados de la
AUTOEVALUACIÓN es realizadas
Documentado 2 INFORME DE AUTOEVALUACIÓN
SE TRABAJA LA AUTOEVALUACIÓN
CON LAS DIFERENTES ÁREAS
Archivo Control Interno
5 Indicadores de procesos con
mediciones y análisis No existe 0 NO EXISTE NA NA
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
19
6 Indicadores de planes
estratégicos con mediciones y análisis
Evaluado-Revisado
3 DOCUMENTADO Se utilizan para medir el
avance de los planes estratégicos
Archivo Control interno
7 Informes de gestión por
áreas evaluados y revisados
Documentado 2 DOCUMENTADO Se realizan los informes EVIDENCIAS\Consolidado-Plan-de-Acción-2016.docx
8 Informe Ejecutivo Anual
de Control Interno Evaluado-Revisado
3 DOCUMENTADO Se hizo reporte a la
función pública Archivo Control interno
2.1.1 CALIFICACIÓN ELEMENTO:
AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL Y GESTIÓN
50%
2,1 CALIFICACIÓN AUTOEVALUACIÓN
INSTITUCIONAL 50%
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
20
FASE DIAGNÓSTICO
COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA
AUDITORÍA INTERNA
PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
1
Procedimiento de auditoría Interna
(establecido y documentado)
Evaluado-Revisado
3 PROCEDIMIENTO
AUDITORÍA INTERNA Procedimiento documentado y aprobado donde se registran los parámetros para la AUDITORÍA interna
Archivo Control Interno
2
Programa de auditoría interna (control interno)
establecido
Documentado 2 PROGRAMACION DE
AUDITORÍAS
Se tiene el formato para el programa de auditorías documentado Se debe aprobar por acto
administrativo Archivo Control Interno
3 Planes de auditoría
formulados
Evaluado-Revisado
3 PLAN DE AUDITORÍA
DOCUMENTADO DOCUMENTADO Archivo Control Interno
4 Ejecución del programa de
auditoría Documentado 2
INFORMES DE AUDITORÍA REALIZADOS
Y EVIDENCIADOS DOCUMENTADO Archivo Control Interno
5
Informes de AUDITORÍA
elaborados y divulgados
Evaluado-Revisado
3 ESTAN DOCUMENTADOS DOCUMENTADO Archivo Control Interno
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
21
6
Informe ejecutivo anual del Sistema
de Control Interno
Evaluado-Revisado
3 INFORME DAFP 2017 ENCUESTA FUNCIÓN PÚBLICA Archivo Control Interno
7
Informes sobre el estado de control interno (Informe Pormenorizado)
Evaluado-Revisado
3 DOCUMENTADOS Y
SUBIDOS A LA PÁGINA WEB
http://concejodemanizales.gov.co/transparencia-y-acceso-a-la-INFORMACIÓN-publica/
EVIDENCIAS\Pormenorisado-1.doc
8
Informes de control interno
divulgados con la Presidencia
Evaluado-Revisado
3 DOCUMENTADO Documentado Archivo Control Interno
2.2.1 CALIFICACIÓN ELEMENTO:
AUDITORÍA INTERNA 92%
2,2 CALIFICACIÓN AUDITORÍA
INTERNA 92%
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
22
FASE DIAGNÓSTICO
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
PLAN DE MEJORAMIENTO
PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
1
Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de
mejoramiento
No existe 0 No existe NA NA
2
Seguimiento al cumplimiento de las
acciones definidas en el plan de mejoramiento
Evaluado-Revisado 3 documentado
Se realiza seguimiento a los planes de mejoramiento y se elaboran los respectivos
informes
archivo control interno
3
Se definen planes de mejoramiento cuando es necesario con los entes de control externo y se hace seguimiento a los
mismos
Evaluado-Revisado 3 documentado
Se realizan planes de mejoramiento de acuerdo a las auditorías de los entes
de control
archivo control interno
4
Se definen planes de mejoramiento
individuales cuando es necesario
No existe 0 No existe NA NA
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
23
5 Socialización del
resultado del plan de mejoramiento
No existe 0 No existe NA NA
2.3.1 CALIFICACIÓN ELEMENTO: PLANES DE MEJORAMIENTO 40%
2,3 CALIFICACIÓN PLANES DE MEJORAMIENTO 40%
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
24
FASE DIAGNÓSTICO - EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
1
Mecanismos para recepción, registro y
atención de sugerencias,
recomendaciones, peticiones, quejas o
reclamos
Documentado 2
PROCEDIMIENTO
La Corporación tiene definido los mecanismos para la atención de
PQRS. 1. Buzón de Sugerencias
2. Página WEB http://concejodemanizales.gov.co/p
qrs/ 3. Presencial (Escrita o Verbal)
4.Via correo electrónico
http://concejodemanizales.gov.co/pqrs/
ATENCION A LA CIUDADANIA PQRS
2
Mecanismos de consulta para la
obtención requerida para la gestión dela
Corporación
Evaluado-Revisado
3 http://concejodemanizale
s.gov.co/suscribete-al-boletin/
La Corporación tiene toda la información de interés relacionada
con su funcionamiento y gestión
http://concejodemanizales.gov.co/suscribete-al-boletin/
3
Publicación dela información
relacionada con la planeación institucional
(página Web)
Evaluado-Revisado
3
http://concejodemanizales.gov.co/gruposproyectos/
proyectos-y-acuerdos-2016-2019/
Se publica toda la información con todo lo relacionado, con el marco estratégico, los planes, presupuestos, mecanismos de
participación, atención a la comunidad y noticias
relacionadas con la gestión de la Corporación
http://concejodemanizales.gov.co/gruposproyectos/proyectos-y-
acuerdos-2016-2019/
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
25
4 Formato PQRS en la
página web Evaluado-Revisado
3 http://concejodemanizales.gov.co/pqrs/
Se realiza seguimiento y se responde en los términos de ley
http://concejodemanizales.gov.co/pqrs/
5
Publicación del resultado de la
rendición de cuentas realizada (Página Web)
No existe 0 NO EXISTE ÍCONO DE
RENDICIÓN DE CUENTAS EN LA PÁGINA WEB
NA NA
6
Actas u otros documentos que
soporten la realización de los procesos de
rendición de cuentas
Documentado 2 INFORMES A LA
CIUDADANIA
Se realiza el procedimiento de rendición de cuentas de acuerdo a
lo normado Archivo Gestión Administrativa
7
Actas u otros tipos de documentos que
evidencien la realización de otro tipo
de contacto con la ciudadanía
Evaluado-Revisado
3 http://concejodemanizale
s.gov.co/escribenos/
A través de estos dos medios web, radio, televisión, prensa, redes sociales la corporación entra en
contacto con la comunidad
www.concejodemanizales.gov.co
3-1 CALIFICACIÓN
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EXTERNA
76%
1
Mecanismos para recepción, registro y
atención de sugerencias o
solicitudes de los funcionarios
En proceso 1 No existe NA NA
2 Tablas de retención
documental definidas Evaluado-Revisado
3 TABLAS DE RETENCION
Se deben actualizar de acuerdo a los procesos identificados y a la nueva estructura organizacional
aprobada por la corporación
http://concejodemanizales.gov.co/transparencia-y-acceso-a-la-
INFORMACIÓN-publica/
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
26
3
Normatividad interna u otros documentos necesarios para la
gestión de los procesos identificados
No existe 0 NO EXISTE NA NA
4
Política de comunicaciones
establecida y adoptada formalmente
No existe 0 NO EXISTE NA NA
5 Matriz de
responsabilidades No existe 0 NO EXISTE NA NA
3-2 CALIFICACIÓN INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN INTERNA 27%
1 Manejo organizado y sistematizado de la
correspondencia En proceso 1
BASE DE DATOS DE CORRESPONDENCIA
RECIBIDA
Base de datos donde se reporta la gestión de la
correspondencia en Excel, se necesita crear herramientas
que controlen tiempos de respuesta a la correspondencia
recibida
Archivo General
BASE DE DATOS DE CORRESPONDENCIA
ENVIADA
2
Mecanismos de consulta con distintos
grupos de interés (Necesidades y
prioridades)
Documentado 2 ACTUALMENTE SE
RECEPCIONAN CORREO ELECTRONICO
Se recepcionan en la página web
http://concejodemanizales.gov.co/suscribete-al-boletin/
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
27
3
Manejo organizado y sistematizado de los
recursos (físicos, humanos, financieros y
tecnológicos)
Documentado 2
ES ORGANIZADO EL MANEJO DE LOS
RECURSOS TANTO FÍSICOS, COMO FINANCIEROS Y TECNOLÓGICOS
DOCUMENTADO Archivo General
4 Puntos de atención al
usuario Documentado 2 ATENCION AL USUARIO
La Corporación cuenta con punto de atención al usuario, atención
en línea a través de la página web y otras oficinas de atención y
apoyo al usuario
ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL
5
Página Web actualizada y con información
pertinente de acuerdo a lo establecido en Gobierno en línea
En proceso 1
PAGINA WEB INSTITUCIONAL, SE ESTÁ
TERMINANDO LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
MISMA
La página web es funcional, se deben realizar ajustes de acuerdo
a lo normado por gobierno en línea
www.concejodemanizales.gov.co
6
Otros medios de comunicación virtual
(chat, foros, redes sociales)
En proceso 1
Se debe trabajar los chat y los foros, la corporación
cuenta con un buen manejo de redes sociales
https://twitter.com/concemanizales?lang=es
https://es-la.facebook.com/ConcejodeManizale
s/
3-3 CALIFICACIÓN SISTEMA DE
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 50%
3 CALIFICACIÓN INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN 51%
IDENTIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS MÍNIMOS
Los productos que se relacionan a continuación son los mínimos necesarios
para que el Sistema de control interno del Concejo de Manizales se encuentre
en un nivel satisfactorio y a su vez se relaciona el nivel de avance de los
elementos respecto a los productos mínimos
NIVEL DE AVANCE DE LOS ELEMENTOS CON RESPECTO A SUS PRODUCTOS MINIMOS
CUADRO RESUMEN
MÓDULOS COMPONENTES ELEMENTOS PRODUCTOS
MINIMOS VICTORIAS
TEMPRANAS PUNTOS CRITICOS
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
TALENTO HUMANO Acuerdos, compromisos y
Protocolos éticos 3 1 2
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
TALENTO HUMANO Desarrollo del talento
humano 11 3 8
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Planes y Programas 6 3 3
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Modelo de Operación por Procesos
7 0 7
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Estructura Organizacional 1 1 0
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Indicadores de Gestión 2 0 2
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Políticas de Operación 3 0 3
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Políticas de Administración del Riesgo
4 1 3
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Identificación de Riesgo 2 0 2
PLANEACIÓN Y GESTIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Análisis y Valoración del Riesgo
5 0 5
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN 8 5 3
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA Interna 8 8 0
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PLANES DE MEJORAMIENTO
Planes de Mejoramiento 5 2 3
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
NA COMUNICACIÓN
EXTERNA 7 5 2
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
29
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
NA COMUNICACIÓN INTERA 5 1 4
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
NA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
6 3 3
TOTAL 83 33 50
Se concluye que la Corporación debe tener mínimo 83 productos, de los
cuales 33 son Victorias y 50 son productos a construir.
IDENTIFICACIÓN DE VICTORIAS TEMPRANAS
Una vez realizado el análisis al Modelo Estándar de Control Interno del Concejo
de Manizales, se logra identificar que existen unos elementos de control los
cuales presentan fortalezas al estar documentados y revisados recientemente,
los cuales los podemos evidenciar así:
RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO
VICTORIAS TEMPRANAS
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
31
#
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
1 PLANEACIÓN Y
GESTIÓN TALENTO HUMANO
Acuerdos, Compromisos y
protocolos éticos
Documento con los principios y valores de la
Corporación.
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
www.concejodemanizales.gov.co
Se debe actualizar la Visión de la Corporación
pues en el Código de Ética está definida hasta
el 2016-
www.concejodemanizales.gvo.co
2 PLANEACIÓN Y
GESTIÓN TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Manual de Funciones y Competencias laborales
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
ACUERDO APROBADO POR LA
CORPORACIÓN
Se debe actualizar la información que se
encuentra en la página WEB
ARCHIVO DE GESTIÓN LEGAL Y TALENTO
HUMANO
3 PLANEACIÓN Y
GESTIÓN TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Programa de Inducción Rediseñar 1 envío a
Planificador Actualización
MANUAL DE INDUCCIÓN
Se deben diseñar y aplicar las fichas de
inducción al personal
ARCHIVO DE GESTIÓN LEGAL Y TALENTO
HUMANO
4 PLANEACIÓN Y
GESTIÓN TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Programa de Reinducción
Rediseñar 1 Envío a
Planificador Actualización
MANUAL DE REINDUCCCIÓN
Se deben diseñar y aplicar las fichas de
reinducción al personal
ARCHIVO DE GESTIÓN LEGAL Y TALENTO
HUMANO
#
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
32
5 PLANEACIÓN Y
GESTIÓN DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO Planes, Programas
y Proyectos
Misión y visión institucionales
adoptados y divulgado
Rediseñar 1 envío a
Planificador Actualización
www.concejodemanizales.gov.co
La misión y visión debe incorporarse al
plan de direccionamiento estratégico y ser
adoptados mediante acto administrativo
ARCHIVO DE GESTIÓN OFICINA DE RECURSOS
HUMANOS
6 PLANEACIÓN Y
GESTIÓN DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO Planes, Programas
y Proyectos
Planes de acción de la corporación que
definen las metas a cumplir con respecto a las actividades de la
corporación
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
EVIDENCIAS\Resolucion-adopcion-plan-de-accion-2017.tif
SE ENCUENTRA DOCUMENTADO
http://concejodemanizales.gov.co/wp-
content/uploads/2017/02/PLAN-DE-ACCION-
INSTITUCIONAL-2017.pdf
7 PLANEACIÓN Y
GESTIÓN DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO Planes, Programas
y Proyectos
Planes Anuales Mensualizados de
Caja (PAC)
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE
CAJA 2017
EVIDENCIAS\PLAN-ANUAL-
MENSUALIZADO-DE-CAJA-PAC.pdf
http://concejodemanizales.gov.co/wp-
content/uploads/2017/03/PLAN-ANUAL-
MENSUALIZADO-DE-CAJA-PAC.pdf
8 PLANEACIÓN Y
GESTIÓN DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO Estructura
Organizacional
Estructura organizacional de la
Corporación que facilite la gestión por
procesos
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
REESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA
2016
Se realizó reestructuración
administrativa de la corporación y fue
aprobada por acuerdo
ARCHIVO DE GESTIÓN OFICINA DE PLANEACIÓN
#
MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
33
9 PLANEACIÓN Y
GESTIÓN ADMINISTRACION
DEL RIESGO
Políticas Administración del
Riesgo
Mapa de Riesgos Institucional
Rediseñar 1 envío a
Planificador Actualización
DOCUMENTADO
Se Debe adoptar por acto administrativo y publicar en la página
web
ARCHIVO DE GESTIÓN CONTROL INTERNO
10 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación
Aplicación de las herramientas de autoevaluación definidas por la
Corporación
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
METODOLOGÍA DE AUTOEVALUACIÓN
APLICADA POR CONTROL INTERNO
Se deben documentar y definir las guías
ARCHIVO DE GESTIÓN CONTROL INTERNO
11 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación
Resultados de las autoevaluaciones
realizadas
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
ACCIONES DE MEJORA DEFINIDAS DE
ACUERDO A LAS AUTOEVALUACIÓNES
REALIZADAS
Se trabajó con líderes de procesos
ARCHIVO DE GESTIÓN CONTROL INTENRO
12 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación
Indicadores de planes estratégicos con
mediciones y análisis
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
RESULTADOS EVALUACIÓN AVANCE PLAN ESTRATÉGICO
Definidos para evaluar el avance de los
planes estratégicos
ARCHIVO DE GESTIÓN CONTROL INTERNO
13 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación
Informes de gestión por áreas evaluados y
revisados
Rediseñar 1 envío a
Planificador Actualización
DOCUMENTADO Y EN ARCHIVO
CONTROL INTERNO
SE DEBE REALIZAR ANÁLISIS E INFORME
POR ÁREA Y POR PROCESO
EVIDENCIAS\Consolidado-Plan-de-Acción-
2016.docx
#
MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
34
14 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación
Informe ejecutivo anual de control
interno
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
CERTIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA
Se debe publicar en la página web
ARCHIVO DE GESTIÓN CONTROL INTERNO
15 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA
Interna
Procedimiento de auditoría Interna
(establecido y documentado)
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
PROCEDIMIENTO AUDITORÍA
INTERNA
Procedimiento documentado y
aprobado donde se registran los
parámetros para la auditoría interna
Archivo Control Interno
16 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA
Interna
Programa de auditoría interna (control
interno) establecido
Rediseñar 1 envío a
Planificador Actualización
PROGRAMACION DE AUDITORÍAS
Se tiene el formato para el programa de
auditoría documentado. Se
debe aprobar por acto administrativo
Archivo Control Interno
17 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA
Interna
Planes de auditoría formulados
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
PLAN DE AUDITORÍA DOCUMENTADO
Se formula el plan de
auditorías, debe ser
adoptada por acto
administrativo y
aprobada por el
comité de control
interno
Archivo Control Interno
18 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA
INTERNA Ejecución del
programa de auditoría Rediseñar 1
envío a Planificador
Actualización
INFORMES DE AUDITORÍA
REALIZADOS Y EVIDENCIADOS
Se realiza de acuerdo al plan de
auditorías establecido para la
vigencia
Archivo Control Interno
#
MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
35
19 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA
INTERNA
Informes de auditoría elaborados y divulgados
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
ESTAN DOCUMENTADOS
Resultados se socializan con las áreas auditadas
Archivo Control Interno
20 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA
INTERNA
Informe ejecutivo anual del Sistema de
Control Interno
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
INFORME DAFP 2017
ENCUESTA FUNCIÓN PÚBLICA
Archivo Control Interno
21 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA
INTERNA
Informes sobre el estado de control interno (Informe Pormenorizado)
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
DOCUMENTADOS Y SUBIDOS A LA PÁGINA WEB
http://concejodemanizales.gov.co/transparencia-y-acceso-a-la-informacion-
publica/
EVIDENCIAS\Pormenorisado-1.doc
22 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA
INTERNA
Informes de control interno divulgados con la Presidencia
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo DOCUMENTADO Documentado Archivo Control Interno
23 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
PLANES DE MEJORAMIENTO
Planes de Mejoramiento
Seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas en
el plan de mejoramiento
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo DOCUMENTADO
Se realiza seguimiento a los
planes de mejoramiento y se
elaboran los respectivos
informes
ARCHIVO GESTIÓN CONTROL INTERNO
24 EVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
PLANES DE MEJORAMIENTO
Planes de Mejoramiento
Se cuenta con planes de mejoramiento con los entes de control
externo
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo DOCUMENTADO
Se realizan planes de mejoramiento de
acuerdo a las auditorías de los entes de control
ARCHIVO GESTIÓN CONTROL INTERNO
#
MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
36
25
Eje Transversal
Información y Comunicación
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Externo
Mecanismos de consulta para la
obtención requerida para la gestión de la
Corporación
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
http://concejodemanizales.gov.co/suscri
bete-al-boletin/
La Corporación tiene toda la información de interés relacionada con
su funcionamiento y gestión
ARCHIVO GESTIÓN CONTROL INTERNO
26
Eje Transversal
Información y Comunicación
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Externo
Publicación dela información
relacionada con la planeación
institucional (página Web)
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
http://concejodemanizales.gov.co/gruposproyectos/proyec
tos-y-acuerdos-2016-2019/
Se publica toda la información con todo lo
relacionado, con el marco estratégico, los planes, presupuestos,
mecanismos de participación, atención a la comunidad y noticias
relacionadas con la gestión de la Corporación
ARCHIVO GESTIÓN CONTROL INTERNO
27
Eje Transversal
Información y Comunicación
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Externo
Formato PQRS en la página web
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
http://concejodemanizales.gov.co/pqrs/
Se realiza seguimiento y se responde en los
tiempos y términos de ley
ARCHIVO DE GESTIÓN DE CONTROL INTERNO
28
Eje Transversal
Información y Comunicación
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Externo
Actas u otros documentos que
soporten la realización de los procesos de
rendición de cuentas
Rediseñar 1 envío a
Planificador Actualización
INFORMES A LA CIUDADANIA
Se realiza el procedimiento de
rendición de cuentas de acuerdo a lo
normado
ARCHIVO DE GESTIÓN DE CONTROL INTERNO
29
Eje Transversal
Información y Comunicación
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Externo
Actas u otros tipos de documentos que
evidencien la realización de otro
tipo de contacto con la ciudadanía
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
http://concejodemanizales.gov.co/escri
benos/
A través de estos dos medios web, radio,
televisión, prensa, redes sociales la corporación
entra en contacto con la comunidad
ARCHIVO DE GESTIÓN DE CONTROL INTERNO
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
37
30
Eje Transversal
Información y Comunicación
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Interno
Tablas de Retención Definidas
Evaluado-Aprobado 2 Esta Listo
TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTADAS
Se deben actualizar de acuerdo a los procesos
identificados y a la nueva estructura
organizacional aprobada por la corporación
http://concejodemanizales.gov.co/transparen
cia-y-acceso-a-la-informacion-publica/
31
Eje Transversal
Información y Comunicación
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Mecanismos de consulta con distintos
grupos de interés (Necesidades y
prioridades)
Rediseñar 1 envío a
Planificador Actualización
http://concejodemanizales.gov.co/participa-en-las-sesiones/
Se recepcionan en la página web
http://concejodemanizales.gov.co/suscribete-
al-boletin/
32
Eje Transversal
Información y Comunicación
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Manejo organizado y sistematizado de
los recursos (físicos, humanos,
financieros y tecnológicos)
Rediseñar 1 envío a
Planificador Actualización
ES ORGANIZADO EL MANEJO DE LOS
RECURSOS TANTO FÍSICOS, COMO FINANCIEROS Y TECNOLÓGICOS
DOCUMENTADO Archivo General
33
Eje Transversal
Información y Comunicación
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Puntos de atención al usuario
Rediseñar 1 envío a
Planificador Actualización
ATENCION AL USUARIO POR DIFERENTES
MEDIOS: RECEPCIÓN, CORREO ELECTRONICO,
TELÉFONO
La Corporación cuenta con punto de atención al usuario, atención en
línea a través de la página web y otras
oficinas de atención y apoyo al usuario
ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL
IDENTIFICACIÓN DE LOS PUNTOS CRÍTICOS
Una vez realizado el análisis al Modelo Estándar de Control Interno del Concejo
de Manizales, se puedo evidenciar que existen un alto porcentaje de elementos
que se deben fortalecer y otros que deben construirse para cumplir con los
requisitos exigidos para la actualización del MECI, para la cual la Corporación ya
está trabajando y se están implementando las actividades que deben
establecerse en la Fase 3 de Planeación de la Actualización.
RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO – PUNTOS CRÍTICOS
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
40
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
1 PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Acuerdos, compromisos y
protocolos éticos
Acto administrativo que adopta el
documento con los principios y
valores de la entidad.
No existe
0 Priorizar Actividad
Se cuenta con Código de ética que
adopta los principios y
valores
Se debe Actualizar la visión, socializar y
adoptar por acto administrativo
archivo de gestión legal y talento
humano
2 PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Acuerdos, compromisos y
protocolos éticos
Socialización de los principios y
valores de la entidad
No existe
0 Priorizar Actividad
No Existe
Realizar actividades con los funcionarios
como mesas de trabajo,
capacitación que permitan construir
la visión de la corporación
N/A
3 PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Plan institucional de formación y
capacitación
No existe
0 Priorizar Actividad
No Existe
Construir el plan de capacitación a
través de la identificación de necesidades de
capacitación
N/A
4 PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Implementación del plan
institucional de formación y capacitación
No existe
0 Priorizar Actividad
No Existe
Una vez identificadas, elaborar en
conjunto con los funcionarios el plan
de capacitación y dejar evidencias del
trabajo
N/A
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
41
5 PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Implementación del programa de
inducción
No existe
0 Priorizar Actividad
No Existe
Se debe adoptar por resolución el programa de
inducción, se deben crear las fichas del programa y realizar
socialización y sensibilización del
mismo
N/A
6 PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Implementación del programa de
reinducción
No existe
0 Priorizar Actividad
No Existe
Se debe adoptar por resolución el programa de
reinducción, se deben crear las fichas del programa y realizar
socialización y sensibilización del
mismo
N/A
7 PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Programa de bienestar
No existe
0 Priorizar Actividad
No Existe
Se debe elaborar el programa de
bienestar y debe ser adoptado por
acto administrativo
N/A
8 PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Implementación del programa de
bienestar
No existe
0 Priorizar Actividad
No Existe
Se debe socializar con los servidores de la Corporación, informar a través
de correos electrónicos,
volantes, boletines, capacitaciones.
N/A
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
42
9 PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Plan de Incentivos No
existe 0
Priorizar Actividad
No Existe
Se debe elaborar el plan de incentivos y socializarlo con los servidores Públicos de la Corporación
N/A
10 PLANEACION Y
GESTION TALENTO HUMANO
Desarrollo del Talento Humano
Sistema de Evaluación del
desempeño aplicable a la Corporación
No existe
0 Priorizar Actividad
No Existe
Se debe aplicar de acuerdo a lo normado y
regulado por la Comisión Nacional
del Servicio Civil
N/A
11 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Planes y Programas
Modelo de Planeación
estructurado y definido
En Proceso
1 Documentar
y Ejecutar
PLAN ESTRATÉGICO
2016-2019
Se debe reestructurar de
acuerdo a la realidad actual de
la Corporación
Archivo Gestión Planeación
12 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Planes y Programas
Objetivos institucionales
adoptados y divulgados
En Proceso
1 Documentar
y Ejecutar
Se encuentran formulados
Se deben incluir en el Plan
Estratégico a estructurar
Archivo Gestión Planeación
13 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Planes y Programas
Manual de plan estratégico adoptado,
socializado y divulgado
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se debe formular el Manual que
regule el diseño del plan
N/A
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
43
14 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Modelo de Operación por
procesos
Caracterización de procesos de la Corporación
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se deben caracterizar los
procesos de acuerdo al Mapa
de proceso
N/A
15 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Modelo de Operación por
procesos
Divulgación de los procesos
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se deben socializar los
procesos con los servidores de la
corporación
N/A
16 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Modelo de Operación por
procesos
Mapa de procesos de la corporación
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se debe adoptar el mapa de procesos y
hacerlo por acto administrativo
N/A
17 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Modelo de Operación por
procesos
Indicadores por procesos
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se deben formular los
indicadores de acuerdo a los
procesos y procedimientos
de la Corporación
N/A
18 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Modelo de Operación por
procesos
Procedimientos diseñados de acuerdo a las
actividades que desarrollan los
procesos
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se debe diseñar, formular y adoptar el Manual de procesos y
procedimientos
N/A
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
44
19 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Modelo de Operación por
procesos
Actas u otros documentos que
soportan la divulgación de los procedimientos a
todos los funcionarios
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Realizar capacitaciones,
boletines informativos,
correos electrónicos informativos
N/A
20 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Modelo de Operación por
procesos
Proceso de seguimiento que
incluya la evaluación del
ciudadano y partes interesadas
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se debe definir el procedimiento
que permita evaluar el grado de satisfacción del ciudadano.
N/A
21 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Indicadores de Gestión
Indicadores de Eficiencia y efectividad
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se deben formular los indicadores eficiencia y
efectividad de acuerdo a los
procesos y procedimientos
de la Corporación
N/A
22 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Indicadores de Gestión
Cuadro de control para el
seguimiento de los indicadores por procesos
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se deben divulgar, socializar y
sensibilizar sobre las políticas de
operación formuladas
N/A
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
45
23 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Políticas de Operación
Establecimiento de las políticas de
operación
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se deben formular las políticas de
operación que apliquen a la Corporación
N/A
24 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Políticas de Operación
Divulgación de las políticas de operación
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se deben divulgar,
socializar y sensibilizar sobre
las políticas de operación
formuladas
N/A
25 PLANEACION Y
GESTION DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Políticas de Operación
Manual de operaciones (o su
equivalente) adoptado y divulgado
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se debe formular, adoptar y divulgar
el Manual de operaciones para
la Corporación
N/A
26 PLANEACION Y
GESTION ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Políticas de Administración
del Riesgo
Definición por parte de los
líderes de los procesos de
políticas para el manejo de los
riesgos
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Definir las políticas de
manejo del riesgo de acuerdo a los
procesos identificados
N/A
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
46
27 PLANEACION Y
GESTION ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Políticas de Administración
del Riesgo
Divulgación de políticas para el manejo de los
riesgos
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Una vez definidas las políticas del manejo
del riesgo, documentadas y
adoptadas por acto administrativo,
socializarlas con todos los funcionarios
N/A
28 PLANEACION Y
GESTION ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Políticas de Administración
del Riesgo
Divulgación del mapa de riesgo
institucional
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Realizar todos las actividades necesarias
para que todos los funcionarios de la
Corporación conozcan el mapa de riesgos
institucional
N/A
29 PLANEACION Y
GESTION ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Identificación del Riesgo
Identificación de los factores internos y
externos de riesgo (Contexto
estratégico)
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Identificar los factores internos
y externos que amenazan los
procesos y procedimientos
definidos
N/A
30 PLANEACION Y
GESTION ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Identificación del Riesgo
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de
objetivos de la entidad
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Identificar todos los riesgos que puedan afectar los procesos y
procedimientos institucionales
N/A
31 PLANEACION Y
GESTION ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Análisis y Valoración del
Riesgo Análisis del Riesgo
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Documentar los riesgos a través del Manual de Administración
del riesgo
N/A
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
47
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
32 PLANEACION Y
GESTION ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Análisis y Valoración del
Riesgo
Identificación de controles
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Documentar los riesgos a través del Manual de Administración
del riesgo
N/A
33 PLANEACION Y
GESTION ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Análisis y Valoración del
Riesgo
Evaluación de controles del
Riesgo (Análisis del riesgo)
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Documentar los riesgos a través del Manual de Administración
del riesgo
N/A
34 PLANEACION Y
GESTION ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Análisis y Valoración del
Riesgo
Valoración de riesgo
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Documentar los riesgos a través del Manual de Administración
del riesgo
N/A
35 PLANEACION Y
GESTION ADMINISTRACIÓN
DEL RIESGO
Análisis y Valoración del
Riesgo
Mapa de riesgo por proceso
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Definir cada uno de los mapas de riesgo acorde a
los procesos definidos en el
Mapa de Procesos
N/A
36 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Autoevaluación de control y
gestión
Documentos soportes sobre la
sensibilización sobre la cultura de
autoevaluación en los procesos
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Evidenciar las actividades realizadas para sensibilizar a los funcionarios sobre la
cultura de la autoevaluación
N/A
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
48
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
37 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Autoevaluación de control y
gestión
Herramientas de autoevaluación
definidas
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Definir las herramientas de autoevaluación
institucional
N/A
38 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Autoevaluación de control y
gestión
Indicadores de procesos con mediciones y
análisis
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE Definir matrices de indicadores por procesos
N/A
39 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PLANES DE MEJORAMIENTO
Planes de Mejoramiento
Herramientas de evaluación
definidas para la elaboración del
plan de mejoramiento
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Definir las herramientas que
regulan la formulación de
los planes de mejoramiento de
acuerdo a lo regulado y normado
N/A
40 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PLANES DE MEJORAMIENTO
Planes de Mejoramiento
Se realizan planes de mejoramiento
individuales
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE Definir planes de
mejoramiento individual
N/A
41 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PLANES DE MEJORAMIENTO
Planes de Mejoramiento
Socialización del resultado del plan de mejoramiento
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Una vez formulados los planes se debe dejar evidencia de
actividades de socialización sobre los mismos con las áreas
involucradas
N/A
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
49
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
42
EJE TRANSVERSAL
DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Externa
Mecanismos para recepción, registro y
atención de sugerencias,
recomendaciones, peticiones, quejas
o reclamos
En Proceso
1 Documentar
y Ejecutar
Se encuentran definidas las
herramientas: página web,
línea de atención,
formulario PQRS
Se debe documentar y evidenciar la
utilización de los mecanismos de
atención
N/A
43
EJE TRANSVERSAL
DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Externa
Publicación del resultado de la
rendición de cuentas realizada
(Página Web)
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
No se evidencia en la página web ícono de rendición de cuentas y los documentos que
evidencia la realización de las
mismas
N/A
44
EJE TRANSVERSAL
DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Interna
Mecanismos para recepción, registro y
atención de sugerencias o
solicitudes de los funcionarios
En Proceso
1 Documentar
y Ejecutar
El área de Recursos
humanos está realizando la
implementación de los
mecanismos de atención a los funcionarios
N/A N/A
45 Eje Transversal Información y Comunicación
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Interna
Normatividad interna u otros
documentos necesarios para la
gestión de los procesos
identificados
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Se deben documentar
todos los procesos que involucran las actividades y
procedimientos de comunicación
interna
N/A
- INFORME FASE II Concejo de Manizales
50
# MODULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTO MINIMO ESTADO VALOR DECISION EVIDENCIA OBSERVACION ALMACENAMIENTO
46
EJE TRANSVERSAL
DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Interna
Política de comunicaciones
establecida y adoptada
formalmente
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE
Definir las políticas de
comunicación interna de la Corporación
N/A
47
EJE TRANSVERSAL
DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Interna
Matriz de responsabilidades
No existe
0 Priorizar Actividad
NO EXISTE Definir matriz de
responsabilidades N/A
48
EJE TRANSVERSAL
DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Manejo organizado y
sistematizado de la
correspondencia
En Proceso
1 Documentar
y Ejecutar
Se debe trabajar en la
consecución de Software para el
manejo organizado de la correspondencia
El manejo de la correspondencia
funciona adecuadamente
N/A
49
EJE TRANSVERSAL
DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Página Web actualizada y con
información pertinente de acuerdo a lo
establecido en Gobierno en línea
En Proceso
1 Documentar
y Ejecutar
La página siendo
dinámica pero requiere de acciones de
mejora
Se va a diagnosticar de acuerdo a lo
regulado por gobierno en línea y ley de
transparencia para establecer las
acciones de mejora
N/A
50
EJE TRANSVERSAL
DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Otros medios de comunicación virtual (chat, foros, redes
sociales)
En Proceso
1 Documentar
y Ejecutar Se evidencia su existencia
Deben ser operados con
frecuencia N/A
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Manual técnico del
Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano MECI 2014,
Bogotá, D.C., Mayo de 2014.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Documento de
Política sobre democratización de la Administración Pública. Bogotá, D.C., 2003
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía de Rendición de
Cuentas de la Administración Pública a la Ciudadanía. Bogotá, D.C., 2005.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Administración
del Riesgo. Bogotá, D.C., septiembre de 2011.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Administración
del Riesgo. Bogotá, D.C., septiembre de 2011.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía Rol de las
Oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces. Bogotá, D.C. 2002
NTCGP 1000:2009, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - Gestión de
la calidad en el sector público.
NTC 5254, Gestión del Riesgo dentro del proceso de Auditoría Interna
JHON FREDDY MARTÍNEZ LOAIZA
Asesor Externo Implementación del MECI 2014
Concejo de Manizales
