Propuesta para optimizar el proceso de cotización en el departamento de

compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia

Edo. Carabobo.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

Propuesta para optimizar el proceso de cotización en el departamento de

compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia

Edo. Carabobo.

Empresa: Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Planta Cartoenvases

Valencia

AUTORA: Giselle Harb

C.I.: 21.476.882

San Diego, Agosto 2014

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN

______________________________________ Adriana Díaz C.I: 13.547.667 Tutor Académico

__________________________________________ Emilio González C.I: 16.145.885 Tutor Empresarial

AUTORA: Giselle Harb

C.I.: 21.476.882

San Diego, Agosto 2014

ACEPTACIÓN DEL TUTOR

Quien suscribe, Lcda. Adriana Díaz portador(a) de la cedula de identidad

N° V-13547667, en mi carácter de tutora del informe de pasantía presentado por

la ciudadana Giselle Harb portador(a) de la cedula de identidad N° V-21476882,

titulado: Propuesta para optimizar el proceso de cotización en el

departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de

Venezuela S.A., Valencia Edo. Carabobo, presentado como requisito parcial

para optar al título de Licenciada en Contaduría Publica, considero que dicho

informe reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la

presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe.

En San Diego, a los 14 días del mes de Agosto del año dos mil catorce.

_____________________________________ Adriana Díaz

C.I: 13.547.667

DEDICATORIA

A Dios Todopoderoso y a la Virgen del Valle porque me dan la fortaleza

necesaria y la luz en el camino para emprender cada día de mi vida,

demostrándome en cada obstáculo que nada es imposible si mantengo la fe, la

esperanza y las ganas de alcanzar mis metas.

A mi familia, en especial a mis padres y hermanos, por inculcarme los

valores y principios necesarios que influyeron a que fuera una persona

emprendedora y luchadora, siempre agradeciendo su apoyo en cada momento para

alcanzar mis metas.

A mis amigos, quienes estuvieron siempre conmigo para apoyarme a

cumplir esta meta.

AGRADECIMIENTO

Doy gracias a mi Dios por darme la sabiduría suficiente para lograr

con éxito esta meta, siempre escuchando mis oraciones y acompañándome en

cada día de mi vida.

A la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., por brindarme la

oportunidad de realizar este proyecto en sus instalaciones y en especial a mi tutor

empresarial y amigo Emilio González, por enseñarme sus conocimientos, tenerme

la paciencia suficiente, su colaboración y sobre todo por haberse prestado como

tutor para la realización de mis pasantías.

A mi querida tutora la Lcda. Adriana Díaz, por su apoyo profesional, por

brindarme tanta sabiduría y por haber aceptado guiarme en esta etapa tan

importante de mi vida.

A la Universidad Jose Antonio Páez y todo su gremio de profesores que

contribuyeron en mi formación personal.

A mis queridos padres Samir y Jose Luis, y a mi madre Ruth, por darme la

vida y haberme llenado de tanto cariño, apoyándome siempre en cada paso de mi

vida y en el logro de mis metas.

A mis hermanos Michell y Sammy, por ser mis protectores y compañeros,

porque de una forma u otra han aportado al logro de esta meta.

A todos mis familiares y amigos, en especial a Alfredo, quienes día a día

me apoyaron y estuvieron conmigo en la lucha de mis sueños.

A ustedes Gracias Infinitas.

ÍNDICE GENERAL

CONTENIDO

INTRODUCCÍON 1

CAPÍTULOS

LA EMPRESA 3

1.1 Ubicación de la empresa 3

1.2 Reseña Histórica de la empresa 3

1.3 Descripción de la empresa 5

1.4 Misión 5

1.5 Visión 6

1.6 Valores 6

1.7 Organigrama Estructural de la Empresa 7

1.8 Descripción del Departamento 8

1.9 Actividades realizadas por el pasante 8

EL PROBLEMA 9

2.1 Planteamiento del Problema 9

2.2 Formulación del Problema 11

2.3 Objetivos de la Investigación 11

2.3.1 Objetivo General 11

2.3.2 Objetivos Específicos 12

2.4 Justificación del Estudio 12

2.5 Alcance 13

2.6 Limitaciones 13

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL 14

3.1 Antecedentes 14

3.2 Bases Teóricas 18

3.2.1 Compras 18

3.2.2 Funciones del Departamento de Compras 18

3.2.3 Etapas del Proceso de Compras 19

II

I

III

PP.

3.2.4 Gestión de Compras 21

3.2.5 Inflación 22

3.2.6 Teorías sobre la Inflación 22

3.2.7 La Inflación y el Índice Nacional de Precios

al Consumidor 23

3.2.8 La Inflación y la Unidad Tributaria 24

3.3 Bases Legales 25

3.3.1 Ley del Banco Central de Venezuela 25

3.3.2 Código Orgánico Tributario 26

3.4 Definición de Términos Básicos 27

FASES METODOLÓGICAS 29

4.1 Fases Metodológicas 29

RESULTADOS 32

5.1 Análisis e Interpretación de los Resultados 32

5.2 Cumplimiento de la Fase I 33

5.3 Cumplimiento de la Fase II 44

5.4 Cumplimiento de la Fase III 46

5.4.1 Presentación de la Propuesta 46

5.4.2 Justificación de la Propuesta 47

5.4.3 Objetivo de la Propuesta 47

5.4.4 Factibilidad de la Propuesta 48

5.4.5 Desarrollo de la Propuesta 48

CONCLUSIONES 51

RECOMENDACIONES 52

REFERENCIAS 53

IV

V

1

ÍNDICE DE ORGANIGRAMAS, CUADROS Y GRÁFICOS

CONTENIDO pp.

ORGANIGRAMAS

Organigrama Estructural de la Empresa Smurfit

Kappa Cartón de Venezuela S.A., planta

Cartoenvases Valencia

CUADROS

Cuadro 1. Petición de Oferta (Cotización) 10

Cuadro 2. Cumplimiento del ciclo de compras 34

Cuadro 3. Monto mínimo de las cotizaciones 35

Cuadro 4. Variedad de proveedores 36

Cuadro 5. Alcance de cotizaciones por UT 37

Cuadro 6. Control de solicitudes 38

Cuadro 7. Pérdida de Ofertas 39

Cuadro 8. Control de envío de peticiones de oferta 40

Cuadro 9. Atención diaria de solicitudes 41

Cuadro 10. Monitoreo del ciclo de compras 42

Cuadro 11. Optimización del ciclo de compras 43

Cuadro 12. Matriz DOFA 44

Cuadro 13. Comparación de la inflación 48

Cuadro 14. Variación de la inflación mensual 49

Cuadro 15. Aumento de la UT 49

GRÁFICOS

Gráfico 1. Cumplimiento del ciclo de compras 34

Gráfico 2. Monto mínimo de las cotizaciones 35

Gráfico 3. Variedad de proveedores 36

Gráfico 4. Alcance de cotizaciones por UT 37

Gráfico 5. Control de solicitudes 38

Gráfico 6. Pérdida de Ofertas 39

7

1

Gráfico 7. Control de envío de peticiones de oferta 40

Gráfico 8. Atención diaria de solicitudes 41

Gráfico 9. Monitoreo del ciclo de compras 42

Gráfico 10. Optimización del ciclo de compras 43

1

INTRODUCCIÓN

La visión acerca de los procedimientos, la gestión, y la manera de cómo se

debe implementar el proceso de compras, hoy en día, requieren un mayor control

en sus elementos, esto debido a que son una parte esencial de una empresa.

Es por ello, que los procedimientos que se llevan a cabo dentro del

departamento de compras deben ser ejecutados de la mejor manera posible,

evaluando los diferentes aspectos que influyen en su correcto desarrollo

empresarial, esto, depende en gran medida de las estrategias que se tengan para

implementar una vez ya se hayan identificado las diferentes problemáticas o

debilidades que esta pueda poseer, para que así, se pueda crear o implementar

nuevos procedimientos eficaces para una mejor ejecución de las operaciones,

generando en consecuencia menos retrasos en los ciclos de compras dentro de la

empresa.

En este orden de ideas, el presente informe de pasantías hace referencia al

caso que se presenta el Departamento de Compras de la empresa Smurfit Kappa

Cartón de Venezuela S.A., Planta Cartoenvases Valencia, ya que en la actualidad

la misma presenta problemas relacionados con los procedimientos de cotizaciones

y este se refleja en el ciclo de compras, es por ello que lo que se quiere a través de

este informe es lograr diagnosticar dichas problemáticas, determinar las

debilidades que se presentan para posteriormente transformarlas en fortalezas,

esto, diseñando una propuesta de trabajo que ayude a mejorar el ya antes

mencionado ciclo de compras dentro de la empresa.

En esta oportunidad, se realiza en una primera entrega, un anteproyecto el

cual está constituido por cinco (05) capítulos.

Capítulo I: Se presenta a la empresa Smurfit Kappa de Venezuela, donde se

describe Ubicación, Descripción de la Empresa, Misión, Visión, Valores,

Organigrama Estructural de la Empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A.,

2

Planta Cartoenvases Valencia, Descripción del Departamento donde se realizó la

pasantía, Actividades Desarrolladas durante la pasantía.

Capítulo II: Se Plantea la problemática del informe, así como también, la

formulación del problema, seguido de sus objetivos generales y específicos,

haciendo justificación de los mismos y haciendo referencia del alcance y

limitaciones que esta posee.

Capítulo III: Se colocan los antecedentes que sirvieron de base para el

desarrollo de este informe de pasantías, así como las bases teóricas y los términos

que son necesarios aclarar para la compresión de este anteproyecto

Capítulo IV: En este se muestran las Fases metodológicas a seguir para

desarrollar el proyecto, como el Diagnostico de problemas, Determinación de

debilidades y fortalezas y el diseño de la Propuesta.

Capítulo V: Se analizan e interpretan los resultados obtenidos, luego de

haber aplicado las diferentes técnicas de recolección de información que hacen el

cumplimiento de las fases metodológicas. Se realiza el diagnostico de los procesos

contables que se llevan a cabo en la organización, identificación de los elementos

vinculados en el adecuado proceso de las cotizaciones y se crea una propuesta

para optimizar el proceso de cotización en el departamento de compras.

3

CAPÍTULO I

LA EMPRESA

1.1 Ubicación de la Empresa

Smurfit Kappa Cartón de Venezuela, planta Cartoenvases Valencia, se

encuentra ubicada en la Zona Industrial Municipal Sur, Av. Domingo Olavarría,

Valencia - Estado Carabobo.

1.2 Reseña Histórica de la Empresa

La historia de este importante grupo industrial comienza en 1934 en Irlanda,

de manera casi accidental. El fundador, John Jefferson Smurfit era inglés, quien

en ese año contrajo nupcias con una irlandesa en la ciudad de Belfast. El sacerdote

que los casó le contó al joven Jefferson que él había adquirido una participación

en una fábrica productora de cajas de cartón en Dublín, y que se necesitaba a

alguien con talento en los negocios para que lo ayudara a llevar adelante esa

empresa. Por complacerlo, Jefferson Smurfit adquirió una participación en la

fábrica y se comprometió a visitarla una vez por semana, ya que el resto de su

tiempo debía dedicarlo a su sastrería en St. Helen's, Inglaterra.

Muy pronto Jefferson Smurfit supo lo que era la industria del cartón y vio la

necesidad de atender su nuevo negocio a tiempo completo. Además él no era

persona de términos medios. En su etapa de aprendizaje de la industria, quedó

plasmada en la compañía su filosofía personal: "Primero hay que aprender a hacer

algo. Luego hay que hacerlo mejor que nadie". Esta filosofía explica en buena

medida la capacidad que ha tenido la empresa de crecer, no sólo en su campo

original del empaque corrugado, sino en su etapa más reciente de gran

diversificación.

4

Jefferson Smurfit se dio cuenta de que, para no llegar a la bancarrota como

muchos otros empresarios, tendría que expandir aún más la empresa. Entre 1968 y

1970, Smurfit adquirió en Irlanda varias compañías, entre ellas el Grupo Hely con

el cual logró duplicar el tamaño de su empresa, que pasó a llamarse Jefferson

Smurfit Group Limited. Estas adquisiciones permitieron, igualmente, una amplia

diversificación de sus productos. En efecto, este grupo contaba con instalaciones

de imprenta, publicaciones educativas, intereses en radio y televisión, materiales

de oficina, etc., además de que abarcaba toda la gama de su propia industria.

Para esa fecha, Jefferson Smurfit tenía cuatro hijos adultos, Michael,

Jefferson, Alan y Dermot, El hijo mayor, Michael Smurfit, actualmente Presidente

de la Junta Directiva de Jefferson Smurfit Group, llego a la empresa a comienzos

de los años sesenta con ideas innovadoras en materia de finanzas, que sería su

especial contribución al gran crecimiento que presencio la empresa en los últimos

años de vida de su padre. Michael es un estratega, el visionario. Al mismo tiempo,

es un gran conocedor del proceso industrial, tanto del empaque como de

impresión.

Jefferson Smurfit falleció en 1977, dejando a sus hijos todo un imperio

financiero e industrial y una admirable herencia de grandes conocimientos

empresariales. También les dejo lo que más preciaba" "Un hombre no tiene nada

en el mundo si no posee un buen nombre, integridad y palabra". En 1984, el grupo

Jefferson Smurfit celebró cincuenta años de fundación. No hay duda de que el

"buen hombre" -interpretado como integridad y solidez- continúa tan vigente hoy

como ayer.

Los cuatro hijos de Jefferson Smurfit han mantenido la misma imagen

empresarial lograda por el padre a través de los años. Es una imagen de eficiencia,

de alta calidad de los productos, de empresa confiable, de apariencia capaz y

flexible, de casi ilimitadas posibilidades para el crecimiento y el aprendizaje en

distintos campos y en cualquier parte del mundo. Pero por encima de todo, es una

empresa interesada por el desarrollo de sus recursos humanos.

Los hermanos Smurfit heredaron el mismo sentido de responsabilidad hacia sus

empleados y la comunidad que era característico del padre. Actualmente el Grupo

5

contribuye en forma notable con más de cien instituciones benéficas. La

organización, además, patrocina varias cátedras en universidades irlandesas.

Con la adquisición de Container Corporation of America en 1986, el Grupo

Smurfit superó el doble de sus operaciones en Estados Unidos, y además, adquirió

las empresas subsidiarias de CCA que operan en varios países de América Latina

y Europa.

1.3 Descripción de la Empresa

Smurfit Kappa Cartón de Venezuela es un grupo manufacturero dedicado a la

industria papelera desde el año 1954.

Sus operaciones abarcan el ciclo productivo completo:

• Siembra y manejo de bosques cultivados,

• Recolección, procesamiento y reciclaje de fibras secundarias,

• Fabricación y venta de papel, cartulina, cartón y empaques,

• Diseño estructural y gráfico de cajas y estuches

La producción de Smurfit Kappa Cartón de Venezuela está orientada a

satisfacer las necesidades del mercado interno nacional.

Satisface las necesidades de la industria alimentaria: alimentos y bebidas; aceites

y grasas; productos agrícolas; galletas y caramelos; productos cárnicos, bienes y

servicios como productos de limpieza y belleza; sector automotriz y

farmacéutico.

1.4 Misión

Smurfit Kappa se esfuerza al máximo por ser una empresa orientada a los

clientes y al mercado, en la que la satisfacción de los clientes, el desarrollo

personal de los empleados y el respeto hacia las comunidades locales y el medio

ambiente, formen parte integral del objetivo de generar utilidades para los

accionistas.

6

1.5 Visión

Su visión es ser reconocidos como la empresa de empaques fabricados con

papel, de mayor éxito en los sectores del mercado escogidos por la Compañía.

Para conseguirlo, haremos lo siguiente:

• Actuar por el bien general de los países y de las comunidades en las que

tenemos el privilegio de operar

• Proporcionar el entorno natural más seguro posible, un sentido de

identidad y una oportunidad de desarrollo para nuestros empleados

• Generar el más alto nivel de satisfacción de nuestros clientes

• Optimizar las utilidades de los accionistas.

1.6 Valores

• Espíritu emprendedor: apreciamos el espíritu empresarial y un tipo de

gestión descentralizado, con unas funciones de los empleados que desafíen

y avalen las operaciones con rapidez e innovación.

• Personas: nuestro objetivo es contratar, desarrollar, motivar, mantener

seguros y mantener a nuestros empleados.

• Medio ambiente: nuestro objetivo es proteger el medio ambiente y

mejorar de forma progresiva nuestros resultados en cuanto a las emisiones

al aire y los vertimientos al agua y a la tierra.

• Clientes: nos consideramos una empresa de servicios, con empaques

como producto. Utilidades para los accionistas: nuestro propósito es

ofrecer las mejores utilidades a los accionistas.

• Cumplimiento de los compromisos de los accionistas y otras partes

interesadas: estamos decididos a cumplir con nuestros compromisos y

dispondremos de los recursos necesarios para garantizar su cumplimiento.

7

1.7 Organigrama Estructural de la Empresa Smurfit Kappa Cartón de

Venezuela S.A., planta Cartoenvases Valencia.

Figura 1: Organigrama Estructural del Departamento de Contraloría.

Fuente: Smurfit Kappa Cartón de Venezuela, S.A. (Valencia)

8

1.8 Descripción del Departamento donde se realizó la pasantía

El departamento de compras locales es el encargado de satisfacer las

necesidades de los clientes internos, a través de una adecuada gestión que cumpla

con los requisitos de calidad, tiempo, entrega y optimización de los costos totales

establecidos por Smurfit Kappa Cartón de Venezuela.

1.9 Actividades Desarrolladas durante la pasantía

Durante el periodo de pasantía en la empresa Smurfit Kappa Cartón de

Venezuela, planta Cartoenvases Valencia, específicamente en el departamento de

Compras Locales, el pasante tuvo la oportunidad de desarrollar las siguientes

actividades:

• Se revisó el listado de solicitudes de pedido creadas por los usuarios de la

empresa a través del sistema SAP (System Applications and Products),

con la finalidad de analizarlas y convertirlas en peticiones de oferta.

• Se enviaron las peticiones de oferta a los respectivos proveedores para que

pudieran remitir las cotizaciones correspondientes.

• Se realizó seguimiento con cada proveedor manteniendo comunicación del

proceso de cotizaciones en espera, hasta la entrega final de las mismas.

• Se analizaron las cotizaciones y realizaron comparativos (en caso de que

haya sido requerido), tomando en cuenta el costo y la calidad del producto

o servicio solicitado, con la finalidad de colocar y enviar las órdenes de

compra al proveedor seleccionado y al usuario solicitante.

9

CAPÍTULO II

EL PROBLEMA

2.1 Planteamiento del Problema

Una empresa es una organización que se dedica a actividades o a la

persecución de fines económicos o comerciales, con la finalidad de satisfacer las

necesidades de bienes o servicios de los demandantes. Para poder lograr este fin,

se deben segregar las actividades que se llevaran a cabo dentro de la empresa, de

manera que se pueda garantizar la ejecución de sus propósitos. Dicha segregación

debe estar fundamentada de acuerdo a las especificaciones de la alta gerencia, las

cuales estarán plasmadas en las políticas y procedimientos de la empresa, es por

ello, que la determinación de las políticas y procedimientos que una empresa

establezca para sí misma, deben estar enfocadas en todo aspecto, en pro de un

mejoramiento continuo de los diferentes procesos que se llevan a cabo en cada

uno de los departamentos que la conforman, para que los objetivos propuestos

puedan acatarse y cumplirse.

De este modo, aquellas empresas que enfocan su visión al crecimiento de

la misma en tiempos futuros, establecen modificaciones constantes en los

procesos y metodologías que ayudaran al mejoramiento de sus funciones y así

como también de su estructura. En estas modificaciones, lo más común es

realizarlas en base a la búsqueda e identificación de aquellas debilidades,

oportunidades, fortalezas y amenazas que una institución empresarial pueda

presentar, de manera que esto le permita a la empresa conocer aquellos factores,

tanto internos como externos, que puedan afectar directamente el desarrollo de los

objetivos y proponer cuales deben ser las mejoras que se deben implementar.

En este contexto, es importante incluir al departamento de compras en

dicho análisis, ya que este se encarga de gestionar la adquisición de bienes y/o

servicios solicitados por los usuarios de la empresa, mediante un proceso

10

exhaustivo de análisis y selección bajo los parámetros establecidos previamente

por la empresa, mediante un manual de normas y procedimientos, así como

también, de sus políticas, los cuales garantizaran el cumplimiento de la necesidad

y la satisfacción del usuario. Por consiguiente, es de vital importancia establecer

los procedimientos que se deben efectuar dentro del departamento de compras de

cada empresa, ya que este constituye uno de los pilares fundamentales para que se

pueda llevar a cabo el correcto funcionamiento productivo de la empresa.

Desde esta perspectiva, se presenta el siguiente informe, en la empresa

Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., la cual presenta una problemática

relacionada con la gestión del proceso de compras, debido a que existen

deficiencias en sus manuales de políticas y procedimientos, ya que no se tiene

establecido un monto adecuado para utilizar una cotización y proceder a generar

la orden de compra, motivo por el cual se retrasa el ciclo de compras en espera de

la respuesta de otros proveedores que oferten el material y/o servicios solicitados.

Según las políticas y procedimientos del departamento de compras de la

empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., toda solicitud de cotización a

un proveedor debe ser procesada a través de una petición de oferta emitida por

medio del Sistema SAP, para su registro y posterior evaluación. El número de

cotizaciones que se deben recibir para el proceso de análisis de ofertas de

proveedores depende del monto o valor del bien y/o servicio a adquirir, el cual se

ve reflejado de la siguiente manera:

Cuadro 1. Petición de Oferta (Cotización).

Monto Nº de Cotizaciones

Hasta 55 unidades tributarias. Mínimo una cotización.

Mayores a 55 y hasta 555 unidades tributarias. Mínimo dos cotizaciones.

Mayor a 555 unidades tributarias. Mínimo tres cotizaciones.

Fuente: Smurfit Kappa Cartón de Venezuela, S.A. (Valencia)

11

De acuerdo a lo planteado en el cuadro anterior, el equivalente en

bolívares al monto de 55 unidades tributarias corresponde a 5.885,00, tomando

como referencia la unidad tributaria vigente correspondiente al año 2013, la cual

determina que cada unidad tributaria tiene un valor de BsF. 107,00, la cual es

establecida por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y

Tributaria (SENIAT).

Esta situación, trasciende en el manejo administrativo y financiero de la

empresa, ya que mientras se espera por las ofertas de otros proveedores se atrasa

el ciclo de compras, el cual mide como ha sido la gestión del departamento,

afectando su rendimiento. Por otra parte, la disponibilidad de los materiales por

parte de los proveedores varía dependiendo de los recursos que tengan a su

alcance, por consiguiente, al momento de realizar sus ofertas, establecen un

tiempo máximo de validez en espera de una respuesta para poder concretar la

compra. Es por ello, que si se espera por las ofertas de otros proveedores, se puede

perder la oportunidad de efectuar la operación y así satisfacer la necesidad de los

usuarios.

2.2 Formulación del Problema

¿Cuál debe ser el monto adecuado para utilizar una cotización y mejorar el

proceso del ciclo de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela

S.A., ubicada en Valencia, Edo. Carabobo?

2.3 Objetivos

2.3.1 Objetivo General

Optimizar el proceso de cotización en el departamento de compras de la

empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

12

2.3.2 Objetivos Específicos

• Diagnosticar la situación actual del ciclo de compras de la empresa

Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

• Determinar las debilidades y fortalezas del ciclo de compras en la empresa

Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

• Diseñar una propuesta para optimizar el ciclo de compras en la empresa

Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

2.4 Justificación del Estudio

La importancia que tiene el estudio de este informe radica en el óptimo

funcionamiento del departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa

Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo, específicamente en

optimizar el proceso de cotización, debido a que en la actualidad posee una serie

de procedimientos establecidos, los cuales requieren ser fortalecidos para una

mejor ejecución de sus funciones.

En base a lo mencionado anteriormente, el estudio se justifica, ya que a

través del diseño de una propuesta, se podrá optimizar el ciclo de compras, su

situación financiera y así como también la imagen de la empresa ante usuarios y

proveedores, porque se reducirán los ciclos de espera entre Solicitudes/Peticiones,

Peticiones/Órdenes de Compras. De este modo se lograra cubrir de forma eficaz

las demandas establecidas, producidas por la necesidad de los usuarios.

De igual forma desde un punto de vista académico, será de gran importancia

para la Universidad José Antonio Páez, dado que aportara información

relacionada con el proceso de cotización que se lleva a cabo en el departamento de

compra, por lo cual puede servir de referencia o punto de apoyo para otros

investigadores que deseen incursionar en la temática plantada. Así mismo,

representa una valiosa oportunidad para la autora, ya que la realización de este

estudio ayuda a profundizar y poner en práctica desde el punto de vista

investigativo los conocimientos académicos en cuanto al proceso de compra,

13

permitiéndole indagar, profundizar, organizar, planear, ejecutar, controlar y

sistematizar toda la información obtenida de la situación antes planteada,

disminuyendo los márgenes de error, para futuras investigaciones.

2.5 Alcance

La iniciativa del diseño de una propuesta para optimizar el ciclo de compras

en la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo.

Carabobo, surge por la necesidad de brindar a esta organización un modo más

adecuado con técnicas sencillas que contribuyan a las políticas y los

procedimientos que se deben llevar a cabo para realización exitosa de todas las

actividades que tienen referencia al departamento de compras, desde la necesidad

del usuario, hasta la adquisición por el mismo del material y/o servicio, lo cual,

incidirá positivamente en todos los departamentos relacionados a la gestión de

compra, ya que la optimización será sistematizada a cada uno de ellos.

2.6 Limitaciones

Para el desarrollo de este estudio, se presentan limitaciones relacionadas con

el manejo y proceso de la información que se requiere para llevar a cabo la

misma. Sin embargo, existe la disposición de la gerencia y de las personas

encargadas en el área de compras de proporcionar dicha información cuando esta

sea requerida. En cuanto a los recursos financieros y humanos no se posee

limitación alguna, ya que la empresa dispone de los mismos para la elaboración de

la propuesta.

14

CAPÍTULO III

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

3.1 Antecedentes

Toda investigación debe acudir a estudios desarrollados previamente que

puedan servir de punto de apoyo en las mismas, ya que estos ayudan a detectar

situaciones análogas al problema en estudio, su tratamiento, los procedimientos de

recolección de datos, la metodología de trabajo empleada, así, sus conclusiones y

recomendaciones. Para Boscán (2001), los antecedentes “relacionan el problema

tratado con investigaciones anteriores referidas al mismo tema (o temáticas

similares), las cuales aportan conceptos y teorías relevantes para el estudio”.

(p.36). En este sentido, se han compilado varios estudios relacionados con la

temática en análisis.

Cuerva, Y (2013), elaboró un estudio titulado: “Manual de Normas y

Procedimientos Contables, en el Proceso de Compras Utilizando el Sistema

Profit en la Empresa Ipeca Construcciones, C.A.”, realizado en la Universidad

José Antonio Páez (UJAP) para optar por el título de Licenciada en Contaduría

Pública. La empresa presentaba deficiencias en los procesos de compras, ya que al

no seguir una serie de pasos estructurados se afectan los lineamientos que

contribuyen al desarrollo de la empresa. El objetivo fundamental del informe fue

elaborar un manual de normas y procedimientos, describiendo los pasos de las

actividades involucradas en el proceso de compras de forma secuencial y

ordenada.

La metodología utilizada se llevó a cabo a través de la modalidad de

proyecto factible, apoyado en una investigación de campo. Entre las técnicas de

recolección empleadas tiene la observación directa y la encuesta, a través de un

cuestionario de 6 preguntas, el cual fue aplicado a los trabajadores del

Departamento Administrativo y Contable, los cuales conforman la población y la

15

muestra del estudio. Una vez obtenidos los resultados, el autor concluyó que

existen debilidades en cuanto a los procesos de compras de la empresa, cuyas

fallas afectan directamente su buen funcionamiento, ya que existía un manual de

normas y procedimientos que le permitiera al personal tener una guía de

responsable-acción de fácil entendimiento. Por lo tanto, propone la elaboración de

un Manual de Normas y Procedimientos Contables en el Proceso de Compras

Utilizando el Sistema Profit.

El antecedente planteado se relaciona con el presente estudio, ya que

estuvo orientado al análisis de las normas y procedimientos del control contable

del proceso de compras, con el objetivo de mejorar el desempeño y desarrollo de

las actividades realizadas en el departamento.

Villarroel, Y (2012), realizó un trabajo titulado: “Análisis del Clima

Organizacional en el Departamento de Compras del Rectorado de la

Universidad De Oriente”, realizado en la Universidad de Oriente para optar al

título de Licenciada en Gerencia de Recursos Humanos. En el mismo se analizó el

Clima Organizacional del Departamento de Compras del Rectorado de la

Universidad de Oriente con la finalidad de resaltar su importancia en las labores

que se llevan a cabo en la empresa y en el logro de sus objetivos.

La metodología implementada en este trabajo de investigación fue de tipo

documental y de campo, el nivel de investigación fue Descriptivo. Para los efectos

del estudio la población estuvo conformada por los doce (12) trabajadores que

prestan sus servicios para el Departamento de Compras del Rectorado de la

Universidad de Oriente.

Algunos de los resultados relevantes obtenidos en el este estudio fueron

que los trabajadores sienten que los factores como el ruido, la iluminación y la

temperatura no perturban ni causan falta de concentración a la hora de ejecutar sus

tareas, sin embargo, sí manifestaron que el espacio es reducido y que por lo tanto

es un factor que incide negativamente en el desarrollo de sus funciones; y que la

comunicación entre los integrantes del departamento se produce de manera

efectiva.

16

El antecedente planteado se encuentra estrechamente relacionado con el

presente estudio, debido a que estuvo orientado en el análisis del clima

organizacional del departamento de compras, el cual representa un factor

importante en el desarrollo óptimo de las actividades que allí se realizan.

Bolívar, Z (2010), realizó un trabajo titulado: “Desarrollo de un Sistema

Automatizado que Optimice, Gestione y Controle las Requisiciones de la

Empresa Exterran Venezuela, C.A”, en la Universidad de Oriente para optar

por el título a Ingeniero en Sistemas. La cual tenía como finalidad el desarrollo de

un Sistema Automatizado que optimice, gestione y controle las requisiciones del

departamento de compras y logística de la empresa Exterran Venezuela.

El proyecto estuvo enmarcado en el nivel de investigación descriptiva y en

un diseño de campo, ya que los datos se obtuvieron de fuentes directas y con el

contacto real del proceso llevado día a día, de igual manera se usaron las técnicas

de entrevista no estructurada y la observación directa, siendo el proyecto factible,

dicha población es menor a 50 individuos por lo que se asume en estos casos que

la población es igual a la muestra.

Este estudio se encuentra vinculado con el presente informe, ya que el

objeto de la misma está orientado a la optimización de las requisiciones del

departamento de compras, por lo cual sirve de marco de referencia a la propuesta

de optimizar el proceso de cotización en el departamento de compras de la

empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

Esteban, I (2009), realizo un trabajo titulado “Manual de Normas y

Procedimientos del Departamento de Compras de la Empresa Un Mundo de

Limpieza, C.A.” , para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública,

presentado ante la Universidad José Antonio Páez, cuyo objetivo estuvo centrado

en el diseño de un manual de normas y procedimientos para el departamento de

compras, se recabo información mediante la técnica de observación directa de las

funciones que se realizaban en dicho departamento.

Luego de diagnosticar la situación actual, el autor estudió y evaluó la

información recopilada en una planilla diseñada llamada Planilla de Registro

Global, a fin de analizar las diferentes causas que originan el retraso en la

17

elaboración de órdenes de compras, así mismo, se aplicó una entrevista a todas las

personas responsables de ejecutar dichos procedimientos, se utilizaron ambos

medios con la finalidad de identificar las fallas que tienen mayor impacto. El

diseño de un manual de normas y procedimientos permitió mejorar las actividades

del departamento de compras y de esta manera llevar a cabo de forma ordenada

los procedimientos requeridos por la ejecución de actividades.

Dicho trabajo se encuentra relacionado con el presente informe, ya que se

basó en la elaboración de un manual que controlara los procesos que se llevan a

cabo dentro del departamento de compras para poder cumplirlos de manera

efectiva.

Pérez, C (2009), realizo un trabajo titulado: “Manual de Procedimiento

Administrativo / Técnico Aplicado a las compras internacionales, de la

empresa: Ingenieros y Técnicos Asociados C.A (I.T.A.C.A), según las Normas

ISO 9001: 2000.”, presentado en la Universidad de Oriente para optar por el

título a Licenciado en Administración Comercial. Dicho trabajo tiene como

finalidad diseñar un manual de procedimiento administrativo y técnico, aplicado a

las compras internacionales de la empresa ITACA, con base en las normas de

Calidad ISO 9001: 2000.

El tipo de investigación se enmarca dentro del modelo factible, ya que está

dirigida a satisfacer una necesidad presente en la mencionada empresa. Para la

recolección de la información se usaron técnicas como el análisis de fuentes

documentales, observación directa y entrevistas. El procedimiento administrativo

– técnico diseñado para abordar las compras internacionales de la empresa

ITACA, C.A, le va permitir conseguir mejores resultados, reducir costos y brindar

mayor satisfacción a sus clientes.

Este trabajo se encuentra relacionado con el presente informe, ya que el

objeto del mismo está orientado al diseño de un manual aplicado a las compras

internacionales para poder lograr un mejor desempeño en sus procedimientos,

sirviendo de referencia para la propuesta de optimizar el proceso de cotización en

el departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela

S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

18

3.2 Bases Teóricas

Para realizar la investigación, es indispensable recurrir a referencias

bibliográficas que guarden relación con el tema de estudio, para así lograr

profundizar y sustentar el estudio a realizar.

En el mismo sentido, Ramírez, T (2007), indica que “aquí se ilustra al

lector sobre el conjunto de teorías que se han elaborado para interpretar el objeto

de estudio y sus relaciones con otros fenómenos de la realidad” (p. 65). Es por

ello, que en lo subsiguiente se desarrollaran los basamentos teóricos que

permitirán la orientación de la investigación.

3.2.1 Compras

Según Catacora, F (1997), en toda empresa comercial o industrial en que la

fuente de ingresos la constituye las mercancías, es indispensable tener

información sobre su movimiento y existencia. Para el registro o información

contable del movimiento de mercancía, deben considerarse los siguientes

aspectos:

• Forma de operar o de llevar operaciones

• Monto real probable de operaciones (desde el punto de vista de una

empresa y funciones o que se inicie)

• Número, valor y variedad de los artículos que se manejen

• Información deseada o necesaria para los dirigentes de la empresa

Las compras en el sentido contable, son solo aquellos artículos del

inventario de mercancía que compra la empresa para volver a venderlo a los

clientes.

3.2.2 Funciones del Departamento de Compras

Según Heredia, N (2007), la función de compras consiste en suministrar de

manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera

19

directa o indirecta a la cadena de producción. Estos bienes o servicios deben

proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el

precio acordado y en el lugar requerido por el cliente, dentro de unos tiempos

estipulados previamente, es decir, que ni antes ni después, estas desviaciones

pueden obstaculizar los procesos productivos de comprador.

Seguidamente, Catacora (1997), indica que las funciones del departamento de

compras son:

• Atender de forma oportuna a los proveedores

• Recibir muestras y cotizaciones

• Revisar y analizar la base de datos

• Negociar descuentos y condiciones de pago

• Controlar que las mercancías se reciban oportunamente

• Determinar las cantidades de compras

3.2.3 Etapas del Proceso de Compras

Plantea Catacora (1997), que los procesos de compras se inician u originan

con la necesidad de un bien o servicio y concluye o finaliza con la adquisición y

pago de estos.

La necesidad de un bien o servicio nace en el departamento y/o unidad

donde sea requerido, es decir, dependen de un departamento distinto al de

compras.

Este proceso comprende las siguientes etapas:

• Recepción de la solicitud de requisición: la emisión de la solicitud de

una requisición surge de un departamento o unidad funcional de la

empresa por una necesidad especifica. Una vez detectada la necesidad, el

departamento o unidad solicitante culmina con la requisición y la envía al

departamento de compras. Debido que la compra da origen a una

obligación por parte de la organización, se hace necesario que la solicitud

20

tenga ciertas aprobaciones de acuerdo con las políticas de la organización.

Usualmente, persona o unidad solicitante, jefe de la unidad solicitante, etc.

• Emisión de la orden de compra: el departamento de compras revisa la

solicitud de requisición y escoge a varios proveedores de su maestro y

genera la orden de compra. Las decisiones de compras son plasmadas en la

orden de compra la cual debe contener al menos lo siguiente:

• Departamento o unidad que solicita el bien o servicio

• Concepto o descripción del bien o servicio

• Cantidad del bien o servicio

• Costo unitario y total

• Fecha de la solicitud y fecha de la disponibilidad del bien o servicio

• Autorizaciones necesarias

• Aprobación de la orden de compra: este paso considera los niveles de

aprobación de acuerdo con las políticas de cada organización.

• Envió de la orden de compra la proveedor: el departamento de compras

considerará:

• Conocer los materiales y los proveedores que lo suministran

• Realizar la compra en base a los requerimientos específicos en

cuanto a calidad y cantidad

• Controlar que lo solicitado se reciba oportunamente

• Realizar los posibles reclamos por faltantes o defectos de calidad

• Recepción de la mercancía, bienes o servicios:

• La unidad o departamento solicitante recibe el bien o servicio,

seguidamente debe dar una nota de conformidad con lo recibido.

• Existe una dependencia que se encarga de recibir los bienes, para lo

cual debe de esta en conocimiento de lo que se le solicito al

proveedor para así poder recibir lo que se autorizo

• Se genera una nota de informe o recepción

21

• Registro de la entrada de los bienes o servicios: una vez recibido el bien

o servicio se procede a darle entrada al bien o servicio. Para ello es

necesario tener la siguiente documentación:

• Copia de la orden de compra

• Factura del proveedor

• Nota o informe de recepción

• Documentos aduanales, etc.

3.2.4 Gestión de Compras

Según Heredia, N (2007), la gestión de compras va más allá de la

interpretación de un intercambio de un bien o un servicio, por una cantidad

económica pre-establecida. Se toma como base la planeación, la ejecución y

control o seguimiento, de todas y cada una de las acciones relacionadas directa o

indirectamente con las adquisiciones en la empresa. La gestión de compras es un

proceso cíclico, que soporta todas las acciones de la empresa.

Existen dos modelos de gestión de compras:

• Modelo centralizado

En donde existe una unidad básica de compras, que se encarga de todas las

asignaciones, con el apoyo de la unidad administrativa, a las diferentes

dependencias o departamentos, según sus necesidades y requerimientos previos; la

asignación de costos se puede dar a centros de costos específicos o a uno central.

• Modelo descentralizado

Es una unidad independiente en cada departamento, división o área de la

empresa, donde se hacen las adquisiciones respectivas según las necesidades

propias previamente establecidas y cuya relación se pasa finalmente al centro de

costos correspondiente.

22

3.2.5 Inflación

Según Romero (1993) la inflación se define “como un aumento general y

sostenido, durante un periodo dado, de los precios de los bienes de consumo y de

los factores de producción, esto es una pérdida progresiva del valor de la moneda

como medio de cambio.” (p.14)

En este sentido, es importante tomar en cuenta el fenómeno de la inflación

al momento de establecer los parámetros que regirán los procesos que se llevan a

cabo dentro de las empresas, específicamente en el caso del departamento de

compras, ya que es el que se encarga de solicitar aquellos bienes y servicios

necesarios para el desarrollo óptimo de la producción.

3.2.6 Teorías sobre la Inflación

Según Pisani, F (2011), existen cuatro (4) principales explicaciones para el

fenómeno inflacionario. La primera se denomina “Teoría Cuantitativa de la

Moneda”, y establece que el aumento de precios se debe a que aumenta la

cantidad de moneda en un país, sea por una emisión excesiva de moneda que

pueda hacer el Estado, o por un incremento también indebido del crédito bancario.

La segunda se denomina “Teoría de la Demanda”, la cual ocurre cuando la

demanda general de bienes aumenta sin que el sector de la producción haya

producido los suficientes bienes para atenderla. Por supuesto que esta teoría parte

de una suposición: de que todos los sectores productivos, simultáneamente, se

vean en dificultades para satisfacer la demanda, y que todos los consumidores

demanden simultáneamente y sin cesar todos los productos, lo que es difícil que

ocurra. La tercera se denomina “Teoría de la Oferta”, la cual postula que la

inflación se produce cuando el incremento de la masa de dinero excede a la

demanda de dinero. Dicho de otra manera, el valor del dinero estaría determinado

por esos dos factores: la masa de dinero (y su incremento) y la demanda de dinero.

La cuarta y última se denomina “Teoría de los Costos”, la cual surge con fuerza

luego de la segunda guerra mundial, cuando se constata que existe una inflación

23

que no puede atribuirse a los motivos expuestos por las teorías precedentes, ya

que al mejorar el salario lo que se produce es un incremento de los costos de

producción lo que provoca el incremento de los precios y por ende, la inflación.

En relación a esta teoría, el autor afirma que “en realidad es una inflación de

defensa de una tasa de beneficio, donde los empresarios, al ver aumentados sus

costos de materia prima, mano de obra, etc., aumentan los precios para mantener

una alta tasa de beneficio.” (p. 36).

3.2.7 La Inflación y el Índice Nacional de Precios al Consumidor

El Banco Central de Venezuela (BCV) ha producido ininterrumpidamente,

cada mes, desde 1950, el Índice de Precios al Consumidor del área metropolitana

de Caracas (IPC-AMC). Este indicador ha sido, desde entonces, una de las cifras

estadísticas de mayor demanda por parte de los usuarios nacionales e

internacionales.

Sin embargo, la necesidad de contar con un índice de mayor cobertura

geográfica, impulsó la decisión de que el BCV y el Instituto Nacional de

Estadística (INE) unieran sus esfuerzos en procura de definir un nuevo indicador

de precios al consumidor con mayor alcance geográfico. Es así como nace, en el

año 2004, la idea del Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC). Con base

en el INPC, se calcula su variación porcentual y se obtiene la tasa de inflación

respectiva, tanto general como la de cada agrupación.

El BCV define el IPC como “un indicador estadístico que mide, en un

período determinado, los cambios ocurridos en los precios de una canasta de

bienes y servicios representativa del consumo de los hogares que habitan un área

geográfica específica”, mientras que el INPC Es un índice de precios al

consumidor referido a la totalidad del país, en donde además de los resultados

nacionales, se obtendrá información desagregada para las áreas metropolitanas de

las diez ciudades más importantes y para el resto del país.

24

3.2.8 La Inflación y la Unidad Tributaria

Durante las últimas décadas, el proceso inflacionario ha generado una gran

distorsión en el sistema económico y tributario, de tal manera que indujo al Estado

a crear un instrumento o medida que permita combatir los efectos de la inflación,

en especial las leyes de contenido tributario, por lo que el 27 de mayo de 1994 en

la reforma del Código Orgánico Tributario (COT) publicado en la Gaceta Oficial

N° 4.727 se establece esta medida denominada Unidad Tributaria (U.T.), y en

cuya exposición de motivos se hace referencia a que la misma se creó para otorgar

permanencia y estabilidad en el tiempo a las cantidades en bolívares que se

establecen en las distintas leyes tributarias y mantener actualizados los valores

imponibles fijados para los actos y otros hechos gravados por tales leyes.

Según el SENIAT, la U.T. se define como “la medida de valor creada a los

efectos tributarios como una herramienta que permite equiparar y actualizar a la

realidad inflacionaria, los montos de las bases de imposición, exenciones y

sanciones, entre otro”. Sin embargo, la variación del monto de la inflación no

siempre se mantiene a la par del de la U.T., lo que ocasiona que los parámetros

establecidos para el control de las operaciones económicas dentro de una empresa

se vean afectados de forma negativa por no poder completar los objetivos de

manera constante.

Tomando como base la información suministrada por el SENIAT, el valor

de la U.T. para el 2012 era de BsF. 90, y para el año 2013 se situaba en BsF. 107,

lo cual representa una variación del 18,89 % entre ambos años. Ahora bien, en el

caso de la inflación, tomando como base la información suministrada por el BCV,

el porcentaje de inflación para el año 2012 fue de 20,1%, y para el 2013 el

porcentaje de inflación ascendió a 56,2%, lo que representa una variación de

179,6% entre ambos años. Estos cálculos reflejan que la variación entre la UT y la

inflación no son equitativos, ocasionando que las empresas reduzcan cada vez más

su capacidad adquisitiva, debido a que en el mercado los bienes y/o servicios

aumentaran mensualmente según el porcentaje de inflación, mientras que la UT se

mantendrá constante durante todo el año.

25

En la actualidad, la inflación es un fenómeno que afecta de manera

contundente las actividades que se llevan a cabo dentro de una empresa, es por

ello, que se debe analizar periódicamente el impacto que tiene la misma sobre el

poder adquisitivo de la empresa.

3.3 Bases Legales

El presente informe está sustentado en elementos jurídicos que se

relacionan con la propuesta para optimizar el proceso de cotización.

3.3.1 Ley del Banco Central de Venezuela

Artículo 1. El Banco Central de Venezuela es una persona jurídica de

derecho público, de rango constitucional, de naturaleza única, con plena capacidad

pública y privada, integrante del Poder Público Nacional.

Artículo 2. El Banco Central de Venezuela es autónomo para la

formulación y el ejercicio de las políticas de su competencia, y ejerce sus

funciones en coordinación con la política económica general, para alcanzar los

objetivos superiores del Estado y la Nación. En el ejercicio de sus funciones, el

Banco Central de Venezuela no está subordinado a directrices del Poder

Ejecutivo.

Artículo 5. El objetivo fundamental del Banco Central de Venezuela es

lograr la estabilidad de precios y preservar el valor de la moneda.

El Banco Central de Venezuela contribuirá al desarrollo armónico de la

economía nacional, atendiendo a los fundamentos del régimen socioeconómico de

la República.

Artículo 7. Para el adecuado cumplimiento de su objetivo, el Banco

Central de Venezuela tendrá a su cargo las siguientes funciones:

• Formular y ejecutar la política monetaria.

• Participar en el diseño y ejecutar la política cambiaria.

• Regular el crédito y las tasas de interés del sistema financiero.

26

• Regular la moneda y promover la adecuada liquidez del sistema

financiero.

• Centralizar y administrar las reservas monetarias internacionales de la

República.

• Participar en el mercado de divisas y ejercer la vigilancia y regulación del

mismo, en los términos en que convenga con el Ejecutivo Nacional.

• Velar por el correcto funcionamiento del sistema de pagos del país y

establecer sus normas de operación.

• Ejercer, con carácter exclusivo, la facultad de emitir especies monetarias.

• Asesorar a los poderes públicos nacionales en materia de su competencia.

• Ejercer los derechos y asumir las obligaciones de la República en el Fondo

Monetario Internacional, según lo previsto en los acuerdos

correspondientes y en la ley.

• Participar, regular y efectuar operaciones en el mercado del oro.

• Compilar y publicar las principales estadísticas económicas, monetarias,

financieras, cambiarias, de precios y balanza de pagos.

• Efectuar las demás operaciones y servicios propios de la banca central, de

acuerdo con la ley.

3.3.2 Código Orgánico Tributario

Artículo 3: Sólo a las leyes corresponde regular con sujeción a las normas

generales de este Código, las siguientes materias:

• Crear, modificar o suprimir tributos, definir el hecho imponible, fijar la

alícuota del tributo, la base de su cálculo e indicar los sujetos pasivos del

mismo.

• Otorgar exenciones y rebajas de impuesto.

• Autorizar al Poder Ejecutivo para conceder exoneraciones y otros

beneficios o incentivos fiscales.

• Las demás materias que les sean remitidas por este Código

27

Parágrafo Tercero: Por su carácter de determinación objetiva y de simple

aplicación aritmética, la Administración Tributaria Nacional reajustará el valor de

la Unidad Tributaria de acuerdo con lo dispuesto en este Código. En los casos de

tributos que se liquiden por períodos anuales, la unidad tributaria aplicable será la

que esté vigente durante por lo menos ciento ochenta y tres (183) días continuos

del período respectivo. Para los tributos que se liquiden por períodos distintos al

anual, la unidad tributaria aplicable será la que esté vigente para el inicio del

período.

Artículo 121: La Administración Tributaria tendrá las facultades, atribuciones y

funciones que establezcan la Ley de la Administración Tributaria y demás leyes y

reglamentos, y en especial:

• Reajustar la unidad tributaria (U.T.) dentro de los quince (15) primeros

días del mes de febrero de cada año, previa opinión favorable de la

Comisión Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional, sobre la base

de la variación producida en el Índice de Precios al Consumidor (IPC) en

el Área Metropolitana de Caracas, del año inmediatamente anterior,

publicado por el Banco Central de Venezuela. La opinión de la Comisión

Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacional, deberá ser emitida

dentro de los quince (15) días continuos siguientes de solicitada.

3.4 Definición de Términos Básicos

Compra: es la acción de adquirir un bien o servicio ofrecido por un proveedor a

través de un contrato a cambio de un precio en dinero.

Cotización: es la tasación o valoración de un bien o servicio con el propósito de

determinar su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o

venta.

Gestión: es la administración de recursos dentro de una institución para alcanzar

los objetivos propuestos por la misma.

Manual: instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y

sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y

28

procedimientos de los órganos de la institución, así como las instrucciones o

acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al

personal.

Optimizar: buscar la forma de llevar a cabo un proyecto de la mejor manera

posible con los recursos con los que se dispone.

Orden de Compra: es un documento en el cual se le solicita a un proveedor un

determinado bien o servicio a un precio convenido.

Proceso: es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que, al

interactuar, transforman elementos de entrada y los convierten en resultados.

Proveedor: persona o empresa que proporciona un producto. Un proveedor puede

ser interno o externo a la organización. En una situación contractual un proveedor

puede denominarse contratista.

Requisición: es un documento que se elabora con el fin de notificar al

departamento de compras que se tiene una necesidad y que esta debe ser cubierta

lo antes posible.

Unidad Tributaria: medida de valor expresada en moneda de curso legal, creada

por el Código Orgánico Tributario y modificable anualmente por la

Administración Tributaria.

29

CAPÍTULO IV

FASES METODOLÓGICAS

4.1 Fases Metodológicas

Teniendo en cuenta que al finalizar el presente informe, se debe diseñar

una propuesta que permita la optimización del proceso de cotización en el

departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela

S.A., es necesario estructurar la misma en tres (03) fases metodológicas, las cuales

se describen a continuación:

Fase I: Diagnosticar la situación actual del ciclo de compras de la empresa

Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

Esta primera fase metodológica consistirá en diagnosticar la situación

actual del proceso y procedimiento aplicado en la gestión del ciclo de compras de

la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela C.A., Valencia, Edo. Carabobo.

En esta fase se empleara como técnica de recolección de información la

encuesta. Según Méndez (2007) la encuesta se define como un “método que

consiste en obtener información de los sujetos de estudio, proporcionada por ellos

mismos, sobre opiniones, actitudes o sugerencias”. (p. 124). Con la finalidad de

obtener información sobre el proceso del ciclo de compras, el instrumento que se

utilizara será el cuestionario. Según Sabino (2008), el cuestionario es un

instrumento escrito que “establece provisionalmente las consecuencias lógicas de

un problema que, aunada a la experiencia del investigador y con la ayuda de la

literatura especializada servirán para elaborar las preguntas congruentes con

dichas consecuencias lógicas” (p. 72).

Para este informe, el cuestionario se diseñará con preguntas de respuestas

cerradas, y se aplicara a las personas involucradas en el proceso de compras de la

30

organización bajo estudio, a fin de recolectar la información sobre la concepción

que estos tienen sobre los procesos aplicados dentro del departamento.

Una vez que se recolecte la información, será sometida a un proceso de

clasificación, tabulación e interpretación, por lo cual se procederá a analizar los

datos y resumirlos para extraer la información relevante y necesaria para el

cumplimiento de esta fase.

La población según Arias (2006) se define como el “Conjunto finito o

infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas

las conclusiones de la investigación. Esta queda delimitada por el problema y por

los objetivos del estudio”. (p. 81). La población del presente informe estará

conformada por dos trabajadores que laboran en el departamento de Compras y

una persona por parte del departamento de Contraloría.

Por otro lado, la muestra es un subconjunto representativo de un universo

o población. Arias (2006) señala que “Es un subconjunto representativo y finito

que se extrae de la población accesible”. (p.83). por ser una población pequeña la

que labora en el departamento de Compras, no se pueden utilizar las técnicas de

muestra, es decir, el tipo de muestra es censal, por lo que va a ser igual a la

totalidad de la población objeto de estudio. Al respecto, López (1999) define la

muestra censal “como aquella porción que representa a toda la población, es decir

la muestra es toda la población a investigar.” (p. 12).

Fase II: Determinar las debilidades y fortalezas del ciclo de compras en la

empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

A fin de cumplir con esta fase metodológica, se realizó un análisis de los

resultados emitidos a través de la técnica e instrumento de recolección de datos

seleccionados, los cuales fueron desglosados en factores externos (oportunidades

y amenazas) y factores internos (fortalezas y debilidades), a fin de ser colocados

en una matriz FODA.

De esta manera, Contreras (2009), señala que la matriz FODA “es una

estructura conceptual para un análisis sistemático que facilita la adecuación de las

31

amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de la

organización” (p.1.). Esta matriz es ideal para determinar las debilidades y

fortalezas presentes en el ciclo de compras, y de esta manera generar una

propuesta de mejora.

Fase III: Diseñar una propuesta para optimizar el ciclo de compras en la

empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

Una vez que las diferentes técnicas de recolección de información se

sometan a los procesos de análisis y se obtengan los resultados, se presentará la

tercera fase metodológica, mediante la propuesta para optimizar el proceso de

cotización en el departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de

Venezuela S.A. Esta propuesta describirá de manera clara los procesos que se

deben llevar a cabo para lograr optimizar el ciclo de compras, mediante el manejo

de un monto más adecuado para utilizar una cotización y de esta manera mejorar

el proceso de compras.

Los procedimientos de la gestión de compras tendrán su base en los

resultados que se deriven de la aplicación de las fases metodológicas I, II y III. A

partir de estos se elaborará la propuesta de optimización que será aplicada en el

proceso de cotizaciones del departamento de compras de la empresa Smurfit

Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

32

CAPÍTULO V

RESULTADOS

5.1 Análisis e Interpretación de los Resultados

En este capítulo se presentan, analizan e interpretan los resultados

obtenidos luego de haber aplicado las diferentes técnicas de recolección de datos

de información. Balestrini (2006) señala que el análisis de los datos se define

“como el resumen de las observaciones llevadas a cabo de forma tal que

proporcione respuesta a las interrogantes de la investigación.” (p. 35).

En tal sentido, en primer lugar se da respuesta a la fase uno del estudio,

para lo cual se analizan e interpretan los resultados obtenidos en la aplicación del

instrumento de recolección de datos como es el cuestionario, compuesto de 10

preguntas dicotómicas, las cuales fueron aplicadas a 03 personas, a fin de

diagnosticar la situación actual del ciclo de compras de la empresa Smurfit Kappa

Cartón de Venezuela S.A.

Los resultados obtenidos en el cuestionario se analizaron y se tabularon

mediante diagramas circulares, cuadros estadísticos de frecuencia absoluta,

relativo, porcentual, elaborando reportes descriptivos con comentarios e

inferencias sobre la información recabada.

En segundo lugar, tomando como referencia los resultados obtenidos en la

fase anterior, se procederá a elaborar la matriz FODA, a través de la cual se

identificaran las debilidades y fortalezas del ciclo de compras, dando

cumplimiento así a la segunda fase del estudio.

La información obtenida a través de las fases anteriores, permitió sentar las

bases para desarrollar la tercera fase, mediante el diseño de una propuesta para

optimizar el ciclo de compras en la empresa para luego establecer las conclusiones

pertinentes al estudio y proponer un conjunto de recomendaciones que surjan

como producto del análisis de los resultados.

33

5.2 Fase I: Diagnosticar la situación actual del ciclo de compras de la

empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

En esta fase metodológica se analizaron y tabularon los datos obtenidos a

través de las técnicas e instrumentos de recolección de datos seleccionados. Se

mostraron los resultados obtenidos del cuestionario realizado, donde la población

estuvo representada por tres (03) personas que laboran en la empresa de estudio,

estando la muestra conformada por dos (02) personas relacionadas directamente

con el problema. El instrumento estuvo constituido por diez (10) preguntas de

respuestas cerradas y dicotómicas (SI-NO).

Los resultados de la aplicación del cuestionario se observan a

continuación:

34

Ítem 1. ¿Se cumple mensualmente la meta propuesta para el ciclo de compras?

Cuadro 2. Cumplimiento del ciclo de compras

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 1 33%

NO 2 67%

Total 3 100%

Fuente: Harb, G (2014).

Gráfico 1. Cumplimiento del ciclo de compras

Fuente: Cuadro 2

Análisis:

Como se observa, el 67 % del personal encuestado considera que no se

cumple mensualmente la meta propuesta para el ciclo de compras. Otro 33%

opina lo contrario. Se puede señalar, por los resultados obtenidos, que no siempre

se cumple con el ciclo de compras propuesto mensualmente. Al respecto, un

aumento en el monto permitido para utilizar una cotización contribuiría al

cumplimiento de la meta propuesta.

35

Ítem 2. ¿Cree Ud. que es suficiente el monto mínimo establecido para utilizar

solo una cotización?

Cuadro 3. Monto mínimo de las cotizaciones

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI - -

NO 3 100%

Total 3 100%

Fuente: Harb, G (2014).

Gráfico 2. Monto mínimo de las cotizaciones

Fuente: Cuadro 3

Análisis:

El 100% de las personas encuestadas señalan que no es suficiente el monto

mínimo establecido para poder utilizar solo una cotización, esto debido a que los

parámetros utilizados en las políticas y procedimientos no están acorde con el

aumento de la inflación en la actualidad. Por consiguiente, se refleja la necesidad

de aumentar el monto permitido para utilizar solo una cotización.

36

Ítem 3. ¿Dispone el departamento de compras de una gran variedad de

proveedores que oferten los servicios y/o materiales que les solicitan?

Cuadro 4. Variedad de proveedores

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 2 67%

NO 1 33%

Total 3 100%

Fuente: Harb, G (2014).

Gráfico 3. Variedad de proveedores

Fuente: Cuadro 4

Análisis:

El 67% del personal encuestado señala que en el departamento de compras

si dispone de una gran variedad de proveedores, pero un 33% opina lo contrario.

Se puede señalar que a pesar de que se maneje una gran variedad de proveedores,

es necesario actualizar la lista existente de los mismos, y de esta manera poder

conseguir mejores ofertas que ayuden a mejorar el proceso de las cotizaciones.

37

Ítem 4. ¿Considera Ud. que debe utilizarse la Unidad Tributaria como base para la

medición de parámetros en cuanto a las cotizaciones?

Cuadro 5. Alcance de cotizaciones por Unidad Tributaria

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI - -

NO 3 100%

Total 3 100%

Fuente: Harb, G (2014).

Gráfico 4. Alcance de cotizaciones por Unidad Tributaria

Fuente: Cuadro 5

Análisis:

El 100% de los encuestados manifestaron que no consideran que deba

utilizarse la Unidad Tributaria como parámetro para medir las cotizaciones, esto

debido a que el monto de la Unidad Tributaria no considera el aumento de la

inflación, por ello se hace necesario el aumento del monto mínimo para utilizar

solo una cotización.

38

Ítem 5. ¿Existe un control en cuanto a las solicitudes que colocan los usuarios

cuando se trata de los mismos materiales y/o servicios?

Cuadro 6. Control de solicitudes

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 3 100%

NO - -

Total 3 100%

Fuente: Harb, G (2014).

Gráfico 5. Control de solicitudes

Fuente: Cuadro 6

Análisis:

El 100% de las personas encuestadas señalaron que existe un control en

cuanto a las solicitudes que colocan los usuarios de la empresa, evidenciando que

existe cooperación entre los departamentos, siendo este un aspecto positivo para el

cumplimiento de las metas del ciclo de compras.

39

Ítem 6. ¿Se han perdido ofertas por parte de los proveedores en espera de otras

cotizaciones?

Cuadro 7. Pérdida de ofertas

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 3 100%

NO - -

Total 3 100%

Fuente: Harb, G (2014).

Gráfico 6. Pérdida de ofertas

Fuente: Cuadro 7

Análisis:

Según la gráfica anterior, el 100% de los encuestados considera que se han

perdido ofertas mientras se espera respuesta de otras cotizaciones, lo que genera a

la final un retraso en el cumplimiento del ciclo de compras y un desembolso

mayor por parte de la empresa para poder adquirir los bienes y/o servicios

requeridos.

40

Ítem 7. ¿Existe un control en cuanto al envío de peticiones de oferta de un mismo

rango a los diferentes proveedores?

Cuadro 8. Control de envío de peticiones de oferta

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 3 100%

NO - -

Total 3 100%

Fuente: Harb, G (2014).

Gráfico 7. Control de envío de peticiones de oferta

Fuente: Cuadro 8

Análisis:

El 100% de los encuestados consideran que existe un control en cuanto al

envío de peticiones de oferta a los proveedores, lo que refleja que el departamento

de compras posee un personal capacitado para cumplir con los objetivos

propuestos.

41

Ítem 8. ¿Se logra atender diariamente todas las solicitudes colocadas por los

usuarios?

Cuadro 9. Atención diaria de solicitudes

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 2 67%

NO 1 33%

Total 3 100%

Fuente: Harb, G (2014).

Gráfico 8. Atención diaria de solicitudes

Fuente: Cuadro 9

Análisis:

El 67% de los encuestados manifestaron que si se logra atender

diariamente la totalidad de las solicitudes. Otro 33% opina lo contrario. Se puede

inferir, que en el departamento de compras se logra atender la mayoría de las

solicitudes, sin embargo, mientras no se logren completar las cotizaciones de las

solicitudes ya existentes, resultara más complicado atender las nuevas solicitudes.

42

Ítem 9. ¿Se han hecho análisis de la razón por la que no se logra cumplir la meta

del ciclo de compras?

Cuadro 10. Monitoreo del ciclo de compras

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 3 100%

NO - -

Total 3 100%

Fuente: Harb, G (2014).

Gráfico 9. Monitoreo del ciclo de compras

Fuente: Cuadro 10

Análisis:

El 100% de los empleados encuestados afirman que se ha analizado el

motivo por el cual no se logra cumplir con el ciclo de compras, lo cual representa

que la empresa si lleva un control de las gestiones realizadas por los

departamentos, considerando las posibles mejoras que se podrían implementar, tal

como sería el aumento del monto mínimo para utilizar una cotización.

43

Ítem 10. ¿Considera Ud. que si se aumenta el monto mínimo para utilizar una

cotización mejoraría el ciclo de compras?

Cuadro 11. Optimización del ciclo de compras

Aspectos Frecuencia Porcentaje

SI 3 100%

NO - -

Total 3 100%

Fuente: Harb, G (2014).

Gráfico 10. Optimización del ciclo de compras

Fuente: Cuadro 11

Análisis:

El 100% de los encuestados manifestaron que si sería de gran utilidad el

aumento del monto mínimo para utilizar una cotización, ya que esto ayudaría a

mejorar en gran medida el cumplimiento del ciclo de compras. Lo antes expuesto

afirma la necesidad del aumento de una cotización en la empresa, ya que el

personal acepta que lo requiere, siendo esto una fortaleza para este estudio.

44

5.3 Fase II: Determinar las debilidades y fortalezas del ciclo de compras en la

empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

Con la finalidad de obtener los datos necesarios para elaborar la propuesta

de optimización del ciclo de compras mediante el aumento del monto utilizado

para una cotización, se hace necesario indicar cuales son los factores internos y

externos que afectan a la empresa, tal como se observa en el siguiente cuadro:

Cuadro 12: Matriz FODA

FACTORES INTERNOS

FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

Cumplimiento de los

procedimientos

Deficiencia de análisis sobre

los parámetros utilizados

Cooperación entre

departamentos Metas propuestas no

adecuadas

Personal capacitado

FA

CT

OR

ES

EX

TE

RN

OS

OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO

Cursos de

capacitación

Aprovechar las

enseñanzas de los cursos

para mejorar las

actividades que se llevan a

cabo en el departamento

Aprovechar las enseñanzas

de los cursos para analizar y

proponer una mejora de los

parámetros utilizados y las

metas propuestas

AMENAZAS (A) ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DA

Políticas cambiarias Realizar análisis sobre las

variaciones de los montos

de los bienes y/o servicios

y su impacto en el

cumplimiento de los

objetivos

Aumentar el monto de los

parámetros utilizados para

las cotizaciones para

optimizar el ciclo

Aumento de los

costos de los bienes

y/o servicios

Fuente: Harb, G (2014).

45

Análisis General

De acuerdo a los resultados obtenidos tanto en la encuesta como en la

matriz FODA, se pudo identificar las debilidades que presenta el ciclo de compras

en cuanto al proceso de cotizaciones, las cuales confirman la problemática

presente en la empresa.

En vista de esta problemática, es importante establecer unos parámetros

más adecuados de las políticas y procedimientos en relación a las cotizaciones,

para que la empresa pueda optimizar el proceso de cotización y de esta manera

poder cumplir con las metas propuestas del ciclo de compras. Para poder lograr

este objetivo, se deben modificar los montos establecidos para el uso de las

cotizaciones en base al porcentaje de aumento de la inflación. Estos datos

facilitaran a la formulación de las estrategias propuestas a continuación.

46

5.4 Cumplimiento de la Fase III: Diseñar una propuesta para optimizar el

ciclo de compras en la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A.,

Valencia, Edo. Carabobo.

Luego de haber presentado y analizado los resultados obtenidos en la Fase

I y II, se presenta la propuesta para optimizar el ciclo de compras en la empresa

Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo.

Al respecto, se describirá cual debe ser el monto adecuado para utilizar

solo una cotización, y de esta manera poder cumplir con la meta propuesta para el

ciclo de compras.

5.4.1 Presentación de la Propuesta

Para que una empresa pueda lograr cumplir con los objetivos que se

proponen, es necesario llevar un control sobre las actividades que se realizan en

cada uno de los departamentos que la conforman. Dicho control se ve reflejado en

los manuales de procedimientos de cada departamento, ya que en ellos se

describen todas las actividades que se deben realizar y sus parámetros. En este

sentido, el departamento de compras posee un manual de procedimientos que

contiene los pasos a seguir para realizar las actividades que le corresponde como

departamento y poder cumplir con el ciclo de compras. Sin embargo, se hace

necesaria la modificación de dicho manual en relación con el tema de las

cotizaciones, ya que en la actualidad se está dificultando poder conseguir aquellos

materiales y/o servicios que solicitan los usuarios de la empresa, debido a que al

momento de responder a las peticiones de oferta, el monto de las cotizaciones es

mayor al monto establecido para poder utilizar solo una cotización y montar la

orden de compra, generando un retraso en el proceso mientras se espera la

respuesta de otros proveedores, e incluso la perdida de las ofertas recibidas.

Desde esta perspectiva, se presenta la propuesta para optimizar el ciclo de

compras en la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo.

Carabobo. La misma viene a representar una serie de mejoras en el manual de

47

procedimientos ya existente, en relación con el monto de las cotizaciones, con la

finalidad de aumentar la eficiencia del ciclo de compras.

5.4.2 Justificación de la Propuesta

La propuesta de optimizar el ciclo de compras en la empresa Smurfit

Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo. se justifica, ya que le

permitirá incrementar la eficiencia y eficacia en las labores desempeñadas y la

optimización de las actividades que se realizan en el departamento de compras, de

esta manera se puede tener un mejor control de las mismas, contribuyendo a que

la organización logre un mejor prestigio en el mercado nacional.

De este modo, reducirán significativamente el tiempo y esfuerzo aplicado

en las labores realizadas para cumplir con el ciclo de compras, y logrando

satisfacer las necesidades de los usuarios.

En la misma forma, a través del aumento del monto máximo permitido

para utilizar solo una cotización, se agilizara la obtención del material y/o servicio

solicitado, afectando directamente la productividad de la empresa, lo cual a la

final generara beneficios para todos sus empleados.

5.4.3 Objetivo de la Propuesta

El presente informe tiene como objetivo optimizar el ciclo de compras de

la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A., Valencia, Edo. Carabobo,

mediante el aumento del monto establecido en las políticas y procedimientos de la

empresa, en relación al número de cotizaciones que se requieren al momento de

solicitarles a los proveedores los materiales y/o servicios, y de esta manera poder

cumplir satisfactoriamente con la meta propuesta para el ciclo de compras.

48

5.4.4 Factibilidad de la Propuesta

Factibilidad Institucional: Desde el punto de vista institucional, la propuesta es

factible, dado que cuenta con la aprobación de la gerencia general de la empresa,

así como la disponibilidad de los involucrados en el proceso de compras para su

aceptación y puesta en marcha, por lo cual la modificación del límite del monto

para utilizar una cotización ha de mejorar el desempeño en los procesos y

funciones que en ella se realizan en pro de lograr los objetivos de la organización.

Factibilidad Operativa: A nivel operativo, la propuesta es factible, dado que la

empresa cuenta con el personal necesario, así como la disponibilidad de aceptar

los cambios que generara la aplicación de la propuesta.

Factibilidad Técnica: Está representada por la disponibilidad de recursos tanto

materiales, humanos y tecnológicos, que son necesarios para desarrollar la

propuesta. La empresa cuenta con los recursos por lo tanto es factible que dicha

propuesta se establezca sin problemas y en función de los objetivos de la

organización.

5.4.5 Desarrollo de la Propuesta

Según la información obtenida por el BCV y el SENIAT en relación a la

variación porcentual entre la inflación acumulada y la UT, se procede a realizar el

cálculo del monto adecuado que debería implementarse en las políticas y

procedimientos de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela S.A, para el

uso de una sola cotización:

Cuadro 13. Comparación de la Inflación

Inflación 2012 20,10% Variación 179,6%

Inflación 2013 56,20%

Fuente: Harb, G (2013).

49

Cuadro 14. Variación de la Inflación Mensual

179,60% = 15% variación mensual

12 meses

Fuente: Harb, G (2013).

Para este cálculo, se toma como base los porcentajes de inflación

acumulada del año 2012 y 2013, dando como resultado una variación de 179,6%

anual. Luego se divide ese porcentaje de variación por doce (12) meses, dando

como resultado una variación mensual de 15%. Este resultado representa, de

manera porcentual, cuanto debería aumentar mensualmente el monto de la UT que

permite la empresa para utilizar solo una cotización, es decir, que si para

diciembre el monto permitido para utilizar solo una cotización era de 55 UT, para

enero el monto debería ser de 63 UT (55UT*15%). Debido a que el aumento que

presenta la inflación en el país mensualmente no es constante, la empresa deberá

establecer en sus políticas una revisión cada cuatro (4) meses, para evaluar el

comportamiento de la inflación y recalcular el monto permitido para la UT en

cuanto a las cotizaciones. Esto quiere decir que cada año se deberá aumentar tres

(3) veces el monto de la UT utilizado, por lo que el porcentaje de aumento será del

60% (15% mensual x 4 meses). A continuación se presenta el cálculo realizado

para los aumentos que se proponen para el año 2014:

Cuadro 15. Aumento de la Unidad Tributaria

UT periodo anterior % de aumento UT periodo actual

I Cuatrimestre 55 60 88

II Cuatrimestre 88 60 141

III Cuatrimestre 141 60 226

Fuente: Harb, G (2013).

50

De acuerdo a los datos obtenidos en los cuadros anteriores, a continuación

se presenta la modificación de las políticas y procedimientos relacionados con las

peticiones de oferta (cotización) y sus respectivos rangos de limitaciones:

Smurfit Kappa Cartón de Venezuela Compras

C.A. Compras Locales

Petición de Oferta (Cotización)

Para compras locales, el número de cotizaciones que se deben solicitar para el

proceso de Análisis de Oferta de Proveedores, depende del monto o valor del bien

y/o servicio a adquirir:

Monto (*) N° Cotizaciones

Hasta 88 Unidades Tributarias Mínimo una Cotización

Mayores a 88 y hasta 888 Unidades Tributarias Mínimo dos Cotizaciones

Mayor a 888 Unidades Tributarias Mínimo tres Cotizaciones

(*) El monto y el número de cotizaciones deben ser evaluados y ajustados

cuatrimestralmente, si es necesario, por Contraloría de Logística, de acuerdo al

incremento de la inflación.

Elaborado por: Harb, G (2013) Aprobado por:

51

CONCLUSIONES

Finalizando el informe de pasantías, se presentan los aspectos de mayor

importancia que surgieron durante la realización del mismo, a continuación las

siguientes conclusiones:

De acuerdo al objetivo uno, el cual consistió en diagnosticar la situación

actual del ciclo de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela

S.A., se concluye que la empresa posee políticas y procedimientos bien definidos

para las actividades que se realizan en el departamento de compras, sin embargo,

los parámetros que allí se utilizan no son acordes con la situación actual del país,

específicamente para el caso de la inflación, ya que se pudo evidenciar con el

análisis realizado en la propuesta, que el monto de la Unidad Tributaria (U.T), el

cual es el parámetro utilizado por la empresa, no aumenta de igual manera que el

porcentaje de inflación, lo que genera que en el transcurso del año la empresa

pierda su poder adquisitivo ante los bienes y/o servicios existentes en el mercado,

ya que estos aumentaran su costo de acuerdo al porcentaje de inflación existente

pero los parámetros utilizados se mantendrán constantes. Por consiguiente, la

gestión del departamento de compras se ve afectado de manera negativa, lo que

impide que se cumplan las metas propuestas para el departamento.

En este mismo orden de ideas, se concluye de acuerdo al objetivo dos, que

el departamento de compras posee debilidades en cuanto al análisis de los

parámetros utilizados y a las metas propuestas para el mismo, sin embargo,

también posee ciertas fortalezas, tales como cooperación de otros departamentos y

un personal capacitado, que junto a la propuesta de aumentar el monto permitido

para utilizar solo una cotización, lograran optimizar el ciclo de compras.

Finalmente, se concluye la necesidad de optimizar el proceso de cotización

en el departamento de compras de la empresa Smurfit Kappa Cartón de Venezuela

S.A. mediante el aumento del monto permitido para utilizar solo una cotización,

lo cual permitirá una gestión eficiente de las actividades que allí se llevan a cabo y

el cumplimiento de las metas propuestas para el departamento.

52

RECOMENDACIONES

Una vez planteada la propuesta y establecidas las conclusiones, se presentan a

continuación las siguientes recomendaciones:

• Tomar en consideración los resultados obtenidos en el presente informe,

por lo cual se recomienda la puesta en práctica de la propuesta, ya que

permitirá a la empresa optimizar el proceso de cotización en el

departamento de compras, y a su vez, mejorar el ciclo de compas.

• Revisar al menos tres (3) veces al año la variación que va teniendo la

inflación para determinar el impacto que esta tiene en los parámetros

establecidos dentro de las políticas y procedimientos de la empresa.

• Reducir los tiempos establecidos para las modificaciones en las políticas y

procedimientos en cuanto al aumento de los montos establecidos para

utilizar una cotización.

• Realizar un estudio anual de los bienes y/o servicios que se requieren con

mayor frecuencia, para poder adquirirlos con antelación y evitar un

desembolso mayor a causa de la inflación.

• Actualizar la lista de proveedores periódicamente, para poder conseguir

una gran variedad de ofertas.

• Incentivar al personal del departamento para que asistan a todos los cursos

de capacitación que ofrece la empresa, de esta manera se podrán poner en

práctica en el departamento las enseñanzas de los cursos.

53

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II

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