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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LAS CUENTAS
POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES
QUIROVEN, CA
II
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES QUIROVEN, CA
EMPRESA:
Inversiones Quiroven, C.A.
AUTOR
T.S.U. Brito Thais
C.I: 13.989.212
San Diego, Enero 2013
III
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES QUIROVEN, CA
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
______________________________________________ Nombre, firma y cédula de identidad del tutor académico ________________________________________________ Nombre, firma y cédula de identidad del tutor empresarial
AUTOR
T.S.U. Brito Thais
C.I: 13.989.212
San Diego, Enero 2013
IV
ÍNDICE GENERAL
Pág.
Agradecimiento……………………………………………………………….VI Introducción……………………………………………..……………………VII CAPÍTULO I: LA EMPRESA 1.1 Historia de la empresa……………………………...……………………...1
1.2 Misión de la empresa………………………………....................................1
1.3 Visión de la empresa………..……………………..……………………… 2
1.4 Valores de la empresa………..……………..……..………………………2
1.5 Organigrama de la empresa……………………...………….……..……...3
CAPÍTULO II: EL PROBLEMA 2.1 Planteamiento del Problema………………………..…….………..….……4
2.2 Formulación del Problema………………………….……...........................6
2.3 Objetivos…………………………………………….……..........................6
2.4 Justificación………………………………………………………………..7
2.5 Alcance…………………………………………………..………………...7
CAPÍTULO III: MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL 3.1 Antecedentes…..….………………………………………………………..9
3.2 Bases teóricas…...……………………………………………...................12
3.3 Definición de términos básicos…………………………….......................19
V
CAPÍTULO IV: FASES METODOLÓGICAS
4.1 Fases Metodológicas…………………………………..…….…………...…...21
4.1.1 Fase I Diagnóstico de la Situación.………………….……………………..21
4.1.2 Fase II Descripción de los lineamientos.......................................................22
4.1.3 Fase III Diseño del manual……………………………….……………….22
CAPÍTULO V: RESULTADOS 5.1 Análisis de los Resultados…..…………………………….……..………….23
5.1.1 Resultado del diagnostico……..………..……………………...………….24
5.1.2 Planteamiento de los lineamientos administrativos….…….………….….29
5.1.3 Diseño del manual de normas y procedimientos que permite llevar un control de las cuentas por pagar en el departamento administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, C.A. ………………………...…...……………30
Conclusiones………………..….…………………..………………………..…..45
Recomendaciones…………………………………….……………...…............46
REFERENCIAS…………………………………………………….…………….47 ANEXOS……………………………………………………….…...……………50
VI
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por sobre todas las cosas; por permitir vivir cada día y
aprender algo nuevo.
A mis Padres por su apoyo incondicional en este nuevo camino a recorrer.
A la Universidad José Antonio Páez por haber sido mi casa de estudio; y a
todas aquellas personas que de una manera u otra hicieron posible este logro.
Muchas Gracias
Thais Brito
VII
INTRODUCCIÓN
Las cuentas por pagar constituyen en la gran mayoría de las empresas el
monto principal de sus obligaciones circulante, la buena o mala administración de las
cuentas por pagar afectan directamente la liquidez de la empresa y el flujo de
efectivo.
Para una buena administración de las cuentas por pagar es necesario llevar
un control en el proceso de registro de los proveedores, contando con información
veraz y oportuna a la empresa para que así le permita tomar decisiones a la gerencia
todos los días.
Por lo anteriormente expuesto esta investigación estar dirigida a la
elaboración de un manual de normas y procedimientos que permita tener un control
en las cuentas por pagar dentro del Departamento de administración de la empresa
Inversiones Quiroven c. a
Dicha investigación está enmarcada en cinco capítulos, los cuales están
estructurados de la siguiente manera:
Capítulo I: Se muestra la historia de la empresa, misión, visión y valores
Capítulo II: Se expone el problema, formulación, objetivos de la
investigación y justificación.
Capítulo III: Detalla los antecedentes, las bases teóricas y la definición de
términos los cuales sustenta la investigación.
Capítulo IV: Presenta las fases metodológicas las cuales muestran las etapas
para la realización de la investigación
Capitulo V: Muestra el análisis e interpretación de los resultados obtenidos
a través de la técnica de recolección de datos utilizados
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CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1.História de la empresa
El 08 de Agosto de 1990 se funda en Valencia, Estado Carabobo la empresa
Inversiones Quiroven, C.A., la cual se encarga de llevar la administración del
GRUPO RUBIO’S, se crea dicha empresa con la finalidad de satisfacer las
necesidades y gustos de una amplia clientela, ya sea interna y externamente,
convirtiendo el servicio en su mayor compromiso, donde su lema "vestirse bien es
sentirse bien" marca la diferencia; con este slogan que viaja a nivel nacional vistiendo
a los hombres de hoy con ropa que va desde casual a formal.
La calidad de sus prendas, acompañado con la atención del personal,
satisfacen las necesidades y gustos de una amplia clientela, convirtiendo el servicio
en su mayor compromiso. Es un ejemplo de empresa global al importar el 85% de su
mercancía de países como: Perú, Panamá, Colombia, Brasil, Curazao, Asia Oriental.
Ofreciendo gran variedad de reconocidas marcas e innovando con marcas propias,
como son Torell y Sportvice, ambas de fabricación China y siendo Inversiones
Quiroven quien maneja toda su área administrativa y contable
1.2. Misión
la Misión del Inversiones Quiroven-Rubio's, es brindarle a sus clientes internos y
externos una verdadera identidad que se convierta en estilo de vida, dedicada a la
imagen y al buen vestir, que basa su estrategia en una diferenciación de imagen,
calidad y servicio, que con sus altos valores proporciona a sus trabajadores la
posibilidad de trascender y mejorar su calidad de vida, y a su vez incrementar el
patrimonio de sus accionistas, y superar las necesidades de sus clientes, sin olvidar
un manejo efectivo y transparente a sus accionistas.
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1.3. Visión
Ser una organización reconocida a nivel nacional e internacional, como una
de las más versátiles, innovadoras y de calidad en el mundo comercial, enfocados en
lograr el liderazgo en el mercado latinoamericano y ser reconocida por la distinción
de calidad y servicio en la atención al cliente.
1.4. Valores
- Respeto, honestidad y ética.
- Responsabilidad social para con sus trabajadores y la comunidad
- Pro actividad al cambio
- Responsabilidad individual
- Trabajo en equipo
- Mejoras continuas
- Toma de decisiones a todos los niveles de la organización
- Identificación del trabajador con la empresa
- Liderazgo en el mercado
- Ganancias como medio de preservación a largo plazo
- Focalización hacia el cliente
- Seriedad en los Análisis
- Innovación
- Flexibilidad
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Organigrama de la empresa Inversiones Quiroven, ca (RUBIO’S)
3
CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1. Planteamiento del Problema
Desde tiempos muy antiguos, se ha demostrado que el hombre se ve
obligado a llevar registros y controles de sus propiedades; porque su memoria no
bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos
historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas
contables que se derivaban del intercambio comercial.
En las organizaciones a medida que aumentan las ventas, los procesos
productivos o los servicios también lo hacen las cuentas por pagar como
consecuencia del aumento necesario en las compras para producir a niveles más altos.
Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes
materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de
activos fijos o contratación de inversiones en proceso.
Dentro del ciclo de operaciones de una organización deben existir los
procedimientos contables, que son aquellos procesos que se utilizan para el registro
de las transacciones que realiza la organización en los libros de contabilidad; de los
cuales dentro de dichos procesos contables se encuentran las cuentas por pagar.
Al respecto Luque E.(1981) señala:
La cuentas por pagar es la obligación que una empresa debe a sus acreedores
para la compra de bienes o servicios y que también se trata de las facturas pendientes
4
de pago, facturas o declaraciones de bienes o servicios prestados por
contratistas externos, los vendedores o proveedores (p.248).
En cuanto al proceso contable según González Jordán, (2001)”es el conjunto
de etapas a través de las cuales la Contaduría obtiene y comprueba información
Financiera.” (p.105)
Existen muchos elementos que varían de acuerdo al tipo de las cuentas por
pagar dentro de los procesos contables, si son pagaderas a menor de doce meses se
registran como cuentas a corto plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en
cuentas a largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos
por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada
pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones.
En general las cuentas por pagar dentro de la contabilidad son todas
aquellos pasivos qué deben cumplir las empresas y a su vez para la elaboración y
prestación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras
y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de
servicios públicos y privados y en la cual también los administradores las utilizan en
la toma de decisiones.
El papel del administrador dentro del área de las cuentas por pagar es de
gran responsabilidad, ya que al cancelar o pagar las facturas a tiempo y de acuerdo a
los términos y condiciones determinados puede afectar calificaciones de crédito de
empresa y en última instancia las relaciones comerciales; la persona que trabaje en
las área de las cuentas por pagar debe ser organizado y atento a los detalles, las
buenas habilidades de comunicación son útiles ya que a menudo son necesarios para
responder las preguntas de los proveedores o compañeros de trabajo en otras partes
de la empresa que no labore en la parte contable y encuentre confuso los
procedimientos, En la empresa Inversiones Quiroven , c.a ubicada en la
5
Urbanización parque industrial Terrazas de Castillito en el municipio San Diego, Edo
Carabobo , la cual es la encargada de llevar la administración del GRUPO RUBIO’S;
y específicamente en el Departamento de Administración; existe un descontrol en el
área de las cuentas por pagar , debido a que las facturas son pagadas después de la
fecha vencimiento, se cancelan doblemente, o se traspapelan las facturas, trayendo
como consecuencias molestias por parte de los proveedores y pérdidas monetarias a
la empresa.
Por todas estas razones expuestas se recomienda implementar un manual de
normas y procedimiento, donde permita llevar un control más exhaustivo de las
cuentas por pagar en el departamento administrativo de la empresa Inversiones
Quiroven, c.a
2.2. Formulación del problema
¿Que elementos debe tener un manual que permita llevar un control más exhaustivo
de las cuentas por pagar en el Departamento Administrativo de la empresa
Inversiones Quiroven, c.a.?
2.3. Objetivos de la Investigación
2.3.1. Objetivo General
Proponer un manual que permita llevar un control de las cuentas por pagar en
el Departamento Administrativo de la empresa Quiroven, c.a
2.3.2. Objetivos Específicos 1.- Diagnosticar la situación actual en el proceso de la cuentas por pagar dentro del
Departamento Administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, c.a
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2.- Describir los lineamientos que deben ser utilizados en el Departamento
Administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, c.a
3.- Diseñar un manual que permita llevar un control de las cuentas por pagar en el
Departamento Administrativo de la empresa Quiroven, c.a
2.4. Justificación y Alcance Las cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de
las operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisición de mercancías o
servicios o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que
constituyen el activo.
La transparencia de la empresa debe estar ser reflejada en todos los procesos
administrativos, financieros y contables; en los informes fiscales y en el manejo de
las finanzas; un descontrol en la dirección de las finanzas y contabilidad sería
desastroso para la seguridad y estabilidad económica de cualquier organización, ya
sea en sus comienzos o ya establecida como tal, por tal razón es importante tener un
registro seguro y confiable de las cuentas que se manejan en la organización.
El manejo eficiente, correcto y efectivo de las cuentas por pagar dentro de la
administración es significativo ya que permite llevar un registro de lo que debe y
cuándo son los vencimientos que le permitirá gozar de una buena situación crediticia
y retener su dinero el mayor tiempo posible.
Aunado a todo lo antes mencionado, esta investigación será de utilidad para
los estudiantes y egresados de la Universidad José Antonio Páez, como de otras
instituciones porque servirá de apoyo o antecedente para posteriores investigadores
que deseen incursionar en el tema.
2.5. Alcance
Tiempo: Se cubren las doce (12) semanas de acreditación pasantías dentro de
la empresa Inversiones Quiroven, ca.
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Espacio: Esta investigación toma en cuenta el estudio y análisis de la
información referente a proponer un manual que permita llevar un control de las
cuentas por pagar en el departamento administrativo de la empresa Quiroven, c.a
Contenido: Esta investigación se basa en proponer un manual que permita
llevar un control de las cuentas por pagar en el departamento administrativo de la
empresa Quiroven, c.a consiguiendo con esto mejorar el proceso administrativo de
dicho Departamento.
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CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1. ANTECEDENTES
De acuerdo con Hernández Sampieri R, (2006) se refiere a:
“El marco teórico, denominado por algunas autores simplemente como la
revisión de la literatura (Creswell 2005; Mateus 2005), es un proceso y un producto.
Un proceso de inmersión en el conocimiento existente y disponible que puede estar
vinculado con nuestro planteamiento del problema; y un producto que a su vez es
parte de un producto mayor; el reporte de investigación (Yedigis y Winbach 2005)”
(p. 64)
Por lo que este capítulo expone los antecedentes que permiten establecer
relaciones con otras investigaciones de estudio que se conciernen al tema planteado.
Adicionalmente se desarrollan las bases teóricas y la definición de términos básicos
que proporcionan conocimientos exhaustivos del problema y fundamenta la
investigación.
En primera instancia se presenta el trabajo realizado por Amanau (2010)
titulado” Manual de normas y procedimientos para establecer las funciones del
personal dentro de la estructura organizacional de la empresa Tu Casa Bienes
Raíces” C,A,; presentado en la Universidad José Antonio Páez, para el optar al título
de Lic. en Administración de Empresa, donde el autor establece que son los
manuales, para que sirven y cual es la función que se le deben dar, haciendo énfasis
en la importancia de su aplicación en cualquier área ya se operativa o administrativa.
Esta investigación permite saber para que sirva un manual, su función general y lo
importante que es el uso de un manual dentro de una organización.
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Así mismo se cuenta con el trabajo realizado por Cuellar (2009), titulado
“Manual de Normas Y Procedimientos para el control de las operaciones de
recepción y despacho de mercancía en el departamento de control final y
Almacén de la empresa Ferroceramica Valcro, C.A”, ubicada en Valencia,
Estado Carabobo para optar al Título de Ingeniero Industrial; en la Universidad José
Antonio Páez. La finalidad de este estudio fue la proponer normas y procedimientos
para el control de las operaciones de recepción de mercancía del departamento de
control final y almacén, ya que este serviría de herramienta fundamental para
mejorar los procesos operativos de la empresa y adicional esto los costos de la
organización, finalmente se ven compensados en el balance cuando los tiempos
disminuyen, los procesos se simplifican, la organización tiene capacidad de reacción
a todo nivel más rápida, lo cual permite una mejor gestión del almacén ,
aprovechando al máximo sus recursos, financieros, humanos, físicos y tecnológicos.
Lo que confirma al informe de pasantías que las normas y procedimientos
van a permitir a la empresa un mejor manejo de las actividades dentro del
Departamento de Cuentas por pagar, de esta forma asegurando sus procesos y siendo
más eficaces en la organizacion.
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También se considera el trabajo realizado por Colmenares (2009) titulado
“Manual de Normas y Procedimientos de control interno para el Inventario de
Alimentos y Bebidas en la empresa Los sabores del Gourmet” para el optar al
titulo de Lic. en Administración de Empresa en la Universidad José Antonio Páez, el
desarrollo de esta investigación se basa en establecer normas y procedimientos para
el control interno en el Inventario de Alimentos y Bebidas en la empresa Los sabores
del Gourmet, CA, de esta forma documental a través de un manual los
procedimientos y normas inherentes a las actividades a razón de facilitar el control y
suministro de información entre otros beneficios. Esta investigación aporta al
presente estudio los lineamientos que se establecen para elaborar un manual de
normas y procedimiento y como visualizar los beneficios que la aplicación del
mismo trae a la empresa.
Igualmente se toma en cuenta el trabajo de investigación realizado por
Suarez.(2009) titulado “Manual de Normas y procedimientos para la Recepción
y Manejo de Cargas de Buques en la Aduana Marítima Principal de Puerto
Cabello” Puerto Cabello estado Carabobo para el optar al título de Lic. En
Administración de Empresa en la Universidad José Antonio Páez, en esta se propone
el Diseño de un manual permita facilitar la operatividad e incrementar los niveles de
eficiencia y eficacia y donde se procure optimizar la gestión de la referida institución
portuaria. Por lo antes descrito este trabajo enmarca las bases para la investigación
que se ejecuto en cuanto a los requerimientos para hacer un manual de norma y
procedimientos; como aplicarlo y todo lo referentes a los manuales.
El aporte que proporciona el trabajo revisado se centra, en la necesidad que
poseen todas las empresas de contar con manuales que permitan encaminar la ya se
sea la parte operativa y/o administrativa de la misma en forma eficiente.
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Este instrumento resulta vital para las organizaciones; puesto que además de
permitir realizar las actividades de una manera más efectiva y sistemática, ayuda a los
gerentes a la hora de tomar una decisión cuando se presenta una situación de
incertidumbre.
Finalmente se tiene la investigación realizada por Pérez (2007) titulado
“Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el Control de las
Funciones Administrativas”, en Ganesha; CA., San Diego Estado Carabobo al
título Lic. en Administración de Empresa en la Universidad José Antonio Páez, de
acuerdo con los resultados obtenidos se concluyen que el departamento carece de
normas y políticas establecidas para el control de las operaciones contables existe
desconocimiento por parte de los miembros del departamento de cómo llevar las
operaciones de cuentas por cobrar, caja chica, entre otras operaciones que traen como
consecuencia una serie de problemáticas
Como por ejemplo el establecer los límites de crédito de un cliente; es por
ello que se propone un manual para establecer las normas y procedimientos para
llevar a cabo el registro correcto de las operaciones y aplicar mejor el control de las
mismas.
En tal sentido este trabajo ofrece importancia al tema de investigación ya
que deja ver la necesidad de poseer un adecuado control en el proceso de evaluación
de las normas y políticas y establecer un manual de normas y procedimientos lo que
permite tener este estudio como base en la realización del manual en la investigación
actual.
A partir de la consulta de los antecedentes antes descritos, se pudo observar
y precisar, como fue tratado el tema en otros estudios, que tipo de información fue
recolectada, lo que permitió centrar el estudio evitando que el mismo se desviara y
logrando con ello la aplicación de una marco referencial.
3.2. BASES TEÓRICAS
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Toda empresa o institución debe contar con documentos que contengan en
forma ordenada y sistemática información o instrucciones sobre historia,
organización , políticas y procedimientos que se consideren necesarios para la
ejecución de un trabajo, es por ello que los manuales de normas y procedimientos
vienen a constituir una de las herramientas que sirven de control, ya que en ellos
quedan establecidos los procedimientos que se siguen en la empresa. A través de
ellos se pueden comparar y controlar todas las actividades.
Definiciones de Manuales: se entiende que un manual es todo cuerpo
sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por la organización y la forma
en que las mismas deberán ser realizadas ya sea de manera conjunta o separada según
Alonzo. J (1998) (p 25).
Es decir los manuales son guías que se elaboran para mantener actualizados
los distintos procesos que realiza la empresa.
Duhalt Kizatus Miguel A. (1977) lo define como “Un documento que
contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre la
historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.
Características de los Manuales: Entre las características de los manuales
tenemos:
a) Son la base del control operacional contable; ya que en ellos se describe
la información referida a normas, políticas, y procedimientos contables de los cuales
se evaluara el desarrollo operacional.
b) Su lenguaje debe ser sencillo para el uso de terceras personas para que al
leerlo las instrucciones sean bien interpretadas.
c) Son flexibles debido que se elaboraran considerando la posibilidad de
cambios, es decir, deben ser diseñados de forma flexible que permitan amoldarse a
diversas eventualidades, con el fin de enfrentar los cambios qué se produzcan en el
entorno empresarial.
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d) Los manuales deben mantener uniformidad en los criterios de redacción
en las secciones, puesto que este conllevara a un mejor entendimiento. Un alto grado
de confianza, orden y consistencia en las acciones a ejecutar.
Clasificación de los Manuales, según Duhalt M. (1977)
De acuerdo a su contenido:
a) Manual de Historia de la empresa
b) Manual de Políticas de la empresa
c) Manuales de organización de la empresa
d) Manuales de procedimiento de la empresa
e) Manuales de contenido múltiple.
De acuerdo a su función especifica:
a) Manuales de persona
b) Manuales de compra
c) Manuales de producción
d) Manuales de venta
e) Manuales de finanzas
f) Manuales de otras funciones. (p. 20)
Ventajas de los Manuales
Según Duhalt M. (1977) el uso de Manuales ofrecen cuantiosas ventajas
entre las cuales se puede mencionar:
a) Facilita la revisión constante de las políticas y procedimientos
revelando las diferencias o debilidades
b) Permite conocer detalladamente todas la actividades de una área de la
organización, la responsabilidad individual y la de los procedimientos
c) Hace más eficaz y eficiente el trabajo del personal, el registro de las
operaciones, evitando que se alteren arbitrariamente
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d) Sirven uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su
alteración arbitraria
e) Al estar por escrito, quedan claramente establecidas las funciones a
ejecutar a cada trabajador, controlando así las actuaciones de cada uno.
f) Ahorra tiempo a las organizaciones, ya que evita repetir información,
explicaciones o instrucciones similares.
g) Asegura la continuación de las operaciones de la empresa, durante las
ausencias de alguno de los responsables de una cargo en particular.
h) Facilita la coordinación del trabajador y a su vez reduce la duplicación
de funciones.
i) Son una fuente permanente de información
j)Permiten el mejor entendimiento de las normas de la empresa, a si
como la responsabilidad individual y en los procedimientos, de cada
trabajador.(p. 26)
Desventajas de los Manuales:
Entre las desventajas de los manuales más resaltantes según Duhalt M.
(1977) se encuentran:
a) Requieren de una gran cantidad de tiempo en su elaboración por su
gran volumen
b) Quitan discrecionalidad al personal lo que se traduce en un freno
para la iniciativa individual.
c) El costo de conformación y revisión de ser elevado
d) El trabajo se centra exclusivamente a los dispuesto en el manual
e) Pierden vigencia con mucha rapidez, lo que implica actualizarlo
con el tiempo
f) Reprimen el pensamiento creativo o individual del personal
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g) Requieren del personal capacitado para su elaboración
h) Una redacción errona puede dar lugar a la distorsión de sus
objetivos.(p. 28)
Objetivos de los Manuales
Según Duhalt M. (1977)
a) Presentar en forma adecuada y sistemática las normas y
procedimientos de cada área o de una en especial
b) Facilitan el aprendizaje al personal de nuevo ingreso a la empresa
c) Facilitar el pronunciamiento actualizado, conciso y claro de las
funciones exactas de cada fase de la empresa
d) Dotar a la empresa de una herramienta que indique la forma de
proceder y la continuidad de su procedimiento
e) Reducir errores, omisiones y desperdicio de insumo
f) Facilita en un momento determinado los pasos a seguir para el
cumplimiento de sus funciones.
g) Servir con instrumento de consulta para la elaboración de los estados
financieros
h) Facilita la continuidad de los procedimientos a un cuando se sucedan
cambios
i) Minimizar la labor de los supervisores para que dediquen mas tiempo
a las planificaciones (p. 28)
Contenido de los Manuales
El autor Duhalt M. (1977:) considera que: “Los manuales contienen en su
forma especificas, políticas, normas, procedimientos, organización, historias,
aspectos legales y principios específicos del área a la cual se destinan, así como
formularios, organigramas, flujogramas, modelos de informes y en algunos casos,
estándares para medir en desenvolvimiento operacional entre otros”. (p. 27)
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Importancia de los Manuales
El autor Duhalt M. (1977): “Su importancia radica en que es una
herramienta que sirve para el manejo y planificación de los recursos
organizacionales, sean estos recursos humanos o materiales a su vez, constituyen un
medio para agilizar los procesos contables y aumenta el logro de sus objetivos”.
Por otra parte, el manual ofrece al personal una guía para la ejecución de sus
labores, que resultan particularmente valiosos para instruir al personal de reciente
ingreso, y es de gran utilidad para evitar errores o pasar por alto aspectos elementales.
Un manual le permite a la empresa contar con un medio de consulta sobre la
realización de las operaciones que en el se contempla, contribuye a mejorar la
calidad y oportunidad de la información a si como también minimizar los errores
humanos que pudieran existir por la falta de un material de información d ese tipo.
La idea de implantar manuales en la empresa es que esta continua el trabajo
en la misma eficiencia durante la ausencia de algunos de os responsables de una
cargo en particular.
Los manuales son una fuente importante de información escrita y son un
instrumento de acción para el control global de la organización.
Además, son medios viables para comunicar política, aclarar el
entendimiento de los nuevos empleados y recopilar decisiones pasadas de la
administración, lo que permitirá por una parte la continuidad de sus futuras decisiones
y por otra, decidir sobre los cambios a implementarse.
Por ello es importante para las organizaciones, contar con manuales de
procedimientos contables, administrativos financieros para lograr con mayor
eficiencia los objetivos o las metas propuestas. (p.27)
Proceso El autor López J. (2011) señala :
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Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u
organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas
circunstancias con un fin determinado. (p. 149)
Tipos de procesos
Los procesos pueden ser clasificados en función de varios criterios. Pero quizá
la clasificación de los procesos más habitual en la práctica es distinguir entre:
estratégicos, claves o de apoyo.
a) Los procesos clave son denominados operativos y son propios de la actividad
de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de
producción, el proceso de prestación del servicio, el proceso de
comercialización, etc.
b) Los procesos estratégicos son aquellos procesos mediante los cuales la
empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el
proceso de planificación presupuestaria, proceso de diseño de producto y/o
servicio, etc.
c) Los procesos de apoyo, o de soporte son los que proporcionan los medios
(recursos) y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a
cabo, tales como proceso de formación, proceso informático, proceso de
logística, etc.
También, se puede distinguir entre procesos clave y procesos críticos. En
general, los procesos clave atienden a la definición expuesta anteriormente. Están
principalmente orientados hacia la satisfacción del cliente y en ellos se emplean una
gran cantidad de los recursos disponibles por la empresa. Por otro lado, un proceso es
crítico cuando en gran medida la consecución de los objetivos y los niveles de calidad
de la empresa dependen de su desarrollo (p.150)
La correcta elaboración de y utilización de los manuales de procesos pueden
llevar a una empresa a obtener una gran variedad de ventajas entre las cuales se
pueden destacar:
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a) Ayudan al incremento de la eficiencia la calidad y la productividad
b) Son un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las
practicas de trabajo institucionalizadas
c) Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos
en la empresa. Aumenta la predisposición del persona para asumir
responsabilidades
d) Representan una restricción a la improvisación que aparece en la
empresa de las más variadas formas
e) Constituyen un instrumento efectiva de consulta, orientación y
entrenamiento
f) Facilitan el proceso de hacer efectivas las normas, procesos y funciones
administrativas
g) Evitan discusiones innecesarias y equívocos
h) Ayudan a fijar criterios y patrones así como la inconformidad en la
terminología técnica. Con esto se facilita la normalización de las
actividades administrativas y productivas. Constituyen una memoria
institucional. (p. 151)
Cuentas por Pagar
El autor Luque E. (1981) señala:
Cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de las
operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisición de mercancías o
servicios o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que
constituyen el activo.
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Los documentos y cuentas por pagar que tienen principalmente como origen
la adquisición de mercancías o servicios, y la obtención de préstamos para el
financiamiento de los bienes que constituyen el activo, podemos mencionar algunas
cuentas por pagar como son: Dividendos, Proveedores, Documentos por pagar y
Impuestos por pagar (p 249)
3.3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Administrador, ra adj. y s. Que administra: es muy responsable y buen
administrador de su tiempo. m. y f. Persona que administra y tiene a su cargo
determinados bienes, negocios o intereses ajenos: administrador de una finca o
heredad. ECON. En una sociedad, persona que ejerce las funciones de gestión y
representación de la misma: administrador de una sociedad anónima.
Cuentas Es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de
pagos.
Cuenta por pagar Cualquier importe adeudado como resultado de una compra de
bienes o servicios en términos de crédito.
Cuentas contables La cuenta contable es la representación valorada en unidades
monetarias, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una
empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y
gastos), permite el seguimiento de la evolución de los elementos en el tiempo.
Proceso Es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se
realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) bajo ciertas circunstancias con un
fin determinado.
Proceso contable Es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son
registradas y resumidas para la obtención de los Estados Financieros
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Manual : es un documento que mantiene en forma ordenada, información y/
instrucciones sobre historia, organización y procedimientos de una empresa; que se
consideran necesarios para una mejor ejecución del trabajo
Manual de procedimiento: Describe en detalle las operaciones que integran los
procedimientos administrativos en la orden secuencial
21
CAPÍTULO IV
FASES METODOLOGICAS
De acuerdo con Hernández Sampieri R, (1998) se refiere a:
“El Diseño, los datos que se recolectan, la manera de obtenerlos, el muestreo
y los otros componentes del proceso de investigación son distintos en estudio
exploratorios, descriptivos, correlaciónales y explicativos.”
El diseño de las fases metodológicas, constituyen la médula del informe, se
refiere al desarrollo propiamente dicho del trabajo investigativo.
Cabe mencionar que, para el desarrollo del Diseño de Normas y
Procedimientos, el investigador tuvo contacto directo con el problema, dentro de la
organización en la cual ocurre en el informe de pasantías planteado se diseñaron tres
fases para su desarrollo y se describen a continuación.
Fase 1.- Diagnosticar la situación actual en el proceso de la cuentas por pagar
dentro del Departamento administrativo de la empresa Inversiones Quiroven,
c.a
Inicialmente, se diagnóstico la problemática existente en el Departamento de
cuentas por pagar de la empresa Inversiones Quiroven, c.a.; para ello se utiliza una
población pequeña y finita conformada por 20 personas, la cual dados a las
características finitas se considera como un estudio del caso, por lo tanto no amerita
selección de muestra porque todos sus elementos tienen la mismas posibilidad de ser
seleccionados, es decir se tomo como una sola unidad.
En el mismo orden de ideas se utiliza como técnica la observación directa,
donde el investigador asume el papel de espectador del conjunto de actividades
administrativas.
22
Por consiguiente se utiliza la técnica de encuesta y va a ser aplicada
mediante la utilización de un cuestionario, (Ver Anexo A) es uno de los instrumentos
más utilizados y consiste en una serie de preguntas cuyas características permiten
obtener información escrita de los encuestados que requieren de respuesta cerradas (si
y no), llamadas Dicotómicas; el cual se aplico a las 20 personas que integran el
Dpto. de Administración de la empresa Inversiones Quiroven, c.a
Fase 2.- Describir los lineamientos que deben ser utilizados en el departamento
administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, c.a
Como lo que se busca en la elaboración de un manual de procedimientos es
establecer la secuencia sobre la actividad que se realiza en el Departamento, en esta
segunda etapa se establecen métodos de trabajo enfocados en el control de las
cuentas por pagar; que son estudiados para logar la optimización del mismo.
Seguidamente se busca analizar la tarea que cumple la persona encargada (de existir
dicha persona) de las cuentas por pagar para así entender la función administrativa; al
entender dicha función las actividades y los procesos se incluyen en el manual para
su funcionamiento.
Fase 3.- Diseñar un manual que permita llevar un control de las cuentas por
pagar en el departamento administrativo de la empresa Quiroven, c.a
Para finalizar la tercera fase; de acuerdo a los descrito en las anteriores se
diseña un manual donde permita llevar un control de las cuentas por pagar en
departamento de Administración de la empresa Inversiones Quiroven, c.a ya que
dicho manual sería fundamental para el proceso de la empresa, además sin él se
seguiría perdiendo tiempo valioso y desaprovechando muchos recursos tanto
financieros como humanos.
23
En el mismo orden de ideas dicho manual beneficia a la organización ya que
le servirá de guía para ejecutar las tareas una mejor coordinación de actividades en el
departamento, y aplicación de normas qué constara de revisión constante y
simplificación del trabajo.
24
CAPÍTULO V
RESULTADOS
5.1 Análisis de Resultados
En este capítulo se delimito los procedimientos de orden metodológico en sus tres
fases, con la finalidad de dar respuesta a las interrogantes que son objeto de estudio
en esta investigación.
A su vez se desarrollo los objetivos específicos definidos en el segundo
capítulo de este estudio, que para ser alcanzados se realizaron las técnicas e
instrumentos de recolección de datos que permitieron sustraer información necesaria
e importante para diseño de un manual de normas y procedimientos para llevar un
control en el departamento de cuentas por pagar, igualmente un proceso de
observación directa por parte del investigador.
5.1.1 Fase 1.- Diagnosticar la situación actual en el proceso de la cuentas por
pagar dentro del Departamento administrativo de la empresa Inversiones
Quiroven, c.a
A través de la encuesta realizada al personal que trabaja en Departamento
Administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, ca (RUBIOS), se logró obtener
información para conocer los pasos que se llevan a cabo en proceso en las cuentas
por pagar. A fin de conocer sus apreciaciones y obtener así datos que pudieran
contribuir al desarrollo de la investigación, los resultados de la encuesta hecha al
personal del Departamento presentan a continuación:
25
RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO
CUADRO N°1 Tabulacion de Pregunta nº1
Fuente: Brito Thais (2012) Gráfico Nro. 1 :
Fuente: Brito Thais (2012) Análisis: En el Gráfico nro. 1 el 85% de las personas encuestadas consideran que el proceso en el control de las cuentas por pagar no es llevado de manera efectiva ya que no es manejado de forma controlada trayendo como consecuencia ineficacia en el pago de las deudas de la empresa.
Series1; 1;
15%; 15%
Series1; 2;
85%; 85%
1.- Considera usted que el proceso del control de las cuentas por pagar dentro del Departamento es llevado a cabo de manera efectiva?
FRECUENCIA PORCENTAJE
ALTENATIVAS 1 Si 3 15%
2 No 17 85%
Total 20 100%
26
Fuente: Brito Thais (2012)
Gráfico Nro. 2 :
Fuente: Brito Thais (2012) Análisis: En el Gráfico nro. 2 el 60% de las personas encuestadas consideran que no se cumplen los lineamientos en el control de las cuentas por pagar debido a que dichos lineamientos no existen en el Departamento y por es dicha razón que existen tantas fallas en el departamento, y el 40% restante si considera que se cumplen dichos lineamientos.
Series1; 1;
40%; 40%
Series1; 2;
60%; 60%
PORCENTAJE DE ALTERNATIVAS
2,-Cree usted que el Departamento cumple con los lineamientos que deben ser Utilizados?
CUADRO N°2 Tabulacion de Pregunta nº2
FRECUENCIA PORCENTAJE
ALTENATIVAS
1 Si 6 40%
2 No 14 60%
Total 20 100%
27
3.- De diseñarse un manual seria más efectivo el control del Departamento de las Cuentas por Pagar?
CUADRO N°3 Tabulacion de Pregunta nº3
ALTENATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE 1 Si 17 85%
2 No 3 15%
Total 20 100%
Fuente: Brito Thais (2012)
Gráfico Nro. 3 :
Fuente: Brito Thais (2012) Análisis: En Gráfico Nro. 3 el 85% de las personas encuestadas consideran que con la creación de un manual seria más efectivo el control en el departamento de las cuentas por pagar debido a que obtendría un control detallado de todas los pasivos de la empresa y el margen de error seria extremamente muy bajo y un 3% de la muestra piensa todo lo contrario asegurando que dicho manual no es necesario para el departamento.
Series1; 1;
85%; 85%
Series1; 2; 15%;
15%
28
4.- Cree usted que un manual seria un instrumento eficaz para el Departamento de Cuentas por Pagar?
CUADRO N°4 Tabulacion de Pregunta nº4
ALTENATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
1 Si 16 82%
2 No 4 18%
Total 20 100%
Fuente: Brito Thais (2012) Gráfico Nro. 4 :
Fuente: Brito Thais (2012) Análisis: En el Gráfico Nro. 4 el 82 % de las personas encuestadas consideran que un manual seria un instrumento eficaz para el departamento de cuentas por pagar ya que el manual muestra los pasos a realizar para el mejor funcionamiento del departamento mientras el 18% restante considera que un manual no sería de mucha ayuda.
Series1; 1;
82%; 82%
29
Gráfico Nro. 5
Análisis En el Gráfico Nro. 5 se pudo determinar que el 82% de los encuestados consideraron que no existen procedimientos para llevar el control de las cuentas por pagar y que deberían crearse dichos procedimientos ya que existen fallas dentro del departamento consiguiendo con esto demoras en los procesos de los demás departamento mientras que el resto de la muestra consideran que si existen.
Series1; 1;
18%; 18%
Series1; 2; 82%;
82%
5.- Cree usted que existan procedimientos que permitan el control de las cuentas por pagar en el Departamento ?
CUADRO N°5 Tabulacion de Pregunta nº5
ALTENATIVAS FRECUENCIA PORCENTAJE
1 Si 4 18%
2 No 16 82%
Total 20 100%
Fuente: Brito Thais (2012)
Fuente: Brito Thais (2012)
30
Análisis de los gráficos.
Según en el resultado del diagnostico se pudo determinar que es importante el
diseño e implementación del manual de normas y procedimiento dentro del
Departamento de Cuentas por Pagar ya que el con el uso de este manual ayuda en el
incremento de la eficiencia, la calidad y productividad, debido a que es una
herramienta que permite facilitar el aprendizaje del personal existente y al personal
nuevo , a su vez reduce costos ya que le indica al empleado los pasos a seguir en el
cumplimiento de sus funciones evitando con ellos posibles errores y perdidas de a la
empresa.
5.1.2. Fase 2.- Describir los lineamientos que deben ser utilizados en el
departamento administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, c.a
Después de haber aplicado la encuesta en el departamento Administrativo se pudo
conocer que no existe métodos de trabajo en los cuales se pudiera obtener los pasos
que se aplican para mejorar de manera efectiva el control de la cuentas por pagar ya
que no se ha implantado un nuevo método para llevar dichas cuentas; tratando de
conseguir con ello la aceptación por parte del trabajador que labora directamente con
este cargo, para así formarlos de manera eficaz y hacer que el cumplimiento de dicho
manual sea una norma interna, logrando mantener el nuevo método en
funcionamiento; Por dicha razón se plantean los siguientes lineamientos
administrativos que deben ser utilizados
� Creación del Departamento de Cuentas por Pagar
� Elaborar un manual que permita llevar el control exhaustivo en el
Departamento de Cuentas por Pagar, para que con el uso del manual bajen
considerablemente los errores causados
� Mejorar el control de las cuentas por pagar, es decir saber que facturas llegan
y cuales son las pagadas a su respectivo proveedor.
� Efectuar el entrenamiento de las personas dentro de Departamento con el
respectivo uso del manual
31
5.1.3. Fase 3.- Diseñar un manual que permita llevar un control de las cuentas
por pagar en el departamento administrativo de la empresa Quiroven, c.a
Realizada esta fase mediante la utilización de técnicas e instrumentos y de acuerdo
a los resultados arrojados por las anteriores fases, se obtuvo la información necesaria
para diseñar un manual que permite llevar un control de las cuentas por pagar en el
departamento administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, C.A., donde se
muestra el objetivo del manual, justificación y recursos utilizados que conforman
la propuesta.
A continuación se muestra la propuesta.
Propuesta
Objetivo General
Diseñar un manual de normas y procedimientos que permita llevar el
control de las cuentas por pagar de empresa Inversiones Quiroven (RUBIO’S)
Justificación
La elaboración de este manual de Normas y procedimientos constituye una
herramienta para todos los empleados de la empresa Inversiones Quiroven, ca ya qué
por medio de este instrumento se podrán realizar las actividades de manera efectiva
y logrando conocer todos los procedimientos que se llevan a cabo en el Departamento
de cuentas por pagar
Beneficios de la propuesta: Este manual de normas y procedimiento será beneficio dentro del Departamento
de cuentas por pagar ya que permite llevar el control de manera eficiente de todos los
pasivos de la empresa y así evitar las demoras en los pagos a los proveedores, además
este manual le suministra a los empleados un instrumento efectivo para llevar el
proceso.
32
Factibilidad:
Para la elaboración de este manual de normas y procedimiento fue necesario el
análisis cinco aspectos importantes para reconocer su vialidad.
Recursos materiales
Para la puesta en marcha en la elaboración del manual de normas y
procedimientos se cuenta con equipos de computación, lápiz, borrador, hojas
blancas, impresoras, cartucho para la impresora y pendrive.
Recursos Humanos
En la elaboración del manual se cuenta con todo el personal que laboran en el
departamento ya que ellos son la muestra en las cuales se basaron los resultados que
se obtuvieron en la investigación.
Recursos Institucionales
La empresa Inversiones Quiroven C.A.,
Recursos Financieros
Son los costos que acarrearían la elaboración del manual la empresa
Inversiones Quiroven, c.a
Recursos financieros Costo
Unidad o
Pza.
Hojas blancas 60,00 Paq
Cartucho para impresora 250,00 Und
Lápiz 10,00 Und
Borrador 8,00 Und
Impresora 850,00 Und
Pendrive 100,00 Und
TOTAL 1278,00
33
Recursos técnicos
La técnica de normas y procedimientos es la que permite llevar una sucesión
ordenada y secuencial de operaciones relacionadas entre sí, para realizar una acción
o una tarea específica dentro de un lugar determinado para su aplicación.
En las páginas posteriores se presenta el manual que conforma la propuesta de
estudio.
34
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES QUIROVEN, CA
ELABORADO POR Thais Brito
35
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL
DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA
INVERSIONES QUIROVEN, CA
CODIGO MNP-ADM
001
VERSION 1.0
PAGINA 2/12
ÍNDICE GENERAL
Objetivo………………………….......................………..………....…………………3 Alcance………………………………………...........................….………………….3 Responsabilidades.…………………......................………..…..……….……………..3 Definición de términos……………................................ ……..……………………...4 Responsable de la revisión del procedimiento……..…....................………………….4 Revisión del procedimiento………..…………………………….........................……5 Documentos aplicables y/o anexos………………………….............................…..….5 Diagrama de flujo………………………………………............................….……….5 Normas para los pagos de los facturas………….….…..........……….......…………6-7 Procedimientos para el control de cuentas por pagar….............................….8-9-10-11 ANEXOS UNO: Diagrama de flujo del manual de normas y procedimientos para el control de cuentas por pagar.......................................................................................................12
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
36
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES
QUIROVEN, CA CODIGO
MNP-ADM 001
VERSION 1.0
PAGINA 3/12
OBJETIVO Describir las normas y procedimientos que permite llevar el control de las cuentas por pagar en el Departamento Administrativo de la empresa Inversiones Quiroven, C.A., para lograr de manera eficaz y efectiva el desempeño dentro de Departamento. ALCANCE Este manual está al alcance de todos los miembros que conforman en departamento de cuentas por pagar, también a todo el personal que en un futuro ingrese a la empresa y que por la naturaleza de sus funciones requiera el conocimiento y uso de este manual; siendo el manual una guía de consulta y de apoyo en caso de dudas o falta de conocimiento en la realización de la actividad a cumplir. RESPONSABILIDADES El departamento de cuentas por pagar será el responsables del control y mantenimiento de este manual de normas y procedimiento, debe conservar la documentación original de este manual, a su vez es el responsable de la revisión y elaboración de este manual. Los usuarios de este manual deben asegurar la confiablidad contenida en el manual
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES
QUIROVEN, CA CODIGO MNP-ADM
001
VERSION 1.0
PAGINA 4/12
DEFINICIONES DE TÉRMINOS Cuenta por pagar: Cualquier importe adeudado como resultado de una compra de bienes o servicios en términos de crédito Control: es la última etapa del proceso administrativo Manual: es un documento que mantiene en forma ordenada, información y/ instrucciones sobre historia, organización y procedimientos de una empresa; que se consideran necesarios para una mejor ejecución del trabajo. Manual de procedimiento: Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en la orden secuencial. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO El Gerente del Departamento de Cuentas por Pagar será el responsable de controlar el proceso de los pasivos de la empresa Inversiones Quiroven, C.A. (RUBIOS).
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL
DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN EL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE
LA EMPRESA INVERSIONES QUIROVEN, CA
CODIGO MNP-ADM
001
VERSION 1.0
PAGINA 5/12
REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Este manual deberá ser revisado por lo menos 1 vez al año o en caso de existir cambios en el Departamento de Cuentas por pagar DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS ANEXOS UNO: Diagrama de flujo del manual de normas y procedimientos para el control de cuentas por pagar DIAGRAMA DE FLUJO El diagrama de flujo correspondiente a este procedimiento se muestra en el ANEXO UNO
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LAS CUENTAS
POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES
QUIROVEN, CA CODIGO MNP-ADM
001
VERSION 1.0
PAGINA 6/12
Normas para el Pago de las Facturas • Todo pago debe estar autorizado por la Gerente General • Para realizar los pagos de las facturas se deberá poseer la factura original Y/o copia de la misma para ser justificado el pago • Todas las facturas deben contener los lineamientos formales y legales que exige el Seniat • Las facturas no deben poseer enmiendas ni tachaduras • Se deberá imprimir un listado o reporte semanal de las cuentas por pagar ya vencidas al 15 y 30 días de vencimiento • Se debe realizar una programación de pagos en la semana y debe estar aprobado por la gerente General • Una vez emitido los cheques por la asistente de tesorería y ya firmados por el gerente general y el gerente de administración se deberá llamar al proveedor para que sean retirados.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES
QUIROVEN, CA CODIGO MNP-ADM
001
VERSION 1.0
PAGINA 7/12
Normas para el Pago de las Facturas • La entrega de pagos se realizará los días viernes desde las 8:00 am a 11:30 y de 2:00 pm hasta 4:30 pm.; en caso de que el proveedor no pueda retirar el pago se le podrá hacer el depósito en el banco. • Cuando se emita el cheque y solo se posea una copia de la factura, el proveedor deberá entregar la factura original al momento de cancelar la factura • El proveedor deberá firmar el comprobante de pago una vez recibido el cheque; en caso de hacérsele el depósito se le anexara una copia del depósito al comprobante como muestra del pago • El comprobante de pago deberá ser archivado con una copia de la factura en la carpeta del proveedor • El original del comprobante deberá ser archivado con una copia de la factura en la carpeta de consecutivos de cheque de la empresa a cual pertenece • La factura original deberá ser entregada al Departamento de Impuesto • Las normas y procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos a posible modificaciones por parte de la unidad de cuentas por pagar y la gerencia general
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES
QUIROVEN, CA CODIGO MNP-ADM
001
VERSION 1.0
PAGINA 8/12
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE CARGOS
PASO ACCION ACTIVIDADES
Asistente Administrativo nro. 2
1 Recibe la asistente administrativa nro. 2 de los demás Gerentes de los otros Dpto. los siguientes documentos:
a. Cuenta por pagar requisitada y autorizada avalando la documentación soporte en original y 1 copia, con la cual solicita el pago del bien o servicio adquirido o requerido por la organización.
b. Contrato o pedido, original cuando sea por primera vez el servicio o el bien requerido en la cuenta por pagar el No. de la cuenta donde se le podrá enviar a depositar.
c. Factura conteniendo los requisitos fiscales vigentes, solicitud del servicio o adquisición de bienes y servicios
d - Acusa recibo en copia de la Cuenta por Pagar, anotando fecha y hora de recepción.
e - Captura en el formato de recepción de documentos, lo siguiente:
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES
QUIROVEN, CA CODIGO MNP-ADM
001
VERSION 1.0
PAGINA 9/12
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE CARGOS
PASO ACCION ACTIVIDADES
Asistente Administrativo nro. 2
2 • Fecha.
• Beneficiario.
• Importes respectivos.
• Asigna Número de folio
f - Verifica que los documentos se encuentren requisitados con la documentación soporte respectivo:
f.1. Que el importe de la cuenta por pagar corresponda al de la factura. a- DATOS INCORRECTOS
Notificación al Departamento de Administración el motivo de dicha devolución.
Entrega a la asistente Administrativa 1
Asistente Administrativo nro. 1
3 La Asistente Nro. 1 recibe de la asistente 2 los:
b- DATOS CORRECTOS Y DEBIDAMENTE REQUISITADOS LOS DOCUMENTOS
Efectúa la aplicación contable en la Cuenta por Pagar, incluyendo los siguientes datos:
Cuentas de mayor: Proveedores.
Realiza la captura presupuestal y contable en el sistema:
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES
QUIROVEN, CA CODIGO MNP-ADM
001
VERSION 1.0
PAGINA 10/12
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE CARGOS
PASO ACCION ACTIVIDADES
Asistente Administrativo nro. 1
3 a. Presupuestalmente:
• No. de la cuenta por pagar
• Estructura programática, de acuerdo a la Unidad Administrativa responsable.
• Partida específica, de acuerdo al clasificador por objeto del gasto e importe de la misma.
• Concepto de la cuenta por pagar y número consecutivo de la misma. • Importe del costo.
b. Contablemente: • Cargo a las cuentas por Prestación, de Servicios e I.V.A.
• Abono a las cuentas de mayor Proveedores y en caso de existir algún tipo de retención el No. de cuenta respectiva.
Asistente Administrativo nro. 1 le entrega al Gerente de cuentas por pagar
Gerente de Cuentas por pagar
4 a- Recibe el Gerente de Cuenta por Pagar y verifica registros contables b -Recibe de la asistente Administrativa 1colocando su nombre y firma en el reverso de las facturas; no se aceptan facturas que contengan tachaduras, enmendaduras, errores o que se encuentren mutilados.
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR EN
EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES
QUIROVEN, CA CODIGO MNP-ADM
001
VERSION 1.0
PAGINA 11/12
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE CARGOS
PASO ACCION ACTIVIDADES
Gerente de Cuentas por pagar
4 c - Recaba en Cuenta por Pagar las firmas de aprobación del Gerente General y de Bo.vo. del Gerente Administrativo.
d - Elabora relación de entrega de Cuentas por Pagar en original y copia, turna al Gerente de Tesorería, acusa de recibo en copia y archiva.
Entrega el Gerente de cuentas por pagar al Gerente de tesorería
Gerente de tesorería 5 Recibe del Gerente de cuentas por Pagar verifica fondos y procede conforme a los Pagos de las Obligaciones Contraídas por la organización
Entrega el Gerente de tesoreria a la Recepcionista
Recepcionista 6 Entrega a los proveedores sus respectivos pagos ya sean bienes o servicios
Fin del Procedimiento
ELABORADO POR: FECHA:
REVISADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
45
46
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En esta investigación se logro satisfactoriamente los objetivos planteados, lo que
permitió diseñar un manual para llevar el control en el departamento de cuentas por
pagar de la empresa Inversiones Quiroven la cual lleva la administración de todas las
tiendas RUBIO’S a nivel nacional
Luego de utilizar los instrumentos de recolección de datos se ha podido concluir
que las formas de los métodos establecidos que actualmente se manejan en el
departamento de las cuentas por pagar existen fallas que se han de mejorar con la
aplicación del manual.
Todo este análisis permitió plantear las habilidades necesarias para lograr cumplir
con el último objetivo de este trabajo de investigación, la cual consistió en Diseñar un
manual para llevar el control en departamento de cuentas por pagar de la empresa
Inversiones Quiroven la cual lleva la administración de todas las tiendas RUBIO’S a
nivel nacional como objetivo principal el diseño y el uso de manual, las cuales
surgieron después de la aplicación y análisis del instrumento el cual fue la encuesta
realizada
Con el uso del manual para el departamento de cuentas por pagar, se espera la
mejora en cuanto a las actividades de eficiencia en el trabajo, el pago de facturas a
tiempo, el orden y control de las facturas que son recibidas. Ofreciendo la mejor
aplicación para satisfacer las necesidades dentro de la organización así como de los
proveedores; con ello aumentar el eficacia de la empresa.
47
Gracias al estudio realizado por la autora, este informe servirá de ayuda para la
empresa Inversiones Quiroven, CA. , ya que muestra los problemas existente en el
departamento administrativo y buscando con ello la mejora de los problemas que
enfrenta el departamento enseñando un camino de beneficios y logros basado en las
metas y objetivos para la empresa.
Recomendaciones
En primer lugar, es preciso que el manual, se implementen al pie de la letra y de
una manera consecutiva en cada una de las procedimientos desarrollados
anteriormente, ya que cada uno depende operativamente de la anterior, lo cual
certifica los resultados que se obtengan sean auténticos. El propósito este manual es
el de brindar a la empresa una guía útil acerca de cómo llevar el departamento
administrativo.
En segundo lugar, es necesario destacar la importancia de llevar a cabo, cada
procedimiento paso a paso, con sus respectivas normativas para el buen uso y
funcionamiento del manual a utilizar.
Luego, durante la etapa de implementación del manual es necesario llevar un
estricto control de cómo se está haciendo uso del manual y si se está cumpliendo
cabalmente todos los procedimientos allí plasmados.
También se recomienda lacónicamente:
• El uso del manual de normas y procedimientos en el Departamento
• Control en el uso y manejo del manual de normas y procedimientos.
48
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Alonzo J. (1998) Diseño de Sistemas Administrativos y Contables: (22da ed.),
Caracas.
Amanau (2010) ” Manual de normas y procedimientos para establecer las
funciones del personal dentro de la estructura organizacional de la empresa Tu
Casa Bienes Raíces” C,A., Trabajo de Grado de la Universidad José Antonio Páez,
San Diego, Edo Carabobo.
Colmenares (2009) “Manual de Normas y Procedimientos de control interno
para el Inventario de Alimentos y Bebidas en la empresa Los sabores del
Gourmet”., Trabajo de Grado de la Universidad José Antonio Páez, San Diego, Edo
Carabobo.
Cuellar (2009), “Manual de Normas Y Procedimientos para el control de las
operaciones de recepción y despacho de mercancía en el departamento de
control final y almacén de la empresa Ferroceramica Valcro, C.A”., Trabajo de
Grado de la Universidad José Antonio Páez, San Diego, Edo Carabobo.
trabajo de Grado de la Universidad José Antonio Páez
Duhaltk, M. (1977). Los manuales de procedimientos en las oficinas públicas,
(2da ed.) Universidad de México
González Jordán, B. (2001). Las bases de las Finanzas empresariales (4ta ed.)
Editorial Academia
Gómez Cejas G. (1997) Sistemas Administrativos Editorial McGraw Hill
49
Hernández Sampieri R., Collado C. y Baptista Lucio P. (2006-1988).Metodología de
la investigación (4ta ed.) y (2da ed.). México.
Vera L. (2003) “Guía práctica para la elaboración de un Manual de Normas y
Procedimientos” Guía de estudio para la Cátedra de Sistemas Administrativo,
Facultad de Ciencias Sociales en la Universidad José Antonio Páez
Luque E. (1981). Introducción al estudio de la contabilidad. (4ta ed.) Editorial
Editexto.
Suarez.(2009) “Manual de Normas y procedimientos para la Recepción y
Manejo de Cargas de Buques en la Aduana Marítima Principal de Puerto
Cabello., Trabajo de Grado de la Universidad José Antonio Páez, San Diego, Edo
Carabobo.
Pérez (2007) “Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para el
Control de las Funciones Administrativas”, en Ganesha; CA., Trabajo de Grado
de la Universidad José Antonio Páez, San Diego, Edo Carabobo.
50
REFERENCIAS ELECTRONICAS
López J. (2011) Tipos De Procesos Y Sus Características - BuenasTareas.com
www.buenastareas.com › Temas Variados
51
52
Anexo A
CUESTIONARIO
A continuación le presentamos esta encuesta; que es la base principal para la elaboración del informe de pasantías para optar al título Lic. En Administración de Empresas en la Universidad José Antonio Páez; le agradecemos que responda con el mayor grado de sinceridad; pues esta información no será divulgada a ningún persona ajena a usted y a la investigación.
1.- Considera usted que el proceso del control de la cuentas por pagar dentro del departamento es llevado de manera efectiva.
SI _____ NO______
2.- Cree usted que el departamento cumple con los lineamientos que deben ser utilizados?
SI_____ NO ______
3.- De diseñarse un manual seria más efectivo el control del departamento de cuentas por pagar?
SI ____ NO _______
4.- Cree usted que con un manual seria un instrumento eficaz para el Departamento de cuentas por pagar?
SI ____ NO ______
53
5.-Cree Ud. que existan procedimientos que permitan el control de las cuentas por pagar en el Departamento?
SI ____ NO ______
