Informe Consolidado Itrim2012 Final

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UN SIMEGE- III Etapa, Informe de avance I TRIMESTRE 2012 2

Contenido PRESENTACIÓN ........................................................................................................................................................................ 4 1. AVANCES DE SUBPROYECTOS DEPENDIENTES DEL SISTEMA ....................................................................................... 4 1.1.1. Régimen de Planeación .............................................................................................................................................. 4 1.1.2. Planeación Operativa ................................................................................................................................................. 4 1.2. GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO .................................................................................................................................... 6 1.2.1. Simplificación y/o Estandarización de Procedimientos- Nivel Nacional ............................................................................ 6 1.2.2. Herramienta para automatización de procedimientos ..................................................................................................... 7 1.2.3. Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora ............................................................................................................ 10 1.2.4. Premio de Mejor Gestión 2012 .................................................................................................................................. 11 1.2.5. Alistamiento y realización de las auditorías ................................................................................................................. 12 1.2.6. Informe de Revisión por la Dirección 2011 .................................................................................................................. 14 1.2.7. Administración del Riesgo ......................................................................................................................................... 15 1.2.9. UN-Centro de Información de Voz .............................................................................................................................. 16 1.2.10. Modelo de Buen Servicio .......................................................................................................................................... 17 1.2.11. Cuerpo de indicadores del UN-SIMEGE .................................................................................................................... 18 1.2.12. SIMEGE@ ............................................................................................................................................................... 19 1.3. BUEN GOBIERNO ....................................................................................................................................................... 33 1.3.1. Rendición de Cuentas en el año 2012 sobre el año 2011: ............................................................................................ 33 1.3.2. Fortalecimiento del Entorno Ético ............................................................................................................................... 34 1.4. MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ........................................................................... 41 1.4.1. Mejoramiento de los procesos y procedimientos del MP de Gestión Administrativa y Financiera (GNFA) ........................ 41 1.4.2. Régimen Financiero y Administrativo para la Universidad ............................................................................................. 42 1.5. AJUSTE INSTITUCIONAL ............................................................................................................................................. 46 1.6. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ...................................................................................................................... 47 1.7. RESPONSABILIDAD AMBIENTAL ................................................................................................................................. 51 1.8. EGRESADOS Y DONACIONES .................................................................................................................................... 55 a) INCLUSIÓN DE EGRESADOS ................................................................................................................................................ 55 b) SUBSISTEMA DE DONACIONES ........................................................................................................................................... 57 1.9. DESARROLLO INFORMÁTICO ..................................................................................................................................... 60 1.10. PLAN DE DESARROLLO TERRITORIAL ....................................................................................................................... 62 1.11. Avance general del Proyecto UN-SIMEGE III etapa “Subproyectos Dependientes” ............................................................. 63 2. AVANCES DE SUBPROYECTOS INDEPENDIENTES DEL SISTEMA .................................................................................. 64 2.1. INDICE DE EFECTIVIDAD DEL UN-SIMEGE.................................................................................................................. 64 2.2. GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................................................................. 67 2.3. EVALUACIÓN INSTITUCIONAL INTERNACIONAL ......................................................................................................... 70 2.4. ORDENAMIENTO JURÍDICO ........................................................................................................................................ 70 2.5. POLITICAS DE COMUNICACIÓN EN LA UN .................................................................................................................. 72 2.6. CONDICIONES DE TRABAJO ....................................................................................................................................... 72 2.7. SISTEMA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO .................................................................................................................. 79 2.8. TALENTO HUMANO, COMPONENTE ACTUALIZACIÓN MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS ...................... 79 2.9. Avance General de los Subproyectos Independientes UN-SIMEGE ................................................................................... 79 3. AVANCES EN LA DINÁMICA DE DESARROLLO Y COORDINACIÓN DEL NIVEL NACIONAL Y LAS SEDES......................... 80 3.1. CONFORMACIÓN Y DINÁMICA DE FUNCIONAMIENTO DE LOS NODOS GESTORES Y EQUIPOS TÉCNICOS ............... 80 3.2. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN UTILIZADAS PARA LA DIVULGACIÓN DEL UN-SIMEGE ........................................ 84 3.2.1. Orgullo UN .............................................................................................................................................................. 84 3.2.2. Estrategias de Comunicación en las Sedes y Nivel Nacional ........................................................................................ 84 3.3. ACCIONES QUE EVIDENCIAN EL MEJORAMIENTO ..................................................................................................... 87 3.3.1. Boletín de Mejoramientos de la UN. ........................................................................................................................... 87 3.3.2. Certificación en NTC GP 1000:2009 de la Universidad Nacional de Colombia. ............................................................... 88 3.3.2.1. Nivel Nacional: ......................................................................................................................................................... 89 3.3.2.2. Sede Bogotá ............................................................................................................................................................ 92 3.3.2.3. Sede Manizales ....................................................................................................................................................... 95


3.3.2.4. Sede Medellín .......................................................................................................................................................... 96 3.3.2.5. Sede Caribe .......................................................................................................................................................... 101 3.3.2.6. Sede Palmira ......................................................................................................................................................... 102 3.3.2.7. Sede Orinoquia ...................................................................................................................................................... 102 3.3.2.8. Sede Amazonía ..................................................................................................................................................... 103 4. SEGUIMIENTO Y AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA ..................................................................................................... 106 4.1. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÒN POR PARTE DE LA OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO Y EL COMITÉ NACIONAL DE CONTROL INTERNO ........................................................................................................................................ 106 4.2. REUNIÓN DE COORDINADORES DE SUBPROYECTOS ............................................................................................. 106 5. REPORTE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. ................................................................................................................ 107 5.1. Reporte de Ejecución Presupuestal consolidado a Nivel Nacional y Sedes por rubros y por objetivos ................................. 107 5.2. Herramienta de control UN-SIMEGE. ............................................................................................................................ 108


PRESENTACIÓN

En el marco del tercer año de la III Etapa del Proyecto UN-SIMEGE, enfocada en el mejoramiento y la sostenibilidad del sistema, se presenta el informe del primer trimestre (16 de diciembre de 2011 a 16 de marzo de 2012) que recoge y articula los avances y resultados de los diferentes objetivos y/o Subproyectos tanto dependientes como independientes, en el siguiente orden:

I. Avances de Subproyectos dependientes del Sistema. II. Avances de Subproyectos independientes del Sistema.

III. Avances en la dinámica de desarrollo del Nivel Nacional y las sedes. IV. Seguimiento y Autoevaluación del sistema. V. Reporte de ejecución presupuestal.

1. AVANCES DE SUBPROYECTOS DEPENDIENTES DEL SISTEMA

1.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Los avances presentados a continuación responden a los objetivos específicos de la formulación del proyecto en el Nivel Nacional y en las Sedes. En primer lugar se presenta el reporte de la Coordinación General y/o Nivel Nacional como instancias que dan los lineamientos y luego, los avances respectivos y más significativos en las Sedes, reflejándose así la transversalidad del proyecto. Para finalizar se incluye un análisis conjunto. Lidera: José Vidal Betancur, Director Oficina Nacional de Planeación (ONP) y Coordinación General UN-SIMEGE.

1.1.1. Régimen de Planeación

Es de anotar que la propuesta de Régimen de Planeación y Evaluación de Resultados, no puede ser aprobada en principio por el CSU, dado que algunos de los instrumentos allí establecidos deben primero hacer parte del Estatuto General de la Universidad. No obstante, para el próximo trimestre se solicitará a la Secretaria General sea retomado el tema de la aprobación del Estatuto General en el CSU.

1.1.2. Planeación Operativa Realización de ajustes al Sistema de Planeación Operativa Durante este trimestre y previo acuerdo con la Oficina Nacional de Planeación y la Sede Bogotá, se han adelantado una serie de cambios encaminados a la evolución del aplicativo SIPLO para convertirlo en SIPLO PLUS. Este cambio se da una vez evaluado el funcionamiento del SIPLO y acogiendo la metodología de Planeación Operativa que propuso la Oficina de Planeación y el Equipo Técnico de UN-SIMEGE de la Sede Bogotá y que se aplicó en un piloto que ha demostrado ser exitoso. Se integran así esfuerzos articulados entre el Cuerpo Único de Indicadores y la planeación trianual. Ver ANEXO Presentación SIPLO Plus, en la carpeta SIPLO. Capacitación permanente para la realización de la Planeación Operativa

A partir del cierre de la Planeación Operativa 2011, se encontraron falencias en la información suministrada por algunos EG, lo que llevo a la Coordinación General de UN-SIMEGE a planificar una capacitación en cuanto a conceptualización de la Planeación Operativa, Creación de Políticas de Operación, Construcción de Actividades, Indicadores y Metas, la cual quedó programada para el próximo 11 de Abril de 2011, dirigida a Analistas responsables de Planeación Operativa y Coordinadores de todas las Sedes y el Nivel Nacional. Esta capacitación responderá además a una observación adelantada por la auditoría del ICONTEC recientemente.


Por otro lado, además de disponer de videos de Introducción e Instructivo al SIPLO, como herramientas de capacitación que le sirven a los usuarios en forma constante, se ha mantenido atención permanente frente a las solicitudes de Tiket´s (números asignados para atender inquietudes o sugerencias sobre el servicio), que ingresan a través del Sistema de Planeación Operativa SIPLO, y a las solicitudes que llegan a través del correo [email protected]. Ver ANEXO Tickets I Trim de 2012, en la carpeta SIPLO. Realización y seguimiento semestral de la Planeación Operativa Se llevó a cabo el cierre de la Planeación Operativa 2011, ver ANEXO Informe de la Alta Dirección, Numeral 6. Desempeño de los Macroprocesos en la Planeación Operativa y Numeral 7. Cumplimiento de las metas de la planeación operativa asociados a los Objetivos de Mejor Gestión, en la carpeta Informe Alta Dirección. El cierre a la Planeación Operativa 2011, se extendió por solicitud de algunos equipos de gestión (EG) del 20 de Enero, al día 6 de Febrero de 2012, día en que se generaron todos los reportes necesarios para dar alcance a las necesidades del Informe de Revisión por la Dirección. El día 8 de Febrero de 2012 se le envío a todas las Sedes el reporte de cierre de su Planeación Operativa, donde se le solicitaba hacer la respectiva revisión con el fin levantar los Planes de Mejoramiento que correspondieran en el Simege Electrónico (Simege@) A continuación se presentan los avances respectivos por sedes y en el nivel nacional:

AVANCE

El seguimiento a la planeación integral del II semestre de 2011 en la Sede Bogotá, se llevó a cabo a mediados del mes de diciembre del año 2011, este reporte fue realizado

por 30 de los 33 EG (dejaron de hacer seguimiento la Facultad de Ciencias y dos Institutos IEPRI- IEU) a los cuales les aplica la planeación integral (no se incluye Unisalud)

Se llevaron a cabo las capacitaciones y asesorías relacionadas con la validación de la planeación operativa de cada dependencia, en lo relacionado con el ingreso del

seguimiento de II Sem de 2011. Se envió un correo electrónico desde la Oficina de Planeación Institucional y del Territorio, en el cual se abre la posibilidad de realizar ajustes

a la planeación del año 2012, a los EG que así lo requieran, con fecha límite del 28 de marzo de 2012.

BO

GO

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AVANCE

El Equipo Operativo acompañó a los Coordinadores de los EG para realizar el seguimiento de la Planeación Operativa en el aplicativo SIPLO a través de las reuniones del

Nodo Coordinadores.

Para el primer trimestre del año 2012, los 28 EG de la Sede realizaron el seguimiento a la Planeación Operativa de acuerdo a lo solicitado desde la Coordinación General. El

registro de la Planeación operativa del año 2012 esta en proceso de construcción, dado que aun no finalizan las fechas para el registro de dicha información.

ME

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LL

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AVANCE

Se apoyó en la realización del seguimiento a SIPLO II Semestre del año 2011 en los siguientes equipos de gestión: Jurídica, ORI, Dirección Académica, Publicaciones

Registro y Matrícula, Unidad de Archivo, Centro de Idiomas, Centro de Cómputo, Contratación, Sección Financiera, IDEA.

La Sede Manizales cumplió en el 91% de las metas definidas en la planeación operativa del año 2011.

En el mes de febrero se envió a la Coordinación General la información de los procesos con los nombres y usuarios de los líderes y administradores de SIPLO.

Se recibió la socialización de la planeación operativa del año 2012 en la videoconferencia del 29 de febrero de 2012.

MA

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AVANCE

A partir de la divulgación de la circular 006 de marzo 9 de 2012, se inició la divulgación para la inclusión de la planeación operativa, con el apoyo de los videos publicados

por la Coordinación General. Hasta la fecha se ha realizado entrenamiento en aproximadamente el 30% de los EG de la Sede. Se sigue realizando la asesoría IN SITU,

divulgación en página web de los videos y material de apoyo y acompañamiento a los Coordinadores de los Equipos de Gestión para la inclusión de la planeación operativa

de acuerdo con las fechas establecidas.

En la Sede Palmira, se finalizaron las actividades de seguimiento de la planeación operativa del II Sem de 2011, de acuerdo con el calendario aprobado por la Coordinación

General, en resumen, se realizó planeación operativa en 65 equipos, con un total de 566 metas planteadas y un cumplimiento del 96% en las metas propuestas de acuerdo

con la información consolidada y recibida desde la Coordinación General.

Hasta la fecha no se ha incluido la planeación operativa de la vigencia 2012 en ningún equipo de gestión ya que el aplicativo ha presentado dificultades y hay algunos

cambios en la metodología que se están divulgando mediante asesoría y entrenamiento IN SITU.

PA

LM

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AVANCE PORCENTUAL:

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Coordinación General, corte a 16 de Marzo de 2012

1.2. GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO Lidera: Vicerrectoría General con el apoyo de los equipos técnicos de la Coordinación General y del Nivel Nacional. A continuación se reportan las actividades más significativas por parte de la Vicerrectoría General (Coordinación General y Nivel Nacional) en este Subproyecto que constituye uno de los de mayor dinamismo del sistema. Es importante anotar que aunque hay un buen nivel de articulación entre la Coordinación General y el Equipo Técnico del Nivel Nacional, cada uno tiene sus responsabilidades en este Subproyecto y en el cumplimiento de este objetivo específico. Desde la Dirección del Subproyecto se han generado lineamientos a las diferentes sedes.

1.2.1. Simplificación y/o Estandarización de Procedimientos- Nivel Nacional

Definición de metodologías simplificación y/o estandarización de procedimientos. Los líderes de proceso en el Nivel Nacional, en su rol de coordinadores del proceso de estandarización, reportaron durante el 2011 la metodología utilizada en la estandarización de procedimientos en los niveles correspondientes nacional, sede y/o

AVANCE

El informe de Alta Dirección de febrero 2012 realizado por la Coordinación General concluye que para la Sede Orinoquia se obtuvo un porcentaje de cumplimiento de 92%,

con 11 equipos con P.O con 214 metas asociadas de las cuales se cumplieron 197 y 17 metas no alcanzadas. Los equipos con Planeación Operativa en la Sede

corresponden a 1. DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL. 2. COMUNICACIONES 3. FORMACIÓN 4. EXTENSIÓN 5. BIENESTAR UNIVERSITARIO 6. GESTIÓN DE

RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 7. GESTIÓN DE LABORATORIOS 8. GESTIÓN DE INFORMACIÓN 9. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 10.

ADMISNITRACIÓN Y 11. MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN.

OR

INO

QU

IA

AVANCE

Se acompañó y asesoró a cada equipo o dependencia (13) en el reporte del seguimiento de la planeación operativa del II semestre de 2011.

Además se dio acompañamiento para la elaboración de los planes de mejoramiento, a los siguientes Macroprocesos que presentaron incumplimiento en las metas de SIPLO

del año 2011: Bienestar Universitario, Formación, Desarrollo Organizacional, Relaciones Interinstitucionales, Laboratorio, Gestión del Talento Humano en el proceso de

Salud Ocupacional, Gestión de la Información y Gestión administrativa y Financiera en el proceso de tesorería. Estos Planes de Mejoramiento se encuentran incluidos en el

SIMEGE electrónico.

Se incorporó al aplicativo SIPLO, el seguimiento de la planeación operativa del 100 % de los equipos o dependencias para el II semestre de 2011,

Dentro de los resultados del informe de avance de la Revisión por la Dirección, la Sede Amazonia reportó un cumplimiento del 96% en las metas definidas de la Planeación

Operativa 2011.

AM

AZ

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ÍA

AVANCE

Con el ánimo de realizar el seguimiento de la planeación operativa correspondiente al II semestre de 2011, se llevaron a cabo capacitaciones In Situ con cada uno de los

líderes de los procesos, de igual manera se realizaron las sincronizaciones en la herramienta dado el cambio de plataforma del correo institucional. Los procesos asesorados

y capacitados para el I trimestre de 2012 fueron Tesorería y Formación.

Por otro lado, a partir del 12 de marzo se dio inicio a la Planeación Operativa del año 2012, en donde a través de correo electrónico se invitó a los lideres de los procesos

para ingresar las actividades de este año. Así mismo con apoyo del video divulgado en la página de SIPLO se realizó capacitación nuevamente, con el fin de dar a conocer

los nuevos cambios en la plataforma.

En el marco del informe de la alta dirección se realizó una evaluación de SIPLO en los puntos de cumplimiento de los objetivos de mejor gestión y desempeño de procesos

arrojando los siguientes resultados: Equipos con Planeación Operativa:12, Metas totales: 186, Metas no alcanzadas: 9, Metas alcanzadas: 177, Porcentaje de cumplimiento

de las metas definidas 95%, por otro lado, se dio inicio a la inclusión de la Planeación Operativa 2012 para los equipos de SIMEGE y Direccionamiento Institucional.

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1. Contribuir a la construcción del subsistema de

direccionamiento estratégico de la Univ ersidad Nacional.55% 67% 61% 61% 81% 68% 62% 65% 64,87%


facultad, las cuales han sido desarrolladas de manera particular por cada Macroproceso (MP) de acuerdo con su

estructura, complejidad y dinámica. Durante el I trimestre del 2012 la aplicación de metodologías estuvo presente en dos

MPs Formación y Desarrollo Organizacional, los demás procesos dieron prioridad a las auditorías realizadas con miras a la certificación.

A partir de las metodologías implementadas por cada MP, la Coordinación de Nivel Nacional de UN-SIMEGE durante en el

II trimestre del 2012 consolidará dichas metodologías y construirá unos lineamientos básicos que garanticen la

consolidación de este proceso al interior de la Universidad, siendo la simplificación y/o estandarización de procedimientos una de las herramientas de mejoramiento continuo en la gestión académico - administrativa. Implementación de las metodologías simplificación y/o estandarización de procedimientos. Los dos MPs Formación y Desarrollo Organizacional que avanzaron durante el I trimestre de 2012 continuaron de manera general las metodologías descritas durante el 2011, resumido en las siguientes actividades: 1. Convocatoria para la definición del alcance de estandarización de procedimientos. 2. Recopilación de información de todas las sedes. 3. Diseño de propuesta de procedimientos 4. Envío a las sedes par a su revisión y retroalimentación 5. Ajuste de los procedimientos 6. Reunión de aprobación de simplificación y/o estandarización Validación y aprobación de los procedimientos simplificados y/o estandarizados

Con corte al 16 de Marzo de 2012 la Universidad cuenta con 678 procedimientos un incremento de 2,4% con respecto al trimestre anterior, en particular porque algunos habían sido omitidos del levantamiento inicial. De estos, el 69% que corresponden a 469 procedimientos se encuentran estandarizados (incremento con respecto al trimestre anterior de 6,3%). Desde el Nivel Nacional se realiza continuamente la verificación que los procedimientos estandarizados que se encuentren registrados en el Simege@ y en el último reporte se observa el 71% de los procedimientos totales ya se encuentran publicados y controlados, incremento con respecto al trimestre anterior de 6%. Ver ANEXO Despliegue de procedimientos actualizado, en la carpeta estandarización.

1.2.2. Herramienta para automatización de procedimientos

A la fecha de corte del informe se reporta la automatización de los procedimientos Obligatorios en el Nivel Nacional y todas las Sedes: Auditorías Internas a UN-SIMEGE, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora, Elaboración y Control de Documentos y Registros, Administración de Riesgos, los cuales ya se encuentran totalmente en línea en la herramienta de Simege@, a partir de lo anterior dichos procedimientos se han venido implementando de manera sistemática y eficiente. Además a la fecha se cuenta con un total de 14 cadenas de valor modeladas listas en la herramienta de automatización, las cuales reúnen un total de 43 procedimientos automatizados. Ver ANEXO Reporte de Cadenas de Valor, en la carpeta automatización. En cuanto al procedimiento Elaboración y desarrollo del Plan de Capacitación, del MP de Talento Humano, se han venido automatizando en el respectivo módulo de Simege@, las capacitaciones que dicta Talento Humano, este trimestre iniciaron la Sede Medellín y Palmira y se espera que a partir del próximo trimestre ingresen las demás Sedes.

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Automatización a través de otras herramientas: El MP de Talento Humano a la fecha cuenta con la automatización de la entrega de los recibos salariales y prestacionales y los desprendibles son enviados a los funcionarios vía correo electrónico. Al igual forma, los procesos para diligenciar el plan de trabajo docente y las solicitudes y respuestas del Comité de puntaje fueron automatizados con un enlace directo al Sistema de Información SARA. En las Sedes Manizales y Bogotá se tiene la automatización de la asignación de bono alimentario con el mecanismo de huella registrada en una de las cafeterías que presta el servicio lo cual eliminó los recibos, la posibilidad de suplantación o riesgo de pérdida y facilitó la facturación de manera automática. En el caso del MP Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios actualmente se efectúa la ampliación de préstamo bibliotecario por internet de manera que los estudiantes no tienen necesidad de ir a la biblioteca a prolongar el préstamo de un libro. De igual forma se consolidó el servicio para personal directivo de préstamo electrónico con remisión de libros a su despacho. Sistema “UN - POR EL BUENTRÁMITE”

Consolidación y clasificación de las solicitudes y sugerencias.

Solicitudes de Buentrámite I Trim de 2012:


Durante este trimestre ingresaron 7 solicitudes (234 a 240) de las cuales están en proceso (Amarillo): 4 (234, 236, 238, 240)1 de Coordinación General 234, 1 de Medellín 238 y 2 de Bogotá 236 y 240) y cerradas (Verde): 3 (235, 237 y 239). 235: Transferencia de bienes de contratistas, Proceso de Inventarios (Nivel Nacional) 237: Actualización de la dependencia a la que pertenece la Vicerrectora, en la Herramienta de Buen Tramite. (Coordinación General) 239: Prueba del sistema Además se cerraron dos solicitudes de trimestres anteriores (225 y 231.) Estas solicitudes han sido ingresadas al sistema de Buentrámite por la Vicerrectora Beatriz Sánchez Herrera, donde solicita mejoras a la herramienta Buentrámite, las cuales fueron cerradas teniendo en cuenta que ya está elaborado el aplicativo que reemplaza la presente herramienta:


En conjunto con Unimedios, la Secretaria General y la Coordinación General de UN-SIMEGE, se ha diseñado una nueva plataforma vinculada a Simege electrónico, para que los usuarios de la Universidad Nacional de Colombia ingresen sus solicitudes de Buentrámite , Quejas, Reclamos y Sugerencias, atendiendo el Decreto 1151 La Presidencia de la República y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones”. La nueva plataforma cuenta con un formulario de identificación del usuario a través de la página web de la Universidad en el icono Buentrámite que se encuentra en la sección de Cara a la comunidad, la cual es direccionada a la plataforma de Simege@, está nueva versión cuenta con la vinculación de Macroprocesos y procesos, que serán asignados por el analista encargado.

Total Solicitudes en el Sistema Buentrámite clasificadas por Macroproceso


Conformación de equipos de mejoramiento: Durante este trimestre se conformaron los siguientes equipos de mejoramiento: Trámite 234: COORDINACIÓN GENERALY UNIMEDIOS Trámite 236: DE BOGOTÁ, EQUIPO DE MEJORAMIENTO NO CONFIRMADO Trámite 238: DE MEDELLÍN, EQUIPO DE MEJORAMIENTO NO CONFIRMADO Trámite 240: GERENCIA NAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

0 50 100 150 200 250

DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL

RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

COMUNICACIÓN

INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E …

FORMACIÓN

EXTENSIÓN

BIENESTAR UNIVERSITARIO

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

GESTIÓN DE SERVICIOS Y RECURSOS …

GESTIÓN DE LABORATORIOS

GESTIÓN DE INFORMACIÓN

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

GESTIÓN JURÍDICA

EVALUACIÓN, MEDICIÓN, CONTROL Y …

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

SIN CLASIFICAR

TOTAL

3

0

2

3

24

1

2

5

4

2

8

70

1

0

16

0

99

240


Seguimiento a la implementación de los mejoramientos propuestos:

Consolidado del Sistema Buentrámite desde 2007 a I Trim 2012.

Estado de las solicitudes No. Solicitudes

Solicitudes recibidas Web 240

SQRS – Otros 20

Total Buenostrámites recibidos Web 220

No. Buenostrámites atendidos 200

No. Buenostrámites en proceso 20


Actualmente, en el sistema UN-BUEN TRÁMITE se encuentran 20 trámites en proceso. El estado de avance de estos trámites se encuentra en el ANEXO Control de Buen trámite I Trim 2012.xls en la carpeta Buentrámite.

1.2.3. Acciones Preventivas Correctivas y de Mejora

Construcción de los Planes de Mejoramiento Desde la Coordinación General y el Nivel Nacional se reportan 30 planes de mejoramiento registrados en el Simege@ provenientes de auditoría, revisión por la dirección, SIPLO y otras fuentes. Para que este nivel de registro se logre, se ha contado con la activa participación de una analista dedicada a este tema. Se dieron los lineamientos para la construcción de planes de mejoramiento producto de Revisión por la Dirección, SIPLO, auditoría documental y auditoría del premio Mejor Gestión, a través de videoconferencia con las Sedes y en la reunión del 25 y 26 de Enero con las Coordinaciones de Simege de las Sedes y Nivel Nacional. Se acompañó a los analistas del Nivel Nacional en la documentación de los planes de mejoramiento en el SIMEGE@ producto del análisis de Revisión por la Dirección del Nivel Nacional. Se realizaron reuniones con la analista de auditoría, la Coordinación General y la del nivel nacional del SIMEGE, la analista de mejoramiento del nivel nacional y Sede Bogotá con el fin de definir el proceso para generar las No Conformidades documentales del Premio de Mejor Gestión, se elaboró una plantilla para la documentación de estas en los EG que tuvieron una “no conformidad” en todas las Sedes de la Universidad. Se dio asesoría y acompañamiento a las Sedes de Presencia Nacional (SPN) y a los EG del nivel nacional en la documentación de planes de mejoramiento producto de la auditoría del Premio de mejor gestión 2010-2011. Implementación y seguimiento a los Planes de Mejoramiento Se consolidó la información de Revisión por la Dirección, se evidenciaron y ajustaron los datos necesarios en las Sedes, generando la siguiente información:

Indicador eficacia de la gestión de acciones 2011 ( % de Cierre de Acciones Generadas 2011 )

Nivel Nacional y SPN (Orinoquia, Caribe, Amazonia) 53%

Sede Bogotá 62%

Sede Medellín 42%

Sede Manizales 57%

Sede Palmira 75%

Total 58%



Reporte de Acciones Correctivas preventivas y Oportunidades de Mejora a Febrero de 2012:

Acciones correctivas, preventivas y oportunidades de Mejora a Febrero de 2012

Fuente En proceso Cerradas Total

Auditoría Interna 351 222 573

Otras 183 26 209

Total planes 782


Se realizó seguimiento a los planes ingresados en el SIMEGE@ durante el segundo semestre del año 2011 y se realizó seguimiento al cierre de los planes en físico de todas las sedes y nivel nacional. El seguimiento a los planes de la Coordinación General y Nivel Nacional se ha realizado a través del SIMEGE@ con acompañamiento a los analistas responsables de las tareas pendientes en el módulo de Acción. Atendiendo una sugerencia del ICONTEC, que la Universidad aceptó, se hizo un cambio de versión en el procedimiento de Acciones Correctivas Preventivas y Oportunidades de Mejora.

1.2.4. Premio de Mejor Gestión 2012

Diseño del Premio de Mejor Gestión 2012 Durante este trimestre se avanzó en el diseño de la cuarta versión del Premio de Mejor Gestión, teniendo en cuenta la retroalimentación del proceso de certificación y la última definición de los criterios de sostenibilidad con base en el resultado del índice de efectividad que adelantó la Oficina Nacional de Control Interno con apoyo del Centro de Investigaciones para el Desarrollo CID. Para ello la Coordinación General avanzó en una propuesta preliminar que fue socializada a través de un encuentro presencial en la Sede Bogotá los días 25 y 26 de enero donde participaron los Equipos Técnicos de todas las Sedes, en esta reunión se definió que el objetivo del Premio para esta versión es estimular, reconocer y evaluar la consolidación de una gestión por procesos dentro del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia articulado con los requisitos de la NTCGP1000:2009. Esta versión hará énfasis en el mejoramiento de los procesos para lo cual se incluirá como un factor del concurso transversal a todos los componentes.

Con base en las observaciones recibidas, se generó una nueva versión enriquecida de la propuesta que fue acogida por unanimidad y presentada nuevamente en videoconferencia en sesión del Grupo Asesor del día 15 de febrero. Se espera tener la versión definitiva con los ajustes previstos para la segunda semana de Abril. Asesoría y acompañamiento El equipo técnico del Nivel Nacional durante el I trimestre del 2012, enfocó su esfuerzo en el acompañamiento y asesoría a los equipos del nivel nacional y a los 16 Macroprocesos, en algunos casos a Nivel de Sede y Facultad en la preparación para la auditoria con objeto de la certificación de la UN en la NTC GP 1000:2009 realizada por el ICONTEC. En el desarrollo del acompañamiento se realizaron las siguientes actividades: 1. Sensibilización y explicación del proceso de auditorias a los Directivos, Jefes y en la mayoría de casos a todo su equipo. 2. Construcción de listas de verificación general y específica para preparación de los procesos para la auditoría de otorgamiento de certificación. 3. Trabajo por proceso en la revisión de las listas de verificación, construidas para este fin.


4. Reuniones de trabajo con los líderes de los macro procesos misionales y de apoyo para la definición del plan de trabajo a realizar para la certificación. 5. Participación de reuniones de trabajo con los líderes de los Macroprocesos para el diligenciamiento de las matrices de requisitos del servicio y de fallas en la prestación del Servicio. 6. Acompañamiento en las videoconferencias realizadas por los equipos para la socialización del trabajo en pro de la Certificación con las Sedes Andinas. 7. Acompañamiento a las auditorías del ICONTEC en la UN en la semana del 12 al 16 marzo de 2012.

1.2.5. Alistamiento y realización de las auditorías

Evaluación Auditorias 2011 En el marco del Informe de Revisión por la Dirección Numeral 1. Resultados de las auditorias 2011, durante este trimestre se consolidó la respectiva información:

Ejecución de las Auditorias Programadas 2011

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Coordinación General, Informe Alta Dirección 2011

Cada sede reportó ampliamente en sus informes de revisión por la dirección, el desarrollo en términos de planeación y ejecución de las auditorias internas realizadas al Sistema de Mejor Gestión durante la vigencia del año 2011, donde se puede evidenciar que se ejecutó el 94% de las auditorias programadas, el 6% restante no se ejecutó, debido a la no disponibilidad de los auditados en las fechas programadas.

NODOS TIPO

Auditorías de

Gestión

Auditorías

Extraordinarias

Auditorías de

Gestión

Auditorías

Extraordinarias

Auditorías de

Gestión

Auditorías

Extraordinarias

Auditorías de

Gestión

Auditorías

Extraordinarias

Auditorías de

Gestión

Auditorías

Extraordinarias

100%

100%

98%

Manizales

Palmira

N.A

100%

TOTAL

Nacional

Bogotá

Medellín

INDICADOR: % de Auditorias

realizadas en el año actual

No. de Auditorias Ejecutadas / No.

de Auditorias Programadas

N.A

96%

N.A

100%

67%

94%


Formación de Auditores Internos 2011


Lo anterior evidencia en comparación con el número de auditores del 2010(285), tiende a estabilizarse, teniendo en cuenta aquellos que después de su primera experiencia decidieron continuar fortaleciendo sus competencias. Se resalta a la Sede Manizales quien formó 27 nuevos auditores. Es importante considerar que para la vigencia 2012, se continuará reforzando aquellos aspectos débiles que fueron evidenciados por los auditados y la Oficina Nacional de Control Interno a los auditores y su entrenamiento por especialidad.

Hallazgos de las Auditorias Internas 2011


De acuerdo con lo anterior los resultados de las auditorias realizadas del premio de mejor gestión enfocadas a Mejoramiento, se evidenció que el factor de mayor impacto es Mejoramiento Efectivo del Servicio, el cual tiene un total de 76 hallazgos, que representan un 36% del total 209, seguido por Planes de Mejoramiento con 41 hallazgos (20%) y Modelos Mentales con 33 Hallazgos (16%). A lo anterior se debe considerar que los Equipos de Gestión hicieron un gran esfuerzo en el proceso de diseño del Modelo del Mejoramiento Efectivo del Servicio, sin embargo un 30% de dichos Equipos no implementaron la totalidad de los

NODOS No. NUEVOS AUDITORES

No. SENSIBILIZACIÓN AUDITORES (Nuevos - Antiguos)

Nacional 0 42

Bogotá 0 44

Medellín 0 92

Manizales 27 55

Palmira 0 32

TOTAL 27 265

Nacional Bogotá Medellín Manizales Palmira TOTAL PORCENTAJE

7 9 5 16 4 41 20%

3 3 3 6 3 18 9%

6 4 28 31 7 76 36%

0 0 0 1 1 0%

9 0 15 7 31 15%

3 7 2 21 0 33 16%

0 0 0 7 7 3%

1 0 1 0 2 1%

19 33 38 90 29 209 100% TOTAL

Cultura de

Mejor Gestión

Compromiso de dirección

Modelos mentales

Olimpiadas de autocontrol

Programa de reciclaje y disminución del

consumo de papel

Gestión del

Mejoramiento

en los EG

Planes de mejoramiento

Gestión del riesgo

Mejoramiento efectivo del servicio

Planeación operativa

INDICADOR: No. de Hallazgos generados de la Auditoria en el año actual

No. de hallazgos generados de las auditorias realizadas en el actual

FACTORES DEL PREMIO


elementos como: la medición de la satisfacción del usuario, el portafolio de servicios y los planes de mejoramiento para los atributos derivados de los resultados de las encuestas de satisfacción realizadas con calificación inferior a 4. En cuanto a los resultados de las Auditorias de Macroproceso, se generaron 34 no conformidades y 32 observaciones, en los cuales se pudo evidenciar que el elemento que presentó mayor número de hallazgos fue la Implementación de los procedimientos estandarizados de Macroproceso, con un 23% sobre el número total de hallazgos, elemento que se debe reforzar a nivel de todos los Macroprocesos durante el 2012. Ver ANEXO: Informe Final de Revisión por la Dirección - Numeral 1.Resultados de las auditorias 2011 en la carpeta Informe Alta Dirección. Plan de Mejoramiento Auditorias 2011 Se elaboró un plan de mejoramiento al procedimiento de auditorías internas a UN-SIMEGE a partir de las debilidades evidenciadas durante el año 2011 por parte de la ONCI y la autoevaluación realizada por el Equipo Técnico UN-SIMEGE. Este plan esta referenciado con el código 2905 en el módulo de acciones de Simege@. Este plan actualmente está en ejecución y algunas de sus actividades son:

Se diseñará una estructura para las auditorias internas UN-SIMEGE de acuerdo a los estipulado en la convocatoria del Premio de Mejor Gestión para el año 2012

Se diseñará un programa de capacitación en cada sede. La Coordinación General consolidará un programa general y verificará su implementación. El programa de capacitación debe contener como mínimo las recomendaciones del oficio ONCI-1050 (observación-recomendación 18)

Se diseñará un protocolo para la solución de conflictos que se puedan presentar al momento de la auditoría en cada sede. La Coordinación General consolidará un documento donde se incluyan todos los protocolos para los fines necesarios.

La Coordinación General realizará seguimiento permanente a la implementación del procedimiento por medio del módulo Auditoría, así como la evidencia de la realización de todas las actividades. En el caso de encontrar alguna observación se remitirá un correo electrónico al responsable como evidencia del seguimiento.

El procedimiento y sus documentos asociados se ajustaran de acuerdo a todas las observaciones planteadas en el oficio de la ONCI-1050 además de otras identificadas.

Ver ANEXO Plan de Mejora 2985, en la carpeta Auditorias.

1.2.6. Informe de Revisión por la Dirección 2011

De acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Revisión por la Dirección del Sistema de Mejor Gestión de la UN, las Sedes y el Nivel Nacional, enviaron a la Coordinación General de UN-SIMEGE, los informes con su respectivo anexo de descripción de datos teniendo en cuenta la actualización realizada en el procedimiento y el formato durante mes de Diciembre del 2011. A la vez se realizó mediante videoconferencia la socialización de los resultados reportados y la aclaración de los mismos, para poder dar inicio al proceso de consolidación. Se realizó el proceso de consolidación de cada una de las entradas determinadas para la revisión por la dirección con base en los indicadores definidos, teniendo en cuenta el requisito de las normas aplicables (NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008), con los datos reportados por las sedes, tomando como referencia de su análisis la información sustentada en cada uno de los informes entregados de las Sedes y el Nivel Nacional.


De otro lado, se realizó el análisis del cumplimiento de las metas de la Planeación Operativa del 2011 asociados a los procesos institucionales a nivel de Equipo de Gestión y de sede, donde se concretaron las tendencias de los procesos de acuerdo al porcentaje de cumplimiento de los mismos. El informe se realizó con base en lo siguientes aspectos: 1. Resultados de las Auditorias del 2011. 2. Retroalimentación con los usuarios (Sugerencias, Quejas, Reclamos y Buen trámite) 3. Estado de las acciones correctivas y preventivas 4. Gestión del Riesgo 5. Fallas en la prestación del servicio 6. Desempeño de los Macroprocesos y procesos 7. Cumplimiento de metas de la planeación operativa asociadas al los Objetivos de Mejor Gestión. 8. Acciones de seguimiento 9. Cambios y Recomendaciones 10. Acciones para el 2012. Después de pasar por varias revisiones por parte de la Coordinadora General de UN-SIMEGE, se divulgaron los resultados en videoconferencia con todas las sedes, y se realizó su entrega formal a la Vicerrectoría General para su revisión y aprobación, generando el acta de revisión por la dirección, posteriormente se publicó el informe en la pagina web de UN-SIMEGE: http://www.simege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=470&Itemid=167 Como conclusiones del informe institucional generado, se plantearon diferentes acciones que requieren realizar su respectivo seguimiento para el próximo informe de la vigencia 2012. Ver ANEXOS Informe de Revisión por la Dirección consolidado 2011, Presentación del Informe de Revisión por la Dirección 2011, Acta del Informe de Revisión por la Dirección 2011 y Soportes de consolidación del informe de Revisión por la Dirección 2011, en la carpeta Informe Alta Dirección.

1.2.7. Administración del Riesgo

Durante este trimestre se finalizó la consolidación por parte de todas las sedes de la evaluación de la Gestión del Riesgo, a través del informe de revisión por la dirección, realizando los ajustes correspondientes a los datos obtenidos del módulo de riesgos del Simege electrónico. En dicho informe se plasmaron como acciones para el 2012:

- La actualización de la guía y procedimiento de administración del riesgo acorde a los nuevos lineamientos del DAFP.

- La formulación inicial del Factor de Gestión del Riesgo para el Premio de Mejor Gestión el cual incluye: o La construcción del nuevo mapa de riesgos y plan de tratamiento por proceso en sede. o La construcción del mapa de riesgos estratégico por proceso desde el Nivel Nacional. o La evaluación IN SITU de la efectividad de los controles definidos en los mapas de riesgo.

Ver ANEXO: Informe Final de Revisión por la Dirección - Numeral 4. Gestión del Riesgo, en la carpeta Informe Alta Dirección. La Coordinación General brindó acompañamiento a los Equipos de Gestión del Nivel Nacional para realizar el registro de seguimiento y/o cumplimiento de las actividades de los planes de tratamiento que construyeron para el 2011.

http://www.simege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=470&Itemid=167


Avance de las actividades de los planes de tratamiento del Simege electrónico del Módulo de acciones por sede.

Sede Número total de acciones establecidas en los planes de tratamiento 2011-2012

Número de Acciones que no se han ejecutado

Número de Acciones ejecutadas

Porcentaje de acciones ejecutadas a Marzo del 2012

Nivel Nacional 365 223 142 61%

Amazonia 74 12 62 84%

Orinoquia 57 57 0 0%

Caribe 17 8 9 53%

Palmira 216 83 133 62%

Manizales 447 166 281 63%

Medellín 332 105 227 68%

Bogotá 1156 822 334 29%

Total 2217 1310 907 52,5%


Acorde con lo anterior, el 52,5 % del total de las actividades programadas en los planes de tratamiento del 2011 ya se ejecutaron, el 47,5% están sin ejecutar teniendo en cuenta que la mayoría de estas se encuentran con fecha de cierre al 2012. Todos los Equipos de Gestión de las diferentes sedes deben continuar realizando el reporte del cumplimiento de las actividades acorde a las fechas establecidas. Para el siguiente trimestre se contempla avanzar en la preparación y actualización del módulo de riesgos del Simege electrónico para la respectiva inclusión de los mapas de riesgos. Ver ANEXOS reporte del estado de las acciones de los planes de tratamiento por Sede, en la carpeta Riesgos.

1.2.8. Construcción y/o Actualización de Políticas Operativas En el mes de febrero se solicitó a la coordinación de UN-SIMEGE del Nivel Nacional, la revisión, cambio y/o creación de las Políticas de Operación incluidas en el sistema de planeación operativa SIPLO. Se hizo la inclusión de cinco nuevas políticas, para ser aplicadas a Nivel Nacional para el Macroproceso DESARROLLO ORGANIZACIONAL al proceso GESTIÓN AMBIENTAL. Ver formato creación de políticas operativas SGA, en la carpeta políticas.

1.2.9. UN-Centro de Información de Voz

Durante este trimestre se adelantaron las siguientes actividades:

Actualización del portafolio de servicios de oferta de pregrado y posgrado de todas las sedes.

Seguimiento al Centro de información de voz para verificar la oportuna y adecuada entrega de la información, su correcta tipificación, tiempo y calidad.

Actualización del portafolio de servicios de la oferta de Educación Continua para el I semestre de 2012 en toda la Universidad.


Actualización de la información sobre los costos de servicios de laboratorios y clínicas para el periodo 2012.



Ver ANEXO: Reporte detallado Centro de Inf de Voz I Trim 2012, en la carpeta centro de Información de voz. 1.2.10. Modelo de Buen Servicio

Consolidación del Modelo de Buen Servicio 2011.



En el marco del Premio 2010-2011, como elemento del mejoramiento efectivo del servicio, los Equipos de Gestión construyeron sus encuestas de satisfacción a las cuales se establecieron atributos o características de los servicios a evaluar. Durante este trimestre se consolidaron los resultados, donde se obtuvo que el 80% de los 135 Equipos que aplicaron la encuesta, obtuvieron resultados satisfactorios de 4 a 5 en la escala definida, lo cual indica como primera medición base que el nivel de satisfacción de los usuarios encuestados es bueno, es importante resaltar que a la vez se generaron los planes de mejoramiento asociados a aquellos atributos calificados como inferiores.

Consolidación de los resultados de las encuestas de satisfacción 2011

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Coordinación General, Informe Alta Dirección 2011.

Ver ANEXO Informe Final de Revisión por la Dirección - Numeral 2. Retroalimentación de los Usuarios, en la carpeta Informe Alta Dirección. Diseño del Modelo de Buen Servicio 2012. En el marco del Premio de Mejor Gestión 2012, durante este trimestre se ha venido diseñando la metodología del Modelo de Buen servicio por Macroprocesos-Procesos, dicha metodología cuenta con los siguientes componentes principales:

Selección de un servicio por cada uno de los procesos, con el fin de estructurar el Modelo de Buen Servicio para cada uno, incluyendo la construcción de los protocolos de atención y la respectiva encuesta de medición de la satisfacción del usuario.

Verificación de la realización de planes de mejoramiento en el Simege electrónico con el respectivo análisis de causa y las acciones que eliminen la causa raíz, asociados a los resultados de la Construcción del Modelo de Buen Servicio y a la aplicación de la encuesta del año 2011 y 2012.

1.2.11. Cuerpo de indicadores del UN-SIMEGE

La Coordinación General realizó el acompañamiento a para la construcción de indicadores de los procesos de Unimedios y la Oficina de Relaciones Interinstitucionales que estaban pendientes de revisión y ajuste.

NODOS

Nacional

Bogotá

Medellín

Manizales

Palmira

TOTAL

54%

96%

N

o

.

E

Q

U

I

P

O

S

D

No. EQUIPOS DE

GESTIÓN QUE

OBTUVIERON

RESULTADO

SATISFACTORIOS

EN LAS

ENCUESTAS

REALIZADAS

23 72%

19 83%

26

108 80%

100%

INDICADOR: % EG que aplicaron

encuestas con resultados

satisfactorios

25

15

+SPN


De otra parte, se realizó el análisis del cumplimiento de las metas del Nivel nacional y cada una de las Sedes en los procesos de la Planeación Operativa del 2011, junto con el análisis de tendencias acorde a los rangos establecidos para el informe de revisión por la dirección, en conjunto con el de las metas asociadas a los objetivos de mejor gestión, teniendo como base los indicadores que los equipos de gestión formularon en la planeación del 2011.

1.2.12. SIMEGE@

Módulo de Acciones: Se realizó un plan de capacitación junto con el Nivel Nacional para que la Analista de Mejoramiento de Acciones de la Coordinación General y el Analista de cada Equipo de Gestión del Nivel Nacional, visitaran a los diferentes EG y los capacitaran, revisaran y adelantaran las tareas de Acciones en el Módulo de Acción del SIMEGE@. Esta actividad sirvió de manera simultánea como una revisión previa al proceso de la auditoría del ICONTEC. Se capacitaron los analistas del Nivel nacional en el manejo del Módulo de Acciones tomando como referencia la inclusión de los planes generados por el Nivel Nacional a partir de la Revisión por la Dirección. A la vez, se homologó el procedimiento de Acciones con el módulo de Acciones del SIMEGE@ elaborando los ajustes en la parametrización de la clasificación de dicho módulo y se verificó que solo quedaran las carpetas vigentes. Atendiendo el ajuste definido para el procedimiento de Acciones, se cambio la palabra “observación” por “acción preventiva” y el término “no conformidad” por “acción correctiva”. Por último, se actualizaron las caracterizaciones de los procesos para el módulo de Acciones. Actualmente la coordinación general realiza seguimiento permanente a los avances de inclusión, estado de los planes, etapas en las que se encuentran, tareas pendientes de vencimiento a los planes ingresados por el Nivel Nacional y cada una de las Sedes en el Módulo de Acciones del SIMEGE@. Módulo de Documentos: La Coordinación General capacitó en este módulo a las Sedes de Presencia Nacional, con lo cual finalizó las capacitaciones pendientes. A la fecha se han registrado los siguientes documentos:

Nivel No de documentos registrados en el módulo

Sede Bogotá 281

Sede Medellín 277

Sede Palmira 257

Sede Manizales 150

Nivel Nacional 791

Amazonia, Orinoquia, Caribe 107

Total 1863


Se ha realizado seguimiento a los documentos por sede así: documentos vigentes, en elaboración o en revisión. Ver ANEXO Seguimiento Módulo de Documentos, en la carpeta de Simege Electrónico.


Módulo de Riesgos: Durante el primer trimestre se realizó reentrenamiento a los Coordinadores de los Equipos de Gestión del Nivel Nacional para ejecutar las tareas pendientes asociadas a la ejecución de las actividades de los planes de tratamiento generados durante el 2011 en el módulo. Los diferentes Equipos de Gestión de todas las sedes avanzaron en la ejecución de las tareas pendientes asociadas a las actividades definidas en los planes de tratamiento del 2011. Se dio inicio al proceso de depuración de los riesgos y controles incluidos durante la vigencia 2011, con el fin de incluirlos predeterminados por proceso con el fin de facilitar al usuario su inclusión y búsqueda para la construcción de su respectivo mapa de riesgos para la vigencia 2012. Módulo de Capacitaciones: En este primer trimestre se capacitó al área de Recursos Humanos de las sedes Andinas y de presencia Nacional en el manejo del módulo de capacitación en el Simege@.

Nombre de la capacitación

Nivel No. de personas capacitadas

Manejo del módulo de capacitación en el SIMEGE@

Nivel Nacional 1

Sede Bogotá 1

Sede Medellín 3

Sede Manizales 2

Sede Palmira 3

Sede Orinoquia 2

Sede Amazonia 2

Sede Caribe 2

Fuente: Universidad Nacional, Coordinación General UN-SIMEGE, I Trim 2012.

El módulo de capacitación en el Simege@ está siendo implementado de la siguiente manera: En el caso de las capacitaciones dictadas por Simege las alimentan los coordinadores del Simege, en cada una de las sedes. A nivel de las capacitaciones de Simege las sedes de Medellín, Palmira, Bogotá, Orinoquia, Amazonas y Caribe ya han ingresado las capacitaciones correspondientes al año 2011, la sede Manizales aun no ha iniciado la implementación del módulo por lo cual se hará un llamado para lo pertinente. En el caso de las capacitaciones dictadas por Talento humano las alimenta la persona asignada por la Dirección Nacional de Personal (DNP) en el Nivel nacional y en cada Sede. La implementación del módulo en el caso de la DNP en este primer trimestre la han iniciado las sedes de Medellín y Palmira. A continuación se presentan los avances respectivos por Sedes:


AVANCE

La implementación de los procedimientos misionales se encuentra enmarcada en el trabajo por Macroprocesos, realizado desde el año 2011. Teniendo en cuenta que dicho

trabajo se retomará en el marco de la cuarta versión del Premio de Mejor Gestión, dicha implementación se evaluará como uno de los factores en el mencionado premio. No

obstante es necesario, partir de la consolidación de información generada al respecto, durante el año 2011, la cual se enmarca en el trabajo conjunto realizado en los tres

niveles de la universidad a través de los equipos de Macroprocesos. A partir de dicho trabajo, la Universidad cuenta con 662 procedimientos a la fecha, de los cuales se

encuentran 411 procedimientos estandarizados, correspondientes al 66% y referente a su implementación se ha logrado el 57% lo que corresponde a 377 procedimientos.

Con respecto a la estandarización de los procedimientos misionales, se mantienen 34 estandarizados de los 126 existentes, lo que representa el 27% . De los procedimientos

relacionados a los Macroprocesos estratégicos se encuentran estandarizados 56 y de los 383 procedimientos relacionados con los Macroprocesos de apoyo, se encuentran

estandarizados 319.

Durante el periodo a reportar, se evidenció el avance de la solicitud No.236 sobre el trámite para la devolución de carnets que son retenidos en las porterías de la

Universidad. Se realizó la identificación de los procedimiento asociados a dicho trámite y se tiene proyectada una reunión en el mes de abril de 2012 con la Jefatura de

Vigilancia y de la División de Registro y Matrícula para analizar los posibles mejoramientos que se puedan dar en torno a la solicitud.

De acuerdo con las solicitudes de Buentrámite que se reportan con avance dentro del periodo a reportar, se encuentra que si bien las solicitudes no han obtenido la solución

definitiva, si se encuentra un avance significativo en la puesta en marcha de las soluciones, que debido a su complejidad, presentan trámites ante diferentes dependencias,

incluso implican cambios en la normatividad de la Universidad, lo que genera a nivel general un trabajo adicional que requiere tiempos superiores a los posiblemente

contemplados inicialmente.

Se finalizó la preparación de la I Feria de Gestión Universitaria, con el fin de acercar a los estudiantes a los proyectos dirigidos por UN- SIMEGE Bogotá. La Feria se definió

realizarla el 22 de marzo en el edificio de posgrados de la Facultad de Ciencias Humanas.

Paralelamente a este trabajo, se realizó asesoría constante con los coordinadores de UN-SIMEGE del Nivel central, que como líderes de los Macroprocesos en la Sede,

tienen la responsabilidad de guiar el mejoramiento realizado en el Macroproceso durante la Feria de Gestión Universitaria. A partir de dichas asesorías, se logró obtener el

diseño y material de comunicación que van a utilizar los diferentes Macroprocesos para el stand de la mencionada feria (este trabajo consistió en ayudar a cada equipo, a

idear el material de apoyo que requieren para la exposición adecuada de su servicio mejorado, a través del estudio de las ideas y el lenguaje que se va a utilizar para la

exposición, el presupuesto necesario y la materialización y creación de las piezas que se van a utilizar en la feria).

Durante el trimestre reportado se llevaron a cabo reuniones de acompañamiento con los 34 EG para la construcción de planes de mejoramiento a partir de los hallazgos de

auditoría interna y para el seguimiento de los planes de mejora ya construidos. A la fecha se han construido 25 acciones correctivas de los 35 hallazgos evidenciados en la

Sede. También se apoyó el ingreso al sistema de 15 planes de mejoramiento provenientes de la evaluación de satisfacción de usuarios (Modelo de Servicio) y se incluyeron

4 planes a partir de los resultados de revisión por la Dirección del año 2011.

Los EG de la Sede ha realizado la implementación y seguimiento de los planes de mejoramiento construidos, para lo cual se brindó asesoría y acompañamiento logrando que

a la fecha se hayan cerrado 21 (16% ) planes de mejoramiento de los construidos e ingresados al sistema y otros 13 (10% ) ya se encuentran en etapa de verificación de la

eficacia. Algunos de los planes que se encuentran abiertos tienen fechas de cierre posteriores por lo cual no aplica que ya estén cerrados.

Durante el último trimestre del 2011, la Sede Bogotá realizó una nueva propuesta para el premio de mejor gestión 2012, la cual se puso a consideración de todas las Sedes y

la Vicerrectoría General, llegando a un acuerdo para la puesta en marcha del mismo, a partir de la propuesta de la Sede Bogotá. Durante el I trimestre del 2012, la

Coordinación General de UN SIMEGE ha trabajado en la consolidación de la propuesta de la Sede Bogotá con las observaciones realizadas por las otras sedes y por la

Coordinación General, por lo cual se espera estar validando la última versión consolidada del premio durante la última semana de marzo del 2012.

A partir de la propuesta de la Sede Bogotá, se llevó a cabo un encuentro presencial en la Sede Bogotá, el 25 y 26 de Enero, con todas las Sedes y la Coordinación General

de UN-SIMEGE, con el fin de unificar criterios para la puesta en marcha del premio de mejor gestión 2012. A partir de dicho encuentro, la Coordinación General ha trabajado

en la consolidación de la cuarta versión del premio a partir de la propuesta de la Sede Bogotá y las observaciones realizadas por las otras sedes y por la Coordinación

General, presentando un borrador de la propuesta mediante videoconferencia técnica y de grupo asesor. No obstante, la Sede se encuentra a la espera de la versión final

con el fin de llevar a cabo la revisión y validación pertinentes para la puesta en marcha de la cuarta versión del premio.

De las capacitaciones realizadas a los auditores para el premio de mejor gestión 2010-2011 se encontró que en el informe de Control Interno se presenta como

recomendación ampliar la cantidad de horas capacitadas para verificar que los temas sean interiorizados. Adicionalmente es necesario verificar la cantidad de auditores de la

sede disponibles para la nueva versión del premio y dependiendo de esta cifra determinar si es indispensable generar una capacitación para auditores nuevos.

En el marco del Premio de Mejor Gestión 2010-2011 se ejecutaron las auditorias a través de Simege electrónico, la aplicación de este sistema presentó inconvenientes en el

momento de configuración pero tuvo gran acogida entre los auditores ya que facilitó la elaboración de los informes de auditoría y consolidó los resultados de la universidad.

Para realizar la evaluación y el seguimiento de las auditorias se tuvo en cuenta las evaluaciones realizadas a los auditores y los comentarios hechos por los auditados en el

Comité de nodo de la sede.

BO

GO

TÁ


AVANCE

El 16 de diciembre fue entregado el informe para la revisión de la Alta Dirección, correspondiente a la vigencia 2011, solicitado por la Coordinación General del Proyecto en

los formatos establecidos para ese fin.

Para el primer trimestre de 2012 se reporta un 82 % de cumplimiento de las actividades de los planes de tratamiento que se levantaron el año inmediatamente anterior, para

los equipos de gestión de la Sede Bogotá.

Por otro lado para reforzar el tema de seguimiento y monitoreo a planes de tratamiento, se realizaron 33 sesiones de capacitación para el modulo de riesgos a 36

participantes; con el ánimo de volver a recordar la aplicación de las guías e instructivos para realizar seguimiento a las actividades planteadas planes de tratamiento

realizados en el marco del Premio de Mejor Gestión 2011.

La matriz de portafolio de servicios consolidada en la Sede Bogotá, está en el portal del conocimiento de la Sede, el cual es utilizado para la administración de la información

de los servicios de la Sede, a través del sistema de información de voz, el cual tiene como puntos de atención: el Contac Center, Conmutador, Admisiones, Registro y

Lenguas Extranjeras. Este portafolio de servicios, a través del Portal, organizó la información en: Programas Académicos; Investigación; Servicios de extensión; Otros

servicios (Bienestar ORI, Bibliotecas, Cultura y Museos, Divulgación Cultural y Auditorios); Servicios administrativos y Directorios. A partir de esta organización, durante el

Primer semestre de 2012 se actualizaron los servicios de: Oferta de Pregrado, Oferta Posgrado, Procesos de admisión, Oferta de Educación Continua y Permanente,

Servicios de Laboratorio, Servicios de extensión solidaria, Servicios del las clínicas de pequeños y grandes animales, Servicios del laboratorio de Genética. En este

momento, semanalmente se actualiza la información de divulgación Cultural, Museos y eventos.

Los EG de la Sede dieron cumplimiento a la implementación de modelo de Buen Servicio, que a finales de 2011 se encontraba en un cumplimiento general del 98,87% .

Como acciones adicionales, la Sede culminó la preparación de la Feria de Gestión Universitaria, la cual se realizará el 22 de marzo y contará con la participación de las

dependencias que expondrán las mejoras en los servicios seleccionados, enmarcados en su Macroproceso respectivo.

Se continuó la revisión, análisis y clasificación de los indicadores establecidos en la matriz de planeación de acuerdo al tipo: eficacia, eficiencia o efectividad, como forma de

articulación al Plan único de indicadores propuesto por la Coordinación General de SIMEGE.

Durante el periodo a reportar, se realizaron 33 capacitaciones en los módulos de acciones y de riesgos, con el fin de asesorar a las dependencias en el proceso de cargue

de planes de mejoramiento y de riesgos, en aras de asegurar el cumplimiento de los requerimientos de la auditoría de certificación del ICONTEC. Las capacitaciones se

efectuaron desde el mes de enero y culminaron en el mes de marzo, previo a la auditoría.

En el módulo de acciones actualmente se encuentran registrados 130 planes de mejoramiento de todos los EG de la Sede, a partir de diferentes fuentes ( Sin contar con

aquellos que han sido cancelados por errores en el ingreso o porque han sido de prueba). Durante este trimestre se realizó la identificación de 25 (19% ) planes de mejora a

partir de los resultados de la planeación operativa y 4 planes a partir de los resultados del informe de revisión por la dirección. Los Macroprocesos con mayor cantidad de

planes asociados son Formación (18% ), Gestión de Laboratorios (15% ) y Gestión Administrativa y Financiera (11% ). Las fuentes del procedimiento más utilizadas para la

construcción de planes son: auditorías internas de calidad (19% ), Bogotá Planeación Operativa (15% ), seguidos por Evaluaciones de satisfacción de usuarios (10% ).

en cuanto al módulo de documentos, a marzo de 2012 la Sede Bogotá cuenta con 283 documentos publicados en el módulo de documentos de Simege Electrónico,

discriminados así: 117 formatos, 104 procedimientos, 12 guías, 45 instructivos y 5 protocolos. Durante el primer trimestre del año se recibieron 13 solicitudes de elaboración

de documentos, 7 solicitudes de eliminación y 12 solicitudes de modificación, para un total de 32 solicitudes.

El seguimiento al Simege Electrónico ha sido efectuado desde el Comité Asesor que se realiza por videoconferencia y es organizado por las diferentes sedes y el nivel

nacional. Durante el periodo a reportar, los informes fueron suministrados desde la Coordinación del sistema.

Se socializaron las 14 cadenas de valor registradas en la herramienta, luego del periodo de capacitación que se efectuó durante el año 2011.

La Sede participó en el proceso de automatización de los procedimientos Obligatorios: Auditorias Internas a UN-SIMEGE, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y

Oportunidades de Mejora. Elaboración y Control de Documentos y Registros, Administración de Riesgos, los cuales ya se encuentran totalmente en línea en la herramienta

de Simege@, a partir de lo anterior la sede a la fecha ha venido implementando de manera sistemática y eficiente de forma automatizada dichos procedimientos.

Además a la fecha se cuenta a Nivel Nacional con un total de 14 cadenas de valor modeladas listas en la herramienta de automatización, las cuales reúnen un total de 43

procedimientos automatizados.

En cuanto al procedimiento Elaboración y desarrollo del Plan de Capacitación, del MP de Talento Humano, se han venido automatizando en el respectivo módulo de Simege

Electrónico, las capacitaciones que dicta directamente Talento Humano.

Automatización a través de otras herramientas:

El MP de Talento Humano también adelanto la automatización de la entrega de los Recibos salariales y prestacionales, ahora los desprendibles son enviados a los

funcionarios automáticamente vía correo electrónico, directamente a través del Sistema de Información SARA.

Automatización en la asignación de bono alimentario, el método diseñado asigna al estudiante una de las cafeterías donde está registrada su huella y cuando va a almorzar

no debe llevar recibos, no tiene riesgo de pérdida y el sistema controla la facturación de manera automática.

Ampliación de préstamo bibliotecario por internet. No es necesario ir a la biblioteca a prolongar un préstamo de un libro, el Buen trámite ha permitido que ahora se pueda

solicitar la ampliación vía internet.

BO

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AVANCE

En la Sede los Macroprocesos siguen manteniendo el mismo esquema de estandarización de procedimientos en la Sede, a través de videoconferencia y correo electrónico.

En las etapas de estandarización, se contempla además, la revisión de las propuestas de procedimientos en diferentes etapas, al final, se valida la versión final del documento

y es publicado en el nivel respectivo.

Fueron estandarizados procedimientos de Gestión Ambiental y Gestión de la Actividad Académica (procedimiento de control operacional asociado al control de plagas y

vectores, Solicitud de creación o modificación de asignaturas o actividades académicas, Cancelación de asignaturas posterior al 50% del periodo, Doble titulación,

Homologación y convalidación de asignaturas, entre otros). En total: 17 procedimientos.

Nota: estos procedimientos fueron estandarizados pero aun no se han ingresado a SIMEGE electrónico

Fueron aprobados los procedimientos de los procesos mencionados.






En cuanto al procedimiento Elaboración y desarrollo del Plan de Capacitación, del MP de Talento Humano, en este trimestre se inicio la automatización en el respectivo

modulo de Simege Electrónico, de las capacitaciones que dicta directamente Talento Humano

A la fecha se encuentran reportadas en el sistema de Buen Trámite, para la Sede, 6 solicitudes. En el presente trimestre solo se reportó 1 solicitud de Buen tramite referente a

desinformación de las cuentas bancarias. Actualmente la solicitud se encuentra en proceso de ser atendida, para la conformación del equipo de mejoramiento.

Fueron conformados los equipos de mejoramiento para las siguientes solicitudes:

solicitud 182, equipo de mejoramiento conformado por 2 dependencias





A la fecha se encuentran reportadas en el sistema de Buen Trámite, para la Sede, 6 solicitudes, de las cuales se ha podido dar solución a 5 de ellas:

solicitud 182, ingresada el 29/12/10 y cerrada el 15/02/2012

solicitud 186,ingresada el 29/12/10 y cerrada el 15/02/2012




En general, los mejoramientos logrados a las solicitudes recibidas tienen que ver con la expedición de los certificados de contrapartida, el pago de los servicios de salud oral,

tramite de uso de los laboratorios, entre otros.

De acuerdo al ejercicio realizado en la Sede, para evaluar la conformidad del Sistema de Mejor Gestión respecto a la norma de calidad, se pudieron identificar los siguientes

planes de mejoramiento: 1. Acciones correctivas abiertas : 258, 2. Acciones correctivas cerradas: 18, 3. Acciones preventivas abiertas: 140

Dado que el ejercicio de auditoria recién terminó, la implementación de las mismas se dará a partir del trimestre II

De otro lado, producto de la Revisión por la Dirección, se han emprendido las siguientes acciones: En el Módulo Acciones de SIMEGE Electrónico se realizó el análisis de

causas y se definió el plan de acción para las siguientes acciones:

• Asegurar que se toman acciones correctivas para eliminar las causas de las QRyS de los usuarios y evitar que vuelvan a ocurrir (Ocurrencia 3669)

• Realizar un programa anual de capacitaciones permanentes en las metodologías y aplicativos de UN-SIMEGE, que permita mayor participación de servidores públicos

(Ocurrencia 3699).

• Identificar las dependencias involucradas para la solución de los Buentrámites que llegan a la Sede y realizarle seguimiento (Ocurrencia 3671).

• La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009) en el numeral 8.2.2 establece que la entidad debe llevar a cabo auditorías internas para

determinar si el Sistema de Gestión de Calidad es conforme con los requisitos de la norma. Si bien la Auditoría del Premio evalúa a todos los Equipos de Gestión de la Sede,

el criterio de auditoría que se utiliza no es la NTCGP 1000:2009 (Ocurrencia 3673).

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AVANCE

A la fecha, la Sede reporta el siguiente numero de acciones y el estado actual como parte del seguimiento:

Auditorias Internas un total de 416 distribuidas de la siguiente manera:

1. Acciones correctivas abiertas : 258, 2. Acciones correctivas cerradas: 18. 3. Acciones preventivas abiertas: 140

Planes de Mejoramiento otras fuentes, un total de 128 distribuidas de la siguiente manera:

1. Acciones correctivas abiertas : 32, 2. Acciones correctivas cerradas: 1, 3. Acciones preventivas abiertas: 18, 4. Acciones preventivas cerradas: 10, 5. Oportunidades de

Mejora abiertas: 37, 6. Oportunidades de Mejora abiertas: 30

Se participó de la primera etapa de construcción del premio de mejor gestión para el año 2012 en la ciudad de Bogotá, mediante reunión presencial los días 25 y 26 de

enero. En esta reunión se presentaron las diferentes modalidades de participación del concurso, así como los componentes del concurso. La reunión que fue liderada por la

Coordinación General, contó con la participación de delegados de los Equipos Técnicos de las Sedes andinas y de presencia Nacional. Por parte de la Sede, asistieron la

Coordinadora del Equipo Operativo y el Analista Líder.

El día 15/02/2012 se validó la cuarta versión del premio en reunión del Grupo Asesor por videoconferencia. En esta reunión fueron presentados los cambios que traerá la

nueva versión del premio y lo preparado en la Sesión presencial, mencionada anteriormente.

Se programó la capacitación de habilidades para auditorias internas, dirigido a los auditores internos en su segunda etapa, distribuidos en 4 sesiones realizadas los días 18

de enero (de 8-12 mm y 2-6pm), 19 enero (de 2-6pm) y 20 de enero (de 8-12) .

En las sesiones de capacitación mencionadas en el punto anterior, se desarrollaron temas que pretendían fortalecer las competencias del auditor interno en el contexto

misional, dado la naturaleza de la Universidad. Se fortalecieron las entrevistas como método de auditoría, la redacción de hallazgos y los tipos de preguntas, entre otros.

Fueron capacitados 82 auditores de los 90 convocados.

Complementario a esta capacitación, para apoyar el diligenciamiento del informe de auditorías, se capacitaron a todos los auditores en el manejo del modulo de auditorías

internas de SIMEGE electrónico. Esta actividad fue realizada por el Equipo Operativo.

El Subcomité de Control Interno, a través de reunión virtual aprobó la modificación del Programa de auditorias internas de gestión, que se realizarían en el mes de febrero de

2012. Como evidencia de la aprobación, se dejo constancia por medio del Acta 1 de 2012 Subcomité Control Interno Sede Medellín.

Se llevó a cabo el programa de auditorías internas de gestión para el año 2012, dirigida a los 16 Macroprocesos del sistema de mejor gestión y sus pares respectivos en el

nivel de Facultad de acuerdo a lo planeado. Al respecto, se realizaron 57 auditorías lideradas en su mayoría por un auditor y un auditor acompañante.

El Equipo Operativo acompañó en calidad de observador la mayoría de las auditorías. Aquellas auditorías en cuya fecha se cruzaba con otra, no fue posible realizar el

acompañamiento. Por medio del módulo de auditorías de SIMEGE electrónico, se esta haciendo el seguimiento para el cierre definitivo de las auditorías, en este caso, de las

57 auditorias programadas se han finalizado 39 auditorías (informes aprobados por los auditados).

De otra parte, el grupo Asesor de la Sede, para apoyar el correcto desarrollo de las mismas, nombró una comisión conformada por la Coordinadora del Equipo Operativo y

la Oficina de Control Interno con el fin de facilitar el desarrollo de las auditorías que presentaban dificultad en su cierre. A la fecha no se ha presentado ninguna.

El informe de revisión por la dirección fue elaborado en el mes de diciembre de 2011. Actualmente se encuentran documentados los planes de mejoramiento derivados del

informe. Los planes de mejoramiento (4) fueron incluidos en el módulo de acciones de SIMEGE electrónico

En el marco del Premio de Mejor Gestión se lograron incluir en el SIMEGE Electrónico los riesgos mas significativos de los 28 Equipos de Gestión, con un resultado de 67

mapas de riesgos, 176 riesgos identificados y 205 planes de tratamiento con 332 actividades para la mitigación de los mismos.

En la reunión de Revisión por la Dirección realizada en el pasado 5 de diciembre de 2011, se presentaron los informes de la gestión del riesgo en cada uno de los

Macroprocesos. Los resultados, se pueden consultar en el acta de la reunión.

El resultado arrojado en el seguimiento a la implementación de las actividades descritas en los planes de tratamiento de los riesgos son los siguientes:

- 227 actividades de los planes de tratamiento se encuentran cerradas. - 97 actividades tienen fecha de finalización a Diciembre de 2012 - 8 actividades han incumplido la

fecha de implementación y seguimiento. (Se han tomado acciones correctivas para el desarrollo de las actividades anteriormente mencionadas)

Se apoyó a la Coordinación General con la remisión de información y validación de la información de la Sede. Adicionalmente, fueron entregados los portafolios actualizados

de los diferentes servicios para la vigencia 2012.

Para este trimestre se reportó el cumplimiento en la medición de la percepción del usuario para todos los equipos de gestión. De los 28 Equipos de Gestión, solo 15 han

logrado registrar el indicador de los resultados de la medición y cuatro equipos han llevado a cabo acciones de mejoramiento de acuerdo con los resultados.

Para apoyar las auditorías internas realizadas en el mes de febrero de 2012, se capacitaron 90 auditores en el manejo y forma de diligenciar el informe de auditoría, en

sesiones individuales y personalizadas. Esta actividad fue llevada a cabo por los Analistas del Equipo Operativo entre 19 de enero a 20 marzo.

Para el manejo del modulo de documentos, fueron capacitados 9 personas el día 20 de enero por el Analista Javier Salgado y 15 personas, con el apoyo de la Analista Yudy

Bustamante.

Por su parte, el Analista James Sánchez, capacitó 7 personas en generalidades de consulta en SIMEGE electrónico el día 23 de enero.

Para este trimestre, solo se incorporó información en el módulo de auditoría fueron incorporados los 57 planes de auditoría del programa de auditoría interna aprobado en

sesión virtual en el mes de enero de 2012.

Producto de las auditorías internas, se han incorporado los informes de auditorías (39 finalizados) y los respectivos planes de mejoramiento que se describe en la actividad de

"planes de mejoramiento"

El seguimiento al Simege electrónico en la Sede es permanente. En su utilización, cada vez que es requerido, se informa a la Coordinación General la no disponibilidad del

mismo para que sea corregido. De otro lado, desde el Grupo Asesor, se participa en las videoconferencias de seguimiento del mismo:

1, Planes de Acción: presentado el día 15 de febrero

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AVANCE

Se ajusta el avance de la meta ya que la actividad estaba definida para desarrollar en dos años y para el año 2011 se realizaron todas las actividades requeridas desde la

coordinación del Subproyecto.

Se actualizó la información de los programas de extensión de la Facultad de Administración que se realizarán en el mes de febrero de 2012.

Se actualizó el portafolio de servicios con la información de los servicios que realiza la Secretaría de Sede. Esta información se subió en la págweb del Simege en la sede y

en el portal del conocimiento.

Se actualizó la oferta de pregrado y posgrado para lo cual la sede Manizales envió la información.

Se realizó el seguimiento a la información de la sede que está subida en el sistema de información-Contac Center para verificar la información correcta de esta información.

*Se realizó la actualización de los costos de servicios de laboratorios de la sede

Se efectuó la revisión y verificación de la implementación de las caracterizaciones de procesos a auditar, fichas de servicio, matrices de diseño y desarrollo, matrices de

fallas en el servicio y formato de registro de las fallas de los Macroprocesos misionales, así:

Formación: Facultad de Ciencias Exactas y Naturales: 1, 9, 23 de febrero de 2012, Facultad de Administración: 10 de febrero de 2012., Coordinación de programa

curricular de física y matemáticas: 13 de febrero de 2012. Dirección de Departamento de Matemáticas y física: 27 de febrero de 2012. Dirección de Departamento y

Coordinación de programa curricular de química: 21, 27, 29 de febrero de 2012. Coordinación de programa curricular de Arquitectura: 24 de febrero 2012.

Coordinación de programa curricular de Ingeniería Industrial: 27 de febrero de 2012. Secretaria Académica de las Facultades de Ingeniería y Arquitectura y Ciencias: 27

de febrero de 2012. Dirección Académica de Sede: 27 de febrero de 2012. Registro y Matricula de Sede: 27 de febrero de 2012. Secretarios académicos, Secretario de

Sede, Vicedecanos de las Facultades, Director académico y Jefe de Registro y Matrícula: 28 de febrero de 2012.

Extensión: Director de investigación y extensión de la FIA: 23 de febrero 2012. Coordinador de proyectos especiales: 23 de febrero 2012. Director de extensión de la

FCEN:29 de febrero de 2012. Director de Extensión de la Sede: 16 de marzo de 2012. Director de Extensión, Coordinadores de extensión de la Facultad de Administración,

IBA, IDEA, Director Académico: 28 de febrero.

Investigación: Director de investigación y extensión de la FIA: 23 de febrero 2012. Director de Investigación de la sede, coordinadores de investigación de las Facultades

e Institutos de IBA, IDEA: 16 de febrero de 2012.

Se efectuó la revisión de las caracterizaciones de los procesos a auditar en los Macroprocesos de apoyo, así:

BIENESTAR UNIVERSITARIO: Lideres de Macroproceso y procesos de Bienestar Universitario: 7 de febrero de 2012. Área de Salud: Se levantó ficha de servicio del

área de salud, 13 y 14 de febrero de 2012.

GESTIÓN DE RECURSOS BIBLIOTECARIOS: Líder e integrantes del Macroproceso de gestión de Recursos Bibliotecarios el 7 y 15 de febrero de 2012. Reunión de

certificación con la Dirección de laboratorios el 8 de febrero de 2012.

GESTION HUMANA: Líder y personal de la Oficina de Personal el 9 y 21 de febrero de 2012.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Líder y personal del área financiera el 15 de febrero de 2012.

GESTION DE LABORATORIOS: Líder, asistente y personal de apoyo dirección de laboratorios el 15 de febrero de 2012.

Se participó en la mejora de los procedimientos de: Elaboración y control de documentos y registros, acciones correctivas, acciones preventivas y oportunidades de mejora,

tratamiento de fallas en la prestación del servicio, auditorías internas al UN SIMEGE, Revisión por la dirección y sus respectivos formatos asociados donde fue pertinente

ajustarlos.

Se participó en la validación de los procedimientos de: Elaboración y control de documentos y registros, acciones correctivas, acciones preventivas y oportunidades de

mejora, tratamiento de fallas en la prestación del servicio, auditorías internas al UN SIMEGE, Revisión por la dirección y sus respectivos formatos asociados donde fue

pertinente ajustarlos.

La Sede participó con los aportes al diseño del Premio año 2012, de acuerdo a la experiencia del premio anterior. Esta reunión se realizó en la ciudad de Bogotá durante

los días 25 y 26 de enero de 2012. La sede Manizales recibió la información preliminar del premio, se hizo recomendación para fortalecer el criterio de mejoramiento.

Videoconferencia 15 de febrero de 2012.

Se realizó seguimiento a las acciones preventivas en los equipos de gestión de la sede, así:

IDEA: 2102 (Cerrado) , 1626 (Cerrado) , 2114 (Cerrado) , 1688 (Cerrado) , 1431 (Cerrado). FACULTAD DE INGENERÍA Y ARQUITECTURA, así: -111, 113, 183,

303,1194, 1260, 1261, 1262, 1263 (2 acciones), 1320, 1321, 1311 . BIBLIOTECAS, así: 613, 628, 630, 636. INSTITUTO DE BIOTECNOLOGÍA Y AGROINDUSTRIA:

2836, 2387. SALUD OCUPACIONAL: 1054, 1347, 1439, 1447,1449, 1450, 1460, 1461, 1471, 1488 ,1691. PLANEACIÓN: 1320, 1347, 1647 INVESTIGACIÓN:

(planes 365, 375, 414, 415, 417, 419, 422, 425, 426, 427, 428, 429, 430) . EXTENSIÓN: (planes 265, 274, 275, 323, 337, 338, 339, 340, 341, 342, 343, 344, 345, 346,

347, 1353, 1354) Se realizaron los seguimientos a los siguientes planes de tratamiento: AP-1502, 1511 y 1506 de la ODFS AP- 2456, 2875 de la Facultad de Ciencias

Exactas y Naturales. Seguimiento a las acciones de riesgos Biblioteca:

352 (Cerrada) 354 (Cerrada)








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AVANCE

ORI 1807 ( Cerrada) Se subieron los planes de tratamiento de la matriz de riesgos de Biblioteca: Ocurrencias : 350, 373. Se realizó el seguimiento a los planes de tratamiento

3653 y 3655 del Macroproceso de Bienestar Universitario. Se realizó seguimiento a las siguientes actividades definidas en los planes de tratamiento 1349 (2), 1378, 1380,

1381, 1382 (2), 1383 (2), 1385, 2388 (2), 2390, 3650, 3653. Se realizó el cierre de las siguientes acciones: 122, 299, 352, 363, 376, 382, 409, 588, 1305, 1332, 1336,

1352, 1355, 1384, 1431, 1455, 1502, 1506, 1511, 1772, 2477.

Se subieron los planes de tratamiento de la matriz de riesgos de Investigación, IDEA, en el Simege Electrónico además se realizó su seguimiento y cierre de las acciones:

No. De ocurrencias: 2451, 2452, 2453, 2454, 2455.

Se identificaron 3 riesgos derivados del hallazgo 141 de la Contraloría, por parte del decano de la Facultad de ciencias Exactas y naturales y la Coordinadora del equipo de

apoyo al UN SIMEGE, los cuales están en proceso de revisión por los dos decanos de las otras facultades.

Se realizó la revisión de los riesgos de alta significancia que se tienen registrados en el año 2011, para verificar si cambian de valoración o continúan igual, en DIMA,

EXTENSIÓN, DAMA, GESTIÓN HUMANA, BIBLIOTECAS, UNIDAD DE ARCHIVO, CENTRO DE IDIOMAS, FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN, CIENCIAS EXACTAS

Y NATURALES, IGENIERÍA Y ARQUITECTURA.

En el Macroproceso de Bienestar Universitario se subieron los planes de tratamiento 3425 y 3427 asociados a la matriz de riesgos del proceso de cultura y los planes de

tratamiento 3653 y 3655 asociados a la matriz de riesgos del proceso Atención en salud estudiantil.

Revaloración de los riesgos de alto nivel de significancia.

Se revisaron los riesgos de alta significancia de las áreas de: IDEA, Servicios Generales y el Centro de Idiomas, Bibliotecas, ORI, Unidad de Archivo, Gestión Humana,.

En el mes de se enero se realizaron 11 planes de acción de Auditoria (1776, 2522, 2523, 2524, 2526, 2724, 2734, 2735

2736, 2831)correspondientes a los siguientes equipos de gestión:

Centro de idiomas, Gabinete de fotogrametría, Lab. De materiales nanoestructurados funcionales, Of. Relac. Internacionales e interinstitucionales, Oficina asesoría jurídica,

Sección de bienes y suministros, Unidad de archivo se prestó apoyo para levantar 13 planes de acción, así: 1. Publicaciones: 2947, 2948 2. Instituto de Biotecnología:

2972 3. Facultad de Administración: 2946 4. Biblioteca: 2716. 5. Gestión Ambiental: 2924, 2931, 2935, 2936, 2937, 2938, 2939, 2940.

En el mes de febrero: Se analizaron las causas de las ocurrencias 1683 2839 y 2696. Se levantaron planes de mejoramiento en: Extensión e Investigación, Instituto de

Biotecnología: 2988, 2994, 2995, 3004, 3080, 3152, 3155, 3156, 3182, 3199, Salud Ocupacional No. 3103, Personal. 3080, Archivo: 3182, Facultad de Ciencias exactas y

naturales: 2879, 2858, 2859. Facultad de Ingeniería y Arquitectura: 3009, 3006, 3137, 3139, 3140. Facultad de Administración: Se levantó la NC- 3093 como producto del

incumplimiento de las metas de Siplo. Gestión Ambiental: 2935, 2936, 2937, 2938, 2939, 2940 y 2941 Dirección Académica OM 750-2853 (cerrado) ORI NC 2724

(Cerrado) BIBLIOTECAS: 350, 373 ODFS: Se redefinió la NC-2654 , por ser una ocurrencia reincidente, se levantó en plan 3004.

En el mes de marzo: Se construyó el plan de mejoramiento en la Facultad de Ciencias Exactas y naturales: 3622.

Bienestar Universitario (Atención en Salud) 3655 y 3684.

Se han realizado 86 seguimientos a planes de acción 614,

1237,2260,1136,1395,2246,2260,2059,1680,1523,1522,1263,1261,2826,1234,1488,1475,1234,1138,1138,1137,1234,1415,1136,1240,1237,1136,1240,2055,1249,1318,

1054,1320,1347,1054,1347,1054, 1906, 1967,1054,1447,1450,1478,1248,1248,1243,2054,2078,2328,325,328, 342, 275, 340, 341, 346, 1518, 1522, 1524, 1525, 1526,

1549, 1552, 394, 401,1471, 1686, 1691 2901, 1137, 1478, 1906, 1971, 1976, 2055, 1478, 1475, 1507, 1554, 1686 611, 1243, 1211, 1137, 1246, 1244, 1245, 2527,

2540, 2541, 2542, 2543, 2544, 2628, 2655, 2836, 2386, 2837, 2716, 2832, 2831, 2400, 2599, 2833, 751, 753, 604 ; de los siguientes equipos de gestión: Extensión,

Nomina, Gestión Humana, Laboratorio de Materiales, Facultad de Administración, Salud Ocupacional, Bienes y suministros, Museo Interactivo SAMOGA, Planeación,

Unisalud, Sistema de Mejor Gestión, Facultad de Ingeniería y Arquitectura, Instituto de Biotecnología, Biblioteca de Sede, Laboratorio de Hidráulica, Gabinete de

fotogrametría, Gabinete de Topografía, Jurídica, dirección Académica , ORI, Servicios Generales, Bienestar universitario

Se realizó análisis de causas de las ocurrencias: Plan 547 ocurrencia 1666 Plan 548 ocurrencia 2094

Se verificó la eficacia de las ocurrencias: 1919, 1920, 1923, 1927, 1906

AUDITORÍAS Se ingresaron los planes producto de las NC de auditoría al Simege Electrónico: Jurídica : Ocurrencia 2526 y 2736. ORI: Ocurrencia 2724

Se realizó seguimiento a los siguientes planes de tratamiento 3363, 2988 (4), 2877 (2), 2514, 2816, 2801.

Seguimiento a los planes de mejoramiento de Servicios Generales 2514, 2938, 2939, 2941.

PROYECTO PLANTEAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A LOS PROCESOS ACADÉMICO-ADMINISTRATIVOS DE LOS LABORATORIOS DE

LA SEDE. ETAPA DE RECOPILACIÓN ANALISIS Y DISEÑO

Mes de enero: 1.Apoyo en la revisión, construcción y ajuste de los documentos de Especificación de Requisitos de software de los módulos de gestión de inventarios, Manejo

de residuos peligrosos y mantenimiento, con el equipo de apoyo. Cumplimiento 100% . 2. Apoyo en la depuración de la información del módulo de gestión de inventarios,

para lo cual se requiere aprobación final por parte de las personas involucradas en el proyecto. 3. Construcción de la primera versión de la estructura de base de datos

utilizando los estándares para desarrollo de sistemas de información web definidos por el centro de computo sede Manizales.4. Elaboración de los documentos CSS para el

manejo de las interfaces del sistema, sus funcionalidades y la experiencia de usuario.

Mes de Febrero 1. Apoyo en la Construcción del Módulo de Gestión de Inventarios del SILAB V.1.0 con base en el documento de especificación de requerimientos de

software IEEE 830-SRS, para lo cual se han ejecutado las siguientes actividades: a)Estructura de base de datos.b)Diagrama entidad relación c)Diccionario de datos

Estructura de directorios del proyecto.d)Hojas de estilo del sistema CSS e)Estructura de clases del sistema. f)Avance de interfaces del sistema. 2. Apoyo en la depuración de

la información del Módulo de Manejo de Residuos Peligrosos, para avanzar en la construcción de dicho Módulo, del SILAB V.1.0 con base en el documento de especificación

de requerimientos de software IEEE 830-SRS.3. Apoyo en la depuración de la información del Módulo de Manejo de Residuos Peligrosos, para avanzar en la construcción

de dicho Módulo, del SILAB V.1.0 con base en el documento de especificación de requerimientos de software IEEE 830-SRS.

En el mes de Marzo:

PROYECTO PLANTEAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE APOYO A LOS PROCESOS ACADÉMICO-ADMINISTRATIVOS DE LOS LABORATORIOS DE

LA SEDE. ETAPA DE RECOPILACIÓN ANALISIS Y DISEÑO.

1. Avance en la construcción del Módulo de Gestión de Inventarios. 2. Avance en la construcción del Módulo Manejo de Residuos Peligrosos del SILAB V.1.0 con base en

el documento de especificación de requerimientos de software IEEE 830-SRS, para lo cual se han ejecutado las siguientes actividades: a)Estructura de base de datos.

b)Diagrama entidad relación c)Diccionario de datos Estructura de directorios del proyecto. d)Hojas de estilo del sistema CSS e)Estructura de clases del sistema f)Avance de

interfaces del sistema. 3. Apoyo en la depuración de la información del Módulo de Mantenimiento, para avanzar en la construcción de dicho Módulo, del SILAB V.1.0 con

base en el documento de especificación de requerimientos de software IEEE 830-SRS.

Se validaron los documentos de requerimientos especificación de requisitos de software del proyecto SILAB V 1.0 para los módulos de: Gestión de inventarios , módulo para

el manejo de residuos peligrosos, y módulo de mantenimiento.

Se automatizaron los procedimientos del proceso de contratación por medio del Flujo de trabajo de contratación, además de los procedimientos del procesos de cuentas por

pagar con el flujo de trabajo de cuentas por pagar.

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AVANCE

Se realizó seguimiento a la ejecución de las auditorías ambientales para la recolección de los soportes de la auditoría y el acompañamiento de la subida de los informes de

auditorías.

Se enviaron dos posmaster y un popup para la convocatoria al curso de auditores en la norma GP-1000:2009 para docentes y personal de planta. Así mismo el oficio VR

302 invitando a los líderes a motivar a sus colaboradores. Para que se inscriban el curso.

Se realizó el plan de formación para los auditores durante el año 2012, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación de auditores del periodo del año 2011 y las

recomendaciones realizadas por la ONCI.

Se decidió ajustar el link de Buen trámite en el sistema de quejas, reclamos y sugerencias, para cumplir con el procedimiento de Buen trámite estandarizado, de acuerdo a

reunión realizada con el secretario de sede, el día 30 de enero de 2012.

Se efectuó la consolidación de las solicitudes de Buen Trámite del mes de enero, febrero y marzo de 2012.

Se generó la propuesta de la campaña de Buen Tramite para la Sede Manizales, de acuerdo a los cambios dados por el procedimiento de Buen Tramite establecido

desde el nivel nacional. Se solicitó a Publicaciones el ajuste a los pendones y separadores de libros.

Se efectuó reunión con el encargado del Sistema de Quejas y Reclamos de Sede y su resultado fue la adecuación de la pagina web de la Sede de acuerdo al

procedimiento de Buen Tramite establecido desde el nivel nacional.

Se efectuó reunión con María Liliana Cardona encargada del sitio web del Sistema de Quejas y Reclamos de Sede para efectuar las adecuaciones al ingreso de Buen

Tramite con base en lo autorizado por el secretario de Sede, el link se encuentra actualizado en la página web.

Se realiza el ajuste del avance de la actividad ya que no se informó el avance de la ejecución de estas actividades en el mes de enero de 2012.

Durante los meses de enero, febrero y al corte de marzo no se presentaron en los sistemas de quejas y reclamos y de Buen tramite solicitudes que requirieran conformación

de equipos de mejoramiento, de igual forma se incluye el avance dado que se cuenta con la disposición del equipo técnico para apoyar esta actividad en el momento que

se requiera, es importante mencionar que esta actividad depende directamente de las gestiones de los usuarios y que si estos no presentan solicitudes, el proyecto no

puede dejar de presentar avance.

En el mes de enero:

Se efectuó seguimiento y cierre a las Quejas y Reclamos No. 113 de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura, No.119 de la ODFS, No. 146 de la ODFS, No. 250

Servicios generales., No. 265 del UN-SIMEGE.

En el mes de febrero:

Durante los meses de febrero y al corte a marzo no habían planes de mejoramiento resultado de las solicitudes de Buen tramite a los cuales se les hiciera seguimiento; es

importante mencionar que esta actividad depende directamente de las fechas establecidas en los planes de mejoramiento por parte de los líderes de los procesos y si no

hay acciones pendientes durante cualquier mes el proyecto no puede dejar de presentar avance dado que se cuenta con la disposición del equipo técnico para apoyar

esta actividad en el momento que se requiera.

En la inducción a los estudiantes del primer semestre del año 2012 se promovió el uso del sistema de Quejas , Reclamos y sugerencias.

Las quejas, reclamos y sugerencias recibidas durante el mes de enero, febrero y al corte del mes marzo se respondieron oportunamente.

Se consolidaron las quejas, reclamos y sugerencias recibidas en el mes de enero, febrero y al corte del mes de marzo 2012.

De acuerdo al consolidado entregado por la Secretaría de sede, las respuestas a las quejas, reclamos y sugerencias fueron con respuesta oportuna.

Durante los meses de enero, febrero y a corte de marzo no habían planes de mejoramiento resultado de las solicitudes del sistema de quejas y reclamos a los cuales se

les hiciera seguimiento; es importante mencionar que esta actividad depende directamente de las fechas establecidas en los planes de mejoramiento por parte de los líderes

de los procesos y si no hay acciones pendientes durante cualquier mes el proyecto no puede dejar de presentar avance dado que se cuenta con la disposición del

equipo técnico para apoyar esta actividad en el momento que se requiera.

En el mes de enero:

Tabulación de encuestas de satisfacción y entrega de los resultados a las siguientes dependencias:

Bienes y suministros, Bienestar y Suministros, DIMA- Extensión, Sección Financiera, Facultad de Administración, Publicaciones, Contratación, IDEA, ODFS.


Se enviaron dos posmaster donde se realizó la difusión del registro de las encuestas de satisfacción para docentes y administrativos.

Se realizó la tabulación de encuestas de satisfacción y entrega de los resultados a las siguientes dependencias:

Bienes y suministros, Gestión Humana, DIMA- Extensión, Sección Financiera, IDEA, Dirección Académica, Centro de Idiomas, Jurídica, Dirección de Laboratorios.

Revisión de las fichas de servicio de los procesos de Formación, Investigación, Extensión, Bienestar, Bibliotecas, Jurídica, con los responsables de los servicios y

actividades mencionadas en tales fichas.

Revisión de las fichas de servicio de los procesos de Formación, Investigación, Extensión, Bienestar, Bibliotecas, Jurídica, con los responsables de los servicios y

actividades mencionadas en tales fichas.

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AVANCE

Los Macroprocesos continúan trabajando mediante videoconferencias y reuniones presenciales con participación de todas las Sedes en el tema de estandarización. Se está

finalizando la validación de esta metodología y continúa el uso formato definido. Esta actividad está coordinada desde el Nivel Nacional.

Se ha participado en las videoconferencias y actividades de estandarización en los procesos Sistema de Gestión Ambiental y Egresados. Adicionalmente se validó la

caracterización del proceso Gestión de la Actividad Académica.

El programa de egresados participó en las discusiones de estandarización y presentó las particularidades de la Sede para el tema, mientras que el SGA ha participado y

liderado el proceso de estandarización, de acuerdo con su rol.

De acuerdo con la información suministrada por el Nivel Nacional aproximadamente el 70% de los procedimientos estandarizados están aprobados y validados. Sin

embargo, se planteó la inquietud sobre la gestión de aquellos documentos que mantienen particularidades y dificultan su estandarización.

Para el Sistema de Gestión Ambiental SGA se aprobaron los documentos estandarizados Gestión Integral del agua, Control de plagas y vectores, Preparación y respuesta

ante emergencias ambientales.



de Simege electrónico, a partir de lo anterior la sede a la fecha ha venido implementando de manera sistemática y eficiente de forma automatizada dichos procedimientos.



En cuanto al procedimiento Elaboración y desarrollo del Plan de Capacitación, del MP de Talento Humano, la Sede Palmira ha ingresado las capacitaciones en el respectivo

modulo de Simege Electrónico.

El MP de Talento Humano también adelanto la automatización de la entrega de los Recibos salariales y prestacionales, ahora los desprendibles son enviados a los

funcionarios automáticamente vía correo electrónico, directamente a través del Sistema de Información SARA.



Se publicaron los pendones de la campaña de Buentrámite en los edificios de la Sede para fortalecer la divulgación del sistema entre la comunidad universitaria de la Sede.

Adicionalmente se trabajó en los vínculos de acceso al Sistema ubicados en el sitio web del proyecto en la Sede.

Se continuó con la actividad de sensibilización por parte de la Dirección Administrativa para el uso de la información divulgada en la página web de la Gerencia, con el fin de

fortalecer la solicitud 216 gestionada desde el año anterior

Se incluyeron 10 acciones correctivas que tienen como fuente las auditorías documentales del premio de mejor gestión 2010-2011 y 5 por el incumplimiento de metas de la

Planeación Operativa, siguiendo los lineamientos de la Coordinación General. Adicionalmente se han incluido las oportunidades de mejora que las dependencias han

identificado.

Están en desarrollo 43 planes de mejoramiento, mientras otros 11 ya están finalizados y cerrados de acuerdo con la información proveniente de SIMEGE electrónico. De los

43 planes en ejecución 9 se encuentran en etapa de verificación.

Mediante el apoyo del aplicativo SIMEGE electrónico se dispone del informe consolidado de la Sede, con 43 acciones abiertas y 11 cerradas, entre oportunidades de mejora

y acciones correctivas. Adicionalmente se realizó entrega a la contraloría del avance del primer trimestre en el plan de mejoramiento de la auditoría vigencia 2011.

El Equipo técnico SIMEGE de la Sede Palmira participó activamente en la reunión para la construcción del Premio de Mejor Gestión 2012, realizada de manera presencial

en Bogotá el pasado 25 de enero, con la participación de todos los Nodos. Además se participó en la videoconferencia del grupo asesor el 15 de febrero de 2012 donde se

presentó la 4ta versión del Premio.

Se realizó contacto con el ICONTEC para realizar la actividad de formación de auditores y se dispone de la cotización.

Se están implementando los planes de tratamiento de riesgos incluidos durante la vigencia 2011. Actualmente se esperan los lineamientos de la Coordinación General para

elaborar los nuevos planes de acuerdo con los ajustes que se incluyan a la metodología por los cambios en la guía del DAFP.

La Coordinación General está trabajando en la armonización de los riesgos a nivel nacional, de manera que se puedan unificar de acuerdo con la afinidad. La Sede realizó

la revisión pertinente para aportar a la estrategia diseñada.

En reunión del Nodo se revisó la información publicada en el "portal del conocimiento" y se identificaron algunos elementos que deben modificarse. Se informó al responsable

del aplicativo el diagnóstico realizado para los fines pertinentes.

Se reforzó el entrenamiento del equipo técnico en el módulo de riesgos y acciones dada la importancia de los mismos en la gestión del mejoramiento en la Sede. También se

realizó entrenamiento a la oficina de personal para el uso del módulo de capacitación y se fortaleció en los equipos de Gestión el entrenamiento para la consulta.

Los módulos de SIMEGE electrónico se siguen alimentando permanentemente de acuerdo con los requerimientos de los usuarios. Se han incluido nuevas ocurrencias en el

módulo de acciones, se ingresan permanentemente las actividades de entrenamiento en el módulo de acciones y se alimenta el módulo de documentos.

El aplicativo cada vez es más utilizado como herramienta de consulta y de gestión. En el se están realizando los seguimientos a los planes de mejoramiento y de tratamiento.

Adicionalmente las consultas documentales se realizan desde el módulo de documentos.

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AVANCE

La Sede ha participado en los diferentes procesos de estandarización y acogido las metodologías propuestas por los Macroprocesos aplicables a la Sede. La adopción del

enfoque de trabajo por procesos ha permitido estandarizar la metodología en forma transversal. Los procesos en los cuales participa en estandarización en el trimestre son:

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA y GESTIÓN AMBIENTAL. En el marco del premio Mejor Gestión 2010-2011 los Macroprocesos definieron la metodología de

estandarización, con la cual se sigue aplicando la misma metodología hasta la actualidad.

"De acuerdo a la información reportada por la Coordinación del Nivel Nacional sobre el avance en la estandarización de los procedimientos, se tiene:

-El despliegue general de procedimientos de la Universidad es de 662 procedimientos incluyendo procedimientos susceptibles y no susceptibles de estandarización. El

avance de estandarización de procedimientos logrado a la fecha es del 47% , esto corresponde a 316 procedimientos.

Para el caso específico de la Sede Orinoquia, en el trimestre la Sede participó en las siguientes sesiones de socialización y/o estandarización de procedimientos de los

siguientes Macroprocesos: Gestión Ambiental: El 1 y 2 de marzo en reunión presencial del Comité Técnico Nacional de Gestión Ambiental, se aprobaron dos (2)

procedimientos denominados; 1) Control de plagas y vectores, 2) Uso eficiente de energía, 3) Gestión integral del agua. Previamente se presentaron observaciones previas

a la reunión.

Para el trimestre se continua con la metodología utilizada para la aprobación de procedimientos mediante videoconferencia en donde se establecen las características mínimas

de los mismos, se discuten las particularidades y se remiten para su ajuste y validación, además se realiza retroalimentación de las propuestas vía e-mail y el líder de

Macroproceso recopila la información, se discute y aprueba. En la Sede los Macroprocesos que se encuentran implementando esta metodología son: DIRECCIONAMIENTO

INSTITUCIONAL, EXTENSIÓN, BIENESTAR UNIVERSITARIO, GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, GESTIÓN DE LABORATORIOS, GESTIÓN DE LA

INFORMACIÓN, GESTIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS. Como resultado de la metodología utilizada se tiene:

A la fecha el despliegue general de procedimientos de la UN cuenta con 662 procedimientos.

Del total de procedimientos (662) de la UN 47% se encuentran estandarizados.

El total de procedimientos (662) incluyen procedimientos susceptibles de estandarización y NO susceptibles de estandarización de la UN.

Por último para el trimestre se pueden generar avances específicos en la validación y aprobación para el proceso de Gestión ambiental con dos (2) nuevos procedimientos

estandarizados y diecisiete (17) para el Macroproceso de Formación





procedimientos automatizados. El MP de Talento Humano también adelanto la automatización de la entrega de los Recibos salariales y prestacionales, ahora los

desprendibles son enviados a los funcionarios automáticamente vía correo electrónico, directamente a través del Sistema de Información SARA.



Aunque para el trimestre no surgieron solicitudes de Buen Tramite, se encuentra en proceso de desarrollo la solicitud N° 235.Esta se clasificó como un requerimiento para el

proceso de Gestión de Bienes, para el caso de asignación de los contratistas bajo vinculación por ODS.

Para el trimestre el equipo técnico revisó la propuesta del al GNAF para tramitar de solicitud, sin embargo se encuentra en proceso ajustar en plan con miras a cambiar las

actividades del plan o incluir nuevas.

Para la solicitud existente de Tramite N° 235, la Gerencia Nacional Administrativa y Financiera se contacto con la Jefe de Unidad para dar respuesta a esta solicitud

perteneciente al proceso Gestión de Bienes. Las acciones planteadas por la GNAF no fueron las esperadas, ya que no brindaban una respuesta formal a la solicitud. Se

formularan acciones por parte del Equipo técnico para enviar a la GNAF y sean analizadas.

A razón de la pre auditoria realizada por las analistas del nivel nacional en la Sede, los días 27, 28 y 29 de febrero, se construyeron palanes de mejoramiento con miras a

evidenciar las acciones generadas para atender las debilidades encontradas. Los PM se relacionan a continuación:

Ocurrencia N° 3187 Incumplimiento en las metas de SIPLO del año 2011 del proceso de gestión Ambiental

Ocurrencia N° 3192 Fortalecimiento de la Planeación Operativa de la Sede Orinoquia

Ocurrencia N° 3404 Parcial cumplimiento del numeral 4.2.1 literal d, de la NTC GP1000

Ocurrencia N° 3406 Deficiente aplicación en el seguimiento, medición y análisis de la gestión de los procesos

Ocurrencia N° 3475 Incumplimiento de metas de la planeación operativa vigencia 2011 Proceso Gestión Ambiental

Para el periodo se realizo seguimiento a los planes de Mejoramiento referentes a los convenios 418 y 897 del Instituto de estudios de la Orinoquia.

Así mismo se envió el 13 de enero Avance del Plan de Mejoramiento cuarto trimestre de 2011 a la Oficina Nacional de Control Interno, concerniente a la auditoria realizada

por la Contraloría General de la Republica.

En reunión presencial los días 25 y 26 de enero se inició la construcción del premio Mejor Gestión 2012, en donde se discutió entre las Sedes la propuesta de la

Coordinación General. Se establecieron los componentes de los factores que debía tener el premio. En videoconferencia del 15 de febrero se valido la 4 versión del premio

Mejor Gestión 2012.

Para el acompañamiento al EG de la Sede Orinoquia se cuenta con la asesoría permanente al Equipo de Gestión por parte del nivel nacional a través de un (1) analista, de

la Coordinadora del Nivel Nacional, la coordinadora del EG. Así mismo, se cuenta con la presencia de un analista en la Sede vinculado por el proyecto que brinda asesoría

a todos los componentes del sistema.

Para el trimestre se asesoró al EG en la preparación de la auditoria de Certificación NTC GP 1000, en cuanto a la estructura, requisitos a evaluar, elementos constitutivos etc.

Durante el proceso se presto acompañamiento permanente a los lideres de proceso a evaluar: (formación con los procesos de gestión de la actividad académica y registro y

matricula, extensión con el proceso de desarrollo a las modalidades de extensión. Investigación, con el proceso de promoción y fomento a la investigación. Bienestar

universitario, con el proceso de acompañamiento integral y Gestión administrativa y financiera, con el proceso de servicios generales.

Con la información remitida a la Coordinación General concerniente al sistema en los factores como, Gestión de Riesgos, Planes de Mejoramiento y Servicios, se construyó

por parte de la coordinación el informe consolidado de revisión por la dirección 2011 para el Sistema de Mejor Gestión un SIMEGE en el mes de febrero.

En el marco de la auditoria de Certificación NTC GP 1000 se realizo seguimiento a los riesgos de los procesos de Gestión del Mejoramiento, Formación, Bienestar

Universitario. Los planes de tratamiento fueron monitoreados e ingresados los soportes que evidencia su gestión.

Para el trimestre se verificó la implementación de doce (12) planes de mejoramiento para los procesos de Desarrollo así: (3) planes tratamiento para Desarrollo

Organizacional, (4) Formación, (3) Bienestar Universitario y (3) Gestión Ambiental.

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AVANCE

Además de la propuesta de la Coordinación General en cuanto al cuerpo único de indicadores, la Sede se encuentra en proceso de construcción de indicadores propios. En

este ejercicio se han construido ocho (8) indicadores, consolidando la información de las vigencias 2008 a 2011. Este ejercicio es presidido por la Coordinación General, la

Sede reporta la información, ingresándola en una hoja electrónica la cual consolidad y genera el reporte de gestión. Además La Coordinación General realizó el

acompañamiento a para la construcción de indicadores de los procesos de Unimedios y la Oficina de Relaciones Interinstitucionales.

En el marco del informe de revisión por la dirección, se realizó el análisis del cumplimiento de las metas de todas las sedes y procesos de la Planeación Operativa del 2011,

junto con el análisis de tendencias acorde a los rangos establecidos en conjunto con el de las metas asociadas a los objetivos de mejor gestión.

Para el trimestre el equipo técnico recibió capacitación en el modulo de documentos el día 28 de febrero, con miras de proceso de auditoría de otorgamiento en la NTC

GP1000, en esta capacitación se ingresaron los 27 documentos propios de Sede, además en reunión del EG del 2 de marzo se realizo ejercicio de consulta de

DOCUMENTOS del SIMEGE electrónico.

MODULO DE DOCUMENTOS: Para el trimestre se continuó con la puesta en marcha del modulo de documentos, se incorporaron procedimientos y formatos asociados a los

Macroprocesos de: Comunicaciones (3 procedimientos), Investigación (3 procedimientos), Formación (3 procedimientos y 3 formatos), Extensión (6 procedimientos),

Bienestar Universitario (2 formatos) y Gestión Documental (5 formatos). MODULO DE RIESGOS: Se realizo seguimiento a los riesgos asociados al Macroproceso de

Formación y Bienestar Universitario. MODULO DE ACCIONES: se ingresaron 5 N° 3187, 3192,3404, 3406 y 3475

Para el semestre se realizó seguimiento a los diferentes módulos del SIMEGE electrónico, con el ingreso de 5 planes de mejoramiento, seguimiento a los planes de tratamiento

de los Macroprocesos de Formación y Bienestar Universitario, a los alimentación del modulo de documentos con 23 documentos, como parte de la preparación a la auditoria

de certificación NTC GP 1000.

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AVANCE

Los Macroprocesos definieron la metodología de estandarización de procedimientos, mediante la programación de reuniones presenciales y por videoconferencia, en las

cuales se revisan, mejoran y estandarizan procedimientos. Este mismo mecanismo se utilizó para la revisión de procedimientos propios en la Sede, acordando citas de

reunión para la revisión y ajuste de los mismos, logrando la actualización de 51 procedimientos.

Se participó en las siguientes reuniones de estandarización e implementación de procedimientos:

- Macroproceso Bienestar Universitario: 21/02/2012, seguimiento al plan de trabajo establecido el 5 y 6 de diciembre de 2011 y plan de transición de BU; el 24/02/2012 se

socializó el nivel de avance sobre la implementación de los procedimientos estandarizados con el Nivel Nacional; 5/03/2012 revisión de cinco (5) procedimientos ajustados y

aprobados del proceso "Planeación, ejecución, seguimiento y evaluación" de bienestar Universitario.

- Macroproceso Desarrollo Organizacional en el proceso de Gestión Ambiental: se realizaron reuniones presenciales (1 Y 2 de Marzo de 2012), y por videoconferencia

(30/01/2012); aprobación por correo electrónico del procedimiento "Preparación y respuesta ante emergencias ambientales" versión final el 27/02/2012, con sus formatos

de Ficha de emergencia ambiental y listado de condiciones de riesgo ambiental.

- Macroproceso Formación: se socializó a las Sedes de Presencia el despliegue de procedimientos, caracterizaciones y procedimientos aprobados entre las Sedes Andinas,

con código U.

Participación en reuniones, revisiones para la Validación y estandarización de procedimientos por videoconferencia

- Macroproceso Bienestar Universitario: el 24/02/2012 se socializó el nivel de avance sobre la implementación de los cuarenta y dos (42) procedimientos estandarizados con

el Nivel Nacional.

- Macroproceso Desarrollo Organizacional en el proceso de Gestión Ambiental: se realizaron reuniones presenciales el 1 Y 2 de Marzo de 2012, en la cual se realizaron

ajustes al procedimiento " Preparación y respuesta ante emergencias ambientales" , y ser reviso el procedimiento "Gestión integral del agua"; aprobación por correo

electrónico del procedimiento "Preparación y respuesta ante emergencias ambientales" versión final el 27/02/2012, con sus formatos de Ficha de emergencia ambiental y

listado de condiciones de riesgo ambiental.

Se ajustaron y aprobaron los siguientes procedimientos propios de la Sede Amazonia, de los siguientes Macroprocesos:

- Direccionamiento Institucional, dos (2) procedimientos con fecha de aprobación 27/01/2012

- Relaciones Interinstitucionales, un (1) procedimiento con fecha de aprobación 27/01/2012

- Comunicación, cinco (5) procedimiento con fecha de aprobación 27/01/2012

- Investigación, creación artística e innovación, diez (10) procedimientos con fecha de aprobación 16/02/2012

- Formación, dieciocho (18) procedimientos con fecha de aprobación 17/02/2012

- Extensión, seis (6) procedimientos con fecha de aprobación 27/01/2012

- Bienestar Universitario, cuatro (4) procedimiento del proceso "Planeación, ejecución, seguimiento y evaluación" con fecha de aprobación 27/01/2012

- Gestión de laboratorios, tres (3) procedimientos con fecha de aprobación 16/02/2012

- Gestión de la información, dos (2) procedimientos con fecha de aprobación 16/02/2012

La Sede Amazonia participó en la automatización de los procedimientos Obligatorios: Auditorias Internas a UN-SIMEGE, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y


de Simege Electrónico, a partir de lo anterior la sede a la fecha ha venido implementando de manera sistemática y eficiente de forma automatizada dichos procedimientos.

Además se cuenta a Nivel Nacional con un total de 14 cadenas de valor modeladas listas en la herramienta de automatización, las cuales reúnen un total de 43


Se realizaron tres (3) talleres de sensibilización del UN-SIMEGE, en los cuales se mostró la herramienta de Buen trámite de la página UN-SIMEGE y la forma como se

accede para realizar una solicitud del mal tramite, queja, sugerencia y/o reclamo.

El día 16 de Marzo del año en curso, la Secretaria de Sede redireccionó una sugerencia a la persona competente de Gestión de Espacios Físicos, para dar respuesta a una

solicitud recibida de un estudiante, acerca de la deficiencia de iluminación del parqueadero de la Sede.

Se rediseño la sección de quejas y reclamos de la Sede, de tal forma que el resumen de la notificación de las quejas, reclamos y sugerencias de los usuarios le lleguen

directamente al correo de la Secretaria de Sede. El resumen cuenta con la siguiente información: fecha/hora; ¿qué es el comentario? una queja, reclamo, sugerencia o

solicitud de información; ¿quién es usted) estudiante, docente, administrativo, egresado o particular; comentario; información del solicitante (nombre y apellidos, correo

electrónico, y número de contacto).

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AVANCE

La persona encargada de la gestión de espacios físicos en la Sede, respondió de forma inmediata a la solicitud realizada por el estudiante el 16 de Marzo, aclarando que el

problema de falta de iluminación en el parqueadero obedeció a un corto eléctrico en la acometida de la iluminación exterior de la Sede, Pero que dicho problema se solucionó

desde el 15 de marzo, mediante el arreglo de las luminarias exteriores del parqueadero, cancha y zona de acceso principal.

Con relación a la solicitud que se paso por buen tramite en el año 2011, acerca de la aplicación del Articulo 173 de la ley 1450 de 2011 sobre la retención en la fuente, hasta

la fecha se ha realizado el reintegro de un 40% de los pagos realizados por retención en la fuente.

El 3 de Febrero de 2012, la Dra. Gladys Santacruz confirma la actualización de la información en el portal del conocimiento, por solicitudes realizadas de la Sede con relación

a: contenidos educación continua y permanente, contenidos de investigación.

Se elaboraron ocho (8) planes de mejoramiento por incumplimiento en algunas de las metas de la planeación operativa del año 2011 para los Macroprocesos Bienestar

Universitario, Desarrollo Organizacional, Formación, Gestión de Laboratorios, Relaciones Interinstitucionales, Gestión del Talento Humano en el proceso de salud

ocupacional, Tesorería, Gestión de la información.

De los veinticinco (25) planes de mejoramiento creados, trece (13) se han cerrado y doce (12) en ejecución y seguimiento.

El 25 de enero de 2012 se realizó una reunión presencial en la Sede Bogotá con los Coordinadores UN - SIMEGE, esto con el fin de socializarles la IV versión del Premio

de Mejor Gestión 2011 - 2012. Así mismo el 15 de febrero de 2012, se realizó la presentación y validación del IV premio UN - SIMEGE en reunión por videoconferencia del

grupo asesor con todas las sedes.

Acompañamiento a los responsables de los Macroprocesos, en los siguientes aspectos:

- Reuniones por videoconferencia para la implementación de procedimientos de Bienestar Universitario y Formación, aprobación de procedimientos de Gestión Ambiental. -

Acompañamiento para la revisión y validación de las fichas de servicios de los Macroprocesos de Extensión, Investigación, Formación y Bienestar Universitario. - Asesoría y

acompañamiento a los procesos seleccionados para recibir la auditoría de certificación (Gestión de la actividad académica, Fomento y promoción de la extensión, Desarrollo

de las modalidades de extensión, Planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de Bienestar Universitario, y Adquisición de bienes y servicios del Macroproceso Gestión

administrativa y Financiera) en los requisitos aplicables de la norma NTC GP 1000:2009 - Asesoría y acompañamiento para el ingreso de los procedimientos en el modulo de

documentos del SIMEGE Electrónico. - Asesoría y acompañamiento a las dependencias de extensión y formación, para el ingreso de planes de tratamiento de riesgos en el

modulo de riesgos de SIMEGE electrónico. - Asesoría y acompañamiento para el ingreso de Planes de mejoramiento del SIPLO a los Macroprocesos (Relaciones

interinstitucionales, formación, extensión, gestión de la información, tesorería en el Macroproceso gestión administrativa y financiera, salud ocupacional en el Macroproceso

gestión del talento humano, Bienestar Universitario, gestión de laboratorios) en el modulo de acciones de SIMEGE electrónico.

Para dar continuidad con la capacitación del personal en las normas ISO 90001, ISO 17025 en los laboratorios de la Sede Amazonia, se esta programando una capacitación

en manejo de elementos químicos, almacenamiento y transporte, con fecha tentativa para el mes de septiembre del año en curso. Adicional se realizará una capacitación para

socializar las hojas de seguridad de los materiales peligrosos ubicados en las áreas de laboratorio, planta eléctrica y almacén, para realizarse entre los meses de junio -

Noviembre

El 7 de Marzo de 2012 por videoconferencia la Coordinación General del UN - SIMEGE presentó el informe de revisión por la Dirección, el cual de forma consolidada

contempla los avances y beneficios reportados por la Sede en: planes de mejoramiento, gestión del riesgo, acciones de mejoramiento, compromiso de la Dirección, modelos

mentales, olimpiadas de autocontrol, programa de reciclaje y disminución del consumo de papel, mejoramiento de la gestión por Macroproceso, del sistema de mejor gestión y

del premio de mejor gestión. El informe consolidado fue compartido por la Coordinación General el 9 de marzo para la gestión y conocimiento de la Sede.

Se inició el proceso de identificación de riesgos, ajuste de la matriz de adopción, adaptación e identificación de nuevos riesgos, hasta la fecha se están elaborando las matrices

de los riesgos de Formación y Extensión, los cuales ya se encuentran en el modulo de riesgos de SIMEGE electrónico.

Se realizo el monitoreo a los 32 planes de tratamiento de riesgos que se ingresaron en el SIMEGE electrónico para cumplir entre el mes de Agosto y diciembre del año 2011,

de los siguientes Macroprocesos: Gestión Administrativa y financiera, Extensión, Investigación, Gestión de la información, Bienestar Universitario, comunicación, Gestión del

Talento Humano, Relaciones Interinstitucionales. Cada uno de los responsables de estos Macroprocesos se encargo de subir los soportes que evidencian el cumplimiento de

las actividades propuestas dentro de los planes de tratamiento. Se inicia la etapa de verificación de eficacia para estos planes de tratamiento, con esta etapa se concluyen y se

cierran completamente los planes de tratamiento 2011.

El 3 de Febrero de 2012, la Dra. Gladys Santacruz confirma la actualización de la información en el portal del conocimiento, por solicitudes realizadas de la Sede con relación

a: contenidos educación continua y permanente, contenidos de investigación.

Se actualizó la información del nicho UN - SIMEGE de la Sede Amazonia, información general del Equipo de Gestión, los talleres y actividades que promueven la gestión

ética, talleres de aprendizaje en equipo y modelos mentales dentro del componente organizaciones abiertas al aprendizaje, actas y manual de servicio Macroproceso de

Formación y Macroproceso Gestión de recursos y servicios bibliotecarios en el servicio de préstamo externo.

Se realizó seguimiento al cumplimiento de los compromisos y actividades de los planes de mejoramiento del proceso de matrícula y préstamo externo el 2 de Marzo del año

en curso, incorporando las evidencias en el modulo de acciones del SIMEGE electrónico, queda faltando las evidencias de tres actividades del Plan de Mejoramiento

"servicio de Préstamo Externo de la Sede Amazonia", las cuales se cumplen el 30 de Marzo de 2012.

En concertación con la analista Diana Dávila, se estableció como primera instancia revisar la matriz de indicadores que será suministrada por la Coordinación General de

SIMEGE en el mes de abril, adoptando los indicadores que nos generen valor, en segundo lugar se debe solicitar capacitación para la definición de los indicadores propios

de la Sede Amazonia. Cabe resaltar el trabajo que se ha venido consolidando con el profesor Corzo de la Sede Bogotá, por medio del cual se han definido indicadores para

las áreas de formación, investigación, extensión, bienestar, y egresados.

Avances de planes de mejoramiento: 1. Modulo de Acciones. Realizada (Febrero 24 de 2012). Un (1) participante. Realizado por la Analista Adriana Rodríguez.

-Modulo de acciones; se incorporaron ocho (8) planes de mejoramiento de la Sede Amazonia, por cumplimiento de la planeación operativa en los siguientes

Macroprocesos:-Bienestar Universitario, Formación, Desarrollo Organizacional, Relaciones Interinstitucionales, Laboratorio, Gestión del Talento Humano en el proceso de

Salud Ocupacional, Gestión de la Información y Gestión administrativa y Financiera en el proceso de tesorería.

- Modulo de documentos; se publicaron los siguientes procedimientos propios de la sede amazonia: Direccionamiento Institucional (2) , Relaciones Interinstitucionales (1),

comunicación (5), Investigación, creación artística e innovación (10), Formación (18), Extensión (6), Bienestar universitario del proceso "Planeación, ejecución, seguimiento y

evaluación" (4), Gestión de laboratorios (3), Gestión de la información (2).

- Modulo de Riesgos: se incorporaron 2 planes de tratamiento para el Macroproceso de Formación, 3 planes de tratamiento para el Macroproceso de Extensión.

El 2 de marzo se realizó seguimiento a los planes de mejoramiento de los servicios:

-Macroproceso de Formación - Macroproceso Gestión de recursos bibliotecarios, servicio préstamo externo, este plan de mejoramiento cuenta con tres actividades que se

cumplen el 30 de marzo del año en curso.

AM

AZ

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IA


AVANCE

Dadas las actividades adelantadas para el proceso de Auditoria de Certificación que se han venido desarrollando en el último trimestre, los Macroprocesos han enfocado sus

actividades en el alistamiento y preparación para la presentación de la misma. Aún así los procesos de Egresados y Gestión Ambiental dieron continuidad a las actividades de

estandarización a través de videoconferencia los días Enero 30 y Febrero 20 y en la reunión presencial la cual se desarrolló en la sede Caribe los pasados 1 y 2 de marzo

para el caso de Gestión Ambiental y para Egresados a través de videoconferencia.

La validación y aprobación de los procedimientos en lo referente al proceso de Gestión Ambiental se llevó a cabo a través de las Actas No. 1, 2 y 3 en las cuales se

evidencia la participación de las sedes es dicho proceso.





procedimientos automatizados. (Ver Reporte de cadenas de valor)



Con el ánimo de fomentar el uso del Sistema de Buen trámite, en la sede Caribe se tiene previsto para este semestre diseñar un campaña de reforzamiento orientada a dar a

conocer las diferencias entre queja, reclamo, sugerencia y el sistema de buen trámite como tal, para tal efecto se han realizado actualizaciones en la red en el trascurso del

actual trimestre. Dicha campaña será divulgada al interior de la Comunidad Universitaria a través de poster informativos, el boletín semanal y la página de la Sede.

Por otro lado, a la Sede Caribe no han llegado durante el trimestre actual ninguna solicitud ni sugerencia al link de Buen Trámite. Pero es necesario precisar que si se han

recibido comentarios, preguntas y quejas, los primeros al link de la página web los cuales se han redireccionado y tramitado de acuerdo con la competencia por temas; y las

quejas se han recibido en físico del buzón ubicado en la sede: COMENTARIOS A SITIO WEB DE SEDE # tramites 13, cerrados10, en proceso 3, sin cerrar 3. DERECHOS

DE PETICION # tramites 1, cerrados 1, en proceso 0, sin cerrar 0.

Para dar respuesta a los comentarios que llegaron al sitio web de la sede y al derecho de petición no fue necesario conformar ningún equipo de mejoramiento, pues las

respuestas se dieron directamente desde la Secretaria de Sede. En cuanto al derecho de petición instaurado por parte de una estudiante fue solicitando la siguiente

información la cual es del resorte exclusivo de esta dependencia:

1. La solicitud de cancelación de reserva de cupo, 2. Solicita se informe que asignaturas puede inscribir en virtud de un tema de 4 créditos pendientes

Como parte del seguimiento al Derecho de Petición desde la coordinación de posgrado, se envió al estudiante el formato para inscripción de asignaturas, el cual ya fue

diligenciado y se encuentra actualmente el trámite el Secretaria de Sede.

Por otro lado, producto de una solicitud hecha al link de Buen trámite en el año 2010 se diseñó el formato "presentación de los datos de publicaciones de la Sede" al cual se le

han hecho unas modificaciones y se pusieron en consideración del Comité Académico Administrativo, el cual fue aprobado y en la actualidad se encuentra en proceso de

documentación a través del módulo de documentos de SIMEGE Electrónico con el fin de poner en conocimiento de los usuarios, y así llevar a cabo su respectiva

implementación.

Para el primer trimestre de 2012 se construyeron 5 planes de mejoramiento, los cuales fueron documentados por los líderes de los procesos en la herramienta de SIMEGE

Electrónico así:

PROCESO FUENTE

Gestión de la Actividad Académica Mejoramiento del proceso

Gestión de la Actividad Académica Mejoramiento del proceso

Gestión estratégica de la Investigación SIPLO

Desarrollo de las Modalidades SIPLO

Proyectos de Investigación SIPLO

En el marco del informe de la alta dirección se presentó el avance a la Implementación y seguimiento a los Planes de Mejoramiento construidos por la Sede los cuales fueron

documentados a través de la herramienta de SE y a los que se les ha realizado seguimiento al plan de trabajo planteado:

PROCESO

Gestión de la Actividad Académica: Gestionar adecuadamente las historias académicas de los estudiantes y proporcionarles durante el proceso de formación las herramientas

necesarias para lograr una estancia exitosa en la Sede y consecuencialmente una finalización exitosa del programa académico escogido tanto en pregrado como es

posgrado

Gestión de la Actividad Académica: Minimizar el impacto de pérdida y deserción en el programa PEAMA a través del fortalecimiento de los programas de acompañamiento

integral a los estudiantes

Gestión estratégica de la Investigación: Identificar las debilidades del programa de pasantías y evidenciar los aspectos positivos y negativos de la experiencia de los

estudiantes pasantes en la sede Caribe

Desarrollo de las Modalidades: Mejorar las estrategias comunicativas que permitan dar a conocer a la comunidad interna y externa todas las acciones que ha venido

desarrollando la Sede Caribe con el objetivo de fortalecer alianzas interinstitucionales en el ámbito local, nacional e internacional

Proyectos de Investigación: Garantizar que todos los estudiantes de posgrado de la sede Caribe tengan conocimiento de las convocatorias a ellos dirigidas.

A través de la reunión presencial que se llevó a cabo los días 25 y 26 de enero, la sede Caribe participó en la construcción de la nueva versión del premio para ser

implementado en el 2012, cuya propuesta fue divulgada y socializada al interior del Equipo de Gestión con el fin de consolidar las observaciones y darlas a conocer en las

reuniones técnicas y así realizar los ajustes pertinentes.

Así mismo, se participó en las reuniones programadas a través de videoconferencia los días 16 y 22 de diciembre, febrero 8, 9, 15, 22, 29 y Marzo 7; en donde se

analizaron diferentes temas relativos a la implementación del Sistema de Mejor Gestión.

El informe de revisión de la alta dirección en lo que corresponde a la Sede Caribe, es consolidado por la Coordinación de Nivel Nacional a partir de los datos enviados por la

sede, como identificación de riesgos, creación y seguimiento de sus planes de tratamiento, seguimiento de quejas y reclamos, etc.

CA

RIB

E


AVANCE PORCENTUAL:


1.3. BUEN GOBIERNO

1.3.1. Rendición de Cuentas en el año 2012 sobre el año 2011:

Para el primer trimestre de 2012 a cada una de las dependencias directivas se le solicitó informe de gestión del año inmediatamente anterior y sobre la revisión de los mismos se realizaron las siguientes actividades relacionadas con la estrategia de comunicación para la jornada institucional de rendición pública de cuentas en 2012 sobre la vigencia 2011: a) Revisión y evaluación del proceso de 2011 sobre la rendición de cuentas del año 2010. b) Definición de cronograma de actividades de alistamiento

AVANCE

A través del informe de la alta dirección se presentaron los avances de las matrices de riesgos construidas por lo lideres de los procesos para el periodo de 2011, en donde

se identificaron riesgos para 7 de los 10 de los Macroprocesos aplicables a la sede Caribe, allí se plantearon en total 17 acciones las cuales se incluyeron en el módulo de

Simege electrónico, de igual manera se llevó a cabo el monitoreo permanente de las actividades planteadas para mitigar o controlar el riesgo identificado.

Para los 13 planes de tratamiento construidos en el periodo de 2011, se plantearon 22 actividades de las cuales 20 se encuentran implementadas, 1 no implementadas y 1

en proceso de implementación. En el marco del informe de la alta dirección se realizo la evaluación de la implementación de los planes de tratamiento dando cumplimiento de

los objetivos de mejor gestión y al mejoramiento de la gestión por procesos

A través de correo electrónico enviado el pasado 9 de febrero, en el cual se remitía información actualizada sobre los servicios de formación en posgrados y maestrías

ofertados en la sede Caribe, se llevó a cabo la actualización del "Portal de Servicios" del Contac Center al cual se puede acceder en el enlace:

http://190.242.54.244:8050/PEOPLE/PEOPLE_UNAL/

Los avances del Plan de Mejoramiento construido de la Medición de la Satisfacción asociado al proceso de Inscripción de Asignaturas se presentaron en el marco del

Informe de la Alta Dirección, así:

1. Se encuentra la programación académica en el Sistema a disposición de la inscripción de asignatura.

2. Se crearon dos asignaturas de libre elección promovidas por la Coordinación de pregrado, buceo en apnea y diseño grafico, cumpliendo el compromiso de ofertar mas

asignaturas que sirvan para ampliar la oferta de asignaturas para los estudiantes de pregrado.

3.Se hicieron volantes informativos para presentar los programas académicos ofertados en la Sede.

4. Se publicó el plan curricular de los programas de maestría y doctorado en ciencias biología estando en tramite el programa y en cuanto a la Maestría en estudios del

Caribe, se encuentra en proceso de publicación.

La Coordinación General realizó el acompañamiento a para la construcción de indicadores de los procesos de Unimedios y la Oficina de Relaciones Interinstitucionales.

En el marco del informe de revisión por la dirección, se realizó el análisis del cumplimiento de las metas de todas las sedes y procesos de la Planeación Operativa del 2011,

junto con el análisis de tendencias acorde a los rangos establecidos en conjunto con el de las metas asociadas a los objetivos de mejor gestión.

El pasado 23 de febrero se llevó a cabo la capacitación en el módulo de documentos, en donde se recibió instrucción por parte de la analista del módulo sobre la

documentación de los procedimientos, formatos y guías; en donde se realizó un ejercicio práctico de subir al módulo los procedimientos propios de la sede para los

Macroprocesos misionales. Dicha capacitación fue replicada a los lideres de los procesos y sus asistentes sobre la forma de consultar los documentos pertinentes a los

procesos que lideran. Por otro lado, se recibió entrenamientos sobre la forma de acceder a los procedimientos obligatorios, su aplicación y alcance.

A través del módulo de acciones se documentaron 5 Oportunidades de Mejora y se realizó el seguimiento a las creadas a partir de la Medición de Clima Laboral realizado el

año anterior y como iniciativa de la sede.

En el módulo de documentos se llevó a cabo la inclusión de los procedimientos estandarizados entre las Sedes de Presencia Nacional para el Macroproceso de Extensión y

los procedimientos aplicables para los Macroprocesos Misionales.

Por otro lado, se realizó el seguimiento en el módulo de riesgos de los planes de tratamiento elaborados para los riesgos identificados para la vigencia 2011. Así mismo, se

documentaron en este mismo módulo los riesgos y sus respectivos planes de tratamiento para el proceso de Gestión Ambiental.

En el módulo de riesgos se generaron los reportes del cumplimiento de los planes de tratamiento 2011 documentados en la herramienta; así mismo el reporte correspondiente

a la identificación de riesgos y los planes de tratamiento documentados de Gestión Ambiental.

Por otra parte, a través de las reuniones programadas con el grupo asesor de SIMEGE en las cuales la sede Caribe participa por videoconferencia se ha realizado el

seguimiento a la información que se ha alimentado en los diferentes módulos.

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2. Consolidación de la gestión del mejoramiento. 80% 68% 77% 80% 70% 76% 77% 75% 75,44%


c) Convocatoria y divulgación de la jornada con el apoyo y soporte de UNIMEDIOS a través de la página web institucional, agencia de noticias UN, UN radio y canal Prisma TV.

d) Propuesta, definición y remisión a directivas de la Universidad de un esquema para la transmisión de la jornada en el canal Prisma TV y el canal Señal Institucional, mediante la realización de dos videos, un primer bloque a manera de magazín y un segundo bloque a manera de panel los cuales se presentarán en forma oficial al público el 27 de Abril de 2012.

e) Ajuste en el diseño e implementación de la página web exclusiva para la jornada de rendición de cuenta, disponible a partir del 20 de marzo de 2011.

f) Preparación y divulgación del informe de gestión institucional vigencia 2011, disponible para consulta y descarga a través de la página web de la jornada.

g) Diseño y habilitación de banner sobre la jornada de rendición de cuenta en la página web principal de la universidad para facilitar la divulgación de la jornada y el acceso directo a la página de la misma.

h) Preparación y remisión de invitaciones para participar en la jornada dirigida a entidades del sector de educación superior, entes de control y diversos grupos de interés de la sociedad en general.

i) Habilitación de formulario para preguntas y observaciones a través de página web. j) Grabación de video entrevista a vicerrectores y directores de sede, el cual se presentará al público el 27 de abril de

2012 a través de los canales citados y la emisora UN radio. Los productos son: Esquema, cronograma, página web: www.unal.edu.co/rendicion_de_cuentas/2011, informe de gestión institucional 2011 (188 páginas), banner, 50 invitaciones, formulario para preguntas) Para el segundo trimestre de 2012 se tiene proyectado el diseño y publicación de avisos de prensa de convocatoria a la jornada para ser publicados a partir del 08 de abril y una convocatoria y divulgación por otros medios audiovisuales y escritos, actividad que será coordinada con las instancias pertinentes.

1.3.2. Fortalecimiento del Entorno Ético

Lidera: Profesora María del Pilar Rodríguez, Grupo Ethos. Sede Manizales Realización de una campaña anual de comunicación e interiorización del Compromiso ético. Después de una cuidadosa revisión por pares, se entregó a la Coordinación General el diseño de la segunda cartilla que contiene cada uno de los componentes del SEG con el fin de que sea impresa y divulgada al interior de la Universidad. Ver ANEXO Diseño preliminar de la segunda cartilla. De otra parte se realizó el diseño preliminar de un sistema de comunicación del Compromiso ético, con una metodología aplicable a todas las Sedes y el Nivel Nacional, a partir de una investigación producto de una tesis de maestría. Diseñar y apoyar a la Dirección Nacional de Bienestar Universitario en la ejecución de un Programa de inducción que incorpore el compromiso ético. A manera de piloto, se realizó en la Sede Manizales y como parte de la inducción, el abordaje del tema ético y se presentó el compromiso ético de la Universidad, durante la jornada de inducción que actualmente es responsabilidad de la Dirección de Bienestar Universitario. Para tal fin, se dictó capacitación y se envió material al responsable del subproyecto en la Sede Manizales acerca de los procesos de inducción. A partir de esta experiencia se hará a la coordinación del subproyecto un llamado para extender la capacitación a la Universidad. Ver ANEXO Presentación de inducción.

http://www.unal.edu.co/rendicion_de_cuentas/2011


Diseñar y apoyar la ejecución de un programa de formación en ética. Se avanzó en la participación en la segunda sección de la Cátedra Ethos con el tema ética en las organizaciones. Ver ANEXO Presentación Catedra Ethos. Asesorar a los aspirantes y titulares de cargos directivos o de representación en el diseño y ejecución de estrategias para el fortalecimiento del entorno ético. Con el respaldo de la Vicerrectoría general y la Dirección Nacional de Bienestar Universitario, se logró la aprobación del Acuerdo 35 de 2012 por el cual se establece una política de equidad de género en la Universidad Nacional de Colombia y se radicó el Proyecto de Acuerdo para la inclusión de personas en situación de discapacidad al interior de la Universidad. Adicionalmente, el Grupo Ethos preparó y envió de material referente a la equidad a los responsables del proyecto de equidad de género del Nivel Nacional y dio asesoría acerca de la elaboración del plan de acción 2012 para la Sede Manizales. A su vez, revisó las propuestas y atendió el debate público con los candidatos a la rectoría de la UN, a fin de visualizar las propuestas su articulación con el desarrollo del Subproyecto. Diseñar y apoyar a Bienestar Universitario en la implementación de un programa de voluntariado. Interacción con Bienestar Universitario de la Sede Manizales acerca de la vinculación de un practicante que apoye el programa de voluntariado. Elaboración de la propuesta de sostenibilidad del Subproyecto, para encaminar acciones desde Bienestar Universitario hacia la consolidación del subproyecto. Ver ANEXO Propuesta de Sostenibilidad entregada a la Vicerrectoría General. Coordinar una vez al año las actividades del Observatorio del Entorno Ético (OEE)

Recolección y análisis de la información de encuestas y entrevistas para la realización de los informes del Observatorio del Entorno Ético OEE 2011. Entrega de informe preliminar y análisis del proceso de encuestas de cada Sede y el Nivel Nacional entre la coordinación del Subproyecto y la Vicerrectora General durante visita realizada a la Sede Manizales. Realización de las primeras versiones de los informes de los informes OEE 2011 de todas las Sedes, el Nivel Nacional y el global, para ser entregados a la interventoría. Realización de los informes definitivos de las Sedes Amazonía y Orinoquía para ser enviados a las Sedes y a la Coordinación Nacional del Subproyecto. Los demás informes OEE 2011 de las Sedes se encuentran en proceso de revisión y análisis detallado. Gestión para participar en el curso- taller sobre Formulación de proyectos internacionales promovido por la ORI a fin de articular el Subproyecto mediante cooperación internacional. Ver ANEXOS Informe entregado a la Vicerrectora General, Informes OEE 2011 Amazonía y Orinoquía y solicitud de cupos para participación y formatos de participación.


Promover procesos de diálogo en torno a los resultados del observatorio del entorno ético.

Solicitud de gestión ante la Vicerrectoría General a fin de lograr una mayor difusión de los resultados del OEE 2011 en la página principal de la UN, que viene siendo atendida por esta instancia.

ANEXO Mail de gestión para la disposición de informes.

Los anexos se encuentran en la carpeta Subproyectos, Entorno Ético.

A continuación se presentan los avances respectivos por Sedes:

AVANCE

A través de entrevistas efectuadas a los vicerrectores de Sede, incluyendo a Bogotá, se tiene como fecha el 27 de abril de 2012, para la presentación al público de la

rendición de cuentas a través de los canales de comunicación de la Universidad, entre ellos, la emisora UN radio.

A pesar de que en el periodo no se realizaron actividades directas con la Sede, desde el Subproyecto se realizó la entrega a la Coordinación General de la segunda cartilla

que contiene cada uno de los componentes del SEG . Por otro lado, se presentó el diseño preliminar de un sistema de comunicación del Compromiso Ético como tesis de

maestría investigativa, aplicable a todas las Sedes y el Nivel Nacional.

Se hizo entrega del informe preliminar de encuestas para la Sede y se redactaron las primeras versiones del informe del Observatorio del Entorno Ético de la vigencia 2011

de la Sede.

BO

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TÁ

AVANCE

Se realizó la preproducción y producción de la entrevista al Señor Vicerrector de la Sede para apoyar la estrategia de comunicación en la realización de la rendición de

cuentas. Además se entregó oportunamente la información relacionada con esta actividad.

Se participó en la actividad de inducción de nuevos estudiantes y se divulgó el compromiso ético de la Universidad, fortaleciendo el concepto con la entrega del material

divulgativo (pulseras) diseñado en la vigencia anterior.

De acuerdo con el oficio OPA-282, de marzo 20 de 2012 la oficina de personal informa que se participó en la jornada de inducción y reinducción del 01 de febrero y en ella

se incluyó el tema de Ética y convivencia, abordando los componentes y elementos del Entorno Ético y se realizó el taller participativo de “Interiorización de Valores Éticos”

En la inducción a estudiantes de primer semestre que se realizo desde 23 de enero hasta 03 de febrero del presente año, los sicólogos de Acompañamiento Integral en

compañía con Dirección académica, desarrollaron talleres de preparación para el cambio a la vida universitaria, logrando la participación de 466 estudiantes de las siete

carreras de la universidad. Uno de los temas constitutivos de estos talleres es el fortalecimiento del entorno ético. Sin embargo se sigue proyectando desde las facultades la

inclusión de una cátedra de formación en ética.

En la ejecución del programa Gestión de Proyectos del Área de Acompañamiento Integral de Bienestar Universitario, se encuentra integrados 6 grupos estudiantiles que

realizan actividades de voluntariado en la Sede y comunidades aledañas a ciudad de Palmira. Ellos son UN-Emergencias, Grupo Agroétnico, Grupo de Estudios Ambientales

Locales, Colectivo de Investigación en problemas socio ambientales, Grupo MAYO y Grupo VIDA.

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IRA


AVANCE

Se participó en la realización de una grabación para la trasmisión de la jornada de rendición de cuentas de la Universidad con el apoyo de unimedios, para ser presentado a

la comunidad por el canal prisma, señal institucional y la emisora UN el día 27 de abril de 2012.

Se presentaron los informes respectivos que dan cuenta de la gestión institucional en la Sede, se diligenciaron los formatos y se remitieron a la Oficina Nacional de

Planeación para la consolidación y posterior presentación.

De acuerdo a los lineamientos de UNIMEDIOS, se logró la grabación del video que será presentado el próximo 27 de abril de 2012 a través del canal prisma y señal

institucional. El informe de la Sede, fue remitido mediante oficio VR-055 Medellín, 25 de enero de 2012.

1.- Bienestar Universitario realiza una campaña permanente de comunicación e interiorización del Compromiso ético en lo que aplica a la sede. Dicha campaña se denomina

"Nuestro compromiso ético por una Universidad Saludable".

2.- El 16 de diciembre finalizó la 5a. Jornada "Nuestro Compromiso Ético por una Universidad Saludable", con amplia participación de la comunidad universitaria.

3.- Se preparó y realizó el 9 de marzo la 6ª Jornada "Nuestro Compromiso Ético por una Universidad Saludable "con participación significativa de la comunidad Universitaria

y entidades externas.

4- En todas las piezas de promoción, comunicación y difusión de Bienestar Universitario, se enfatizan los valores que soportan el Compromiso ético.

5. En todos los eventos convocados por Bienestar Universitario, tanto en su instalación como en su contenido, se enfatizan los valores del Compromiso ético.

6.- Se continuó con los encuentros de padres de familia de los recién admitidos (en esta caso con las Facultades de Minas y Ciencias Agropecuarias), en cada encuentro se

desarrollo un Modulo sobre los valores en la familia y su relación con los valores del compromiso ético que está proponiendo la Universidad.

1.- Se realizó la semana de inducción entre el 20 y el 24 de febrero para los estudiantes admitidos de pregrado al semestre 01/2012. En dicha inducción se desarrollo un

modulo especial sobre el Compromiso Ético.

2.- Se realizó en las cinco facultades de la Sede la inducción a los estudiantes nuevos de Posgrado al semestre 01-2012. En esta inducción se desarrolla un Módulo Especial

sobre el Compromiso Ético.

3.- Se realizó la inducción al nuevo personal de trabajadores y empleados de la Sede, donde se trabajó con ellos un Módulo Especial sobre el Compromiso Ético.

1.- EDUCACIÓN FORMAL:

- Se terminó de manera exitosa la Cátedra Piloto "Inducción y preparación para el cambio": Los resultados fueron presentados por los estudiantes a la comunidad

universitaria y en la semana de Inducción a los estudiantes de pregrado: En dicha Cátedra hay un Módulo Especial sobre el Compromiso Ético.

- Se inició el semestre 01-2012 con dos nuevas Cátedras sobre "Inducción y preparación para el cambio" en la cual hay un Módulo específico sobre Compromiso Ético.

- Continua el diseño de la Cátedra Virtual en Inducción a la vida universitaria en la cual hay un modulo particular sobre Compromiso Ético.

- Se terminó la asignatura " Desplazamiento Forzado en Colombia" con énfasis en valores de la Solidaridad, equidad, responsabilidad y pertenencia. Esta asignatura

continúa en el semestre 01-2012 a cargo del profesor Rafael Rueda Bedoya.

- Se terminó la asignatura "Ética y Ciudad" que desarrolla un fuerte contenido en torno al Compromiso Ético. Esta asignatura continua en el semestre 01-2012 bajo la

responsabilidad del Profesor Jhon Muñoz.

- Cátedra Virtual: Continuamos esperando esta cátedra ofrecida por el Grupo Ethos de la Sede Manizales sobre formación en Ética.

2.- EDUCACIÓN NO FORMAL:

- Continúan los talleres de apoyo al fortalecimiento de los Grupos estudiantiles. Aquí se desarrollan módulos en énfasis en el trabajo en equipo y el Compromiso Ético.

- Continua el trabajo del Grupo de Estudio de los estudiantes "Promotores de Convivencia" con énfasis en: Compromiso Ético, Programas de Voluntariado y Universidad

Saludable. Este Grupo de Estudio es coordinador por el Profesor Rafael Rueda Bedoya.

1.- Se continua fomentando en los Comités Primario y en los equipos de Gestión, la importancia de promover el Compromiso Ético como servidores públicos.

2.- Por las dificultades del paro fue necesario reprogramar los talleres con la representación Profesoral y estudiantil donde hay un módulo especial sobre Compromiso Ético.

3.- Se preparó el 4º Encuentro de Bienestar Universitario que se realizará el próximo 24 de marzo. El componente central de la capacitación será el trabajo en equipo y la

importancia del Compromiso Ético.

1.- Conjuntamente entre Bienestar Universitario, la Escuela del Hábitat - Cehap, los Grupos Estudiantiles GRAECO, GEZ, ARBORETUN, JARDIN CAPILLA y la Comunidad

desplazada de "Pinares de Oriente" se formuló un proyecto de Extensión Solidaria para participar en la convocatoria de la Dirección Nacional de Extensión. El Proyecto fue

seleccionado y se va a realizar durante el año 2012 bajo la Dirección del Profesor Rafael Rueda Bedoya con la participación del Programa del "Voluntariado Universitario y

Social-UN.

2.- Se continúa ampliando la cobertura del programa del "Voluntariado Académico PLAN PAR".

3.- Se crea el "Voluntariado UNID: Inclusión-Discapacidad", cuyo objetivo es apoyar a las personas integrantes de la Comunidad Universitaria en situación de Discapacidad.

4.- Se continúa fomentando la participación de estudiantes que deben hacer corresponsabilidad para que los realicen en actividades de voluntariado.

5.- Se continúan las actividades del Programa "Voluntariado Ambiental".

CAMPAÑAS:

1.- Toda actividad de promoción y difusión de los diferentes procesos que realiza Bienestar Universitario, son campañas relacionadas con el compromiso ético.

2. Se realizó un video Institucional de Bienestar Universitario titulado "Nuestro Compromiso Ético por Una Universidad Saludable".

JORNADAS:

1.- Se realizaron la 5º y 6º Jornada "Nuestro Compromiso Ético por Una Universidad Saludable" (Ver numeral 3.1).

2.- Se definió que la Cátedra de Cine "Ciudad Abierta" tenga como tema central los Derechos y los Valores. Por Bienestar Universitario participa el Área de Cultura y el

Subproyecto Compromiso Ético. Es un ciclo de Cine-Foro con 21 películas que se presentan en diferentes escenarios de la ciudad: Universidad Nacional, Biblioteca Pública

Piloto, Comfama, Comuna Nª8 y Universidad San Buenaventura.

3.- Se continúa presentando la propuesta cultural y artística del Grupo de Teatro de la Universidad sobre cada uno de los valores que comprenden el Compromiso Ético de

la Universidad.

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AVANCE

Se consolidó la información de las actividades realizadas en el proyecto UN SIMEGE III ETAPA, durante el año 2011 con los respectivos porcentajes de avance, gráficos y

registro fotográfico. Esta información fue enviada a la Oficina de Planeación para realizar el informe de gestión de la sede.

Se envió comunicado a los secretarios académicos de las 3 Facultades para conocer el cronograma de la rendición de cuentas, y poder realizar el apoyo logístico

requerido, se cuenta con el formato para registrar las preguntas que realicen los participantes. Así mismo se concertó con la Oficina de Planeación utilizar el diseño de la

portada del informe para realizar la comunicación de las invitaciones por posmaster y también dar a conocer el link de la publicación de este.

Para la difusión de la rendición de cuentas de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura, se enviaron 2 postmaster los días 2 y 7 de marzo de 2012, se sacaron afiches e

invitaciones para convocar.

Para la difusión de la rendición de cuentas de la Facultad de Administración se envió 2 postmaster los días 12 y 14 de marzo de 2012, se sacaron afiches e invitaciones

para convocar.

Para la difusión de la rendición de cuentas de la Facultad de Ciencias Exactas y Naturales se envió 1 postmaster el día 12 de marzo de 2012 y se sacó afiches para

convocar.

Desde el Simege se envió un postmaster el día 12 de marzo indicando el cronograma y el link donde se publicó el informe de gestión 2011 en la página web de la Sede.

Se realizaron tres sesiones, una por facultad, en donde intervinieron en cada sesión el Decano y el Vicerrector.

La Facultad de Ingeniería y Arquitectura realizó la rendición el 14 de marzo a las 10:00 am. en el Auditorio Principal del campus Palo grande.

La Facultad de Administración hizo la rendición el 15 de marzo a las 5:00 pm. en el Auditorio Juan Hurtado del campus Palo grande.

La Facultad de Ciencias Exactas y Naturales hizo la rendición el 16 de marzo a las 10:00 a.m. en el Auditorio de la Biblioteca Carlos Enrique Ruiz del campus La Nubia.


Se realizaron reuniones de sensibilización e interiorización del Compromiso ético con la BIBLIOTECA, DIRECCION LABORATORIOS, CONTRATACIONES, DIMA Y

EXTENSION , OFICINA DE PERSONAL Y NOMINA, FINANCIERA Y TESORERIA, REGISTRO, DIRECCION ACADEMICA, PROFESORES DE PLANTA Y

OCASIONALES GESTION CULTURAL, BIENES Y SUMINISTROS, ALMACEN, MANTENIMIENTO, POSGRADO DE ADMINISTRACIÓN, DIM, CEUNAL Y CÓMPUTO.

Como resultado de estas reuniones se recolectaron observaciones de los funcionarios que servirá de insumo para el observatorio del entorno ético.

En el mes de marzo:

Se realizó una estrategia de comunicación lúdica, semanalmente se envió a través del pop up y el posmaster los concursos enfocados a la difusión, fortalecimiento y

conocimiento de los valores del compromiso ético. Es así como:

En el mes de enero se realizó el plan de actividades del Subproyecto del entorno ético a desarrollar en el año 2012, se realizó la presentación para la inducción a los

estudiantes en el compromiso ético.

En el mes de febrero se realizaron 4 sesiones de inducción con los estudiantes de: pregrado y posgrado. Durante los días 13 y 17 de febrero de 2012.

Durante el mes de marzo se realizaron los siguientes talleres sobre inducción en el compromiso ético en las dependencias Oficina de investigaciones Coordinación de

practicas Facultad de Administración, Oficina de Extensión-Facultad de administración, Dirección académica, Ceunal y Computo.

Se realizó la proyección de 3 películas en el Ciclo de cine foros sobre ética cinéticos. Marzo 7 de 2012 El viaje de Chihiro, marzo 14 de 2012 Avatar, y marzo xx

Persépolis.

En el mes de febrero se realizaron varios concursos sobre los valores y el compromiso ético por posmaster a través de crucigrama, sopa de letras, párrafo para completar

palabras claves sobre los valores.

• La semana del 29 de Febrero se promovió la reflexión del video sobre la solidaridad y la compasión tomado de internet, se adjuntó el link y las personas debían escribir dos En el mes de enero se apoyó la difusión de la encuesta del observatorios del entorno ético a través del envío de posmaster.

En el mes de febrero el Observatorio del Entorno Ético OEE 2011, contó con una participación de la comunidad universitaria en la sede Manizales, así: 478 encuestas de

3.349 encuestas a nivel nacional y 13 personas entrevistadas.

Por estamentos las encuestas en la sede Manizales están repartidas así: 61 docentes, 347 estudiantes y 70 administrativos.

Realización de talleres sobre el conocimiento y manejo que se tiene de los 7 valores y sus componentes, además de la tabulación de los resultados en las dependencias de:

BIBLIOTECA, DIRECCION LABORATORIOS, CONTRATACIONES, DIMA Y EXTENSION , OFICINA DE PERSONAL Y NOMINA, FINANCIERA Y TESORERIA,

REGISTRO, DIRECCION ACADEMICA, PROFESORES DE PLANTA Y OCASIONALES GESTION CULTURAL, BIENES Y SUMINISTROS, ALMACEN,

MANTENIMIENTO, POSGRADO DE ADMINISTRACIÓN, DIM, CEUNAL Y CÓMPUTO.

MA

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AVANCE

Para el trimestre se construyo un documento, en donde se consigna la gestión de la Sede para la vigencia 2011. En este documento se contemplan los trece (13) proyectos

de inversión de la Sede, así como los once (11) Macroprocesos que se desarrollan en al Sede. Los elementos y/o insumos corresponden a los informes de gestión de los

procesos y/o dependencias. Este documento se convierte en la base de la rendición de cuentas de la Sede, consolidando la Gestión desarrollada durante la vigencia 2011.

En conjunto con la ONP, el UN SIMEGE y Unimedios se establecieron los lineamientos y condiciones para la rendición de cuentas en la etapa final de rectoría, se estableció

cronograma para la entrevista a la Dirección de Sede. Esta entrevista consta de seis (6) preguntas basadas en las líneas del Plan Global de Desarrollo 210-2012, como parte

de las gestiones realizadas por la dirección para dar cumplimiento a las líneas de desarrollo en la que se enmarco el plan.

Con los resultados del Observatorio del Entorno Ético 2011, se estableció plan de trabajo para fortalecer el valor identificado como DEBIL “EL RESPETO”. Este plan tiene

como objetivo realizar la campaña de comunicación e inteorización del Compromiso Ético enfocado interiorizar los siete (7) valores, pero con especial atención al valor del

Respeto.

En el marco de la semana universitaria (13 al 18 de febrero) se realizo proceso de inducción a los nuevos estudiantes. Dentro de la agenda se programo para el 17 de

febrero inducción en los valores que componen el Compromiso ético de la Universidad, de este ejercicio participaron 33 nuevos estudiantes en los cuales por medio de

dinámica de grupo se les dio a conocer e identificar los valores pertenecientes a la Universidad Nacional de Colombia.

Para el trimestre se realizo capacitación a dos (2) docentes en los aspectos generales del Sistema de Mejor gestión y Subproyecto gestión del Entorno Ético, dándoles a

conocer los valores en los que se enmarca la Universidad Nacional de Colombia, además de entregar material informativo del Compromiso Ético, razón de ser, origen y

contextualización de cada uno de los valores.

Se convocó a los integrantes del programa de voluntariado en la Sede a fin de establecer espacios de reunión para estructurar el plan de acción del semestre. Dicha

convocatoria se realizó a través de los correos electrónicos, identificando que la gran mayoría de los integrantes pasaron a movilidad y se fijó una reunión para el día 29 de

marzo en medio de una actividad cultural de integración donde se redefinirán los integrantes del grupo.

Con las campañas de inteorización de Compromiso Ético y su aplicabilidad en la Gestión Ético de lo Publico se da por terminada esta actividad, las campañas se

denominaron en su orden UN Expreso “UNETE A LOS MEJORES” y UN SIMEGE Somos Todos “Soy mas Ético”. En estas se enmarcaron los Valores que identifican a la

Universidad Nacional de Colombia. Adicionalmente se fortaleció la campaña nacional ORGULLO UN, por medio de la campaña “TU SIENTES ORGULLO UN”

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A través de correo electrónico recibido el 01 de marzo por parte de la Sra. ALEXANDRA REYES VALENTINO, Jefe de Unimedios Televisión, se hizo saber que este año la

entrevista al Director de la Sede José Ernesto Mancera seria realizada por parte de la Coordinadora de SIMEGE de la Sede, destacando el reconocimiento del premio ORO

ganado en la implementación del UN-SIMEGE el año inmediatamente anterior, así mismo se dio a conocer el párrafo introductorio el cual fue puesto en consideración y las

preguntas a realizarse, finalmente se estableció que la fecha para la realización de la Rendición de Cuentas seria el próximo 22 de marzo.

Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos para la realización de la Redición de Cuentas en la Sede Caribe, se llevó a cabo la preparación de los espacios en los

cuales se realizarían las tomas, las correcciones al guión enviado por parte de UNIMEDIOS y la socialización con el Director de la Sede de las preguntas a responder en

dicha actividad.

Durante el primer trimestre de 2012 se desarrolló una Campaña sobre el valor de la Solidaridad "LEER NOS HACE LIBRES", la cual constó de donar libros en buen estado

los cuales fueron donados a la biblioteca de la Cárcel Nueva Esperanza de la Isla de San Andrés.

A dicha campaña se vinculó la biblioteca de la sede Caribe, docentes que quienes de su colección personal donaron libros en buen estado, estudiantes y personas de la

comunidad en general.

Se llevó a cabo la semana de inducción con 33 estudiantes de pregrado y 8 estudiantes de posgrado, en dónde se realizó una actividad de Introducción al Entorno Ético,

donde se proyectó un Video preparado por la Sede sobre los valores que fundamentan el Entorno Ético de la Universidad Nacional de Colombia se abrió un espacio de

reflexión dirigido a promover el Compromiso Ético a los estudiantes que se vinculan a la comunidad Universitaria.

1. Se realizó un taller lúdico – reflexivo con padres de familia de estudiantes de primer semestre al cual asistieron 18 participantes. El objetivo de este taller iba dirigido a

vincular a los padres de familia al proceso de inicio de la vida universitaria de sus hijos, y con ello que conozcan y se articulen activamente con el Compromiso Ético de la

Universidad.

2. Desde el área de Acompañamiento Integral, a la fecha, se han desarrollado 3 talleres (24 participantes) del Programa de Desarrollo de Habilidades Sociales Y

Académicas, a través de las cuales se busca promover en los estudiantes de la Sede Caribe, no solo el desarrollo de estas habilidades, sino también, la promoción de la

responsabilidad, el respeto hacia sí mismos y los demás, la comunicación, la pertenencia, etc.

3. El área de Bienestar Universitario participó activamente en las 2 reuniones (Participantes: 4 estudiantes, 4 administrativos). Realizadas en la Sede, de socialización de la

etapa de trabajo de campo del Diagnóstico para el Proyecto Inclusión Social de una Universidad Accesible, el cual hace parte del Macroproyecto Inclusión Social para la

Población Vulnerable, de la Universidad Nacional de Colombia y que está directamente relacionado con los valores de respeto, responsabilidad y equidad.

Durante el I trimestre de 2012 se impulsó el voluntariado Ambiental, a través de la inducción realizada con los estudiantes tanto de PEAMA como los de posgrado, quienes se

han vinculado apoyando las actividades desarrolladas por Gestión Ambiental de la Sede en cuanto recolección de la información para la implementación de los

procedimientos y formatos estandarizados, como en las actividades desarrolladas de la Campaña de Reciclaje "3 R reduce, reutiliza y recicla" y demás actividades

adelantadas por este proceso.

Por otro lado el programa de voluntariado se ha evidenciado a través de la iniciativa de algunos integrantes de la Sede en el apoyo de la recolección de los libros de la

Campaña "Leer te hace libre", quienes han pasado dependencia por dependencia realizando la recolección de dicho material, clasificándolo y apoyando la entrega del

mismo en la Cárcel Nueva Esperanza.

A través de correo electrónico enviado por parte del Grupo ETHOS el pasado 23 de febrero, se dio a conocer los avances en la consolidación del informe del Observatorio

realizado a finales de 2011, así mismo se plantearon las fechas para hacer entrega oficial del mismo a las sedes, información con la cual se articulará el plan de acción de la

sede y se generarán espacios de dialogo frente a los resultados arrojados.

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AVANCE PORCENTUAL:


AVANCE

El 27 de Abril del año en curso, se realizará la transmisión de rendición de cuentas por el canal prisma TV y canal institucional de 2:00 - 4:00 pm; dividido en dos bloques 1)

presentación del logro mas significativo de la Universidad en el 2011 y el 2) respuestas a preguntas que fueron enviadas a través de la página de rendición de cuentas.

Se ajusto la página web, exclusivamente para la jornada de rendición de cuentas a partir del 20 de marzo y se habilito el formulario para las preguntas y observaciones a

través de la página.

En la Sede Amazonia, la Dirección de Sede presentará el logro más significativo de cada una de las seis (6) líneas del plan global de desarrollo. La grabación con el Director

de la Sede esta programada para el 21 de Marzo de 2012.

Se realizaron dos (2) talleres en la semana de inducción para los estudiantes de pregrado, los días 13/02/2012 y el 15/02/2012 del presente año, con una participación de

75 estudiantes respectivamente.

Se dio inicio a la asignatura "preparación e inducción para la vida universitaria" el 20 de febrero del año en curso, con los siguientes componente:

*Compromiso ético, *Proyecto de vida, *Hábitos de estudio.

Esta asignatura se ofertó para los estudiantes de pregrado.

Por iniciativa de la persona que lidera el Subproyecto de interiorización del compromiso ético en la sede y con el apoyo de las directivas se dio inicio a la implementación de

un sistema que fomenta los valores éticos al interior de la Sede mediante la puesta en marcha de la asignatura "preparación e inducción para la vida universitaria" el 20 de

febrero del presente año.

Se realizaron dos (2) talleres de buenas prácticas académicas con los tutores y docentes de la sede, los días 14/02/2012 del presente año, con una participación de 5 tutores

respectivamente.

Así mismo se dictó un taller a los docentes y personal de apoyo a proyectos el 18 de febrero, contando con una participación de 15 asistentes.

Se esta trabajando en la definición de los lineamientos que brindarán asesoría a los jefes y directivos, para el diseño de ejecución de estrategias que fortalecen el entorno

ético, este documento estará listo en el mes de junio del presente año.

El grupo de voluntariado estudiantil de la Sede realizó las siguientes actividades:

- integración la lunada realizada el 9 de marzo, con el fin de realizar actividades de integración entre los estudiantes y resaltar las habilidades y talentos culturales.

- El programa de voluntariado de responsabilidad ambiental apoyado por la Coordinación de Bienestar universitario y los estudiantes auxiliares del proyecto SIMEGE, han

venido trabajando en la campaña “Una hoja reutilizada, un árbol que no morirá”, con el slogan “Haz el mejor papel de tu vida, reduce, reutiliza y recicla”. Han transformado

el papel para reciclar en las instalaciones de la “Escuela Normal Superior Sección E” de niños con discapacidad cognitiva, donde se llevó el papel triturado recogido

semanalmente de cada una de las dependencias, se remojó, se licuo y se dispuso en bandejas para su prensado y secado

- Se interlocutor con la Coordinación del Subproyecto para retomar las iniciativas de voluntariado del círculo de la palabra que se desarrolla en la sede, se han desarrollado

las siguientes actividades:

- Cuatro círculos de la palabra 2 , 9 , y 24 de marzo

-Una minga para definir los materiales para adecuar la Maloca 16 de marzo.

- Una minga de limpieza a la chagra. 17 de marzo

Se realizaron 12 entrevistas a los administrativos y 5 a docentes

10 conversatorios de entorno ético liderado por los estudiantes.

Según el informe enviado por el grupo ethos de la Sede Manizales, se obtuvieron los siguientes resultados:

-La Sede Amazonia participo en el diligenciamiento de la encuesta virtual ETHOS, sobre la percepción de la comunidad universitaria en torno al compromiso ético, obteniendo

la participación de 5 docentes, 16 estudiantes, y 24 administrativos, para un total de 45 personas que diligenciaron la encuesta.

-se realizaron 13 entrevistas del observatorio del entorno ético.

Se interlocutor con la Coordinación del Subproyecto para retomar las iniciativas de voluntariado del círculo de la palabra que se desarrolla en la sede, se han desarrollado

las siguientes actividades:

- Cuatro círculos de la palabra 2 , 9 , y 24 de marzo

-Una minga para definir los materiales para adecuar la Maloca 16 de marzo.

- Una minga de limpieza a la chagra. 17 de marzo

Según el informe enviado por el grupo ethos de la Sede Manizales, se obtuvieron los siguientes resultados:

-La Sede Amazonia participo en el diligenciamiento de la encuesta virtual ETHOS, sobre la percepción de la comunidad universitaria en torno al compromiso ético, obteniendo

la participación de 5 docentes, 16 estudiantes, y 24 administrativos, para un total de 45 personas que diligenciaron la encuesta.

-se realizaron 13 entrevistas del observatorio del entorno ético.

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3. Implementación de un subsistema de buen gobierno para

la comunidad.78% 80% 89% 95% 79% 79% 87% 87% 84,25%


1.4. MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Líderes: Dra. Ángela María González hasta el 20 de febrero y a partir de esa fecha, Profesor Ángel Múnera, GNFA.

1.4.1. Mejoramiento de los procesos y procedimientos del MP de Gestión Administrativa y Financiera (GNFA)

Al interior del MP Gestión Administrativa y Financiera se ha mejorado, socializado y estandarizado la documentación (procedimientos, instructivos, guías y formatos) de sus procesos asociados (excepto Servicios Generales y de apoyo administrativo y Gestión de Espacios Físicos). A continuación se presentan las cifras generales del MP y luego desglosadas por proceso.

Elemento trabajado dentro del proceso de GAF

Situación Porcentaje de avance en codificación Estandarizados Codificados

Procedimientos 96 76 79%

Instructivos 115 101 88%

Formatos 185 185 100%

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, GNFA, corte a 16 de Marzo de 2012

Reporte de estado de avances en estandarización o socialización del MP de GAF por proceso:

Proceso de GAF Procedimientos Instructivos Formatos

Coordinación y gestión 7 24 16

Presupuesto 23 24 43

Adquisición de bienes y servicios

12 5 29

Gestión de bienes 14 4 25

Tesorería 15 44 49

Contable 12 9 23

Servicios generales y de apoyo administrativo

Pendiente Pendiente Pendiente

Gestión de espacios físicos Pendiente Pendiente Pendiente

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, GNFA, corte a 16 de Marzo de 2012

Todos los documentos asociados al MP GAF se encuentran publicados en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa para el acceso de los servidores, adicionalmente se cuenta con un tablero de control con el avance en la estandarización e implementación que es publicado en la misma página web. La estandarización y/o socialización de los documentos se hace por medio videoconferencia y/o reunión de los líderes del proceso y ejecutores de los procedimientos e instructivos. En estos espacios cada asistente presenta sus observaciones, inquietudes o aportes para mejorar y estandarizar los mismos. Adicionalmente los líderes de proceso y/o jefes se reúnen para ver los adelantos del proceso, en temas documentales, riesgos, etc.


Con el fin de reforzar la preparación para la auditoría de certificación, las Direcciones Administrativas y áreas de Contratación de la Sede Amazonía y de la Sede Bogotá participaron de reuniones de preparación y en una simulación del proceso que evaluaron positivamente. Con base en las reuniones de preparación se detectaron y mejoraron algunos asuntos en las caracterizaciones.

1.4.2. Régimen Financiero y Administrativo para la Universidad Con las principales líneas estratégicas definidas, a partir de los insumos recolectados con la revisión de la documentación, la realización de entrevistas a los líderes de procesos financieros y del taller llevado a cabo con los responsables de la gestión financiera de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativas, las sedes Medellín, Bogotá, Manizales y Palmira, y la Oficina Nacional de Planeación; se cuenta con un documento borrador de propuesta del régimen financiero, esta propuesta se revisó y se entregaron los ajustes pertinentes, actualmente la firma consultora y la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa se encuentran en algunos ajustes finales de la propuesta que espera ser socializada en el próximo Consejo Académico. A continuación se presentan los avances respectivos por Sedes:

AVANCE

Participación en la revisión de la caracterización del proceso, de tal forma que refleje adecuadamente los diferentes elementos que la componen, así como los indicadores que

efectivamente deben calcularse para hacer seguimiento al cumplimiento del objetivo del proceso.

Se realizó la contratación de la persona que apoyará el seguimiento a la verificación de la implementación de los procedimientos correspondientes al proceso de adquisición

de bienes y servicios, quien también se encargará de diseñar estrategias, conjuntamente con la Coordinadora de Mejor Gestión de la Dirección de Gestión, orientadas a la

identificación de aspectos a mejorar

Participación en la revisión de las caracterizaciones de los procesos asociados al Macroproceso de gestión administrativa y financiera, así como de los indicadores incluidos

en ella, de tal forma que se incluyan los que se calculan realmente y que permiten hacer seguimiento al cumplimiento del objetivo de cada proceso.

Se realizó la contratación de la persona que apoyará el seguimiento a la verificación de la implementación de los procedimientos asociados al Macroproceso de gestión

administrativa y financiera, quien también se encargará de diseñar estrategias, conjuntamente con la Coordinadora de Mejor Gestión de la Dirección de Gestión, orientadas a

la identificación de aspectos a mejorar en el proceso de tesorería específicamente, teniendo en cuenta su impacto en el usuario.

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AVANCE

Se continúa con la revisión permanente del proceso y su interacción con el proceso de Gestión de Bienes. Los procedimientos estandarizados pueden ser consultados en la

pagina de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa en el link: www.gerencia.unal.edu.co

Se programaron sesiones de trabajo para afianzar el conocimiento e implementación de los procedimientos del proceso por parte de las personas que intervienen en él,

para el mes de junio (por confirmar día), desde las Facultades o las dependencias adscritas al Nivel Central y al Fondo Especial de Sede.

El Macroproceso documentó acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora producto de la autogestión y de la auditoría interna practicada en el trimestre para

el mejoramiento de los procesos. Adicionalmente los procedimientos estandarizados pueden ser consultados en la pagina de la Gerencia Nacional Financiera y

Administrativa en el link: www.gerencia.unal.edu.co

Se documentaron planes de acción y tratamiento de acuerdo a las acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora producto de la autogestión y de la auditoría

interna practicada en el trimestre. Los procedimientos se encuentran implementados, para el segundo trimestre del año, de acuerdo a las indicaciones de la Gerencia se

espera adelantar la revisión y validación de la propuesta de régimen financiero de la entidad.

La Dirección Administrativa y los jefes de presupuesto, contabilidad y tesorería participaron en el trimestre en reuniones de validación del estatuto financiero conjuntamente

con las otras Sedes. Este proceso fue liderado por la GNFA. Las reuniones se hicieron en las siguientes fechas:

Jefe Contabilidad: del 31 de enero a 1 de febrero

Jefe Financiero y de Presupuesto: 6 de febrero

Jefe Pagaduría: del 2 al 3 de febrero

El Director Administrativo: el 13 y 14 de febrero

Revisión del régimen financiero.

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AVANCE

De acuerdo con el oficio DA-070 del 21 de marzo de 2012 el Proceso Adquisición de bienes y servicios cuenta con 18 procedimientos, 2 instructivos, 3 guías y 29 formatos.

A la fecha se encuentran estandarizados 13 procedimientos y 12 de ellos ya están codificados y en implementación. Los instructivos ya se encuentran estandarizados en su

totalidad, al igual que los formatos y las guías, los cuales se encuentran codificados en su totalidad.

Se han realizado reuniones para revisar la caracterización del proceso y se propuso un plan de trabajo para actualizarla y mejorarla, mostrando la realidad de los

procedimientos en puntos como los indicadores.

Todos los documentos asociados al proceso Adquisición de bienes y servicios se encuentran publicados en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y

Administrativa para el acceso de los servidores, adicionalmente se tiene un tablero de control con el avance en la estandarización que es publicado en la misma página web

para conocimiento de los servidores

De acuerdo con el oficio DA-070 del 21 de marzo de 2012, la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa ha sido la herramienta clave para dar a

conocer los documentos asociados al Proceso Adquisición de bienes y servicios, allí además de publicarlos en el espacio del Macroproceso Gestión Administrativa y

Financiera, se cuenta con un espacio de trámites y preguntas frecuentes para orientar a los usuarios a los servicios prestados.

Igualmente, adicional a los talleres que fueron realizados a finales de la vigencia 2011, en la Sede Palmira se ha aplicado como metodología la explicación personalizada con

cada uno de los usuarios en la consulta y diligenciamiento de la información estandarizada que se encuentra publicada en la página web (consulta de información, formatos,

instructivos, guías).

De acuerdo con el oficio DA-070 del 21 de marzo de 2012 al interior del Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera se ha mejorado, socializado y estandarizado la

documentación (procedimientos, instructivos, guías y formatos) de sus procesos asociados (excepto Servicios Generales y de apoyo administrativo y Gestión de Espacios

Físicos). A continuación se presentan las cifras generales del Macroproceso y luego desglosadas por proceso.

* Procedimientos: 96 estandarizados y 76 codificados, es decir el 79%.

* Instructivos: 115 estandarizados y 101 codificados, es decir el 88%

* Formatos: 185 estandarizados y codificados, lo que da un 100%

PROCESOS

* Coordinación y gestión: 7 procedimientos, 24 instructivos y 16 formatos.

* Presupuesto: 23 procedimientos, 24 instructivos y 43 formatos.

* Adquisición de bienes y servicios: 12 procedimientos, 5 instructivos y 29 formatos.

* Gestión de bienes: 14 procedimientos, 4 instructivos y 25 formatos.

* Tesorería: 15 procedimientos, 44 instructivos y 49 formatos.

* Contable: 12 procedimientos, 9 instructivos y 23 formatos.

Todos los documentos asociados al Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera se encuentran publicados en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y

Administrativa para el acceso de los servidores, adicionalmente se cuenta con un tablero de control con el avance en la estandarización e implementación que es publicado

en la misma página web.

De acuerdo con el oficio DA-070 del 21 de marzo de 2012 la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa ha sido la herramienta clave para dar a

conocer los documentos asociados al Proceso Adquisición de bienes y servicios, allí además de publicarlos en el espacio del Macroproceso Gestión Administrativa y

Financiera, se cuenta con un espacio de trámites y preguntas frecuentes para orientar a los usuarios a los servicios prestados.

Igualmente, adicional a los talleres que fueron realizados a finales de la vigencia 2011, en la Sede Palmira se ha aplicado como metodología la explicación personalizada con

cada uno de los usuarios en la consulta y diligenciamiento de la información estandarizada que se encuentra publicada en la página web (consulta de información, formatos,

instructivos, guías)

De acuerdo con el oficio DA-070 del 21 de marzo de 2012 la firma consultora contratada entregó un documento borrador de propuesta del régimen financiero. Esta

propuesta se revisó por medio de talleres realizados los días 30 y 31 de enero y 2, 3, 6, 13 y 14 de febrero de 2012, en el cual se contó con la participación de los pares de

las sedes, participándose activamente con la presentación de propuestas de mejora por parte de la Dirección Administrativa de la Sede Palmira.

Actualmente la firma consultora y la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa se encuentran en algunos ajustes de la versión N°5 de la propuesta.

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AVANCE

En el mes de febrero se realizó la estructura del documento y presentación de la nueva propuesta para la mejora en la prestación del servicio de la Sección de

Contratación, teniendo en cuenta aspectos como: Diseño de Servicio, Diagnostico de la distribución de actividades, Propuesta de estructura organizacional, Propuesta

automatización, Propuesta de distribución y señal ética del espacio físico y Liderazgo.

1. Análisis por flujos de trabajo mes de diciembre y consolidación de la información por todo el año 2011 , de acuerdo a la información generada por el flujo de contratación,

teniendo en cuenta los reportes mes a mes, construcción de gráficos comparativos por actividad y por mes de las ordenes mínimas y menores.

2. Apoyo en la nueva propuesta para la mejora de la prestación del servicio de la Sección de Contratación. 3.

Apoyo funcional en la implementación de Flujo de Trabajo de Contratación V.2.0. y acompañamiento en los siguientes aspectos de su implementación:

a) Se realizó la parametrización y configuración del sistema

Se crearon de forma controlada los usuarios iniciales del sistema. b) Se ingresaron en modalidad de prueba 42 solicitudes de órdenes contractuales correspondientes a las

cinco dependencias seleccionadas para la prueba piloto. c) Se detectaron fallos y ajustes pertinentes, los cuales ya fueron desarrollados y puestos a punto para iniciar

capacitación, operaciones y mediciones con las dependencias seleccionadas.

d) Implementación de los documentos PDF.

e) Parametrización del sistema con datos reales

f) Acoplamiento con la identidad gráfica institucional para 2012

g) Políticas de seguridad informática implementadas

En el mes de febrero se realizó la implementación de Flujo de Trabajo de Contratación V.2.0. en los siguientes aspectos de su implementación:

a) Gestionar la capacitación para los usuarios de la oficina de contratación y cinco dependencias de la Sede que iniciaron prueba piloto del flujo.

b) Apoyo en el establecimiento de los puntos de acceso directo al flujo de contratación en las dependencias que iniciaron prueba piloto. Acompañamiento en las capacitación

en la prueba inicial. Actualmente se cuenta 17 usuarios de las 5 dependencias que han comenzado operaciones, y con base en dichas operaciones se detectaron ajustes

para fortalecer el sistema. Entre los principales resultados de esta fase, se encuentran: • 50 puntos de ajuste encontrados y corregidos.

• Generación de las solicitudes de orden contractual en el nuevo formato requerido por la Universidad.

• Seguimiento y control al proceso de elaboración y perfeccionamiento de órdenes contractuales.

Revisión de la información contenida en los diferentes formatos estandarizados para su parametrización en el flujo de trabajo.

En el mes de enero se realizaron las siguientes actividades en el flujo de trabajo de Cuentas por pagar:

1. Ejecución de la aplicación del Flujo de Trabajo de cuentas por Pagar.

2. Finalización de la etapa de desarrollo.

3. Ejecución de las actividades de configuración, creación de usuarios y parametrización de tablas básicas.

4. Desarrollo de la prueba piloto.

5. Seguimiento continuo a las actividades desarrolladas en el flujo de cuentas por pagar.

6. Soporte técnico.

En el mes de febrero se realizó prueba piloto el flujo de trabajo de de cuentas por pagar, actualmente lo operan los actores involucrados en el proceso: Radicadores

(Cuentas por Pagar), Sección Financiera, Dirección Administrativa y Tesorería.

En el mes de marzo:

FLUJO DE TRABAJO DE CUENTAS POR PAGAR

Se realizaron las siguientes actividades:

• Ejecución de la actividad de concepción de la aplicación.

• Finalización de la etapa de desarrollo.

• Ejecución de las actividades de configuración, creación de usuarios y parametrización de tablas básicas.

• La prueba piloto que se realizó muestra que no se han presentando inconvenientes críticos que afecten el trámite de las cuentas.

• Se realizó seguimiento continuo a las actividades desarrolladas, lo cual se evidencia en las actas de soporte técnico.

• Parametrización de flujos de trabajo.

Se realizó permanente comunicación entre los líderes de proceso del Nivel Nacional y la sección financiera de la sede para suministrar información relacionada con la

implementación y uso de la documentación estandarizada.

En el flujo de trabajo de Cuentas por pagar se aplicó la prueba piloto de la aplicación y se realizó seguimiento al funcionamiento del flujo de trabajo.

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AVANCE

Con la puesta en funcionamiento de la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, se diseñó al interior de ésta un módulo para dar a conocer a los

usuarios los pasos a seguir para la realización de trámites, dentro de los que se encuentran los de adquisición de bienes y servicios, de modo que se pueda facilitar la

consulta de las actividades a realizar. De otra parte, se incluyó un módulo de preguntas frecuentes, donde se relacionan aquellas inquietudes más recurrentes asociados al

proceso de adquisición de bienes y servicios. Los procesos de implementación se vienen desarrollando de acuerdo a la dinámica de estandarización y publicación de

documentos en el CUADRO DE CONTROL de acuerdo al desarrollo y tramite de las solicitudes por parte de los diferentes usuarios, es así como se hizo revisaron por parte

de la jefe de unidad el 15 de septiembre de los doce (12) procedimientos con codificación entre estos se encuentran. SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR

ÓRDENES CONTRACTUALES MÍNIMAS DE CORTA DURACIÓN,SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR ÓRDENES CONTRACTUALES MENORES,

SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR ÓRDENES CONTRACTUALES SUPERIORES, SELECCIONAR PROVEEDORES Y FORMALIZAR CONTRATOS,

REALIZAR SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL, SOLICITAR Y FORMALIZAR MODIFICACIÓN Y/O ADICIÓN Y/O PRÓRROGA,

SOLICITAR Y FORMALIZAR SUSPENSIÓN DE ORDEN CONTRACTUAL O CONTRATO, APLICAR ACCIONES SANCIONATORIAS Y FORMALIZAR

AUTORIZACIONES PARA AVANCES

La página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa ha sido la herramienta clave para dar a conocer los documentos asociados al Macroproceso Gestión

Administrativa y Financiera, allí además de publicarlos en el espacio destinado para su consulta, se cuenta con un espacio de trámites y preguntas frecuentes para orientar a

los usuarios a los servicios prestados.

Cabe resaltar que los líderes de proceso en todos los niveles aclaran dudas constantemente a los usuarios y guían a sus equipos en la implementación de los procedimientos.

Adicionalmente y aprovechando la Auditoría Externa para el otorgamiento de la certificación de la Universidad, se realizaron reuniones para revisar las caracterizaciones de

proceso.

Existe permanente comunicación entre los líderes de proceso del Nivel Nacional y sus pares en las sedes para suministrar información relacionada con la implementación y

uso de la documentación estandarizada, así como para asesorías y retroalimentación. Muchas veces es en las sedes donde se encuentran inconsistencias en formatos o

demás documentación y proponen los respectivos cambios.

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AVANCE

El Proceso Adquisición de bienes y servicios a la fecha cuenta con 18 procedimientos, 2 instructivos, 3 guías y 29 formatos.

Se encuentran estandarizados 13 procedimientos y 12 de ellos ya están codificados y en implementación. Las guías, instructivos y formatos se encuentran estandarizados y

codificados en su totalidad.

Todos los documentos del proceso Adquisición de bienes y servicios se encuentran publicados en la página web de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa para el

acceso de los servidores, adicionalmente se tiene un tablero de control con el avance en la estandarización que es publicado en la misma página web para conocimiento de

los servidores.

Esta establecido que la estandarización y socialización de los procedimientos se realice por videoconferencia, mediantes reuniones con los lideres de los procesos, teniendo

en cuenta las observaciones de cada una de las sedes.

Gracias a todo el trabajo realizado por cada uno de los Lideres de Nivel Nacional en el Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera, se cuenta con un link

(www.gerencia.unal.edu.co) en el cual se encuentran publicados cada uno de los procedimientos que dan respuesta a los trámites que se deben realizar dentro de la

adquisición de bienes y servicios, y un menú de preguntas frecuentes que sirve para la aclaración de las dudas que presenten los servidores.

Adicional y por motivo de la auditoría se participó en las reuniones por videoconferencia los días 1 y 9 de marzo, con el fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos,

y demás numerales de la norma NTC GP 1000:2009.

Se han estandarizado y socializado los siguientes documentos en cada uno de los procesos:

* Coordinación y gestión: 7 procedimientos, 24 instructivos y 16 formatos.

* Presupuesto: 23 procedimientos, 24 instructivos y 43 formatos.

* Adquisición de bienes y servicios: 12 procedimientos, 5 instructivos y 29 formatos.

* Gestión de bienes: 14 procedimientos, 4 instructivos y 25 formatos.

* Tesorería: 15 procedimientos, 44 instructivos y 49 formatos.

* Contable: 12 procedimientos, 9 instructivos y 23 formatos.

Para un total de 96 procedimientos estandarizados y 76 codificados, es decir el 79%; 115 instructivos estandarizados y 101 codificados, es decir el 88% ; y 185 formatos

estandarizados y codificados, lo que da un 100%. Toda esta documentación se encuentra publicada en el link www.gerencia.unal.edu.co

En caso de encontrar inconsistencias en formatos, procedimientos, guías e instructivos, y en general para aclaración de dudas, existe permite comunicación entre los líderes

de proceso del Nivel Nacional y sus pares en las sedes suministrando información relacionada con la implementación y uso de la documentación estandarizada.

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AVANCE

A la fecha en la sede Caribe se han venido implementando los procedimientos que fueron estandarizados y mejorados, de manera permanente se instruye en el uso de la

página de la gerencia, como herramienta para acceder a dichos documentos.

Desde la Unidad Administrativa se ha liderado un ejercicio de divulgación e implementación de los procedimientos estandarizados, en donde los lideres de los procesos

realizan asesoría y acompañamiento a los diferentes usuarios.

CA

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AVANCE PORCENTUAL:


1.5. AJUSTE INSTITUCIONAL

Lidera: Dra. Gladys Mora, Asesora de Rectoría. Se aprobaron en el Consejo Superior Universitario las estructuras ajustadas de las Sedes Amazonia, Orinoquia, Caribe, Tumaco, Medellín, Palmira y Manizales. Se Avalaron en el Consejo Académico las Propuestas de estructura revisada del Nivel Nacional y la Sede Bogotá. Se adelanta una publicación que recoge todo el alcance del proceso desarrollado. Se tiene proyectado para el segundo trimestre avanzar en las resoluciones complementarias de las Funciones que deben ser expedidas por parte del Señor Rector y se avanza con la Dirección Nacional de Personal para preparar los ajustes a la distribución de Plantas de Personal. Ver ANEXO control de Reuniones I Trimestre 2012, en la carpeta Subproyectos, Ajuste Institucional. A continuación se presentan los avances respectivos por Sedes:

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4. Mejoramiento de la gestión financiera y administrativ a. 75% 79% 83% 80% 81% 80% 78% 79% 79,33%

AVANCE

Según la OPIT, como par del Subproyecto en la Sede, se efectuaron las siguientes actividades: presentación de la propuesta para aprobación del Consejo de Sede: 1

Sesión Enero 30 de 2012; 2 Sesión Febrero 10 de 2012 (Mesa de Trabajo); y 3 Sesión Marzo 16 de 2012.

Adicionalmente, se continuó trabajando directamente con los Vicerrectores de Sede, entre ellos Bogotá y con los Comités Académico Administrativos.

Presentación de propuesta para aprobación del Consejo Académico: Sesión de 26 de marzo de 2012.

Para avanzar en las presentaciones para la aprobación de la propuesta ante las diferentes instancias requeridas se adelantaron las siguientes actividades: Envío diagnóstico

estructura organizacional UN y resumen ejecutivo a integrantes del Consejo de Sede; 2) Reuniones con la Dirección Nacional de Personal, Asesora de Rectoría y

directivos de varias áreas; 3) Análisis presupuestal de la planta de personal, dependencias, niveles organizacionales e instancias de articulación; 4) Consulta sobre las

denominaciones de las dependencias; 5) Recopilación de observaciones, comentarios y sugerencias; 6) Aclaración de inquietudes sobre la propuesta; 7) Ajustes en la

propuesta y en el proyecto de acuerdo.

BO

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AVANCE

Luego de la presentación ante el Consejo Superior Universitario el 13 de diciembre por parte de la Vicerrectora de Sede, el proyecto de acuerdo esta en proceso de

verificación por parte del Secretario General. El día 14 de marzo se informó de la Secretaria General, que esta para firma de la Ministra de Educación.

La Vicerrectoría sostuvo 3 reuniones los días enero 26, febrero 15 y febrero 22 con la Dirección Administrativa, Planeación, Servicios Generales, Extensión con el fin de

definir una nueva estructura que de respuesta a la planta global y flexible de la Universidad, Se ha analizado los cambios que trae consigo el Ajuste Institucional.

Desde la División de Personal se está realizando un estudio sobre los ajustes pertinentes que se deben implementar en el personal de planta administrativo obedeciendo al

Acuerdo del Ajuste Institucional, de esta actividad tenemos como soporte los oficios VR-039 del 19 enero de 2012 en la cual se solicita al Rector modificación de la planta, la

Resolución 0119 24 de enero de 2012 por la cual se contrata la Asistente Administrativa 30403 Comunicadora Liliana Gómez para ejercer las funciones de la Oficina de

Relaciones Interinstitucionales y por medio de la ODS 056 se contrató como apoyo a la técnico profesional en comercio internacional Julia Isabel Cifuentes.

ME

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AVANCE

La Vicerrectoría de la Sede Palmira participó en el ajuste a la propuesta de Acuerdo por el cual se establece la estructura Interna de las Sedes, mediante reuniones con la

Dra. Gladys Mora. Adicionalmente ya había sido presentada la propuesta inicial ante el Consejo de Sede.

Se participó en la propuesta de Acuerdo por el cual se establece la estructura interna de la Sede.

Se estableció contacto con la Dirección Nacional de Personal para preparar los ajustes a la planta de personal, sin embargo esta actividad solo se consolida cuando se

apruebe la propuesta de estructura interna.

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AVANCE PORCENTUAL:


1.6. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Lidera: Dra. Alba Esther Villamil, Directora Nacional de Personal Estímulos e incentivos al personal administrativo. Se encuentra en proceso de revisión el proyecto de Acuerdo que reglamentará la política de incentivos a los servidores administrativos de la Universidad, con el apoyo de las Oficinas de Personal se efectuarán los ajustes para la expedición del acto administrativo de reglamentación. Clima Laboral.

Se presentó la ponencia "Diseño, Validación y Aplicación de la Escala Multidimensional para la Medición de Clima Organizacional en la Universidad Nacional de Colombia" en las Jornadas de Gestión Universitaria en la Pontificia Universidad Católica de Chile en la primera semana del mes de enero de 2012. Ver ANEXO Presentación Ponencia, en la carpeta Subproyectos, Clima Laboral.

AVANCE

MA

NIZ

AL

ES La Coordinadora del proyecto de ajuste institucional presentó ante el Consejo Superior Universitario, las propuestas de estructura Interna de las Sedes de Manizales,

Palmira y las cuatro Sedes de Presencia Nacional (Se aprobaron las propuestas). El 21 de febrero de 2012.

AVANCE

OR

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QU

IA El pasado 21 de febrero, fue aprobada por parte del CSU la estructura interna definida para la Sede Orinoquia. En esta misma sesión el director presento los logros de la

Sede, tendientes a justificar la aprobación y resalto la importancia de contar con una estructura interna definida para fortalecer el desarrollo de los procesos misionales en la

región.

AVANCE

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ON

IA Se expidió el correspondiente acuerdo, que determina la estructura interna de la Sede Amazonia.

Se ajusto el proyecto de estructura de la Sede Amazonia, el cual fue aprobado junto con los proyectos de las otras sedes por Comité Superior Universitario.

AVANCE

El pasado 02 de marzo el Director de la sede Caribe participó en reunión en la Rectoría y la Directora del Proyecto de Ajuste Institucional con el fin de ajustar la versión final

del Proyecto de Acuerdo por el cual se establece la estructura interna de la sede Caribe.

El Proyecto de Ajuste Institucional fue aprobado por parte del Consejo Académico y Consejo Superior Universitario, expidiéndose así el correspondiente Acuerdo. Por otro

lado, se presentó al Consejo Académico la propuesta de la sede logrando el correspondiente aval.

Desde la Secretaria de sede y la División Nacional de Personal se adelantaron las gestiones ante la Oficina de la OCCRE con el fin de que dicha dependencia indicara los

tramites pertinentes para poder posesionar al ganador del concurso, con la lista de los requerimientos la Oficina de Personal se comprometió a realizar el recurso legal

correspondiente para poder concluir dicho proceso.

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5. Definir una estructura organizacional moderna y funcional

para la Univ ersidad.83% 80% 82% 82% 83% 78% 85% 87% 82,35%


La Pontificia Universidad Católica de Chile ha venido realizando las Jornadas de Gestión Universitaria, espacio de encuentro anual de directivos universitarios en la cual se discuten propuestas y experiencias exitosas desarrolladas por universidades chilenas y extranjeras en los distintos ámbitos de la gestión universitaria, con el objeto de generar un efectivo intercambio de conocimientos y prácticas entre los participantes, además de aportar al directivas de las universidades, los elementos estratégicos necesarios para alcanzar altos niveles de excelencia académica. Este año las VIII Jornadas de Gestión Académica se llevaron a cabo los días 11,12 y 13 de enero de 2012. Durante estos días se desarrolló el programa que contempló diversos temas que comprendieron ente otros modelos de planificación estratégica, modalidades de compensación, gestión de la innovación y cambio, liderazgo, políticas de administración de personal, tecnologías de información y comunicación, educación continua y extensión, manejo de recursos financieros, entre otros. Al respecto, la Universidad participó en el evento con la ponencia "Diseño, validación y aplicación de la escala multidimensional para la medición del clima organizacional en la Universidad". Esta ponencia es el resultado del estudio de Clima Organizacional que adelantó la Dirección Nacional de Personal con el apoyo de la Vicerrectoría General y la Coordinación Nacional de SIMEGE. La ponencia fue seleccionada de 132 postulaciones enviadas por diferentes instituciones académicas de latinoamericana. El quehacer académico y de innovación de la Universidad, así como su enfoque autocrítico de mejoramiento continuo determinaron la necesidad de diseñar un instrumento de medición del Clima. El día jueves 12 de enero de 2012 se presentó la ponencia “Diseño, validación y aplicación de la escala multidimensional para la medición del clima organizacional en la Universidad". Asistieron representantes de las Universidades de Chile, México y Colombia Los temas tratados en la ponencia se refirieron a los siguientes aspectos: 1. Objetivo: Diseñar, validar e implementar un instrumento para medir el Clima Organizacional en la Universidad Nacional de Colombia. 2. Justificación 3. Fases Del Estudio 4. Variables Evaluadas 5. Resultados 6. Conclusiones 7. Plan de Mejoramiento Al final de la presentación, en la ronda de preguntas los participantes mostraron interés por la Escala multidimensional para la medición del clima organizacional en la Universidad al igual que por las variables analizadas, los rangos de calificación y los planes de mejoramiento producto del estudio, así mismo fue la oportunidad para intercambiar experiencias relacionadas con la aplicación de encuestas dirigidas a funcionarios para evaluar diferentes percepciones sobre diferentes aspectos de gestión de talento humano. Fue también una oportunidad para crear posibilidades de comunicación con las personas encargadas del área de talento humano en otras universidades a fin de intercambiar información, estudios y documentos relacionados con el tema. Al respecto es importante destacar la participación del Jefe de Desarrollo Organizacional de la Universidad Católica de Chile con quien, después de la ponencia, se revisó el tema de organización administrativa de las Universidades, la importancia de la participación de los funcionarios administrativos en la Dirección de las entidades y en la toma de decisiones que inciden en su administración.


A partir de la participación en el evento se puede concluir: 1. La oportunidad de compartir experiencias en temas académicos y administrativos con diferentes instancias universitarias de Latinoamérica. 2. La importancia de la medición de clima organizacional en busca del mejoramiento del desempeño laboral de los funcionarios. Con base en la experiencia de la Universidad de Concepción del Chile y la Universidad Nacional de Colombia se observa la necesidad de alinear la labor de los funcionarios hacia los planes de desarrollo establecidos por cada institución. 3. La implementación de los modelos de mejor gestión en el caso particular de la Universidad SIMEGE, así como el modelo de la Universidad de Guanajuato (México) (Sistema de Gestión de Calidad) son determinantes para el fortalecimiento de la gestión administrativa, impulsados por el enfoque por procesos y dirigidos hacia el logro de la excelencia respondiendo a la misión de las universidades. 4. Desde la perspectiva de gestión del talento humano, el modelo por competencias se constituye en el eje central sobre el cual se alinean los procesos de evaluación, capacitación, manual de funciones. En este sentido la Universidad Nacional de Colombia al igual que la Universidad Antofagasta de Chile trabajan por la implementación de éste modelo en el ámbito de los recursos humanos. 5. La Universidad Nacional de Colombia viene desarrollando una gestión académica y administrativa acorde con el devenir de los procesos, procedimientos y modernización de las instituciones académicas de Latinoamérica. Como funcionarias de la Universidad nos complace ver los avances y logros en los temas que son de gran impacto para su afianzamiento como la primera institución académica del país. 6. Es necesario resaltar la importancia de compartir experiencias y buenas prácticas en la aplicabilidad de las herramientas de gestión de talento humano para el fortalecimiento y cualificación de la planta administrativa de la Universidad. Se elaboró y envío el artículo científico "Diseño, Validación y Aplicación de la Escala Multidimensional para la Medición de Clima Organizacional en la Universidad Nacional de Colombia" a la Revista de Salud Pública de la Universidad Nacional de Colombia y actualmente se encuentra en espera de asignación para iniciar el proceso de revisión. Ver ANEXO borrador del Artículo Científico en la carpeta Subproyectos, Clima Laboral. Para la medición de la percepción del Clima Organizacional en la Universidad Nacional de Colombia por parte de los funcionarios administrativos, la Dirección Nacional de Personal desarrolló un instrumento de evaluación propio, ajustado a las condiciones específicas de la Universidad y basado en la revisión exhaustiva de la literatura sobre el particular. Tomando en cuenta la importancia de este proceso y la rigurosidad metodológica con que se llevó a cabo el diseño y elaboración del instrumento en mención, la Dirección Nacional de Personal consideró de gran importancia elaborar un artículo científico por medio del cual se pudiera divulgar el proceso realizado. Para tal fin, se seleccionó la Revista de Salud Pública de la Universidad por ser una de las tres publicaciones científicas más prestigiosas del país.

PLAN DE MEJORAMIENTO CLIMA ORGANIZACIONAL UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

VARIABLE O ITEM ACTIVIDADES O PLANES DE ACCIÓN PARA EL MEJORAMIENTO

IDENTIFICACIÓN Y COMPROMISO INSTITUCIONAL

Fortalecer los procesos de inducción y reinducción reforzando conocimiento de misión, visión y valores de la Universidad.

IMAGEN GERENCIAL Programa formativo de liderazgo para desarrollar capacidad de solución de problemas, desarrollo de equipos y de personas y demás habilidades de liderazgo.

RELACIONES INTERPERSONALES Talleres formativos para el desarrollo de habilidades de interacción al interior de los equipos de trabajo y en la relación entre estos.

COMUNICACIÓN

Sensibilización del equipo de jefes acerca de: valoración de los compañeros, análisis de interacción (como interactuamos y como nos afecta), compromisos de fortalecimiento como equipo.

Realización de reuniones periódicas de los líderes con su equipo de trabajo con el objetivo de generar acercamiento y mejorar la relación existente entre ellos.

Incluir en inducción y reinducción un espacio de difusión y clarificación del sistema institucional de comunicación en cuanto a: Medios y Características (claridad, oportunidad, precisión, relevancia y cobertura).

CONDICIONES DE TRABAJO Coordinar con las áreas de Salud Ocupacional e Informática la evaluación de la suficiencia y adecuación de equipos y herramientas asignados a los funcionarios y la realización de los correctivos correspondientes.


Coordinar con el área de Salud Ocupacional la realización de análisis de puestos en las sedes para optimizar el nivel de confort de los funcionarios en su área de trabajo.

Revisar el cronograma de mantenimiento y soporte a los equipos y suministros a fin de establecer acciones de mejora para garantizar oportunidad y eficiencia

RECONOCIMIENTO Objetivo N° 4 del proyecto de Modelo de Competencias para la planta administrativa de la Universidad Nacional de Colombia: Proponer un documento de conceptualización de una estrategia de estímulos e incentivos al personal de la Universidad con base en el modelo de competencias.

CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

Objetivo N° 3 del proyecto de Modelo de Competencias para la planta administrativa de la Universidad Nacional de Colombia: Rediseñar el proceso de capacitación de los empleados administrativos de la Universidad, con base en el modelo de competencias para los diferentes cargos de la planta de personal administrativo de la Universidad.

SERVICIO Implementar talleres para el desarrollo de habilidades de servicio al cliente, tomando en cuenta los estándares y acuerdos de servio de la Universidad, especialmente en las Sedes Bogotá y Palmira.

PARTICIPACIÓN Programa de Estímulos e Incentivos para empleados administrativos de la Universidad Nacional de Colombia. Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Coordinación General, corte a 16 de Marzo de 2012

A continuación se presentan los avances respectivos por Sedes:

AVANCE

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TÁ La DNP informó sobre la construcción de planes de mejoramiento para la Sede acorde a las debilidades que arrojó la medición del Clima Laboral realizada anteriormente, los

cuales serán entregados durante el segundo trimestre de 2012 a todas las Sedes, para que sean implementados.

AVANCE

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Se dio inicio el plan de mejoramiento para la intervención del clima laboral en la Escuela y Guardería, el cual se finalizará en el mes de mayo de 2012, de acuerdo con el

diagnóstico realizado en el 2011.

Se inició la intervención de clima laboral en la Vicerrectoría, Sección de Nómina y Biblioteca con la realización de una sesión de sensibilización y diagnóstico. A partir de la

actividad realizada, los psicólogos propusieron estrategias de mejoramiento en lo referente a los procesos de formación del personal y sugirieron un plan de formación

basado en competencias que incluya la formación en temas de crecimiento y desarrollo personal.

AVANCE

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IRA Se fortaleció el entrenamiento de gestores en temas como el control documental y la gestión del mejoramiento, todo ello en el marco de la preparación para la auditoría de

otorgamiento de certificación de la Universidad. Además de las actividades de entrenamiento grupales se realizó asesoría in situ en otros temas como uso de SIMEGE

electrónico y Planeación operativa, entre otros.

AVANCE

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En el mes de enero:

• Se realizó inducción de responsabilidad ambiental a los nuevos contratistas de mantenimiento.

• Se efectuó la capacitación al personal de la Oficina de contratación relacionada con los requerimientos normativos ambientales que regula el manejo adecuado de los

residuos no peligrosos.

Otros temas:

1. Tema: Requerimientos normativos ambientales, Fecha: Enero 11 de 2012, No. Asistentes: 5

2. Tema: socialización del programa de reciclaje, Fecha: Enero 19 de 2012, No. Asistentes: 85


Se realizó capacitación en el manejo de la Tabla de Retención Documental de los documentos del sistema de mejora gestión con los funcionarios que manejan los documentos

en los procesos que van a ser auditados. 27 y 29 de febrero de 2012.

Se realizó capacitación en el manejo de la Tabla de Retención Documental de los documentos del sistema de mejor gestión con los funcionarios de los procesos que fueron

auditados. 27 y 29 de febrero de 2012.

Otros temas ambientales

1. Tema: Inducción estudiantes nuevos en gestión ambiental, Fecha: Febrero 14 de 2012, No. Asistentes: 197

• Se realizó capacitación a los funcionarios de Bioservicios en dos sesiones:

1. Tema: Adecuado manejo de los residuos sólidos, Fecha: Febrero 23 de 2012, No. Asistentes: 30

2. Tema: Adecuado manejo de los residuos sólidos, Fecha: Febrero 28 de 2012, No. Asistentes: 23

AVANCE

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No registra avance en este periodo.


AVANCE PORCENTUAL:


1.7. RESPONSABILIDAD AMBIENTAL

Lidera: Carlos Humberto Mora. Prof. Sede Palmira. Se realizó ajuste a las actividades propuestas en el plan de trabajo del Sistema de gestión ambiental (SGA) para el año 2012. Ver ANEXO Plan de Trabajo 2012. Se presentó una propuesta para incluir en el PREMIO UN-SIMEGE 2012 el tema ambiental, con el fin de promover la divulgación de la Política ambiental UN. Esta propuesta fue revisada, ajustada y aprobada por la Coordinación General y se incluyó como parte del premio. Ver ANEXO Propuesta Premio Se aprobó que el 25 de abril de 2012 se realizará en todos las sedes un evento simultaneo de divulgación de la dicha política. Se diseñaron poster, plegables y separador para la divulgación. También se diseño y aprobó un logo del SGA. Ver ANEXO Diseño Pendón. Desde la Coordinación General de UN-SIMEGE se incluyeron en el módulo de riesgos, los componentes necesarios y se creó la matriz de riesgos para el proceso Gestión Ambiental, de manera que cada sede pueda crear sus planes de tratamiento. De igual forma se subieron los procedimientos estandarizados, para que cada sede pueda incluir sus respectivos protocolos. Se habilitaron en estos módulos todos los usuarios de las diferentes sedes con el fin de que puedan ingresar los respectivos documentos. Se ingresó en el módulo de acciones como una oportunidad de mejora el diseño de un Sistema de Información Ambiental y la pagina web del SGA Nacional. Se revisaron, aprobaron y estandarizaron dos procedimientos de control operacional 1. Control de plagas y vectores y 2. Gestión integral del agua. Quedando pendiente por revisar los procedimientos de Uso eficiente de energía y manejo y conservación de los ecosistemas. De igual manera se terminó la revisión y se aprobó el procedimiento de Preparación y respuesta ante emergencias ambientales. Este procedimiento se incluyó en el SIMEGE@ la primera versión 0,0, posteriormente se realizaron algunos cambios y esta pendiente por incluir la versión aprobada con el número 1,0. Se realizaron dos reuniones por videoconferencia en los meses de enero y febrero de 2012, y una reunión presencial en la sede de Caribe en Marzo de 2012, con el Comité técnico nacional de gestión ambiental. De igual manera se hace

AVANCE

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La DNP realizó la construcción de unos planes de mejoramiento para todas las sedes, de acuerdo a las debilidades que arrojo la medición del clima laboral y que serán

entregados a las sedes en el segundo trimestre del presente año, para su respectiva implementación.

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No registra avance en este periodo.

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7.Estructuración e implantación de un subsistema de

desarrollo y estímulos de talento humano de la UNAL. 89% 78% 81% 88% 86% 72% 79% 82% 81,99%


retroalimentación permanentemente con los representantes de Gestión ambiental en todas las sedes a través de correos electrónicos y comunicación telefónica. Se realizó inducción con la sede de Amazonia a través de videoconferencia. Ver ANEXO Acta 01, 02 y 03 del Comité Técnico Nacional de Gestión Ambiental (CTNGA). Se presentó ante la Rectoría un proyecto de Resolución para la conformación del Comité técnico nacional de gestión ambiental, como una necesidad sentida de tener un acto administrativo que constituya este organismo oficialmente, dicho documento se encuentra en revisión final por parte de la Oficina Jurídica Nacional. Ver ANEXO Proyecto de Resolución. Se diseñó la metodología para realizar la autoevaluación de Gestión ambiental y se elaboró el cronograma de autoevaluaciones. Se revisó la propuesta de Lineamientos de Desarrollo Territorial y se consolidaron las observaciones para proponer los respectivos ajustes al documento en lo que respecta a temas ambientales. Se avanzó en la propuesta de directrices generales con respecto a los procesos financieros y administrativos en el tema ambiental. Se construyó la versión preliminar del sistema de información ambiental. Se diligenciaron los formatos recibidos por parte de la Contraloría General de la Republica, relacionados con la gestión ambiental vigencia 2011 en cada una de las sedes. Por último cada sede y el nivel nacional hicieron seguimiento a la planeación operativa de 2011. Los anexos se encuentran en la carpeta Subproyectos, Ambiental. A continuación se presentan los avances respectivos por Sedes:

AVANCE

El 20 de febrero se presentó el documento preliminar de resolución ante la Rectoría para la conformación del COMITE TECNICO NACIONAL DE GESTION AMBIENTAL.

Por otro lado, se elaboraron las listas de verificación para validar los avances en el cumplimiento de los requisitos expuestos en la NTC ISO 14001, las cuales serán

revisadas y diligenciadas a final del segundo semestre del año 2012.

La Sede Bogotá, presentó la propuesta de inclusión del tema de Gestión Ambiental en el Premio de mejor Gestión para el año 2012, orientado a la divulgación de la política y

estrategias ambientales, la cual hará parte del factor de Fortalecimiento de la Cultura de Mejor Gestión.

Participación en la videoconferencia del 30 de enero de 2012, en donde se definió la fecha para la entrega de protocolos en cada sede y la construcción de los planes de

tratamiento a los riesgos ya definidos, adicionalmente se hizo la presentación de la propuesta construida por la Sede Bogotá, para la inclusión de los puntos de Gestión

Ambiental en el Premio de Mejor Gestión 2012. por otra parte se acordó la revisión de los procedimientos de control de plagas, teniendo en cuenta los procedimientos

relacionados, existentes en el Macroproceso de gestión administrativa y financiera.

Participación en la reunión presencial del Sistema de Gestión Ambiental, realizada el 1 y 2 de marzo en la Sede Caribe, en la cual se abordaron los siguientes temas:

campaña de divulgación de la política ambiental

metodología y cronograma de autoevaluación del sistema, revisión de procedimientos a estandarizar, ajustes al lineamiento de desarrollo territorial y sistema de información

ambiental

Los encargados de la Sede, recibieron los formatos para ser diligenciados, provenientes de la CGR, relacionados con la gestión ambiental vigencia 2011.

BO

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AVANCE

1. Revisión y propuesta de ajuste para aprobación del procedimiento de control operacional asociado al control de plagas y vectores. 2. Participación en la primera reunión

de 2012 (enero 30), con los siguientes avances: Revisión y propuesta de ajuste para aprobación, del plan de trabajo del SGA 2012, aporte para la validación de la

propuesta del componente ambiental para el premio Mejor Gestión UN SIMEGE 2012, 3. Participación en la reunión del 20 de febrero de 2012, con los siguientes avances:

Revisión y propuesta de ajuste para aprobación, del procedimiento de direccionamiento ambiental Preparación y Respuesta ante Emergencias Ambientales. Revisión y

propuesta de ajuste al proyecto de resolución para la reglamentación del Comité Técnico Nacional de Gestión Ambiental. 4. Elaboración de la propuesta para la

autoevaluación del SGA. 5. Participación en la reunión del 1 y 2 de marzo de 2012, con los siguientes avances: Revisión y propuesta de ajuste para aprobación, del manual

de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas, y lineamientos de desarrollo territorial, socialización de la propuesta para el Sistema de Información Ambiental,

que finalmente se adopta como una oportunidad de mejora para el SGA y discusión de las estrategias para la divulgación de la Política Ambiental. 6. Revisión para la

aprobación de la propuesta de poster para la divulgación de la política ambiental, elaboración de dos piezas gráficas (separador y plegable) como estrategias de divulgación

de la política. 7. Recibo de capacitación en SIMEGE electrónico, sobre el módulo de acciones y montaje del plan de mejora para el SGA, correspondiente al Sistema de

Información Ambiental.

1. Elaboración de la presentación del informe de gestión 2011, y socialización del Subproyecto de Responsabilidad Ambiental. 2. Coordinación de la implementación del

estudio ambiental en la chimenea del laboratorio de alimentos (monitoreo de campo). Revisión y ajuste al informe de resultados. 3. Recopilación de documentos para la

solicitud de permiso de emisiones de la chimenea del laboratorio de alimentos, ante el AMVA . 4. Solicitud de información a los laboratorios, para establecer la aplicación de la

Resolución 909 de 2008, de calidad del aire. 5. Formulación del proyecto "Construcción sostenible". 6. Construcción del Capítulo II., del Plan Integral de Gestión Ambiental

–PIGA-. 7. Participación en la inducción a estudiantes nuevos sobre el SGA. 8. Participación en la socialización de la Fase I del PIGA. 9. Seguimiento de los registros de

papel reciclado dentro de la Campaña 3R's. 10. Diligenciamiento y envío del Formato F8. para la Contraloría. 11. Recopilación del marco legal ambiental vigente aplicable a

la Sede y envío a la Secretaría General y Oficina de Planeación de la Sede Bogotá.

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AVANCE

Mediante correo electrónico del 20 de marzo de 2012, el SGA informa que se definió la fecha de evento simultaneo de divulgación de Política Ambiental. Se diseñaron logos,

poster, plegable y separador para la campaña de divulgación de Política.

Se implementan seis procedimientos obligatorios de la NTC ISO 14001 y seis procedimientos de control operacional. Se ingresaron al modulo de documentos del Simege Mediante correo electrónico del 20 de marzo de 2012, el SGA informa que se diligencian y reportan acciones de responsabilidad ambiental, solicitados por la Contraloría

General. Se elabora programación de capacitaciones para personal docente, administrativos y estudiantes. Se realiza inducción sobre el funcionamiento del SGA a

estudiantes en módulos de introducción de los siete programas académicos y se participa en la inducción a docentes y administrativos nuevos. Se programa el segundo

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En el mes de enero:

• Se socializó el programa de reciclaje y disminución del consumo del papel al personal administrativo y docente de la Sede y se realizó la entrega de las cajas grises para

depositar “papel para reciclar” y las cajas amarillas para depositar “papel para reutilizar” a los líderes ambientales de cada dependencia para el uso y consumo adecuado

del papel.

• Se realizó la medición, compilación y presentación de los indicadores de gestión ambiental en el año 2011: consumo de agua en m3, consumo de energía Eléctrica en kWh,

revisión de la normatividad ambiental, reciclaje de materiales, disminución de residuos no reciclables, manejo de residuos peligrosos, optimización del consumo del papel en

la Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales.

• Se realizó la campaña de refuerzo para los puntos ecológicos publicada a través del correo masivo de la Universidad (postmaster).

• Se ubicaron los residuos peligrosos en el centro de acopio para disposición final, debidamente pesados, etiquetados y con sus respectivas fichas de seguridad.

• Se diseñó la ruta de recolección de residuos peligrosos del campus palogrande y la Nubia.

• Se presentó al Consejo de Sede el proyecto de acuerdo de las responsabilidades ambientales, el cual fue aprobado mediante el acta 001 del 25 de enero de 2012.

• Se realizó inducción de responsabilidad ambiental a los nuevos contratistas de mantenimiento.

• Se efectuó la capacitación al personal de la Oficina de contratación relacionada con los requerimientos normativos ambientales que regula el manejo adecuado de los

residuos no peligrosos.

AVANCE

Se participó en la reunión del 30 de enero de 2012, en el cual se ajusto el plan de trabajo 2012, se presento la propuesta de factores del componente ambiental para el

premio 2011 - 2012, se discutió sobre los procedimientos que se tenían que haber entregado para su revisión (Control de Plagas y Vectores; Gestión Integral del Agua; Uso

Eficiente y Ahorro de Energía, Manejo y Conservación de los Ecosistemas).

Se participó por videoconferencia en la reunión del 1 y 2 de marzo programada en Caribe, dando continuidad al plan de trabajo 2012 establecido por el Comité de Gestión

Ambiental, se elaboro conjuntamente un plan de mejoramiento (Formato oportunidad de mejora firmado por el profesor Carlos Mora, elaborado y aprobado por el Comité

Técnico Nacional), se recomendó la incorporación de los planes de tratamiento en el modulo de riesgos, se realizaron ajustes al procedimiento "Preparación y respuesta

ante Emergencias ambientales", se revisan y aprueban los procedimientos 1. Control de Plagas y Vectores y 2, Gestión Integral del Agua. Así mismo se establecieron unos

compromisos en unos determinados tiempos acordados por todas las sedes en la reunión presencial, se acordó la presentación de las piezas graficas para la divulgación de

la política ambiental.

Se publicaron 12 procedimientos y 6 formatos en el módulo de documentos estandarizados asociados al proceso Gestión Ambiental. Revisión hoja de vida Dra. Margarita

María Andrade quien ha desarrollado importantes proyectos de implementación de NTC ISO 14001, con el fin de avanzar en una de las tareas que estaba programada en el

plan de trabajo 2012 - Identificación, evaluación y consolidación de requisitos legales en materia ambiental.

Se consultó con el área administrativa y financiera, sobre el procedimiento relacionado con el manejo de plagas y vectores, el cual en este momento se encuentra en revisión

y aprobación, quedando dentro del Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera.

Se aprobó que el 25 de abril de 2012 se realizará en todos las sedes un evento simultaneo de divulgación de la POLITICA AMBIENTAL. Se diseñaron poster, plegables y

separador para la divulgación. También se diseño y aprobó un LOGO SGA.

Desde finales del mes de febrero, la Sede Orinoquia, a través de la Coordinación de Gestión Ambiental está trabajando en la organización de la celebración del Día Mundial

del Agua, en conjunto con las entidades y dependencias: 1) Gobernación de Arauca, 2) Secretaría de Desarrollo Agropecuario y Sostenible del departamento de Arauca, 3)

Alcaldía de Arauca, 4) Secretaría de Agricultura, Ganadería y Medio Ambiente del municipio de Arauca, 5) Corporación Autónoma Regional de la Orinoquia – Corporinoquia-

Subsede Arauca, 6) Empresa Municipal de Servicios Públicos de Arauca – Emserpa E.S.P. y 7) Policía Ambiental Arauca.

Esta celebración se llevará a cabo el día jueves 22 de marzo y para ello se tienen preparados actos académicos, lúdicos y culturales. Entre otras actividades, se tienen

organizadas: 1) conferencia sobre el tema “Agua y Seguridad Alimentaria”, 2) Conferencia “Gestión del Agua”, 3) Obra de teatro sobre el agua, 4) Presentación de Danza

Contemporánea. 5) Mimos, videos y música alusiva al tema.

Estas actividades están dirigidas a la comunidad universitaria y a la comunidad local.

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AVANCE

1. VALIDAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

Se realizaron dos (2) reuniones por videoconferencia y una (1) reunión presencial.

La primera reunión realizada fue el día 30 de enero de 2012, donde se trataron los siguientes temas:

- Se acordó la fecha para la primera revisión de protocolos asociados a los procedimientos estandarizados, elaborados por cada Sede. Este compromiso está dado para el

mes de junio.

- Se realizó la revisión de la propuesta del punto ambiental a evaluar en el próximo premio de Mejor Gestión. Se enviaron comentarios y observaciones sobre la propuesta.

- Se estableció el compromiso de la elaboración de los planes de tratamiento de los riesgos establecidos para el año 2011. Este compromiso fue establecido para cumplir el

30 de marzo de 2012. Dado que la Sede ya había elaborado los planes de tratamiento de dichos riesgos, se realizó el ingreso de los avances de las actividades planteadas

y sus respectivos soportes.

- Se revisó el procedimiento control de plagas y vectores y se realizaron las observaciones y comentarios teniendo como base las acciones desarrolladas en la Sede,

enmarcadas en este procedimiento.

La segunda reunión se realizó el 20 de febrero de 2012. Los temas tratados fueron los siguientes:

- Se realizó la revisión de los cambios sugeridos por la Oficina Jurídica Nacional al proyecto de Resolución de Creación del Comité Técnico Nacional de Gestión Ambiental.

Se presentaron ante la Coordinación del Subproyecto observaciones y comentarios sobre el punto 3, parágrafo 2, relacionado con los requisitos y características de los

responsables de la Gestión Ambiental en cada Sede, dadas las particularidades de las Sedes de Presencia Nacional.

- Se discutió acerca de la posibilidad de fusionar el SGA con el IDEA (en aquellas sedes donde los hay), pero se propuso evitar esta fusión dado que son dos órganos con

diferentes funciones y visiones.

- Se recibió capacitación en el módulo de riesgos del Simege Electrónico, por parte de la analista Diana Dávila, para la introducción de los planes de tratamiento de los

riesgos del proceso Gestión Ambiental para el año 2012.

- Se estableció como compromiso dar una nueva revisión al procedimiento Preparación y Respuesta Ante Emergencias Ambientales. Pese a que previamente se habían

generado y enviado observaciones, comentarios y propuestas de cambio en dicho procedimiento, se realizó una nueva revisión y se envió un comentario final.

- Finalmente, se nos informa que se incluirá en el Premio de Mejor Gestión el punto de evaluación de divulgación de la Política Ambiental.

La reunión presencial se realizó en los días 1 y 2 de marzo, en la Sede Caribe. Se trataron los siguientes temas:

- Se revisaron, corrigieron y aprobaron los procedimientos: 1) Control de plagas y vectores, 2) Uso eficiente de energía, 3) Gestión integral del agua. Previamente se

presentaron observaciones previas a la reunión.

- Se revisó la metodología para realizar autoevaluación y se determinó aplicar el procedimiento establecido por UN-SIMEGE, dada la similitud de actividades a desarrollar.

- Se propuso hacer la primera auditoría ambiental a finales de octubre.

- Se revisó la propuesta de lineamientos de desarrollo territorial sobre la cual se hicieron observaciones como: 1) Deja de lado la integralidad del ecosistema natural frente al

construido, enfocándose sólo en lo natural como lo verde. 2) el diagnóstico hecho es muy superficial y hay que profundizar en las particularidades de cada sede. 3) Hay que

estructurar mejor el documento de tal manera que permita ver con claridad la intención del mismo.

- Se recibió una introducción al Simege Electrónico para el proceso de Gestión Ambiental.

- Se definieron algunas estrategias para la divulgación y socialización de la Política Ambiental de la Universidad. Estas son: 1) Desarrollar un foro en cada sede de la

Universidad, el 25 de abril, cuyo tema principal es la Política Ambiental. 2) Diseño, impresión e instalación de pendón de la Política. 3) Implementación de estrategias locales

(cada sede). 4) Lanzamiento institucional en cada Sede.

- Se definió finalmente el componente ambiental que se evaluará en el Premio de Mejor Gestión 2012. Este consiste en la divulgación de la Política y sus mecanismos

empleados.

- Se construyó como oportunidad de mejora la socialización de la Gestión Ambiental a través de dos estrategias puntuales: 1) La creación de una página Web para el

proceso de Gestión Ambiental donde se encontrará información de cada Sede, anidada en la página Web de la Universidad. 2) Diseño, construcción e implementación del

Sistema de Información Ambiental. 3) Realizar el diagnóstico por sede de lo que se ha divulgado a través de páginas Web institucionales a nivel de cada sede de la

Universidad.

- Se hizo una sesión de lluvia de ideas con el fin de dar aportes para generar una propuesta para mejorar el tema de contratación de servicios o productos que están

relacionados con la gestión ambiental en la Universidad.

- Se generó el compromiso de hacer los planes de tratamiento de los riesgos del 2011 y 2012, e incluir los avances de los planes de tratamiento del 2011.

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AVANCE PORCENTUAL:


1.8. EGRESADOS Y DONACIONES

a) INCLUSIÓN DE EGRESADOS

Lidera: César Moreno, Coordinador del Programa Nacional de Egresados con apoyo de la VRG, la Secretaría Gral. y la Dirección Nacional de Bienestar Universitario. Apoyar el diseño e implantación de un subsistema de inclusión de egresados Activación en el Sistema de Información de Egresados-SIE de Egresados verificados. Periódicamente y/o mediante solicitud de las Sedes, son activados a través del SIE los Egresados graduados antes del año 2003 cuya solicitud de registro es certificada mediante verificación en las unidades académicas respectivas. Los egresados a partir del año 2003 son certificados por el SIA como Egresados de la Universidad Nacional de Colombia, luego de lo cual sus datos migran al SIE con la subsecuente activación en dicho sistema. Publicación y difusión de contenidos de interés a la comunidad de egresados. En 43 ediciones de un boletín electrónico enviado desde Octubre de 2010 a la fecha de corte de este reporte, se transmiten las novedades de la universidad a los egresados a través del respectivo mecanismo de mensajería del SIE.

AVANCE

Durante este periodo se continuo con la revisión y aprobación de la estructura de procesos y procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental Nacional a través de diversas

reuniones una por videoconferencia en febrero 20 de 2012 y otra presencial en la Sede Caribe el 1 y 2 de marzo de 2012. Los principales resultados obtenidos son: se

analizaron y aprobaron modificaciones al documento de creación del Comité Técnico Nacional de Gestión Ambiental, el cual recibió algunas sugerencias por parte de la

Oficina Nacional Jurídica. Se participó en la capacitación general sobre el modulo de riesgos, la cual estuvo a cargo de la Analista de la Coordinación General de UN-

SIMEGE Diana Dávila, quien explicó cada uno de los componentes de este modulo, con el apoyo de la coordinación general de SIMEGE se logro subir en el modulo de

riesgos del Simege electrónico, la matriz de riesgos del SGA con todos sus componentes y se ingresó el plan de tratamiento respectivo para la Sede Caribe. Se realizaron

dos presentaciones del Sistema de Gestión Ambiental a pregrado y posgrado respectivamente, en esta actividad se entregaron materas fomentando la agricultura urbana y

un plegable divulgando la política ambiental de la Universidad Nacional de Colombia. Se realizo la consecución de información de línea base para el documento de

diagnostico ambiental como: consumo de agua potable y por carro tanque, consumo de energía y aseo, compra de resmas de papel y requerimientos por mes, descripción

de la planta de tratamiento de aguas residuales de la Sede Caribe y se formuló un documento preliminar del diagnostico ambiental. Se diligencio el informe ambiental SIRECI

de la contraloría y se cargo al programa STORM con apoyo de la asistente de dirección. Se elaboraron 18 protocolos ambientales para ser socializados y posteriormente

construidos con el personal involucrado en las tareas específicas de cada uno y finalmente se preparó la información y la caracterización del proceso de Gestión Ambiental

para la auditoria ICONTEC. Por ultimo se definió la campaña de divulgación de la política ambiental y elaboraron unas directrices generales para integrar el componente

ambiental en el manual de convenios y contratos, se revisó la propuesta de ajustes al lineamiento de desarrollo territorial.

Durante este periodo en la Sede Caribe se desarrollaron una serie de actividades de Responsabilidad Ambiental, las cuales se ejecutaron en su mayoría en el Jardín

Botánico y están orientadas a generar impacto tanto en la Comunidad Universitaria como en la Comunidad en general: se realizaron dos convenios relevantes para

desarrollar actividades de investigación de controladores biológicos de la cochinilla y fomento de la agricultura orgánica y urbana en las islas. Se celebró el día de la

educación ambiental el 3 de febrero de 2012 en donde se presentó al Jardín Botánico como un lugar para la conservación, investigación, educación y sano esparcimiento,

haciendo énfasis en las potencialidades del espacio para la educación ambiental. La segunda actividad fue el taller de “Técnicas Alternativas para la Educación Ambiental”

con las madres comunitarias del Instituto Colombiano del Bienestar Familiar ICBF, Regional San Andrés, en el cual se brindaron elementos para la integración de técnicas

alternativas de formación aplicables a su exitosa labor en los Hogares Comunitarios liderados por cada una de ellas. La universidad participó activamente en la vitrina turística

de ANATO para presentar la propuesta eco cultural del Jardín Botánico; se entregaron mas de 500 folletos y 100 revistas de promoción de las actividades ambientales.

Finalmente como todos los meses se realizó la medición del papel reciclado para los meses de enero, febrero y marzo.

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6. Construcción de un subsistema de responsabilidad

ambiental.80% 88% 76% 82% 85% 77% 82% 76% 80,61%


También se realizan las acciones que permitan mantener actualizado el portal web del Programa Nacional de Egresados (www.portalegresados.unal.edu.co). Este portal recibe en promedio 12.000 visitas desde más de 45 países al mes. Atención y gestión de requerimientos para el SIE. Se atendieron todos los requerimientos técnicos y funcionales que comprometen la vinculación de Egresados al SIE según lo dispuesto en SIPLO para la vigencia 2011. Estableciendo como línea base los 50.930 registros de egresados presentados en el SIE en la fecha en la que inició el periodo de cumplimiento (01 de Abril de 2010), la meta a cumplir serían 5.093 nuevos registros de egresados (10% de 50.930). A 16 de marzo de 2012 el SIE cuenta con un total de 67,400 registros de Egresados con lo cual se tienen 16,470 nuevos registros de egresados, cifra con la cual se cumple e incluso se supera la meta establecida para el 30 de Noviembre de 2012. El Administrador del SIE, ingeniero del Programa Nacional de Egresados ha mantenido continua interacción con las Sedes en el afrontar eventualidades y en el diálogo con instancias técnicas a las cuales es necesario acudir en la gestión de soluciones: Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones (DNIC), el Sistema de información académica (SIA) y la Secretaría General, entre otras. Apoyar la medición de la percepción de la gestión académico - administrativa a los egresados de la Sede. Se avanzó en el diligenciamiento de Encuestas de seguimiento de graduandos de pregrado, completando el proceso de aplicación de esta encuesta de seguimiento correspondiente al cuarto grupo de graduación de 2011 y está en curso la aplicación de encuestas correspondientes al primer grupo de graduación de 2012 de acuerdo con un plan debidamente establecido y socializado con las Coordinaciones del Programa en las Sedes. Atención y gestión de requerimientos para el sistema de aplicación de encuestas. Se gestionó con el área de soporte para el Sistema de aplicación de encuesta, instancia de la DNIC, la activación de la misma, a la vez que se atienden y gestionan requerimientos técnicos que comprometen la aplicación satisfactoria de las encuestas. Durante el periodo de aplicación de encuestas se generan periódicamente reportes que permiten realimentar y fortalecer este proceso. Se encuentra en proceso de desarrollo un aplicativo informático que permitirá armonizar las líneas de seguimiento a egresados de pregrado y posgrado, lo cual permitirá dar continuidad a los esfuerzos institucionales que se adelantaron en 2010 y 2011 en el marco de un proyecto dirigido por la Dirección Nacional de Bienestar Universitario relacionado con el seguimiento a egresados de posgrado. Se adelantan esfuerzos junto con la DNIC relacionados con la armonización informática, estadística y conceptual del seguimiento a egresados de pregrado y de posgrado, los cuales se han de consolidar en el siguiente trimestre. En sesiones de Equipo de Proceso "Programa de Egresados" se socializan avances al respecto con los responsables del Programa de Egresados en las sedes. A continuación se presentan los avances respectivos por Sedes:

AVANCE

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TÁ En este momento se encuentra pendiente por el diligenciamiento de la encuesta, el sexto grupo de graduandos, de igual forma, hasta el momento se han reportado cinco

grupos que han realizado la encuesta, generando u porcentaje de avance significativo, según reporta la dirección del Subproyecto.

http://www.portalegresados.unal.edu.co/


b) SUBSISTEMA DE DONACIONES

Divulgación y promoción del Subsistema de donaciones económicas

Se socializaron a través de varios medios (capacitación, correo electrónico y conversaciones telefónicas) la página web de donaciones y el aplicativo con los coordinadores de las sedes.

Se socializaron con los coordinadores el proyecto de reforma de la Resolución de donaciones (vía correo electrónico) y se plantearon en las respuestas algunas observaciones y sugerencias.

Se apoyó la formulación de proyectos de otras sedes (Manizales, Bogotá, Medellín, Palmira y Caribe) para incluir en el aplicativo web.

Se socializaron las iniciativas (formulación y medios de divulgación) del proyecto del PEAMA, esperando retroalimentación.

Se realizó la formulación y planteamiento de la campaña del PEAMA para el 2012.

Se socializaron lo procedimientos con los coordinadores de donaciones de las sedes.

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Se socializa e invita a los graduandos de pregrado, de la cohorte de marzo de 2012, a realizar la encuesta. La invitación se envía a 548 graduandos, que representa el

número de graduandos reportados al Programa de Egresados por la Oficina de Registro y Matrícula. La invitación se realiza por correo electrónico.

Teniendo en cuenta que:

* cada cohorte encuestada representa un 10% de avance

* la fecha de corte del presente informe es el 16 de marzo, según oficio 23 del 14 de marzo 2012 de la Coordinación UN-SIMEGE, y a que

* aún se encuentra en proceso de diligenciamiento la encuesta

se reporta un avance del 5% pendiente del anterior reporte (trimestre IV 2011) y un 5% de cumplimiento del actual trimestre, para un total de 10%.

AVANCE

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IRA De acuerdo con el oficio PE-016-12 de 26 de marzo, se realizó la encuesta para la medición de la percepción de la gestión académico-administrativa de la sede por parte de

los egresados, con la participación de los graduandos de pregrado de la cohorte del 30 de marzo de 2012, con un índice de satisfacción del 80%.

AVANCE

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En el periodo de enero a febrero del año 2012 se inscribieron y se verificaron en el sistema SIE 32 profesionales, igualmente se solicitaron 32 carnets de egresados a

Bogotá.

Se encuentra en proceso de desarrollo un aplicativo informático que permitirá armonizar las líneas de seguimiento a egresados de pregrado y posgrado, lo cual permitirá dar

continuidad a los esfuerzos institucionales que se adelantaron en 2010 y 2011 en el marco de un proyecto dirigido por la Dirección Nacional de Bienestar Universitario

relacionado con el seguimiento a egresados de posgrado. Para este desarrollo la sede ha participado con información para este aplicativo.

AVANCE

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IA En este aspecto se diseñó como estrategia la distribución mediante correo electrónico de la encuesta de percepción académica para que los egresados la diligencien.

Además, se incorporaran elementos de motivación en aras de que los egresados participen de esta para el segundo semestre del año.

AVANCE

Se aplicaron encuestas de satisfacción en las redes sociales como facebook, obteniendo un gran aceptación por parte de los seguidores, es decir, sobre los 358 seguidores

de la red diligenciaron la encuesta 15 egresados que presentaron una respuesta muy positiva y de aceptación con las redes sociales.

El programa de Egresados de la Sede Amazonia, esta en progreso de firmar un convenio entre la Universidad y la Gobernación, con el fin de que los egresados de la

universidad puedan brindar apoyo a los estudiantes de grado 11 en las pruebas del ICFES, estamos a la espera del Vo Bo de la Secretaría Departamental.

Se postularon dos (2) egresados de la Sede, para que establecieran contacto con el programa de egresados del Nivel Nacional, se esta a la espera de los resultados y

avances con relación a la consolidación de la Asociación de egresados.

La persona que coordina el programa de egresados en la Sede, esta organizando y gestionando recursos para la implementación del encuentro de egresados que tiene

fecha prevista para el II semestre del presente año.

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E Actualmente la Coordinación de egresados se encuentra adelantando el aplicativo “Seguimiento primer año de los Programas de Pregrado” a los 17 egresados de pregrado,

con el propósito de realizar el seguimiento a los egresados durante su trayectoria profesional que le permita a la sede conocer el desempeño y los aportes en beneficios a la

comunidad isleña.


Se agendó el lanzamiento del programa de donaciones para el día lunes 26 de marzo de 2012, en el que participará el Consejo Superior, Consejo Académico y Secretarios Académicos.

Se diseña la campaña de divulgación del programa de donaciones. Puesta en marcha del Subsistema de donaciones económicas:

Se realizó la capacitación del aplicativo de donaciones a los coordinadores y contadores de las sedes de la Universidad.

Se reportan los incidentes del aplicativo, en colaboración con los coordinadores de las sedes.

Se tramitaron las solicitudes de cotizaciones de nuevas implementaciones al aplicativo de donaciones que solicitaron la Oficina Jurídica Nacional y la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones (Sincronización con Quipu y verificación de identidad en listas cautelares).

Se adelantan trámites de donaciones para la sede Bogotá y el nivel nacional.

Se realizan donaciones a modo de prueba para probar el aplicativo y la verificación del éxito de los procedimientos en el aplicativo.

Se comprueba que es viable realizar donaciones en línea. A continuación se presentan los avances respectivos por Sedes:

AVANCE

Se recibió el apoyo en la formulación del proyecto de la Sede, para incluir en el aplicativo web del Subproyecto

La coordinación del Subproyecto en la Sede recibió la capacitación del aplicativo de donaciones. Por otro lado, se adelantó la gestión en los trámites requeridos para recibir

donaciones para la Sede. BO

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AVANCE

La Coordinación del Programa de Egresados participa en los tres de módulos de capacitación del uso del portal y el aplicativo web de donaciones. También participan de

algunos módulos la Asesora de la Vicerrectoría, la Contadora de la Universidad y una abogada de la Oficina Jurídica.

Con el ejercicio de las video conferencias se hacen observaciones y aportes sobre el funcionamiento del subsistema, que tienen impacto sobre la resolución 1522 de 2010

“Por la cual se establecen las normas generales para la aceptación, recepción y legalización de las donaciones que recibe la Universidad Nacional de Colombia.” Producto

de lo anterior la Coordinación General del Donaciones hace llegar para revisión un proyecto de resolución de Donaciones.

Se ingresa y navega por el aplicativo para donaciones.

Según acuerdo con la Coordinación General de Donaciones el avance en el presente período corresponde a un 25%

La Asistencia de Vicerrectoría y la Coordinación del Programa de Egresado coordinan la construcción de tres borradores de campañas, en coordinación el Jefe Sección

Planeación Administrativa y Financiera (campañas 1 y 2) y la Jefe del Área de Gestión y Fomento Socioeconómico (campaña 3). El producto de ese trabajo son tres

borradores de campañas que se encuentran en revisión por la Vicerrectoría de Sede.

Los borradores son

1.- Dotación del teatro de Sede

2.- Dotación Integral de la Cafetería Central

3.- Bienestar Universitario (Población con alta vulnerabilidad (Apoyo alimentario, Apoyo para el alojamiento y Promotores de Convivencia)

Los temas desarrollados en los borradores son:

Identificación(Nombre de la campaña, Tipo de Campaña, Nombre del Director de la Campaña, Dependencia Responsable) Descripción (Situación a transformar,

Justificación, Duración, Objetivo General, Objetivos Específicos, Meta, Resultado General, Antecedentes, Población Beneficiada) y Ejecución de los recursos (Acciones para

mitigar riesgos, Plan de ejecución de los recursos y Cronograma de ejecución).

Según acuerdo con al Coordinación General de Donaciones, el avance en el presente período en este ítem a un 48%, pera llegar a un acumulado del 50% .

Para este periodo se ha puesto en marcha el sistema de donaciones.

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AVANCE

Se realizaron actividades de socialización del subsistema de donaciones por diferentes medios tales como entrenamientos, correo electrónico y asesoría telefónica.

El día 5 de marzo el nivel nacional socializó mediante correo electrónico el proyecto de resolución por el cual se deroga la resolución 1522 del 10 de noviembre de 2010 y se

establecen las normas generales para la aceptación, recepción y legalización de las donaciones que recibe la Universidad Nacional de Colombia.

Con base en la socialización de la campaña del PEAMA desde el nivel nacional, la sede inicio su proceso en la construcción de la maqueta para la campaña, para lo cual

esta en contacto con 3 estudiantes PEAMA activos en la sede.

Socialización de procedimientos con los coordinadores de donaciones de las sedes.

Se participó en la capacitación del uso del portal y aplicativo web del programa de donaciones que constaba de 3 módulos, realizada a través de video conferencia los días

6 y 7 de febrero con los coordinadores del programa y el día 8 de febrero se invitó al contador de la sede.

Formulación de campañas de donaciones: La sede ha estado trabajando en la campaña de bono alimentario y auxilio de transporte para estudiantes vulnerables de la sede.

Se han realizado diversas consultas a la coordinadora nacional del programa de donaciones y a la Oficina Jurídica Nacional sobre el tema de donaciones, cooperación

interinstitucional y certificación por inversión de cooperativas de acuerdo al decreto 2880 del 2004.

Actualmente y en conjunto con los estudiantes en practica de comunicación social, se esta desarrollando la propuesta de edición del video de Bienestar Universitario que

muestre la vulnerabilidad de los estudiantes, los avances de los proyectos socioeconómicos y la invitación a los empresarios a que se unan al fortalecimiento de los

programas para la población vulnerable de pregrado.

Se ha realizado gestión con instituciones así: el día 13 de febrero se realizó visita a la asociación mutua Apoyo Social, quien se encuentra interesada en apoyar los proyectos

de Bienestar. Se propuso un desayuno de trabajo con las demás cooperativas de la ciudad de Palmira, para trabajar en conjunto el mismo proyecto ante la secretaria de

educación. Se agendó reunión con la gerente de la cooperativa de Caficultores del Centro del Valle en Tuluá para tratar el tema de apoyo a proyectos de bienestar. El día

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AVANCE

Se recibió invitación a la capacitación sobre el aplicativo de donaciones , por parte de la coordinación del programa de donaciones , con motivo de la puesta en marcha del

Programa y Consecución de Recursos de la Universidad Nacional de Colombia. Esta capacitación se realizará :

Fecha: Lunes 06 y martes 07 de febrero del 2012.

Hora: 02:00 - 04:00 pm

La sede Manizales participó en la sesiones con la Coordinación del Programa de Donaciones en las cuales se recibió información general sobre lo que es y lo que no es

donación para la Universidad, según lo establecido en las normas legales. Videoconferencias 6 y 7 de febrero de2012.

En estas sesiones se recibió la información sobre el diseño preliminar y el contenido específico de la página de donaciones.

Se informó a modo de capacitación, la forma como el donante puede acceder a la página y hacer la donación de dinero, que tiene un monto mínimo a donar de 10.000

pesos.

Se informó a modo de capacitación como se accedía al aplicativo por parte de los coordinadores de sede y los roles que ellos van a cumplir dentro del programa.

Se informó sobre la forma que las sedes pueden acceder a las campañas, esto se hace a través de proyectos estructurados que son revisados y aprobados por la

coordinación general antes de incluirlos en el aplicativo de donaciones.

La Coordinadora del Programa de donaciones envió los oficios BYS 33,34 y 35 a los decanos invitándolos a formular proyectos en la campaña de donaciones y el

instructivo para formular campañas.

En el mes de marzo:

1. Se socializó, a través de varios medios (capacitación, correo electrónico y conversaciones telefónicas) la página web de donaciones y el aplicativo con los coordinadores

de las sedes.

2. Se socializó con los coordinadores el proyecto de reforma de la Resolución de donaciones (vía correo electrónico) y se plantearon en las respuestas algunas

observaciones y sugerencias, en los cuales la sede Manizales participó.

3. Se apoya la formulación de proyectos de otras sedes (Manizales, Bogotá, Medellín, Palmira y Caribe) para incluir en el aplicativo web.

4. Se socializan las iniciativas (formulación y medios de divulgación) del proyecto del Peama, esperando retroalimentación.

5. Se realiza la formulación y planteamiento de la campaña del Peama para el 2012.

6. Socialización de procedimientos con los coordinadores de donaciones de las sedes.

7. Se agendó el lanzamiento del programa de donaciones para el día lunes 26 de marzo de 2012, en el que participará el Consejo Superior, Consejo Académico y

Secretarios Académicos.

La sede participó en la capacitación del aplicativo de donaciones a los coordinadores y contadores de las sedes de la Universidad.

Se recibió por parte de la sede Manizales el reporte de los incidentes del aplicativo.

Se participó en la socialización de la solicitud de cotizaciones de nuevas implementaciones al aplicativo de donaciones que hicieron a la Oficina Jurídica Nacional y la

Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones (Sincronización con Quipu y Verificación de identidad en listas cautelares).

Se recibió la socialización de las donaciones a modo de prueba para probar el aplicativo y la verificación del éxito de los procedimientos en el aplicativo y de las donaciones

en línea.

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Se participó en las reuniones por videoconferencia los días 6, 7 y 8 de febrero del presente año, en las cuales se socializaron:

-los procedimientos de donaciones

- El uso del aplicativo y portal web. En la sede se delego una persona como responsable y autorizada para la realización de los procedimientos y el manejo del aplicativo.

Se tiene previsto realizar el lanzamiento del programa de donaciones el día lunes 26 de marzo.

Se socializó la maqueta de la campaña PEAMA, con el fin de recaudar fondos para los estudiantes del Programa Especial de Admisión y Movilidad Académica que se

encuentran en movilidad. Se tiene como fecha tentativa para el desarrollo de la campaña entre los meses de abril y mayo.

Se recibió capacitación sobre el manejo y uso del portal y aplicativo web los días 6, 7 y 8 de febrero, la profesional Natalia Cadavid presento el programa de donaciones de

la Universidad, cuales son los bienes sujetos de donación, cual es el proceso establecido para una donación (manifestación de la donación, aceptación o no de la donación,

y certificación de la donación), y los procedimientos relacionados. El aplicativo ya esta en funcionamiento y se encuentra habilitado para hacer donaciones.

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AVANCE PORCENTUAL:


1.9. DESARROLLO INFORMÁTICO

Lidera: Profesor John William Branch de la Facultad de Minas, Sede Medellín, con el apoyo del Profesor Pedro Agustín Pérez, Director Nacional de Informática y Comunicaciones. Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones PETI La Oficina Jurídica Nacional envió las observaciones a la Coordinación General sobre el proyecto de Acuerdo del CSU "Por el cual se aprueba el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia”, a partir de las cuales se le realizaron los respectivos ajustes y fue radicado en la Secretaria General junto con los soportes que hacen parte integral de este Acuerdo, para que fuera agendado para su aprobación en la próxima sesión del CSU. Se divulgaron los productos de este Subproyecto en la Página Web de UN-SIMEGE. Ver http://168.176.5.156/paginas/subproyectos.html Desarrollo Informáticos Exitosos - Se recibió la retroalimentación de las Sedes, sobre los ajustes a implementar en los aplicativos presentados. - Se envió vía correo electrónico a las Sedes el 27 de febrero, la documentación de los aplicativos. -Mediante oficio DNIC-722-12 se solicitó el 14 de marzo a la Decanatura de la Facultad de Ciencias Económicas, la entrega del aplicativo WEBSIU para ser instalado en las Sedes. Para el próximo trimestre se tiene proyectado terminar las adecuaciones en la infraestructura de las Sedes, de las condiciones requeridas para instalar los aplicativos, también recibir de la Facultad de Ciencias Económicas el aplicativo WEBSIU para gestión de unidades de informática y probar e instalar el aplicativo de gestión de unidades de informática, en las Sedes de la Universidad. A continuación se presentan los avances respectivos por Sedes:

AVANCE

En febrero 7 se recibió capacitación en el uso del portal y del aplicativo web para su debido registro, seguimiento y certificación teniendo en cuenta las diferentes modalidades

de donaciones que se podrían recibir en la sede; dicha capacitación estuvo dirigida al coordinador delegado por parte de la sede. Se explicó la forma de revisión de las

donaciones a través del aplicativo, cuales de las donaciones han sido certificadas y cuales no con el fin de suministrar información precisa a los donantes y a los encargados

del proceso. Se envió correo reportando incidente en el momento de acceso del coordinador con fecha 14 de marzo. Se recibió socialización del proyecto de resolución la

cual fue retroalimentada. Se ha recibido asesoría sobre cuales son los lineamientos que se deben tener encuenta para la toma de la decisión de la campaña de donación

basado en las necesidades de la población estudiantil en la sede y de la comunidad en la Isla definiendo los medios para su divulgación y promoción.

Con el fin de dar inicio al proceso de donaciones en la sede, recibieron capacitación en el uso del aplicativo la coordinadora de educación ambiental, la contadora y la

asistente de Simege en las siguientes fechas: Febrero 6 inducción al programa de donaciones, objetivos, normatividad, planeamiento y procedimientos del programa.

Febrero 8 capacitación para contador. Por otro lado se adelanta gestiones de donación basados en la resolución 1522.

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8. Diseño e implantacion de un subsistema de inclusión de

egresados (incluy e donaciones).78% 71% 75% 78% 76% 74% 91% 80% 77,85%

http://168.176.5.156/paginas/subproyectos.html


AVANCE

El Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones – PETI fue avalado por el Consejo Superior Universitario el 13 de diciembre de 2011 en el acta 11. Se

esta a la espera de la consecución de recursos para implementar los proyectos que allí se proponen. Esta información se ha socializado con los responsables de este

proceso en las facultades a través de una reunión convocada por la DNIC (lunes 5 de marzo de 2011 de 2pm - 5pm). Se encuentra pendiente para su aprobación en la

próxima sesión del CSU, la cual esta programada para el próximo 29 de marzo.

El comité de la DNIC el cual esta conformado por representantes de todas las sedes, esta evaluando los desarrollos informáticos inventariados para escoger uno de estos y

llevarlo a la aplicación en la Universidad.

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AVANCE

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ÍN

De acuerdo a los desarrollos reportados anteriormente, se ha dado continuidad a la aplicación de los siguientes desarrollos informáticos:

SERGEN: soporta los servicios de mantenimiento y Servicios Generales. Actualmente este sistema se ha venido utilizando normalmente y no se han realizado modificaciones.

HELPDESK: da apoyo a la mesa de ayuda del centro de computo para atención de solicitudes. Se han realizado algunas modificaciones tendientes al reporte estadístico de la

herramienta, actualmente se esta adecuando el aplicativo para atender todas las solicitudes que ingresan al Centro de Computo, incluyendo las solicitudes de sistemas de

información.

En una etapa posterior se incluirán las solicitudes de telefonía, redes, soporte Web, servidores y correo electrónico.

AVANCE

De acuerdo con el correo electrónico enviado el 26 de marzo por el Jefe del Centro de Informática y Comunicaciones CIC no se ha participado en actividades de validación

del plan durante este trimestre. Sin embargo, la Coordinación General informa que recibió las observaciones de la Oficina Jurídica Nacional sobre el Proyecto de Acuerdo

"por el cual se aprueba el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia”, posteriormente se realizaron

los respectivos ajustes y fue radicado en la Secretaria General junto con los soportes que hacen parte integral de este acuerdo, para que fuera agendada su aprobación en

la próxima sesión del CSU, la cual esta programada para el próximo 29 de marzo.

De acuerdo con el correo electrónico enviado el 26 de marzo por el Jefe del Centro de Informática y Comunicaciones, se inició la implementación del software para control de

salas de micros, pero se interrumpió el trabajo por elementos técnicos y dificultades de licenciamiento. No se han podido implementar los demás desarrollos informáticos

exitosos por circunstancias técnicas.

PA

LM

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AVANCE

MA

NIZ

AL

ES Se recibió la información referente al avance de este Subproyecto lo cual dice que durante este trimestre la Coordinación General recibió las observaciones de la Oficina

Jurídica Nacional sobre el Proyecto de Acuerdo "por el cual se aprueba el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones PETI de la Universidad

Nacional de Colombia”, posteriormente se realizaron los respectivos ajustes y fue radicado en la Secretaria General junto con los soportes que hacen parte integral de este

acuerdo, para que fuera agendada su aprobación en la próxima sesión del CSU, la cual esta programada para el próximo 29 de marzo.

AVANCE

La Sede Orinoquia a través de la Oficina de Informática y Comunicaciones participo en la validación del proyecto de acuerdo “por el cual se aprueba el Plan Estratégico de

Tecnologías de Información y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia”

Como desarrollo informático a implementar la Sede identifico el WEBSIUI desarrollado por la facultad de economía de la sede Bogotá, para la gestión de unidades de

informática. Como parte de las actividades de implementación del desarrollo informático seleccionado ha sido el envió del manual de usuario del aplicativo por parte de la

DNIC y este a su vez se socializo al personal de apoyo quienes operacionalmente harán mayor uso del sistema.

OR

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QU

IA

AVANCE

La Oficina Jurídica Nacional envío las observaciones a la Coordinación General sobre el Proyecto "por el cual se aprueba el Plan Estratégico de Tecnologías de Información

y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia”, se le realizaron los respectivos ajustes y fue radicado en la Secretaria General junto con los soportes que

hacen parte integral de este acuerdo, para que fuera agendada su aprobación en la próxima sesión del CSU, la cual esta programada para el próximo 29 de marzo.

En respuesta a la solicitud realizada por el Ingeniero José Alfonso el 20/02/2012, sobre el avance de los proyectos exitosos, se mencionó que el último avance reportado por

las sedes fue la elección de las aplicaciones que se iban a implementar, la cual estaba a cargo de la Ingeniera Fanny.

A partir de esta aclaración y después de participar el 22/02/2012 en una videoconferencia con la DNIC, en la cual se trato como tema el "Informe de avance de proyectos

como parte de los desarrollos compartidos", se recibió el manual y la documentación técnica del aplicativo el 27 de febrero del año en curso.

AM

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IA

AVANCE

Durante este trimestre la Coordinación General recibió las observaciones de la Oficina Jurídica Nacional sobre el Proyecto de Acuerdo "por el cual se aprueba el Plan

Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones PETI de la Universidad Nacional de Colombia”, posteriormente se realizaron los respectivos ajustes y fue

radicado en la Secretaria General junto con los soportes que hacen parte integral de este acuerdo, para que fuera agendada su aprobación en la próxima sesión del CSU,

la cual esta programada para el próximo 29 de marzo.

En la Sede Caribe continua bajo un esquema de prueba el sistema de gestión de salas a fin de evaluar la funcionalidad del sistema y su impacto sobre la comunidad

universitaria, en este momento se realiza la evaluación de cada uno de los aspectos tanto técnicos como de interfaz para el usuario antes de su entrada en producción.

CA

RIB

E


AVANCE PORCENTUAL:


1.10. PLAN DE DESARROLLO TERRITORIAL

Lidera: Profesor Pedro Pablo Peláez, Sede Medellín con apoyo de la Oficina Nacional de Planeación. Este Subproyecto ya se encuentra implementado en un 100%, de acuerdo con la formulación de UN-SIMEGE III Etapa, no obstante, se tiene proyectado para el próximo trimestre iniciar la presentación del documento de los Lineamientos de Desarrollo Territorial en reunión de Grupo de Rectoría, Consejo Académico y CSU.


Objetivo

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NA

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To

tal

Su

bp

roye

cto

9. Construcción de un subsistema estratégico de

desarrollo informático de la Univ ersidad Nacional 81% 85% 92% 80% 76% 80% 84% 80% 82,31%

Objetivo

NIV

EL

NA

CIO

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GO

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tal

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roye

cto

10. Diseño de lineamientos para el desarrollo territorial de la

Univ ersidad.100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100,00%


1.11. Avance general del Proyecto UN-SIMEGE III etapa “Subproyectos Dependientes”

Avance general del Proyecto UN-SIMEGE III Etapa con corte a 16 de Marzo de 2012


NOTA: El avance esperado para la fecha es de 75%


Objetivo

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tal

Su

bp

roye

cto

1. Contribuir a la construcción del subsistema de

direccionamiento estratégico de la Univ ersidad Nacional.55% 67% 61% 61% 81% 68% 62% 65% 64,87%

2. Consolidación de la gestión del mejoramiento. 80% 68% 77% 80% 70% 76% 77% 75% 75,44%

3. Implementación de un subsistema de buen gobierno para

la comunidad.78% 80% 89% 95% 79% 79% 87% 87% 84,25%

4. Mejoramiento de la gestión financiera y administrativ a. 75% 79% 83% 80% 81% 80% 78% 79% 79,33%

5. Definir una estructura organizacional moderna y funcional

para la Univ ersidad.83% 80% 82% 82% 83% 78% 85% 87% 82,35%

6. Construcción de un subsistema de responsabilidad

ambiental.80% 88% 76% 82% 85% 77% 82% 76% 80,61%

7.Estructuración e implantación de un subsistema de

desarrollo y estímulos de talento humano de la UNAL. 89% 78% 81% 88% 86% 72% 79% 82% 81,99%

8. Diseño e implantacion de un subsistema de inclusión de

egresados (incluy e donaciones).78% 71% 75% 78% 76% 74% 91% 80% 77,85%

9. Construcción de un subsistema estratégico de

desarrollo informático de la Univ ersidad Nacional 81% 85% 92% 80% 76% 80% 84% 80% 82,31%

10. Diseño de lineamientos para el desarrollo territorial de la

Univ ersidad.100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100,00%

79,84% 79,67% 81,60% 82,47% 81,60% 78,35% 82,53% 81,13% 80,90%

64,87%

75,44%84,25%

79,33% 82,35% 80,61% 81,99%77,85%

82,31%

100,00%

80,90%

Avance Subproyectos UN-SIMEGECorte a Marzo 16 de 2012

75%



2. AVANCES DE SUBPROYECTOS INDEPENDIENTES DEL SISTEMA

A continuación, se presentan los avances en los diferentes Subproyectos, que de manera explícita se han definido como parte del Sistema de Mejor Gestión, contribuyendo al desarrollo integral del mismo:

2.1. INDICE DE EFECTIVIDAD DEL UN-SIMEGE

Lidera: Dra. María Inés Granados con el apoyo del CID El avance general del proyecto a la fecha es del 88.66%. A continuación se reportan en detalle el avance de cada una de las actividades:

Meta según BPUN Actividad según BPUN Porcentaje de ejecución en BPUN

Fecha Inicial

Fecha Final Observaciones

Meta1.1: Diagnóstico, caracterización de la necesidad y alcance para la construcción del índice de efectividad de evaluación del Sistema de Control Interno

100% 01/03/2010 30/06/2010

Meta2.1: Modelo conceptual y metodológico para la construcción del índice de efectividad de evaluación del Sistema de Control Interno

100% 01/06/2010 31/03/2011

Meta2.2: Herramienta informática para la captura y procesamiento de información

Actividad 2.2.1: Diseño de requerimientos funcionales a partir de la metodología (16,65%)

100% 01/06/2010 31/03/2011

Actividad 2.2.2: Elaboración de protocolos de construcción del índice y de los indicadores (16,67%)

100%

01/06/2010 28/02/2011

Actividad 2.2.3: Desarrollo del Software (Herramienta informática) (16,67%)

100% 28/08/2010 31/05/2011

Actividad 2.2.4: Elaboración de protocolos de cargue de información (16,67%)

100% 28/08/2010 31/05/2011

Actividad 2.2.5: Cargue de Información (16,67%)

100% 02/08/2010 :29/02/2012

El cumplimiento que se presenta hace referencia a lo siguiente: i) se parametrizaron los indicadores en la herramienta de cálculo; ii) se finalizó la aplicación de la encuesta y se cargó la base de datos; iii) se finalizó el trabajo de campo y se cargó la base de datos y iv) se generaron las vistas definitivas de la herramienta de recolección de información de encuestas requeridas por la herramienta de cálculo.

Actividad 2.2.6: Pruebas de consistencia de la información (16,67%)

100% 02/08/2010 30/01/2012 Esta actividad fue reportada con cumplimiento del 100% en el informe anterior, correspondiente al último trimestre de 2011.

79,84% 79,67% 81,60% 82,47% 81,60%78,35%

82,53% 81,13% 80,90%

NIVEL NACIONAL

BOGOTÁ MEDELLÍN MANIZALES PALMIRA AMAZONÍA ORINOQUIA CARIBE Total Subproyecto

Avance Sedes UN-SIMEGECorte a a Marzo 16 de 2012

75%



Fecha Inicial


Meta 3.1: Procesamiento de información y cálculo de los indicadores y del índice de efectividad

Actividad 3.1.1: Aplicación de instrumentos de recolección de información (25%)


Actividad 3.1.2: Digitación de la información (25%)


Actividad 3.1.3: Crítica y depuración de la información (25%)


Actividad 3.1.4: Cálculo de indicadores y pruebas de consistencia (25%)

100% 01/07/2010 29/02/2012

Se realizó la programación de los indicadores con la información capturada en la encuesta y en el trabajo de campo, y la construcción de la herramienta de pruebas de consistencia del software de cálculo. En el desarrollo de esta actividad se realizó: 1) La revisión de cada vista de las encuestas con sus respectivas bases de datos y la correspondencia con el código de tipo de respuesta, para realizar el cálculo del indicador. Adicionalmente la descripción detallada de la estructura y desagregación que lleva cada indicador e insumo, a partir de la Matriz General de indicadores. 2) Se realizaron pruebas de cálculo para un indicador específico y un insumo específico, para organizar la estructura de programación de todos los indicadores. Posteriormente, a partir de dicha estructura de programación se realizaron las pruebas para los demás indicadores. 3) Se realizó el procesamiento de datos y resultados requeridos para efectos del control de calidad del cálculo del índice (Pruebas de escritorio). 4) Se generaron los resultados del cálculo de indicadores.

Meta 3.2: Mecanismos e instrumentos ajustados (Indicadores, Índice, Herramienta informática, Modelo Conceptual y Metodológico)

Actividad 3.2.1: Ajuste de instrumentos de recolección de información (12.5%)

90% 01/10/2010 30/11/2011

La herramienta informática para captura de información ya se encuentra ajustada y se elaboraron las guías de trabajo que orientan el levantamiento y verificación documental (trabajo de campo de la ONCI). Actualmente estas guías son revisadas por la ONCI para llevar a cabo el ajuste metodológico final.

Actividad 3.2.2: Ajuste de Indicadores con sus fichas (12.5%)

100% 01/10/2010 30/11/2011 Los indicadores se encuentran todos definidos y se entregaron para el cargue en la herramienta informática de cálculo. Se finalizó la documentación de las fichas de cada indicador.

Actividad 3.2.3: Ajuste del Índice de efectividad (12.5%)

100% 01/10/2010 14/03/2012

El modelo de estimación para el índice de efectividad y los subíndices de desarrollo e impacto ya se encuentran terminados: Los resultados del análisis multivariado se presentan en el informe final del proyecto el cual se encuentra en elaboración.

Actividad 3.2.4: Ajuste en el Software (12.5%)

100% 03/01/2011 30/12/2011

Los ajustes a la herramienta de captura de información a través de encuestas se realizaron antes de la aplicación de encuestas. Se ajustó la herramienta de cálculo con base en los resultados de las pruebas de consistencia que se realizaron con la información recolectada.

Actividad 3.2.5: Ajuste en el cargue de información. (12.5%)


Actividad 3.2.6: Ajustes y Elaboración del documento final de modelo conceptual y metodológico (12.5%)

100% 03/01/2011 16/04/2012 Se realizaron ajustes al Modelo Conceptual y Metodológico, el cual se incluye como uno de los capítulos del informe de sostenibilidad

Actividad 3.2.7: Elaboración del documento preliminar de análisis y evaluación del índice de efectividad y los resultados de los indicadores aplicados (12.5%)

100% 03/01/2011 15/03/2012

Se realizó la versión preliminar del informe ejecutivo de presentación de resultados, el cual fue construido con los resultados de los indicadores generados con base en los datos recolectados en las encuestas y el trabajo de campo.

Actividad 3.2.8: Elaboración del documento de caracterización y diagnóstico con los indicadores aplicados (12.5%)

25% 03/01/2011 16/04/2012

El informe final de resultados y sostenibilidad del índice se encuentra elaboración. Ya se han realizado los análisis por Sede y por MP, los cuales han sido presentados en el Grupo de Rectoría y en los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Sedes de Medellín, Bogotá y Palmira.

Meta 4.1: Apropiación del Modelo Conceptual y Metodológico en las

Actividad 4.1.1: Elaboración de un documento de diseño de las estrategias para la

25% 02/05/2011 16/04/2012 Se encuentra en elaboración el informe final de resultados y sostenibilidad del índice. En este informe se detallan los aspectos metodológicos y operativos, y las lecciones



Fecha Inicial


Sedes y el Nivel Nacional

implementación y apropiación del modelo por parte de los funcionarios de la ONCI (marco analítico, formatos de presentación de resultados y de producción de informes periódicos, entre otros). (25%)

aprendidas que se deban tener en cuenta a futuro, por parte de la ONCI, para la aplicación del Índice de efectividad.

Actividad 4.1.2: Realización de talleres de discusión de resultados con la ONCI y con las Sedes y el Nivel Nacional. (25%)

85% 10/01/2012 16/04/2012

Se presentaron los resultados del índice de efectividad en el Grupo de Rectoría y en los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Sedes de Medellín, Bogotá y Palmira. Adicionalmente, estos resultados también se presentaron en la Videoconferencia de la ONCI realizada el 1 de marzo de 2012. Los comentarios y observaciones recogidos de estas presentaciones ayudan a cualificar el informe final de resultados y sostenibilidad, que se encuentra en proceso de elaboración.

Actividad 4.1.3: Realización de un proceso de capacitación con personal de las distintas Sedes y Nivel Nacional. (25%)

10% 02/05/2011 16/04/2012

Se realizó una jornada de capacitación para los funcionarios de la ONCI, con el fin de aplicar las encuestas a funcionarios Directivos, Docentes, Administrativos y a Estudiantes. Sin embargo, teniendo en cuenta el cronograma previsto para la generación de los resultados del índice de efectividad, esta actividad finalizará con una jornada de capacitación prevista para abril de 2012.

Actividad 4.1.4: Visitas de acompañamiento y supervisión. (25%)

85% 02/05/2011 16/04/2012

Se presentaron los resultados del índice de efectividad en el Grupo de Rectoría y en los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno de las Sedes de Medellín, Bogotá y Palmira. Los comentarios y observaciones recogidos de estas presentaciones ayudan a cualificar el informe final de resultados y sostenibilidad, que se encuentra en proceso de elaboración.

Meta 4.2: Apropiación de la Herramienta Informática por parte de la ONCI

Actividad 4.2.1: Elaboración de un Manual de usuario del Software desarrollado para la ONCI (50%)

80% 01/04/2011 30/11/2011 Los manuales de usuario están elaborados, sin embargo, se están realizando algunos ajustes que surgieron de las pruebas de escritorio realizadas a la herramienta de cálculo.

Actividad 4.2.2: Capacitación sobre el Software desarrollado para la ONCI (50%)

80% 01/06/2011 16/04/2012

La capacitación se ha realizado contra la entrega de los manuales de usuario de los aplicativos de captura y cálculo de información. Sin embargo, dado que el objeto de esta capacitación es garantizar a futuro el soporte y manejo de las herramientas informáticas, se tiene previsto realizar una capacitación final el 11 de abril de 2012.

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, ONCI, corte a 16 de Marzo de 2012

Listado de Anexos Actividad Documentos/ Archivos Soportes

Actividad 2.2.1: Diseño de requerimientos funcionales a partir de la metodología (16,65%)

Tipos_de_preguntas_Lymesuvery.pdf

20110429 Informe de avance prueba piloto.pdf

Actividad 2.2.2: Elaboración de protocolos de construcción del índice y de los indicadores (16,67%)

Desarrollo del índice de efectividad.pdf

Actividad 2.2.3: Desarrollo del Software (Herramienta informática) (16,67%)

Links herramientas desarrolladas por la ONCI.pdf

Actividad 2.2.4: Elaboración de protocolos de cargue de información (16,67%)

20110217 Protocolo de carga masiva de usuarios encuestados.pdf

20110705 Procedimiento de generación de vistas ONCI.pdf

Actividad 2.2.5: Cargue de Información (16,67%)

Parametrización de los indicadores en la herramienta de cálculo (Matriz_principal_Indice_Efectividad_V_Feb_21_2012.xls)

Bases de datos trabajo de campo (CD Carpeta Bases de datos trabajo de campo)

Vistas definitivas de la herramienta de recolección requeridas por la herramienta de cálculo (Vistas.zip)

Actividad 2.2.6: Pruebas de consistencia de la información (16,67%)

ONCI_INDICE_CONSOLIDADO AJUSTES AGOSTO_REVISION REVERON_230811.doc

20110429 Informe de avance prueba piloto.pdf

ONCI_INDICE_COMENTARIOS POST CAPACITACIÓN_310811.docx

Inf Revisión Trabajo de Campo DIC 28.xls

Pruebas Consistencia Insumos con código de vista no coincidente al tipo de respuesta.xls

Pruebas Consistencia Insumos con varias preguntas de una fuente.xls


Actividad Documentos/ Archivos Soportes

Actividad 3.1.1: Aplicación de instrumentos de recolección de información (25%)

20111111 Índice ONCI - Avance por Sede y Dependencia-Cierre.xls Estadísticas de acceso:

www.onci.unal.edu.co_encuestas_20110825-20111115 – Colombia.pdf

www.onci.unal.edu.co_encuestas_20110825-20111115).pdf

Aplicación de Guías de verificación.

Base de datos de trabajo de campo (CD Carpeta Bases de datos trabajo de campo)

Actividad 3.1.2: Digitación de la información (25%) 20111111 Índice ONCI - Avance por Sede y Dependencia-Cierre.xls

Base de datos de trabajo de campo (CD Carpeta Bases de datos trabajo de campo)

Actividad 3.1.3: Crítica y depuración de la información (25%) Inf Revisión Trabajo de Campo DIC 28.xls

Actividad 3.1.4: Cálculo de indicadores y pruebas de consistencia (25%)

Revisión Coherencia Indicadores formulas estructura cálculos.zip

Programa Calculo de Indicadores.sas

Actividad 3.2.1: Ajuste de instrumentos de recolección de información (12.5%)

Ultimas versiones de los cuestionarios (CD Carpeta Cuestionarios).

Actividad 3.2.2: Ajuste de Indicadores con sus fichas (12.5%) Hojas de vida de los indicadores (CD Carpeta HDV Indicadores)

Actividad 3.2.4: Ajuste en el Software (12.5%) Detalle_cambios_matriz_indicadores_Enero_12_2012.xls

Actividad 3.2.5: Ajuste en el cargue de información. (12.5%) Vistas definitivas de la herramienta de recolección requeridas por la herramienta de cálculo

(Vistas.zip)

Actividad 3.2.6: Ajustes y Elaboración del documento final de modelo conceptual y metodológico (12.5%)

Modelo Conceptual Capitulo 1 del documento Informe de Sostenibilidad (Ver Archivo Tabla de contenido Informe de Sostenibilidad–Versión 1)

Actividad 3.2.7: Elaboración del documento preliminar de análisis y evaluación del índice de efectividad y los resultados de los indicadores aplicados (12.5%)

RESUMEN EJECUTIVO_VERSIÓN 8_130312.doc

Actividad 3.2.8: Elaboración del documento de caracterización y diagnóstico con los indicadores aplicados (12.5%)

RESUMEN EJECUTIVO_VERSIÓN 8_130312.doc

Actividad 4.1.1: Elaboración de un documento de diseño de las estrategias para la implementación y apropiación del modelo por parte de los funcionarios de la ONCI (marco analítico, formatos de presentación de resultados y de producción de informes periódicos, entre otros). (25%)

Acta videoconferencia 21 de julio de 2011 (6_Memoria_julio_21_2011.doc)

Estructura general para aplicación del índice.ppt

Tabla de contenido Informe de Sostenibilidad–Versión 1.doc

Actividad 4.1.2: Realización de talleres de discusión de resultados con la ONCI y con las Sedes y el Nivel Nacional. (25%)

ONCI_INDICE_PRESENTACIÓN MEDELLÍN_080312.ppt

ONCI_INDICE_PRESENTACIÓN BOGOTÁ_130312.ppt

ONCI_INDICE_PRESENTACIÓN PALMIRA_130312.ppt

Actividad 4.1.3: Realización de un proceso de capacitación con personal de las distintas Sedes y Nivel Nacional. (25%)

ONCI_INDICE_PRESENTACION_CAPACITACIÓN2011.ppt

Control_de_asistencia_Capacitacion.pdf

Actividad 4.1.4: Visitas de acompañamiento y supervisión. (25%)

ONCI_INDICE_PRESENTACIÓN MEDELLÍN_080312.ppt

ONCI_INDICE_PRESENTACIÓN BOGOTÁ_130312.ppt

ONCI_INDICE_PRESENTACIÓN PALMIRA_130312.ppt

Actividad 4.2.1: Elaboración de un Manual de usuario del Software desarrollado para la ONCI (50%)

20111115_Guía_de_administración_de_encuestas

CD Carpeta Manuales Herramienta

Actividad 4.2.2: Capacitación sobre el Software desarrollado para la ONCI (50%)

ONCI_INDICE_PRESENTACION_CAPACITACIÓN2011.ppt

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, ONCI, corte a 16 de Marzo de 2012

2.2. GESTIÓN DOCUMENTAL

Lideran: Dr. Jorge Durán, Secretario General y Sara Lucía Amaya, Jefe de la División Nacional de Archivo. A continuación se presenta el informe de los avances del Proyecto "Modernización y Consolidación de la Gestión Documental y Establecimiento de los Archivos Históricos de la Universidad Nacional de Colombia 2010 - 2012" Nivel Nacional, correspondientes al primer trimestre de 2012 (16 de diciembre de 2011 a 16 de marzo de 2012). La articulación con las sedes se describe en cada actividad, y en términos generales ha consistido en la socialización de los avances y productos, asesoría y comunicación permanente por diferentes medios, concertación y aprobación de productos de mejoramiento mediante videoconferencias. El historial de asesorías y conceptos se conserva en medio físico y digital en esta Unidad. Los porcentajes de avance tienen corte a 31 de diciembre de 2011, de acuerdo con la metodología del Banco de Proyectos, para un promedio de 48,07% de avance del proyecto, teniendo en cuenta que debido al recorte presupuestal de la vigencia 2011, las metas 1.1 y 1.2 relacionadas con la adquisición e implantación de un Sistema de Información de Gestión Documental (SIGD) tuvieron que ser aplazadas hasta 2012.


Metas y avances del trimestre META RELACIONADA CON EL TRIMESTRE

AVANCE EN EL TRIMESTRE

Meta 1.1: Adquisición de un Sistema de Información de Gestión Documental (SIGD) a noviembre de 2012. Fecha de Inicio: 22/02/2010 Fecha de Fin: 30/11/2012 Ejecutado: 60.05%

Pliego de Condiciones del Sistema de Información de Gestión Documental: El Comité de Contratación del Nivel Nacional aprobó en sesión ordinaria del 8 de febrero de 2012 (Memorando No. 10) el Pliego de Condiciones para la adquisición del Sistema de Información.

El Pliego de Condiciones se publicó el 10 de Febrero de 2012 (http://www.unal.edu.co/contratacion/).

Se han respondido 82 preguntas de los posibles oferentes con la colaboración de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones y División Nacional de Servicios Administrativos.

Meta 1.2: Implantación del Sistema de Información de Gestión Documental en su primera etapa (500 mil folios gestionados a noviembre 30 de 2012) y diseño de la segunda etapa de implantación. Fecha de Inicio: 01/04/2011 Fecha de Fin: 30/11/2012 Ejecutado: 15%

Plan de implantación Sistema de Información de Gestión Documental aprobado: El Comité de Archivo de la Universidad aprobó el esquema general de la 1ra etapa de implantación del Sistema de Información con cobertura para Bogotá, Medellín, Manizales y Nivel Nacional. Total 18 oficinas para la primera etapa (Informe del 4to trimestre de 2011). El cronograma específico del plan se definirá con el proveedor que resulte favorecido del proceso de invitación pública.

Meta 2.1: Contar a noviembre de 2012 con el 100% de las sedes con orientación técnica para el tratamiento de los Fondos Documentales Acumulados y de los procedimientos de selección y eliminación documental. Fecha de Inicio: 22/02/2010 Fecha de Fin: 30/11/2012 Ejecutado: 46.5%

Asesoría técnica: Se brindó orientó técnica a las sedes Manizales, Palmira, Caribe y Amazonia en temas como puesta a punto, codificación y 1ra etapa de aplicación de las Tablas de Valoración Documental y levantamiento de Inventarios Documentales.

14 Reuniones técnicas: dos con el Archivo General de la Nación (AGN enero 25 y febrero 6) y 12 con la División de Archivo y Correspondencia de la Sede Bogotá.

Capacitación mediante videoconferencia a la Sede Manizales sobre codificación de TVD.

Evaluación técnica de las Tablas de Valoración Documental (TVD):

Concepto previo de los Inventarios Documentales por Serie de los periodos comprendidos entre 1980-1997 de la Sede Manizales.

Versión final de los Cuadros de Clasificación Documental y de los Inventarios Documentales por Serie y por Unidad Documental y versión para codificación de las TVD de la Sede Caribe (1994-1997).

Revisión técnica y avance en la elaboración de concepto sobre TVD, Cuadros de Clasificación e Inventarios por Serie de la Sede Medellín (1888 y 1997).

Concepto previo de las TVD, Cuadros de Clasificación e Inventarios por Serie de las Facultades de Ciencias Económicas, Ingeniería, Medicina, Veterinaria y Odontología.

Actualización de instrumentos técnicos:

Cuadro General de Homologación de Series y Subseries de las Fondos Documentales Acumulados de la Universidad 1826-1997 (Nivel Central, Sedes Medellín, Manizales, Palmira, Bogotá, Caribe y Amazonia).

Cuadro Estadístico y de control de avances de TVD elaboradas, en revisión y con concepto técnico (1707 Tablas).

Estructuras evolutivas de la Universidad: Ajuste a las estructuras de las sedes Palmira (1912-1997), Manizales (1948-1997), Caribe (1994-1997) y Amazonia (1972-1997). Revisión de la periodización de las Facultades de Agronomía, Medicina, Ingeniería, Artes y Ciencias Económicas.

Modelo de Codificación para TVD. Validación con el Archivo General de la Nación. Avance en codificación en Manizales, Caribe y Amazonia.

http://www.unal.edu.co/contratacion/


META RELACIONADA CON EL TRIMESTRE


Asesorías y conceptos en el período: 23

Consolidado asesorías 2010-212: 192

Consolidado de TVD elaboradas: 1.707 TVD

Consolidado de TVD evaluadas por la Unidad Nal. de Archivo: 1.504 TVD (Incluye análisis de soportes: Historias Institucionales, Cuadros de Clasificación, Inventarios Documentales, Fuentes).

Meta 2.2: Contar a noviembre de 2012 con el 100% de las sedes con orientación técnica para el tratamiento de los archivos activos. Fecha de Inicio: 15/04/2010 Fecha de Fin: 30/11/2012 Ejecutado: 67%

Asesoría técnica por diferentes medios a las oficinas del Nivel Nacional y a las unidades de archivo y secretarías de sede de Caribe, Amazonía, Orinoquia, Palmira y Manizales, sobre organización, eliminación, depuración, estandarización de series, seguimiento, foliación, actualización de TRD y Firma de TRD y auditoría ICONTEC.

Acompañamiento técnico a las oficinas del Nivel Nacional: Asesoría, capacitación y/o acompañamiento a 20 oficinas del Nivel Nacional: 1. Dirección Nacional de Admisiones 2. Dirección Nacional de Personal 3. Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones 4. Unisalud - Oficina de Contratación 5. Unisalud - Gerencia Nacional 6. Rectoría 7. Dirección Nacional de Bienestar 8. Dirección Nacional de Salud Ocupacional 9. Oficina Jurídica Nacional 10. Programa de Egresados 11. Dirección Nacional de Laboratorios 12. Unimedios - Oficina de Radio 13. Unimedios - Dirección 14. División Nacional de Presupuesto 15. Vicerrectoría General 16. Oficina Nacional de Planeación 17. Dirección Nacional de Bibliotecas 18. Vicerrectoría General - Coordinación Nodo SIMEGE 19. ORI 20. Vicerrectoría de Investigación

Estandarización de series: Estandarización y socialización para el nivel nacional y las 7 sedes de la serie Programa de Egresados, con los responsables del programa.

Estandarización y socialización de la TRD de Salud Ocupacional para Nivel Nacional/ Bogotá y las Sedes Medellín, Manizales y Palmira, con los responsables de las dependencias.

Crecimiento Archivos: Consolidación de la información sobre el crecimiento de los Archivos de Gestión 2008-2010.

Asesorías en el período: 32

Consolidado asesorías 2010-2012: 189

Consolidado Conceptos Técnicos 2010-2012: 33

Capacitación en el período: 12 personas

Consolidado de capacitaciones Nivel Nal 2010-2012: 56 personas.

Meta 3.1: A noviembre de 2012 las sedes y el Nivel Nacional contarán, por parte de la Unidad Nacional de Archivo, con el 100% de seguimiento y evaluación de la implementación de la Gestión Documental. Fecha de Inicio: 22/02/2010 Fecha de Fin: 30/11/2012 Ejecutado: 51.8%

Ejecución de Proyectos: Asesoría, seguimiento y acompañamiento a la ejecución de los proyectos de inversión de Gestión Documental de las sedes y del Nivel Nacional, en particular sobre: Informe de Avance Técnico 2011-II, Circular 006 de 2011 (Firma de TRD), Reporte de Metas Plan de Desarrollo (Eliminaciones Documentales), Implementación de la serie del SIMEGE, Auditoría ICONTEC, Plan de Acción TRD, SIPLO.

3 Conceptos técnicos sobre ejecución de proyectos de inversión de las sedes:

Bogotá: UNA-014-12 y UNA-032-12


META RELACIONADA CON EL TRIMESTRE


Todas las sedes: UNA-009-12

Mejoramiento y Auditoría: Asesoría y apoyo a las Sedes y Oficinas del Nivel Nacional sobre el control de registros, un plan de acción correctiva (ocurrencia 3457), un plan de mejoramiento (3493), compilación de evidencias y recibimiento de la auditoría sobre el control de registros.

Directrices: Proyecto de Acuerdo del CSU para la creación y reglamentación del Sistema de Gestión Documental de la Universidad Nacional de Colombia (Modificatoria de las Resoluciones de Rectoría 385 y 386 2003).

Asesorías y conceptos en el período: 20

Consolidado asesorías y conceptos 2010-2012: 156 Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Secretaria General, corte a 16 de Marzo de 2012

2.3. EVALUACIÓN INSTITUCIONAL INTERNACIONAL

Lidera: Profesor Alfonso Correa, Vicerrector Académico. A continuación se reportan las actividades realizadas en el marco del Programa de Evaluación Internacional con la European University Association EUA, el cual es uno de los objetivos propuestos en el proyecto de inversión “Sistema de autoevaluación y seguimiento a la calidad académica de la Universidad Nacional de Colombia” El porcentaje de avance acumulado a la fecha de este Subproyecto es del 100%: Fecha Encargado Actividad

Enero 23 de 2012 VRA Recepción del reporte de evaluación traducido oficialmente

Enero 24 a Febrero 10 de 2012

VRA Revisión del reporte de evaluación traducido.

Febrero 15 de 2012 VRA Publicación de la versión traducida del reporte de evaluación en la página web de la VRA. Ver en http://www.viceacademica.unal.edu.co/noticias.html

Marzo 7 de 2012 VRA - Unimedios

Entrevista al Vicerrector Académico sobre la totalidad del proceso. Divulgación de los aspectos más importantes del proceso, haciendo énfasis en las fortalezas y recomendaciones resaltadas por el equipo de evaluación de la EUA.

Marzo 12- 15 de 2012 Unimedios Publicación de la entrevista en la Agencia de Noticias. Ver en http://www.agenciadenoticias.unal.edu.co/detalle/article/europeos-destacan-a-la-un/index.html

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Vicerrectoría Académica, corte a 16 de Marzo de 2012

2.4. ORDENAMIENTO JURÍDICO

Lidera: Dr. Jorge Durán, Secretario General. A continuación se presenta el informe de avance del período comprendido entre el 16 de diciembre de 2011 al 21 de marzo de 2012 con respecto a la ejecución del Proyecto “Instalación y Consolidación del Sistema de Información Normativa, Jurisprudencial y de conceptos “Régimen Legal” de la Universidad Nacional de Colombia”: Avances en el cumplimiento de los objetivos: 1. Establecer el universo normativo de la Universidad Nacional de Colombia.

En relación con el establecimiento del universo normativo de la Universidad, se ejecutaron las siguientes acciones: Se actualizaron las bases de datos de conceptos jurídicos, actos académico administrativos de carácter general y jurisprudencia, identificando y recopilando los mismos. Al respecto, cabe resaltar que esta actividad se viene ejecutando

http://www.viceacademica.unal.edu.co/noticias.html

http://www.agenciadenoticias.unal.edu.co/detalle/article/europeos-destacan-a-la-un/index.html

http://www.agenciadenoticias.unal.edu.co/detalle/article/europeos-destacan-a-la-un/index.html


con respecto a los actos académico administrativos expedidos por las autoridades del nivel nacional, los niveles centrales de las Sedes y en el nivel de facultades. En este sentido, debe tenerse en cuenta que se está realizando un arduo trabajo con otras dependencias, para lograr incluir en el aplicativo normas anteriores a 1993, en especial las relacionadas con la estructura académico- administrativa de la Universidad, las cuales son de vital importancia para ir conformando el componente histórico del sistema. Se continuó con la formulación de requerimientos a las autoridades universitarias con el fin de que se remitieran los documentos producidos –actos académicos administrativos y conceptos jurídicos-. A la fecha, en el inventario de la Secretaría General se cuentan con 5199 documentos, así:

TIPO DE DOCUMENTO No.

Acuerdos 2099

Resoluciones 2717

Conceptos 237

Circulares 72

Circular conjunta 1

Convenciones colectivas 4

Instructivos 4

Decretos 3

Lyes 8

Sentencias 47

Notas 7

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Secretaria General, corte a 16 de Marzo de 2012

2. Determinar la vigencia de la normatividad de la Universidad Nacional de Colombia.

Se continuó con el establecimiento de la fuerza ejecutoria de los actos académico administrativos de carácter general incluidos en las bases de datos. A la fecha, se ha establecido la vigencia de alrededor de 4793 documentos.

3. Sistematizar la normatividad

Se siguió con la digitación y ajuste de textos en formato Word 97 y HTML para ser insertados en el aplicativo.

Se continuó con la tematización de actos académico administrativos de carácter general, conceptos y jurisprudencia relacionada.

Se insertó en el Sistema la tematización formulada y se continuó con el establecimiento de vínculos entre normas.

Se siguieron insertando documentos en el aplicativo. A la fecha, se cuentan con 5199 documentos insertados.

4. Armonizar la normatividad de la Universidad Nacional con la doctrina y la jurisprudencia. A la fecha, todos los Estatutos de la Universidad y sus normas reglamentarias se encuentran debidamente vinculados con los conceptos jurídicos y fallos o sentencias de las Altas Cortes.

Ver ANEXO tablas de datos numéricos referidos a la ejecución del proyecto en el primer trimestre de 2012, en la carpeta Subproyectos, Ordenamiento Jurídico. Para finalizar, se resaltan algunos datos relevantes en relación con la aceptación y uso del Sistema desde su lanzamiento a la fecha:


Elemento evaluado Número

Documentos insertados 5199

Visitas 745.193

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Secretaria General, corte a 16 de Marzo de 2012

2.5. POLITICAS DE COMUNICACIÓN EN LA UN

Lidera: Carlos Alberto Patiño Villa, Director de Unimedios Se desarrolló el primer borrador de la Política de Comunicación. Ver ANEXO Versión Preliminar Política de Comunicaciones, en la carpeta Subproyectos, Comunicación.

2.6. CONDICIONES DE TRABAJO

Lidera: Dra. Alba Esther Villamil, Directora de la DNP y Martha Lucia Valencia, Jefe de la División Nacional de Salud Ocupacional. A continuación se presenta el estado de avance de los proyectos de cada una de las Sedes para el primer trimestre del año 2012, correspondiente al periodo comprendido entre el 16 de diciembre de 2011 al 15 de marzo de 2012. SEDE BOGOTÁ - MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO DEL PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DE LA SEDE BOGOTÁ Y NIVEL NACIONAL EN LA SEDE BOGOTÁ” Objetivo: Preservar y fomentar la salud individual y colectiva de la población laboral de la Universidad Nacional de Colombia, mediante la planeación ejecución y evaluación de acciones tendientes a prevenir y controlar accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y enfermedades comunes agravadas por el trabajo

META AVANCE EN EL I TRIMESTRE (Descripción)

PORCENTAJE DE AVANCE

Intervenir los factores de riesgo asociados a trastornos osteomusculares (aseo interno, bibliotecas, secretarias y Sección de Mantenimiento), ruido (100% de los expuestos) y radiación ionizante (100% de los expuestos a través de los Sistemas de vigilancia Epidemiológica.

* Actualización de las bases de datos de los funcionarios expuestos a ruido, revisión de las diferentes fuentes de información

9

*Depuración de la Base de datos de SIVIGOTOM desde el año 2001 al 2011.

Revisión de las 92 pruebas de laboratorio realizadas a los funcionarios expuestos a Radiación ionizante, formol y mercurio.

Realización de 36 audiometrías a los funcionarios de la Sección de Mantenimiento, Sección Transportes, Facultad de Ciencias, Facultad de Ingeniería, Facultad de Odontología y Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, que están o estuvieron expuestos a ruido.

Se realizaron consultas médicas y exámenes de laboratorio para los funcionarios Docentes y Administrativos expuesto a SIVGFORMOL, se citaron 116 personas de las cuales solo 89 funcionarios realizaron todo el proceso esta actividad se desarrollo entre los meses de Diciembre de 2011 a Febrero de 2012.

2 Implantar el Programa de Intervención de Factores de Riesgo Psicosocial en 9 dependencias de la Universidad del Nivel Nacional y Sede Bogotá

* Se realizo la presentación del Programa Intervención de Factores de Riesgo Psicosocial y el plan de trabajo a desarrollarse en Unisalud y al GAESO de la Facultad de Ciencias Humanas.

8 Se realizó la aplicación de pruebas diagnosticas de factores de Riesgo psicosocial a 144 funcionarios y contratistas de Unisalud los días 8 y 9 de Marzo de 2012. * El 10 de febrero de 2012 se realizo taller de “Convivencia desde la diversidad” dirigido a los Docentes de la Facultad de Agronomía, a la cual asistieron 23 Docentes.




3 Acompañar y verificar la aplicación de normas, guías y protocolos de bioseguridad establecidos para cada laboratorio con exposición a factores de riesgo biológico, en el 100% de las áreas identificadas (Facultades de Medicina, Medicina Veterinaria y Zootecnia, Odontología, Enfermería. Ingeniería, Agronomía, Ciencias Humanas, Institutos de Biotecnología, Genética, Ciencia y Tecnología de Alimentos)

En Febrero 16, 23 Marzo 1, 8 y 15, se realizaron las reuniones con la Dirección Nacional de Laboratorios y el Doctor Santiago Buendía para definir las fechas y plan de trabajo para el desarrollo del Taller en Bioseguridad, dirigido a coordinadores y personal técnico de los laboratorios: Se coordino la realización de capacitaciones en Riesgo Biológico dirigido a funcionarios Docentes y Administrativos, contratistas afiliados a la ARP. 15 de Febrero: se realizo visita de seguimiento Facultad de Enfermería: • Laboratorio de Simulación Clínica 23 de Febrero: se realizo visita de seguimiento a las siguientes áreas de la Facultad de Odontología: • Esterilización • Atención Prioritaria • Clínica de Cirugía de Postgrados • Ortodoncia Postgrado Facultad de Odontología 16 de marzo: • Clínica 1-2-3

4

4. Generar políticas y lineamientos para el control del riesgo químico en la Universidad

Se está revisando con el Profesor Luis H. Blanco del Sistema de Gestión Ambiental el plan de acción para el control del riesgo químico en la Universidad para ser presentado en el segundo Consejo de Sede del año 2012. Ajustes del manual general de lineamientos para el diseño y construcción de laboratorios por parte de la División Nacional de Salud Ocupacional y Planeación Institucional y del Territorio. Se realizó la revisión y ajuste del Manual de Lineamientos Generales para el diseño y construcción de laboratorios con Riesgo Biológico. * El 8 de Marzo se realizo la asesoría y entrega de etiquetas para rotular sustancias químicas en el ICTA 200 grandes y 50 pequeñas.

5

5 Desarrollar el Programa de Inmunización para controlar los factores de riesgo de enfermedades inmunoprevenibles en el 80% de la población expuesta (Hepatitis B, Tétanos, Antirrábica e Influenza)

* Se coordinaron las fechas para la realización de titulaciones para determinar anticuerpos de rabia el 21 de marzo de 2012.

1

6 Desarrollar actividades de promoción y prevención de la salud laboral en 27 edificios de la Universidad del Nivel Nacional y Sede incluyendo funcionarios de la División de Vigilancia y Seguridad, Sección de Mantenimiento y Aseo y Sección de Transportes

Se desarrollo el primer festival de la Salud el 8 de Marzo de 2012 en la Plaza Santander en conmemoración del día de la Mujer, con la participación de 2 funcionarios administrativos, 5 contratistas, 19 estudiantes y 1 visitante

6 *Se revisó el plan de trabajo para el año 2012 con la Sección de Transportes para dar continuidad con el Programa de prevención de consumo de alcohol en el trabajo. *Esta en revisión por parte de la División Nacional de Salud Ocupacional el “Protocolo de acción en caso de consumo de alcohol en espacios laborales.

7 Implementar un Programa de Cultura en Salud y Seguridad en el Trabajo, como estrategia para el Control de la Accidentalidad en la Sección de Mantenimiento, Estación de Biología Tropical Roberto Franco, División de Vigilancia y Seguridad y Grupo de Aseo con actividades con alto potencial de riesgo

* Se realizó seguimiento para los estándares que va realizar la ARP en la Estación de Biología Tropical. * Se realizó seguimiento a las actividades realizadas por parte de la ARP y a las de la División Nacional de Salud Ocupacional del 2011 * Se realizaron 12 Tarjetas de Observación de los estándares de seguridad de la Sección de Mantenimiento y Aseo y Estación de Biología Tropical Roberto Franco. * Se realizó contacto con la División de Recursos Físicos para dar a conocer el plan de trabajo para el año 2012. * El 16 de Diciembre de 2011 se realizó la presentación de los resultados de la implementación del Programa de Orden y Aseo en la División de Vigilancia y Seguridad. (11 personas).

5

8 Implementar el Programa de Trabajo seguro en Alturas en el 100% de las dependencias que lo requieran

* Se envió al SENA la inscripción de 35 funcionarios Docentes, Administrativos y contratistas que realizan interventoría y supervisión de actividades que implican trabajo en alturas, al curso Básico Operativo. • Se actualizo base de datos de funcionarios que realizan trabajo en alturas, según concepto medico ocupacional. A la fecha se tienen los siguientes datos de las personas que realizan actividades que implican trabajo en alturas por concepto médico: 55 aptos, 34 no aptos y 52 aplazados. • Se Elaboro y envió de oficio con su respectiva orden para prueba de coordinación motora y examen médico ocupacional a los jefes inmediatos de los funcionarios pendientes (Año 2011) por finalizar el procedimiento de verificación de aptitud física y metal para trabajo en alturas. 6 personas. • Se elaboro y envió oficio a los funcionarios aplazados que tienen pendiente presentar concepto actualizado de su médico tratante, para concertar cita en la IPS Salud ocupacional de los Andes y actualizar el concepto medico de

6




aptitud para trabajo en alturas. 11 funcionarios * El 30 de Enero de 2012, el 6 y 13 de Febrero de 2012 y el 7 de Marzo se realizó acompañamiento y verificación del permiso de trabajo de la Sección de Mantenimiento Grupo construcción, para la pintura interna de uno de laboratorio del Dpto. de Química y la revisión externa de una columna del Edificio de Enfermería. * Los días 5 y 6 de enero de 2012 se realizó la asesoría para la realización de actividades que implican trabajo en alturas a los funcionarios de la Comisión de Recursos Físicos de la Facultad de Artes. * El 2 de se realizó la entrega del andamio estructural por parte de la empresa GLEASSON a la Estación de Biología Tropical Roberto Franco, la capacitación en el armado esta pendiente para realizarse el 28 de Marzo de 2012. *Taller para el conocimiento de los equipos para rescate vertical organizada por el CPRAE, esta actividad se desarrollo con el apoyo del proveedor y contribuye a las actividades a desarrollarse en el Programa de Protección Contra Caídas. Asistieron 9 Brigadistas, 2 contratistas de la División Nacional de Salud Ocupacional y 3 integrantes del CPRAE.

9 Conformar 3 nuevos grupos, acompañar y asesorar 15 grupos de Gestión Ambiental, emergencias y salud ocupacional (GAESO)

Se apoyaron las reuniones del Grupo de Gestión Ambiental, Emergencias y Salud Ocupacional Durante los mese de Enero a Marzo de 2012 los siguientes GAESOS

Enfermería 1 de marzo el cual ya tiene plan de trabajo

IBUN 2 de marzo

Medicina 5 de Marzo ya tiene plan de trabajo

Medicina veterinaria y de zootecnia 6 Marzo ya tiene plan de trabajo

Área de la salud 6 de Marzo ya tiene Plan de trabajo

Odontología 7 de Marzo ya tiene Plan de trabajo

ICTA 20 de febrero ya tiene Plan de trabajo

Agronomía 23 de febrero ya tiene Plan de trabajo

Artes 14 de febrero y 7 de marzo ya tiene plan de trabajo

Ciencias económicas 18 febrero y 13 de Marzo.

Ciencias humanas 18 enero, 15 de febrero, ya tiene Plan de trabajo

Marengo 29 de Febrero, ya tiene Plan de trabajo

Jardín infantil 23 de febrero

División de archivo y correspondencia .9 de Marzo.

Ingeniería se realizó contacto con el Decano pero no se ha tenido respuesta para la fecha de reunión del GAESO.

45

Nota: se conformaron mas de los planeados

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, DNSO, corte a 16 de Marzo de 2012

INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE MEDELLÍN

METAS AVANCE EN EL PERIODO (Descripción) PORCENTAJE DE AVANCE

Implementar acciones de autocuidado y autogestión en la Sede dando cobertura por primera vez durante el trienio en la entrega de elementos de protección personal al menos a 350 funcionarios expuestos a diferentes factores de riesgo previamente identificados y que lo requieran.

Para realizar las actividades que surgen de ésta meta y otras del proyecto, se contrató dos (2) ingenieros en higiene y seguridad ocupacional para el primer semestre de 2012. A partir del mes de mayo se comenzará con la recolección de información para actualizar las bases de datos de EPP y dotación de seguridad.

10

Ampliar la dotación de elementos (y/o equipos) de seguridad y para la atención de la emergencia en un 80% en el periodo 2010 - 2012, tales como: camillas, botiquines, alarmas, radios de comunicación, señalización, entre otros; a los edificios o infraestructura que no lo tienen o nunca se les ha suministrado.

A la fecha se están identificando los elementos que se requieren para atender emergencias como dotación de botiquines y señalización. Se prevé comprar los elementos identificados antes de finalizar el primer semestre.

30

Intervenir los factores de riesgo de carga física de trabajo, asociados al Sistemas de Vigilancia Epidemiológica para la detección de trastornos osteomusculares (SIVIGOTOM) en el 50% de los funcionarios, durante el periodo 2010 - 2012.

A través de la ODS 52 del 03 de febrero de 2012 se contrató a Consultoría en Gestión del Riesgo para los servicios profesionales de 2 Fisioterapeutas, con el propósito de continuar la implementación del SIVIGOTOM e inspección a los puestos de trabajo asociados a video terminales.

20

Instalación de sistemas para trabajo seguro en alturas en al menos 7 de los bloques más críticos.

Actividad que no incluida en el presente año. Se abolió del proyecto. NA



Informar sobre temas de Salud Ocupacional al 100% de la población trabajadora mediante el desarrollo de un plan de medios en el segundo semestre de cada año en el periodo 2010

A la fecha se están finiquitando los últimos detalles para la publicación de la página web de la sección. Se prevé que en los próximos días comience su funcionamiento. Otras actividades que se prevé desarrollar son: plegables, laboratorio virtual, difusión de información en las jornadas de Universidad Saludable con actividades lúdicas, entrega de suvenires, plegable, entre otros.

10

Conformar, acompañar y asesorar 5 Grupos de Gestión Ambiental emergencias y salud ocupacional.

A la fecha se están adelantando actividades con los GAESOS de la facultad de Ciencias y Ciencias Humanas y Económicas. Con la facultad de Arquitectura, Minas, y Ciencias agropecuarias no se han comenzado actividades a pesar de los llamados de la sección de Salud Ocupacional.

10

Implementar el Programa de Trabajo seguro en Alturas en el 100% de las dependencias que lo requieran

Para este año se prevé que se capaciten 2 personas en el nivel avanzado con el SENA. Se está a la espera de la disponibilidad de cupos con la entidad en mención. De la misma manera se hará re inducción en alturas y la realización de los respectivos exámenes al personal que ya cuenta con la certificación.

10


INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE PALMIRA


Realizar los diagnósticos de las condiciones de ambiente de trabajo (seguridad instalaciones locativas, contaminantes químicos, físicos y biológicos), aplicando visitas planeadas en cada uno de los 36 laboratorios, 4 centros y 9 edificios de la Sede

Mediante ODS-189, asignada a la Asociación Colombiana de Higienistas ocupacionales ACHO ---se realizaron inspecciones a 27 puestos de trabajo de personal administrativo, 7 docentes, 18 laboratorios y 3 centros, lo cual culminó con la socialización del día 24 de Febrero de 2012

100

Realizar los diagnósticos de las condiciones de salud y trabajo relacionadas con carga física, mental y psicolaboral para los 120 docentes de planta y 180 empleados administrativos de la población laboral de la sede.

Pendiente para realizar durante el segundo y tercer trimestre del presente año

0

Implementar el programa de manejo y conservación de la voz en los docentes de planta de la población laboral de la sede durante el primer año del proyecto.

Se contrató con la firma TIAN IPS, mediante la ODS-188 con cobertura para 190 docentes de planta y ocasionales de la Sede, se culminó con la socialización del día 26 de Enero de 2012

100

Implementar y desarrollar programas de inmunización para controlar los factores de riesgo de enfermedades inmunoprevenibles, mediante vacunaciones y refuerzos en tétanos, titulaciones de hepatitis B, y otras medidas necesarias para el 100% de la población expuesta.

Se contrató con la caja de compensación COMFANDI, mediante ODS - 87 para la aplicación de 124 titulaciones, refuerzo con vacuna Hepatitis B, y Antitetánica, se encuentra en ejecución para terminar el día 30 de Marzo de 2012

40

Instalar señales preventivas, informativas y prohibitivas así como la demarcación del 30% de las áreas identificadas en la sede.

Se encuentra en la fase de cotización, para terminar durante el segundo trimestre

0

Implementar el programa de capacitación y certificación en el manejo de plaguicidas y pesticidas, para el personal que por sus condiciones laborales se encuentre expuesto, durante el primer año del periodo.

La fase de actualización y recertificación, se ejecutará durante el (IV) CUARTO trimestre

0

Implementar el Programa de Trabajo Seguro en Alturas en el 100% de las áreas de la sede en las que se realice trabajo en alturas.

Se encuentra en la fase de contratación, para culminar durante el (II) trimestre. 10

Implementar el programa de capacitación y certificación en entrenamiento en trauma pre hospitalario al personal médico, paramédicos enfermeros y auxiliares del área de la salud para el manejo de emergencias, durante el primer año del periodo.

Esta actividad se encuentra prevista para desarrollar durante el (I) periodo intersemestral

0

Adecuar el 100% de los puestos de trabajo de funcionarios docentes y administrativos de los grupos ocupacionales seleccionados que lo requieran según el resultado del diagnóstico de condiciones de trabajo, incluyendo el suministro de elementos de adecuación postural.

Esta actividad se encuentra prevista para dar inicio a partir del segundo trimestre hasta el final del periodo

0



INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE MANIZALES


Realizar diagnóstico integral de las condiciones de trabajo de 487 funcionarios docentes y administrativos de la Sede Manizales

Se está adelantando el proceso de contratación de la fisioterapeuta, para continuar con la evaluación y diagnóstico de 197 puestos de trabajo de funcionarios docentes y administrativos de la Sede Manizales.

0

Desarrollar programas de prevención y promoción comprendidos en 5 Campañas Preventivas (2011-3, 2012-2) y 4 Festivales de la Salud (2011-3, 2012-1) dirigido al Personal docente y administrativo de la Sede

Diseño de campañas promoción y prevención en conservación de la Voz y estilos de vida saludables, inicio de proceso contractual con el proveedor.

3.2

Implementar el Programa de Trabajo Seguro en Alturas de acuerdo a los lineamientos de la División Nacional de Salud Ocupacional

Gestión para certificación de funcionarios en trabajo en alturas (avanzado), con el Sena Regional Caldas.

Se asesoraron las dependencias en cuanto al diligenciamiento de formatos de trabajo en alturas, Interventoría de las actividades y se realizó capacitación con entrenador certificado sobre verificación de equipos.

Reuniones con los funcionarios que realizan actividades de trabajo en alturas, para definir descripción de la actividad y documentación del análisis de riesgo por las tareas en altura que desarrollan. Pendiente nueva reunión para revisión y ajuste de borradores y generar AROS definitivos (Se prevé culminar la actividad a marzo 30).

Visitas de inspección en las actividades que involucran trabajo en altura en la Sede, en especial el bloque QIQ.

Retroalimentación sobre el cumplimiento de la resolución 3673 de 2008 (Febrero 6 y 15 de 2012).

Socialización y entrega de formatos de la DNSO

7.57

Dotar de elementos de adecuación postural a los puestos de trabajo según resultados de los diagnósticos de 2010 al 2011. Hasta agotar los recursos asignados con este fin.

Contratación de una profesional (Fisioterapeuta) para la realización de la evaluación de puestos de trabajo. Realización de la Evaluación de doscientos (200) puestos de trabajo.

4.45

Fortalecer la brigada de emergencias entrenando el grupo actual y vincular al menos treinta (30) personas más con el fin de apoyar los planes correspondientes


0

Apoyar la creación de 3 grupos de Gestión Ambiental, Emergencias y Salud ocupacional (GAESO) uno por cada facultad; acompañar y asesorar su implementación en el periodo 2010 - 2012.


0


INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE CARIBE


Intervenir los factores de riesgo asociados al Sistema de Vigilancia Epidemiológica en Detección de Trastornos Osteomusculares SIVIGOTOM

Se realizaron capacitaciones en ejercicios aplicados a las pausas activas como son de: movilización, relajación visual, fortalecimiento y estiramiento de cuello, miembros inferiores y superiores, dirigida a profesores y funcionarios (con un promedio de 12 funcionarios por actividad). Durante la última semana del mes de diciembre, se realizó un seguimiento a los funcionarios para determinar el nivel de aprendizaje y de concientización frente al tema y de la importancia de la utilización del software de pausas activas. Se hace entrega del folleto de pausas activas a cada funcionario. Durante la última semana del mes de diciembre, se inicia con la implementación de los formatos estandarizados tales como: entrega de elementos de protección personal, formato de evaluación de capacitaciones, formatos de constancias de visitas, para de esta manera buscar un mejor control e intervenir los factores de riesgo de carga física a los cuales se encuentra expuesto el personal de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de contribuir al mejoramiento de las condiciones de trabajo mediante acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento en la persona y medios de trabajo. A partir del 15 de diciembre de 2011 se realiza la adecuación y dotación de elementos ergonómicos tales y adecuación de puesto de trabajo a 5 funcionarios de la Sede. Desde el 2 de marzo de 2012 se hace entrega de sillas ergonómicas al puesto

25



de trabajo a 8 funcionarios de la Sede. Durante el mes de marzo se continúa con el manejo, control y custodia de historias laborales y ocupacionales. Se ha identifica los factores de riesgos a los que se ven expuestos los funcionarios de las áreas administrativas tales como Secretaria de sede, unidad administrativa y Biblioteca De acuerdo al cronograma interno establecido, los días viernes se hicieron evaluaciones de las recomendaciones de ergonomía dadas por UNISALUD a los funcionarios y se dan recomendaciones saludables que puedan realizar en casa, en lo que se ha denominado “plan casero”.

Implementar el Programa de Intervención de Factores de Riesgo Psicosocial en la Sede Caribe

Teniendo en cuenta el programa de intervención que se adelantó el año anterior en cuanto a Clima Organizacional; en el mes de diciembre se aplicó una encuesta de medición de satisfacción dirigida solo para el personal administrativo con el fin de evaluar la percepción en la eficacia de las actividades adelantadas e identificar las necesidades particulares para este segmento de población y así poder rediseñar las estrategias de intervención a través de un plan de mejoramiento el cual será construido con la asesoría de la Dirección Nacional de Personal.

25

Desarrollar actividades de promoción y prevención de la salud laboral en docentes, administrativos y contratistas de la Sede Caribe

Teniendo en cuenta que el Festival de la salud se tiene proyectado para el mes de mayo, se han ido adelantando las gestiones para realizar actividades de promoción de la salud y prevención de la enfermedad dirigidas a toda la comunidad universitaria con el apoyo de entidades externas, como la Secretaria de Salud, el Hospital Departamental y Liga contra el Cáncer, para lo cual se han enviado oficios relacionando las actividades de capacitación, vacunación y atención primaria en salud. Por otro lado, teniendo en cuenta que la ARP no hizo entrega del panorama de Riesgos que se realizó el año anterior, pues hubo cambio de asesor en la sucursal San Andrés, se hizo necesario llevar a cabo nuevamente el levantamiento de la información.

25

Implementar el Programa de Trabajo seguro en Alturas en el 100% de las dependencias que lo requieran.

De manera permanente se lleva a cabo la actualización de la base de datos personal que realiza trabajo en alturas en la sede Caribe, con el fin de realizar el entrenamiento en la implementación del procedimiento asociado a esta actividad. De igual manera se lleva a cabo Asesoría y verificación del uso de permisos de trabajo en alturas en las personas expuestas. Por otro lado, a través del correo electrónico enviado el pasado 13 de enero de 2012, dirigido al SENA seccional Bogotá se solicitó formalmente el apoyo en la realización del entrenamiento. A través del oficio DIR 028 del 06 de febrero de 2012 se envió a la Directora Regional de San Andrés nuevamente la solicitud para el desarrollo del programa de capacitaciones para dar cumplimiento a lo contemplado en la norma; a la fecha aún no se recibe respuesta frente al tema.

25

Acompañar y asesorar al grupo de Gestión Ambiental, emergencias y salud ocupacional (GAESO).

Como parte del plan de trabajo del GAESO se tiene previsto para este año publicar los planos de las rutas de evacuación tipo cartelera en material acrílico en un sitio accesible a toda la comunidad universitaria, por lo tanto estos planos ya fueron actualizados y enviados a UNIMEDIOS para su respectiva aprobación y así poderlos pasar a impresión. Hasta el momento se tiene previsto publicar el de la sede principal, y los dos del jardín botánico, pues no se cuenta con el diseño de las rutas de evacuación de las nuevas aulas. Por otro lado, tanto el COPASO como el GAESO articulando esfuerzos llevarán a cabo una jornada de orden y aseo, la cual se encuentra pendiente por definir la fecha.

25

Definir estrategias para asegurar la atención oportuna de emergencias en caso de desastre o amenaza colectiva y desarrollar destrezas en las personas que permita responder rápida y oportunamente.

Teniendo en cuenta que en la sede Caribe se está llevando a cabo la construcción de las nuevas aulas, se hace necesario dotar esta infraestructura de la señalización contemplada en el plan de emergencias, para lo cual se tiene previsto solicitar a la ARP la asesoría y acompañamiento en la realización de esta actividad. Así mismo, ya se adquirieron los extintores y se encuentra en proceso de contratación la camilla y botiquín para estas dependencias, las cueles entraran en funcionamiento en el mes de Abril.

25



INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE AMAZONIA


Actualizar el 100% de los diagnósticos de las condiciones físicas, químicas, biológicas y de seguridad en los ambientes de trabajo del 100 % de los edificios de la Sede, iniciando por las nuevas aulas TIC y las adecuaciones en la infraestructura general de la sede.

Se inicia la visita técnica a los edificios de la sede, Iniciando por las nuevas aulas Tic, se encuentra en elaboración

10

Realizar dos (2) diagnósticos de las condiciones de salud y trabajo (factores de riesgo de carga física, carga mental y psicosocial) cubriendo el 100 % del personal docente y administrativo

SIN AVANCE. 0

Implementación del programa de prevención de accidentalidad laboral y enfermedad profesional

A la fecha no se han reportado accidentes o incidentes con potencial de riesgo alto, se están realizando visitas al Almacén y laboratorios para motivar el reporte de incidentes de riesgo, se refuerza la señalización preventiva

20

Implementación del Sistema de Vigilancia Epidemiológica para el control de Lesiones Osteomosculares (SIVIGOTOM) al 100% de los funcionarios administrativos y docentes expuestos

Actualización las bases de datos del personal expuesto. 5

Implementación del Sistema de Vigilancia Epidemiológica para la Conservación Auditiva (SIVIGOIR) al 100 % de los funcionarios administrativos y docentes expuestos

Actualización de la base de datos del personal expuesto. Se ha planeado hacer seguimiento a los funcionarios identificados que tienen recomendaciones

5

Implementación del programa de control del riesgo psicosocial y mejoramiento del clima organizacional

SIN AVANCE 0

Implementación del programa de control del riesgo por materiales Peligrosos

SIN AVANCE. Está pendiente realizar las capacitaciones en manejo de materiales peligrosos e identificación de riesgos utilizando las hojas de seguridad para el segundo semestre de 2012

0

Fortalecimiento del programa de vigilancia entomológica

Gestión para la contratación de Biólogo que deberá realizar las actividades de colocación de larvitrampas e informe y socialización correspondiente. Se realizó reunión con el profesional de apoyo de gestión ambiental para la programación de jornadas de ordenamiento.

10

Participar en el diseño e implementación del programa de trabajo seguro en alturas

Se realizo entrega de un (1) arnés de seguridad, un (1) conector de posicionamiento, un (1) conector para detención de caídas, un (1) mosquetón, una (1) línea de vida vertical y cuatro (4) cinturones portaherramientas que cumplen los requerimientos establecidos en la resolución 3673 de 2008 que adopta el Reglamento Técnico de Trabajo Seguro en Alturas.

Se realizo nuevamente solicitud al SENA, para La capacitación de Trabajo seguro en Alturas, ya que el curso fue cancelado en Enero por el SENA.

10

Adecuar el 100 % de los puestos de trabajo de acuerdo a las recomendaciones realizadas priorizadas en los diagnósticos de ambientes de trabajo y condiciones de salud.

Se entregaron once (11) descansa píes, diecisiete (17) apoya muñecas, dos (2) teclados ergonómicos y cuatro (4) atriles de soporte de documentación, dando prioridad a las recomendaciones según las visitas de verificación realizadas en el IV trimestre 2012. Igualmente se realiza acompañamiento en el uso adecuado de los implementos de confort a los funcionarios beneficiados.

20

Desarrollo de Planes de Capacitación y Entrenamiento en Salud a través de actividades de prevención de la enfermedad y promoción de la salud.

Se coordinó con UNISALUD BOGOTÁ, la realización del V Encuentro Saludable para la sede Amazonas para los días 26, 27, 28 de Abril 2012, Se continúa reforzando el programa de pausa activa.

20

Participación y apoyo al Comité de Prevención y Atención de Emergencias de la Sede.

SIN AVANCE 0

Conformación, acompañamiento y asesoría a GAESOS (Grupos de Gestión Ambiental, Emergencias y Salud Ocupacional.

En el momento se han realizado dos (2) reuniones donde se están revisando las actividades pendientes y se Elabora plan de trabajo para el año.

10



INFORME DE AVANCE DEL I TRIMESTRE DEL 2012- SEDE ORINOQUIA


Implementación del Sistema de Vigilancia Epidemiológica para la Conservación Auditiva (SIVIGOR) al 100% de los funcionarios administrativos y docentes expuestos.

Actualizar las bases de datos del personal expuesto para el año 2012. Se realizo una visita de inspección y se actualizo la base de datos del personal expuesto a ruido en la Sede, esta actividad fue ejecutada por la contratista del proyecto de inversión.

25

Desarrollo de planes de capacitación y entrenamiento en salud a través de actividades de prevención de la enfermedad y promoción de la salud, a través de dos (2) festivales de la salud y el programa de pausas activas. (100%).

Realizar un programa de pausa activa, higiene postural y estilo de vida saludable para el año 2012. (25%). Se dio inicio a la realización de las pausas activas donde se realiza un recorrido por todas las áreas de la sede una vez a la semana haciendo los ejercicios de estiramiento a cargo de la contratista del proyecto de inversión.

5

Conformación, acompañamiento y asesoría al GAESO (Grupo de Gestión Ambiental, Emergencias y Salud Ocupacional).

Realizar un plan de trabajo de las actividades a desarrollar en el año 2012. Se elaboro el plan de trabajo para el área de salud ocupacional y el de emergencias.

12,5

Actualizar el 100% de los diagnósticos de las condiciones físicas, químicas, biológicas y de seguridad en los ambientes de trabajo del 100% de los edificios de la sede, iniciando por las nuevas aulas TIC y las adecuaciones en la infraestructura general de la sede para el año 2010.

Socializar el plan de mejoramiento y el informe de diagnóstico realizado en al año 2011 con las áreas responsables y avalarlo mediante acta por el COPASO. Se realizo la socialización del diagnostico de las condiciones físicas de la sede con los coordinadores de las áreas responsables, a los cuales les correspondía algunas actividades de mejoramiento de los hallazgos encontrados.

25


2.7. SISTEMA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

Lidera: Profesor Juan Camilo Restrepo, Dirección Nacional de Bienestar

Este Subproyecto ya se encuentra implementado en un 100% y en tal sentido en adelante NO sólo se presenta como MP.

2.8. TALENTO HUMANO, COMPONENTE ACTUALIZACIÓN MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

Lidera: Dra. Alba Esther Villamil, Directora Nacional de Personal. Este Subproyecto ya se encuentra implementado en un 100% y en tal sentido sólo se presenta como MP.

2.9. Avance General de los Subproyectos Independientes UN-SIMEGE


100% 100%

48%

65%

87%

100%

62%

70%

15%

79%

Avance Subproyectos Independientes UN-SIMEGEa Marzo 16 de 2012

75%


NOTA: El avance de los Subproyectos de Ordenamiento Jurídico, Plan Maestro de SO y Gestión Documental están a 31 de Diciembre de 2011 dado que solo manejan reportes semestrales en BPUN.

3. AVANCES EN LA DINÁMICA DE DESARROLLO Y COORDINACIÓN DEL NIVEL NACIONAL Y LAS SEDES

3.1. CONFORMACIÓN Y DINÁMICA DE FUNCIONAMIENTO DE LOS NODOS GESTORES Y EQUIPOS TÉCNICOS

A continuación se presenta la dinámica de los diferentes comités y grupos de trabajo conformados en las sedes:

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Nivel Nacional, corte a 16 de Marzo de 2012

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Bogotá, corte a 16 de Marzo de 2012

CONFORMACIÓN DEL GRUPO REUNIONES

NO

DO

NIV

EL

NA

CIO

NA

L

El Nodo de Niv el Nacional está conformado por 30 equipos de gestión. En este

Nodo se incluy en también las Sedes de Presencia Nacional. (Ver anex o 1. Base de

Datos Nodo Niv el Nacional EG, Jefes y Coordinadores marzo 2012)

Con respecto al Nodo Gestor del Niv el Nacional está conformado por los miembros

del Grupo Directiv o de UN-SIMEGE, como se establece en la Resolución de

Rectoría 505 de 10 de may o de 2010.

Así mismo, la Coordinación del Nodo de Niv el Nacional está conformada por el

equipo técnico.

Nodo de Niv el Nacional: La dinámica de funcionamiento del Nodo de Niv el Nacional durante

el primer trimestre del 2012 se desarrolló en pro de la preparación para la auditoría de

certificación del ICONTEC en la NTCGP1000:2009.

Nodo Gestor del Niv el Nacional: el trabajo del Nodo Gestor del Niv el Nacional continúa

orientado al seguimiento de la implementación del Sistema de Mejor Gestión para la

Univ ersidad y durante el trimestre se enfocó en la preparación para la auditoría de

otorgamiento de la certificación en calidad de la gestión pública. Durante el primer trimestre de

2012 se realizaron 2 reuniones donde se abordaron diferentes temas estratégicos.

Coordinación del Nodo de Niv el Nacional: conformado por el equipo técnico de analistas,

que en su dinámica de funcionamiento contempla activ idades de asesoría, asistencia

profesional y técnica a cada uno de los Macroprocesos y equipos de gestión, a trav és de

reuniones presenciales, v ideoconferencias, atención telefónica y correo electrónico.

Durante el trimestre se desarrolló un plan de trabajo orientado a las siguientes acciones:

• Participación en la propuesta de diseño de los factores a incluirse en la v ersión para 2012

del Premio de Mejor Gestión.

• Apoy o y preparación a los procesos para recibir la auditoria de otorgamiento de la

certificación en calidad.

• Seguimiento a las acciones orientadas a mitigar los riesgos identificados en la primera etapa

de la auditoría del ICONTEC, realizada en 2011.

• Preparación de comunicaciones escritas dirigidas a los líderes de los Macroprocesos, con

el fin de informar el estado de los mismos en cuanto a implementación del Sistema de Mejor

Gestión y las recomendaciones para el plan de trabajo 2012, lo anterior basado en los

resultados de la Auditoría Interna al Macroproceso llev ada a cabo en el mes Octubre del año

2011. Así mismo, el av ance en el cumplimiento de los requisitos para el proceso de

Auditoria de Certificación en la Norma Técnica de Calidad NTCGP1000:2009.

• Se realizaron los ajustes y modificaciones al Informe de Rev isión por la Dirección del niv el

nacional, de acuerdo con las recomendaciones de la Coordinación General UN-SIMEGE.

(Ver Anex o 2. Actas Equipo Técnico Nodo Nacional)


BO

GO

TÁ

El equipo de trabajo del Nodo Bogotá está conformado por la Asesora de la

Vicerrectoría de Sede, quien ejerce activ idades de coordinación del Equipo Técnico;

un grupo de siete analistas, que desarrollan diferentes activ idades de apoy o técnico

en la implementación del Sistema de Mejor Gestión, un Asistente Administrativ o,

quien desarrolla las activ idades de apoy o de contratación, manejo del archiv o,

administración del correo institucional y la elaboración de oficios, informes y demás

documentos que permitan el desarrollo de la gestión del Equipo Técnico en la Sede

y una Secretaria que apoy a las activ idades operativ as del Equipo. Adicionalmente,

durante el primer trimestre, se ha reforzado el tema de comunicación a trav és del

ingreso al equipo de un maestro en artes v isuales, quien inicialmente ha trabajado

en las propuestas v isuales para la I Feria de Gestión Univ ersitaria. (Ver anex o 1:

Conformación del equipo de trabajo).

El Nodo Gestor efectuó la primera reunión del año, el día 24 de febrero, la cual contó con la

participación de los miembros del Nodo y los integrantes del equipo técnico UN SIMEGE -

Nodo Bogotá.

Los principales temas tratados fueron los av ances en la preparación del proceso de

Certificación en la Norma NTCGP 1000:2009, el cual incluy ó la ex posición del plan de

auditoría a los procesos a efectuarse la segunda semana de marzo y el reporte de av ance

sobre la planeación integral, en el cual se ev idenció información relev ante para demostrar la

efectiv idad de los procesos (Ver anex o 2: Acta 1 Comité de Nodo Gestor, febrero 24 de

2012, Informe Sede Bogotá)


Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Medellín, corte a 16 de Marzo de 2012


Grupo Directiv o responsable de planificar, liderar, armonizar, socializar y ev aluar el

desarrollo del UN-SIMEGE en la Sede, en concordancia con las funciones

ex presadas en el Art. 3º de la Resolución de Rectoría número 12 del 03 de enero de

2008.

En la Sede, el Nodo Gestor está conformado de la siguiente forma, según la

Resolución de Vicerrectoría V 336 del 4 de marzo de 2011:

• Vicerrectora de Sede, quien lo coordina

• Director Académico

• Director de Inv estigaciones

• Director de Ex tensión Univ ersitaria

• Director de Bienestar Univ ersitario

• Director Administrativ o

• Director de Planeación

• Director de UNISALUD en la Sede

• Director del Departamento de Biblioteca

• Secretario de Sede

• Jefe de Div isión de Personal

• Jefe de la Oficina Jurídica

• Jefe de UNIMEDIOS Medellín

• Un Decano de Facultad.

Como inv itados permanentes a la reunión del Nodo Gestor, con v oz pero sin v oto,

participan los Decanos de las cuatro Facultades restantes de la Sede, la Oficina de

Control Interno y representantes del Equipo Operativ o UN – SIMEGE.

Durante el trimestre I se llev aron a cabo dos reuniones correspondientes a los días 6 de

febrero y 5 de marzo. De esta manera se han presentado los av ances más significativ os y

las perspectiv as futuras de los Macroprocesos que se mencionan a continuación,

Subproy ectos y otros temas de interés:

• Macroproceso de Ex tensión

• Macroproceso Gestión Administrativ a Financiera

• Macroproceso Gestión del Talento Humano

• Macroproceso Gestión de Información : Gestión Documental y Gestión de las Tecnologías

de la Información y las Comunicaciones

• Av ances más significativ os Macroproceso Comunicación

• Av ances más significativ os Subproy ecto Desarrollo Informático

• Av ances más significativ os Subproy ecto Desarrollo Territorial

• Subproy ecto Responsabilidad Ambiental

• Subproy ecto Consolidación de la Gestión del Mejoramiento

Ver Actas del Nodo Gestor (anex o 1 Informe de la Sede Medellín)

Grupo Directiv o responsable de proponer las estrategias necesarias que permitan la

adecuada implementación, mejoramiento y funcionamiento del proy ecto en la Sede

así como procesos de diseño, apoy o y coordinación para lograr una óptima

consolidación y sostenibilidad del UN-SIMEGE.

La conformación del Grupo Asesor para la Sede se estableció mediante la

Resolución de Vicerrectoría de Sede V-336 del 4 de marzo de 2011 de la siguiente

manera:

• Vicerrector de Sede, quien lo Coordinará

• Director Administrativ o

• Director Académico

• Director de Planeación

• Jefe de Div isión de Personal

Como inv itados permanentes, asisten a la reunión del Grupo Asesor:

• Secretario de Sede

• Un Decano de Facultad, en representación de los demás Decanos de la Sede

• Funcionarios de la Oficina Nacional de Control Interno, para cumplir con la función

de ev aluadores independientes.

• Representantes del Equipo Operativ o, para asesorar técnicamente.

Durante el trimestre I de 2012, se han llev ado a cabo tres reuniones correspondientes a los

días 15 de febrero, 7 y 9 de marzo respectiv amente, en las cuales se han tratado los

siguientes temas:

• Buen Trámite

• Seguimiento auditorías internas UN SIMEGE

• Nombramiento Comisión Técnica de Auditorías

• Inducción Personal Administrativ o y Estudiantes

• Plan de auditorías de ICONTEC

• Preparación para la Certificación

• Lev antamiento de hallazgos prev io a la auditoria de certificación

Ver Actas Grupo Asesor (Anex o 2)

La Sede Medellín comprometida con la implementación del Sistema de Mejor Gestión, ha conformado los siguientes grupos de trabajo para la dirección y operación del mismo bajo

el siguiente esquema: • Nodo Gestor • Grupo Asesor • Equipo Operativ o • Nodo Coordinadores

ME

DE

LL

ÍN



Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Manizales, corte a 16 de Marzo de 2012

Equipo Operativ o:

Equipo de asesoría técnica que apoy a la implementación, funcionamiento y

sostenibilidad del proy ecto, dando cumplimiento a las activ idades establecidas en el

Plan de Acción y las metodologías y directrices propuestas por la Coordinación

General del UN-SIMEGE.

Durante el trimestre I de 2012 se han llev ado a cabo 4 reuniones en los días 20 de enero, 03

de febrero, 2 y 16 de marzo respectiv amente. Los temas tratados han sido los siguientes:

• Definición de responsabilidades en el acompañamiento a los auditores internos de acuerdo

al programa de auditoria, • Apoy o en el diligenciamiento del informe de auditoria, •

Fortalecimiento a los auditores en la redacción de hallazgos, • Capacitación a los auditores

en el manejo del módulo de auditoria de SIMEGE electrónico, • Seguimiento al

diligenciamiento de los informes de auditoria, • Activ idades importantes del año 2012, •

Apoy o al San Alejo de serv icios de la Sede como apoy o a la inducción de los estudiantes

nuev os, • Temas a tratar en el Nodo Coordinadores, • Distribución de material promocional

del proy ecto, • Acompañamiento del Equipo en la auditoria de certificación, • Redistribución

de responsabilidades, • Resultados de la auditoria de certificación, • Módulo de acciones de

SIMEGE electrónico, • Premio de Mejor Gestión 2012, • Planeación Operativ a 2012 • Informe

de la ONCI, Ver Bitácoras del Equipo Operativ o (Anex o 3 Informe Sede Medellín)

Nodo Coordinadores:

Con el ánimo de mejorar la comunicación con los Equipos de Gestión, la Sede

Medellín ha creado el Nodo Coordinadores; espacio que permite div ulgar

información relacionada con la implementación del Proy ecto UN-SIMEGE en la

Sede, realizar sensibilizaciones y /o capacitaciones en temas afines al Proy ecto UN-

SIMEGE y presentar los av ances y /o dificultades que se presentan en los Equipos

de Gestión. Está conformado por todos los Coordinadores de los Equipos de Gestión

y el Equipo Operativ o UN-SIMEGE.

Durante el trimestre I de 2012 el Nodo Coordinadores se ha reunido dos v eces, los días 6 de

febrero y 5 de marzo respectiv amente.

En las reuniones realizadas durante este trimestre se han tratado los siguientes temas:

• Gestión documental - Tablas de retención documental

• Inclusión de la planeación operativ a

• Acciones de mejoramiento y su documentación

• Auditoria interna

• Auditoria de certificación

• Buen trámite y SQRS

Ver Bitácoras del Nodo Coordinadores (Anex o 4 Informe Sede Medellín)

ME

DE

LL

IN


El Equipo Técnico está conformado por:* Dr. Alberto Antonio Agudelo Aguirre

(Coordinador Funcional UN-SIMEGE)* Ing. Gloria Inés Cardona Giraldo

(Coordinadora Equipo Técnico UN-SIMEGE)* 4 Profesionales de Apoy o y 1

Técnico de apoy o

El equipo técnico UN SIMEGE se reunió durante el I trimestre con el coordinador funcional,

Dr. Alberto Antonio Agudelo, de manera periódica para programar activ idades, rev isar los

av ances del proy ecto y tareas pendientes a realizar. Esto permite ir haciendo el seguimiento

detallado de las activ idades y tomando acciones para mantener el buen rumbo del proy ecto.

Se anex an las actas de las reuniones del equipo técnico, durante el periodo del 16 de

diciembre de 2011 al 16 de marzo de 2012, así: No. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7.

Equipo de Mejora de Procesos: * ALBERTO ANTONIO AGUDELO)Director

Administrativ o y Financiero) * MARCELO ALZATE FLÓREZ (Profesional Mejora de

Procesos)

El coordinador de la mejora focalizada de procesos se reunió con el coordinador funcional,

para rev isar los av ances y ajustes a las activ idades planeadas.

Se anex a acta de Mejora focalizada de procesos – Área de mantenimiento No. 1, realizada

el 7 de febrero de 2012.

Av ances del proy ecto. Mensualmente se entrega al coordinador funcional y al Sr. Vicerrector los av ances del

proy ecto del UN SIMEGE III ETAPA. Lo cual permite conocer oportunamente el av ance y

tomar las acciones inmediatas para el logro de los resultados.

El Equipo Nodo esta conformado por: Coordinador funcional del proy ecto Dr.* Alberto

Antonio Agudelo (Director Administrativ o y Financiero)*Andrés Rosales Riv era

(Decano Facultad de Ciencias Ex actas y Naturales), el Director Académico, Jefe de

Personal, Asesor Oficina de Control Interno, Coordinadora Equipo de trabajo UN-

SIMEGE, Secretario Técnico Nodo UN-SIMEGE y 3 profesionales de Apoy o.

Durante este trimestre se realizaron dos reuniones de nodo.

Se anex a actas de Nodo el acta No. 1 y 2 correspondientes a febrero 6 y marzo 5 de

2012.

Reuniones de Gestión ambiental.

Periódicamente se realiza la reunión del equipo de gestión ambiental con el Director

Administrativ o y financiero, para la rev isión de los av ances de las activ idades y el

seguimiento al cumplimiento de las metas.

Periódicamente se realiza la reunión del equipo de gestión ambiental con el Director

Administrativ o y financiero, para la rev isión de los av ances de las activ idades y el

seguimiento al cumplimiento de las metas.

Se anex a el acta realizada del Sistema de Gestión Ambiental No. 12 del 26 de diciembre

de 2011 y No. 13 del 24 de febrero de 2012.

Reuniones de seguimiento a propuestas de mejora. Se rev isó el av ance de las siguientes mejoras que se encuentran en desarrollo en la sede:

1. Presentación del ajuste al flujo de trabajo de contratación durante las reuniones de nodo del

6 de febrero y del 5 de marzo de 2012.

2. Presentación del plan de auditoría para la auditoría de otorgamiento de la certificación.

Reunión de nodo del 6 de febrero de 2012.

3. Presentación de los av ances de las activ idades preparatorias para la recibir la auditoría de

otorgamiento. Reunión de nodo del 5 de marzo de 2012.

MA

NIZ

AL

ES


Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Palmira, corte a 16 de Marzo de 2012

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Orinoquia, corte a 16 de Marzo de 2012

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Amazonia, corte a 16 de Marzo de 2012


• GRUPO NODO

Mediante Resolución No.0230 de Marzo 03 de 2011 el grupo nodo está conformado

así: Ver tabla Anex a en informe

• EQUIPO TECNICO

Está conformado por un Coordinador de Nodo, cuatro (4) analistas de calidad y 5

estudiantes aux iliares v inculados al proy ecto.

PA

LM

IRA

Anex o se remite el acta No. 001 del Grupo Nodo.(Informe Sede Palmira)

Anex o se remite el acta No. 001, 002, 003 y 004 del Equipo Técnico.(Informe Sede Palmira)


OR

INO

QU

ÍA

El Sistema de Mejor Gestión en la Sede Orinoquia se ha v enido implementado con

la v inculación de los Coordinadores de dependencias, quienes lideran los procesos

misionales y de apoy o.

La implementación del sistema se materializa con la participación del Coordinador de

Nodo, a cargo del Director de la Sede, el coordinador del Equipo de Gestión, el

Comité de Mejor Gestión con el apoy o de un Analista.

En el trimestre, el Equipo de Gestión, realizó dos (2) reuniones de Equipo de Gestión en la

cuales se han desarrollado los temas a continuación mencionados:

Acta No. 1 06 febrero 2012

Temas: 1. Cambios Equipo de Gestión Sede Orinoquia 2. Certificación NTC GP 1000

av ances y tareas pendientes 3. Informe SIRECI Contraloría

Acta No. 2 24 de febrero 2012

Temas 1.Presentación Matriz requisitos por Proceso 2.Socialización Pagina Web UN

SIMEGE 3.Socialización Consulta de Documentos SIMEGE electrónico


AM

AZ

ON

IA

El Equipo de Gestión del UN –SIMEGE en la Sede Amazonía cumple las mismas

funciones del nodo asesor de la sede; en cumplimiento a la Oportunidad de Mejora

registrada en nuestro Plan de Mejoramiento como resultado de la auditoría del mes

de Abril del año 2009, que recomendó “Realizar activ idades de acompañamiento y

seguimiento que contribuy an al proceso de implementación del sistema de mejor

gestión” ,

A. Acta No. 38 Comité Mejor Gestión Sede Amazonia: Av ance en las activ idades de

preparación para la auditoría de certificación en la NTC GP 1000:2009. (13/01/2012) (Anex o

1, Informe Sede Amazonia).

B. Acta No. 39 Comité Mejor Gestión Sede Amazonia: Seguimiento a las activ idades

realizadas para la auditoría de certificación en la NTC GP 1000:2009. (08/02/2012) (Anex o 2,

Informe Sede Amazonia).

C. Acta No. 40 Comité Mejor Gestión Sede Amazonia: Av ance de los procesos a auditar por

el ICONTEC, según los requerimientos de la NTC GP 1000:2009. (27/02/2012) (Anex o 3,

Informe Sede Amazonia).

Las reuniones de trabajo se han orientado a hacer seguimiento a la ejecución del Sistema a

trav és del proceso de certificación en la NTC GP1000 que v iene adelantando la Univ ersidad

Nacional de Colombia e implementación de los componentes del Sistema de Mejor Gestión

UN SIMEGE en la Sede Orinoquia. Se destaco en el trimestre la auditoria de otorgamiento en

la NTC GP1000 por parte del Instituto Colombia de Normas Técnicas (ICONTEC), los días

doce (12) y trece (13) de marzo, así como el inicio de la Planeación Operativ a SIPLO 2012,

con un mejoramiento significativ o del aplicativ o, la construcción de Fichas de Serv icio,

Diseño y Desarrollo y Ficha de Serv icio de producto No Conforme para los Macroprocesos

misionales, la alimentación del Modulo de Documentos de la Sede en el aplicativ o SIMEGE

Electrónico, la implementación de los Planes de Mejoramiento de las auditorias realizadas

por la Contraloría General de la Republica y la Oficina Nacional de Control Interno (ONCI).

(Ver actas de reunión del Equipo de Gestión como anex o No. 1 del informe Sede Orinoquia).


Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Caribe, corte a 16 de Marzo de 2012

3.2. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN UTILIZADAS PARA LA DIVULGACIÓN DEL UN-SIMEGE

3.2.1. Orgullo UN

Se implementó la ampliación de la campaña Orgullo UN a los docentes, la evidencia se encuentra en la página principal de la Universidad Nacional de Colombia (www.unal.edu.co) y en la página Web de Orgullo UN, en el componente de Historias se dividió en Docentes y Estudiantes (www.orgulloun.unal.edu.co ).

3.2.2. Estrategias de Comunicación en las Sedes y Nivel Nacional A continuación se muestran las estrategias de comunicación utilizadas en cada una de las Sedes y el Nivel Nacional:

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Nivel Nacional, corte a 16 de Marzo de 2012


CA

RIB

E La Sede Caribe funciona como un solo Equipo de Gestión por lo tanto a trav és del

Acta No. 03 de 2009 se constituy ó el Comité del Equipo de Gestión el cual se reúne

periódicamente para analizar las diferentes estrategias de implementación del

Sistema en la Sede.

Para el trimestre actual se llev aron a cabo reuniones tanto de análisis de implementación del

Sistema, como preparación para presentar la Auditoria de Certificación por parte del

ICONTEC. Los temas principales de las reuniones que se llev aron a cabo en el trimestre se

pueden resumir así:

Enero 17 de 2012: Verificar los av ances en la implementación del UN-SIMEGE en los

diferentes factores. Temas: a. Migración de cuentas de docentes para poder hacer

seguimiento a la Planeación Operativ a de 2011 b. Socialización de logros de la sede 2011 y

plan de trabajo 2012 por parte del Director c. Socialización de av ances en la implementación

de OM por parte de la Coordinación de Informática

Febrero 02 de 2012: Div ulgación y socialización de la IV v ersión del Premio UN-SIMEGE

2011-2012 Temas: a. Socialización de propuesta para IV v ersión del Premio b. Elaboración

de plan de trabajo con los lideres de los procesos que serán auditados en el cumplimiento

de los requisitos de la norma NTC-GP1000-2009.

Febrero 15 de 2012: Ev idenciar la participación del EG en la realización del seguimiento a

los Planes de Tratamiento diseñados para el 2011 Temas: a. Dar constancia de que los

líderes de los procesos de la Sede realizaron el seguimiento a los Planes de Tratamiento

diseñados para el 2011. b. Que así mismo fueron documentados a trav és del módulo de

riesgos de SIMEGE Electrónico

Marzo 09 de 2012: Realizar seguimiento, acompañamiento y v erificación en el cumplimiento

de los requisitos de la norma NTC-GP1000-2009 para los procesos que serán objeto de

Auditoria por parte del ICONTEC Temas: a. Socializar con la Dirección de la sede los

hallazgos de la pre-auditoria y las reuniones por procesos.

ACTIVIDAD DESARROLLADA

NIV

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CIO

NA

L

Durante el I trimestre del 2012 el Niv el Nacional concentró sus esfuerzos en la preparación para la auditoría de otorgamiento de certificación en la NTCGP1000:2009, donde se

continuo y se hizo énfasis en la consolidación de los Macroprocesos-procesos orientados a los requerimientos de los numerales que ex igen la norma para un obligatorio

cumplimiento. Así con el trabajo directo y personalizado para cumplir este propósito en un trabajo permanente con directiv os, jefes, coordinadores, equipos de Macroproceso,

equipos de gestión, grupo asesor y equipos técnicos UN-SIMEGE se fortaleció la comunicación del Sistema de Mejor Gestión.

Para el desarrollo de estas reuniones y trabajo permanente se realizaron v arias activ idades que permitieron ser tomadas como estrategias de comunicación, puesto que se

difunde y fortalece de mejor manera el Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE:

• Reuniones Técnicas con equipos de Macroprocesos-procesos y equipos de gestión: Se realizaron reuniones con los equipos que conforman cada uno de los Macroprocesos

en los diferentes niv eles para prepararse en cada uno de los numerales de obligatorio cumplimiento en la NTCGP1000:2009.

• Coordinación de Equipos Técnicos de UN-SIMEGE: En el marco del Sistema de Mejor Gestión 2010-2011 UN-SIMEGE, y como se ha establecido en la implementación y

sostenibilidad del mismo, se hace necesario la articulación y coordinación de los equipos técnicos de UN-SIMEGE del Niv el Nacional y de las Sedes; para este propósito se ha

realizado un trabajo conjunto entre los analistas de la Coordinación General, el niv el Nacional y la Sede Bogotá en la realización de los planes de trabajo y ejecución de las

activ idades asociadas a las activ idades requeridas para la Certificación de la Univ ersidad, con especial énfasis en los Macroprocesos Misionales (Ex tensión, Formación e

Inv estigación) y los de apoy o como son Bienestar Univ ersitario, Gestión de Laboratorios y el SINAB.

http://www.unal.edu.co/

http://www.orgulloun.unal.edu.co/





BO

GO

TÁ

Dentro de las activ idades que se promov ieron durante el primer trimestre en materia de comunicación se encuentran:

• Circular informativ a

Con el objetiv o de hacer una div ulgación a los administrativ os sobre el proceso de certificación que adelanta la Univ ersidad, se diseño una circular informativ a con la temática de

la certificación, donde se incluy eron contenidos relacionados con qué es la certificación, qué objetiv os persigue, cuáles son sus beneficios y usos de la misma. Adicionalmente

se tuv o la oportunidad de entrev istar a un funcionario del ICONTEC quien accedió a responder preguntas relacionadas con este proceso que inicio la univ ersidad para la

certificación, que etapas sigue una institución que busca la certificación y recomendaciones que les puede dar a las instituciones que inician este proceso, entre otras. Dicha

circular se env ió el 9 de marzo, en formato digital y de manera masiv a a los administrativ os de la sede mediante pos máster.

• Comité de nodo

Durante el primer trimestre se organizó el primer comité de nodo, que se llev ó a cabo el 24 de febrero de 10 a.m. a 12 m., en el que se les dio a conocer a los directiv os de la

Sede, el plan de auditorías y los diferentes procesos que se auditaron por parte del ICONTEC, a su v ez se les ex puso, como se encuentra el desempeño de los procesos que

tienen a cargo a partir del cumplimiento de las metas que se trazaron en la planeación integral.

• Feria de serv icios para estudiantes nuev os

Dentro de las activ idades de div ulgación que ha empleado él UN SIMEGE en la sede, se encuentra la participación en la feria de serv icios para estudiantes nuev os que adelanta

Bienestar univ ersitario y que se desarrolló el 15 y 16 de febrero en el edificio de posgrados de Ciencias Humanas. Esta feria cuenta con la participación de alrededor de 1000

estudiantes nuev os a los que se les hace una brev e ex posición de lo que es el UN SIMEGE, el proceso de certificación que adelanta la univ ersidad y se les da a conocer el

compromiso ético. Como material de apoy o que se les entrego un folleto informativ o acerca del sistema, manillas del compromiso ético y algunas agendas facilitadas por la

Coordinación general del proy ecto.

BO

GO

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• Primer Feria de Gestión Univ ersitaria

La Sede Bogotá, con la participación de las facultades, institutos y demás unidades de gestión, adelanta una intensificación de acciones orientadas al mejoramiento efectiv o de los

serv icios, cuy os resultados más v aliosos se harán v isibles en la primera Feria de Gestión Univ ersitaria, que tendrá lugar el 22 de Marzo de 2012. En el edificio de posgrados de

la facultad de ciencias humanas, de 8:00 am – 5:00 pm.

Esta iniciativ a surge con el propósito de promocionar el mejoramiento de los diferentes serv icios y el reconocimiento de los esfuerzos a incrementar el grado de satisfacción de

los sujetos sociales a quienes se prestan, utilizando las herramientas que brinda el sistema de mejor gestión

La I feria de gestión univ ersitaria, contará con 17 stands, en los cuales, cada dependencia, que representa a un Macroproceso, ex pondrá a toda la comunidad univ ersitaria

(alumnos, profesores, administrativ os), los procedimientos y las mejoras en los serv icios en las que han estado trabajando en el último año.

Cada dependencia, tiene la tarea de manejar una imagen de acuerdo al concepto y al serv icio que se quiere comunicar; complementándolo con material gráfico, audio, v ideo,

artículos promocionales, etc. Para esto se ha realizado un trabajo de asesoría constante con los coordinadores de niv el central que tienen a su cargo el Macroproceso, para

analizar de acuerdo al presupuesto con el que se cuenta y a los serv icios que se v an a presentar, cual es la mejor forma de ex ponerlos a toda la comunidad.

Este trabajo ha consistido en ay udar a cada equipo, a idear el material de apoy o que requieran para la ex posición adecuada de su serv icio o mejora. Esta labor se ha div idido en

3 etapas, la primera, consistente en asesorar a cada equipo de trabajo a escoger el serv icio o la mejora a presentar, estudiando ideas y el lenguaje más adecuado para

ex ponerlo.

La segunda etapa, radica en analizar con que presupuesto cuentan, de acuerdo a esto se ha escogido el material de apoy o necesario para la ex posición. La tercera y última,

consiste en la materialización y creación de las piezas de comunicación que se utilizarán en la feria.

Adicionalmente se contará con la participación del Sistema de Patrimonio y Museos, en el que se presentarán todos los serv icios ofrecidos, y el av ance en la gestión interna de

los museos de la univ ersidad.

Para la etapa de div ulgación de la feria, se ha empleado el diseño que se presenta a continuación para todas las piezas de comunicación diseñadas para este fin (Pendones,

afiches, postales, postmaster).

En total se imprimieron 1000 postales, que se repartieron como inv itación en las 4 entradas de la univ ersidad, y por todo el campus univ ersitario, paralelamente, se pegaron 500

afiches, en todas las dependencias administrativ as, facultades e institutos de la univ ersidad.

Por último, se env ió un postmaster a toda la comunidad univ ersitaria inv itándolos a participar en el ev ento (v er figura 3,4 y 5).

Con la finalidad que el personal administrativ o de la univ ersidad, pudiera participar de este ev ento, se tramitó el permiso con la Vicerrectoría de Sede, pidiendo que se les

conceda una hora de su jornada laboral, para asistir al ev ento.

Adicionalmente se produjo una cuña en radio para apoy ar la conv ocatoria de la I FERIA DE GESTIÓN UNIVERSITARIA. La promoción fue emitida desde el martes 13 de marzo e

irá hasta el miércoles 21 de marzo, con una frecuencia de tres emisiones diarias.

Se hizo una inv itación a trav és del programa radial “La nación cultural” , en donde se habló sobre los objetiv os de la feria y los participantes, entre otros.

Complementario a la feria, se contará con una activ idad lúdica, a cargo del Instituto de Estudios políticos y Relaciones Internacionales, con el objetiv o de fortalecer la memoria

Institucional, el sentido de pertenencia y del concepto de identidad con respecto a los v alores socializados en el Ideario Ético de la Univ ersidad y el sistema de Mejor Gestión.

Dicha activ idad se trabajará a partir de talleres de sensibilización con las personas que participen en la feria en los que se desarrollarán temas como: historia del campus de la

UN, democratización de las relaciones interpersonales dentro del campus desde una perspectiv a de género, entre otros.



Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Palmira, corte a 16 de Marzo de 2012

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Orinoquia, corte a 16 de Marzo de 2012


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Desde la Oficina de Medios y Comunicaciones de la Sede, permanentemente se div ulgan las activ idades desarrolladas y por desarrollar en el marco del Sistema de Mejor

Gestión. Para este trimestre, se reportaron las siguientes estrategias:

Estrategia: Emisión de notas informativ as en boletín interno Bitácora

Descripción: Emisión de cuatro notas informativ as sobre el inicio de las auditorias y v isita del ente certificador ICONTEC

Objetiv os: Informar a la comunidad de la Sede en los av ances del SIMEGE

Resultados: Publicación de 4 notas los días 9 de febrero, 23 de febrero, 8 de marzo y 15 de marzo


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Se mantienen las dos estrategias de comunicación definidas en la Sede, es decir el contacto personal y los canales de comunicación controlados.

Contacto Personal

Objetiv os. - Div ulgar oportuna y eficientemente las estrategias de implementación del Sistema de Mejor Gestión, mediante el acompañamiento y asesoría de los analistas a los

equipos, áreas o dependencias de la Univ ersidad. - Retroalimentar al equipo técnico sobre las activ idades desarrolladas por los equipos, áreas o dependencias, en los temas del

Sistema de Mejor Gestión, asegurando la toma de decisiones oportunas. - Orientar, entrenar o aclarar conceptos requeridos por los usuarios del Sistema de acuerdo con los

lineamientos institucionales. - Apoy ar la ejecución de las activ idades de implementación, seguimiento y mejoramiento del Sistema de Mejor Gestión.

Descripción. Los analistas de calidad v inculados al proy ecto apoy an a todos los equipos/áreas de la Sede de manera constante en las activ idades de estandarización,

seguimiento y mejoramiento del sistema a trav és de la participación en reuniones establecidas por los EG y orientación personalizada con los interesados, lo cual permite un flujo

de información coherente y adecuada. Igualmente, se brinda apoy o en el uso de herramientas informáticas (SIPLO, Simege Electrónico) y se realizan activ idades de

entrenamiento permanente en los conceptos del Sistema requeridos por los usuarios.

Resultados. En el primer trimestre de 2012 se continuó con el entrenamiento de los equipos en la estrategia de preparación para la certificación de la Univ ersidad Nacional; se

realizó entrenamiento y acompañamiento IN SITU, para elaborar la Planeación operativ a de la v igencia 2012 y finalizar el seguimiento de la v igencia 2011.

Se div ulgaron las actualizaciones de la página w eb del proy ecto UN-SIMEGE de la Coordinación General y de la Sede, además de realizar nuev as activ idades de entrenamiento

en los módulos de SIMEGE electrónico. Se acompañó la ejecución de tareas pendientes en cada módulo de SIMEGE electrónico y se fortaleció el trabajo correspondiente al

control documental.

Canales de comunicación controlados

Objetiv os. - Mantener un proceso de comunicación eficiente y permanente que cumpla con los lineamientos institucionales. - Optimizar el uso de las herramientas disponibles

para lograr may or cobertura en la entrega de la información relacionada con la implementación del Sistema de Mejor Gestión de la Univ ersidad.

Descripción. Son todas las comunicaciones oficiales que se emiten desde la Coordinación del nodo SIMEGE y que utilizan los medios formales de la institución para la

div ulgación de la información y posterior seguimiento a las activ idades. Específicamente se utilizaron los oficios, la página w eb, los mensajes electrónicos masiv os y los

elementos div ulgativ os diseñados en conjunto con la oficina de div ulgación estratégica y cultural.

Resultados. En el presente trimestre se realizaron las siguientes activ idades:

- Actualización del nicho de la Sede en la página w eb SIMEGE de la Coordinación General y actualización de la página w eb del proy ecto SIMEGE en la Sede Palmira.

- Div ulgación del plazo establecido para realizar la Planeación Operativ a de la v igencia 2012, mediante correo masiv o y publicación en la página w eb del proy ecto en la Sede.

- Div ulgación de la informe de rev isión por la Dirección del año 2011, mediante publicación en la página w eb del proy ecto.

- Inv itación a talleres y activ idades de entrenamiento en conceptos relacionados con la implementación del Sistema de Mejor Gestión y estrategia de preparación de la Sede

Palmira para la certificación, mediante oficios y correos electrónicos.

- Env ío de información generada por la Coordinación General para la preparación de la auditoría de certificación de la Univ ersidad Nacional de Colombia.

- Entrega de material div ulgativ o consistente en programador 2012 como apoy o a la estrategia de preparación para la certificación, calendarios de pared UN-SIMEGE, Boletín

Mejorando No. 01 y pulseras de apoy o al compromiso ético con los v alores institucionales.


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En esta dinámica la Sede Orinoquia, a trav és del Sistema de Mejor Gestión v iene desarrollando estrategias de comunicación que para el trimestre tuv o como objetiv o dar a

conocer a la comunidad univ ersitaria el proceso de certificación en el que encuentra la Univ ersidad Nacional de Colombia, su razón de ser, importancia y beneficios de acceder

a dicha certificación.

Como resultado de esta estrategia, se obtuv o un reconocimiento del 100% de la comunidad univ ersitaria del proceso que v iene desarrollando la Univ ersidad Nacional de

Colombia concerniente en la certificación en la Norma Técnica Colombiana de la Gestión Pública NTC GP1000.


Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Amazonia, corte a 16 de Marzo de 2012

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UN-SIMEGE, Sede Caribe, corte a 16 de Marzo de 2012

3.3. ACCIONES QUE EVIDENCIAN EL MEJORAMIENTO

3.3.1. Boletín de Mejoramientos de la UN.

En la edición del mes de febrero fue publicada la nota “UN-SIMEGE ¿Cómo puedo hacerlo mejor?” en Carta Universitaria a partir de los mejoramientos reportados por todos los EG de las Sedes y el Nivel Nacional


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CÍRCULO DE LA PALABRA DE VIDA

El Grupo Hijos del Tabaco, la Coca y la y uca dulce nace en la Sede Amazonía en el segundo semestre de 2010 por iniciativ a de 5 estudiantes pertenecientes a Asociaciones

indígenas.

Desde el principio de éste semestre, los estudiantes se han reunido en la maloca del sendero de la univ ersidad en lo que ellos denominaron: “Círculo de la Palabra de Vida”.

Las malocas, para las culturas indígenas se consolidan como templos de conocimiento y espacios de construcción espiritual; lugares en los que se forman espiritual y

culturalmente los miembros de una comunidad, en la búsqueda de la armonía y el equilibrio social. Tradicionalmente la maloca está asociada a la chagra en la que se cultiv an

entre otros, tabaco, coca y y uca dulce como elementos básicos de tipo cultural.

Los objetiv os son:

• Fomentar e incentiv ar la cultura de los pueblos indígenas miembros de la comunidad univ ersitaria.

• Mejorar la calidad de v ida de los estudiantes y v isitantes de la univ ersidad que comparten la cultura ancestral, creándose la oportunidad de alejar a los jóv enes del consumo de

licor.

• Construir conocimiento intercultural a partir del encuentro y socialización de los diferentes miembros de la comunidad univ ersitaria.

• Propiciar espacios de diálogo de saberes en la comunidad univ ersitaria.

En el 2012 se han realizado cuatro encuentros: presentar el espacio y los nuev os integrantes, adecuación de la maloca estableciendo los materiales que se requieren para

mejorarla, se contaron historias de sus etnias: creación del mundo en ticuna y se compartieron v arias historias, asistió además un abuelo de la etnia huitoto y un profesor de El

Encanto a darles indicaciones a los muchachos sobre el uso del mambe.

ENCUENTRO CON DOCENTES

Se realizó el 18 de febrero en los alojamientos de la univ ersidad.

Cartografía social es un taller de auto reconocimiento de los miembros de la sede. En un mapa, el participante debe relacionar las sensaciones y percepciones que le ofrece cada

lugar, igualmente, se solicita que se realice una asociación con los nombres de cada persona que componen la comunidad univ ersitaria.

Triángulo sin salida: es un taller que desarrolla la temática del trabajo en equipo. Permite fortalecer la comprensión de las situaciones que no permiten la efectiv a realización del

trabajo en las diferentes áreas. Así como plantear mecanismos de resolución a estas situaciones. Se realiza un taller v iv encial en el que se establecen luego de un ejercicio, las

conceptualizaciones para la optimización del trabajo en equipo (triángulo sin salida).

Adicionalmente, se realizaron tres conv ersatorios de entorno ético, los cuales se llev aron a cabo en las siguientes fechas: 28/02/2012, 6/03/2012 y 13/03/2012.

JORNADA DE INDUCCIÓN:

Se realizaron los siguientes talleres:

• Taller de padres: realizado el 15 de febrero, tuv o como fin fomentar el v alor de la corresponsabilidad y contó con una participación de 27 personas

• Taller de Buenas prácticas académicas: realizado el 13 de febrero, contando con una participación de 35 estudiantes y 6 docentes.


CA

RIB

E

Con el ánimo de llev ar a cabo la div ulgación de los productos y la planeación para la implementación del Sistema de Mejor Gestión la sede Caribe han llev ado a cabo las

siguientes activ idades:

1. Reunión general de personal: la cual fue liderada por el Director de la Sede, en la cual él presentó los logros de la sede en temas de SIMEGE y dio a conocer las activ idades

planeadas para este año.

2. SIPLO: Se llev ó a cabo el seguimiento de la Planeación Operativ a correspondiente al II semestre de 2012 por parte del 100% de los líderes de los procesos. Así mismo, se

crearon y documentaron oportunidades de mejora para dar respuesta a los incumplimientos en las metas de SIPLO.

3. Rendición de Cuentas: Con el apoy o de UNIMEDIOS el Director de la sede llev ó a cabo el proceso de Rendición de Cuentas en las diferentes líneas estrategias del Plan

Global de Desarrollo.

4. Jornadas de trabajo: se llev aron reuniones específicas con los líderes de los procesos que serian objeto de Auditoria por parte del ICONTEC y se realizó pre auditoria para

identificar aspectos a mejorar.

5. Planes de tratamiento: se realizo el seguimiento a los planes de tratamiento de los riesgos identificados para la v igencia 2011 y se documentaron en el módulo de SE.

6. Gestión Ambiental: se llev ó a cabo la reunión presencial del Comité de Gestión Ambiental en la sede Caribe los días 1 y 2 de marzo, y durante el trimestre se aplicaron los

formatos estandarizados y se construy eron los protocolos.

7. Campaña de Solidaridad: se diseño una campaña de solidaridad con impacto en los reclusos de la cárcel nuev a esperanza, la cual constaba de recolectar en la comunidad

univ ersitaria libros de cualquier tema de interés en buen estado, clasificarlos y donarlos a la biblioteca de la cárcel.

8. Semana de Inducción: durante la semana de inducción de los estudiantes nuev os tanto de pregrado como de posgrado, se apoy ó a bienestar univ ersitario en la div ulgación de

los componentes y v alores del Entorno Ético y se promov ió la participación en las diferentes formas de v oluntariado que ex isten en la sede.


Fuente: Universidad Nacional de Colombia, UNIMEDIOS.

Además se creó un espacio en la pagina web de UN-SIMEGE denominado Mejoramientos Efectivos, allí se estan publicando los mejoramientos mas destacados.

3.3.2. Certificación en NTC GP 1000:2009 de la Universidad Nacional de Colombia. En este trimestre la Universidad se estuvo preparando para el recibimiento de la segunda etapa de la auditoria de otorgamiento de la certificación, la cual se llevo a cabo en la semana del 12 al 16 de marzo del presente año, donde se auditaron todos los procesos y todas las Sedes de la Universidad. Ver ANEXO Plan de Auditoria Marzo.


En este momento la Universidad esta adelantando, los respectivos Planes de Mejora, para atender los hallazgos que se presentaron. Durante el mes de mayo el ICONTEC realizará una tercera visita para verificar los avances en estos Planes de Mejora y así poder iniciar el proceso decisorio de otorgamiento de la Certificación del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma NTC GP 1000:2009. A continuación se relacionan las actividades que se llevaron a cabo en el Nivel Nacional y las 7 Sedes de la Universidad, con fin de prepararse para el recibimiento de la auditoria en mención:

3.3.2.1. Nivel Nacional: Sensibilización y explicación de la auditoría a los líderes de procesos y sus equipos

Durante el trimestre la coordinación del Nivel Nacional, realizó reuniones con los equipos que conforman cada uno de los Macroprocesos con el fin de avanzar en la consolidación de los procesos y el mejoramiento de sus servicios. De esta manera se realizó acompañamiento y asistencia profesional y técnica a cada equipo. En dichas reuniones se amplió información sobre la auditoría de otorgamiento de certificación en calidad por parte del ICONTEC y se socializó el plan de auditoría correspondiente a cada proceso. Se realizaron recomendaciones para la preparación y recepción de la auditoría de ICONTEC con los siguientes parámetros generales y específicos:

a. Conformar el equipo de servidores públicos que recibirá la auditoría, constituido por los responsables de los

procesos que desarrolla su dependencia. b. Ubicación exacta y disponibilidad del manejo de documentos y registros (Módulo de documentos del SIMEGE

electrónico, página oficial de UN-SIMEGE link www.simege.unal.edu.co, tablas de retención documental, entre otros).

c. Conocimiento general del Sistema de Mejor Gestión (Misión y Visión de la Universidad, política y objetivos de Mejor Gestión, los cuales se encuentran en página oficial de UN-SIMEGE link www.simege.unal.edu.co)

d. El Directivo o líderes de proceso, deben garantizar la disponibilidad de una persona que pueda guiar al auditor y a usted en todo el proceso de auditoría, ésta persona debe conocer la implementación de cada uno de los procesos que usted coordina o lidera, además debe facilitar el acceso a las áreas físicas o dependencias que sean necesarias visitar. Esta persona será la encargada de apoyar y ser el puente de comunicación con la auditoría.

e. Garantizar un espacio (sala de reuniones) para atender al auditor, de igual manera, debe designar quien(es) de su equipo de trabajo lo acompañará para recibir la auditoria.

f. Disponer de los equipos físicos que sean necesarios (Computador con acceso a internet, archivo físico, etc.)

Para el momento de la auditoría les recomendamos tener en cuenta: a. El Líder del equipo de gestión deberá recibir al auditor con su equipo de mejor gestión (responsables de los

procesos). Puede ser importante hacer una presentación de su proceso y dependencia, la cual no debe exceder más de 8 minutos.

b. El auditado debe entender muy bien y clarificar la pregunta realizada por el auditor, con el fin de contestar con seguridad, sin dar más información de la que se solicita.

c. Los procesos serán auditados en los numerales de la norma que responden a los procedimientos obligatorios y transversales del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE, los cuales corresponden a: Gestión Documental: evidenciarán el control y los registros contenidos en las tablas de retención documental. Mejoramiento: evidenciando planes de mejoramiento, medición de la satisfacción del usuario y riesgos del proceso auditado. En el caso de los procesos misionales evidenciarán Control de fallas en la prestación del servicio.

http://www.simege.unal.edu.co/

http://www.simege.unal.edu.co/


Balance de la sensibilización y explicación de la auditoría a los líderes de procesos y sus equipos El balance de las reuniones fue positivo teniendo en cuenta que los integrantes de cada proceso se concientizaron de la necesidad de conocer los requisitos de la norma NTCGP1000-2009 y la forma en que se da cumplimiento desde su objetivo misional. Así mismo los líderes de los procesos definieron el plan de trabajo de sus equipos orientado a consolidar las evidencias del cumplimiento de requisitos objeto de la auditoría. De igual manera se fortaleció el rol de nivel nacional de cada proceso, realizando un trabajo articulado con los pares en las Sedes, mediante videoconferencias y reuniones presenciales. Visitas y Preauditorías realizadas al Nivel Nacional, Sede Bogotá y Facultades

La Coordinación del Nivel Nacional de UN-Simege definió como ejercicio preparatorio para la Auditoria de ICONTEC la realización de preauditorías para los procesos de la Universidad. En este ejercicio no se incluyó el Macroproceso de Seguridad Social en Salud debido a que no fue contemplado en el Plan de Auditoría de ICONTEC. Para los Macroprocesos en general, la Coordinación del Nivel Nacional de UN SIMEGE diseñó una lista de verificación que contenía preguntas asociadas a los requisitos de la NTC GP 1000:2009. Esta lista fue adaptada para ser presentada a los Macroprocesos de Direccionamiento Institucional, Gestión Administrativa y Financiera y Evaluación, Medición, Control y Seguimiento, teniendo en cuenta los requisitos de la norma aplicables a cada uno. En el caso de los procesos de Direccionamiento Institucional, se realizaron varias reuniones con el líder y su equipo de trabajo con el fin de resolver la lista de verificación propuesta, recordar dónde se ubica la información del Sistema de Mejor Gestión de la Universidad y aclarar dudas o inquietudes al respecto. Para los procesos de Gestión Administrativa y Financiera se desarrollaron reuniones con cada líder de proceso y sus equipos de trabajo, y en los casos que el proceso estaba incluido en el Plan de Auditoría de ICONTEC y el alcance del proceso contemplaba el nivel Sede, se programaron reuniones por videoconferencia. En estas reuniones, los Analistas de Simege designados del Nivel Nacional y de la Sede Bogotá, realizaron una presentación sobre el alcance de la auditoría de otorgamiento de la certificación y la socialización de las listas de verificación adaptadas. Para los procesos de Evaluación, Medición, Control y Seguimiento se programaron reuniones con los líderes de los mismos y sus equipos de trabajo con el fin de presentar la información general de la Auditoría de ICONTEC y las posibles preguntas a resolver en la visita; de igual manera, se brindó una capacitación en el manejo de Simege Electrónico con la asesoría de la Coordinación General del Simege. Para el caso del proceso de Evaluación Independiente se desarrolló una videoconferencia con los delegados de las Sedes. En el caso de los procesos de los Macroprocesos de Comunicación, Relaciones Interinstitucionales y Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios incluidos en el Plan de Auditoría del ICONTEC, se realizó la revisión de las preguntas de la lista de verificación general en reunión con los coordinadores de los equipos de los procesos de Divulgación de Información General, Divulgación de Información Oficial y Agenciar las Relaciones Interinstitucionales. Este ejercicio permitió identificar que los temas más rezagados eran el control de documentos, acciones correctivas y preventivas e indicadores y riesgos. A partir de lo anterior se elaboró un plan de trabajo inmediato. Se establecieron reuniones con los Macroprocesos Gestión de la Información (Proceso Gestión de Tecnología de Información y Gestión Documental) y Gestión del Talento Humano, con el fin de presentar el Plan de Auditoría de ICONTEC y revisar la lista de verificación general. Así mismo, se hizo verificación del cumplimiento de los requisitos de la NTCGP1000 aplicados según cada proceso en su parte misional. En las reuniones en mención se reforzó el conocimiento general del Simege en cuanto a la política de calidad, los objetivos de calidad y los procedimientos obligatorios. De igual manera se indicó acerca de la consulta de los planes de mejoramiento y los riesgos en el Simege Electrónico, y las guías existentes al respecto.


En el caso de los Macroprocesos de Bienestar Universitario, Gestión de Laboratorios y Gestión Jurídica se realizó la revisión de la lista de verificación general y se identificó que se debían ajustar los registros de acuerdo a la TRD específicamente la subserie de SIMEGE; adicionalmente, se encontraba pendiente concluir el seguimiento de planes de mejoramiento y adjuntar las evidencias de cumplimiento de los mismos en el módulo de acciones de Simege Electrónico. Para los Macroprocesos misionales Formación, Extensión e Investigación, Creación Artística e Innovación, las visitas de preauditoría se llevaron a cabo partiendo de la reunión de sensibilización con el líder del nivel nacional. En conjunto con la Coordinación de UN Simege de la Sede Bogotá, se diseñaron las listas de verificación de prueba adaptadas a los requisitos de la NTCGP1000:2009 que serían objeto de auditoría en cada proceso (Ver ANEXO. Listas de Verificación NTCGP1000 Macroprocesos Misionales). Cada Macroproceso estableció un plan de trabajo en el que se definieron los mecanismos para socializar las listas de verificación de prueba con los niveles sede y facultad, según correspondiera. Se definió un cronograma de visitas de seguimiento a las facultades, las cuales fueron realizadas con el acompañamiento de los Analistas de Nivel Nacional y Sede Bogotá y los coordinadores de Simege de Macroproceso de la Sede Bogotá. Macroproceso Formación: se trabajo desde la Vicerrectoría Académica como líder del Macroproceso junto con las dependencias adscritas correspondientes al Nivel Nacional y Nivel de Sede, con quienes se preparó y construyó la presentación de los procesos que les corresponde. Así mismo, fue fundamental en esta coordinación de la Vicerrectoría Académica poder llegar al trabajo de preparación con las facultades donde junto con la Asesora de la VRA la Profesora Luisa Fernanda Jiménez y la Coordinadora del Nivel Nacional se establecieron visitas a todas las Facultades donde se trabajo directamente con el Vicedecano Académico y el Secretario Académico, con quienes se realizó la preparación de la auditoría en 10 facultades excepto la Facultad de Ciencias Económicas por la falta de disponibilidad de la misma. Macroproceso de Extensión: Se visitaron 10 de las 11 facultades de la sede Bogotá, faltando la facultad de Medicina que por cierre no se pudo realizar. De las 10 facultades visitadas se vio claramente que hay muchas diferencias de estructura y funcionamiento de los centros de extensión, puesto que las facultades más pequeñas (Derecho, Enfermería, Veterinaria, Agronomía, ciencias, Ciencias Humanas y Odontología) no cuentan con una estructura funcional de la Extensión clara, mientras que las facultades mas grandes (Artes, Ingeniería, Ciencias Económicas) tienen una estructura que hace que tengan muchos proyectos de Extensión. De acuerdo con lo anterior y al verificar la lista de verificación para el macroproceso de Extensión se hizo evidente que los registros y el procedimiento para desarrollar las modalidades de extensión en las facultades grandes era más fácil evidenciar que en las facultades pequeñas. La recomendación de las facultades en general fue establecer un canal de comunicación más efectivo entre el nivel Nacional y las Facultades ya que estas son las que desarrollan las modalidades de Extensión y por esto deben tener en cuenta las particularidades de cada facultad para poder establecer procedimientos estandarizados para las sedes y las facultades. En general se evidenciaron los registros que exige la norma NTCGP 1000-2009 y quedaron preparados para recibir la auditoria del ICONTEC. Macroproceso de Investigación Creación Artística E Innovación: Se realizaron las visitas a las Facultades de Agronomía, Artes, Ciencias, Ciencias Económicas, Ciencias Humanas, Derecho, Ingeniería, Medicina, Medicina Veterinaria, Odontología, excepto a la Facultad de Enfermería dadas las circunstancias de la torre de Enfermería. Estas visitas fueron muy importantes para el macroproceso porque le permitieron darse cuenta de que la mayoría de las facultades conocen el proceso misional, pero tienen poca información del Sistema de Mejor Gestión y otra debilidad encontrada es que no todas las facultades utilizan el aplicativo Hermes para registrar sus proyectos de investigación.


Dentro de los Institutos de Investigación visitados (participaron cuatro institutos), se encontró que conocen el proceso misional, pero tienen poca información del Sistema de Mejor Gestión, la mayoría no utilizan el sistema HERMES y muchos no tienen perfil de consulta. Los Institutos solicitan mejorar canales de comunicación con la Dirección de Investigación de Bogotá - DIB, en cuanto a seguimiento de proyectos, dado que solo se enteran de los proyectos internos cuando existen inconvenientes. Ver ANEXO Visitas a las Facultades y Macroprocesos En general las visitas a los procesos y los ejercicios de preauditoría fueron útiles como mecanismo para la divulgación del Sistema de Mejor Gestión. De esta manera se logró un nivel de sensibilización de los equipos de los procesos frente a la importancia de mantener un mejoramiento continuo y la importancia de la conservación de las evidencias del mismo. Asimismo las visitas le permitieron a los procesos darse cuenta de sus fortalezas y debilidades y tomar medidas al respecto para continuar con su consolidación y estar mejor preparados para la auditoría de otorgamiento de la certificación en calidad. Ver ANEXO Visitas a las Facultades y Macroprocesos. Seguimiento a las Sedes en el Proceso de Preparación para la Auditoría de ICONTEC La Coordinación del Nivel Nacional de UN Simege participó en la reunión técnica convocada por la Coordinación General el 15 de febrero de 2012, donde se presentaron avances en el tratamiento de los riesgos identificados en la primera etapa de la Auditoría de ICONTEC, relacionados con la gestión documental, revisión por la dirección, producto o servicio no conforme, análisis de datos y acciones correctivas, preventivas y de mejora (Ver ANEXO Presentación de Avance Tratamiento de Riesgos de la Auditoria de ICONTEC). La Coordinación del Nivel Nacional de UN Simege, programó y lideró una reunión de seguimiento a la preparación para la Auditoría de ICONTEC el 29 de febrero de 2012, en la cual participaron las Coordinaciones de Simege de las Sedes mediante videoconferencia (Ver ANEXO Acta de Reunión Técnica del Nivel Nacional). Se inició la verificación de los avances logrados con respecto a la preparación de los procesos misionales y posteriormente se abordaron otros procesos. En general, el balance de la reunión fue positivo puesto que todos los procesos habían sido abordados y visitados por las Coordinaciones de Simege en las distintas Sedes, y ya habían sido identificadas las debilidades existentes y las acciones al respecto (Ver ANEXO Presentación de Avance Preparación para recibir la Auditoria de ICONTEC). Durante el mes de febrero de 2012, la Coordinación General programó y realizó visitas presenciales a cada una de las Sedes de Presencia Nacional, con el fin de acompañar la preparación de las mismas para la Auditoría de ICONTEC, identificar las falencias y asesorar la realización de acciones encaminadas a resolverlas. Los anexos se encuentran en la carpeta Certificación.

3.3.2.2. Sede Bogotá El equipo técnico de UN SIMEGE de la Sede Bogotá, se enfocó en la generación de espacios de discusión y toma de decisiones con los diferentes actores del Sistema de Mejor Gestión, con el fin de coordinar las actividades que permitieran llevar a buen término el proceso de certificación en la Norma NTCGP 1000:2009, iniciando esta preparación por parte de la Sede desde el cuarto trimestre del año 2011. La metodología para llevar a cabo la preparación indicada, se enmarcó en la verificación del cumplimiento de los requisitos de la norma, en los cuales se encontraron riesgos de no conformidades, durante la primera etapa de la auditoría realizada por ICONTEC, durante el mes de noviembre del 2011. Esta etapa de la auditoría se realizó a través de una revisión documental del cumplimiento de los requisitos de la norma por parte del Sistema de Mejor Gestión de la Universidad, desde la Coordinación General de UN SIMEGE. Los riesgos de no conformidad detectados, se enmarcaron en: 1. Control de documentos y registros; 2. Revisión por la Dirección; 3. Diseño y desarrollo del producto/servicio no conforme; 4. Acciones correctivas y preventivas y 5. Control de dispositivos de seguimiento y medición.


A partir de este resultado en la primera etapa de la auditoría, la Sede Bogotá, generó espacios de discusión y toma de decisiones como se mencionó inicialmente, los cuales se enfocaron en la verificación del cumplimiento de los requisitos de la norma asociados a los riesgos de no conformidades identificados; llevándose a cabo un seguimiento a los documentos y registros de dichos requisitos, junto con los coordinadores de los Equipos de Gestión correspondientes. Para mitigar el riesgo No. 1. Control de documentos y registros, la Sede se enfocó en verificar 1. El cumplimiento de la serie de implementación de UN SIMEGE, según las TRD, a partir de reuniones con las 11 Facultades y con 6 de los 7 Institutos, en donde se confirmó la organización de la serie “Implementación de UN SIMEGE” (se constituye por: anexo 3 y anexo 2 del procedimiento de control de documentos; planes de mejora, riesgos y ambiente de control hasta 2010). Durante esta actividad, no fue posible articular la verificación con la Facultad de Ciencias y Ciencias Económicas, a pesar del seguimiento realizado con ellos. En el caso de los Institutos, no se logró realizar la actividad con el IEU. La otra actividad realizada fue 2. La Verificación de los documentos incluidos en simege electrónico. Durante esta actividad se llevó a cabo la revisión de los documentos en el aplicativo por proceso, obteniendo el diagnóstico de los documentos de la Sede; generándose al necesidad de un plan de mejoramiento orientado a realizar el trámite de modificación de los documentos que sean necesarios, en el aplicativo por parte de los líderes de los procesos en la Sede y su respectivo ajuste en el Simege electrónico. En relación con el riesgo No. 2. Revisión por la Dirección, se llevo a cabo la complementación de la información solicitada por la Coordinación General asociada a la Revisión por la Dirección, entregada en Diciembre de 2011. Para esta complementación se reportó 1. El porcentaje de eficacia de los planes de mejoramiento de la Sede; 2. Se aclaró que en la Sede no se reportaron los hallazgos encontrados en la auditoría por macroproceso, ya que esta información corresponde a la consolidación que se debía realizar desde el Nodo del Nivel Nacional; 3. Se construyeron los planes de mejoramiento correspondientes a: - La no ejecución de la totalidad de las auditorias programadas para EG, en el 2011. - La ineficacia de los planes de mejoramiento del 2010 y 2011 - Los planes de tratamiento que no se cumplieron del 2010 - Los equipos de gestión y/o procesos que no cumplieron o alcanzaron las metas de los indicadores de la Matriz de Planeación Integral u otra fuente de información. 4. Se reportó el cumplimiento de las metas de planeación por proceso, a partir de las matrices de seguimiento a la planeación integral de la Sede para los años 2010 - 2011, realizando un análisis completo del desempeño de los procesos, en el cual se encontró que de los 56 procesos que le aplican a los 33 EG de la Sede Bogotá que diligencian la matriz de planeación integral, 9 tuvieron un no cumplimiento, debido a que el porcentaje estuvo inferior al 75%. A este respecto se aclara que para la Sede Bogotá la condición del cumplimiento varía con respecto a SIPLO por cuanto la matriz de planeación que se trabaja en la Sede maneja una estructura en cascada, con metas trianuales que pueden ser constantes o acumulativas (se cumplen solo al finalizar el trienio), por lo cual el no cumplimiento o bajo cumplimiento en un periodo no quiere decir que el EG no se encuentre cumpliendo con la meta. En resumen, se estableció un cumplimiento promedio para las 974 metas formuladas por los 30 EG que realizaron seguimiento a la planeación, del 84% en el año 2010 y del 85% en el año 2011. A partir de la entrega de la información relacionada anteriormente, se dio cumplimiento a cabalidad con el procedimiento de Revisión por la Dirección del 2011, por parte de la Sede Bogotá. El riesgo No. 3. Diseño y desarrollo del producto/servicio no conforme se trabajó junto con el Nodo Nivel Nacional y la Coordinación General. Este trabajo consistió en el diseño y divulgación de los formatos que soportaran el cumplimiento de este requisito de la norma en los macroprocesos definidos. Estos formatos se diseñaron y posteriormente se validaron con los líderes de los diferentes macroprocesos tanto en nivel nacional como en sede y facultad. Una vez validados se llevó a cabo una labor de divulgación de los mismos en los tres niveles de la universidad. Los formatos mencionados consisten en


una Ficha de servicio en la cual se caracteriza de forma general el servicio prestado en los macroprocesos definidos; la ficha de Diseño y Desarrollo en la cual se diligenciaron y posteriormente se revisaron los registros soporte del Diseño y Desarrollo de los principales servicios de los macroprocesos definidos, y el Formato de identificación y control de fallas en la prestación del servicio, en el cual se diligenciaron y posteriormente se revisaron los registros soporte de las acciones realizadas por las áreas de la universidad, en los casos en que se genera un servicio o producto no conforme, así como las acciones que se realizan para que éste no se entregue mal al usuario. Los macroprocesos definidos para la implementación de los formatos mencionados anteriormente fueron los 3 misionales y 4 macroprocesos de apoyo (Bienestar, Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios, Gestión de Laboratorios y Gestión de Información). Con el fin de verificar la implementación de estos formatos, así como la organización de los registros que evidencian el cumplimiento de estos requisitos, se llevaron a cabo visitas de seguimiento a las Facultades e Institutos, así como a las dependencias del nivel central de sede y nacional, durante los meses de Enero y Febrero de 2012. Nota: para los macroprocesos de apoyo no aplica la Ficha de servicio. En relación con el riesgo No. 4. Acciones correctivas y preventivas, se realizaron 33 sesiones de capacitación para los módulos de acciones y riesgos a 36 participantes; con el ánimo de volver a recordar la aplicación de las guías e instructivos para realizar seguimiento a las actividades planteadas en los planes de mejoramiento y planes de tratamiento realizados en el marco del Premio de Mejor Gestión 2011. Por otra parte se llevó a cabo una revisión de los planes de mejoramiento y de tratamiento planteados por los EG de la Sede con el fin de verificar el cumplimiento de las actividades propuestas a través de la incorporación de las evidencias en Simege electrónico. Finalmente, en relación con el riesgo No. 5. Control de dispositivos de seguimiento y medición, el trabajo realizado con el macroproceso de Gestión de laboratorios estuvo orientado a programar una serie de reuniones que permitieran acordar aspectos relacionados con el control de documentos y su codificación para los laboratorios de la sede, con el fin de evidenciar el seguimiento y control de los dispositivos de medición de dichos laboratorios. Sin embargo, teniendo en cuenta la complejidad de este macroproceso se definió que la auditoría se enfocaría únicamente hacia los laboratorios que prestan servicios de extensión. Durante esta labor se realizó la elaboración de la ficha de producto/servicio y se continuó con el trabajo de estandarización de procedimientos, entre otros. Adicionalmente se programaron dos sesiones a manera de taller, con un grupo de Laboratoristas con el fin de dar a conocer el proceso de certificación que adelanta la universidad y los requisitos de la norma que se auditarían, con el fin de preparar la información que se podría solicitar durante este proceso. Durante las dos primeras semanas de marzo, se realizaron actividades de organización de la logística para recibir la auditoría en la Sede y el Nivel Nacional, lo cual se llevó a cabo junto con la Coordinación General de UN SIMEGE, el Nodo Nivel Nacional, el Equipo Técnico de la Sede Bogotá y la Vicerrectoría de Sede. En la semana del 12 al 16 de marzo, se recibió la auditoría del ICONTEC la cual fue acompañada por cada uno de los analistas del equipo técnico de la Sede, participando en cada una de las actividades generadas por la dicha auditoría. Una vez realizado el cierre de la auditoría, el equipo técnico de la Sede ha participado junto con la Coordinación General y el Nodo Nacional, en la elaboración de los planes de mejora y plan de acción generados por las No Conformidades mayores y menores, detectadas por el equipo auditor. Actualmente, la Sede Bogotá se encuentra realizando las correcciones enmarcadas en los planes de mejora mencionados, junto con los EG responsables, y realizando los aportes pertinentes al plan de acción necesario para dar cumplimiento a los requisitos que se encontraron como no conformes menores en la Sede y la Universidad.


3.3.2.3. Sede Manizales

Se efectuó la revisión y verificación de la implementación de las caracterizaciones de procesos a auditar, fichas de servicio, matrices de diseño y desarrollo, matrices de fallas en el servicio y formato de registro de las fallas de los macroprocesos misionales, así:

Formación: Facultad de Ciencias Exactas y Naturales: 1, 9, 23 de febrero de 2012 Facultad de Administración: 10 de febrero de 2012. Coordinación de programa curricular de física y matemáticas: 13 de febrero de 2012. Dirección de Departamento de Matemáticas y física: 27 de febrero de 2012 Dirección de Departamento y Coordinación de programa curricular de química: 21, 27, 29 de febrero de 2012. Coordinación de programa curricular de Arquitectura: 24 de febrero 2012. Coordinación de programa curricular de Ingeniería Industrial: 27 de febrero de 2012 Secretaria Académica de las Facultades de Ingeniería y Arquitectura y Ciencias: 27 de febrero de 2012 Dirección Académica de Sede: 27 de febrero de 2012 Registro y Matricula de Sede: 27 de febrero de 2012 Secretarios académicos, Secretario de Sede, Vicedecanos de las Facultades, Director académico y Jefe de Registro y

Matrícula: 28 de febrero de 2012.

Extensión Director de investigación y extensión de la FIA: 23 de febrero 2012 Coordinador de proyectos especiales: 23 de febrero 2012 Director de extensión de la FCEN: 29 de febrero de 2012 Director de Extensión de la Sede: 16 de marzo de 2012 Director de Extensión, Coordinadores de extensión de la Facultad de Administración, IBA, IDEA, Director Académico:

28 de febrero.

Investigación Director de investigación y extensión de la FIA: 23 de febrero 2012 Director de Investigación de la sede, coordinadores de investigación de las Facultades e Institutos de IBA, IDEA: 16 de

febrero de 2012. Se efectuó la revisión de las caracterizaciones de los procesos a auditar en los macroprocesos de apoyo, así: Bienestar universitario: Líderes de macroproceso y procesos de Bienestar Universitario: 7 de febrero de 2012. Área de Salud: Se levantó ficha de servicio del área de salud, 13 y 14 de febrero de 2012. Gestión de recursos bibliotecarios Líder e integrantes del Macroproceso de gestión de Recursos Bibliotecarios el 7 y 15 de febrero de 2012. Gestión humana Líder y personal de la Oficina de Personal el 9 y 21 de febrero de 2012. Gestión administrativa y financiera Líder y personal del área financiera el 15 de febrero de 2012. Gestión de laboratorios Reunión de certificación con la Dirección de laboratorios el 8 de febrero de 2012. Líder, asistente y personal de apoyo dirección de laboratorios el 15 de febrero de 2012.


Todos los Macroprocesos

Reuniones con los macroprocesos de apoyo en los cuales se dieron a conocer los requisitos a auditar, se revisaron las caracterizaciones de los procesos, procedimientos y formatos aplicables. Se socializaron las listas de verificación de cada uno de los requisitos a auditar de la NTC GP 1000:2009 En cada uno de los equipos de gestión se dio apoyo para realizar el seguimiento a los planes de acción, planes de tratamiento, levantamiento de planes de mejora derivados de diferentes fuentes, medición y análisis de los indicadores, medición y análisis de las encuestas de satisfacción. Se revisó en control de documentos en cada uno de los macroprocesos. Se dio apoyo en la identificación de los registros y procedimientos de cada uno de los procesos, consulta de los módulos del Simege electrónico.

3.3.2.4. Sede Medellín Reporte de las actividades realizadas durante el trimestre en el marco de la certificación ICONTEC Como preparación frente a la auditoría de certificación en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, se han realizado varias actividades. Para facilitar el entendimiento, a continuación se presenta de manera consolidada las actividades realizadas por la Sede:

Estudio de la norma NTC GP 1000:2009

Sensibilización masiva para recibir la auditoría de certificación

Organización de la documentación

Actualización del portal UN-SIMEGE

Auditoría de Gestión

Revisión de los procedimientos obligatorios y atención a las directrices de la Coordinación General

Apoyo a los Procesos pasibles de Auditoría, de acuerdo con el Plan de auditoria del Instituto Colombiano de Normas Técnicas – ICONTEC.

A continuación se detallan cada una de estas actividades, explicando su objetivo, los elementos necesarios para la preparación, la ejecución y los resultados alcanzados.

ESTUDIO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009

Objetivo Analizar con los servidores públicos los requisitos que debemos cumplir como institución para lograr la certificación frente a la NTC GP 1000:2009 y conocer cómo debemos prepararnos para recibir la auditoría. Preparación Para el desarrollo de esta actividad se identificaron los servidores públicos y contratistas que debían asistir al taller de estudio de la NTC GP 1000:2009. En el nivel Facultad se invitó a 57 servidores públicos, incluyendo Decanos, Vicedecanos Académicos, Vicedecanos de Investigación y Extensión, Vicedecanos de Bienestar, Asistentes Administrativos, Secretarios de Facultad, Coordinadores de Equipos de Gestión y Auditores Internos. En el nivel Sede se invitó a 36 servidores públicos, incluyendo Líderes de Macroprocesos en la Sede, Jefes y Coordinadores de Equipos de Gestión. Con el ánimo de facilitar el desarrollo de la actividad y motivar a los invitados a estudiar en profundidad la norma, la Coordinación UN-SIMEGE entregó un ejemplar de la norma y un cuaderno UN-SIMEGE (donado por el Ministerio de Educación) a cada uno de los invitados.


Asimismo, la Coordinación UN-SIMEGE contrató los servicios profesionales de la Ingeniera Ibet Bustamante, Coordinadora de Calidad de la Universidad Pontificia Bolivariana y Supervisora de Auditores del ICONTEC para dictar un taller de preparación para recibir las auditorías. Ejecución El 20 de octubre en los espacios del Hotel Tryp, se realizó durante 8 horas, el taller de estudio de la NTC GP 1000:2009, para el nivel Facultad. Dicho evento contó con la participación de 47 servidores públicos (82%). Para el nivel Sede se realizó el taller durante 6 horas el día 24 de octubre y se contó con la participación de 29 asistentes (81%). Resultados Gracias al taller se logró la comprensión por parte de los asistentes de los requisitos exigidos por la norma, se identificaron los elementos ausentes o susceptibles de mejoras de UN-SIMEGE frente a la NTC GP 1000:2009 y se explicó cómo debemos prepararnos para recibir la auditoría.

SENSIBILIZACIÓN MASIVA PARA LA RECEPCIÓN DE LA AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN Objetivo Recordar los principales elementos del Sistema de Mejor Gestión: Misión, Visión, Valores, Mapa de Macroprocesos, Política y Objetivos de Mejor Gestión y las actitudes y comportamientos que debemos tener durante la auditoría. Preparación Para el desarrollo de esta actividad se inició con la invitación masiva a los servidores públicos de la Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín, a participar de las “Jornadas de Certificación” y se diseñó la presentación que permita cumplir el objetivo previsto durante una sensibilización de 40 minutos, que incluía al final de la misma una pequeña prueba de conocimientos. Adicionalmente se elaboraron, adquirieron y entregaron 1500 llaveros con información más relevante. Ejecución El 25 de octubre en el núcleo El Volador, se realizaron 12 sesiones que contaron con la participación de 390 asistentes y el 26 de octubre en el núcleo Robledo, se realizaron 6 sesiones con una asistencia de 77 servidores públicos. Resultados Con las “Jornadas para la Certificación” se logró recordar los elementos principales de Sistema de Mejor Gestión y conocer el comportamiento y la actitud que debemos tener durante la auditoría a 467 servidores públicos y se reforzó esta actividad, a la vez que se logró mayor cobertura con la entrega de los 1500 llaveros.

ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Objetivo Organizar la documentación física y digital de UN-SIMEGE desde el año 2008 a la fecha en cada Equipo de Gestión con el apoyo de la Sección Archivo y Correspondencia. Preparación El 10 de Noviembre de 2011, el Comité de Archivo de la Sede aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD para los Equipos de Gestión, incluyendo la serie IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN, que permite organizar la documentación física y digital relacionada con UN-SIMEGE desde el año 2008. De acuerdo con los lineamientos establecidos, este archivo debe reposar en la dependencia del Coordinador del Equipo de Gestión, para los equipos de Sede y en las decanaturas para los equipos de Facultad y Laboratorios. Con el ánimo de dar a conocer la nueva TRD y colaborar en su organización, la Sección Archivo y Correspondencia y el Equipo Operativo UN-SIMEGE elaboraron un plan de trabajo conjunto para definir criterios de ordenación y cronograma de trabajo para reunirse con cada Equipo de Gestión.


Ejecución Se asesoraron los 28 Equipos de Gestión de la Sede en el uso de la nueva serie de TRD y se clasificaron y entregaron los documentos que reposaban en el Equipo Operativo desde 2008 a los Equipos de Gestión correspondientes, para su conservación de acuerdo a la tabla. Resultados La actividad permitió organizar los documentos del Sistema de Mejor Gestión, eliminando los documentos innecesarios y levantando un inventario de la documentación física y digital de cada Equipo Gestión.

ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL UN-SIMEGE

Objetivo Migrar y actualizar la documentación alojada en el portal UN-SIMEGE de la Sede a SIMEGE Electrónico, previa revisión de la misma por parte de los Equipos de Gestión para el cierre del portal de Sede y uso del portal Nacional. Ejecución El Equipo Operativo realizó la migración de la documentación albergada en el portal UN-SIMEGE de la Sede a SIMEGE Electrónico. Adicionalmente se atendieron 340 solicitudes de elaboración, modificación o eliminación de documentos, según el detalle que se muestra en la Tabla : Resultados

Tabla Solicitudes Documentales Sede Medellín (Noviembre 2011 - marzo 2012)

MACROPROCESO N° Solicitudes por Macroproceso

N° Documentos Tramitados en SE

01DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL 1 11

04 INVESTIGACIÓN, CREACIÓN ARTÍSTICA E INNOVACIÓN 1 10

05 FORMACIÓN 3 27

06 EXTENSIÓN 4 46

07 BIENESTAR UNIVERSITARIO 16 69

08 TALENTO HUMANO 2 64

09 GESTION DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

4 21

10 GESTIÓN DE LABORATORIOS 18 62

11 GESTION DE INFORMACIÓN 4 29

13 GESTION JURIDICA 1 1

Total 54 340

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Sede Medellín, UN-SIMEGE, corte a 16 de Marzo de 2012

AUDITORÍA DE GESTIÓN

Objetivo Evaluar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009 en la Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín.


Preparación De acuerdo con el Procedimiento para Auditorías Internas al Sistema de Mejor Gestión, la Coordinación UN-SIMEGE de la Sede, solicitó al Sub-Comité de Control Interno la aprobación del programa de auditoría que contemplaba auditar a los 16 Macroprocesos en los niveles Sede y Facultad, alcanzando así un total de 57 auditorías, las cuales se debían realizarse del 13 al 29 de febrero. Posteriormente, el Equipo Operativo UN-SIMEGE de la Sede recibió capacitación para configurar el Módulo Auditorías de SIMEGE Electrónico, por parte de la Coordinación General para la configuración y elaboración de los 57 planes de auditoría en SIMEGE Electrónico, los cuales fueron aprobados por los auditores y auditados correspondientes. Considerando que había transcurrido mucho tiempo desde la formación y certificación de los Auditores Internos y que no habían tenido oportunidad de realizar auditorías cuyo criterio sea la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, el Grupo Asesor de la Sede aprobó la entrega a los Auditores Internos del Manual de Habilidades para la Auditoría y la realización del Taller Fortalecimiento de las Habilidades del Auditor, el cual tuvo una duración de 8 horas y permitió que los Auditores recuerden los requisitos de la norma, la construcción de las listas de verificación y la redacción de los hallazgos de auditoría. Asimismo, se les brindó capacitación para el ingreso de los informes de auditorías en SIMEGE Electrónico – Módulo Auditorías. De otro lado, con el ánimo de facilitar el ejercicio de las auditorías, el Equipo Operativo UN-SIMEGE de la Sede, elaboró y difundió la matriz de correspondencia entre los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y cada Macroproceso, para verificar su aplicación y cumplimiento, tanto en el nivel Sede como en el nivel Facultad. Ejecución Las Auditorías Internas de la Sede se llevaron a cabo de acuerdo con el Plan de Auditoría aprobado y con el acompañamiento de los Analistas UN-SIMEGE de la Sede. Posteriormente se elaboraron los Informes de Auditoría en SIMEGE Electrónico y están en proceso de aprobación por parte de los auditados. Se tiene previsto la participación de la Comisión Técnica de Auditorías, conformada por los profesionales de Control Interno y la Coordinadora del Equipo Operativo, en caso de existir alguna desavenencia durante el ejercicio. Resultados Las Auditorías Internas permitieron identificar las debilidades que tiene el Sistema de Mejor Gestión en la Sede, las cuales serán subsanadas a través de acciones correctivas y preventivas, según corresponda. Sin embargo, este ejercicio tuvo dos externalidades positivas adicionales. La primera externalidad radica en la sensibilización, el conocimiento y la comprensión por parte de auditores y auditados de los requisitos que como institución debemos cumplir. La segunda externalidad se debió a la prevención de la Sede, frente a posibles hallazgos de la auditoria de certificación, puesto que no es posible levantar dos hallazgos al mismo requisito en el mismo proceso, cuando éste se encuentra documentado.

REVISIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS Y ATENCIÓN A LAS DIRECTRICES DE LA COORDINACIÓN GENERAL

Objetivo Revisar los seis procedimientos obligatorios de la Norma de Técnica de Calidad en la Gestión Pública y atender las directrices recibidas de la Coordinación General correspondientes a la preparación frente a la auditoría de certificación. Preparación y ejecución A través de diversas videoconferencias se recibieron las instrucciones desde la Coordinación General correspondientes a la preparación frente a la auditoría de certificación, las cuales fueron atendidas por el Equipo Operativo UN-SIMEGE de la Sede. Asimismo, a través de SIMEGE Electrónico se realizó la revisión y aprobación de los procedimientos obligatorios del Sistema.


Resultados Se alcanzó satisfactoriamente los objetivos planteados en la actividad.

APOYO A LOS PROCESOS A AUDITAR, DE ACUERDO CON EL PLAN DE ICONTEC.

Objetivo Preparar a los responsables de los procesos a ser auditados por el ICONTEC, en los requisitos estipulados en el Plan de Auditoría. Preparación De acuerdo con el Plan de Auditoría del ICONTEC, la Sede Medellín debía ser auditada en los siguientes seis procesos:

Agenciar relaciones internacionales Requisitos: 7.1 y 7.2

Gestión y fomento socioeconómico Requisitos: 7.1, 7.2 y 7.5

Egresados Requisitos: 7.1, 7.2 y 7.5

Seguridad y salud ocupacional Requisito: 6.4

Gestión Tecnologías de la información Requisitos: 5.5.3 y 6.3

Gestión de bienes Requisito: 6.3

Considerando que el requisito 6.3 corresponde a Infraestructura y que en la Sede Medellín la gestión e información para responder este requisito no se encuentra centralizada, fue necesario que desde varias dependencias de la Sede se reciba esta auditoría, de tal manera que se informe y evidencie la planeación, ejecución, verificación y mejora de los espacios físicos de la Sede, incluyendo aulas, bibliotecas, laboratorios, espacios deportivos, cafeterías, entre otros. De esta manera se convocó adicionalmente a las siguientes dependencias de la Sede: Planeación Física, Servicios Generales, Departamento Bibliotecas, Bienestar Universitario, Unisalud, Dirección de Laboratorios, Dirección Académica, Centros Agropecuarios y Centro de Cómputo. Ejecución Del 14 de febrero al 12 de marzo de 2012, durante 280 horas, el Equipo Operativo UN-SIMEGE de la Sede asesoró a los procesos pasibles de recibir la auditoría de otorgamiento de acuerdo con el Plan de Auditoría del ICONTEC y a las dependencias convocadas a responder por el requisito 6.3, para lograr los siguientes aspectos:

1. Preparación de presentación a partir del ciclo PHVA. 2. Manejo del Portal de UN-SIMEGE, SIMEGE Electrónico y SIPLO. 3. Revisión del cumplimiento de los requisitos establecidos en el Plan de Auditoría del ICONTEC. 4. Incorporación de los hallazgos identificados en la revisión en el Informe de Auditoría Interna 2012, por parte de los

Auditores UN-SIMEGE. 5. Documentación de las acciones (correctivas o preventivas) producto de los hallazgos de la Auditoría Interna 2012,

en SIMEGE Electrónico, por parte de los auditados.

Resultados Se cumplió satisfactoriamente el objetivo propuesto, el cual se vio reflejado en las 16 presentaciones que se elaboraron siguiendo el ciclo PHVA, incluyendo la evidencia de los requisitos a ser auditados y cumpliendo las exigencias de imagen institucional establecida; las cuales fueron muy apreciadas por la Auditora Líder del ICONTEC en la reunión de cierre que se realizó en la Sede en presencia de la Coordinadora y del Equipo Operativo UN-SIMEGE de la Sede.


3.3.2.5. Sede Caribe

Se realizaron una serie de actividades generales con los líderes de los procesos que serian objeto de auditoria así: 1. Acompañamiento y seguimiento: Febrero 16 Extensión Febrero 20 Investigación Febrero 21 Formación Febrero 6, 21, 28 SGA

2. Participación en videoconferencias: Febrero 14 Investigación Febrero 20 SGA Febrero 22 Extensión

3. Seguimiento a los Planes de Tratamiento del 2011 4. Pre auditoria con Analistas de la Coordinación General de SIMEGE los días 23 y 24 de febrero. 5. Reunión general con los líderes de los procesos auditados liderada por el Director de la Sede, para establecer la estrategia para la atención de la auditoria. 6. Socialización de las Caracterizaciones de los Macroprocesos Auditados Se desarrollaron unas actividades específicas así: DESARROLLO DE LAS MODALIDADES DE EXTENSION Control de registros: Revisión de la Tabla de Retención Documental Se incorporaron en el módulo de documentos: * 003 Desarrollo de las Modalidades:

5 procedimientos propios de la Sede Caribe * 004 Fomento y Promoción:

3 procedimientos de Nivel Nacional 2 procedimientos estandarizados entre las SPN

Divulgación de las Fichas de servicio, diseño y desarrollo y tratamiento de las fallas en la prestación del servicio. Articulación con el Plan de mejoramiento construido desde el Nivel Nacional. Documentación del Plan de Mejoramiento producto del incumplimiento en las metas de SIPLO. GESTION AMBIENTAL Elaboración de protocolos: 2 protocolos del procedimiento Gestión Integral de Residuos No Peligrosos y 7 protocolos

del procedimiento Limpieza y Desinfección de Áreas Diligenciada de manera preliminar la Matriz de identificación y evaluación de requisitos legales aplicables y otros en

materia ambiental Tres encuestas aplicadas a los diferentes lideres de Macroprocesos: formato entrevista para la identificación de

aspectos e impactos ambientales, formato identificación de necesidades de capacitación y sensibilización de la comunidad universitaria, listado de condiciones de riesgo ambiental

Elaboración del Diagnostico de residuos peligrosos en la Sede Caribe Elaboración de los Planes de Tratamiento de acuerdo a los Riesgos identificados para el proceso Revisión de la Tabla de Retención Documental Acciones varias de gestión ambiental en la sede Caribe que mejoran el ambiente de trabajo.

GESTION ESTRATEGICA DELA INVESTIGACION Control de registros: Revisión de la Tabla de Retención Documental


Se incorporaron en el módulo de documentos: * 001 Gestión Estratégica: 5 procedimientos estandarizados Nivel Nacional * 002 Promoción, Fomento y Desarrollo: 4 procedimientos estandarizados por las SPN

Divulgación de las Fichas de servicio, diseño y desarrollo y tratamiento de las fallas en la prestación del servicio Documentación de los Planes de Mejoramiento: producto del incumplimiento en las metas de SIPLO y el asociado a la

medición de la satisfacción del usuario iniciativa del Macro en la Sede Seguimiento a los planes de tratamiento de 2011 y verificación de las evidencias de las acciones planteadas.

GESTION DE LA ACTIVIDAD ACADEMICA Control de registros: Revisión de la Tabla de Retención Documental Se incorporaron en el módulo de documentos:

*003 Registro y Matricula: 8 procedimientos estandarizados SPN

*004 Gestión de la Actividad Académica: 3 procedimientos estandarizados por las SPN (pregrado) 3 procedimientos propios de la Sede (posgrado)

Divulgación de las Fichas de servicio, diseño y desarrollo y tratamiento de las fallas en la prestación del servicio Documentación de los Planes de Mejoramiento iniciativa de la Sede: 1. Dirigido a minimizar el impacto de pérdida y

deserción en el programa PEAMA y 2. registro de novedades de los estudiantes en el SIA Seguimiento a los planes de tratamiento de 2011 y verificación de las evidencias de las acciones planteadas.

3.3.2.6. Sede Palmira La Sede Palmira realizó diferentes actividades relacionadas con la preparación para atender la auditoría de otorgamiento en el marco de la Certificación de la Universidad Nacional de Colombia: - Divulgación de los documentos enviados por la Coordinación General del Proyecto para la preparación de los equipos

auditados. - Realización de aproximadamente 32 sesiones de entrenamiento en temas tales como gestión documental, presentación

de evidencia objetiva, manejo de la página web SIMEGE, manejo de SIMEGE electrónico, uso del aplicativo Marco Legal de la UN, entre otros.

- Ejecución de 2 reuniones presenciales con el equipo directivo de la Sede para la preparación de la estrategia. - Acompañamiento en la ejecución y seguimiento de las tareas pendientes en SIMEGE electrónico en lo correspondiente

a la Administración del Riesgo, Gestión del mejoramiento y Gestión documental. - Actualización del nicho de la Sede en la página web SIMEGE de la Coordinación General. - Actualización de la página web del proyecto SIMEGE de la Sede Palmira. - Participación en videoconferencias y reuniones presenciales solicitadas por la Coordinación General, los

Macroprocesos o los equipos de trabajo en la Sede. - Realización de “auditorías de entrenamiento” con los equipos auditados - Divulgación del programa de auditorías. - Participación en las reuniones de apertura y cierre de la auditoría y acompañamiento durante las sesiones realizadas en

la Sede correspondientes a la auditoría de otorgamiento.

3.3.2.7. Sede Orinoquia

Seis (6) Procesos a Auditar: Desarrollo de modalidades de extensión, Promoción, fomento y desarrollo de la investigación, Gestión de la actividad académica, Registro y matrícula, Acompañamiento integral, Servicios generales. Generalidades Dos (2) Reuniones EG (6 y 24 febrero)


Revisión y Análisis Listas de verificación Líderes de proceso y Docentes Traducción de la Norma 3 Planes de Mejora Pre auditoria 27 y 28 Febrero por parte de la Coordinación General

Macroproceso Extensión Proceso Desarrollo de modalidades de extensión

Documentación: Caracterizaciones, Fichas Servicio, Ficha fallas prestación de Servicio, ficha Diseño y Desarrollo, 7 Procedimientos Propios Planes de Mejoramiento: 2 (IEO y ONCI) Gestión de Riesgos: 2 Riesgos Asociados Indicadores: Informes de Gestión y Planeación Operativa

Macroproceso Investigación Creación Artística e Innovación Proceso Promoción, fomento y desarrollo de la investigación

Documentación: Caracterizaciones, Fichas Servicio, Ficha fallas prestación de Servicio, ficha Diseño y Desarrollo y 3 Procedimientos Propios Planes de Mejoramiento: uno (1) Contraloría General de la Republica Gestión de Riesgos: 3 asociados Indicadores: Informes de Gestión

Macroproceso Formación Procesos Gestión de la Actividad Académica y Registro y Matricula

Documentación: Caracterizaciones, Fichas Servicio, Ficha fallas prestación de Servicio, ficha Diseño y Desarrollo, 3 Procedimientos Propios y 11 estandarizados entre las SPN Planes de Mejoramiento: N/A Gestión de Riesgos: 5 Riesgos Asociados Indicadores: Informes de Gestión y Planeación Operativa

Macroproceso Bienestar Universitario Proceso Acompañamiento Integral

Documentación: Caracterizaciones, Fichas Servicio Planes de Mejoramiento: N/A Gestión de Riesgos: 2 Riesgos Asociados Indicadores: Informes de Gestión y Planeación Operativa

Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera Proceso Servicios Generales

Documentación: Caracterizaciones Planes de Mejoramiento: N/A Gestión de Riesgos: 2 Riesgos Asociados Indicadores: Planeación Operativa

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Sede Orinoquia, UN-SIMEGE, corte a 16 de Marzo de 2012

3.3.2.8. Sede Amazonía

Con el fin de realizar un efectivo acompañamiento a cada una de las dependencias de la Sede en forma general, se realizaron las siguientes capacitaciones:

Talleres personalizados: Entre el 9 y 17 de Diciembre de 2011 se realizaron talleres personalizados a los Macroprocesos de Comunicación; Gestión de laboratorios; Gestión de la información en los procesos de “Gestión documental” y “Gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones”; Bienestar Universitario; Investigación, creación artística e innovación”; Extensión; Formación; Direccionamiento institucional; Relaciones interinstitucionales y Gestión administrativa y financiera a los procesos de Tesorería y Adquisición de Bienes y servicios. En este taller se les presento cada uno de los componentes del SIMEGE, en cuanto a la administración de riesgos, administración documental, mecanismo para la formulación de planes de mejoramiento, y su automatización en los respectivos módulos de SIMEGE electrónico; se hizo referencia sobre manejo y uso del sistema de buen trámite y quejas y reclamos, se realizó una sensibilización sobre el manejo del aplicativo SIPLO, los talleres y campañas internos, la presentación de los procedimientos obligatorios, el manual de mejor gestión, y la normatividad interna y externa asociada al Sistema de Mejor Gestión.


Adicional, se les entrego un tutorial y un informe que resume cada uno de los componentes del SIMEGE, y un video sobre la forma de consulta de documentación por el SIMEGE electrónico suministrado por la Coordinación General de UN – SIMEGE.

Talleres de refuerzo dirigidos a docentes: El 27 de enero del año en curso, se dicto un taller a los docentes de la Sede con el fin de prepararlos para la auditoría de certificación de la Universidad en la NTC GP 1000:2009, en el cual participaron 11 docentes. El 13 de febrero del presente año, se realizó una capacitación dirigida a los docentes de planta y docentes ocasionales, en la cual se reviso cada uno de los numerales de la norma mediante una lista de verificación suministrada por la Coordinación General, con el fin de reforzar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTC GP 1000:2009, contando con una participación de 5 docentes.

Taller de refuerzo dirigido al personal administrativo y contratista: Así mismo se realizó un taller de capacitación el 14 de Febrero, dirigida al personal administrativo y contratista de la Sede, para reforzar cada uno de los puntos de la norma NTC GP 1000:2009, utilizando la lista de verificación general con el fin de identificar en cada uno de los numerales el documento que evidenciara el cumplimiento, en este taller contamos con la participación de 14 funcionarios.

Pre-auditoría: Los días 20 y 21 de febrero, se recibió la visita de las analistas de Nivel Nacional, Lauren Gómez Analista encargada del Modulo de documentos, Maritza Torres Analista encargada del Modulo de Acciones; que tuvo como fin realizar una pre-auditoría a la Sede y ultimar detalles para la preparación de la auditoría.

Para la recepción de la auditoría de certificación, se participó en las siguientes reuniones por videoconferencia con el Nivel Nacional:

FECHA TEMA RESPONSABLE

22/12/2011 Seguimiento a los avances en la auditoría de certificación asociados a los riesgos identificados y el plan de trabajo definido.

Coordinación General UN – SIMEGE

8/02/2012 Presentación del plan de auditoría de certificación, avance en la implementación de los riesgos de auditoría de certificación y revisión de los procedimientos obligatorios (auditorías y fallas en la prestación del servicio).


14/02/2012 Revisión del plan de auditoría y aclaración de dudas Alba Esther Villamil – Directora Nacional de Personal

15/02/2012 Presentación de los avances de los planes de mejoramiento de los riesgos presentados por los riesgos de auditorías (primera etapa).


15/02/2012 Validación y aprobación de los procedimientos obligatorios. Coordinación General UN – SIMEGE

22/02/2012 Aclaración de dudas para la auditoría de certificación. Dirección Nacional de Extensión

22/02/2012 Revisión tareas pendientes en el módulo de acciones Adriana Rodríguez – Analista Coordinación General UN - SIMEGE

29/02/2012 Verificar avances en cada uno de los numerales de la norma para cada Macroproceso establecido en el plan de auditoría del ICONTEC.

Yully Quiroga – Coordinadora General Un - SIMEGE

1/03/2012 9/03/2012

taller de refuerzo para la recepción de la auditoria por parte del proceso adquisición de bienes y servicios

Liliana Díaz Poveda – Asesora GNFA

5/03/2012 Aclaración de dudas sobre proceso “Planeación, ejecución, seguimiento y evaluación” de Bienestar Universitario, para la recepción de la auditoría.

Karol Colmenares – Dirección Nacional de Bienestar

7/03/2012 Estado de preparación en la que se encuentra cada una de las sedes para la Auditoria, en segunda etapa a realizarse a partir del 12 de marzo.


12/03/2012 Presentación y apertura auditoría Macroproceso Extensión en el Nivel Nacional Dirección Nacional de Extensión

Fuente: Universidad Nacional de Colombia, Sede Amazonía, UN-SIMEGE, corte a 16 de Marzo de 2012

Se incorporó en el SIMEGE electrónico la documentación propia de cada uno de los Macroprocesos en la sede amazonia, la cual fue aprobada en las siguientes fechas:


Direccionamiento Institucional, dos (2) procedimientos con fecha de aprobación 27/01/2012 Relaciones Interinstitucionales, un (1) procedimiento con fecha de aprobación 27/01/2012 Comunicación, cinco (5) procedimiento con fecha de aprobación 27/01/2012 Investigación, creación artística e innovación, diez (10) procedimientos con fecha de aprobación 16/02/2012 Formación, dieciocho (18) procedimientos con fecha de aprobación 17/02/2012 Extensión, seis (6) procedimientos con fecha de aprobación 27/01/2012 Bienestar Universitario, cuatro (4) procedimiento del proceso "Planeación, ejecución, seguimiento y evaluación"

con fecha de aprobación 27/01/2012 Gestión de laboratorios, tres (3) procedimientos con fecha de aprobación 16/02/2012 Gestión de la información, dos (2) procedimientos con fecha de aprobación 16/02/2012

Avance en los cinco (5) procesos que recibieron la auditoría de certificación:





4. SEGUIMIENTO Y AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA

4.1. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÒN POR PARTE DE LA OFICINA NACIONAL DE CONTROL INTERNO Y EL

COMITÉ NACIONAL DE CONTROL INTERNO

Presentación al Comité Nacional de Control Interno. Como parte del seguimiento y evaluación trimestral realizada al Proyecto de Inversión UN-SIMEGE III Etapa, la profesora Beatriz Sánchez Vicerrectora General de la Universidad, realizó la presentación del primer informe trimestral consolidado del año 2012, ante el Comité Nacional de Control Interno el día 27 de enero. Ver ANEXO Presentación Comité Nal de C. Interno, en la carpeta evaluación sobre la marcha.

4.2. REUNIÓN DE COORDINADORES DE SUBPROYECTOS

Se llevó a cabo una videoconferencia con los Delegados BPUN de todas las Sedes el día miércoles 21 de Marzo, con el fin de presentar un balance general del reporte del IV trimestre de 2011, los lineamientos BPUN para el reporte I Trim 2012 y aclaración de dudas u observaciones para el reporte I Trim de 2012. Además se realizaron dos reuniones por videoconferencia en los meses de enero y febrero de 2012, y una reunión presencial en la sede de Caribe en Marzo de 2012, con el Comité técnico nacional de gestión ambiental, en el marco del Subproyecto UN-SIMEGE Responsabilidad Ambiental.


5. REPORTE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.

5.1. Reporte de Ejecución Presupuestal consolidado a Nivel Nacional y Sedes por rubros y por objetivos

A continuación se presenta el consolidado de ejecución presupuestal a nivel general del proyecto, donde se presenta tanto la ejecución por rubros presupuestales como por Subproyecto a I Trimestre del 2012. (Para mayor detalle ver ANEXO Reporte de Ejecución Presupuestal consolidado a Nivel Nacional y Sedes por rubros y por objetivos en digital, en la carpeta Ejecución Presupuestal).

SEDES APROPIACION

INICIAL 2012

A

TOTAL

EJECUTADO A

MARZO 16 DE

2012

B

%

EJECUTADO

2012

C

SALDO X

EJECUTAR DE

2012

D

% NO

EJECUTADO

2012

E

NIVEL NACIONAL 1.434.620.694 527.862.068 37% 906.758.626 63%

BOGOTA 633.515.105 239.824.402 38% 393.690.703 62%

MEDELLIN 364.330.400 69.379.773 19% 294.950.627 81%

MANIZALES 268.383.970 127.175.000 47% 141.208.970 53%

PALMIRA 155.488.623 0 0% 155.488.623 100%

CARIBE 65.350.420 32.414.499 50% 32.935.921 50%

AMAZONIA 78.828.000 23.617.808 30% 55.210.192 70%

ORINOQUIA 64.100.000 14.328.000 22% 49.772.000 78%

TOTAL 3.064.617.212 1.034.601.550 34% 2.030.015.662 66%

Elaboró: Nelson Rodríguez - UN SIMEGE/ Vicerrectoria general

Fuente: Ficha QUIPU a Marzo 16 de 2012

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

VICERRECTORIA GENERAL

PROYECTO SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN - UN SIMEGE III ETAPA

BPUN 2012

APROPIACIÒN Y EJECUCIÓN GASTOS DE INVERSION - APORTES DE LA NACIÒN

INFORME CONSOLIDADO EJECUCION GASTOS DE INVERSION 1er. Trimestre 2012 y

EXCEDENTES FINANCIEROS- RECURSOS NACION


El proyecto a Marzo 16 de 2012, tiene una ejecución de $ 1.034.601.550 correspondiente a un 34% del año 2012. El Nivel Nacional y las Sedes Bogotá, Manizales, Caribe y Amazonía reportaron una ejecución superior al 25% y las Sedes Medellín, Palmira y Orinoquia presentaron una ejecución menor al 25%.

5.2. Herramienta de control UN-SIMEGE.

En el marco del Plan de Mejoramiento de la Contraloría vigencia 2010, se postuló una actividad para realizar control de las ODC y ODS de UN-SIMEGE. Acción de Mejoramiento: Establecer herramientas de control, para los interventores del Proyecto UN-SIMEGE tanto a Nivel Nacional como a las diferentes Sedes, en las ODS y ODC, con el fin de mitigar la ocurrencia de errores en los informes y facilitarle al interventor de los contratos bajo su supervisión, una herramienta de fácil consulta, referente a las fechas de legalización de los contratos, así como su inicio y ejecución en las contrataciones vigentes. Propósito de la Acción de Mejora: Generar alertas para el seguimiento de las Ordenes contractuales de Servicio y Compra, que indiquen fechas de legalización de las órdenes y su finalización. Se elaboró e implementó un cuadro de control al seguimiento de Órdenes contractuales de Servicio y Compra, tanto en el Nivel Nacional como en todas las Sedes. A través del presente informe se realizó el segundo seguimiento a esta herramienta. ANEXO Control ODS y ODC Mar. 2012 Sedes en la carpeta Ejecución Presupuestal.

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

NIVEL NACIONAL

BOGOTA MEDELLIN MANIZALES PALMIRA CARIBE AMAZONIA ORINOQUIA TOTAL

37%38%

19%

47%

0%

50%

30%

22%

34%

NIVEL NACIONAL BOGOTA MEDELLIN MANIZALES PALMIRA

CARIBE AMAZONIA ORINOQUIA TOTAL

25%

Informe Consolidado Itrim2012 Final

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