TITLE Documento Legal Electrónico:

Linea Producción Microformas

Ing. Antonio Garin Rodriguez

Agarin@corprodelu.com.pe

Telf. 956 436206

• Las tecnologías de la información siguen cambiando

nuestro trabajo y nuestras vidas.

• Disponibilidad y accesibilidad de la información, rapidez

y facilidad para distribuirla y compartirla, actuan como

motor en la transformación.

• Documento Digital: Documento almacenado en un

computador, que puede ser generado por el mismo

computador o subido a través de algún proceso.

• Lo que evoluciona no es lo que se hace sino el modo de

hacerlo. La evolución se hace imprescindible y se

produce el cambio, exigiendo, que el resto de las

organizaciones con las que se relacionan hagan lo mismo.

Documento Digital

• Ley No. 27269, Ley de Firmas y Certificado Digitales, normas ampliatorias,

modificatorias y reglamentarias.

• DL No. 681, Ley del Uso de Tecnologías Avanzadas en Materia de Archivo de

Documentos e Información, normas ampliatorias, modificatorias y

reglamentarias.

• DS No. 001-2000-JUS, Reglamento sobre la aplicación de normas que

regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos

e información a entidades públicas y privadas.

• Resolución No. 0074-2005/CRT-INDECOPI que aprueba la NTP 392.030-

2:2005 Microformas. Requisitos para las organizaciones que operan sistemas

de producción de microformas. Parte 2: Medios de Archivo Electrónico.

Base Legal – Valor Probatorio del Documento Digital

• La digitalización de imágenes es la conversión de la información

plasmada en papel, a imágenes electrónicas sin alterar su

originalidad.

• Se realiza con un dispositivo de alta velocidad (scanner).

• Se almacena la información en un medio magnético, para la

explotación posterior de la información.

Digitalización de Imágenes

Ventajas y Desventajas - Documento Digital

Ventajas

• Simplicidad: Rápido acceso a la documentación .

• Seguridad: La información está más segura contra

pérdidas, siniestros y accesos no autorizados.

• Ahorro: Reducción del espacio de

almacenamiento, y del tiempo empleado en

realizar las búsquedas y almacenamiento. Ahorro

de papel.

• Accesibilidad: La documentación es accesible por

todos. Esto evita duplicaciones, gastos en copias,

etc.

• Eficiencia de la organización: La eficiencia mejora

al tener un acceso más rápido a la información.,

permitiendo además una mejora en la toma de

decisiones.

Desventajas

• Costo Inicial: Implantar un sistema requiere una

inversión inicial.

• Tiempo: El volumen de documentos históricos a

digitalizar es importante generando necesidades

de tiempo y recursos.

• Actualización del Documento Electrónica ante la

evolución del Software y el Hardware.

• Estas desventajas se pueden anulan ante una

organización proactiva frente al problema

documental. – Una Necesidad de Gobierno.

Digitalización con Valor Legal

• La digitalización con valor legal garantiza la inalterabilidad de

los documentos digitalizados.

• Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático)

a quien se le asigna responsabilidades de supervisión.

• El documento digitalizado sustituye al documento físico con

Valor Legal y probatorio.

• Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción

de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.

Digitalización con Valor Legal -– Normativa

Los procedimientos técnicos empleados en la confección de las

microformas, sus duplicados y sus copias deben garantizar los

resultados siguientes:

1. Las microformas deben reproducir los documentos originales

con absoluta fidelidad e integridad.

2. Las microformas obtenidas poseerán cualidades de:

o Durabilidad.

o Inalterabilidad.

o Fijeza similares o superiores a los documentos originales.

3. Los microduplicados sean reproducciones de contenido

exactamente igual a las microformas originales y con similares

características.

Digitalización con Valor Legal - Normativa

4. A partir de las microformas y de los microduplicados se podrán

recuperar, en papel u otro material similar, copias fieles y

exactas del documento original que se halla micrograbado.

5. Las microformas bajo la modalidad de documentos producidos

por procedimientos informáticos y medios similares tengan

sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su

inalterabilidad e integridad.

6. Si la microforma incluye firma digital, esta deberá ser

inalterable, fija, durable y comprobable. Su autenticidad en

forma indubitable, y comprobada por medios técnicos idóneos.

Digitalización con Valor Legal - Normativa - Estructura

• Son un Conjunto de requisitos formales y técnicos aplicables a

la organización, su personal, sistema productivo, procesos y sus

productos.

• Normados, ordenados y especificados por la propia organización

de acuerdo a las tecnologías disponibles (Software y Hardware).

• Tienen la capacidad de cumplir con los requisitos de idoneidad,

calidad y seguridad exigidos por la Ley y las Normas Técnicas.

(Certificación SGS).

• Exige que exista la trazabilidad necesaria que sustente el

accionar de las personas que intervienen en la LPM.

• Tiene la flexibilidad necesaria para incorporar cambios de

tecnologías emergentes que cumplan con Normas Técnicas

Internacionales o especificaciones técnicas propias declaradas

por la organización.

Digitalización con Valor Legal - Normativa - Estructura

• Las imágenes producidas en una LPM son almacenadas en un

Microarchivo que reúna condiciones de conservación y

seguridad de las microformas.

• El Acceso al Microarchivo siempre debe ser realizado por la

empresa certificada y el Fedatario.

• Certificación del LPM: Idoneidad técnica de la capacidad de la

organización para producir microformas de calidad, acorde con

el cumplimiento de las normas legales, técnicas y contractuales.

• Certificación de Microarchivo: Idoneidad técnica de la capacidad

de la organización para almacenar microformas con la seguridad

necesaria que garantice su conservación.

• Las actividades realizadas en la LPM se reflejan en instrumentos

públicos (Actas) que deben ser suscritas por el dueño de los

documentos, la empresa certificada y el Fedatario Informático.

• Es una figura jurídica, creada para que las imágenes de los

documentos digitalizados tengan el mismo valor

probatorio que un documento en papel.

• Permite que un documento físico puede convertirse en un

documento electrónico con el mismo valor legal que el

documento físico.

• La microforma contiene las actas de apertura y cierre,

elaboradas el Fedatario Informático, y por el y

representante de la institución dueña de los documentos.

Microforma Digital

• Objetico:

Describir un sistema de producción de microformas

digitales que utilice tecnología de digitalización de

acuerdo al DL No. 681 y a la Norma Técnica Peruana

NTP-392-030-2-2005.

• Campos de Acción.

Es de aplicación a la producción de microformas digitales

realizadas a partir de:

a) Documentos originales en papel y/o

b) Documentos originales electrónicos.

Producción de Microformas Digitales

1. Recepción y Registro de Documentos.

2. Preparación de Documentos.

3. Captura Digital.

4. Aseguramiento de la Calidad de Imágenes.

• Aplicación Tecnología Mejora – Limpieza Imagen.

5. Recaptura Digital.

6. Devolución de los Documentos.

7. Recepción y Registro de la Devolución.

8. Captura – Digitación de Indices.

• OCR – Reconocimiento ZONA – Bases de Datos.

9. Aseguramiento de la Calidad de Indices.

10. Integración – Generación de Medios.

Microarchivos

Microformas

Proceso Línea de Producción Documentos Digitales

• El Área de Digitalización constara de 1 línea de producción.

• La estructura del Área de Digitalización puede estar organizada de la siguiente manera:

o Coordinación y/o Supervisor general de Digitalización

o Fedatarios

o Por línea de producción:

Preparador de documentos.

Digitalizador de documentos.

Indexador .

Operario de control de calidad. (Escaneo / Indexación)

Operario de Exportación del documento digitalizado al Gestor Documental .

NOTA: El número de recursos por cada actividad dentro de la línea de producción dependerá de los volúmenes de documentos a trabajar.

Coordinador

Digitalización

Preparador

Documentos

Digitalizador

Documentos Indexador

Control de

Calidad

Organización Línea de Producción Documentos Digitales

11. Revisión de Información Digitalizada por el Fedatario. (*)

12. Grabación CD’s.

13. Revisión de CD’s por Fedatario. • Firma Digital.

• Acta de Conformidad.

14. Entrega de CD’s para su Almacenamiento.

15. Almacenamiento en el Servidor. • Archivo Gestor Documental Definitivo.

• Proceso Colaborativo.

• Flujo de Trabajo.

16. Descentralización de la Información. • Usuarios Internos.

• Clientes.

• Proveedores.

• Gestión Documental.

11 Revisión Digital

Fedatario

12 Grabación

CD’s

13 Revisión CD’s

Fedatario

14 Almacenamiento

CD’s 16 Descentraliza

Información

15 Almacenamiento

Servidor

(*) Los Documentos Digitales no requieren de Digitalización

de la Información. La Carga es directa – Digital – Digital..

Explotación de la Información

Explotación de la Información – Herramienta Gestión Documental

• Línea con Valor Legal.

• Sistema Integrado de Gestión y Operación.

• Software Especializado Implementado.

• Hardware de Alto Rendimiento.

• Técnicos Capacitados y Certificados.

• Capacidad para operar 24 horas.

• Línea para Altos Volúmenes de Producción.

• Seguridad de los Microarchivo Certificados.

Producto Línea Producción Documentos Digitales Instalada

• Revisar imágenes desde su Módulo de CC.

• CC, verificar fidelidad e integridad de las imágenes contra los documentos físicos.

• Revisar CD virtual, verificando al azar la fidelidad e integridad de las imágenes generadas.

• Revisar CD’s, la correcta indización, la capacidad de recuperación, la fidelidad e integridad y la posibilidad de obtener copias fieles impresas.

• Revisar el contenido de los archivos versus el etiquetado que se indica en cada CD grabado.

• Expedición del Acta de Apertura.

• Expedición de las Actas de Cierre (tantas actas como CD’s).

• Custodia y archivo de las actas.

Fedatario Informático

la Legislación Peruana

PAPEL A

DIGITAL

DIGITAL

A DIGITAL

• Decretos

Legislativos.

• Decretos Supremos.

• Resoluciones

Ministeriales.

• Ley.

• Decretos

Legislativos.

• Decretos Supremos.

• Resoluciones

Ministeriales.

Actividades del Fedatario

• Acta de Apertura: Una por cada proceso, describe los tipos documentales que se planifica micrograbar.

• Acta de Cierre: Uno por cada medio portador, se debe describir las cantidades y tipos documentales que han sido micrograbados.

• Acta de Conformidad: Un Acta al término del proceso; debe describir cada uno de los medios portadores identificando los números de serie de cada medio.

• Testimonio: Documento en el que el Fedatario describe el proceso y hechos de relevancia.

• Actas de Ingreso y Salida: de medios al microarchivo.

Fedatario Informático

la Legislación Peruana

PAPEL A

DIGITAL

DIGITAL

A DIGITAL

• Decretos

Legislativos.

• Decretos Supremos.

• Resoluciones

Ministeriales.

• Ley.

• Decretos

Legislativos.

• Decretos Supremos.

• Resoluciones

Ministeriales.

Actividades del Fedatario - Actas del Proceso

Cada microforma en: medio portador (DVD, CD, Discos Ópticos, etc.) debe contener como mínimo lo siguiente:

1. Tarjeta Calibradora de inicio del proceso.

2. Acta de Apertura del proceso.

3. Archivos Intermedios:

• Imágenes digitalizadas

• Índices de las imágenes (BD metadata)

• Software visor de las imágenes e índices

• Software verificador de firmas digitales

4. Acta de Cierre del medio portador.

5. Tarjeta calibradora final del proceso.

Cada medio portador debe ser reproducible por si mismo.

Contenido Microforma – Medio Portador

• Para Certificar la Línea de Producción se cumplir con: o La Ley 26612 (Ver Título IV, 1 Certificados de Idoneidad Técnica).

o El Decreto Supremo 002-98-ITINCI hizo obligatorias las NTP 392.030-1 y 392.030-2.

• Organismo por INDECOPI para emitir Certificados de Idoneidad Técnica: SGS del Perú. o Certificación de los Manuales Administrativos, Manuales de Control

de Calidad, Manuales de Procesos de Producción, Manuales de Seguridad, y así como la certificación de productos, equipos e infraestructura para ofrecer servicios en las tecnologías digitales antes mencionadas.

• La normatividad legal sobre el uso de sistemas de micro formas (microfilm o digitalización) faculta el uso de esos sistemas y la inmediata destrucción de todo tipo de documentos administrativos y contables.

Certificación SG Línea de Producción – Idóneidad Técnica

• Manual Sistema de Producción de Microformas (Certificación SGS - Sistema de Digitalización).

o Manual de Normas Legales y Reglamentarias Aplicables.

o Manual de Organización - Proceso Administrativo.

o Manual de Procedimientos.

o Manual de Seguridad Informática - Procesos de Seguridad.

o Certificación de Productos, Equipos e Infraestructura para ofrecer servicios en las tecnologías digitales antes mencionadas.

Documentación Requerida por SGS - Certificación Idoneidad Técnica

Fase Inicial

• Elaboración documentación para la Certificación.

• Implementación del Ambiente de producción, de acuerdo a la Estructura Organizacional y el manual de Funciones entregados en las Etapas anteriores.

• Implantación del Software de Captura y de Gestión Documental.

• Implementación de las plantillas por campos (a digitar o mediante OCR) tipos para el proceso de certificación.

• Coordinación con SGS.

Implantación Línea de Producción Certificada

Fase Inicial - Entregables

• Personal Capacitado.

• Procedimientos Implementados.

• Ambiente de producción implementado.

• Línea de producción instalada (software y hardware) e implementada.

• LINEA DE PRODUCCION CERTIFICADA

..

Implantación Línea de Producción Certificada

Piloto

• Seleccionar Documentos Tipos a Fedatear.

• Ejecutar todos los procesos descritos anteriormente.

Entregables Piloto.

• Documentos del Piloto de Digitalización cargados en un servidor de imágenes y de Sistema.

• Documentos del Piloto de Digitalización indexados.

• Documentos de Digitalización (imágenes e índices) respaldados en discos.

• Sistema Gestor de Documentos Electrónicos de Archivos a disposición de las áreas usuarias, para la recuperación de los documentos electrónicos mediante criterios de búsqueda e indexación OCR.

..

Implantación Línea de Producción Certificada

• Fácil de implementar.

• Incremento en la productividad de los trabajadores.

• Aumento de la ventaja competitiva.

• Simplicidad y ahorro de tiempo.

• Reducción de riesgos.

• Socialmente responsables con el medio ambiente.

• Ahorros monetarios y operativos.

Conclusiones y Recomendaciones

• Fácil de implementar.

• Incremento en la productividad de los trabajadores.

• Aumento de la ventaja competitiva.

• Simplicidad y ahorro de tiempo.

• Reducción de riesgos.

• Socialmente responsables con el medio ambiente.

• Ahorros monetarios y operativos.

ES UN NECESIDAD DE COMPETITIVIDAD

Conclusiones y Recomendaciones