GUIA_COMO_IMPLEMENTAR_EL_SISTEMA_DE_GESTION_EN_UNA_EMPRESA.pdf

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GUACMO IMPLEMENTAR EL SISTEMA

DE GESTIN EN UNA EMPRESA

Elaborado por el equipo de BOGOT EMPRENDE a partir de loscontenidos sobre Cmo implementar el sistema de gestin en unaempresa que se encuentra en www.bogotaemprende.com


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1.Las exigencias de un mercado globalizado

2.Los sistemas de gestin2.1 Definicin, razones, beneficios y retos2.2 Elementos que lo componen2.3 Clasificacin

2.3.1 Sistemas de gestin de calidad2.3.1.1 Qu es un sistema de gestin de calidad?2.3.1.2 Qu es el ISO 9000?2.3.1.3 Cmo implementar un sistema de gestin de calidad?2.3.1.4 Sistema de gestin ambiental2.3.1.5 Qu es el ISO 14001?2.3.1.6 Implementar el EMS2.3.1.7 Sistema de gestin de salud ocupacional y seguridad2.3.1.8 Qu es un sistema de gestin de salud ocupacional y

seguridad?2.3.1.9 Qu significa OHSAS 18001?2.3.1.10Implementar un OHSMS2.3.1.11Beneficios de la certificacin OHSAS 18001

2.4 Implementacin de sistemas de gestin2.4.1 La implementacin2.4.2 La certificacin

2.4.2.1 Eleccin de una entidad de certificacin2.4.2.2 Proceso de certificacin

3.

Cmo acceder a informacin sobre mercados de destino deacuerdo con el sector3.1 Mercado nacional3.2 Exportar a la Unin Europea3.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones3.4 Exportar a Estado Unidos


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1.LAS EXIGENCIAS DE UN MERCADO GLOBALIZADO

El suministro de productos y servicios de alta calidad se ha convertido en laclave de xito para competir en los mercados locales, nacionales yespecialmente en los internacionales. El nivel de calidad que esperan muchosde los consumidores sigue aumentando a medida que los competidoresprincipales elevan sus normas al respecto. La calidad ya no es algo nuevo enlas empresas, cada vez se est reconociendo la necesidad de ser mejores, adiferencia de pocas pasadas, cuando la costumbre dictaba que se venda sinimportar lo que se hiciera o cmo se hiciera.

Para obtener bienes y servicios diferenciados es necesario asegurar la calidaddesde el principio hasta el final, es decir, en todas las etapas del proceso de

produccin. Ello se logra cumpliendo los parmetros establecidos,previniendo fallas y aplicando reglas de juego, principios y compromisos parael cumplimiento del objetivo. Sin embargo, ser una empresa caracterizadapor la excelencia en sus procesos y productos es una cuestin opcional.

Hay que recordar que las normas de producto son diferentes a las desistemas de gestin, ya sea de la calidad o bien de cualquier otracaracterstica que se quiera resaltar. Este panorama plantea entonces unapregunta: por qu el mundo del comercio est tan reglamentado? Alrespecto existen diversas respuestas, entre ellas:

- Hoy se compra y se vende entre personas y grupos de distintoslugares, que nunca tienen contacto directo, lo que supone la necesidadde garantizar ciertas caractersticas de los bienes y/o servicios que seadquieren.

- Las personas cada vez son ms conscientes de la importancia deadquirir bienes y/o servicios que representen el valor que han pagado,es decir, no quieren ser engaadas.

- El consumidor actual busca encontrar bienes y/o servicios concaractersticas constantes.

- Es necesario generar un mercado de confianza.

2.SISTEMAS DE GESTIN

2.1 Definicin


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Un sistema de gestin es una herramienta administrativa que permiteplanear e implementar de forma ordenada las oportunidades demejoramiento en una empresa. En otras palabras, son acciones yprocedimientos planificados y organizados por medio de los cuales se buscaconseguir unos resultados especficos. Cuando una empresa implanta unsistema de este tipo slo lo hace para gestionar un aspecto puntual, comopor ejemplo la calidad de sus productos y servicios.

2.2 Razones, beneficios y retos

Una empresa debera implementar un sistema de gestin:- Porque los clientes lo exigen.- Porque el empresario desea mejorar la imagen de su negocio en el

mercado.- Porque el equipo de trabajo construye competencias que darn como

resultado el mejor funcionamiento del negocio.

El sistema trae varios beneficios ya que permite:- Trabajar en direccin a una mejora continua.- Descubrir las necesidades de la empresa y definir sus respectivos

procesos.- Realizar mejoras en productividad, reduccin de costos y prevencin

de fallas que puedan encarecer la produccin.- Mejorar la gestin de la eficiencia.- Disminuir los costos y recursos utilizados.-

Mejorar la imagen frente a la fuerza de trabajo, la comunidad y losclientes.- Cumplir con las reglamentaciones actuales y las que surjan

posteriormente.- Satisfacer las reglamentaciones de compras del gobierno o la

industria.- Obtener una ventaja competitiva en el mercado y aumentar la cuota

de este.- Aumentar el nmero de clientes, generar su confianza,conseguir su

fidelidad y mejorar la relacin con ellos.- Aumentar la motivacin del personal y la organizacin del trabajo.

- Reducir los costes debidos a la mala calidad.

Los retos que supone la implementacin de un sistema de gestin son:- Contar con personal competente y/o formarlo.- Asignar recursos tcnicos y econmicos para la puesta en marcha del

sistema de gestin.- Dedicar tiempo y esfuerzo para el montaje del sistema.


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2.3 Elementos que lo componen

El sistema de gestin cuenta con tres componentes bsicos1:

Elemento de revisin inicial: se identifican los requisitos legalesrelacionados con los productos, servicios, el medio ambiente, laseguridad y la salud ocupacional, las obligaciones fiscales y sociales dela organizacin.

Elemento estratgico: hace referencia a las polticas y objetivos quedefinen el norte de la empresa y a los lineamientos que debern seguirquienes la componen para alcanzar los resultados esperados.

Elemento operativo: es la implementacin de la estrategia. En esta

etapa, antes de la verificacin y el cierre del ciclo con la accin, sedestacan tres componentes bsicos:> El componente humano y de recursos.> El componente documental.> El componente operativo u operacional para manejar situaciones

normales y rutinarias, anormales y no rutinarias y de emergencia.

La organizacin, entendida como un sistema, cuenta con un grupo deelementos que interactan para lograr los objetivos propuestos, como porejemplo ganar dinero, prevenir la contaminacin ambiental, satisfacer alcliente, mejorar las condiciones de los trabajadores, responder a loscompromisos con la sociedad o permitir el crecimiento del recurso humano.

Estos elementos relacionados se denominan procesos y son la base para lagestin. Si retomamos la definicin de la norma ISO 9000, proceso es "elconjunto de elementos interrelacionados que transforman entradas ensalidas o que agregan valor", para hacerlo ms comprensible a lasempresas de servicios. De otro lado, cuando se habla de gestin se hacereferencia a la aplicacin del ciclo de Planear, Hacer, Verificar y Actuar2,llamado tambin PHVA. Y este ciclo, precisamente, es un mtodo paraconducir el mejoramiento de procesos, que parte de planear un cambio para

la resolucin de un problema especfico.

El ciclo PHVA incluye las siguientes actividades para cada uno de los cuatropasos en el desarrollo de una empresa:

1Colombia, ICONTEC, Enfoque para combinar e integrar la gestin de sistemas, por J. Martnez y D. Castillo, Bogot, ICONTEC,

2006.2Mencionado en Enfoque para combinar e integrar la gestin de sistemas por Martnez, J. y Castillo, D. ICONTEC. 2006.


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Planear> Determinar las metas y objetivos: definir el proyecto para montar un

sistema de gestin y reconocer la situacin actual de la empresa.> Definir los mtodos que permiten alcanzar las metas y objetivos:

identificar los riesgos, elaborar el reglamento interno y un plan demanejo.

Hacer> Comunicar las acciones establecidas: informar a todos sobre lo que

se va a hacer.> Proporcionar educacin y entrenamiento: ensearles a hacerlo.> Ejecutar las acciones establecidas: hacerlo.> Recolectar los datos generados durante la ejecucin: registrarlo.

Verificar

> Analizar los resultados que se van obteniendo.> Comparar los resultados finales con la meta planteada.> Comparar lo que haba antes con lo que hay ahora.> Incluir efectos adicionales, es decir, ver aspectos positivos y/o

negativos.

Actuar> Establecer una forma estndar de hacer las cosas.> Comunicar a todos los nuevos procedimientos.> Continuar enseando y entrenando el personal involucrado.> Establecer el sistema de gestin.

2.4 Clasificacin

En trminos generales, existen sistemas de gestin para tres temasneurlgicos a nivel mundial:

A. Calidad.B. Medio ambiente.C. Salud y seguridad laboral.

Cada uno de estos temas tiene unas normas especficas. Aqu es necesariorecordar que una norma tcnica es un documento establecido por consenso yaprobado por un organismo competente reconocido. Comprende reglas,directrices o caractersticas, de uso comn y repetido, para las actividades opara sus resultados, encaminadas al logro del grado ptimo de orden en uncontexto dado.


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Las normas para los temas mencionados son:

Calidad - ISO 9001: el primer sistema y el ms popular; ofrece acada organizacin una manera bien documentada y con sentido comnpara llevar a cabo su negocio.

Medio Ambiente - ISO 14001: proporciona un marco para ayudar amanejar los impactos y aspectos ambientales de una organizacin.

Salud y seguridad laboral - OHSAS 18001: permite a lasorganizaciones desarrollar continuamente mtodos efectivos y segurosde trabajo.

2.4.1 Sistemas de gestin de calidad

En todo negocio, la nica forma de mantenerse es ofrecer un compromisoserio con la calidad. De hecho, cualquier organizacin, sin importar su

tamao o sector industrial, puede hacerse de un futuro efectivo en elmercado utilizando un sistema administrativo de calidad bien planeado ydocumentado, tal como el ISO 9000.

2.4.1.1 Qu es un sistema de gestin de calidad?

Es un sistema basado en el sentido comn, bien documentado, que aseguraconsistencia y mejoras en las prcticas de trabajo y en los productos yservicios que se crean. Se sustenta en normas que especifican unprocedimiento para lograr una efectiva administracin de calidad. ISO 9000es el marco normativo internacional ms comnmente empleado para estesistema.

2.4.1.2 Qu es el ISO 9000?

Es el nombre genrico de una familia de normas alrededor de las cuales sebasa eficazmente un sistema administrativo de calidad. La familia fuerevisada recientemente, en diciembre de 2000 (ISO 9001:2000), cuando sele incluyeron las siguientes secciones:1.- Sistema administrativo de calidad.2.- Responsabilidad de la direccin.

3.- Administracin de recursos.4.- Realizacin del producto.5.- Anlisis de mediciones y mejoras.

2.4.1.3 Cmo implementar un sistema de gestin de la calidad

1.Conseguir una copia de la norma2.Revisar la literatura de soporte y el software


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3.Formar un equipo y definir una estrategia4.Revisar opciones de consultora5.Escoger una compaa certificadora6.Desarrollar un manual de calidad7.Desarrollar documentacin de apoyo8. Implementar su sistema administrativo de calidad9.Considerar una preauditora10. Lograr el registro11.Evaluar continuamente (auditoria de mantenimiento)

2.4.2Sistema de gestin medioambiental

El rendimiento de un sistema ambiental puede tener un impacto significativoen el xito. El ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para lossistemas administrativos ambientales (Environmental Management System -

EMS). Cumplir con ella mejora la ventaja competitiva y la reputacin de laorganizacin.

2.4.2.1 Qu es ISO 14001?

Es una norma internacional que especifica un proceso para controlar ymejorar el rendimiento ambiental de una compaa.

ISO 14001 consta de, Requisitos generales, Poltica medioambiental,Planeacin, Implementacin y operacin, Revisin y accin correctiva, yRevisin administrativa

2.4.2.2 Implementar el EMS

Estos son los pasos clave que se deben considerar si se quiere implementarun EMS:

1.Conseguir una copia de la norma2.Revisar la literatura de soporte3.Obtener el compromiso y el respaldo de los directores de rea4.Revisar las opciones de consultora

5.Escoger una compaa certificadora6.Desarrollar del sistema ambiental7.Revisar y generar objetivos8. Implementar y operar9.Lograr la certificacin10.Evaluar continuamente (auditoras de mantenimiento)

2.4.3Sistema de gestin de salud ocupacional y seguridad


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Muchas organizaciones estn implementando un sistema de administracinde salud ocupacional y seguridad (Occupational Health and SafetyManagement System - OHSMS) como parte de su estrategia deadministracin de riesgos, tomando en cuenta los cambios en las leyes y laproteccin a su fuerza de trabajo. Un OHSMS promueve un ambiente detrabajo seguro y saludable.

2.4.3.1 Qu es un sistema de gestin de salud ocupacional yseguridad?

Un sistema de gestin de salud ocupacional y seguridad proporciona unmarco normativo para manejar las responsabilidades OHSMS de manera talque puedan integrarse con eficiencia al total de las operaciones del negocio.

2.4.3.2 Qu significa OHSAS 18001?

OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001es unaespecificacin de evaluacin para los sistemas de administracin deseguridad y salud ocupacional. Fue desarrollado en respuesta a la necesidadde las compaas de cumplir con las obligaciones de salud y seguridad demanera eficiente.

2.4.3.3 Implementar un OHSMS

Existen ciertos pasos clave que se deben considerar para poder implementarun sistema de administracin de seguridad y salud ocupacional:

1.Conseguir una copia de la norma2.Revisar la literatura de soporte3. Considerar la capacitacin4.Revisar las opciones de asesora5.Planear6. Implementar7.Revisar8.Lograr certificacin

9. Recibir auditorias continuas

2.5 Implementacin y certificacin de sistemas de gestin

2.5.1La implementacinLa implementacinde un sistema de gestin de cualquier tipo es una tareade gran envergadura para cualquier organizacin que desee mejorar suactividad empresarial. Sin embargo, una planificacin adecuada y el respaldo


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de la alta direccin pueden facilitar en gran medida este proceso. Para todoslos sistemas existen algunas herramientas comunes que se pueden utilizar,as como un mismo proceso para seguir durante la implementacin:

A.Comprensin del sistema y sus requisitos Participacin de la alta direccin. Todas las personas que participan

en la decisin de implementarun sistema de gestin deben contar conuna comprensin bsica de lo que esto supone.

Lectura de la norma. Puede parecer una tarea ardua, pero todas laspersonas que vayan a implementar el sistema deben estarfamiliarizadas con la totalidad de la norma.

Aumento de la comprensin del sistema. Puede resultar muybeneficioso que la alta direccin asista a un curso de formacinintroductorio, de un da de duracin.

B.Implementacindel sistema Repaso de las opciones y de la documentacin de referencia.

Tambin existen cursos de formacin y publicaciones disponibles si sedesea implementar el sistema sin ayuda. No obstante, numerosasempresas contratan servicios de consultora para que las asesoren.

Formacin del personal sobre el sistema de gestin. Durante laimplementacin es importante que toda la planta se familiarice con elsistema de gestin, es decir, que sepa qu es y cmo va a afectar lastareas cotidianas.

2.5.2La Certificacin

Cuando el sistema de gestin ya est en marcha, es fundamental certificarloa travs de un organismo independiente, a fin de garantizar su eficacia alargo plazo. Las buenas organizaciones tienen procesos, procedimientos ynormas de desempeo para afrontar estos retos. La implementacin ycertificacin del sistema ayuda a que una organizacin logre mejorascontinuas en su operacin.

2.5.2.1 Eleccin de una entidad de certificacin

La eleccin de una entidad de certificacin puede resultar compleja, puestoque hay varios factores que se deben tener en cuenta. Estos incluyen:

Cobertura geogrfica Experiencia en el sector Acreditacin Estructura de precios y honorarios


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2.5.2.2 Proceso de certificacin

Una vez elegida la entidad de certificacin que ms se ajusta a lasnecesidades, se debe seguir un proceso que consta de los siguientes pasos:

1. Evaluacin previa voluntaria (auditoria previa).2. Evaluacin inicial o auditora de certificacin.3. Decisin sobre la certificacin.4. Auditorias de seguimiento.

3. Cmo acceder a informacin sobre mercados de destinode acuerdo con el sector?

3.1 Mercado nacional

Se pueden consultar las normas y reglamentos tcnicos del ICONTEC de lassiguientes formas:

- Por medio de consulta en la pgina web http://www.icontec.org. Enesta direccin se encuentra el portafolio de servicios del instituto, queincluye capacitacin, formacin, enlaces con entidades homlogas enotros pases, bases de datos, informacin sectorizada (acceso a normasnacionales e internacionales). A esta informacin se puede acceder sin

ningn costo si la empresa o entidad est afiliada a ICONTEC. Para noafiliados la tarifa se calcula de acuerdo con el nmero de sectoresescogidos y segn el nmero de normas del listado maestro.

- Directamente en el Centro de Informacin de ICONTEC, ubicado en laCarrera 37 No. 52-95 en Bogot. Atencin: lunes a viernes, de 9:00 ha 16:00 h, en jornada continua.

- Tambin es posible la consulta telefnica, va fax o a travs de correoelectrnico. Estos servicios estn a disposicin de empresarios,investigadores, estudiantes, docentes, funcionarios pblicos y decualquier otra persona interesada.

Para conocer de cerca los procesos y procedimientos de laSuperintendencia de Industria y Comercio, se puede consultar la pginaweb http://www.sic.gov.co

Para conocer sobre el sector del medio ambiente, consultar: IDEAM yMinisterio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial web http://www.minambiente.gov.co.


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Sobre el sector salud: Ministerio de Proteccin Social(http://www.minproteccion.gov.co), INVIMA (http://www.invima.gov.co),INS o el mismo ICONTEC.

Sobre el sector industrial: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo(http://www.mincomercio.gov.co) y Superintendencia de Industria yComercio.

Sobre el sector agropecuario: Ministerio de Agricultura (http://www.minagricultura.gov.co) e Instituto Colombiano Agropecuario (http://www.ica.gov.co).

Sobre el sector educacin: Ministerio de Proteccin Social, Ministerio deEducacin:(http:// www.mineducacion.gov.co) y SENA (http://

www.sena.gov.co).

3.2 Exportar a la Unin Europea

Para informarse y cumplir con los requisitos tcnicos en la UE se puedenseguir estas recomendaciones:

- Empezar por http://exporthelp.europa.eu

Si se quieren conocer los derechos de aduana, consultar:

http://exporthelp.europa.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ESPara conocer los documentos aduaneros para exportar, consultar:http://exporthelp.europa.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES

Si se quieren conocer las reglas de origen para el producto:http://exporthelp.europa.eu/thdapp/taric/Taricserviet?languageld=ES

Para encontrar enlaces con informacin complementaria:http://exporthelp.europa.eu/hdlinks/Taricserviet?languageld=ES

- Help desk es un sitio Web para facilitar las exportaciones deempresarios ubicados en pases en desarrollo, que contiene distintassecciones:

Derechos de importacin, documentos y reglas de origen. Exigencias y tasas internas. Estadsticas. Espacio comercial interactivo, vnculos y contactos.


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- Para saber cules son los productos considerados defectuosos por lasautoridades europeas (RAPEX), consultar:

http://ec.europa.eu/comm/dgs/health_consumer/dyna/rapex/rapex_en.cfm

- Para saber sobre reglamentos tcnicos nacionales notificados (TRIS),consultar:

http://europa.eu.int/comm/enterprise.tris/

3.3 Exportar a la Comunidad Andina de Naciones

Para informarse y cumplir con los requisitos tcnicos en la CAN consultar lapgina: http://comunidadandina.org.sit.

3.4 Exportar a Estados Unidos

Informarse y cumplir con los requisitos tcnicos de Estados Unidos. Se puedeconsultar la pgina de la embajada: http://usembassy.org.sit


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4. Bibliografa

Elaborado por el equipo de BOGOTA EMPRENDE a partir de lassiguientes fuentes de informacin:

Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, Anlisis delsistema de metrologa en Colombia, Bogot, 2005.

Castillo, D. y J. Martnez, Enfoque para combinar e integrar la gestin desistemas, Bogot, ICONTEC, 2006.

Centro de Comercio Internacional, Gestin de la calidad de exportacin:material de apoyo para las actividades de capacitacin, Ginebra, UNCTAD- OMC, 1999.

Colombia, Departamento Nacional de Planeacin,Anlisis institucional delSistema Nacional de Calidad en Colombia, Bogot, DNP, 2005.

Colombia, ICONTEC, Compendio de normas tcnicas colombianas.Sistemas integrados de gestin, Bogot, ICONTEC, 2001.

ICONTEC, Documento sobre necesidades y recomendaciones para laagenda interna del Sistema Nacional de Calidad en el marco del TLC conEstados Unidos y otros tratados comerciales, Bogot, ICONTEC, 2005.

ICONTEC, Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9000 Sistemas de gestinde la calidad. Fundamentos y vocabulario, Bogot, ICONTEC, 2000.

ICONTEC, Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 14001 Sistemas de

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Calidad, Bogot, Mincomercio, 2005. Feigenbaum, A. V., Control total de la calidad, Mxico, Compaa Editorial

Continental, S:A. de C.V.,1994. UE- CAN, Curso de capacitacin sobre reglamentos tcnicos para exportar

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Lozano, L., Qu es calidad total?, [artculo en lnea], disponible en:http//:www.infocalidad.net, consulta: septiembre 20 de 2006.

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