Guia Practica de Administracion de Proyectos

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Gua Prctica de Administracin de Proyectos

2004 Jos Alejandro Domnguez Torres

Todos los derechos reservados. Esta

estrictamente prohibido reproducir, en cualquier

forma o por cualquier medio, la totalidad o parte

de este libro sin permiso por escrito del autor.

INDA-SEP Registro No. XX-XXXX-XXXXXXXXXXXX-XX

GUA PRCTICA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

PRESENTACIN

PGINA III

PRESENTACIN La Administracin de Proyectos resulta ser de las reas del conocimiento humano, de las que

todo el mundo entiende, pero pocos logran instrumentar. Conceptos comunes para las diversas

disciplinas del entender humano, pero difciles de plasmar en una experiencia concreta que pueda

resultar exitosa.

El nivel de complejidad de la Administracin de Proyectos depender de que tan desordenada,

atemporal y regida por objetivos se encuentre la organizacin, rea o persona que la implante.

El nivel de sencillez de la Administracin de Proyectos, resulta del orden que se imprima a cada

una de las actividades a realizar, el respeto por los tiempos y el cumplimiento de compromisos

por parte del personal involucrado.

Instrumentar un proceso de administracin de proyectos implica una nueva manera de hacer, de

decir, de proponer y de revisar las cosas. Requiere de aprendizaje continuo, extrema

comunicacin y claridad de objetivos.

Dentro de las empresas que conocemos podemos detectar a alguna que tenga por default estas

caractersticas? Que cuente con equipos de trabajo consolidados, con alta comunicacin y

eficiencia, conocimiento y adecuacin de los procesos a las necesidades reales de la

organizacin, que siempre se maneje a travs de planes de trabajo que sean cumplidos a

cabalidad.

Sin poder encontrar ninguna empresa an que rena estas ambiciosas caractersticas, hay un faro

de luz que la administracin de proyectos da a las organizaciones en cuanto a las posibilidades de

organizacin interna, de alcance de objetivos y de eficiencia de los procesos, consolidando

equipos de trabajo que crean en esta filosofa laboral.

La definicin de los presupuestos y de los proyectos polticamente viables son otras de las

cuestiones que se necesitan considerar cuando hablamos de administracin de proyectos.

Incluyendo el seguimiento a los contratos, calendarios, documentos entregables y un sin fin de

detalles que hacen de la administracin de proyectos toda un rea de desarrollo dentro de las

organizaciones.

El presente libro por tanto, tiene el propsito de ser una verdadera gua prctica que muestra paso

a paso y de manera concreta lo que hay que hacer en cada fase de la administracin de un

proyecto, el formato a emplear y las herramientas tecnolgicas al alcance de las personas dentro

de las organizaciones para poderlo llevar a cabo.

MAESTRA VERNICA SAMA

GERENTE GENERAL DE INFORMATICS NIZA

INFORMATICS INSTITUTE

MXICO


PREFACIO

PGINA IV

PREFACIO Una Gua Prctica de Administracin de Proyectos? De verdad ser una gua prctica? Estas y

otras preguntas habrn surgido una vez que se lee el ttulo de este libro. En realidad, la intencin

es que el libro aporte ms de lo que a simple vista se puede observar. Las preguntas y las

respuestas son las siguientes.

POR QU UNA GUA?

Una gua consiste de una serie de lineamientos o pautas que dirigen, encaminan o sirven de

orientacin para la realizacin de un proceso. El que sea prctica implica que debe ser til o

producir un provecho inmediato. La Gua Prctica de Administracin de Proyectos (o

simplemente, La Gua) est acorde con ambas definiciones. En efecto, La Gua comprende

lineamientos tiles que producen un provecho inmediato en la administracin de proyectos,

como se podr comprobar en su contenido.

QU CONTIENE LA GUA?

La Gua considera los mismos procesos comprendidos en el cuerpo de conocimientos (body of

knowledge) definido por el Project Management Institute (PMI), y el cual est descrito en el

PMBOK 2000 (ver las referencias bibliogrficas). La Gua se compenetra en esos procesos y se

centra en la descripcin clara y precisa de algunas de las herramientas requeridas para llevarlos a

cabo, as como en la descripcin de los resultados (outputs) de los proceos. Esta descripcin

comprende los conceptos tericos necesarios requeridos en la prctica, sin embargo no es un

tratado de cada uno de ellos; ya que en algunos de los casos cada proceso, herramienta o

resultado requerira de la redaccin de un tratado aparte.

La Gua no pretende reemplazar de forma alguna al PMBOK 2000, ms bien es un complemento

de l. As que es conveniente tener a la mano una copia, con el fin de consultar la fuente original

de los conceptos.

CUL ES LA ESTRUCTURA DE LA GUA?

La Gua sigue una estructura derivada de las fases comprendidas en la administracin de un

proyecto, ms que en la agrupacin por reas de conocimiento como lo hace el PMBOK 2000.

As, La Gua est dividida en 27 captulos agrupados en cinco partes, adems de contener dos

anexos. La Parte I es una introduccin a los conceptos preliminares de la administracin de

proyectos, mientras que las Partes II-VI abordan las Fases de Inicio, Planeacin, Ejecucin,

Control y Cierre del proyecto, respectivamente. Esta estructura es ms natural cuando se est en la prctica, ya que permite seguir y construir todas las bases necesarias para administrar un

proyecto. Por su parte, el primer anexo aborda cmo hacer la transicin de un proyecto ya

iniciado y que no sigue los procesos vertidos en el PMBOK 2000, a uno que los siga. El segundo

anexo es un listado de las abreviaturas utilizadas en La Gua y su significado.

Por otro lado, la forma en que est redactado cada capitulo es a travs del uso de vietas (bullets)

y subvietas; es decir, el estilo de redaccin no es narrativo, sino declarativo. Esto quiere decir

que todos los conceptos se expresan de la forma ms llana posible, quitando de en medio todo

aquello que no sea parte de la esencia del concepto mismo. Se ha hecho un gran esfuerzo en

hacer que el contenido de cada vieta sea, por lo general, menor a cuatro renglones y slo en


PREFACIO

PGINA V

casos muy excepcionales sea igual cinco renglones. Este estilo de redaccin, poco comn en la

redaccin de libros, tiene como propsitos facilitar la lectura y comprensin de los conceptos e

ideas de la administracin de proyectos, as como su localizacin. En este mismo sentido, las

vietas tienen por lo general tres niveles de profundidad o complejidad; es decir, existen vietas,

subvietas y subsubvietas.

As mismo, en la administracin de proyectos la informacin del proyecto debe ser expresada de

forma directa, precisa, congruente y homognea; es decir quitar de en medio aquello que no

aporta algo y ser coherente en lo que se est describiendo en los diferentes niveles de

complejidad. Para ayudar a ello, La Gua incorpora en varios de sus captulos plantillas que

pueden ser de ayuda en la prctica para capturar la informacin del proyecto.

CMO UTILIZAR LA GUA?

Por todo la anterior, se puede ver que La Gua si contiene los elementos de una gua prctica, sin

embargo no se pretende que sea utilizada y seguida al pie de la letra. La Gua y las platillas

inmersas en ella, deben adaptarse a cada proyecto: Esta es la mejor recomendacin de su uso.

Para algunos proyectos, el llenado de varias de las plantillas puede ser tedioso y tal vez

innecesario; pero para otros, el llenado puede ser obligado. De igual forma, puede ser que en

algunos proyectos no se requiera profundizar en los conceptos ms all de lo que La Gua

describe, pero puede ser que en otros sea necesario consultar algn texto adicional. De cualquier

forma, La Gua siempre dar la pauta para abordar los temas de la administracin de proyectos.

La Gua tambin se puede utilizar como un instrumento de capacitacin en la administracin de

proyectos. Por ejemplo, la generacin de diapositivas en presentadores grficos electrnicos, es

hasta cierto punto directa, ya que slo basta con seleccionar y transcribir las vietas

correspondientes al tema a tratar.

En fin, existen diversas formas de usar La Gua, el nico limitante es la limitacin del ingenio.

A QUIN EST DIRIGIDA LA GUA?

La Gua est dirigida a personas que desean conocer y aplicar los conceptos de la administracin

de proyectos, sin importar si el entorno de la aplicacin es puramente acadmico-escolar o

enfocado al desarrollo de proyectos con diferente complejidad.

Debido a que los conceptos vertidos en La Gua estn relacionados con la administracin como

rea de conocimiento, tambin es conveniente que se tengan conocimientos y una preparacin en

ella. Como en toda disciplina, la administracin de proyectos, y por lo tanto La Gua, requiere

del seguimiento formal de mtodos, procesos o procedimientos; esto implica que tambin se

debe tener compromiso y consistencia en su uso; ya que de otra forma se caera de nueva cuenta

en la improvisacin o en la realizacin de un proyecto utilizando el mtodo de inspiracin divina.

La primera vez que se intenta aplicar algn mtodo, sin importar que este sea de administracin

de proyectos o no lo sea, los resultados no siempre son exitosos. Sin embargo, en las siguientes

aplicaciones, se adquiere un dominio sobre esos mtodos hasta llegar a dominarlos, y, en mucho

de los casos, se puede llegar a mejorarlos o reemplazarlos por otros ms eficaces y efectivos. As

que tambin se requiere que las personas sean constantes en su uso.


PREFACIO

PGINA VI

En el caso particular de la administracin de proyectos, la constancia y formalidad en el uso de

los mtodos de la administracin de proyectos, los cuales estn vertidos en La Gua, podra llegar

a ser premiada con una certificacin como Project Management Professional (PMP),

reconocimiento otorgado por el PMI a aquellos que de alguna forma han logrado cierto nivel de

dominio en tales mtodos.

Para terminar, la teora y la prctica indican que una entidad empieza a morir una vez que se deja

de realimentar de su entorno. Esta gua no se ha escrito para dejarla morir en la primera

oportunidad, sino para hacer que cumpla un ciclo de vida cuya duracin est determinada por los

avances en la disciplina de administracin de proyectos y por la realimentacin que le

proporcionen sus usuarios. Los avances en la disciplina han sido y estn siendo compilados y

regulados por el PMI, por lo que es responsabilidad del autor incorporarlos a la brevedad en

futuras ediciones. As que slo queda un punto por cubrir para que se mantenga viva: Solicitar a

los usuarios de La Gua su colaboracin para que emitan comentarios alrededor de los temas

tratados. Estos comentarios son bienvenidos en [email protected].

ALEJANDRO DOMNGUEZ TORRES

FIN DEL VERANO DE 2004

MXICO


AGRADECIMIENTOS

PGINA VII

AGRADECIMIENTOS Muchas personas han colaborado de forma directa e indirecta para que La Gua sea una realidad.

Mencionar a todas ellas no es una tarea fcil y siempre se cae en la omisin de alguna. Es por eso

que no mencionar por su nombre a las personas, sino mencionar a los equipos de trabajo que

han colaborado conmigo, a los largo de los aos, en la administracin de proyectos de diversos

tipos. Esta mencin ser por orden cronolgico.

Agradezco a los miembros de la entonces Direccin de Sistemas Geogrficos de la FAR, ya que

fue en los aos 1992-1993 donde todos aprendimos y aplicamos los principios de la ingeniera de

software y de la administracin de proyectos bajo restricciones en el tiempo y en un esquema de

cambios frecuentes.

Agradezco al equipo de trabajo de la Direccin Acadmica de la FAR por el proyecto de

implantacin de cerca de 10 programas acadmicos de nivel posgrado en un nmero igual de

estados de la Repblica Mexicana; todo esto durante los aos 1994-2000. Este proyecto fue

crucial para aprender cmo administrar bajo restricciones severas de costo, tiempo y recursos

humanos.

Tambin agradezco al equipo de trabajo del proyecto de normalizacin de informacin llevado a

cabo en General Electric Plastics, Espaa, en los aos 2000-2001. Esto durante mi estancia

sabtica en la Universidad Politcnica de Cartagena. Parte de ese equipo, tambin particip en el

proyecto de alineacin de procesos de la empresa panadera La Tahona, llevado a cabo en el ao

2000. A ellos, un agradecimiento muy especial por su doble esfuerzo.

La consolidacin y puesta a prueba de los conceptos vertidos en La Gua llegaron a su punto mas

completo y alto de aplicacin en el periodo de noviembre de 2001 a marzo de 2003. El esfuerzo

requerido para administrar el proyecto de Modernizacin del Mando Centralizado del Sistema de

Transporte Colectivo del Distrito Federal fue colosal. Es por ello que quiero agradecer

especialmente a la Oficina de Proyectos formada en Tecnologa Nueva, S.A. En este proyecto se

puso a prueba nuestro experiencia y manejo de los procesos comprendidos en las nueve reas del

conocimiento comprendidas en el PMBOK del PMI. Con est Oficina de Proyectos tambin se

administr el proyecto de diagnstico tecnolgico en la Procuradura General de Justicia del

Distrito Federal en el periodo de abril a septiembre de 2003.

Finalmente, La Gua ha sido posible debido al inters mostrado por la Divisin de Estudios de

Posgrado de la Universidad Tecnolgica de Mxico para capitalizar los conocimientos y

experiencia adquiridos en la administracin de proyectos durante todos estos aos. Gracias a

todos los directivos y compaeros de trabajo.

Un agradecimiento especial a Pherenike por colaborar conmigo en muchos de los proyectos. Sin

sus ideas de cmo adaptar, adoptar y experimentar con los procesos de administracin de

proyectos no hubiera sido posible explorar nuevas formas de trabajo. Otro agradecimiento a

Aleinad por mostrarme que existe mucho por aprender, observar y disfrutar en las cosas sin sentido y que los dems tratan de evitar a mximo: El alimento de la ignorancia es la obstruccin mental que tenemos para comprender nuevas ideas y formas, aunque no

necesariamente estemos de acuerdo con ellas.


DEDICATORIA

PGINA VIII

PER LOURDA ALEXANDREIA XTIANA AB IMO PECTORE

WE CAME OUT FROM THE DEEP

TO LEARN TO LOVE, TO LEARN HOW TO LIVE


TO AVOID THE MISTAKES WE MADE

THATS WHY WE ARE HERE


TO HELP AND UNDERSTAND, BUT NOT TO KILL

IT TAKES MANY LIVES TILL WE SUCCEED

TO CLEAR THE DEBTS OF MANY HUNDRED YEARS

THATS WHY WE ARE HERE

OUT FROM THE DEEP

AUTOR: MICHAEL. CRETU

ENIGMA: THE CROSS OF CHANGES

VIRGIN RECORDS, 1993


CONTENIDO

PGINA IX

CONTENIDO PARTE I LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ............................................................ 1

1 LA METODOLOGA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS .............................. 1

1.1 CONCEPTOS PRELIMINARES .............................................................................................. 1

1.1.1 El concepto de metodologa .................................................................................... 1

1.1.2 Metodologa y administracin de proyectos ........................................................... 1

1.2 ENFOQUE DE LA MAP ........................................................................................................ 6

1.2.1 Distribucin en el tiempo de las fases .................................................................... 6

1.2.2 Aplicabilidad de la MAP ......................................................................................... 6

1.2.3 Adaptacin de la MAP ............................................................................................ 7

1.2.4 Requerimientos para el xito de la MAP ................................................................ 7

1.2.5 Mejora continua de la MAP .................................................................................... 8

2 LA ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN EN LA AP ...................................... 9

2.1 CONCEPTOS PRELIMINARES .............................................................................................. 9

2.1.1 Niveles de comprensin de la AP ............................................................................ 9

2.1.2 De los datos a la informacin ............................................................................... 10

2.2 LA CAPTURA DE LA INFORMACIN ................................................................................. 10

2.2.1 Plantillas para capturar la informacin ............................................................... 10

2.2.2 Plantillas y administracin de la informacin...................................................... 11

2.2.3 Consistencia de la informacin ............................................................................ 11

3 LOS PROYECTOS ............................................................................................................. 12

3.1 CONCEPTOS PRELIMINARES ............................................................................................ 12

3.1.1 El concepto de proyecto ................................................................................... 12 3.1.2 Temporalidad y criterios de xito de los procesos ............................................... 13

3.1.3 Objetivos del proyecto .......................................................................................... 14

3.2 RESTRICCIONES, SUPUESTOS Y RIESGOS DEL PROYECTO ................................................ 14

3.2.1 Restricciones del proyecto .................................................................................... 14

3.2.2 Supuestos del proyecto .......................................................................................... 15

3.2.3 Riesgos del proyecto ............................................................................................. 15

3.3 CLASIFICACIN DEL PROYECTO ..................................................................................... 16

3.3.1 Propsito de la clasificacin del proyecto............................................................ 16

3.3.2 Clasificacin por complejidad .............................................................................. 16

3.3.3 Clasificacin por caractersticas .......................................................................... 17

Plantilla para la Determinacin de las Caractersticas del Proyecto ................................. 19

3.4 SELECCIN DEL PROYECTO ............................................................................................ 22

3.4.1 El proceso general de seleccin del proyecto ....................................................... 22

3.4.2 Exploracin del proyecto ...................................................................................... 22

3.4.3 Evaluacin del proyecto ....................................................................................... 22

3.4.4 Priorizacin de proyectos ..................................................................................... 23

3.4.5 Anlisis del proyecto ............................................................................................. 23

4 LAS PERSONAS Y LA ORGANIZACIN EN LA AP ................................................. 24



CONTENIDO

PGINA X

4.1.1 Administracin de las personas en la AP ............................................................. 24

4.1.2 Las organizaciones ............................................................................................... 25

4.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AP ....................................................................... 25

4.2.1 Los participantes en el proyecto ........................................................................... 25

4.2.2 Actores en el proyecto ........................................................................................... 26

4.2.3 El AGP .................................................................................................................. 27

4.2.4 El patrocinador del proyecto ................................................................................ 30

4.2.5 El rea funcional................................................................................................... 31

4.2.6 El equipo de desarrollo del proyecto (EDP) ........................................................ 33

4.2.7 El personal de la administracin de la configuracin (AC) ................................. 35

4.2.8 El personal del aseguramiento de la calidad ....................................................... 36

4.2.9 El cliente ............................................................................................................... 37

4.2.10 La Organizacin ................................................................................................... 38

4.3 LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES EN LA AP ........................................................ 40

4.3.1 Tipos de estructuras .............................................................................................. 40

4.3.2 La estructura funcional ......................................................................................... 40

4.3.3 La estructura proyectizada ................................................................................... 41

4.3.4 La estructura matricial ......................................................................................... 42

4.3.5 Caractersticas de las estructuras ........................................................................ 45

4.3.6 La oficina de proyectos ......................................................................................... 45

Plantilla para la Determinacin del Rol y las Responsabilidades de la Oficina de

Proyectos ........................................................................................................................... 48

PARTE II FASE DE INICIO..................................................................................................... 50

5 PERSPECTIVA DE LA FASE DE INICIO ..................................................................... 50


5.1.1 La Fase de Inicio .................................................................................................. 50

5.1.2 Procesos en la Fase de Planeacin ...................................................................... 51

5.2 LOS PROCESOS DE INICIO ................................................................................................ 52

5.2.1 Intencin de los procesos de inicio ....................................................................... 52

5.2.2 Agrupacin de los procesos de incio .................................................................... 52

6 PRODUCTO ........................................................................................................................ 53

6.1 PERSPECTIVA DEL PRODUCTO ........................................................................................ 53

6.1.1 Conceptos preliminares ........................................................................................ 53

6.1.2 Ubicacin del producto en la Fase de Inicio ........................................................ 53

6.2 LA DESCRIPCIN DEL PRODUCTO ................................................................................... 54


6.2.2 Enunciado de la descripcin del producto ........................................................... 54

Plantilla para la Descripcin del Producto ........................................................................ 56

7 PROYECTO ........................................................................................................................ 58

7.1 PERSPECTIVA DEL PROYECTO ......................................................................................... 58


7.1.2 Ubicacin del proyecto en la Fase de Inicio ........................................................ 58

7.2 LA CONCEPCIN DEL PROYECTO .................................................................................... 59


CONTENIDO

PGINA XI


7.2.2 Marco temporal para la concepcin del proyecto ................................................ 60

Plantilla para la Concepcin del Proyecto ........................................................................ 61

7.3 LA FACTIBILIDAD DEL PROYECTO .................................................................................. 66


7.3.2 Soluciones potenciales .......................................................................................... 66

Plantilla para la Factibilidad del Proyecto ........................................................................ 68

7.4 DESARROLLO DE LA CDULA DEL PROYECTO ................................................................. 72


7.4.2 El alcance del proyecto dentro de la CP .............................................................. 72

7.4.3 Matriz de asignacin de responsabilidades .......................................................... 73

7.4.4 Administracin de los puntos de verificacin y la CP .......................................... 74

7.4.5 Administracin de la CP ....................................................................................... 74

Plantilla para la Cdula del Proyecto ................................................................................ 75

8 SELECCIN DEL AGP Y TRANSICIN A LA FASE DE PLANEACIN .............. 78

8.1 SELECCIN DEL AGP ..................................................................................................... 78

8.1.1 La seleccin del AGP ............................................................................................ 78

8.1.2 Cmo seleccionar al AGP ..................................................................................... 78

8.1.3 El AGP versus el lder de proyectos ..................................................................... 79

Plantilla para Determinar las Habilidades de Administracin y Liderazgo del AGP ....... 80

8.2 TRANSICIN A LA FASE DE PLANEACIN ....................................................................... 83

8.2.1 Flujo de documentos en la Fase de Inicio ............................................................ 83

8.2.2 Obstculos y problemas en la Fase de Inicio ....................................................... 83

8.2.3 Transicin a la Fase de Planeacin ..................................................................... 83

PARTE III FASE DE PLANEACIN ...................................................................................... 85

9 PERSPECTIVA DE LA FASE DE PLANEACIN........................................................ 85


9.1.1 La Fase de Planeacin.......................................................................................... 85

9.1.2 Procesos de la Fase de Planeacin ...................................................................... 86

9.2 LOS PROCESOS DE PLANEACIN ..................................................................................... 87

9.2.1 Intencin de los procesos de planeacin .............................................................. 87

9.2.2 Agrupacin de los proceso de planeacin ............................................................ 88

10 ALCANCE ....................................................................................................................... 89

10.1 PERSPECTIVA DEL ALCANCE .......................................................................................... 89


10.1.2 Ubicacin del alcance en la Fase de Planeacin ................................................. 89

10.2 PLANEACIN DEL ALCANCE ........................................................................................... 90


10.2.2 Enunciado del alcance .......................................................................................... 91

10.2.3 Plan de administracin del alcance ...................................................................... 92

10.2.4 Deslizamiento del alcance .................................................................................... 93

Plantilla para el Enunciado del Alcance ........................................................................... 96

Plantilla para el Plan de Administracin del Alcance ....................................................... 99


CONTENIDO

PGINA XII

10.3 DEFINICIN DEL ALCANCE ........................................................................................... 101

10.3.1 Conceptos preliminares ...................................................................................... 101

10.3.2 Estructuras de divisin ....................................................................................... 101

10.3.3 El WBS ................................................................................................................ 102

10.3.4 Descomposicin del WBS ................................................................................... 102

10.3.5 Formato del WBS ................................................................................................ 103

10.3.6 Los Paquetes de Trabajo .................................................................................... 104

10.3.7 El desarrollo del WBS ......................................................................................... 105

10.3.8 Uso del WBS ....................................................................................................... 109

10.3.9 Documentacin del WBS..................................................................................... 109

Plantilla para la Descripcin del WBS............................................................................ 110

11 ACTIVIDADES............................................................................................................. 111

11.1 PERSPECTIVA DE LAS ACTIVIDADES ............................................................................. 111


11.1.2 Ubicacin de las actividades en la Fase de Planeacin..................................... 111

11.2 DEFINICIN DE ACTIVIDADES ....................................................................................... 112


11.2.2 Revisin del WBS ................................................................................................ 112

11.2.3 Los entregables ................................................................................................... 113

11.2.4 Hitos .................................................................................................................... 114

Plantilla para la Lista de Entregables .............................................................................. 115

11.3 SECUENCIA DE ACTIVIDADES ....................................................................................... 117


11.3.2 Tipos de dependencias entre actividades ............................................................ 117

11.3.3 Diagramas de precedencia ................................................................................. 117

Plantilla para la Documentacin del Diagrama de Precedencia ..................................... 121

11.4 ESTIMACIN DE LA DURACIN DE ACTIVIDADES .......................................................... 122


11.4.2 Delimitacin de actividades ................................................................................ 122

11.4.3 Holguras ............................................................................................................. 123

12 ORGANIZACIN ........................................................................................................ 124

12.1 PERSPECTIVA DE LA ORGANIZACIN ............................................................................ 124


12.1.2 Ubicacin de la organizacin en la Fase de Planeacin ................................... 124

12.2 LA PLANEACIN DE LA ORGANIZACIN ........................................................................ 125


12.2.2 Interfaces del proyecto ........................................................................................ 125

12.2.3 La OBS ................................................................................................................ 126

12.2.4 Creacin de una OBS.......................................................................................... 126

Plantilla para el Plan de Administracin del Personal .................................................... 128

13 RECURSOS ................................................................................................................... 129

13.1 PERSPECTIVA DE LOS RECURSOS .................................................................................. 129


13.1.2 Ubicacin de los recursos en la Fase de Planeacin ......................................... 129


CONTENIDO

PGINA XIII

13.2 PLANEACIN DE RECURSOS .......................................................................................... 130


13.2.2 Planeacin de recursos humanos ....................................................................... 131

13.2.3 Recursos no humanos ......................................................................................... 132

13.2.4 Manejo de riesgos en los recursos ...................................................................... 134

Plantilla para el Requerimiento de Recursos .................................................................. 135

13.3 ADQUISICIN DE PERSONAL ......................................................................................... 136


13.3.2 Formacin del EDP ............................................................................................ 136

13.3.3 Habilidades del EDP .......................................................................................... 137

13.3.4 El desarrollo del EDP ......................................................................................... 138

13.3.5 Nivelacin del EDP............................................................................................. 138

Plantilla para la Asignacin de Personal ......................................................................... 140

13.4 PLANEACIN DE ADQUISICIONES .................................................................................. 142


13.4.2 Qu adquirir........................................................................................................ 142

13.4.3 Cundo adquirir (herramientas de decisin) ..................................................... 143

13.4.4 Cmo adquirir (tipos de contratos) .................................................................... 143

13.4.5 Cunto adquirir .................................................................................................. 146

13.4.6 El Plan de Adquisiciones .................................................................................... 146

13.4.7 Creacin de las bases de adquisicin o licitacin .............................................. 147

Plantilla para el Plan de Administracin de Adquisiciones ............................................ 148

13.5 PLANEACIN DE SOLICITUDES ...................................................................................... 150


13.5.2 RFPs .................................................................................................................... 150

13.5.3 RFQs ................................................................................................................... 151

Plantilla para el Documento de las Adquisiciones .......................................................... 153

14 RIESGOS ....................................................................................................................... 160

14.1 PERSPECTIVA DE LOS RIESGOS ..................................................................................... 160


14.1.2 Ubicacin de los riesgos en la Fase de Planeacin ........................................... 160

14.2 PLANEACIN DE LA ADMINISTRACIN DE RIESGOS ...................................................... 161


14.2.2 La planeacin de riesgos .................................................................................... 161

Plantilla para el Plan de Administracin de Riesgos ...................................................... 165

14.3 IDENTIFICACIN DE RIESGOS ........................................................................................ 167


14.3.2 El proceso de identificacin de riesgos .............................................................. 167

14.3.3 Categorizacin de los riesgos ............................................................................. 168

Plantilla para la Identificacin de Riesgos ...................................................................... 170

14.4 ANLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS ............................................................................ 171


14.4.2 Anlisis del Impacto ............................................................................................ 171

14.4.3 Resultados del impacto ....................................................................................... 173

Plantilla para el Anlisis Cualitativo de Riesgos ............................................................ 174


CONTENIDO

PGINA XIV

14.5 ANLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS .......................................................................... 175


14.5.2 Tcnicas y herramientas para el anlisis cuantitativo de riesgos ...................... 175

14.5.3 Resultados de la cuantificacin .......................................................................... 177

Plantilla para el Anlisis Cuantitativo de Riesgos .......................................................... 179

14.6 PLANEACIN DE LA RESPUESTA A LOS RIESGOS ........................................................... 181


14.6.2 Estrategias para la respuesta a los riesgos ........................................................ 182

Plantilla para el Plan de Respuesta a los Riesgos ........................................................... 183

15 CALENDARIO ............................................................................................................. 185

15.1 PERSPECTIVA DEL CALENDARIO ................................................................................... 185


15.1.2 Ubicacin del calendario en la Fase de Planeacin .......................................... 185

15.2 DESARROLLO DEL CALENDARIO ................................................................................... 186

15.2.1 Conceptos prelimianres ...................................................................................... 186

15.2.2 Observaciones en el desarrollo del calendario .................................................. 186

15.2.3 Diagramas de Gantt ............................................................................................ 187

15.2.4 PERT/CPM ......................................................................................................... 189

15.3 EL PLAN DE ADMINISTRACIN DEL CALENDARIO ........................................................ 192

15.3.1 Elaboracin del plan........................................................................................... 192

15.3.2 El proceso de creacin del calendario ............................................................... 193

15.3.3 El proceso de definicin de la lnea base del calendario ................................... 194

15.3.4 El Plan de Administracin del Calendario ......................................................... 195

Plantilla para el Plan del Calendario ............................................................................... 197

Plantilla para el Plan de Administracin del Calendario ................................................ 198

16 PRESUPUESTO ........................................................................................................... 200

16.1 PERSPECTIVA DEL PRESUPUESTO .................................................................................. 200


16.1.2 Ubicacin del presupuesto en la Fase de Planeacin ........................................ 200

16.2 ESTIMACIN DE COSTOS............................................................................................... 201


16.2.2 Pasos para estimar los costos ............................................................................. 202

16.2.3 Variaciones de los costos .................................................................................... 204

16.2.4 El Plan de Administracin de Costos ................................................................. 205

Plantilla para la Estimacin de Costos ............................................................................ 207

Plantilla para el Plan de Administracin de Costos ........................................................ 211

16.3 PLANEACIN DEL PRESUPUESTO .................................................................................. 213


16.3.2 La lnea base del costo ........................................................................................ 213

16.3.3 Variaciones del prespuesto ................................................................................. 214

Plantilla para la Creacin de la Lnea Base del Costo .................................................... 216

17 CALIDAD ...................................................................................................................... 217

17.1 PERSPECTIVA DE LA CALIDAD ...................................................................................... 217



CONTENIDO

PGINA XV

17.1.2 Ubicacin de la calidad en la Fase de Planeacin ............................................ 217

17.2 PLANEACIN DE LA CALIDAD ....................................................................................... 218


17.2.2 Tcnicas y herramientas para la planeacin de la calidad ................................ 218

17.2.3 Plan de Administracin de la Calidad ................................................................ 220

Plantilla para el Plan de Administracin de la Calidad................................................... 222

18 COMUNICACIONES .................................................................................................. 224

18.1 PERSPECTIVA DE LAS COMUNICACIONES ...................................................................... 224


18.1.2 Ubicacin de las comunicaciones en la Fase de Planeacin ............................. 224

18.2 PLANEACIN DE LAS COMUNICACIONES ....................................................................... 225


18.2.2 Canales de comunicacin en el proyecto ............................................................ 225

18.2.3 Consideraciones sobre los actores ..................................................................... 227

18.2.4 Plan de Administracin de las Comunicaciones ................................................ 229

Plantilla para el Plan de Administracin de las Comunicaciones ................................... 231

19 PLANEACIN .............................................................................................................. 233

19.1 PERSPECTIVA DE LA PLANEACIN ................................................................................ 233


19.1.2 Ubicacin de la planeacin en la Fase de Planeacin....................................... 233

19.2 EL DESARROLLO DEL PLAN .......................................................................................... 234


19.2.2 El Plan del Proyecto ........................................................................................... 234

19.2.3 Sistema de Informacin de Administracin de Proyectos (SIAP) ...................... 235

19.3 LISTA DE VERIFICACIN DE LA PLANEACIN DEL PROYECTO (LVPP) ......................... 237

19.3.1 Alcance de la planeacin .................................................................................... 237

19.3.2 Caracterizacin de la LVPP ............................................................................... 237

Plantilla para la Lista de Verificacin de la Planeacin del Proyecto ............................ 239

Plantilla para el Plan del Proyecto .................................................................................. 249

PARTE IV FASE DE EJECUCIN ....................................................................................... 253

20 PERSPECTIVA DE LA FASE DE EJECUCIN ..................................................... 253

20.1 CONCEPTOS PRELIMINARES .......................................................................................... 253

20.1.1 La Fase de Ejecucin .......................................................................................... 253

20.1.2 Procesos de la Fase de Ejecucin ...................................................................... 253

20.2 LOS PROCESOS DE EJECUCIN ...................................................................................... 254

20.2.1 Intencin de los procesos de ejecucin ............................................................... 254

20.2.2 Agrupacin de los procesos de ejecucin ........................................................... 255

21 EJECUCIN ................................................................................................................. 255

21.1 PERSPECTIVA DE LA EJECUCIN ................................................................................... 255


21.1.2 Ubicacin de la ejecucin en la Fase de Ejecucin ........................................... 255

21.2 EJECUCIN DEL PLAN ................................................................................................... 256


CONTENIDO

PGINA XVI


21.2.2 Reportes de Estado del Proyecto ........................................................................ 256

21.2.3 Solicitud de cambios ........................................................................................... 258

Plantilla para el Reporte de Estado ................................................................................. 261

Plantilla para la Solicitud de Cambios ............................................................................ 263

22 ADMINISTRACIN .................................................................................................... 265

22.1 PERSPECTIVA DE LA ADMINISTRACIN ......................................................................... 265


22.1.2 Ubicacin de la administracin en la Fase de Ejecucin .................................. 265

22.2 ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ................................................................................ 266


22.2.2 Herramientas para la medir la calidad .............................................................. 266

22.2.3 La auditoria y mejora de la calidad ................................................................... 268

Plantilla para el Reporte de la Auditoria de Calidad ....................................................... 270

22.3 DESARROLLO DEL EDP ................................................................................................ 272


22.3.2 Administracin del EDP ..................................................................................... 272

22.3.3 Desempeo del EDP ........................................................................................... 274

Plantilla para la Resolucin de Situaciones Problemticas............................................. 276

22.4 DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN ............................................................................ 278


22.4.2 Habilidades de comunicacin ............................................................................. 278

22.4.3 Sistemas de recuperacin de informacin .......................................................... 281

22.4.4 Mtodos de distribucin de informacin ............................................................ 282

22.4.5 La poltica de juntas de la organizacin............................................................. 282

22.4.6 La junta de inicio del proyecto (Kick-off meeting) ............................................. 285

23 CONTRATOS ............................................................................................................... 288

23.1 PERSPECTIVA DE LOS CONTRATOS................................................................................ 288


23.1.2 Ubicacin de los contratos en la Fase de Ejecucin .......................................... 288

23.2 RECEPCIN DE PROPUESTAS ......................................................................................... 289


23.2.2 Principio fundamental en la recepcin de propuestas ....................................... 290

23.3 SELECCIN DE PROVEEDORES ...................................................................................... 292


23.3.2 Negociacin de contratos ................................................................................... 293

23.3.3 Adjudicacin ....................................................................................................... 294

23.4 ADMINISTRACIN DE CONTRATOS ............................................................................... 295


23.4.2 Cambios en los contratos .................................................................................... 296

23.4.3 Procedimiento de pagos ...................................................................................... 297

PARTE V FASE DE CONTROL ............................................................................................ 298

24 PERSPECTIVA DE LA FASE DE CONTROL ........................................................ 298


CONTENIDO

PGINA XVII


24.1.1 La Fase de Control ............................................................................................. 298

24.1.2 Procesos de la Fase de Control .......................................................................... 298

24.2 LOS PROCESOS DE CONTROL ........................................................................................ 299

24.2.1 Intencin de los procesos de control .................................................................. 299

24.2.2 Agrupacin de los procesos control ................................................................... 300

25 MONITOREO ............................................................................................................... 300

25.1 PERSPECTIVA DEL MONITOREO .................................................................................... 300


25.1.2 Ubicacin del monitoreo en la Fase de Control ................................................. 301

25.2 INFORMACIN DEL DESEMPEO ................................................................................... 301


25.2.2 Reportes de desempeo ....................................................................................... 302

25.2.3 La curva S ........................................................................................................... 303

25.2.4 La tcnica del valor devengado .......................................................................... 305

Plantilla para el Reporte de Desempeo ......................................................................... 309

25.3 VERIFICACIN DEL ALCANCE ....................................................................................... 313


25.3.2 Inspeccin del producto ...................................................................................... 313

25.3.3 Clasificacin de defectos en el producto ............................................................ 314

Plantilla para la Aceptacin del Producto ....................................................................... 315

26 CONTROL .................................................................................................................... 317

26.1 PERSPECTIVA DEL CONTROL ........................................................................................ 317


26.1.2 Ubicacin del monitoreo en la Fase de Control ................................................. 317

26.2 CONTROL DE CAMBIOS EN EL ALCANCE ....................................................................... 318


26.2.2 Sistema de control de cambios en el alcance ...................................................... 318

26.3 CONTROL DEL CALENDARIO ......................................................................................... 319


26.3.2 Sistema de control de cambios del calendario ................................................... 320

26.4 CONTROL DE COSTOS ................................................................................................... 321


26.4.2 Sistema de control de cambios en los costos ...................................................... 322

26.5 CONTROL DE CALIDAD ................................................................................................. 323


26.5.2 Alcance del control de calidad ........................................................................... 323

26.5.3 Tcnicas para el controlde la calidad ................................................................ 324

26.5.4 El efecto de rehacer el trabajo............................................................................ 325

26.5.5 Ajuste de procesos............................................................................................... 326

26.6 MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS ........................................................................... 327


26.6.2 Caminos a seguir en el monitoreo y control de riesgos...................................... 329

26.7 CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS.............................................................................. 331


CONTENIDO

PGINA XVIII


26.7.2 Administracin de la Configuracin ................................................................... 332

PARTE VI FASE DE CIERRE ............................................................................................... 336

27 PERSPECTIVA DE LA FASE DE CIERRE ............................................................. 336


27.1.1 La Fase de Cierre ............................................................................................... 336

27.1.2 Procesos de la Fase de Control .......................................................................... 336

27.2 LOS PROCESOS DE CIERRE ............................................................................................ 337

27.2.1 Intencin de los procesos de cierre .................................................................... 337

27.2.2 Agrupacin de los procesos de cierre ................................................................. 337

27.3 CIERRE DE CONTRATOS ................................................................................................ 337


27.3.2 Causas de trmino de contratos .......................................................................... 338

27.3.3 Consejos para el cierre de contratos .................................................................. 338

27.3.4 Lista de verificacin de cierre de contratos ....................................................... 339

27.4 CIERRE ADMINISTRATIVO ............................................................................................ 340


27.4.2 Los archivos delproyecto .................................................................................... 341

27.4.3 Cierre del proyecto ............................................................................................. 342

27.4.4 Lecciones aprendidas.......................................................................................... 342

Plantilla para la Lista de Verificacin de Lecciones Aprendidas ................................... 345

Plantilla para las Lecciones Aprendidas ......................................................................... 348

ANEXO A .................................................................................................................................. 350

ALINEACIN DE PROYECTOS ACTIVOS CON LA MAP ............................................ 350

PROCESOS Y CRITERIOS PARA LA TRANSICIN DE PROYECTOS ACTIVOS ................................... 350

Proceso de transicin para proyectos activos .................................................................... 350

Criterios de utilizacin del PTPA ....................................................................................... 350

LOS PROYECTOS EN TRANSICIN .............................................................................................. 350

Seleccin de proyectos ........................................................................................................ 350

Expectativas de los proyectos en transicin a la MAP ....................................................... 351

Descripcin de la plantilla del PTPA ................................................................................. 351

Plantilla para la Transicin de Proyectos Activos .......................................................... 353

ANEXO B .................................................................................................................................. 356

LISTA DE ABREVIACIONES ............................................................................................... 356

REFERENCIAS ........................................................................................................................ 357


CONTENIDO

PGINA XIX

FIGURAS FIGURA 1. EL CICLO DE DESARROLLO DEL PROYECTO Y LAS REAS DE CONOCIMIENTO. ................ 4

FIGURA 2. LOS PROCESOS EN CADA DE LA AP VERSUS LAS REAS DEL CONOCIMIENTO. .................. 5

FIGURA 3. TRASLAPE DE FASES DE LA AP. ....................................................................................... 6

FIGURA 4. RELACIN DE LA AP CON OTRAS DISCIPLINAS. ............................................................... 8

FIGURA 5. CLASIFICACIN DE UN PROYECTO POR SU COMPLEJIDAD. .............................................. 17

FIGURA 6. EL PROCESO DE EVALUACIN DEL PROYECTO Y SUS COMPONENTES. ............................ 22

FIGURA 7. ESTRUCTURA FUNCIONAL. ............................................................................................ 41

FIGURA 8. ESTRUCTURA PROYECTIZADA. ...................................................................................... 42

FIGURA 9. ESTRUCTURA MATRICIAL DBIL. ................................................................................... 43

FIGURA 10. ESTRUCTURA MATRICIAL FUERTE. .............................................................................. 43

FIGURA 11. ESTRUCTURA MATRICIAL BALANCEADA. .................................................................... 44

FIGURA 12. RESUMEN DE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LA AP. ............................... 45

FIGURA 13. MOMENTO DE DETERMINACIN DE LA OP EN EL CDP. ............................................... 46

FIGURA 14. LA FASE DE INICIO DEL PROYECTO. ............................................................................. 50

FIGURA 15. ACTORES PRINCIPALES EN LA FASE DE INICIO. ............................................................ 51

FIGURA 16. RELACIN ENTRE LOS PROCESOS DE LA FASE DE INICIO. ............................................. 51

FIGURA 17. UBICACIN DEL PRODUCTO EN LA FASE DE INICIO. ..................................................... 54

FIGURA 18. UBICACIN DEL PROYECTO EN LA FASE DE INICIO. ..................................................... 58

FIGURA 19. PREGUNTAS PRINCIPALES A RESPONDEN EN LA CONCEPCIN DEL PROYECTO. ............. 59

FIGURA 20. SECUENCIA DE DESARROLLO DE LA CONCEPCIN DEL PROYECTO. .............................. 60

FIGURA 21. EJEMPLO DE UNA MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES. ......................... 73

FIGURA 22. FLUJO DE DOCUMENTOS PARA LA FASE DE INICIO DEL PROYECTO. ............................. 83

FIGURA 23. LA FASE DE PLANEACIN DEL PROYECTO................................................................... 85

FIGURA 24. RELACIN ENTRE LOS PROCESOS DE PLANEACIN....................................................... 87

FIGURA 25. UBICACIN DEL ALCANCE EN LA FASE DE PLANEACIN. ............................................ 90

FIGURA 26. EL PROCESO DE DESCOMPOSICIN DE UN WBS. ........................................................ 103

FIGURA 27. WBS EN FORMA DE DIAGRAMA ORGANIZACIONAL. .................................................. 104

FIGURA 28. ESQUEMA DE CODIFICACIN PADRE-HIJO. ................................................................. 108

FIGURA 29. UBICACIN DE LAS ACTIVIDADES EN LA FASE DE PLANEACIN. ............................... 112

FIGURA 30. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE PRECEDENCIA. ......................................................... 118

FIGURA 31. RELACIONES DE PRECEDENCIA ENTRE ACTIVIDADES. ................................................ 119

FIGURA 32. UBICACIN DE LA ORGANIZACIN EN LOS PROCESOS DE PLANEACIN. .................... 125

FIGURA 33. UBICACIN DE LOS RECURSOS EN LA FASE DE PLANEACIN. .................................... 130

FIGURA 34. CANALES DE COMUNICACIN CON RELACIN AL NMERO DE PERSONAS. ................. 138

FIGURA 35. UBICACIN DE LOS RIESGOS EN LA FASE DE PLANEACIN. ....................................... 161

FIGURA 36. PROBABILIDAD ASIGNADA A CADA FRASE RELACIONADA CON LOS RIESGOS. ............ 172

FIGURA 37. MATRIZ DE IMPACTO DE LOS RIESGOS. ...................................................................... 172

FIGURA 38. MATRIZ DE PROBABILIDAD/IMPACTO. ....................................................................... 173

FIGURA 39. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE RBOL. ..................................................................... 177

FIGURA 40. UBICACIN DEL CALENDARIO EN LA FASE DE PLANEACIN. ..................................... 185

FIGURA 41. REPRESENTACIN SENCILLA DE UN DIAGRAMA DE GANTT ....................................... 188

FIGURA 42. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE GANTT. .................................................................... 189

FIGURA 43. EJEMPLO DE UN DIAGRAMA PERT/CPM. ................................................................. 192

FIGURA 44. ELABORACIN DEL PLAN DEL CALENDARIO. ............................................................ 192


CONTENIDO

PGINA XX

FIGURA 45. PROCESO DE DESARROLLO DEL CALENDARIO. ........................................................... 194

FIGURA 46. UBICACIN DEL PRESUPUESTO EN LA FASE DE PLANEACIN. ................................... 200

FIGURA 47. UBICACIN DE LA CALIDAD EN EL PROCESO DE PLANEACIN. .................................. 217

FIGURA 48. MODELO DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ISO 9001:2000. ............................... 220

FIGURA 49. UBICACIN DE LAS COMUNICACIONES EN LA FASE DE PLANEACIN. ........................ 224

FIGURA 50. VNCULOS DE COMUNICACIN EN EL PROYECTO. ...................................................... 227

FIGURA 51. UBICACIN DE LA PLANEACIN EN LA FASE DE PLANEACIN. .................................. 233

FIGURA 52. PRESENCIA DE LA FASE DE PLANTACIN EN LAS OTRAS FASES DEL PROYECTO. ........ 237

FIGURA 53. LA FASE DE EJECUCIN DEL PROYECTO. .................................................................. 253

FIGURA 54. LOS PROCESOS DE LA FASE DE EJECUCIN. ............................................................... 254

FIGURA 55. UBICACIN DE LA EJECUCIN EN LA FASE DE EJECUCIN. ........................................ 256

FIGURA 56. FLUJO DE INFORMACIN PARA LA GENERACIN DE REPS. ........................................ 257

FIGURA 57. UBICACIN DE LA ADMINISTRACIN EN LA FASE DE EJECUCIN. ............................. 266

FIGURA 58. HERRAMIENTAS PARA LA RECOLECCIN DE DATOS. .................................................. 268

FIGURA 59. RED ABIERTA DE COMUNICACIONES. ......................................................................... 280

FIGURA 60. SISTEMAS DE COMUNICACIN VERTICAL. .................................................................. 281

FIGURA 61. COMUNICACIN HORIZONTAL ENTRE EL CLIENTE Y LA ORGANIZACIN. ................... 281

FIGURA 62. UBICACIN DE LOS CONTRATOS EN LA FASE DE EJECUCIN. .................................... 289

FIGURA 63. PROCEDIMIENTO DE PAGOS. ...................................................................................... 297

FIGURA 64. LA FASE DE CONTROL DEL PROYECTO. ..................................................................... 298

FIGURA 65. LOS PROCESOS DE LA FASE DE CONTROL. ................................................................. 299

FIGURA 66. UBICACIN DEL MONITOREO EN LA FASE DE CONTROL. ........................................... 301

FIGURA 67. VARIABLES A MEDIR EN EL DESEMPEO. ................................................................... 302

FIGURA 68. LA CURVA S. ............................................................................................................. 304

FIGURA 69. CRECIMIENTO DEL PROYECTO (CURVAS S PUNTEADAS). ........................................... 304

FIGURA 70. DESLIZAMIENTO DEL PROYECTO (CURVA S PUNTEADA). ........................................... 305

FIGURA 71. CAPACIDAD DE INFLUENCIA DE LOS RESULTADOS (CURVA S PUNTEADA). ................ 305

FIGURA 72. VISTA GRFICA DE LAS RELACIONES DE DESEMPEO. ............................................... 306

FIGURA 73. UBICACIN DEL CONTROL EN LA FASE DE CONTROL. ............................................... 318

FIGURA 74. SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS EN EL ALCANCE. ................................................ 319

FIGURA 75. SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS EN EL CALENDARIO. ........................................... 321

FIGURA 76. SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS EN LOS COSTOS. ................................................. 323

FIGURA 77. EL EFECTO DE REHACER EL TRABAJO SOBRE LA CALIDAD. ........................................ 326

FIGURA 78. DIAGRAMA DE FLUJO PARA IMPLEMENTAR LA MEJORA CONTINUA. ........................... 327

FIGURA 79. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS. ........... 329

FIGURA 80. CAMBIOS COORDINADOS A LO LARGO DEL PROYECTO. .............................................. 331

FIGURA 81. EL FLUJO DEL PROCESO DE LA AC. ............................................................................ 333

FIGURA 82. LA FASE DE CIERRE DEL PROYECTO. ........................................................................ 336

FIGURA 83. LOS PROCESOS DE LA FASE DE CONTROL. ................................................................. 337


PARTE I LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

PGINA 1


1 LA METODOLOGA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

1.1 CONCEPTOS PRELIMINARES

1.1.1 EL CONCEPTO DE METODOLOGA

Una metodologa

o Es la conjuncin de

Mtodos o procesos

Tcnicas (best practices)

Herramientas tecnolgicas o de otro tipo

o Ayuda en el cmo al momento de tratar de resolver un conjunto particular de problemas del mismo tipo

o Debe estar en correlacin directa con el conjunto de problemas del mismo tipo que se pretende resolver

o Debe adaptarse y adoptarse al conjunto de problemas del mismo tipo que se pretende resolver

Una metodologa, por si misma,

o No asegura el xito en la resolucin de un conjunto de problemas

o Permite conocer donde se cometi un error

1.1.2 METODOLOGA Y ADMINISTRACIN

DE PROYECTOS

La administracin de proyectos (AP) tiene como fin cumplir los requerimientos de un proyecto aplicando a sus actividades

[PMBOK 2000, p. 6]

o Conocimiento

o Habilidades

o Tcnicas

o Herramientas

As, una metodologa de administracin de proyectos (MAP) debe

o Proveer mtodos, tcnicas y herramientas que fomenten el desarrollo de proyectos de forma disciplinada, administrada

y consistente



PGINA 2

o Promover

El desarrollo de proyectos que cumplan con el alcance especificado, y que sean completados en tiempo y

dentro del presupuesto asignado

La entrega de productos o servicios, resultados del proyecto, elaborados bajo ciertas normas de calidad y

que satisfagan las necesidades de los clientes

Las fases o grupos de procesos de la MAP definida en el PMBOK 2000 [PMBOK 200, pp. 30-31] son 5 (ver Figura 1)

o Inicio

o Planeacin

o Ejecucin

o Control

o Cierre

La relacin entre las fases conforma el Ciclo de Desarrollo del Proyecto (CDP), el cual requiere el soporte de 9 reas de

conocimiento [PMBOK 2000, pp. 7-8], como se muestra en la

Figura 1

o Administracin de la integracin

Procesos para asegurar que los diversos componentes de un proyecto estn coordinados de forma apropiada

Comprende el desarrollo y ejecucin del Plan del Proyecto, as como del control de cambios integrado

o Administracin del alcance

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y nicamente el

trabajo requerido, para completarlo de forma exitosa

Comprende la Fase de Inicio, as como la planeacin, definicin, verificacin y control de cambios en el

alcance

o Administracin del tiempo

Procesos requeridos para asegurar la terminacin del proyecto acorde al calendario

Comprende la definicin, secuenciacin y estimado de la duracin de las actividades, as como del desarrollo

y control del calendario

o Administracin de costos



PGINA 3

Procesos requeridos para asegurar la terminacin del proyecto acorde al presupuesto

Comprende la planeacin de los recursos, as como la estimacin, presupuestacin y control de costos

o Administracin de la calidad

Procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisface las necesidades para las cuales fue creado

Comprende la planeacin, aseguramiento y control de la calidad

o Administracin de recursos humanos

Procesos requeridos para hacer un uso ms efectivo de la gente involucrada con el proyecto

Comprende la planeacin organizacional, contratacin de personal y desarrollo del Equipo de Desarrollo del

Proyecto (EDP)

o Administracin de comunicaciones

Procesos requeridos para asegurar la generacin, recoleccin, diseminacin, almacenamiento y puesta a

disposicin a tiempo y de forma apropiada de la

informacin propia del proyecto

Comprende la planeacin de las comunicaciones, distribucin de la informacin, elaboracin de reportes

de desempeo y cierre administrativo.

o Administracin de riesgos

Procesos requeridos para la identificacin, anlisis y respuesta a los riesgos del proyecto

Comprende la planeacin de la administracin, identificacin, anlisis cualitativo, anlisis cuantitativo,

planeacin de la respuesta, monitoreo y control de los

riesgos del proyecto

o Administracin de las adquisiciones

Procesos requeridos para adquirir del exterior a la organizacin bienes o servicios

Comprende la planeacin de las adquisiciones, planeacin de las solicitudes, gestionar las solicitudes,

seleccin de proveedores, administracin y cierre de

contratos



PGINA 4

Figura 1. El Ciclo de Desarrollo del Proyecto y las reas de conocimiento.

La Figura 2 muestra los procesos que comprende cada fase de la AP

Inicio Planeacin

Control Ejecucin

Cierre

Ciclo de Desarrollo del Proyecto

Administracin

del alcance

Administracin

del tiempo

Administracin

de costos

Administracin

de la calidad

Administracin

de recursos

humanos

Administracin

de

comunicaciones

Administracin

de riesgos

Administracin

de

adquisiciones

Administracin

de la integracin

Inicio Planeacin

Control Ejecucin

Cierre

Ciclo de Desarrollo del Proyecto

Administracin

del alcance

Administracin

del tiempo

Administracin

de costos

Administracin

de la calidad

Administracin

de recursos

humanos

Administracin

de

comunicaciones

Administracin

de riesgos

Administracin

de

adquisiciones

Administracin

de la integracin



PGINA 5

Figura 2. Los procesos en cada de la AP versus las reas del conocimiento.

Cierre de

contratos

Recepecin de

respuestas

Seleccin de

proveedores

Administracin

de contratos

Planeacin de las

adquisiciones

Planeacin de

solicitudes

Administracin de

adquisiciones

Monitoreo y

control de

riesgos

Planeacin de la

administracin de

riesgos

Identificacin de

riesgos

Anlisis cualitativo

de riesgos

Anlisis

cuantitativo de

riesgos

Planeacin de la

respuesta a los

riesgos

Administracin de

Riesgos

Cierre

administrativo

Informacin

del

desempeo

Distribucin de

la informacin

Planeacin de las

comunicaciones

Administracin de

comunicaciones

Desarrollo del

EDP

Planeacin de la

organizacin

Adquisicin de

personal

Administracin de

recursos humanos

Control de

calidad

Aseguramiento

de la calidad

Planeacin de la

calidad

Administracin de

la calidad

Control de

costos

Planeacin de

recursos

Estimacin de

costos

Planeacin del

presupuesto

Administracin de

costos

Control del

calendario

Definicin de

actividades

Secuencias de

actividades

Estimacin de la

duracin de

actividades

Desarrollo del

calendario

Administracin del

tiempo

Verificacin

del alcance

Control de

cambios del

alcance

Planeacin del

alcance

Definicin del

alcance

Descripcin del

producto

Concepcin del

proyecto

Factibilidad del

proyecto

Desarrollo de la

cdula del proyecto

Administracin del

alcance

Control

integrado de

cambios

Ejecucin del

plan Desarrollo del plan

Administracin de

la Integracin

CierreControlEjecucinPlaneacinInicio

Fase

rea de

conocimiento

Cierre de

contratos

Recepecin de

respuestas

Seleccin de

proveedores

Administracin

de contratos

Planeacin de las

adquisiciones

Planeacin de

solicitudes

Administracin de

adquisiciones

Monitoreo y

control de

riesgos

Planeacin de la

administracin de

riesgos

Identificacin de

riesgos

Anlisis cualitativo

de riesgos

Anlisis

cuantitativo de

riesgos

Planeacin de la

respuesta a los

riesgos

Administracin de

Riesgos

Cierre

administrativo

Informacin

del

desempeo

Distribucin de

la informacin

Planeacin de las

comunicaciones

Administracin de

comunicaciones

Desarrollo del

EDP

Planeacin de la

organizacin

Adquisicin de

personal

Administracin de

recursos humanos

Control de

calidad

Aseguramiento

de la calidad

Planeacin de la

calidad

Administracin de

la calidad

Control de

costos

Planeacin de

recursos

Estimacin de

costos

Planeacin del

presupuesto

Administracin de

costos

Control del

calendario

Definicin de

actividades

Secuencias de

actividades

Estimacin de la

duracin de

actividades

Desarrollo del

calendario

Administracin del

tiempo

Verificacin

del alcance

Control de

cambios del

alcance

Planeacin del

alcance

Definicin del

alcance

Descripcin del

producto

Concepcin del

proyecto

Factibilidad del

proyecto

Desarrollo de la

cdula del proyecto

Guia Practica de Administracion de Proyectos

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