Guia Organización de Archivos Acumulados en medios físicos.

GUÍA PARA LA

ORGANIZACIÓN Y VALORACIÓN

DE

ARCHIVOS ACUMULADOS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

SECRETARÍA GENERAL

UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO

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GUÍA METODOLÓGICA

PARA LA ORGANIZACIÓN Y VALORACIÓN

DE ARCHIVOS ACUMULADOS

Equipo de Trabajo

Sara Lucía Amaya Pinto: Directora Unidad Nacional de Archivo

Sandra Viviana Reyes Velandia: Contratista

Ángela Liliana Ramírez: Contratista

Colaboración:

Ricardo Gutiérrez Rodríguez: Asistente de apoyo en el Manual de Procesos y procedimientos del Sistema Nacional de Archivos

Asesoría:

Archivo General de la Nación

Bogotá D.C., Ciudad Universitaria

Septiembre de 2006

Actualización marzo de 2008

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TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN..........................................................................................................................................5 INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................6 OBJETIVOS DE LA GUÍA .............................................................................................................................9

1. General..........................................................................................................................................9 2. Específicos.....................................................................................................................................9

MARCO INSTITUCIONAL.........................................................................................................................10 METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN .........................................................................................11 DE LOS ARCHIVOS ACUMULADOS........................................................................................................11 OBJETIVOS .................................................................................................................................................12

1. General ...................................................................................................................................12 2. Específicos ..............................................................................................................................12

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACUMULADOS.................................................................................13 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS ...................................................................13

1. DIAGNÓSTICO..........................................................................................................................13 2. PLAN DE TRABAJO ...................................................................................................................14 La organización de los archivos exige el uso permanente de gafas protectoras, tapabocas, guantes y bata, así como la correcta postura durante la labor para evitar riesgos en la salud................................15 3. RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL.....................................................15 3.1. Recopilación de fuentes y diligenciamiento del formato “Listado de Normatividad y Otras Fuentes” ...................................................................................................................................................16 3.2. Análisis de las fuentes..................................................................................................................19

II CLASIFICACIÓN....................................................................................................................23 1. LIMPIEZA EXTERNA.............................................................................................................23 2. IDENTIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS.............23

7. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN ORGANIZAR ..25 10. AJUSTE A LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN.................................................................25 11. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN.................................................................................................................................26 III VALORACIÓN .......................................................................................................................27

1. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (T.V.D.) ....................................................................................................................................................27

2.1. Evaluación e informe sobre la propuesta de TVD por parte de la Comisión de Valoración..31 2.2. Aval del Comité de Archivo de la Universidad.......................................................................31 2.3. Aprobación de la propuesta de TVD por el Archivo General de la Nación...........................31

3. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL .....................................32 IV ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN.............................................................................................33

1. ORDENACIÓN......................................................................................................................34 1.1. Preparación física ........................................................................................................................34 1.2. Ordenación cronológica y depuración........................................................................................34 1.3. Almacenamiento y marcación definitiva......................................................................................35

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1.4. Disposición física de los documentos..........................................................................................37 2. FOLIACIÓN ...........................................................................................................................37 3. DESCRIPCIÓN.......................................................................................................................39

GLOSARIO..................................................................................................................................................41 BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................................43 ANEXOS.....................................................................................................................................................44

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PRESENTACIÓN

Este documento es una versión ajustada de la Guía para la Organización y Valoración de Archivos

Acumulados enviada a las sedes en el año 2006 y presenta la nueva propuesta metodológica para la elaboración de Tablas de Valoración Documental. Esta nueva metodología fue presentada y aprobada durante el Comité Nacional de Archivo del 14 de diciembre de 2007. Teniendo en cuenta que la Unidad Nacional de Archivo adelanta el proyecto “Culminación de los

Procesos de Organización y Recuperación de la Memoria Documental de la Universidad Nacional de

Colombia 2007-2009” en el cual se propone como una de las metas, concluir los procesos de archivo, y que para finalizar la organización de los Archivos Acumulados se hace necesario llevar a cabo la propuesta de Tablas de Valoración Documental, lo cual implica una serie de procesos complejos y que requieren tiempo e inversión; la Unidad Nacional de Archivo ha trabajado en una propuesta que optimice el tiempo y los recursos y que cumpla la misma finalidad, sin interferir con el proceso de organización documental que actualmente adelantan las sedes. La idea es que ciñéndose tanto a las prescripciones legales como a las disposiciones técnicas emitidas por los entes encargados1, sea factible implementar en las sedes, una metodología de organización más eficiente que a mediano plazo, se traduzca en una mayor eficiencia del proceso de organización que permita cumplir las metas de los proyectos de las sedes y el Nivel Nacional; la incorporación de los Archivos Acumulados al Sistema de Archivos de la Universidad; la liberación de espacios y recursos hasta ahora destinados a la tenencia de estos archivos; y la recuperación del patrimonio documental histórico de la Universidad. El propósito fundamental de la UNA es desarrollar, en estrecha colaboración con cada una de las sedes y con base en su propia experiencia, mecanismos alternos que contribuyan a hacer más eficaz la valoración documental. Desde esta perspectiva, el punto de partida para el diseño de estrategias efectivas que permitan optimizar la organización documental, es la coordinación entre este proceso y la elaboración de las Tablas de Valoración Documental. En la medida en que se ha avanzado en el tema, se ha observado que no es indispensable aplicar determinados procedimientos a la totalidad de las series, debido a que buena parte de éstas carecen de valores secundarios y por tanto son susceptibles de eliminación. En consecuencia, no resulta productivo invertir tiempo y recursos en estas series y en cambio se puede agilizar el trabajo. Se trata entonces de avanzar en la ejecución de los procedimientos técnicos de la organización documental que son estrictamente necesarios para iniciar la fase de valoración, mientras que actividades más onerosas como la foliación, la depuración, el desdoblamiento de los folios, el cambio de unidades de conservación y la ordenación, pueden realizarse con posterioridad a la valoración, únicamente sobre la documentación a conservar. Los documentos que van a ser eliminados, recibirán un tratamiento distinto dentro de los requerimientos técnicos establecidos. De otro lado, la definición de series transversales en los archivos de la Universidad como: Comprobantes de Pago, Estados Financieros y Movimientos de Almacén, entre otras, y que son

1 Ley General de Archivos, 594 de 2000 del Congreso de Colombia, Reglamento General de Archivos de la Nación, Acuerdo 07 de 1994 y

Acuerdo 002 de 2004 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y Resoluciones 385 y 386 de 2003 de la Rectoría de la Universidad.

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comunes para todas las sedes, permitirá optimizar el proceso de elaboración de las TVD, por cuanto hará posible que se definan tanto los tiempos de retención como la disposición final de dichas series por una única vez, y de este modo, aplicarlos luego a las TVD de todas las sedes. Esta actividad está estrechamente relacionada con el estudio de series que se está llevando a cabo en la Unidad Nacional de Archivo. La revisión de la propuesta de TVD para determinar el valor de las series, estará a cargo de una Comisión Evaluadora. Este proceso debe hacerse antes de presentar las TVD ante el Comité de Archivo de la Universidad y de ser enviadas al Archivo General de la Nación para su aprobación. La Unidad Nacional de Archivo está trabajando en la definición de los perfiles, mecanismos y actividades de la Comisión Evaluadora. Teniendo en cuenta las grandes áreas de actividades de la Universidad como el componente académico y el administrativo, esta definición se realizará de acuerdo con el contenido de las Tablas de Valoración, sus insumos y el estudio de series. El objetivo del cambio en la metodología es acelerar el proceso de evaluación y aprobación y posteriormente su aplicación antes de concluir la vigencia del Proyecto de Archivo para poder cubrir con sus recursos los procesos necesarios.

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INTRODUCCIÓN

Los avances logrados en la Universidad Nacional de Colombia en relación con la labor archivística durante los últimos años han permitido abordar temas que, como el de los archivos acumulados, merecen una atención especial, dado que a través de la organización de esta documentación, la institución adelanta una serie de actividades que le permiten preservar y difundir buena parte de su patrimonio documental. Así, mediante proyectos de inversión, las unidades técnicas adelantan la organización de estos archivos no sólo para actualizar los procesos necesarios, sino para fortalecer y consolidar el Sistema de Archivos de la Universidad SAUN.

Debido a la inexistencia o precariedad de una teoría archivística y de lineamientos técnicos para el manejo documental, así como de normas que determinaran la conservación de los documentos, antes de la década del noventa, la documentación generada por las instituciones se fue acumulando sin criterios adecuados de organización, conservación o consulta, lo que ocasionó el fenómeno que hoy se denomina como Archivos Acumulados. Estos se definen como “documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación”2 los cuales deben ser asimilados por el Sistema de Archivos de tal manera que sean dispuestos para su preservación y consulta, ya que al finalizar la intervención técnica el archivo acumulado deja de existir y sus documentos se transfieren al archivo central, al histórico o se eliminan, dependiendo de su contenido informativo y la importancia que aun representen para la gestión de las oficinas o para la historia.

Esta guía intenta ser un instrumento que facilite de manera general y en el contexto de la Universidad, el desarrollo de la organización de la gran masa documental que conforma los archivos acumulados existentes tanto en las sedes como en el Nivel Nacional y de esta forma contribuir a la preservación del patrimonio documental y resolver la situación que actualmente presentan estos archivos e incorporarlos organizadamente al Sistema de Archivos.

El presente documento contiene aspectos que orientan sobre la organización de los archivos acumulados de una manera general, teniendo en cuenta los pasos metodológicos y los procesos técnicos que han sido diseñados para tal fin. Tiene como fuente de inspiración el Manual de Organización de Fondos Acumulados, publicado por el Archivo General de la Nación en abril de 20043, la experiencia en la organización de uno de los archivos acumulados de la Universidad y el contexto de la misma. La guía está dirigida a las personas que por sus funciones, son las responsables del desarrollo y aplicación de los procesos archivísticos en la Institución.

La guía está dividida en los siguientes aspectos: un marco institucional en el que se describe tanto el carácter institucional como sus componentes estructurales. Los objetivos de la guía que indican

2 MANUAL DE organización de fondos acumulados. Bogotá: Archivo General de la Nación, abril de 2004, p. 13. 3 MANUAL DE organización de fondos acumulados. Bogotá: Archivo General de la Nación, abril de 2004.

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la finalidad del documento y el componente metodológico que define y describe los procedimientos a implementar para llevar a cabo el proceso de esta organización.

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OBJETIVOS DE LA GUÍA

1. General Brindar a los funcionarios de la Universidad que tienen bajo su responsabilidad la organización de los archivos y la preservación del patrimonio documental, un instrumento orientador que apoye la organización y valoración de los archivos que se han venido acumulando de manera desordenada en diferentes lugares de la Institución a lo largo de su existencia con el fin de incorporarlos al sistema de archivos institucional.

2. Específicos A. Orientar a los funcionarios responsables del manejo de los archivos sobre los aspectos

que es necesario tener en cuenta para la organización y valoración de los archivos acumulados.

B. Divulgar y presentar la metodología para la organización de los archivos acumulados.

C. Constituirse como un instrumento de apoyo para el rescate e incorporación de los documentos que permanecen acumulados y en riesgo de desaparecer al Sistema de Archivos de la Universidad.

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MARCO INSTITUCIONAL

La Universidad Nacional de Colombia como institución autónoma de naturaleza pública, se rige por las normas expedidas por el poder ejecutivo, el legislativo y las autoridades administrativas de la Nación para regular temas como el de la preservación y difusión del patrimonio documental. En este sentido y bajo el marco de la Ley General de Archivos y otras normas4, la Rectoría de la Universidad expidió en el año 2003, las resoluciones 385 “Por la cual se fijan las políticas gubernamentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comités de Archivo” y 386 “Por la cual se expide el Reglamento General de Archivos de la Universidad”.

Las políticas documentales y el sistema de archivos son la estructura flexible con vocación de permanencia con la cual cuenta la Universidad como recurso institucional para proyectar en el tiempo y garantizar el desarrollo de las responsabilidades de la entidad con su patrimonio documental, como campo institucional de soporte a la misión de la Institución5.

El Sistema de Archivos de la Universidad Nacional se define como: “…el conjunto estructurado de

dependencias universitarias, cuerpos colegiados y componentes de índole archivística, jurídica y

técnica, que de forma sistémica, estructuran y desarrollan en todos los niveles de forma ordenada, la

administración de los archivos de acuerdo con el concepto de Archivo Total desarrollado por la

institución a través de su red de archivos de Gestión, Satélites, Especiales y Centrales e Históricos”6.

Este sistema está compuesto, en cada uno de los niveles de la siguiente manera: en el Nivel Nacional, por el Consejo Superior Universitario, el Comité de Archivo de la Universidad, la Rectoría General, la Secretaría General y la Unidad Nacional de Archivo. En las sedes, por el respectivo Consejo de Sede, el Comité de Archivo de la sede, la Vicerrectoría de Sede, la Secretaría de Sede y la Unidad de Archivo correspondiente y en el nivel de facultades se compone del Consejo de Facultad, el Comité de Archivo de la Facultad, la Decanatura y la Secretaría de Facultad.

Por su parte, la Resolución 386 establece las directrices y lineamientos técnicos y de funcionamiento básicos sobre los que se debe desarrollar el sistema de archivos7. A nivel interno también deben reseñarse los documentos de carácter técnico (manuales, guías, estudios, conceptos, circulares) como parte del andamiaje institucional de la administración de los archivos universitarios.

4 Normas como el Reglamento General de Archivos de Colombia, Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación. 5 Las políticas documentales son: Reconocimiento del patrimonio documental, autorregulación, modernización y construcción de una cultura archivística. 6 UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectoría General. Resolución No. 385 de 2003. En: Gaceta Universitaria. Año V, No. 15 (30, Mar., 2003); p. 21. 7 UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectoría General. Resolución No. 386 de 2003. En: Gaceta Universitaria. Año V, No. 15 (30, Mar., 2003); p. 25-31.

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METODOLOGÍA PARA LA ORGANIZACIÓN

DE LOS ARCHIVOS ACUMULADOS

Debido a que los documentos de una institución se organizan de acuerdo con su estructura orgánica y funcional y los cambios que a lo largo de su historia han acaecido y dada la complejidad de la Universidad Nacional y de los procedimientos para la organización de los archivos acumulados, en esta guía no se contemplan las inquietudes particulares que surjan a lo largo de dicha organización. Por lo tanto, estas inquietudes pueden ser consultadas a la Unidad Nacional de Archivo a fin de lograr resultados homogéneos en todas las sedes de la Universidad.

En un comienzo, los Archivos Acumulados se organizaron llevando a cabo la limpieza de los documentos, su ordenación, almacenamiento en unidades de conservación adecuadas, la marcación de las mismas y la elaboración del inventario documental, así como la ubicación en lugares adecuados para su conservación. A partir de la publicación del Manual de Organización de

Archivos Acumulados por parte del Archivo General de la Nación, se integró a dicho proceso la depuración de manera simultánea con la organización y la valoración para llegar a la propuesta de Tablas de Valoración Documental. Con este ajuste a la metodología se observaron los beneficios de contar con mayor claridad en el proceso de organización.

Sin embargo, la experiencia con los Fondos Acumulados de la Universidad y la premura de finalizar su organización, hicieron manifiesta la necesidad de buscar alternativas que permitieran optimizar la organización documental, sin perjuicio del trabajo ya adelantado. Aunque la propuesta de la Unidad Nacional de Archivo es anticipar algunos pasos, ésta contempla todos los pasos enunciados por el Archivo General de la Nación. De este modo, se pudo establecer que variando la secuencia de ejecución de las actividades propuestas por el AGN, era posible adelantar tanto la elaboración de la propuesta de Tablas de Valoración Documental como su aprobación y aplicación.

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OBJETIVOS

1. General

Organizar los archivos acumulados de la Universidad Nacional de Colombia y establecer criterios de valoración que permitan conservar, seleccionar o eliminar la documentación de acuerdo con sus valores primarios y secundarios, en el marco de un Plan de Acción, elaborado de acuerdo con las políticas y metodologías definidas por el Archivo general de la Nación y adaptadas por la Unidad Nacional de Archivo para la Universidad Nacional, con el fin de incorporarlos a su Sistema de Archivos.

2. Específicos

A. Aplicar el diagnóstico pertinente a los depósitos de archivo para establecer las condiciones de conservación y organización de los documentos.

B. Identificar los archivos que se encuentran en estado de acumulación a partir de la aplicación del diagnóstico.

C. Planear el trabajo de organización de los archivos de acuerdo con la información del diagnóstico, con el fin de establecer tiempos, movimientos y recursos.

D. Identificar y separar los documentos de los Fondos Acumulados por Dependencia Productora y Serie.

E. Aplicar los criterios de valoración documental a los archivos, de manera que se pueda definir su conservación, selección o eliminación y elaborar la propuesta de Tablas de Valoración Documental, mediante el diligenciamiento del formato respectivo.

F. Someter las Tablas de Valoración Documental al análisis de la Comisión Evaluadora. G. Presentar la propuesta de Tablas de Valoración Documental a los estamentos pertinentes

para su aprobación. H. Aplicar las Tablas de Valoración Documental. I. Organizar técnicamente los documentos que según las TVD tengan valores primarios o

secundarios en los archivos de las sedes y del Nivel Nacional de la Universidad, de acuerdo con la metodología para ello establecida.

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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACUMULADOS

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS

I DIAGNÓSTICO E INVESTIGACIÓN De acuerdo con el Reglamento de Archivos de la Universidad, “los archivos documentales serán archivísticamente clasificados con un criterio orgánico funcional teniendo como base la estructura de la entidad y el principio de orden natural, mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en secciones y series”8. Lo anterior se traduce en la aplicación de los principios para la organización de archivos, el principio de procedencia y el orden original. El primero hace alusión al autor de los documentos, es decir quién los produjo, de dónde proceden, ya sea una entidad o una persona, para su establecimiento es necesario establecer el nombre del productor documental, reconstituir el orden jerárquico dentro de la Universidad y las funciones que corresponden a cada dependencia. Por su parte, el orden original hace referencia a la secuencia en que fueron producidos los documentos que conforman una unidad documental, teniendo en cuenta que estas son el resultado de una gestión o un trámite que dio origen a los documentos en un orden cronológico. La aplicación de estos principios es la base fundamental de la correcta organización de los archivos. Proceso que comprende varios procedimientos que, a su vez, están conformados por una serie de actividades encaminadas a llevarlos a cabo eficazmente. Algunas de estas actividades y procedimientos pueden realizarse simultáneamente sin que se vea afectado el resultado, así, por ejemplo la elaboración del diagnóstico y la reconstrucción de la Historia institucional y los Cuadros de Clasificación, previas a la selección y organización de los archivos, pueden llevarse a cabo a un mismo tiempo, igual que algunas de las actividades que hacen parte de la organización documental técnica, sin perjuicio del proceso. A continuación se describen todos los procedimientos encaminados a la organización de los archivos acumulados. 1. DIAGNÓSTICO El diagnóstico de archivos permite obtener información a partir de la cual se pueden evaluar las condiciones en que estos se encuentran. Con el fin de identificar los archivos que van a tener prioridad para su organización se deben tener en cuenta los siguientes criterios: riesgo de pérdida, deterioro de los soportes, desorganización y dispersión de los documentos, antigüedad e importancia de su contenido, frecuencia de consulta, carencia de instrumentos de descripción, deficientes condiciones locativas, falta de mobiliario adecuado, espacio insuficiente y necesidades de automatización9. 8 UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectoría General. Resolución No. 386 de 2003. Op. cit., p. 25 9 MANUAL DE organización fondos acumulados. Op. cit., p. 26.

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En este sentido, la Unidad Nacional de Archivo diseñó un instrumento compuesto de módulos que recogen información de diversa naturaleza en cuanto a las condiciones de los archivos (ver anexo 1, formato “Diagnóstico”), el cual se aplicó para las sedes Manizales, Medellín y Palmira en un 80% de los depósitos y para Bogotá en menor proporción; por lo tanto, esta información puede ser tenida en cuenta para efectos del diagnóstico. Sin embargo, para los depósitos que quedan pendientes se pueden aplicar los módulos existentes en el formato de diagnóstico, de acuerdo con la información requerida para el análisis del estado de los depósitos.

El diagnóstico de archivos permite establecer el estado del Archivo Acumulado antes de iniciarse el proceso de

organización. Fotografías tomadas en el Archivo Satélite de la Facultad de Medicina, sede Bogotá y cedidas por la División

de Archivo y Correspondencia.

Una vez diligenciado el formato, los datos que allí se consignen deben ser tabulados y analizados, de modo que se registre la totalidad de la información requerida sobre los depósitos de la sede, hacer el análisis de las condiciones encontradas y proceder a la elaboración del informe de análisis respectivo. 2. PLAN DE TRABAJO Con la información contenida en el informe de análisis se pueden seleccionar los archivos que se consideran prioritarios de organizar, los cuales deben quedar incluidos en el Plan de Trabajo que se debe elaborar teniendo en cuenta los siguientes contenidos: el estado de organización y conservación de los archivos seleccionados, los antecedentes del proceso, planteamiento de los objetivos y metas, descripción de la metodología y los procesos técnicos a implementar, personal requerido, cronograma de actividades, material y recursos necesarios en el proceso de organización, así como las condiciones de seguridad, físicas y locativas para llevarlo a término con eficiencia y comodidad (ver anexo 2, “Normas de seguridad para trabajo en archivo”). Es importante que el Plan de Trabajo contemple las condiciones de salud ocupacional y las medidas de protección necesarias: el uso de bata o overol, tapabocas, guantes y gafas y se tomen

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las medidas conducentes a la implementación de las condiciones de trabajo adecuadas (ver anexo 3, “Protocolo de Bioseguridad”).

La organización de los archivos exige

el uso permanente de gafas

protectoras, tapabocas, guantes y

bata, así como la correcta postura

durante la labor para evitar riesgos

en la salud.

3. RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL Este procedimiento es una de las primeras actividades, que junto con el diagnóstico, hacen parte del proceso de organización de los archivos acumulados y sus productos son las bases principales para la correcta organización documental. Se realiza por una sola vez para la Universidad y cada una de las sedes en general y debe servir de insumo cuando en el futuro se aborde la intervención de todos los archivos de la misma. Para el caso de las sedes Medellín, Palmira y Manizales, así como para la Universidad en el siglo XIX, la elaboración de la Historia Institucional y la reconstrucción de los Cuadros de Clasificación respectivos estará a cargo de la Unidad Nacional de Archivo. Debido a que en la sede Bogotá ya se había iniciado este proceso, ésta lo continuará haciendo. Teniendo en cuenta que las instituciones, generalmente, a lo largo de su existencia atraviesan por cambios estructurales y funcionales que se reflejan en su producción documental, son los documentos producidos en cumplimiento de su misión los que proporcionan información fidedigna sobre los detalles de esas transformaciones que afectan a la institución desde su creación, así como en lo relativo a la creación, supresión, fusión e incorporación de dependencias, cargos y funciones. La Historia Institucional, junto con los Cuadros de Clasificación, es la base fundamental para la adecuada organización y valoración de los archivos de la Universidad, ya que éstos deben reflejar, lo más fielmente posible la estructura de la institución en cada uno de los períodos de su vida. Su principal importancia radica en que, a partir del establecimiento de la estructura jerárquica de cada una de las sedes se identifican los productores documentales, es decir la aplicación del

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principio de procedencia y con la identificación de las funciones que cumplieron sus dependencias, pueden definirse los asuntos que se tramitaron, lo que debe ser trasladado al proceso de organización del archivo. Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es el establecimiento de una clara periodización a partir de los cambios establecidos por los estatutos orgánicos, por las leyes y decretos orgánicos o por normas internas de acuerdo con la época que se esté trabajando. Es decir, el límite temporal de los períodos estará demarcado por las reestructuraciones sucedidas y los cambios estructurales. En el mismo sentido, en cada uno de los períodos establecidos debe ser claro el nivel jerárquico de las dependencias dentro del gobierno y administración de la Universidad. Los productos finales de esta actividad son el documento de reconstrucción de la Historia Institucional y los Cuadros de Clasificación, que constituyen la reconstitución del marco histórico en el que se produjeron los documentos por los respectivos productores documentales, de modo que el principio de procedencia quede claramente definido para así devolverlos a su contexto original. 3.1. Recopilación de fuentes y diligenciamiento del formato “Listado de

Normatividad y Otras Fuentes”

En el caso de la Universidad Nacional, la reconstrucción de su Historia Institucional y la elaboración de los Cuadros de Clasificación, supone una indagación que permita recopilar la información pertinente sobre la estructura y funcionamiento institucional, contenida en fuentes primarias y bibliográficas. Dentro de las primeras están no sólo las escritas sino también las orales, estas últimas recopiladas a partir de los testimonios de aquellas personas que han estado o estuvieron involucradas en el funcionamiento de la Universidad y que, por ende, la conocen desde su interior. Las fuentes escritas están representadas por normas externas (disposiciones constitucionales, leyes, decretos leyes, decretos reglamentarios, decretos orgánicos, resoluciones gubernamentales), e internas (acuerdos del Consejo Directivo, acuerdos del Consejo Superior Universitario, acuerdos de Consejo Académico, resoluciones) y otros documentos producidos por la Universidad en cumplimiento de su misión y actividades, como manuales, reglamentos o informes entre otros. Sin embargo, no sólo deben obtenerse las fuentes relativas a la universidad o las sedes, sino también aquellas sobre las instituciones que la antecedieron, ya que es posible que los archivos de la Universidad alberguen documentos de estas.

De la misma manera, dentro de las fuentes primarias se consideran los organigramas oficiales que hayan sido elaborados para la Universidad en general, las sedes y sus dependencias en particular; sin embargo, si no es posible contar con estos, pueden reconstruirse a partir de la información obtenida10.

10 MANUAL DE organización fondos acumulados. Op. cit., p. 22.

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De otro lado, las fuentes bibliográficas, es decir las publicaciones existentes sobre la historia de la Universidad o sus componentes administrativos y académicos, ofrecen la posibilidad de complementar y contrastar la información brindada por las fuentes primarias.

Aunque la recolección de fuentes es una tarea que se realiza antes de iniciar la intervención técnica de los archivos, es posible que el archivo mismo brinde información complementaria que permita ajustar los documentos de Historia Institucional y los Cuadros de Clasificación, ya que este se constituye en otra fuente de información.

Una vez obtenidas las fuentes se hace el diligenciamiento del “Listado de Normatividad y otras Fuentes” (ver anexo 4, formato “Listado de Normatividad y Otras Fuentes”), en el cual se relacionan cronológicamente no solo las normas, sino aquellos documentos que contengan información sobre los cambios en la estructura orgánica del alma mater a lo largo de su historia.

El ejemplo que se presenta a continuación ilustra sobre el diligenciamiento del listado de fuentes.

LISTADO NORMATIVIDAD Y OTRAS FUENTES UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOS ESTADOS UNIDOS DE COLOMBIA

1864-1872

Elaborado por: Unidad Nacional de Archivo, Contratista Sandra Viviana Reyes Dirigido por: Sara Lucía Amaya, Directora Unidad Nacional de Archivo Fecha de elaboración: Noviembre 4 de 2005 Actualizado: Febrero 18 de 2008

NORMA O FUENTE

No DE LA

NORMA

FECHA DE EXPEDICIÓN

ORGANO QUE EXPIDE O AUTOR

PUBLICADO EN

No. DE LA PUBLICACIÓN

FECHA DE PUBLICACIÓN

PAGINA CONTENIDO DEPENDENCIA

Decreto 25 de agosto de

1864 Poder Ejecutivo

de la Unión DIARIO OFICIAL

No. 103 27 de agosto de

1864 371

Decreto restableciendo el Colegio Militar de la Nación

Colegio Militar

Decreto 24 de abril de

1865

Congreso de los Estados Unidos de Colombia

DIARIO OFICIAL

No. 310 26 de abril de 1865 1197 Decreto creando el Instituto Nacional de Ciencias y artes y destinando local para su establecimiento

Instituto Nacional de Ciencias y artes

Decreto Poder Ejecutivo


No. 447 30 de octubre de

1865 1745

Decreto restableciendo la Escuela Politécnica y el Colegio Militar en la capital de los Estados Unidos de Colombia

Escuela Politécnica y Colegio Militar

Decreto 1 de marzo de

1866

Congreso de los Estados Unidos de Colombia

DIARIO OFICIAL

No. 583 10 de marzo de

1866 233

Decreto reformatorio del decreto de 24 de abril de 1865 creando un Instituto Nacional de Ciencias y Artes y destinando local para su establecimiento

Instituto Nacional de Ciencias y Artes

Decreto 8 de enero de

1867 Poder Ejecutivo


No. 838 10 de enero de

1867 29

Decreto que reglamenta el Instituto Nacional de Ciencias y Artes

Instituto Nacional de Artes y Oficios

Ejemplo de listado de fuentes diligenciado para la Universidad Nacional en el siglo XIX.

3.2. Análisis de las fuentes

Una vez recopilada la información pertinente, se revisa y analiza su contenido, teniendo especial cuidado en extractar de ella los datos que permitan el establecimiento de la periodización, es decir, las fechas de creación, supresión, fusión, reestructuración, tanto para la Universidad como para cada una de sus seccionales, la clara identificación de los productores documentales y su nivel jerárquico, así como las funciones que se cumplieron en el ejercicio de los diferentes cargos en cada uno de los períodos establecidos.

El análisis de las fuentes conduce a la elaboración del documento de reconstrucción de la Historia Institucional que consiste en el relato escrito del acontecer orgánico de la Institución a través de los cambios en su estructura jerárquica, en la cual se refleja la creación, supresión y fusión de dependencias y cargos, así como de las funciones correspondientes, sin olvidar que dichas variaciones en la vida institucional, deben concordar con la periodización establecida. Dado que la elaboración de este documento no obedece a un esquema o línea específica, los aspectos mencionados, así como el contexto en el que dichos cambios se produjeron se registran en una redacción dividida por capítulos, donde cada uno de estos es uno de los períodos establecidos. Este documento se complementa con los organigramas, ya sean oficiales o aquellos que se reconstruyeron a partir de la información recopilada, pues éstos registran de manera gráfica la evolución de la estructura orgánica y sus cambios. Además es importante incluir el “Listado de Normatividad y otras Fuentes”, ajustado para cada período. A continuación se presenta un ejemplo de reconstrucción de un organigrama, a partir de la información obtenida de las fuentes.

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ORGANIGRAMA VICERRECTORÍA ACADÉMICA

1974-1975

Ejemplo de organigrama (no oficial), reconstruido a partir de la información recopilada. Tomado del documento de reconstrucción de la

Historia Institucional de la Vicerrectoría Académica, 1951-1997.

A manera de síntesis puede decirse entonces que los pasos para la elaboración de la historia institucional son:

1. Recopilación y análisis de la información11. 2. Elaboración del listado de fuentes. 3. Establecimiento de la periodización para cada etapa de la vida institucional de acuerdo

con sus transformaciones y ajuste del listado de fuentes de acuerdo con la periodización. 4. Redacción del documento de Historia Institucional en el que se registran los aspectos

tocantes a la historia académico-administrativa de la Universidad y sus sedes para cada uno de los períodos establecidos.

4. ELABORACIÓN DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN

Los cuadros de clasificación registran la organización jerárquica de la Universidad y sus sedes en todos sus niveles y los identifica con los asuntos y subasuntos que les corresponden de acuerdo

11 Debido a que las normas se encuentran en archivos y bibliotecas, de estas se debe obtener una copia, ya sea en papel o en medio magnético, para facilitar su análisis y consulta y conservarlas como soporte del documento.

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DIVISIÓN DE INVESTIGACIONES

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con los documentos producidos en el ejercicio de sus funciones y el cumplimiento de su misión como entidad académica. Estos cuadros se elaboran con base en la información recopilada, por períodos históricos, de acuerdo con los cambios producidos por las reestructuraciones o modificaciones institucionales internas, de modo que el resultado debe ser la elaboración de tantos cuadros de clasificación como cambios en la vida institucional existan. Con la información pertinente se diligencia el formato de Cuadro de Clasificación (ver anexo 5, formato “Cuadros de Clasificación), uno para cada período histórico establecido, en cada una de sus columnas, teniendo en cuenta que este se compone de las siguientes columnas: Fondo, definido como “la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades”12, se asimila a la Institución; Subfondo, que para el caso específico de la Universidad es la totalidad de la documentación producida o recibida por cada una de las sedes y se asimila a estas; Sección, que se identifica con la producción documental de las unidades que componen la Universidad o las sedes y se asimila a las dependencias y Subsecciones, entendidas como las subdivisiones de las secciones; en este caso se generan tantas columnas como subdivisiones existan. Así, para la columna “Fondo”, debe registrarse Universidad Nacional de Colombia, o el nombre que esta haya tenido de acuerdo con el período en referencia, para el siglo XX siempre será el mismo; el “Subfondo” será cada una de las seccionales, sedes o los establecimientos que las hayan antecedido; en la columna “Sección” se relacionan las dependencias de más alta jerarquía tanto en la Universidad como en las sedes y las “Subsecciones” serán aquellas dependencias subalternas de cada una de las secciones. Finalmente los asuntos, aunque se determinan para la organización del archivo a partir de las funciones establecidas por las normas, se relacionan en la columna “Asuntos” y se ajustan una vez organizado el archivo. Con base en la experiencia de elaboración de Tablas de Valoración Documental, la Unidad Nacional de Archivo ha encontrado que tanto la elaboración de los Cuadros de Clasificación como la de las TVD se facilita con la elaboración de un listado de series a partir de las funciones, complementado posteriormente con el inventario inicial que se levanta durante la clasificación. Este listado, que no hace parte de la metodología y que la Unidad Nacional de Archivo ha levantado como una manera de tener el registro de las series e incorporarlas a las Tablas de Valoración sin remitirse nuevamente a los inventarios, puede considerarse como otro insumo para la elaboración de éstas. El siguiente ejemplo de Cuadro de Clasificación, elaborado para la Sede Palmira, ilustra sobre el modo de diligenciar el formato y la información pertinente que debe incluirse.

12 GODOY, Julia y otros. Organización de documentos de archivo. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1995. p. 19.


CUADROS DE CLASIFICACIÓN FACULTAD DE AGRONOMÍA DEL VALLE DEL CAUCA

1946-1963

Dirección: Sara Lucía Amaya Elaborado por: Sandra Viviana Reyes Fecha de Elaboración: Diciembre de 2007

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 1 SUBSECCIÓN 2 ASUNTO DECANATURA Informes mensuales

Informes anuales Horarios de clase Nombramiento de jurados de exámenes Nombramiento de jurados de tesis Elecciones Sanciones

SECRETARÍA Actas de Consejo Directivo Libros de Actas Consejo Directivo Actas de grado Informes Informes presidentes de tesis Inventarios de bienes Correspondencia Historias académicas Programas de asignaturas Libros de Matrícula Libros de resoluciones Consejo Directivo Libros de resoluciones Decanatura Registros de asistencia Registros de calificaciones Registros de daños Registros de trabajos

UNIVERSIDAD NACIONAL DE

COLOMBIA RECTORÍA

FACULTAD DE ACRONOMÍA DEL VALLE

DEL CAUCA

BIBLIOTECA Inventarios Libros de registro de adquisiciones

Ejemplo de Cuadro de Clasificación, elaborado para la Sede Palmira en el periodo 1946-1963.

II CLASIFICACIÓN

Esta es la primera actividad dentro de los procesos técnicos para abordar la organización de los archivos acumulados, se considera como un paso previo a la valoración y a la ordenación y está directamente relacionada con la aplicación del principio de procedencia13. Dado que se lleva a cabo de manera simultánea a las actividades de diagnóstico e investigación, ésta se realiza sobre el archivo físico e implica una primera aproximación a los documentos que lo conforman. La finalidad de la clasificación es el establecimiento de la producción documental y su procedencia de modo que se convierta en insumo de los procedimientos de valoración. Esta etapa del proceso se compone de varios pasos:

1. LIMPIEZA EXTERNA El primer paso, fundamental para iniciar la intervención del archivo, es la aplicación de una limpieza externa general tanto al depósito como a las unidades de conservación originales donde se encuentran las unidades documentales (cajas, carpetas, legajos, etc.) con el fin de retirar la suciedad acumulada y comenzar la intervención de los documentos. Para ello se emplea una aspiradora pero para no ocasionar deterioros a la documentación el tubo aspirador debe protegerse con una tela.

2. IDENTIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS Hecha la limpieza externa se verifica el contenido de los documentos que hacen parte del archivo con el fin de identificar las dependencias que los produjeron y se adelanta la separación de estos de acuerdo con la identificación realizada.

3. IDENTIFICACIÓN DE ASUNTOS Como paso seguido y complementario del anterior, para cada una de las dependencias productoras se identifican los asuntos pertenecientes a ella, de acuerdo con su producción documental y el contenido informativo de las unidades documentales. Del mismo modo que para las dependencias aquí se hace la separación física de los documentos de acuerdo con los asuntos identificados.

13 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede. Identificación del autor del documento ya sea una persona natural o jurídica

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4. SEPARACIÓN DE DOCUMENTOS CON DETERIORO MICROBIOLÓGICO Simultáneamente a la separación por asuntos puede identificarse el material que presente deterioro microbiológico y debe realizarse la separación de éstos aislándolos de manera adecuada del resto de la documentación para evitar el riesgo de contaminación. El material contaminado se lleva a otro lugar, aparte de los demás documentos aislándolos físicamente de estos por medio de materiales que eviten no sólo la propagación al exterior sino que no contribuyan a que la contaminación interna avance, es decir no deben envolverse en bolsas plásticas, por poner un ejemplo. Ya que los documentos contaminados hacen parte de la producción documental de las dependencias del archivo, debe identificarse claramente, hasta donde sea posible, la dependencia a la que pertenecen, el asunto con el que se relacionan y las fechas extremas de la unidad documental. Es necesario hacer las consultas con las instancias pertinentes a fin de evaluar el grado de deterioro, el tipo de contaminación de los documentos y definir las acciones a seguir para su recuperación e incorporación al acervo documental.

5. ALMACENAMIENTO Como complemento de las acciones anteriores y para contribuir con la adecuada conservación de los documentos mientras se encuentran en proceso de organización, aquellas unidades documentales que se encuentren en unidades de conservación inadecuadas o no cuenten con ninguna se almacenan en las unidades de conservación establecidas (cajas y carpetas) por la normatividad pertinente. Esta actividad se realiza solamente de ser necesario y contribuye a tener un acceso más rápido a los documentos durante las etapas posteriores.

6. MARCACIÓN PROVISIONAL Para conservar la identificación de dependencias y asuntos en los documentos almacenados, estas unidades de conservación reciben una marcación provisional que identifique la dependencia a la que pertenecen, el asunto al que corresponden y las fechas extremas del mismo. El Archivo General de la Nación sugiere que en lo posible se conserven los nombres originales de los asuntos o series, sin embargo, si las unidades de conservación no están marcadas o su nombre no se relaciona con el contenido de la unidad documental, es necesario establecerlo a partir de las mismas y corregir o completar la marcación. El resultado de lo anterior es la separación física de los documentos por dependencias productoras y dentro de cada una de ellas, la separación de los asuntos respectivos. Es decir que al finalizar esta etapa se cuenta con la identificación de productores documentales y con la base para el establecimiento de las series y subseries, que servirán de insumo para la elaboración de la propuesta de Tablas de Valoración Documental.

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7. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN ORGANIZAR

Una vez realizadas las actividades descritas y separada la documentación, para finalizar la etapa de clasificación, se diligencia el formato “Archivos Acumulados sin Organizar”, en el que se relacionan la totalidad de los documentos identificados y sus productores documentales, así como sus fechas extremas y volumen (ver anexo 6: “Formato de Inventario para Archivos Acumulados sin Organizar”).

Este inventario inicial hace parte de los insumos que, junto con la Historia Institucional y los Cuadros de Clasificación, alimentarán la valoración documental y contribuirán a la construcción de las Tablas de Valoración. Sin embargo este formato puede aplicarse también a archivos que tengan algún grado de intervención, pero cuya organización no haya finalizado y por tanto no cuenten con un inventario definitivo.

8. CONFRONTACIÓN DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN CON EL INVENTARIO

Los datos registrados en el inventario de archivos acumulados sin organizar se confrontan posteriormente con los Cuadros de Clasificación y la Historia Institucional con el fin de contrastar la estructura jerárquica establecida en los Cuadros con las dependencias productoras identificadas con base en el archivo físico y verificar igualmente los asuntos inferidos a través de las funciones con los que se identificaron en el archivo.

9. VERIFICACIÓN Y AJUSTE DEL INVENTARIO CON BASE EN EL ARCHIVO FÍSICO

Como consecuencia de los anterior se verifican los contenidos del archivo físico y se procede a realizar los ajustes derivados de dicha verificación, es decir, a identificar los errores que se hayan cometido durante el proceso de identificación de asuntos, corregir los nombres que se hayan asignado de manera equivocada, precisar las denominaciones de las dependencias cuyos nombres no correspondan a los que debieron tener en cada uno de los períodos y trasladar estos ajustes al inventario ya elaborado.

10. AJUSTE A LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN El ajuste del inventario alimentará ajustes a los Cuadros de Clasificación especialmente en lo relacionado con los asuntos, de modo que éstos se complementen con los asuntos identificados en el archivo físico pero que no pudieron ser inferidos a partir de las funciones y por tanto no quedaron incluidos en la versión inicial de los Cuadros de Clasificación.

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11. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CON BASE EN LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN

La clasificación se define como la labor intelectual por medio de la cual se identifican y establecen los asuntos que componen cada agrupación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Universidad14 y que está directamente relacionada con la identificación de los productores documentales15, ya que para cada uno de ellos se establecen las series o asuntos correspondientes de acuerdo con las funciones que desempeñaron, lo que significa que mediante la clasificación se agrupan aquellos documentos con características comunes producidos por una oficina en desarrollo de sus funciones o en cumplimiento de su gestión, siempre en correspondencia con los diferentes períodos históricos establecidos para la Universidad y para cada una de las sedes. En consecuencia, los pasos que deben seguirse para un correcta clasificación son, en primer lugar, la identificación de productores documentales, es decir la aplicación del principio de procedencia, en el caso de la Universidad, estamos hablando de cada una de las dependencias con sus respectivas unidades, que han producido documentos; esta información está contenida en la Historia Institucional y los Cuadros de Clasificación. En segundo lugar, se identifican las series o asuntos para cada uno de los productores de acuerdo con las actividades y funciones que estos hayan cumplido en cada momento de la historia de la Institución. Finalmente, se identifican las subseries, teniendo en cuenta que estas se definen como agrupaciones de documentos que forman parte de una serie, que comparten características comunes dentro de ella y pueden establecerse a través de criterios legales o administrativos. Ejemplo de ellas son las actas, donde esta es la serie y las subseries son Actas del Consejo Superior Universitario, Actas del Comité de Programas Curriculares, Actas del Comité de Puntaje, etc. De acuerdo con lo anterior, una vez realizados los ajustes tanto al inventario como a los Cuadros de Clasificación, se aplican éstos últimos a la clasificación del archivo físico, teniendo en cuenta en primer lugar la periodización establecida, en segundo lugar la estructura jerárquica de la Universidad o la Sede en cada uno de los períodos y finalmente las series y subseries para cada una de las dependencias. De este modo los documentos quedarán clasificados por períodos históricos, dentro de cada uno de estos períodos por dependencia, con el nombre con el que cada una de ellas funcionó en dicha época y dentro de cada dependencia por serie y subserie de acuerdo con el contenido de las unidades documentales, lo cual ilustra la evolución de la producción documental en relación con los cambios estructurales de la Universidad, información que al quedar registrada en los Cuadros de Clasificación contribuye al control de los documentos. Es probable que una o varias de las dependencias que aparecen en el cuadro no estén reflejadas en el archivo físico porque no existe documentación producida por éstas, lo mismo puede 14 GODOY, Julia. Op. cit., p. 8. 15 El productor documental se define como toda aquella unidad básica de gestión académica o administrativa que genera o conserva documentos en desarrollo de sus funciones.

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suceder con algunos de los asuntos, esto no genera ningún problema para la organización, pero no deben desaparecer del cuadro. III VALORACIÓN

Finalizadas las fases de diagnóstico e investigación y de clasificación, es necesario determinar la disposición final de los documentos y definir así su conservación total, eliminación o selección. Esta decisión es el resultado de la valoración, la cual se realiza mediante el “análisis intelectual de la producción documental de la institución”16 durante el que se identifican los valores primarios y secundarios de los documentos, para establecer su permanencia en las fases de archivo de acuerdo con el interés que aún conservan para la academia y la administración (académicos, jurídicos, fiscales, contables, legales, administrativos) o su importancia para la constitución del patrimonio histórico, la ciencia, la cultura y las artes. La finalidad primordial de la valoración es la conservación de aquellos documentos que tienen valores secundarios y por ello merecen ser preservados para la historia y de los que brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, científico, artístico y tecnológico. Sin embargo, también ayuda a la descongestión de los depósitos a través de la eliminación de documentos irrelevantes o sin valor. La valoración es un procedimiento de gran responsabilidad por lo que el Archivo General de la Nación recomienda que sea liderada por el Comité de Archivo de la entidad y por un grupo interdisciplinario de profesionales en el cual se incluya uno con experiencia en investigación histórica. En este procedimiento es importante conservar los criterios y visión de quienes realizaron la valoración, lo cual deberá quedar registrado en las Tablas de Valoración Documental17. Para llevar a cabo la valoración es necesario cumplir con un proceso en varias etapas:

1. ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (T.V.D.)

Las Tablas de Valoración Documental se definen como “el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final”18. La Universidad Nacional acogió para este fin los lineamientos metodológicos publicados por el Archivo General de la Nación y sus recomendaciones, con el fin de elaborar sus propuestas de T.V.D. La importancia de las Tablas de Valoración Documental radica en que ellas permiten: 16 MANUAL DE organización fondos acumulados. Op. cit., p. 31. 17 Ibídem. 18 Ibíd.., p. 38.

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• La incorporación de los documentos con sus tiempos de retención, a la segunda y tercera fase de su ciclo vital en el marco del Sistema de Archivos.

• La selección y eliminación de los documentos de manera adecuada. • La disminución del volumen documental y por ende contribuyen a la descongestión de los

espacios. • El acceso rápido y controlado a los documentos. • La planificación de las transferencias a la fase de archivo correspondiente. • Establecer criterios para seleccionar el tipo de muestreo a aplicar. • La conservación del patrimonio histórico documental de la Institución19.

En la elaboración de la propuesta de T.V.D. se toman como base la Historia Institucional, los Cuadros de Clasificación y el Inventario de Archivos Acumulados sin Organizar, ya que las Tablas de Valoración se elaboran de acuerdo con los períodos de la vida institucional, las dependencias existentes en cada uno de ellos y las series y subseries de cada dependencia. Así, para cada uno de los períodos establecidos a partir de los cambios estructurales se elabora una Tabla de Valoración por dependencia productora, en la que se registran todas las series y, en caso de que existan, las subseries de esta, diligenciando el formato respectivo. Dicho formato, adoptado por la Universidad a partir del establecido por el Archivo General de la Nación, consta de: Título (Tablas de valoración Documental); nombre de la Institución (Universidad Nacional de Colombia), nombre de la sede de acuerdo con el período, fechas extremas del período, oficina productora, fecha de elaboración, asunto o serie, tiempo de retención en el archivo central, disposición final y procedimientos (ver anexo 7, formato “Tablas de Valoración Documental”). Dado que la valoración se hace por serie y en algunos casos por subserie, en la columna correspondiente deben registrarse todos las series de la dependencia, sin omitir ninguna, en la columna “Retención” se relaciona el tiempo en que algunos de los asuntos, por sus características o por disposición legal, deben permanecer en el archivo central antes de ser seleccionados o transferidos al archivo histórico, estas anotaciones y la disposición de dichos asuntos una vez terminado su tiempo de retención deben consignarse en la columna “Procedimientos”, así por ejemplo los asuntos financieros y contables que hacen parte del archivo de la Vicerrectoría Académica, permanecen en el archivo central durante 20 años, al cabo de los cuales debe seleccionarse una muestra que será de conservación permanente en el archivo histórico. En la columna “Disposición Final” se tiene en cuenta el valor secundario de las series o asuntos allí relacionados. Para los que se conservan por su importancia para la historia, la ciencia y la cultura o por ser series misionales o testimoniales, se marca la columna correspondiente a conservación total “CT”; esta opción se aplica a todos los documentos que tienen valor permanente, por disposición legal o por su contenido. En relación con lo anterior y de acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación, existen “cierto tipo de documentos que agrupados por características comunes permiten considerarse como de valor permanente desde

19 MANUAL DE organización fondos acumulados. Op. cit., p. 39.

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que nacen, aun sin mediar un proceso de valoración formal. El criterio fundamental para determinar este tipo de documentos es el contenido informativo y la función del documento en la administración que lo produjo”20. Para este propósito se han identificado tres grupos:

1. Dispositivos. Actos administrativos, generados por la Universidad, que dan cuenta de órdenes, determinaciones o decisiones, regulaciones o normalización de procesos o actividades; estos documentos permiten conocer las disposiciones, las políticas y directrices internas. Ejemplo de estos son las Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las Circulares, los Estatutos, entre otros.

2. Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de funciones académicas o administrativas de las seccionales y dependencias que conforman la Universidad. Dentro de éstos se encuentran los informes de gestión, informes de actividades, proyectos, convenios, contratos, planes, programas, balances, inventarios muebles, inmuebles y documentales, entre otros. Es posible que algunos de estos documentos sean voluminosos y por lo tanto requieran seleccionarse.

3. Misionales. Documentos generados en desarrollo de las labores misionales, especialmente algunos asuntos producidos por las facultades y las dependencias académico-administrativas, y que hacen referencia directa a la tarea específica encomendada a la Universidad21.

Estas características se tienen en cuenta al momento de valorar la producción documental. Así como resulta de importancia tener en cuenta las disposiciones que para la selección y valoración contiene la resolución de Rectoría 385 de 2003 en su parágrafo del artículo 8º.

En la columna “E” (eliminación) se marcan los documentos que hayan perdido sus valores y que no ameriten conservarse. En la columna de procedimientos, se registra la forma en que dicha eliminación se llevará a cabo. La columna “M” (microfilmación), se destina para aquellos asuntos que se van a conservar en este formato de microfilme o digital. La columna “S” (selección) se refiere a la selección de aquellos documentos que por sus registros informativos de cierta antigüedad revisten un interés histórico pero que por ser repetitivos requieren ser seleccionados o para series de las que se conservará una muestra como testimonio.

Teniendo en cuenta lo anterior se inicia la construcción de las Tablas por periodo, en cada uno de ellos se verifica a través del Cuadro de Clasificación, las dependencias que existieron en dicho momento y las series y subseries de cada una de ellas, de acuerdo con las funciones y procesos administrativos o académicos que cumplieron. A su vez para cada una de estas series se establece, de acuerdo con sus características, el tiempo de retención en archivo central, su disposición final y los procedimientos para llevarla a cabo. Deben elaborarse tantas Tablas como dependencias productoras de documentos hayan existido en cada época.

A continuación se presenta un ejemplo de Tablas de Valoración Documental 20 Ibíd., p. 32. 21 Ibíd., p. 33.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Tablas de Valoración Documental

FACULTAD DE AGRONOMÍA DEL VALLE DEL CAUCA 1946-1963

OFICINA PRODUCTORA: DECANATURA ELABORADO POR: SANDRA VIVIANA REYES FECHA DE ELABORACION: DICIEMBRE 7 DE 2007 HOJA 1 DE 1 REVISADO POR: SARA LUCÍA AMAYA - SECRETARÍA GENERAL ANA MILENA GONZÁLEZ - SEDE PALMIRA

RETENCION DISPOSICIÓN

FINAL ASUNTO O SERIE

ARCHIVO

CENTRAL CT E M S

PROCEDIMIENTOS

INFORMES

INFORMES MENSUALES INFORMES ANUALES

X Se conservan en Archivo Histórico solamente los informes anuales, los

informes mensuales se eliminan ya que su contenido está registrado en los primeros

HORARIOS

HORARIOS DE CLASE

X Realizar una selección como muestra de los documentos

NOMBRAMIENTOS NOMBRAMIENTOS DE JURADOS

X Realizar una selección como muestra de los documentos

PRESUPUESTO ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

X Esta serie se elimina ya que su contenido está en el presupuesto general de la

Universidad aprobado por el Consejo Directivo

ELECCIONES

X Esta serie se conserva en Archivo Histórico dado que los documentos que la conforman son testimoniales de las actividades desarrolladas por esta dependencia

SANCIONES

X Esta serie se conserva en Archivo Histórico dado que los documentos que la conforman son testimoniales de las actividades desarrolladas por esta dependencia

Firmas de Aprobación: Presidente del Comité: ______________________________________ Secretario del Comité:________________________________ Acta No. : _____________ Fecha:______________________________________________________________ CONVENCIONES: CT: Conservación Total. M: Microfilmación. E: Eliminación. S: Selección

Ejemplo de Tablas de Valoración Documental. Facultad de Agronomía del Valle del Cauca 1946-1963

2. APROBACIÓN DE LA PROPUESTA DE TVD

Una vez elaborada la propuesta de Tablas de Valoración Documental, ésta inicia su proceso de aprobación, que se compone de tres partes: Estudio de la propuesta, junto con sus soportes, en la Comisión de Valoración; presentación de la propuesta con el informe de la Comisión al Comité de Archivo de la Universidad para su aval y presentación de la propuesta al Archivo General de la Nación para su aprobación final.

2.1. Evaluación e informe sobre la propuesta de TVD por parte de la Comisión de Valoración

La propuesta de Tablas de Valoración Documental es llevada a análisis por una comisión evaluadora interdisciplinaria, conformada por personas idóneas en los diferentes temas tanto administrativos como académicos de la Universidad y conocedoras de su producción documental, con el fin de evaluar la propuesta con una mirada inter y multidisciplinaria y rendir el informe respectivo, ya sea sobre aprobación de la propuesta como está o sobre ajustes que a su criterio deban introducirse antes de ser presentada para el aval del Comité de Archivo.

Durante el análisis de la propuesta los integrantes de la Comisión deben contar además de las Tablas, con sus soportes, es decir, con la Historia Institucional, los Cuadros de Clasificación, las fuentes utilizadas en su elaboración y los Listados respectivos y los inventarios existentes, lo anterior con el fin de que todos estos documentos sean confrontados y la evaluación de la propuesta sea rigurosa.

Luego del análisis de la propuesta de TVD la comisión debe rendir su informe con las observaciones a que haya lugar. De acuerdo con este informe los ajustes que deban hacerse serán incorporados a la propuesta.

2.2. Aval del Comité de Archivo de la Universidad

Luego de su paso por la Comisión Evaluadora, la propuesta de Tablas de Valoración Documental será presentada, junto con sus soportes y el informe de la Comisión ante el Comité de Archivo para su aval, mediante el acta respectiva, y posterior envío al Archivo General de la Nación. Si hay lugar a ajustes estos se incorporarán a la propuesta.

2.3. Aprobación de la propuesta de TVD por el Archivo General de la Nación

Cuando la propuesta de TVD ha sido avalada por el Comité de Archivo de la Universidad, ésta puede enviarse al Archivo General de la Nación para su aprobación final.

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Para cumplir con este requisito la propuesta debe estar acompañada de sus soportes y de los conceptos respectivos para ser analizados por la instancia pertinente en la entidad. Si la propuesta, a juicio de sus evaluadores en el AGN requiere ajustes, éstos deben incorporarse para que las Tablas de Valoración Documental reciban la aprobación de dicha institución y pueda procederse con su aplicación. 3. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Una vez aprobadas las TVD por el Archivo General de la Nación puede procederse a su aplicación, siempre y cuando la documentación cumpla con los tiempos previstos en las Tablas, haciendo la relación en los correspondientes inventarios. Así, se procederá al traslado de la documentación que deba ir al archivo central, ésta se relacionará en el inventario respectivo y se hará el levantamiento del acta correspondiente. Si la opción es la Conservación Total la acción a seguir es el traslado al archivo histórico, al lugar que le corresponde acompañada de sus inventarios y del acta. Cuando la opción establecida en las TVD sea la Eliminación Documental, es necesario revisar en la columna de Procedimiento con el fin de verificar la sustentación de dicha eliminación. Una vez separadas las series a eliminar de las que se deben conservar y levantado el inventario correspondiente, el paso a seguir consiste en la elaboración del acta de eliminación como constancia del procedimiento realizado. Es importante tener en cuenta que en las normas expedidas por la Universidad se estableció que, dentro de las funciones del Comité de Archivo de la Universidad está la de aprobar o improbar las solicitudes de eliminación documental del Nivel Nacional, así mismo los Comités de Archivo de las sedes deben cumplir la misma función para las solicitudes de eliminación presentadas por las Unidades de Archivo de las sedes22. En cuanto a la Selección Documental, éste es un proceso por el cual se determina la conservación parcial de la documentación a través de muestreo23, que se refiere a la acción de escoger muestras representativas estadísticamente determinadas, de la cantidad o condiciones medias de un todo para inferir el valor de una o varias características del conjunto, de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española. De acuerdo con el Manual de Organización de Fondos Acumulados, algunas series o asuntos contienen información de interés pero son repetitivos o su volumen es muy alto, por lo que requieren de una selección que incluye la evaluación de los documentos y tiene como objetivo fundamental reducir la cantidad de expedientes de una misma serie, por lo que es necesario

22 UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Resolución 385. Op. cit., p. 23-24. 23 MANUAL DE organización fondos acumulados. Op. cit., p. 45.

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observar que no se refiere a una labor meramente operativa de separación de los documentos de conservación permanente de los que no lo son24. Por lo anterior la selección es un proceso que requiere no sólo el conocimiento del archivo sino del contenido de las unidades documentales que conforman las series o asuntos a seleccionar, de sus características y de los tipos documentales que comparte con otras, es el caso de las historias laborales25. En este orden de ideas, cuando la opción para alguna serie o subserie sea la selección, éstas se separarán, si han cumplido su tiempo de retención en archivo central y se acogerá el método de selección adoptado por la Universidad de acuerdo con las características de la serie. Al finalizar la aplicación de las TVD, las series y subseries deben estar separadas de acuerdo con la disposición final que para cada una de ellas se haya aprobado y paso seguido, es necesario llevar a cabo la fase final para aquellos documentos de conservación total o que deben permanecer en Archivo Central. IV ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN

Tras finalizar los procedimientos que conforman la etapa de Valoración, se continúan los procesos técnicos archivísticos que se habían iniciado con la clasificación. Para ello es necesario tener en cuenta que los procesos que se abordan aquí son los que completan la organización del archivo a través de la aplicación de los principios de procedencia y de orden natural de los documentos, entendiendo por organización documental el proceso técnico que facilita la consulta y recuperación de la información26, y que comprende tres momentos consecutivos y complementarios, la Clasificación, la Ordenación y la Descripción27. Sin embargo, dado que previamente se realizó la clasificación, en ésta fase final se abordan los dos últimos. Lo anterior significa que al finalizar todas las fases que componen la organización de un archivo acumulado, éste debe reflejar la composición estructural y orgánica del momento en que los documentos fueron producidos. Cabe recordar aquí que los procesos técnicos sólo se aplican sobre aquellos documentos de conservación total y de permanencia temporal en la fase de archivo central, ya que los que se eliminan reciben un tratamiento diferente. A continuación se describe cada uno de los procedimientos que conforman esta fase:

24 Ibíd.., p. 36. 25 Ibídem. 26 MANUAL DE organización fondos acumulados. Op. cit., p. 28. 27 JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación documental. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2003. p. 7.

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1. ORDENACIÓN

La ordenación es el paso consecutivo y complementario a la clasificación, se define como la labor archivística en la cual se establece físicamente la secuencia natural de producción documental al interior de las series y éstas al interior de las secciones. 1.1. Preparación física Antes de iniciar este procedimiento, la documentación debe ser preparada físicamente, de tal manera que se realice tanto una nueva limpieza de la parte externa de las unidades de conservación como carpetas, cajas o legajos, como la limpieza interna de los documentos, acción que consiste en el retiro del polvo y la suciedad en las dos caras del documento, ya sea con brocha o pincel, ambos de cerdas suaves o utilizando tela de “lycra”. Igualmente debe retirarse el material metálico, como grapas, clips o ganchos legajadores, que pueda ocasionar o haya ocasionado perforaciones, óxido u otra clase de deterioro. Sin embargo si es necesario conservar unidos uno o varios de los documentos que hacen parte de la unidad documental, los elementos metálicos se reemplazan por clips con recubrimiento plástico o por nuevas grapas sobre un papel protector. Cuando el documento presenta pliegues y dobleces, estos se eliminan hasta donde el mismo soporte lo permita. Para los dobleces que no están muy marcados y cuya reparación no representan riesgo de roturas en el papel, puede utilizarse una espátula para desdoblar con suavidad. Si durante la limpieza se observan documentos con contaminación biológica deben aislarse, si se encuentran dentro de un empaste o legajo es necesario aislar los folios contaminados con cartulina o algún elemento que impida que la contaminación se extienda, si los documentos contaminados hacen parte de una unidad documental, pero están sueltos, se retiran de ésta, dejando un testigo con los datos del folio retirado e igualmente en este se identifican los de la unidad a la que pertenecen. Ante dudas puntuales sobre el tipo y grado de deterioro debe acudirse a consultas con expertos en el tema para determinar los procedimientos a seguir y comunicar la situación a la Unidad Nacional de Archivo. 1.2. Ordenación cronológica y depuración

Con los documentos limpios y una vez aplicadas estas medidas de prevención, se procede a la ordenación, que se realiza tomando las unidades documentales que conforman las series o las subseries de las dependencias y se establece una secuencia cronológica teniendo en cuenta el orden natural y el trámite original y se realiza de manera ascendente, es decir que el primer documento que debe aparecer dentro de la carpeta, una vez ordenados los documentos, es aquel cuya fecha sea más antigua y el último el de fecha más reciente, teniendo siempre presente el trámite que se cumplió.

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Los documentos limpios, sin dobleces ni

elementos metálicos, son ordenados

cronológicamente y almacenados en

carpetas de cartulina blanca. Fotografía

tomada en el archivo de la Dirección

Nacional de Programas Curriculares, 2004.

Simultáneo a la ordenación, se realiza la depuración, procedimiento que consiste en retirar de las unidades documentales aquellos documentos que han perdido sus valores o que corresponden al archivo facilitativo28, además de documentos sin firma, tarjetas sociales, documentos de apoyo, circulares o memorandos informativos, duplicados, fotocopias, constancias, invitaciones. Es importante aclarar que en caso de encontrar varias copias del mismo documento, se debe conservar una y depurar las demás, excepto aquellas que contengan anotaciones relevantes para el documento o proceso que represente. Durante esta actividad y, en general durante el proceso de organización de los archivos, se generan residuos sólidos y basuras que ameritan un tratamiento particular (ver anexo 6, “Protocolo de manejo de residuos sólidos en un área de archivo”. Unidad Nacional de Archivo, 2004). 1.3. Almacenamiento y marcación definitiva

Cuando se ha restablecido el orden natural de los documentos, estos pueden empezar a almacenarse en las unidades de conservación correspondientes. Las unidades documentales ordenadas se almacenan dentro de carpetas y se procede a la marcación con los datos que identifican su contenido. Se recomienda que el volumen de documentos no exceda de 100 folios por carpeta, dependiendo del grosor del papel, de modo que ningún fragmento de los documentos quede expuesto, aunque esto implique que una unidad documental deba almacenarse en más de una carpeta. La marcación de las carpetas se hace siempre de izquierda a derecha, registrando el nombre de la oficina productora, el asunto o serie y subserie (si existe), el número de caja, el número de folios y las fechas extremas. En el extremo derecho se anota el número de la carpeta dentro de 28 El archivo facilitativo se define como aquel que reúne documentos de carácter administrativo, comunes a cualquier institución y que cumplen funciones de apoyo.

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la caja, iniciando en uno, sin embargo, en caso de que el expediente por su volumen, deba almacenarse en más de una carpeta, además del número mencionado, las carpetas que se utilicen deben marcarse con el número que le corresponda según la cantidad (1de 3, 2 de 3, 3 de 3). La numeración de las carpetas debe iniciarse de nuevo en cada caja. Este número es correlativo a la caja.

La marcación de las

carpetas se hace en la

pestaña que para tal fin se

deja al doblar la cartulina y

allí se consignan los datos

que identifican su

contenido. Fotografía

tomada en el archivo de la

Dirección Nacional de

Programas Curriculares,

2004.

Las carpetas deben almacenarse dentro de las cajas de archivo, de modo que no se mezclen varios asuntos en la misma caja, si del mismo asunto hacen parte tanto empastes como carpetas, el orden determinará que deben intercalarse, no deben ser ordenados por separado. El espacio de la caja debe ser aprovechado de manera eficiente, cuidando que la cantidad de carpetas no exceda su capacidad para que la consulta no contribuya al deterioro; si, por razones de la ordenación, dentro de una caja quedan pocas carpetas, de manera que no se mantienen en posición vertical por si solas, deberá introducirse un fuelle de cartón firme, ajustado a las dimensiones de la caja, que ayude a sostenerlas e impedir así que se pandeen. Las cajas deben ser marcadas en la parte lateral, teniendo en cuenta: oficina productora, serie y subserie, fechas extremas; el número de la caja, que se asigna para todas las cajas que componen el archivo, de manera consecutiva de uno a infinito una vez colocadas en el lugar asignado en la estantería; número de carpetas en la caja y observaciones para lo que se considere pertinente registrar. (Ver Anexo 8, “Formato para Marcación de Caja en Archivos Acumulados”).

37

Las carpetas se almacenan dentro de las cajas correspondientes, que se marcan en la parte lateral. Fotografías tomadas en

el archivo de la Dirección Nacional de Programas Curriculares, 2004.

1.4. Disposición física de los documentos

Para una mejor conservación y acceso a los documentos, las cajas marcadas deben colocarse en estanterías, siempre de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo siguiendo el orden de las series de cada dependencia29 y respetando la periodización establecida. Lo anterior significa que los documentos ordenados se ubican en la estantería por períodos, cabe recordar que en la clasificación la documentación ya se ha separado de este modo; dentro de cada período las cajas se disponen por dependencia y en cada dependencia por series y subseries, si éstas últimas existen, el orden de las series debe ser alfabético. Una vez dispuestas las cajas se numeran de uno a infinito hasta finalizar las que se encuentren en el depósito.

2. FOLIACIÓN Con el fin de controlar el número de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo) y la calidad de la organización documental (principio de orden original) así como la integridad de la misma es imprescindible realizar la foliación a los documentos que van a ser conservados en el archivo central o histórico30. Esta actividad consiste en numerar todos los folios escritos de una unidad de conservación, desde uno hasta infinito por su cara recta; entendiendo el folio como hoja y cara recta como la primera cara de éste. Aunque la cara vuelta contenga información, no debe numerarse. Además de los aspectos señalados, la foliación es requisito indispensable para efectuar las transferencias a que haya lugar y hace parte fundamental de los inventarios finales.

29 MANUAL DE organización fondos acumulados. Op. cit., p. 29. 30 ARCHIVO GENERAL de la Nación. Foliación. Folleto impreso.

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Para llevar a cabo satisfactoriamente la foliación debe tenerse en cuenta lo siguiente: Utilizar lápiz de mina negra HB o B y en ningún caso hacer uso de tinta, marcar el número del folio en el extremo superior derecho, numerar todos y cada uno de los folios de la unidad de conservación, independientemente de su formato, cuidar de no repetir ni omitir números o dejar algún folio sin marcar, si existe alguna foliación anterior y esta no coincide con la que deberían tener las hojas, debe anularse trazando sobre el número una línea diagonal. Cuando se trata de empastes o legajos, se deben foliar todas las hojas, inclusive las que se hallan en blanco y no se folian las pastas ni las hojas guarda en blanco. La numeración se hace independientemente para cada unidad de conservación comenzando de nuevo en uno en la unidad siguiente, sin embargo para varias carpetas que componen un mismo expediente, deben foliarse consecutivamente, es decir, si en la primera carpeta se terminó la foliación en 100 en la siguiente debe comenzar en 101, etc.31 Si existen anexos estos se folian consecutivamente como parte de las unidades documentales, sin embargo, si estos son folletos, boletines, periódicos o revistas, se numeran como un solo folio, si los anexos son fotografías se marcan con el número que les corresponda por su cara vuelta, cuando los anexos son radiografía o negativos, se guardan en un sobre de protección y se hará la foliación en el sobre32 Las anotaciones correspondientes a folios en blanco de los empastes, la existencia de anexos como fotografías, mapas, planos y otros, deben quedar consignadas en la columna respectiva del inventario. Para conocer el detalle de los aspectos de la foliación el Archivo General de la Nación publicó un folleto que es importante que quienes realicen la organización de documentos tengan en cuenta.

Las cajas marcadas se agrupan por asuntos, se almacenan en la estantería respectiva y se les asigna una numeración

continua de uno a infinito, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Fotografías tomadas en el Archivo Satélite de la

Facultad de Medicina, sede Bogotá y cedidas por la División de Archivo y Correspondencia.

31 ARCHIVO GENERAL de la Nación. Foliación. Folleto impreso. s.f. 32 Ibídem.

39

3. DESCRIPCIÓN El último procedimiento de la organización de los archivos acumulados es la descripción, definida como la “fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos”33. Para la llevarla a cabo se hace el levantamiento del inventario documental, que de acuerdo con el Manual de Organización de Fondos Acumulados publicado por el Archivo General de la Nación, es un “instrumento de control que describe las unidades de un fondo siguiendo la organización de las series”34. Para ello se diligencia el formato de “Inventario Documental”, adaptado por la Unidad Nacional de Archivo y enviado a las sedes, en el que se registran datos como: oficina productora, oficina que conserva, número de orden, serie o asunto, unidades de conservación, número de folios, observaciones, soporte físico del documento, volumen documental en metros lineales, número de cajas y frecuencia de consulta (ver anexo 9, formato “Inventario Documental”). Igual que en la clasificación y disposición física de los documentos prima la periodización establecida, el levantamiento de los inventarios se realiza por período, en el mismo orden en que la documentación se encuentra en la estantería, de modo que para cada uno de los períodos establecidos se cuente con el inventario respectivo. La importancia de la descripción radica en que el inventario permite el conocimiento de la documentación existente en un depósito, producida en cada período histórico de la institución, ya que en él se relacionan los asuntos o series documentales producidas a lo largo de su historia así como las fechas extremas de los asuntos, la frecuencia de consulta, su ubicación en el depósito y otros datos de importancia consignados en las observaciones35. Además de los documentos a conservar, el inventario debe registrar la documentación con deterioro biológico que ha sido separada del resto de los documentos durante la clasificación y la ordenación.

33 JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Op. Cit., p. 33. 34 MANUAL DE organización fondos acumulados. Op. cit., p. 30. 35 Con base en el inventario puede elaborarse, opcionalmente, como apoyo para la valoración, un listado de asuntos del archivo, que sería más general que el inventario.

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INVENTARIO DOCUMENTAL: TRANSFERENCIA___ TRASLADO___ ELIMINACIÓN___ CONSERVACIÓN _X_

Oficina Productora: Vicerrectoría Académica

Oficina que Conserva: Dirección Nacional de Programas Curriculares REGISTRO DE ENTRADA

Fechas Extremas: 1974-1975 AÑO MES DIA N.T.

2005 8 04

N.T. = NUMERO DE TRANSFERENCIA

FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN No. DE ORDEN SERIE SUBSERIE o ASUNTO

INICIAL FINAL No. CAJA No. CARPETA OTRO

No. FOLIOS POR

CARPETA OBSERVACIONES

1 ASUNTOS DOCENTES. ESTATUTO PERSONAL DOCENTE. ANTEPROYECTO

1975 1975 3 20 31

2 ASUNTOS DOCENTES. TRABAJOS ACADÉMICOS. LISTADO TESIS DE GRADO EN EL ÁREA DE PROCESOS AGRÍCOLAS.

1974 1988 16 14 87 EMPASTE

3 CENTRO DE INVESTIGACIONES PARA EL DESARROLLO. RELACIÓN DE TRABAJOS PUBLICADOS POR EL CID Feb-73 Oct-74 19 10 2

4 SEXTO CONGRESO PANAMERICANO DE ENSEÑANZA DE INGENIERÍA

Oct-74 Oct-74 81 6 28

5 DOCUMENTO DE TRABAJO: "REUNIÓN INTERSEDES" Abr-75 Abr-75 140 7 133

6 INFORMES DE ACTIVIDADES DE LA VICERRECTORÍA ACADÉMICA

1975 1975 144 8 13

7 MONITORIAS. NORMATIVIDAD. 1975 1975 153 19 2

8 PRESUPUESTO. CONTRATOS. 1975 1975 160 12 9

FRECUENCIA DE CONSULTA: Diaria___ Semanal___ Mensual___ Esporádica ___ No se consulta _X_

Elaborado por. UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO Ejemplo de inventario de conservación. Tomado del inventario de la Vicerrectoría Académica, período 1974-1975.

Una vez elaborado el inventario final el proceso de organización y valoración de los archivos acumulados se considera finalizado y los documentos pueden ser puestos al servicio de los investigadores y del público en general interesado en conocer más profundamente la Universidad De este modo la Unidad Nacional de Archivo espera contribuir con su aporte al desarrollo y conocimiento de la Universidad a través de la divulgación y control de su patrimonio documental como integrante fundamental del patrimonio cultural de la Nación.

41

GLOSARIO36 ASUNTO: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa* CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen los asuntos que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad*. CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente y que por su contenido informan sobre el origen, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura*. DEPURACIÓN: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios*. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de recuperación de información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos*. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología*. FONDO DOCUMENTAL: Se refiere a la totalidad de las series documentales de la misma procedencia o a la parte de un archivo que llegue a ser objeto de conservación por la Universidad**. IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo*. INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento que describe las series de un fondo*. MUESTREO: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente*. ORDEN NATURAL: Hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado***. 36 Las definiciones contenidas en este glosario fueron tomadas de: *Manual de organización Fondos Acumulados. Archivo General de la Nación; ** Tablas de Retención Documental. Guía para su aplicación. Universidad Nacional de Colombia; ***Organización de documentos de archivo. Archivo General de la Nación; ****Ordenación documental. Archivo General de la Nación.

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ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán las unidades documentales dentro de las series o las series dentro de las secciones*. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo****. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede. Identificación del autor del documento ya sea una persona natural o jurídica***. SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo*. SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas****. SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto****. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso intelectual por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, a fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo**.

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BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL de la Nación. Manual de organización fondos acumulados. Bogotá, abril de 2004. GODOY, Julia y LÓPEZ, María Imelda. Cartilla de clasificación documental. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2001. GODOY, Julia y otros. Organización de documentos de archivo. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 1995. JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación documental. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2003. UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Tablas de Retención Documental. Guía para su aplicación. Bogotá: Universidad Nacional de Colombia. Secretaría General. Archivo General, Mayo de 2003. UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectoría General. Resolución No. 385 de 2003. En: Gaceta Universitaria. Año V, No. 15 (30, Mar., 2003). p. 20-25. UNIVERSIDAD NACIONAL de Colombia. Rectoría General. Resolución No. 386 de 2003. En: Gaceta Universitaria. Año V, No. 15 (30, Mar., 2003). p. 25-31. VÁSQUEZ, Manuel. Manual de selección documental. Bogotá: Archivo General de la Nación, 1992.

44

ANEXOS

45

ÍNDICE DE ANEXOS: ANEXO 1. FORMATO DIAGNÓSTICO37 ANEXO 2. NORMAS DE SEGURIDAD PARA LOS PUESTOS DE TRABAJO EN ARCHIVOS ANEXO 3. PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA ARCHIVOS ANEXO 4. FORMATO LISTADO DE NORMATIVIDAD Y OTRAS FUENTES ANEXO 5. FORMATO CUADRO DE CLASIFICACIÓN ANEXO 6. FORMATO INVENTARIO DE ARCHIVOS ACUMULADOS SIN INTERVENIR ANEXO 7. FORMATO TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ANEXO 8. FORMATO MARCACIÓN DE CAJA ANEXO 9. FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL

37 El formato de Diagnóstico fue enviado por la Unidad Nacional de Archivo a las Sedes el 8 de Septiembre de 2005

46

ANEXO 2

68

ANEXO 3

PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD PARA ARCHIVOS Fecha de elaboración: Noviembre de 2006.

Versión del documento: Versión N° 01

Elaborado por: Luz Miryam Londoño A.

PROYECTO: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 2006

1. ASPECTOS GENERALES.

La bioseguridad de acuerdo con el decreto 1543 de 1.997 del Ministerio de Salud es el conjunto de actividades, intervenciones y procedimientos de seguridad ambiental, ocupacional e individual que garantizan el control del riesgo biológico. Una de las amenazas para los archivos son los agentes biológicos que a su vez se convierten en un factor de riego para las personas que allí laboran o todas aquellas que estén en contacto con el material contaminado. Las medidas de bioseguridad tienen como finalidad evitar la enfermedad profesional y los accidentes de trabajo por el contacto con material documental contaminado. Entre los agentes biodeteriorantes en archivos se pueden mencionar entre otros, los roedores, los insectos y los microorganismos; ellos no solamente son un factor de riegos para el hombre sino que son los causantes de daños a los soportes documentales.

2. OBJETIVO.

Elaborar un documento que contenga las normas y procedimientos de seguridad para la manipulación del material documental contaminado; con el fin de orientar a las unidades de sede en las formas de control de los factores de riesgo a los que pueden estar expuestas las personas que laboran en archivos y los documentos. 3. ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL.

Los elementos de protección personal son un complemento indispensable de los métodos de control de riesgos para proteger al trabajador, actúan como una barrera de entrada para evitar la proliferación de microorganismos. Los elementos de protección personal usados en la manipulación de documentos de archivo son:

� Mascarillas con filtro para material particulado o tapa boca. Previene la exposición de las mucosas de la boca y nariz a los microorganismos protege la vía aérea superior.

� Protectores oculares (Monogafas). Con esta medida se previene la exposición de los ojos a los

microorganismos. � Guantes. Su Uso reduce el riesgo de contaminación en las manos. Es importante señalar que el uso de

guantes tiene por objeto proteger no sustituir las prácticas apropiadas del control de infecciones, en particular el lavado correcto de las manos. Los guantes deben ser de látex, ceñidos, para facilitar la ejecución de procedimientos. Si se rompen deben ser retirados, proceder al lavado de manos y reemplazarlos. Los guantes para el personal de oficios varios deben ser más resistentes; tipo industrial.

69

� Bata u overol. Es un protector que, aísla el cuerpo y la ropa de microorganismos. En archivos debe usarse un delantal, bata industrial u overol de poco peso, no desechable.

3.1. USO Y MANTENIMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL.

� Monogafas de Seguridad.

Características de las Monogafas.

� Que sean antiempañantes, con ventilación indirecta mediante rejillas laterales. � Permitir el uso de anteojos prescritos. � Tener lentes resistentes al impacto.

Mantenimiento.

� Lavar las monogafas con jabón líquido. � Secar con pañuelo de papel suave, no utilizar tela o material abrasivo, no frotarlas con las manos. � No colocarlas con los lentes hacia abajo porque se pueden rayar. � Evitar los golpes.

� En lo posible deben se guardadas limpias en su estuche original.

Uso de las monogafas.

� Se deben usar siempre limpia. � No se deben usar fuera del puesto de trabajo.

� Mascarillas o tapa-bocas.

Características de las Mascarillas o Tapa-bocas.

� Es un elemento de protección personal y desechable, deben ser reemplazadas cada ocho días. � Protege desde el puente de la nariz, hasta el inicio del cuello. � Debe mantenerse alejada de líquidos inflamables o ácidos, porque el roce con esas sustancias o la humedad

pueden deteriorar la mascarilla.

� Bata u overol.

Mantenimiento y uso de la bata.

� Envíela a la lavandería en una bolsa. � En el lavado no la mezcle con otras prendas de uso personal. � En el proceso de desinfección, utilice la solución de hipoclorito de sodio, luego lave con abundante agua

para retirar los residuos de hipoclorito que desgastan el material. � Deben permanecer cerrados o abotonados hasta el cuello.

� Guantes industriales

Usuarios.

Personal de servicios generales (aseo de las áreas de conservación documental y demás áreas de archivo) y en el manejo de residuos sólidos. Mantenimiento y uso de los guantes.

� Lavar con agua y jabón.

70

� Cuando se trabaje con material documental contaminado sumergir durante 20 minutos en hipoclorito (Decol o Cloros) a 5000 partes por millón.

� Enjuagar y secar al aire libre. Los elementos de protección personal, deben retirarse de la parte más alejada del centro del cuerpo (distal) a la más cercana (proximal); en primer lugar se deben retirar, en su orden, los guantes, el tapa-bocas, las gafas protectoras y por último la bata.

4. NORMAS DE BIOSEGURIDAD.

Definición:

Son niveles de referencia que determinan condiciones y acciones laborales seguras que orientan y logran patrones de comportamiento dirigidos a la prevención y el control de los riesgos laborales. También conocidos como: normas de seguridad, o procedimientos seguros de trabajo. Deben se fijadas en un lugar visible y en cada una de las áreas de conservación documental. Socializadas con cada una de las personas que laboran en los archivos o que eventualmente tengan contacto con los documentos. La norma de bioseguridad debe ser acatada por el personal de archivo que cumpla con labores de limpieza documental, clasificación documental, organización documental y personal que por su trabajo deba manipular documentos.

71

Fecha de Elaboración: Octubre de 2006.

Universidad Nacional de Colombia. Sistema Nacional de Archivos.

Áreas de Conservación Documental.

AREA O SECCION: Áreas de Conservación Documental.

NORMAS DE BIOSEGURIDAD

� Solicitar un examen ocupacional actualizado que permita valorar el estado de salud del personal antes de la asignación de labores.

� Completar el esquema de vacunación, especialmente para tétanos, hepatitis e influenza. � Mantener el lugar de trabajo en óptimas condiciones de higiene y aseo. � Las condiciones de humedad, ventilación y temperatura de los sitios de trabajo deben ser

confortables. � Las áreas de conservación documental no deben ser utilizadas como áreas de trabajo. � No realizar consumo de alimentos sólidos y líquidos en lugar de trabajo. � No es permitido fumar ni aplicarse cosméticos en los puestos de trabajo. � No es permitido utilizar saliva para pasar los folios. � Manejar cualquier documento de archivos como potencialmente contaminado. � Lavar cuidadosamente las manos con jabón líquido antes y después de cada procedimiento. � Es necesario el uso de los elementos de protección personal (bata u overol, monogafas,

mascarilla y guantes de látex), estos deben estar en buen estado sin perforaciones y roturas. � Realizar el cambio de ropa en los lugares destinados para ello. � Para el lavado de la bata, colocarla en una bolsa plástica, no mezclarla con otras prendas de

uso personal, utilizar la solución de hipoclorito de sodio, luego lavar con abundante agua para retirar los residuos de hipoclorito que desgastan el material.

� Mantener sus elementos de protección personal en óptimas condiciones de aseo, en lugar seguro y de fácil acceso.

� Mantener siempre cerrado el overol o la bata de trabajo. � Los elementos de protección personal se deben retirar de la parte más alejada del centro del

cuerpo (distal) a la más cercana (proximal). En primer lugar se deben retirar, en su orden, los guantes, el tapabocas, las gafas protectoras y por último la bata.

� Abstenerse de tocar con las manos enguantadas cualquier parte de su cuerpo, y manipular cualquier objeto diferente a los requeridos durante el procedimiento.

� Evitar deambular con los elementos de protección personal por fuera de su área de trabajo. � Si se presenta una herida por pequeña sea, cubrirla con curitas o espadrapo y reportarla a

su jefe inmediato. � Manejar con estricta precaución los elementos corto-punzantes como ganchos y

legajadores. � Lavar las mucosas nasales con suero fisiológico diariamente.

72

BIBLIOGRAFIA

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES, Administradora de Riesgos Profesionales. Manual de

bioseguridad programa de vigilancia epidemiológico para factores de riesgo biológico en personal de

salud.

ARCHIVO DISTRITAL DE BOGOTA. Luz Marina Villalba. Protocolo de limpieza para archivos.

CLINICA DEL BOSQUE. Comité de Vigilancia Epidemiológico División de Talento Humano. Manual de

Normas y Procedimientos de Bioseguridad.

www. minsalud.gov.co

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ANEXO 4

LISTADO NORMATIVIDAD Y OTRAS FUENTES

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA [SEDE]

[PERÍODO]

Elaborado por: Coordinado por: Fecha de elaboración:

NORMA O FUENTE

No DE LA NORMA

FECHA DE EXPEDICIÓN

ORGANO QUE EXPIDE O AUTOR

PUBLICADO EN

No. DE LA PUBLICACIÓN

FECHA DE PUBLICACIÓN

PAGINA CONTENIDO DEPENDENCIA

74

ANEXO 5

CUADROS DE CLASIFICACIÓN

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE

PERIODO

Dirección: Elaborado por: Fecha de Elaboración:

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 1 SUSECCIÓN 2 SUSECCIÓN 3 ASUNTO

75

ANEXO 6

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FORMATO DE INVENTARIO PARA ARCHIVOS ACUMULADOS SIN ORGANIZAR

(Datos para la programación de la elaboración de las TVD) Sede _____________________

Lugar: Elaborado por: Fechas extremas: Fecha de elaboración:

Fechas extremas de la serie No. de

orden Oficina Productora Serie/Asunto

Inicial Final

Longitud de la serie en metros

Observaciones

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ANEXO 7

Tablas de Valoración Documental


SEDE] [PERÍODO]

OFICINA PRODUCTORA: ELABORADO POR: FECHA DE ELABORACION: HOJA DE REVISADO POR:

RETENCION DISPOSICIÓN

FINAL ASUNTO O SERIE

ARCHIVO CENTRAL CT E M S

PROCEDIMIENTOS

Firmas de Aprobación: Presidente del Comité: _______________________ Secretario del Comité:________________________ Acta No. : _____________ Fecha:______________________

CONVENCIONES: CT: Conservación Total. M: Microfilmación. E: Eliminación. S: Selección.

77

ANEXO 8

FORMATO PARA MARCACIÓN DE CAJAS

1 DEPENDENCIA

2 OFICINA PRODUCTORA

FECHAS CONTENIDO DOCUMENTAL

INICIAL FINAL

3

4 No. DE CAJA

5 No. DE CARPETAS EN LA CAJA

6 OBSERVACIONES

78

ANEXO 9 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

INVENTARIO DOCUMENTAL: TRANSFERENCIA___ TRASLADO___ ELIMINACIÓN___ CONSERVACIÓN _X_

Oficina Productora:

Oficina que Conserva: REGISTRO DE ENTRADA

Fechas Extremas: AÑO MES DIA N.T.

N.T. = NUMERO DE TRANSFERENCIA

FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN

No. DE ORDEN

SERIE SUBSERIE o ASUNTO

INICIAL FINAL No. CAJA No.

CARPETA OTRO

No. FOLIOS POR CARPETA

OBSERVACIONES

SOPORTES: FRECUENCIA DE CONSULTA: Diaria___ Semanal___ Mensual___

Esporádica___ No se consulta _X_

Elaborado por:_______________________________

Guia Organización de Archivos Acumulados en medios físicos.

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