Guia Organizacion Congreso Nacional

7/23/2019 Guia Organizacion Congreso Nacional

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GUÍA PRÁCTICA

PARA LA ORGANIZACIÓNDE UN CONGRESO NACIONAL



GUÍA PRÁCTICAPARA LA ORGANIZACIÓN

DE UN CONGRESO NACIONALJosé Jesús Sigala Rodríguez, Jaime Escoto Rocha,

Citlalli Edith Esparza Estrada, Diana Estephanie Carrillo Lara,

Ernesna Meza Rangel, Eric Sigala Meza

y Aída Marnez Luna



GUÍA PRÁCTICA

PARA LA ORGANIZACIÓNDE UN CONGRESO NACIONAL

D.R. © Universidad Autónoma de Aguascalientes Av. Universidad 940, Ciudad Universitaria Aguascalientes, Ags., 20131 www.uaa.mx/direcciones/difusion/editorial/menu.html

© José Jesús Sigala Rodríguez

Jaime Escoto Rocha Citlalli Edith Esparza Estrada Diana Estephanie Carrillo Lara Ernesna Meza Rangel Eric Sigala Meza

Aída Marnez Luna

J. J. Sigala Rodríguez, J. Escoto Rocha, C. E. Esparza Estrada, D. E. CarrilloLara, E. Meza Rangel, E. Sigala Meza y A. Marnez Luna. 2015. Guíaprácca para la organización de un congreso nacional. SociedadMexicana de Zoología y Universidad Autónoma de Aguascalientes.Aguascalientes. 26p.



Planeación• Temáca• Selección de sede• Presupuesto y patrocinadores• Equipo de organización

• Cronograma de acvidades

Acvidades antes del congreso• Convocatoria• Diseño de la imagen del congreso• Conferencistas magistrales y talleristas• Preinscripciones• Recepción de trabajos, organización y programación

• Memorias del congreso• Hotel sede del congreso• Eventos sociales, culturales o deporvos• Servicio de cafetería• Solicitudes• Recibos de inscripción al congreso• Paquete del congreso• Acvidades extra para generar recursos• Vendedores externos al congreso• Requerimientos de equipo• Espacio sico para el congreso

Acvidades durante el congreso• Registro• Ceremonias de inauguración, clausura y conferencias magistrales• Apoyo extra de las comisiones• Entrega de constancias

Acvidades después del congreso• Evaluación del congreso• Informe nanciero

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Planeación



GUÍA PRÁCTICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN CONGRESO NACIONAL

Planeación

Temáca

Es recomendable que después de seleccionar la temáca del con-greso se elija un tema llamavo y an a los aspectos que aborde

el mismo. Se recomienda para ello una lluvia de ideas con el n deproducir una propuesta que sea atracva y que capture la atenciónde los interesados en el tema.

Selección de sede

La sede antriona deberá ser asignada por lo menos un año an-tes de la fecha del evento tomando en cuenta las instalaciones conque cuenta para recibir al número probable de asistentes, así como

la disponibilidad de hospedaje y transporte hacia las instalacionesque faciliten la estancia de los visitantes. También podrían tomarseen cuenta lugares de atracvo turísco que sean de interés poten-cial para los congresistas en su visita.

Presupuesto y patrocinadores

Una vez denida la temáca del congreso es conveniente estable-

cer un presupuesto base considerando las necesidades especícasdel evento para proceder a la gesón de recursos tanto internoscomo externos a la instución sede. Es recomendable elaborar unlistado de las compañías o empresas relacionadas con el ámbitoo la temáca del evento tomando en cuenta los calendarios de -nanciamiento con la nalidad de obtener mejores oportunidadespara captar recursos. Una forma de obtener apoyos es ofrecer a lasempresas recibos deducibles de impuestos por sus donavos en es-pecie o efecvo. Estos recibos pueden gesonarse con la instuciónsede si la sociedad organizadora no cuenta con ellos.

Algunas empresas pueden otorgar una cooperación económi-ca, pero otras preeren donar arculos relacionados con su propiofuncionamiento que pueden ser ulizados en el evento. Por ejemplo,es más probable que una casa de impresiones parcipe con papel,nta o impresión de folletos y posters que con una suma monetaria.




Planeación

Algunos ejemplos de donavos para la realización del evento quepueden ser solicitados a las empresas patrocinadoras son: boletosde avión, hospedaje para conferencistas, carpetas, tazas, playeras,alimentación para el equipo de organización, vales de consumo en

restaurante, material para acvidades deporvas o eventos cultura-les, agua embotellada, por mencionar algunos.Es importante no olvidar dar crédito a todos los patrocinado-

res. Esto puede hacerse de diferentes maneras: imprimiendo unalona de patrocinadores que sea exhibida en el mismo evento, in-cluyéndolos en el programa, en los folletos, en el salvapantalla yescritorio de las computadoras ulizadas en las presentaciones y entodas las aplicaciones publicitarias del evento.

Equipo de organización

Mientras mayor sea el evento, mayor será también el reto de coor-dinar a los organizadores y voluntarios. Se recomienda formar comi-siones o delegaciones relacionadas con cada aspecto a consideraren el evento, así como realizar reuniones periódicas para informarsobre los avances en la organización. Los puestos más importantesa considerar son:

Coordinador general y secretario del evento. Son las personasencargadas de coordinar las acvidades y los comités mediante ladesignación de acvidades. Son el enlace de comunicación con laasociación organizadora, la instución sede y el contacto para cual-quier asunto relacionado con el evento.

Comité de revisión de trabajos. Dependiendo de la magnitud delevento, este comité estará formado al menos por seis personas en-cargadas de la recepción, revisión y envío de trabajos para modi-caciones en plazos y fechas establecidos en la convocatoria.

Comité de organización logísca. Éste se conformará por una per-sona encargada del área nanciera, un programador de sesiones delevento, varios moderadores y un encargado de la organización de loscomités de voluntarios (aquellas personas que colaborarán antes ydurante el congreso).




Planeación

Algunos ejemplos de las comisiones que pudieran formar-se son: comisión de programación, comisión de patrocinadores,comisión de publicidad, comisión para diseño de la página deinternet, comisión de hacienda, comisión de conferencistas ma-

gistrales, comisión de revisión de trabajos, comisión revisora,comisión de edición de memorias e ISBN digital, comisión dereconocimientos, comisión de carteles, comisión de moderadoresy secretarios, comisión de edecanes, comisión de eventos sociales,comisión de concurso fotográco, comisión de registro y nanzas,comisión de evento social-deporvo, comisión de proyección, comi-sión de kit de registro, comisión de cafetería, comisión de vigilancia ytransporte y comisión de apoyo logísco.

Se puede solicitar apoyo estudianl, pero hay que buscarmaneras de retribuir la ayuda que los estudiantes brinden. Algu-

nas alternavas de retribución son la liberación de horas de ser-vicio social o práccas profesionales, crédito académico, créditoshumanistas, playeras de organizadores, inscripción gras al evento,alimentos en algunos días, y/o apoyo económico. Si el congreso serealiza en una unidad académica es recomendable la suspensiónde clases durante la totalidad de la duración del evento. Si no esposible la suspensión de clases durante el evento, es importantegesonar la juscación de las faltas de los estudiantes que apoya-ron o asiseron al evento.

Cronograma de acvidades

Se sugiere la elaboración de un cronograma de acvidades quepermita visualizar con claridad las fechas a considerar antes, du-rante y después del congreso. Éste y otros documentos importan-tes pueden ubicarse en alguno de los servicios para comparr yeditar documentos en línea de modo que puedan ser editados porlos organizadores principales. Un servicio que facilita lo anterior

es docs.google.com.



Acvidadesantes

del congreso




Acvidades antes del congreso

Convocatoria

Se recomienda elaborar una convocatoria que contenga el tulodel evento, la fecha, la ciudad y la instución sede del evento. Esta

convocatoria deberá establecer el objevo de la realización del con-greso y las personas a quienes va dirigido, las temácas a abordary las acvidades a realizar como parte del programa del congre-so: ponencias orales y carteles, conferencias magistrales, foros dediscusión, exposiciones, cursos y/talleres y eventos culturales y/odeporvos.

En la convocatoria se darán a conocer las diferentes cuotasestablecidas (estudiantes de licenciatura, de posgrado, profesionis-tas y público en general). También podrán establecerse fechas depago ancipado y pago tardío. Para ello se deberá contar con una

cuenta bancaria con la opción de prepago y deberá hacerse públicaen la convocatoria en la sección de cuotas. En esta convocatoria sedetallarán los lineamientos de los resúmenes (po de letra, tulo,autores, antecedentes, métodos y literatura citada) para las dife-rentes modalidades de trabajo a presentar (oral o cartel). Tambiénse determinará la duración, distribución del empo, equipo, pun-tualidad y entrega de presentaciones y los datos complementariosque acompañarán el trabajo (forma de presentación, tema, direc-ción postal del autor principal y correo electrónico de contacto).

Es recomendable crear una cuenta de correo exclusiva para larecepción de resúmenes o extensos y otra para asuntos relaciona-dos con el congreso como información general. Es de fundamentalimportancia establecer una fecha límite para recepción de trabajosy ajustarse a ella. Aunque es relavamente común dar prórrogaspara recepción, eso acorta el empo de edición y retrasa la elabo-ración de las memorias. En lugar de las prórrogas, es convenienteenviar recordatorios periódicos por todos los medios posibles unpar de veces antes del cierre de la recepción de los trabajos.





Diseño de la imagen del congreso

Se recomienda pedir asistencia a un diseñador gráco para la ela-boración del material publicitario del evento y las aplicaciones ne-

cesarias. Pueden elaborarse documentos de referencia con los ele-mentos que se espera que contenga el diseño para que el diseñadorpueda elaborar varias propuestas iniciales de las que surgirá la ima-gen nal del congreso cuando sea someda a votación en alguna delas reuniones del comité organizador.

Dentro de los requerimientos principales del congreso eneste rubro se encuentran: logo, hojas membretadas, folders, ga-fetes, trípcos, carteles, constancias, lonas, entre otros productosgrácos. Los productos del congreso deberán incluir los logos ins-tucionales y de los patrocinadores. La publicidad elaborada para el

congreso se puede exponer en centros de acvidad en las instu-ciones relevantes y enviarse a colaboradores externos para que losdistribuyan en sus endades a través del correo ordinario, correoelectrónico, inserciones en páginas relevantes y redes sociales. Es-tas aplicaciones deben ser simples, llamavas, concisas, informa-vas y representavas del evento.

Se sugiere la creación de una página de internet que conten-ga información relacionada con el evento que se va a realizar. Sedebe contactar un diseñador de páginas web que pueda realizar

el diseño básico con imágenes y contenido proporcionado por elcomité de organización del congreso. En cuanto al contenido, éstepuede incluir información general del evento, de las endades or-ganizadoras, sugerencias de lugares para hospedarse, sios de inte-rés en la endad huésped, costos y opciones de transporte.

Conferencistas magistrales y talleristas

Se deberá invitar a los conferencistas de acuerdo con el tema elegi-

do para el congreso y elaborar una base de datos con los posiblescandidatos tomando en cuenta su línea de trabajo, su reconocimien-to y sus posibles aportaciones temácas al congreso. Para realizar lainvitación se elaborará un formato de carta invitación en el idiomade cada parcipante que contenga el tema del evento y la importan-





cia de la aportación que pudiera brindar con su parcipación. Unavez que los conferencistas hayan conrmado su parcipación, se lessolicitará información adicional sobre sus preferencias de horariosde llegada y parda, hospedaje, etcétera.

En caso de que se impartan talleres durante el congreso sedeberá elaborar una base de datos con los posibles invitados espe-ciales a la imparción de dichos talleres que contenga el nombredel tallerista, su línea de trabajo, los datos de contacto y una brevedescripción del contenido del taller. Para este n, es úl elaborarun formato –para los talleristas que vayan a imparr el taller– quesolicite esta información para todos los talleres.

Preinscripciones

La inscripción temprana o preinscripción permite visualizar el nú-mero posible de parcipantes, considerar espacios más grandes omás pequeños que los considerados originalmente y elaborar lasconstancias de parcipación con las personas preinscritas paraagilizar el proceso de entrega de las mismas durante el evento. Sesugiere ofrecer precios con descuento para la preinscripción conla nalidad de incenvarla y obtener recursos para el evento demanera ancipada.

Recepción de trabajos, organización y programación

Se deberá asignar un número de parcipante a cada uno de losresúmenes de los trabajos enviados a la cuenta creada para esten. Este número será ulizado para la elaboración de una base dedatos de trabajos parcipantes que deberá contener el número detrabajo asignado, el tulo del trabajo, los autores y todos los datosde contacto pedidos con antelación en la convocatoria. Posterior

a la recepción se procederá a la revisión de trabajos por parte delcomité revisor de eslo y por expertos técnicos del tema de trabajo.Cada revisor deberá elaborar una carta que contenga el veredictopara la parcipación del trabajo en el congreso (aceptado, acepta-do con modicaciones o rechazado) y enviarse de manera oportuna





al autor de contacto para que se hagan las modicaciones cuandosean necesarias.

Una vez que se ene el total de los resúmenes parcipan-tes se connúa con el proceso de programación de sesiones según

los horarios establecidos para cada día de la duración del evento,tomando en cuenta la ceremonia de inauguración y clausura, lasconferencias magistrales, sesiones orales, sesiones de cartel, im-parción de talleres y eventos culturales y/o deporvos. Una vezconcluida la programación se sugiere la elaboración del programaen trípco con el contenido por sesión y una pequeña reseña de losconferencistas magistrales.

Se recomienda pensar bien la fecha de cierre para recepciónde trabajos y no aceptar trabajos posteriores a esa fecha porqueretrasaría todo el proceso de programación y revisión.

Memorias del congreso

Los resúmenes de los trabajos parcipantes en el congreso seráncompilados en un solo documento después de pasar por el proce-so de revisión de eslo y técnico para su posterior envío a ediciónpor parte de expertos editoriales y para la obtención del ISBN parasu publicación. Un aspecto importante a considerar es que depen-

diendo del proceso de edición y la candad y extensión del materialrecibido, este proceso puede ser muy largo, por lo que se sugiereque se inicie con mucha ancipación para que las memorias esténlistas para las fechas del evento.

Hotel sede del congreso

El alojamiento de los parcipantes no es responsabilidad de los or-ganizadores (con la excepción de los conferencistas magistrales invi-

tados); sin embargo, se sugiere compilar un listado con los sios queofrezcan tarifas razonables o descuentos especiales que deben sergesonados por el comité organizador directamente con los hoteles.Es recomendable comparar las opciones ofrecidas por los hoteles yaque hay algunos que ofrecen una habitación gras por cada cierto





número de habitaciones ocupadas por congresistas, transporte gra-tuito del hotel al evento, vales de alimentos, etcétera.

Eventos sociales, culturales o deporvosSe puede realizar un evento cultural o deporvo para fomentar lainteracción de asistentes de procedencias disntas. Éste se puederealizar ulizando las instalaciones de la instución sede o algúnmuseo o galería de arte según sea la temáca del congreso. Tam-bién conviene planear una cena de gala para la convivencia de losparcipantes. Contratar a algún restaurante para la cena de gala esmás caro que si el comité decide organizarla, pero es mucho mássencillo, ya que no hay que rentar mobiliario, meseros, etcétera. Si

se decide contratar un restaurante, se puede seleccionar entre unagran variedad de alimentos, pues generalmente se ofrecen pruebasde dos o tres plallos antes de decidir. El “descorche”, como le lla-man a la inclusión de bebidas alcohólicas en la cena, puede incre-mentar signicavamente los costos, pero siempre hay congresistasque piensan que es indispensable el alcohol. La decisión de incluirlodependerá de los recursos disponibles. Finalmente, algo popular enestas cenas de gala es tener sonido o música en vivo y entregar pre-mios o realizar rifas con el número de boleto de entrada.

Servicio de cafetería

El servicio de cafetería que se ofrece en los recesos de las sesionessimultáneas puede contratarse o realizarse por un comité local.Contratarlo es más caro pero libera de responsabilidades al comitélocal. Se sugiere comparar precios y pedir opinión de la calidad delos servicios brindados por tales empresas a personas que hayantenido experiencia reciente con ellas. En caso de que el comité lo-

cal decida organizar el servicio de cafetería, se deberá tener conantelación el material necesario como: galletas, café, té, garrafonesde agua, azúcar, sustuto de crema, cucharas, servilletas, cafeteras,ltros, extensiones, charolas, mesas, manteles, botes y bolsas debasura, etcétera.





Solicitudes

Se recomienda la elaboración de una planlla general de forma-to de solicitud debido a que previo al evento hay una gran candad

de solicitudes que se deberán entregar a la instución huésped. Confrecuencia, éstas se deben hacer a las diferentes dependencias o di-recciones de la misma. No hacerlas con empo signicará un caosadministravo que puede afectar toda la planeación. No hay queolvidar los insumos de diversos pos: tóner para impresoras, hojas,folders, cartulinas, plumas, lápices, jeras, engrapadoras, plumones,chinches, cinta adhesiva, equetas, entre otros.

Entre las solicitudes que se deben hacer se enen comoejemplos las siguientes: Internet sin restricciones durante el eventopara realizar registros y movimientos vía electrónica, colocación de

lonas, trámite de circuito cerrado para las conferencias que seránproyectadas, equipo de audio y proyección para conferencias ma-gistrales, vigilancia para supervisar el evento y las salas de alma-cén de equipos, permiso para pegar o colgar letreros referentes alevento en espacios externos al evento, permiso para la venta delos expositores durante el congreso, permiso de ingreso para losvendedores o expositores de material.

Recibos de inscripción al congresoSe deberán elaborar con ancipación recibos con original y doscopias que contengan nombre, instución de origen, correo elec-trónico, forma de pago y candad. El recibo original y la primeracopia se entregarán al parcipante para que con la copia puedarecibir su paquete o “kit” del congreso el día de registro y pue -da mantener el original como comprobante de pago. Los recibosidealmente deberán de ser válidos ante las autoridades hacenda-rias, pero también se puede solicitar apoyo para esto a la instu-

ción sede.





Paquete del congreso

Es recomendable considerar la entrega de un paquete de inscrip-ción a cada congresista en una bolsa o mochila que puede incluir

el programa del evento y arculos varios como folder, libreta, hojaspara anotaciones, pluma, mapa, folletos promocionales y una tazao termo que será ulizada en los servicios de cafetería para mini-mizar el uso de desechables. Estos arculos deberán ser diseñadosy elaborados con ancipación para que muestren el logo del con-greso y puedan ser entregados en el área de registro el primer díadel evento.

Acvidades extra para generar recursos

Se pueden generar recursos vendiendo arculos relacionados conel evento. Ejemplos:

• Calendarios con el logopo del congreso que se llevará a cabo.También se pueden emplear temas, paisajes o lugares deatracvo turísco de la localidad sede como fondo del calen-dario, colocando en todo momento el nombre del congreso.

• Tazas o termos con el logopo del congreso pueden signicar

una buena fuente de ingresos ya que son elementos de fácilventa. Igualmente sirven para reducir el uso de desechables.• Rifa de diferentes arculos del congreso como plumas, lápi-

ces, lapiceros, tazas, carpetas, libretas, llaveros, etcétera.• Venta de postales de algún tema de interés para los asisten-

tes al evento.

Deberá considerarse que la candad de material elaboradopara venta deberá estar de acuerdo con las proyecciones de ven-ta para el evento. Producir demasiado material que tal vez no se

venda es contraproducente ya que uliza recursos en lugar de ge-nerarlos. Se debe tener cuidado de que los arculos en venta nosean similares a los que pudieran llevar los vendedores que acudanal evento.





Vendedores externos al congreso

Existen empresas dedicadas a ofrecer sus productos en los congre-sos cuando éstos son anes a la temáca del mismo. Se deberá

elaborar una base de datos con los vendedores que planean asisry asignar una comisión que se encargue de la organización de losvendedores, la designación de los lugares que ocuparán y el controlde las mesas de exposición, y las sillas y lonas. Todo este materialque deberá ser gesonado con ancipación. Generalmente, las em-presas u organizaciones interesadas se ponen en contacto con elcoordinador del evento para solicitar espacio sico para la venta odemostraciones de productos. En algunos congresos se cobra unacuota por este espacio, y otra opción es que estos vendedores do-nen productos para la realización de una rifa en alguna de las ac-

vidades del congreso.

Requerimientos de equipo

En este apartado se enlistan algunos ejemplos de los materiales aulizar en el evento que pudieran comprarse, rentarse o solicitarsea manera de préstamo en la instución sede:

• Computadoras• Impresoras• Extensiones• Sillas• Mesas para registro• Mesas para cafetería• Cartulinas• Rotuladores y plumones• Sujetadores de cartulinas lonas, posters, etcétera.• Baterías

• Proyectores• Despachadores de agua• Toldos para stands de venta• Manteles para mesas de registro• Cajas de almacenamiento resistentes





• Mamparas para concursos fotográcos• Mamparas para carteles• Micrófonos inalámbricos• Radios comunicadores

• Lonas de bienvenida• Letreros de ubicación• Señaladores

Espacio sico para el congreso

Un congreso requiere de espacios sucientes para albergar las dife-rentes acvidades a realizarse. A manera de ejemplos se enlistan al-gunos de los espacios con que cuenta la Universidad Autónoma de

Aguascalientes con la nalidad de aportar una idea de los espacioscon los que debe contar una instución sede. La solicitud de los es-pacios se hará dependiendo de las necesidades, de las acvidadesplaneadas y del número de asistentes esperado:

La Unidad de Estudios Avanzados (UEA) es el lugar ideal para unasesión de carteles y/o exposición fotográca ya que ene espaciointerior cubierto. Además ene espacios de diferente tamaño quepueden ajustarse al número de asistentes. El auditorio Ignacio T.

Chávez ene capacidad para 180 personas y posee también un aulaisópca para 90 personas en butacas.

El Edifcio Polivalente cuenta con cuatro aulas isópcas en la plan-ta baja con las siguientes caracteríscas: una para 90 personas enbutacas y con sistema de sonido, otra para 90 personas en butacasy sin sistema de sonido, una para 56 personas en mesas, sillas y sis-tema de sonido y una cuarta para 56 personas en mesas y sillas, sinsistema de sonido. Además existen varios salones en los pisos supe-riores con mesas, sillas y sin sistema sonido con capacidad para 30,

40, 60 y 80 personas. Por la gran candad de espacios conguos esideal para conferencias simultáneas.





El Salón Universitario de Usos Múlples (SUUM) es un espaciogrande que puede dividirse para diferentes acvidades. Cuentacon un lobby que podría usarse para un desayuno o evento so-cial, y un auditorio para 1800 personas. Se debe considerar que

los costos son diferentes tanto para el auditorio con o sin equipa-miento o sonido como para el lobby.

El Centro de Ciencias Básicas cuenta con una explanada en el se-gundo piso donde se pueden llevar a cabo exposiciones fotográcaso de carteles. El auditorio Javier Salazar Negrete puede usarse paraconferencias; cuenta con butacas y sistema de audio con capacidadpara 130 personas. También en este centro existen cuatro aulas pe-queñas con sillas y mesas.

El Auditorio Dr. Pedro de Alba, ubicado en la Biblioteca Central, esel adecuado para las conferencias con mayor número de asistentes,como la inaugural, la de clausura y las conferencias magistrales. Sepaga un costo de renta por día de uso.

Se recomienda que las áreas a ulizarse estén cercanas entresí. Esto minimizará la confusión y el cansancio de los congresistasque no conocen las instalaciones. La fecha y duración del eventodebe establecerse antes de apartar los espacios porque frecuente-

mente es más dicil o más costoso obtener un espacio a úlma hora.



Acvidadesdurante

el congreso




Acvidades durante del congreso

Registro

Se designará una comisión para el proceso de registro que deberáconocer los recibos de registro que se elaboraron previamente. El

día de mayor acvidad para esta comisión es el día de inicio delcongreso. Para ello deberá colocarse la mesa de registro antes de lahora de inicio y delegarse responsabilidades a cada uno de los in-tegrantes de la comisión; por ejemplo, algunos deberán encargarsede atender a los asistentes con preregistro; otros a los asistentes sinpreregistro; algunos harán la entrega del paquete de inscripción;otros llevarán el control de recibos y paquetes, llenarán formas, en-tregarán facturas; otros serán cajeros. Algunas responsabilidadesimportantes para cada una de las funciones mencionadas son lassiguientes:

• Inscripción: los responsables de los congresistas con prere-gistro deberán elaborar una base de datos con la informaciónde los parcipantes previo al evento. Durante el registro co-rroborarán con la cha de depósito o en la base de datos lacandad y harán el llenado del recibo de inscripción para laposterior entrega de su paquete de inscripción.

• Los responsables de los congresistas de nuevo registro aten-derán a los asistentes que no realizaron el preregistro y que

pagarán en el momento la cuota de inscripción. En esta co-misión se sugiere que haya al menos dos personas para queuna sea la encargada del llenado de la cha de registro y otrasea la que cobre la cuota.

• Cobro de las cuotas de registro: la persona encargada de estaacvidad llevará un registro de los ingresos y egresos del con-greso con un corte diario de la caja.

• Entrega de paquete de inscripción: esta comisión deberá ha-ber elaborado previamente los paquetes de los asistentes ylos entregará a los congresistas a cambio de la copia del com-

probante de pago que hicieron en el registro.• Registro a los talleres y otras acvidades del congreso que

requieran registro: durante el primer día de registro, los par-cipantes se enlistarán en cualquiera de los talleres oferta-dos para el congreso. Es importante mencionar que dichos





talleres enen un cupo limitado y el registro oportuno lespermirá elegir el taller de su interés.

• Facturación: las personas que deseen facturar su inscripciónal congreso deberán manifestarlo al momento del llenado

del recibo de inscripción. Las facturas se elaborarán y seránentregadas un día después de la solicitud.• Mesa de información: generalmente estará cerca de la mesa

de registro y deberá proveer de información a los visitantes,así como mapas turíscos y guías de las instalaciones de lainstución sede.

Se sugiere la elaboración de carteles con el diagrama de ujode la mesa de registro y con los nombres de cada estación para evi-tar las aglomeraciones y agilizar el proceso de inscripción.

Ceremonias de inauguración,clausura y conferencias magistrales

El maestro de ceremonias para las conferencias magistrales y las ce-remonias de inauguración y de clausura deberá elaborar pequeñasintervenciones para la presentación de las autoridades. Es deseableque sea una persona que hable claro y sea desenvuelta en públi-

co. Se le deberá proveer de un listado de las personalidades queintegran el presídium y un concentrado curricular de las mismas.Generalmente se busca que el presídium esté conformado por unnúmero impar para poder colocar en la parte central a la personali-dad más importante. Se debe colocar detrás del presídium una lonarelava al evento. También se deberán hacer personalizadores quemuestren por ambos lados el nombre de cada persona en el presí-dium, los cuales servirán para que las personalidades se acomodenen el mismo. Es conveniente comprar arreglos orales que puedancolocarse frente al presídium, frente al pódium o en ambos sios.

Los moderadores para las sesiones simultáneas se deberánasignar previamente al inicio del evento. Es conveniente elaboraruna carta de invitación como moderador a dos de los asistentesde cada sesión para tener un compromiso por escrito de su asis-tencia. Asimismo habrá de elaborarse un horario por sesión para





evitar contraempos de úlmo momento. Se sugiere contar conmoderadores potenciales que puedan cubrir los posibles faltantesen cada sesión.

Apoyo extra de las comisiones

Cada una de las comisiones formadas con anterioridad tomará supuesto de trabajo y apoyará, de ser necesario, en otras acvidadesmientras no se encuentren en funcionamiento. Los coordinadoresdeberán tener disponible el listado de comisiones para que puedandeterminar a qué comisión solicitar apoyo cuando se requiera.

Entrega de constancias

Durante el congreso se entregarán las constancias de los asisten-tes con preregistro que se elaboraron previamente. La impresiónde las constancias se puede realizar antes del evento facilitandomucho el trabajo durante el mismo si es que la base de datos estáactualizada y conene los nombres correctos de los parcipantes.Siempre habrá cambios en nombres, correcciones de tulos, adi-ciones de nombres a los talleres y asistentes que requieren cons-

tancia en el momento de registrarse, y la comisión de constanciaslas elaborará durante el desarrollo del evento para asegurar suentrega total al nalizar el mismo y evitar envíos posteriores a sunalización. Es importante tener la base de datos disponible cercade la mesa de entrega de constancias para asegurarse de que loscambios que se hagan de úlmo momento, también se registrenen la base de datos.



Acvidadesdespués

del congreso




Actvidades después del congreso

Informe nanciero

La persona encargada de las nanzas elaborará un informe nan-ciero con los ingresos y egresos antes y durante el congreso. Este

documento se apegará a la información generada en el presupues-to inicial. Es importante considerar que esta acvidad es de las másdelicadas y se requiere que la persona responsable sea extremada-mente organizada para evitar complicaciones nancieras.

Evaluación del congreso

Finalmente, es deseable realizar una reunión con todos los par-cipantes en las diferentes acvidades del congreso para tener una

retroalimentación de lo sucedido durante el evento, reunir las ba-ses de datos de los asistentes para generar una sola con toda lainformación, idencar acvidades que aún se deben atender y darla sensación de terminación del evento.



Comité direcvo 2013-2015

PresidenteJosé Jesús Sigala Rodríguez, UAA

VicepresidenteRubén Castro Franco, UAEM

SecretarioJaime Escoto Rocha, UAA

TesoreroGabino Rodríguez Almaraz, UANL

Vocales región centro-norte:Jesús Manuel Márnez Calderas, COLPOS SLPJesús Lenin Lara Galván, UAZ

Edmundo Jacob Huerta Hernández, UAZJorge Alberto Bañuelos Alamillo, UAZ

Vocales región noreste:Jesús Ángel de León, UANLJesús Horacio Flores Acosta, UANL

Vocales región noroeste:Jaime Luévano Esparza, CICESEMaría Moreno Alcántara, CICIMAR IPN

Vocales región occidente:Oscar Francisco Reyna Bustos, UDGDavid Tafolla Venegas, UMSNHGabriela Ramírez Hernández, UMSNH

Vocales región oriente:Víctor Peralta Moctezuma, INECOL ACDiana Estephanie Carrillo Lara, INECOL ACCitlalli Edith Esparza Estrada, UAEH

Vocales región centro:Marcelo Silva Briano, UAAIsrael de Jesús Rodríguez Elizalde, UAAIrais Deneb Sigales Ruiz, UAAMariana Montserrat Quezada Romo, UAA

Vocales región, centro-sur:Ma. Guadalupe Bustos Zagal, UAEMÉrika Palacios Ávila, UNAM

Erick Marnez Marnez, UNAM FESZRodolfo Guzmán Ramírez, UAEMDiana Denisse Díaz Sánchez, BUAP

Vocales región sur:Moisés Torres López, UAMJaime Zúñiga Miguel, UMARKevin Daniel Gómez Escudero, UMAR

Mario Andrade Cervantes

Rector de la Universidad Autónoma de AguascalientesJosé de Jesús Ruiz GallegosDecano del Centro de Ciencias Básicas

Luis Delgado SaldívarJefe del Departamento de Biología

GUÍA PRÁCTICAPARA LA ORGANIZACIÓN

DE UN CONGRESO NACIONAL

Edición a cargo del Departmento Editorialde la Dirección General de Difusión y Vinculaciónde la Universidad Autónoma de Aguascalientes

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