Guía del Alumno de la Carrera de Técnico en Administración

Profesores que elaboraron la guía didáctica del módulo

profesional de la carrera de técnico en: Administración

Nombre Estado

Juan Carlos Jiménez Salinas Hidalgo

Orlanda Santos Rodríguez Oaxaca

Ma. Antonieta Martínez Bojórquez Sonora

Ruser José Castro Medrano Yucatán

Coordinadores de Diseño:

Nombre Estado

Ismael Enrique Lee Cong Quintana Roo

Antonio Ix Chuc Campeche

Reforma Curricular del Bachillerato Tecnológico Guía del Alumno de la

Carrera de Técnico en Administración

Directorio

Lic. Josefina Vázquez Mota Secretaria de Educación Pública

Dr. Miguel Székely Pardo Subsecretario de Educación Media Superior

Lic. Luís F. Mejía Piña Director General de Educación Tecnológica Industrial

Antrop. Ana Belinda Ames Russek Coordinadora Nacional de Organismos Descentralizados Estatales de los CECyTEs Lic. Elena Karakowsky Kleyman Responsable de Desarrollo Académico de los CECyTEs

Objetivo General

Al finalizar el submódulo serás capaz de archivar la documentación de la organización de acuerdo a sistemas de ordenamiento para su control, integrando expedientes, controlándolos de acuerdo a los lineamientos de la organización y finalmente mantener actualizados los sistemas de registro de archivos a través de medios manuales y/o electrónicos. La competencia está ubicada dentro del nivel dos de competencia, efectuando funciones en diferentes contextos, con autonomía y responsabilidad individual formando parte de un equipo de trabajo.

Índice

Contiene los siguientes apartados:

I. Mapa de contenidos o competencias.

II. Introducción al Submódulo.

III. Desarrollo de contenidos o competencias.

IV. Conclusiones de la guía de aprendizaje.

V. Fuentes de información.

VI. Glosario.

VII. Anexos

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Simbología

PRÁCTICA

EJEMPLO

ERRORES TÍPICOS

EJERCICIO

CONCLUSIONES

INTRODUCCIÓN

CONTINGENCIA

OBJETIVO

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Mapa de Contenidos o Competencias

ADMINISTRACIÓN

Organizar las funciones básicas de oficina

Archivar documentación de la organización

Contenido o competencia 1. Integrar expedientes de acuerdo a los lineamientos de la organización.

Contenido o competencia 2. Controlar expedientes de la organización de acuerdo a lineamientos.

Contenido o competencias 3.

Actualizar los sistemas de registro de archivos a través de medios manuales y/o electrónicos.

Temas o habilidades: 1.1. Determinar los criterios para la integración de los tipos de expedientes. 1.2. Realizar la inspección, clasificación, codificación, el orden y resguardo de documentos, para la construcción del expediente.

Temas o habilidades: 2.1. Utilizar sistemas de archivo para la clasificación y ordenamiento de expedientes. 2.2. Resguardar los expedientes atendiendo a la normatividad organizacional. 2.3. Registrar en forma manual y electrónica los expedientes.

Temas o habilidades: 3.1. Aplicar la normatividad interna y externa vigente. 3.2. Verificar que se actualicen los registros de archivos.

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Introducción al Submódulo

Generalmente las instituciones y/o empresas invierten grandes sumas de dinero en la instalación de sistemas de alta tecnología con bases de datos incorporadas y digitalización de documentos para controlar la información que a diario generan. Eso estaría bien si dicha institución tuviese

organizada su documentación, archivos y flujo de información de manera correcta. Esto implica saber con certeza: que documentos posee, vigencia legal y administrativa. Lamentablemente, en la mayoría de los casos los archivos son vistos como depósitos de papeles sin orden alguno y acompañados de cualquier tipo de objetos, en precarias condiciones medioambientales, ocupando espacios innecesarios, con documentos que pueden eliminarse; o en el menor de los casos, existe el archivo pero sin criterios archivísticos, tales como: Clasificación, ordenación, selección, depuración, descripción, entre otros. Asimismo, la mayoría de las empresas que ofertan la automatización de la información, no toman en cuentan a profesionales de Archivo que posean el conocimiento indispensable para organizar la documentación tanto administrativa como histórica de la empresa, contratando personal para seleccionar, clasificar o eliminar información sin ningún criterio profesional.

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Es por ello que en este Submódulo aprenderás a integrar expedientes de diversos archivos, utilizando sistemas exprofeso y de acuerdo a una normatividad vigente, asimismo, mantendrás actitudes de orden y responsabilidad en la realización de las tareas para que logres con éxito los objetivos de aprendizaje, ello te permitirá insertarte al campo laboral. Estas habilidades las adquirirás en la medida en que te comprometas al desarrollo de actividades que se te proporcionen y que consistirán en el desarrollo de ejercicios y prácticas. Finalmente este Submódulo está directamente relacionado con los Submódulos: “Manejar la información documental de la organización” y “Operar los equipos de oficina para la gestión administrativa”.

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Estructura del contenido o competencia

Módulo I Organizar las funciones básicas de oficina

Submódulo II Archivar documentación de la organización

Contenido o competencia

1

Integrar expedientes de acuerdo a los lineamientos de la organización.

Temas o

habilidades

1.1 Determinar los criterios para la integración de los tipos de expedientes. 1.2 Realizar la inspección, clasificación, codificación, el orden y resguardo de documentos, para la construcción del expediente.

Introducción al contenido o competencia

Desde la aparición del hombre sobre la tierra existe la necesidad de perpetuar instintivamente su memoria dejando rastro de su vida, en documentos manuables y transportables, los cuales fueron sucesivamente en forma de planchas de arcilla, rollos de papiro y pergaminos, láminas de bambú, telas de seda y otras fibras, y muchos otros materiales hasta culminar con el papel.

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Pero no obstante el descubrimiento y utilidad de estos elementos de escritura, todos anteriores a la era Cristiana, fue a partir del año de 1455, cuando Gutenberg, dio el impulso definitivo a la difusión en forma gráfica a la expresión del pensamiento con el perfeccionamiento de la imprenta, muchos siglos atrás inventada por los chinos. La fiebre turbulenta de escritos de toda especie, tales como los tratados comerciales, internacionales, políticos, religiosos, artísticos, filosóficos, etc., dio sustento a un crecimiento desorbitado y anárquico de acervos documentales llamados posteriormente archivos, que brotaban por todas partes como conejos de los sombreros mágicos. Apenas cuarenta años después (1495) de perfeccionada la imprenta en la propia Maguncia, (Alemania) se tuvo en la obligación de legislar sobre la ordenación y guarda de los documentos de la Cancillería Imperial, debido a su enorme crecimiento y desorganización. En épocas pasadas el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papel comercial, es decir, lo que conocemos básicamente como el archivo. Hoy el manejo de documentos incluye no sólo el archivo sino también su integración, inspección, clasificación, codificación, organización, control, utilización, creación y la responsabilidad de quien los maneja o los mantiene bajo su resguardo.

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Temas o

habilidades

1.1 Determinar los criterios para la integración de los tipos de expedientes. 1.2 Realizar la inspección, clasificación, codificación, el orden y resguardo de documentos, para la construcción del expediente.

Resultado de

aprendizaje

El alumno será capaz determinar criterios para la integración de los expedientes, realizar su inspección, clasificación, codificación, orden y resguardo de los mismos.

Desarrollo de temas o habilidades

La integración de los expedientes durante años se aplicó en la forma más primitiva y empírica, sin considerar una metodología o una normatividad jurídica y/o administrativa vigente, cuyos fines son encaminados a mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos, así como asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos. El expediente es el resultado de las actividades de una oficina, un organismo o cualquier entidad económica, por ello representa fielmente sus funciones y tiene como objetivos el orden, control y uso de los documentos que contiene.

Este apartado contiene actividades prácticas encaminadas a lograr de forma sistematizada la operación e integración de los acervos documentales, con el fin de agilizar la consulta de la información de los mismos y conserven de manera uniforme sus archivos.

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Ejercicio No. 1

CONCEPTOS BÁSICOS

Para iniciar la integración de expedientes de una oficina o entidad económica, es necesario familiarizarse con la terminología que se debe utilizar, específicamente en esta área. Por tal motivo, se te solicita investigues su definición y la anotes en el espacio correspondiente.

Terminología

Definición

Archivonomía

Archivar

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Archivador o Archivero

Archivista

Archivo

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Gaveta

Marbete

Guías principales y auxiliares o sub-guías

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Expediente

Tarjetero

Estante

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Ejercicio No. 2

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Todo empleado de oficina debe estar consciente de cuán importantes son los documentos para las instituciones. También debe de conocer el ciclo de vida de un documento y qué medidas se deben tomar para su protección, su eventual transferencia y su disposición. El ciclo de vida de un documento se refiere a su vida útil: desde su creación hasta su disposición o destrucción. Consta de las fases siguientes:

Creación o Recibo. Una institución típica produce y recibe diariamente una gran cantidad y variedad de documentos. El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona, o equipo o al llenar un formulario. Los documentos se reciben por correo, por servicio de mensajería, o por correo electrónico.

Distribución. Consiste en hacerlos llegar a las personas que necesiten la

información. La distribución puede ser interna o externa.

Protección. Cualquier documento de valor debe protegerse y conservarse

adecuadamente de tal modo que se pueda localizar con facilidad cuando se necesita. Cada institución debe establecer las medidas necesarias para conservar y proteger los documentos durante su vida útil. Algunos de los documentos se conservarán en gabinetes de archivos o en bóvedas especiales. Otros se mantendrán en sistemas computarizados. Algunos documentos, por su importancia, se mantendrán en más de uno de estos medios.

Localización y uso. Los documentos se conservan por una razón básica: su

uso. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referirá. Se requiere conocimiento de la institución y buen juicio para poder determinar qué documentos se usarán posteriormente como referencia o como base para tomar decisiones.

Transferencia. Cuando los documentos en papel se convierten en inactivos deben transferirse de los archivos activos o semiactivos a los archivos inactivos. De este modo no se recargan los archivos activos. Esto permite un uso eficaz de espacio. La transferencia se debe hacer periódicamente de acuerdo a un plan establecido.

Eliminación. La última etapa en el ciclo de manejo de documentos es su

eliminación. Es evidente que todos los documentos que dejan de ser útiles deben destruirse, de acuerdo con la administración de cada empresa, según el giro al que pertenezca y regidos por la normas determinadas por la ley.

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Con base en lo anterior ejemplifica gráficamente el ciclo de vida de un documento, para ello utiliza las imágenes que encontrarás en la página de anexos (mismas que son recortables).

Pegar imagen

Pegar imagen

Pegar imagen Pegar

imagen

Pegar imagen

Pegar imagen

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Ejercicio No. 3

LA INTEGRACIÓN DE LOS ARCHIVOS Los principales elementos que integran los archivos son: local, mobiliario y equipo, documentación y personal. De estos elementos, es primordial en los archivos la documentación, puesto que el local, los muebles y equipo y el personal están destinados a contener y manejar los citados documentos. Es necesario entrar a detalle acerca de cada uno de los elementos apuntados. El local. Una serie de condiciones y requisitos debe llenar el destinado al archivo, y aún cuando los especialistas habrán de satisfacerlos, es necesario que el archivista, en primer término, deba buscar la funcionalidad, o sea la adaptabilidad del local a las necesidades propias de la oficina de archivo. El área suficiente se determinará con exactitud tomando en cuenta la superficie que se ocupará por el mobiliario, el equipo, el número de empleados y además por las posibilidades de expansión por crecimiento natural del servicio. Los archivos tienen dos principales enemigos que son: el incendio y la humedad. De tal manera, el local debe garantizarlos contra ese doble peligro y de ahí que las condiciones de construcción, sus instalaciones y su situación deben tender a evitarlos. El cemento armado, los pisos asfálticos, las instalaciones ocultas, el equipo metálico, la conveniente calefacción y ventilación casi anulan estos peligros. El polvo es otro de los enemigos de los papeles que debe evitarse. El local destinado al archivo debe tener, como condición primordial, la necesaria accesibilidad para el público o para los empleados, según su índole, facilitando comodidad en el estudio o consulta de los documentos. El mobiliario y equipo. Los muebles más importantes e indispensables en el archivo son tres: el archivero, el tarjetero y el estante. El local, con todas las condiciones de rigor, el mobiliario y equipo con sus especiales características, las instalaciones con sus requisitos, el personal con adecuada preparación, los sistemas y métodos con su organización, están al servicio de los documentos, que son el objetivo primordial de los archivos.

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Considerando la información anterior y bajo tu punto de vista, da respuesta a los cuestionamientos siguientes:

1. ¿Cuáles son los elementos con que se integran los archivos? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

2. ¿Cuál es el más importante de los elementos que integran un archivo y

porqué? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

3. ¿Cuál es el principio que rige la selección del local, para un archivo? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

4. ¿Cuáles son las características que debe reunir el local destinado a los archivos? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

5. ¿Cuál es el objetivo primordial de los archivos y por qué? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

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Ejercicio No. 4

LA DOCUMENTACIÓN

La documentación recibe diferentes nombres, según el asunto que se trate, de acuerdo con la oficina en donde se tramita.

Oficial Mercantil Industrial Financiera Contable Particular

Oficinas de

gobierno

Organizaciones

comerciales Fábricas Varios Oficina de

contabilidad

Personas o familias

Oficios Acuerdos Informes Dictámenes

Cartas Notas de

pedido o remisión

Facturas

Órdenes

de fabricación

Control de

calidad

Cheques

Pagarés

Bonos

Giros

Acciones

Balance

general Estado de

resultados

Actas de

nacimiento Comprobantes

de pago de servicios

Cartas

personales

Procedencia del asunto

Ejemplos

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Considerando el mapa conceptual anterior, indique el tipo de documentación que se tramita principalmente en las organizaciones siguientes:

Organización Documentación

Vitrus, Fábrica de Envases de Vidrio

Hermanos Márquez y Cía., S.A.

Empresariales, S.A.

Casa de la familia

Fernández

Carranza y Asociados

CONTADORES PÚBLICOS

Organización Industrial de

Productos del Mar, S. A.

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Ejercicio No. 5

PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR E INTEGRAR EXPEDIENTES

La correspondencia oficial adopta tres modalidades: recibida, enviada e interna. La primera es la que procede de organismos externos. La correspondencia enviada es la que se produce y expide por la propia dependencia u organismo y se envía al exterior. La correspondencia interna es aquella que se intercambia entre los departamentos de un organismo, como memorándums y circulares, entre otros. Por lo anterior, la organización de la correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que se le da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina. Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes, mismas que se mencionaron anteriormente:

Inspección: antes de

ser archivada, la correspondencia debe examinarse

para comprobar que tiene las iniciales de autorización. Clasificar: Es una técnica

para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, con características comunes, que pueden posteriormente diferenciados según su

tipología fundamental.

Codificación: El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar. Existen 3 métodos comunes de codificar la

correspondencia.

Distribución: Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Puede ser el grupo de una letra, un número, un tema, una

fecha.

Archivo: es la colocación de los documentos en los

expedientes y la guarda dentro de las gavetas.

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Considerando las cinco etapas anteriores, visita algún departamento u oficina de tu entorno, y realiza la investigación siguiente:

1. ¿Qué tipo de inspección aplican a la correspondencia, una vez que ha sido autorizada para archivar? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

2. ¿Qué criterios aplican o tienen establecidos para clasificar la correspondencia? ¿Y de acuerdo a estos criterios, qué tipo de ordenación utilizan? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

3. De los métodos más comunes para codificar la correspondencia ¿Cuáles utilizan? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

4. ¿Se auxilian en el proceso de distribución de correspondencia de algún clasificador de documentos, tales como: tarjetero, charolas, etc.? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

5. ¿Qué pasos siguen para finalizar el archivo de la documentación?

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

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Práctica No. 1

Contenido o competencia 1. Integrar expedientes de acuerdo a los lineamientos de la organización.

Instrucciones

Alumno: Realiza el procedimiento de archivo de la documentación que se encuentra en la sección de anexos, y puedas practicar los tres primeros pasos (Inspección, clasificación -determinando por lo menos tres pasos diferentes-, y codificación).

Docente: Se sugiere que para la realización de la práctica se utilicen las técnicas de práctica guiada y práctica autónoma, en ese orden preferentemente.

Material, herramienta y equipo:

Hojas

Lápices

Tijeras

Resistol

Folder

Desarrollo de la práctica:

Verifica que los documentación cumpla con los requisitos establecidos

Realiza las actividades de manera secuenciada

Manipula con limpieza la documentación

Conclusiones de la práctica: Todo reglamento o instructivo tiene como norma marcar un rumbo sin disyuntiva, es establecer fijamente una conducta eliminando las dudas o las soluciones al criterio particular. Todo sistema y entre ellos los de archivo fijan un procedimiento que debe seguirse con estricto apego. Es por ello, que al concluir esta práctica te darás cuenta de la importancia que tienen los archivos, tanto en el ámbito laboral como en la vida personal; así mismo, el que distingas los diferentes tipos de archivos y emplees los materiales correspondientes.

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Errores típicos Soluciones

1. Integrar documentación mal colocada en su expediente, contribuyendo al deterioro de los bordes.

2. Se requiere enmendar documentación rota durante su manipulación.

Supongamos que realizas la práctica anterior y se te presentan algunas de las siguientes contingencias ¿cómo solucionar esa situación?

Contingencias Alternativas de solución:

¿Qué harías si la documentación por archivar careciera de datos para realizar los pasos de procedimiento de archivo?

Codificar y marcar. Codificar es el proceso mental de determinar cómo se debe archivar cada documento. Luego de leer la correspondencia y determinar cómo se debe codificar, es necesario marcarla o indicarla.

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Conclusiones del contenido o competencia

Ningún sistema daría resultado si no se establecen normas específicas e inventaríales que deben de seguirse. Sí con anterioridad al establecimiento de un negocio no se define su objeto y su dedicación, es fácil que un buen principio no tenga un buen fin.

La información que se presenta para el desarrollo del contenido o competencia “Integrar expedientes de acuerdo a los lineamientos de la organización”. Se estructuró de la siguiente manera: Primero se te solicita que investigues conceptos básicos del tema y posteriormente ejercicios en donde reafirmes tus aprendizajes obtenidos, finalmente una práctica autónoma. En esta guía para desarrollar el contenido o competencia No. 1, se dan a conocer dos temas o habilidades:

Determinar los criterios para la integración de los tipos de expedientes.

Realizar la inspección, clasificación, codificación, el orden y resguardo de documentos, para la construcción del expediente.

Tendrás que presentar tus evidencias y desarrollar todas las actividades que en esta guía se muestran para que puedas adquirir las habilidades, destrezas y competencias requeridas.

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2

Controlar expedientes de la organización de acuerdo a lineamientos.

Temas o

habilidades

2.1 Utilizar sistemas de archivo para la clasificación y ordenamiento de expedientes. 2.2 Resguardar los expedientes atendiendo a la normatividad organizacional. 2.3 Registrar en forma manual y electrónica los expedientes.


La clasificación constituye una técnica de identificación y de agrupamiento sistemático de objetos semejantes. El archivo es el esfuerzo intelectual que se distingue dentro de un conjunto documental dado, subconjuntos documentales constituidos sobre la base de sus semejanzas.

Así, entre los estudiosos y teóricos que poblaban y ensayaban sistemas y métodos de organización y control de estos archivos, aparece predominante en la cronología de las bibliotecas y los archivos, la

aparición del Sistema Numérico Decimal del norteamericano Melvin Dewey, que con la merecida aceptación y difusión en todo el mundo de su sistema, se manifiesta el elogio a su eficacia.

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Claro está que siendo éste el más conocido de los sistemas hasta la fecha, no debemos restar mérito a los archivistas empíricos y anónimos que con su esfuerzo y su deseo de resolver estos mismos problemas, investigaron para el bien de la Archivonomía muchos sistemas tan eficaces como el que se ha mencionado, siempre y cuando se apliquen a problemas específicos siguiendo las normas y atendiendo a los requisitos que para su buen funcionamiento requieren los mismo. Y que veremos en este apartado

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Temas o

habilidades

2.1 Utilizar sistemas de archivo para la clasificación y ordenamiento de expedientes. 2.2 Resguardar los expedientes atendiendo a la normatividad organizacional. 2.3 Registrar en forma manual y electrónica los expedientes.

Resultado de

aprendizaje

El alumno será capaz de utilizar un sistema de archivo para la clasificación y ordenamiento de expedientes, hacer sus respectivos resguardos atendiendo a la normatividad organizacional y finalmente registrar en forma manual y electrónica los mismos.


Un sistema es un conjunto de reglas o principios relacionados entre sí que se siguen para poder realizar una actividad esencial en la oficina. Un sistema de archivo manual es el arreglo sistemático de equipo y materiales que permiten la conservación de documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos específicos. Un procedimiento es una serie de pasos relacionados que se siguen para desarrollar el programa. En un sistema de archivo manual los expedientes se mantienen en carpetas. Un expediente es un conjunto de todos los documentos correspondientes a un individuo, asunto o negocio. El expediente puede contener cartas, memorándums, formularios, órdenes de compra, facturas, etc. Un expediente también puede ser una relación de anotaciones relativas a una persona o institución las cuales se mantienen en tarjetas.

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El análisis de un documento revela la existencia de una serie de datos, que bien pueden ser todos los que a continuación se enumeran, o alguno, o algunos de ellos. Estos son: una numeración, un lugar; una fecha; día, mes y año; un nombre o nombres de personas físicas o morales; y sobre todo, un asunto como parte esencial o dato principalísimo. De la ponderación que se considere a cada uno de estos datos, en su importancia relativa, se originan los Sistemas de Archivo. SISTEMA ALFABÉTICO.

En este sistema de archivo, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres de las personas físicas o morales cuyos nombres son, en este caso, el factor o elemento preponderante, de tal manera, cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas o morales. Estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético de nombres de individuos o instituciones. Este ordenamiento de expedientes se hace por arreglo sucesivo de palabras; es decir, el orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y no al de las letras sucesivas, de dos o más palabras: terminado el arreglo de la primera palabra, se arregla la segunda, y después la tercera, etc. Ejemplo:

INSTITUTO SUPERIOR DE ESTUDIOS CONTABLES INSTITUTO TECNOLÓGICO DE MONTERREY LÓPEZ Andrés LÓPEZ Apolonio LÓPEZ LÓPEZ Aurelio LÓPEZ MARTÍNEZ Carlos LÓPEZ MARTÍNEZ Crispín LÓPEZ MARTÍNEZ Crispín Roberto

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Ejemplo No. 1

SISTEMA GEOGRÁFICO Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir, los documentos de un sólo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc. En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o una combinación de geográfico con alfabético de nombres de personas físicas o morales, o asuntos. Este sistema de archivo, es directo si se contrae a los lugares geográficos, en ordenamiento estrictamente alfabético; pero requiere del catálogo si hay que determinar, por los nombres de personas o instituciones y por asunto, el lugar en que radican.

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Ejemplo No. 2

SISTEMA POR ASUNTOS

Este sistema de clasificación de los documentos se hace por su contenido, es decir, por el asunto, ramo o materia de que se trate. El sistema de archivo por asuntos es de método indirecto y puede combinarse por el alfabético, el numérico y el decimal.

Ejemplo No. 3

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SISTEMA CRONOLÓGICO

En este método priva el tiempo como factor del ordenamiento de los expedientes que contienen documentación agrupada en años, meses y días. También se emplea como una agenda para tener presentes los asuntos en una fecha determinada, por algún trámite que deba verificarse en aquélla. En los archivos existe parte de la documentación que debe manejarse cronológicamente, por representar actividades realizadas en determinados períodos de tiempo, que son la determinante de su formación y de su consulta. El empleo como agenda, requiere la colocación de los documentos, o bien de una copia o minuta, en la fecha previamente fijada.

Ejemplo No. 4

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SISTEMA NUMÉRICO

En este sistema se le asigna un número progresivo a cada expediente, sin tomar en cuenta ningún otro elemento. Cada asunto está constituido por la serie de documentos que al mismo se refieran y contenidos dentro de una carpeta con la asignación numérica respectiva. Este sistema presenta, prácticamente, gran facilidad para su manejo, no requiere de mayores técnicas en su empleo.

Ejemplo No. 5

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Ejercicio No. 1

Une con líneas el tipo de sistema de archivo al que hace referencia el enunciado. SISTEMA GEOGRÁFICO

Se agrupa considerando los nombres de las personas físicas o morales, cada expediente se forma con los documentos de éstos.

SISTEMA POR ASUNTOS

Se asigna una clave integrada por dígitos para clasificar los documentos.

SISTEMA ALFABÉTICO El tiempo es factor del ordenamiento de los expedientes que contienen documentación agrupada en años, meses y días.

SISTEMA NUMÉRICO Se archivan los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos.

SISTEMA CRONOLÓGICO

La clasificación de los documentos se

hace por su contenido.

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Ejercicio No. 2

De acuerdo a las imágenes coloca sobre la línea el tipo de sistema de archivo al que pertenece.

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Ejercicio No. 3

Recorta los documentos de la sección de anexos y elabora un plan de clasificación por el sistema alfabético, tomando como referencia el destinatario de cada uno de los documentos; arma tu archivo de documentos elaborando carpetas, guías y sub-guías.

Ejercicio No. 4

Recorta los documentos de la sección de anexos y elabora un plan de clasificación de acuerdo al sistema por asunto. Elabora las guías, colócalas en las carpetas, recorta los documentos y archívalos.

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Ejercicio No. 5

Recorta los documentos de la sección de anexos y elabora un plan de clasificación por el sistema cronológico. Elabora las guías, colócalas en las carpetas, recorta los documentos y archívalos.

Ejemplo No. 6

De primordial importancia es controlar que los expedientes sean colocados en el lugar que les corresponda dentro de la gaveta, según el sistema de archivo designado para ello; la incorrecta colocación o la pérdida de los mismos, motiva retraso o frustración de los asuntos de la entidad económica. Por tal motivo, es necesario establecer un procedimiento de control en el cual aparezcan explicitas e inequívocas las responsabilidades que deben atender la, o las personas encargadas de manejar el archivo. Los servicios de acceso a la información son internos, el archivista dará acceso a la consulta, fotocopiado, préstamo e información de los documentos del archivo a quienes sean usuarios autorizados. Existen un principio para este proceso: “Nunca se sustrae un expediente, sin dejar constancia de ello en su lugar”. Esta constancia es un formato de control interno para asentar las fotocopias y los préstamos documentales, con especificación del documento/expediente, fecha y nombre del usuario.

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Ejemplo: __________________________ Oficina de ________________________________________________ 1. Fecha de solitud: _________________________________________ 2. Servicio: (Consulta, Fotocopia, Préstamo) _____________________ 3. Documento: (Título y clave) _________________________________ 4. Núm. de hojas: ___________________________________________ 5. Nombre y firma del solicitante: _______________________________ 6. Entregó: ________________________________________________ 7. Devolución:(Fecha) _________________________________________________________

Este vale puede llenarse por duplicado para dejar el original en la carpeta del archivo, y la copia, en un expediente destinado a tal fin. Debe ejercerse un control efectivo en cuanto a los documentos prestados, para solicitar su inmediata devolución en caso de que ésta no se haga dentro de un período prudente.

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Ejercicio No. 6

Considerando lo escrito en el ejemplo anterior, efectúa una investigación de campo en alguna oficina, dependencia o entidad económica de tu entorno y solicite a la persona que tiene la responsabilidad o resguardo del archivo le enumere ¿Cuáles son sus funciones principales respecto a la guarda y conserva de la documentación que maneja?

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Ejercicio No. 7

Complementando la información que se le solicita en el ejercicio anterior, realiza los siguientes cuestionamientos:

1. ¿Qué importancia tiene el control de expedientes? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

2. ¿Emplean algún instructivo o manual en las labores del archivo? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

3. ¿Aplican algún reglamento para el préstamo de expedientes? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

___________________________________________________________

4. ¿Utilizan algún vale o constancia en el préstamo de expedientes? ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

5. ¿En caso que formule vale o constancia, lo hace por duplicado? ¿A dónde va el original y en dónde se queda la copia? ____________________________________________________________

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Práctica No. 1

Contenido o competencia 2. Controlar expedientes de la organización de acuerdo a lineamientos.

Instrucciones

Alumno: Realiza una simulación de un proceso de préstamo de un expediente, ejecutando todas las medidas de control para tal fin.



Hojas

Lápices

Tijeras

Resistol

Folder

Computadora

Impresora


Define los apartados que debe contener un vale de préstamo de expediente de acuerdo a tus necesidades y elabora el formato de manera electrónica e imprímelo.

Diseña un diagrama procedimental o de lineamientos establecidos para el préstamo de expedientes, imprímelo y compáralo con el de tus demás compañeros.

Manipula con limpieza los formatos.

Conclusiones de la práctica:

Un objetivo principal en el control de la comunicación escrita es evitar la pérdida de documentos prestados; por ello, es necesario establecer un sistema de salida de documentos, así como el formato especial para su préstamo y registro. Por tal motivo, al concluir esta práctica te darás cuenta de la importancia que tiene el control en el préstamo o salida de expedientes ya que cada uno de ellos representa información valiosa para la organización o negocio.

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1. Integrar un documento en un expediente equivocado.

2. Traspapelar un documento.

Supongamos que realizas la práctica anterior y se te presentan algunas de las siguientes contingencias ¿Cómo solucionar esa situación?


Te solicitan un oficio “X” y no está en su expediente ¿Qué proceso se debe seguir para localizarlo?

Es necesario controlar los documentos y conservarlos, de manera que se facilite su consulta, ya sea frecuente u ocasional.

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El adecuado control de la documentación oficial será responsabilidad de todos y cada uno de los empleados a los cuales se les ha asignado su manejo y resguardo, en la perspectiva de que al institucionalizar la conservación y uso de la documentación oficial representa una necesidad

prioritaria para la administración, ya que contribuye a hacerla más eficiente y racional. Las áreas de archivo son las unidades responsables, quienes deberán controlar eficazmente el manejo y uso de los documentos, evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebida de la documentación oficial, notificando cualquier irregularidad que detecten al respecto La información que se presenta para el desarrollo del contenido “Controlar expedientes de la organización de acuerdo a lineamientos”. Se estructuró de la siguiente manera: Primero se te presentaron ejemplos y posteriormente ejercicios en donde reafirmes tus aprendizajes obtenidos, finalmente una práctica autónoma. En esta guía para desarrollar el contenido o competencia No. 2, se dan a conocer tres temas o habilidades:

Utilizar sistemas de archivo para la clasificación y ordenamiento de expedientes.

Resguardar los expedientes atendiendo a la normatividad organizacional.

Registrar en forma manual y electrónica los expedientes. Tendrás que presentar tus evidencias y desarrollar todas las actividades que en esta guía se muestran para que puedas adquirir las habilidades, destrezas y competencias requeridas.

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3

Actualizar los sistemas de registro de archivos a través de medios manuales y/o electrónicos.

Temas o

habilidades

3.1 Aplicar la normatividad interna y externa vigente. 3.2 Verificar que se actualicen los registros de archivos.


La aplicación de la informática en los archivos ocupa actualmente un lugar relevante; ésta ha permitido avances significativos a nivel internacional, sin embargo las normas sobre la materia no siempre concuerdan con la competencia de los archivos, considerando que la función archivística se aplica durante todo el ciclo vital de los documentos cualquiera que sea el soporte en el que se encuentren los documentos. En los últimos años hemos presenciado, la expedición de una serie de normas de distinto nivel jerárquico relacionadas con la aplicación de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs). El marco legal le confiere a esta forma de registrar y comunicar información el valor jurídico que su aplicación demanda, tanto para la gestión pública como privada. Pero, los documentos generados en entorno electrónico, además requieren de ciertos mecanismos técnicos y archivísticos, imprescindibles, para permitir, de alguna manera, reducir los riesgos de pérdida de su autenticidad a largo plazo, así como de la permanencia de la información que los documentos contienen, útiles para la gestión administrativa.

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Así mismo, una función muy importante del archivo es la protección y conservación del acervo documentario, pero como los archivos van a crecer indefinidamente y un gran porcentaje de la documentación es completamente inútil, de escasa o nula importancia, debe tratarse el punto central de la destrucción racional de los archivos. Por ello, se debe determinar el valor de los documentos y posteriormente decidir la cantidad de tiempo que van a ser conservados o el periodo de retención. Los factores que influyen sobre esta decisión son: las leyes existentes al respecto, la naturaleza del negocio, el tipo de documento que se

maneja y la información que se deriva de ellos.

Temas o

habilidades

3.1 Aplicar la normatividad interna y externa vigente. 3.2 Verificar que se actualicen los registros de archivos. .

Resultado de

aprendizaje

El alumno será capaz de aplicar la normatividad interna y externa vigente, así mismo, verificar que se actualicen los registros de archivos.


Las leyes de cualquier nivel jerárquico deben ser emitidas en consonancia con la teoría y práctica archivística; El costo del almacenamiento y mantenimiento de los documentos electrónicos y las migraciones periódicas que deben realizarse para no perder información es muy alto, pero mucho más, lo será la pérdida de valiosa información de la gestión pública, si no se toman las medidas inmediatas para minimizar los riesgos.

La legislación mexicana establece la obligación de conservar los archivos por períodos determinados de tiempo, pero en las instituciones existen, siempre, documentos que deben conservarse indefinidamente (actas constitutivas, escrituras, facturas, etc.) y otros que con el tiempo van adquiriendo mayor valor o

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importancia. En cambio, algunos muy recientes, sólo ocupan lugar y, aunque son motivo de aplicación de técnicas, carecen de significación.

Ejemplo No. 1

Para determinar el valor de sus documentos muchas empresas los analizan y clasifican de acuerdo a las leyes existentes, de la siguiente manera:

1.- Documentos vitales. Incluyen documentos legales de incorporación, escrituras, contratos importantes, planos de la propiedad, informes para los accionistas, actas de las reuniones de la Junta Directiva y pólizas de seguro. Estos documentos nunca deben ser destruidos porque son esenciales para la existencia de la empresa y son irremplazables.

2.- Documentos importantes. Incluyen facturas, cuentas por cobrar, registros de ventas, cotizaciones, estados financieros. Estos documentos pueden ser trasladados al nivel inactivo por un período determinado y después se pueden trasferir al archivo muerto y se colocan en empaques especiales que los conservarán en buenas condiciones.

3.- Documentos útiles. Incluyen correspondencia general, memorándums y estados de cuentas bancarios.

4.- Documentos no esenciales. Incluyen indagaciones rutinarias, anuncios y acuses de recibo. Los documentos de esta categoría nunca se deben archivar con otros más importantes.

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Ejercicio No. 1

Para reforzar lo escrito en el ejemplo anterior, elabora un mapa conceptual del tema expuesto.

VALOR DOCUMENTAL

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Ejercicio No. 2

A continuación encontrarás algunos cuestionamientos, los cuales se te solicita investigues y confrontes las respuestas con tus compañeros:

1. ¿Qué se entiende por conservar los documentos perennemente?

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____________________________________________________________

____________________________________________________________

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2. Especifique algunos documentos que constituyen la historia básica de la empresa. ____________________________________________________________

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3. ¿En qué tipo de muebles se conservan los expedientes de gran valor? ____________________________________________________________

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4. ¿Qué se hace con los expedientes que ya cumplieron el término de ley en el archivo general? ____________________________________________________________

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5. ¿Qué tipo de documentos nunca deben ser destruidos? ____________________________________________________________

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Ejemplo No. 2

La realidad archivística a nivel mundial sugiere la aplicación de los llamados sistemas híbridos, lo que significa producir, almacenar y mantener documentos en soporte de papel y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios computacionales, de manera que llegado a este punto

de convergencia para garantizar la conservación de los documentos archivísticos por todo el tiempo que se les necesite, los sistemas híbridos son utilizados como una forma de garantizar la preservación de la información. El reto es mantener los vínculos entre unos y otros, mientras tengan valor para la resolución de los asuntos a los que sirven, y ello es posible interviniendo en todo el ciclo vital de los documentos.

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Realiza la siguiente investigación respecto a la microfilmación de archivos:

¿QUÉ ES?

¿CUÁNDO SE

RECOMIENDA

USAR?

VENTAJAS DESVENTAJAS

Ejercicio No. 3

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Realiza la siguiente investigación respecto a los medios computacionales para registrar y actualizar archivos:

¿QUÉ SON?

¿CUÁNDO SE

RECOMIENDAN

USAR?

VENTAJAS DESVENTAJAS

Ejercicio No. 4

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Práctica No. 1

Contenido o competencia 3. Actualizar los sistemas de registro

de archivos a través de medios manuales y/o electrónicos.

Instrucciones

Alumno: Realiza la práctica descrita bajo un análisis profundo e intercambiando ideas con tus compañeros.



Hojas

Lápices

Tijeras

Resistol

Folder

Computadora

Impresora


Planteamiento del problema: El Sr. Hilton y su secretaria son las únicas personas que trabajan en una pequeña empresa familiar, él ha decidido que la actualización documental es tiempo perdido. Se propone conservar en los mismos archivos todos los documentos actuales y antiguos. ¿Esto es aconsejable? ¿Qué le sugeriría al Sr. Hilton? ¿Qué planteamiento le presentaría para realizar una actualización de

su registro de archivos?

Formule un reporte con una explicación amplia y detallada de sus soluciones presentadas, imprímalo y compáralo con el de tus demás compañeros.

Manipula con limpieza tu reporte

Conclusiones de la práctica:

Al concluir la práctica anterior te darás cuenta que para integrar, consultar y conservar los expedientes en el archivo, se debe ejercer un buen criterio basado en los aspectos teóricos, normativos y legales; para saber conservar los archivos valiosos y depurar lo que no es necesario conservar.

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1. No poder interpretar claramente los aspectos legales en materia de conservación documental.

Supongamos que realizas la práctica anterior y se te presentan algunas de las siguientes contingencias ¿Cómo solucionar esa situación?


El Sr. Hilton no acepta las alternativas viables propuestas para la actualización de sus archivos. ¿Qué argumentos contundentes utilizarías para que acepte tus propuestas?

Los avances tecnológicos en el proceso de datos, reflejan el progreso de nuestra civilización a través de los siglos, significando en muchos casos que el descubrimiento de mejores formas de procesar los datos, no implica el abandono de los métodos antiguos, sino por el contrario, que estos se complementan entres sí.

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Sin entrar en el tópico de la oportunidad que las nuevas tecnologías aportan a la mejora de la actualización en los sistemas de archivos, hay algunas tendencias que permiten anticipar grandes cambios y que permitirán aprovechar la oportunidad que se nos brinda para poner las

bases necesarias en la tecnología, organización y calidad para hacer un uso adecuado y productivo de las bases de datos. Por ejemplo: La puesta en funcionamiento de un programa informático de control de expedientes requiere determinadas actuaciones preliminares y la construcción de cierta infraestructura informática. Estas tecnologías son baratas, fáciles de instalar y de utilizar. Las técnicas de proceso de datos, han ido apareciendo como respuesta a la necesidad siempre en aumento de registrar, procesar y controlar eficientemente las actividades comerciales. Así mismo, no perder de vista los aportes teóricos, normativos y legales que deben tenerse presente en la aplicación de la actualización de los sistemas de archivo. La información que se presenta para el desarrollo del contenido o competencia “Actualizar los sistemas de registro de archivos a través de medios manuales y/o electrónicos”. Se estructuró de la siguiente manera: Primero se te presentaron ejemplos y posteriormente ejercicios en donde reafirmes tus aprendizajes obtenidos, finalmente una práctica autónoma. En esta guía para desarrollar el contenido o competencia No. 3, se dan a conocer dos temas o habilidades:

Aplicar la normatividad interna y externa vigente.

Verificar que se actualicen los registros

de archivos.

Tendrás que presentar tus evidencias y desarrollar todas las actividades que en esta guía se muestran para que puedas adquirir las habilidades, destrezas y competencias requeridas.

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Conclusiones de la Guía de Aprendizaje

¡Felicidades! concluiste el Submódulo II “Archivar documentación de la organización”, y como podrás darte cuenta los archivos ocupan, en un concepto actual, un lugar preferente, ya que el acervo de sus documentos significan historia de la institución; la información de sus éxitos y sus fracasos; las circunstancias y condiciones en que se desarrollaron las operaciones; proporciona, como medio de análisis, el establecimiento de comparaciones y permitirá tomar acertadas

decisiones de futuro. Así la documentación de los archivos en su aspecto informativo, tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora y supervisora. Sin embargo, para que tales documentos puedan localizarse con facilidad y rapidez, y así cumplan el objetivo para el cual se guardan, es necesario que se conserven de manera ordenada. Esto es posible lograrlo sólo mediante la aplicación de sistemas y métodos de uso universal. Esta actividad sólo pueden realizarla con eficacia las personas técnicamente preparadas para ello. Por lo anteriormente descrito, la guía se integró de tres contenidos o competencias:

Contenido o competencia 1: Integrar expedientes de acuerdo a los lineamientos de la organización.

Contenido o competencia 2: Controlar expedientes de la organización de acuerdo a lineamientos.

Contenido o competencia 3: Actualizar los sistemas de registro de archivos a través de medios manuales y/o electrónicos.

La forma de evaluar el presente submódulo es en primer término considerando los productos y el desempeño, derivados de cada una de las prácticas integradoras plasmadas en la guía.

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Fuentes de Información

DOMÍNGUEZ Thalía. Archivonomía. Editorial Mc Graw Hill. México. Segunda Edición. 2004. GONZÁLEZ Ramírez Luis. Archivonomía “El registro de la información”. Editorial ECA. México. 2007 LOZANO H. Leonor. Teoría y práctica de Archivonomía. Editorial ECA.

México. 2006.

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Glosario

Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. Charolas.- Dispositivos que se colocan sobre los escritorios para la correspondencia de entrada y salida. Ciclo vital de los documentos: Etapas (activa, semiactiva, inactiva) por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo, desde que se producen (Archivo de Trámite) y pasan por el Archivo de Concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un Archivo Histórico. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo. Depuración: Proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera permanente y de aquéllos que por su irrelevancia deberá eliminarse. Folio.- Número consecutivo que se asigna a cada documento que integra un expediente o registro. Gráfica de Flujo.- Diagrama de una operación en el papel que señala el seguimiento de la operación desde su comienzo hasta su terminación, de tal manera que todos los pasos puedan ser fácilmente visualizados y evaluados. Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la investigación histórica, científica y social. Vigencia documental: Período durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

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Anexos

Figuras recortables para el ejercicio No. 2, del contenido o competencia No. 1

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Documentación recortable para la práctica No. 1, del contenido o competencia No. 1

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Documentación recortable para el ejercicio No. 3, del contenido o competencia No. 2

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Guía del Alumno de la Carrera de Técnico en Administración

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