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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL

DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

BOGOTÁ D.C MAYO 2019

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y

CONTROL DE DOCUMENTOS

DEL SIGEPRE

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 3

1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 3

2. ALCANCE .......................................................................................................................... 3

3. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 3

4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE ....................................................................... 5

5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ............................................................... 6

5.1 GENERALIDADES ....................................................................................................... 6

5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ..................................................... 7

5.2.1 Documentación de procesos ............................................................................................ 7

5.2.2 Documentación de procedimientos ............................................................................... 12

5.2.3 Documentación de manuales, lineamientos y guías ....................................................... 14

5.2.4 Documentación de Instructivos ...................................................................................... 16

5.2.5 Elaboración de Formatos y plantillas .............................................................................. 17

5.3 FLUJO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................. 19

5.3.1 ETAPA 1: Creación .......................................................................................................... 20

5.3.2 ETAPA 2: Aprobación técnica .......................................................................................... 23

5.3.3 ETAPA 3: Revisión metodológica y técnica...................................................................... 23

5.3.4 ETAPA 4: Aprobación y liberación del documento. ......................................................... 24

5.4 FLUJO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ........................................................ 29

5.5 FLUJO DE ACTIVACIÓN O INACTIVACIÓN DE DOCUMENTOS ................................... 32

5.5.1 ETAPA 1: Solicitar activación o inactivación .................................................................... 32

5.5.2 ETAPA 2: Aprobar solicitud de activación o inactivación. ................................................ 34

5.5.3 ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON .............................................. 35

5.5.4 ETAPA 4: Aprobación de la activación o inactivación del documento ............................. 35

5.5.5 ETAPA 5: Activación o inactivación del documento en el Sigepre ................................... 35



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6. CONTROL DE DOCUMENTOS .......................................................................................... 35

6.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS .................................................................... 35

6.1.1 Caracteres por tipo de Documento ................................................................................ 36

6.1.2 Caracteres por Procesos: ................................................................................................ 36

6.2 CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS .................................................... 38

6.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS .................................................................... 38

6.4 NORMOGRAMA SIGEPRE ........................................................................................ 39

6.4.1 Actualización del normograma en el Sigepre .................................................................. 39

6.5 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS ........................................ 39

6.6 ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS ............................................. 43

7. MARCO LEGAL ................................................................................................................ 44

8. REQUISITOS TÉCNICOS ................................................................................................... 44

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................ 44

10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................... 44



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INTRODUCCIÓN

De acuerdo con los criterios establecidos para la implementación y mantenimiento del

Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (Sigepre), la Oficina de

Planeación estructuró el presente documento que define cómo se deben elaborar y

controlar los documentos del Sigepre permitiendo cumplir con los requisitos mínimos de

Control de documentos establecidos en las normas técnicas aplicables a los sistemas de

gestión.

1. OBJETIVO

Establecer disposiciones y criterios institucionales que orientan la elaboración y control de

los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, a través

de los controles definidos en el aplicativo Sigepre.

2. ALCANCE

Las orientaciones dadas en esta Guía aplican para toda la documentación del Sistema

Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (Sigepre) y deben ser acogidos por

todas las dependencias, así como por los responsables de la elaboración y actualización de

los documentos.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Documento: Información o datos que poseen significados. Su medio de soporte puede ser

físico o magnético. Con frecuencia un conjunto de documentos se denomina

“Documentación”. Los documentos son producidos por una entidad o dependencia en razón

de sus funciones.

Documento externo: Es producido por entes externos a la Entidad y utilizado en la ejecución

de los procesos definidos por el Sigepre, ejemplos: Constitución Política, Manual SIIF, Guía

para la Implementación del MECI.

Documento Interno: Documentos emitidos por el Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República en desarrollo de sus funciones, controlados por el Sigepre. Entre

estos, se encuentran procesos, manuales, instructivos, guías, formatos, procedimientos y

lineamientos.



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Diagrama de flujo: Representación gráfica de la secuencia de los pasos para describir cómo

funciona un procedimiento para producir un fin “deseable“. Este fin deseable puede ser un

servicio, un producto o una mezcla de los anteriores.

Formato: Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades

de un procesos o procedimiento. Puede diseñarse en medio digital o impreso.

Plantilla: Patrón que sirve como modelo para hacer otros documentos como decretos,

resoluciones, manuales, lineamientos, guías, presentaciones, otros.

Una vez diligenciado se convierte en un registro que proporciona evidencia de una acción.

Manual: Documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas, procesos

o métodos los cuales incluyen información de interés.

Características del Manual:

Puede tener aspecto de obligatorio cumplimiento y otros que defina casos de aplicación.

No tiene un orden sistémico (por la variedad de temas). Dan pautas para la toma de decisiones. Incluyen definiciones.

Mapa de Procesos: Representación gráfica que refleja la gestión por procesos y el enfoque

sistémico de la Presidencia de la Republica. Está conformado por tres niveles de procesos:

de Dirección, Misionales y de Soporte.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar

valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una o más actividades de un proceso.

Instructivo: Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas

minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un procedimiento.

Guía: Documento que orienta y establece pautas para desarrollar una o más actividades de

un proceso o procedimiento. Se utiliza cuando se requiera unificar criterios y enfoque de

aplicación.

Lineamiento: Documento en el cual se establecen directrices específicas o políticas internas

asociadas a un tema, proceso o método en particular.

Características del lineamiento:



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Son de obligatorio cumplimiento Dan pautas para la toma de decisiones. Incluyen definiciones.

Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las

actividades realizadas.

Versión: Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado

sustancialmente el documento. La primera edición del documento corresponde a la versión

1.

4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República

– Sigepre se puede observar en la siguiente pirámide, ver Figura 1. Pirámide documental.

Figura N° 1: Pirámide documental.



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5. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

5.1 GENERALIDADES

La presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la

Republica debe permitir uniformidad, a excepción de los formatos que se ajustan a los

requerimientos de información de la dependencia.

Para su documentación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo

posible el uso de términos en otro idioma o abreviaturas. En caso de

emplear palabras técnicas o muy especializadas, se recomienda definirlas

o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo

concepto y emplear los símbolos y unidades establecidos por la

organización.

Siempre que sea aplicable, es recomendable incluir tablas e ilustraciones

que den mayor claridad al texto o para garantizar buena comprensión del

documento, siempre debe hacerse referencia a las mismas o incluirlas a

continuación del texto.

Se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo

únicamente las explicaciones estrictamente necesarias.

Sencillez, brevedad y

permanencia.

Tablas e ilustraciones

Terminología

uniforme

Notas

Se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos

o aplicaciones. Éstas deben utilizarse inmediatamente después del párrafo

al cual hacen alusión, precedidas de la palabra “Nota”. Cuando exista

varias notas se enumeran consecutivamente.



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5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

De acuerdo con la estructura documental del Sigepre, ver Figura 1. Pirámide documental,

existen nueve clases de documentos: procesos, procedimientos, instructivos, manuales,

lineamientos, guías, documentos generales, formatos y plantillas.

5.2.1 Documentación de procesos

Para documentar los procesos del Sigepre, se debe utilizar el Formato F-DE-18

“Caracterización de Procesos” que tiene dos (2) componentes: encabezado y cuerpo, como

se muestra a continuación:

Imagen N° 1. Formato de caracterización de procesos (F-DE-18)

F-DE-18 (Versión 09)

Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir

las siguientes orientaciones:

Cuerpo

Encabezado



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OBJETIVO: Indica el propósito general del proceso, este debe ser medible, coherente con su alcance y su redacción debe contener un verbo en infinitivo que muestre la acción a ser medida. Principalmente debe responder a los siguientes aspectos:

¿Qué hace el proceso? Inicia con un verbo que indique la acción. ¿Para qué lo hace? Está directamente relacionado con el propósito. ¿Cuál es la finalidad? Lo que quieren alcanzar en términos de calidad,

oportunidad, eficiencia, satisfacción mejoramiento, otros. Ejemplo:

Tabla N° 1. Ejemplo definición objetivo

¿Qué hace el proceso? ¿Para qué lo hace? ¿Cuál es la finalidad?

Definir lineamientos para la

formulación, ejecución y

seguimiento de los planes,

programas y proyectos

sectoriales e institucionales

y administrar el Sistema

Integrado de Gestión de la

Presidencia de la Republica

– Sigepre.

Para facilitar el

cumplimiento de la misión,

visión y objetivos

institucionales

Con criterios de calidad

y oportunidad.

ALCANCE: Indicar el inicio y el fin del proceso, determinado por la primera y última actividad; e incluye el campo de aplicación con respecto al Sigepre.

Ejemplo:

Imagen N° 2. Definición del alcance

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ALCANCE: Este proceso inicia con la formulación de la Planeación Estratégica Sectorial e Institucional y finaliza con la formulación e implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora.



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RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la aprobación técnica, socialización, ejecución, seguimiento y actualización del proceso. Ejemplos: Director de Gestión General, Director de Operaciones, Jefe Oficina de Control Interno, entre otros.

DE QUIEN SE RECIBE: Registrar el nombre de un proceso del Sigepre, un cargo o rol, entidad externa o partes interesadas que provee insumos para ejecutar las actividades del proceso. Cuando una entrada es suministrada por todos los procesos del Sigepre o dependencias, se escribe la expresión “Todos los Procesos” o “Todas las Dependencias”. Ejemplo: Departamento Nacional de Planeación, Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento, Todos los procesos.

ENTRADA: Insumo proporcionado por los proveedores. Las entradas pueden ser, información de tipo legal, documentos o necesidades, entre otros. Ejemplo:

Tabla N° 2. Ejemplo Entrada (Proceso)

DE QUIEN SE RECIBE A QUIEN SE ENTREGA

Departamento Nacional de Planeación

Bases del Plan Nacional de Desarrollo

Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento

Resultados de Auditorias

Todos los Procesos Reporte de indicadores

ACTIVIDAD: Registrar la acción en orden secuencial que hace parte del proceso. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo. En este campo se puede realizar llamados a otros documentos del Sigepre (Procesos, procedimientos, guías, entre otros) para identificar la relación entre los mismos. Para la definición de las actividades asociadas al proceso se recomienda utilizar el ciclo PHVA (P=Planear, H= Hacer ,V= verificar, A=actuar)

RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la ejecución de la actividad. Ejemplos: Director, Asesor Dirección de Operaciones, Asesor Oficina de Control Interno, entre otros.

ACC (Actividad Crítica de Control): Señalar con “X” aquellas que tienen mayor impacto sobre el resultado esperado y por lo tanto, se requiere ejercer un mayor control. Su



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identificación tiene una relación directa con los riesgos del proceso descritos en el Mapa de Riesgos.

SALIDA O RESULTADO: Detallar los productos (Documentos o registros) que se generan al ejecutar la actividad. Ejemplo: Plan Estratégico aprobado.

A QUIEN SE ENTREGA: Registrar el nombre de un proceso del Sigepre, cargo o rol, entidades externas o partes interesadas que reciben la salida generada de la ejecución de la actividad.

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION: Relacionar los mecanismos que emplea el proceso para hacer seguimiento y medición al cumplimiento del objetivo y desempeño.

a) Mecanismos de Seguimiento, Evaluación y Autoevaluación: Enunciar mecanismos, como por ejemplo: Autoevaluación trimestral, Subcomités de Control Internos, auditorias, Encuestas de percepción del cliente.

b) Controles asociados a las Actividades Críticas de Control – ACC: Se indica que se puede consultar el mapa de riesgos del proceso en el aplicativo Sigepre.

c) Indicadores de Proceso: Se indica que se puede consultar los indicadores del proceso en el mapa de procesos publicado en el aplicativo Sigepre.

RECURSOS Y/O MEDIOS: Enunciar los recursos tecnológicos (indicar el nombre de los aplicativos o herramientas tecnológicas que se usan en la ejecución del proceso) y recursos humanos.

POLÍTICA DE OPERACIÓN: Son guías de acción para la implementación de estrategias de ejecución y proporcionan los elementos necesarios para dar cumplimiento a los objetivos definidos para cada uno de los procesos, en función de los planes, proyectos y riesgos, suministran los criterios de actuación que han de tenerse en cuenta para tomar decisiones; además definen los parámetros de medición del desempeño de los procesos.

Las POLÍTICAS DE OPERACIÓN permiten definir directrices relativas a la operación de

la entidad, facilita la Autogestión institucional, en tanto se aprovechan las fortalezas

y capacidades en procura del propósito institucional y promueve el Autocontrol.



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La definición y divulgación de las POLÍTICAS DE OPERACIÓN es responsabilidad de los

dueños de proceso con el apoyo de la Alta Dirección, su ejecución y evaluación

permanente está a cargo de los niveles operativos y de todos los servidores públicos

de la Presidencia de la República.

Ejemplos de Política de Operación del Proceso de Direccionamiento Estratégico:

“- La planeación institucional se debe alinear al Plan Nacional de Desarrollo - PND

vigente.

- El reporte de la información de seguimiento se registra durante el período de tiempo

de ejecución programado en el aplicativo Sigepre.

- Las solicitudes de modificación de Planes de Acción se atenderán de acuerdo con los

tiempos definidos por la Oficina de Planeación contados a partir de la aprobación del

Jefe de la Dependencia, una vez cumplan los requisitos.

MEDIOS / SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Definir los mecanismos y herramientas que se emplean para la recepción y procesamiento de la información de acuerdo con su tipo así:

a) Información Primaria: Se refiere a la información que la entidad recibe de los entes externos. Los medios pueden ser: Correos electrónicos, Sistema de Gestión Documental y Archivo, entre otros.

b) Información Secundaria: Se refiere a la información que la entidad procesa. Los medios pueden ser aplicativos o herramientas tecnológicas. Ejemplo: Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, Base de datos en Excel, aplicativo Gestión Humana, entre otros.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Definir los mecanismos y herramientas que se tienen para la divulgación de la información relacionada con el proceso, se clasifican en: a) Informativa: Se refiere a la divulgación de la información que la entidad procesa y

a través de qué medios la comunica a los entes externos. b) Organizacional: Se refiere a la divulgación de la información que la entidad

procesa y a través de qué medios la comunican internamente a toda la organización.



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5.2.2 Documentación de procedimientos

Para documentar los procedimientos del Sigepre, se debe utilizar el Formato F-DE-19

Documentación de procedimientos, que tiene dos (2) componentes: encabezado y cuerpo,

como se muestra a continuación:

Imagen N° 2. Documentación de procedimientos (F-DE-19)

F-DE-19 (Versión 07)



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Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir

las siguientes orientaciones:

PROCESO ASOCIADO: Se refiere al nombre del proceso del cual depende el procedimiento.

OBJETIVO: Describir el propósito general del procedimiento, este debe ser medible y coherente con su alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción a ser medida.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Se debe indicar el cargo responsable del documento, este será el responsable de su aprobación técnica.

FLUJOGRAMA: Describe gráficamente a través de símbolos, la ruta de inicio a fin del procedimiento, al interior de cada símbolo se describe de forma concreta la acción. Los símbolos empleados se detallan a continuación:

Tabla N° 2. Significado símbolos

SIMBOLO SIGNIFICADO

Comienzo o final de un proceso o procedimiento: Indica el inicio o final del proceso o procedimiento.

Actividad: Se utiliza para identificar la acción a realizar durante un proceso o procedimiento, se denota con un verbo.

Decisión: Se indican puntos en los que se toman decisiones en un proceso o procedimiento: Si o No, abierto o cerrado.

Flechas continuas y discontinuas: Las flechas continuas muestran la dirección y sentido del flujo del proceso o procedimiento, las flechas discontinuas las salidas o entradas de un proceso o procedimiento.

Conector: Indica la conexión o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma página. El símbolo lleva en su interior un número.

Conector fuera de página: Indica la conexión o enlace de un paso del proceso o



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SIMBOLO SIGNIFICADO

procedimiento con otro dentro de página diferente. El símbolo lleva en su interior un número.

Proceso predefinido: Se utiliza para identificar un documento con el cual interactúa el proceso o procedimiento, este símbolo se utiliza de manera opcional ya que el formato en la casilla de “Descripción de la actividad” se describen las interacciones de los procedimientos.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Debe responder a la pregunta ¿Cómo? de acuerdo con la acción a realizar. Ejemplo: Revisa y aprueba el documento mediante firma.

RESPONSABLE: Indicar el cargo o rol de la persona responsable de ejecutar la actividad.

CONTROL DE REGISTRO: Identificar el documento o registro con el cual se evidencia el desarrollo de la actividad.

5.2.3 Documentación de manuales, lineamientos y guías

Para documentar los manuales, lineamientos y guías del Sigepre, se utiliza una plantilla, la

cual debe tener como mínimo la siguiente información:

Imagen N° 3. Plantilla de documentación de lineamientos, manuales y guías (Plantilla-01)

Plantilla

Contenido



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a) El manual contiene las acciones y operaciones de estricto cumplimiento. b) Los lineamientos son directrices generales de obligatorio cumplimiento. c) La guía es un documento de referencia para llevar a cabo un proceso o

procedimiento.

El encabezado debe contener la siguiente información:

a) Logo de la entidad b) Nombre del documento c) Proceso asociado d) Código del documento e) Versión

A continuación se presenta un ejemplo de encabezado:

OBJETIVO: Describir el propósito general del manual, lineamiento o la guía, este debe ser coherente con el alcance del documento y su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción que pretende. Debe tener relación directa con el proceso o procedimiento al cual está asociado.

ALCANCE: Definir el campo de aplicación del manual, lineamiento o guía.

TERMINOS Y DEFINICIONES: Se refiere a los términos que facilitan la comprensión por los usuarios del manual, lineamiento o guía. Estos son de obligatorio cumplimiento para los manuales.

CUERPO DEL DOCUMENTO: Es la descripción propia del documento y su contenido depende de la temática a describir. Cuando se trate de una Guía el contenido debe en lo posible manejar la ilustración y ejemplos de aplicación.

MARCO LEGAL: Se indicará que la normatividad asociada al documento podrá consultarse en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Normograma.



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El marco legal hace referencia a las normas de tipo legal y técnica vigentes que le

sean aplicables al manual, lineamiento o guía. Los tipos documentales pueden ser:

Tabla N° 3. Tipos documentales

· Constitución Política · Leyes · Decretos · Resoluciones internas

y externas · Circulares internas o

externas

· Directivas internas o externas

· Normas y Documentos Técnicos

· Códigos · Sentencias · Ordenanzas

· Acuerdos, Protocolos o Convenios

· Estatutos · Regímenes · Planes de calidad

REQUISITOS TÉCNICOS: Se debe indicar la aplicación puntual de requisitos establecidos en los documentos técnicos (Si aplica).

Ejemplo: Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2005. Numeral 7.5 Información

Documentada.

DOCUMENTOS ASOCIADOS: Se indicará que se pueden consultar los documentos asociados en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Documentos y Formatos.

Estos documentos son aquellos que interactúan o tienen relación directa con el

manual, lineamiento o guía, como son: Procesos, Procedimientos, Instructivos,

Manuales, Lineamientos, Guías, Formatos, entre otros.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Se debe indicar el cargo responsable del documento, este será el responsable de su aprobación técnica.

5.2.4 Documentación de Instructivos

Para documentar los instructivos se utilizará la plantilla Instructivo, la cual debe contener

como mínimo la siguiente información:



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Imagen N° 4. Plantilla de documentación de Instructivos (Plantilla-17)

Plantilla

Contenido

El encabezado contiene la siguiente información:

El Instructivo se utiliza para especificar o detallar la forma de llevar a cabo una actividad,

dependiendo del caso para aclarar el diligenciamiento de un formato. Para documentar

instructivos se utilizan las orientaciones descritas en la documentación de procedimientos

teniendo en cuenta el detalle de las actividades y tareas a registrar.

5.2.5 Elaboración de Formatos y plantillas

Para la elaboración de los formatos y plantillas del Sistema Integrado de Gestión de la

Presidencia de la República – Sigepre, se debe tener en cuenta:

Analizar si el formato o plantilla es una herramienta funcional y apropiada para mejorar o fortalecer los controles del proceso.

Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia de la realización de una actividad o tarea.



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Si el formato o la plantilla es utilizado para registrar datos personales o información sensibles de acuerdo con la ley 1581 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, deberá contar con la siguiente nota.

Nota: La Presidencia de la República conforme a las disposiciones contenidas en la ley

1581 de 2012 y su decreto reglamentario, como custodio responsable y/o encargado

del tratamiento de datos personales, propenderá por la seguridad y confidencialidad

de los datos sensibles o personales que se hayan recogido y tratado en operaciones

tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella

información que se reciba de terceros a través de los diferentes canales de recolección

de información.

El registro de datos personales en este formato, autoriza al Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República para la recolección, almacenamiento

y uso de los mismos, en cumplimiento a la Ley 1581/12 y el Decreto 1377/13 y las

demás normas que modifiquen, adicionen o complementen.

Conozca la política de tratamiento de los datos personales del Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República a través del siguiente link:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/politica-privacidad-condiciones-uso.

Para estos tipos documentales el encabezado como mínimo debe tener el logo de la entidad,

logo del Sigepre y el nombre. Adicionalmente, se debe incluir la identificación del código y la

versión en el pie de página del documento a la izquierda:

Ejemplo:

El cuerpo del formato o plantilla varía de acuerdo con las necesidades del proceso o

dependencia.



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Imagen N° 4. Ejemplo identificación formato

5.3 FLUJO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Para crear un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía, formato o

documento general en el aplicativo Sigepre se debe tener en cuenta el flujo de aprobación

de documentos, como se muestra a continuación:

ETAPA 1: Creación

ETAPA 2: Aprobación tecnica

ETAPA 3: Revisión Metodologica y Técnica

ETAPA 4: Aprobación y liberación del Documento

Rechazo del paso

Rechazo del paso

Rechazo del paso

Enlace Sigepre

Responsable

del Documento

(Jefe

dependencia)

Funcionario

Oficina de

Planeación

Jefe Oficina de

Planeación o

Director de Operaciones

o Comité Institucional de

Gestión y Desempeño

F - XY- ## (Versión: ##)



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5.3.1 ETAPA 1: Creación

El funcionario designado en cada dependencia como enlace para el Sigepre ingresa al

aplicativo indicando usuario y contraseña, como se muestra a continuación:

En el Módulo documentos del menú, que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla,

se elige la opción crear.

Registrar el usuario o login

definido en el directorio

activo mediante el cual

accede al computador y su

respectiva contraseña.



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Una vez abierta la página, se diligencia la información básica y obligatoria del documento y

se elige la opción guardar.



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Una vez registrada la información, adjunta el documento y lo envía para aprobación técnica

del Responsable del documento.



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Una vez aprobado el paso el documento, este es enviado al responsable del mismo a través

del aplicativo Sigepre para la aprobación técnica.

5.3.2 ETAPA 2: Aprobación técnica

El responsable del documento (Jefe de la dependencia) ingresa a la opción mis

responsabilidades y revisa que el documento cumpla con las siguientes características:

a) Las funciones asignadas a la dependencia de acuerdo con la normatividad vigente y manual de funciones.

b) La normatividad aplicable para la ejecución del proceso o documentos asociados al mismo.

c) Los aspectos a corregir o mejorar identificados en los planes de mejora, resultados de las auditorías internas, revisiones gerenciales por parte del responsable del documento y su equipo de trabajo, autocontrol, materialización de riesgos, mediciones, resultados de encuestas de percepción, entre otros.

d) Que el documento sea una ayuda para los responsables de la ejecución de las actividades y para los usuarios del mismo.

Una vez revisado el documento y sí este cumple con las características anteriormente

definidas, se aprueba el paso.

Nota 1: Para la aprobación técnica del Manual de la Política para la Tecnología de Información

y Comunicaciones – Tics M-TI-01 se deberá incluir, como soporte en el paso, el acta del

comité de seguridad de la información de acuerdo con las funciones establecidas en la

Resolución de creación del Comité.

Nota 2: Para la aprobación del Programa de Gestión documental y cualquier instrumento que

haga parte de este, se deberá incluir como soporte el acta del Comité Institucional de Gestión

y Desempeño o el número del evento (Ver punto 5.3.4), en donde se evidencie su

aprobación, de acuerdo con el Decreto 2578 de 2012 Articulo 16 y Resolución 0982 de 2017.

5.3.3 ETAPA 3: Revisión metodológica y técnica

El funcionario de la Oficina de Planeación ingresa a la opción mis responsabilidades y revisa

que el documento cumpla con las siguientes características:

a) Se encuentre en los formatos, plantillas o cumpla con los aspectos técnicos para su

documentación, de acuerdo con lo establecido en esta guía.



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b) El código del documento se ajuste al tipo documental. c) El objetivo del documento responda al ¿qué?, ¿para qué? d) La descripción de las actividades se desarrolle de manera secuencial y sistemática y

se ajuste a los requisitos normativos. e) Cumpla con los requisitos de las Normas Técnicas Aplicables.

5.3.4 ETAPA 4: Aprobación y liberación del documento.

El Jefe de la Oficina de Planeación revisa aspectos metodológicos y técnicos del documento

y aprueba el paso en el aplicativo para los documentos que puede aprobar por competencia,

en caso de no ser su competencia reasigna el paso de aprobación y liberación acorde con la

siguiente tabla:

Tipo Documental Elabora Aprobación

Técnica

Aprobación y

Liberación

Norma

Interna/Externa

Caracterización de Proceso

Enlace

Funcionarios de la

dependencia

Jefe de

dependencia

Jefe de la Oficina

de Planeación

Resolución 0093 de

2019

Manual

Procedimiento

Instructivo

Lineamiento

Guía

Documento General

Condiciones especiales

Tipo

Documental Elabora

Aprobación

Técnica

Aprobación y

Liberación

Norma

Interna/Externa

Mapa de Procesos Enlace

Funcionarios del área

Jefe de la Oficina de

Planeación

Comité Institucional de


NTC ISO 9001:2015

Numeral 9.3

Manual de

Contratación

Enlace

Funcionarios del área

Jefe Área de

Contratos Subdirector General

Resolución 0093 de

2019



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

25

Condiciones especiales

Tipo

Documental Elabora

Aprobación

Técnica

Aprobación y

Liberación

Norma

Interna/Externa

Formatos o

plantillas*

Enlace

Funcionarios del área Jefe del área



Decreto 2578 de 2012

Decreto 1499 de 2017

Resolución 0093 de

2019

En cualquiera de los casos se tendrá un plazo máximo de 15 días hábiles para ejecutar las

etapas 3 y 4 (3. Revisión metodológica y técnica y 4. Aprobación y liberación del documento).

Sin embargo, en los casos en que el volumen de documentos sobrepase las capacidades

operativas para la revisión por parte de la Oficina de Planeación se tomarán dos veces el

tiempo establecido, es decir 30 días hábiles.

*Para el tipo documental formato o plantilla, el quorum para la aprobación y liberación de

estos documentos, se define con la mitad más uno de los miembros del Comité Institucional

de Gestión y Desempeño, esta aprobación se llevará a cabo de forma presencial o virtual.

Frente a este último, se gestionará a través del Sigepre, módulo de eventos de la siguiente

forma:

Paso 1: Ingresar al módulo de eventos opción Crear



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

26

Paso 2: Registrar el evento

Paso 3: Adjuntar los formatos y plantillas y comentar

Una vez guardado el evento se adjuntan los formatos y las plantillas en el primer comentario

así:

Registrar la normativa que aplica para el Comité Institucional de Gestión

Desempeño.



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

27

Así mismo, los integrantes del comité indican su aprobación en un comentario ingresando

por la opción mis responsabilidades en el módulo de eventos o a través de un correo

electrónico y se adjuntan en el módulo.

Paso 4: Tomar decisión una vez exista quorum



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

28



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

29

Una vez aprobado y liberado el documento, estará disponible para consulta y será incluido

automáticamente en el listado maestro de documentos.

Si de acuerdo con la normatividad vigente existen documentos que requieran aprobación

previa por parte del Comité de Seguridad de la Información, el responsable del documento

indicará el número del Acta mediante la cual fue aprobado el documento previo a su

liberación por el aplicativo Sigepre.

En el aplicativo quedará registrada toda la información relacionada con la aprobación del

documento incluidas las fechas de aprobación de los diferentes pasos del flujo.

Nota 3: Cuando sea liberado un documento y se identifiquen errores de forma, las

dependencias podrá solicitar a través de correo electrónico a la Oficina de Planeación, el

remplazo del archivo inicialmente liberado con los ajustes que correspondan. Los

funcionarios de la Oficina de Planeación realizarán el cambio del documento en el sistema y

dejarán como soporte, la solicitud de la dependencia.

5.4 FLUJO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Para actualizar un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía, formato,

plantilla o documento general en el aplicativo Sigepre, se debe tener en cuenta el flujo de

aprobación de documentos, como se muestra a continuación:

ETAPA 1: Actualización

ETAPA 2: Aprobación tecnica

ETAPA 3: Revisión Metodologica y Técnica

ETAPA 4: Aprobación y liberación del Documento

Rechazo del paso

Rechazo del paso

Rechazo del paso

Enlace Sigepre

Responsable del

Documento

Funcionario

Oficina de

Planeación

Jefe Oficina de Planeación

o Subdirector General o





DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

30

El funcionario designado en cada dependencia como enlace para el Sigepre ingresa al módulo

de documentos e incluye parámetros para buscar el documento, una vez localizado da clic

sobre el documento en la opción nueva versión.

Una vez seleccionada la opción “nueva versión” el sistema trae la información del documento

y permite adjuntar la nueva versión así:



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

31

Una vez generada la nueva versión del documento se aplican las etapas 2, 3 y 4 del flujo de

creación de documentos.

Aprobada la actualización del documento, estará disponible para consulta y será incluida

automáticamente en el listado maestro de documentos con su nueva versión.

En el aplicativo quedará registrada toda la información relacionada con la aprobación de la

nueva versión del documento incluidas las fechas de aprobación de los diferentes pasos del

flujo.



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

32

5.5 FLUJO DE ACTIVACIÓN O INACTIVACIÓN DE DOCUMENTOS

Para activar o inactivar un proceso (caracterización), procedimiento, instructivo, manual,

lineamiento, guía, formato o documento general en el aplicativo Sigepre, se debe tener en

cuenta el flujo de aprobación de la activación o inactivación de documentos, como se

muestra a continuación:

5.5.1 ETAPA 1: Solicitar activación o inactivación

Para activación o inactivar un documento del aplicativo Sigepre, el funcionario designado

como enlace en cada dependencia selecciona en el módulo mejoras, como se muestra a

continuación:

ETAPA 1: Solicitar la activación o

inactivación

ETAPA 2: Aprobar solicitud de activación o inactivación

ETAPA 3:Revisar el cumplimiento de

los requisitos CLON

ETAPA 4: Aprobación de la

activación o inactivación del

documento

ETAPA 5: activación o

Inactivación del documento en el

Sigepre

Rechazo del paso Rechazo del paso

Rechazo del paso

Enlace

Sigepre

Responsable

del

Documento

Funcionario

Oficina de

Planeación

Jefe Oficina de

Planeación o

Subdirector General o

Comité Institucional

de Gestión y

Desempeño

Funcionario

Oficina de

Planeación



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

33

Se requiere diligenciar los campos correspondientes para crear la solicitud de activación,

seleccionando la opción Activación o inactivación documento Sigepre y guarda la

información.



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

34

En el campo de comentarios se requiere justificar las razones por las cuales desea activar o

inactivar el documento y continúa el flujo.

Una vez aprobado el paso el documento es enviado al líder del proceso a través del aplicativo

Sigepre para aprobar la solicitud de activación o inactivación.

5.5.2 ETAPA 2: Aprobar solicitud de activación o inactivación.

El responsable del documento ingresa a la opción Mejoras, mis responsabilidades y revisa las

solicitudes de activación o inactivación que estén bajo su responsabilidad, haciendo clic

sobre la solicitud, una vez aprobado el paso el documento es enviado al funcionario de la

Oficina de Planeación haciendo clic en el botón continuar flujo.



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

35

5.5.3 ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON

El Funcionario de la Oficina de Planeación revisa si con la activación o inactivación del

documento se mantiene la integridad del sistema frente al cumplimiento de los requisitos

del Cliente, Legales, de la Organización y la Norma de Calidad (CLON).

Si rechaza el paso, justifica de manera detallada las razones por las cuales no se puede activar

o inactivar el documento del aplicativo Sigepre, de lo contrario aprueba el paso (continuar

flujo).

5.5.4 ETAPA 4: Aprobación de la activación o inactivación del documento

El Jefe Oficina de Planeación en el marco de sus competencias, revisa la justificación de la

activación o inactivación del documento y aprueba el paso en el aplicativo.

Para la activación o inactivación de formatos, se debe contar con la aprobación del Comité

Institucional de Gestión y Desempeño de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.3.4

ETAPA 4: Aprobación y liberación del documento, es decir, el formato a inactivar o activar

hará parte del evento que se creará en el Sigepre.

5.5.5 ETAPA 5: Activación o inactivación del documento en el Sigepre

Una vez aprobada la activación o inactivación del documento el funcionario de la Oficina de

Planeación activará o inactivará el documento y este se ubicará en el listado maestro de

documentos en el estado definido (Finaliza flujo).

Nota: Los documentos inactivos podrían ser requeridos por instancias internas o externas y

el funcionario de la Oficina de Planeación podrá acceder al documento a través del aplicativo

en caso que sea requerido y se entregará con la marca “INACTIVO”.

6. CONTROL DE DOCUMENTOS

6.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para la identificación los documentos que hacen parte de la estructura documental del

Sigepre la Entidad ha establecido el siguiente esquema para su codificación:

CODIGO: TIPO DE

DOCUMENTO

(1 CARACTER)

PROCESO

ASOCIADO (2

CARACTERES)

# CONSECUTIVO



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

36

6.1.1 Caracteres por tipo de Documento

A continuación se describen los tipos de documentos del Sigepre, con su respectivo carácter:

TIPO DE DOCUMENTO CARÁCTER

Caracterización: Referentes a las Caracterizaciones de los procesos. C

Manuales: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada

materia de la entidad. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmente

localizables. Ejemplo: manual de la calidad, manual de control interno o manual contable.

M

Lineamientos: Documento parámetro de obligatorio cumplimiento L

Procedimientos: Forma especificada para llevar a cabo las actividades o tareas de un proceso. P

Guías: Documento que contiene las pautas y orientaciones de cómo llevar a cabo un

procedimiento, actividad o tarea. G

Instructivos: Representan la forma de cómo diligenciar un documento. I

Formatos: Como hoja de vida, planillas, modelo de contrato y convenio, entrega de inventario,

etc. F

Documento General: Corresponden a aquellos documentos parámetros de carácter generales

como Política, Objetivos, Mapa de procesos, Organigrama, entre otros. D

Normograma: Normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación

que le son aplicables al proceso e inciden en el Sigepre. NO

Nota: Las plantillas son formas estándar con el contenido mínimo que deben tener los

documentos, por ejemplo: Plantilla lineamientos, manuales y guías; Plantilla perfil de

proyecto etc. El código del documento corresponde al nombre Plantilla y el número que se

genera de manera secuencial, Plantilla - XX.

6.1.2 Caracteres por Procesos:

A continuación se relacionan los caracteres para los procesos del Sistema Integrado de

Gestión de la Presidencia Sigepre:

NOMBRE DEL PROCESO CARACTERES

Direccionamiento Estratégico DE

Evaluación, Control y Mejoramiento EM



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

37

NOMBRE DEL PROCESO CARACTERES

Atención al Usuario AU

Gestión de Asuntos Estratégicos AE

Gestión Jurídica GJ

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico,

Comunicación y Prensa SA

Gestión Administrativa GA

Gestión Financiera GF

Adquisición de Bienes y Servicios BS

Gestión Documental GD

Gestión de Talento Humano TH

Tecnología de Información y Comunicación TI

El consecutivo corresponde al número que se le asigna de acuerdo con el tipo de documento

en forma ascendente del 01 en adelante.

1. Ejemplo: Manual de Sigepre

Este código se genera automáticamente a través del aplicativo Sigepre una vez el documento

inicia su proceso de creación y será incluido en todos los tipos documentales en el



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

38

encabezado en la parte del código, excepto para los formatos que será incluido en la parte

inferior izquierda.

6.2 CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS

Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia tendrán control

de versión. Cuando se crea un documento nuevo en el aplicativo Sigepre la versión del

documento será uno (1), para todos los tipos documentales excepto los formatos la versión

se incluirá en el encabezado en el campo de versión. Para los formatos ésta debe ser incluida

en el documento en la parte inferior izquierda seguida del código del documento.

Cuando se realicen consultas de documentos en el aplicativo Sigepre, este mostrará las

diferentes versiones del documento. La versión mayor del documento corresponderá al

DOCUMENTO VIGENTE, las demás versiones serán consideradas como DOCUMENTOS

OBSOLETOS.

6.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

El control de los documentos internos se realiza a través del aplicativo Sigepre, módulo de

documentos, listado maestro de documentos, la cual relaciona los documentos vigentes del

Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, como se muestra a

continuación:



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

39

6.4 NORMOGRAMA SIGEPRE

Es el conjunto de documentos de carácter legal o técnico emitidos por un tercero o por la

propia entidad que regulan la operación de los procesos que hacen parte del Sigepre, tales

como: Leyes, Decretos, Directivas, Circulares, Resoluciones (Internas o externas),

Documentos Conpes, Manuales o lineamientos externos, entre otros.

6.4.1 Actualización del normograma en el Sigepre

El responsable técnico de procedimientos o responsable del proceso debe realizar una

revisión periódica de la vigencia y aplicación de los documentos registrados en el

normograma (Leyes, decretos, resoluciones, directivas, Conpes, documentos técnicos, entre

otros) y en caso de requerir la creación o inactivación de algún documento debe solicitar

mediante correo electrónico dirigido al responsable de la Oficina de Planeación la

actualización de los documentos que requieran ser incluidos en el normograma adjuntando

el documento en formato PDF. Para inactivar documentos del normograma se debe incluir

el nombre con la correspondiente justificación.

El funcionario de la Oficina de Planeación realiza los pasos de creación en el sistema de

acuerdo con la descripción antes mencionada. Para el caso de la inactivación, el funcionario

de la Oficina de Planeación la realiza a través de la opción Administrar del módulo de

Documentos y luego sobre el documento, la opción Cambiar estado, registrado la

justificación correspondiente para su inactivación.

6.5 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS

Con el fin de dar cumplimiento a las políticas de Gestión Documental y de Fortalecimiento

organizacional y simplificación de Procesos, establecidas en el Decreto 1499 de 2017, no se

entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema

Integrado de Gestión de la Presidencia Sigepre. Los documentos estarán a disposición de

todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo Sigepre en el módulo documentos,

como se ilustra a continuación:

Ingresa a la intranet de la Presidencia de la República en el siguiente link:

http://intranet.presidencia.gov.co/, como se muestra a continuación:

http://intranet.presidencia.gov.co/



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

40

O ingresa en el escritorio de su PC al acceso directo que se muestra a continuación:

El Servidor Público ingresa usuario y contraseña de consulta:

DOMINIO: Sin dominio

USUARIO: Consulta

CONTRASEÑA: 123



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

41

Selecciona el módulo documentos:

Aquí encontrará los documentos del Sigepre, esta opción cuenta con parametros de

búsqueda que permiten ubicar los documentos, una vez localizado el documento se puede

explorar su información, como se muestra a continuación:



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

42



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

43

Con base en los documentos publicados en el aplicativo Sigepre se llevarán a cabo la

preparación y ejecución de los ejercicios de auditoría.

Las copias impresas serán consideradas como “COPIAS NO CONTROLADAS” y no tendrán

validez en la ejecución de los ejercicios de auditoría.

Cuando se actualicen los documentos su divulgación se realizará a través del correo Sigepre

y a través de los medios que requiera el responsable del documento. Adicionalmente, serán

publicados en la página web en el espacio de “Transparencia y Acceso a la Información

Pública” de acuerdo con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 (Excepto formatos o

plantillas).

6.6 ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS

Los usuarios externos como estudiantes, personas externas de la entidad, entidades

territoriales y nacionales, ente certificador, etc., podrán solicitar copia de los documentos

del Sigepre a través de correo electrónico o certificado. Estas copias serán tratadas como

copias No Controladas y sobre estas no hay responsabilidad de actualización. Las copias que

se requieran en físico tendrán costo, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 0449

del 19 de julio de 2018.1

1 http://es.presidencia.gov.co/normativa/normativa/resolucion-0449-19-julio-2018-fotocopias.pdf



DEL SIGEPRE

Proceso

asociado

Código

Versión

Direccionamiento

Estratégico

G-DE-01

18

44

Adicionalmente, los usuarios externos podrán consultar las nuevas versiones de los

documentos (Excepto formatos o plantillas), a través de la página web de la Presidencia de

la República en el espacio de “Transparencia y Acceso a la Información Pública”.

7. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Normograma o en el campo

de documentos asociados cuando se consulta el documento.

8. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015. Numeral 7.5 Información Documentada.

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Documentos y formatos o

en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

10. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Oficina de Planeación

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