TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

NÉSTOR ALMID GARCÍA SANDRA MILENA TRUJILLOYANETH HOLGUÍN PRIETO

YULLIETH MAYROBIS DE LA ROSA PADILLADIANA JIVETH CORTES VARELA

Los documentos electrónicos son el resultado de una relación entre el avance científico y el desarrollo económico, por lo cual no son textos indiferentes al campo social. La evolución de las Nuevas Tecnologías de Información y la Comunicación han permitido el desarrollo económico de las sociedades y por ende su funcionalidad depende de la articulación de los fenómenos sociales y económicos lo cual impacta en la estructura y manejo de los soportes electrónicos.

Los expedientes electrónicos desde su génesis han permitido avanzar en los trámites sin la necesidad del papel, lo cual implica un proceso de reingeniería en los asuntos administrativos para mejorar la efectividad del manejo de la información convencional. Este documento inmerso en las NTIC requiere y facilita procedimientos como facilidad de recuperación y almacenamiento, menor tiempo en la transmisión entre el emisor y el receptor, eficacia en el sitio de trabajo y seguridad en la confidencialidad. Todo esto busca acerca al usuario geográficamente sin que los procesos pierdan la transparencia

Introducción

ObjetivosGeneral

Establecer la necesidad sentida del Profesional CIDBA. Con la interacción y el tratamiento de los documentos electrónicos,.

Específicos

Demostrar que las NTIC son herramientas importantísimas para el acceso – proceso – salida y almacenamiento de los documentos electrónicos.

Reconocer las diferencias en cuanto a conservación, mantenimiento, uso y manejo entre documentos impresos y documentos electrónicos.

Comparar el concepto sobre los Expedientes Electrónicos, Mixtos e Híbridos.

El personal encargado de administrar y manipular estos documentos los cuales reposan en archivos, laboran sujetos a los más inexorables principios de ética profesional, lo cual se encuentra dispuesto en la constitución política de Colombia, y en la Ley General de Archivo ley 594 de 2000, en lo que reza el art. 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Operaran siempre encaminados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar en cualquier medio, conservar y poner al servicio de la comunidad la información y la documentación.

¿Qué leyes regulan la administración de documentos electrónicos?

Clases de documentos, según el ente productor

Públicos:

Es todo documento otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Se debe resaltar que cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un Notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública; reuniendo de esta manera característica de mayor seguridad, autenticidad, integridad y permanencia, otorgándoles el derecho el máximo valor probatorio. Procesalmente hablando los instrumentos públicos se prueban y se bastan por sí mismos.

Clases de documentos, según el ente productor

Privados:

En lo que se refiere a los instrumentos privados, la Ley 446 de Julio 7 de 1998, en su artículo 11, se refiere a la autenticidad de los mismos, pues considera que los aportados por las partes para ser incorporados en un expediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con documentos emanados de terceros.

Esta compuesto por el conjunto de documentos electrónicos los cuales corresponden a determinado procedimiento administrativo, independientemente del tipo de información que contengan.

Los expedientes electrónicos son foliados mediante un índice electrónico, firmado por la administración, órgano o entidad actuante, según proceda.

Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.

Expediente electrónico

Ventajas de los documentos electrónicos

Seguridad: Existe un nombre de usuario y una contraseña para acceso

Comodidad: Se puede consultar desde cualquier lugar – 24 horas al día

Rapidez: Se puede acceder a la información con solo hacer un clik o mediante un enter.

Ecología: Se minimiza el impacto de cantidad de hojas de papel utilizadas protegiendo la naturaleza.

Economía: El documento electrónico no requiere carpetas de cartón para ser almacenado, ni grandes cajas acumuladas en depósitos, incluso se puede tener sin necesidad de imprimirse.

Se define el expediente mixto o híbrido como “un conjunto de Documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en el marco del SGDEA, y en parte como expediente tradicional (soporte papel).

Expediente Mixto o Híbrido

Un expediente Mixto o híbrido cuenta con elementos físicos y electrónicos. En la actualidad no existen expedientes absolutamente electrónicos, con la llegada de nuevas herramientas tecnológicas hasta ahora el proceso de digitalización de documentos está en el proceso, por el momento la conformación de un expediente es de soporte papel, con diferentes tipos documentales tales como: contratos, actas, facturas, etc., documentos que hasta ahora no han sido digitalizados, y también cuentan con elementos que ya se generaron con la tecnología actual como e-mail, objetos multimedia, links, gráficos. Mientras pasa el momento de transición tendrán que convivir paralelamente durante un periodo de tiempo.

Expediente Mixto o Híbrido

Proceso de Gestión Documental Electronica

Es el conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y administración del documento desde el momento en que se produce o recibe y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas.

El objeto es facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final. Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información.

Proceso de Gestión Documental Electronica

Es importante tener presente que el manejo documental electrónico requiere claridad y profundidad en los siguientes aspectos:

Cultura organizacional

Redefinición y conceptualización del manejo documental

Alternativas tecnológicas ofrecidas en el Mercado

Seguridad

Valor legal y probatorio

La Gestión Documental, en la Ley General de archivos, Ley 594 del 2000, la define como un conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo, y organización de la documentación producida y recibida por la institución desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su organización y conservación.

Por lo tanto el proceso de gestión documental, comprende un conjunto de operaciones tales como la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos y que en su conjunto buscan racionalizar la producción documental, facilitar la recuperación oportuna de la información y regular la organización de los archivos.

Proceso de Gestión Documental Electronica

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

Es un conjunto de herramientas comunitarias, albergadas en un sitio, destinadas a facilitar el seguimiento de su información, incluso si las personas implicadas en ellos están alejadas unas de las otras. Esta información pueden tener distintas finalidades (crear un recurso pedagógico, organizar un coloquio), siempre y cuando permanezcan en el campo de la enseñanza de las ciencias.

 Cada espacio de trabajo incluye dos partes distintas:

Una parte pública: Accesible a todos, incluye la información mínima (título, resumen) que permita a los usuarios del sitio decidir si desean o no participar en este espacio de trabajo.

Una parte privada: Accesible únicamente a los miembros del espacio de trabajo.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

AMBIENTE

FÍSICO

TEMPERATURA

(ambiente)

RUIDO

(insonorización)

ILUMINACIÓN

(Luz Natural)

Básicamente una Gestión de Documentos Electrónicos debe obedecer a:

Establecer una organización responsable de los directorios informáticos, de esa manera se describirá un sistema y las normas de almacenamiento de documentos electrónicos.

Controlar la creación de copias y estar alerta de la duplicidad de información en distintas versiones.

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Conservar el espacio de trabajo ordenado y limpio. (limpio es un principio básico de seguridad).

Retirar del escritorio los elementos innecesarios que pueden perjudicar el control visual de las actividades e inducir a errores .

Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que los utiliza.

No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza frecuentemente. Ubíquelos en un sitio diferente.

Una buena iluminación y ventilación del lugar deben ser adecuados.

Ajustar el nivel del brillo y el color del monitor.

Instaurar un sistema que permita recuperar la información eficazmente.

La organización facilita que la información se comparta y se aproveche de forma mas eficiente y como un recurso colectivo, como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos, archivos, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.

“La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subseries que son determinadas por las TRD y que corresponden a las funciones propias de cada oficina definidas en el Cuadro de Clasificación Documental”

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Serie Subserie

CINCO PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

DEFINIR OBJETIVOS

IDENTIFICAR

ALIADOS

CREAR UNA

POLÍTICA

ELEGIR ESTRATEGIAS

DE

PRESERVACIÓN

ASEGURAR LA

CALIDAD

Archivamiento Web

En el ámbito internacional el desarrollo tecnológico avanza aceleradamente, razón por la cual, todos los procesos en las organizaciones sufren cambios que permiten el manejo y administración de la información de manera eficiente y oportuna.

Son todos estos aspectos los que exigen a la organización la implementación de un proceso de gestión documental electrónica con la preparación pertinente antes, durante y después de cada una de las etapas, con el propósito de lograr la conservación y recuperación de la información.

BIBLIOGRAFÍA