Gestion Indicadores Overview 4.0

Arbol Logika S.A. Software Architects http://www.arbol-logika.com

Descripcin del producto | Pgina 1

Gestin avanzada de indicadores

[Documento versin 4.0 del 09/04/2015]

Sistema de Cuadro de Mando Integral y Gestin de Indicadores para Instituciones Pblicas

El sistema de gestin de indicadores es un producto diseado para registrar y monitorear variables e indicadores relevantes para la organizacin, de una forma gil y poderosa.

Los indicadores utilizan una definicin flexible que permite su aplicacin a diversas problemticas de gestin, entre los que se encuentran:

Indicadores del Convenio de Desempeo Colectivo (CDC).

Indicadores del Programa de Mejoramiento de la Gestin (PMG).

Indicadores de calidad (asociados a los objetivos de calidad, ver descripcin del mdulo de calidad ms adelante).

Indicadores de gestin interna.

KPIs generales de la organizacin.

Cumplimiento y avance de planes de accin.

Los valores de cada indicador y sus variables de clculo, son registrados y almacenados en el tiempo, para analizar su comportamiento histrico y realizar los respectivos anlisis de causa o informes de gestin y seguimiento.

Diversas presentaciones

para cada indicador

El indicador puede visualizarse

en diferentes formatos, para

destacar sus caractersticas

relevantes, como el valor

actual, su nivel de

cumplimiento respecto de la

prxima meta, su variacin

respecto del perodo anterior,

etc.

Arbol Logika cuenta con el convenio marco 2239-7-LP14 Convenio Marco de Hardware, licencias de software y recursos educativos digitales activo, el que permite realizar la compra directa de las versiones del producto descritas en este documento.

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Trazabilidad y comportamiento histrico

El sistema mantiene un registro de los valores calculados del indicador para cada perodo evaluado, lo que permite estudiar su comportamiento en el tiempo e incorporar anlisis de causa que comenten acerca del resultado obtenido.

Instrumentos de gestin

Un conjunto de indicadores puede agruparse asignando ponderaciones individuales, para formar un instrumento de gestin.

El instrumento de gestin permite monitorear aspectos especficos de la organizacin, y facilitar la respuesta a exigencias normativas del aparato pblico.

El sistema permite configurar por ejemplo, convenios de desempeo colectivo, formularios H, convenios de alta direccin pblica, o el balanced scorecard corporativo.

Recoleccin de informacin descentralizada

Las variables requeridas para el clculo de los indicadores pueden ser asignadas a personas diferentes, descentralizando el proceso de recoleccin, lo que facilita enormemente las labores de actualizacin y monitoreo, balanceando la carga de trabajo asociada a los procesos de observacin y registro de evidencias.

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Visualizacin efectiva

A partir de los indicadores, es posible generar variados esquemas de visualizacin y reportera, para desarrollar paneles de gestin, cuadros de mando integral o balanced scorecards.

Los diagramas generados por el sistema pueden ser navegados para analizar el comportamiento de cada uno de los indicadores presentados.

La creacin de paneles es administrable, por lo tanto el administrador podr crear tantos paneles como crea necesario.

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Accesos simple y rpido

Buscar informacin sobre indicadores ya no ser un problema.

El CMI est diseado para facilitar la gestin con informacin rpidamente disponible.

El CMI permite realizar una bsqueda avanzada de informacin, con selecciones simples y acceso rpido.

Visualizacin Top-Down

La posibilidad de resumir informacin estratgica, para luego navegar a su detalle, es fcil y configurable.

La potencialidad que entrega el manejo de indicadores ponderados o de cumplimiento compuesto, complementados con la creacin de mltiples mapas navegables, permite a la institucin contar con miradas generales, con la posibilidad de efectuar seguimientos en tantos niveles como requiera su gestin.

Relaciones causa-efecto Transforme una imagen que refleje de forma clara y visible las

relaciones causa-efecto entre indicadores, en

una herramienta dinmica, con indicadores

calculados de forma automtica y capaz de

navegar hacia informacin detallada.

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Gestin de indicadores por gnero

En lnea con los avances y

fortalecimiento respecto a la equidad

de gnero, Arbol Logika ha

incorporado funcionalidades que

permiten realizar el seguimiento y

control de indicadores considerando

esta variable.

Esta interesante funcionalidad,

incluida en el CMI, logra hacer una

separacin de la visualizacin del

indicador por gnero, sin perder la

visin de la informacin integrada.

Sumado a esto, la configuracin de un

indicador de este tipo, permite

relacionar frmulas que son

independiente entre s, es decir, el

indicador masculino, femenino y total

consideran formas de clculo por

separado.

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Anlisis regional de indicadores

A modo general, un indicador refleja el avance o comportamiento de cierta temtica a nivel

central o nivel pas, sin embargo, en algunas oportunidades se requiere un mayor detalle para

ejecutar con mayor precisin las actividades que permitirn mejoras en la gestin de la

institucin. Analizar el comportamiento de un indicador a nivel regional, es justamente un punto

relevante a la hora de un anlisis ms exhaustivo.

CMI permite evaluar el comportamiento de ciertas variables desde un indicador nacional hacia

su equivalente regional.

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Anlisis comparativo entre Centros de Responsabilidad

Para indicadores comunes a varios centros de responsabilidad o unidades de gestin, es posible comparar fcilmente los rendimientos obtenidos, a travs de las vistas integradas.

Con elementos visuales efectivos, es posible identificar los cumplimientos y logros obtenidos en procesos o metas comunes para los diferentes equipos de trabajo.

Configuracin de Notificaciones

Ya no ms correos personalizados para gestionar la entrega de informacin.

CMI despersonaliza la presin que ejerce da a da el equipo de control de gestin, para obtener la

informacin a tiempo y completa, y evita generar una multitud de correos.

El mdulo de notificaciones agrega un interesante valor al sistema, ya que entrega las herramientas

para configurar, con la anticipacin que la institucin requiera, los avisos que el sistema enviar a

los usuarios responsables de ingresar su informacin.

Junto al envo del correo, el CMI registra esta actividad dentro de los registros histricos del periodo.

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Exportar informacin a PDF

Presentar un informe ya no es

un gran problema. CMI permite

seleccionar los indicadores y

emite el informe a solo un click.

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Visualizacin Mvil

En la actualidad, la informacin debe estar disponible en cualquier minuto y lugar.

El producto CMI+, dispone de una versin mvil que permite revisar la informacin clave y precisa, en una visualizacin amigable, con navegacin simplificada.

Los ejecutivos y usuarios autorizados, podrn contar con informacin actualizada de sus indicadores, desde su equipo mvil o tablet, en cualquier momento y lugar, sin necesidad de estar frente a un computador.

Multiservicio

El CMI Multiservicio, es un producto diseado para apoyar el proceso de monitoreo y control de gestin en una institucin de gran tamao, compuesta por un nivel central y un conjunto de servicios que dependen de ste, pero que operan con cierta autonoma para definir y supervisar sus metas e indicadores de desempeo, por ejemplo, el Ministerio de Obras Pblicas, con todas sus direcciones o reas de operacin.

Cada servicio tiene disponible todas las facilidades del CMI para definir su estructura de centros de responsabilidad, equipos de trabajo e indicadores de gestin.

El nivel central por su parte, podr apoyar el proceso de monitoreo y supervisar el desempeo institucional consolidado, con facilidades para revisar los indicadores y resultados obtenidos en cada uno de los niveles de anlisis: nivel central o institucional, nivel de servicio, nivel de centro de responsabilidad y nivel individual o personal.

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Mltiples formas de recoleccin de datos

El proceso de recoleccin de datos observados para las diferentes variables puede realizarse a travs de:

Un formulario on-line generado por el sistema para cada usuario responsable de informar.

Acceso directo (en modo lectura) a bases de datos corporativas o de sistemas informticos existentes.

La invocacin de Web Services implementados en sistemas externos.

Carga masiva a travs de planillas Excel con formatos estructurados predefinidos.

Interoperacin con otros sistemas y bases de datos

El sistema puede interoperar con otros sistemas y sus bases de datos, para obtener de forma automtica el valor de las variables requeridas en el clculo de un indicador, facilitando as el monitoreo oportuno de procesos o aspectos estratgicos de la organizacin, sin necesidad de que un usuario transcriba la informacin al CMI.

La frecuencia de refresco de la informacin puede configurarse para mantener los indicadores en tiempo real, en caso que el proceso lo permita.

Registro de medios de verificacin

Cada variable observada, dependiendo de su configuracin, permite el registro de uno o ms archivos digitales a modo de evidencia o medio de verificacin, que facilita la auditora de los indicadores y sus valores calculados.

Acumulados mensuales y anuales

Para datos que son informados mensualmente por los equipos de colaboradores, es posible acumular de forma automtica los totales consolidados mensuales, o los resultados acumulados anuales.

Esto permite por ejemplo, que cada uno de los miembros de un equipo de analistas informe sus visitas a terreno realizadas en el mes, y que el sistema calcule de forma automtica los totales mensuales y anuales, para generar los indicadores consolidados del mes y del ao.

Alimentacin manual de

datos

En general, el medio ms

comn para informar los datos

requeridos para el clculo de

indicadores, es el formulario de

registro manual.

El sistema produce de forma

automtica, un formulario on-

line para cada usuario

responsable, que contiene slo

las variables que a ste le

corresponde informar.

Se enviarn notificaciones va e-

mail, para avisar al usuario

acerca del nuevo perodo a

informar, o del vencimiento

prximo del plazo para hacerlo.

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Compatibilidad con normativas y exigencias DIPRES

El sistema de gestin de indicadores de Arbol Logika, es un producto extremadamente verstil con una alta orientacin a la medicin de desempeo en servicios pblicos, que se encuentra en uso en importantes y reconocidas instituciones a nivel nacional.

Su diseo y forma de operacin incorpora recomendaciones y exigencias de DIPRES para la aplicacin de metodologas de gestin y seguimiento de indicadores estratgicos o de desempeo.

Actualizaciones y mejoras constantes al sistema

Arbol Logika est atento a las necesidades de nuestros clientes y de los usuarios del CMI. Con esta valiosa

informacin, el equipo de ingeniera, est permanentemente trabajando en la extensin y mejoramiento del

sistema.

Esta dinmica ha permitido transformar al CMI en una herramienta nica en su tipo, que crece y se desarrolla centrada en las necesidades de sus clientes.

Adquirir CMI significa ser parte de un equipo que se esfuerza en perfeccionar la gestin, a travs de la plataforma tecnolgica.

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Ficha tcnica

VERSIN

Funcionalidad / Aspecto CMI CMI+ CMI Multiservicio

Creacin de variables e indicadores. SI SI SI Frmulas de clculo estndares pre-definidas. SI SI SI Operaciones entre variables. - SI SI Indicadores ponderados de otros indicadores. - SI SI Notificaciones va e-mail. SI SI SI Alimentacin manual va formulario on-line. SI SI SI Carga manual de medios de verificacin. SI SI SI Recoleccin automtica va BD o WS. - SI SI Alimentacin masiva va planilla Excel. - SI SI Trazabilidad e historial de accesos. - SI SI Registro de instrumentos de gestin y sus indicadores. - SI SI Registro de definiciones estratgicas y formulario A1. - SI SI Vistas consolidadas de anlisis y progreso de instrumentos de gestin. - - SI

Listados de indicadores. SI SI SI Cuadro de mando corporativo para visualizar indicadores. SI SI SI Registro de definiciones estratgicas. SI SI SI Mltiples cuadros de mando y mapas estratgicos. - SI SI Cuadros de mando por centro de responsabilidad. - SI SI Comparativo de indicadores por centro de responsabilidad. - SI SI Registro de instrumentos de gestin y sus indicadores. - SI SI Visualizacin mvil de definiciones estratgicas y detalle de indicadores. - SI SI

Mltiples equipos de control de gestin. - - SI Perfil de acceso restringido al servicio asociado al usuario. - - SI Herramientas de anlisis y monitoreo para nivel central y servicio. - - SI Definicin de indicadores de nivel central, calculados a partir de indicadores informados a nivel de servicio. - - SI Cuadros de mando de nivel central, servicios y centros de responsabilidad. - - SI Configuracin de la visibilidad de variables e indicadores entre servicios. - - SI

Garanta de funcionamiento comprometido*. SI SI SI Soporte tcnico on-line y va e-mail*. SI SI SI Instalacin y configuracin en terreno. SI SI SI Capacitacin en terreno. SI SI SI

* Servicio otorgado por 6 meses posterior a la finalizacin del proyecto, o segn condiciones comerciales acordadas con el cliente. * Las imgenes y descripciones contenidas en este catlogo, pertenecen a la versin CMI+ y Multiservicio. Para otras versiones consulte directamente con los ejecutivos comerciales.

NOTA: Las funcionalidades descritas en este documento y ficha tcnica del producto, se podrn modificar o ser reemplazadas, sin previo aviso, segn criterios tcnicos o de resultado.

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Acompaamiento e implantacin en tiempo record

Arbol Logika acompaa al cliente desde la compra del producto

hasta su pleno funcionamiento. Esta forma de trabajo, asegura un

alto grado de efectividad en el uso y disponibilidad del sistema.

El equipo a cargo del proceso de implementacin cuenta con

amplios conocimientos en control de gestin y experiencia en

instituciones pblicas, lo que permite un proceso de implantacin

en tiempos muy breves y utilizando un mnimo de recursos

humanos y tcnicos por parte del cliente, pudiendo incluso no

exceder las 4 a 6 semanas, desde la instalacin hasta la puesta en

marcha del producto.1

En el comn de los casos, se logra una puesta en marcha

completa, con poblamiento de datos y capacitaciones realizadas

en un plazo no superior a 3 meses.

1 Tiempo estimado considerando la disponibilidad de la informacin para carga inicial y servidor para instalacin del sistema, segn requerimientos del proveedor.

Arbol Logika cuenta con el convenio marco 2239-7-LP14 Convenio Marco de Hardware, licencias de software y recursos educativos digitales activo, el que permite realizar la compra directa de las versiones del producto descritas en este documento.

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Clientes que han confiado en las virtudes del producto

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Requerimientos de Hardware y Software

El sistema de gestin de indicadores ha sido construido en plataforma Java, por lo que puede operar en diversos entornos, plataformas y sistemas operativos.

Dependiendo del tamao de la organizacin, se requiere un servidor con al menos las siguientes caractersticas:

Procesador Xeon E3* o equivalente.

4GB de memoria RAM disponibles para el sistema.

Sistema operativo Windows, Linux o UNIX.

MySQL 5.0 para la base de datos de control del sistema.

Apache Tomcat 6.0 (Web Application Container).

Una familia de productos de gestin

Arbol Logika ha desarrollado una familia de productos relacionados, que buscan apoyar el proceso de modernizacin y mejoramiento de la gestin en organismos pblicos:

Sistema de seguimiento y control de la Gestin de Calidad ISO.

Sistema de Gestin Estratgica de Proyectos Institucionales.

Sistema de gestin Operativa de Proyectos Institucionales.

Arbol Intelligence, gestor de reportes y herramientas de anlisis.

Gestin de Riesgos (segn lineamientos CAIGG).

Plataforma de automatizacin de procesos.

Para mayores antecedentes, solicite informacin a [email protected],

fonos (+562) 2465 3889 (+569) 68987583.

nase a la experiencia de trabajar con Arbol Logika, contar con un

alto estndar de calidad de servicio y completa satisfaccin.

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