Tercera sesión. planificación. gestion de proyectos culturales
Gestión de Proyectos Sesión 09
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7/21/2019 Gestin de Proyectos Sesin 09
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Gestin de Proyectos
Pontificia Universidad Catlica del Per
Ricardo Vega
Octubre del 2015
Sesin
9
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Gestin de Costos
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La Gestin de Costos del Proyecto incluye losprocesos requeridos para asegurar que se completeel proyecto dentro del presupuesto aprobado.
La gestin de costos del proyecto se ocupaprincipalmente del costo de los recursos necesariospara completar las actividades del cronograma delproyecto, desarrollado en el rea de conocimiento dela gestin del tiempo.
Introduccin
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Introduccin
Determinar elPresupuesto
Determinar elPresupuesto
Estimar losCostos
Estimar losCostos
Planificar Controlar
Controlar losCostos
Controlar losCostos
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Estimar los Costos
Estima los costos de los recursos necesarios paracompletar las actividades del proyecto.
Determinar elPresupuesto
signa el costo total estimado a paquetes de traba!osindividuales.
Controlar los Costos
Controla cambios en el presupuesto del proyecto.
Introduccin
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El Plan de Gestin de Costosdebe establecer" #ivel de precisin, tipos de estimacin y redondeos. $nidades de medida %&oras o d'as(.
Enlaces con procedimientos de la organi)acin ycuentas de control %C(.
$mbrales de control, variaciones permitidas. *eglas de valor ganado, +rmulas y criterios.
ormatos de in+orme. Descripciones de proceso.
Introduccin
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Introduccin
Determinar elPresupuestoDeterminar elPresupuesto
Estimar losCostosEstimar losCostos
Planificar Controlar
Controlar losCostosControlar losCostos
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Estimar los Costos
EntradasL'nea -ase del lcanceCronograma del ProyectoPlan de *ecursos umanos*egistro de *iesgosactores ambientales de la empresa
ctivos de los procesos de laorgani)acin
EntradasL'nea -ase del lcanceCronograma del ProyectoPlan de *ecursos umanos*egistro de *iesgosactores ambientales de la empresactivos de los procesos de la
or ani)acin
Herramientas y Tcnicas/uicio de E0pertosEstimacin anlogaEstimacin param1tricaEstimacin ascendenteEstimacin por 2res 3alores
nlisis de reservaCosto de la calidad4o+t5are de Estimacin de Costos para
la Direccin de Proyectosnlisis de Propuestas para Licitaciones
Herramientas y Tcnicas/uicio de E0pertosEstimacin anlogaEstimacin param1tricaEstimacin ascendenteEstimacin por 2res 3alores
nlisis de reservaCosto de la calidad4o+t5are de Estimacin de Costos para
la Direccin de Proyectosnlisis de Propuestas para Licitaciones
SalidasEstimaciones de costos de lasactividades.
-ase de las estimacionesctuali)aciones a los documentos
del proyecto
SalidasEstimaciones de costos de las
actividades.-ase de las estimacionesctuali)aciones a los documentos
del proyecto
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4alidas
Estimacin de costos 4on valori)aciones cuantitativas de los costos
probables de los recursos requeridos para completar
las actividades del proyecto. 4on presentados en +orma de resumen o en detalle. Deben cubrir todas las categor'as de recursos que
sern cargados al proyecto %mano de obra,
materiales, suministros, ms categor'as especialestales como la variacin por in+lacin o reserva decontingencias de costos(.
Estimar los Costos
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Introduccin
Determinar elPresupuestoDeterminar elPresupuesto
Estimar losCostosEstimar losCostos
Planificar Controlar
Controlar losCostosControlar losCostos
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EntradasEstimaciones de costos de las
actividades-ase de las estimaciones
L'nea -ase del lcanceCronograma del ProyectoCalendario de *ecursosContratosctivos de los Procesos de la
6rgani)acin
EntradasEstimaciones de costos de las
actividades-ase de las estimacionesL'nea -ase del lcanceCronograma del ProyectoCalendario de *ecursosContratosctivos de los Procesos de la
6rgani)acin
Herramientas y Tcnicas4uma de costosnlisis de reserva/uicio de E0pertos*elaciones istricas
Conciliacin del l'mite de la +inanciacin
Herramientas y Tcnicas4uma de costosnlisis de reserva/uicio de E0pertos*elaciones istricasConciliacin del l'mite de la +inanciacin
SalidasL'nea base del desempe7o de
costos*equerimientos de +inanciamiento
ctuali)aciones a los documentosdel proyecto
SalidasL'nea base del desempe7o de
costos*equerimientos de +inanciamiento
ctuali)aciones a los documentosdel proyecto
Determinar el Presupuesto
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C2I3IDDE4
P8$E2E4DE 2*-/6
C$E#24 DEC6#2*6L
P*69EC26
*E4E*34 DEC6#2I#GE#CI
*E4E*34 DEGE42I:#
LI#E -4E DEC64264
P*E4$P$E426DE C64264
Determinar el Presupuesto
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4alidas
L'nea base del desempe7o de costos Es un presupuesto +ase;tiempo que ser usado para
medir, supervisar y monitorear el rendimiento del
costo en el proyecto. Es desarrollado sumando los costos estimados por
per'odo y usualmente mostrado en +orma de curva;4. Proyectos de gran magnitud suelen tener m
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4alidas
*equisitos de +inanciamiento del Proyecto 4e derivan de la l'nea base de costo y pueden
establecerse para e0cederlos con el +in de responder
al avance temprano o a los sobrecostos. En general la +inanciacin no es continua y aparece
como una +uncin escalonada. Los +ondos totales necesarios son la l'nea base ms
las reservas de gestin.
Determinar el Presupuesto
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Introduccin
Determinar elPresupuestoDeterminar elPresupuesto
Estimar losCostosEstimar losCostos
Planificar Controlar
Controlar losCostosControlar losCostos
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= 8u1 CCI6#E4 debe tomar un Director deProyectos para controlar los costos> "
Controlar los Costos
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El control de costos incluye" In+luir sobre +actores que crean cambios en la l'nea base
de costo. segurar que los cambios solicitados sean acordados.
Gestionar los cambios reales cundo ocurran. ?onitorear el rendimiento del costo para detectar y
entender las variaciones con respecto a la l'nea base decosto.
*egistrar con precisin cambios a la l'nea base de costo.
Evitar cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados,en el costo o uso de recursos.
In+ormar cambios aprobados a los interesados. ctuar para mantener sobrecostos dentro de l'mites
aceptables.
Controlar los Costos
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El control de costos incluye la b
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EntradasPlan para la Direccin del
Proyecto.*equisitos de +inanciamiento
del proyectoIn+ormacin sobre el
desempe7o del traba!octivos de los procesos de la
organi)acin.
EntradasPlan para la Direccin del
Proyecto.*equisitos de +inanciamiento
del proyectoIn+ormacin sobre el
desempe7o del traba!octivos de los procesos de la
organi)acin.
Herramientas y TcnicasGestin del 3alor GanadoProyeccionesAndice de desempe7o del 2raba!o por
Completar
*evisiones del desempe7onlisis de variacin4o+t5are de gestin de proyectos
Herramientas y TcnicasGestin del 3alor GanadoProyeccionesAndice de desempe7o del 2raba!o por
Completar*evisiones del desempe7onlisis de variacin4o+t5are de gestin de proyectos
Salidas?edicin del desempe7o del 2raba!o
Proyecciones del Presupuestoctuali)aciones de los ctivos de losProcesos de la 6rgani)acin.
4olicitudes de Cambioctuali)aciones al Plan para la
Direccin de Proyectos
ctuali)aciones a los Documentos delProyecto
Salidas?edicin del desempe7o del 2raba!o
Proyecciones del Presupuestoctuali)aciones de los ctivos de los
Procesos de la 6rgani)acin.4olicitudes de Cambioctuali)aciones al Plan para la
Direccin de Proyectos
ctuali)aciones a los Documentos delPro ecto
Controlar los Costos
C t l l C t
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EntradasPlan para la Direccin del Proyecto
*equisitos de +inanciamiento del proyecto
In+ormacin sobre el desempe7o del traba!o In+ormacin sobre el rendimiento del costo y
recursos. Entregables completados.
Costos autori)ados e incurridos. Estimaciones al t1rmino. Porcenta!es +'sicamente completados.
Controlar los Costos
C t l l C t
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erramientas y 21cnicasnlisis de medicin del rendimiento Las t1cnicas de medicin del rendimiento tales como
valor ganado ayudan a +i!ar la magnitud de lasvariaciones que ocurran.
$na parte importante del control de costos esdeterminar la causa de una variacin, la magnitud dela variacin y decidir si la variacin requiere accincorrectiva.
Gestin del 3alor Ganado %Earned 3alue?anagement E3?(. Esta t1cnica implica medircontinuamente el rendimiento del proyecto mediantetres variables independientes" B( El valor plani+icado%P3(, (El valor ganado %E3( y ( Los costos actuales%C(.
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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erramientas y 21cnicas
nlisis del 3alor Ganado $n m1todo de medicin del rendimiento del proyecto
que compara la cantidad del traba!o planeado con la
realmente lograda, para determinar si el costo y elcronograma avan)an seg
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erramientas y 21cnicas
TRMI!S DE" #$"!R G$$D!
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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Tiempo
#alores$cumulados
Costos reales%C(
3alor plani+icado%P3(
3alor ganado%E3(
Presupuesto &astala terminacin %-C(
erramientas y 21cnicas
I%!RME GR&%IC! DE" REDIMIET!
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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erramientas y 21cnicas
%'RM("$S E#M
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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erramientas y 21cnicas
DI%ERECI$ ETRE )$C* E$C + ETC
H!+P"$ !RIGI$"
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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En orden al+ab1tico
C E3 P3
C3 43
?E#64 ?E#64
CPI 4PI
DI3IDID6 P6* DI3IDID6 P6*
erramientas y 21cnicas
%'RM("$S GR&%IC$ E#M
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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SI C F E3 C E3 C E3
ET!CES C3 H C3 H C3 F H
CPI B CPI B CPI F B
El proyectoest,
4obre elpresupuesto
Dentro delpresupuesto
Deba!o delpresupuesto
SI P3 F E3 P3 E3 P3 E3
ET!CES 43 H 43 H 43 F H
4PI B 4PI B 4PI F B
El proyectoest,
trasado Dentro delcronograma
delantado
erramientas y 21cnicas
$&"ISIS E#M
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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erramientas y 21cnicasProyeccionesEstimacin para concluir el traba!o restante %E2C( -asada en una nueva estimacin" E2C
-asada en variaciones at'picas" E2C -C E3 -asada en variaciones t'picas"
E2C %-C E3( J CPI
Estimacin al t1rmino %EC(
Estimacin con nueva estimacin" EC C K E2CCosto *eal a la +ec&a ms un nuevo estimado parael traba!o restante. Este en+oque se usa cuando elrendimiento pasado muestra que los supuestosoriginales estuvieron errados o ya no son validos.
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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erramientas y 21cnicas
ProyeccionesEstimacin al t1rmino %EC( Estimacin usando el presupuesto restante"
EC C K %-C ; E3(. Costo *eal a la +ec&a msel presupuesto restante. Este en+oque se usa cuandolas variaciones reales son at'picas y no se esperaque vuelvan a ocurrir en el +uturo.
Estimacin usando el presupuesto restante a+ectado
por el CPI" EC C K %-C ; E3( J CPI. Costo *eala la +ec&a ms el presupuesto restante modi+icadopor un +actor. Este en+oque se usa cuando lasvariaciones reales son t'picas y se espera quevuelvan a ocurrir en el +uturo.
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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erramientas y 21cnicas
*evisiones del desempe7oComparan" *endimiento a lo largo del tiempo.
ctividadesJpaquetes por encimaJdeba!o delpresupuesto. itos alcan)ados o vencidos.
Combinan"
nlisis de variacin. nlisis de tendencias. 21cnica del valor ganado.
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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erramientas y 21cnicas
4o+t5are de gestin de proyectos 4e usan para supervisar el P3 +rente al C o para
predecir e+ectos de los cambios o variaciones.
nlisis de variacin Plan de gestin de costos describe cmo gestionar
las variaciones.
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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4alidas
?ediciones del desempe7o del traba!o Los valores de C3, 43, CPI y 4PI se calculan y
documentan para los componentes de la ED2.
Proyecciones del Presupuesto 4e documenta un valor de EC y E2C, calculado o
proporcionado por la organi)acin e!ecutante.
4e comunica a los interesados.
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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ctuali)aciones a los ctivos de los Procesosde la 6rgani)acin
Las causas de variaciones, el ra)onamiento detrs
de la accin correctiva elegida y otros tipos delecciones aprendidas del control de costos deben serdocumentados de tal manera que +ormen de la basede datos &istrica para este proyecto y para otrosproyectos de la organi)acin e!ecutante.
Controlar los Costos
4alidas
Controlar los Costos
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4alidas
4olicitudes de Cambio 4e pueden generar cambios que a+ecten alg
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4alidas
ctuali)aciones al Plan para la direccin delproyecto
Estimaciones de costo.
L'nea base de costo. Plan de gestin de costo. 6tros planes subsidiarios Documentos del presupuesto.
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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E!ercicioEl 'ndice de rendimiento del costo %CPI( y el 'ndicede rendimiento del cronograma %4PI( se puedendiagramar cada mes para mostrar las tendencias delproyecto. En base al diagrama, =qu1 te preocupar'a
ms %costo o cronograma( si estuvieras tomando elcontrol de este proyectocomo relevo de otroDirector de Proyecto>
Controlar los Costos
Controlar los Costos
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E!ercicio2ienes un proyecto para construir una nueva barda. La barda tiene lados.Cada lado tardar un d'a en construirse y el presupuesto es de $4M BHHHpor lado. 4e plani+ica ir completando cada lado uno tras del otro. oy es el+inal del d'a .$tili)ando el siguiente diagrama de estado del proyecto, calcula P3, E3, etc.
S: Comienzo real, F: Final real, PS: Comienzo planifcado y PF: Final Planifcado
Controlar los Costos
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E!ercicio
Controlar los Costos
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E!ercicio
Controlar los Costos
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E!ercicio2ienes un proyecto para construir una nueva barda. La barda tiene lados. Cadalado tardar un d'a en construirse y el presupuesto es de $4M BHHH por lado. 4eplani+ica ir completando cada lado uno tras del otro. oy es el +inal del d'a .En este caso, 4$?E 8$E L64 LD64 2IE#E# $# *ELCI:# I#L I#LE# L$G* DE $# *ELCI:# I#L I#ICI6, por lo que se puede traba!ar en
ms de un lado a la ve).$tili)ando el siguiente diagrama de estado del proyecto, calcula P3, E3, etc.
S: Comienzo real, F: Final real, PS: Comienzo planifcado y PF: Final Planifcado
Controlar los Costos
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E!ercicio
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21rminos relacionados a lagestin de costos
21rminos relacionados a la gestin
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B. ?1todos de 4eleccin de Proyectos
. Consideraciones de Costos
. 2ipos de Costos
. Depreciacin
N. nlisis de 3alor
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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B. ?1todos de seleccin de proyectos erramientas usadas para seleccionar los proyectos
ms rentables. Incluyen"
3alor actual %P3(. 3alor actual neto %#P3( %3#(. 2asa interna de retorno %I**( %2I*(. Periodo de retorno %P-P(.
*atio costo bene+icio %-C*(. *etorno de la inversin %*6I(.
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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3alor actual %P3( Es el valor actual de un +lu!o de ca!a +uturo. 4e calcula as'" P3 3 J %B K r(n donde 3 es el
valor +uturo, r es el ratio de inter1s y n el n
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3alor actual neto %#P3( Es el valor actual del total de bene+icios menos los
costos, por lo tanto es la suma algebraica de todos
los valores presentes con su signo. 4e calcula" #P3 CHK CBJ%B K r(BK CJ%B K r(K
CJ%B K r(O CnJ%B K r(n donde C es el +lu!o deca!a, r es el ratio de inter1s y n el n
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2asa interna de retorno %I**( Es la tasa a la cual el +lu!o de ingresos iguala al +lu!o
de egresos, computados como valores presentes
%#P3 H(. 4e debe seleccionar siempre el proyecto con mayor
2I* %I**(.
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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Per'odo de retorno %P-P( Es la velocidad del retorno +inanciero e0presado
como n
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*atio bene+icio costo %-C*( Compara los bene+icios con los costos de un
proyecto.
-*C -ene+icios J Costos 4i -C* F B entonces -ene+icios F Costos. 4i -C* B entonces Costos -ene+icios. 4i -C* B entonces Costos F -ene+icios.
4iempre escoger el proyecto con mayor -C*.
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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*etorno de la inversin %*6I( Porcenta!e que muestra el retorno de la inversin en
un determinado periodo de tiempo.
*6I %-ene+icios Costos( J Costos 4iempre escoger el proyecto con mayor *6I.
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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. Consideraciones de Costos Los gerentes de proyecto deben considerar tres tipos
de costos"
Costo del ciclo de vida Costo oportunidad Costo &undido
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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Costo del ciclo de vida Los gerentes de proyecto no deben e0cluir los costos
de las +ases de operacin y mantenimiento.
Costo oportunidad Impacto de las estimaciones de costos por reduciropciones de e!ecutar otros proyectos.
3alor del proyecto que no +ue seleccionado costo deperdida de oportunidadQ.
Costo &undido Costos ya incurridos. #o deben ser considerados en el proceso de
estimacin.
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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. 2ipos de costos $n costo puede ser variable o +i!o. $n costo puede ser directo o indirecto.
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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Costo variable Cualquier costo que cambia con el volumen de
produccin o cantidad de traba!o. Por e!emplo los
costos de materiales, suministros y salarios.Costo +i!o 4on los costos que no cambian a medida que cambia
la produccin. Por e!emplo el alquiler de una o+icina.
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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Costo directo Costos que son directamente atribuidos al traba!o del
proyecto. Por e!emplo, capacitacin y via!es del
equipo, sueldos del equipo, incentivos o costos delmaterial usado en el proyecto.
Costo indirecto Costos administrativos o costos incurridos para el
bene+icio de ms de un proyecto. Por e!emplo,impuestos, bene+icios contractuales o servicios deconse!er'a.
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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. Depreciacin Los activos pierden valor en el tiempo y e0isten
varios m1todos para calcular cul es el valor que se
pierde cada a7o y que por lo tanto puede serimputado al costo. El m1todo ms com
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(so Mtodo Tipo $crnimo Descripcin
?s com
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N. nlisis de 3alor 2ambi1n llamado ingenier'a de valor. %valor( %calidad K +uncionalidad( J costo 2rata de encontrar una +orma menos costosa de
reali)ar el mismo alcance de traba!o. *equiere el uso sistemtico de t1cnicas para
identi+icar las +unciones requeridas del proyecto,asignar valores a estas +unciones y proveer+unciones al menor costo total sin p1rdida de
rendimiento. 4i un equipo de proyecto esta tratando de reducir los
costos del proyecto pero manteniendo el mismoalcance del traba!o, entonces est reali)ando unanlisis de valor.
21rminos relacionados a la gestinde costos
21rminos relacionados a la gestin
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7/21/2019 Gestin de Proyectos Sesin 09
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T. Ley del retorno decreciente El incremento de recursos no necesariamente
incrementa la produccin.
Por e!emplo, a7adir el doble de recursos a unaactividad no necesariamente indica que la actividadser reali)ada a la mitad del tiempo original.
21rminos relacionados a la gestinde costos