GESTIÓ DE PROJECTES I OBRES

Xavier Canals; Carles Mitjà; Josep A. Barros

INDEX

• GESTIÓ DEL RISC

• RECURSOS GENÈRICS

• ANALISI PERT (Pretty Pictures)– Exemple Casa Segona Residència

GESTIÓ DEL RISC EN PROJECTES

PROJECT RISK MANAGEMENT (PRM)

RECORDATORI:

- El risc és l’ efecte acumulat de les possibilitats de esdeveniments adversos que afecten els objectius del projecte.

- La gestió del risc del projecte és la identificació, valoració i resposta als riscos del projecte durant la seva vida i en el millor interès dels seus objectius.

Es va explicar,

-  El cicle de vida del projecte i el seu grau del risc

- Les quatre fases de la gestió del risc ( Identificació, Avaluació, Resposta i Documentació)

- Estructura del risc en la construcció (Riscos econòmics, de contracte, polítics, constructius i de gestió)

Importància del Project Risk Management:

• Pot ajudar molt a millorar els ressultats del projecte, ajudant a seleccionar bons projectes, determinar el seu potencial i desenvolupar estimacions realistes.

• Estudis de KPMG diuen que el 55% del projectes abandonats no varen fer prèviament el PRM.

• Si apliquem el PRM podrem trobar els problemes potencial possibles i que podrien afectar l’ èxit del projecte. Per tant, el PRM és com una forma d’ assegurança; és una inversió.

Utilitat del Risc:

• Segons la utilització del risc obtindrem més o menys satisfacció dels resultats que pugui comportar:

- Aquelles persones que no arrisquen obtindran uns resultats potencials baixos

- Aquells que arrisquen molt i que assumeixen una alta tolerància al risc obtindran més satisfacció davant dels resultats arriscats.

-  El risc neutral comporta un equilibri entre risc i resultats.

 

• Per tant, cal assumir el risc en un projecte per aconseguir bons resultats. No arriscar significa dedicar molt de temps i excés recursos.

Què és el Project Risk Management?

• L’ objectiu del PRM és minimitzar els riscos potencials i maximitzar les oportunitats potencials. Les seves eines són:

- Planificació en la gestió del risc

- Identificació del risc

- Anàlisis del risc qualitatiu

- Anàlisis del risc quantitatiu

- Planificació a la resposta del risc

- Control del risc

Planificació en la gestió del risc:

Es decideix com planificar les activitats de la gestió del risc per al projecte. El resultat és un pla de gestió del risc amb un nivell de detall que dependrà de les necessitats del projecte.

Mc Farlan ha desenvolupat un qüestionari per poder valorar el risc. Es tracta de una sèrie de preguntes tipus test amb respostes puntuades que sumades dóna el nivell de risc del propi projecte.

Identificació del risc

Es determina quins riscs poden afectar el projecte i es caracteritzen cada un d’ ells.

Algunes eines són el Brainstorming, la tècnica Delphi, anàlisis SWOT i programes com Riskman

Anàlisis del risc qualitatiu

Caracterització i anàlisi dels riscos i s’ orden segons la magnitud dels efectes sobre els objectius del projecte

Algunes eines són les matrius de probabilitat/impacte o el judici dels experts:

- Matrius de probabilitat/impacte:

- Moltes empreses creuen en la intuïció i l’ experiència dels experts per identificar els riscs del projecte. Aquests experts poden arribar a dir si el nivell és baix, mig o alt amb o sense tècniques sofisticades.

Probabilitat Nivell de Risc

Baix Mig Alt

Baix Molt baix Baix Mig

Mig Baix Mig Alt Impacte

Alt Mig Alt Molt alt

Anàlisis del risc quantitatiu

Es mesura la probabilitat i conseqüències dels riscs. Sol ser complex i llarg. Algunes tècniques són:

-       Anàlisi d’ arbre de decisió (Decision tree analysis)

És un mètode de diagrames utilitzat per ajudar-te a seleccionar el millor camí a seguir en situacions on el futur és incert.

Concretament hi ha el mètode de Valor Monetari Esperat (Expected Monetary Value) on tu calcules el valor econòmic expectatiu d’ una decisió basada en el seu risc, la seva probabilitat i el seu valor econòmic.

-       Simulació:

Hi ha el simulador Monte Carlo que donant tres estimacions (la esperada, la pessimista i la optimista) i algunes altres dades segons el model et quantifica el risc. Per exemple McDonell Aircraft Company utilitza aquest a eina per als seus projectes.

Planificació a la resposta del risc

Establir els passos per aprofitar les oportunitats i reduir les dificultats que es pugui trobar durant el projecte. Un cop identificat i quantificat el risc tu decideixes com respondre. Pots seguir quatre estratègies principals:

   - Eliminar els riscs possiblement eliminant les seves causes

     - Acceptant les conseqüències que pugui comportar el risc.

     - Reduir l’ impacte i la probabilitat del risc

- Transferir les conseqüències del risc i les responsabilitats a una tercera persona

Control del risc

Conèixer els riscs, identificar possibles nous riscs, reduir-los i evaluar l’ eficàcia de la reducció del riscs i preparar plans d’ emergència

Utilització de software en l’ Assistència en el PRM

Les bases de dades poden mantenir un seguiment dels riscs. Molts departaments IT estableixen aquestes bases de dades

Les fulles de càlcul poden ajudar en el seguiment i la quantificació de riscs

Altres programes informàtics més sofisticats com el simulador Monte Carlo ajuden en l’ estudi dels riscs del projecte.

 Resultats de bons PRM:

Els projectes que funcionen bé aparenten ser projectes fàcils i sense esforç però en realitat darrera hi ha un gran treball per aconseguir l’ objectiu proposat

Els directors de projectes han d’ esforçar-se en fer els seus treballs aparentment fàcils per reflectir els resultats d’un bon projecte ben encaminat.

COM ENCARAR-SE CONTRA UN PROJECTE

PROBLEMÀTIC:

40% del projectes IT fallen o són abandonats abans de finalitzar-los i molts comporta un gran cost econòmic en corregir-los i orientar-los cap a l’ objectiu marcat.

Pocs directors de projectes són capaços de reconèixer a temps senyals de fallada. I només un 20% tenen un procés d’ identificació i cancel·lació de projectes equivocats.

 

Establir un procés ben definit per cancel·lar projectes és una eina de gestió molt valuosa i útil. Amb aquesta eina els directors de projecte poden saber si un projecte s’ha de parar abans que es dediquin més esforços i diners en projectes inviables o incorregibles.

A continuació mostrarem una possible metodologia per conèixer l’estat del projecte i, si és necessari, el punt en el qual s’ hauria de cancel·lar:

Projecte aprovat?

Promotor correcte?

Començar amb un projecte problemàtic

Apte amb la estratègia de l’ empresa?

Tecnològicament viable?

Projecte únic?

Satisfacció del client?

Definir senyals vitals, establir paràmetres mínims

Avaluar senyals vitals

Enviar avaluació al comité de direcció

Senyals vitals dins els límits?

Consultar altres departaments

CANCEL·LAR EL PROJECTE?

Replantejament del projecte

Desenvolupar pla de cancel·lació del

projecte.

Continuar el projecte

Consular amb RRHH

Establir les raons de cancel·lació

Anunciar la cancel·lació del projecte

Aprofitar els aspectes positius del projecte

Apendre dels errors comesos

Membres de l’ equip del projecte reassignats

SINO

Senyals vitals Variança Punts

Programa del projecte: Programat / Previst

% en diferència de dies

< 10 %

10 % – 20 %

> 20 %

0

1

2

Fites: Programat / Previst

% objectius complerts a temps

< 10 %

10 % – 20 %

> 20 %

0

1

2

Treballs acabats: Programat / Previst

% objectius complerts a temps

< 10 %

10 % – 20 %

> 20 %

0

2

4

Qüestions per resoldre

# qüestions per resoldre/ ja resoltes

Per acabar

< Superats

> No superats

0

1

2

Costos fins al moment: Acumulat/ Estimat

% sobre o sota pressupost

< 10 %

10 % – 20 %

> 20 %

0

1

2

Recursos: programat / Previst

% diferència en personal, material, ...

< 10 %

10 % – 15 %

> 15 %

0

2

4

Alta probabilitat, esdeveniments d’alt nivell d’

impacte. Ex. Errors tecnològics, pèrdua de

promotor o personal clau

1 – 3 Risc

4 – 5 Risc

6 –7 Risc

1

3

5

Situació bona (1 – 5 punts):

El projecte va per bon camí

Situació de precaució (6 – 10 punts)

S’ hauria de millorar la direcció del

projecte. Si es decideix per

continuar caldria fixar els problemes

i solucionar-los o disminuir-los

Situació de perill (11+ punts)

El projecte a arribat a un punt crític

en el que es recomana no continuar

Com definir senyals mínims i establir els nivells crítics?

ELS RECURSOS GENÈRICS...

...una empresa sobre rodes

Els recursos genèrics: un nou tòpic del MS Project 2002

Què són?

Són recursos que permeten definir habilitats i qualificacions en comptes d’un recurs que defineixi individus específics

En aquest sentit s’intentarà respondre a:

Per a què s’utilitzen

Com es creen i s’utilitzen les funcions que permeten manipular-los

Com afecta aquests tipus de recursos a l’actuació de l’empresa

Avantatges de la seva utilització

Els recursos genèrics: un nou tòpic del MS Project 2002

Per a què s’utilitzen

Es poden utilitzar per al desenvolupament del pla de projecte en les seves primeres etapes o quan es vulgui fer un seguiment del treball sense interessar-se per qui realitza les tasques.

Però s’utilitzen principalment per a la substitució de recursos.

Què fa la funció substitució de recursos?

Analitza les habilitats i qualificacions que necessita el projecteamb el que es treballa per així poder fer les associacions ambi es habilitats que posseeixen els recursos de l’empresa i deter-mina la disponibilitat d’aquests.

Els recursos genèrics: un nou tòpic del MS Project 2002

Crear i utilitzar les funcions que permeten manipular-los

S’afegeixen igual que els recursos de treball i materials.Representen aquelles habilitats que hi ha a l’empresa i que es poden recollir en forma de borsa de genèrics. En aquest sentit es pot fer una distinció entre els genèrics:

Els que formen part de la borsa de recursosEls que només voldrem utilitzar per un projecte determinat

Amb la substitució de recursos:

Optimitzem la programació al triar els millors recursos segons:·Les qualificacions·La carrega de treball actual ·I la disponibilitat.

Els recursos genèrics: un nou tòpic del MS Project 2002

Com afecten a l’actuació de l’empresa

·Utilitzar codis de qualificacions pels recursos.

·En funció de les necessitats de l’empresa, s’ha de menester codis d’estructura de descomposició de treball (EDT), per definir la posició d’un recurs dins de l’empresa. Així es delimita millor la llista de recursos que l’assistent contemplar en la substitució.

·Especificar el grau de necessitat del recurs dins el projecte. Si un recurs és necessari l’assistent no podrà substituir-lo.

·Redistribuir el projecte després d’executar l’assistent per millorar les prestacions que aquest dóna.

Els recursos genèrics: un nou tòpic del MS Project 2002

Avantatges de la seva utilització

·Les recomanacions d’assignacions de recursos es podran fer per les tasques de tots els projectes que es vulgui. ·Canvis automàticament de les assignacions recomanades.

·Escurçar la programació i evitar sobreasignacions, ja que es té en compte la disponibilitat i les qualificacions en fer els canvis d’assignació recomanats.

·Es pot imprimir un informe amb els resultats del assistent on aparegui la data d’execució, la durada, els recursos, la data límit de recursos, els equips del projecte i altres opcions de programació.

ANALISI PERT(Pretty Pictures)

ANALISI PERT A MS-PROJECT (Pretty Pictures)

• Com buscar per la xarxa Programes alternatius?

PRETTY PICTURES

GOOGLE PRETTY PICTURES PERT

PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE

ANALISI PERT A MS-PROJECT (Pretty Pictures)

• SMARTDRAW 6.0– www.smartdraw.com– 30 days trial version

• PERT Chart Expert 2.2– www.criticaltools.com– 30 days trial version

SMARTDRAW 6

• Programa exclusivament de dibuix de diagrames- Enginyeria- Medicina- Software

• Únicament funció estètica (Donat el cas pot ser substituït per autoformes de MS-Word)

• Autèntica Pretty Picture. • No permet programar.• Poc útil en l’entorn del Project Management

SMARTDRAW 6.0

PERT Chart Expert 2.2

• PERMET PROGRAMACIÓ• Admet arxius de MS-Project• Permet guardar en format MS-Project• Sols es poden fer diagrames de Pert • Molt senzill de funcionament

• Si es te coneixement de MS-Project és perdre el temps.