EXPEDIENTE ELECTRONICO

INFORMATICA JURIDICA

CONCEPTO

Un expediente es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos documentos que requiere la gestión solicitada por una persona física o legal.

Es un conjunto de datos registrados en un soporte durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad.

Un expediente electrónico es un caso particular de un Trámite Electrónico, al que se agregan características específicas necesarias para cumplir con la normativa legal vigente

¿PARA QUÉ SE NECESITA UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO? El mecanismo tradicional para los procedimientos administrativos en la órbita de los organismos públicos, es el Expediente. Históricamente consiste en un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere ser trasladado entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él.

El trasiego de los papeles que forman el expediente entre las personas, entre oficinas y entre diferentes organismos, resulta en una ejecución ineficiente, costosa y con impacto ambiental. Además existen riesgos: extravío, pérdida de confidencialidad, sustracción de fojas, deterioro de los papeles y el acceso no autorizado a los documentos.

Entre los costos relevantes está la impresión, el traslado de personas y papeles, así como su almacenamiento y preservación.

El expediente electrónico, mantiene el espíritu de esta forma documental, pero eliminando los principales inconvenientes del papel, aumentando la transparencia y eficiencia en la gestión.

BENEFICIOS

Aumento de la eficiencia, menores tiempos al buscar, procesar y trasladar documentos.

Mayor seguridad, al reducirse la pérdida o deterioro de documentos físicos.

Dado el soporte electrónico, se logra una mayor confidencialidad de los asuntos que lo requieren.

Reducción de costos de impresoras, insumos, traslado de papel.

BENEFICIOS

Menor huella ambiental derivado del ahorro de papel, energía y residuos.

Trabajo remoto (casa / viajes), aumentando eficiencia y reduciendo costos.

Auditoría y control total sobre los documentos y actuaciones.

Capacidad de trabajo concurrente y colaborativo, sin necesidad de fotocopias.

Posibilidad de medir la gestión en orden de mejorarla.

VENTAJAS

Es claro que el expediente electrónico proporciona mayor transparencia a la administración, ya que los usuarios (ciudadanos, funcionarios, gerentes, directores), cuentan con herramientas para controlar y dar seguimiento a sus documentos. En lo que respecta a los funcionarios y empleados, el expediente electrónico constituye un facilitador de las tareas, porque las simplifica y pone a su disposición de forma inmediata toda la información que necesita para tomar decisiones y realizar su actuación. Con la implantación del expediente electrónico se reducen considerablemente los costos de papelería e impresión, los tiempos de búsqueda documental, los riesgos de pérdida y deterioro de documentos, el costo de los traslados de papeles de un sitio a otro, y el tiempo total y parcial de tramitación.

BENEFICIOS

Eficiencia y Productividad al buscar expedientes. Se estima que los profesionales gastan 50%de su tiempo buscando información, y les toma 18 minutos encontrar cada documento en promedio. Esto se traduce directamente en pérdida de eficiencia y productividad, o sea en un costo para la organización.

Reducción de costos de impresión Impresoras, papel, insumos, son gastos perfectamente cuantificables. Y evitables!

Reducción de costos y riesgos de perder documentos. Se estima que entre un 10 y un 15% delos papeles se pierden alguna vez, lo que conlleva a que se pase hasta un 30% del tiempo laboral buscándolos. Nuevamente estamos frente a ineficiencias cuantificables.

Traslado de expedientes y manejo de versiones. Encontrar la última versión de un documento en un sistema de archivos o en los correos electrónicos puede ser una tarea desgastante y costosa. Si a eso le sumamos el trasiego de expedientes en papel y el tiempo perdido en hacerlo, estamos frente a una de las mayores ineficiencias de las organizaciones.

REQUISITOS DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Una alta inversión financiera por parte del Estado, la misma será totalmente justificada al permitir al ciudadano gozar de más confianza en el sistema judicial, y con ello, la tan anhelada “SEGURIDAD JURIDICA”.

Implica un tiempo prudencial de capacitación e implementación gradual de uso del sistema electrónico.

Los Servidores Informáticos que graban y mantienen disponible las actuaciones judiciales en las causas.

Operadores informáticos capaces y honestos.

Las Facultades de Derecho deberán formar a sus estudiantes de grado y posgrado en la utilización del Expediente Judicial Electrónico, creando la materia respectiva.