Expediente clínico electronico · Norma oficial mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente...

Código: SSM-HGJGP-ECE-PR-03

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Procedimiento para la Capacitación a Usuarios del E.C.E. Pagina:

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CONTROL DE EMISIÒN

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Nombre L.I. Carlos M Chávez G Dr. Jorge Mario López

Arango Dr. Adrián Ramírez Alvear

Cargo Responsable del E.C.E.Director de Planeación y

Evaluación Director del Hospital de

Cuernavaca Junta de Gobierno de los SSM

Firma

Fecha 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011 30 de Junio del 2011

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1. Propósito.

Brindar capacitación al personal del Hospital para la utilización del Expediente clínico Electrónico (E.C.E)

2. Alcance.

Este procedimiento aplica a la Subdirección Médica, Jefatura de Enseñanza, Jefes de Servicio, Jefes de Departamento, Responsable del ECE y al personal integrante del ECE.

3. Responsabilidades.

Subdirector Médico: Coordinar las actividades y programación del Jefe de enseñanza, Jefes de Servicio, Jefes de Departamento y Responsable del ECE para la adecuada calendarización en la capacitación de los médicos (especialistas, internos rotatorios y residentes de nuevo ingreso).

Jefes de Servicio: Solicitar al Responsable del ECE la capacitación para el personal de nuevo ingreso (médicos especialistas y personal administrativo) en el uso del ECE con la creación de su respectiva agenda de pacientes.

Jefes de Departamento: Solicitar al Responsable del ECE la capacitación para el personal administrativo de nuevo ingreso en el uso del ECE.

Jefe de Enseñanza: Solicitar al Responsable del ECE la capacitación para el personal médico de nuevo ingreso internos rotatorios y residentes en el uso del ECE.

Responsable del ECE: Coordinar, calendarizar e impartir la capacitación en el manejo del ECE al personal médico y administrativo de nuevo ingreso solicitado.

Personal Integrante del ECE (Capacitador, Implementador y Soporte Técnico): Colaborar en la capacitación del personal médico y administrativo y posterior asesoría en el manejo del ECE.

4. Políticas de operación, normas y lineamientos.

1. La capacitación en el uso y manejo del ECE estará apoyada principalmente en el material diseñado para tal efecto (Tutoriales para el manejo del ECE) consistente en audiovisuales digitalizados elaborados por el personal integrante del ECE.

2. Los Tutoriales para el manejo del ECE comprenden los diferentes módulos que estan en operación en el Hospital y debe proporcionarse al usuario una copia del audiovisual en que fue capacitado como material de apoyo cuando concluya la capacitación.

3. La capacitación del uso y manejo del ECE debe privilegiar el apego a los numerales señalados en la Norma oficial mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico.

4. La solicitud de capacitación para el personal médico y administrativo deberá realizarce al Responsable del ECE en un plazo no menor a dos días hábiles.


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5. El personal integrante del ECE debe supervizar el adecuado uso que el personal médico y administrativo recién capacitado realice en el manejo del ECE.

6. Se debe llevar el registro y control de participantes del curso de capacitación por medio de una lista de control de asistencia.

7. La duración del taller de capacitación por módulo debe ser de una hora por día, dependiendo del número de módulos la capacitación puede variar de 3 a 4 días en total en función de los siguientes factores: el nivel de conocimiento de los asistentes, el número de asistentes y la capacidad del área física donde se impartirá la capacitación.

5. Método de Trabajo.

a) Descripción

No. Act.

Descripción Responsable Documento de

Trabajo (Código)

1

Solicita el trabajo coordinado de la Jefatura de Enseñanza, Jefes de Servicio, Jefes de Departamentos y Responsable del ECE para la capacitación del ECE al personal de nuevo ingreso.

Subdirector médico

(SM)

2 Envía memorándum al responsable del ECE solicitando capacitación de personal, adjuntando ficha de identificación de usuario.

Área solicitante de capacitación

(ASC)

Memorándum, Ficha identificación del

usuario SSM-DPE-ECE-FOH-01

3 Recibe memorándum con la solicitud de capacitación.

Responsable del E.C.E.

(R. E.C.E.)

Memorándum Ficha identificación del

usuario SSM-DPE-ECE-FOH-01

4 Elabora programa de capacitación acorde a los datos contenidos en el memorándum.

R. E.C.E. Documento de Programación

SSM-DPE-ECE-FOH-02

5 Notifica al ASC fecha de programación R. E.C.E. Memorándum

6 Lleva a cabo el registro y control de participantes del taller de capacitación

R. E.C.E. Lista de Asistencia

SSM-DPE-ECE-FOH-03

7

Imparte Capacitación con los tutoriales para el manejo del ECE. R. E.C.E.

Videos

(Tutoriales para el manejo del ECE)


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No. Act.

Descripción Responsable Documento de

Trabajo (Código)

8

¿Hubo inasistencias a la capacitación?

Si la respuesta es sí, pasar a la actividad 9

Si la respuesta es no, pasar a la actividad 12

R. E.C.E.

9 Notifica al área solicitante de Capacitación la Inasistencia de los participantes al curso

R. E.C.E. Memorándum

10 Recibe notificación de inasistencia A.S.C. Memorándum

11

Reenvía solicitud de capacitación al responsable del ECE A.S.C.

12 Notifica a la Subdirección médica y áreas solicitantes la conclusión de la capacitación del personal de nuevo ingreso.

R. E.C.E. Memorándum

13 Efectúa la supervisión correspondiente de la captura de información relacionada con el expediente clínico y la generación de esta de manera electrónica.

Personal Integrante del ECE

(PIECE)

14

¿Se detectan errores en el uso del ECE?

Si la respuesta es sí, pasar a la actividad 15

Si la respuesta es no, pasar a la actividad 17

PIECE

15 Asesora corrigiendo el error detectado en el uso del ECE PIECE

16 Notifica al responsable del ECE la asesoría otorgada y la corrección de los errores

PIECE

17 Notifica al responsable del ECE el uso adecuado del ECE

Con esta actividad termina el procedimiento. PIECE


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�� Diagrama de flujo��

Memorándum de solicitud de capacitación

Memorándum

Inicio

RESPONSABLE DEL ECE SUBDIRECTOR MEDICO PERSONAL INTEGRANTE DEL

ECE

AREA SOLICITANTE DE CAPACITACION

Ficha(s) identificación usuario(s)


Enviar Memorándum de solicitud de capacitación y ficha(s) de Usuario(s).

Solicitar el trabajo coordinado del área solicitante de capacitación, y del responsable del E.C.E. 2 1

Procedimiento para la Implementación de Módulos del E.C.E.

Programa de capacitación

Programa de capacitación

Elaborar programa de capacitación acorde a los datos contenidos en el memorándum. 4

Notificar programa de capacitación al área solicitante de capacitación

5


Recibir memorándum de solicitud de capacitación y ficha(s) de Usuario(s).

3

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Lista de asistencia

Llevar a cabo el registro y control de participantes del taller de capacitación

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RESPONSABLE DEL ECE

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AREA SOLICITANTE DE CAPACITACION�

Memorándum

Recibir notificación de inasistencias

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Reenviar solicitud de capacitación al Responsable del

ECE 11

3

Si

Tutoriales

Memorándum

A

Notificar al ASC las inasistencias de los participantes del curso

9

Impartir capacitación con los tutoriales para el manejo del ECE

7

¿Hubo inasistencias a

la capacitación?

8

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12

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No

Si

RESPONSABLE DEL ECE

�SUBDIRECTOR MEDICO

�PERSONAL INTEGRANTE DEL ECE

�AREA SOLICITANTE DE CAPACITACION�

¿Hubo errores en el uso del

ECE? 14

Supervisar captura de información relacionada con ECE de usuarios nuevo ingreso

13

Fin

Asesorar corrigiendo errores detectados de

usuarios nuevos ingreso

15

Notificar al responsable del ECE de la asesoría y corrección de errores detectados 16

Notificar al responsable del ECE del uso adecuado del ECE por parte de usuarios de nuevo ingreso 17

Notificación

Notificar a la Subdirección médica y áreas solicitantes la conclusión de la capacitación

12

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c) Documentos de referencia

Documento Código

Norma oficial mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico. No aplica

Tutoriales para el manejo del ECE (audiovisuales digitalizados) No aplica

d) Registros.

6. Estándares Óptimos de Desempeño

1. Capacitar y asesorar al 100% al personal de nuevo ingreso (médicos y administrativos) en el uso adecuado del ECE.

7. Objetivos de Calidad

1. Coadyuvar mediante la capacitación y asesoría en el manejo del ECE en el proceso de certificación de la Unidad Hospitalaria.

8. Glosario.

No. Nombre y Código del Documento Responsable de su

custodia Tiempo de Retención

1 Ficha identificación del usuario

SSM-DPE-ECE-FOH-01 ASC

3 AÑOS

2 Documento de Programación SSM-DPE-ECE-FOH-02

RECE 3 AÑOS

3 Lista de Asistencia

SSM-DPE-ECE-FOH-03 RECE 3 AÑOS

Área Solicitante de Capacitación (ASC): Integradas por las Jefaturas de Servicio, Jefaturas de Departamento y la Jefatura de Enseñanza las cuales solicitan la capacitación para el personal médico especialista, interno rotatorio y residentes de especialidad así como personal administrativo de nuevo ingreso.

Tutoriales para el manejo del E.C.E: Videos de autoestudio de los distintos módulos que integran el Expediente Clìnico Electrónico.


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9.-Cambios en esta versión.

Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio

No aplica No aplica No aplica

10. Anexos.

1.- Ficha de identificación de usuarios.

2.- Lista de Asistencia.

3.- Documento de Programación.

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Código: SSM-HGJGP-ECE-PR -04

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Procedimiento para la configuración de los módulos del E.C.E.

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CONTROL DE EMISIÒN







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1. Propósito.

Llevar a cabo la configuración de los documentos del expediente clínico en unidades hospitalarias de segundo nivel con motivo de las necesidades del servicio de atención hospitalaria para contar con la disponibilidad, actualización, integridad y confidencialidad de la información que facilite la integración de un expediente clínico electrónico.

2. Alcance.

Este procedimiento aplica al personal involucrado en el Subcomité del Expediente Clínico de la unidad hospitalaria así como al personal que administra el Expediente Clínico Electrónico.


Responsable del E.C.E.: Recibe, coordina y da seguimiento a las solicitudes de modificaciones de los documentos del E.C.E.

Jefe de enseñanza en calidad de Secretario Técnico del Subcomité del Expediente Clínico de la Unidad Hospitalaria: Solicita al responsable del E.C.E. las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones aprobadas para la integración del Expediente Clínico Electrónico.

El Implementador: Atender las solicitudes de modificaciones autorizadas por el Responsable del E.C.E., llevando a cabo estas en una base de datos de prueba asegurando su correcta aplicación.


1. Cualquier cambio, adecuación, incorporación o modificación que se requiera a los documentos que integran el expediente clínico deberá ser solicitado al Subcomité del Expediente Clínico en la unidad hospitalaria quien a su vez será el único órgano colegiado facultado para aprobar las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones para la integración del Expediente Clínico Electrónico.

2. El Jefe de Enseñanza en su calidad de Secretario Técnico del Subcomité del Expediente Clínico en la unidad hospitalaria recibirá, atenderá, y tramitará todos los cambios solicitados y aprobados por el Subcomité al E.C.E. vigilando que estos cumplan con los estándares de la Norma Oficial NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico.

3. Los Jefes de Servicio de la unidad hospitalaria serán los únicos que podrán solicitar al Subcomité del Expediente Clínico a través del Secretario Técnico las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones para la integración del Expediente Clínico Electrónico.

4. El Responsable del E.C.E. será el único coordinador para que se lleven a cabo las modificaciones solicitadas a las distintas configuraciones del E.C.E. a través del Implementador del E.C.E.



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CONTROL DE EMISIÒN







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a) Descripción

No. Act.

Actividad Responsable Documento de Trabajo

(No. control)

1 Solicita al Responsable del E.C.E. las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones para la integración del Expediente Clínico Electrónico

Secretario Técnico del Subcomité del Expediente Clínico

(STSEC)

Memorándum

2 Recibe solicitud de las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones para la integración del Expediente Clínico Electrónico


(RECE) Memorándum

3

Analiza la solicitud y evalúa la factibilidad de realizar las modificaciones

Nota: la evaluación preferentemente debe realizarse con el implementador.

RECE

4 ¿Es factible la modificación? Si la respuesta es sí, continúa con la actividad No. 5 Si la respuesta es no, continúa con la actividad No. 14

Implementador del ECE

(IECE)

5

Lleva a cabo la configuración de las modificaciones solicitadas

Nota: La configuración se realiza en una base de datos de prueba.

IECE

6 Revisa las modificaciones a la configuración del ECE RECE

7 Envía al Secretario Técnico del Subcomité del expediente Clínico el reporte de las modificaciones realizadas a la configuración del E.C.E.

RECE Memorándum

8 Recibe y analiza el reporte de las modificaciones realizadas en las base de datos de prueba.

(STSEC) Memorándum

9

¿Se requiere nueva modificación? Si la respuesta es sí, continúa con la actividad No. 2

Si la respuesta es no, continúa con la actividad No. 10 (STSEC)

10 Envía al responsable del E.C.E. validación del reporte de las modificaciones realizadas al E.C.E.

(STSEC) Memorándum

11 Recibir validación del reporte de las modificaciones realizadas al E.C.E.

RECE Memorándum

12 Aplica configuración de modificaciones en la base de datos real del E.C.E.

(IECE)


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CONTROL DE EMISIÒN







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No. Act.


(No. control)

13

Documenta y guarda en carpeta las modificaciones y cambios solicitados y realizados a la configuración del E.C.E.

Con esta actividad termina el procedimiento.

(IECE) Bitácora de cambios y modificaciones a la

configuración del E.C.E. (SSM-DPE-STD-ECE-

HOSP-FO-01)

14

Se notifica al Secretario Técnico del Subcomité del expediente Clínico que no es factible la modificación solicitada exponiendo los motivos de la negativa.


RECE Memorándum


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CONTROL DE EMISIÒN







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No

Memorándum

14

Memorándum

Si

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Memorándum

Memorándum

Memorándum

Base de datos de prueba

Llevar a cabo la configuración de las modificaciones solicitadas

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Inicio

A

¿Es factible la modificación?

4

Enviar el reporte de las modificaciones realizadas a la configuración del E.C.E.

IMPLEMENTADOR DEL EXPEDIENTE CLÍNICO ELECTRÓNICO

SECRETARIO TÉCNICO DEL SUBCOMITÉ DEL EXPEDIENTE CLÍNICO�

Analizar si es factible la modificación solicitada

3

Revisar las modificaciones a la configuración del ECE

�6

2

Solicitar al Responsable del E.C.E. las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones. 1

RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE CLÍNICO ELECTRÓNICO�

2

Recibir solicitud de las modificaciones de los documentos y/o actualizaciones para la integración del E.C.E. 2

7

Memorándum

Si ¿Se requiere nueva

modificación?

9 No

Enviar la validación del reporte de las modificaciones realizadas al E.C.E.�

10

Recibir y analizar el reporte de las modificaciones realizadas en las base de datos de prueba.

8

Recibir validación del reporte de las modificaciones realizadas al E.C.E.�

11

Base de datos Real

Llevar a cabo la configuración de las modificaciones solicitadas

� 12

2


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Firma


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Carpeta de configuració

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4

Fin

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A

Fin

Memorándum

Notificar Secretario técnico del subcomité del expediente clínico que no es factible su solicitud. 14

IMPLEMENTADOR DEL EXPEDIENTE CLÍNICO ELECTRÓNICO

SECRETARIO TÉCNICO DEL SUBCOMITÉ DEL EXPEDIENTE CLÍNICO�

RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE CLÍNICO ELECTRÓNICO�

Documentar y guardar en carpeta las modificaciones y cambios solicitados y realizados al E.C.E.

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13


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CONTROL DE EMISIÒN







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Documento Código

No aplica No aplica

d) Registros.


1. Atender el 100% las peticiones de modificaciones a los documentos y/o actualizaciones para la integración del Expediente Clínico Electrónico emitidas por el Subcomité del Expediente Clínico.


1. Contar con un expediente clínico electrónico debidamente integrado que permita coadyuvar en los procesos de certificación de la unidad hospitalaria.�

8. Glosario.



1

Bitácora de cambios y modificaciones a la configuración del E.C.E.

(SSM-DPE-STD-ECE-HOSP-FO-01)

Responsable del E.C.E. 3 Años

Base de datos: Archivo electrónico que contiene el banco de datos de un sistema

Bitácora de cambios y modificaciones a la configuración del E.C.E.: Documento con registros cronológicos de actividades desempeñadas por un área o personas en un tiempo determinado.

Implementador: Personal encargado de llevar a cabo la instalación, configuración y mantenimiento del E.C.E.

Responsable del Expediente Clínico Electrónico: Persona encargada de supervisar, coordinar, vigilar que no se pierda la integridad del E.C.E. con los trabajos que se hagan tanto el personal del E.C.E. como los usuarios de este.

Secretario Técnico del Subcomité del Expediente Clínico: Persona que preside al Subcomité del expediente clínico en la unidad hospitalaria.


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CONTROL DE EMISIÒN







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10. Anexos.

1.-Bitácora de cambios y modificaciones a la configuración del E.C.E.

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Código: SSM-HGJGP-ECE -PR -02

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Procedimiento para la elaboración de reportes del E.C.E. Pagina:

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CONTROL DE EMISIÒN




Cargo Responsable del E.C.E. Director de Planeación y



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1. Propósito. Proporcionar información veraz y oportuna generada a partir de la base de datos del sistema del Expediente Clínico Electrónico que apoye la adecuada toma de decisiones en la unidad hospitalaria.

2. Alcance.

Este procedimiento aplica al Responsable del E.C.E., al Implementador del E.C.E., al responsable del Área de Estadística y a las subdirecciones médica y administrativa; así como al Director de la unidad hospitalaria.


Responsable del E.C.E.: Atiende las solicitudes de elaboración de reportes e informes recurrentes y no recurrentes y da seguimiento a su adecuada elaboración.

Implementador: Debe asistir al responsable del E.C.E. en la emisión de datos de las tablas que componen el sistema del E.C.E. según lo requieran las solicitudes recibidas de elaboración de reportes e informes recurrentes y no recurrentes de tal forma que se puedan generar informes prácticos y fáciles de interpretar.

Responsable del área de estadística: Recibe y procesa a través de su personal operativo los reportes recibidos por el responsable del E.C.E. en los diferentes sistemas de información institucionales.

Dirección de la unidad hospitalaria, Subdirector médico y administrativo: Autorizan la petición de generación de reportes e informes no recurrentes siempre y cuando éstos apoyen la adecuada toma de decisiones en la unidad hospitalaria.


1. Tratándose de la información y reportes recurrentes solicitados por el área de estadística de la unidad hospitalaria, el responsable del E.C.E. transferirá éstos acorde con el calendario estadístico y con las especificaciones solicitadas por la Jefatura de Departamento de Estadística de la Dirección de Planeación y Evaluación de los SSM.

2. Tratándose de la información y reportes no recurrentes, los responsables de los distintos servicios y departamentos que componen a la unidad hospitalaria deben, a través de la Direccion de la unidad hospitalaria, la Subdireccion Médica o la Subdirección Administrativa (según corresponda), hacer llegar sus solicitudes de información para su debida autorización.

3. La entrega de la información y reportes, tanto recurrentes como no recurrentes, será realizada en formato digitalizado y en archivos de excel.

4. La interpretación, análisis, conclusiones y uso que se derive de la información o reportes recurrentes y no recurrentes proporcionada por el responsable del E.C.E. es responsabilidad del área o usuario solicitante de la misma.

5. El manejo de la información privada y de los datos personales de los pacientes contenida en el sistema del E.C.E. se debe alinear y ajustar a las disposiciones federales y estatales contenidas en las leyes y reglamentos existentes en materia de información pública, estadística y protección de datos personales.

6. La información y reportes solicitados de manera no recurrente deben poseer la mayor especificicación en cuanto al tipo de variables, temporalidad, periodos y demás datos que faciliten la consulta del sistema del E.C.E. y la


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CONTROL DE EMISIÒN







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creación de los reportes e informes en cuestión.


a) Descripción

No. Act.


(No. control)

1 Recibe memorándum solicitando autorización para la emisión de reportes o informes estadísticos parciales o con periodicidad.

Responsables Autorización

Informes Estadísticos.

(Dirección general, Subdirector médico,

Subdirector Administrativo)

(RAIE)

Memorándum

2

¿Es recurrente el reporte ?

Si la respuesta es Sí, pasar a la actividad 7

Si la respuesta es No, pasar a la actividad 3.

RAIE

3 Revisa el reporte o informes estadísticos solicitados RAIE

4

¿Es procedente la solicitud?



RAIE

5 Rechaza solicitud, argumentando el motivo.

Con esta actividad termina el procedimiento. RAIE Memorándum

6 Autoriza la solicitud de reportes o informes estadísticos. RAIE

7 Envía solicitud autorizada al responsable del ECE para la elaboración de reportes o informes estadísticos.

RAIE

8 Recibe solicitud autorizada para la elaboración de reportes o informes estadísticos.

Responsable del ECE

(RECE)

Memorándum

9 Analiza solicitud de reportes o informes estadísticos autorizada

RECE

10 Entrega solicitud autorizada y revisada al implementador del ECE para elaboración del query string (vista).

RECE Memorándum

11 Recibe solicitud autorizada y revisada para elaboración de query string (vista).

Implementador del ECE

(IECE)

Memorándum


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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No. Act.


(No. control)

12 Genera query string (vista) al Responsable del ECE. (IECE) Archivo Digital

13 Envía query string (Vista) al Responsable del ECE. IECE� Archivo Digital

14 Recibe Vista (Query string) para elaborar reporte o informe estadístico electrónico.

RECE� Archivo Digital

15 Analiza vista para ver si cumple con lo solicitado.� RECE�

16

¿Cumple con lo solicitado?


Si la respuesta es No, pasar a la actividad 10

RECE Memorándum

17 Ejecuta vista y transfiere datos a Excel. RECE Archivo Digital

18

¿Es recurrente?



RECE

19 Envía al Usuario Solicitante archivo digital RECE Archivo digital

20 Recibe archivo digital Usuario Solicitante

(US) Archivo digital

21 Valida información US Archivo digital

22

¿Es válida?



US

23 Procesa información en sistema institucional. Con esta actividad termina el procedimiento.

US

24 Envía solicitud para corrección de los datos recibidos al Responsable del ECE

US Memorándum

Archivo digital

25 Recibe solicitud de corrección y procesar estas. Se conecta a la actividad 19.

RECE Memorándum

Archivo digital

26 Envía Archivo digital al usuario solicitante. RECE Memorándum

Archivo digital

27 Recibe archivo digital con reporte o información estadísticaCon esta actividad concluye el procedimiento.

RAIE� Agenda electrónica


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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Memorándum

Memorándum

Query

Recibir solicitud autorizada para la elaboración de reportes o informes estadísticos.�

8

Enviar query string al Responsable del ECE.

13

Query

Memorándum

Generar query string

12

17Si

Si

No

No

Memorándum

Analizar solicitud de reportes o informes estadísticos autorizada�

9

Entregar solicitud autorizada y revisada para la elaboración del query string.�

10

Recibir solicitud autorizada y revisada para elaboración de query string 11

��

¿Cumple con lo solicitado?

16

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Memorándum

Memorándum

Memorándum

Inicio

¿Es recurrente el reporte?

2

Recibir memorándum solicitando autorización para la emisión de reportes o Informes estadísticos. 1

Autorizar la solicitud de reportes o informes estadísticos.�

6

IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. RESPONSABLES AUTORIZACIÓN INFORMES ESTADÍSTICOS.

USUARIO SOLICITANTE

Revisar el reporte o informes estadísticos solicitados

� 3

RESPONSABLE DEL E.C.E.

Si

No

¿Es procedente la solicitud?

4

Rechazar solicitud, argumentando el motivo. �

5

Fin

Enviar solicitud autorizada para la elaboración de reportes o informes estadísticos.�

7

Query

Recibir query string para elaborar reporte o informe estadístico electrónico 14

Analizar vista para ver si cumple con lo solicitado.

15


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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Archivo Excel

Memorándum

Archivo Excel

Ejecutar vista y transferir datos a Excel. �

17

Enviar archivo digital�

19

¿Es recurrente?

18

17

No

26

Si

IMPLEMENTADOR DEL E.C.E.

RESPONSABLES AUTORIZACIÓN INFORMES

ESTADÍSTICOS.�

USUARIO SOLICITANTE

�RESPONSABLE DEL E.C.E.

Archivo Excel

Memorándum

Recibir memo con archivo digital de la base de datos solicitada para su revisión�

20

Validar si los datos son correctos�

21

Si

No ¿Los Datos

son correctos?

22

Fin

Procesar información en sistema institucional.

23

24


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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Fin

Archivo digital

Memorándum

Recibe Memorándum con el Archivo digital conteniendo los reportes o información estadística.

27

Archivo digital

Memorándum

Envía solicitud para corrección de los datos recibidos.

24

RESPONSABLES AUTORIZACIÓN

INFORMES ESTADÍSTICOS.�USUARIO SOLICITANTE

�RESPONSABLE DEL E.C.E.

Archivo digital

Memo

Recibe, corrige y reenvía solicitud con datos corregidos.

25

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Archivo digital

Memorándum

Envía Memorándum con el Archivo digital conteniendo los reportes o información estadística al usuario solicitante. 26

19

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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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Documento Código

Ley de información pública, estadística y protección de datos personales del estado de Morelos

No aplica

d) Registros.


1. Atender el 100% de las solicitudes de información y reportes no recurrentes que apoyen la adecuada toma de decisiones en la unidad hospitalaria.

2. Proporcionar el 100% de la información y reportes recurrentes en tiempo y forma solicitada por el área de estadística de la unidad hospitalaria.


Facilitar el acceso a la información contenida en el sistema del E.C.E. de manera veraz y oportuna.

8. Glosario.



No aplica

Archivo Digital: También denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora, estos se diferencian de los emas por su nombre propio y extensión Expediente Clínico Electrónico (ECE): Conjunto de programas conformados en módulos, los cuales integrados en sí, permiten que el personal de una unidad hospitalaria complemente y de seguimiento al expediente clínico de los pacientes.Informes y reportes recurrentes: Son aquellos documentos que se generan con una periodicidad fija. Informes y reportes no recurrentes: Son aquellos documentos que se generan con una periodicidad variable o por única vez. Query string: Cadena de consulta, este término generalmente se utiliza para hacer referencia a una interacción con una base de datos. Responsables Autorización Informes Estadísticos: Integrado por el Director General, Subdirector Médico y Subdirector Administrativo, para revisar y autorizar Reportes e Informes estadísticos de la Unidad Hospitalaria. Vistas de SQL: Grupo de campos compuesto por diferentes tablas de datos pertenecientes a un sistema.


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CONTROL DE EMISIÒN







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9. Cambios en esta versión



10. Anexos.

No aplica


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Procedimiento para la Implementación de Módulos del Expediente Clínico Electrónico

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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


1. Propósito.

Implementar los módulos del expediente clínico electrónico que se requieran en la unidad hospitalaria a partir de las necesidades en la prestación de servicios y en razón a sus recursos humanos, materiales, técnicos y financieros.

2. Alcance.

Este procedimiento aplica a todo el personal asignado al funcionamiento y administración del sistema del Expediente Clínico Electrónico (E.C.E.)


Director General de la unidad hospitalaria: Determina el requerimiento de los módulos del sistema del E.C.E. que deben implementarse para la operación y prestación de servicios en el hospital.

Responsable del E.C.E.: Realiza el estudio de factibilidad de los módulos del E.C.E. a implementar en la unidad hospitalaria.

Implementador: Implementa los módulos del E.C.E. una vez aprobado el estudio de factibilidad realizado por el responsable del E.C.E.

Soporte Técnico: Instala y prueba el E.C.E. en los equipos de los usuarios de los distintos servicios según cada módulo.


1. El Director del Hospital determina, con base a las necesidades en la prestación de servicios hospitalarios, los módulos del Expediente Clínico Electrónico que deben implementarse en la unidad hospitalaria, realizando el análisis de los recursos humanos, materiales, técnicos, informáticos y financieros disponibles para tal fin.

2. Los jefes de servicio, de departamento, personal administrativo, médico y paramédico deben apoyar y dar las facilidades necesarias para la implementación y realización de pruebas de los módulos del E.C.E.

3. En la elaboración del Programa-Presupuesto Anual de la unidad hospitalaria deben estar consideradas y programadas con recursos financieros las partidas presupuestales necesarias que posibiliten el mantenimiento de la infraestructura física en óptimas condiciones (instalación eléctrica, red informática, equipo de cómputo, consumibles, etc.) en las áreas que se vaya a llevar a cabo la implementación de los módulos del E.C.E.

4. La viabilidad de la implementación de los módulos del E.C.E. se determina mediante un estudio de factibilidad que realiza el responsable del sistema del E.C.E. con la colaboración del personal asignado al funcionamiento y administración del sistema del E.C.E.

5. La implementación de los módulos del E.C.E. debe realizarse considerando y ajustándose a los apartados que marca la Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico y a la Norma Oficial Mexicana NOM-024-SSA3-2010, Que establece los objetivos funcionales y funcionalidades que deberán observar los


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


productos de Sistemas de Expediente Clínico Electrónico para garantizar la interoperabilidad, procesamiento, interpretación, confidencialidad, seguridad y uso de estándares y catálogos de la información de los registros electrónicos en salud.

6. Cuando exista la prestación de servicios subrogados o la contratación de proveedores o empresas externas que tengan la necesidad de vincularse con el sistema del E.C.E. (como en el caso de los servicios de Laboratorio de Análisis Clínicos, Farmacia o Abasto de Medicamentos, Imagenología, etc.) se debe contemplar el desarrollo de las interfaces de interoperabilidad por parte de dichas empresas o proveedores en coordinación con el personal asignado al funcionamiento y administración del sistema del Expediente Clínico Electrónico privilegiando de origen los catálogos, estándares y bases de datos contenidos en el sistema del E.C. E. de la unidad hospitalaria para que los catálogos, estándares y bases de datos de los sistema de los proveedores o empresas externas se adapten a éstos. Lo anterior debe estar contemplado en las bases de licitación y en las especificaciones de los contratos de las empresas o proveedores que se realicen con los Servicios de Salud de Morelos.


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma



a) Descripción

No. Act.


(No. control)

1 Solicita al responsable del E.C.E. la realización del estudio de factibilidad del módulo que se debe implementar

Dirección de la Unidad Hospitalaria

(DUH)

Memorándum

2 Recibe solicitud para la realización del estudio de factibilidad del módulo que se debe implementar

Dirección de la Unidad Hospitalaria

(DUH)

Memorándum

3 Realiza estudio de factibilidad para implementación del módulo del E.C.E. en la unidad hospitalaria


(R.E.C.E.)

Cédula de factibilidad para implementación de

módulos del E.C.E.

SSM-DPE-ECE-CF-01

4 Realiza dictamen técnico del estudio de factibilidad. RECE

5

¿Es factible implementar el módulo?

Si la respuesta es sí, ir a la actividad No. 8

Si la respuesta es no, ir a la actividad No. 6

RECE

6 Envía recomendaciones para mejoras en la unidad hospitalaria a la Dirección del hospital y poder reprogramar para un segundo estudio de factibilidad.

RECE Memorándum

7

Recibe recomendaciones para mejoras en la unidad hospitalaria.

Con esta actividad termina el procedimiento DUH Memorándum

8 Envía a la Dirección de la unidad hospitalaria el resultado del dictamen técnico.

RECE Memorándum

9 Recibe dictamen del resultado del estudio de factibilidad. DUH Memorándum y

Dictamen

10 Notifica al Jefe de Servicio o responsable del área la implementación del módulo.

DUH Memorándum

11 Acuerda con el Responsable del E.C.E. el calendario para la implementación del módulo.

Jefe de Servicio

(JS)

Calendario de implementación de

módulo

SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO-01


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


No. Act.


(No. control)

12 Procede a la implementación del módulo. Implementador del

E.C.E. (I.E.C.E.)�

13 Procede a la configuración de los equipos clientes en las distintas áreas del Servicio.

Soporte técnico del E.C.E.

(S.T.E.C.E.)�

Reporte de actividades de implementación


14 Lleva a cabo pruebas a los equipos clientes. STECE�



15 ¿Funciona correctamente el módulo? Si la respuesta es no, ir al actividad No. 16 Si la respuesta es sí, ir al actividad No. 21

STECE

16 ¿La falla es del software? Si la respuesta en no, ir a la actividad No.20 Si la respuesta en sí, ir a la actividad No.17

STECE

17 Revisa funcionamiento del E.C.E. STECE

18 Aplica solución al software del E.C.E. STECE

19 ¿Se solucionó la falla del software? Si la respuesta en no, ir a la actividad No.17 Si la respuesta en sí, ir a la actividad No. 21

STECE

20

Genera reporte de falla del equipo para enlace informático, conectándose al procedimiento de atención a reportes de bienes informáticos.

Con esta actividad concluye el procedimiento.

STECE Reporte falla de equipoSSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-

FO -03

21 Notifica al responsable del E.C.E. la implementación adecuada del módulo.

STECE



22 Notifica al Director del Hospital que la implementación ha concluido con éxito y que se puede proceder con la capacitación de usuarios.

RECE Memorándum

23 Recibe notificación de implementación concluida. DUH Memorándum

24

Instruye al Subdirector médico para proceder a la capacitación del módulo del E.C.E. a los nuevos usuarios.

Nota: Se conecta al procedimiento de capacitación de usuarios del E.C.E.

DUH Memorándum


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


No. Act.


(No. control)

Con esta actividad concluye el procedimiento

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CONTROL DE EMISIÒN







Firma



Memorándum

Memorándum

Memorándum

No

�D

¿Es factible la implementación?

Realizar estudio de factibilidad para implementación del módulo del E.C.E. en la

Unidad hospitalaria

Realizar dictamen técnico del estudio de factibilidad.

Recibir solicitud para la realización del estudio de factibilidad del módulo a implementar

2

3

4

Si

5

Enviar recomendaciones para mejoras en la unidad hospitalaria.

6

Dictamen

Enviar el resultado del dictamen técnico.

8

Recibir recomendaciones para mejoras en la unidad hospitalaria. 7

Acordar con el Responsable del E.C.E. el calendario para la implementación del módulo.�

Fin

11

Memorándum

Dictamen

Memorándum

Solicitar la realización del estudio de factibilidad del módulo a implementar

Inicio

1

Notificar al Jefe de Servicio o responsable del área la implementación del módulo. 10

Recibir dictamen del resultado del estudio de factibilidad. 9

A

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SOPORTE TECNICO DEL

E.C.E.

RESPONSABLE DEL E.C.E. DIRECCIÓN DE LA UNIDAD HOSPITALARIA

JEFE DE SERVICIO IMPLEMENTADOR DEL E.C.E.


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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Proceder a la implementación del módulo

¿Funciona correctamente

el módulo?

¿La falla es del software?

16

No

Si

No

¿Se solucionó la falla? 21

12

Si

Si

Memorándum

Memorándum

A

Memorándum

SOPORTE TECNICO DEL E.C.E. RESPONSABLE DEL E.C.E.

DIRECCIÓN DE LA UNIDAD HOSPITALARIA

�

JEFE DE SERVICIO

U.H.


Notificar la conclusión de la implementación

22

Se conecta al procedimiento de

atención a reportes de bienes informáticos.

Se conecta al procedimiento de

capacitación

Fin

Recibir notificación que la implementación ha concluido y que se puede proceder con la capacitación 23

Instruye al Subdirector médico para proceder a la capacitación del módulo del E.C.E. a los nuevos usuarios. 24

Llevar a cabo pruebas a los equipos clientes.

14

15

Revisar funcionamiento del E.C.E.

17

Proceder a la configuración de los equipos clientes en las distintas áreas del Servicio. 13

Aplicar soluciones del E.C.E.

18

Genera reporte de falla del equipo para enlace informático 20

19

No

Notificar al responsable del E.C.E. la implementación adecuada del módulo. 21

Fin


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


Documentos de referencia

Documento Código

Norma oficial mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente clínico. No aplica

Norma oficial mexicana NOM-024-SSA3-2010 Que establece los objetivos funcionales y funcionalidades que deberán observar los productos de Sistemas de Expediente Clínico Electrónico

No aplica�

d) Registros.


Lograr la funcionalidad del 100% de los módulos factibles de ser implementados en la unidad hospitalaria.


Implementar los módulos del sistema del E.C.E. que coadyuven en la mejoría de la prestación de servicios hospitalarios.

8. Glosario.



1 Cédula de factibilidad para implementación de módulos del E.C.E. SSM-DPE-ECE-CF-01

Responsable del E.C.E. 1 año

2 Calendario de implementación de módulo



3 Reporte de actividades de implementación



4 Reporte falla de equipo

SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO -03


Enlace Informático: Personal encargado de resolver problemas técnicos del Hardware y problemas de comunicaciones de la red.

Hardware: Conjunto de los componentes que integran la parte material de una computadora o de los equipos que en si permiten el funcionamiento de un sistema.

Implementador: Personal encargado de llevar a cabo la instalación, configuración y mantenimiento del E.C.E.

Módulo: Es el que contiene una o varias actividades con el fin de cumplir una o varias tareas o el logro de un objetivo principal, En general, este por lo regular recibe y envía información de otro modulo según el caso.�


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


Sistema del Expediente Clínico Electrónico: Conjunto de programas conformados en módulos, los cuales integrados en sí, permiten que el personal de una unidad hospitalaria complemente y de seguimiento al expediente clínico de los pacientes.

Software: Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.

Soporte Técnico: Personal encargado de resolver problemas del E.C.E. reportados por los usuarios.




10. Anexos.

1. Cédula de factibilidad para implementación de módulos del E.C.E.

2. Calendario de implementación de módulo

3. Reporte de actividades de implementación

4. Reporte falla de equipo

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Pág

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2 de

2


FECHA:__________________

UNIDAD MEDICA:

REPORTE No.

OBSERVACIONES:

REPORTO

NOMBRE Y FIRMA

REPORTE DE ACTIVIDADES ��

SSM-DPE-SPD-ECE-HOSP-FO -03

FECHA:__________________

AREA MEDICA:

EQUIPO:

SERIE:

DESCRIPCIÓN DE LA FALLA:

REPORTO FALLA

NOMBRE Y FIRMA

REPORTE FALLAS DE EQUIPO

��


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Procedimiento para el Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E. Pagina:

1 de 8

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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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1. Propósito. Proporcionar a los usuarios un soporte técnico en relación a las fallas de Software y Hardware que garantice y respalde el uso del sistema del Expediente Clínico Electrónico (E.C.E.) mediante personal calificado

2. Alcance.

Este procedimiento aplica al personal encargado de la implementación y del soporte técnico del E.C.E., así como al enlace informático de la unidad hospitalaria y al usuario del E.C.E.


Responsable del E.C.E.: Supervisa y coordina la operatividad y mantenimiento de la red y equipos de cómputo para la funcionalidad óptima que garantice el uso del Sistema del Expediente Clínico Electrónico (E.C.E.) en hospitales de segundo nivel.

Implementador: Apoya en el análisis y propuestas de solución en la atención de reportes de fallos en el sistema del E.C.E

Soporte Técnico: Analiza y aplica las medidas correctivas resolviendo los errores del sistema o dudas del usuario respecto al uso del E.C.E.

Usuario: Reporta el problema o falla que se presente con el sistema del E.C.E.

Enlace informático: Resuelve, de manera coordinada con el personal del E.C.E. los problemas referentes al hardware y a la red informática de la unidad hospitalaria.


1. El usuario realiza el reporte del fallo detectado en el E.C.E vía telefónica o a través de memorándum al personal de soporte técnico del E.C.E.

2. El personal de soporte técnico del E.C.E. debe registrar la falla en el “Reporte de Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E.” con la finalidad de dar seguimiento posterior.

3. La atención al usuario por parte del personal de soporte técnico se debe proporcionar en un tiempo no mayor a 15 minutos después de registrado el fallo en el “Reporte de Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E.”

4. Se contará con el servicio de soporte técnico en todos los turnos en que opera la Unidad hospitalaria.

5. Cuando la solución al fallo reportado no la realice el personal de soporte técnico y sea efectuada por el personal implementador se procede a documentar la misma en la “Carpeta de Soluciones del Implementador”.

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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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a) Descripción

No. Act.


(No. control)

1

Recibe notificación, por parte del usuario, de fallo en el sistema del E.C.E.

Nota: La notificación puede ser vía telefónica o memorándum.

Personal de Soporte Técnico

(PSTECE)

Memorándum

2 Registra el fallo en el Reporte de Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E.

(PSTECE)

Formato electrónico del Reporte de Soporte

Técnico a Usuarios del E.C.E.

3 Acude al sitio del área solicitante (PSTECE)

4 Realiza revisión del sistema del E.C.E. (PSTECE)

5 ¿Es fallo del E.C.E.? Si la respuesta es sí, continúa con la actividad No.6 Si la respuesta es no, continúa con la actividad No.12

(PSTECE)

6 Aplica solución al problema. (PSTECE)

7 ¿Se corrigió el fallo del E.C.E.? Si la respuesta es sí, continúa con la actividad No.14 Si la respuesta es no, continúa con la actividad No.8

(PSTECE)

8 Documenta el fallo no resuelto. (PSTECE)

Documentos varios (impresión de avisos y notificación de errores emitidos por el sistema

del E.C.E.)

9 Envía al personal implementador la documentación del fallo

(PSTECE)

Documentos varios (impresión de avisos y notificación de errores emitidos por el sistema

del E.C.E.)

10

Analiza el fallo proporcionando solución a aplicar al personal técnico.

Nota: la solución al fallo puede ser aplicada desde el equipo de cómputo del implementador.

Implementador del E.C.E.

(IECE)

11 Aplica la solución proporcionada por el implementador (PSTECE)

12 Reporta al enlace informático el tipo de fallo para su atención

(PSTECE) Memorándum


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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No. Act.


(No. control)

13 Recibe reporte de fallo para aplicar solución

Nota: se conecta al procedimiento de atención de fallos.

Enlace Informático

(EI) Memorándum

14 Concluye el Reporte de Soporte Técnico a Usuarios del E.C.E.

(PSTECE) Formato electrónico del reporte de atención a

usuarios

15

Integra la documentación del fallo y solución respectiva en la Carpeta de Soluciones del Implementador ó del no fallo documentando el mismo.


(IECE) Carpeta de Soluciones

del Implementador


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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b) Diagrama de flujo��

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Memo o llamada telefónica

Acudir al área solicitante para llevar a cabo el soporte técnico

3

Inicio

Recibir solicitud de apoyo técnico por parte del usuario.

1

IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. PERSONAL DE SOPORTE TECNICO E.C.E.

Llenar el reporte de atención a usuarios

2

ENLACE INFORMÁTICO

Si

No ¿Es fallo del

E.C.E.?

5

Realizar revisión del sistema del E.C.E.

4

6

12


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CONTROL DE EMISIÒN







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5

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IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. �

PERSONAL DE SOPORTE TECNICO E.C.E. �

ENLACE INFORMÁTICO �

�Aplicar Solución

¿Se corrigió el fallo del ECE?

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Si

6

7

NO

Generar reporte de falla al Implementador

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Enviar la documentación del fallo�

9

Analizar el fallo proporcionando solución

a aplicar al personal técnico 10

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Aplicar solución proporcionada por

implementador ��

11

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Reportar al enlace informático el tipo de fallo para su atención �

12

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Recibe reporte de fallo para aplicar solución �

13

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14

A

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14


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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Fin

Integrar la documentación del fallo y solución respectiva ó del no fallo documentándose el mismo.

15

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A

PERSONAL DE SOPORTE TECNICO E.C.E. �

Concluir el Reporte de soporte técnico a Usuarios del ECE

14

IMPLEMENTADOR DEL E.C.E. �

ENLACE INFORMÁTICO �


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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Documento Código

Manual Técnico del SIGHO No aplica

d) Registros.


1. La atención al usuario se proporcionará en un lapso no mayor de 15 minutos después de realizado el reporte de algún fallo en el sistema del E.C. E.

2. El servicio de soporte técnico se otorgará en todos los turnos en que opera la Unidad hospitalaria.


Atender en tiempo y forma los reportes de fallos del sistema del E.C. E. y lograr así atender las solicitudes de los usuarios de una manera optima.

8. Glosario.






1 Formato electrónico del reporte de atención a usuarios Responsable del E.C.E. 1 año

2 Carpeta de Soluciones del Implementador Personal Implementador 3 años

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Sistema del Expediente Clínico Electrónico: Conjunto de programas conformados en módulos, los cuales integrados en sí, permiten que el personal de una unidad hospitalaria complemente y de seguimiento al expediente clínico de los pacientes.

Implementador: Personal encargado de llevar a cabo la instalación, configuración y mantenimiento del E.C.E..

Soporte Técnico: Personal encargado de resolver problemas del E.C.E. reportados por los usuarios.

Enlace Informático: Personal encargado de resolver problemas técnicos del Hardware y problemas de comunicaciones de la red.

Software: Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.

Hardware: Conjunto de los componentes que integran la parte material de una computadora o de los equipos que en si permiten el funcionamiento de un sistema.


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CONTROL DE EMISIÒN







Firma


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9. Cambios en esta versión



10. Anexos.

No aplica

Expediente clínico electronico · Norma oficial mexicana NOM-168-SSA1-1998 del expediente...

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