Estrategias de crecimiento mediante el teletrabajo

Barcelona Activa Empresa

Activitat cofinançada per:

Actividad: Estrategias de crecimiento y rentabilidad vía

teletrabajo.

Ponentes: Francesc Font/Rodrigo Villatoro/Ferran Calatayud

Empresa: Nubelo (www.nubelo.com)


Objetivo del curso:

La tecnología está cambiando la forma como el mundo colabora y trabaja. En este curso aprenderás que es el teletrabajo, cuáles son sus beneficios y retos, y cómo puede tu empresa aprovechar el teletrabajo para ser más rentable y productiva, y crear mejores procesos laborales con los trabajadores a través de casos prácticos.


Horario:

16:00 a 17:15 Presentación de conceptos 17:15 a 17:30 Pitch 1’ de cada una de las empresas 17:30 a 17:40 Descanso 17:40 a 18:10 Ejercicio – Matriz de Teletrabajo 18:10 a 18:30 Presentación casos Individuales 18:30 a 19:00 Presentación Matriz de Outsourcing y Ejercicio Individual


La actividad seguirá la metodología de “La empresa Híbrida”. Puedes descargarte el libro de forma gratuita en: www.laempresahibrida.com

http://www.laempresahibrida.com/

Barcelona Activa Empresa – Preguntas que nos haremos

1. ¿Cuáles sol las ventajas del teletrabajo para las empresas, trabajadores y sociedad?

2. ¿Qué procesos se pueden externalizar más fácilmente con el teletrabajo?

3. ¿En qué se puede ahorrar con el teletrabajo? 4. El grado necesario de penetración de las nuevas tecnologías para el

teletrabajo. 5. Sistemas para gestionar exitosamente equipos de teletrabajo 6. Casos en los que el teletrabajo no es una buena idea. 7. ¿Cómo analizar si el teletrabajo es adecuado para mi empresa?

Matriz Teletrabajo. 8. ¿Cómo externalizar trabajos en mi empresa? Matriz de

Externalización


Premisas Básicas


“Ésta no es una época de cambios, sino un cambio de época”.


“Internet ha alterado de manera significativa la manera de trabajar de millones de personas”.


“La mayoría de las empresas que fracasan no lo hacen por falta de ideas, sino por fallar en el cumplimiento de las mismas”.


“Internet no entiende de fronteras, pero si que entiende de culturas”.


¿Quién dice que ‘si’?


1.Beneficios del teletrabajo para las empresas, empleados y sociedad

Beneficios para el empleado

> Conciliación de la vida familiar y laboral, mejorando la calidad de vida. > Ahorro de dinero y tiempo al reducir los desplazamientos diarios. > Reducción del estrés y mejora de la salud (el 80% de las enfermedades están

asociadas al estrés) > Impulso del acceso a la formación en gestión online del trabajo: aprendizaje

continuo. > Flexibilidad en el horario laboral permitiéndole compaginar mucho mejor sus

actividades personales y familiares con el trabajo. > Incremento en la motivación y autorrealización y por tanto de la productividad. > Dar oportunidades laborales a personas con discapacidades severas de

movilidad de modo que puedan gestionar su tiempo de manera más eficiente. > Fomento de la inserción laboral de personas residentes en el entorno rural.

Barcelona Activa Empresa – BENEFICIOS DEL TELETRABAJO

Beneficios para la empresa > Maduración de los sistemas de gestión y de las estructuras organizativas como

resultado del proceso de adaptación que la Organización experimenta para acoger a esta modalidad de trabajo. > Incremento de la Productividad del empleado a través de un ambiente sin

interrupciones constantes, un trabajo más relajado y una mejor gestión del tiempo. > Mejora en el rendimiento y compromiso de las trabajadoras gracias a la mejora en la

motivación vinculada a la compensación intrínseca. > Promoción de la retención-fidelización y atracción del talento así como la

prolongación de la vida activa por el menor desgaste en la vida laboral. > Reducción del absentismo por enfermedad común y del índice de rotación. > Mayor capacidad de multiplicar el talento, pudiendo disponer de equipos distribuidos

geográficamente, a la vez que plenamente integrados en los procesos de la Organización. > Impulso a una nueva dimensión de la responsabilidad social empresarial y mejora en

la gestión de la diversidad. > Contribución al cumplimiento de la LISMI (Ley de Integración Social de Minusválidos)


Beneficios para la sociedad > Distribución geográfica más equitativa: disminución

del éxodo rural y desarrollo local. > Inserción laboral de colectivos en riesgo de

exclusión. > Reducción de costes en desplazamientos y por lo

tanto reducción de emisiones de CO2 e impacto positivo en los aspectos medioambientales. > Mejora de la inversión en redes y en conocimiento.



Ventajas del teletrabajo


La evolución del trabajo y estudios del teletrabajo

1.0 2.0 3.0

La evolución del trabajo

Trabajo presencial Teléfono/mail Equipos virtuales



2. ¿Qué procesos se pueden externalizar con más facilidad con el teletrabajo?


POR SECTORES Los sectores más adecuados a este nuevo modelo son: Artes Gráficas, Informática, Servicios de información/documentacion, Medios de Comunicación, consultoria, el sector de servicios privados y el de los profesionales autónomos o freelance.


CATEGORÍAS DE PROCESOS EXTERNALIZABLE En este proceso vamos a diferenciar entre dos categorías de procesos externalizables vía teletrabajo: 1)Autoempleados o profesionales freelance 2)Empleados de la empresa que pueden teletrabajar


ÁREA DE ARTES GRAFICAS Y DISEÑO (Autoempleado) : > Maquetación de libros: Mecanografiado de textos (picado) y maquetación electrónica de

libros, son trabajos que las imprentas pueden derivarnos cuando sufran puntas de trabajo. > Maquetación de revistas: Al igual que el punto anterior, pero referido a publicaciones

periódicas. Asimismo, se puede captar la publicación de una o diversas revistas para su diseño y montaje. > Diseño de folletos publicitarios: Trabajos destinados a diseño de hojas, dípticos, carteles,

trípticos de campañas publicitarias. > Diseño de Publicidad en Medios Impresos: Servicios de diseño de anuncios en prensa,

revistas, etc. > Diseño y realización de publicidad en medios electrónicos: Confección y diseño de todo

tipo de publicidad en soporte CD, en banners para páginas Internet, etc. > Diseño, realización y producción de CDs: Confección de encargos relativos a campañas

de publicidad en dicho soporte. Confección de catálogos en el que estén detallados: productos, precios, características, etc. > Diseño de imagen corporativa: Diseño y confección de todo tipo de papelería, logotipos,

publicidad, regalos, etc


ÁREA DE INTERNET (autoempleado) > Confección y Diseño de Páginas Web: A través de encargos, tanto de particulares como de empresas,

se pueden diseñar y confeccionar páginas Web, así como crear un servicio de actualización de websites.

> Documentación Búsquedas de información en Internet, comparación productos, recopilación de

noticias, Análisis de sectores productivos y/o estudio de la competencia. Se realiza a través de encargos, tanto de particulares como de empresas, se puede realizar distintos trabajos de investigación de productos, documentación y servicios en la red. Esta actividad se puede realizar como teletrabajo desde el propio domicilio con una coordinación técnica exterior que ofrecerá y suministrará los trabajos, o también desde un Centro de Teletrabajo.

> Servicios de Traducciones en la red: A través de la red, ser receptor de diferentes servicios de

traducción, en cualquier idioma. Es lo que se denomina traductor "freelance" ya que no se trabaja como empleado de empresa o editorial sino por cuenta propia, en cuyo caso es el propio trabajador autónomo el que gestiona el pedido y su cobro.

> Comercio Electrónico en la red: A través de la red, se puede ser receptor de los distintos encargos que

los clientes solicitan a una empresa, dando confirmación, gestionando el pedido, así como gestionando el pago del usuario. (Este servicio es más adecuado realizarlo desde un Centro de Teletrabajo, por la complejidad que conlleva, aunque también puede realizarse desde domicilios).


ÁREA DE DOCUMENTACIÓN (Autoempleado) > Periodistas y escritores Encargos de artículos para periódicos y trabajos de autor o

publicaciones para editoriales. Las tareas se pueden realizar integramente desde casa y se remiten a las empresas via internet.

> Servicio de elaboración de documentos: Servicio de transcripción de todo tipo de

documentos: fax, facturas, documentos comerciales, etc. según las necesidades de los clientes.

> Servicio de Archivo: Este servicio ofrece la posibilidad de ordenar archivos o

cualquier otro tipo de documentación según las necesidades de los clientes.

> Consultoria. Elaboración de todo tipo de informes técnicos en profesiones libelales

como puedan ser abogado, economista, etc.Todos los datos y el producto se pueden trasmitir por internet, las comunicaciones con la empresa que realiza el encargo se realizan bien por internet o bien por telefono, aunque la presentación del informe y su sobro se suele realizar en persona.


ÁREA DE INFORMATICA (Autoempleado) > Programación. Elaboración de todo tipo de programas informáticos a

medida.


Actividades pertenecientes al grupo de "Administración" > Telesecretaría: La Secretaría Integral puede consistir en atención telefónica, recepción y emisión de fax,

recepción y emisión de correo electrónico y de correo ordinario, control y gestión de agenda, servicio de reclamaciones, funciones de telesecretaría, dirección comercial. (Este servicio puede realizarse desde el propio domicilio de forma muy limitada).

> Gestión de los canales de distribución (Clientes y Proveedores): En este servicio se emite la facturación

y se realiza un seguimiento de la entrega del pedido. Se reciben pedidos, se controla el stock de almacén y se gestiona la reposición de material (mantenimiento de stock).(exclusivamente desde una oficina satelite)

> Servicio de Contabilidad: En este servicio se atiende a los clientes que desean que se les lleve la

contabilidad al día, recibiendo el cliente una información periódica de sus estados contables: estadísticas, estado de pagos, etc. (Este servicio puede ser atendido desde el domicilio).

> Servicio de gestoría: En este apartado se pretende confeccionar las nóminas y los documentos de

Seguridad Social, así como realización y seguimiento de contratos, bajas laborales, etc. También se confeccionan y presentan todo tipo de documentación fiscal. (Este servicio se puede realizar desde el propio domicilio y también desde la Oficina Satelite).

> Servicios de mantenimiento y asistencia: Servicio de atención telefónica por la que se atienden

determinadas urgencias que son demandadas por los clientes, tanto particulares como empresas: averías, grúas, mecánicos, albañiles, fontaneros y otros servicios de esta índole (se realiza en Centros Satélite con varios trabajadores/operadores).

ÁREA DE MARKETING Y ATENCIÓN TELEFÓNICA ( Empleado)

> Atención telefónica a particulares: Servicio de atención telefónica de clientes, para

atender determinados servicios, o para atender desvíos de llamadas.

> Atención telefónica de campañas de publicidad: Servicio que atiende a llamadas

masivas, como consecuencia de una campaña de publicidad determinada, dando información o realizando transcripción de pedidos con confirmación de pago, etc.

> Encuestas telefónicas: Servicios de encuestas telefónicas para empresas

relacionadas con productos o servicios, así como encuestas de opinión.

> Campañas puntuales: Servicio que atiende o realiza llamadas telefónicas para

seguir de manera puntual determinados servicios o productos.



3. ¿En qué puedo ahorrar con el teletrabajo?


EFICIENCIA VS EFICACIA

La EFICIENCIA es la habilidad para conseguir cosas con la menor inversión posible de recursos. Se centra en el método, en el mejor sistema y el tiempo más corto para hacer bien lo que se hace. Se centra en como hacer las cosas. La EFICACIA es la habilidad para alcanzar los objetivos que se establecen con la menor inversión posible, a la vez que el uso inteligente de recursos. Se centra en los resultados.


PRINCIPALES AHORROS POR EL TELETRABAJO - Empresa

> Ahorros en desplazamientos (si los abona a sus empleados) > Ahorro en dietas (si las abona a sus empleados) > Mejora de la productividad. > Reducción del espacio necesario de oficinas > Disminuye el movimiento de empleados y el ausentismo > Mejora el equilibrio entre la vida y el trabajo de los empleados

debido a la flexibilidad, lo que, a su vez, lleva a que estos se sientan más contentos y comprometidos, y produzcan mejores resultados. * La calculadora de ahorros por teletrabajo del Telework Research Network (de uso gratuito en la red)

muestra que las compañías podrían ahorrarse cerca de 6.500 dólares por cada teletrabajador que realice sus labores desde casa una vez a la semana.


4. El grado necesario de penetración de las nuevas tecnologías para el teletrabajo.

RECURSOS TECNOLÓGICOS NECESARIOS Para iniciar nuestro modelo de Teletrabajo, se encuentra la provisión de los recursos tecnológicos necesarios para: • Permitir la comunicación y la colaboración ágil entre las personas (internas y externas a la Organización) • Permitir el acceso y la compartición ágil y segura de la información relevante. Los recursos necesarios pueden clasificarse en tres categorías: 1. Soluciones tecnológicas (programas en PCs de los usuarios o en servidores) 2. Equipamiento (dispositivos físicos, como PCs, teléfonos, módems ADSL, …) 3. Conocimiento sobre los mejores usos de los anteriores elementos y de cómo combinarlos con la forma de trabajo particular de la Organización para obtener la máxima aportación de valor.


Algunas pautas para colaborar de forma más eficiente son: > Almacena centralizado y digital (use herramientas como Dropbox,

Google Docs, FTP, etc.) > Comparta a través de espacios de colaboración creados para la

ocasión o a través de una extranet (Basecamp es un buen ejemplo) > Utiliza la mensajería instantánea para comunicarse con agilidad

con la persona necesaria (Skype, Google Talk, etc.) > Utiliza una combinación racional de reuniones

presenciales/virtuales. > Utiliza dispositivos de almacenamiento de gran capacidad

ubicados en la nube.



5. Sistemas para gestionar equipos virtuales con éxito.


FUENTE: http://sloanreview.mit.edu/the-magazine/2009-summer/50412/how-to-manage-virtual-teams/

> Saber crear un equipo virtual estructurado. > Dominar las barreras de comunicación típicas de equipos

virtuales. > Establecer un proceso de comunicación multicultural efectiva. > Gestionar personas y tareas remotamente. > Reducir la pérdida y distorsión de información. > Construir y promover la confianza en el equipo. > Transformar el aprendizaje personal y de equipo en

“knowledge management”. > Saber crear y mantener la motivación y el espíritu de equipo

en los entornos virtuales.

Barcelona Activa Empresa- HABILIDADES DEL GESTOR VIRTUAL

EVITA: > El uso de papel, utilizando el soporte electrónico. > Enviar adjuntos. > Utilizar el correo para todo.

ASIGNA: > Un responsable de tecnología para el trebajador. > Cursos de formación tecnológica a todos los teletrbajadores.



6. En qué casos el teletrabajo no es una buena idea.

Hay unas premisas básicas sobre las que sin ellas implementar un modelo de teletrabajo es una mala idea. La gente con teletrabajo tendría que tener: > Objetivos claros. > Una planificación realista - DEADLINES > Alta comunicación con quien coordine las tareas, para estar

al tanto de los posibles desvíos del proyecto > Motivación suficiente como para rendir sin tener al "ojo del

amo" cerca > Seguridad de que, a pesar de que no los vean, se los sigue

teniendo en cuenta de la misma manera que cuando iban a a la oficina.



Casos prácticos de teletrabajo


Los pros y contras del teletrabajo


Los pros > Flexibilidad y versatilidad para empresas y

profesionales. > Aumento de la productividad. > Mejor balance entre vida profesional y familiar. > Más amigabilidad con el medio ambiente.


Los contras > Costes tecnológicos asociados a la puesta en

marcha de un modelo de teletrabajo > Cambiar el chip cultural de la empresa > El horario flexible > El control y planificación


Preguntas que debemos hacernos


Cuestionario

1. ¿Está su organización preparada y dispuesta a destinar tiempo y recursos a realizar algunos cambios organizativos? 2. ¿Cuenta su empresa con empleados cuyas tareas no tengan que realizarse necesariamente desde la oficina, pudiendo hacerse éstas o parte de éstas a distancia? 3. ¿Tiene la posibilidad de realizar una inversión en tecnología que en el medio plazo puede revertir en mejorar la productividad de sus empleados? 4. ¿Considera que implantar procesos de teletrabajo o gestión de equipos virtuales incrementaría la motivación y productividad de los empleados de su empresa?


5. ¿Qué tareas que se realizan en su empresa se podrían hacer a distancia, bien por empleados bien por colaboradores? 6. ¿Están sus empleados bien formados en el manejo de las tecnologías de la comunicación y la información? 7. ¿Contará con el beneplácito de los líderes de opinión dentro de la empresa si intenta implantar el teletrabajo en la empresa? 8. ¿Es fácil medir el ROI de implantar procesos de teletrabajo en una empresa como la suya? 9. ¿Es posible establecer procesos objetivos y plazos claros en las tareas que desarrollan sus empleados o colaboradores externos? 10. ¿Tiene su empresa mentalidad de “gacela”?


7. ¿Cómo hacer el análisis para mi empresa? Matriz del teletrabajo.


Matriz del teletrabajo El concepto de matriz de teletrabajo contempla 4 ejes básicos y sirve para hacer una foto de la empresa a la hora de empezar el proceso, como si se tratase de un DAFO. Los cuatro conceptos son: 1) Cambios tecnológicos: ¿Qué formación necesitan los empleados? ¿Qué inversión en tecnología se debería hacer? ¿Están los empleados habituados a colaborar en línea y utilizar las herramientas necesarias para el teletrabajo? 2) Puestos de trabajo “afectados”: ¿Qué departamentos o trabajadores podrían participar en el teletrabajo?


Matriz del teletrabajo

3) Cultura de empresa: ¿Están los trabajadores dispuestos a trabajar en línea? ¿Están dispuestos a reportar el trabajo realizado en caso de teletrabajar?¿Es para ellos una buena o mala noticia la ampliación del teletrabajo? ¿Los directivos ven con buenos ojos permitir el teletrabajo o necesitan un control físico?

4) Ventajas/inconvenientes: ¿es el ahorro importante o residual? A nivel operativo, ¿somos capaces de generar procesos que mejoren la productividad o aún no estamos preparados? ¿Hemos realizado una inversión en tecnología? ¿Generaría discrepancias internas aplicar estos procesos?

Matriz de Teletrabajo

Cambios tecnológicos necesarios

Cultura Empresa

Puestos de trabajo “afectados”

Ventajas/Inconvenientes


8. ¿Cómo externalizar procesos en mi empresa? Matriz de Externalización

El "oursourcing" conlleva una serie de ventajas importantes para las empresas, entre otras:

> Posibilidad de concentrarse en su trabajo de base y poner los recursos de la

empresas outsourcing al servicio de lo que la diferencia de sus competidores. > Posibilidad de ahorrar gastos fijos de estructura al contratar sólo cuándo y

cuánto se precisa para una determinada tarea. > Los trabajos externalizados los realizan profesionales especializados, con

excelentes condiciones de calidad y productividad; según las encuestas más recientes, las empresas que recurren al teletrabajo coinciden en que los trabajos fueron entregados “con un acabado perfecto y en los plazos acordados”. > El teletrabajo permite flexibilidad y rapidez. > La externalización por teletrabajo es una solución sumamente competitiva

en términos económicos.

Barcelona Activa Empresa – EL OUTSOURCING

Baj

o

Alt

o Bajo Alto

Riesgo Outsourcing Im

pact

o A

horr

o/B

enef

icio

Sprints

No críticos y cuellos de botella Externalización Estratégica

Elementos palanca


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