DISEÑO DE UN MODELO DE LA ORGANIZACIÓN DE UNA …
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DISEÑO DE UN MODELO DE LA ORGANIZACIÓN DE UNA FONOTECA, CASO EMISORA JAVERIANA ESTÉREO. JEISSON RONCANCIO BELTRÁN PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECOLOGÍA BOGOTÁ 2013
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DISEÑO DE UN MODELO DE LA ORGANIZACIÓN DE UNA FONOTECA, CASO EMISORA JAVERIANA ESTÉREO.
JEISSON RONCANCIO BELTRÁN
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTÁ
2013
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DISEÑO DE UN MODELO DE LA ORGANIZACIÓN DE UNA FONOTECA, CASO EMISORA JAVERIANA ESTÉREO.
JEISSON RONCANCIO BELTRÁN
Trabajo de Grado
Director LEONARDO MELO GONZÁLEZ
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN – BIBLIOTECOLOGÍA
BOGOTÁ
2013
10
Nota de Aceptación
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
Firma Director Trabajo de Grado
___________________________________
Firma del jurado
___________________________________
Firma del jurado
Bogotá, 20 de Mayo de 2013
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DEDICATORIA
A Dios, por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante todo el periodo de estudio.
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AGRADECIMIENTOS
Me complace sobre manera a través de este trabajo exteriorizar mi sincero agradecimiento a la Fundación Cultural Javeriana Estéreo, por apoyarme en todo el proceso de realización de este trabajo de grado. A todos aquellos profesores que me acompañaron en los diferentes procesos de este trabajo, quienes brindaron su apoyo con los diferentes conocimientos en las diferentes áreas para la culminación de este trabajo.
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Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana
Artículo 23
“La Universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por los alumnos en sus trabajos de grado, solo velará porque no se publique nada contrario al dogma y la moral católicos y porque el trabajo no contenga ataques y polémicas puramente personales, antes bien, se vean en ellas el anhelo de buscar la verdad y la justicia”.
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 21
PREÁMBULO ........................................................................................................ 22
CAPÍTULO I. PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA, OBJETIVOS Y
JUSTIFICACIÓN ................................................................................................... 23
1.1Planteamiento del problema .......................................................................... 24
1.2 Objetivos. ...................................................................................................... 26
1.2.1 Objetivo general ..................................................................................... 26
1.2.2 Objetivos específicos. ............................................................................. 26
1.3 Justificación .................................................................................................. 26
1.4 Marco teórico ................................................................................................ 28
1.4.1 Organización de las unidades de información ........................................ 28
1.4.2 La fonoteca como Centro de Documentación ........................................ 32
CAPÍTULO II. ADQUISICIÓN Y CONSERVACIÓN .............................................. 39
2.1 Selección ..................................................................................................... 40
2.2 Adquisición ................................................................................................... 41
2.2.1 Compra ................................................................................................... 42
2.2.2 Donación ................................................................................................ 43
2.2.3 Canje ...................................................................................................... 49
2.2.4 Descarte o Expurgo ................................................................................ 54
2.3 Conservación de documentos sonoros ......................................................... 55
2.3.1 Deterioros y problemas de la colección sonora ...................................... 60
2.3.2 Estrategias para la conservación de documentos sonoros y control de
temperatura y humedad. ................................................................................. 63
2.3.3 Estantería ............................................................................................... 66
2.3.4 La preservación digital del archivo sonoro ............................................. 68
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CAPÍTULO III. TRATAMIENTO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO SONORO ........ 72
3.1 Organización Actual de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo .......... 73
3.1.1 Convenio Biblioteca Alfonso Borrero – Javeriana Estéreo ..................... 74
3.2 Creación de inventario .................................................................................. 76
3.3 Análisis intelectual – Catalogación ............................................................... 78
3.3.1 Catalogación de documentos sonoros: Grabaciones sonoras y material
especializado ................................................................................................... 80
3.3.2 Catalogación de documentos sonoros: Programas Radiales de la
Emisora Javeriana Estéreo. ............................................................................ 82
3.4 Clasificación de documentos sonoros .......................................................... 86
3.4.1 Material especializado (Clasificación Bibliográfica) ................................ 87
3.4.2 Grabaciones sonoras ............................................................................. 88
3.4.3 Programas Radiales de la Emisora Javeriana Estéreo. ......................... 90
3.5 Lenguajes documentales .............................................................................. 91
CAPÍTULO IV. SERVICIO AL USUARIO .............................................................. 93
4.1 Sistemas de Consulta ................................................................................... 94
4.1.1 Catálogo Biblos a través del Software Bibliográfico – UNICORNIO ....... 94
4.1.2 Sistema de consulta – Programas Radiales ........................................... 95
4.2 Tipos de Usuarios ......................................................................................... 96
4.3 Servicios que ofrece la fonoteca ................................................................... 97
4.3.1 Proceso de Préstamo del Material sonoro .............................................. 97
4.3.2 Préstamo de equipos de cómputo .......................................................... 99
4.3.3 Servicio de Referencia ......................................................................... 100
4.3.4 Préstamo de Estudio de Grabación ..................................................... 100
CAPÍTULO V. GESTIÓN DE INFORMACIÓN E INTEGRACIÓN DE
INFORMACIÓN ................................................................................................... 102
PREÁMBULO ...................................................................................................... 103
5.1 El mapa de procesos .................................................................................. 104
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5.1.1 Mapa de procesos de la Fonoteca de Javeriana Estéreo ..................... 105
5.1.2 Estructura y responsables de procesos ................................................ 106
5.2 La mejora continua ..................................................................................... 108
5.2.1 Ciclo PHVA ........................................................................................... 108
5.3 Caracterización De Procesos ..................................................................... 109
5.3.1 Caracterización del Macro-proceso: Gestión de Información ............... 111
5.4 Procedimientos de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo ............... 115
5.4.1 Procedimiento - Selección y Adquisición .............................................. 115
5.4.2 Procedimiento - Descarte o Expurgo (donación y destrucción del material
fonográfico) ................................................................................................... 120
5.4.3 Procedimiento – Catalogación Material fonográfico .............................. 121
5.4.4 Procedimiento – Conservación del material fonográfico ...................... 124
5.4.5 Procedimiento – Préstamo del material fonográfico ............................ 127
5.5 Propuesta del “Diseño de un modelo de la organización de una fonoteca, caso
Emisora Javeriana Estéreo.” ................................................................................ 130
CAPÍTULO VI. MARCO INSTITUCIONAL .......................................................... 136
6.1 Fundación JAVERIANA ESTÉREO 91.9 FM .............................................. 137
6.1.1 Misión ................................................................................................... 138
6.1.2 Visión .................................................................................................... 138
6.1.3 Servicios ............................................................................................... 138
CAPÍTULO VII. CONCLUSIONES, BIBLIOGRAFÍA Y ANEXOS ....................... 140
7.1 Conclusiones .............................................................................................. 141
7.2 Bibliografía .................................................................................................. 143
7.3 Anexos ........................................................................................................ 150
7.3.1 Anexo-Donaciones ............................................................................... 150
7.3.2 Anexo-Acta De Descarte ...................................................................... 152
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Tipos de fonotecas. .................................................................................. 33
Tabla 2. Matriz de caracterización de adquisiciones. ............................................ 41
Tabla 3. Matriz de caracterización de adquisiciones optimizada. .......................... 42
Tabla 4. Herramientas tecnológicas para compartir información. .......................... 52
Tabla 5. Tocadiscos Numark - Turntable with USB Audio Interface (TTUSB) ....... 69
Tabla 6. Organización actual de la colección sonora de la fonoteca. .................... 73
Tabla 7. Presentación del inventario actual de la fonoteca. ................................... 77
Tabla 8. Adaptación de campos del formato MARC21 a los programas radiales. . 84
Tabla 9. Clave de autor - tabla de Lenhus. ............................................................ 90
Tabla 10. Clave de autor - tabla de Cutter-Sanborn. ............................................. 91
Tabla 11. Formato de préstamo interno del material fonográfico. .......................... 98
Tabla 12. Autorizaciones de préstamo de Cds. ..................................................... 99
Tabla 13. Estructura y responsables de procesos. .............................................. 106
Tabla 14. Caracterización del Macro-proceso: Gestión de Información. .............. 111
Tabla 15. Propuesta del “Diseño de un modelo de la organización de una fonoteca,
caso Emisora Javeriana Estéreo.” ........................... ¡Error! Marcador no definido.
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LISTAS DE DIAGRAMAS DE FLUJO
Diagrama de flujo 1. Selección y adquisición por donación. ................................ 117
Diagrama de flujo 2. Selección y adquisición por canje. ...................................... 119
Diagrama de flujo 3. Descarte o expurgo (donación del material fonográfico). .... 121
Diagrama de flujo 4. Catalogación – programas radiales. ................................... 124
Diagrama de flujo 5. Conservación del material fonográfico. ............................... 126
Diagrama de flujo 6. Préstamo del material fonográfico. ..................................... 128
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LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Cadena de valor – unidades de información........................................... 31
Figura 2. Modelo FTP. ........................................................................................... 51
Figura 3. Cintas Magnetofónicas para carrete abierto ........................................... 58
Figura 4. Discos de Vinilo (LP) .............................................................................. 58
Figura 5. Casetes................................................................................................... 58
Figura 6. Laser Dics ............................................................................................... 59
Figura 7. DAT (Digital Audio Tape) ........................................................................ 59
Figura 8. Minidics ................................................................................................... 59
Figura 9. CD (Compact Dics) o DVD (Digital Versatile Disc) ................................. 60
Figura 10. Presentación de hongos en caja de un LP/Vinilo. ................................. 61
Figura 11. Presentación de hongos en zonas de almacenamiento. ...................... 61
Figura 12. Presentación de hongos y bacterias. .................................................... 61
Figura 13. Presentación de hongos en casetes. .................................................... 61
Figura 14. Presentación de hongos en zonas de almacenamiento y materiales
bibliográficos. ......................................................................................................... 62
Figura 15. Presentación de hongos y bacterias en publicaciones periódicas. ....... 62
Figura 16. Presentación de humedad en una zona de la fonoteca. ....................... 65
Figura 17. Estantería para unidades de cd. ........................................................... 66
Figura 18. Estantería para unidades de vinilo/LP .................................................. 67
Figura 19. Estanterías metálicas para unidades de cd. ......................................... 67
Figura 20. Estantería metálica ............................................................................... 67
Figura 21. Estantería de madera para casetes, minidics y DAT ............................ 67
Figura 22. Tocadiscos - TTUSB Turntable with USB Audio Interface .................... 69
Figura 23. Registro Marc de un material sonoro. ................................................... 81
Figura 24. Pre-catalogación de un programa radial. .............................................. 83
Figura 25. Módulo de catalogación para los programas radiales. .......................... 85
Figura 26. Modelo entidad-relación de la base de datos creada en Microsoft
Access para los programas radiales. ..................................................................... 86
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Figura 27. Ejemplo de clasificación local. .............................................................. 88
Figura 28. Ejemplo de clasificación por LC. ........................................................... 89
Figura 29. Módulo de consulta para los programas radiales. ................................ 96
Figura 30. Espacio de la fonoteca para el préstamo de equipos. .......................... 99
Figura 31. Estudio de grabación. ......................................................................... 101
Figura 32. Modelo y diseño – mapa de procesos de la fonoteca. ........................ 105
Figura 33. Ciclo PHVA. ........................................................................................ 108
Figura 34. *Actividades del macro-proceso “Gestión de Información” (PHVA –
Planificar, Hacer, Verificar y Actuar)……………………………………….…. 114
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INTRODUCCIÓN
Las bibliotecas, archivos, museos, centros de documentación, fonotecas, entre otras, son unidades de información que se destacan en la producción, organización, recuperación, diseminación, acceso y uso de la información y cada unidad posee una cadena de valor propia que determinará su quehacer dentro de una institución, empresa u organización.
Debido a la cantidad de información que maneja la fonoteca de la emisora Javeriana Estéreo se ve necesaria una administración en la organización de todo el centro de documentación, ya que actualmente la fonoteca no cuenta con los procesos establecidos que debe tener un centro de documentación. Por tal motivo este trabajo se centrará en la planificación, gestión y organización en el cual se planteará el diseño de un modelo de la organización de la fonoteca Javeriana Estéreo.
Se presentará una cadena de valor para la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo, determinada por el proceso documental conformado por la selección y adquisición, descarte o expurgo, consulta y diseminación, análisis y conservación; con el propósito de gestionar e integrar toda la información para que la fonoteca pueda prestar un mejor servicio a los usuarios de toda la comunidad de la Emisora Javeriana Estéreo.
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PREÁMBULO
Con el propósito de dar una mayor apreciación y un mejor sentido a los contenidos elaborados, el trabajo de grado se presentará de acuerdo al siguiente orden lógico dentro de cada apartado de los diferentes capítulos:
Se presenta una descripción general del estado actual de los diferentes procesos de la fonoteca.
A continuación, se identifican problemas en ciertos procesos que necesitan ser resueltos para optimizar el funcionamiento de la fonoteca.
Luego se realiza una descripción teórica basada en la teoría de organizaciones de unidades de información, centros de documentación, etc., como por ejemplo la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios (IFLA), la Asociación Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales (IASA) y diferentes autores que servirán de apoyo a representar el modelo de la organización de la fonoteca.
Finalmente se establece una propuesta de mejoramiento fundamentado en las teorías explicadas.
Existen casos específicos en los que no existe una propuesta de mejoramiento como tal dentro de los apartados de los capítulos. Para estos casos específicos se aclara las diferentes recomendaciones y se elabora una nota de consideración de propuesta
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CAPÍTULO I. PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA, OBJETIVOS Y JUSTIFICACIÓN
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1.1 Planteamiento del problema
Los trabajos realizados anteriormente sobre la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo no abarcaron toda la organización de la unidad debido a que trataron aspectos específicos. El trabajo titulado “Organización técnica y sistematizada de la fonoteca Javeriana Estéreo”1 se enfocó en realizar un manual de procesos técnicos para las grabaciones sonoras, que actualmente es el fundamento para la catalogación realizada por la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana. Por otro lado el “Proyecto de sistematización y automatización de la colección de jazz de la fonoteca de la Emisora Javeriana estéreo con la aplicación de software libre”2 cuyo objetivo fue implementar el software de catalogación de archivos sonoros, a través de un programa llamado Media Monkey; no abarcó toda la colección sonora de la fonoteca y actualmente con los diferentes avances tecnológicos esa implementación se ha perdido. En ese sentido la catalogación debe ser manejada a través de un software bibliográfico, que administre y organice toda la colección sonora de la fonoteca. Lo que se ve reflejado actualmente es que no existe una organización global de cómo debe estar organizada y estructurada una fonoteca.
Debido a la cantidad de información que maneja la fonoteca de la emisora Javeriana Estéreo se ve necesaria una administración en la organización del centro de documentación, en la cual se involucre el material de la emisora, la conservación y la adquisición, la organización de los servicios y la integración de los procesos. Actualmente la Fonoteca de Javeriana Estéreo y la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana, tienen un acuerdo para la integración de la colección musical al sistema integrado Unicornio, pero esta integración sólo se cumple para la organización musical. Hay que tener en cuenta que la fonoteca también debe cumplir con la catalogación de los programas radiales que hacen parte de la memoria de la Emisora Javeriana Estéreo. Estos programas tendrán que ser sometidos a un proceso de descripción y análisis, con el fin de sistematizar toda una base de datos del archivo sonoro de la fonoteca. Por otro lado existen problemas en la conservación, los materiales no están totalmente adecuados ni protegidos frente a los diferentes aspectos climáticos e informáticos que presenta el lugar de la fonoteca.
1 PALACIOS TARQUINO, Jorge Arturo. Organización técnica y sistematizada de la fonoteca javeriana estéreo.
Trabajo de grado Profesional en ciencia de la información-Bibliotecólogo. Bogotá. Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de Comunicación y Lenguaje. 2 CASTAÑO ZULUAGA, Angélica. proyecto de sistematización y automatización de la colección de jazz de la
fonoteca de la Emisora Javeriana estéreo con la aplicación de software libre. Trabajo de grado Profesional en ciencia de la información-Bibliotecólogo. Bogotá. Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de Comunicación y Lenguaje.
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Finalmente la fonoteca actualmente no cuenta con unos procesos documentales establecidos que permita ver la integración de las actividades y esto ocasiona que la fonoteca actúe sin conocimientos previos sobre en realización de los procedimientos causando problemas internos en la unidad, por ejemplo:
El mal uso de donaciones ocasiona muchas veces pérdidas de información en cuanto al deterioro y a su consulta (porque el material no está procesado en un sistema de información que ayude a la recuperación de información);
No tener una clara decisión frente al deterioro de los materiales, hace evidente que no existan planes de conservación o procesos de descarte;
No tener una presentación establecida de los servicios que ofrece la fonoteca, ocasiona confusión a los usuarios, ya que no tienen una visión acerca de las funciones y/o servicios. (Para la emisora son clave los usuarios de la fonoteca ya que ellos son los productores de información; entonces no se puede desperdiciar producción intelectual por el desconocimiento de estos servicios.);
No establecer qué proceso se debe seguir frente a los diferentes tipos adquisición;
No establecer los criterios de selección del material hace que la selección sea determinada por aspectos subjetivos, sin tener claro lo que realmente funciona en la Emisora;
No existe una integración total del material en un software para la consulta del material fonográfico, lo que hace difícil la recuperación de información;
Por esta razón se hace ineludible la organización del centro de documentación, con el fin de establecer los procedimientos necesarios de la fonoteca, que ayuden a efectuar un nivel de calidad, para su organización como unidad y apoye a prestar los diferentes servicios a toda la comunidad de la Emisora, mejorando el proceso documental de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo.
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1.2 Objetivos.
1.2.1 Objetivo general
• Diseñar un modelo de organización de la fonoteca de la emisora Javeriana Estéreo, con el fin de optimizar los procesos de la fonoteca.
1.2.2 Objetivos específicos.
• Establecer los procesos documentales de la fonoteca (adquisición, descarte o expurgo, análisis, conservación, consulta y diseminación).
• Determinar la gestión del proceso documental.
• Determinar los procedimientos del proceso documental.
• Determinar una visión global de los procesos de la fonoteca, con la finalidad de servir como base teórica para futuros proyectos de grado o trabajos internos de la fonoteca.
1.3 Justificación
El marco de partida de este trabajo se centrará en la planificación, gestión y organización del conocimiento de los centros de documentación; estas unidades de información tienen como función primordial conservar y difundir esa información almacenada a una comunidad de usuarios específica. De esta manera la fonoteca como centro de documentación se “refiere al lugar donde se guardan y archivan todos los documentos fonoeléctricos”3 y su principal finalidad “es ser parte integrante de la emisora, ayudando básicamente a presentar su rostro en la programación, siendo factor de renovación y estímulo, poniendo al alcance del personal una gran diversidad y riqueza de materiales sonoros, dando servicios que faciliten una programación.”
3 AMABLE, Rosario. La Fonoteca en la Emisora Popular. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en
internet: <https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&ved=0CDcQFjAB&url=http%3A%2F%2Fwww.flacsoandes.org%2Fbiblio%2Fcatalog%2FresGet.php%3FresId%3D42794&ei=OepaUbrqMoKQ9gSZoIDABw&usg=AFQjCNFBq7Z5sH13nWqj-_bBB5JBdJIjaw&sig2=3qpf8ARLLD-93zYirVh5_g&bvm=bv.44442042,d.eWU >
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En países como México4 se han desarrollado modelos de organización de fonotecas. Desde que un documento es identificado para formar parte de una colección sonora hasta que es puesto a disposición del público para su consulta, es sometido a diversos procesos documentales; es así como se cumple la selección, adquisición, clasificación, catalogación, conservación, entre otros, que ayudarán a precisar poco a poco la formación de los fondos sonoros.
Según la Emisora cultural de la Universidad de Antioquia5 las fonotecas son las depositarias de los registros sonoros que produce la radio como parte de su quehacer diario. En ellas se conservan una gran variedad de documentos que contienen valiosa información para los más diversos fines que van desde lo social hasta lo cultural, político, educativo y de entretenimiento; pero hay que resaltar que también existen servicios tales como referencia, consulta y acceso, entre otros, que cumplirán con la misión de la organización de la emisora; por ejemplo la fonoteca de las Naciones Unidas tiene “a disposición de las organizaciones de medios, los gobiernos, las ONG, los investigadores y la sociedad civil en general su colección de grabaciones de las Naciones Unidas con el fin de promover una mejor comprensión del público acerca del trabajo de las Naciones Unidas y sus objetivos. El papel de la Fonoteca es hacer llegar a los usuarios los materiales sonoros de manera oportuna y eficiente”6.
Es así como la fonoteca cumple un papel funcional y fundamental en las diferentes bibliotecas, museos, y emisoras. En ese sentido, de acuerdo con estas aseveraciones, se plantea una idea general de cómo debe funcionar la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo y es aquí donde empieza la idea de planificar organizar y gestionar este centro de documentación; además en el contexto de tratamiento documental de buscar la organización de los documentos para recuperación y uso. La pregunta que se propone, entonces, es la siguiente: ¿Cómo diseñar un modelo que integre los procesos de la fonoteca de la emisora Javeriana Estéreo, viabilizando la eficacia en la organización documental y la presentación de los diferentes servicios que puede llegar a ofrecer?
La fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo se ha convertido en un pilar fundamental y esencial en el desarrollo del conocimiento para la producción de nuevos contenidos. Por esta razón y evidenciando los diferentes problemas planteados, se ve necesaria la realización de la organización de la fonoteca, estableciendo el proceso documental para mejorar la eficiencia en sus
4 RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. Modelo de desarrollo de la Fonoteca Nacional de
México. Tesis Doctoral. Universidad Complutense de Madrid. Facultad de Ciencias de la Documentación. Departamento de Biblioteconomía y Documentación. 295 p. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://eprints.ucm.es/13738/1/T33255.pdf > 5UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. Emisora Cultural [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet:
<http://emisora.udea.edu.co/fonoteca.php > 6 NACIONES UNIDAS. Fonoteca de las Naciones Unidas. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en
internet: <http://www.un.org/es/multimedia/radiolibrary.shtml >
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procedimientos y servicios, con el propósito de apoyar y suplir cada una de las necesidades de la Emisora Javeriana Estéreo.
1.4 Marco teórico
El presente marco teórico se realizó con la finalidad de asentar las bases de la investigación. El mismo está compuesto por dos secciones: la primera sección denominada “Organización de las unidades de información”, donde se define, se describe y se contextualiza cómo deberían estar organizadas las unidades de información; la segunda sección titulada “La fonoteca como centro de documentación” en la que esclarece los diferentes tipos, funciones y organización que puede llegar a tener esta unidad.
1.4.1 Organización de las unidades de información
Las unidades de información son instituciones documentales consolidadas, tanto en el abanico de servicios que pueden ofrecer, como en su organización, su marco legal, e incluso en su imagen social. Son entidades en evolución, tienen forma social y lugar. Estos centros sientan relación con la información, donde los profesionales de la información están desarrollando numerosas actividades documentales. Cuando se trata de unidades de Información pueden referirse a: bibliotecas, museos, “Centros de información y Documentación, Servicios de Información, Empresas informativas, Servicio de Orientación, etc.”7
Según Stueart y Moran, las bibliotecas y centros de documentación deben ser tratadas como organizaciones formales constituidas o decretadas legalmente por una autoridad. La organización formal es el conjunto de relaciones de trabajo oficiales y estandarizadas, la mayoría de las cuales son organizaciones sin ánimo de lucro, con una serie de características organizativas especiales. Pensar en el desarrollo de una unidad de información no resulta fácil, ya que se debe pensar en una estructura organizativa que cumpla unas metas y unos objetivos, además de implicar una serie de recursos físicos, tecnológicos, financieros, humanos, entre otros. De acuerdo con los seis procesos planteados anteriormente, debemos asignar las diferentes actividades y agrupaciones similares de un proceso, para alcanzar las metas y objetivos de la organización; así mismo debemos facilitar la coordinación de actividades.
7 SISTEMAS REDES Y CENTROS (DGSRC). 2º Dipl. Biblioteconomía y Documentación. [Consultado el 13 de
mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.um.es/gtiweb/rosana/PRACTICA1-DG.pdf >
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Drucker identifica “tres formas de determinar la clase de estructura para una organización específica: análisis de actividades, análisis de decisiones y análisis de relaciones”8. Respecto al análisis de actividades se tiene en cuenta el trabajo que debe realizarse y dónde deben estar contempladas en la estructura de la organización.
Una gran biblioteca pública, por ejemplo, generalmente tiene un departamento de préstamo, consulta, sucursales, secciones, colecciones de documentos (según el formato) entre otros. No existe una pauta objetiva para establecer departamentos o secciones en una organización. Hay ventajas y desventajas asociadas a cada método; un directivo interesado en la organización debería ser consciente de lo positivo y negativo. Además cada tipo de unidad de información es diferente a las demás y cada una puede llegar a cambiar su estructura organizativa de acuerdo a sus dinámicas y situaciones que puedan presentarse. Los directivos deben fijarse primero en las tareas a cumplir, las personas implicadas en ellas, los usuarios a atender y los factores internos y externos que competen a la organización, con el propósito de diseñar y/o establecer las áreas departamentales de una manera adecuada. Únicamente en una biblioteca altamente especializada (centro de documentación) se podría utilizar un solo método organizativo.9
Un tipo de unidad de información especializado, más estrictamente centro de documentación, “es aquel que examina y evalúa minuciosamente las fuentes primarias y secundarias de información técnica y científica, esto incluye documentos comerciales, históricos y otros. Su función básica es la de transformar fuentes primarias de información científica y técnica en productos que sean utilizados directamente por los usuarios del Centro de Documentación.”10 De esta manera el Prof. Emilio A. Bernales E. Plantea la organización de un Centro de Documentación en el que posee tres características principales, que son11:
División de Biblioteca: Se encarga del almacenamiento de la colecciones y de los procedimientos de adquisición, catalogación y conservación.
División de Documentación: “es la encargada de procesar las informaciones recopiladas o por propia iniciativa, previendo los requisitos nacionales o a largo plazo de documentación e información científica y técnica.”12
8 DRUCKER Peter, Citado por STUEART, Robert y MORAN, Bárbara. Gestión de bibliotecas y centros de
información. Organización. Lleida : Pagáes, 1998. 449 p. ; 24 cm. ISBN: 8479354712 9 Ibíd., p. 100
10 BERNALES, Emilio A. Los centros de documentación. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en
internet:<https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0CCkQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.h
centroamerica.fcs.ucr.ac.cr%2FContenidos%2Fhca%2Fcong%2Fmesas%2Fcong6%2Fdocs%2FCentDoc%2Febern.doc&ei=OVKRUZCaFuHj0gHTtIDgCw&usg=AFQjCNEIK3M1oK4G2fG48YEocIuljjuiew&sig2=VGDmraHDsz6dMQ1bxmJFqw&bvm=bv.46340616,d.dmQ&cad=rja > 11
Ibíd. p. 2 12
Ibíd.
30
División de publicación: permite agrupar, editar y reproducir, cualquier número de copias que serán facilitadas a los científicos o divulgadas a través del país y cambiadas con centros extranjeros de documentación.
Emilio A. Bernales implantó una organización del conocimiento de un centro de documentación planteado en tres departamentos (Biblioteca, Documentación y Publicación), que partiendo del proceso de organización, se podrán observar, además, otros procesos relacionados, como el análisis documental, la indización, la clasificación, la catalogación, selección y difusión documental.
En ese sentido Rodrigo Rabello señala que la construcción de un objeto dentro del interés de la Ciencia de la información se destaca “por la producción, organización, recuperación, diseminación, acceso y uso de la información.”13 Las Unidades de información entonces están organizadas bajo una cadena de valor. Según Shank y Govindaraja, la cadena de valor, “es el conjunto interrelacionado de actividades creadoras de valor, que se extiende durante todos los procesos, que van desde la consecución de insumos con proveedores de componentes hasta que el producto terminado se entrega finalmente en las manos del consumidor”.14 En ese orden de ideas Michael Porter15, quien dio origen al concepto de cadena de valor, agrega un modelo de gestión orientado al análisis de las actividades básico, cuyo modelo servirá como guía para la creación de una unidad de información.
13
RABELLO, Rodrigo. La construcción de objetos en la Ciencia de la Información : el caso del proceso de organización del conocimiento. En: SCIRE. Enero-Junio, 2011. Vol. 17, no. 1 p. 81-91. 14
SHANK y GOVINDARAJA, citado por la UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. Investigación procesos y costos en las unidades de información. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://docencia.udea.edu.co/bibliotecologia/procesosycostos/cadenavalor.htm > 15
Ibíd.
31
Figura 1. Cadena de valor – unidades de información.
Fuente: http://docencia.udea.edu.co/bibliotecologia/procesosycostos/cadenavalor.html
De acuerdo con Michael Porter y su cadena de valor, deducimos que para las unidades de información se desprenden seis procesos importantes planteados de la siguiente manera.
1. Selección y Adquisición (Recopilación de información) 2. Análisis de lo adquirido que incluye:
o Catalogo o Clasificación o Terminología
3. Almacenamiento (Bases de datos, registros. Se refleja una estructura una organización del conocimiento)
4. Deposito físico (Puede ser análogo o digital) 5. Sistema de Consulta (Análogo o digital, OPAC) 6. Diseminación
32
1.4.2 La fonoteca como Centro de Documentación
“La palabra fonoteca viene del griego phoné que significa sonido, voz, y de theke que al pasar al castellano bajo la forma sufija de teca, adquiere el significado de lugar para guardar colecciones de objetos del mismo género.”16 La fonoteca entonces tiene como fin recopilar, ordenar, clasificar y difundir el material grabado para la institución o comunidad a la cual está dirigida.
La formación de las primeras colecciones sonoras etnomusicológicas, resultado de las grabaciones de campo de lenguas indígenas en todo el mundo, fueron determinantes en la historia de los archivos sonoros dado que motivaron la creación de fonotecas. De éstas la primera fue la Phonogrammarchiv fundada en 1899, de la Academia de Ciencias y Artes en Viena (Phonogrammarchiv der Akademie der Wissenschafte)17. Las fonotecas tienen origen a finales del S. XIX en Austria, de donde pasan a España y de ahí a América. Posteriormente este centro de documentación se concentró en conservar y difundir tanto la música culta como la popular18.
La fonoteca como archivo sonoro especializado ha resguardado los contenidos sonoros por lo que pueden ser tan vastos y variados como es el conocimiento. Estas unidades de información han formado parte tanto de bibliotecas como de museos, archivos, universidades, emisoras y cabe resaltar que han estado presentes en el patrimonio regional y nacional. Ahora bien, estas unidades de información se especializan en un campo específico del saber; por ejemplo la Fonoteca Nacional de México tiene la misión “de Salvaguardar el patrimonio sonoro de México”19; otro ejemplo sería la fonoteca de las Naciones Unidas, que resguarda y comprende “una amplia gama de temas sobre la labor de las Naciones Unidas, tales como derechos humanos, mantenimiento de la paz, educación, salud, resolución de conflictos y desarrollo.20” es así como las fonotecas han de estar delimitadas de acuerdo a sus funciones y comunidades de las instituciones que las gestionan.
16
AMABLE, Rosario Op. Cit. p. 15 17
RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. Op. Cit. p. 29 18
JIMÉNEZ, Ivette. La fonoteca y archivo de apoyo a la investigación de lenguajes y tradiciones. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://multidoc.rediris.es/cuadernos/num13/ponencias/jueves/01sesion_pdf/IvetteJimenez.pdf> 19
CONALCULTA. Fonoteca Nacional. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.fonotecanacional.gob.mx/index.php/fonoteca-nacional/quienes-somos> 20
NACIONES UNIDAS. Op. Cit.
33
1.4.2.1 Tipos de Fonoteca De acuerdo a las necesidades de cada institución las fonotecas según Fátima Miranda Regojo, se pueden dividir en21:
Tabla 1. Tipos de fonotecas.
a) Fonotecas de Circulación
I. F. Públicas
II. F. Infantiles
III. Fonobuses
IV. F. De comité de empresas
b) Fonotecas de Audición
I. F. Vinculadas a otras
Instituciones
c) Fonotecas de Conservación
I. F. Nacional
II. F. Regionales
III. F. Especializadas
IV. F. De radio
a) Fonotecas de Circulación
Estas fonotecas se centran en la difusión y promoción de un determinado material sonoro o audiovisual. Las fonotecas tienen la misión fundamental de ser informativas, por los documentos que ofrecen; educativas, por los métodos que utilizan; culturales, por los temas variados que abarcan y recreativas, por la comodidad y diversidad del mensaje auditivo. Entre este tipo de fonotecas encontramos las públicas, infantiles, fonobuses o fonotecas móviles y fonotecas de comité de empresa22. b) Fonotecas de audición
Estas fonotecas vinculadas a otras instituciones poseen características de las fonotecas de conservación y de circulación y entre ellas se encuentran: los conservatorios, universidades, fundaciones, cuarteles, centros de obra social, etc. 21
MIRANDA REGOJO, Fátima. La Fonoteca: Madrid: Fundación German Sánchez Ruipérez, 1990. 288p. ISBN 9788486168513 22
Ibíd., p. 69
34
La fonoteca de audición nunca deberá ser un eslabón más de la industria discográfica y su proyección ha de ser didáctica, cultural y/o documental23.
c) Fonotecas de Conservación
Fonoteca Nacional El estado tiene la función primordial de recuperar y preservar el patrimonio cultural de la nación y le corresponde crear diferentes centros para lograrlo. En este caso la fonoteca nacional es la encargada de conservar y difundir el patrimonio sonoro.
“Entre la grandes fonotecas nacionales del mundo hay diferencias sutiles en la organización; en unas los discos se consideran como parte integral de la Biblioteca Nacional, siendo éstos guardados en otra sección, por las características especiales de su formato y tratamiento.”24 Por ejemplo la norteamericana se encuentra ubicada en la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (aunque ha pasado de gozar una independencia espacial y organizativa). Hay otros archivos sonoros que funcionan como entidades independientes, estableciendo lazos de unión con otras colecciones musicales, o generales, no exhaustivas. Ejemplos de este segundo caso lo vemos en la Phonotheque Nationale et de l'Audiovisuel de Francia (se remonta en sus orígenes en 1911 y más tarde 1976 a la Biblioteca Nacional), por otro lado se encuentra la British Library en 1983, cambiando su nombre por National Sound Archive.
Fonotecas Regionales o Autonómicas Las fonotecas regionales sirven de apoyo a la misión (recuperar y preservar el patrimonio sonoro) de la fonoteca nacional, ya que éstas tienen la finalidad de preservar la “música folklórica, formas de vida rural cotidiana, fiestas y acontecimientos locales, oficios y profesiones tradicionales, discursos de personalidades locales, celebraciones religiosas y profanas, lenguas y dialectos, folklor regional, cuentos y leyendas, ecología sonora, expresiones callejeras y refranes, entre otras.” Todo este material podrá ser recopilado a través de las diferentes grabaciones sonoras, entrevistas y otros datos importantes sobre la vida de la región que ayudarán a recuperar la tradición de toda una nación25.
23
Ibíd., p. 85 24
Ibíd., p. 44 25
Ibíd., p. 51
35
Con el fin de recuperar los sonidos y voces de la región las fonotecas regionales deberán contar con estudios especializados en grabación, espacios de investigación, diferentes herramientas tecnológicas para los cubrimientos de la zona (equipos portátiles de grabación: grabadoras, micrófonos, audífonos, etc), entre otras.
Es importante aclarar que las fonotecas regionales se conciben “como centros de información independientes, o como servicios pertenecientes a otra entidad de carácter regional, como un museo o un complejo cultural ubicado en la capital del ente autónomo. Así mismo se podrá aprovechar, además, ayudas económicas procedentes de instituciones públicas y privadas, asociaciones, corporaciones locales e individuos”26.
Fonotecas especializadas “Dentro de las fonotecas generales (ya sean nacionales, de radio, públicas o universitarias) las especializadas conllevan una serie de ventajas”27:
Hace posible que los fondos dedicados al tema en cuestión sean exhaustivos, o puedan llegar a serlo, a partir de la producción de grabaciones propias y de la adquisición de fondos nacionales o extranjeros.
El personal efectuará un tratamiento de los documentos muy afinado, por contar con unos conocimientos específicos derivados de una experiencia continua en la materia a la que está dedicado el archivo.
Los usuarios, al menos en un principio, se verán más atraídos por un centro cuyos fondos les afecte directamente y en su totalidad, que por uno enciclopédico en el que tiene que iniciar una larga búsqueda.
Se podría afirmar que las fonotecas especializadas surgieron por algunos interesados (personas o instituciones científicas y culturales) en recopilar información sobre un tema específico del saber; quienes por medio de unos medios y recursos deciden iniciar una labor empírica, que en muchos casos pueden generar daños irreversibles para la conservación de los materiales fonográficos. Es importante que estos centros sean administrador por los profesionales de la información, ya que cuentan con los conocimientos necesarios para la gestión, conservación y difusión de la información; y ayudarán la consolidación de un archivo sonoro estable.
26
Ibíd., p. 54 27
Ibíd., p. 56
36
Fonotecas de radio Las fonotecas de radio nacieron inicialmente para responder a las demandas por las necesidades de emisión; los archivos sonoros de radio han ido progresivamente aumentando su valor desde 1957. En la Exposición Internacional de Bruselas, fueron presentadas por Radio France grabaciones de voces de escritores como afortunado complemento de documentos visuales28.
El desarrollo de los archivos sonoros de radio ha estado dentro del interés de los investigadores ya que se encuentran materiales inéditos, historias sobre temas específicos, entrevistas, entre otros recursos de información.
Los fondos de estas fonotecas están conformados por29:
Una colección de grabaciones propias, musicales o no, originales y por tanto no comerciales, que sirven como fuente permanente de material para uso en los programas de radio.
Copias de grabaciones originales conservadas en otras instituciones nacionales o internacionales.
Una selección de programas completos que ilustren la historia de la radio, sus técnicas de producción, la obra de guionistas, productores, actores, intérpretes y personajes ilustres de todas las áreas del saber.
Una selección de emisiones en directo.
Una amplia colección de ediciones sonoras comerciales de todo tipo de interés.
Los programas de radio son la fuente primaria de una emisora e igualmente las publicaciones seriadas y el material de referencia dependen en gran parte de las producciones de radio.
“La diferencia entre una fonoteca nacional y una de radio está en el hecho de que la de radio no está interesada en primer lugar por la investigación, sino por la emisión, mientras que en la segunda la investigación cuenta con un puesto de privilegio. Por ello debería establecerse entre ambas un contrato de colaboración permanentemente”30.
28
Ibíd., p. 62 29
Ibíd., p. 63 30
Ibíd., p. 63
37
Los archivos de sonido grabado en radio no se desarrollan hasta mediados de los años treinta, cuando las técnicas de grabación comenzaron a utilizarse en producciones de radio. El de la BBC data de 1931 y el de Radio France de 1936 y tenían como finalidad en ese entonces guardar programas que podrían ser repetidos en un futuro. A partir de entonces las fonotecas son la esencia de la organización de la radio y cumplen la misión de: adquirir fondos, conservarlos, organizarlos, controlar los servicios de audición y de préstamo interno, así como catalogarlos para que sirvan de apoyo a la creación y radiodifusión de programas31.
Por otro lado la conservación de los materiales fonográficos en Francia desde 1975 estuvo a cargo de la INA (Institut National de L’ Audiovisuel), organismo que ofrecía la consulta a los productores de radio y a los diferentes usuarios que hacían parte de la institución. “Normalmente la política de utilización pública de los archivos de radio ha sido muy intransigente incluso respecto a instituciones o investigadores calificados que han necesitado a acceder a un material que sólo podía encontrarse en radio. Ante la ausencia de una reglamentación internacional en esta materia, el acceso de los usuarios a los documentos sonoros de radio queda verdaderamente limitado. Afortunadamente la IASA32 (International Association of Sound and Audiovisual Archives), la IAML (International Association of Music Libraries, Archives and Documentation Centres) y la European Broadcasting Radio se encargan de estudiar la forma de simplificar el régimen de los derechos de consulta, de reproducción y mención de los archivos audiovisuales, cuando se trate de investigaciones históricas o científicas desinteresadas y en todos los casos en que cuestiones de propiedad literarias y artísticas vengan a ponerse en juego”33.
La fonoteca de radio debe establecer como tarea fundamental la selección de los programas emitidos y tendrá que decidir qué programas se conservarán, ya que si decide resguardar toda la información producida por la emisora podría saturar los espacios físicos y digitales. Por ello es necesario tener siempre espacio libre haciendo referencia a un archivo temporal y uno definitivo dejando así espacio para las nuevas adquisiciones.
Los usuarios principales de este centro de documentación son los profesionales, investigadores, programadores y las personas que hacen parte de toda la comunidad de la emisora.
31
Ibíd., p. 64 32
INTERNATIONAL ASSOCIATION OF SOUND AND AUDIOVISUAL ARCHIVES (IASA). [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.iasa-web.org/es/sobre-iasa > 33
MIRANDA REGOJO, Fátima. Op. Cit. p. 65
38
La Fonoteca Digital La Universidad de Alicante define la fonoteca digital como: “Consulta y audición en línea de una amplia selección de fondos musicales grabados originalmente en discos de vinilo con las portadas que los contenían, así como a una colección de documentos sonoros de valor histórico y documental, al que hemos llamado Fondo de la palabra.”34 Por otro lado el Banco de la República de Colombia por medio de la Biblioteca Luis Ángel Arango (La BLAA) ha establecido que “cuentan con un gran acervo de material documental sonoro, el cual se encuentra en diversos formatos. Como parte de la misión se conservan los documentos en su formato original (documentos maestros) y mediante diferentes procesos técnicos se hace su transferencia a nuevos formatos que permiten su puesta en servicio y divulgación. Con el fin de ampliar los servicios, ofrecer mayor acceso y ampliar la cobertura, el Departamento Red de Bibliotecas decidió conformar una fonoteca.35” Es así como las diferentes instituciones han entrado en el proceso de digitalizar sus colecciones con el fin de exponerlas en la web (online). Por ejemplo la Fonoteca Nacional36 se encuentra en el proceso de digitalización y en su catálogo en línea ya existen diferentes audios para su consulta.
34
UNIVERSIDAD DE ALICANTE. La fonoteca digital. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: < http://biblioteca.ua.es/es/servicios/fonoteca-digital.html > 35
BANCO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. La BLAA. La fonoteca. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.banrepcultural.org/fonoteca > 36
FONOTECA NACIONAL DE COLOMBIA. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.fonoteca.gov.co/>
39
CAPÍTULO II. ADQUISICIÓN Y CONSERVACIÓN
40
2.1 Selección
Descripción actual del proceso:
La fonoteca de la Emisora Javeriana estéreo no cuenta con unos criterios de selección establecidos para los materiales fonográficos. Su proceso de selección se hace de manera empírica y el encargado de este procedimiento lo realiza el Sub-Director de programación.
La fonoteca puede presentar problemas con el desarrollo de colecciones ya que puede que su evolución se vea afectada por criterios subjetivos, teniendo como resultado que las franjas musicales (temas musicales) pierdan su equilibrio y no atienda las necesidades reales de la programación de la Emisora Javeriana Estéreo.
Propuesta de mejoramiento:
La selección “es la tarea técnica mediante la cual optimizamos los recursos disponibles para que permitan cumplir las funciones y objetivos encomendados a la biblioteca.”37 Igualmente es un proceso de análisis intelectual, activo, crítico para mantener la calidad, cantidad y actualidad en las diferentes áreas del conocimiento y fundamentado en unos principios tradicionales convertidos en políticas y procedimientos internos de la fonoteca. Se deben establecer criterios muy precisos que apoyen la decisión para la selección de los recursos fonográficos. Estos criterios también deben aplicarse de manera semejante en los materiales donados. Los criterios deben tener en cuenta toda la planeación estratégica (misión y visión) y las políticas de la organización. En este caso la Fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo tendrá los siguientes criterios cualitativos para la selección del material, con el fin de realizar una selección coherente y equilibrada a su colección ya existente:
El material fonográfico debe cumplir con los parámetros establecidos para el desarrollo de la programación de la Fundación Cultural Javeriana Estéreo.
Los materiales deben reunir los estándares de calidad en contenido que se plantean desde la dirección de la emisora y se aplican bajo la supervisión del Sub-Director de programación.
37
DIPUTACIÓN DE TERUEL. Archivos y bibliotecas. p. 4 [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.dpteruel.es/dpt/Anuncios.nsf/0/7c774cd6049f18fec12577ea004656a2/$FILE/Organizaci%C3%B3n%20de%20Bcas.pdf >
41
Se tendrá en cuenta la autoridad, competencia y reputación del autor y sus colaboradores basándose en la experiencia de los coordinadores de cada franja musical y el criterio final del Sub-Director de programación.
Únicamente se aceptará materiales originales en sus diferentes formatos análogo-digital (CD, DVD, Blue Ray, LP / Vinilos, entre otros).
Se tendrá en cuenta las sugerencias hechas por la comunidad universitaria para la adquisición del material fonográfico en las diferentes áreas.
2.2 Adquisición
Descripción actual del proceso:
La fonoteca de la Emisora Javeriana estéreo no cuenta con un manual de adquisiciones del material fonográfico. Si bien este proceso es de suma importancia, ya que se relaciona con los procesos de la fonoteca (por ejemplo: catalogación y clasificación) y de este depende la disposición de la información recibirá el usuario.
La fonoteca presenta esta matriz de caracterización de adquisiciones para una primera impresión de lo que llega al centro de documentación, la cual está mal diseñada ya que tiene varios campos dentro de un mismo campo:
Tabla 2. Matriz de caracterización de adquisiciones.
PROVEEDOR FRANJA INTERPRETE TRABAJO CODIGO CANT.
Proveedor (tipo de adquisición)
Franja Musical (Ej. JAZZ)
Interprete del material
Nombre del álbum o trabajo discográfico
Código de Clasificación
#
Fuente: Manual de Funciones
Propuesta de mejoramiento:
Según Ray Edmondson la adquisición consiste en el “proceso práctico que puede constar de elecciones técnicas y materiales, la negociación y la transacción
42
contractual, el envío, el examen de los soportes y su inventariado.”38 Una vez que los documentos han sido seleccionados, el siguiente paso es la adquisición, proceso por el cual la fonoteca incrementa su colección, a través de distintas modalidades: compra, donación y canje. Para esta primera identificación de este proceso se adapta y mejora la matriz de caracterización de adquisiciones anterior, con el propósito de tener una mayor conocimiento frente a las nuevas adquisiciones:
Tabla 3. Matriz de caracterización de adquisiciones optimizada.
PROVEEDOR TIPO DE
ADQUISICIÓN TIPO DE
FORMATO FRANJA INTERPRETE TRABAJO CODIGO EJEM. VOL. CANT.
Proveedor (Compra, Donación,
Canje)
(CD, LP, DVD,entre
otros formatos)
Franja Musical
(Ej. JAZZ)
Interprete del material
Nombre del álbum o trabajo
discográfico
Código de Clasificación
# # #
La fonoteca deberá realizar una política y/o manual de adquisiciones en la cual determine los principios generales y las líneas directrices que guiarán en adelante la gestión y los requisitos de la colección de la fonoteca.
2.2.1 Compra
El procedimiento habitual de adquisición es la compra. Requiere un gran conocimiento del mundo editorial, así como de distribuidores y libreros. Las diferentes disqueras (Tango Discos, Prodiscos, Yoyo music, entre otras) y los diferentes sellos discográficos brindan una excelente oportunidad para ello. La posibilidad de trabajar a través de Internet y correo electrónico ha supuesto un giro rotundo en los procesos de adquisición.
NOTA – Consideración de propuesta:
La Fonoteca de la Emisora Javeriana estéreo no utiliza este método de adquisición, ya que la mayor parte de su colección proviene de la donación y canje de los materiales fonográficos. En ese sentido no se presentará una propuesta establecida.
38
EDMONDSON, Ray. Filosofía y principios de los archivos audiovisuales. Adquisición. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: < http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001364/136477s.pdf>
43
2.2.2 Donación
Descripción actual del proceso:
La fonoteca no posee manuales ni formatos para recibir una donación, debido a que no se han realizado políticas que mencionen qué se debe hacer si la donación está en deterioro o no cumple con el desarrollo de la colección de la misma.
La fonoteca actualmente posee donaciones que no han sido tratadas por los procesos documentales como por ejemplo, la conservación, catalogación y clasificación, expurgo, entre otros. Esto puede generar grandes pérdidas de información ya que no son tratadas de la manera adecuada.
Consideración de las donaciones en la fonoteca Las donaciones se han considerado como fuentes de adquisición de material fonográfico muy conveniente y reconocido por la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo, pero es necesario tomar en cuenta que el aspecto más importante con respecto a la selección de cualquier tipo de material es la de utilidad para los usuarios o para la colección de la fonoteca como tal. Para el procesamiento de las donaciones los recursos tanto económicos, como humanos se consideran un factor muy importante (el procesamiento y mantenimiento de las colecciones donadas es muy elevado). Muchas veces en los diferentes centros de documentación estos recursos son muy bajos y puede que el centro sea dirigido o administrada por un solo profesional, como es el caso de la Fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo y como consecuencia de esto el profesional tiene que atender las numerosas actividades, servicios y asuntos prioritarios. Por consiguiente, las donaciones pueden llegar a deteriorarse o perderse; además las donaciones que no son tratadas se convierten en molestias para la Fonoteca, entre las cuales cabe mencionar la ocupación de espacios amplios, acumulación de hongos y demás bacterias, entre otros aspectos. Desde otro punto de vista, en ocasiones las donaciones tienen que asumir diferentes costos relativos a todo el procesamiento del material, por ejemplo: La catalogación de un ítem (material: libro, Revista, CD, LP, Formatos digitales, etc.) a lo que se añade el costo de resguardo en estantería, aseo, rotulación, etc., descontando que los materiales estén en perfecto estado físico. Por ello, no siempre una donación es un buen negocio para la fonoteca.
44
Principales Donaciones de la fonoteca de Javeriana Estéreo
Actualmente la fonoteca recibe la mayor parte de las donaciones por los artistas musicales, ya que ellos tienen como misión difundir su material musical mediante las radiodifusoras.
Por otro lado existe un convenio con Tango Discos39 en la cual la disquera dona alrededor de 30 discos semestrales por el intercambio de cuñas radiales y de un programa que se llama “novedades discográficas” en el que se presentan diferentes discos musicales que se encuentran en esta disquera.
Propuesta de mejoramiento:
La fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo seguirá como parámetro las directrices que plantea la IFLA, con el fin de suplir las necesidades actuales frente a las donaciones
Según la RAE, la donación se define como: “(Del lat. donatĭo, -ōnis). 1. f. Acción y efecto de donar. 2. f. Der. Liberalidad de alguien que transmite gratuitamente algo que le pertenece a favor de otra persona que lo acepta”40. Basado en esta definición las directrices de la Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias Reportes Profesionales IFLA, No 121, han de tener en cuenta las buenas prácticas de aceptar o rechazar una donación, con el fin de mejorar y mantener la colección. Aceptar o rechazar no se hace sin fundamentos, sino que se argumenta con las políticas de desarrollo de colecciones, que han de cumplir con los estándares establecidos (de qué tipo debe ser la colección del centro de documentación). De lo contrario, sí no cumple con estos criterios establecidos, ese tipo de donación no debe ser aceptada.
Una vez aceptada la donación por el centro de documentación se encargará de crear unas autoridades para el proceso de adquisición de donaciones y tendrá de forma permanentemente los registros relacionados con las donaciones (mensajes, correos, etc.). Se establece lo siguiente41:
39
TANGO DISCOS. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.tangodiscos.com.co/ > 40
REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Donación. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=donacion 41
FEDERACIÓN INTERNACIONAL DE ASOCIACIONES E INSTITUCIONES BIBLIOTECARIAS. Reportes Profesionales IFLA, No 121. Donaciones para las Colecciones: Directrices para las Bibliotecas. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/professional-report/121.pdf>
45
*Autoridad para solicitar donaciones (persona encargada) *Autoridad para aceptar donaciones (director de la biblioteca) *Autoridades facultadas para validar las donaciones (depende de su extensión su valor y se reconoce por el Director y/o la Institución) *Autoridades facultadas para firmar los convenios de las donaciones (Director del centro de documentación y una autoridad de la Institución) *Autoridades facultados para realizar tasaciones/ avalúos monetarios (el centro de documentación puede tener ofrecer una lista de tasadores para recomendar a los donantes.) *Autoridades facultados para firmar los formatos de impuestos (Los formatos de los impuestos deben de ser firmados por el tasador. El centro de documentación simplemente acredita la donación.)
Donaciones no solicitadas La fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo debe incentivar al público a que realice donaciones, ya que ayudan a sostener las colecciones en su continuo crecimiento. Esta información de donaciones de ser promovida a través de los diferentes medios de comunicación acompañado de las tecnologías de la información –TIC (Internet, blogs, Facebook, Flyers, etc.)42
Es importante destacar que el centro de documentación deberá tener una serie de políticas acerca de cómo tratar este tipo de donaciones, como por ejemplo: Métodos de descarte de materiales no deseados, políticas de retención de materiales aceptados, entre otras. Una buena práctica es documentar todo, teniendo en cuenta las responsabilidades y procesos a los que se someterá la donación.
Hay que resaltar que el centro de documentación puede sugerir al donador una lista relacionando el material que va a donar, con fin de reducir carga administrativa y evitar responsabilidades innecesarias a la hora de recibir una donación.
42
Ibíd., p. 5
46
Negociaciones en la solicitud de donaciones Existen dos tipos de negociaciones informales (interviene una exploración, es fácil la adaptación de nuevos materiales) y formales (intervienen procesos legales, para las condiciones de aceptación); se resalta que ambas negociaciones deben estar a la mano del director del centro de documentación.
Evaluación de donaciones para su incorporación en el acervo
La evaluación es importante dentro el proceso de donación, ya que se debe analizar los costos relacionados con el ciclo de vida de los documentos, como por ejemplo, la estantería y espacios a utilizar (físicos y/o digitales), procesos de catalogación, procesos de selección y expurgo, mantenimiento de la donación, entre otros.
En la donación se debe tener en cuenta43:
*La propiedad: Se resalta los derechos de propiedad intelectual. Se tiene en cuenta si el donador es dueño legal de la donación, con el fin de tomar decisiones formales y diligenciar los formatos respectivos para legalizar la donación con la institución y/o biblioteca.
*Materiales susceptibles: Se tiene en cuenta, la seguridad de la información frente a las donaciones. Si puede ser restringida o de libre acceso. La biblioteca tiene que aclarar todo tipo de información de la donación con el representante de la misma, con el fin de evitar confusiones futuras.
*Procedencia: Se analiza el tipo de material y sobre todo los de propiedad cultural.
*Motivo de la donación: Si el donador está interesado en donar bajo el esquema de herencia o contribución caritativa en especie no monetaria. El centro de documentación debe conocer todo tipo de motivaciones acerca de la donación.
*Materiales apropiados ofrecidos: En este punto es importante detenerse y analizar si estos materiales son apropiados para la colección del centro de documentación, y tener en cuenta las consecuencias que pueda traer aceptar esta donación. Se puede tener la siguiente información de utilidad:
*Dimensión de la colección *Datos bibliográficos *Tipo de material *Formato del material *Nivel intelectual
43
Ibíd., p. 9
47
*Fechas *Cobertura temática *Condición física
Toda esta recolección de información de la donación permitirá establecer sí el centro de documentación debe aceptar materiales en estado excelente, bueno, en deterioro o no utilizable. Todo depende de la política de cada unidad de información.
Consideraciones de los recursos requeridos El centro de documentación debe tener presente sus recursos personales y financieros. Es importante al recibir una donación tener en cuenta diferentes costos, como por ejemplo: adquisición procesamiento, organización del acceso, preservación y la ubicación – almacenamiento. Hay donaciones que requieren mucha más atención que otra y eso varia en costos para la biblioteca, por ejemplo: si la donación es valiosa o extensa en dimensiones, si la donación está en condiciones regulares y requiere un tratamiento especial, si la donación se encuentra en otro lado y hay que trasladarla, etc., la biblioteca debe estar al tanto de las consecuencias que puede traer una donación44.
Reconocimientos de la donación El centro de documentación diligenciará una carta de agradecimiento y será enviada a cada donante. Incluidas las de un convenio formal de donación.
Los convenios formales de donación proporcionan información acerca del donador y la naturaleza del material o colección, y establecen los términos bajo los cuales será administrada (para donaciones considerables, valiosas o significativas)45
Consideración Final
El Profesional de la Información debe guiarse por las diferentes directrices explicadas anteriormente, con el fin de crear buenas prácticas para ayudar a mejorar la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo.
44
Ibíd., p. 14 45
Ibíd., p. 16
48
Frente al problema de las donaciones que no son tratadas y se convierten en molestias, debido a que se deterioran y causan problemas de espacios y producción de hongos.
Se propone que la fonoteca deberá:
Contar con auxiliares que ayuden a la gestión de los diferentes procesos de conservación, catalogación, expurgo, entre otros.
Las donaciones que no estén acorde con el desarrollo de las colecciones deberán ser propuestas para el canje o poner en donación a las diferentes fonotecas radiales o institucionales.
Desde el inicio de la fonoteca, las donaciones de material fonográfico y documental han constituido una fuente primordial para la adquisición de fondos, desde un punto de vista tanto cualitativo como cuantitativo.
La incorporación de las donaciones ha permitido a la fonoteca disponer de información retrospectiva con relevancia histórica, científica y cultural, y por tanto, cubrir las necesidades de investigación de sus usuarios y de la programación general de la Emisora Javeriana Estéreo. Sin embargo, la gestión de las donaciones es un proceso complejo que requiere analizar aspectos como la idoneidad de los fondos, el espacio disponible, el estado de conservación, los costes de manipulación y el proceso técnico.
Ahora bien, se propone en la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo un formato para la adquisición por donación:
La Institución o particular que quiera realizar una donación debe proporcionar a la Fonoteca una información mínima sobre el contenido, historia, volumen y cronología del material con el fin de que la Fonoteca valore si se adecúa a los fondos de la colección fonográfica, y a los criterios de selección nombrados anteriormente.
Por estas razones, se hace necesario establecer unas condiciones mínimas para la aceptación de donaciones, y por ello la fonoteca de Javeriana Estéreo ha definido el siguiente formulario.
Ver ANEXO-DONACIONES
49
2.2.3 Canje
Descripción actual del proceso:
Según el autor César Martin el canje se puede definir como “el intercambio (bien directamente o a través de un centro de canje) entre bibliotecas de duplicados, de sus publicaciones, o de las obras publicadas por aquellas instituciones a las que las bibliotecas están vinculadas. Según el ámbito pueden ser canjes nacionales o internacionales, según el método pueden ser canjes directos o indirectos, y según la regularidad pueden ser canjes permanentes u ocasionales.”46
Los programas de canje podrán ser muy útiles si se realizan entre fonotecas nacionales, regionales, locales o bien internacionales. Actualmente la Emisora Javeriana Estéreo lidera y es promotora en los años recientes del trabajo en red de la radio universitaria a nivel nacional e internacional.
“En septiembre de 2003 se creó la Red de Radio Universitaria de Colombia47 (RRUC), siendo la Emisora una de las fundadoras. Tiene el propósito de fomentar la identidad de la radio Universitaria como una categoría especifica en contexto radiofónico nacional, constituir nuevos espacios que refuercen su función social, establecer líneas de acción desde la perspectiva de la solidaridad y el apoyo mutuo. Actualmente está conformada por 56 emisoras de 45 universidades, ubicadas geográficamente en 21 ciudades y 8 municipios de Colombia. Es presidida por el Director de Javeriana Estéreo 91.9 FM”48.
A nivel internacional, en noviembre de 2009, se constituyó la Red de Radio Universitaria Latinoamericana y del Caribe49 (RRULAC), una red de buena voluntad conformada por redes y radios de instituciones de educación superior, con fines de promover el desarrollo académico y de comunicación de las universidades. Hacen parte de ella 188 emisoras de 9 países. Es presidida igualmente por Guillermo Gaviria, Director de Javeriana Estéreo 91.9 FM50.
46
MARTÍN GAVILÁN, César. Selección y adquisición de materiales Criterios para la formación, mantenimiento y evaluación de la colección bibliográfica. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://eprints.rclis.org/14882/1/selcyadq.pdf> 47
RED DE RADIO UNIVERSITARIA DE COLOMBIA. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.radiouniversitaria.org/> 48
JAVERIANA ESTÉREO 91.9 FM. Historia. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.javerianaestereo.com/?f9e441b0> 49
RED DE RADIO UNIVERSITARIA DE LATINOAMÉRICA Y EL CARIBE. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.rrulac.org/> 50
JAVERIANA ESTÉREO 91.9 FM. Op. Cit.
50
Es así como la fonoteca de la emisora tiene un amplio horizonte para realizar sus programas de canje con las diferentes emisoras a nivel nacional como internacional.
La fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo actualmente posee un programa de canje con la Radio Universidad de Puerto Rico (http://www.wrtu.pr/), en la cual por intermedio de un FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos) la fonoteca envía semestralmente 24 programas de “Conversaciones en tiempos de bolero” a cambio de 12 programas de “Son de Cuba” y 12 programas “Son del Caribe”; en ese sentido la emisora puede obtener una variedad de programas que le ayudarán a suplir las diferentes necesidades de la programación habitual de la Emisora Javeriana Estéreo.
Un FTP define la manera en que los datos deben ser transferidos a través de una red TCP/IP51.
El objetivo del protocolo FTP es:
Permitir que equipos remotos puedan compartir archivos
Permitir la independencia entre los sistemas de archivo del equipo del cliente y del equipo del servidor
Permitir una transferencia de datos eficaz
El protocolo FTP está incluido dentro del modelo cliente-servidor, es decir, un equipo envía órdenes (el cliente) y el otro espera solicitudes para llevar a cabo acciones (el servidor)52.
Durante una conexión FTP, se encuentran abiertos dos canales de transmisión53:
Un canal de comandos (canal de control)
Un canal de datos
51
TCP/IP representa la manera en la que se realizan las comunicaciones en una red ("Protocolo de control de transmisión/Protocolo de Internet") 52
KIOSKEA. Protocolo FTP. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://es.kioskea.net/contents/internet/ftp.php3> 53
Ibíd.
51
Figura 2. Modelo FTP.
Fuente: http://es.kioskea.net/contents/internet/ftp.php3
Por lo tanto, el cliente y el servidor cuentan con dos procesos que permiten la administración de estos dos tipos de información54:
Propuesta de mejoramiento:
Herramientas tecnológicas para el proceso de canje: Con la llegada de la Web 2.0 surgieron necesidades de compartir grandes volúmenes de información por la web. Hace unos años lo más utilizado eran los servicios de mensajería instantánea, como el Messenger ahora convertido en Skype55 o el correo electrónico; pero con el paso del tiempo la calidad de los archivos mejoró, aumentando así su peso e imposibilitando su utilización. En algunos de ellos no se podía compartir un archivo de más de 10 MB. Para solucionar este problema, surgieron las herramientas online de intercambio de archivos de mayor tamaño, que generalmente son gratuitas. Es así como nacen las diferentes aplicaciones que prestan el servicio de transferir y compartir grandes cantidades de información.
Las preferidas por los usuarios de la información son:
54
KIOSKEA. Op. cit. 55
Messenger ahora Skype: http://windows.microsoft.com/es-co/messenger/messenger-to-skype
52
Tabla 4. Herramientas tecnológicas para compartir información.
APLICACIÓN
DESCRIPCIÓN
PÁGINA WEB
“Dropbox es un servicio gratuito que te permite disponer de tus fotos, documentos y videos en cualquier parte. Esto significa que cualquier archivo que guardes" " en tu Dropbox se guardará automáticamente en todas tus computadoras, teléfonos e incluso en el sitio" " web de Dropbox.”56.
https://www.dropbox.com
“We Transfer Plus permite Transferencias de 5 GB, hasta 100 destinatarios por transferencia, 50 GB de almacenamiento, protección por contraseña y más57”. También ofrece su servicio Gratuito y ofrece la transferencia máxima de 2 GB.
https://www.wetransfer.com
Evita la necesidad de instalar una aplicación y funciona en todos los sistemas operativos. El único costo se paga cuando deseamos que nuestros archivos no sean borrados o cuando necesitamos mayor espacio58.
https://www.yousendit.com/
“FileZilla es un cliente FTP multiplataforma de código abierto y software libre, licenciado bajo la Licencia Pública General de GNU. Soporta los protocolos FTP, SFTP y FTP sobre SSL/TLS (FTPS)”59. Es Útil para la trasferencia de grandes
https://filezilla-project.org
56
DROPBOX. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.dropbox.com/tour/1> 57
WE TRANSFER. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.wetransfer.com/we> 58
YOUSENDIT. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.yousendit.com/> 59
FILEZILLA. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://filezilla-project.org>
53
volúmenes de información sin interrupción simplemente conectándose al servidor para transferir y descargar cualquier tipo de documentos.
“Google Drive está en todas partes en la web, en su casa, en la oficina y en cualquier lugar. Así que donde quiera que estés, tus cosas...Listo para viajar, listo para compartir. Comience con 5 GB de espacio libre”60. Google Drive está disponible para:
PC y Mac
Chrome OS
iPhone y iPad
dispositivos Android
https://drive.google.com/
“Podrás acceder a tus fotos y archivos desde prácticamente cualquier lugar, además de guardarlos y compartirlos fácilmente. También puedes probar SkyDrive mientras te desplazas con la app móvil SkyDrive. Actualmente, el servicio ofrece 7 GB de almacenamiento gratuito,1 con un tamaño máximo por archivo de 2 GB”61
http://windows.microsoft.com/es-es/skydrive/download
En ese sentido las unidades de información deben utilizar las diferentes herramientas que ofrece la web, con la finalidad de soportar y apoyar los procesos de la organización. Estas herramientas presentadas son las más conocidas y no quiere decir que no existan más, de hecho la web cada vez más evoluciona creando nuevas herramientas. Es importante que el profesional de la información este actualizado con respecto a las nuevas herramientas y aplicaciones para el mejoramiento del centro de documentación.
60
GOOGLE. Google Drive [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.google.com/intl/en_US/drive/start/index.html?authuser=0> 61
MICROSOFT. Sky-Drive. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://windows.microsoft.com/es-es/skydrive/download>
54
De acuerdo con lo anterior la fonoteca deberá proponer el programa de canje a las diferentes fonotecas que hacen parte de las redes de radio universitaria, así podrá tener una amplia gama de programas radiales, música, libretos, entre otros recursos que apoyarán la programación de la emisora Javeriana estéreo.
Por otro lado se propone el intercambio de ejemplares duplicados o donaciones que no son pertinentes para la colección de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo a las diferentes fonotecas de radio como por ejemplo, la Fonoteca Nacional, la fonoteca de la Emisora HJUT (Universidad Jorge Tadeo Lozano), la fonoteca de la UN Radio (Universidad Nacional), la fonoteca de LAUD (Universidad Distrital), entre otras, con la finalidad de mejorar las colecciones.
2.2.4 Descarte o Expurgo
Descripción actual del proceso:
Para la fonoteca no existen formatos de descarte para el material fonográfico, por consiguiente su proceso se realiza empíricamente por el Sub-Director Administrativo, Sub-Director de programación y el fonotecario. Muchas veces este proceso puede generar pérdidas de información en cuanto a partes de la colección musical y del archivo sonoro (patrimonio cultural de la Emisora Javeriana Estéreo), porque no se hace una evaluación exhaustiva de lo que se descarta.
Propuesta de mejoramiento:
Gómez Hernández, J. A. señala que el expurgo “Es una selección negativa, a posteriori. Es una eliminación responsable, necesaria para la biblioteca, basada en razones de eficacia, y vigencia de la colección, en tanto espejo cultural de la época. Es tan importante como la positiva, pues sin el expurgo la colección queda inmóvil, muerta, y por tanto, inútil. Se entiende por expurgo tanto la trasferencia de fondos dentro de la misma biblioteca como la trasferencia de la propiedad a otras instituciones, o la destrucción material.”62
Antes de realizar un expurgo hay que llevar a cabo un análisis previo de la situación actual del material fonográfico, con la finalidad de mantener la colección de la fonoteca de Javeriana estéreo.
62
GÓMEZ HERNÁNDEZ, J. A. Gestión de bibliotecas Murcia: DM, 2002. El desarrollo de la colección. . [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.um.es/gtiweb/jgomez/bibgen/intranet/08colecciona.PDF>
55
Se establece:
El destino del material fonográfico del proceso de descarte no es necesariamente la destrucción de los mismos. Los fondos del material fonográfico pueden transferirse al depósito cerrado o transferirlos a otra biblioteca mediante donativo o canje. Otra solución es el cambio a soporte digital.
A la hora de realizar el proceso de descarte de la colección, se tiene en cuenta los criterios de selección establecidos anteriormente e igualmente se tendrá en cuenta la antigüedad de las obras, su escaso uso, la redundancia, la baja calidad de la información contenida en ellas, obras en mal estado, etc.
Finalmente si los materiales fonográficos deciden descartarse mediante la destrucción, la fonoteca establece un acta en el cual especifique las relaciones pertinentes del material que se destruyó. Ver ANEXO-ACTA DE DESCARTE
2.3 Conservación de documentos sonoros
Ray Edmondson define la conservación como un “Conjunto de elementos necesarios para garantizar la accesibilidad permanente (indefinida) de un documento audiovisual en el máximo estado de integridad. Puede constar de una larga lista de procedimientos, principios, actitudes, instalaciones y actividades, como por ejemplo la conservación y la restauración del soporte, la reconstrucción de la versión definitiva, la labor de copia y procesamiento del contenido visual y/o sonoro, el mantenimiento de los soportes en condiciones de almacenamiento adecuadas, la recreación o emulación de procedimientos técnicos, equipo y entornos de presentación en desuso y la investigación y el acopio de información con vistas a prestar apoyo a estas actividades.”63
Conservar entonces consiste en llevar procedimientos técnicos para salvaguardar la información con el fin de proveer a los sucesores toda la información posible de las colecciones. Además el centro de documentación tiene el deber de valorar y custodiar los documentos. Ahora bien, es importante reconocer que existen dos tipos de formatos:
*Formatos analógicos: Según la Asociación Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales (IASA) “los formatos analógicos han sido desfasados como sistemas debido a que los soportes y el equipo necesario para su reproducción ya no se fabrican en las mismas cantidades y de hecho, casi ha desaparecido el
63
EDMONDSON, Ray. Op Cit.
56
servicio de asistencia técnica para tales aparatos.”64 Por consiguiente se hace necesaria una conservación de estos formatos o bien tener en cuenta la migración a otro formato o la digitalización del mismo.
Entre ellos encontramos:
Soportes analógicos de surcos de sonido65
Cilindros (cera duplicada o moldeados) 1876-1929 en desuso Cilindros (instantáneos/dictáfono) de 1876 a los años 50 en desuso Disco de surco grueso (78 rpm y similares) de 1888 a aproximadamente
a 1960 en desuso Disco de transcripción (prensado) de los años 30 a los años 50 en
desuso Disco de lacado instantáneo de los años 30 a los años 60 en desuso Microsurco de larga duración (LP) de los años 50 hasta ahora va
cayendo en desuso
Soportes magnéticos de sonido analógico66
Alambre de los años 30 a finales de los años 50 en desuso Cinta magnética carrete a carrete de 1935 hasta ahora va cayendo en
desuso Casete compacto de los años 1960 hasta ahora va cayendo en desuso Cartucho de los años 1960 hasta ahora en desuso
*Formatos digitales: Estos formatos han estado en permanente evolución, por lo que se han considerado poco estables, por ejemplo los minidisc no llegaron a tener un gran impacto en la sociedad por lo cual se retiraron del mercado67. Existen excepciones como los discos compactos (CD) o el DVD que han perdurado durante el tiempo, pero existe un problema y es que los formatos digitales han estado expuestos a la sociedad de consumo, generando así infinidad de formatos.
Entre ellos encontramos:
64
IASA. La salvaguarda del patrimonio sonoro: Ética, principios y estrategia de preservación. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.iasa-web.org/sites/default/files/downloads/publications/TC03_Spanish.pdf> 65
OJEDA CASTAÑEDA, Gerardo. Los archivos audiovisuales en las redes digitales de comunicación para la educación y la cultura. Soportes y formatos. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://ares.cnice.mec.es/informes/13/contenido/15.htm> 66
Ibíd. 67
LA NACION. Sony dejará de vender el Minidisc. (Viernes 08 de julio de 2011). [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.lanacion.com.ar/1387945-sony-dejara-de-vender-el-minidisc>
57
Soportes digitales de sonido68
Disco compacto (CD) de 1980 hasta ahora en uso DAT de 1980 hasta ahora en uso Vídeo Cuadrado de 2 pulgadas de 1956 a los años 80 en desuso Formato Philips (media pulgada carrete a carrete) años 60 en desuso U - matic de 1971 hasta ahora en desuso Betamax de 1975 a los años 80 en desuso VHS de los años 60 hasta ahora disminuye su uso Betacam de 1984 hasta ahora en uso Formatos A, B, C y D de 1 pulgada de los años 60 hasta ahora
disminuye su uso Vídeo 8 de 1984 hasta ahora en uso Disco láser analógico de los años 80 hasta ahora en desuso Disco de video digital (DVD) 1997 en uso Disco compacto de vídeo (VCD) años 90 en uso Minidics Laser Dics
Descripción actual de la fonoteca:
La fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo cuenta con algunos formatos mencionados anteriormente en los que predominan:
68
OJEDA CASTAÑEDA, Gerardo. Op. Cit. Soportes y formatos
58
Figura 3. Cintas Magnetofónicas para carrete abierto
Figura 4. Discos de Vinilo (LP)
Figura 5. Casetes
59
Figura 6. Laser Dics
Figura 7. DAT (Digital Audio Tape)
Figura 8. Minidics
60
Figura 9. CD (Compact Dics) o DVD (Digital Versatile Disc)
2.3.1 Deterioros y problemas de la colección sonora
Perla Olivia Rodríguez señala que existen tres tipos de deterioros que se pueden presentar en los documentos sonoros69:
Biológicos: Este tipo de deterioro incluye todos los organismos vivos en los cuales encontramos a los hongos, bacterias, insectos y roedores; esta presencia biológica se debe a la temperatura y humedad.
69
RODRÍGUEZ, Perla Olivia. Op. Cit. p. 131
61
Figura 12. Presentación de
hongos y bacterias.
Figura 12. Presentación de
hongos y bacterias. Figura 13. Presentación de
hongos en casetes.
Figura 10. Presentación de
hongos en caja de un LP/Vinilo.
Figura 11. Presentación de hongos
en zonas de almacenamiento.
62
Figura 14. Presentación de hongos
en zonas de almacenamiento y
materiales bibliográficos.
Figura 15. Presentación de hongos
y bacterias en publicaciones
periódicas.
Actualmente la ubicación de la fonoteca presenta varios problemas de humedad y temperatura. Estas fotografías muestran cómo este factor biológico puede presentarse en material bibliográfico y fonográfico de la fonoteca Javeriana Estéreo.
La acción de estos microorganismos genera el debilitamiento de los soportes en extremo, dándole una apariencia húmeda y afelpada, lo que progresivamente ocasiona pérdidas o faltantes de soporte, hasta la degradación total.
Químicos: Estos son causados por la naturaleza química de los soportes, asociado a condiciones inadecuadas de almacenamiento. En este grupo se encuentran deterioros como: la pérdida del pigmento (óxido magnético) de las cintas de carrete abierto, la hidrólisis (la cinta de los materiales se torna pegajosa) y el síndrome de vinagre (se debe a la descomposición química de los materiales de vinilo y solo ocurre en este formato)70.
Mecánicos (o físicos): Se refiere a todas las afectaciones físicas provocadas por prácticas incorrectas en la manipulación, almacenamiento o reproducción de los soportes sonoros. En este aspecto se encuentran por ejemplo las deformaciones.
70
PLATAFORMA IBEROAMERICANA PARA LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO SONORO Y AUDIOVISUAL. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.fonotecanacional.gob.mx/plataformaIberoamericana/PDFS/cuadernillo.pdf>
63
2.3.2 Estrategias para la conservación de documentos sonoros y control de temperatura y humedad.
Propuesta de mejoramiento:
Según Gilles St-Laurent “las grabaciones de sonido están hechas para ser leídas por una máquina. Son documentos para los cuales la integridad de la información está directamente relacionada con la integridad física del objeto que la contiene.71” En vista de que las grabaciones sonoras necesitan de un medio para ser expresadas es importante tener estrategias y métodos para la preservación de estos formatos.
La Canadian Association for Conservation of Cultural Property (CAC) señala la preservación como “todas las acciones que se toman para retardar el deterioro de, o para prevenir el daño a, la propiedad cultural. La preservación incluye el control del ambiente y de las condiciones de uso y puede incluir tratamiento, a objeto de poder mantener, dentro de lo posible, una propiedad cultural de manera permanente.”72
Existen tres aspectos importantes a considerar como parte de las estrategias de conservación de materiales fonográficos en los cuales la fonoteca de Javeriana Estéreo acogerá para la conservación de su colección:
I. Mantenerlas libres de cualquier depósito de partículas extrañas (grasa de huellas dactilares, tizne, manchas, adhesivos, etc.) 73
El profesional de la información encargado de la fonoteca deberá tener claro las siguientes indicaciones, con el propósito de conservar los materiales fonográficos:
No tocar la superficie de una grabación. Se debe usar guantes de algodón blanco, limpio, y manipular el objeto sólo por sus bordes.
Las grabaciones no deben dejarse innecesariamente expuestas a la luz. Regréselas a sus contenedores de almacenamiento cuando no estén en uso y nunca deje abiertos dichos contenedores (Cajas de disco, estuches, entre otros).
No colocar las grabaciones cerca de depósitos de polvo, de papel o de cartón.
71
ST-LAURENT, Gilles. El cuidado y manejo de grabaciones sonoras. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.bnv.gob.ve/pdf/Conser8.pdf> 72
THE CANADIAN ASSOCIATION FOR CONSERVATION OF CULTURAL PROPERTY (CAC). Code of ethics and Guidance for Practice. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.cac-accr.ca/files/pdf/ecode.pdf> 73
ST-LAURENT, Gilles. Op. Cit. p. 15
64
Mantener limpia el área donde se almacena los discos. No se debe consumir alimentos ni bebidas en el área en la cual se manipulan las grabaciones ni en la fonoteca.
Mantener los lugares de almacenamiento tan limpio y libre de polvo como sea posible.
El sistema de aire acondicionado debe estar equipado con filtros de polvo.
En los contenedores de almacenamiento poner tan pocas etiquetas como sea posible, limitar la colocación de las mismas, especialmente las autoadhesivas.
Mantener los equipos limpios, bien ajustados y en buenas condiciones de funcionamiento.
II. Mantenerlas libres de cualquier presión que pueda causar deformación74
Nunca se debe dejar grabaciones de sonido cerca de fuentes de luz o calor (especialmente luz ultravioleta), ya que los plásticos se ven adversamente afectados por ambas fuentes.
No colocar los objetos pesados encima de las grabaciones de sonido. Dichas grabaciones nunca deben colocarse una encima de otra.
Almacenar verticalmente las grabaciones; no se deben almacenar horizontal o inclinadamente.
No se debe utilizar estantes cuyos soportes no ejerzan una presión uniforme sobre toda el área del material grabado o que se encuentren distanciados entre sí en más de 12 centímetros.
No se debe almacenar de manera mezclada distintos tamaños de grabaciones, ya que los objetos más pequeños pueden perderse o dañarse, mientras que los más grandes recibirán una presión no uniforme.
III. Almacenarlas en un ambiente estable y controlado75.
Antes de plantear los diferentes aspectos a considerar de acuerdo al control de la humedad y temperatura, hay que mencionar que la fonoteca de Javeriana Estéreo
74
ST-LAURENT, Gilles. Op. Cit. p. 19 75
ST-LAURENT, Gilles. Op. Cit. p. 21
65
se encuentra mal ubicada dentro del edificio Pablo VI de la Pontificia Universidad Javeriana y puede presentar diferentes problemas en cuanto a humedad y las posibles catástrofes debido a que han existido desagües cerca de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo.
Figura 16. Presentación de humedad en una zona de la fonoteca.
En cuanto a la humedad: “es pertinente mantener los soportes magnéticos o fotoquímicos en un lugar con un 35% de humedad relativa (HR) para garantizar que no sufra daños como el reblandecimiento de la gelatina, destrucción, deformación o desprendimiento de la emulsión (soporte fílmico) o desprendimiento de las partículas metálicas de la base plásticas, proliferación de hongos o contaminación mediante liberación de esporas (soportes magnéticos)”76.
Según Perla Olivia, las condiciones ambientales que deben cumplir los archivos sonoros para conservar sus colecciones deben estar en un clima frío y seco. 77
Se debe almacenar las grabaciones a una temperatura constante de no más de 15-20°C. La fluctuación de temperatura no debe variar en más de 2°C durante un período de 24 horas.
76
COLOMBIA. Ministerio de Cultura. Lineamientos para la conservación y preservación de archivos audiovisuales y sonoros. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.mincultura.gov.co/?idcategoria=50503#> 77
RODRÍGUEZ, Perla Olivia. Op. Cit. p. 141
66
Mantener una humedad relativa de 25-45%. La fluctuación de la humedad relativa no debe variar en más de 5% durante un período de 24 horas.
Mantener siempre una ventilación y una circulación de aire adecuadas en los estantes para evitar la creación de microclimas.
Almacenar las grabaciones de sonido en lugares oscuros cuando no estén en uso. Utilice iluminación con bombillos fluorescentes que no produzcan radiación ultravioleta de más de 75mw/lm (micro vatios por lumen).
Separar del lugar de almacenamiento y aislar las cintas que arrojen un olor a ácido acético y, hacer cuanto antes una copia de las cintas dañadas.
Para cualquier fonoteca es importante tener una guía de implementación de conservación de las grabaciones sonoras. La fonoteca de Javeriana estéreo considera importante adoptar la guía “El cuidado y manejo de grabaciones sonoras” por Gilles St-Laurent, ya que indica los parámetros de cómo conservar los documentos fonográficos de una manera adecuada.
Se propone igualmente adecuar o cambiar las instalaciones de la fonoteca de acuerdo a las especificaciones anteriores, pues donde funciona no existe espacio confortable a las especificaciones de control de temperatura y de ventilaciones para la conservación de los materiales sonoros.
2.3.3 Estantería Descripción actual de la fonoteca: La fonoteca hoy en día posee estantería fija para el almacenamiento de los discos compactos (CD), discos de vinilo (LP), y estantería de madera para los digital audio tape (DAT), casetes y minidiscs.
Figura 17. Estantería para unidades de cd.
67
Figura 18. Estantería para unidades
de vinilo/LP
Figura 19. Estanterías metálicas
para unidades de cd.
Figura 20. Estantería metálica Figura 21. Estantería de madera para casetes, minidics y DAT
68
Propuesta de mejoramiento:
Se recomienda que el almacenamiento de los soportes se haga de forma vertical en estantería de acero con magnetización cero y contar con un sistema de protección contra incendios que no utilice agua, pues ésta puede dañar a dichos soportes78.
La iluminación debe cumplir un factor importante, ya que contribuirá de forma determinante el grado de confort y del buen funcionamiento de los servicios. Deberá estar proyectando con todo cuidado la cantidad y calidad necesaria. Por otro lado hay que tener en cuenta que la estantería debe ser ubicada de forma lógica sin interrumpir los sitios donde se encuentran los interruptores de luz y que no impidan o dificulten los enchufes del espacio de la fonoteca79.
2.3.4 La preservación digital del archivo sonoro
“La preservación digital consiste en los procesos destinados a garantizar la accesibilidad permanente de los objetos digitales. Para ello, es necesario encontrar las maneras de representar lo que se había presentado originalmente a los usuarios mediante un conjunto de equipos y programas informáticos que permiten procesar los datos.”80
Descripción actual del proceso:
La fonoteca posee el Turntable with USB Audio Interface (TTUSB), que es un tocadiscos compatible con USB (plug and play) realizando la digitalización de la colección de discos de vinilo a PC o Mac. Este tocadiscos tiene un software, en el cual se utiliza para la grabación de transferencia de datos a un formato de sonido digital (MP3 o WAV), además se pueden editar y eliminar clics, pops, y otras características indeseables del vinilo81. Por otro lado el tocadiscos “TTUSB” también incluye un mini conector estéreo 1/8-pulgada jack de entrada para facilitar la transferencia de cintas de casete (o fuentes de nivel de línea similares). Es la herramienta necesaria para archivar grabaciones antiguas, independientemente de su formato original82.
78
PLATAFORMA IBEROAMERICANA PARA LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO SONORO Y AUDIOVISUAL. Op. Cit. p. 12 79
MIRANDA REGOJO, Fátima. Op Cit. p. 217 80
UNESCO. Noción de preservación digital. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.unesco.org/new/es/communication-and-information/access-to-knowledge/preservation-of-documentary-heritage/digital-heritage/concept-of-digital-preservation/ > 81
NUMARK. TTUSB: Turntable with USB Audio Interface. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet <http://www.numark.com/product/ttusb> 82
Ibíd.
69
Con el fin de cumplir con las políticas establecidas de la Emisora Javeriana Estéreo, la fonoteca determina que los audios digitales deben cumplir con una alta calidad .WAV (es el formato para almacenar sonido en archivos desarrollado en común por Microsoft e IBM.) O un mínimo de 320 kbps de un audio en MP3 (“Acrónimo de MPEG Layer lll Moving Picture Experts Group. Es un formato de compresión de archivos de audio que aprovecha determinadas redundancias estadísticas y perceptuales del oído humano para reducir la cantidad de información que hay que comprimir.”83).
La siguiente tabla muestra las características y requisitos del tocadiscos TTUSB.
Tabla 5. Tocadiscos Numark - Turntable with USB Audio Interface (TTUSB)
TTUSB Turntable with USB Audio Interface
Requisitos mínimos del sistema (PC):
Figura 22. Tocadiscos - TTUSB Turntable
with USB Audio Interface
CARACTERÍSTICAS
Windows 2000/XP/Vista/win7…
Control anti-patín ajustable para mayor balance estéreo
Puerto USB 1.1
33 1/3 y 45 RPM de velocidad de reproducción, con 78 rpm apoyo a través del software
Programa de grabación de audio
Nivel de línea salidas RCA con preamplificador integrado
Control de tono ajustable ± 10%
Requisitos mínimos del sistema (MAC):
1/8 de entrada de línea estéreo, salidas RCA de línea "
83
DESCRIPCIÓN DE LA TÉCNICA DE COMPRESIÓN. MP3 audio. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://alumno.us.es/o/oscmacgom/Trabajo%20TAPDS.pdf>
70
Mac OS X 10.4.x *
Conexión al ordenador USB para PC y Mac
Puerto USB 1.1
Incluye EZ Vinyl / Tape Converter software rápidamente rasga su colección de vinilos directamente a iTunes
Programa de grabación de audio
NOTA: Este producto es compatible con todas las versiones actuales y futuras de Mac OS X e iOS, y con los sistemas operativos Windows (98SE y superiores)
Propuesta de mejoramiento:
Las colecciones de la fonoteca seguirán creciendo en el día a día y la era digital sigue avanzando cada vez más. Los soportes análogos cada vez más están quedando en la obsolescencia y los soportes digitales enfrentan el gran reto de ser preservados a largo plazo. De tal manera que la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo deberá implantar un manual de digitalización, en el cual se enmarquen los procedimientos para los diferentes soportes como los vinilos/LP, casetes, DAT, entre otros. Este manual comprometerá a estar fundamentado con los siguientes principios básicos señalados por la IASA84:
Cada copia digital con fines de archivo debe revisarse contra el documento importado (“verificación”), estar libre de errores incorregibles y tener el menor número posible de errores corregibles. Debe realizarse y guardarse un reporte del estado de los errores para futuras revisiones. En el caso de las grabaciones digitales que ingresen al archivo y provengan de fuentes externas, podrían no obstante contener errores incorregibles, e igualmente se deberá volver a generar un reporte de los errores y señalar la ubicación de los mismos.
Cada soporte que contenga grabaciones digitales se debe revisar en intervalos regulares para verificar el estado de integridad de los datos contenidos.
84
ASOCIACIÓN INTERNACIONAL DE ARCHIVOS SONOROS Y AUDIOVISUALES (IASA). Op. Cit. p.9
71
Los contenidos digitales deben copiarse a un nuevo soporte cuando los errores se incrementen significativamente y a cualquier costo, antes de que ocurran errores incorregibles (“regeneración”).
Los contenidos digitales deben copiarse antes de que los antiguos soportes, formatos y/o equipo alcancen la obsolescencia (“migración”).
Es esencial guardar dos copias digitales de conservación y usar copias adicionales para acceso, como sea necesario. Las copias de conservación digital deberán guardarse en diferentes lugares cuando sea posible
Es importante resaltar que las migraciones de soportes analógicos a digital son de bastante cuidado, ya que se debe tener en cuenta la integridad de los datos con el fin de no alterarlos. La digitalización como proceso fundamental de las fonotecas ha estado presente en los últimos años. La preservación de los materiales fonográficos tiene que cumplir con los estándares como mínimo un muestreo de 48 kHz. “Por otra parte, la IASA recomienda una cuantificación de cuando menos 24 bits para la transferencia de todos los documentos analógicos y en el caso de los documentos digitales, la profundidad de bits de la tecnología de almacenamiento deberá ser igual a la del ítem original.”85
85
MIRANDA REGOJO, Fátima. Op. Cit. p. 155
72
CAPÍTULO III. TRATAMIENTO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO SONORO
73
3.1 Organización Actual de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo
Con el propósito de introducir a este capítulo del tratamiento documental sonoro, se presenta la siguiente organización de la colección sonora de Javeriana Estéreo, en donde su género determinará el código de clasificación actualmente usado:
Tabla 6. Organización actual de la colección sonora de la fonoteca.
CODIGO GENERO
ACD AN ANTIGUA
AL CD AUDIO LIBROS
PLCD BANDAS SONORAS
BSCD BLUES
BLCD BOLERO
LBCD BRASIL
ACD CLASICA
XXCD CLASICA SIGLO XX
CA/CC/CL-CD COLOMBIANA
CUENTOS CUENTOS
CET ETNICA CONTEMPORANEA
ETCD ETNICA DEL MUNDO
FCD FLAMENCO
GCD GREGORIANO
GTCD GUITARRA
INF INFORMATIVO
JCD JAZZ
74
JLCD JAZZ LATINO
LITCD LITERATURA
MCCD MINCULTURA
NCD NAVIDAD
LCD NUEVA CANCION
NECD NUEVA ERA
APCD OPERA
PODIUM PODIUM
Fuente: Javeriana Estéreo
Igualmente su material especial (publicaciones periódicas, material de referencia. y libros especializados en música) se encuentran clasificados de acuerdo a las franjas musicales. Es evidente que la fonoteca no posee un software bibliográfico para catalogar y recuperar la información.
3.1.1 Convenio Biblioteca Alfonso Borrero – Javeriana Estéreo
La Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana tiene como objetivo, enlazar los diferentes centros de documentación en un sistema de información llamado: Sistema de Bibliotecas Javeriano (SIBJA) conformado por la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S.J., la Biblioteca de Filosofía y Teología Mario Valenzuela, S.J. y Centros de Documentación ubicados en diferentes Unidades Académicas de la Universidad. El SIBJA coordina las actividades de integración de los centros de documentación con la biblioteca central unificando los diferentes procedimientos y criterios de las unidades de información86. A partir del segundo semestre del año 2000 se iniciaron reuniones periódicas para determinar la naturaleza de (SIBJA) sus funciones y los parámetros que serían necesarios implementar para el tratamiento de todo el material bibliográfico que se encuentra en cada uno de los centros de documentación.
86 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Biblioteca ALFONSO Borrero Cabal S.J. Sistema de
Bibliotecas Javeriano – SIBJA . [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet:
<http://www.javeriana.edu.co/biblos/info/sistema.htm>
75
Para llevar a cabo este propósito se determinó realizar por parte de SIBJA un cuestionario que permitiera definir aspectos de los centros de documentación como87:
Analizar la situación actual de cada uno de los centros de documentación a enlazar.
Determinar políticas y definir las características de la Información ingresada al sistema así como del centro de documentación respectivo.
Servir como documento guía para la configuración de la Base de datos Biblos en Unicornio.
Dentro de las primeras consideraciones adoptadas por SIBJA se determinó que la Fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo, dada su naturaleza administrativa e independiente de la Universidad Javeriana, sus funciones y el tipo de soporte documental, se ocuparía de determinar sus procedimientos en cuanto al tratamiento del material y su ingreso a la base de datos, sin apartarse de las recomendaciones técnicas hechas por el comité (SIBJA). Desde el inicio del proceso, la dirección de programación de la emisora determinó las políticas a seguir en cuanto al tratamiento y circulación del material y de cómo este debe reflejarse en la elaboración de los registros en la base de datos. A finales del 2010 se reunieron los altos directivos de la Biblioteca y de la Emisora Javeriana Estéreo, con la finalidad de procesar e integrar el material fonográfico al Sistema Integrado de Bibliotecas (SIGB) Biblos (OPAC). A comienzos del 2011 la biblioteca comenzó el proceso de integrar la colección de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo. Según la bibliotecóloga Gloria Tinjacá Martínez, encargada de la Sección de Desarrollo de Colecciones, este proceso inició con un recurso humano conformado por 7 personas (4 bibliotecólogos y 3 auxiliares de apoyo) en la cual tenían “contratos a destajos”88 para el procesamiento del material fonográfico de la fonoteca. Actualmente el convenio cambió y dejaron de procesar la información en la Biblioteca General debido al cambio de Dirección de ésta. Las altas direcciones de la Biblioteca y de la Emisora decidieron capacitar a la persona encargada de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo con la
87
PALACIOS TARQUINO, Jorge Arturo. Organización técnica y sistematizada de la fonoteca javeriana estéreo. Trabajo de grado Profesional en ciencia de la información-Bibliotecólogo. Bogotá. Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de Comunicación y Lenguaje. 88
El contrato de trabajo a destajo, es aquel contrato en el que la remuneración se pacta con base a la cantidad de unidades, obras o labores que el trabajador realice en una jornada determinada.
76
finalidad de que esta persona realizara y continuara con el procesamiento del material. Es así como el proceso de catalogación pasó a estar a cargo de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo. Según el inventario llevado por la fonoteca (2013) de la integración del material al catálogo Biblos se relacionan 3.083 discos compactos (CD), divididos en: 2.800 de música clásica; 33 de Jazz, 250 de música del Siglo XX.
3.2 Creación de inventario
Descripción actual del proceso:
El inventario es la tarea más minuciosa del profesional de la información y es imprescindible para el control de los materiales de la fonoteca. Entonces el inventario es “una comprobación del acervo bibliográfico mediante una comparación de los libros existentes en la biblioteca con el catálogo topográfico u otro registro de adquisiciones.”89 Gracias al inventario es posible verificar y evaluar la colección de un centro de documentación.
A partir de marzo de 1999 se inició el proceso de sistematización de las actividades de ingreso y control del material contenido en la fonoteca; anteriormente dicha actividad se llevaba a cabo manualmente. El control que actualmente se utiliza tiene base en Excel.
Actualmente la fonoteca tiene un inventario de acuerdo con el material que ingresa a la fonoteca señalado por las adquisiciones. De esta manera se refleja un pequeño control:
89 INSTITUTO AUTÓNOMO BIBLIOTECA NACIONAL Y DE SERVICIOS DE BIBLIOTECAS. Citado por la Dirección
de servicios técnicos bibliotecarios. unidad de normalización técnica. [Consultado el 13 de mayo de 2013]
Disponible en internet: <http://www.bnv.gob.ve/pdf/bp0422008.pdf>
77
Tabla 7. Presentación del inventario actual de la fonoteca.
2013
FRANJA TIPO CATALOGADOS BIBLIOTECA PUJ
TOTAL
ANDINA CD 316
BANDAS SONORAS CD 226
BLUES CD 308
BOLERO CD 31
BRASIL CD 262
CINE DVD 55
CLASICA CD 2.800 2.938
COSTAS CD 187
CUENTOS CD 29
ETNICA CD 481
FLAMENCO CD 129
FRANJA INTERNACIONAL CD 105
GREGORIANO CD 57
GUITARRA CD 136
INFORMATIVO CD 145
JAZZ CD 33 2.441
JAZZ LATINO CD 413
LLANERA CD 148
MIN CULTURA CD 120
NAVIDAD CD 93
NUEVA CANCION CD 148
NUEVA ERA CD 335
NUEVAS MÚSICAS COLOM. CD 9
OPERA CD 78
PODIUM CD 330
POESIA CD 25
RADIO FRANCIA CD 251
RAP CD 27
REGGAE CD 220
ROCK CLASICO CD 1.327
ROCK CONTEMPORANEO CD 849
ROCK IBERO CD 515
SALSA CD 1.143
SIGLO XX CD 250 887
SONIDOS CONTEMPORANEOS CD 262
TANGO CD 89
TOTAL 3.083 15.115 Fuente: Emisora Javeriana Estéreo
78
Propuesta de mejoramiento:
Para el inventario de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo se hace indispensable que el material fonográfico esté clasificado y catalogado en el catálogo (unicornio) de la biblioteca general de la Pontificia universidad Javeriana, con la finalidad de ejercer los parámetros e informes que arroja el catalogo expuestos al control de la colección existente.
3.3 Análisis intelectual – Catalogación
Actualmente el documento ha sufrido diferentes cambios debido a la evolución tecnológica, lo que ha influido en su aspecto físico, en el que se encuentran libros, publicaciones periódicas, videos, mapas, digital audio tape (DAT), CD-ROM, entre otros. Los diferentes documentos fueron formando los fondos documentales debido a la gran cantidad de información que puede producir un centro de documentación, por ello estos documentos son susceptibles de análisis formal del documento (catalogación), lo cual permitirá la comunicación-información.
Es así como se da inicio al proceso documental que consiste en un orden lógico de pasos concatenados que serán imprescindibles en el funcionamiento de los sistemas de información, ya que crean un proceso de circulación de la información en el que se tiende a establecer un vínculo entre los documentos y los usuarios, cumpliendo como fin último el de la difusión. Según Carmen Fajardo, el proceso documental90 cumple y se desarrolla en las diferentes fases:
Colecta de información: Consiste en la selección y adquisición del material documental.
Análisis: Consiste en extraer de un documento sus elementos más significativos al objeto de expresar su contenido de una forma distinta a la que presenta originalmente y por supuesto abreviada. En esta fase se considera importante la catalogación (análisis formal), la cual se dedicará a la descripción bibliográfica; esta descripción es necesaria para la identificación de un documento dentro de un sistema de información, un catálogo (OPAC) o alguna base de datos que administre información.
Búsqueda: Es el objetivo último de las técnicas documentales y en ella se localiza y recupera la información tratada en la fase de “Análisis”
90
RAMOS FAJARDO, Carmen. (2001). Principios generales e instrumentos de catalogación. En Pinto Molina, María (edit.). Catalogación de documentos: teoría y práctica (pp. 21-52). España: Editorial Síntesis. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://infocuib.laborales.unam.mx/~ec08s02b/archivos/data/1/25.pdf>
79
Difusión: Es el momento en cual se completa la operación de una búsqueda y es el motivo existencial de las unidades de información encargadas de que la información se encuentre almacenada, analizada y por último que pueda ser trasmitida y comunicada para una comunidad de usuarios.
Ahora bien es importante esclarecer que “catalogar es, por lo tanto, hacer la descripción de cualquier documento, siguiendo un código normalizador, de tal forma que permita identificarlo de manera exacta, sin ambigüedad, con el fin de poder recuperarlo con precisión y rapidez.”91
Para ello se hace imprescindible la aplicación de pautas descriptivas, bien definidas y establecidas, por las que la identificación de los documentos se lleve a cabo de la forma más rigurosa posible y se garantice que las estrategias de búsqueda formuladas sobre los fondos documentales por ellas descritos tengan un resultado satisfactorio92.
Con la llegada del S.XX la Library of Congress Subject Headings (LCSH) desarrolla el formato MARC (1965), las Reglas de Catalogación (AACR), la Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD) entre otras. A partir de estas normas se inicia la revolución de la catalogación y su principal ponente es Estados Unidos quien desarrolla las diferentes normas mencionadas anteriormente y presenta el primer vocabulario controlado93. Estas normas se convirtieron en un nuevo estándar para llegar a una mejor normalización en los catálogos colectivos de ese momento. En esta revolución se incluye Research Libraries Information Network (RLIN), la Online Computer Library Center (OCLC), y la Red de Bibliotecas Occidental (WLN). En los 80’s surge entonces el catálogo en línea local de acceso público (OPAC) y más tarde en los 90’s con el nacimiento de la web los OPAC’S migran hacia la web (WebPACs)94.
En ese sentido se hace evidente la necesidad de una catalogación rigurosa que ofrezca como resultado unas descripciones documentales ajustadas, de forma que los documentos queden definidos de manera inequívoca, identificados e individualizados, dentro de la colección para posibilitar una recuperación y localización segura. Finalmente la catalogación ha ido evolucionando a través de diferentes entornos que la rodean, generando diferentes cambios frente a la descripción de los documentos, tanto físicos como los documentos digitales (web).
91
Ibíd. 92
GARRIDO ARILLA, María Rosa. Tendencias que presenta la catalogación automatizada hoy. En: Revista general de información y documentación, ISSN 1132-1873, Vol. 6, Nº 2, 1996 , págs. 51-66 [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=169976> 93
TOLKOFF, Ilana. The Path toward Global Interoperability in Cataloging. Information Technology & Libraries 29, no. 1 (March 2010): 30-39. Academic Search Complete, EBSCOhost (accessed April 1, 2013). [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://web.ebscohost.com/ehost/pdfviewer/pdfviewer?sid=610cc814-4aa0-4d65-85b3-18d6d781cf5b%40sessionmgr15&vid=4&hid=20> 94
Ibíd.
80
Hay que resaltar que el papel del profesional de la información consiste en gestionar la información en los diferentes sistemas de información existentes, con el fin de difundir la información para su recuperación y uso.
3.3.1 Catalogación de documentos sonoros: Grabaciones sonoras y material especializado
La catalogación de los documentos sonoros, en los que se incluye las grabaciones sonoras y el material especializado en música (publicaciones periódicas, libros, folletos, etc), se realizará bajo las reglas internacionales de catalogación (ISBD, RCCA 2, LC, entre otras), bajo las herramientas del formato Marc 21. Este análisis identificará los elementos constitutivos y la información contenida de cada ítem del material fonográfico que compone la fonoteca.
Con fin de cumplir estos estándares de catalogación la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S. J. de la Pontificia universidad Javeriana y la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo, han establecido un convenio para integrar el material fonográfico en el catalogo Biblos de la biblioteca con la finalidad de recopilar, almacenar y recuperar la información que se encuentra en las colecciones de la fonoteca.
Se estableció las siguientes herramientas de catalogación:*MARC*Library of Congress Classification*RCA2*LEMB*Sistema Dewey.
Para la catalogación de:
*Libros: Formato MARC, Sistema Dewey.
*Publicaciones Seriadas: Formato SERIAL, Sistema Dewey.
*Partituras y Grabaciones Sonoras: Sistema LCC-Music de la Biblioteca del Congreso
NOTA: Estas especificaciones son propias del área de Procesos Técnicos de la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana.
81
NOTA - Consideración de propuesta:
En este apartado la fonoteca debe continuar con el proceso de organización de acuerdo a los procedimientos de catalogación de la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana, ya que ellos cumplen con un estándar de calidad ISO 9001:2008. Por consiguiente el proceso de catalogación no se enseña por políticas de la Biblioteca General.
A continuación se muestra un ejemplo de la catalogación de una Grabación Sonora (CD) en el catálogo Biblos:
Figura 23. Registro Marc de un material sonoro.
Tomado de: http://biblos.javeriana.edu.co/uhtbin/cgisirsi/?ps=yBpmwILYxD/B-GENERAL/167810335/48 [2013]
82
3.3.2 Catalogación de documentos sonoros: Programas Radiales de la Emisora Javeriana Estéreo.
Descripción actual del proceso:
Por otro lado, existen los programas radiales que hacen parte de la producción propia de la Emisora Javeriana Estéreo y son el patrimonio cultural de la misma. Estos programas son entrevistas especiales sobre un tema determinado, conmemoraciones, conferencias especiales de alguna de las franjas musicales, programas de contenido, entre otros. Estos programas no están previstos dentro de la integración del catálogo Biblos de la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S. J., ya que tendrán un análisis diferente y estarán únicamente a disposición de la Emisora Javeriana Estéreo.
La fonoteca no cuenta con ninguna especificación de organización para los
programas radiales de la Emisora Javeriana Estéreo. Se observó que el archivo
sonoro está como un fondo acumulado, lo cual quiere decir que no ha tenido un
tratamiento de organización especializado por los procesos documentales. Es
evidente que la memoria institucional torne a deteriorarse y perder grandes
cantidades de información.
Propuesta de mejoramiento:
Dada la estructura administrativa de la Emisora y la independencia de la misma y de la fonoteca con respecto a la Biblioteca General, no se ve necesaria una catalogación de los programas radiales desde el departamento de procesos técnicos de la Biblioteca General, puesto que estos procesos se llevarán a cabo dentro de la fonoteca, siguiendo sus propias políticas.
Estos programas fueron tratados de modo diferente en su análisis (catalogación) de manera que se adaptó los campos del formato MARC21 para su descripción y se diseñó un sistema de información creado en Microsoft Access, dado que la Emisora Javeriana Estéreo no posee los recursos económicos para adquirir un software bibliográfico y este programa de Office tiene licencia para ser utilizado por toda la Universidad.
Microsoft Access permitirá crear y modificar la información de la base de datos (modelo entidad-relación) de acuerdo a las necesidades de la gestión de información del archivo sonoro de la Emisora, además esta aplicación posee una gran escalabilidad para la administración de la información, esto quiere decir que soportará grandes volúmenes de información.
83
De acuerdo con el proceso de catalogación de los programas radiales se establece:
Realización de pre-catalogación basada en el siguiente formato (este formato debe ir en la caratula del CD del programa radial).
Figura 24. Pre-catalogación de un programa radial.
Fuente. Javeriana Estéreo. Manual de Funciones.
Con el fin de optimizar la catalogación de los programas radiales se utilizó una adaptación del formato Marc 21.95 El propósito de crear una ficha catalográfica se fundamentó en la adecuación de las necesidades de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo de la siguiente manera:
95
MARC21. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.loc.gov/marc/>
84
Tabla 8. Adaptación de campos del formato MARC21 a los programas
radiales.
ADAPTACION DE CAMPOS DEL FORMATO MARC21 PARA LOS PROGRAMAS RADIALES
TABLA GENERAL PARA CATALOGACIÓN (CAMPOS)
FORMATO MARC 21(CAMPOS)
Id NO APLICA
CODIGO DE CLASIFICACION 084 - Otro Número de Clasificación
TIPO DE REGISTRO 300 Descripción Física (R)
TITULO 245 Título propiamente dicho (NR)
REALIZADOR 100 Entrada Principal - Nombre Personal (NR)
FECHA 260 Publicación, Distribución, etc. (Pie de Imprenta) (R)
TIEMPO 300 Descripción Física (R)
PROGRAMA NO APLICA
AUDIENCIA Campo de Control 008
IDIOMA Campo de Control 008
PAIS Campo de Control 008: 35-37 - Idioma
CIUDAD 260 Publicación, Distribución, etc. (Pie de Imprenta) (R)
DISTRIBUIDOR (INSTITUCIÓN) 260 Publicación, Distribución, etc. (Pie de Imprenta) (R)
TERMINOS TEMATICOS 650 Entradas Secundarias - Términos temáticos / 600 Entradas Secundarias - Nombre personal ®
RESUMEN 520 Resumen, etc. ®
NOTA GENERAL 500 Nota General (R)
Seguido de esta adaptación, los programas radiales serán ingresados a una base de datos creada en Microsoft Access en el siguiente módulo de catalogación:
85
Figura 25. Módulo de catalogación para los programas radiales.
86
Esta aplicación se realizó bajo el modelo entidad – relación a causa de la problemática que existía en el archivo sonoro de la Emisora Javeriana Estéreo y es el resultado del análisis que se realiza para la catalogación de los programas radiales representado de la siguiente manera:
Figura 26. Modelo entidad-relación de la base de datos creada en Microsoft
Access para los programas radiales.
3.4 Clasificación de documentos sonoros
Los materiales sonoros de la Fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo se organizan según la clasificación artificial, en la que algunos caracteres comunes son el criterio principal de ésta, a diferencia de las clasificaciones naturales, en las que el criterio consiste en caracteres permanentes. El autor Domingo Buonocore define la clasificación artificial de la siguiente manera: “Puede definirse la clasificación diciendo que es la distribución de un conjunto de objetos o hechos en cierto número de conjuntos parciales semejantes y subordinados. Debemos distinguir las clasificaciones artificiales de la llamada clasificación natural. Las
87
primeras se basan en algunos de los caracteres comunes y distintivos de los objetos y olvidan los restantes; los mismos objetos pueden ser clasificados artificialmente de muchas maneras diferentes. Por ejemplo, los libros de una biblioteca pueden clasificarse por orden alfabético de autores, por materias, por tamaño, etc. El criterio preferido –siempre arbitrario- puede depender de razones de carácter técnico, económico, estético, etc.” 96
3.4.1 Material especializado (Clasificación Bibliográfica)
En este apartado la fonoteca deberá implementar el Sistema de Clasificación Decimal Dewey que servirá para la integración de información en el catalogo Biblos de la Biblioteca General.
El Sistema de Clasificación Decimal de Dewey (SCDD, 1873) fue formulado por Melvil Dewey para responder a las necesidades prácticas de un determinado tipo de bibliotecas. La SCDD es un sistema jerárquico, que se estructura en 10 grandes grupos temáticos que se subdividen de 10 en 10 y van de lo general a lo específico. La notación es numérica y consta de tablas principales, tablas auxiliares, subdivisiones generales y especiales y signos de correspondencia, además de los índices. Desarrollada y mantenida por la Decimal Classification Division de la Library of Congress, editada y comercializada por la OCLC, traducida a más de treinta lenguas distintas, va por su 22 edición y es sin lugar a dudas el sistema de clasificación más utilizado en el mundo en la actualidad. La Clasificación Decimal de Dewey es una clasificación bibliotecaria fundamentalmente enumerativa, que dio origen a la Clasificación Decimal Universal (CDU)97.
NOTA - Consideración de propuesta:
En este apartado la fonoteca debe continuar con el proceso de organización de acuerdo los procedimientos de catalogación de la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana, ya que ellos cumplen con un estándar de calidad ISO 9001:2008. Por consiguiente el proceso de catalogación no se enseña por políticas de la Biblioteca General.
96
BUONOCORE, Domingo. Diccionario de Bibliotecología: términos relativos a la Bibliología, Bibliografía, Bibliofilia, Biblioteconomía, Archivología, Documentología, Tipografía y materias afines. Santa Fe (Argentina): Castellví, 1963. p. 81 97
MARTÍN GAVILÁN César. Lenguajes documentales. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://eprints.rclis.org/14817/1/lendoc.pdf>
88
3.4.2 Grabaciones sonoras
Descripción actual de la fonoteca:
Desde varios años la fonoteca ha tenido una clasificación local, es decir que su sistema de clasificación es propio y no está dirigido por ningún estándar.
Ejemplo clasificación local:
Figura 27. Ejemplo de clasificación local.
(ACD) Disco clasificado en Música Clásica.
(CD) Describe el tipo de Material: Disco compacto (CD).
(B1-137) Todos las producciones cuya autoría sea responsabilidad de J.S. Bach llevará el código (B1) y (137) representa el número de trabajos de J.S. Bach ingresados a la Fonoteca.
Este sistema local no cumple con un estándar de clasificación y tiene inconvenientes en cuanto a la expresión del contenido en la creación del código de clasificación, por ejemplo dentro de la clasificación de la música clásica no se expresan los temas musicales como coros, operas, cantatas, sonatas, etc., lo cual dentro de la descripción bibliográfica es importante para la identificación del material; igualmente existen confusiones con la clave de autor, ya que no es clara la identificación del mismo.
89
Propuesta de mejoramiento:
Gracias al convenio actual entre la fonoteca y la Biblioteca general de la Pontificia Universidad Javeriana, se ha llegado a realizar el proceso de catalogación y clasificación bajo los estándares documentales de la Library Of Congress (sistema de clasificación desarrollado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos.) y así ingresar todo el material sonoro al catálogo de la biblioteca (Biblos). Actualmente la fonoteca ha logrado ingresar gran parte de la música clásica al catálogo y se estima que el proceso continúe con las demás franjas musicales. El autor Martín Gavilán define de la siguiente manera la clasificación de la Biblioteca del Congreso (1897-1948): “La LCC es una adaptación del sistema expansivo de Cutter realizada en el siglo XIX por la necesidad de la Library of Congress de replantearse su sistema de organización de la colección debido al gran número de volúmenes. Las tablas que componen el sistema (21) tienen total independencia unas de otras, incluso pueden considerarse como clasificaciones individuales. Cada tabla incluye un índice detallado de materias pero no hay un índice general de todas las materias. Este sistema, a pesar de sus deficiencias (rigidez y usencia de categorías generales), es muy apreciado por su excelente adaptabilidad en la organización de grandes colecciones.”98 Ejemplo Clasificación Library of Congress Classification (LCC):
Figura 28. Ejemplo de clasificación por LC.
98
MARTÍN GAVILÁN César. Op. Cit. p. 8
90
Para completar su signatura topográfica la biblioteca adoptó la clave de autor bajo la tabla de Lenhus:
Tabla 9. Clave de autor - tabla de Lenhus.
CLAVE DE AUTOR
1 A- B
2 C – CH
3 D – E – F
4 G – H – I – J - K
5 L – LL – M – N - Ñ
6 O – P – Q
7 R – RR – S – T
8 U – V – W
9 X – Y - Z
La fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo deberá continuar con el convenio establecido, con el fin de integrar la colección al software bibliográfico. Este proceso será significativo para toda la comunidad de Javeriana Estéreo, ya que los usuarios podrán acceder al catálogo de la Biblioteca General para la recuperación de la información de la colección fonográfica.
3.4.3 Programas Radiales de la Emisora Javeriana Estéreo.
Descripción actual de la fonoteca:
La fonoteca no cuenta con ninguna especificación para la clasificación, debido a
que su archivo sonoro se encuentra como un fondo acumulado, quiere decir que
no ha sido tratado por los criterios y por los procesos documentales.
Propuesta de mejoramiento:
Con el fin de recuperar la información del patrimonio cultural de la Emisora Javeriana Estéreo se logró adaptar una clasificación local y se acogió el sistema de clave de autor creada por Charles Ammi Cutter, que incluye la clasificación
91
conocida como Cutter Expansive Classification, y un sistema de signaturas conocido como Tabla de Cutter-Sanborn99.
Ejemplo Clasificación de realizadores basado en la tabla de Cutter-Sanborn:
Tabla 10. Clave de autor - tabla de Cutter-Sanborn.
CUTTER
Realizador Cutter Sanborn - Figure Table
Pagano, César P131
Monsalve, Jaime Andrés M754
Samper, Andrés S1922
Millán, Carmen M655
Bejarano, Alberto B397
Ejemplo de Código de clasificación de un programa radial, de acuerdo a la franja musical de la Emisora Javeriana Estéreo:
MLCD M655-40
(ML) Disco clasificado en Música y Literatura.
(CD) Describe el tipo de Material: Disco compacto (CD).
(M655) Clave de autor según Cutter Sanborn
(40) Representa el número en el que se encuentra ubicado y corresponde número de programa que ha ingresado a la base de datos.
3.5 Lenguajes documentales
Un lenguaje documental es un “sistema artificial de signos utilizados en las operaciones de indización que permite la representación de contenido documental para su posterior recuperación, sirviendo como medio para la interrogación, recuperación y difusión de información pertinente para el usuario.”100 De esta
99
Ibíd. 100
MARTÍN GAVILÁN César. Op. Cit. p. 1
92
manera nacen los encabezamientos de materia, listas de términos controlados y los tesauros.
Esta construcción de lenguajes controlados son herramientas necesarias para la normalización de términos. La fonoteca de Javeriana Estéreo deberá utilizar estas dos herramientas para el análisis de los materiales fonográficos (colección sonora y archivo sonoro):
Library of Congress Authorities: Esta herramienta de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, como está explicado en la página de la Biblioteca, es un sistema en el que se puede navegar y ver encabezamientos de autoridad de materia, combinaciones de nombre, título y nombre / título, y visualizar los registros de autoridades en formato MARC para su uso en un sistema de biblioteca local; además este servicio se ofrece de forma gratuita101.
Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas (LEMB): La Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, manejado por LEMB Digital, constituye un lenguaje normalizado que cubre todas las áreas del conocimiento, conformado con principios universalmente aceptados que permiten un control de vocabulario para analizar y recuperar información. Así, el objeto principal de esta lista es establecer encabezamientos de materia normalizados que se conviertan en una herramienta confiable para la catalogación de los materiales, la conformación y construcción de módulos de autoridades en formato MARC y una fuente precisa en el acceso de los catálogos públicos102.
NOTA - Consideración de propuesta:
En este apartado la fonoteca debe continuar con el proceso de organización de acuerdo a los procedimientos de catalogación de la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana, ya que ellos cumplen con un estándar de calidad ISO 9001:2008. Por consiguiente el proceso de catalogación no se enseña por políticas de la Biblioteca General.
Por otro lado para los programas de radiales se propone las dos
herramientas anteriores para cumplir con un patrón de utilización de
normas.
101
LIBRARY OF CONGRESS AUTHORITIES. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://authorities.loc.gov/> 102
LISTA DE ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA PARA BIBLIOTECAS (LEMB). [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://lembdigital.com/index.html>
93
CAPÍTULO IV. SERVICIO AL USUARIO
94
4.1 Sistemas de Consulta
La Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J. de la Pontificia Universidad Javeriana entonces ofrece su sistema de consulta OPAC a través del Sistema Integrado de Bibliotecas (SIGB) del software Unicornio.
Otros sistemas de consulta pueden desarrollarse dentro del centro de documentación con el fin de consultar sus procesos e información interna que será de gran utilidad para la unidad.
4.1.1 Catálogo Biblos a través del Software Bibliográfico – UNICORNIO
Unicornio es un Sistema Integrado de Bibliotecas (SIGB) que hace frente a las nuevas formas de acceder a la información en un mundo sin barreras. Está realizado para simplificar los procesos mediante el uso de un interfaz coherente para todas las operaciones, al mismo tiempo que para gestionar el flujo de trabajo.
Unicornio ofrece en uno de sus servicios el Webcat, que proporciona una página web en internet a la biblioteca, que sirve de punto de entrada a cualquier recurso de información. Permite la consulta simultánea a recursos bibliográficos locales, otros recursos locales y recursos remotos103. Este webcat es llamado Biblos dentro Sistema de Bibliotecas Javeriano – SIBJA.
Actualmente una parte de la colección musical de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo se encuentra integrada en el Catalogo Biblos.
NOTA - Consideración de propuesta:
En este apartado la fonoteca debe continuar con el proceso de organización y de integración del material fonográfico, de acuerdo a los procedimientos de catalogación de la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana, ya que ellos cumplen con un estándar de calidad ISO 9001:2008. Por consiguiente el proceso de catalogación no se enseña por políticas de la Biblioteca General.
103
SAORÍN PÉREZ, Tomás. Modelo conceptual para la automatización de bibliotecas en el contexto digital. Tesis Doctoral. Universidad de Murcia. Facultad de Ciencias de la Documentación Departamento de Información y Documentación. p. 97 [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://tdx.cat/bitstream/handle/10803/10903/SaorinPerez.pdf?sequence=1>
95
4.1.2 Sistema de consulta – Programas Radiales
Propuesta de mejoramiento:
Los programas radiales como parte del archivo sonoro de la Emisora Javeriana Estéreo, son el patrimonio cultural de la institución y por ende este patrimonio es de interés solo para la comunidad de la Emisora. Por esta razón se propone la aplicación del sistema de consulta de la base de datos de los programas radiales. Si se usa el programa Unicornio para catalogar los programas radiales, de manera que se puedan consultar a través del catálogo Biblos de la Biblioteca General de la Pontificia universidad Javeriana, la información institucional de la fonoteca quedaría disponible para cualquier persona que entrara al catálogo en línea de la Biblioteca.
Con el fin de recuperar la información catalogada de los programas radiales se creó una base de datos en Microsoft Access. Esta base de datos de los programas radiales comprende un módulo de catalogación (señalado anteriormente) en el cual se ingresa la información pertinente de un programa radial. Para el proceso de consulta se diseñó un módulo de consultas (Catálogo de Acceso) con el propósito de recuperar la información necesaria para la Emisora Javeriana Estéreo.
El módulo de consultas comprende los siguientes criterios de búsqueda: título, realizador, programa, fecha y rango de fechas (recupera programas radiales de una fecha inicio a una fecha final).
96
Figura 29. Módulo de consulta para los programas radiales.
4.2 Tipos de Usuarios
La fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo establece que los usuarios debe pertenecer la comunidad universitaria de la Pontifica Universidad Javeriana y deben tener algún vínculo con la emisora. Por lo tanto son Usuarios:
Programadores: Cualquier persona de la comunidad universitaria que cumpla con los criterios establecidos por la emisora para ser un programador, en su mayoría son estudiantes de comunicación social, de música, de literatura, entre otros. Son los encargados de producir los libretos musicales para la programación de la Emisora Javeriana Estéreo.
97
Locutores: Son las personas que se dedican a presentar programas, en este caso lo libretos elaborados por los programadores de las diferentes franjas musicales. Pueden ser estudiantes o egresados que colaboran voluntariamente en la emisora.
Grabadores: Personas encargadas de grabar a los locutores. Estas personas tienen un contacto directo con el material sonoro de la fonoteca, ya que están encargados de realizar las cuñas radiales y las promociones de la programación mensual, por lo que deben buscar el material indicado (canciones y/o efectos sonoros), para musicalizar la cuña o la promoción. Son estudiantes de música con énfasis en ingeniería de sonido y de comunicación social con énfasis en radio.
Operadores de emisión: Son estudiantes de música con énfasis en ingeniería de sonido y de comunicación social con énfasis en radio. Estas personas son las encargadas de emitir la programación al aire, por lo tanto están en contacto con los discos de la fonoteca.
Personal administrativo de Javeriana Estéreo.
4.3 Servicios que ofrece la fonoteca
4.3.1 Proceso de Préstamo del Material sonoro El servicio de préstamo de material sonoro será para los usuarios de la Emisora Javeriana Estéreo, quienes estarán dispuestos a consultar los diferentes tipos de documentos (CD’s, diccionarios, publicaciones periódicas, libros especializados, diccionarios, etc.) para realizar sus diferentes actividades de programación como la elaboración de libretos, de cuñas radiales, elaboración de programas especiales, algunas investigaciones musicales, entre otros.
Préstamo Interno (Programadores, grabadores y operadores) El préstamo en sala está autorizado únicamente a programadores, locutores (quienes deben tener el carné de la emisora actualizado para poder ingresar a la fonoteca) y personal administrativo de Javeriana Estéreo104.
Dentro del horario establecido para la Fonoteca (8 a.m. a 1p.m y de 2 p.m. a 6 p.m) el material de la fonoteca no podrá ser retirado de las instalaciones sin previa autorización del Sub-Director Administrativo.
104
JAVERIANA ESTÉREO. Manual de Funciones
98
El máximo de material requerido por los programadores y locutores será de 15 volúmenes.
Los libros, revistas y material de referencia no podrán ser retirados de la fonoteca.
El material que se presta en sala es registrado de la siguiente forma:
Tabla 11. Formato de préstamo interno del material fonográfico.
JAVERIANA ESTÉREO 91.9
FONOTECA
PRESTAMO INTERNO FECHA:
NOMBRE:
CARNET N#:
CÓDIGO INTERPRETE
Fuente. Javeriana Estéreo. Manual de Funciones.
Préstamo a Emisión Este servicio es el principal y exclusivo para la Emisora Javeriana Estéreo, la fonoteca tiene la función primordial de proveer el material musical a la emisora con la finalidad de soportar toda su programación.
El encargado de la fonoteca, fonotecario (a) debe escoger el material musical de acuerdo a los libretos programados y luego enviarlos a la torre de emisión para que los operadores puedan emitir los programas planteados por la emisora.
Préstamo a Grabación El encargado del Estudio de grabación, consulta y escoge el material que necesita para la grabación de cuñas y promociones universitarias e igualmente se registra todo material. El estudio de emisión y de grabación podrá retirar material de la fonoteca de acuerdo con sus requerimientos previo registro de los mismos en fonoteca.
99
Tabla 12. Autorizaciones de préstamo de Cds.
Programadores y locutores 15 volúmenes.
Personal administrativo 10 Volúmenes
Estudio de emisión Sin determinar.
Estudio de Grabación Sin determinar Fuente: Manual de Funciones.
4.3.2 Préstamo de equipos de cómputo Este servicio está destinado a los programadores y demás usuarios de la fonoteca con el propósito de que investiguen y elaboren los libretos, editen los audios de las notas periodísticas y las promociones musicales, escuchen el material fonográfico de la fonoteca, etc. Estos computadores cuentan con los programas de Microsoft Office 2010 (Word, Excel, Power Point, Access, etc) y Adobe Audition 1.5 para la edición de audios. Además cuenta con una amplia biblioteca musical digital administrada por ITunes en la cual los usuarios podrán programar música para sus libretos.
Figura 30. Espacio de la fonoteca para el préstamo de equipos.
100
4.3.3 Servicio de Referencia
La diseminación de la información, sobre todos los aspectos en torno al centro, responde a la función educativa de la fonoteca, y el aprovechamiento del usuario dependerá en gran parte de aquélla. El público podrá requerirla en persona, por teléfono o por correo105.
Toda fonoteca deberá contar con una biblioteca de referencia como proveedora de información, compuesta por enciclopedias, diccionarios general y especializados, historias, bibliografías de literatura musical y de partituras, discografías actuales y retrospectivas, tratados de orquestación, antologías, manuales, revistas especializadas y catálogos de otras fonotecas106.
Por último es importante que la fonoteca de Javeriana Estéreo difunda la información del propio centro (celebración de actos, estadísticas, nuevas adquisiciones, proyectos y sugerencias, etc.) por medio de boletines electrónicos o físicos con el fin de mantener a la comunidad de usuarios informados por los cambios o aspectos importantes que suceden en el centro de documentación.
Dentro del material de referencia encontramos:
Diccionarios de idiomas
Diccionarios de música
Catálogos de disqueras
Enciclopedias
Publicaciones Periódicas como: Spin, Jazz Times, entre otras.
4.3.4 Préstamo de Estudio de Grabación
Este servicio está enfocado a los estudiantes de Comunicación Social y demás personas que realizan notas para algún programa de la emisora. El estudio de grabación está equipado con los elementos necesarios para la grabación de voz (micrófono, audífonos, programa de grabación y un espacio cómodo para la filtración de ruidos).
El programa de grabación Adobe Audition 1.5, es una aplicación que permite conseguir un alto rendimiento en edición, mezcla, restauración y efectos de sonido. Gracias a las nuevas y potentes funciones, como la ampliación de clips en tiempo real, la alineación de voz automática y la compatibilidad con superficies de
105
MIRANDA REGOJO, Fátima. Op. Cit. p. 101 106
Ibíd.
101
control. Esta programa facilitara y ayudará a que los usuarios puedan desarrollar rápidamente sus proyectos de radio107.
Figura 31. Estudio de grabación.
NOTA - Consideración de propuesta:
Los servicios que una fonoteca puede ofrecer se presentan desde el mínimo de facilitar audiciones individuales hasta el máximo de publicar material original grabado por el propio centro de documentación. La cantidad y calidad de los servicios de una fonoteca estarán determinados por factores tales como: número y tipo de personal, presupuesto, reglamento, política de conservación, etc108.
Estos servicios son suficientes, dado que esta fonoteca es radial y su objetivo consiste en la prestación de servicios apoyo a los procesos de programación e investigación de los usuarios y de la Emisora Javeriana Estéreo, facilitando recursos bibliográficos, fonográficos y tecnológicos con la finalidad de satisfacer sus necesidades de información fortaleciendo la cultura. La Emisora posee otros servicios que no están ligados estrictamente a la fonoteca por ejemplo, los estudios de grabación especializado, que son sitios en los que se graban los libretos de programas de algún contenido musical elaborados por los usuarios de la fonoteca.
107
ADOBE. Adobe Audition. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.adobe.com/es/products/audition.html> 108
MIRANDA REGOJO, Fátima. Op Cit. p. 99
102
CAPÍTULO V. GESTIÓN DE INFORMACIÓN E INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN
103
PREÁMBULO
Este capítulo se centrará en proponer los diferentes diseños de integración de información, como el mapa de procesos de la fonoteca, la estructura de responsabilidades, etc., con el propósito de establecer el diseño de organización de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo. Se presentará también el diseño de la caracterización de macro-proceso “Gestión de Información” en la cual estará integrado el proceso documental con los diferentes procedimientos detallando los diagramas de flujo de éstos.
Posteriormente se presentará un esquema del Diseño de Organización de la fonoteca Javeriana Estéreo en el cual se recojan las propuestas presentadas anteriormente en los diferentes capítulos, con la finalidad de exponer los resultados de este trabajo.
104
5.1 El mapa de procesos
Un mapa de procesos muestra cómo está constituida la unidad de información, permitiendo saber cómo se desarrolla cada uno de sus procesos y hacia donde se orientan estos. Esta representación de los procesos de la unidad promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, esto es la identificación y gestión de la manera más eficaz de todas aquellas actividades que tengan una clara relación entre sí y las cuales constituyen la red de procesos de una unidad de información.
Es importante para las unidades de información tener claro que existe una clasificación de los procesos enmarcados de la siguiente manera109:
109
SILVIA MOLINA, Martha., et al. Gestión por procesos en las unidades de información. En: Revista Interamericana de Bibliotecología Medellín Vol. 22 No 2 Julio-Diciembre de 1999
MACROPROCESOS : Constituyen ciclos macro identificables en una unidad de información y estan relacionados con sus principales áreas de gestión
PROCESOS: Son ciclos identificados dentro de un Macroproceso
SUBPROCESOS: "se encuentra la actividad o conjunto de actividades que emplea un insumo (recurso organizacional), le agrega valor a éste (genera una transformación) y suministra un producto o servicio (resultado) para un usuario final", es importante resaltar que puede existir muchos subprocesos dentro de un proceso y es qui donde se hace evidente el proceso.
ACTIVIDADES: Son las tareas necesarias para que un subproceso pueda realizarse
105
5.1.1 Mapa de procesos de la Fonoteca de Javeriana Estéreo Con la finalidad de tener una visión global de cómo está conformada la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo, se propone el siguiente diseño para la integración de los procesos de la Fonoteca:
Figura 32. Modelo y diseño – mapa de procesos de la fonoteca.
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
Planeación
Estratégica
Evaluación por
las DirectivasReglamentación
RE
QU
ISIT
OS
US
UA
RIO
S
PROCESOS MISIONALES
(CADENA DE VALOR)
1. Selección y Adquisición del material fonográfico
3. Análisis del material fonográfico
4. Conservación del material fonográfico
5. Consulta y diseminación de información
PROCESOS APOYO
SA
TIS
FAC
CIÓ
N U
SU
AR
IOS
Gestión del
Talento
Humano
Gestión
financiera
Gestión de
servicios
generales
Gestión de recursos
Físicos y
Tecnológicos
MEJORAMIENTO CONTINUO
MODELO Y DISEÑO – MAPA DE PROCESOS DE LA FONOTECA G
estió
n de
Info
rmac
ión
2. Descarte o Expurgo material fonográfico
106
5.1.2 Estructura y responsables de procesos
De acuerdo al mapa de procesos anterior se evidencia que esta estructura es un diseño que servirá para
identificación de responsabilidades de cada proceso dentro de la fonoteca.
Tabla 13. Estructura y responsables de procesos.
ESTRUCTURA DE PROCESOS Y RESPONSABLES DE PROCESOS
TIPO DE MACRO-PROCESO
NOMBRE DEL MACRO-PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO NOMBRE DE PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Planeación Estratégica Planeación institucional Planeación institucional Director Ejecutivo
Evaluación por las directivas de la Fonoteca
Toma de decisiones Toma de decisiones
Sub-Director Administrativo, Sub-Director de Programación y Profesional de la Información
Reglamentación Regulación Normativa Regulación Normativa Profesional de la Información
MISIONALES Gestión de Información
1. Selección y Adquisición del material fonográfico
(1) Selección y Adquisición por Donación Sub-Director de
Programación y Profesional de la Información
(2) Selección y Adquisición por Canje
2. Descarte del material fonográfico
(3) Descarte o Expurgo (donación
107
y destrucción del material fonográfico)
3. Análisis del material fonográfico
(4) Catalogación del material fonográfico
4. Conservación del material fonográfico
(5) Conservación del material fonográfico
5. Consulta y diseminación de Información
(6) Préstamo del material fonográfico
APOYO
Gestión del Talento Humano
Gestión del Talento Humano Gestión del Talento Humano Sub-Director de Programación
Gestión Financiera Ingresos / Gastos Ingresos / Gastos Sub-Director Administrativo
Gestión de Servicios Generales
Mantenimiento Mantenimiento Sub-Director Administrativo
Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos
Tecnologías de la información y comunicación
Tecnologías de la información y comunicación
Sub-Director Administrativo
108
5.2 La mejora continua
Consiste en controlar y mejorar los procesos, productos y servicios de una unidad de información.
Con el fin de representar una metodología para los procesos de la fonoteca se adopta la de Deming del ciclo PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar); esta herramienta es útil para definir, implementar y controlar las acciones correctivas y las mejoras de los procesos de la organización110.
Deming es el consultor, conocido internacionalmente, cuyos trabajos introdujeron en la industria japonesa los nuevos principios de la gestión revolucionando la calidad y productividad.
5.2.1 Ciclo PHVA111
Figura 33. Ciclo PHVA.
110
ISO/TC 176/SC 2/N 544R2. Orientación sobre el concepto y uso del “Enfoque basado en procesos” para los sistemas de gestión. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://arpcalidad.com/wp-content/uploads/2010/05/Orientaci%C3%B3n-sobre-el-concepto-y-uso-del-enfoque-basado-en-procesos.pdf > 111
Ibíd., p. 11.
Planificar
Hacer Verificar
Actuar
109
Lo que se propone con el PHVA es esclarecer aún más la ficha de caracterización de procesos en la cual se evidenciara como debe estar la mejora continua en las actividades de la fonoteca.
5.3 Caracterización De Procesos
“La caracterización de procesos es un documento que describe esquemáticamente la secuencia de actividades que deben seguir el personal de las áreas involucradas en el desarrollo de un proceso. Las caracterizaciones incluyen diagramas de flujo, de acuerdo con el tipo establecido por la organización y remiten a los formatos, instructivos y registros”112.
Esta caracterización se propone con el objetivo de generar una visión más global de los procesos que debe manejar la fonoteca, evidenciando el objetivo, el alcance, las diferentes actividades que se realizan y los diferentes requisitos de entrada y salida del macro-proceso “Gestión de información”
Para la caracterización del proceso documental de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo se adopta el diagrama de insumo, proceso, producto, que
112
AGUDELO TOBÓN, Luis Fernando y ESCOBAR BOLIVAR, Jorge. Gestión por procesos. Medellín: Los Autores., 2007. p. 36.
• Establezcer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización
P
• Implementar los procesos H
• Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.
V
• Tomar las acciones para mejorar continuamente
• el desempeño del proceso. A
110
equivale a la caracterización del proceso planteado en el texto “Gestión por Procesos”:113
Formato tomado de AGUDELO TOBÓN, Luis Fernando y ESCOBAR BOLIVAR, Jorge. Gestión por procesos. Medellín: Los Autores., 2007. p. 36.
113
Ibíd., p. 37.
111
5.3.1 Caracterización del Macro-proceso: Gestión de Información
Se propone la siguiente caracterización con el propósito de integrar la información de la fonoteca de Javeriana
Estéreo.
Tabla 14. Caracterización del Macro-proceso: Gestión de Información.
FICHA DE CARACTERIZACIÓN
MACROPROCESO - GESTIÓN DE INFORMACIÓN
OBJETIVO
Apoyar los procesos de programación e investigación de los usuarios y de la Emisora Javeriana Estéreo, facilitando recursos bibliográficos, fonográficos y tecnológicos con la finalidad de satisfacer sus necesidades de información fortaleciendo la cultura. .
ALCANCE
Inicia con la selección y catalogación del material Fonográfico y finaliza con el acceso de los usuarios a la información fonográfica
RESPONSABLE
Profesional de la Información – Bibliotecólogo
SOPORTE LEGAL EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 23 de 1982 Ley Derechos de Autor Reglamento General de la Fundación Cultural Javeriana Estéreo
Manual de Funciones
112
PROVEEDORES ENTRADAS PHVA ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS
Estamentos nacionales
e internacionales que
reglamentan el
quehacer bibliotecario
Estándares, sistema de
clasificación de la Library of
Congress (LC), LEMB,
Tesauros especializados,
Formato MARC21, RCAA2,
Normas Internacionales -IASA
Programadores,
Locutores, Grabadores,
Operadores de emisión,
Personal administrativo de
Javeriana Estéreo.
Información: solicitudes y
requerimientos
de información musical
*Solicitud de préstamo de
material Fonográfico.
*Informes.
*Encuestas de satisfacción,
*Plan de auditorías,
*Quejas y reclamos.
*Resultados de encuestas
*Informes de auditoría,
*Análisis de quejas,
*Seguimiento a los procesos
medición y análisis de
indicadores.
*Propuestas de usuarios
Plan de Mejoramiento
procedimientos ajustados al mapa
de riesgos
Macro-proceso Gestión de
Información
Directrices para la selección,
adquisición por canje y donación,
análisis, catalogación del material
fonográfico, conservación de
documentos sonoros servicios,
préstamo y diseminación de
información de la fonoteca de
Javeriana Estéreo.
Información bibliográfica y
fonográfica especializada en música
(Libros, revistas, documentos,
audiolibros, videos, CDs, DVDs,
DAT, Minidics, Casetes, Vinilos-LP,
entre otros)
Programadores,
Locutores, Grabadores,
Operadores de emisión,
Personal administrativo
de Javeriana Estéreo.
Establecer las directrices de selección y adquisición por donación y canje, descarte o expurgo, conservación del material fonográfico, préstamo y diseminación de la información de los servicios de la Fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo.
Seleccionar y adquirir el material fonográfico
Realizar las tareas correspondientes a la adquisición por donación y canje
Realizar las tareas de descarte o expurgo, donación y/o destrucción del material fonográfico
Analizar y catalogarel materialfonográfico
Ejecutar las tareas de préstamo del material fonográfico y de los servicios de la fonoteca
Realizar las tareasde la conservación del material fonográfico
Realizar el seguimiento a las actividades que tienenrelación con la selección, adquisición por canje y donación,análisis y catalogación, descarte del material fonográfico,servicios de la Fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo
Establecer las acciones quepermitan el mejoramiento del proceso
Acciones de
Mejora
P
H
V
A
113
Ver Indicadores de Gestión
ELABORADO POR:
______________________________
Nombre y cargo
REVISADO POR:
______________________________
Nombre y cargo
APROBADO POR:
______________________________
Nombre y cargo
RECURSOS:
*Talento humano
*Espacios físicos, mobiliario y otros
*Sistema de Información Bibliográfico
*Hardware, software y red para
administración, prestación de servicios
la recuperación de la información.
*Presupuesto
*Artículos de oficina
*Material bibliográfico y fonográfico
físico, electrónico y *audiovisual
DOCUMENTOS
Ver procedimientos (Gestión de
Información)
REGISTROS
Formatos
114
Figura 34. *Actividades del macro-proceso “Gestión de Información” (PHVA – Planificar, Hacer, Verificar y
Actuar)
Establecer las directrices de selección y adquisición por donación y canje, descarte o expurgo, conservación del material fonográfico, préstamo y diseminación de la información de los servicios de la Fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo.
Seleccionar y adquirir el material fonográfico
Realizar las tareas correspondientes a la adquisición por donación y canje
Realizar las tareas de descarte o expurgo, donación y/o destrucción del material fonográfico
Analizar y catalogarel materialfonográfico
Ejecutar las tareas de préstamo del material fonográfico y de los servicios de la fonoteca
Realizar las tareasde la conservación del material fonográfico
Realizar el seguimiento a las actividades que tienenrelación con la selección, adquisición por canje y donación,análisis y catalogación, descarte del material fonográfico,servicios de la Fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo
Establecer las acciones quepermitan el mejoramiento del proceso
Acciones deMejora
P
H
V
A
115
5.4 Procedimientos de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo
5.4.1 Procedimiento - Selección y Adquisición
Criterios de Selección:
El material fonográfico debe cumplir con los parámetros establecidos para el desarrollo de la programación de la Fundación cultural Javeriana Estéreo.
Los materiales deben reunir los estándares de calidad en contenido que se plantean desde la dirección de la emisora y se aplican bajo la supervisión del subdirector de programación.
Se tendrá en cuenta la autoridad, competencia y reputación del autor y sus colaboradores basándose en la experiencia de los coordinadores de cada franja musical y el criterio final del subdirector de programación.
Únicamente se aceptará materiales originales en sus diferentes formatos (CD, DVD, Blue Ray, entre otros).
Se tendrá en cuenta las sugerencias hechas por la comunidad universitaria para la adquisición del material fonográfico en las diferentes áreas.
Normatividad:
Informe de funciones
116
Procedimiento - Selección y Adquisición por Donación
Objetivo:
Poseer colecciones que se ajusten a la misión, visión de la Emisora Javeriana Estéreo, estableciendo un equilibrio entre las diferentes franjas musicales con el propósito de satisfacer las necesidades de información de los usuarios y apoyar la programación general de la emisora.
Indicar las actividades necesarias para el procesamiento del material recibido por donación en la fonoteca
Alcance:
Inicia con la selección del material fonográfico y finaliza con la integración del material al inventario y a la colección. Este procedimiento aplica a todo el material fonográfico.
Responsable:
Director de programación, Profesional de la Información - Bibliotecólogo
Proveedores:
Aquellos que pueden donar ítems a la fonoteca:
Artistas, grupos, ensambles y bandas musicales.
Programadores, Locutores, Grabadores, Operadores de emisión, Personal administrativo de Javeriana Estéreo.
Cualquier persona que desee donar su material a la emisora.
Entradas:
Audiolibros, videos, CDs, DVDs, DAT, Minidics, Casetes, Vinilos-LP, entre otros.
117
Diagrama de flujo 1. Selección y adquisición por donación.
PROCEDIMIENTO: Selección y Adquisición por Donación
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN
Fase
01
INICIO
I. Se recibe el listado del material y se verifica si se encuentra en la
colección.
II. El material es analizado bajo los
criterios establecidos por la
Emisora Javeriana Estéreo.
En caso de no cumplir estos
criterios, se redactar una carta
al donante agradeciendo su
intención e informarle que el
material no cumple con los
estándares establecidos de la
emisora.
III. Cataloga el material fonográfico
de acuerdo a los campos
establecidos basados en las
etiquetas MARC que solicita el
sistema.
IV. El material es alistado para la
descripción y análisis
(catalogación).
Se envía al proceso de
catalogación musical para
ingreso al sistema Biblos de la
Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana
I. Recibe la carta del listado del material y se verifica en la colección
II. Analizar y seleccionar bajo los
criterios establecidos
El material cumple con los
criterios
III. Ingresar el material al inventario
Rechazar la donación
Fin
Fin
VI. Prepara y envía el Material
Procedimiento de Catalogación del
Material fonográfico
SI
NO
118
Procedimiento - Selección y Adquisición por Canje
Objetivo:
Indicar las actividades necesarias para la adquisición, por canje, de material fonográfico y del material “programas radiales”, y su posterior intercambio con las instituciones en convenio, con el fin de apoyar la programación radial de la emisora.
Alcance:
Inicia con la selección del material fonográfico y finaliza con la integración del material al inventario y a la colección.
Responsable:
Director Ejecutivo, Sub-Director de programación, Profesional de la Información - Bibliotecólogo
Proveedores:
A nivel nacional pueden ser miembros de la Red de Radio Universitaria de Colombia114 (RRUC) o a nivel internacional de la Red de Radio Universitaria Latinoamericana y del Caribe115 (RRULAC).
Posibles acuerdos con otras emisoras como por ejemplo: Radio Nederland Wereldomroep, Radio Francia Internacional.
Entradas:
Audiolibros, videos, CDs, DVDs, DAT, Minidics, Casetes, Vinilos-LP, entre otros. (Soporte: físico o digital)
Programas radiales (Soporte: físico o digital)
114
RED DE RADIO UNIVERSITARIA DE COLOMBIA. Op. Cit. 115
RED DE RADIO UNIVERSITARIA DE LATINOAMÉRICA Y EL CARIBE. Op. Cit.
119
Diagrama de flujo 2. Selección y adquisición por canje.
PROCEDIMIENTO: Selección y Adquisición por Canje
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓNFa
se 0
1
INICIOI. La institución radial solicita el
canje para ampliar las
colecciones
I. Institución solicita el Canje
III. Se Establece acuerdo escrito del canje
II. Recibe, revisa y estudia la nueva
solicitudLa solicitud es
aprobada?SI
NO
IV. Elabora el listado de los programas o ítems para el canje
V. Se organiza y establece las formas de envío del material
VI. Se envían los paquetes de información (físico o electrónico)
VII. Se confirma el recibido por ambas partes
VIII. Recibe, verifica y envía el material
Procedimiento de
Catalogación IX. Distribuye el
material a la colección
Fin
II. La solicitud se revisa de
acuerdo a los criterios de
selección. Si no cumple deberá
establecer una nueva solicitud.
III. Se legaliza el canje para la
continuación del proceso
IV. El listado se elabora para la
verificación de todo el material
relacionado con el canje.
V. Se establece cada cuanto se
envía el material (mensual, cada
dos o tres meces, semestral,
etc.) y se establece la formas de
envío:
VI.
Electrónico: FTP, por links descarga (Dropbox), Protocolos de transferencia de archivos, etc.
Físico: Directamente a la oficina de correspondencia de ambas instituciones
VII. Se confirma el acuso de
recibido por el medio escogido
VIII. Se verifica el material
concuerde con lo pactado y pasa
al procedimiento de catalogación
IX. Se ingresa el material a la
colección para su consulta
120
5.4.2 Procedimiento - Descarte o Expurgo (donación y destrucción del material fonográfico)
Objetivo:
Identificar el material fonográfico que por su contenido, duplicidad y estado físico, no debe conservarse en las colecciones de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo, para ser destruido o donado a otras fonotecas.
Alcance:
Inicia con la selección del material que ya no es relevante para la emisora y culmina con la exclusión del material de las colecciones de la fonoteca.
Responsable:
Sub-Director de programación, Profesional de la Información - Bibliotecólogo
121
Diagrama de flujo 3. Descarte o expurgo (donación del material fonográfico).
PROCEDIMIENTO: Descarte o Expurgo (donación y destrucción del material fonográfico)
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN
Fase
01
INICIO I. Seleccionar el material que se
va a descartar
I. Seleccionar el material
Fin
II. Basado en los criterios de
selección y teniendo en cuenta
la pertinencia, obsolescencia y
las condiciones físicas (deterioro,
hongos, mutilaciones) del
material.
III. Posteriormente se elabora el
listado del material seleccionado
para el descarte y se genera el
“Acta de Descarte”
IV. Se actualiza el inventario y
los sistemas de información
necesarios para retirarlos de la
consulta.
V. Si el material se encuentra en
buen estado:
Se pone a disposición de
donación a otras instituciones
y se especifica en el “Acta de
Descarte”
II. Analizar el material para el descarte
III. Elaborar el listado del material seleccionado
Ver Anexo: Acta de Descarte
IV. Actualizar el inventario y el sistema de información
El material se encuntra en mal
estado?
VI. Destruye el material (Acta de Descarte)
V. Donacion del Material a otra
institución (Acta de Descarte)
SI
NO
VI. Si el material se encuentra en mal estado:
Se destinará la destrucción total del material y se especifica en el “Acta de Descarte”
122
5.4.3 Procedimiento – Catalogación Material fonográfico
Procedimiento – Catalogación Musical Objetivo: Realizar el análisis documental y preparación física del material musical con las herramientas especializadas, para facilitar al usuario la búsqueda y recuperación de información. Alcance: Inicia con la selección musical (CD’s, Vinilos LP.) y finaliza con la integración del material al catálogo Biblios de la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana
Aplicación: Workflow – Unicornio. Módulo de Catalogación
Herramientas:
LC, Tesauros especializados, MARC21
Responsable:
Profesional en Ciencia de la Información - Bibliotecólogo
Diagrama de flujo:
El procedimiento de catalogación musical se realiza bajo los estándares de la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana. Este procedimiento no se muestra en diagrama de flujo, ya que corresponde a un proceso interno del sistema de gestión de calidad y solamente está para la consulta interna.
Este procedimiento cumple con altos estándares para la integración musical al Sistema de gestión de bibliotecas (UNICORN) – Biblos.
123
Procedimiento – Catalogación Programas Radiales Objetivo: Realizar el análisis documental y preparación física de los programas radiales con las herramientas especializadas, para facilitar al usuario la búsqueda y recuperación de información. Alcance: Inicia con la selección de los programas radiales (entrevistas, conferencias, especiales sobre un tema determinado, conmemoraciones, especiales de alguna de las franjas musicales, programas de contenido, entre otros.) y finaliza con la integración del material al catálogo “Programas Radiales (Base de datos)”
Aplicación: Programas Radiales (base de datos Microsoft Access)
Herramientas:
LEMB, LC, Tesauros especializados.
Responsable:
Profesional en Ciencia de la Información – Bibliotecólogo
124
Diagrama de flujo 4. Catalogación – programas radiales.
PRCEDIMIENTO: Catalogación – Programas Radiales
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN
Fase
02
Fase
01
INICIOI. verifica el
Material
El material es un Programa Radial
II. Realiza la
preparación
física del
material
NO
SI
I. Se verifica que el material (CD,
DAT, Casete, etc.) sea producto de
las grabaciones institucionales y
corresponda a un programa radial
(entrevista, conferencias,
programas especiales de las franjas
musicales, conmemoraciones, entre
otros).
II. Elabora el rótulo con signatura
topográfica, clave de autor,
volumen y / o ejemplar; De
acuerdo al consecutivo de cada
programa y se elabora la carátula respectiva para la identificación física.
FIN
1.
2.INICIO
I. Ingresar al Sistema de Información al
Módulo Catalogación
III. Cataloga el Item
Seleccionado
IV. Analiza el contenido
II. Verifica si el material está
ingresado en el sistema de información
FIN
El material ya se encuentra en el
sistema
Revise en el
sistema la
información y
agregue como
ejemplar
V. Distribuir el material al
archivo sonoro de la fonoteca
NO
SI
I. Abre la aplicación (Access), entra
al modulo de catalogación y
encontrará el formulario de ingreso
de los programas radiales.
II. Si el material se encuentra en el
sistema, cree un ejemplar. Si no se
encuentra cree consecutivo del
programa (use el botón de buscar registros: para la existencia del material y buscar el último programa para el consecutivo del programa).
III. Cataloga el material fonográfico
de acuerdo a los campos
establecidos basados en las
etiquetas MARC que solicita el
sistema.
IV. Analiza el contenido y asigna
descriptores de acuerdo a las
LEMB y a los tesauros
Especializados en el sistema (LC).
V. El material fonográfico es
llevado a la estantería y es ubicado
de acuerdo a la clasificación y a la
colección respectiva.
125
5.4.4 Procedimiento – Conservación del material fonográfico
Objetivo:
Identificar las diferentes estrategias de conservación para las colecciones de la fonoteca, con la finalidad de contribuir a la preservación del archivo sonoro de la Emisora Javeriana Estéreo.
Alcance:
Selecciona del material fonográfico para aplicar las estrategias de conservación
Responsable:
Profesional de la Información – Bibliotecólogo
Documento:
El cuidado y manejo de grabaciones sonoras por Gilles St-Laurent
126
Diagrama de flujo 5. Conservación del material fonográfico.
PROCEDIMIENTO: Conservación del material fonográfico
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN
Fase
01
INICIO I. Seleccionar el material (CD,
DAT, vinilos LP, minidics,
casetes, etc.) para la
conservación
Fin
II. Revisar el material escogido y
analizar su estado actual.
III. Seleccionar que estrategia de
conservación merece el ítem
escogido, de acuerdo a la guía
“El cuidado y manejo de
grabaciones sonoras” .
IV. Se elabora un listado
relacionando todo el material que
va a pasar a conservación.
VI. Se aplica las medidas
conservación preventivas con el
propósito de hacer seguimiento a
la recuperación del material.
I. identificar el tipo de material
II. Verifica y revisa el material
III. Selecciona la estrategia según el
Ítem
VI. Se aplica las medidas de conservación preventiva
IV. Elabora el listado del material
V. El material se pone en estado de conservación en el
sistema de información
El material esta listo para integrarse a la colección?
VII. Se registra el ingreso del material al
sistema de información
VIII. El material se integra de nuevo a la
colección
V. Se actualiza los sistemas de
información necesarios para
retirarlos de la consulta.
VII. Se actualiza los sistemas de
información necesarios para
ingresarlos nuevamente a la
consulta.
VIII. El material es ubicado
nuevamente en la colección de la
fonoteca.
SI
NO
XI. El fonotecario (a) realiza una capacitación a los usuarios sobre la manipulación de los
materiales
IX. Finalmente se realiza una
capacitación a los usuarios de la
fonoteca sobre la manipulación
de los materiales, de acuerdo a
la guía “El cuidado y manejo de
grabaciones sonoras” .
127
5.4.5 Procedimiento – Préstamo del material fonográfico
Objetivo:
Indicar las actividades necesarias para el préstamo con que cuenta la fonoteca, con el fin de apoyar las actividades de investigación de los usuarios.
Alcance:
Este procedimiento aplica al material bibliográfico y fonográfico de colección general con que cuenta la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo y que puede ser prestado a sus usuarios para consulta interna
Responsable:
Profesional de la Información – Bibliotecólogo
Formato de préstamo interno:
JAVERIANA ESTÉREO 91.9
FONOTECA
PRESTAMO INTERNO FECHA:
NOMBRE:
CARNET N#:
CÓDIGO INTERPRETE
Fuente: Manual de Funciones
Cantidad de préstamo por usuario:
Programadores y locutores 15 volúmenes.
Personal administrativo 10 Volúmenes
Estudio de emisión Sin determinar.
Estudio de Grabación Sin determinar Fuente: Manual de Funciones
128
Diagrama de flujo 6. Préstamo del material fonográfico.
PROCEDIMIENTO: Préstamo del material fonográfico
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN
Fase
01
INICIO 1). Para que los usuarios puedan
acceder a los servicios y al
préstamo del material es
necesario presentar el carné
actualizado de la emisora
I. La fonoteca solicita el carné
para verificar que realmente es
usuario de esta y pueda acceder
al servicio de préstamo
III. El usuario solicita la ficha de
préstamo al fonotecario (a) para
registrar el material que va a
solicitar
IV. El usuario llena el formato
con el material respectivo para
sus actividades de
programación, investigación,
grabación, etc.
V. El usuario firma el formato
donde se encuentra relacionado
el material que solicito y entrega
al fonotecario (a)
1). La fonoteca actualiza
semestralmente los usuarios inactivos y
nuevos
III. El usuario solicita una ficha
de préstamo interno
II. El usuario ingresa a la colección
IV. El usuario busca el material en la estantería y llena el
formato
I. La fonoteca solicita el carné actualizado al usuario
Fin
El fonotecario (a) entrega el “Formato de préstamo”
V. El usuario firma la el formato de préstamo y devuelve al
fonotecario (a)
II. El usuario ingresa a la
colección musical de la fonoteca
para buscar el material.
A
129
PROCEDIMIENTO: Préstamo del material fonográfico
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓNFa
se 0
1 Fin
VI. El usuario utiliza el material
para realizar sus actividades
respectivas:
promociones musicales para
los estudios de grabación o
otras actividades.
Emitir la música al aire en el
estudio de emisión
VII. El usuario hace uso del
material en la fonoteca y solicita
un computador para realizar sus
actividades de programación o
otras actividades de
investigación
VIII. El usuario terminó sus
actividades, organiza el material
para entregarlo al fonotecario (a)
IX. El fonotecario (a) revisa que
el material este en buen estado y
verifica que la información
concuerde con la ficha de
préstamo
VIII . El usuario termina sus actividades y devuelve el
material
VI. El usuario hace uso del material en los
estudios de grabación o emisión
VII. El usuario hace uso del material dentro de la fonoteca y solicita un computador para sus
actividades
El usuario es operador o grabador?
IX. El fonotecario (a) revisa y verifica el
material con el formato de préstamo
X . El fonotecario (a) organiza y ubica el
material en la estantería
SINO
IX. El fonotecario (a) organiza el
material y lo ubica nuevamente
en la estantería respectiva
A
130
5.5 Propuesta del “Diseño de un modelo de la organización de una fonoteca,
caso Emisora Javeriana Estéreo.”
Para lograr este diseño de un modelo de organización, se recogieron los diferentes antecedentes de la fonoteca Javeriana estéreo, evidenciada por las problemáticas frente a su organización. Se establece las diferentes propuestas a esos problemas que sirvieron de apoyo para este diseño.
El modelo que se plantea se puede definir como un nuevo lugar de aprendizaje, que alberga una colección organizada y centralizada de todos aquellos materiales fonográficos y bibliográficos que necesita el centro para desarrollar las diferentes actividades frente a la comunidad usuaria de la Emisora.
Es importante aclarar que el modelo plantea la información relevante y no quiere decir que esté omitiendo información expuesta anteriormente.
Tabla 15. Propuesta del “Diseño de un modelo de la organización de una
fonoteca, caso Emisora Javeriana Estéreo.”
131
“Diseño de un modelo de la organización de una fonoteca, caso Emisora Javeriana Estéreo.”
Gestión de Información
1. Selección y
Adquisición del
material fonográfico
(1) Selección y
Adquisición por
Donación
PROCESO
DOCUMENTALPROCEDIMIENTO PROPUESTAS MODELO
Se establecieron los criterios cualitativos para la selección del material, con el fin de realizar una selección coherente y equilibrada a su colección ya existente.
Se optimizó la matriz de caracterización de
adquisiciones.
DOCUMENTOS
Se propone que la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo, debe seguir las directrices que plantea la IFLA acerca de la donaciones, con el fin de crear un manual en donde involucre aspectos como, las donaciones no solicitadas, nnegociaciones en la solicitud de donaciones, evaluación de donaciones, entre otras.
Este manual será incorporado Con el propósito de que pueda suplir las necesidades actuales frente a las donaciones en la fonoteca.
Directrices de la IFLA acerca de la
donaciones para las Colecciones.
http://www.ifla.org/files/assets/hq/
publications/professional-report/
121.pdf
Tabla 3. Matriz de caracterización de adquisiciones optimizada.
La fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo debe
estimular al público acerca de las donaciones a través
de los diferentes medios de comunicación (Internet,
blogs, Facebook, Flyers, etc.)
Las donaciones que no estén acorde con el desarrollo
de las colecciones deberán ser propuestas para el
canje o poner en donación a las diferentes fonotecas
radiales o institucionales.
Se estableció el diagrama de flujo: Selección y Adquisición por Donación.
132
2. Descarte del
material fonográfico
(2) Selección y
Adquisición por
Canje
EL canje puede realizarse por las diferentes
herramientas tecnológicas.
La fonoteca deberá proponer los programas de canje a las diferentes fonotecas que hacen parte de las redes de radio universitaria, así podrá tener una amplia gama de programas radiales, música, libretos, entre otros recursos que apoyarán la programación de la emisora Javeriana estéreo.
Tabla 4. Herramientas
tecnológicas para compartir
información.
Se propone, el intercambio de ejemplares duplicados o donaciones que no son pertinentes para la colección de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo; a las diferentes fonotecas de radio como por ejemplo: la Fonoteca Nacional, la fonoteca de la Emisora HJUT (Universidad Jorge Tadeo Lozano), la fonoteca de la UN Radio (Universidad Nacional), la fonoteca de LAUD (Universidad Distrital), entre otras, con la finalidad de mejorar las colecciones.
Ver ANEXO-ACTA DE
DESCARTE
Se estableció el diagrama de flujo: Selección y Adquisición por Canje.
Se estableció el diagrama de flujo: Procedimiento - Descarte o Expurgo (donación y destrucción del material fonográfico)
El destino del material fonográfico del proceso de descarte no es necesariamente la destrucción del mismo. Los fondos del material fonográfico pueden transferirse al depósito cerrado o a otra fonoteca mediante donativo o canje.
(3) Descarte o
Expurgo (donación y
destrucción del
material fonográfico)
133
3. Análisis del
material fonográfico
Se estableció el diagrama de flujo: Procedimiento – Catalogación Programas Radiales
Se estableció el diagrama de flujo: Procedimiento – Catalogación Musical
En este apartado se propone que la fonoteca debe continuar con el proceso de organización de acuerdo los procedimientos de catalogación de la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana, ya que ellos cumplen con un estándar de Calidad ISO 9001:2008 (alcance del sistema). Por consiguiente el proceso de catalogación no se enseña por Políticas de la Biblioteca General.
Grabaciones sonoras y material especializado
Para la catalogación de:
*Libros: Formato MARC, Sistema Dewey.
*Publicaciones Seriadas: Formato SERIAL, Sistema Dewey.
*Partituras y Grabaciones Sonoras: Sistema LCC-Music de la Biblioteca del Congreso
NOTA: Estas especificaciones son propias del área de Procesos Técnicos de la Biblioteca General de la Pontificia Universidad Javeriana.
Se establecieron las siguientes herramientas de catalogación:*MARC*Library of Congress Classification*RCA2*LEMB*Sistema Dewey.
Tabla 9. Clave de autor - tabla de Lenhus.
Se propuso una catalogación para los programas con la finalidad de recuperar la memoria cultural, histórica del archivo sonoro, fundamentándose en la adecuación de las necesidades de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo.
Programas Radiales de la Emisora Javeriana Estéreo.
Tabla 10. Clave de autor - tabla de Cutter-Sanborn.
Tabla 8. Adaptación de campos del formato MARC21 a los programas radiales.
Figura 25. Módulo de catalogación para los programas radiales.
(4) Catalogación del
material fonográfico
Se creó una base de datos en Microsoft Access. Esta base de datos comprende un módulo de catalogación en el cual se ingresa la información pertinente de un programa radial.
134
4. Conservación del
material fonográfico
(5) Conservación del
material fonográfico
Para cualquier fonoteca es importante tener una guía de implementación de conservación de las grabaciones sonoras. La fonoteca de Javeriana estéreo considera importante adoptar la guía “El cuidado y manejo de grabaciones sonoras” por Gilles St-Laurent, ya que indica los parámetros de cómo conservar los documentos fonográficos de una manera adecuada.
Se recomienda mantener los soportes magnéticos o fotoquímicos en un lugar con un 35% de humedad relativa para garantizar que no sufra daños.
Se recomienda adecuar o cambiar las instalaciones de la fonoteca, pues donde funciona no existe un espacio confortable que cumpla con las especificaciones de control de temperatura y de ventilaciones para la conservación de los materiales sonoros.
“El cuidado y manejo de grabaciones sonoras” por Gilles St-Laurent
Las grabaciones se deben almacenar a una temperatura constante de no más de 15-20°C. La fluctuación de temperatura no debe variar en más de 2°C durante un período de 24 horas.
Estantería: Se recomienda que el almacenamiento de los soportes se haga de forma vertical en estantería de acero con magnetización cero.
La preservación digital del archivo sonoro: La fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo deberá implantar un manual de digitalización, en cual se enmarquen los procedimientos para los diferentes soportes como los vinilos/LP, casetes, DAT, entre otros. Este manual deberá a estar fundamentado en los siguientes principios básicos señalados por la IASA.
Manual de digitalización, basado en los principios de la Asociación Internacional de Archivos Sonoros y Audiovisuales (IASA)
Es importante seguir los planteamientos del apartado “Conservación de documentos sonoros”
135
5. Consulta y
diseminación de
Información
(6) Préstamo del
material fonográfico
Se estableció el diagrama de flujo: Procedimiento – Préstamo del material fonográfico
Gracias al convenio entre la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo y la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S. J., se acordó que para la consulta de los materiales se usara el Catálogo Biblos a través del Software Bibliográfico – UNICORNIO
Servicio de consulta de las grabaciones sonoras y material especializado
Para el proceso de consulta se diseñó un módulo de consultas (Catálogo de Acceso) creado en la base de datos de los programas radiales en Microsoft Access con el propósito de recuperar la información necesaria para la Emisora Javeriana Estéreo.
Servicio de consulta de los programas radiales de la Emisora Javeriana Estéreo.
Catálogo Biblos: http://biblos.javeriana.edu.co/uhtbin/webcat
Figura 29. Módulo de consulta para los programas radiales.
Se realizó una descripción de los servicios de la con el propósito de identificar las funciones de la fonoteca. Por otro lado se estableció el flujo del procedimiento de préstamo con la finalidad de hacer un seguimiento de la descripción de operaciones para este servicio.
Préstamo Interno (Programadores, grabadores y operadores).
Préstamo a Emisión.
Préstamo a estudios de grabación.
Servicios de préstamo del material fonográfico
Tabla 11. Formato de préstamo interno del material fonográfico.
Tabla 12. Autorizaciones de préstamo de Cds.
Se realizo una descripción de los servicios de la con el propósito de identificar las funciones de la fonoteca.
Préstamo de equipos de cómputo.
Servicio de referencia.
Préstamo de estudio de grabación.
Otros servicios de la fonoteca
136
CAPÍTULO VI. MARCO INSTITUCIONAL
137
6.1 Fundación JAVERIANA ESTÉREO 91.9 FM
La Fundación Cultural Javeriana Estéreo 91.9 FM, dada su naturaleza administrativa e independiente de la Pontificia universidad Javeriana, no posee los recursos económicos para la consecución de los diferentes procesos de la fonoteca. La Emisora no cuenta con un presupuesto establecido para soportar algunos procesos documentales, entre los cuales mencionamos lo siguientes:
Los procesos de conservación para la adecuación de los espacios para el control de temperatura y humedad por sistemas de ventilación.
Casos de preservación digital, en los que se debe contar con servidores y software que administre todo el proceso de digitalización.
Entre otros.
Con el fin de proveer más información acerca de la historia, misión, visión y servicios de la Emisora Javeriana Estéreo, citamos a continuación documentos institucionales de la Emisora: “La Emisora Javeriana Estéreo 91.9 FM, es la presencia cultural de la Universidad Javeriana más allá de sus aulas, desde el 7 de septiembre de 1977. Javeriana Estéreo expresa la vitalidad de sus realizadores, jóvenes estudiantes, quienes desarrollan labores de programación, elaboración de libretos, locución y operación de audio. La participación en la Emisora está abierta a estudiantes de todas las Facultades de la Universidad y colaboran particularmente de las carreras de Comunicación, Estudios Musicales, Historia y Literatura, entre otras. Javeriana Estéreo ofrece a los estudiantes de la Universidad la posibilidad de tener una formación en radio “en la práctica”, con el apoyo de talleres de producción radial, locución, fonética, dicción, realización de libretos y cursos de apreciación musical en música colombiana, jazz, rock, música clásica, salsa y música del mundo, entre otros”116.
“En 1991 la Universidad creó la Fundación Cultural Javeriana Estéreo, que la independizó de la Universidad Javeriana y la conformó como entidad sin ánimo de lucro y con Personería Jurídica propia. Desde entonces la Emisora tiene como misión “ser un medio de formación y extensión cultural, al servicio de la comunidad universitaria y de la sociedad en general. En desarrollo de esta misión, la Emisora busca expresar y difundir el pensamiento y el quehacer universitario, en coherencia con los objetivos específicos de la Pontificia Universidad Javeriana”. Ofrece una programación que incluye programas de contenido informativo,
116
FUNDACIÓN CULTURAL JAVERIANA ESTÉREO. Historia. [Consultado el 05 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.javerianaestereo.com/>
138
académico, cultural, de proyección social y franjas de programación de música colombiana, clásica, jazz, rock, latina y contemporánea, entre otras, a través de los 91.9 megahertz de la frecuencia modulada de Bogotá”117.
6.1.1 Misión
“Ser un medio de formación y extensión cultural, al servicio de la comunidad universitaria y de la sociedad en general. En desarrollo de esta misión, la Emisora busca expresar y difundir el pensamiento y el quehacer universitario, en coherencia con los objetivos específicos de la Pontificia Universidad Javeriana. Ofrece una programación que incluye programas de contenido informativo, académico y musical a través de los 91.9 megahertz de la Frecuencia Modulada de Bogotá”118.
6.1.2 Visión “Mantenerse posicionada como una de las mejores emisoras universitarias del país, servir de canal para la generación de una sociedad mejor informada y educada, difundir la cultura, dar visibilidad a la comunidad académica y fomentar los proyectos sociales, con transparencia en sus procesos de programación y administración”119.
6.1.3 Servicios En la página web de la Emisora se encuentra la siguiente tabla que detalla los servicios prestados por la misma:
SERVICIO CARACTERÍSTICAS
Publicidad
Transmisión de anuncios comerciales para dar a conocer productos y/o servicios, ofertas y promociones. (Para la Universidad Javeriana es un medio para divulgar la oferta académica). La pauta publicitaria puede emitirse mediante la modalidad de cuñas radiales o patrocinio de programas.
Alquiler Estudio de
Se cuenta con equipos y personal para la producción de audio.
117
Ibíd. 118
FUNDACIÓN CULTURAL JAVERIANA ESTÉREO. Op. Cit. Misión 119
FUNDACIÓN CULTURAL JAVERIANA ESTÉREO. Op. Cit. Visión
139
Grabación
Producción Radial
Producción de programas radiales de contenidos especializados para la Universidad y otras entidades.
Educación no formal
- Talleres de elaboración de libretos para programadores radiales.
- Talleres de locución.
- Prácticas para los estudiantes del énfasis de ingeniería de sonido de la Carrera de Estudios Musicales de la Universidad Javeriana.
- Prácticas para estudiantes de la Facultad de Comunicación y Lenguaje con énfasis en radio.
Otros Servicios afines con la actividad radial.
140
CAPÍTULO VII. CONCLUSIONES, BIBLIOGRAFÍA Y ANEXOS
141
7.1 Conclusiones
La fonoteca como un centro de documentación tiene dentro sus objetivos gestionar todos los procesos documentales con el propósito de apoyar y soportar la programación de la emisora, por tal motivo es necesario que el profesional de la información-bibliotecólogo gestione la información con las nuevas tecnologías, ya que éstas ayudarán en la administración de los procesos documentales y de los servicios que puede ofrecer la fonoteca.
Se estableció el proceso documental dentro de la Gestión de Información
como macro-proceso de la fonoteca, junto con los procedimientos de
selección y adquisición: por donación y canje; descarte o expurgo (donación
y destrucción del material fonográfico); catalogación del material fonográfico
musical y de los programas radiales; conservación del material fonográfico
y; préstamo del material fonográfico. Toda esta integración de información
ayudó a tener una visión más clara sobre el “Diseño de un modelo de la
organización de una fonoteca, caso Emisora Javeriana Estéreo”, además
ayudó esclarecer qué parámetros se deben tener en cuenta para la gestión
del proceso.
Por otra parte, los programas radiales hacen parte de la producción propia
de la Emisora Javeriana Estéreo y son el patrimonio cultural de la misma.
Estos programas son entrevistas, conferencias, especiales sobre un tema
determinado, conmemoraciones, especiales de alguna de las franjas
musicales, programas de contenido, entre otros. Estos programas fueron
tratados de modo diferente en su análisis (catalogación) de manera que se
adaptó los campos del formato MARC21 para su descripción y se diseñó un
sistema de información creado en Microsoft Access, dado a que la Emisora
Javeriana Estéreo no posee los recursos económicos para adquirir un
software bibliográfico y el convenio establecido por la biblioteca solo cubre
la colección musical de la fonoteca.
Esta organización de información ayudó a mejorar el panorama de archivo
sonoro y logró mejorar la búsqueda de información para la consulta interna
con el fin de soportar los procesos de la emisora. La aplicación permitirá
crear y modificar la información de la base de datos, en caso de que la
información de los campos cambie a medida del tiempo; Igualmente permite
realizar consultas en los distintos criterios como título, realizador, programa
y fechas. Finalmente Microsoft Access posee una gran escalabilidad para la
142
administración de la información, esto quiere decir que soportará grandes
volúmenes de información.
Se visualizaron las diferentes actividades de los procedimientos
documentales, de acuerdo a los diagramas de flujo. Esta representación
gráfica ayudó a determinar cómo funciona realmente un procedimiento.
Se realizó el “Diseño de un modelo de la organización de una fonoteca,
caso Emisora Javeriana Estéreo” con la objetivo de solucionar las
diferentes problemáticas de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo.
El modelo que se plantea se puede definir como un nuevo lugar de
aprendizaje, que alberga una colección organizada y centralizada de todos
aquellos materiales fonográficos y bibliográficos que necesita el centro para
desarrollar las diferentes actividades frente a la comunidad usuaria de la
Emisora Javeriana Estéreo
Finalmente se diseñó un modelo de la organización de la fonoteca basado
en la cadena de valor de la fonoteca, en la cual se expuso el proceso
documental para la implementación de los procedimientos. Este trabajo de
grado tuvo la intención de mostrar una visión global del centro de
documentación en la cual servirá de apoyo como base teórica para la
realización de futuros trabajos de grado e implementaciones y/o diseños de
políticas de cada uno de los procesos documentales que se describieron.
143
7.2 Bibliografía
1. ADOBE. Adobe Audition. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.adobe.com/es/products/audition.html>
2. AGUDELO TOBÓN, Luis Fernando y ESCOBAR BOLIVAR, Jorge. Gestión por procesos. Medellín: Los Autores., 2007. p. 36.
3. AMABLE, Rosario. La Fonoteca en la Emisora Popular. [Consultado el 05 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&ved=0CDcQFjAB&url=http%3A%2F%2Fwww.flacsoandes.org%2Fbiblio%2Fcatalog%2FresGet.php%3FresId%3D42794&ei=OepaUbrqMoKQ9gSZoIDABw&usg=AFQjCNFBq7Z5sH13nWqj-_bBB5JBdJIjaw&sig2=3qpf8ARLLD-93zYirVh5_g&bvm=bv.44442042,d.eWU>
4. BANCO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. La BLAA. La fonoteca. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.banrepcultural.org/fonoteca>
5. BERNALES, Emilio A. Los centros de documentación. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0CCkQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.hcentroamerica.fcs.ucr.ac.cr%2FContenidos%2Fhca%2Fcong%2Fmesas%2Fcong6%2Fdocs%2FCentDoc%2Febern.doc&ei=OVKRUZCaFuHj0gHTtIDgCw&usg=AFQjCNEIK3M1oK4G2fG48YEocIuljjuiew&sig2=VGDmraHDsz6dMQ1bxmJFqw&bvm=bv.46340616,d.dmQ&cad=rja>
6. BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL DE ISLA MAYOR. ¿Qué es un OPAC? [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.bibliotecaspublicas.es/islamayor/seccont_23400.htm>
7. BUONOCORE, Domingo. Diccionario de Bibliotecología: términos relativos a la Bibliología, Bibliografía, Bibliofilia, Biblioteconomía, Archivología, Documentología, Tipografía y materias afines. Santa Fe (Argentina): Castellví, 1963. p. 81
8. CASTAÑO ZULUAGA, Angélica. proyecto de sistematización y automatización de la colección de jazz de la fonoteca de la Emisora Javeriana estéreo con la aplicación de software libre. Trabajo de grado
144
Profesional en ciencia de la información-Bibliotecólogo. Bogotá. Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de Comunicación y Lenguaje.
9. COLOMBIA. Ministerio de Cultura. Lineamientos para la conservación y preservación de archivos audiovisuales y sonoros. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.mincultura.gov.co/?idcategoria=50503#>
10. DESCRIPCIÓN DE LA TÉCNICA DE COMPRESIÓN. MP3 audio. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://alumno.us.es/o/oscmacgom/Trabajo%20TAPDS.pdf>
11. DIPUTACIÓN DE TERUEL. Archivos y bibliotecas. p. 4 [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.dpteruel.es/dpt/Anuncios.nsf/0/7c774cd6049f18fec12577ea004656a2/$FILE/Organizaci%C3%B3n%20de%20Bcas.pdf>
12. DROPBOX. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.dropbox.com/tour/1>
13. EDMONDSON, Ray. Filosofía y principios de los archivos audiovisuales. Adquisición. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001364/136477s.pdf>
14. FEDERACIÓN INTERNACIONAL DE ASOCIACIONES E INSTITUCIONES BIBLIOTECARIAS. Reportes Profesionales IFLA, No 121. Donaciones para las Colecciones: Directrices para las Bibliotecas. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/professional-report/121.pdf>
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40. PLATAFORMA IBEROAMERICANA PARA LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO SONORO Y AUDIOVISUAL. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.fonotecanacional.gob.mx/plataformaIberoamericana/PDFS/cuadernillo.pdf>
41. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Biblioteca ALFONSO Borrero Cabal S.J. Sistema de Bibliotecas Javeriano – SIBJA. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.javeriana.edu.co/biblos/info/sistema.htm>
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45. RED DE RADIO UNIVERSITARIA DE LATINOAMÉRICA Y EL CARIBE. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.rrulac.org/>
46. RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. Modelo de desarrollo de la Fonoteca Nacional de México. Tesis Doctoral. Universidad Complutense de Madrid. Facultad de Ciencias de la Documentación. Departamento de Biblioteconomía y Documentación. 295 p. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://eprints.ucm.es/13738/1/T33255.pdf>
47. SAORÍN PÉREZ, Tomás. Modelo conceptual para la automatización de bibliotecas en el contexto digital. Tesis Doctoral. Universidad de Murcia. Facultad de Ciencias de la Documentación Departamento de Información y Documentación. p. 97 [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en
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internet:<http://tdx.cat/bitstream/handle/10803/10903/SaorinPerez.pdf?sequence=1>
48. SILVIA MOLINA, Martha., et al. Gestión por procesos en las unidades de información. En: Revista Interamericana de Bibliotecología Medellín Vol. 22 No 2 Julio-Diciembre de 1999
49. SISTEMAS REDES Y CENTROS (DGSRC). 2º Dipl. Biblioteconomía y Documentación. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.um.es/gtiweb/rosana/PRACTICA1-DG.pdf>
50. ST-LAURENT, Gilles. El cuidado y manejo de grabaciones sonoras. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.bnv.gob.ve/pdf/Conser8.pdf>
51. "STUEART, Robert y MORAN, Bárbara. Gestión de bibliotecas y centros de información. Organización. Lleida : Pagáes, 1998. 449 p. ; 24 cm. ISBN: 8479354712"
52. THE CANADIAN ASSOCIATION FOR CONSERVATION OF CULTURAL PROPERTY (CAC). Code of ethics and Guidance for Practice. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.cac-accr.ca/files/pdf/ecode.pdf>
53. TOLKOFF, Ilana. The Path toward Global Interoperability in Cataloging. Information Technology & Libraries 29, no. 1 (March 2010): 30-39. Academic Search Complete, EBSCO host [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://web.ebscohost.com/ehost/pdfviewer/pdfviewer?sid=610cc814-4aa0-4d65-85b3-18d6d781cf5b%40sessionmgr15&vid=4&hid=20>
54. UNESCO. Noción de preservación digital. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://www.unesco.org/new/es/communication-and-information/access-to-knowledge/preservation-of-documentary-heritage/digital-heritage/concept-of-digital-preservation/>
55. UNIVERSIDAD DE ALICANTE. La fonoteca digital. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://biblioteca.ua.es/es/servicios/fonoteca-digital.html>
149
56. UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. Emisora Cultural[Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <http://emisora.udea.edu.co/fonoteca.php>
57. WE TRANSFER. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.wetransfer.com/we>
58. YOUSENDIT. [Consultado el 13 de mayo de 2013] Disponible en internet: <https://www.yousendit.com/>
150
7.3 Anexos
7.3.1 Anexo-Donaciones
FUNDACIÓN CULTURAL JAVERIANA ESTÉREO 91.9 FM
FONOTECA
FORMULARIO ACEPTACIÓN DE DONACIONES
Reciba un cordial saludo
Desde el inicio de la Fonoteca, las donaciones de material fonográfico y documental han constituido una fuente primordial para la adquisición de fondos, desde un punto de vista tanto cualitativo como cuantitativo.
La incorporación de las donaciones ha permitido a la fonoteca disponer de información retrospectiva con relevancia histórica, científica y cultural, y por tanto, cubrir las necesidades de investigación de sus usuarios y de la programación general de la Emisora Javeriana Estéreo.
Sin embargo, la gestión de las donaciones es un proceso complejo que requiere analizar aspectos como la idoneidad de los fondos, el espacio disponible, el estado de conservación y los costes de manipulación y proceso técnico.
Por estas razones, se hace necesario establecer unas condiciones mínimas para la aceptación de donaciones y por ello, la fonoteca de Javeriana Estéreo ha definido el siguiente formulario.
Recuerde:
La Emisora Javeriana Estéreo se reserva el derecho de aceptar o rechazar una donación. Debe tener en consideración la utilidad, el espacio disponible, el coste del proceso técnico y el valor de la donación.
La donación se hace con el acuerdo de que el material pasa a ser propiedad legal de la fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo que puede utilizar este fondo
151
como considere oportuno. Este acuerdo debe estar formulado explícitamente en una carta firmada por ambas partes en la que se aclaren los derechos cedidos por el donante a la fonoteca. Los fondos se integrarán y estarán disponibles para su uso y préstamo según las normas de la fonoteca.
Le rogamos que se ponga en contacto con nosotros si su donación requiere unas condiciones especiales de almacenamiento y uso, en este caso deben ser aprobadas por los órganos competentes de la fonoteca.
Aceptación de las condiciones del Protocolo de Donación:
He leído las presentes condiciones y estoy de acuerdo en que el material enumerado pase a formar parte de la fonoteca en la forma descrita. A continuación enviar la información a las siguiente dirección: [email protected] con CC [email protected]
DATOS DEL DONANTE
Apellidos _________________________________________________ Nombre _________________________________________________
Institución _________________________________________________
Dirección _________________________________________________
Correo electrónico___________________________________________
Teléfono _________________________________________________
Fecha _________________________________________________
MATERIAL DONADO
Recepción de la donación (a completar por el donante) :
Enumeración de ejemplares ó descripción de la donación: tipo de documentos, materia, particularidades de la misma, etc....) :
152
7.3.2 Anexo-Acta De Descarte
ACTA DE DESCARTE DEL MATERIAL FONOGRÁFICO
En las instalaciones de la Fonoteca de la Emisora Javeriana Estéreo, se reunieron: ______________________ Sub-Director de Programación, y _________________ Fonotecario, con el objeto de descartar (destruir o eliminar, o Donar) el material fonográfico, en razón a que, luego de realizar el respectivo procedimiento de evaluación el material no adquiere valor dentro de la colección de la fonoteca
El material que se relacionado al descarte:
Las razones que se tuvieron en cuenta para el descarte del material fonográfico son:
1.______________________ 1.______________________
2.______________________ 2.______________________
3.______________________ 3.______________________
4.______________________ 4.______________________
… …
El material fue evaluado y su destino será dispuesto a (marcar con una X):
Destrucción-Eliminación
Puesto en donación a otra institución
Para constancia se firma en Bogotá, a los _____ (XX) días del mes de ________ del año ______ (XXXX).
153
Por la Fundación Cultural Javeriana Estéreo,
_______________________________
Director de Javeriana Estéreo
______________________________
Sub-Director de Programación
______________________________
Sub-Director Administrativo
_______________________________
Fonotecario (a)
