Diseño de las entradas y controles del sistema

INTRODUCCIÓN

El diseño de sistemas hace parte delproceso de evaluación, desarrollo eimplementación de un sistema deinformación dentro de una entidad, deacuerdo a las necesidades de la misma,esto con el fin de dar solución eficaz a lasespecificaciones informáticas que serequieran. En esta presentaciónabordaremos el diseño de las entradas ycontroles del sistema, que son parte de lasbases para el desarrollo final del sistema deinformación.

OBJETIVO PRINCIPAL

Hacer una aproximación al concepto deentradas y control en un sistema deinformación, y a los elementos inmersosdentro del diseño de las entradas delsistema, caracterizando cada uno de ellos eidentificando las generalidades de dichoselementos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Comprender el diseño de las entradas de un

sistema de información.

Determinar el propósito de entradas y

control de un sistema.

Conocer las distintas formas de presentar

la información.

Presentar las entradas de la información en

formatos impresos y de pantalla.

CONTENIDOS

• Concepto general

• Características de los dispositivos de entrada de datos.

• Aspectos que guían el diseño de las entradas.

• Captura de datos para la entrada.

• Calidad de la entrada.

CONCEPTO GENERAL

El diseño de entrada es el enlace que une al

sistema de información con el mundo y sus

usuarios.

En este diseño existen aspectos generales que

todos los analistas deben tener en cuenta, éstos

son:

1. Objetivos del diseño de entrada.

2. Captura de datos para la entrada.

Las especificaciones de diseño describen lascaracterísticas del sistema, los componenteso elementos del sistema y la forma en queestos aparecerán ante los usuarios. Paramuchos usuarios, el éxito de un sistema estárelacionado con la creencia que tengan sobresi el sistema tiene las característicasadecuadas.

CARACTERISTICAS DE LOS DISPOSITIVOS DE ENTRADA

El diseño de la entrada es el enlace queune al sistema de información con elmundo y sus usuarios. Algunos aspectosdel diseño cambian, lo que depende desi el sistema está orientado hacia loteso en línea. Pero sin considerar elsistema, existen aspectos generales enla entrada que todos los analistasdeben tener en cuenta, entre ellosencontramos:

ASPECTOS QUE GUIAN EL DISEÑO DE ENTRADAS

Objetivos del diseño de la entrada

El diseño de la entrada consiste en el desarrollode especificaciones y procedimientos para lapreparación de datos, la realización de los pasosnecesarios para poner los datos de unatransacción en una forma utilizable para suprocesamiento, así como la entrada de los datosa la computadora para su procesamiento.


Cinco objetivos guían el diseño de entrada y seenfocan a controlar la cantidad de entradas quese requiere.

Control de la calidad de entrada.Evitar los retrasos.Evitar los errores en los datos.Evitar los pasos adicionales.Mantener la sencillez del proceso.


CONTROL DE LA CANTIDAD DE LA ENTRADA

Un diseño efectivo controla la cantidad de datos que

entrarán. Existen varias razones por las cuales un buen

diseñador debe controlar la cantidad de datos en la

entrada:

Las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas

dado que los costos de mano de obra son altos y la preparación de

ingreso de los datos también lo son.

La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más

tiempo que el que necesitan las computadoras para realizar sus tareas.


CONTROL DE LA CANTIDAD DE LA ENTRADA

Al reducir los requerimientos de entrada, el analista

acelerará el proceso en su totalidad desde la captación de

los datos hasta su procesamiento y así proporcionar los

resultados a los usuarios.


EVITAR LA DEMORA

Cuando el proceso se demora debido a la preparación de

los datos o la entrada de los mismos, las causas se

conocen como CUELLO DE BOTELLA.

Evitar los cuellos de botella cuando se diseña la entrada

debe ser un objetivo fundamental para el analista. Ya se

conoce una forma de reducir los cuellos de botella por

medio del uso de datos retornables.


EVITAR LOS ERRORES EN LOS DATOS

La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya

que entre mas pequeña sea esta menores serán las

oportunidades para cometer errores.


EVITAR LOS PASOS ADICIONALES

Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad

de datos en preparación es algo que no se puede controlar

por ello el analista experimentado, evitara diseños para la

entrada que traigan una mayor cantidad de pasos a seguir.


MANTENER LA SENCILLEZ DEL PROCESO

Mantener la simplicidad efectiva, un sistema de entrada

ajustado a las necesidades del usuario.

Es el proceso o transacción

mediante el cual los sistemas

informáticos obtienen y registran

datos que van a ser procesados

para ser información útil y de interés

a los usuarios. En la captura de

datos es importante tener en cuenta

los parámetros establecidos, esto

con el fin de encontrar eficacia y

eficiencia en la información que se

va a suministrar.

CAPTURA DE DATOS PARA LA ENTRADA

Objetivos de la captura de datos

1. Establecer actividades que determinen la manera más

eficiente y productiva la realización de la captura de datos.

2. Capturar datos importantes y precisos.

3. Asegurar la calidad de datos teniendo en cuenta los

parámetros establecidos o exigidos.

4. Realizar una codificación acertada.

Métodos de captura de datos

Los métodos mas frecuentes para realizar la captura de

datos, son:

1. Cuestionarios

2. Formularios

3. Entrevistas

4. Observaciones directas

5. Presentación de informes

Ventajas

Algunas de las ventajas de la captura de

datos para la entrada son las siguientes:

Asegurar efectividad en la información.

Realizar verificaciones de la

información en el sistema a cualquier

momento.

Contar con información adecuada en

el momento justo.

Disminución de errores en los datos

ingresados en el sistema.

Mayor productividad por parte de los

funcionarios.

Dispositivos para captura de datos

DISPOSITIVOS OPTICOS

Exploradores OCR (Scanners).

Aplicaciones de los

exploradores ópticos.

Códigos de barras.

Exploradores en forma de

varilla.

Pluma óptica.

Tableta y pluma digitalizadora.

Documentos retornables OCR.

Recopilación de datos de una

fuente original.

Dispositivos para captura de datos

DISPOSITIVOS DE RECONOCIMIENTO DE

CARACTERES EN TINTA MAGNÉTICA

Formularios sensibles a marcas.

Formas perforadas

Códigos de barras.

Cintas de datos.

El uso de terminales inteligentes.

Codificación

Una de las maneras mediante las cuales pueden

introducirse los datos, con mayor precisión y eficiencia es

utilizando diversos códigos previamente establecidos. Al

proceso de expresar datos ambiguos o complicados en

dígitos o letras que se capturan con facilidad se le

denomina codificación.

Tipos de codificación

Códigos secuenciales simples.

Códigos de origen alfabético.

Códigos de Clasificación.

Códigos Nemotécnicos.

Ocultado de información.

La calidad de la entrada de un sistema

determina la excelencia en el resultado un

procedimiento, se busca que las entradas

sean lo más sencillas posibles y estar

diseñadas de forma que limiten la posibilidad

de que se introduzcan datos incorrectos

para ello se utiliza la mejor tecnología y

profesionales en la construcción optimizando

diseño y eficacia constructiva, consiguiendo

de este modo una correcta planificación y

ejecución de cada labor.

CALIDAD DE LA ENTRADA

Calidad de la entrada

CONTROLES DEL SISTEMA

Existen varias razones por las cuales un buen

diseño de sistemas debe controlar la cantidad

de datos en la entrada.

primero: Las operaciones de preparación y

entrada dependen de las personas. puesto

que los costos de la mano de obra son altos,

el personal con la preparación e ingreso de

datos también lo es. entonces disminuir los

requerimientos de datos puede reducir los

costos y puede ocurrir lo mismo con los

costos de mano de obra.



segundo: la fase de entrada puede ser un

proceso lento que requiere mucho más

tiempo que el que necesitan los

computadores para llevar a cabo sus tareas.

de hecho, el computador puede permanecer

sin hacer nada durante el tiempo en que se

preparan los datos y la entrada para su

procesamiento. al disminuir los

requerimientos para la entrada, el analista

puede acelerar todo el proceso desde la

captura de datos hasta que los resultados

llegan a manos de los usuarios.


El analista también puede modificar las tasas de error de una

operación a través del diseño de la entrada, ya que la forma

en que deben ingresar los datos puede tener efectos sobre la

incidencia de los errores. otro aspecto del control de errores

es la necesidad de detectarlos cuando éstos se presentan.

las verificaciones y balances en los programas para entrada

de datos, denominadas técnicas de validación de entradas,

también descubren errores en la entrada.


El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo

utilizarán y al mismo tiempo, proporcionarán métodos para el

control de los errores, la simplicidad funciona y es aceptada

por los usuarios. en contraste, cuesta trabajo que los

usuarios acepten diseños para la entrada que sean

complejos o confusos, y no existe ninguna garantía para el

éxito al instalar un sistema complejo. en consecuencia, es

aconsejable evitar la complejidad cuando hay opciones más

sencillas.

Validación de la entrada

Los diseños de las entradas tienen como finalidad reducir la

posibilidad de cometer errores o equivocaciones durante la

entrada de datos. sin embargo, siempre debe suponer que se

presentarán errores. estos deben detectarse durante la

entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos,

es mucho más difícil corregir datos equivocados después de

almacenarlos que antes de hacerlo. de hecho los datos

equivocados se olvidan con frecuencia hasta que alguien

utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su

exactitud y validez.


Controles de lotes

El procesamiento por lotes es un termino que significa proceso

retardado debido a la acumulación de transacciones en lotes o

grupos de registros. Un método para el control de lotes, es el

definir un tamaño fijo para éste. Las transacciones se

acumulan en grupos de, por ejemplo 50 registros. Cada grupo

constituye un lote. Durante el transcurso de la jornada de

trabajo es indudable que se acumulará más de un lote, por

consiguiente, la administración desea asegurarse de que

todos los lotes sean procesados y que ninguno se pierda o se

pase por alto. Conocer el numero de lotes acumulados y

enviados para su procesamiento es de gran ayuda.


Métodos de control de lotes

Los controles del sistema son restricciones

impuestas a un usuarios o un sistema y se

usan para proteger los sistemas contra los

riesgos, o para reducir el daño causado a los

sistemas, las aplicaciones y los datos. Los

controles se implementan no solo para el

acceso, sino para implementar políticas y

asegurar que no se introduzcan datos

absurdos en las bases de datos

corporativas.


Controles del sistema

CONTROLES COMUNES PARA PROTEGER EL SISTEMA

DE INFORMACIÓN.

Solidez del programa y controles de introducción de datos.

Respaldo.

Controles de acceso.

Transacciones atómicas.

Rastro de verificación contable.



DE INFORMACIÓN.

Solidez del programa y controles de introducción de datos.

Un programa muy solido incluye código que produce de inmediato un

mensaje si un usuario se equivoca o intenta alterar un proceso. Por

ejemplo un sitio web un sitio web invita a los usuarios y los operadores a

generar contraseñas que no sean fáciles de adivinar, cantidad de

caracteres o inclusión de números etc.



DE INFORMACIÓN.

Respaldo

Es probable que el modo mas fácil de protección contra la

perdida de datos sea duplicar de manera automática todos los

datos cada cierto tiempo, un proceso denominado respaldo de

los datos



DE INFORMACIÓN.

Controles de acceso

Son medidas adoptadas para asegurar que solo quienes están

autorizados tengan acceso a una computadora o red o a

ciertas aplicaciones o datos. Un modo de bloquear el acceso a

una computadora es encerarla de manera física en una

instalación en la cual solo los usuarios autorizados puedan

acceder con la misma llave física o identificaciones de usuario

intransferibles.



DE INFORMACIÓN.

Transacciones atómicas

Una transacción atómica es un conjunto de transacciones

indivisibles que se ejecutan todas o ninguna; nunca solo una

parte. La utilización de transacciones atómicas asegura que

ocurren solo entradas completas en todos los archivos

adecuados.



DE INFORMACIÓN.

Rastro de verificación contable.

Son una serie de hechos documentados que ayudan a

detectar quien registro cuales transacciones, en que momento

y bajo la aprobación de quien.


MEDIDAS DE SEGURIDAD

*FIREWALL

Consiste en medidas de hardware y software

que bloquean el acceso a recursos de

computo.

*SERVIDOR PROXY

Representa otro servidor para todas las

solicitudes de recursos dentro de la red

confiable.



*AUTENTICACIÓN

Es el proceso de asegurar que la persona

que envía un mensaje de usted en esencia en

tal persona.

*CIFRADO

El cifrado utiliza un algoritmo matemático, el

cual es una formula y una clave. La calve es

una combinación única de bits que deben

emplearse en una formula para decifrar el

criptograma.



*SEGURIDAD DE CAPA TRANSPARENTE

Es la combinación de múltiples calves para

asegurar el uso de un sistema, una clave

publica y una personal para el usuario..

*FIRMAS DIGITALES.

Es un modo de autentificar los mensajes en

línea, es similar a una firma física pero

implementada en forma digital donde esta

firma va inmersa en los documentos y

procedimientos del sistema y esta compuesta

y cifrada de forma personal o institucional.

CONCLUSIONES

• El diseño de las entradas dentro de un sistema de informaciónpermite conocer las necesidades de los usuarios por medio dedistintas herramientas que facilitan la recopilación de datospara el analista.

• Garantizar la correcta calidad en la entrada de un sistemadetermina la excelencia en todo el proceso, ya que sedetectan posibles fallos que deben ser arreglados, evitandoasí una mala gestión de la información recibida.

• Mantener un control de un sistema de información es de vitalimportancia para asegurar la efectividad y seguridad en eldiseño y desarrollo de un sistema de información.

BIBLIOGRAFIA

A. SENN, James. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda Edición, Georgia State University. Mc. Graw-Hill. 1992.

OZ, Effy. Administración de los sistemas de información, Quinta edición.

Diseño de las entradas y controles del sistema

Education

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