DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES DE SISTEMA

ÁNGEL GUSTAVO CÓRDOBA LOZADA

GRUPO 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE HUMANIDADES Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN IIBOGOTÁ, MAYO 2014

DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES DE SISTEMA

ÁNGEL GUSTAVO CÓRDOBA LOZADA

GRUPO 4

ANDRY JOHAN MORENO GARZÓNDOCENTE

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE HUMANIDADES Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN IIBOGOTÁ, MAYO 2014

ContenidoINTRODUCCIÓN..................................................................................................................................3

DISPOSITIVOS DE ENTRADA...............................................................................................................4

1. Dispositivos de entrada de computadores.............................................................................4

2. Dispositivos de reconocimiento de voz..................................................................................4

3. Cámaras digitales...................................................................................................................4

4. Dispositivos de escaneo.........................................................................................................4

5. Lectores ópticos de datos.......................................................................................................4

6. Dispositivos de punto de venta..............................................................................................4

7. Dispositivos de entrada con pluma........................................................................................4

8. Pantallas sensibles al tacto.....................................................................................................5

9. Dispositivos biométricos........................................................................................................5

10. Escáneres de códigos de barras..........................................................................................5

ASPECTOS QUE GUÍAN EL DISEÑO DE ENTRADA................................................................................6

Diseño de las formas......................................................................................................................6

Diseño de pantallas:.......................................................................................................................9

CAPTURA DE DATOS.........................................................................................................................11

Decidir que capturar.....................................................................................................................11

Que no capturar...........................................................................................................................11

Cuellos de botella.........................................................................................................................11

Pasos adicionales.........................................................................................................................11

Elección de método de entada de datos......................................................................................11

Validación de las transacciones de entrada.................................................................................12

Validación de datos de entrada....................................................................................................12

BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................................13

INTRODUCCIÓN

Los datos son la materia prima de cualquier sistema de información que se obtienen mediante una entrada del mismo, es allí donde se obtiene la información para la toma de decisiones que nos la representan el entorno de salida, pero para obtener buena calidad de salida debe está determinado por un buen diseño de la entrada ya que el formato de la entrada debe ajustarse a los objetivos de eficacia, precisión, facilidad de uso, sencillez y atracción.

Es importante que el diseño de la entrada esta entrañablemente unido al propósito que se quiere lograr, es decir, que información se quiere obtener por medio de ésta y cómo debe ser para que su realización sea exitosa.

Por ello en este trabajo podremos introducirnos en el diseño de una entrada de calidad y eficaz, en los diferentes dispositivos de entrada, los cuales son indispensables para la captura de los datos (especialmente en esta era digitalizada), el control de las entradas y su calidad.

DISPOSITIVOS DE ENTRADA

Para la introducción de información de datos pueden utilizarse varios dispositivos los cuales van desde dispositivos para propósitos especiales para la captura de tipos específicos de datos a dispositivos de entrada de propósitos generales, entre ellos tenemos dispositivos que capturan texto, audio imágenes y video para computadores.

1. Dispositivos de entrada de computadores: el teclado y el mouse son los dispositivos de uso más comunes para la introducción de datos tipo caracteres, texto y comandos básicos. El ratón sirve para apuntar y hacer clic en símbolos e iconos, menús y comandos en la pantalla. Esto causa que la computadora emprenda acciones, como la inserción de datos en el sistema de computación.

2. Dispositivos de reconocimiento de voz: son instrumentos que emplean micrófonos y softwares capaces de reconocer el habla humana y convertirlo en códigos digitales.

3. Cámaras digitales: algunos computadores se conectan a cámaras que registran y almacenan imágenes y video en forma digital, la imagen puede editarse y ser utilizada para otros objetivos.

4. Dispositivos de escaneo: mediante un dispositivo de escaneo pueden introducirse datos de imágenes y caracteres en un sistema de computación. un escáner es el medio más eficaz para ello ya que asemeja a una maquina fotocopiadora. Los escáneres convierten en dígitos comprensibles por las computadoras imágenes mono y policromas, formularios, textos y otros documentos.

5. Lectores ópticos de datos: son dispositivos especiales de escaneo que hacen la exploración de un documento. los hay de dos tipos, uno de reconocimiento óptico de marcas OMR (optical mark recognition) que sirve para calificar pruebas, y otro de reconocimiento de caracteres OCR (optical character reconigtion) que se sirven de la luz refleja para reconocer caracteres, estos mediante softwares pueden convertir caracteres manuscritos en impresos de datos digitales.

6. Dispositivos de punto de venta: son terminales que se utilizan en supermercados para introducir información de ventas en sistemas de computación y calcular el cobro total, incluyendo impuestos. Estos dispositivos incluyen tipos de entrada y salida, como teclados, lectores de códigos, impresoras y pantallas.

7. Dispositivos de entrada con pluma: mediante el contacto con la pantalla a través de un dispositivo de entrada de pluma es posible activar un comando hacer que la computadora haga una tarea, introducir texto manuscrito y dibujar objetos y figuras.

8. Pantallas sensibles al tacto: son dispositivos que actúan como dispositivo de entrada y salida, ya que al hacer contacto en ciertas partes de la pantalla pueda ejecutarse una acción e incluso digitar datos.

9. Dispositivos biométricos: son dispositivos que introducen e identifican características o atributos físicos, como huelas digitales y rostros. Son utilizados en su gran mayoría en sistemas de seguridad computarizados.

10.Escáneres de códigos de barras: son aquellos que mediante un rayo láser leen etiquetas con códigos de barras. Son altamente utilizados en supermercados y para el control de inventarios en almacenes y bibliotecas.

ASPECTOS QUE GUÍAN EL DISEÑO DE ENTRADA

Diseño de las formas: las formas son documentos duplicados e impresos que requieren ser llenados por persona, que luego con frecuencia alimentan a la computadora.

Deben tenerse en cuenta cuatro lineamientos para el diseño de formas:

1. Diseño fácil de llenar: para reducir el error, agilizar y garantizar el llenado, esto con el fin de lograr empatía con el usuario.

Flujo de la forma. Las formas deben seguir un flujo de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, esto se basa en la manera como las personas leen una página.

Siete secciones de una forma: son siete secciones que garantizara el llenado correcto de la forma y confieren solidez, estas son:

Encabezado Identificación y acceso Instrucciones Cuerpo de la forma Firma y verificación Totales Comentarios

Rotulado: el rotulado es la técnica que garantiza que el usuario llena de manera precisa el campo ya que indica a las personas que anotar en el espacio en blanco.

2. Satisfacción del propósito deseado: las formas se crean para satisfacer uno o más de los objetivos de registro, proceso, almacenamiento o consulta de la información empresarial.

3. Asegurar el llenado preciso: el diseño es importante porque de esta manera asegura que los usuarios de la forma la diligencien de manera correcta evitando errores, sin importar cuantas veces haya utilizado la forma.

4. Las formas deben permanecer atractivas: las formas estéticamente diseñadas motivan a los usurarios ya que se les da importancia

organizacional, esto es que cuando la llene se sienta satisfecha. Las formas deben dar la apariencia de que están bien organizadas y dotar de un buen espacio para alojar las respuestas. el uso de diferentes tipografías contribuyen a mejorar la imagen y puede motivar el interés del usuario al separa por categorías y sub-categorías con líneas de diferentes grosores que hacen que llamen la atención y el usuario sienta seguridad al llenar los espacios.

Diseño de pantallas: el diseño de para las pantallas es similar que las de las formas, aunque existen diferencias notables entre una y otra. los lineamientos de diseño para este tipo de diseño se basa en eficacia, precisión, facilidad de uso, consistencia, sencillez y atracción.

Los principales lineamientos para el diseño de entradas en pantallas son:

1. mantenerla pantalla sencilla: de presentarse de manera sencilla y solamente mostrar lo necesario para la acción particular que se lleva a cabo.

Las tres secciones de la pantalla: la parte superior contiene el encabezado, para indicar al usuario donde se encuentra. la sección del medio debe utilizarse para el cuerpo, para esta sección el flujo debe ser de izquierda a derecha y de arriba a abajo, utilizar los rótulos para auxiliar al usuario diligenciar los datos correctos, proporcionar al usuario la definición de los campos indicando su dimensión previsto para los datos para cada campo de la pantalla. la tercera sección es la de comentarios e instrucciones la cual debe contener un menú con órdenes para que el usuario las recuerde, esto con el fin de que el usuario se sienta seguro de la información que ingresa.

uso de ventanas: el uso de ventanas que se sobreponen parcialmente ayudan al diseño a mantener su sencillez y al usuario como tipo de ayuda, esto facilita el acceso rápido y correcto ya que el usuario no necesita estar recordando que tipo de información debe ingresar.

2. conservar la consistencia en las pantallas: para un buen diseño de pantalla es el necesario una imagen consistente. una forma de mantener esta consistencia es la de agrupar campos para un tipo de información, es decir, información que mantenga una relación lógica, como nombres y apellidos.

3. facilidad de movimiento: es importante que todo el diseño de entrada se encuentre en una sola pantalla, pero de no ser así debe existir la posibilidad de que el usuario se pueda desplazar con facilidad entre una pantalla y

otra. existen tres mecanismos para facilitar el movimiento: el desplazamiento, la solicitud de mayor detalle y el dialogo en pantalla.

4. diseño de una pantalla atractiva: para atraer a un usuario y sea más productivo y comenta menos errores se deben utilizar espacios abiertos que rodeen los campos de captura, de esta manera no se verá sobrecargada la pantalla; también atrae al usuario un flujo lógico y dar organización utilizando las tres secciones; se puede separar por categorías y sub-categorías e incluso para dar más estética a la pantalla organizar esta información en tablas con diferentes grosores para diferenciar la información. la tipografía confieren a las pantallas un atractivo y los estilos diferentes resaltan la diferenciación entre categorías. el uso de iconos e imágenes mantiene al usuario atraído a la pantalla, de igual manera el color ayuda a detectar errores, llama la atención sobre muchos atributos, se den utilizar colores de lato contraste; esto permite que el usuario tenga percepción con rapidez y sin errores.

CAPTURA DE DATOS

la captura de los datos es la parte más relevante en el diseño de entradas ya que al asegurar con efectividad de captura se obtienen logros de productividad de información.

Decidir que capturarExisten dos categorías de datos que deben ser introducidos en las entradas: los datos que cambian o varían en cada transacción como por ejemplo el número de artículos de una venta, y los datos que se distinguen de otros artículos, un ejemplo seria el nombre de los artículos de la venta.

Que no capturarNo se capturan las operaciones repetitivas que pueden hacer las computadoras, como el registro de la hora, cálculos, e inclusive la fecha de registro.

Cuellos de botellaLos cuellos de botella son la incapacidad de de manejar los datos que se capturan; para evitar esta entropía sistemática es necesario hacer un buen análisis de los datos que realmente se necesitan y la cantidad suficiente de funcionarios que trabajaran con los datos ingresados.

Pasos adicionalesLos pasos adicionales se determinan en el análisis, pero también cuando los usuarios utilizan el sistema, pero entre menos pasos adicionales se lograra tener menos errores.

Solo es posible si se pensó con anterioridad sobre qué debería contener el documento fuente.

Elección de método de entada de datos Teclado: el teclado es el método más utilizado para ingresar datos, sin

embargo existen teclas o la combinación de ellas, para abrir y cerrar programas, como para almacenar y guardarlos.

OCR: reconocimiento óptico de caracteres es el método de entrada de datos de un documento escaneado.

códigos de barras: estos códigos garantizan la precisión de la información en la entrada de datos ya que su codificación hace que sean altamente efectivos en el manejo de inventarios.

códigos QR: estos códigos son códigos de barras mezclados con puntos bidimensionales que sirve para almacenar información sobre características, datos entre otros de artículos, servicios o personas.

CALIDAD DE LOS DATOS DE ENTRADA

Validación de las transacciones de entradaLos errores no se pueden evitar por completo, pero su descubrimiento antes de poner el sistema de entradas en funcionamiento puede evitar un gran desastre.Existen tres problemas principales que pueden presentarse en las transacciones de datos:

proporcionar los datos incorrectos. proporcionar datos a personas no automatizadas. petición al sistema para realizar una función incorrecta.

Validación de datos de entrada

se deben hacer diferentes pruebas para confirmar que los datos se validen de acuerdo a lo dispuesto por el software. Se consideran siete posibilidades para validar una entrada.

1. Evaluación de datos faltantes2. Evaluación de la longitud del campo3. Evaluación del tipo o composición4. Evaluación del rango o racionalidad5. Prueba para valores no validos6. Prueba para la comparación de datos ya almacenados7. Establecimiento de códigos de autovalidación

BIBLIOGRAFÍA

BURCH. John G. Diseño de sistemas de información. México: Grupo Noriega Editores.1992

STAIR, Ralph M. Principios de sistemas de información. Enfoque administrativo. México: Thomson Learning. 1999

KENDALL, Kenneth E. Análisis y diseño de sistemas. México Prentice –Hall Hispanoamérica. 1991