DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD NACIONAL ......CONTABILIDAD NACIONAL ARRASTRE DE SALDOS CONTABLES...

Instructivo 01 Categorización

Código: MH-MU-CN-03-2020 Versión: 01 Página 1 de 16

Arrastre de Saldos Contables SIGAF

Código: MH-MU-CN-03-2020 Arrastre de Saldos Contables SIGAF

DIRECCIÓN GENERAL DE

CONTABILIDAD NACIONAL

ARRASTRE DE SALDOS CONTABLES

SIGAF

Setiembre, 2020

Versión 01





Contenido

Contenido 1. Introducción ........................................................................................................................................3

2. Objetivo ..............................................................................................................................................3

3. Alcance ..............................................................................................................................................3

4. Contenido ...........................................................................................................................................4

5. Documentos vinculados .......................................................................................................................4

6. Glosario de términos y siglas. ...............................................................................................................4

7. Instrucciones de llenado ......................................................................................................................7

8. Control del documento ...................................................................................................................... 15

9. Documentos a sustituir ..................................................................................................................... 15

10. Firmas de autorización .................................................................................................................. 16





1. Introducción El arrastre de saldos es el proceso por el cual se llevan los saldos de un ejercicio económico que se cierra al siguiente ejercicio.

2. Objetivo Detallar los pasos a realizar para el arrastre de saldos contables, esto se realiza una vez terminado el cierre anual, esto implica haber terminado satisfactoriamente el proceso de arrastre de documentos, cumplir con los registros contables presupuestarios y patrimoniales, para luego realizar la emisión de los estados financieros del año, una vez hecho esto y que ya no existan pendientes sobre los registros contables del año anterior se procederá con el arrastre de saldos, por lo que para el Poder Ejecutivo se debe realizar luego de la presentación de los EEFF aprobados, es una tarea propia de la Unidad de Análisis Contable y en caso de las adscritas y poderes en SIGAF de los responsables de la Unidad Contable. Otro requisito importante es contar con el rol en SIGAF, va a depender de la institución, a continuación, se indican los roles: ZZ_GL_CI_TRANSACCIONES_CIERRE ZZ_GL_ARRASTRE_SALDOS_A751 ZZ_GL_ARRASTRE_SALDOS_A781 ZZ_GL_ARRASTRE_SALDOS_A820 ZZ_GL_ARRASTRE_SALDOS_A901 ZZ_GL_ARRASTRE_SALDOS_A908 ZZ_GL_ARRASTRE_SALDOS_P401

3. Alcance El manual tiene como objetivo, que, una vez iniciado el nuevo periodo, los usuarios que utilizan SIGAF, no tengan problemas con los saldos contables que fueron arrastrados del año anterior y puedan contar con los mismos, para el nuevo período.





4. Contenido

Actividades

Número Descripción Responsable

a. Se ingresa a la transacción FAGLGVTR Usuario que utiliza la transacción

b. Arrastre al ejercicio. Usuario que tiene los permisos.

c. Control de proceso. Usuario que tiene los permisos.

d. Para la revisión y análisis de los datos se ingresa al icono de cuentas de balance y cuentas de remanente. El resultado de ambos debe ser descargado a Excel.

Usuario que tiene los permisos.

e. Una vez que fueron analizados y comparados con los datos al cierre de los EEFF, se procede a quitar el check en ejecución en Test, para que queden los cambios aplicados.


f. Una vez terminado el proceso se puede volver a descargar los documentos de cuentas de balance y cuentas de remanente.


Fin del Instructivo

5. Documentos vinculados

6. Glosario de términos y siglas. Arrastre saldos: Es el proceso por el cual se llevan los saldos de un ejercicio económico que se cierra al siguiente ejercicio. Cuenta contable: término que se refiere a las cuentas de mayor en que la contabilidad de la empresa registra cada uno de sus movimientos. Ejecución modo test: modalidad que permite ejecutar un programa para visualizar y simular los posibles resultados. Generalmente el modo test es una tilde en la pantalla de selección de programa. Al eliminar la tilde, el programa se ejecuta en modo real y genera las contabilizaciones que tiene previsto.





Ejemplos de programas que se pueden ejecutar en modo test:

• Valoración en moneda extranjera.

• Ejecución de amortizaciones.

• Arrastre de saldos. Ejercicio: Se refiere al ejercicio económico o año fiscal que posee una empresa. Se llama ejercicio al período de tiempo por el cual se exponen la información en los estados contables. Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones. Existen diferentes tipos de ejercicios:

• Los que coinciden con el año natural, es decir que comienzan en enero y finalizan en diciembre.

• Los que comienzan en un periodo diferente.

• Los ejercicios dependientes de año, esto quiere decir que cada año puede comenzar en fecha diferente, por ejemplo, los ejercicios que son por semana.

• Ejercicios cortos, son aquellos ejercicios que contienen una cantidad de periodos menor de los definidos.

• El ejercicio se define por medio de una variante de ejercicios y luego a cada sociedad se le asigna la variante de ejercicio que le corresponde.

Ledger: se refiere a cada uno de los libros en los que se puede llevar la contabilidad de una empresa. Una de las características de la nueva contabilidad principal es la posibilidad de administrar múltiples libros. La contabilidad de las sociedades se lleva en un libro principal, normalmente identificado como el libro OL. Características:

• Solo un libro puede definirse como libro principal.

• El libro principal gestiona las monedas paralelas (monedas locales adicionales) que se asignan a la sociedad.

• El libro principal utiliza las variantes de ejercicio fiscal y la variante de periodos de contabilización que se le asignan a la sociedad.

• Solo se contabilizan en CO los valores del libro principal.

• Además de libro principal, también puede definir otros libros no principales.





Sociedad: unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente. Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización. Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar. Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad. Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios. Transacción FAGLGVTR: arrastre de saldos. Se utiliza para refundir los saldos de las cuentas de ingresos y egresos en la cuenta patrimonial denominada cuenta de remanente (resultado del ejercicio), y para arrastrar el saldo de las cuentas de balance al nuevo ejercicio. La transacción se puede ejecutar en modo test para visualizar los resultados. Se debe ejecutar por sociedad y para cada ledger que se haya configurado. Usuario: nombre que se le asigna a quien debe acceder al sistema SAP. A los usuarios se los puede clasificar de diferentes maneras según su función:

• Usuario final: es la persona que accede para operar y transaccionar en el sistema productivo.

• Usuario clave: es quien determina y delimita los procesos de negocios, propone las metodologías a utilizar en función de lo que la empresa requiere, coordina y valida las pruebas de los procesos definidos y reporta los problemas a los consultores funcionales de SAP.





7. Instrucciones de llenado a. Se ingresa a la transacción FAGLGVTR

Transacción FAGLGVTR Ledger: 0L Se indica la sociedad o sociedades FI: Ejemplo A908 Tipo de registro:0 Versión:1

b. Arrastre al ejercicio: el año a arrastrar, Ejemplo 2020 si lo que se va a arrastrar es el saldo final del

2019 y estamos en 2020 se debe indicar 2020 como el de la imagen.

c. Control de proceso: Chek en Ejecución en Test, esto para realizar el análisis para aplicarlo luego de la revisión y análisis se quita, para que se aplique y deje el cambio aplicado.

Edición de lista:





Se muestra el siguiente mensaje, no genera ningún error en el proceso.





Aparece la siguiente pantalla donde todo se genera correctamente.

d. Para la revisión y análisis de los datos se ingresa al icono de cuentas de balance y cuentas de

remanente. El resultado de ambos debe ser descargado a Excel.





e. Una vez que fueron analizados y comparados con los datos al cierre de los EEFF, se procede a

quitar el check en ejecución en Test, para que queden los cambios aplicados.





f. Una vez terminado el proceso indica el siguiente mensaje y se puede volver a descargar los documentos de cuentas de balance y cuentas de remanente. El resultado de ambos debe ser descargado a Excel para su respaldo.

También se puede verificar el Historial del arrastre de saldos, este fue generado antes de realizar el proceso:





Este fue generado después, aquí tienen el control de quien lo hizo y cuando lo hizo, además de indicar los valores de selección, esto comprueba que fue hecho el arrastre en caso de las ejecuciones con Test no quedan en esta información, lo que confirma si fue realizado o no.

Se adjuntan ejemplos del ambiente de producción:





8. Control del documento

9. Documentos a sustituir

DOCUMENTO ANTERIOR DOCUMENTO NUEVO

Nombre Código N° Versión

Nombre Código N° Versión

N/A N/A N/A N/A N/A N/A

Nombre del Instructivo

Versión Tarea Responsable Cargo Descripción del cambio

Fecha

N° 1

Elaboración Shirley Solano Picado

Profesional de Egresos

Elaboración del documento

Setiembre de 2020

Revisión Jaime Delgado Campos



Setiembre de 2020

Aprobación Jeannette Solano García Subdirectora


Setiembre de 2020

Almacenado en: Portal del Ministerio de Hacienda e Intranet





10. Firmas de autorización

V.º B.º:

Shirley Solano Picado


Contabilidad Nacional

Elaborado por:

Jaime Delgado Campos


Contabilidad Nacional

Aprobado por:

Jeannette Solano García

Subdirección

2020-09-22T15:52:32-0600SHIRLEY JOHANNA SOLANO PICADO (FIRMA)

2020-09-22T16:00:15-0600JAIME ALBERTO DELGADO CAMPOS (FIRMA)

2020-09-23T17:13:54-0600JEANNETTE MARIA SOLANO GARCIA (FIRMA)

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