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Repositorio de Archivos

Estructura, nomenclatura y políticas

generales

• Celulares en vibración• No portátiles• Participación activa

Reglas de juegoPara sacar el máximo provecho de la charla de divulgación.

Agenda

• Introducción• Estructura Central de Datos

• Registros de proyectos

• Nomenclatura de archivos• Políticas generales• Resumen

Esta presentación contiene algunas de lasrecomendaciones, sobre como estructurar un repositoriopara almacenar de manera centralizada toda lainformación asociada las diferentes macroactividades dela oficina de proyectos y a los proyectos como tal, asícomo la forma correcta de nombrar los archivos y laspolíticas que se deben cumplir.

Introducción

Estructura Central de DatosSituación actual

Con el objetivo de mantener un histórico y facilitar la ubicación de los proyectosen ejecución y cerrados se recomienda la siguiente estructura:a. Proyectos en ejecuciónb. Histórico de proyectos

Dentro de cada una de las carpetas “Proyectos en Ejecución” e “Histórico deproyectos” debería conservarse la documentación de los proyectos clasificadaconforme a la definición de niveles para EDATEL, así:I. PequeñosII. MedianosIII. Grandes

Registros de proyectos

Dentro de la estructura decada nivel se debe tener unacarpeta por cada uno de losproyectos correspondientesa cada nivel. Se recomiendautilizar un estándar denombres para los proyectosasí:

99-Nombre de proyecto,donde “99” es un númeroconsecutivo de 2 dígitos yno existen espacios ni antesni después del guion.

Ej: 01-Implementación RedWifi Visitantes

Dentro de la carpeta de cada proyecto debe existir una carpeta paracada uno de los grupos de procesos definidos en la metodología:

Registros de proyectosProyectos en ejecución

Pequeños• ID-Nombre del proyecto

1) Inicio2) Planeación3) Ejecución4) Entrega a Operación5) Cierre6) Seguimiento y Control7) General

Medianos• La misma estructura del anterior

Grandes• La misma estructura del anterior

1. Inicio: Esta carpeta debe contener toda la documentación generada quecorresponda a los procesos de inicio.

• Clasificación del Proyecto• Project Charter• Análisis de stakeholders• Acta de Inicio• Anexos del Project Charter

o Propuesta Comercialo Contrato o Convenioo Estudios de factibilidad (Técnica, Operativa,

Jurídica y Financiera)o Diseño preliminar

2. Planeación: Esta carpeta debe contener toda la documentación generadasegún el nivel del proyecto que corresponda a los procesos de planeación.

• Matriz de Roles y responsabilidades• Plan de Comunicación• Scope Statement• WBS• Matriz de Riesgos• Plan de contratación• Cronograma• Presupuesto• Acta de kickoff• Plan de Entrega

3. Ejecución: Esta carpeta debe contener toda la documentación generada delos procesos de ejecución del proyecto según la naturaleza del mismo.

• Solicitud de Cambios

6. Seguimiento y Control: Esta carpeta debe contener toda la documentacióngenerada según el nivel del proyecto que corresponda a los procesos deseguimiento y control.

• Acta de seguimiento• Informe de Rendimiento• Control del proyecto

4. Entrega a Operación: Esta carpeta debe contener toda la documentacióngenerada del proceso de entrega a operación.

• Acta de Entrega a Operación• Cronograma Entrega a Operación

5. Cierre: Esta carpeta debe contener toda la documentación generadasegún el nivel del proyecto que corresponda a los procesos de cierre delproyecto.

• Lecciones Aprendidas• Checklists de documentos• Acta de Cierre• Evaluación del Cierre del Proyecto

7. General: Esta carpeta debe contener todas las versiones no vigentes delos documentos generados en el proyecto.

Nomenclatura de archivosA continuación algunas recomendaciones para el manejo de la nomenclatura ylas versiones de los archivos del proyecto.

La versión guardada de los documentos generados por el proyecto se debenombrar así:

Nombre de plantilla-Cliente-Nombre de ProyectoDonde no existen espacios ni antes ni después de los guiones.

A partir de la segunda versión y demás versiones adicionales que se generen de undocumento se utilizará la siguiente nomenclatura:

Nombre de plantilla-Cliente-Nombre de Proyecto.V99Donde V significa versión, 99 es un número consecutivo de 2 dígitos y no existen espacios ni antes nidespués del punto.

Solo se deben conservar versiones actuales de los documentos en cada una de las carpetascorrespondientes. Todas las versiones no vigentes de la documentación del proyecto debenmoverse y conservarse almacenadas en la carpeta “General”. Esto quiere decir que si creé laversión 2 del Scope Statement debo mover la versión 1 para la carpeta general y conservarsolo la versión 2 en la carpeta de Planeación del proyecto.

Políticas generales

A continuación algunas recomendaciones para el manejo de la información yprivilegios de acceso.

Referente a la documentación del proceso:

• La documentación de la metodología debe ser de conocimiento organizacional ypor lo tanto cualquier miembro del equipo debería tener acceso de tipo lectura.

• Esta estructura solo debería ser modificada por el personal responsable de ladefinición y la maduración de la metodología dentro de la Oficina de Proyectos.

Referente a los registros de proyectos:

• Los registros de proyectos debe ser de conocimiento público para todoslos miembros del equipo y por lo tanto cualquiera debería tener accesode tipo lectura.

• Dentro de la carpeta de “Proyectos en ejecución” solo el líder deproyectos asignado a cada proyecto debe tener permisos de modificar,crear y borrar los archivos correspondientes a sus propios proyectos.

• La carpeta “Histórico de Proyectos” solo debe ser modificada por elpersonal responsable del control del portafolio de proyectos dentro de laOficina de Proyectos.

Resumen de la sesión

1. He aterrizado el concepto de lo que es el repositorio de archivos?

2. Tengo claro el estándar de nombres para los proyectos?

3. Entiendo como se deben versionar los archivos?

4. Conozco las políticas generales del repositorio?

Definición de próximos pasos

• Revisar y organizar las carpetas del repositorio.

• Renombrar archivos de acuerdo a la nomenclatura definida.

• Validar las si se están cumpliendo las recomendación de manejo de la información y privilegios de acceso.

Muchas gracias.

Para ampliar esta información, se puede consultar el documento deDefinición Repositorio de Archivos Gestión de Proyectos U.G NegociosCorporativos :MAN NC PMO 851 Definición Repositorio de Archivos.docxDisponible en la Intranet y en la carpeta del Modelo de Gestión en elrepositorio de la Oficina de Proyectos.