CURSO – TALLER Formación de Auditores Internos ANEXOS GERENCIA SISTEMAS DE CALIDAD.

CURSO – TALLER

Formación de Auditores Internos

ANEXOS

GERENCIA SISTEMAS DE CALIDADGERENCIA SISTEMAS DE CALIDAD

Técnicas de Auditoría Técnicas de Auditoría

Desarrollo de rutas de auditoría Preparación de la auditoría Muestreo de la auditoría Condiciones controladas Conformidad y no conformidad Evaluación de la efectividad Técnicas para entrevistas Registros de auditoría

La obtención de la información precisa (objetiva – hechos)

depende del conocimiento y aplicación adecuada de las

técnicas de auditoría.

Preparación de la Auditoría Preparación de la Auditoría

Auditar sin preparar = falta de profesionalismo

El principal enemigo de la auditoría = el tiempo

Prácticamente es imposible auditar la totalidad de los sistemas de calidad

Se deben seleccionar las partes relevantes y más importantes del sistema

Preparación adecuada = certidumbre de auditoría efectiva

Rutas de Auditoría Rutas de Auditoría

Es la estrategia de la auditoría Secuencia lógica, caminos para

lograr el objetivo Su combinación correcta permite

la continuidad e integración de información

Facilitan el entendimiento del sistema por auditar

Las rutas de auditoría conforman la estructura de la auditoría en sí

y maximizan los recursos disponibles.


Clases de rutas:

auditorias verticales (ascendentes o descendentes)

auditorias horizontales auditorias aleatorias auditorias libres auditorias cláusula por cláusula

(no es una ruta verdadera de auditoría)

auditorias por departamento


ACCIÓN CORRECTIVA

AUDITORÍA INTERNA

VENTAS

DISEÑO

COMPRAS

INSPECCIÓN

PRODUCCIÓN

INSPECCIÓN

BODEGAS

TRANSPORTE

RESPONSABILIDADES

CAPACITACIÓN

CONTROL DE DOCUMENTOS

REGISTROS DE CALIDAD

NO CONFORMIDAD

RESPONSABILIDADES

CAPACITACIÓN



NO CONFORMIDAD

RESPONSABILIDADES

CAPACITACIÓN



NO CONFORMIDAD

RESPONSABILIDADES

CAPACITACIÓN



NO CONFORMIDAD

RESPONSABILIDADES

CAPACITACIÓN



NO CONFORMIDAD

RASTREABILIDAD

RESPONSABILIDADES

CAPACITACIÓN



NO CONFORMIDAD

ASCENDENTE

RESPONSABILIDADES

CAPACITACIÓN



NO CONFORMIDAD

CALIBRACIÓN

RASTREABILIDAD

RESPONSABILIDADES

CAPACITACIÓN



NO CONFORMIDAD

CALIBRACIÓN

RESPONSABILIDADES

CAPACITACIÓN



NO CONFORMIDAD

CALIBRACIÓN

RESPONSABILIDADES

CAPACITACIÓN



NO CONFORMIDAD

RUTA DE AUDITORÍAVERTICAL

(ASCENDENTE)


Auditorias ascendentes – ventajas

buen uso del tiempo

verificación por lo general es mucho más veloz

se obtienen muchos conocimientos sobre la efectividad de un sistema antes de auditar los mecanismos de apoyo, por ejemplo controles de auditoría interna y de acción correctiva

no existen “callejones sin salida”

la continuidad nos da un buen panorama sobre el control global del sistema en las muestras seleccionadas.


Auditorias descendentes – desventajas

se puede llegar a “callejones sin salida”

se necesita remuestrear, se pierde continuidad, se usa tiempo extra

no se tiene conocimiento de la eficacia del sistema antes de auditar las cláusulas de mejoría, por ejemplo el sistema de acción correctiva, el sistema de auditoría, el sistema de revisión de la dirección

puede hacer perder mucho tiempo.

ACCIÓN PREVENTIVA

ACCIÓN CORRECTIVA

NO CONFORMIDAD

CAPACITACIÓN


RASTREABILIDAD

CALIBRACIÓN

COMPRASCOMPRAS

INSPECCIÓNINSPECCIÓN

PRODUCCIÓNPRODUCCIÓN

INSPECCIÓNINSPECCIÓN

BODEGASBODEGAS

RUTA DE AUDITORÍAPRINCIPAL (VERTICAL)

RUTA DE AUDITORÍA HORIZONTAL

RUTA DE AUDITORÍASECUNDARIA (HORIZONTAL)



Auditorias aleatorias Selección aleatoria de los procesos y los puntos

de control No hay continuidad Resultados sin coherencia Valor limitado Confiabilidad baja

Auditorias libres Combinación de técnicas anteriores Investigación de problemas específicos


Auditorias cláusula por cláusula Examen individual de cada cláusula No hay continuidad Pérdida de tiempo por repetición de ubicaciones Para auditores incompetentes

Auditorias por departamento Auditores con poca experiencia Evaluación sin integración No hay continuidad Duplicidad


Puntos clave para evitar dificultades con las rutas de auditoría:

a) La ruta de auditoría debe ser lógica, con los diversos procesos auditados unidos en forma secuencial cuando sea posible, es decir utilizando las mismas muestras para auditar procesos diferentes (continuidad de muestras).

b) Debe hacerse hincapié en los aspectos más críticos o fundamentales del sistema operativo.

c) Deben cerrarse tanto las rutas de auditoría verticales como las horizontales.

Rutas de Auditoría - Ejercicios Rutas de Auditoría - Ejercicios

Seleccione el tipo de ruta de auditoría que considere más efectiva para lograr el objetivo que le indique el instructor

Diseñe la ruta de auditoría para lograr el objetivo que le indique el instructor

Listas de Verificación Listas de Verificación

Una de las herramientas más útiles para auditar

Nos permiten ahorrar mucho tiempo

Dan sentido y dirección Mantienen el enfoque No debemos ser “cuadrados” con

las listas de verificación

Listas de Verificación Listas de Verificación

Dos tipos: Listas de verificación de

criterios = auditoría de escritorio

Listas de verificación de implantación = auditoría en campo

Contemplan todos los requisitos Evitan concentrarse en los

requisitos favoritos

Listas de Verificación - Beneficios Listas de Verificación - Beneficios

1. Es un constante recordatorio del objetivo del proceso.

2. Mejora la comprensión de la norma de administración de calidad.

3. Mejora la comprensión del sistema que se audita.

4. Puede vincularse a la ruta de auditoría para obtener una secuencia lógica a través del sistema.

5. Ahorra mucho tiempo antes de la auditoría y durante ésta.

6. Actúa como punto de referencia si se “atasca”, es decir si no se está seguro de los pasos siguientes.

7. Actúa como una breve guía del sistema de administración.

8. Ayuda a darle mayor sustancia a la ruta de auditoría.

9. Puede incluir una lista de los “insumos” de un proceso o parte del mismo, lo que puede ayudar a enfocarse sobre su efectividad.

10. Ofrece un mecanismo de control que puede usarse para distribuir el tiempo.

Listas de Verificación - Beneficios Listas de Verificación - Beneficios

Listas de Verificación - Ejercicios Listas de Verificación - Ejercicios

Identifique los requisitos del procedimiento que le asigne el instructor.

Elabore la lista de verificación que aplicaría para auditar los requisitos identificados en el punto anterior.

Muestreo de Auditoría – Tipos de Muestra Muestreo de Auditoría – Tipos de Muestra

La auditoría es un ejercicio de muestreo

Representativo del desempeño y efectividad

Determina el control ejercido en el sistema - proceso

Debe incluir las 4 P’s Personas Procesos Productos Papel

Debe incluir las interfases

Continuidad de las Muestras Continuidad de las Muestras

Todas las muestras recolectadas están relacionadas con un contrato o pedido de los clientes

Ofrece un buen panorama del control global que se ejerce sobre un contrato o pedido específico

Da una indicación de la efectividad colectiva del sistema de calidad La auditoría es un ejercicio de muestreo

Mientras más contratos - pedidos se seleccionen, más amplio será el panorama de dicha eficacia

Cantidad de Muestras Cantidad de Muestras

Cientos o miles para escoger

La continuidad implica la reducción del número de muestras

Regla empírica = mínimo 3, máximo 8, usar sentido común

Cantidad de Muestras Cantidad de Muestras

Auditar el tamaño de muestra mínimo, ¿Cumplimiento y efectividad? Si = pasar al siguiente proceso No = tomar muestras

adicionales y confirmar Incumplimiento = no tomar más

muestras, considerar significancia y fundamentar

El objetivo de la auditoría no es buscar incumplimiento

Tips para el Muestreo Tips para el Muestreo

Las muestras se seleccionan para cubrir un período razonable

La muestra deberá ser representativa de la operación auditada

La muestra deberá ser seleccionada por el auditor

Muestreo - Ejercicios Muestreo - Ejercicios

Identifique la cantidad y tipo de muestras que tomaría para verificar los requisitos de la ruta de auditoría que le asigne el instructor.

Conformidad y No conformidad Conformidad y No conformidad

En la vida real la perfección no existe

La perdida de control es síntoma de incumplimiento

El incumplimiento tiene que ser evaluado

La significancia del incumplimiento depende de: El impacto de los efectos El riesgo que representa

No conformidad (ISO 8402)

“Incumplimiento de un requisito especificado”

No conformidad - Redacción No conformidad - Redacción

Identificar el requisito motivo del incumplimiento

Establecer por que no se cumple el requisito

Indicar la evidencia objetiva del incumplimiento

Evidencia Objetiva (ISO 8402)

“Información que puede ser probada como verdadera, basada en hechos

obtenidos por medio de observaciones, mediciones,

pruebas u otros medios”

No conformidad No conformidad

Evitar ideas preconcebidas Evitar trivialidades Diferenciar entre observaciones y

no conformidades

Observación (ISO 8402)

“Declaración de un hecho, efectuada durante una auditoría de calidad y

soportada con evidencias objetivas”

No conformidad - Ejercicios No conformidad - Ejercicios

Identifique las no conformidades presentes en las notas de auditoría que le asigne el instructor.

Comente la validez de cada una de las no conformidades en la lista que le proporcione el instructor.

Redacte las no conformidades de los casos que le indique el instructor.

Evaluación de la Efectividad Evaluación de la Efectividad

Quizás el mayor reto para el auditor

Considerar la significancia de los hallazgos en forma colectiva

Se basa en las muestras seleccionadas

El sistema es efectivo cuando alcanza sus objetivos de manera

controlada.

Evaluación de la Efectividad Evaluación de la Efectividad

JUICIO DEL AUDITOR

VARÍA EL UMBRALDE

EVALUACIÓN SE HALLA UN100% DE

CUMPLIMIENTO

EL SISTEMASE DECLARA NO

EFECTIVO

EL SISTEMASE DECLARA

EFECTIVO?

0% NO HAYCUMPLIMIENTO

Debe estar basado en la evidencia objetiva

Considerar tanto el cumplimiento como el incumplimiento

Considerar los indicadores del sistema

Como Obtener InformaciónComo Obtener Información

Lectura

Observación

Entrevista

“Los mejores entrevistadores son quienes dicen lo mínimo y poseen la habilidad de escuchar y oír lo que les dicen, combinando esto con la actitud y tono correctos. Los mejores auditores generan esta clase de ambiente en el que puede producirse una buena comunicación”.

Técnicas de EntrevistasTécnicas de Entrevistas

Preguntas abiertas

Preguntas cerradas

Preguntas guiadas

Preguntas hipotéticas

Preguntas estúpidas

Preguntas Básicas para Verificar el ControlPreguntas Básicas para Verificar el Control

OBSERVE LOQUE SE REALIZA

P. ¿CUÁL ESSU TRABAJO?

P. ¿POR QUÉ SEHACE ASÍ?

COMPARE LARESPUESTA

¿ ALGUNADIFERENCIA?

P. ¿QUÉ CAPACITACIÓNRECIBIÓ USTED?

COMPARE CONEL REGISTRO DECAPACITACIÓN

P. ¿QUÉ HACE USTEDCUANDO SE PRESENTA

UNA NO CONFORMIDAD?

CON EL PROCEDIMIENTO,INSTRUCCIÓN DE TRABAJO,

ESPECIFICACIONES,APTITUD DE MANO DE OBRA,

NORMA, ETC.

AUDITORÍA DE PERSONAS


¿ PROCESODEFINIDO?

¿ESPECIFICACIONESINSTALADAS?

PARÁMETROSDE OPERACIÓN

DEFINIDOS

RESPONSABILIDADPOR LA

INSTALACIÓN

¿ DEFINIDA LAAUTORIDAD PARA

MODIFICAR?

¿ SE SUPERVISAEL

REQUISITO?

¿ CONDICIONESOPERACIONALES

REALES?

CONTROL DE SERVICIO:PLAN

ESPECIFICACIONESEQUIPO

INGENIERÍA.

AUDITORÍA DECONTROL DE

MÁQUINAS

OBSERVE:

LA MÁQUINA OPERADE ACUERDO CON...?


¿ EL MATERIAL ENTRANTEESTA DE ACUERDO

CON ESPECIFICACIONES?

CONTROLDE

MATERIALES

¡PRUEBE ALGUNOS!¿ EL MATERIAL EN PROCESO

ESTA DE ACUERDO CON ESPECIFICACIONES?

¿ LA “ENTIDAD” ESTÁCONFORME A LAESPECIFICACIÓN?

¿EL MANEJO ESTÁ CONFORME A LAESPECIFICACIÓN?

OBSERVE

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