Control Pro Mot Ores

5/10/2018 Control Pro Mot Ores - slidepdf.com

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PROYECTOPROYECTO

CONTROL DE ACCESO ENCONTROL DE ACCESO ENTIENDASTIENDAS CON EQUIPOCON EQUIPO

BIOMÉTRICOBIOMÉTRICO



Chedraui preocupado por elevar yoptimizar la rentabilidad de lainversión de nuestros Proveedores en

promotoría, los invita a conocer y aparticipar en este proyecto.

Esta solución nos conducirá a nuestroobjetivo común que es: mayoresventas.

Propósito



Situación Actual

Hoy en día, en las labores de promotoría, tantoChedraui, como sus Proveedores, hemosidentificado los siguientes aspectos en la

operación cotidiana en tienda:

Falta de control de asistencia

Alta Rotación y Ausentismo

Baja productividadBaja calidad en servicio al consumidor

Problemas de orden laboral



Estableciendo una estricta disciplina en el registro deentradas y salidas del personal a través deequipos biométricos instalados en la entrada depersonal de cada una de las Tiendas.

Ello nos permitirá controlar la fuerza de promociónen beneficio de ambas partes:

–Proveedores

–Chedraui

Chedraui en su afán por resolver dicha problemática,seleccionó a Time Tracker como proveedor, por suenfoque, experiencia y capacidades.

¿Cómo se puede resolver?



Equipos Biométricos (lector de huelladigital de última generación).

Desarrollo de sistemas basado enComponentes.

Telecomunicaciones basadas enInternet.

Es un sistema que permite el registro, control ymonitoreo de los eventos de entradas y salidas depersonal, diseñado con tecnología de vangardia, queintegra:

¿Qué es la Tecnología Time

Tracker?



Autentificación:

Cada vez que el personal, asisten a una tienda se leautentifica por medio de su huella digital al registrar

todas sus entradas y salidas, con las siguientes ventajas:

La huella digital es única e intransferible.

El registro es rápido e imposible de falsificar.

No sucede que “olvido su credencial”.

Si olvida su número, el equipo se lo informa.

¿Cómo opera?



¿Qué se obtiene?

Chedraui

Puede ver las entradas y salidas de todo el personalen cada una de sus sucursales.

Proveedores y AgenciasPueden ver las entradas y salidas únicamente de su

personal en cada una de las sucursales.

Información:

Los registros generados se clasifican para poder ver enlínea a través de usuarios en Internet únicamente lainformación de entradas y salidas que corresponda alpersonal de cada quien en cada unidad de negocio ycon una amplia gama de consultas. Con esta soluciónse puede dar seguimiento cotidiano a la operación y alo establecido en Acuerdos Comerciales.



Participantes

Las personas que están sujetas a este control de acceso son:

Personal de Proveedores de ProductosSupervisores PromotoresVendedores Demostradores

Promovendedores Técnicos(Incluyendo al personal de temporada y al de apoyo paraque en casos de contingencias ya se encuentren habilitados)

Personal interno de Chedraui

Personal de proveedores de servicios contratados porChedraui o en convenio.



Personas que se exceptuan de este sistema de control, por su

naturaleza y funciones:

Ejecutivos (Directores, Gerentes, Coordinadores regionales o

divisionales, etc., tanto de Chedraui como de sus

Proveedores) Representantes Farmacéuticos que sólo contactan al Jefe de

Farmacia para presentar sus productos. Repartidores y Choferes que sólo llegan a entregar mercancía,

ya que están controlados desde Zona de Recibo.

Estibadores y cargadores, que permanecen en Zona de recibo. Personal de instituciones u organismos que realizan trámites o

inspección. Estudiantes de servicio social y empacadores voluntarios. Visitantes esporádicos para alguna reunión o trámite.

Excepciones



Proceso para el registro inicial

PROMOTOR,

SUPERV., ETC.

Recibe de su patrón losdocumentos y losentrega al Jefe deRecursos Humanos de laprimera sucursal que

asista.Esto debe ser a partir deldía siguiente que seregistró en Internet yantes de los 15 díassiguientes.El formato lleva impresaslas fechas de vigencia.

PROVEEDOR O AGENCIA

Ingresa a la páginachedraui.com.mx y seleccionala liga

para registrar los datos de su

personal e imprimir losformatos que genera y donde elsistema le asigna la clave paraacceso al equipo biométrico.(Ver guía anexa).Firmar y entrega a su personallos siguientes documentos:

JEFE DE REC. HUMANOS

(ADMINISTRADOR)

Valida documentos, realiza elcenso de la huella de la personaen el equipo biométrico ycapacita a cada uno sobre comoutilizar el equipo y qué hacer en

casos necesarios.

Sella y firma de recibido el

Formato de registro y devuelveal personal para que puedapresentarlo a las siguientessucursales que acuda.

1. Formato de registro firmadopor quién es el patrón.(original y copia)

2. Carta responsiva en papelmembretado y/o sellado por quien es el patrón y firmado.

3. Copia de afiliación vigente alIMSS con el registro patronal

4. Copia de identificación confoto o gafette.

http://monitor.timetracker.com.mx/Mantenimiento/PreAltas/AltaProvedores.jsp?IdOrg=2901&UsrAdm=999



La asistencia seáespecificará en

número de visitas

FORMATO DEREGISTRO PARA:

SUPERVISOR Coordina y supervisa asu personal.

VENDEDOR (A) Levanta pedidos de suproducto.

TECNICO (A) Capacita para el manejode productos y/oequipos; damantenimiento aequipos.



FORMATO DEREGISTRO PARA:

La asistencia seespecificará en

horario detallado o jornada mínima.

PROMOVENDEDOR(A)

Levanta pedido y surtesu producto de bodega apiso de venta; limpia yacomoda el anaquel.

PROMOTOR (A) Surte su producto debodega a piso de venta;limpia y acomoda el

anaquel. Promuevealgún servicio en latienda.

DEMOSTRADOR (A) Promueve la venta ydegusta su producto;surte de bodega a pisode venta.



(MEMBRETE DEL PATRON)

(SELLO DELPATRON)



PREVENCION DEPERDIDAS

Confirma que se registrecorrectamente en el equipobiométrico y que portengafete correspondiente.

Auxilia al personal que tengaproblemas con el registro en

el equipo biométrico por daños en su huella

Reporta al Jefe de RecursosHumanos los casosespeciales para que losolucione.

Se asegura que junto alequipo se encuentre el cartelcon el proceso de registrode entradas y salidas.

PERSONAL

Cada vez que ingrese o salga deuna Tienda deberá hacerlo por laentrada de personal y registrar sus entradas y salidas con suhuella en el equipo biométrico.

F1 = ENTRADAF2 = SALIDA A DESCANSOF3 = REGRESO DE DESCANSOF4 = SALIDA

Si es la primera vez que acude aotra sucursal diferente a dondese censo su huella, primero debe

realizar una réplica (solicitar enel mismo equipo, a la basecentral le envíe la copia de suhuella) y entregar copia selladadel formato de registro.

CHEDRAUIPROVEEDORES Y

AGENCIAS

A través de un usuarioen el Sistema TimeTracker se podráconsultar la asistencia ypermanencia del

personal en cadasucursal, así comoestablecer y dar seguimiento a acuerdoscomerciales.

Registro diario

Se elimina reloj checador,tarjetas y libretas de registro

En caso de contingencia existiráun formato de control.

http://www.officemax.com.mx/store/detail.aspx?ID=35997&CategoryID=552



Monitor Time Tracker

Es un módulo del sistema Time Tracker que permite a la Cadena,

Proveedores y Agencias visualizar, analizar y explotar en línea las

entradas y salidas de su personal.

Con ello es posible cuantificar a nivel Cadena – Proveedor - Agencia:

Estadía RecursosPuestos Visitas, etc…

Con una amplia gama de consultas tales como:

Periodo Zona Geográfica

Tienda Zona ComercialPuestos Tipo de evento, etc…

Ejemplos en las páginas siguientes.



Acuerdos Comerciales

Es un módulo del sistema Time Tracker donde se establece unconvenio entre proveedores y Chedraui sobre las horas y visitas en

que asistirán los promotores y demás puestos a las sucursales, en el

cual se puede ir dando seguimiento al cumplimiento en base al

comparativo de este acuerdo con la realidad generada a través de los

registros de su personal en los equipos biométricos.

El objetivo es eficiantar los recursos humanos asignados a la

promotoría en cada unidad de negocio, coordinando los esfuerzos de

Chedraui y Proveedores, a fin de lograr mayor rentabilidad en la

inversión del proveedor y en consecuencia incrementar las ventas.

Ejemplo en página siguiente.



Calendario de implementación

SUCURSALES

REGISTRO ENINTERNET

ENTREGADOCTOS. Y

CENSO DEHUELLAS

INGRESOOBLIGATORIO

CON EQ.BIOMETRICO

CD. VERACRUZ 26-JUN-06 26-JUN-06 1-JUL-06

DF Y EDO. DE MEXICO 5-OCT-06 6-OCT-06 23-OCT-06

HUAMANTLA, PUEBLA, S.MARTIN TX, TEHUACAN,

CORDOBA Y ORIZABA. VILLAHERMOSA, CARDENAS 13-NOV-06 27-NOV-06 11-DIC-06

XALAPA, COATEPEC, MTZ. DE LA T. Y TEZIUTLAN

TAXCO, ACAPULCO, CUERNAVACA, PUEBLA V 26-MAR-07 27-MAR-07 16-ABR-07

QUERETARO, LEON, GUADALAJARA Y MORELIA

MERIDA, CAMPECHE Y CD. DEL CARMEN

CANCUN, PLAYA DEL CARMEN, COZUMEL Y CHETUMAL 11-JUN-07 12-JUN-07 25-JUN-07

TAMPICO-MADERO, CD. VALLES, POZA RICA, TUXPAN Y PAPANTLA

NVO. LAREDO, MATAMOROS, AGUASCALIENTES Y SAN LUIS POTOSI.

*

JULIO

*

JULIO

*

JULIO

COATZACOALCOS, MINATITLAN, ACAYUCAN, TUXTEPEC, OAXACA,PALENQUE, TUXTLA, SAN CRISTOBAL Y TAPACHULA

*

AGOSTO

*AGOSTO

*AGOSTO

* Fechas por confirmar. Independientemente se publicarán con tiempo en cada sucursal conforme

se vayan a realizar.



Beneficios1. Controlar y cuantificar el tiempo real de presencia de la labor de promoción

relacionando con el impacto en las ventas.

2. Contribuir a mejorar la existencia de productos en los anaqueles

reflejándose en un mejor desempeño y productividad de los promotores,

3. Mejorar la calidad de atención a clientes al haber presentes personal que

atienda el producto y dudas.4. Controlar y dar seguimiento a los acuerdos comerciales por la fuerza de

trabajo que envía el Proveedor a cada sucursal.

5. Mejorar el control y supervisión del Gte. de Tienda sobre los promotores.

6. Al ser personal identificado y más comprometido se contribuye a disminuir la merma derivada del resurtido o mal manejo del producto.

7. Disminuir rotación y el ausentismo del personal.

8. Mejorar el proceso de prenómina del proveedor, al conocer el historial

laboral del personal.

9. Adecuada documentación para las demandas laborales de los promotores.



Compromisos

Proveedores, Agencias y Chedraui Apoyo y seguimiento a este proyecto.

Comunicar a su personal, sobre la importancia del proyecto.

Cumplimiento en el registro del personal en la liga de la

página Chedraui y entrega de documentos.

Fomentar entre sus colaboradores el correcto uso y registro

de entradas y salidas en el equipo biométrico.

Coordinación entre Proveedores - Agencias - Chedraui para

cualquier situación.

Seguimiento estricto y permanente a los Acuerdos

Comerciales



¿El acceso a las consultas de la información de este

sistema y el control de los acuerdos comerciales tienecosto?

SI

Mediante una coparticipación para cubrir los costos por esteservicio, en la que Chedraui participará con una aportación demás del 70% y el proveedor con menos del 30% conrespecto a los precios al público de Time Tracker en otrascadenas.La facturación será anual, los precios se los proporcionarándirectamente en Time Tracker.

Costos

¿El registro del personal en la base de datos de estesistema y el acceso a las sucursales a través del equipo

biométrico tiene costo?NO



Gracias

Atención y soporte:

Teléfono: 50-91-68-91 en la Cd. de MéxicoE-mail Proveedores:

[email protected]

E-mail Tiendas:[email protected]

mailto:[email protected]







RESPUESTAS A PREGUNTASRESPUESTAS A PREGUNTAS

YY

ACLARACION DE DUDASACLARACION DE DUDAS









1. ¿ES OBLIGATORIO EL REGISTRO DEL PERSONAL Y USO DEL EQUIPO BIOMETRICO?

Si, toda persona que llega a laborar a Tiendas Chedraui debe estar registrada en la basede datos de Time Tracker, entregar sus documentos a RH, censar su huella e ingresar y

salir por la entrada de personal a través del equipo biométrico.

2. ¿LOS EJECUTIVOS TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE?

No, ellos no tiene obligación de registrarse, ni de ingresar por entrada de personal,

pueden hacerlo por entrada de clientes.

3. ¿TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE LOS REPARTIDOSRES Y CHOFERES?

El registro y control de algún otro puesto que no sea: Supervisor, Vendedor

Promovendedor, Promotor, Demostrador ó Técnico, será opcional si el Proveedor o

Agencia quieren aprovechar el sistema para monitorearlo.

3. ¿EL PERSONAL TIENE QUE REGISTRARSE EN TODAS LAS SUCURSALES?

Una vez que a una persona la registran en la base de datos y han censando su huella tras

la entrega de documentos, queda habilitada para poder ingresar a cualquier sucursal

Chedraui, reconociendo el patrón (Proveedor o Agencia) su relación laboral.

Preguntas y respuestas























5. ¿SE TIENEN QUE ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A TODAS LAS SUCURSALES QUEACUDA?

No. Si una persona necesita acudir a varias sucursales, sólo en la primera entregará los

documentos originales y en las demás sólo copia del formato de registro sellado y firmado

en la primera. No hay que realizar nuevo censo de huella, solo hacer una réplica en el

equipo para que la valide en la base de datos central antes de registrar su primera entrada.

6. ¿PUEDEN ENTREGARSE DOCUMENTOS DE OTRA CIUDAD Y POR FAX?

Sí. Los documentos deben ser en papel membretado y/o sellado por quien es el patrón

laboral y pueden ser con domicilio de la localidad o foráneos, dependiendo donde se

encuentren sus oficinas. En caso de ser foráneos se podrá recibir por fax debiendoentregar los originales en un lapso no mayor a 15 días.


















7. ¿CUAL ES EL DOCUMENTOS DEL IMSS QUE SE SOLICITA?

El documento que se solicita del IMSS debe ser uno emitido por dicho instituto donde se

compruebe que la persona mencionada está afiliada y vigente por determinado patrón.

Puede ser la “Relación de movimientos operados” (Afil-06) que remite el IMSS al patrón

cada vez que le envía altas, movimientos de sueldos o bajas. También puede ser la

“Emisión de movimientos mensuales o bimestrales” que el IMSS envía al patrón

periódicamente para informar de todos los movimientos recibidos y procesados para cada

persona que tiene afiliada. En última instancia podría ser el pase permanente que le

entregan a la persona para recibir atención médica en alguna clínica fuera de la ciudad

donde está registrado el patrón. Cualquiera de éstos documentos tendrá que tener una

vigencia menor a 2 meses.

8. ¿DEBE ENTREGARSE DOCUMENTOS POSTERIORMENTE?

Cada semestre solicitará el Jefe de Recursos Humanos al personal que le entregue un

documentos de su afiliación al IMSS actualizado a fechas recientes ( 2 meses máximo), los

cuales pueden ser los mismo mencionado en el punto anterior.






















9. ¿QUE SE DEBE HACER SI UNA PERSONA YA NO TRABAJA PARA EL PROVEEDOR O

AGENCIA?

La Agencia y/o Proveedor deberá darlo de baja en el mismo sistema de datos donde lo

registró, para impedir que pueda registrarse en el equipo biométrico e ingresar a las suc.

9. ¿LOS GERENTES Y JEFES DE AREA PUEDEN CAMBIAR EL HORARIO DEL PROMOTOR?

El plan de horario semanal que se expresa en el formato de registro y carta responsiva

para cada persona, es una propuesta que deberá acordarse con el Gerente de la Tienda o

Jefe de Área responsable, quienes podrán solicitar y acordar cambios a los Supervisores

y Proveedores en cualquier momento para cubrir con las necesidades de atención de su

producto en la Tienda, siempre y cuando se respete el total de horas convenidas.

9. ¿EL ACCESO A LAS SUCURSALES SOLO DEBE SER EN LOS DÍAS Y HORARIOS

ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA Y DOCUMENTOS?

Los equipos biométricos no restringen el acceso si el personal se presenta en un día no

señalado, fuera del horario o en alguna sucursal que no esté programada, ya que es

posible que en caso de contingencias envíen a alguien de última hora. Sólo debe estar

registrada y activa en el sistema.
























12. ¿HAY UN HORARIOS LIMITE ESTABLECIDO PARA QUE LOS PROMOTORES PUEDAN

INGRESAR A LAS SUCURSALES?

No hay restricción de horario para el acceso a las Tiendas del personal de proveedores

aún cuando haya habido retardo en la hora estipulada, pero deberán cumplir con el total

de horas establecidas. Con el módulo de Acuerdos Comerciales el Proveedor, Comprador

y Gerentes de la tienda establecerán el mejor horario para la atención de sus productos y

a través de los reportes del sistema conocerán las incidencias, retardos y faltas para

reportarlas y tomar las medidas necesarias. La Dirección de Operaciones informará a las

Sucursales del DF y Edo. de México para que no limiten el acceso.

12. ¿PUEDE UNA MISMA PERSONA ATENDER A DOS PROVEEDORES?

Si, siempre y cuando cumpla con el tiempo establecido para cada uno. En estos casos la

agencia deberá registrar a dicha persona en cada proveedor para generar claves

independientes, entregar ambos paquetes de documentos y darán de alta dos huellas

diferentes; con esto se podrá identificar que se cumpla el tiempo estipulado o contratado

para cada proveedor.






















14. ¿QUE FUNCIONES DEBE REALIZAR EL PROMOTOR ?

Las funciones que deben realizar y en las que participa el personal de Proveedores, sonlas siguientes y exclusivamente para sus productos y los de Calidad Chedraui:

a) RESURTIDO EN PISO DE VENTAS Y BODEGA, que implica:

• Limpiar producto, así como el mueble, anaquel y área de bodega que le

corresponda; no dejar cajas, estibas y cartón mal colocado.

• Exhibir y cuadrar producto de acuerdo a características o lineamientos.• Señalizar, colocando etiquetas de precios, comparativos y cartulinas.

a) INVENTARIOS: Apoyo en el proceso de inventario de sus productos.

b) DEVOLUCION DE PRODUCTOS A PROVEEDOR. Apoyo en el conteo, empaque y

trámite.

c) PRODUCTOS ABANDONADOS EN PISO: Recolección de sus productos en el lugar deconcentración y reacomodo en mueble o entrega para merma.

14. ¿QUIEN DEBE FIRMAR LA PAPELETA DE SALIDA?

La papeleta de salida será firmada sólo por el Jefe de Área responsable en turno de la

Tienda o el Gerente quien deberá asegurarse se hayan cumplido con las actividades




























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