CONTROL DE REVISIONES - Cancillería · Modificación de la base legal: Se incluyen las circulares...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: DE-PT-10

NOMBRE:

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO FORMULACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA

POLÍTICA EXTERIOR / FORMULAR, INSCRIBIR

Y ACTUALIZAR LOS PROYECTOS DE INVERSION Y GENERACION FICHAS EBI

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RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 25

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 30/08/2017

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del procedimiento

2 Modificación de la responsabilidad de aplicación de acuerdo al Decreto 3355 de 2009.

3

Modificación objetivo Inclusión de políticas de operación Modificación de actividades 1 y 9 Se incluyeron las actividades 10, 12 y 13 Actualización de la actividad 16 Inclusión del riesgo para la actividad 1

4 Modificación objetivo, actualización base legal, documentos asociados, registros, políticas de operación, desarrollo del procedimiento, puntos de control.

5 Ajuste redacción objetivo con base en nuevo plan estratégico de la entidad. Modificación de los registros y las políticas de operación.

6 Actualización de las políticas de operación Se incluyen las actividades 6 a 12, referentes a actualizaciones para vigencia futura Las actividades 6 a 13 cambian de numeración y quedan numeradas del 13 al 20.

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Actualización del marco normativo. Actualización de las políticas de operación de acuerdo a la metodología Cadena de Valor para la formulación de los proyectos de inversión e incluir políticas de operación para la ejecución de recursos de inversión. Eliminación de las actividades 6 y 8. Las actividades 13 a 20 cambian de numeración y quedan numeradas del 6 a 13. Las actividades 7 y 10 se consolidaron en la actividad 16. Las actividades 9, 11 y 12 cambiaron de numeración a 14,17 y 15 respectivamente.

8 Actualización y organización por fecha y jerarquía de la base legal, actualización documentos asociados e inclusión de los requisitos de la nueva política transversal de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno en las Políticas de Operación.



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Actualización del objetivo con el fin de dar claridad sobre los recursos de inversión del Sector de Relaciones Exteriores y la alineación de los proyectos de inversión con el Plan Nacional de Desarrollo. Actualización del alcance con el fin de dar precisión Modificación de la base legal: Se incluyen las circulares expedidas por el Departamento Nacional de Planeación en la vigencia 2016. Actualización de los documentos asociados: Se incluyeron instructivos del manejo del SUIFP elaborados por el Departamento Nacional de Planeación. Actualización de las políticas de operación: Se incluyeron políticas de operación relacionadas con la asignación de recursos, la priorización de iniciativas y las veedurías ciudadanas.

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Actualización del numeral 6. REGISTROS con el fin de incluir los siguientes: GD-FO-06 Registro difusión de documentos, Memorandos y Oficios. Actualización de las políticas de operación con el fin de incluir lineamientos sobre la perspectiva de género.

11 Actualización de las políticas de operación en relación a la información detallada que debe remitir de la contratación a realizarse.

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Actualización del numeral 4. Definiciones, 5. Documentos asociados y 6. Registros asociados. Se incluye el numeral 7. Sistemas de Información y otros medios electrónicos y se actualiza el desarrollo del procedimiento de acuerdo a la nueva metodología establecida en la guía de elaboración de documentos. Se actualiza el alcance con los responsables de aplicación

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

Victor Alfonso Arias Garcia Asesor 24/08/2017

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

Laura Liliana Olaya Suarez Secretaria Ejecutiva 30/08/2017

REVISÓ CARGO FECHA

Victor Alfonso Arias Garcia Asesor 30/08/2017

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

Victor Alfonso arias Garcia Jefe (E) Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Organizacional

30/08/2017



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1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades requeridas para guiar, a través de los conceptos básicos, cada una de las

etapas del ciclo presupuestal, en lo relacionado con el gasto de inversión del Sector de Relaciones Exteriores y así

garantizar la consistencia entre la estructuración de los proyectos de inversión, las apropiaciones contenidas en la Ley

Anual de Presupuesto de cada vigencia y las prioridades definidas en el marco del Plan Nacional de Desarrollo.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la formulación del proyecto de inversión por parte de las áreas interesadas y finaliza con

el proyecto en estado registrado-actualizado dentro del Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas-SUIFP

del Departamento Nacional de Planeación. El procedimiento aplica para todos los proyectos de inversión del Sector de

Relaciones Exteriores registrados en el SUIFP.

3. BASE LEGAL

• Constitución Política de Colombia

• Ley 819 de 2003, por la cual se dictan normas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia

fiscal y se dictan otras disposiciones.

• Ley 179 de 1994, por el cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989 Orgánica de

Presupuesto.

• Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo

• Ley 38 de 1989, Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación

• Disposiciones generales del Presupuesto General de la Nación-PGN (Decreto de Liquidación Vigente)

• Decreto 1082 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo

de Planeación Nacional.

• Decreto 1068 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y

Crédito Público”

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14811#0



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• Decreto 4836 de 2011, Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los

Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010, y se dictan otras disposiciones en la

materia. Artículo 4.

• Decreto 2844 de 2010, Por el cual se reglamentan normas orgánicas de Presupuesto y del Plan Nacional de

Desarrollo.

• Decreto 3517 de 2009, por la cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeación

• Decreto No 875 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 841 de 1990 (oportunidad de registro de los

proyectos de inversión nacional)

• Decreto 3487 de 2007, por el cual se modifica el Decreto 4730 de 2005

• Decreto 1957 de 2007, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras

disposiciones en la materia

• Decreto 4730 de 2005, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto

• Decreto 3286 de 2004, por el cual se crea el Sistema de Información de Seguimiento a los Proyectos de

Inversión Pública

• Decreto 111 de 1996 y sus Decretos reglamentarios, por el cual se compila y modifica la Ley 38 de 1989,

Estatuto Orgánico del Presupuesto

• Resolución 806 de 2005, por la cual se organizan metodologías, criterios y procedimientos que permitan

integrar los Sistemas de Planeación y la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos.

• Circular 10-4 de 2016. Recomendaciones proyectos dirigidos población víctima del conflicto armado.

Departamento Nacional de Planeación.

• Circular 07-4 de 2016. Consideraciones para la asignación de recursos, redistribución presupuestal, proyectos

de inversión y seguimiento de acciones para grupos étnicos. Departamento Nacional de Planeación.

4. DEFINICIONES

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN NACIONAL-BPIN: Es la plataforma para el registro y

la sistematización de los proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del Presupuesto

General de la Nación que debidamente formulados y evaluados permiten tomar decisiones de inversión para que se



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generen los bienes y/o servicios necesarios para el mejoramiento de la calidad de vida y el bienestar de la sociedad

colombiana.

CADENA DE VALOR. Relación secuencial y lógica entre insumos, actividades, productos, resultados e impactos en

la que se añade valor a lo largo de su proceso de transformación. Se puede decir que en una primera etapa de la

cadena de valor se toman insumos, que tienen unos costos asociados, y bajo alguna tecnología y procesos (llamado

actividades), se transforman en productos. Luego, en una segunda etapa, los productos bajo condiciones

específicas generan resultados, que, en un tiempo mucho mayor, generan impactos, que deben cumplir, parcial o

totalmente, alguna función pública o social del Estado.

ETAPA DE INVERSIÓN. Es la etapa en la cual se materializan las acciones que dan como resultado bienes o

servicio y culmina cuando el o los productos obtenidos comienzan a generar beneficios. En esta etapa se realizan

los procesos de ejecución y seguimiento. La ejecución se desarrolla física y financieramente. Durante este periodo

se llevan a cabo las actividades necesarias para la obtención del producto o productos del proyecto. Las actividades

deben ser claras, concretas y estar programadas en el tiempo, pues ellas indicarán el monto de recursos que se

requiere anualmente para poder lograr el producto en el tiempo estipulado. El seguimiento va de la mano con la

ejecución. Este se realiza a los insumos, actividades y productos planteados en la cadena de valor del proyecto a

través de indicadores de producto y de gestión que son los que miden el comportamiento físico del proyecto.

ETAPA DE PREINVERSIÓN. Es la etapa del proyecto que involucra la formulación y evaluación ex ante del

proyecto. En esta etapa, se identifica el problema o necesidad y se prepara la información pertinente para establecer

si desde el punto de vista financiero, técnico, económico y ambiental es viable emprender el proyecto.

FICHA DE ESTADÍSTICAS BÁSICAS DE INVERSIÓN-EBI: Es la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión que

resume las características centrales de un proyecto o programa. En ella se debe plasmar la información de la

alternativa seleccionada en la evaluación del proyecto o programa. Esta ficha deber ser diligenciada por las

entidades para cada uno de los proyectos o programas que requiera financiamiento del PGN

METODOLOGÍA GENERAL AJUSTADA-MGA: Es una aplicación informática que sigue un orden lógico para el



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registro de la información más relevante resultado del proceso de formulación y estructuración de los proyectos de

inversión pública. Su sustento conceptual se basa de una parte en la metodología de Marco Lógico y de otra en los

principios de preparación y evaluación económica de proyectos.

PROYECTO: unidad operacional del desarrollo que vincula recursos, actividades y productos durante un período

determinado y con una ubicación definida para resolver problemas o necesidades de la población.

PROYECTO DE INVERSIÓN PÚBLICA. Se entiende como la unidad operacional de la planeación del desarrollo

que vincula recursos públicos (humanos, físicos, monetarios, entre otros) para resolver problemas o necesidades

sentidas de la población. Contemplan actividades limitadas en el tiempo, que utilizan total o parcialmente estos

recursos, con el fin de crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad de producción o de provisión de bienes o

servicios por parte del Estado. Éste plasma el proceso de creación de valor.

SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS-SUIFP: Es un sistema de información que

integra los procesos asociados a cada una de las fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos

de inversión desde su formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas de gobierno y

las políticas públicas. Garantiza a su vez la consistencia de la información (formulación, programación, ejecución y

seguimiento a proyectos de inversión) y la interoperabilidad entre los sistemas existentes para la administración del

presupuesto público nacional, es decir, entre el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional-BPIN, el

Sistema Integrado de Información Financiera-SIIF, el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión-SPI y el

Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno-SISMEG.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• DE-IN-01 Metodología para la formulación de proyectos de inversión.

• Documento guía del módulo de capacitación virtual en teoría de proyectos (Guía MGA), Departamento

Nacional de Planeación.

• Manual de la Inversión Pública Nacional, Departamento Nacional de Planeación

• Manual Modulo BPIN (Banco de Programas y proyectos de Inversión Nacional)



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• Guía para la regionalización de la inversión nacional. Departamento Nacional de Planeación

• Instructivo Para el Uso de Política Transversal - Desplazados y Victimas, Departamento Nacional de

Planeación

• Instructivo Tramite Levantamiento Previo. Departamento Nacional de Planeación.

• Instructivo Política Transversal - Grupos Étnicos. Departamento Nacional de Planeación

• Instructivo para actualizar el estado de los proyectos. Departamento Nacional de Planeación.

• Catálogo de productos del Sector de Relaciones Exteriores

6. REGISTROS

• CO-FO-05 Control de asistencia y seguimiento a compromisos.

• GD-FO-06 Registro de difusión de documentos.

• DE-FO-29 Ficha actualización proyectos de inversión

• Documentos soporte del proyecto

• Correos electrónicos

• Memorandos

• Oficios

• Fichas BPIN.

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

Metodología General Ajustada - MGA Web

Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas-SUIFP

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

La formulación de los proyectos de inversión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia se realizará

de acuerdo a los procedimientos que esta Entidad defina internamente, sin embargo, deben tener en cuenta las



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directrices metodológicas del Departamento Nacional de Planeación y de la Oficina Asesora de Planeación del

Ministerio de Relaciones Exteriores.

Para la formulación de proyectos de inversión, el formulador y el gerente deben identificar el título de gasto que

atienden, y enmarcar el proceso de formulación en la metodología de Cadena de Valor, definida por el

Departamento Nacional de Planeación.

En la formulación de nuevos proyectos de inversión se debe tener en cuenta que los mismos deben dar respuesta a

una prioridad definida por el Gobierno Nacional en el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Estratégico Sectorial e

Institucional y a los compromisos asumidos por el Sector.

En este proceso, el gerente del proyecto en caso de ser necesario deberá involucrar a la ciudadanía en la

identificación y formulación de las iniciativas que permitirán dar solución a las prioridades identificadas. El Gerente

determinará el medio a través del cual se dará la participación en la formulación de los proyectos, el cual puede ser

a través de la realización de comités, talleres participativos, mesas de trabajo con organizaciones de la sociedad

civil, foros virtuales, entre otros.

En el proceso de formulación de los proyectos de inversión, la Entidad en los proyectos que tengan intervención de

la ciudadanía deberá dar a conocer a las veedurías ciudadanas a través de la Red de Veedurías de Colombia, las

actividades que se desarrollaran con el fin de promover el control ciudadano sobre la gestión pública y los resultados

de la misma. Para la actualización anual que se realice a estos proyectos, la invitación a participar debe ser

realizada por el Gerente del Proyecto y enviada por escrito antes del 30 de enero de la vigencia en curso.

Para la asignación de recursos a los proyectos de inversión se debe tener en cuenta el Marco de Gasto de Mediano

Plazo definido por el Gobierno Nacional.

En este orden de ideas, para la elaboración de los proyectos es necesario cumplir con el siguiente procedimiento: (i)

definición del problema y construcción del Árbol del Problema (identificación de causas y efectos del problema); (ii)

elaboración de la Matriz de Marco Lógico (identificación de objetivo general y objetivos específicos); (iii)



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identificación de los Productos, entendidos como el bien y/o servicio que es provisto por el proyecto para la

consecución de los objetivos específicos; (iv) identificación de las actividades e insumos; (v) incorporación de

riesgos y supuestos; e (vi) incorporación de los indicadores de medición.

Toda la información para la formulación del proyecto de inversión debe ser registrada en la Metodología General

Ajustada - MGA Web.

En los proyectos que tienen un trabajo directo con la comunidad, la formulación y ejecución de los proyectos de

inversión del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores se realizarán teniendo en cuenta los siguientes

lineamientos sobre la perspectiva de género:

• Para la aplicación de estos lineamientos se deben tener en cuenta los siguientes conceptos:

✓ Sexo: Son las características físicas, biológicas, anatómicas y fisiológicas de los seres humanos, que

los definen como macho y hembra. El sexo se reconoce a partir de datos corporales genitales; el

sexo es una construcción natural, con la que se nace.

✓ Género: Se refiere a las características definidas por la sociedad de carácter social, cultural, político,

psicológico, jurídico y económico que le son asignadas a las mujeres y hombres en forma

diferenciada. El género considera los rasgos psicológicos y culturales que la sociedad atribuye, a

cada uno, lo que considera “masculino” o “femenino”.

✓ Enfoque de género: Es una alternativa que implica abordar primero el análisis de las

relaciones de género para basar en él la toma de decisiones y acciones para el desarrollo.

Es una forma de observar la realidad atendiendo las variables de sexo y género y sus

manifestaciones en un contexto geográfico, cultural, étnico e histórico determinado. En el

enfoque se reconoce que el género es una construcción social y cultural que se produce

históricamente y por lo tanto es susceptible de ser transformada. Toma en cuenta, además,

las diferencias por clase, etnia, raza, edad y religión.



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✓ Equidad de género: Parte del reconocimiento de que las diferencias y las desigualdades

entre mujeres y hombres requieren ser atendidas a través de acciones específicas, acordes

con las características o circunstancias propias de cada uno de los sexos en un contexto

determinado. Por tanto, propone un trato diferenciado que permita compensar la situación de

desventaja que históricamente han vivido las mujeres, y atender las necesidades específicas

de hombres y mujeres a partir del reconocimiento de sus diferencias.

• La recolección y análisis de datos, así como la formulación de indicadores deben ser desagregados por

sexo y género y deben reflejar las relaciones sociales de género que se establecen entre mujeres y

hombres.

• Se debe usar lenguaje inclusivo y sensible al género. Se debe hacer un esfuerzo por emplear palabras con

las cuales las mujeres se puedan identificar y se sientan incluidas y pueden ser visibilizadas. Por ejemplo:

✓ Indicar el plural neutro: “Todas las personas son iguales ante la ley” y no “todos los hombres son

iguales ante la ley”

✓ Visibilizar al máximo a las mujeres en el lenguaje, no obstante, no se debe caer en la ridiculización,

por ejemplo, usando expresiones como sujetos y sujetas.

✓ Hombres y mujeres deben ser nombradas cuando se hace referencia a situaciones de las que ambos

son parte.

✓ No es necesario siempre usar los y las en tanto puede causar cansancio y resistencia para usar un

lenguaje inclusivo y no discriminatorio. Existen muchas palabras que incluyen a las mujeres y a los

hombres por igual. A continuación, se presentan algunos ejemplos del uso inclusivo y no

discriminatorio del lenguaje.

NO SI

El hombre, los hombres La humanidad, las personas

El hombre latinoamericano Los hombres y las mujeres de Latinoamérica

Los niños Los niños y las niñas, la niñez

Los ancianos Las personas mayores



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• Se debe incorporar medidas y acciones que atienden a las diferentes situaciones, roles, necesidades e

intereses de las mujeres, los hombres, las niñas y los niños con la visión de eliminar las diferencias entre

género y alcanzar la equidad

• Se deben adaptar las intervenciones en territorio y con la comunidad, y actuar para promover una mayor

igualdad entre hombres y mujeres.

• Se pueden desarrollar estos lineamientos a través de acciones afirmativas (acciones de promoción o

facilitación que tengan como propósito promover medidas encaminadas a superar la discriminación y los

prejuicios y comprenden medidas de carácter legislativo, ejecutivo, e incluso decisiones judiciales).

En el caso en que los recursos a ejecutar por parte de los proyectos de inversión vayan a ser ejecutados a nivel

departamental o municipal, se deberá identificar desde la fase de formulación, el monto de la inversión a realizar por

departamento e incluir esta información de regionalización.

Cuando no se cuente con indicadores adecuados para hacer seguimiento a alguna de las actividades del proyecto,

el usuario que tenga rol de formulador deberá solicitarlos vía SUIFP, en el capítulo de indicadores entrando al link

“solicitar nuevo indicador”.

Todos los proyectos de inversión del Sector de Relaciones Exteriores deben ser remitidos por la Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Organizacional del Ministerio de Relaciones Exteriores al Departamento Nacional de

Planeación, para que esta entidad verifique la consistencia en cuanto a: las etapas de formulación y viabilización del

proyecto, el cumplimiento de los requisitos metodológicos, la relación del proyecto con los lineamientos de política

pública con base en el PND y con las orientaciones del Consejo Nacional de Política Económica y Social, CONPES,

y la calidad de la información consignada en el proyecto para adelantar la regionalización de la inversión y contar

con herramientas para hacer seguimiento al mismo.



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Ante la aparición de no conformidades en cada una de las etapas del ciclo de los proyectos de inversión, se deberá

generar todo el trámite correspondiente desde la formulación, hasta el envío del proyecto al DNP, pasando por los

filtros de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional del Ministerio de Relaciones Exteriores.

En caso de que se detecte un posible hecho de corrupción en la formulación y ejecución del proyecto, la Oficina

Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional realizará una mesa de trabajo con el Gerente y formulador del

proyecto con el fin de analizar el hecho y tomar las acciones correspondientes.

Durante las fases previas a la elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones, se deben realizar los ajustes

que se requieran a la información de los proyectos de inversión.

Con el fin de elaborar el Plan Operativo Anual de Inversiones, la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional revisará las solicitudes de recursos presentadas por los gerentes de los respectivos proyectos de

inversión del Sector; teniendo en cuenta que sólo aquellos proyectos que hayan sido registrados a más tardar el 1°

de junio del año anterior a la vigencia de programación serán incluidos, de acuerdo al Art. 19 del Decreto 2844 de

2010.

Los proyectos de inversión del Sector deberán ser remitirlos por parte de la Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional al Departamento Nacional de Planeación a más tardar el 30 de abril del año anterior al

que se está programando.

Como cabeza de sector, la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, debe cumplir las funciones

de control de viabilidad ante las solicitudes realizadas por la Unidad Administrativa Migración Colombia. En ese

sentido esta oficina estará a cargo de revisar todas las solicitudes para asegurar la consistencia y el cumplimiento

de los requisitos metodológicos.

La actualización de los proyectos de inversión se realizará en los siguientes casos:

• Cuando se determinen cambios en las condiciones iniciales del proyecto que impliquen ajustes al mismo.



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• Cuando al momento de iniciar la ejecución de los proyectos de inversión se requiera adelantar el ajuste de

las condiciones definidas en el Banco Nacional de Programas y Proyectos, frente a las apropiaciones

contenidas en la Ley Anual de Presupuesto y su respectivo Decreto de Liquidación.

• De manera previa a la realización de modificaciones a las apropiaciones presupuestales que afecten los

proyectos de inversión.

• Cuando se considere que la ejecución de los proyectos de inversión se extenderá a otras vigencias fiscales y

se espere recibir recursos del PGN durante las mismas.

• Cuando se requiera adelantar el ajuste de los proyectos de inversión con leyenda de previo concepto por

parte del DNP, para el levantamiento de dicha leyenda.

• En las autorizaciones para comprometer presupuesto de vigencias futuras aprobadas.

En la actualización de los proyectos de inversión se debe incluir como archivo adjunto la discriminación de la

contratación a realizar, la cual debe tener la siguiente estructura:

• Objeto de la solicitud

• Valor solicitado

• Tipo de contratación

• Actividad del proyecto de inversión asociada

• Producto asociado

• Contribución a la meta del producto

• Productos esperados de la contratación

• Observaciones

Todas las modificaciones que se realicen al proyecto de inversión deben estar justificadas en un documento adjunto

a la solicitud en trámite en el formato DE-FO-29 Ficha actualización proyectos de inversión

Una vez sea expedido el decreto de liquidación del presupuesto, los formuladores deberán actualizar los proyectos

de inversión para ajustarlos a las apropiaciones incluidas en el mismo, incluyendo la regionalización acorde con las



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apropiaciones.

Las operaciones presupuestales que afecten el gasto de inversión del Presupuesto General de la Nación

deberán contar previamente a la ejecución, con el visto bueno y el acompañamiento para los trámites respectivos (a

los que dé lugar) de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional.

Las operaciones presupuestales requerirán el concepto favorable del DNP antes de realizar el respectivo trámite.

Este, será tramitado por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional ante el DNP, quien, en última

instancia, avala o no, la respectiva modificación y/o autorización al gasto de inversión del Presupuesto General de

la Nación de acuerdo con: la consistencia presupuestal, técnica y de planeación; la coherencia con los proyectos

de inversión; el Plan Nacional de Desarrollo vigente y las políticas públicas de corto, mediano y largo plazo que sean

afectadas.

Cualquier modificación y/o autorización del gasto de inversión del Presupuesto General de la Nación deberá

cumplir a cabalidad con los siguientes requisitos para dar trámite ante el DNP:

• Presupuestales: Corresponderán a los requisitos estipulados por leyes, decretos reglamentarios o cualquier

otro acto administrativo.

• Técnicos: Corresponderán a la justificación en los cambios de los Proyectos de Inversión del Banco de

Programas y Proyectos de Inversión – BPIN, que se deriven de la operación presupuestal.

• Planificación: Corresponderá a la justificación de la consistencia técnica de la operación presupuestal, con

Plan Nacional de Desarrollo y las políticas públicas de corto y mediano plazo.

Las modificaciones y operaciones presupuestales que afecten el proyecto de inversión deberán contar con el

registro completo del proyecto, es decir con el “control posterior de viabilidad técnica” por parte del DNP. Así

mismo, se requerirá contar con la actualización de la información en el SPI, lo cual tiene como objetivo garantizar

su consistencia entre el avance físico y/o financiero de los mismos.

Para el trámite de autorizaciones de vigencias futuras se debe tener en consideración si los recursos solicitados



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corresponden a vigencias futuras ordinarias o excepcionales, de acuerdo a los siguientes criterios:

• Una vigencia futura ordinaria se caracteriza por ser autorizada por el CONFIS o la Dirección General del

Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como delegataria del primero; la

obligación por adquirirse inicia su ejecución con presupuesto de la vigencia en curso; la entidad que las

solicita debe tener en el presupuesto de la vigencia fiscal en la que se requiere la autorización, una

apropiación mínima del 15% de las vigencias futuras solicitadas; y si exceden el período de gobierno, deben

ser declaradas como de importancia estratégica por el CONPES. Lo anterior requiere concepto previo

favorable del CONFIS para validar consistencia con el Marco de Gasto de Mediano Plazo y el Marco Fiscal

de Mediano Plazo.

• Una vigencia excepcional se define por que las otorga el CONFIS y se utilizan para obras de infraestructura,

energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad, así como para las garantías a concesiones;

carecen de apropiación en el presupuesto del año en el cual se concede la autorización; y cuando existan

proyectos de inversión que requieran esta autorización y superan el período de gobierno, con anterioridad a

la declaratoria de importancia estratégica del CONPES.

Para la solicitud de vigencias futuras ordinarias se requiere cumplir con los siguientes requisitos, de acuerdo con lo

establecido en el Manual de Inversión Pública:

PRESUPUESTALES TÉCNICOS PLANIFICACIÓN

Contar con una apropiación mínima para el proyecto o el objeto del gasto en la vigencia en la que se solicita el concepto del 15% sobre el valor de la vigencia futura de la cual se adelanta el trámite (Ley 819 de 2003 Art. 10)

Incluir en el módulo de vigencias futuras de la ficha EBI el cronograma detallado de las actividades a contratar, la forma del contrato (convenio, licitación, obra pública, operador) y su relación con las actividades del proyecto, desagregando montos por año e indicando fecha de inicio y finalización (día-mes-año). La contratación de actividades de interventoría debe desagregarse de forma independiente.

Definir el impacto y los beneficios de utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir los compromisos y obligaciones que afecten el proyecto durante más de una vigencia en: objeto y fines del proyecto, impacto sobre la política, mejoras en la gestión y en los procesos de ejecución, ahorros en procesos de contratación y cumplimiento de mandatos legales para los casos en que aplique.



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Si la solicitud excede el período de gobierno, un documento CONPES que declare el proyecto de importancia estratégica, previo aval del CONFIS.

Cronograma de los procesos precontractuales.

El oficio remisorio del sector debe decir explícitamente que conceptúa favorablemente sobre la vigencia futura, y especificar el proyecto afectado y los años solicitados. Este concepto debe coincidir totalmente con la solicitud original de la Entidad.

Actualización del Proyecto en el BPIN con control posterior favorable, en el cual se garantice que la siguiente información contenga mínimo los años de horizonte de la vigencia futura:

• Vigencia final del proyecto

• Actividades y Cronograma

• Indicadores de Producto

• Regionalización de indicadores de Producto

• Costo total del proyecto

• Distribución de Recursos

• Regionalización de Recursos El monto de recursos solicitados debe ser igual o menor a los montos distribuidos en las actividades.

Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres completos de:

• Programa

• Subprograma

• Código BPIN Según corresponda en el anexo del decreto de liquidación vigente.

Si sobre las actividades ya se emitió un concepto favorable de vigencia futura por parte del DNP, aclarar bajo ese marco el alcance de la nueva solicitud.

En todos los casos la solicitud deberá especificar la fecha máxima de ejecución de los recursos (día, mes, año). Especialmente cuando requiera recursos del último período de gobierno y no cuenta con documento CONPES que declare el proyecto como estratégico.

Supuestos utilizados para el cálculo y costeo de las actividades sujetas de solicitud de vigencias futuras.



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Sustentar el cumplimiento del Art. 1 del Decreto 1957 “Los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago.”

Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) actualizado a la fecha.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal que contenga el monto por comprometer en el año en que se solicita la vigencia futura.

Formulario de COINFO cuando aplique.

Para la solicitud de vigencias futuras excepcionales se requiere cumplir con los siguientes requisitos de acuerdo con lo establecido en el Manual de Inversión Pública:


Sólo aplica a los siguientes sectores y tipos de proyectos:

• Obras de infraestructura,

• Energía,

• Comunicaciones,

• Aeronáutica,

• Defensa y seguridad, y

• Garantías a concesiones

Incluir en el módulo de vigencias futuras de la ficha EBI el cronograma detallado de las actividades a contratar y la forma del contrato (convenio, licitación, obra pública, operador) y su relación con las actividades del proyecto, desagregando montos por año e indicando fecha de inicio y finalización (día-mes-año). La contratación de actividades de interventoría debe desagregarse de forma independiente.

Definir el impacto y los beneficios de utilizar el mecanismo de vigencia futura para asumir los compromisos y obligaciones que afecten el proyecto durante más de una vigencia en: objeto y fines del proyecto, impacto sobre la política, mejoras en la gestión y en los procesos de ejecución, ahorros en procesos de contratación y cumplimiento de mandatos legales para los casos en que aplique.

Si la solicitud excede el período de gobierno, un documento CONPES que declare el proyecto de importancia estratégica, previo aval del CONFIS.

Cronograma de los procesos precontractuales.



NOMBRE:




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El oficio remisorio del sector debe decir explícitamente que conceptúa favorablemente sobre la vigencia futura, y especificar el proyecto afectado y los años solicitados. Este concepto debe coincidir totalmente con la solicitud original de la Entidad.

Actualización del Proyecto en el BPIN con control posterior favorable, en el cual se garantice que la siguiente información contenga mínimo los años de horizonte de la vigencia futura:

• Vigencia final del proyecto

• Actividades y Cronograma

• Indicadores de Producto

• Regionalización de indicadores de Producto

• Costo total del proyecto

• Distribución de Recursos

• Regionalización de Recursos El monto de recursos solicitados debe ser igual o menor a los montos distribuidos en las actividades.

Especificar los rubros presupuestales afectados con códigos y nombres completos de:

• Programa

• Subprograma

• Código BPIN Según corresponda en el a nexo del decreto de liquidación vigente.

Supuestos utilizados para el cálculo y costeo de las actividades sujetas de solicitud de vigencias futuras.

En todos los casos la solicitud deberá especificar la fecha máxima de ejecución de los recursos (día, mes, año). Especialmente cuando requiera recursos del último período de gobierno y no cuenta con documento CONPES que declare el proyecto como estratégico.

Formulario de COINFO cuando aplique.



NOMBRE:




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Sustentar el cumplimiento del Art. 1 del Decreto 1957 “Los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose de contratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago.”

Es responsabilidad del gerente del proyecto remitir a la Oficina Asesora de Planeación la documentación exigida de

acuerdo a los requerimientos antes mencionados para dar inicio al trámite de autorización de Vigencias Futuras.

Los proyectos que estén asociados a la política transversal de TIC, que posean componentes y actividades en

materia de inversiones en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, TIC, en aspectos como adquisición,

reposición, actualización, integración, mantenimiento y sostenimiento de sistemas de información, equipos de

procesamiento de datos, programas informáticos y comunicación de datos, estarán sujetos al control TIC por parte

del DNP; así como los que atienden completamente o en alguno de sus componentes de la política transversal de

atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno, estarán sujetos al control de

regionalización de los recursos por parte de la Unidad para la atención y Reparación Integral a las Víctimas-UARIV,

a través de documento soporte dentro del proyecto en el SUIFP.

Es importante anotar que el formulador deberá catalogar un proyecto con la Política Transversal TIC cuando una

parte o la totalidad de los recursos se destinen a financiar algún gasto en bienes y/o servicios TIC.

Todo proyecto de inversión que tenga apropiación en el Presupuesto General de la Nación deberá

permanecer actualizado en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional (BPIN) y será sujeto de

seguimiento a través del Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI), el cual deberá actualizarse

mensualmente de acuerdo con el cronograma dispuesto por el Departamento Nacional de Planeación para tal fin.

Sólo los proyectos que se encuentren Registrados y Actualizados en el Banco de Proyectos de Inversión - BPIN

pueden comprometer y obligar recursos del presupuesto de inversión de la entidad.



NOMBRE:




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Para generar y registrar compromisos y obligaciones con cargo a los proyectos de inversión se debe verificar:

• Que el objeto del gasto solicitado corresponda y se asocie al objetivo general del proyecto.

• Que los recursos solicitados se enmarquen en una actividad registrada en la ficha BPIN del proyecto

de inversión y que cuente con recursos disponibles suficientes para atender el requerimiento

financiero.

• Que dentro de los documentos que sustentan el gasto se encuentre especificado el nombre del

proyecto de inversión, código BPIN del mismo y la actividad del proyecto que se desarrollará con la

ejecución de los recursos solicitados.

• Que la información antes mencionada sea verificada en la ficha BPIN vigente de cada proyecto.

La constitución y registro de compromisos con cargo a proyectos de inversión debe realizarse de acuerdo a la

planificación incluida en el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), al Plan Anual de Caja (PAC) y a la

distribución presupuestal propia de cada proyecto de inversión en relación a las fuentes de financiación registradas

por vigencia.

La Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional revisará en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles

las solicitudes realizadas de los proyectos de inversión del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y

en cinco (5) días hábiles las solicitudes de los proyectos de inversión de la Unidad Administrativa Especial Migración

Colombia.



NOMBRE:




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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

FORMULAR, INSCRIBIR Y ACTUALIZAR LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar Proceso

2 Detectar y analizar necesidades, problemas y/o iniciativas sujetas a financiar con recursos de inversión

Gerentes y/o Formulador del Proyecto de

Inversión

De acuerdo con la Metodología de Cadena de Valor establecida por el Departamento Nacional de Planeación

3 Presentar propuesta de proyecto de inversión


Inversión

Documentos Soporte del proyecto

4 Recibir propuesta de proyecto

Asesor – Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional

Memorandos /

Correos Electrónicos / Oficios

4.1

¿Se requiere proyecto de inversión?

Si

Remítase a la actividad número 5

No Remítase a la actividad número 19

5 Acompañar la formulación de los proyectos de inversión

Asesor - Oficina Asesora de Planeación y


Formato CO-FO-05 ¨Control de Asistencia y Seguimiento a Compromisos¨

Se debe formular en la MGA Web de acuerdo a los lineamientos del Departamento Nacional de Planeación



NOMBRE:




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6 Realizar el cargue del proyecto en la MGA Web y/o el SUIFP

Formulador del proyecto de inversión

Fichas BPIN / DE-FO-29 Ficha

actualización proyectos de

inversión / Documentos soporte

del proyecto

6.1

¿Actualización para vigencia futura?

Si Remítase a la actividad número 15


7

Enviar la actualización del proyecto de inversión a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional para control de formulación a través del SUIFP

Gerente y/o Formulador del Proyecto de

Inversión Ficha BPIN

Una vez cargado el proyecto, la Dependencia realiza está actividad

8 Recibir y revisar el proyecto de inversión, para realizar control de formulación



Ficha BPIN

Esta revisión se realizará verificando que el objetivo, las actividades y sus costos, los beneficiarios, los indicadores y las etapas de ejecución guarden coherencia y alineación con los objetivos de política sectorial y se encuentren debidamente actualizados dentro del módulo BPIN del SUIFP



NOMBRE:




VERSION: 12






8.1

¿La información se encuentra completa y de

acuerdo con los lineamientos establecidos?

Si



9 Devolver el proyecto al formulador para que realice las correcciones y/o aclaraciones pertinentes



Ficha BPIN

10 Realizar aclaraciones y/o correcciones al proyecto y enviarlo a través del SUIFP



Remítase a la pregunta número 8.1

11 Realizar control de viabilidad Jefe Oficina Asesora de

Planeación / Asesor Ficha BPIN

En esta etapa se pueden requerir ajustes al formular el proyecto de inversión

12 Solicitar la inscripción y/o actualización del proyecto

Jefe Oficina Asesora de Planeación / Asesor

Ficha BPIN

El proyecto de inversión se remite al DNP para su control posterior de viabilidad técnica

12.1 ¿Se requieren ajustes? Remítase a la actividad número 13

13 Formular, ajustar y/o hacer correcciones al proyecto y enviarlo a través del SUIFP



14 Proyecto registrado y actualizado en el SUIFP


Ficha BPIN



NOMBRE:




VERSION: 12






Inversión

15

Remitir a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional la solicitud de Vigencias Futuras junto con los documentos exigidos



El proyecto debe encontrarse registrado y actualizado

15.1 ¿Documentación completa?

Si Documentos soporte

del Proyecto



16 Solicitar documentación faltante para completar la solicitud



Documentos soporte

del Proyecto Remítase a la actividad número 15

17 Solicitar un turno en el SUIFP para trámite de vigencia futura y adjuntar la documentación requerida por el DNP



La Oficina Asesora de Planeación realiza la solicitud con el rol PPTO y debe elaborar el oficio remisorio sectorial, avalando la solicitud presentada

18 Enviar la solicitud de vigencia futura al Departamento Nacional de Planeación (DNP)



Fechas BPIN

Se remite a través del SUIFP para aprobación a la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas del DNP

19 Finalizar Proceso



NOMBRE:




VERSION: 12



10. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

CRITICA O VULNERABLE DESCRIPCION DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

12

No aceptación del proyecto de inversión por parte del DNP por no encontrarse dentro de los estándares establecidos.

Ajustar de acuerdo con la metodología del DNP para la presentación de proyectos

Cada vez que se requiera

Área interesada

Comentarios en Filtros de

Calidad SUIFP, correos

electrónicos

18

No autorización de la vigencia futura por documentos o información incompleta frente a los requisitos establecidos.

Ajustar los documentos a los requisitos.

Cada vez que se requiera

Área interesada Correos

Electrónicos

11. ANEXOS No Aplica.

CONTROL DE REVISIONES - Cancillería · Modificación de la base legal: Se incluyen las circulares...

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