CONTROL DE REVISIONES - Cancillería...por “Oficina de Control Disciplinario Interno. •...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: GH-PT-04

NOMBRE: VERBAL VERSIÓN: 7

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO Página 1 de 18

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 04 / 01 / 2019

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 • Adopción del procedimiento

2 • Modificación del Numeral 8. Desarrollo del procedimiento

3

• Modificación de la responsabilidad por aplicación de “Dirección de Control Disciplinario Interno” por “Oficina de Control Disciplinario Interno.

• Modificación del Numeral 8. Desarrollo del procedimiento por cambio de nombre de la Oficina responsable de su aplicación.

4 • Modificación de los Documentos Asociados: Se adicionaron nuevos documentos • Modificación de los Registros: Se adicionaron nuevos registros • Modificación del Desarrollo del Procedimiento: Se ajustaron las actividades del flujo

5

• Modificación de los Documentos Asociados Se adicionaron nuevos documentos • Modificación de los Registros Se adicionaron nuevos registros • Modificación del Desarrollo del Procedimiento Se ajustaron las actividades del flujo • Modificación puntos de control

6

• Modificación Alcance: Se incorpora el archivo • Modificación Definiciones (Se realiza un cambio en la normativa citada en la definición del

Funcionario Investigador, se actualiza por la del Decreto 869 del 25/05/2016) y se incorpora en Notificaciones el correo electrónico.

• Modificación de los registros: - Se incorporan los correos electrónicos, base de datos, memorandos y el formato CO-FO-

05. - Notificaciones: Se incorporan las clases de notificación (personal, conducta concluyente,

estado, edicto, correo electrónico) - Se elimina citaciones y edicto

• Modificación Políticas de Operación • Modificación Desarrollo del procedimiento: (Se incorporan los registros) y se actualiza diagrama

de forma general. • Modificación Puntos de control:

- Frecuencia: Se modifica alerta semanal por alerta mensual. - Método de control: Se elimina Instructivo y se agrega:

- Cuestionarios para testigos e investigados para la práctica de pruebas por comisionado - Apoyo permanente al comisionado por parte de la Oficina de Control Disciplinario Interno - Implementación del uso de medios electrónicos para notificaciones, pruebas testimoniales y versión libre desde la Oficina de Control Disciplinario Interno

- Registros: Se incorpora Formato CO-FO-05 y Base de Datos - Descripción del riesgo: Se modifica “Posibles errores en la práctica de pruebas por

comisionado" por “Baja calidad en las pruebas practicadas por comisionados”






7

• Base Legal – adiciona – “Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

• Actualización de las definiciones de; Comunicaciones, Formulación de cargos, Queja, Quejoso, Recursos

• Registros - elimina “cuadro de datos” e Incluye - Sistema de Procesos Oficina Control Disciplinario Interno

• Se incluyen los Sistemas de información y otros medios electrónicos • Política de operación – adiciona - “En todo procedimiento a cargo de la Oficina de Control

Disciplinario Interno, se tratará la información de las personas involucradas en las quejas, informes o anónimos bajo los preceptos contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas y decretos reglamentarios, referentes al régimen general de protección de datos personales y acorde a la política de tratamiento de información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio (disponible en www.cancilleria.gov.co). Para ejercer los controles pertinentes a los posibles riesgos en el curso del procedimiento “VERBAL” GH-PT-04 los asesores y personal administrativo de la Oficina de Control Disciplinario Interno deben hacer uso de cubículos con seguridad; escanear expedientes por duplicado en caso de pérdida para su reconstrucción total o parcial ordenada por auto. En cuanto a las pruebas practicadas por comisionados los asesores enviaran cuestionarios y formatos para testigos y/o investigados. Se prestará apoyo permanente al comisionado por parte de la Oficina de Control Disciplinario Interno.

• Inclusión de la política de protección al denunciante. • Inclusión de la política de protección al denunciado • Cambio esquema flujograma - Desarrollo del Procedimiento de acuerdo a la nueva

metodología.

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

INDIRA TATIANA RAMÍREZ OCAMPO Auxiliar administrativo 03/01/2019

REVISÓ CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRÁN Coordinadora GIT de Gestión y

Desempeño Institucional 03/01/2019

REVISÓ CARGO FECHA

MARIA EUGENIA GAVIRIA ARANGO Jefe Oficina de Control Disciplinario

Interno 04/01/2019

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LEONARDO CARVAJAL HERNÁNDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y

Desarrollo Organizacional 04/01/2019






1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para adelantar la acción con el fin de investigar las faltas disciplinarias cometidas en flagrancia, cuando exista confesión o las consagradas en los Artículos 2, 4, 17 al 23, 32,33, 35, 36, 39, 46 al 48, 52, 54, 57 al 59 y 62 de la ley 734 de 2002, en un término relativamente corto, desarrollando los principios de oralidad y concentración, a través de audiencia pública, este procedimiento también se puede implementar para los procedimientos en los que se encuentren reunidos los requisitos para proferir pliego de cargos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la Oficina de Control Disciplinario Interno, comprende desde la citación a audiencia hasta la decisión de archivo o fallo sancionatorio o absolutorio y comunicaciones de ley. 3. BASE LEGAL • Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos

personales • Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,

investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. • Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Único, y las demás normas que modifiquen,

reformen o eliminen el presente código. 4. DEFINICIONES ACCIÓN: Derecho subjetivo público que tienen todos los ciudadanos para acudir ante las autoridades judiciales o administrativas para garantizar la preservación de un derecho. ACCIÓN DISCIPLINARIA: Facultad que poseen la propia administración y todos los ciudadanos de acudir ante las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones y se impongan las sanciones legales, contra servidores públicos que cometan irregularidades en el desempeño de la función. ALEGATOS DE CONCLUSIÓN: Oportunidad procesal en la que el disciplinado o su apoderado le manifiestan al operador disciplinario sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo. ARCHIVO DEFINITIVO: Decisión que hace tránsito a cosa juzgada, a través de la cual se termina el procedimiento disciplinario en cualquiera de sus etapas como consecuencia de encontrarse demostrada cualquiera de las siguientes causales: que el hecho no existió, que la conducta no está prevista en la ley como falta disciplinaria, que el investigado no la cometió, que existe una causal de exclusión de responsabilidad, que en la actuación no podía iniciarse o proseguirse.






AUTO DE CITACIÓN A AUDIENCIA: Decisión motivada por medio de la cual el operador disciplinario cita a audiencia pública al investigado para adelantar en su contra un proceso disciplinario, esta providencia debe contener la conducta por la que se le investiga, la identificación del investigado, el análisis de la culpabilidad y el procedimiento a aplicar. AUTO O PROVIDENCIA: Decisión proferida por el operador disciplinario dentro de un proceso disciplinario. COMUNICACIONES: Son aquellas que realiza el operador disciplinario a las partes, quejosos o funcionarios que informan las decisiones adoptadas CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO: Potestad de las entidades y organismos del estado para regular el comportamiento de los servidores públicos y de los particulares que ejercen funciones públicas y garantizar que el funcionario público las cumpla adecuadamente. DESCARGOS: Pieza procesal en la cual el disciplinado se pronuncia y ejerce su defensa frente a los cargos objeto de acusación, solicitando además la práctica de pruebas. FALTA DISCIPLINARIA: Incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código Disciplinario Único, que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad, que da lugar al adelantamiento de una acción disciplinaria y, consecuentemente, a la imposición de una sanción del mismo tipo. (Artículo 23 de la Ley 734 de 2002) FALLO: Decisión de fondo que se adopta dentro del proceso disciplinario, una vez agotadas o cumplidas todas sus etapas procesales, puede ser absolutorio o condenatorio. FORMULACIÓN DE CARGOS: Es una etapa dentro de la investigación disciplinaria definida en el artículo 161 de la Ley 734 de 2002 así: “Decisión de evaluación: Cuando se haya recaudado prueba que permita la formulación de cargos, o vencido el término de la investigación, dentro de los quince días siguientes, el funcionario de conocimiento mediante decisión motivada, evaluará el mérito de las pruebas recaudadas y formulará pliego de cargos contra el investigado u ordenará el archivo de la actuación, según corresponda, sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso 2 del artículo 156” FUNCIONARIO INVESTIGADOR: funcionario de la Oficina de Control Disciplinario Interno con la facultad ya sea por comisión o por mandato legal, para adelantar las investigaciones disciplinarias contra los funcionarios o ex funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, de conformidad con el artículo 23 del Decreto 869 del 25 de mayo de 2016. INDAGACIÓN PRELIMINAR: Etapa que se adelanta dentro del procedimiento ordinario cuando hay duda sobre la procedencia de la investigación disciplinaria, cuya finalidad es, verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinaria; o identificando e individualizado al autor de la misma. INFORMANTE: Es el servidor público que, al tener conocimiento de una conducta contraria al régimen disciplinario, cumple con el deber de ponerla en conocimiento del competente.






INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA: Etapa del procedimiento ordinaria, adelantada cuando se encuentra identificado al posible autor o autores de una falta disciplinaria, cuyas finalidades son: verificar la ocurrencia de la conducta; determinar si es constitutiva de falta disciplinaria; esclarecer los motivos determinantes, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió; el perjuicio causado a la Administración y la responsabilidad del investigado. NOTIFICACIÓN: Actuación procesal a través de la cual se hace efectivo el principio de publicidad de las actuaciones administrativas, dándose a conocer las decisiones disciplinarias adoptadas a los sujetos procesales, pueden ser: personalmente, por estado, por edicto, en estrados, por conducta concluyente o por correo electrónico con previa autorización. OPERADOR DISCIPLINARIO: Servidor público encargado de adelantar la actuación disciplinaria. PRUEBA: Cualquier medio que acredite la certeza de un hecho y constituya presupuesto esencial de una decisión disciplinaria. En materia disciplinaria son medios de prueba la confesión, el testimonio, la peritación, la inspección o visita administrativa, y todas las demás legalmente reconocidas. QUEJA: Es una de las formas en que se acciona o pone en movimiento el aparato disciplinario, proveniente de cualquier persona, contemplada, en el artículo 69 de la Ley 734 de 2002 y constituye un supuesto de reclamación, denuncia o crítica de la actuación administrativa. QUEJOSO: Persona que pone en conocimiento de la autoridad competente una presunta anomalía o irregularidad del comportamiento de los servidores públicos, en ejercicio de sus funciones. RECURSOS: Mecanismos de defensa a través de los cuales se faculta a los sujetos procesales, y en algunos eventos al Ministerio Público y al quejoso, para que ejerzan los derechos de contradicción o impugnación frente a las decisiones disciplinarias, para que sean revisadas, total o parcialmente, por el mismo funcionario que las profirió o por uno de superior jerarquía. Contra las actuaciones disciplinarias procede, reposición, apelación, queja. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS • GH-PT-02 Apertura de indagación preliminar • GH-PT-03 Investigación disciplinaria • Informes, queja o anónimo (según corresponda) 6. REGISTROS

• Autos o providencias: (Ordena la apertura y formula cargos, fallo sancionatorio o absolutorio, incorporación de

pruebas, auto que resuelve la solicitud de pruebas y prórroga de términos, reconocimiento de personería, archiva, resuelve las nulidades y comisiones para práctica de pruebas, resuelve recursos, ejecutorias.






• Oficios y memorandos: Solicitud de información a otras dependencias, comunicaciones al quejoso. • Notificación (personal, conducta concluyente, estado, edicto, correo electrónico • Correos electrónicos • CO-FO-05 Control de Asistencia y Seguimiento a Compromisos • Sistema de Procesos Oficina Control Disciplinario Interno

7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

• Sistema de Procesos Oficina Control Disciplinario Interno • Sala de Videograbación para Audiencias

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La Oficina de Control Disciplinario Interno llevará a cabo el procedimiento verbal atendiendo los lineamientos establecidos en la Ley 734 de 2002 y a las actualizaciones, notificaciones y derogaciones que se le hagan, siendo su aplicación de estricto cumplimiento para todos los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores. En todo procedimiento a cargo de la Oficina de Control Disciplinario Interno, se tratará la información de las personas involucradas en las quejas, informes o anónimos bajo los preceptos contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas y decretos reglamentarios, referentes al régimen general de protección de datos personales y acorde a la política de tratamiento de información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio (disponible en www.cancilleria.gov.co). Para ejercer los controles pertinentes a los posibles riesgos en el curso del procedimiento “VERBAL” GH-PT-04 los asesores y personal administrativo de la Oficina de Control Disciplinario Interno deben hacer uso de cubículos con seguridad; escanear expedientes por duplicado en caso de pérdida para su reconstrucción total o parcial ordenada por auto. En cuanto a las pruebas practicadas por comisionados los asesores enviaran cuestionarios y formatos para testigos y/o investigados. Se prestará apoyo permanente al comisionado por parte de la Oficina de Control Disciplinario Interno. POLÍTICA DE PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio garantizará la recepción de denuncias anónimas, cuando el denunciante desee mantener reserva de su identidad.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio garantizará que no se revele parcial o totalmente información respecto a cualquier actuación disciplinaria, desde el momento de su inicio hasta cuando se formule el pliego de cargos o se ordene el archivo definitivo.






Cuando se identifica que una denuncia se refiere a hechos que incluyan la competencia de otras entidades, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio garantizarán que se informará al denunciante y se dará traslado a la entidad que corresponda.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN AL DENUNCIADO

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio protegerá el buen nombre del denunciado y le garantizará el debido proceso durante el curso de la investigación disciplinaria.






9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

VERBAL

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES

REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS

1 Iniciar proceso

Procedimiento que se tramita en audiencia pública hasta el fallo.

En cualquier momento de la actuación el indagado puede

solicitar abogado de oficio u otorgar poder a

uno de confianza

2 Radicar la queja, anónimo, informe o iniciar de oficio

Secretario (a) / Oficina de Control Disciplinario Interno

Oficio, memorando, correo electrónico

3

Asignar número de proceso y registrar en el Sistema de Procesos


Sistema de Procesos Oficina

Control Disciplinario Interno

4

Elaborar y Suscribir auto de citación a Audiencia y decreta pruebas

Jefe / Oficina de Control Disciplinario Interno

Auto

4.1

¿la solicitud proviene de una

Indagación Preliminar GH-PT-

02?

Si Auto Continuar con la

actividad 5

No Auto Continuar con la

actividad 3






VERBAL



5

Citar y notificar al investigado el Auto de citación a Audiencia


Oficio, memorando, correo electrónico

5.1

¿se presenta el

investigado?


actividad 7

No Auto Continuar con la

actividad 6

6 Nombrar apoderado de oficio

Jefe / Oficina de Control Disciplinario Interno

7 Notificar auto de citación a audiencia


8 Elaborar

comunicaciones de Ley

Secretario (a) / Oficina de Control

Disciplinario Interno

Memorandos, oficios

Comunicaciones dirigidas a: - Dirección de Talento Humano -

Procuraduría – Quejoso

9

Incorporar antecedentes

disciplinarios de la Procuraduría General

de la Nación


Disciplinario Interno Oficio

10

Constituirse en audiencia. Practicar

pruebas, recibir versión libre

Abogado asignado - Jefe / Oficina de


Oficios

Memorandos






VERBAL



10.1

¿requiere comisión?


actividad 11

No Aauto Continuar con la

actividad 13

11

Elaborar y suscribir auto de comisión para práctica de

pruebas

Abogado -Jefe / Oficina de Control


12 Devolver diligencias

al comitente Funcionario comisionado

13 Recibir versión libre verbal o por escrito

del Disciplinario

Secretario (a) -Jefe Oficina de Control


14 Analizar descargos,

solicitud de pruebas y nulidades formuladas

Jefe – Secretario (a) / Oficina de

Control Disciplinario Interno Disciplinario

Interno

15 Resolver nulidad Jefe / Oficina de


16 ¿decreta nulidad?


actividad 17

No Continuar con la

actividad 18

17 Ordena rehacer la

actuación Jefe / Oficina de

Control Disciplinario Auto






VERBAL



correspondiente Interno

18 ¿presenta recurso

de reposición?

Si Continuar con la

actividad 20

No Continuar con la

actividad 22

19 Analiza recurso de

reposición

Jefe - Abogado asignado / Oficina

de Control Disciplinario Interno

20 ¿Prospera recurso

de reposición?

Si Continuar con la

actividad 17

No Continuar con la

actividad 21

21 Confirmar la decisión

de no decretar la nulidad

Jefe – Secretario (a) / Oficina de

Control Disciplinario Interno Disciplinario

Interno

21.1

¿se decretan las pruebas?

Si Continuar con la

actividad 24

No Continuar con la

actividad 22

22 Negar pruebas total o

parcialmente

Jefe / Oficina de Control Disciplinario

Interno

23 Notificar en estrados

la negación de Jefe / Oficina de

Control Disciplinario






VERBAL



pruebas total o parcialmente

Interno

24 Practicar las pruebas Jefe / Oficina de


24.1

¿se comisiona para práctica de pruebas?

Si Continuar con la

actividad 25

No Continuar con la

actividad 27

25 Elaborar y suscribir auto de comisión

Secretario (a) o Abogado asignado / Oficina de Control Disciplinario Interno

Oficio

26

Practicar las pruebas y Devolver las diligencias al

comitente

Funcionario comisionado

27 Practicar pruebas

decretadas


Interno

27.1

¿interpone recurso de apelación contra auto que niega total

o parcialmente pruebas?

Si Continuar con la

actividad 27.2

No Continuar con la

actividad

27.2 ¿recurso de Si Continuar con la






VERBAL



apelación cumple requisitos?

actividad 43

No Continuar con la

actividad 28

28 Rechazar la

apelación en la audiencia


Interno Auto

29 Notificar en estrados Jefe / Oficina de


30 Interponer recurso de

queja Investigado / apoderado

30.1

¿recurso de queja cumple requisitos?

Si Continuar con la

actividad 31

No Continuar con la

actividad 32

31

Remitir expediente al despacho del

Ministro(a) para resolver el recurso de

queja



32 Practicar prueba Jefe / Oficina de


33 Ministro(a) Toma

decisión en segunda instancia

Ministro (a) / Despacho de Relaciones Exteriores






VERBAL



33.1

¿prospera el

recurso de queja?

Si Continuar con la

actividad 34

No Continuar con la

actividad 35

34 Ministro(a) resuelve

apelación


35

Ministro(a) confirma decisión que niega total o parcialmente

las pruebas


36

Notificar en estrados al investigado y

practicar las pruebas negadas o decretadas


Interno

37 Trasladar para

alegatos de conclusión


de Control Disciplinario Interno

38 Suspender audiencia

para proferir fallo


Interno

39 Notificar al

investigado en audiencia


de Control






VERBAL




40 Proferir fallo verbal

de primera instancia


Interno


fallo verbal de primera instancia


Interno

41.1

¿fallo sancionatorio?

Si Continuar con la

actividad 42

No Continuar con la

actividad 49 y siguientes

42 Interponer recurso de apelación en contra del fallo sancionatorio

42.1

¿recurso de apelación cumple

requisitos?

Si Continuar con la

actividad 43

No Continuar con la

actividad 46

43

Elaborar y Suscribir auto que concede la apelación y remite al Despacho el Ministro

Abogado designado / Jefe

Oficina de Control Disciplinario

Interno

Auto

43.1 ¿Ministro confirma

fallo de primera Si

Continuar con la actividad 44






VERBAL



instancia?

No Continuar con la

actividad 45

44 Notifica fallo

sancionatorio de segunda instancia

Funcionario asignado / Oficina

Jurídica Interna


45 Modifica sanción o

absuelve al disciplinado

Continuar con la

actividad 49

46 Elaborar y Suscribir auto que rechaza la

apelación


auto que rechaza apelación

47.1

¿interpone recurso

de queja? Si


No Continuar con la

actividad 49

48

Elaborar y suscribir auto que concede queja y remitir al

despacho del Ministro

49 Informar a

Procuraduría General de la Nación


Disciplinario Interno Memorando






VERBAL



50

Informar a la Dirección de Talento

Humano para ejecutar la sanción



51

Informar sobre el valor de la multa a la

Dirección Administrativa y

Financiera



52

Registra en sistema de procesos y

escanea la totalidad del expediente



Sistema de Procesos

53 Archivar expediente

físico


Disciplinario Interno)

54 Finaliza proceso






10. PUNTOS DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

No. ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA O

VULNERABLE

DESCRIPCIÓN DEL CONTROL

FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

Todo Proceso

Incumplimiento de los términos

Reunión con cada abogado para hacer

seguimiento.

Alertas sobre el estado de los procesos

1 vez al mes.

Alerta mensual

Abogados y Jefe de Oficina

Acta de reunión

Formato CO-FO-05

Sistema de

Procesos

Oficina

Control

Disciplinario

Interno

Correo electrónico

Todo Proceso

Baja calidad en las pruebas practicadas por comisionados

Cuestionario para testigos e investigados, para la práctica de pruebas por

comisionado.

Apoyo permanente al comisionado por parte de

la Oficina de Control Disciplinario Interno.

Implementación del uso de medios electrónicos

para notificaciones, pruebas testimoniales y versión libre desde la

Oficina de Control Disciplinario Interno

Cada vez que se requiera

Abogados y Jefe

de Oficina

Correo electrónico

Memorando

Oficio

11. ANEXOS

No Aplica

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