CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER -...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL Página 1 de 127

NODO GARCIA ROVIRA

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000140 20 Agosto 2014 )

ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN MIGUEL

JESUS AYALA VILLAMARIN Alcalde

VIGENCIAS AUDITADAS 2012 Y 2013




INFORME DEFINITIVO


Bucaramanga, juliode 2014

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANNETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

GRACIELA SEPULVEDA TORRES Auditor Fiscal

EQUIPO AUDITOR

ALBERTO ENRIQUE CASTAÑEDA MARTINEZ Profesional Especializado

MILADIS DAVID POLO Profesional Especializado

BEATIZ MANTILLA JAIMES




INFORME DEFINITIVO


Contadora Pública

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION 4

1. ANTECEDENTES 5

2 ALCANCE 5

3 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 5

3.1 CONTROL DE GESTION 5

3.1.1. Gestión Contractual 5

3.1.1.1. Opinión a la Contratación 39

3.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta 40

3.1.3. Legalidad 41

3.1.4. Ambiental 50

3.1.5. Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC´s) 53

3.1.6. Planes de Mejoramiento 55

3.1.7. Control Interno 55

3.1.7.1. Evaluación Control Interno 55

3.2 CONTROL DE RESULTADOS 60

3.2.1 Planes Programas y Proyectos 60

3.3. CONTROL FINANCIERO 65

3.3.1. Gestión Presupuestal 65

3.3.2. Gestión Financiera 95

3.3.2.2. Dictamen a los Estados Financieros 109

3.3.3. Seguimiento Deuda Publica 110

3.3.4. Seguimiento Urgencia Manifiesta 110

3.3.5. Seguimiento Controles de Advertencias 110

3.3.6. Seguimiento Quejas y Denuncias 115

4. CONSOLIDACION DE OBSERVACIONES 116

5. CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES 123




INFORME DEFINITIVO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los artículos 267° y 272° de la Constitución Política de Colombia, la Ley 42 de 1993, dando cumplimiento a su Plan General de Auditorias de la vigencia 2014, procedió a practicar Auditoría Regular, durante el período comprendido entre el 06 de febrero y el 15 de marzo de 2014, a la Alcaldía de San Miguel, para evaluar la efectividad con que se administraron los recursos asignados, por los periodos comprendidos. (Vigencias 2012 y 2013). Para el efecto la Contraloría General de Santander, a través de los principios de eficiencia, eficacia y economía con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de la gestión realizada por el Señor Alcalde Jesús Ayala Villamarin, en las vigencias 2012 y 2013,evaluó el área de contratación financiera y presupuestal, ambiental, al avance del Plan de Mejoramiento de la vigencia 2011, seguimiento y evaluación del Control Interno, atención a quejas y denuncias y seguimiento a la deuda pública del municipio de San Miguel. Las líneas de auditoría seleccionadas para el examen responden al análisis de la importancia y los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades ejecutadas por parte de la entidad, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en cumplimiento de las políticas, planes y programas establecidos, examinando de igual forma que los recursos disponibles sean asignados de manera eficiente, económica y eficaz. La Contraloría General de Santander espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la Alcaldía de San Miguel, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la entidad, lo que redundará en la comunidad en el mejoramiento de la calidad de vida.




INFORME DEFINITIVO


1. ANTECEDENTES

En la vigencia 2011, se practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral-Modalidad Especial a la vigencia 2011, cuyo resultado arrojó la suscripcióntrece (13) hallazgos administrativos contenido dentro de un plan de mejoramiento, el cual es objeto de la evaluación en el presente informe.

2. ALCANCE

En cumplimiento de la Resolución de Comisión de Auditoría No. 0000901 del 20 de febrero de 2014, el grupo auditor analizó y evaluó la gestión desarrollada por la entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos, el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada, de conformidad con lo definido en la Ley 42 de 1993Control Fiscal, Ley 610 de 2000 y las Resoluciones No. 617 de 2010 y 00463 de mayo 28 de 2013 la Contraloría General de Santander y los principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y sobre los documentos e información suministrada por la entidad, respecto a las vigencias2012 y 2013; es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada. El proceso auditor cubrió las líneas financiera y presupuestal, de contratación, ambiental, avance del Plan de Mejoramiento de la vigencia 2012, seguimiento a los controles de advertencia, verificación de la operatividad del Sistema de Control Interno, atención a quejas y denuncias y seguimiento a la deuda pública del municipio de San Miguel. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Santander, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. El control incluyó el examen sobre la base de pruebas selectivas, las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales. Para el pronunciamiento de cada una de las líneas de la vigencia auditada, se tomaron como insumos fundamentales los análisis y resultados comunicados en el informe rendido a través del aplicativo SIA a la Contraloría General de Santander y las evidencias encontradas durante el tiempo que duró el trabajo de campo en el municipio de San Miguel.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

3.1 CONTROL DE GESTION 3.1.1. Gestión Contractual

La Alcaldía de San Miguel, es un sujeto público del orden municipal. Las Entidades públicas en el ejercicio de la actividad contractual deben aplicar las disposiciones legales que el ordenamiento jurídico ha dispuesto para tal fin.Es así que una vez instalada la Auditoría Regular por la Contraloría General de Santander, en la Alcaldía de San Miguel, se procedió a verificar el cumplimiento de las normas aplicables a la contratación pública, es decir, las normas vigentes para el año fiscal 2012, entre las cuales se encuentran la Ley 80




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de 1993 y sus leyes y Decretos modificatorios (Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Decreto 734 de 2012). El proceso de auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular, se practicó a la gestión contractual de la Alcaldía San Miguel, mediante evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2012,verificando el cumplimiento de las cláusulas pactadas, las disposiciones legales, pagos, el control oportuno y si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación. Verificada la información contractual de la vigencia fiscal del año 2012, relacionada con el número de contratos celebrados y el valor de cada uno de ellos, se estableció que la Alcaldía de San Miguel celebró noventa y dos (92) contratos, por un valor total de dos mil cuatrocientos sesenta y ocho millones cuatro cientos sesenta y ocho mil quinientos setenta y dos pesos moneda legal y corriente($2.468.468.572). De total de la contratación (92 contratos) se especifica lo siguiente:

MODALIDAD DE CONTRATOS CANTIDAD VALOR ($)

Directa 57 494.110.940

Mínima Cuantía 21 200.423.575

Selección Abreviada 13 703.953.507

Licitación Pública 1 999.986.150

Total 92 2.468.468.572

CLASE DE CONTRATO TIPO DE INVERSION CANTIDAD VALOR ($)

PRESTACION DE SERVICIOS INVERSION 42 573.695.304

FUNCIONAMIENTO 20 171.770.036

OBRA PUBLICA INVERSION 11 1.355.058.015

SUMINISTROS INVERSION 8 209.464.259

FUNCIONAMIENTO 6 48.161.558

CONSULTORIAS INVERSION 2 18.200.000

INTERVENTORIA INVERSION 2 77.194.400

ARRENDAMIENTO FUNCIONAMIENTO 1 14.925.000 TOTAL 92 2.468.468.572

Fuente: SIA Contraloría General de Santander

Mediante Certificado de fecha 27 de febrero de 2014 expedido por la Secretaria de Gobierno Municipal de San Miguel, hace constar que los valores utilizados en la contratación estatal para la vigencia 2012, son: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente ($566.700) Licitación Pública>$158.676.000 (mayor a 280 Salarios Mínimos Legales Vigentes). Menor Cuantía $158.676.000 (desde 28 hasta 280 Salarios Mínimos Legales

Vigentes). Mínima Cuantía $15.867.600 (0 a 28 Salarios Mínimos). El equipo auditor, comprobó que para la vigencia 2012:

El municipio de San Miguel, no realizó contratos con el Fondo de Regalías.

Se efectuó un contrato con la Estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor:




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Contrato No. 2012-082 Selección Abreviada Suministros- Inversión Objeto: “Suministro de 429 Mercados para los Adultos Mayores residentes en el

Municipio de San Miguel” Valor: $ 21.237.559 Contratista: FUNDASERVICE O.N.G. Fecha de Inicio: 04/10/2013 Fecha de terminación: 10/12/2013

Fondo Cuentas: Contrato: 2012-074 Directa Prestación de Servicios Inversión Objeto: “Adquisición de dos (02) Motocicletas para la Estación de Policía del Municipio de San Miguel Santander Valor: $ 39.300.000 Contratista: DISTRIBUIDORA MOTOCENTRO.

No se realizó contrato por Urgencia Manifiesta.

Se realizó un Contrato de Obra Número 067 de 2012. $999.986.150 con Recursos del Departamento de Santander.

No se ejecutaron contratos con COLOMBIA HUMANITARIA.

En la vigencia 2013, no se realizaron contrataciones con vigencias futuras.

Total Contratación según el SIA: Valor Inicial de la contratación $2.468.468.572. Pagos efectuados$2.468.468.572. Valor Muestra $1.104.934.728.

ALCALDIA DE SAN MIGUEL SELECCIÓN DE CONTRATOS PARA AUDITORIA - VIGENCIA 2012

Total Número

Contratos 2012

Contratos Seleccionados

para la Muestra

Muestra de Contratos

Seleccionados(%)

Valor Pagado Contratación ($)

Valor Muestra de Contratos

Seleccionados ($)

Valor Muestra Seleccionada

(%)

91 36 39,56 2.482.468.572 1.104.934.728 44,51

De la muestra seleccionada treinta y seis (36) contratos se ejecutaron a través de las diferentes modalidades de contratación según el aplicativo SIA, así:

Modalidad de Contratación

MODALIDAD NUMEROS CONTRATOS PAGOS EFECTUADOS ($)

Directa 13 255.950.554



Concurso de Méritos 1 69.994.400

TOTAL 36 1.104.934.728

Clase de Contratación CLASE OBJETO CANTIDAD VALOR ($)

C1 Prestación de Servicios 18 503.839.954

C2 Consultoría 2 18.200.000




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C5 Obras Publicas 11 425.066.265

C6 Compra y Suministro 5 157.828.509

TOTAL 36 1.104.934.728

Delos noventa y un (92) contratos, se seleccionó una muestra de treinta y seis (36) contratos para revisión, por valor de mil ciento cuatro millones novecientos treinta y cuatro mil setecientos veintiocho pesos moneda legal y corriente ($1.104.934.728), correspondiente al 44,75% de los recursos pagadosde la contratación en la vigencia 2012, los cuales se ejecutaron a través de las diferentes modalidades de contratación, a saber:

Número del

Contrato

Modalidad y Clase de Contrato

Objeto del Contrato

Valor Inicial del Contrato

Nombre Completo

Contratista

Fecha Inicio Contrato

Fecha Terminación

Contrato Observaciones

2012-001

Directa

Prestación de Servicios

Profesionales

Asesor Jurídico en materia contractual del Municipio de San Miguel.

19.500.000

DIDIER AUGUSTO

RODRIGUEZ LEON

04/01/2012 05/07/2012 Contrato realizado y ejecutado.

2012-003

Directa


Profesionales

Asesoría Presupuestal y Financiera del Municipio de San Miguel.

14.000.000

ORLANDO SARMIENTO

GARCIA 01/02/2012 30/06/2012

Contrato realizado y ejecutado. Faltan firmas en los documentos del contrato, del supervisor Dra. Olga Ardila DíazSecretaria de Hacienda y del Tesoro y del señor Alcalde

2012-025 Mínima Cuantía

Suministros

Adquisición de útiles escolares para los alumnos del Colegio Monseñor Evaristo Blanco del Municipio de San Miguel.

14.153.450

MARIA ELENA TARAZONA

RINCON 10/02/2012 26/02/2012

Contrato realizado y ejecutado.


Suministros

Compra de insumos para la campana sanitaria contra el carbón sintomático, los ectoparásitos y los endoparásitos en el Municipio de San Miguel.

9.637.500

JOSE LUIS MANTILLA

PARRA 27/02/2012 06/03/2012


2012-031

Directa


Prestación de servicios como instructor de la banda de música enseñando a los participantes a tocar los diferentes instrumentos musicales con que cuenta el Municipio de San Miguel.

14.000.000

LUIS BLANCO MARQUEZ


2012-033

Directa


Prestación de servicios profesionales de Asesoría Contable en el Municipio de San Miguel.

34.000.000

LUIS FRANSISCO RODRIGUEZ

LEAL





INFORME DEFINITIVO


2012-036

Directa


Prestación de servicios de aseo y limpieza de la escuela y el Colegio Integrado Monseñor Evaristo Blanco del casco urbano del Municipio de San Miguel Santander.

15.190.000

TERESA APARICIO

SILVA 22/03/2012 12/07/2012

Contrato realizado y ejecutado. Faltan firmas en los documentos del contrato, del supervisor Arquitecto. Alejandro Melgarejo Zapata Olga Ardila Díaz Secretario de Planeación y de Infraestructura y del señor Alcalde.

2012-037

Directa


Prestación de los servicios profesionales para el proyecto de capacitación asesoría y elaboración del Plan de Desarrollo 2012 2015 del Municipio de San Miguel.

32.000.000

YULI ANDREA RODRIQUEZ

28/03/2012 28/06/2012

Contrato realizado y ejecutado. Faltan firmas en los documentos del contrato, del supervisor Arquitecto. Alejandro Melgarejo Zapata Olga Ardila Díaz Secretario de Planeación y de Infraestructura y del señor Alcalde.


Obra Publica

Recebado para la recuperación y mantenimiento de los pasos críticos sobre la vía San Miguel Hornillas-La Mesa-del Municipio de San Miguel Santander.

15.599.999

CARLOS ALBERTO SALINAS

CARVAJAL

30/04/2012 30/05/2012 Contrato realizado

y ejecutado.

2012-047

Directa


Prestación de servicios como conductor de la buseta del Municipio de San Miguel Santander.

9.950.000

RODOLFO GOMEZ

LANDINEZ. 02/05/2012 31/12/2012


2012-049

Directa


Prestación de servicios de aseo, limpieza, barrido de calles, recolección de basura y proceso de reciclaje del Municipio de San Miguel Santander.

13.671.000

ROQUE JULIO MANRIQUE


y ejecutado.

2012-050

Directa


Prestación de servicios de aseo, limpieza, barrido de calles, recolección de basura y proceso de reciclaje del Municipio de San Miguel Santander.

18.228.000

ALFREDO NIETO

GUTIERREZ 02/05/2012 31/12/2012


2012-053

Directa


Prestación de servicios como operador de maquinaria pesada (retroexcavadora) para mantenimiento de vías y caminos.

15.217.110

PABLO ANTONIO BARAJAS SUAREZ


y ejecutado.




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2012-061

Mínima Cuantía

Otros

Alquiler de un vehículo automotor para el servicio de transporte del señor Alcalde Municipal de San Miguel Santander.

14.925.000

FABIO ALFONSO

CASTELLANOS SUAREZ


y ejecutado.

2012-062

Selección Abreviada

Prestación de

Servicios

Mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor del Municipio de San Miguel incluido repuestos.

75.502.500

SUMINISTROS Y SERVICIOS

GENERALES DE COLOMBIA

S.A.S.


y ejecutado.

2012-064


Prestación de

Servicios

Prestación de servicios de transporte escolar a los diferentes estudiantes de los niveles I y II del SISBEN a las instalaciones educativas oficiales del Municipio de San Miguel Santander.

85.800.000

TRANSPORTES ESPECIALIZAD

OS DE LOS ANDES S.A.

“TRANSANDES LA TEA S.A.”


y ejecutado.

2012-065



Apoyo logístico para realizar actividades culturales y deportivas para el año 2012 en el Municipio de San Miguel – Santander.

49.774.400

SERVICIOS COMUNITARIOS

DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL - SERVICODI


y ejecutado.

2012-071

Directa


Prestación de los servicios de Asesoría Jurídica en materia contractual del Municipio de San Miguel Santander.

17.983.333

DIDIER AUGUSTO

RODRIGUEZ LEON

16/07/2012 31/12/2012

Contrato realizado y ejecutado. Se diseñó e implementó el Manual de Procedimientos Contractuales

2012-072

Directa


Asesoría Presupuestal y Financiera del Municipio de San Miguel Santander.

12.911.111

ORLANDO SARMIENTO

GARCIA 16/07/2012 31/12/2012

Contrato realizado y ejecutado. Faltan firmas en los documentos del contrato, del supervisor Dra. Olga Ardila Díaz Secretaria de Hacienda y del Tesoro y del señor Alcalde.

2012-074

Directa


Adquisición de dos (02) motocicletas para la Estación de Policía del Municipio de San Miguel Santander.

39.300.000

DISTRIBUIDORA MOTOCENTRO


y ejecutado.


Consultoría

Diagnóstico, formulación, estudios y diseños de proyectos de vivienda de interés social rural del Municipio de San Miguel Santander.

11.200.000

DIEGO PANESSO

GOMEZ 30/07/2012 27/10/2012





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2012-076

Mínima Cuantía

Consultoría

Estudio tarifario de las Veredas Pamplonita,Tablón Santa Helena,Hornillas,Piedra Larga,Samacal,Llano Grande del Municipio de San Miguel Santander.

7.000.000

HECTOR MANUEL

RODRIGUEZ VIVAS


y ejecutado.

2012-078

Concurso de Méritos

Interventoría

Interventoría Técnica,Administrativa y Financiera al contrato de mantenimiento y mejoramiento de la vía Quebrada Vera, Agua Sucia, San Miguel Municipio de Enciso/ San Miguel Santander.

69.994.400

SERGIO ANTONIO

CAMARGO BUITRAGO


y ejecutado.

2012-079


Obra Publica

Adecuación final de la planta física del hogar de la primera infancia del Municipio de San Miguel Santander para la puesta en funcionamiento.

50.605.300

EDWIN RAMIRO SIERRA MESA

23/08/2012 23/10/2012

Contrato realizado y ejecutado. Falta cerramiento de malla exterior en las ventanas. Falta Planeación.

2012-080



Suministro de medias y/o refrigerios reforzados a 150 niños de las sedes rurales del Colegio Monseñor Evaristo Blanco durante 62 días calendario escolar en el Municipio de San Miguel Santander.

21.887.500

SERVICIOS COMUNITARIOS

DE DESARROLLO

INSTITUCIONAL - SERVICODI


y ejecutado

2012-082


Suministros

Suministro de 429 mercados para los Adultos Mayores residentes en el Municipio de San Miguel.

21.237.559

FUNDASERVICE O.N.G.

04/10/2013 10/12/2013

El contrato no tiene acta de recibo a satisfacción y la lista de las entregas no corresponde los nombres con las firmas o nombres del recibido. Supervisor Florelba Quirós Puentes. Secretaria de Desarrollo Social

2012-083 Selección Abreviada

Suministros

Suministro de combustible para los vehículos y maquinaria pesada del Municipio, para atender la rehabilitación de zonas declaradas en situación de desastre y otras para el mantenimiento de vías del Municipio

41.000.000

LUIS EDUARDO MORENO TORRES


y ejecutado.




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de San Miguel Santander con recursos provenientes del Fondo Nacional de Gestión del Riesgo y Desastres.

2012-086


Obra Publica

Ampliación y remodelación de la morgue Municipal de San Miguel Santander.

22.586.836

CARLOS HUMBERTO

RUA BELTRAN 30/11/2012 20/12/2012

Cumplido el objeto contractual.

2012-087


Suministros

La adquisición de plántulas para desarrollar la asistencia técnica en el establecimiento de parcelas de café en el Municipio de San Miguel Santander.

71.800.000

ASOCIACION DE

PROFESIONALES Y TECNICOS

DEL CAMPO COLOMBIANO

20/11/2012 20/12/2012

Se cumplió con el suministro, siembra y asistencia técnica de las plántulas por parte del Municipio, a mediados de la vigencia 2014, se recogerá la primera cosecha del Café Castilla.


Obra Publica

Terminación del cerramiento del costado norte de la cancha de futbol del Municipio de San Miguel Santander.

10.187.559

CARLOS HUMBERTO

RUA BELTRAN 20/11/2012 20/12/2012

Contrato ejecutado. Falta segunda fase

2012-089


Obra Publica

Pavimento hidráulico de la carrera quinta entre calles quinta y sexta y parte de la calle sexta sector occidentalincluye muro en gaviones en el Municipio de San Miguel Santander.

49.398.290

HECTOR ALFONSO CORREA RANGEL


y ejecutado

2012-090


Obra Publica

Construcción de placa huella, alcantarilla, muro en gaviones y conformación de calzada en diferentes vías del Municipio de San Miguel Departamento de Santander.

119.997.288


28/11/2012 26/01/2013 Se cumplió con el objeto contractual.


Obra Publica

Reparación y mantenimiento del Alumbrado Público del casco urbano del Municipio de San Miguel Departamento de Santander.

8.266.250

LUIS FRANCISCO

RODRIGUEZ. RL FACAP S.A.S


y ejecutado.

2012-095

Mínima Cuantía

Obra Publica

Construcción puente en gaviones y madera en la vía San Miguel - El Tablón del Municipio de San Miguel

15.599.989


17/12/2012 17/01/2013 Se cumplió con el Contrato.




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2012-097


Obra Publica

Mantenimiento y adecuación de los canales de riego de las Veredas Arenales,Piedra Larga y Zaragoza del Municipio de San Miguel.

49.363.834

EDWIN RAMIRO SIERRA MESA


y ejecutado

2012-098

Mínima Cuantía

Obra Publica

Mantenimiento, mejoramiento y embellecimiento del parque principal y sus alrededores del Municipio de San Miguel Santander que incluye señales de tránsito horizontales y Alumbrado navideño.

13.466.520

ISRAEL SANDOVAL MANRIQUE


y ejecutado.


OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°. 01.

PUBLICACIÓN DE LA CONTRATACION EN EL -SIA- PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN-SECOP-.

DESCRIPCION

En la vigencia 2012, se realizó revisión de los documentos publicados en el SIA de la Contraloría General de Santander y en Portal Único de Contratación, en donde se logró constatar que la Alcaldía de San Miguel no se encuentran publicados la totalidad de la contratación no dando cumplimiento a la normatividad en contratación estatal en lo referente al principio de publicidad, ya que toda la actividad contractual, desde su etapa precontractual hasta su celebración, debe estar publicada en el SECOP, como lo establece, el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, así mismo lo establece el artículo 2.2.5.,del Decreto 2474 de 2008.

El equipo auditor, considera que la obligación de publicar los contratos en el SECOP, no fue considerada por los funcionarios encargados en la entidad, de esta responsabilidad, configurándose una Observación Administrativa.

OBSERVACION PRESUNTO (S) RESPONSABLE (S)

Administrativa

Jesús Ayala Villamarin Alcalde Municipal

Alejandro Melgarejo Zapata Secretario de Planeación

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Revisado el portal de contratación en las vigencias 2012 y 2013, se nota que el municipio de San Miguel, realizo la publicación de los contratos en debida forma, y si existió alguna diferencia en la vigencia 2012, en la vigencia 2013 no la existió, por lo tanto se denota que la administración municipal viene cumpliendo cabalmente con lo contemplado en artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, articulo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012 norma vigente para las




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vigencias 2012 y 2013. Es de anotar que el Municipio igualmente viene cumpliendo con lo estipulado en el artículo 19° del Decreto 1510 de 2013.

ANEXO 1.1 Pantallazos del SECOP (22 Folios) ANEXO 1.2. Pantallazos de la Pagina Web del Municipio (Folios). Conclusión: Por lo anterior, se observa que no existe mérito para realizar una observación administrativa, por lo tanto se solicita que dicha observación no sea tenida en cuenta”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se acepta y se reconoce lo sustentado por el sujeto de control, por consiguiente, el equipo auditor, previa corroboración a esta explicación, se fundamenta en lo observado en el portal único de contratación (Secop),en las vigencias 2012 y 2013, por lo tanto, se DESVIRTUA la Observación administrativa OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°. 02. FALTAN FIRMAS DE LOS FUNCIONARIOS Y DEL CONTRATISTA EN LOS CONTRATOS Contrato No.2012-003

Modalidad y Clase: Directa- Prestación de Servicios Objeto: “Asesoría Presupuestal y Financiera del Municipio de San Miguel”. Valor: $14.000.000 Contratista: Orlando Sarmiento García Fecha de inicio: 01/02/2012 Fecha de terminación: 30/06/2012 Contrato No.2012-036 Modalidad y Clase: Directa- Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de servicios de aseo y limpieza de la escuela y el Colegio Integrado

Monseñor Evaristo Blanco del casco urbano del Municipio de San Miguel Santander”.

Valor: $15.190.000 Contratista: Teresa Aparicio Silva Fecha de inicio: 22/03/2012 Fecha de terminación: 12/07/2012 Contrato No.2012-037 Modalidad y Clase: Directa- Prestación de Servicios Objeto: “Prestación de los servicios profesionales para el proyecto de capacitación

asesoría y elaboración del Plan de Desarrollo 2012 2015 del Municipio de San Miguel”.

Valor: $32.000.000 Contratista: Yuli Andrea Rodríguez Fecha de inicio: 28/03/2012 Fecha de terminación: 28/06/2012 Contrato No.2012-072 Modalidad y Clase: Directa- Prestación de Servicios Objeto: “Asesoría Presupuestal y Financiera del Municipio de San Miguel Santander.”. Valor: $12.911.111 Contratista: Orlando Sarmiento García




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Fecha de inicio: 16/07/2012 Fecha de terminación: 31/12/2012 DESCRIPCION Los contratos anteriormente descritos, no tienen las firmas correspondientes del Sr. Alcalde Municipal, del supervisor, de la tesorera y del contratista, considerándose una omisión, se observa los contratos sin formalidades plenas y, particularmente, en las llamadas órdenes de prestación de servicios, por regla general, los contratos estatales deben constar por escrito, pues así lo disponen los artículos 23° 39° y 41° de la Ley 80 de 1993, al señalar que es esta la forma que deben adoptar tales actos jurídicos para existir jurídicamente y quedar perfeccionados, es decir, para que sean válidos desde la perspectiva estrictamente formal, esta exigencia es una de las llamadas formalidades plenas de los contratos del Estado. El Estado, para cumplir con los fines esenciales establecidos en la norma superior, necesita celebrar contratos que apoyen e impulsen la consecución de los mismos; no obstante, es imprescindible que esos contratos sean vigilados, para garantizar una contratación sin detrimento de los recursos públicos, que además cumplan con el objeto pactado y que los resultados obtenidos sean de calidad. Por lo anterior, el equipo auditor considera esta irregularidad como una Observación Administrativa.


Administrativa



Olga Ardila Díaz Secretaria de Hacienda y del Tesoro Municipal


“La administración municipal, a través de sus funcionarios, realizó una revisión de los archivos de los diferentes contratos para verificar la existencia o inexistencia de las firmas, por lo anterior, toda y cada uno de los documentos de los contratos relacionados en el presente hallazgo ya se encuentran firmados en debida forma y en su totalidad. Para constancia de ello se anexa copia de cada uno de esos contratos y de sus actas debidamente firmadas. ANEXO 2.1 documentos del contrato Nº 2012-003 (27 folios) ANEXO 2.2 documentos del contrato Nº 2012-036 (36 folios) ANEXO 2.3 documentos del contrato Nº 2012-037 (15 folios) ANEXO 2.4 documentos del contrato Nº 2012-072 (31 folios)”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se CONVALIDA el Hallazgo Administrativo, para que se tomen acciones correctivas de inmediato.




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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°. 03. FALTA SEGUIMIENTO AL OBJETIVO FINAL DEL CONTRATO Contrato No.2012-087 Modalidad y Clase: Selección Abreviada-Suministros Objeto: “La adquisición de plántulas para desarrollar la asistencia técnica en el

establecimiento de parcelas de café en el Municipio de San Miguel Santander.”. Valor: $71.800.000 Contratista: Asociación de Profesionales y Técnicos del Campo Colombiano Fecha de inicio: 20/11/2012 Fecha de terminación: 20/12/2012 DESCRIPCION Se cumplió con el suministro, siembra y primera asistencia técnica de las plántulas por parte del Municipio, se recogerá la primera cosecha del café castilla, a mediados de la vigencia 2014. No hay seguimiento al contrato por parte del supervisor Alejandro Melgarejo, Secretario de Planeación e Infraestructura, ya que su objetivo o meta es el seguimiento a esta cadena productiva, además no hay acompañamiento de la UMATA local, el equipo auditor comprobó que el campesino que sembró las plántulas, no ha recibido la asistencia técnica ni el acompañamiento institucional adecuado conforme a lo establecido en el contrato.El artículo 32° de la Ley 80 de 1993 que prevé como parte del contrato todos los actos jurídicos en él contenidos; artículo 25° del Decreto No. 679 de 1994 que establece como formalidad plena de los documentos requeridos por Ley 80 de 1993 la firma de los mismos.

Por lo anteriormente expuesto, se evidencia el incumplimiento en las obligaciones del supervisor del contrato, vulnerando lo establecido en la Ley 80 de 1993, que consagra que los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. Por tal razón, el equipo auditor, que busca lograr el impacto social positivo que genere en la comunidad, en la verificación se comprueba que no existe acompañamiento institucional, los logros obtenidos en la ejecución de un convenio o un contrato están vinculados estrechamente con la realización del fin propuesto, luego la supervisión o interventoría se debe concentrar en la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de las obligaciones, no solo desde un punto de vista puramente legal, sino adicionalmente técnico y económico, a las que se ha comprometido el contratista con el ente estatal contratante, por ende, se conforma una Observación Administrativa, para que se tomen las acciones correctivas necesarias para el buen logro de estas unidades productivas


Administrativa






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“Respecto a este hallazgo, la administración municipal se permite informar y aclarar que como bien la supervisión del contrato Nº 087 de 2012 cuyo objeto es “la adquisición de plántulas para desarrollar la asistencia técnica en el establecimiento de parcelas de café en el municipio de San Miguel Santander” fue realizada por el arquitecto Alejandro Melgarejo Zapata, secretario de planeación, esta supervisión se efectuó con el apoyo de los técnicos y profesionales de la UMATA, ya que son ellos quienes poseen la idoneidad y experiencia necesaria para asistir a la administración en la ejecución de los planes, programas y proyectos del sector agropecuario. Por lo anterior, el seguimiento y la asistencia técnica a este proyecto, es realizada por la unidad municipal de asistencia técnica UMATA, ya que por su naturaleza y objeto, le compete prestar asistencia técnica a los productores tanto en el sector agrícola como en el pecuario, en el caso específico de este proyecto, la asistencia técnica y seguimiento, la ha realizado el técnico EUTIQUIO BARAJAS DIAZ con las debidas indicaciones del director, tal y como consta en las actas de visita técnica agrícola realzada a los beneficiarios del proyecto tanto en la vigencia 2012 como en la presente. Con lo anterior se demuestra que el proyecto en sus diferentes parcelas, si ha tenido la debida asistencia técnica y el seguimiento necesario y como muestra de ello, el señor HERMOGENES ABRIL CARVAJAL, director de la UMATA, expide una certificación donde consta la asistencia técnica que se le ha realizado al proyecto y el éxito de estos cultivos que están comenzando a producir sus primeros frutos. ANEXOS Nº 3.1 actas de visita técnica agrícola. (Folios 36) ANEXOS Nº 3.2 certificación del director de la UMATA. (Folios 01)”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Es de anotar, que la responsabilidad directa en las fases de los procesos de contratación (precontractual, contractual y pos contractual), cuando se designa a un funcionario de la administración, sobre este cae todo el compromiso, como lo establece la norma, por otro lado, la asistencia y el acompañamiento técnico, recae en la UMATA, unidad especializada en este tipo de actividad como la entidad lo explica, no obstante, el supervisor designado en la actividad contractual, debe apoyarse en esta unidad especializada, para efectuar los seguimientos y controles, presentar los informes reales y necesarios para que de esta manera se de cumplimiento a la finalidad del contrato, al impacto positivo que genere en la comunidad, por lo tanto, se CONFIRMA, el Hallazgo administrativo, para que a través de este se adquiera un control y seguimiento a las acciones de mejora de este procesos contractual. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°. 04. FALTA DE PLANEACION CONTRACTUAL Contrato No. 2012-088 Modalidad y Clase: Mínima Cuantía - Obra Pública Objeto: “Terminación del cerramiento del costado norte de la cancha de futbol del Municipio de San Miguel Santander”. Valor: $10.187.559 Contratista: Carlos Humberto Rúa Beltrán




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Fecha de inicio: 20/11/2012 Fecha de terminación: 20/12/2012 DESCRIPCION Se observó que la ejecución de la primera fase cumplió con el objeto contractual, sin embargo no hay continuidad en el objetivo final del contrato el cual es el cerramiento total de la cancha de futbol del municipio de San Miguel, la ejecución del contrato, se da término parcial, no existe una complementariedad, en el objetivo final el cual es el cerramiento de toda la unidad deportiva, conllevando a generar un impacto real y positivo para la comunidad deportiva. Según el equipo auditor, la inobservancia que se podría presentar, es posibilidad de un presunto daño de la malla de este cerramiento parcial, producto del vandalismo al no tener el cerramiento completo de la unidad deportiva. Los logros obtenidos en la ejecución de un contrato están vinculados estrechamente con la realización del fin propuesto, luego la supervisión o interventoría se debe concentrar en la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de las obligaciones, no solo desde un punto de vista puramente legal, sino adicionalmente técnico y económico, que conlleve a la satisfacción de la comunidad.

Fuente: Labor de Campo-Cancha de futbol del Municipio de San Miguel

Contrato No. 2012-088 Modalidad y Clase: Selección Abreviada - Obra Pública Objeto: “Adecuación final de la planta física del hogar de la primera infancia del Municipio de San Miguel Santander para la puesta en funcionamiento”.




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Valor: $50.605.300 Contratista: Edwin Ramiro Sierra Mesa Fecha de inicio: 23/08/2012 Fecha de terminación: 23/10/2012 DESCRIPCION Se observó, que se cumplió el objeto contractual en las adecuaciones de la planta física del Hogar primera infancia del municipio de San Miguel, pero también se observó que no existen mallas protectoras en las ventanas de los salones de clases de los niños, que permiten la entrada de insectos y de arácnidos (arañas, escorpiones), que atentan contra el bienestar y la salud de los pequeños y de las madres comunitarias.

Fuente: Hogar primera Infancia Municipio de San Miguel




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Se comprueba que no existióplaneación contractual, a no contemplar la colocación de vallas protectoras en las ventanas, en el contrato y de esta manera dar protección y seguridad a la comunidad afectada (madres comunitarias y niños), conllevando a obtener un impacto real positivo y satisfactorio, el fin estatal es brindar un resultado eficiente, eficaz y efectivo en la ejecución de contrato, esta inobservancia se debió contemplar en la realización de los estudios previos, garantizando los principios de economía, transparencia y responsabilidad, además del mejoramiento de calidad de vida y del bienestar de la población vulnerable (primera infancia). Así mismo la supervisión o interventoría no solo se debe concentrar en la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de las obligaciones, sino en el aspecto técnico, económico y social, por ende, se deja ver la falta de planeación y la deficiencia en los estudios previos para la suscripción del contrato, con base a lo anterior, el equipo auditor conforma una Observación Administrativa, para que se tomen las acciones correctivas necesarias para fin del proceso contractual.


Administrativa



REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “El plazo contractual, es un elementodel contrato que no es de la esencia en las diferentes tipologías contractuales, noobstante a través del mismo se puede programar el cubrimiento de las necesidadesque se pretenden suplir, en procura de los fines del Estado. Durante el plazo las partes se obligan recíprocamente, una a cumplir el objetocontractual y la otra a pagar previa aprobación de parte de la Supervisión oInterventoría asignada. El plazo se puede medir en meses, en días calendario, en días hábiles y en otroscasos en días de calendario escolar, como en el presente caso para la ejecución delcontrato de transporte escolar. Particularmente, en el transporte escolar, el plazo de ejecución se debe ejecutar endías del calendario escolar, el cual imposibilita definir con precisión el plazo de suejecución, ya que son diferentes a los días hábiles y a veces los paros del sectormaestro, los días cívicos nacionales, los días compensatorios de los maestros, lascapacitaciones programadas por la Secretaría de Educación Departamental, puedenalterar la programación inicial que se haga desde la etapa precontractual. Por lo anterior, el plazo contractual por no señalarse o acertarse con precisión, nopuede ser considerado como falta del principio de planeación, ya que no altera laprestación del servicio ni el valor del contrato. Conclusión: De esta manera espero desvirtuar el hallazgo, ya que su imprecisión no genera ningún tipo de vulneración en las diferentes connotaciones señaladas por el equipo auditor”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El ente de control, no da la respuesta a este hallazgo, lo que el equipo auditor, establece en el hallazgo, es la falta de planeación en las elaboración de los estudios previos de un




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contrato, no solo son la realización de obras de infraestructuras, sino aquellos detalles que puedan afectar a la comunidad que utilice estas obras, tal es el caso de las mallas protectoras en las ventanas para evitar la intromisión de insectos o animales que puedan causar daños a los menores en el Hogar de primera infancia, y en el cerramiento de la cancha, no solo es el cerramiento parcial, se debe contemplar el cerramiento total, y hacer una sola contratación y no contrataciones parciales que pueden llegar a configurarse como un presunto fraccionamiento de contrato, sobre estas apreciaciones, fueron comunicadas por el equipo auditor al Arquitecto Alejandro Melgarejo Zapata, Secretario de Planeación del municipio de San Miguel. Los fines estatales es lograr satisfacer la necesidades de la comunidad y así mismo generar un impacto positivo a la población vulnerable, por lo tanto, se CONFIRMA, el Hallazgo Administrativo, para que a través de este se adquiera un control y seguimiento a las acciones de mejora de este procesos contractual. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA No. 05. FATA DE PLANEACION CONTRACTUAL ENTREGA DE MERCADOS Contrato No. 2012-082 Modalidad y Clase: Selección Abreviada - Suministros Objeto: “Suministro de 429 mercados para los Adultos Mayores residentes en el Municipio de San Miguel”. Valor: $21.237.559 Contratista: FUNDASERVICE O.N.G. Fecha de inicio: 04/10/2013 Fecha de terminación: 10/12/2013 DESCRIPCION

El contrato no tiene acta de recibo a satisfacción y la lista de las entregas no corresponde los nombres con las firmas o nombres del recibido, documentos se evidenció que los informes del contratista no son claros, enuncian vagamente lo realizado durante la ejecución de los contratos, no existen una manifestación que reflejen los impactos positivos o negativos que se pudieron haber presentado, se limita a las actividades administrativas de los contratos, los cuales, son insuficientes teniendo en cuenta que, se requieren de mayor profundidad en su labores profesionales, que dicha información se pueda conocer claramente con el informe del supervisor del contrato. Por esta razón,el equipo auditor, se configura una Observación Administrativa, para que la entidad, tome las acciones correctivas pertinentes.


Administrativa


Florelba Quirós Puentes Secretaria de Desarrollo Social

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “1-EL CONTRATO NO TIENE ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN: Respecto del presente ítem, es necesario tener en cuenta que en atención y acatamiento de las normas que regulan la materia de contratación y en consecuencia del desarrollo del objeto




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contractual, se dio cumplimiento a las mismas, es así que para tal efecto se expidieron las actas de recibo a satisfacción y certificaciones. Así las cosas, se puede determinar que existió la correspondiente Acta de Recibidoa Satisfacción; como prueba del desarrollo del objeto contractual y la verificación porparte de la interventoría del contrato realizada por la Secretaría de Salud yDesarrollo Social. Acorde lo anterior, se puede demostrar que se efectuaron las actividades tendientesal desarrollo del objeto contractual. Por otra parte, en cuanto a la entrega para la comunidad; cuando se firma undocumento de recibido sin observación alguna, prácticamente se da por entendidoque es a satisfacción. Si fuere el caso de presentar alguna inconformidad, la mismase deja plasmada en el documento con la correspondiente observación, con el fin detomar las pautas a seguir, pero si se observa la documentación referida, ésta nocontempla escrito alguno al respecto, lo que nos permite una vez más poderdeterminar que la actividad se desarrollaron acorde a lo requerido; demostrando elrecibido a satisfacción con las firmas respectivas. Respecto del tema se trae a colación lo señalado por las altas cortes y en este casopor el Consejo de estado. 2-LA LISTA DE ENTREGA NO CORRESPONDE A LOS NOMBRES CONLAS FIRMAS O NOMBRES DEL RECIBIDO. El objeto del contrato señala que “mercados para adultos mayores”, cuyo destinoen cumplimiento del desarrollo del mismo, tuvo lugar a ello, sin desbordar el objetodel mismo, ya que se hizo entrega a las personas objeto del contrato (adultosmayores). Así las cosas, se debe tener en cuenta que la población de tercera edad residenteen las diferentes veredas del municipio, son regiones apartadas de la parte Urbanaen donde funciona las sedes de la Alcaldía municipal, dificultando el traslado deestas personas por las limitaciones físicas que en ellas atañen. “las firmas no corresponden”: En cuanto a la señalización respecto de que las firmas no corresponden, se debepartir de los siguientes aspectos: No sólo no está la firma a quien se le dio personalmente el mercado, que aunqueesté presente, por la dificultad de su firma en su alfabetismo u otros problemas, lohace su acompañante que en su generalidad se trata de un familiar, de la mismamanera y como ya se señaló en aplicación de los principios legales como el de labuena fe y otros, que ya traían la recomendación de sus destinatarios, dadaexpresamente por las personas de la tercera edad, a sus vecinos y/o acudientes delos mismos. Es por ello que la administración en aseguramiento de su entrega real ymaterial de estos alimentos, solicita a quien recibe, como acto de legalidad, firme surecibido, con el fin de probar su entrega y así a futuro evitar alguna posibleirregularidad al respecto. Muchos de ellos viven en veredas a casi dos horas de camino con un acceso alcasco urbano del municipio difícil, por lo tanto había familiar o vecino que lo recibíapara entregárselo al beneficiario de dicho mercado.




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Algunos adultos mayores postrados en cama no podían salir a recibirlos y algúnfamiliar que les cocinaba o atendían venían por su suministro u otros querealizaban el favor de llevar el mercado a la persona beneficiaria al estar en elestado en mención. Todo lo anterior se hizo en aras de la agilización, cumpliendo con la cobertura yprontitud que el programa demanda ya que este tipo de bienes son alimentosperecederos. Y se verificó que realmente llegaran al beneficiario objeto de la ayuda. La adquisición de alimentos tipo materias primas para consumo fresco o como partede un abastecimiento permanente, dentro de un programa de alimentación, cumplecon la cualidad de características técnicas uniformes. 3-DOCUMENTOS QUE EVIDENCIÓ QUE LOS INFORMES DEL CONTRATISTANO SON CLAROS, ENUNCIAN VAGAMENTE LO REALIZADO DURANTE LAEJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS, NO EXISTE UNA MANIFESTACIÓN QUEREFLEJEN LOS IMPACTOS POSITIVOS O NEGATIVOS QUE SE PUDIERONHABER PRESENTADORTA, SE LIMITA A LAS ACTIVIDADESADMINISTRATIVAS DE LOS CONTRATOS, LOS CUALES SON INSUFICIENTESTENIENDO EN CUENTA QUE, SE REQUIERE DE MAYOR PROFUNDIDAD ENSUS LABORES PROFESIONALES QUE DICHA INFORMACIÓN SE PUEDACONOCER CLARAMENTE CON EL INFORME DEL SUPERVISOR DELCONTRATO. Como se manifiesta con anterioridad, en aplicación y progreso de los principiosfundamentales, tanto constitucionales, en especial el consagrado en el art. 83 y losque rigen la contratación administrativa, y las explicaciones dadas en el primeracápite, y en el desarrollo de la presente, en lo concerniente a los informes delcontratos, queda demostrado que el mismo, tuvo su perfeccionamiento. En cuanto al impacto positivo o negativo, se les pudo haber mencionado lo ocurridoen la dificultad que se tuvo para la distribución de los mercados objeto del contrato(negativo) y la ayuda pronta, ágil y de gran cobertura a los adultos mayoresbeneficiarios de dichos mercados, aunque tácitamente se manifiesta, ya que los beneficiarios no presentaron queja alguna del estado de los mercados objeto delcontrato. Conclusión: En los anteriores términos se puede determinar que no hay lugar a determinar alguna posible irregularidad y mucho menos algún posible incumplimiento contractual, tanto en el desarrollo del objeto contractual, como tampoco en cuanto al cumplimiento por parte del contratista y el desarrollo de sus funciones realizadas por la interventoría del mismo”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR El equipo auditor, comprobódurante la revisión del contrato las irregularidades presentadas y reseñadas en esta observación administrativa, con las siguientes apreciaciones: 1. No se observó el Acta de Recibido de la comunidad que aceptó lo estipulado en el

contrato, el hecho que no se presenten quejas por parte de la población vulnera, no obsta, que no se puedan presentar irregularidades durante la ejecución del contrato y con posterioridad se presenten requerimientos. Por esta razón se debe exigir el acta de recibido por parte del supervisor al contratista.

2. Se comprobó que las firmas no corresponden al nombre que se encontraba en la lista

de beneficiados, son diferentes ni coinciden en apellidos, en lo posible contemplar la huella como una razón legal, para compensar el registro dela firma.




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3. Los informes de los contratistas y del supervisor del contrato deben ser claros y coherentes, ya que vulnera el principio de transparencia, el registro documental, es un soporte probatorio y fehaciente para presentarlo cuando se requiera.

El sujeto de control aduce sobre el traslado de los adultos mayores que residen en lugares apartados y/o difícil para su movilidad, se considera una falta de Planeación en este sentido por parte del municipio de San Miguel al no contemplar esta situación en la cual el afectado es la población vulnerable (Adulto Mayor), la entidad debe establecer mecanismos de solución para que se dé cumplimiento en su totalidad al objeto contractual. Por las razones anteriormente expuesta, el equipo auditor CONVALIDA el Hallazgo Administrativo, para que a través de un plan de mejoramiento, se adquiera un control y seguimiento a las acciones de mejora de este procesos contractual Contrato Desarrollado por el Banco Agrario previa autorización del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Contrato No. 2012-075 Objeto:“Diagnóstico, formulación, estudios y diseños de proyectos de vivienda de interés social rural del Municipio de San Miguel Santander”. Modalidad y Clase: Mínima Cuantía - Consultoría Valor: $11.200.000 Contratista: Diego Panesso Gómez Fecha de inicio: 30/07/2012 Fecha de terminación: 27/10/2012.

Este contrato se ejecutó y su objetivo se plasmó a través del Banco Agrario, el cual se encuentra ejecutando este proyecto, construyendo veintiuna viviendas rurales, las cuales se iniciaron en el segundo semestre de la vigencia 2013, se observó que hay demoras en la terminación de estas viviendas, aspecto que está afectando la población rural, beneficiada con el proyecto. Si bien cierto, los recursos son de índole nacional, y su gestión se realiza a través del Banco agrario, el proyecto radicado fueron debidamente evaluado conforme al marco legal devivienda rural establecido en el Decreto 1160 de 2010, Decreto 0900 del 2 de mayo de2012 y en el Reglamento Operativo emitido por el Banco Agrario de Colombia , mediante Acta No. 11 del 17 de diciembre de 2012, el Comité de Adjudicación de Subsidios, del Banco Agrario de Colombia S.A., asignó Subsidios de Vivienda de Interés Social Rural a 128 proyectos beneficiando a 3.853 hogares, conforme al resultado de la evaluación efectuadapor la Universidad Nacional de Colombia.De conformidad con lo establecido por el artículo 50 del Decreto 1160 de 2010, el BancoAgrario de Colombia S.A. da a conocer en la relación de proyectos asignados, el subsidio para la construcción de veintiuna (21) Viviendas de interés Social (VISR) nuevas, para el municipio de San Miguel, por valor de $ 275.962.989 35,57. El equipo auditor, observó que estas viviendas no se encuentran terminadas en su totalidad, falta de techos, falta de pisos, falta de puertas y ventanas, además la falta de cobertura de los servicios públicos (alcantarillado, energía eléctrica y la red de acometida de agua potable del acueducto rural), falta de pozos sépticos, presentando una falta de planeación por parte de los contratistas de la obra asignados y adjudicados por cuente del Banco Agrario.




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Fuente: Vereda Arenales-Municipio de San Miguel

Cabe resaltar que los recursos son de la Nación, el Banco Agrario de Colombia S.A., previa orden del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, realizó Convocatoria VIS Rural para acceder a los subsidios de vivienda de interés social rural, con un Presupuesto apropiado por el Gobierno Nacional, incluida la administración del programa a cargo del Banco Agrario de Colombia y la interventoría a proyecto, con fundamento a la violación de la Ley 80 de 1993, (falta de Planeación) el equipo auditor presenta esta inobservancia para los fines pertinentes a la Contraloría General de la Nación.(Oficio de mayo 23 de 2014). CONTRATACION VIGENCIA 2013

La Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, a la Alcaldía de San Miguel, de la línea de contratación se realiza de conformidad con lo ordenado mediante la Resolución No. 000645 de 15 de agosto de 2012, sobre la muestra de contratos seleccionados, verificando los documentos que soportan las etapas pre contractual, contractual y post contractual, cruzando información con la cargada al Sistema Integral de Auditoría –SIA-, para determinar el cumplimiento de los requisitos y las disposiciones legales, que debe observar cada proceso contractual. El municipio de San Miguel adoptó por Decreto No. 003 del 20 enero 2014, el Manual de Contratación del municipio de San Miguel, conforme a lo establecido en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, la ley 1474 de 2011, ley 1682 de 2013 y el Decreto 1510 de 2013. Verificada la información contractual de la vigencia fiscal del año 2013, relacionada con el número de contratos celebrados y el valor de cada uno de ellos, se estableció que la Alcaldía de San Miguel celebró ciento dos (102) contratos, por un valor total de tres mil ochenta y tres millones setecientos ochenta y dos mil trescientos setenta y dos pesos moneda legal y corriente ($3.083.782.372);así mismo de los ciento dos contratos realizados por la Alcaldía de San Miguel, cuarenta y siete (47) contratos, son de contratación directa representando el 46,07%, del total de la contratación,el 40,19 % del total de la contratación (102 contratos), a su vez el valor de las OPS ($645.043.572), que equivale al 20,91% del total de la contratación ($3.083.782.372). Cabe resaltar que los ingresos del municipio de San Miguel son $8.630.955.128, y su contratación es de $3.083.782.372, equivalente a un 35,73% de los ingresos totales del municipio.




INFORME DEFINITIVO


De total de la contratación se especifica lo siguiente:

MODALIDAD DE CONTRATOS CANTIDAD VALOR ($)

Directa 47 663.452.972


Selección Abreviada 20 1.861.230.779

Licitación Pública 1 177.505.993

Total 102 3.083.782.372

CLASE DE CONTRATO TIPO DE INVERSION CANTIDAD VALOR ($)

Prestación de Servicios Inversión 20 380.512.537

Funcionamiento 31 409.423.560

Obra Publica Inversión 13 1.130.999.988


Suministros Inversión 23 646.408.414


Consultorías Inversión 6 83.468.000

Convenios Interadministrativos Inversión 1 2.400.000

Arrendamiento Funcionamiento 1 19.990.000 Compra venta Inversión 1 27.930.000

TOTAL 102 3.083.782.372 Fuente: SIA Contraloría General de Santander

Mediante Certificado de fecha 27 de febrero de 2014 expedido por la Secretaria de Gobierno Municipal de San Miguel, hace constar que los valores utilizados en la contratación estatal para la vigencia 2013, son:

Salario Mínimo Mensual Legal Vigente ($589.500) Licitación Pública>$$165.060.000 (mayor a 280 Salarios Mínimos Legales Vigentes). Menor Cuantía $165.060.000 (desde 28 hasta 280 Salarios Mínimos Legales

Vigentes). Mínima Cuantía $16.506.000 (0 a 28 Salarios Mínimos Legales Vigentes).

El equipo auditor, comprobó que para la vigencia 2013:

Se efectuó un contrato con la Estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor:

No se ejecutaron contratos con COLOMBIA HUMANITARIA.

No se realizaron contrataciones con vigencias futuras.

El municipio de San Miguel, realizó contratos con el Sistema Nacional de Regalías, bajo los siguientes criterios:

En la vigencia 2013, el municipio de San Miguel Santander, recibió el valor de cuarenta y nueve millones de pesos ($49.000.000) del Sistema Nacional de Regalías para realizar Programas de Capacitación y Asistencia Técnica orientados al desarrollo eficiente de las competencias de Ley yel mejoramiento de la Gestión de las Oficinas de Planeación (OCAD), para un total de noventa y ocho millones de pesos ($98.000.000), de los cuales se invirtieron treinta y cuatro millones seiscientos mil pesos ($34.600.000,oo), bajo el Contrato de Compra Venta No. 056-2013, en adquisición de equipos de cómputos para la Secretaría de Planeación, bajo el Contrato No. 049-2013, asesoría, elaboración,




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capacitación y asistencia técnica a la Administración Central para la actualización y organización del Banco de Proyectos para fortalecer la Secretaria de Planeación. A su vez ingresaron recursos por valor de veinticuatro millones quinientos mil pesos ($24.500.000) del Sistema Nacional de Regalías para realizar contratos que tengan que ver con seguimiento, control y evaluación para fortalecer la Secretaría de Planeación Municipal; de los cuales no se realizó ningún contrato.

Total contratación según el SIA: Valor inicial de la contratación $3.083.782.372. Pagos efectuados $3.083.782.372 Valor muestra $ 1.188.084.054.

Contratos Seleccionados para la Muestra

Muestra de Contratos

Seleccionados(%)

Valor Pagado Contratación ($)

Valor Muestra de Contratos

Seleccionados ($)

Valor Muestra Seleccionada

(%)

24 23,53 3.083.782.372. 1.188.084.054 38,52

Modalidad de contratación en la muestra seleccionada vigencia 2013

MODALIDAD NUMEROS CONTRATOS PAGOS EFECTUADOS ($)

Directa 10 235.267.833



TOTAL 24 1.188.084.054

Clase de contrataciónen la muestra seleccionada vigencia 2013

OBJETO CANTIDAD VALOR ($)

Prestación de Servicios 10 316.995.958

Obras Publicas 9 637.175.117

Compra y Suministro 5 233.912.979

TOTAL 24 1.188.084.054

De los ciento dos (102) contratos, se seleccionó una muestra de veinticuatro (24) contratos para revisión, por valor de mil ciento ochenta y ocho millones ochenta y cuatro mil cincuenta y cuatro pesos moneda legal y corriente ($1.188.084.054), correspondiente al 38,52% de los recursos pagados de la contratación en la vigencia 2013, los cuales se ejecutaron a través de las diferentes modalidades de contratación, a saber:

Muestra de contratos seleccionados

Número del Contrato


Objeto Del Contrato Valor Inicial

Contrato Nombre del Contratista

Fecha Inicio

Contrato

Fecha terminación


1

Directa


Profesionales

Prestación de los servicios de asesoría jurídica interna y externa en la representación judicial del Municipio de San Miguel Santander.

51.000.000

HELLMAN LEONIDAS FAJARDO

PATARROYO

22/01/2013 31/12/2013 Se cumplió con el Contracto.




INFORME DEFINITIVO


5

Directa


Profesionales

Prestación de servicios profesionales como asesor contable financiero y tributario e ingreso de la información de contratos al Portal Único de Contratación del Municipio de San Miguel.

52.000.000

LUIS FRANCISCO RODRÍGUEZ

LEAL


9

Directa


Prestación del servicio público como Coordinador de deportes del Municipio de San Miguel Santander.

14.758.333

DIDIER ARCADIO DÁVILA

SÁNCHEZ


10 Mínima Cuantía

Obra Publica

Mantenimiento y adecuación de los pasos críticos de los caminos de herradura en jurisdicción del Municipio de San Miguel Departamento de Santander.

16.494.525 ISRAEL

SANDOVAL MANRIQUE

02/04/2013 31/12/2013

Se cumplió el objeto contractual. Falta de mantenimiento de las vías.

22



Prestación de servicios de Transporte Escolar a los diferentes estudiantes de los niveles I y II del SISBEN de las Instalaciones Educativas oficiales del Municipio de San Miguel Santander para el año escolar 2013.

109.658.125

TRANSPORTES

ESPECIALIZADOS DE LOS ANDES S.A.

“TRANSANDES LA TEA S.A.”


31


Mantenimiento

Mantenimiento preventivo y correctivo del Parque Automotor del Municipio de San Miguel incluido repuestos.

109.350.000

JULIAN EDGARDO CÁRDENAS

ALMEIDA


38


Obra Publica

Construcción de 17 cocinas rurales para el saneamiento básico del Municipio de San Miguel Santander.

160.093.389 ANA ISABEL VERA COTTE

17/05/2013 17/09/2013

Se cumplió con el Contracto. No hay seguimiento en el uso que se le está dando a las cocinas por la comunidad rural.

57

Directa


Profesionales

Prestar los Servicios Profesionales de asistencia técnica jurídica y capacitación en los procesos contractuales y procedimientos administrativos que se surtan en el Municipio de San Miguel – Santander.

12.500.000

COOPERATIVA DE

TRABAJO ASOCIADO DE

APOYO EN SERVICIOS

PROFESIONALES Y

EMPRESARIALES “APOYO INTEGRAL

CTA”





INFORME DEFINITIVO


59


Obra Publica

Construcción de tres (3) viviendas para la reubicación de tres familias en zona rural del Municipio de San Miguel – Santander.

70.548.690

SERVICIOS COMUNITARI

OS DE DESARROLLO INSTITUCIONA

L – SERVICODI


60


Obra Publica

Rehabilitación del Distrito de Riego de Asurizac del Municipio de San Miguel mediante la construcción de captación desarenador y la colocación de tuberías y accesorios.

42.960.847 ISRAEL

SANDOVAL MANRIQUE


64


Obra Publica

Adecuación y mantenimiento de las sedes educativas del Municipio de San Miguel Departamento de Santander.

135.835.283 LEONARDO

ANDRÉS DÍAZ RODRÍGUEZ


74


Obra Publica

Ejecución de obras para la clausura del botadero a cielo abierto del Municipio de San Miguel Departamento de Santander.

70.000.000 FUNDACIÓN

GAIA 10/10/2013 12/10/2013

Se cumplió con el Contracto. Este botadero no cumplía con la normatividad ambiental. No existe un informe técnico por parte del supervisor del contrato. Arquitecto Alejandro Melgarejo Zapata, Secretario de Planeación

75

Directa


Prestación de servicios de apoyo a la gestión para el apoyo logístico para la práctica del deporte en diferentes actividades deportivas a realizarse con el fin de garantizar fomentar y masificar vidas saludables en la población infantil juvenil Adultos y Adultos Mayores del Municipio de San Miguel Santander.

15.509.500

SERVICIOS COMUNITARI

OS DE DESARROLLO INSTITUCIONAL–SERVICODI

10/10/2013 31/12/2013

Se cumplió con el Contracto. Hay registro fotográficos




INFORME DEFINITIVO


78


Obra Publica

Construcción de redes eléctricas en media tensión acometida trifásica y sub estación eléctrica trifásica para la Planta de Tratamiento de Residuos Sólidos en el Municipio de San Miguel Santander.

49.270.269 LIBARDO RANGEL ORTIZ


79

Directa


Profesionales

Prestar los Servicios Profesionales para la aplicación de los talleres lúdicos pedagógicos con el fin de fortalecer las relaciones interpersonales entre padres de familia e hijos y la convivencia en el ámbito escolar cultivando valores y fortaleciendo lazos afectivos y pausas de crianzas en el Municipio de San Miguel Santander.

14.270.000

MARTA EVANGELINA HERNÁNDEZ

SUAREZ

25/10/2013 25/11/2013 Se cumplió con el Contracto

82


Suministros

Compra de árboles frutales dentro del programa estratégico agropecuario “San Miguel despensa agrícola” y el programa desarrollo de proyectos productivos en el marco del Plan Agropecuario.

43.054.506

ASOCIACIÓN DE

PROFESIONALES Y

TÉCNICOS DEL CAMPO

COLOMBIANO “ASOPROTEC

AM”

11/12/2013 12/12/2013

Se sembraron 3000 plántulas de aguacate por parte del Municipio, quedando por sembrar 2667 plántulas de aguacate, 168 mandarinos y 125 naranjos y entregó plántulas de aguacateNo aparece registradas las firmas de recibido por parte del usuario, el beneficiario de lasplántulas. Supervisor Gilberto Emigdio Salazar Director de la UMATA.

83

Directa


Profesionales

Elaboración de los manuales de contratación interventoría y supervisión para el Municipio de San Miguel Santander.

16.500.000 COOPVIMEJO

R LTDA 15/11/2013 15/12/2013

Contracto sin liquidar. Cumple con el objeto contractual.

88


Obra Publica

Adecuación de escenarios deportivos del casco urbano del Municipio de San Miguel.

79.044.608

HÉCTOR ALFONSO CORREA RANGEL

25/11/2013 25/12/2013 Se cumplió con el Contrato. Falta por liquidar




INFORME DEFINITIVO


89

Mínima Cuantía

Obra Publica

Obras de adecuación de diferentes áreas de equipamiento municipal del Municipio de San Miguel de Santander.

12.927.506 EMIRO CELIS

CORREA 26/11/2013 23/12/2013

Se cumplió con el Contracto.

91


Suministros

Compra de materiales para la rehabilitación de los canales de riego del Municipio de San Miguel Departamento de Santander.

39.596.373 BODEGA

ELÉCTRICA LTDA

12/04/2013 20/12/2013 Se cumplió con

el Contrato

92

Directa


Profesionales

Prestación de Servicios Profesionales para la asesoría acompañamiento y desarrollo de las consultas de cubos pirámide poblacional estimación de tasas bajo la guía metodológica para la construcción del ASÍS del Municipio de San Miguel Santander.

16.500.000 NINI ISABEL

OSORIO GONZÁLEZ

12/05/2013 27/12/2013 Se cumplió con

el Contrato.

99

Directa


Prestación del servicio de apoyo a la gestión para la elaboración de un video institucional que exalte las expresiones artísticas culturales y turísticas del Municipio de San Miguel Santander en el marco de la celebración de la VI Festival del Retorno.

14.300.000 FUNDACIÓN

POR EL FUTURO

20/12/2013 30/12/2013 Se cumplió con

el Contrato

100

Mínima Cuantía

Suministros

Compra de chalecos multipropósito con destino al Ejército Nacional dentro del marco de la política de seguridad y convivencia de la comunidad del Municipio de San Miguel Departamento de Santander.

13.982.100 ROSEMARY

PALACIO MEJÍA


619

Directa

Compraventa (Bienes

Inmuebles).

Compra Finca 27.930.000 LIBARDO

GUTIERREZ AYALA

28/12/2013 28/12/2013

Se cumplió con el Contracto. Para ampliar el área del microrelleno. No se ha realizado ninguna acción por parte de la entidad.


CONTRATOS DE ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS




INFORME DEFINITIVO


Cantidad OPS Contratadas Valor ($) Fuente De Recurso.

37 579.680.572 SGP

1 25.000.000 Regalías

3 40.363.000 Otros

41 645.043.572 Fuente: SIA Contraloría General de Santander

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°. 06. FALTA DE CONTROL Y VIGILANCIA DE UN BIEN MUEBLE MUNICIPAL Contrato No. 619 de 2013 Modalidad y Clase: Directa Compraventa (Bienes Inmuebles) Objeto: “Compra Finca”. Valor: $27.930.000 Contratista: Libardo Gutiérrez Ayala. Fecha de inicio: 28/12/2013 Fecha de terminación: 28/12/2013 DESCRIPCION Se cumplió con el contracto, para ampliar el área del microrelleno, esta se encuentra cerrado en malla, sin control y sin seguridad, está expuesto a la intromisión de particulares, se habilita cuando se depositan las basuras, la separación de los residuos sólidos se realiza en el destino final. Dentro del lote se encuentran elementos y maquinarias expuestos al hurto.




INFORME DEFINITIVO


Fuente: Microrelleno Sanitario Municipio de San Miguel


Administrativa



Supervisor

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Los elementos pequeños y susceptibles de hurto, son guardados en una caseta con cerraduras adecuadas y otros de mayor valor como el motor de la maquina compactadora son guardados en el centro de acopio localizado en el casco urbano. La máquina compactadora que permanece en el sitio es muy pesada y para ser removida del sitio, se requiere ayuda mecánica como monta cargas y un camión, por ello las posibilidades de que esta sea hurtada son muy bajas por cuanto difícilmente una persona de la región podría realizar la movilización de esta máquina”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La entidad debe minimizar los riesgos, y esta situación es una situación riesgosa para el municipio de San Miguel, más aun cuando se aduce que “….por cuanto difícilmente una persona de la región podría realizar la movilización de esta máquina”, la entidad no puede atenerse a las bajas posibilidades de ser hurtada la maquina compactadora, sino que el riesgo de ser dañada o sustraerse partes de la maquinaria, por esta razón, el equipo auditor,CONVALIDA el Hallazgo Administrativo, para que la entidad tome acciones correctivas pertinentes para minimizar este riesgo de un activo.




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON CONNOTACIÓN DISCIPLINARIA No. 07. FALTA DE CONTROL Y VIGILANCIA EN LA UTILIZACIÓN DELAS COCINAS RURALES

Contrato No. 38 de 2013. Objeto:“Construcción de 17 cocinas rurales para el saneamiento básico del Municipio de San Miguel Santander”. Modalidad y Clase: Selección Abreviada Obra Pública Valor: $160.093.389 Contratista: Ana Isabel Vera Cotte. Fecha de inicio: 17/05/2013 Fecha de terminación: 17/09/2013

DESCRIPCION El equipo auditor, observó que la construcción de las cocinas rurales, se ejecutaron para satisfacer las necesidades de la población rural, su objeto contractual fue cumplido en su totalidad, pero no están siendo utilizados para los fines que fueron construidos, se utilizan para guardar elementos de aseo, para depósitos de insumos agrícolas y de cosecha de maíz.

Fuente: Beneficiario Domingo Oviedo-Vereda Zaragoza-Municipio de San Miguel

Se verificó que los beneficiarios de este proyecto, no están concientizado de la inversión social del Municipio, en el logro de mejorar sus condiciones de vida, aunado a esta situación falta de planeación en los estudios iniciales, con el fin de establecer o priorizar la necesidad de la comunidad en el objetivo final del contrato; a su vez no existe el acompañamiento y seguimiento por parte de la Administración Central. Cabe resaltar, que solo tres (3) de las diecisiete (17) cocinas rurales construidas, están siendo utilizadas para otros fines, por esta razón, se comprueba que falta deexigencia y de control por parte de la Administración Central, por consiguiente, se configura una Observación Administrativa con Connotación Disciplinaria.




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION PRESUNTO (S) RESPONSABLE (S) NORMA (S) VIOLADA (S)

Administrativa


Disciplinaria Alejandro Melgarejo Zapata

Secretario de Planeación Supervisor

Ley 80 de 1993 (artículo 4° numeral 4o)

Ley 1474 de 2011 (artículo 83°)

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Ante el presente hallazgo, la administración municipal se permite informar que de las 17 cocinas construidas en diferentes veredas mediante el contrato de obra número 038 de 2013, en solo una se encontró que el beneficiario le estaba dando un uso incorrecto a dicho beneficio, este es el caso del señor LUIS DOMINGO OVIEDO en la vereda ZARAGOZA, por este motivo la secretaría de planeación le hizo saber mediante un documento dirigido a este beneficiario, que debería rectificar tal situación y se firmó un compromiso en este sentido. El cumplimiento de dicho compromiso fue verificado posteriormente por el secretario de planeación tal y como consta en el acta de la visita de inspección ocular realizada con ese fin y el registro fotográfico tomado endicha diligencia”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Mediante labor de campo, el equipo auditor, verificó que tres (3) cocinas rurales estaban siendo para otros fines, por esta razón, guardando útiles y elementos que no tenían relación con el uso para el cual se les otorgó por parte de la administración municipal. se comprueba que falta de exigencia y de control por parte de la Administración Central, observándose una violación a la Ley 1474 de 2011 (artículo 83°), de la Ley 80 de 1993 (artículo 4°, numeral 4o), así mismo la Ley 734 de 2002 (artículo 34°, numeral 2o), por lo tanto se CONFIRMA el Hallazgo Administrativo con Connotación Disciplinaria. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVACON CONNOTACION DISCIPLINARIANo. 08. NO EXISTE INFORMES POR PARTE DEL SUPERVISOR Contrato No. 82 de 2013 Modalidad y Clase: Selección Abreviada - Suministros Objeto:“Compra de árboles frutales dentro del programa estratégico agropecuario “San Miguel despensa agrícola” y el programa desarrollo de proyectos productivos en el marco del Plan Agropecuario”. Valor: $43.054.506 Contratista: Asociación de Profesionales y Técnicos del Campo Colombiano “ASOPROTECAM” Fecha de inicio: 11/12/2013 Fecha de terminación:12/12/2013 DESCRIPCION Se sembraron 3000 plántulas de aguacate por parte del Municipio, quedando por sembrar 2667 plántulas de aguacate, 168 mandarinos y 125 naranjos,estas plántulas se encuentran




INFORME DEFINITIVO


bajo la custodia de la oficina de la UMATA, reiniciarían el proceso de entrega y siembra en la presente vigencia. En las entregas de plántulas en la vigencia 2012, no aparece registradas en su totalidad las firmas de recibido por parte de los beneficiarios. Supervisor Gilberto Emigdio Salazar Director de la UMATA. El equipo auditor, observó la fallas en las actas de seguimiento de la ejecución del proceso de unidad productiva por parte del supervisor, no hay claridad en relación a las actividades específicas del contratista, toda vez que se limitan a indicar situaciones realizadas muy generales, en igual sentido al examinar los documentos se evidenció que no existen informe del supervisor, no enuncian lo ocurrido durante la ejecución del contrato, no presenta una opinión con respecto al impacto positivo o negativo que se pudieron haber presentado durante la ejecución, solo se limita a presentar una certificación del cumplimiento del contrato. El supervisor debe hacer un análisis y evaluación del o los informes que presente el contratista en términos de cantidad, calidad,oportunidad del cumplimiento de las obligaciones contratadas y laefectiva satisfacción de la necesidad. La evaluación de lo entregado orecibido no puede suplirse con la sola expresión “recibo satisfacción”. Por lo anteriormente expuesto, se evidencia el incumplimiento en la realización específica de los informes del supervisor del contrato, del contratista en el desarrollo y ejecución del contrato, evidenciándose una Observación Administrativa con Connotación Disciplinaria. OBSERVACION PRESUNTO (S) RESPONSABLE (S) NORMA (S) VIOLADA (S)

Administrativa Jesús Ayala Villamarin

Alcalde Municipal

Disciplinaria

Gilberto Emigdio Salazar Villamil Ex Director UMATAmunicipio

de San Miguel Supervisor del Contrato

Ley 80 de 1993 (artículos 3° 4° y 26°).

Ley 734 de 2012


“Una vez conocido el contenido de la observación, se hizo la respectiva revisión de la información que reposa en la Administración Municipal, donde se evidencia que si existe un informe de seguimiento al proyecto de plantación de árboles frutales, el cual fue presentado por el CONSORCIO PROSPERIDAD AGROPECUARIA DE GARCIA ROVIRA, igualmente la oficina de UMATA, durante la vigencia 2014, culmino la entrega de las plántulas a los beneficiaron del proyecto. Por otra parte, en cuanto a la entrega para la comunidad; cuando se firma un documento de recibido sin observación alguna, prácticamente se da por entendido que es a satisfacción. Si fuere el caso de presentar alguna inconformidad, la misma se deja plasmada en el documento con la correspondiente observación, con el fin de tomar las pautas a seguir, pero si se observa la documentación referida, ésta no contempla escrito alguno al respecto, lo que nos permite una vez más poder determinar que la actividad se desarrollaron acorde a lo requerido; demostrando elrecibido a satisfacción con las firmas respectivas”.




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSION EQUIPO AUDITOR En el proceso auditor durante auditoría integral realizada en el municipio de San Miguel, se comprobó que no hay informes por parte del supervisor del Contrato No. 82 de 2013, y en los anexos tampoco relacionan las actas parciales de los informes del supervisor, se muestran registros fotográficos sin fecha ni horas en los mismos, se relaciona un alista de personas que presuntamente recibieron el bien objeto del contrato, pero no aparece las firmas de recibidopor parte de la comunidad y/o de los que se encuentran en la lista, los documentos mostrados como anexos no son lo suficientemente probatorios de la entrega de las plántulas, por lo tanto, se CONVALIDA, el Hallazgo Administrativo con Connotación Disciplinaria. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA N°. 09. FALTA PLANEACION PRESUPUESTAL CONTRATO DE TRANSPORTE ESCOLAR Contrato de Prestación de Servicios No. 022 - 2013 Objeto del contrato: “Prestación de servicios de transporte escolar a los diferentes estudiantes de los niveles I y II del SISBEN de las instalaciones educativas oficiales del Municipio de San Miguel Santander para el año escolar 2013”. Contratista: Transportes Especializados de Los Andes S.A “TRANSANDES LA TEA S.A” Supervisión: Secretaria de Obras Publicas y Planeación Valor: $109.658.125 Fecha de Inicio: 27/02/ 2013. Fecha de Terminación: 07/12/ 2013 oHasta Agotar Presupuesto. Nombre de la Aseguradora: LA EQUIDAD SEGUROS Tomador de la póliza: Transportes Especializados de Los Andes S.A.- TRASANDESLA TEA. Aprobación de la póliza: Resolución No. 067 de 2013 de fecha febrero 27 de 2013. Cumplimiento del contrato:21/02/2013 - 07/04/2014 Ruta de Transporte: Vereda Pamplonita (45 estudiantes); Vereda Arenales (35 estudiantes); Vereda San Pedro (12 estudiantes); Vereda Hornillas- La Mesa(45). DESCRIPCION Se dio cumplimiento del contrato del Transporte escolar, la inobservancia se denota en la fecha de terminación del contrato, cuando se establece Hasta Agotar Presupuesto, o sea falta de planeación presupuestal en el objeto contractual, se debe determinar en el rubro presupuestal lo destinado al transporte escolar, para que no los estudiantes queden sin transporte, faltando a lo establecido en la Ley 80 de 1993 (artículo 26°). En esta tarea de asignación de recursos, la Administración Municipaldebe elaborar planes con elfin de lograr ciertas metas de inversión social, las cuales deben contemplar prioridades y el transporte escolar debe tenerseen cuenta para incrementar el nivel de bienestar de la comunidad estudiantil.

Con base a lo anterior, se puede configurar una Observación Administrativa con Connotación Disciplinaria.



Alcalde Municipal




INFORME DEFINITIVO


Disciplinaria Alejandro Melgarejo ZapataSecretario

de PlaneaciónSupervisor

Ley 80 de 1993 (artículos 3° 4° y 26°).

Ley 734 de 2012

Decreto 111 de 1996

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “El plazo contractual, es un elemento del contrato que no es de la esencia en las diferentes tipologías contractuales, no obstante a través del mismo se puede programar el cubrimiento de las necesidades que se pretenden suplir, en procura de los fines del Estado. Durante el plazo las partes se obligan recíprocamente, una a cumplir el objeto contractual y la otra a pagar previa aprobación de parte de la Supervisión o Interventoría asignada. El plazo se puede medir en meses, en días calendario, en días hábiles y en otros casos en días de calendario escolar, como en el presente caso para la ejecución del contrato de transporte escolar. Particularmente, en el transporte escolar, el plazo de ejecución se debe ejecutar en días del calendario escolar, el cual imposibilita definir con precisión el plazo de su ejecución, ya que son diferentes a los días hábiles y a veces los paros del sector maestro, los días cívicos nacionales, los días compensatorios de los maestros, las capacitaciones programadas por la Secretaría de Educación Departamental, pueden alterar la programación inicial que se haga desde la etapa precontractual. Por lo anterior, el plazo contractual por no señalarse o acertarse con precisión, no puede ser considerado como falta del principio de planeación, ya que no altera la prestación del servicio ni el valor del contrato”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR

El equipo auditor, considera que lo manifestado es un elemento de juicio razonable que atenúa la presunta transgresión a la norma, ya que no afecta la asistencia al servicio que le presta a los estudiantes así mismo no altera el valor del contrato, por lo tanto, se DESVIRTÚA la Observación con Connotación Disciplinaria, no obstante la administración municipal debe establecer prioridades en lo establecido en el plan de desarrollo y de manera particular a lo que afecta a la población vulnerable, en este caso, el transporte escolar, por lo tanto, se CONVALIDA el Hallazgo administrativo, para que se tomen acciones correctivas en la prioridad del transporte escolar en relación a lo establecido en la planeación presupuestal del municipio. Aseguramiento de los Bienes del Municipio de San Miguel: La entidad realizó lo pertinente en relación al aseguramiento de los bienes, por lo cual, adquirió las siguientes pólizas las cuales fueron verificadas, cuyos amparos van:

Aseguradora Solidaria: 27 de diciembre de 2013 al 27 de diciembre de 2014. Seguro del Estado:07 de febrero de 2013 al 07 de febrero de 2014. Aseguradora Cóndor S.A:11de febrero de 2013 al de febrero de 2014




INFORME DEFINITIVO


Entidad Aseguradora

Póliza No Riesgo Asegurado

Tipo De Amparo

Valor Asegurado

Aseguradora Solidaria

400-85-994-000000062

Póliza Todo riesgo Maquinaria y Equipo Muebles y Enseres

Multirriesgo 255.000.000

Seguros del Estado

96-77-10000000-40

Muerte- Aux Funerario - Enf Graves - GtosMedicos - IncapMtotal - Indemn Adicional

Póliza Grupo Vida

205.554.360

Aseguradora Cóndor SA

300000121

Póliza de Seguro de Manejo Individual Particular Amparo Básico Hurto Calificado y Abuso de Confianza

Hurto 5.000.000

TOTAL 465.554.360 Fuente: SIA-Contraloría General de Santander

3.1.1.1. OPINION A LA CONTRATACION: Examinada la etapa precontractual, contractual y pos contractual de la contratación efectuada al municipio de San Miguel en las vigencias 2012 y 2013, se observó situaciones que no se ajustan a los requerimientos exigidos en materia del ejercicio legal de la contratación pública, se evidencia que la entidad no realiza un seguimientos a los documentos y procedimientos señalados en el régimen de contratación estatal, así mismo, en el momento que se practicó la auditoría en el archivo de la ejecución de un contrato representativo,se encontraron sin firmas documentos tales como: contratos, actas de seguimientos, actas de iniciodel señor Alcalde,del Contratista, del Supervisor entre otros, obviando el deber legal de realizar la respectiva supervisión por parte de los funcionarios encargados de realizar vigilancia y control a los procedimientos contractuales, no hay seguimientos a los procesos contractuales de unidades productivas que debenacatar los principios de contratación estatal (transparencia, economía, responsabilidad), los cuales se deben reflejar el cumplimiento del fines esenciales del Estado, el bienestar y mejoramiento de calidad de vida de los habitantes del municipio de San Miguel.

3.1.2. Rendición yRevisión de la Cuenta La Rendición de la Cuenta, es el deber legal que tiene todo funcionario de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas, son responsables de rendir la cuenta consolidada por entidad sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados, la cual para su presentación deberá estar firmada por el representante legal, el jefe de la entidad, director, gerente o quien haga sus veces.

La Contraloría General de Santander, a partir de la presentación de la cuenta correspondiente a cada vigencia fiscal, revisará la información rendida por los responsables fiscales sobre su gestión con el propósito de emitir un pronunciamiento. El equipo auditor, comprobó a través de la información reportada al SIA, el cumplimiento de la presentación de la Cuenta, en el aspecto contractual verificando la oportunidad, la veracidad y la calidad de la información, confrontándose con el proceso auditor.




INFORME DEFINITIVO


3.1.3. Legalidad

El equipo auditor, evaluó el comportamiento de la legalidad en los factores y administrativo, contractual, financiero y ambiental, cómo se debe desarrollar los procedimientos normativos en la Alcaldía de San Miguel, los cuales reconozcan concebir una cultura de participación ciudadana, convivencia pacífica, transparencia administrativa, responsabilidad social, conservación, preservación y seguimiento a los procesos sociales, ambientales y culturales.

En lo correspondiente a la normatividad contable, presupuestaly financiera la entidad cumple con la normatividad y acatamiento a Constitución Política, presentando fortaleza en la legalidad financiera.De acuerdo a la aplicación de los principios establecidos en el artículo 209° de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1437 de 2011 y el estatuto general de contratación pública, la entidad, posee un Manual de Contratación y el Manual de Supervisión actualizados (Decreto No.003 del 20 Enero 2014), por otro lado, en lo que atañe en lo referente a la legalidad ambiental y administrativa, no cuenta con Manual de Procedimientos Ambientales. En cuanto a la estructura administrativa se determinan los códigos, grados y escala salariales, de la Planta de Personal la Alcaldía de San Miguel, mediante el Acuerdo Municipal No 003 de febrero28 de 2012, por otro lado,se actualizó el Manual de Funciones y Competencias Laborales mediante Decreto No. 094 de diciembre 22 de 2012, contando con diez (10) funcionarios públicos, distribuido así:

CARGO CANTIDAD TIPO DE NOMBRAMIENTO

Alcalde Municipal 1 Elección Popular

Secretaria de Gobierno 1 Libre Nombramiento y Remoción

Secretaria de Planeación 1 Libre Nombramiento y Remoción

Secretaria de Hacienda y Tesoro 1 Libre Nombramiento y Remoción

Secretaria de Salud y Desarrollo Social 1 Libre Nombramiento y Remoción

Comisario de Familia 1 Libre Nombramiento y Remoción

Inspectora de Policía 1 Libre Nombramiento y Remoción

Umata 2 Libre Nombramiento y Remoción

Auxiliar Administrativo 1 Carrera Administrativa Fuente: Alcaldía Municipal de San Miguel

Procesos Judiciales

La situación actual de los procesos judiciales que cursan en contra del municipio de San Miguel, se relacionan a continuación

No Proceso Tipo De Acción

Judicial

Cuantía Inicial

Demanda

Resumen Hecho Generador

Demandante Estado Actual Sentido Fallo Ejecutoriado

En Contra

Sentido Fallo Ejecutoriado

Fecha

2004-2970 Nulidad y

Restablecimiento -

Pago Prestaciones Sociales del

Municipio

Jorge Márquez Peñaranda

En Apelación y le correspondió a FP

247.124.671 20/08/2011

2004-0859 Reparación

Directa

250.000.000

Muerte de Badillo Rojas y Heridas

de José Guerrero

Luis Alfonso Salazar

Confirman fallo favorable al M/pio

- ND

2005-2946 Nulidad y

Restablecimiento

12.000.000 Pago de

Prestaciones Israel Gómez

Correa En apelación fallo de 1a Instancia

211.865.876 15/06/2011

2006-0060 Popular

5.150.000 Construcción

Sala de Autopsias Iván Ramiro Hernández

Pruebas - 03/05/2012

2006-0064 Reparación

Directa

49.800.000

Suspensión del Cargo del

Demandante por 4 Meses

Israel Gómez Correa

En Apelación - 05/08/2010




INFORME DEFINITIVO


2006-0121 Ejecutivo

70.000.000

Incumplimiento Convenio

Cofinanciación Findeter Pruebas - ND

2006-2182 Ejecutivo

3.500.000



2007-0057 Ejecutivo

3.500.000



2007-0060 Ejecutivo

3.500.000



2007-0279 Popular

5.150.000

Vulneración Derechos Colectivos

Carlos Augusto Maldonado

Pruebas - ND

2008-0328 Popular

5.150.000

Cobro de Alumbrado

Publico

Cesar Montero Hernández

En Apelación Fallo de 1 Instancia

- ND

2009-0190 Popular

5.150.000 Batería Sanitaria para Comunidad

Julio Alberto Molano

Alegatos de Conclusión

- ND

2009-0287 Popular

5.150.000

Rampla para Minusválidos

Palacio Municipal

Javier Arias Idarraga

Se Ordena Construcción de

Rampa - 25/01/2013

2010-0151 Popular

5.150.000

Hogares de paso para menores y

jóvenes

Sergio Colmenares

Uribe Pruebas - ND

2010-0430 Popular

5.150.000 Incumplimiento Ley 27 de 1983

Andrea Mendoza Quintero

En Pruebas - ND

2005-0355 Popular

5.150.000

Vulneración Derechos Colectivos

Fundación Grito de la Tierra

En Pruebas - ND

2011-0146 Popular

5.150.000 Batería Sanitaria

para Colegios Omar Maldonado

Millán

Archivado ordenan

mantenimiento de baterías sanitarias

- ND

2010-0311 Popular

5.150.000 Barreras contra Discapacitados

José Ariza Ruiz Apelación - ND

2012-0194 Repetición

3.000.000

Recuperar lo pagado por el

Municipio

Municipio San Miguel

Audiencia Inicial 20 de Febrero de

2014 - ND

2012-0206 Repetición

3.000.000

Recuperar lo pagado por el

Municipio

Municipio San Miguel

Apelación - ND

2013-00053-00 Nulidad -

Nulidad de Escritura Pública de donación de bien inmueble

Municipio de San Miguel contra

Empresa Nacional de

Telecomunicaciones de Colombia

TELECOM

Pendiente Audiencia 439 del

CPC - ND

2013-00054-00 Pertenencia -

Prescripción Extraordinaria Adquisitiva del

Dominio del Predio

Denominado la Carrera o

Rinconada Roble y Limón

Municipio de San Miguel contra Hernán Rafael Mejía Montes

Asdrúbal Mejía Montes y Amelia Cristina Montes

de Mejía

En Pruebas - ND

TOTAL 64.050.000 466.990.547

Fuente: Alcaldía Municipal de San Miguel

En la actualidad, el municipio de San Miguel, tiene relacionado y provisionado en el pasivo en cuentas de orden la suma de $466.990.547 por concepto de pagos por demandas. 3.1.4. Ambiental El municipio de San Miguel, tiene una superficie territorial de 71 Km2, o sea 10000 Ha, las cuales se encuentran conformada por por su cabecera municipal ydiez (10) veredas los cuales cuentan con la organización y reconocimiento de la juntas de acción comunal en cada uno de ellos.De acuerdo con las cifras del Sisben, el municipio de San Miguel cuenta con una población de 2.592 habitantes, de los cuales, 694 habitantes se encuentran en el área urbana y 1.898habitantes en el área rural. La estructura de tenencia rural para el municipio de San Miguel muestra el predominio de la propiedad particular sobre la tierra, se observó que la mayoría de la población rural del municipio se dedica al cultivo del maíz, tabaco y fríjol, al margen de que existe también una




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proporción importante dedicada a la parte pecuaria, en el área urbana en su gran mayoría la actividad que predomina, son los establecimientos de comercio como las tiendas y misceláneas. La composición de la tierra se da en los siguientes términos.

CATEGORIAS Hectáreas MODALIDADES EXTENSIÓN (Ha.)

URBANO 9 Urbano Cabecera 8

Protección

RURAL 7.091 Producción Área de producción 1.493

Protección Área de protección 5.598

Asentamientos: construcciones 9 hectáreas

Cobertura vegetal: Cultivos y parcelas 4.356 hectáreas

Tierra de bosques 2.045 hectáreas

Tierra de pastizales 470 hectáreas.

Tierras agrestes: 220 hectáreas No tiene actualizado el Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT). Gestión de Riesgo: Las actividades en materia prevención y atención de desastres corresponden a planes diseñados con base en la identificación de riesgos, el Decreto 041 del 23 de Agosto de 2012, conforma y reorganiza el Consejo Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres,cumpliendo las funciones asignadas y siguiendo las directrices del Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres. La identificación de las zonas de riesgo de desastres está acompañada de jornadas de capacitación sobre su prevención y atención en las eventualidades que se presente.La acción del gobierno municipal ante situaciones de desastres se efectúa con el acompañamiento de los organismos competentes y atendiendo planes y programas preestablecidos. La actual Administración, mediante Acuerdo Municipal No. 017 del 27 de septiembre de 2012, creó el Fondo Municipal de Gestión del Riesgo, conforme a lo dispuesto en el artículo 47°, en concordancia con el artículo 54° de la Ley 1523 de 2012, que organiza capacitaciones con personal especializado en el tema, además de dotar de equipos adecuados para la atención de una emergencia. Para la vigencia 2012, tenía un presupuesto de $80.819.484,62, para la vigencia 2013 un presupuesto de $91.841.954. La alta contaminación por la explotación de arena, mediante el sistema de lavado de laderas, el regadío en la agricultura y en los establos, porquerizas y corrales, la disposición directa de las aguas servidas y aguas lluvias, son aspectos negativos que generan un gran impacto ambiental en el municipio de San Miguel, generando un alto riesgo en la degradación del suelo y las consecuencias posteriores como es la contaminación del suelo y su resultado final es la erosión. Gestión Ambiental La gestión ambiental en una entidad, se relaciona de manera directa con la prestación de servicios públicos domiciliarios, el manejo adecuado, eficiente, eficaz y efectivo en lo referente al control, se realiza a través del seguimiento a la implementación de planes, programas y proyectos que logren minimizar los impactos y factores de riesgos, que generan todas las actividades físicas, ambientales y económicas. Para la vigencia 2012, el municipio de San Miguel Santander, destinó el valor de cincuenta y tres millones quinientos setenta y cuatro mil novecientos pesos ($53.574.900) de recursos




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del balance del sector ambiental, para la Adquisición y Mantenimiento de áreasestratégicas, según el artículo 43° de la Ley 99 de 1993, modificado por el artículo 210° de la Ley 1450 de 2011, a su vez presupuestó el valor de doce millones noventa y dos mil doscientos pesos ($12.092.200), para un total de sesenta y cinco millones seiscientos sesenta y siete mil cien pesos ($65.667.100).

Educación Ambiental:

Para la vigencia2012, no se ejecutaron proyectos ambientales de protección al medio ambiente y sectores de agua potable y saneamiento básico. Unidad de Servicios Públicos La Alcaldía de San Miguel, tiene una unidad administradora de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo del municipio, se encuentra anexa a la Secretaria de Planeación Municipal, la cual es la directa responsable en garantizar la prestación de los servicios públicos, con miras a asegurar la ampliación progresiva de la cobertura, la calidad y pertinencia del servicio para los habitantes del municipio de San Miguel.

VIGENCIAS USUARIOS ACUEDUCTO USUARIOS ALCANTARILLADO USUARIOS ASEO

2012 450 450 450

2013 450 450 450 Fuente: Alcaldía Municipal de San Miguel

Aseo: Componente de barrido y limpieza: El barrido se hace solamente al parque principal, de lunes a jueves, los dos (2) operarios inician la labor a las de 8 a.m. y termina a las 12 m., no utiliza implementos de protección personal como guantes y tapa bocas, dentro de sus principales funciones esta la limpieza de las áreas públicas,una vez terminada la labor los residuos son depositados en un lote aledaño a la Alcaldía Municipal, luego el viernes se recogen en la volqueta y son transportados al microrelleno sanitario, allí hacen la separación de los residuos reciclables. En el municipio de San Miguel, no existe un sitio determinado para depositar los residuos de escombros de obras de infraestructura. (Escombrera).

Componente Residuos sólidos:

El Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos del municipio de San Miguel, rige de la vigencia 2009, no se encuentra actualizado, por ende, no existen herramientas jurídicas y de procedimientos actualesque permitan establecer los mecanismos que se puedan aplicar en la actualidadel manejo de residuos sólidos, los cuales puedan contribuir en el mejoramientoque originan la problemática real de residuos sólidos en el municipio de San Miguel; en la actualidad se depositan los residuos sólidos en celdas en la cual se separan los residuos reciclables, así mismo se está llevando a cabo el sistema de compostaje de manera rudimentaria, sin tecnicismo.

El municipio de San Miguel, cuenta con un sitio para la disposición final de los residuos y posee licencia ambiental para esta actividad, según laresolución No. 174 del 08 de marzo de 2013 de la Corporación Autónoma Regional de Santander CAS. El componente de recolección y transporte desde el punto de vista operativo es eficiente y optimo, se recolecta alrededor de 0,3 toneladas/día, tiene una cobertura de recolección 100%, la continuidad del servicio es del 95% y la eficiencia y rendimiento laboral es bueno, además porque la comunidad en general conoce los horarios y frecuencias de recolección.




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Para la vigencia 2013, se desarrollaron y se ejecutaron los siguientes proyectos:

Proyecto Licencia Ambiental Microrelleno Sanitario vigencia 2013

Número Contrato


Objeto del Contrato

Valor Inicial del Contrato

Nombre Completo Contratista

Fecha Inicio

Contrato

Fecha Terminación


74


Obra Publica

Ejecución de obras para la clausura del botadero a cielo abierto del Municipio de San Miguel Santander.

70.000.000

FUNDACIÓN GAIA 10/10/2013 12/10/2013

Se cumplió con el Contracto. Este botadero no cumplía con la normatividad ambiental.

19

Directa

Compraventa (Bienes

Inmuebles).

Compra Finca

27.930.000

LIBARDO GUTIERREZ

AYALA 28/12/2013 28/12/2013

Se cumplió con el Contracto. Para ampliar el área del microrelleno. No se ha realizado ninguna acción por parte de la entidad.





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Fuente: Clausura del botadero a cielo abierto-Municipio de San Miguel

Fuente: Lote Ampliación Microrelleno Sanitario

Alcantarillado

El municipio de San Miguel, tiene sistema de alcantarillado en regulares condiciones, no tiene una Planta de Tratamiento de Aguas Residuales, la cual recibe todas las aguas no tratadas del Municipio (lluvias, negras, hospitalarias), no posee ningún tipo de tratamiento, todas las aguas son depositadas en la Quebrada La Miel, el total de viviendas rurales cuenta con un sistema de disposición de aguas negras, o sea aproximadamente cuatrocientas (450) viviendas tienen con pozo séptico.




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Acueducto El municipio de San Miguel, tiene la cobertura para cuatrocientoscincuenta (450) usuarios en casco urbano, cuya rehabilitación del Distrito de Riego Azurizac, suministra el agua para el casco urbano del Municipio, por otro lado existe sistema deacueductos rurales que toman el agua directamente de las quebradas.

Contrato realizado para la rehabilitación de Distrito de Riego que suministra el agua al Municipio de San Miguel

Número

del Contrato


Objeto del Contrato Valor Inicial del Contrato

Nombre Completo Contratista

Fecha Inicio

Contrato

Fecha Terminación


60


Obra Publica

Rehabilitación del Distrito de Riego de Asurizac del Municipio de San Miguel mediante la construcción de captación desarenador y la colocación de tuberías y accesorios.

42.960.847

ISRAEL SANDOVAL MANRIQUE



Fuente; Distrito de Riego Azurizac-Municipio de San Miguel




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Según el resultados Obtenidos del IRCA (Índice de Riesgo de la Calidad del Agua para Consumo Humano), para el Municipio de san Miguel su Nivel de Riesgo es del 1.8%, SIN RIESGO, agua apta para el consumo humano según el reporte de resultado de la Dirección Técnica del Laboratorio de las Empresas de Servicios Públicos de Málaga

Planta de Tratamiento de Agua Potable (Ptap) Casco Urbano

Fuente: Municipio de San Miguel

Reforestación

El municipio de San Miguel, presenta actualmente graves problemas de deforestación, especialmente ocasionados por la ampliación de la fronteras agropecuarias, las practicas inadecuadas de siembra, y la falta de proyectos que apoyen la siembra y establecimiento de bosques protectores especialmente en aquellas áreas de abastecimiento del acueducto municipal, para la vigencia 2013, en la actualidadno haadelantado proyectos de reforestación en el municipio, su gestión es deficiente, nogarantizan un mejoramiento en la cantidad y calidad de agua necesaria para el establecimiento de la población total.

Situación de Reforestación en el Sector Rural

OBSERVACION AREA (Hectáreas)

Municipio 7.100

Desforestadas 500

Reforestadas (VIGENCIA 2012) 4

Bosque Nativo 1.760

Montaña 6.500

Reserva Forestal 195,5 Fuente: SIA- Contraloría General de Santander

Planta de Beneficio Animal

En el municipio de San Miguel existe Planta de Beneficio Animal,la cual no cumple en su totalidad con las normas sanitarias que establece la normaDecreto 2380 de 2009(Decreto 2270 de 2012),que conforme a la Ley, se hace necesario establecer el reglamento técnico contentivo de losrequisitos sanitarios que deben cumplir las plantas de beneficio animal de




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las especies bovina, bufalina y porcina,plantas de desposte y almacenamiento, comercialización, expendio, transporte, importación o exportación de carney productos cárnicos comestibles, en aras de proteger la salud y seguridad humana y prevenir las prácticas quepuedan inducir a error o engaño a los consumidores. (Cobertura de sacrificio es de tres(3) reses a la semana)

Fuente: Planta de Beneficio Animal-Municipio de San Miguel

Evaluación Línea Ambiental

El Municipio deSan Miguel, con respecto a su gestión ambiental presenta deficiencias, debido a la poca asignación de los recursos en el presupuesto de la entidad, hecho demasiado significativo, debido a que la entidad, al tener contemplado en su Plan de Desarrollo, las actividades a realizar.Con fundamento a la inversión ambiental, el Municipio no le da la importancia que se requiere a este aspecto tan importante y que afecta a la comunidad y al entorno en el cual s encuentra, además que no se cuenta con un Plan de Manejo Ambiental que se extiende al manejo, control y aprovechamiento de los recursos enfocado a la gestión social y participativa en los temas ambientales, el poco manejo de los proyectos que involucre en su ejecución el uso del agua tomada directamente de fuentes naturales y que esté sujeto a la obtención de licencia ambiental, el cual se deberá destinar el 1% del total de la inversión para la recuperación, conservación, preservación y vigilancia de la cuenca hidrográfica que alimenta la respectiva fuente hídrica; de conformidad con el parágrafo del artículo 43° de la Ley 99 de 1993. OBSERVANCIA ADMINISTRATIVA CON CONNOTACION DISCIPLINARIA N°. 10.

DEFICIENCIA EN LA GESTIÓN AMBIENTAL. DESCRIPCION. Con base a la labor de campo, la Administración Municipal de San Miguel, no tuvo un desempeño apropiado en el desarrollo y ejecución de planes, programas y proyectos ambientales, mostrando poco interés en la realización de actividades de carácter ambiental, la entidad no cuenta con un Plan de Manejo Ambiental que se extiende al manejo, control




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y aprovechamiento de los recursos enfocado a la gestión social y participativa en los temas ambientales, el poco manejo de los proyectos que involucre en su ejecución el uso del agua tomada directamente de fuentes naturales y que esté sujeto a la obtención de licencia ambiental, el cual se deberá destinar el 1% del total de la inversión para la recuperación, conservación, preservación y vigilancia de la cuenca hidrográfica que alimenta la respectiva fuente hídrica; de conformidad con el parágrafo del artículo 43° de la Ley 99 de 1993.

El equipo auditor, la entidad al incumplimiento de las metas establecidas, en la gestión ambiental, se configura una Observancia Administrativa con Connotación Disciplinaria.



Alcalde Municipal

Disciplinaria

Alejandro Melgarejo Zapata

Secretario de Planeación

Ley 99 de 1993 (artículo 43°) Ley 1450 de 2011.


“La obtención de la licencia ambiental en el año 2013, otorgada por la corporación autónoma de Santander CAS mediante resolución número 00000174 de 08 de marzo de 2013 para la disposición final de residuos sólidos, la ejecución de las actividades del plan de clausura y pos clausura del botadero a cielo abierto el año inmediatamente anterior, entre otras, son acciones que demuestran el interés que tiene la administración en materia de gestión ambiental. Los Planes de Manejo ambiental existentes en el municipio y a los cuales se les está dando aplicación son: Área Residuos sólidos: La necesidad de manejar adecuadamente los residuos sólidos el municipio de San Miguel a través de la gestión realizada, la administración ha desarrollado el plan de manejo ambiental por el cual a través de la Corporación Autónoma Regional de Santander como entidad competente en el tema ambiental, otorgó a favor del municipio la Licencia ambiental para operar un sitio de disposición final adecuado para las basuras y material inerte. Lo anterior está ligado con los programas y proyectos desarrollados a tevés de la planificación sostenida en el Plan de Gestión Integral de Residuos sólidos PGIRS que ya cumplió su periodo de vigencia y en la actualidad el municipio desarrolló el proceso de actualización el cual para el mes de Julio se espera sea presentado ante la CAS para su revisión y posterior aprobación. Área de Recurso Hídrico: El municipio de San Miguel ha dado cumplimiento a los requerimientos hechos por la autoridad ambiental y la Ley en el Marco de: Agua Residual: El municipio presento el PSMV Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos el cual contiene un horizonte de planificación a largo plazo en donde para cada fase de ejecución se proyectaron diferentes actividades para mitigar los índices de contaminación a fuentes receptoras. El PSMV se encuentra aprobado y en ejecución, para la actualidad se adelantan los estudios y diseños del sistema de tratamiento final de aguas residuales del municipio con el fin de establecer un sistema eficiente que brinde la expectativa en los alcances de reducción de carga contaminante.




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Agua Potable: El municipio de San Miguel ha presentado igualmente el Plan de Ahorro y Uso eficiente del agua AYUEDA el cual está aprobado por la CAS y en su ejecución se establecen índices de reducción de pérdidas y programas para mitigar el uso inadecuado del recurso. En el área de compra de predios: En materia de adquisición de predios, el municipio radicó ante la corporación autónoma regional de Santander CAS, la solicitud de evaluación de las áreas prioritarias para ser adquiridas para la conservación, preservación y vigilancia de la cuenca hidrográfica que alimenta los acueductos del municipio. Estamos en espera de respuesta por parte de la corporación para así proceder con la compra de los predios previo concepto de la CAS”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR

Los documentos presentados por el sujeto de control, no son suficientes elementos probatorios para tener en cuenta, solo se refiere a la Licencia ambiental para el microrelleno sanitario y de la propuesta enviada a la CAS sobre el interés de adquisición de un predio para el cumplimiento de la 111° de la Ley 99 de1993, pero de la aplicación del artículo 43° de la ley 99 de 1993, no se han establecido directrices por parte del municipio de San Miguel, no relacionan el Plan de Ahorro y Uso eficiente del agua AYUEDA(Ley 373 de junio 6 de 1997); ni el PSMV Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos (Resolución 1433 de 2004), elementos primordiales que deben están contemplados dentro del Plan de Manejo Ambiental, y reglamentado a través de una Resolución de la autoridad ambiental competente.(Decreto 1220 de 2005). Por lo anteriormente expuesto se CONFIRMA, el Hallazgo Administrativo con Connotación Disciplinaria.

3.1.5. Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC´s)

En cumplimiento de la Ley 1341 de 2009, norma que establece la aplicación y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones, todas las entidades públicas deberán contemplar en su funcionamiento administrativo la instalación, actualización y mantenimiento de las infraestructuras indicadas y necesarias, para mantener integrada y actualizada con la información completa a la comunidad por intermedio de los medios y los instrumentos tecnológicos al acceso de la Información y a la generación de conocimiento, enmarcada en la exploración de nuevas formas de comunicarse, de trabajar colectivamente y de acceder a servicios básicos claves. Entre los servicios tecnológicos, de comunicación e interacción, que aplica la entidad a favor de la comunidad son: La debida participación ciudadana y el cumplimiento de los mecanismos de información. Para la atención oportuna a quejas la Alcaldía de San Miguel, posee los siguientes mecanismos:

Dirección: Carrera 4 No 4-15 Parque Principal Horario de atención:Lunes, Martes, Miércoles y Viernes de 8:00 am a 12:00 m - 2:00 pm a 6:00 pm Jueves de 7:00 am a 3:00 pm Correo electrónico: [email protected] Utilización de Tecnología, Información en la Comunicación Página WEB: www.sanmiguel-santander.gov.co Línea telefónica: 57+7)6638816 Fax :(57+7)6638816 Línea gratuita:(57+7)6638816




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Se verificó la existencia de una (1) cartelera para publicación de información de la entidad.

El equipo auditor, verificó el cumplimiento de la norma relacionada con la TIC´s, en la entidad, comprobando que la entidad se encuentra bastante desactualizada, no hay internet, setrabaja con Módems, no existe una infraestructura mediana para trabajar con red informática, el equipo auditor, comprobó que no hay gestión en materia de las TIC´s, es insuficiente el proceso de actualización estructuración, seguridad, estabilidad, y disponibilidad, no garantizan la eficiencia en el proceso tecnológico en la entidad hacia la comunidad,no generan un impacto social y no ofrecen resultado positivos en favorecimiento de la comunidad, por ejemplo, no hay agilidad en los procesos y procedimientos, base de datos desactualizada de los usuarios, contribuyentes, entes de control, actualización tecnológica en el área financiera, no hay respuesta inmediata a solicitudes internas y externas, debilidad en el sistema informático y tecnológico, fragilidad en la aplicación de la política de cero papel (Directiva Presidencial No.04 de 2012), no hay facilidad en la obtención de información interna y externa, falta control y seguimiento.

OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°. 11. GESTION DEFICIENTE DE LAS TIC´s DESCRIPCION

Con base a lo verificado, la entidad no proporciona en su totalidad la aplicación a la norma establecida en lo correspondiente a las TIC¨s(Ley 1341 de julio 30 de 2009), su gestión es deficiente, por tal razón se le configura una Observación Administrativa, la cual deberá ser desarrollada a través de un Plan de Mejoramiento.

OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE


Alcalde Municipal


“La implementación del Gobierno en Línea en el Municipio de San Miguel se encuentra en una fase intermedia, donde el Gobierno Municipal ha puesto el empeño en la implementación de la política de las tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), es así que dentro del Plan de Desarrollo, se están desarrollando los siguientes programas: TECNOLOGÍA PUNTA, GOBIERNO TRANSPARENTE, CERO PAPEL, programas que se han venido implementando en el transcurso de la administración Municipal.

Es así que se han hecho diversas capacitaciones a los empleados de laadministración Municipal, con el fin de capacitarlos en cada uno de las fases quecomprende el programa de Gobierno en Línea y que para la administraciónmunicipal se ha sensibilizado en los temas como: Preparación para el Gobierno enLínea; Información en Línea, transacción en línea, transformación el línea ydemocracia en línea; proceso que igualmente se está socializado con la comunidadcon el fin de dar conocer los cambios significativos que el Gobierno Nacional Busca,e igualmente generar una política totalmente de utilización de medios tecnológicospara acceder a la información de la entidad.

Por otro lado la administración municipal mediante Decreto No. 046 del 20 de septiembre de 2012, creo el comité de gobierno en Línea y anti tramites; creandoigualmente la “Política Editorial y de Actualización del Sitio Web”; por otro lado laadministración Municipal cuenta con el “Plan de Uso y Apropiación de Herramientasde Interacción entre la Alcaldía de San




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Miguel Santander y sus ciudadanos”,mejorando aún más la política de interacción entre la comunidad en general y laadministración pública.

Para el cumplimiento en la implementación de las Tecnologías de la Información ylas Comunicaciones, la administración Municipal con el apoyo del programaGobierno en Línea, ha venido capacitando a cada uno de los empleados de laadministración municipal en temas concretos y que a continuación me permitoenunciar: Por otro lado y como resultado en el avance de la implementación del Gobierno ellínea del Municipio de San Miguel, tomado como un proceso paulatino en suimplementación el Municipio cuenta con la Certificación en uso de Lenguaje Comúnde Interacción de Información. Por último y como resultado del trabajo que el Municipio ha venido realizando en laimplementación de las Tecnologías de la Información y Comunicación TIC´S, sepuede ver reflejado en la Evaluación que se realizó en el mes de febrero delpresente año, que es donde se muestran los resultados finales en la Implementaciónde la policita pública a través de la página web del Municipio de San Miguel. Es de anotar que el Municipio de San Miguel a pesar de no tener una infraestructura acorde a las necesidades, ha venido cumpliendo con la implantación de las Tecnológicas de la Información y La comunicación (TIC´S), actualmente para la conexión a internet aún se está utilizando los módems de redes móviles los cuales resultan muy deficiente al momento de prestar el servicio. Conclusión: El municipio de San Miguel Santander, viene cumpliendo con la implementación del programa de gobierno en línea y la implementación de las tecnológicas de la información y la comunicación (TIC´s) motivo por el cual no se evidencia incumplimiento de la misma, por lo tanto solicita que la observación administrativa no sea tenida en cuenta”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR: Este ente de control admite su derecho a réplica (Constitución Política de Colombia, artículo 20°), no obstante en su misma disertación escrita, se encuentra de manera razonable la aceptación del presente Hallazgo, cuando dice:

“Es de anotar que el Municipio de San Miguel a pesar de no tener una infraestructura acorde a las necesidades, ha venido cumpliendo con la implantación de las Tecnológicas de la Información y La comunicación (TIC´S), actualmente para la conexión a internet aún se está utilizando los módems de redes móviles los cuales resultan muy deficiente al momento de prestar el servicio.”

El equipo auditor, fue afectado por esta situación de la tecnología, durante el proceso auditor, recurriendo a los módems de redes móviles, que resultaron muy débiles en su accionar, además de la escasez de estos elementos que la entidad posee, recurriendo a las de las oficinas de manera particular, conllevando a la interrupción esporádicamente o permanentes de las actividades propias de cada funcionario. Además, se debe extender capacidad de vincular a la comunidad en TIC´s, que articuladamente con el acceso a la información y al conocimiento, es necesario adelantar acciones relacionadas con la creación de capacidades a los ciudadanos promoviendo sus competencias básicas para acceder a las TIC´s y hacer uso de estas en todas sus




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actividades, que busca mejorar los índices de favorabilidad de la gestión, así como la calidad y celeridad en los servicios y trámites dirigidos al ciudadano, empresario o ente de control; por lo expuesto, se CONVALIDA el Hallazgo Administrativo, para que dentro de un plan de mejoramiento, se establezcan las acciones de mejora correspondientes

3.1.6. Planes de Mejoramiento El equipo auditor, verificó que el Plan de Mejoramiento con trece (13) Hallazgos Administrativos, suscrito para la vigencia 2011, fue aprobado por la Contraloría General de Santander el 28 de febrero de 2014, por ende, la Alcaldía Municipal de San Miguel. Sin embargo se observó que algunos hallazgos Administrativos, si hicieron las acciones correctivas respectivas:

Numero Hallazgo

Descripción hallazgo Acción Correctiva Descripción de

las Metas Fecha

iniciación Fecha

terminación Área

Responsable % de

Cumplimiento

1

Diferencia en la información presentada del presupuesto al SIA- en lo correspondiente a las modificaciones al presupuesto

Presentar el Informe al SIA, de acuerdo a las modificaciones realizadas al presupuesto.

Realizar los actos administrativos de modificaciones al presupuesto y los mismos se deben cruzar con la información a reportar al SIA.

01/01/ 2014 31/12/2014 Tesorería

10% En la presente

vigencia se están efectuando los

actos administrativos de acuerdo a la

norma presupuestal

3

Informe de control interno, la entidad no tiene definido manuales de proceso y procedimientos, para el áreacontable y financiera, no están valorizados y actualizados los registros de la propiedad planta y equipo.

Realizar e implementar los manuales de procedimiento contable y financiero, realizar los informes mensuales y enviarlos a los entes de control y despacho del alcalde, realizar la publicación de la información que sea de interés general y obligatoriopublicación.

Realizar con el Comité Técnico Contable reuniones bimensuales para tomar correctivos de depuración de saldos, actualización de bienes entre otros.

01/01/ 2014 31/12/2014 Tesorería

10%

Se está realizando la

gestión administrativa para definir los manuales de

procedimientos contables y financieros

4

Existen cuentas bancarias que durante la vigencia 2011, no tuvieron movimientos y presentan saldos irrisorios.

Realizar la cancelación de cunetas con saldos en ceros o saldos irrisorios y realizar una actualización de cuentas existentes en las diferentes entidades bancarias.

Dentro del Comité Técnico Contable definir qué se debe hacer con las cuentas inactivas y están con saldos.

01/01/ 2014 31/12/2014 Tesorería

0% No se ha definido

hay acción alguna.

5

Gestión del Recaudo de Impuesto Predial, falta de aplicación de las políticas de cobro por parte de la dependencia encargada

Reflejar lo recaudado de Impuesto Predial de acuerdo al Presupuesto de Ingresos y contablemente en movimientos débitos, aplicación del manual de cobro de cartera en lo referente al pago del impuesto predial unificado.

Aplicación del manual de cartera del Municipio de San Miguel

01/01/ 2014 31/12/2014 Tesorería

20% Se presentan

algunas debilidadesen las políticas de cobro

por parte de la dependencia encargada




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6

La entidad no tiene un inventario actualizado, valorizado y registrado en su contabilidad donde se encuentren todas las propiedades de planta y equipo.

Realizar el inventario de propiedades, planta y equipo y que los mismos se eleven a registros contables

Realizar Reuniones periódicas con el comité Técnico Contable del Municipio de San Miguel, con el fin de actualizar y realizar los registros contables

01/01/ 2014 31/12/2014 Contadora

20% Se encuentra en

proceso de registro de

información de inventarios de

bienes

7

La alcaldía de San Miguel debe adelantar de manera inmediata un inventario de todas sus obligaciones, como cuentas por pagar, acreencias y obligaciones laborales.

Realizar un inventario de obligaciones como cuentas por pagar, acreencias y obligaciones laborales

Revisar con el comité del CONFIS lo pertinente a deudas y acreencias del municipio

01/01/ 2014 31/12/2014 Tesorería

15% Se encuentra en

proceso de registro de

información de las obligaciones

8

La entidad no cumplió durante la vigencia 2011 con lo estipulado en la ley 666 de 2001, articulo 2 numeral 4 en el sentido de destinar el 10% de lo producido de la estampilla pro - cultura en pago de la seguridad social de los gestores culturales

Realizar los ajustes presupuestales y contables conforme al numeral 4 del artículo 2 de la ley 666 de 2001

Presentar al concejo Municipal los Ajustes necesarios al presupuesto de rentas y gastos del Municipio.

01/01/ 2014 31/12/2014 Tesorería 10%

Se presentan deficiencias

9

No destinación de los recursos de Estampilla del Adulto Mayor en funcionamiento de centros de bienestar del anciano y centros vida

Destinar los Recursos provenientes de Estampilla del Adulto Mayor en funcionamiento de centros de bienestar del anciano y centros vida.

Las Ejecuciones presupuestales se deben ajustar y ejecutar conforme a la normatividad vigente.

01/01/ 2014 31/12/2014 Tesorería

100% Se están

realizando las ejecuciones que corresponden

según su destinación

(Centro Vida)

10

Inconsistencias en aldocumentación archivada en las carpetas que soportan la actividad contractual, el sistema de archivo de documentos es inadecuado y no se está dando cumplimiento a la ley general de archivo 594 de 2000

Dar cumplimiento de los procedimientos contractuales estipulados en métodos y tiempos y aplicación de las TRD en el archivo de los contratos

Garantizar que en la contrataciónpública se dé estricto cumplimiento a los principios de publicidad y transparencia y el comité de archivo vigile el cumplimiento de la implementación de TRD

01/01/ 2014 31/12/2014

Secretaria de Gobierno - Asesor de

Contratación.

20% Se está

desarrollando este proceso con

los procedimientos que estipula la Ley archivística

11

No planeación en la Contratación estatal, incumplimiento del contrato de obra pública 140 de 2010, y falto adelantar proceso conducentes al cumplimiento del contrato

Realizar planeación en contratación estatal, analizando posibles riesgos que afecten el equilibrio contractual y cumplimiento del contrato.

Dar estricto cumplimiento en los manuales de contratación, interventoría y supervisión de contratos que suscriba la entidad estatal

01/01/ 2014 31/12/ 2014

Secretaria de Gobierno,

Hacienda y Planeación

60% Aún hay

deficiencias se debe reforzar

esta acción con un buen

fortalecimiento institucional de la

entidad

12

El supervisor del contrato de prestación de servicios No. 118 de 2011, no presento informe de cumplimiento del objeto contractual



01/01/ 2014 31/12/2014


Hacienda y Planeación.

80% Aún hay

deficiencias se debe reforzar

esta acción con un buen

fortalecimiento institucional de la

entidad




INFORME DEFINITIVO


13

El supervisor del contrato de Compra Venta No. 137 de 2011, no se evidenciópólizas y actos administrativos de la ejecución del contrato, presento informe de cumplimiento del objeto contractual



01/01/ 2014 31/12/ 2014


Hacienda y Planeación.

80% Hay un Manual

de Contratación y de Supervisión e

Interventoría actualizado

(Decreto No.003 del 20 Enero

2014).

Fuente: Alcaldía de San Miguel –Equipo auditor

Cabe resaltar que el Plan deMejoramiento, se suscribió el 31 de Diciembre de 2013, la entidad ha mostrado interés en dar cumplimiento a las metas establecidas. 3.1.7. Control Interno El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender.

3.1.7.1. Evaluación de Control Interno El grupo auditor verificóque el Sistema de Control Interno durante las vigencias 2012 y 2013, no realizó acciones de control interno tendientes a verificar la adecuada utilización de los recursos y uso de los bienes por parte de la Alcaldía Municipal de San Miguel, se observó que no hay procedimientos para desarrollar auditorías internas en la entidad, por ende, no hay evaluación de Auditorías internas en el plan de gestión. En la ejecución Presupuestal. (No Cumplió).

Se verificó un cumplimiento parcial de las metas y objetivos previstos en el Plan de Desarrollo (Cumplió Parcialmente). Comunicación pública, no se está enfocando e impulsando la política de democracia participativa: la administración municipal pública parcialmente en la página web la información, sobre los planes institucionales, ni se indican los programas proyectos, metas y recursos. (Cumplió Parcialmente). No se encontraron evidencias en la evaluación interna ambiental. (No Cumplió). Se realizan auditorías internas, en cada una de las dependencia se plasman acciones de mejoras en cada proceso de gestión administrativa, en la actualidad está en transcurso la implementación del Manual de procesos. (No Cumplió). Se presenta deficiencia en la debida utilización de tecnología, Información en la Comunicación. (Cumplió con deficiencias). El MECI se implementó, se continúa con el respectivo seguimiento al cumplimiento de ejecución del MECI; se deben establecer acciones de mejoras en el cumplimiento de las metas propuestas. (Cumple con Deficiencia). El mapa de riesgos no opera institucionalmente,se basa en la presentación de indicadores, pero no hay acciones directas que den un resultado real, que muestre la entidad como una




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administración pública ágil y dinámica, por esta razón no se determinaron los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad, tanto a nivel interno como externo. (No Cumplió). OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON CONNOTACION DISCIPLINARIA N°.12. NO PERMITEN LA COMPLEMENTARIEDAD ENTRE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO. DESCRIPCION. En cuanto a este sistema, el equipo auditor, observó generalidades discordantes que no permiten la complementariedad entre los sistemas de control interno y el sistema de desarrollo administrativo, como factores divergentes que están incidiendo en la debida prestación del servicio y comunicación de la informativa a la comunidad. Por ello, se hace necesario que la Alcaldía de San Miguel, se comprometa mediante un plan de mejoramiento a complementar los elementos de los sistemas de calidad, de control interno y desarrollo administrativo, en cada una de los procesos desarrollados en las dependencias, asesorías y alta dirección, en los términos establecidos en la norma NTCGP 1000: 2009 y las Leyes 489 de 1998, la Ley 87 de 1993 y la Ley 1474 de 2011. La debilidad en el cumplimiento de las acciones en el sistema de control interno de la entidad, se configura una Observación Administrativa con Connotación Disciplinaria.


Administrativa Jesús Ayala Villamarin Alcalde Municipal

Disciplinaria Wilinton Tarazona Rincón

Secretario de Gobierno Ley 87 de 1993

Ley 1474 de 2011

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Es imperativo y resulta congruente resaltarque el municipio de San Miguel, cuente con un sistema de control interno en unafase de avance de un 70% de avance, pese a sus limitaciones tanto presupuestalesy de Personal suficiente para llevar a cabo procesos y procedimientos de altacalidad. El municipio viene implementando el Sistema Integrado de Control Interno desde elaño 2007, que a fecha de hoy podemos resaltar un avance significativo de desarrolloy que se viene inculcando en el personal de la Administración Municipal. La formulación y puesta en marcha del Sistema Integrado de Control Interno haresultado eficaz en el momento de focalizar procesos y procedimientos que mejorenel servicio y acceso de la población a la Administración Municipal.

Con respecto al sistema de evaluación el equipo auditor hace una observación queno es congruente con los registros que existen en la administración municipal, dondehacen una afirmación que no es acorde a la realidad actual de la AdministraciónMunicipal, alude el grupo auditor que en el Municipio no existe un procedimientopara el desarrollo de auditoria internas. La afirmación del grupo auditor es falsa toda vez que si existe un procedimientopara realizar auditorías internas el cual fue adoptado por el Municipio de San Miguelmediante




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resolución No. 113 de 2011 y en la vigencia 2013, se desarrollaron entodas las dependencias del Municipio de San Miguel al momento de desarrollar lasauditorias. (Anexo 12.1) Con respecto al tema de ejecución presupuestal, es importante resaltar que las auditorias se vienen realizando y el seguimiento al cumplimiento del presupuesto se realiza por intermedio de la secretaria de Hacienda Municipal. Es importante el control en la gestión se realiza y se ve un cambio significativo en los resultados.(Anexo 12.3). El gobierno local formulo el Plan de Desarrollo 2012 – 2015 que se denomina “Comprometidos con el Campo y El Progreso de San Miguel”, el cual se proyectó para el cuatrienio de gobierno, el cual esta formulado en cumplimiento de la ley 152 de 1994, con respecto a este tema se ha hecho seguimiento y evaluación por cada una de las dependencias municipales de acuerdo a la Dimensión y sector al cual le corresponde. Es preciso resaltar que el cumplimiento del plan de Desarrollo no se limita al cumplimiento del POAI, sino se realiza conforme a la evaluación diseñada por el Departamento Nacional de Planeación. Sin embargo como Coordinador del Sistema de Control Interno en la vigencia 2013, se diseñó una herramienta de seguimiento al Plan de Desarrollo Municipal la cual fue socializada y entregada a cada una de las dependencias municipales con el fin de medir los avances reales en el cumplimiento de las metas programadas para el cuatrienio. (Anexo 12.4 Actas 02y 03 de 2013) Con respecto al tema de implementación de la página web y los ambientes web en la administración municipal es de resaltar que el municipio de San Miguel, viene trabajando paulatinamente en la implementación y actualización de la página web, resultado que se ha visto limitado por la infraestructura débil que existe en el Municipio lo cual a pesar de haberse hecho observaciones en todas y cada una de las reuniones las dependencias han visto limitada la labor. Como los resultados con la página web no se ha podido cumplir al 100% con la publicidad se han utilizados otros medios para mejorar la comunicación con la comunidad como Gaceta Municipal, Perifoneo Local, publicidad Radial y rendición de cuentas con la Comunidad, reunión con los presidentes de Juntas de Acción Comunal y comunidad en General, adicionalmente se ha hecho rendición de cuentas ante la comunidad tal como lo establece la ley 1474 de 2011 (Anexos de la Observación 11) Como se ha venido afirmado, en todas y cada una de las dependencias se han realizado auditorias e igualmente se viene haciendo seguimiento a los procesos y procedimientos de las dependencias, en el tema ambiental el municipio viene cumpliendo administrativamente, lo que resulta ineficaz en el momento de realizar una gestión completa es por parte de la Corporación Autónoma Regional de Santander, quien es la autoridad competente para el caso. Pues a pesar de que la Administración Municipal desee cumplir con las metas, la misma se ve limitada por los procesos establecidos por la autoridad ambiental. (Anexo 12.3 y 12.4 Acta 02). Las auditorías internas se vienen desarrollando normalmente por parte de la entidadMunicipal a cargo del Jefe de Control Interno.

No se es claro el equipo auditor al memento hacer la observación sobre la no debida “utilización de la tecnología, información en la comunicación”, como se deja claro en la respuesta de la observación 11 el Municipio viene cumpliendo en la implementación de las TIC´S en la entidad. El equipo auditor no es claro al afirmar que “el Mapa de Riesgos No Opera Institucionalmente”, puesto que la entidad cuenta con el mapa de riesgos el cual es de conocimiento de todos y cada uno de los empleados de la administración municipal, el




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mismo se ha socializado todos y cada uno de los empleados de la administración Municipal y mismo se encuentra en cada una de las dependencias, es importante que en todas las reuniones del MECI se le hace seguimiento riguroso al mapa de riesgos y es punto central en las auditorias desarrolladas en las dependencias. (Anexo 12.2) ANEXOS: ANEXO 12.1 Subsistema de Evaluación (25 Folios) ANEXO 12.2. Mapa de Riesgos (35 Folios) ANEXO 12.3 Auditorías Internas 2013 (25 Folios) ANEXO 12.4 Actas Comité Manual Estándar de Control Interno (47 Folios) Conclusión:Como el equipo auditor no reviso la información detalladamente y se solicita que dicha observación administrativa con connotación disciplinaria no sea tenida en cuenta, toda vez que la administración municipal y el jefe de control interno viene cumpliendo con sus labores asignadas”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Cabe resaltar que el incumplimiento de una norma por parte de la entidad, y se comprueba de manera taxativa en labor de campo, de la misma manera se trasluce en los soportes enviados por la entidad, estos carecen de toda no son veracidad, reafirmando esta situación, cuando no fueron mostrados, en el proceso auditor, por otro lado, la Corte Constitucional, en la sentencia C-506/99, al señalar la importancia del control interno, lo cataloga como un instrumento gerencial, que al igual que el sistema de gestión de la calidad busca mejorar el desempeño institucional en términos de calidad y eficiencia de la gestión. Dijo la Corte en esa oportunidad:

"Especial consideración merece este empleo, dada la importancia que al sistema de control interno da la Constitución de 1991, al caracterizarlo como principalísimo instrumento gerencial, instituido, junto con el control de segundo grado a cargo de las Contralorías, para asegurar el cabal cumplimiento de la misión de las distintas entidades del Estado.

"En la visión del Constituyente de 1991, el eficaz y efectivo funcionamiento del control interno, también denominado de primer grado, se articula estrechamente con el que, en forma posterior y selectiva, ejercen las Contralorías en el ámbito de su competencia. De ahí que la eficacia de este último, como control de segundo grado que es, esté condicionada por el grado de eficacia con que se ejerza el control de primer grado al interior de las entidades del Estado por los componentes del Sistema de control interno.

"Es del caso destacar que en el artículo 269° de la Constitución Política de Colombia, el Constituyente de 1991 fue enfático al disponer en términos categóricos, que al interior de todas las entidades públicas debe existir un control de primer grado, que es el interno.

"Este control es principalmente axiológico y finalista, pues propende por asegurar que la gestión institucional de todos los órganos del Estado, se oriente hacia la realización de los fines que constituyen su objetivo y, que ésta se realice con estricta sujeción a los principios constitucionales que guían el ejercicio de la función pública". (Negrilla fuera del texto original).

En concordancia con el pronunciamiento anterior, en sentencia C-996/01, esa misma Corporación, manifestó:

"(...) el control inferno de gestión se encuentra encaminado a lograr la modernización de la administración pública y el mejoramiento de la capacidad de gestión de sus




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instituciones, tendiente a la consecución de mayores niveles de eficiencia en todos los órganos y entidades del Estado.".

Lo anterior, permite de manera a priori identificar un primer punto de encuentro entre los dos sistemas, cuya complementariedad no sólo se da porque la ley así lo establezca -parágrafo artículo 3o. ley 872/03- sino porque los dos son instrumentos de gerencia pública. El autocontrol en los términos de la Constitución del 91, se constituye en un insumo fundamental para alcanzar las metas que se fijen en torno a la calidad de la gestión estatal.

CONTROL INTERNO Informe de Control Interno de acuerdo a su funcionamiento y allegar las Auditorías Internas realizadas durante las vigencias 2012-2013.

Evaluaciones al desempeño del Plan de Desarrollo. Compromisos del Control Interno:

Mapa de riesgo Valoración del riesgo Acompañamiento y asesoría Evaluación y seguimiento Fomento de la cultura del autocontrol Relación con entes externos Certificar detalladamente el manejo del Control Interno de la entidad vigencias 2012-2013.

Esta información no fue entregada de manera oportuna y veraz, en el proceso auditor, hasta la presente tengo estos documentos que se anexan como soportes probatorios por parte de la entidad, así mismo no muestran lo observado por el equipo auditor, como las auditoria en la vigencia 2012, no tienen los planes de mejoramiento de la entidad, los cuales deben estar los compromisos y las fechas establecidas para el respectivo cumplimiento de los compromisos de los funcionarios vinculados a las áreas o procesos, (Resolución No. 113 de 2011 artículos 8° y 13°)no se observa las firmas de los funcionarios, donde se demuestre la veracidad de la auditoría realizada en la vigencia 2013, se observó que no existe un acompañamiento y seguimiento a las recomendaciones, las áreas o procesos se manejan de manera aisladas, no hay integralidad entre las dependencias, existen debilidades en área presupuestal, deficiencias en la gestión presupuestal (ejecución de las estampillas). Con respecto a la administración de riesgos, se acepta su diseño y los mecanismos indicadores y metas, determinadas en los formatos observados, y el conocimiento por parte de los funcionarios, pero donde se encuentra la operatividad de las estrategias establecidas en el mapa de riesgos, donde se encuentran los indicadores valorativos que muestren la realidad en la gestión de cada proceso de la entidadestablecidos en el mapa de riesgos, como se establece o determina la tipificación del riesgo (interno externo o mixto). Si la entidad viene implementando el sistema de control interno desde la vigencia 2007, con un avance de cumplimiento del 70%, hasta la vigencia 2013, es un indicador a penas de aceptable en su comportamiento. (Decreto 1537 de 2001, articulo 4°) En cuanto al aspecto ambiental no tuvo un desempeño apropiado en el desarrollo y ejecución de planes, programas y proyectos ambientales, mostrando poco interés en la realización de actividades de carácter ambiental, la entidad no cuenta con un Plan de Manejo Ambiental que se extiende al manejo, control y aprovechamiento de los recursos enfocado a la gestión social y participativa en los temas ambientales, el poco manejo de los proyectos que involucre en su ejecución el uso del agua tomada directamente de fuentes




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naturales y que esté sujeto a la obtención de licencia ambiental, el cual se deberá destinar el 1% del total de la inversión para la recuperación, conservación, preservación y vigilancia de la cuenca hidrográfica que alimenta la respectiva fuente hídrica; de conformidad con el parágrafo del artículo 43° de la Ley 99 de 1993 y al artículo 210° de la Ley 1450 de 2011. Así mismo con respecto a la implementación de las TIC¨s, no solo es gobierno en línea,Las TIC son el conjunto de herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información; estos sistemas apoyan las actividades de gestión, comercialización y producción, facilitando la interacción entre los funcionarios públicos y la comunidad; la difusión y el acceso a los medios de intercambio, tales como canales de diseminación, sistemas de información y demás herramientas que se requieran para facilitar el acceso de ésta a todos los ciudadanos; el estímulo a la demanda de información, para promover una cultura de uso permanente por parte del mismo Estado, los ciudadanos, las empresas y las organizaciones. No hay evidencia de cumplimiento de la función establecida en el artículos2° de la Ley 87 de 1993, ratificada por la sentencia C-996/0,1de la Corte Constitucional, así mismo, permite la transgresión de la Ley 734 de 2002 (artículo 34°, numerales 1o y 2o) en cabeza de la oficina de control interno, por lo anteriormente expuesto, el equipo auditor, CONFIRMA el Hallazgo Administrativo con Connotación Disciplinaria.

3.2. CONTROL DE RESULTADOS

Este componente o factor, evalúa lo establecido en el Plan de Desarrollo del Municipio de San Miguel, su avance en la vigencia 2012, la gestión de la entidad en la ejecución del plan de Desarrollo, en los planes de acción de cada área, dependencia, proceso, o secretaria, como se denomine cada una de las unidades administrativas-operativas que conforman la Administración Municipal, esta evaluación es una sola, se evalúa la gestión de la entidad como un todo.

3.2.1. Planes, Programas y Proyectos

La Ley 134 de 1994, contiene los aspectos más importantes de una democracia participativa, en la cual toda la comunidad viene a hacer parte con su veeduría en cada una de las obras a desarrollar en el municipio contemplada en el Plan de Desarrollo, aprobado mediante Acuerdo Municipal No. 012 de mayo 30 de 2012, por el Honorable Concejo Municipal de San Miguel, plantea estrategias de desarrollo social para un municipio, que a través de su comunidad identifica las necesidades más sentidas, para así llegar al progreso anhelado. El municipio de San Miguel para la vigencia 2013, recibió el valor de cuarenta y nueve millones de pesos ($49.000.000) del Sistema Nacional de Regalías para realizar Programas de capacitación y asistencia técnica orientados al desarrollo eficiente de las competencias de ley y el mejoramiento de la gestión de las oficinas de planeación (OCAD), para un total de noventa y ocho millones de pesos ($98.000.000), de los cuales se invirtieron treinta y cuatro millones seiscientos mil pesos ($34.600.000),en adquisición de equipos de cómputos para la oficina de Planeación, bajo el contrato de Compra Venta No. 056-2013, y Asesoría, elaboración, capacitación y asistencia técnica a la Administración central para la actualización y organización del Banco de proyectos. A su vez ingresaron recursos por valor de veinticuatro millones quinientos mil pesos ($24.500.000) del Sistema Nacional de Regalías para realizar contratos que tengan que ver




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con Seguimiento, Control y Evaluación para fortalecer la Oficina de Planeación Municipal; de los cuales no se realizó ningún contrato. Del Fondo de Gestión Regional ingresaron para la vigencia 2013, el valor de ciento sesenta y un millones cuatrocientos setenta y cuatro mil cuatrocientos setenta y cuatro pesos con cincuenta y cinco centavos ($161.474.474,55), de los cuales se está realizando un proyecto Regional (Provincia de García Rovira), para el sector Vivienda, por valor de ciento cincuenta y cinco millones setecientos cincuenta y cuatro mil seiscientos veintidós pesos ($155.754.622).

Programas y Proyectos realizados en las vigencias 2012 y 2013 (Muestra)

AREAS INVOLUCRADAS

ACTIVIDADES CUMPLIMIENTO

EDUCACION

Construcción Ampliación y Adecuación de la infraestructura en 13 instituciones educativas (Centros Educativos) de acuerdo con sus necesidades durante el cuatrienio

CUMPLIDA

Realizar como mínimo 13 mantenimientos a la infraestructura educativa del municipio durante el periodo de gobierno

CUMPLIDA

Garantizar el pago de los servicios públicos 12 meses por año en Las Instituciones Educativas del Municipio.

CUMPLIDA

Beneficiar con transporte escolar a 1.600 estudiantes ubicados en zonas de difícil acceso en el cuatrienio

CUMPLIDA PARCIALMENTE

Atender 590 niños - niñas y adolescentes estudiantes con programas de alimentación escolar municipio.


Alfabetizar a 100 adultos mayores durante el periodo de gobierno CUMPLIDA PARCIALMENTE

Formular - implementar y/o mantener planes de mejoramiento en las instituciones educativas durante el cuatrienio.

NO CUMPLIDA

SALUD

Garantizar la continuidad de la afiliación al régimen subsidiado de la población de San Miguel

CUMPLIDA

Realizar 4 jornadas de manejo de enfermedades transmisibles y zoonosis en el cuatrienio.

NO CUMPLIDA

Realizar la vigilancia de la prestación del servicio de seguridad sanitaria y del ambiente por el departamento en el cuatrienio.

NO CUMPLIDA

Formular el plan de salud pública en el municipio. CUMPLIDA PARCIALMENTE

Realizar durante los 48 meses del periodo de gobierno la atención de la población pobre en la prestación de servicios en lo no cubierto por subsidios a la demanda.


AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

BASICO

Realizar durante los 48 meses del periodo de gobierno la asignación de recursos correspondientes al subsidio otorgado al servicio de acueducto - según el fondo de solidaridad y redistribución del ingreso.


Construir 40 baterías sanitarias en el sector rural durante el cuatrienio. CUMPLIDA PARCIALMENTE

Realizar durante los 48 meses del periodo de gobierno el servicio de recolección de los residuos sólidos al sector urbano y el rural


DEPORTE Y RECREACION

Realizar 20 campeonatos en diferentes disciplinas durante el cuatrienio patrocinados por la Administración.


Realizar 4 programas de inclusión del adulto mayor en la práctica de diferentes disciplinas deportivas y recreacionales durante el cuatrienio patrocinados por la Administración.


Realizar la construcción - mantenimiento y/o adecuación de 14 escenarios deportivos durante el cuatrienio.


Realizar la dotación de implementos y equipos a escenarios deportivos durante el cuatrienio.

NO CUMPLIDA

CULTURA

Crear el Consejo Municipal de Cultura y reglamentar su funcionamiento NO CUMPLIDA

Aumentar el número de niños vinculados a programas de formación cultural (escuelas de danza - pintura - teatro - música) - durante el cuatrienio.


Vincular 4 de grupos culturales creados y fortalecidos durante el cuatrienio. NO CUMPLIDA

Implementar 4 programas de difusión del patrimonio cultural inmaterial desarrollados durante el cuatrienio


Implementar 4 proyectos de construcción - mantenimiento y/o adecuación de la infraestructura artística y cultural

NO CUMPLIDA




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Implementar el servicio de internet en la biblioteca municipal durante 48 meses


VIVIENDA

Realizar 1 programa de subsidios para adquisición y/o mejoramiento de vivienda - durante el cuatrienio


Realizar 1 proyecto para adquisición y/o construcción de vivienda - durante el cuatrienio


Realizar 1 proyecto para gestionar subsidios para reubicación de viviendas ubicadas en alto riesgo - durante el cuatrienio


TRANSPORTE

Realizar la construcción de 8 kilómetros de red vial urbana y rural - durante el cuatrienio


Construir 4 puentes durante el cuatrienio en el municipio. NO CUMPLIDA

Diseñar y ejecutar 1 proyecto para la pavimentación de vías del municipio - durante el cuatrienio


Realizar la compra de 2 maquinarias para el mantenimiento de vías y demás actividades - durante el cuatrienio.


TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

Realizar 1 proyecto para implementar la estrategia de gobierno en línea - durante el cuatrienio.

CUMPLIDA APRCIALMENTE

Realizar 4 escenarios de participación en línea para la toma de decisiones de política pública (Ej. Construcción de políticas públicas - discusión de normas - Presupuesto - otros programas de la entidad territorial).

NO CUMPLIDA

Publicar 200 contratos en el Portal Único de Contratación (Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP) la información sobre la contratación que adelanta la entidad territorial

NO CUMPLIDA

Implementar 1 proyecto para articular la Estrategia de Gobierno en línea con el Modelo Estándar de Control Interno de la entidad territorial (Subsistema de Control Estratégico - Subsistema de Control de Gestión y Subsistema de Control de Evaluación) - durante el cuatrienio.

NO CUMPLIDA

Realizar 1 proyecto para implementar la política de cero papel en la entidad NO CUMPLIDA

AMBIENTAL

Elaborar y ejecutar 4 proyectos para reforestar hectáreas en sitios críticos de erosión - para constituirlos en reservas naturales

NO CUMPLIDA

Efectuar la capacitación de 100 líderes ambientales - durante el cuatrienio. NO CUMPLIDA

Diseñar una política de respeto por el medio ambiente - en el cuatrienio. NO CUMPLIDA

Diseñar e implementar un programa para la instalación y colocación de redes - procedimientos y/o sistemas de detención y alerta para la vigilancia y aviso oportuno de desastres naturales a la población del municipio.

NO CUMPLIDA

Diseñar y ejecutar un programa para actualizar y fortalecer el plan de emergencia y contingencia del municipio.

NO CUMPLIDA

Diseñar e implementar un programa de identificación de vivienda en riesgo - reubicación y/o mejoramiento del suelo y ordenamiento territorial con fines preventivos y de mitigación del riesgo.

NO CUMPLIDA

Diseñar y ejecutar un programa para fortalecer el comité local de emergencias CLOPAD.


Garantizar la adquisición de 10kits de supervivencia para atención de damnificados por desastres.

NO CUMPLIDA

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Implementar un sistema de seguimiento - evaluación y rendición de cuentas - de la administración.

NO CUMPLIDA

Implementar un programa que permita adecuar y/o reformar el MECI - el saneamiento contable y los diferentes manuales y estatutos que rigen los procesos de la administración.

NO CUMPLIDA

Otorgar 4 incentivos tributarios para el pronto pago de impuestos como prediales unificados e industria y comercio - y demás que se requieran.

NO CUMPLIDA

Efectuar la contratación de 4 capacitaciones y asesoría tributaria y de planeación para la administración municipal

NO CUMPLIDA

Realizar 4 capacitaciones al personal de la administración municipal en Administración Publica.

NO CUMPLIDA

Implementar un sistema de seguimiento - evaluación y rendición de cuentas - del E.O.T.

NO CUMPLIDA


OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.13. IMCUMPLIMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL




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DESCRIPCION. El equipo auditor comprobó que hay un incumplimiento del Plan de Desarrollo, por parte de la entidad, en la ejecución de sus proyectos, en los primeros dos (2) años del periodo electoral, o sea ya se ha constituido el cincuenta (50%) por ciento en tiempo, en el desarrollo de sus planes y programas, quedando el beneficio del otro cincuenta (50%) por ciento en tiempo, para cumplir la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal, por esta razón el equipo auditor, al verificar el incumplimiento en el desarrollo de los proyectos contemplado en el Plan de Desarrollo de la entidad, configura una Observación Administrativa, para que se tomen las acciones pertinentes y puedan cumplir con lo planteado en el Plan de Desarrollo del municipio de San Miguel.



Alcalde Municipal

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL La metodología de medición y análisis del desempeño municipal, permite a los departamentos cumplir con las exigencias legales que en materia de seguimiento y evaluación establecen las Leyes 617 de 2000 y 715 de 2001, así como a los niveles nacional, departamental y municipal evaluar la gestión pública de los municipios, la toma de decisiones de política pública y de asignación de recursos con base en los resultados y la problemática local. En particular, la metodología evalúa la gestión municipal en cuatro componentes integrados: i) eficacia, ii) eficiencia, iii) cumplimiento de requisitos legales, y iv) gestión, como se detalla en el siguiente diagrama.

La evaluación del desempeño integral de los municipios se desarrolla con base en el índice de desempeño municipal, el cual se construye con base en los resultados que se obtienen de los municipios en los componentes de eficacia, eficiencia, gestión y cumplimiento de requisitos legales, a los cuales se les asigna una ponderación de igual peso para cada uno de los componentes. Evaluación del Desempeño Integral de los Municipios, publicada por el DNP –Departamento Nacional de Planeación: Informe de resultados vigencia 2012. En donde el




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municipio de San MiguellogróAscenderen el ranking a nivel departamental, y al igual en el ranking Nacional, talcomo se muestra la siguiente tabla:

VIGENCIA PosiciónNacional PosiciónDepartamental

2011 980 82

2012 891 76

A partir de lo anterior, podemos deducir que el municipio de San Miguel obtuvo un Desempeño integral Sobresaliente 51.2%ante el obtenido en la vigencia anterior. Es de aclarar, que la evaluación no se realiza de modo homogéneo como se realizaba anteriormente para cada departamento; siendo ahora una metodología general aplicada a los 1.123 municipiosde condiciones heterogéneas, lo cual conlleva a resultados de mayor impacto; haciendo esto más relevante el posicionamiento del ranking de los entes territoriales. Aunado a lo anterior, se anexa la Matriz de Seguimiento y Evaluación en donde se demuestra que él índice de ejecución del plan con corte a diciembre 31 de 2013es del 54.82%,el cual es coherente a los resultados obtenidos en el ranking de desempeño integral municipal 2012, dando así continuidad al cumplimiento y ejecución de nuestro Plan de Desarrollo Municipal. CONCLUSIÓN: De acuerdo a los datos anteriores el municipio de san miguel, si está cumpliendo con las metas del plan de desarrollo, lo que se denota que el equipo auditor no hizo un análisis objetivo y sistemático de cumplimiento del plan de desarrollo, por lo tanto se solicita que dicha observación no sea tenida en cuenta.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR De acuerdo a su respuesta como está establecido en el artículo 20° dela Constitución Política de Colombia, el derecho a la réplica, base legal para brindar una respuesta teórica, retórica y subjetiva por parte de la entidad, otra situación es la que verifica el equipo auditor a través de la observación, investigación y el resultado práctico, o sea, sobre el terreno mismo con la labor de campo que se realiza, el análisis sistemático se da en el terreno y no en la teoría o en cifras que se acomodan a las circunstancias y a la subjetividad del responsable en la ejecución de una actividad específica, la auditoría es integral, no es parcial, las irregularidades se muestran en el entorno, es respetable la apreciación de la entidad, pero lo comprobado por el equipo auditor, sin entrar a un dialogo de comunicación escrita insubstancial, es veraz y objetivo, la finalidad no es causar u originar falsas expectativas en torno a una observación constituida y verificadamediante, la apreciación de los hechos consumadosen la ejecución de actividades en el municipio. Ahora bien, si es por cifras basada en la estadística, según sus datos, la posición del municipio de San Miguel, en la vigencia 2011, de 1123 municipios de Colombia, se encuentra ubicado en el 980 (12,74%), para la vigencia 2012, subió un 9,89%, con respecto a la vigencia 2011, por otro lado, de los 84 municipios del Departamento de Santander, en la vigencia 2011,se encuentra en el puesto 82 reflejado en un 5,75%; para la vigencia 2012, aumentó de manera muy sutilmente en el puesto 76 reflejado en un 7, 32%, en relación a la vigencia 2011, por esta razón, su apreciación estadística aunque es valedera, no es justificable para el equipo auditor, sin entrar en detalles más de fondo, que basados en la indagación en el proceso auditor, el sujeto de control, exhibe la exigencia en la ejecución del plan de desarrollo, realizado por la misma entidad, en el cumplimiento de metas establecidas por la misma entidad (Alcaldía Municipal de San Miguel), por lo tanto, se CONVALIDA, el Hallazgo Administrativo, en el cual debe incluirse en un Plan de Mejoramiento, donde se plasme las acciones correctiva a que haya lugar, en el desempeño del Plan de Desarrollo del municipio.




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3.3. CONTROL FINANCIERO 3.3.1 Gestión Presupuestal El Concejo Municipal de San Miguel, aprobó el Presupuesto General de Rentas y Gastos para la vigencia 2012; mediante Acuerdo N° 019, del 29 de noviembre de 2012, por valor de 3.018.218.481, mediante Decreto N° 100 de diciembre 30 de 2011, se expide su liquidación; mediante Acuerdo N° 023, del 04 de diciembre de 2012 fija el Presupuesto General de Rentas y Gastos para la vigencia 2013, por valor de $4.332.914.448 el cual fue liquidado mediante Decreto N° 080, de diciembre 31 de 2012.

El municipio San Miguel adoptó mediante Acuerdo Municipal N° 016 de noviembre 19 de 2009 el Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal.

Falencias en las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos de las vigencias 2012 y 2013.

Para estimar el presupuesto inicial de una vigencia en una Entidad Territorial, se hace necesario tener en cuenta que los ingresos se clasifican en Ordinarios y Extraordinarios, tomando en consideración la regularidad o periodicidad de los ingresos, y las características de la fuente que los genera. De esta forma, los ingresos ordinarios son aquellos que el Estado recibe en forma periódica, puede repetir su RECAUDACIÓN período tras período, y su generación no agota la fuente de donde provienen ni compromete el patrimonio actual o futuro del Estado y sus entes. Es decir, son ingresos cuya RECAUDACIÓN tiene la posibilidad de ser repetida año tras año, porque provienen de la administración del patrimonio estatal, o de tributos que son pagados por los particulares de manera rutinaria. Los ingresos ordinarios deberían ser suficientes para cubrir los gastos públicos ordinarios que debe efectuar el Estado en el cumplimiento de sus diversas funciones.

Por su parte, los ingresos extraordinarios presentan como característica distintiva que la fuente que los genera no permite su repetición continua y periódica, y afecta o compromete la disminución del patrimonio del Estado en el presente o en el futuro, y como consecuencia el presupuesto se puede ver reducido o incrementado. Existen varias formas para estimar los ingresos iniciales que puede llegar a obtener una Entidad Territorial, entre otras: SISTEMA AUTOMATICO: Consiste como considerar los ingresos futuros los registrados

en el último año. METODO PROMEDIO: Consiste en tomar como estimación el promedio de las

recaudaciones históricas. METODO DE LOS AUMENTOS: Consiste en modificar el recaudo de los últimos años,

en función de la tasa de variación.

OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°. 14.

NO SE TIENEN EN CUENTA LOS INGRESOS RECAUDADOS EN LA VIGENCIAS ANTERIORES

DESCRIPCION




INFORME DEFINITIVO


El municipio de San Miguel para la vigencia 2012 y 2013, presenta unas ejecuciones presupuestales donde se puede reflejar una deficiente estimación de los ingresos que puede llegar a recaudar el municipio, los cuales son reflejados en el presupuesto inicial, es por eso que para reflejar la realidad económica de la entidad, se ven abocados a ADICIONAR los ingresos que no fueron estimados, que para la vigencia 2012, fueron del 84% de presupuesto inicial y para la vigencia 2013 fue del 120% del presupuesto inicial, y esto se debe a que no se tienen en cuenta los ingresos recaudados en la vigencias anteriores, para la estimación del presupuesto inicial, lo que conlleva a una mala planificación del presupuesto generando a su vez una deficiente planeación en la inversión social. Por lo anteriormente expuesto el grupo auditor considera que la Administración Central del municipio de San Miguel adolece de herramientas que permitan una buena planificación inicial de sus recursos, tomando como base los ingresos obtenidos en la vigencia anterior y la proyección de su inversión social, por lo cual se genera una Observación Administrativa, que debe ser corregida en las siguientes vigencias.



Alcalde Municipal

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL El municipio de San Miguel realizó el Plan de Desarrollo en el año 2012, en el cual cada sector tanto de Ingresos como Gastos tiene un valor y de acuerdo a este Plan Indicativo, Plan de Acción y Plan Operativo, se viene realizando el Presupuesto de cada año, es decir, debe existir una coordinación en estos documentos, no puedo cambiar dichos valores, por cuanto estos también se deben tener en cuenta para la realización del Marco Fiscal de Mediano Plazo de cada año, esta es la razón por la cual no existe deficiente estimación de ejecuciones presupuestales. A su vez se da un incremento del presupuesto definitivo comparado con el presupuesto inicial del 58.85% en el año 2012, y del 47.35% en el año 2013, por cuanto en el presupuesto inicial no debemos incluir los recursos del Balance sino adicionarlos posteriormente al presupuesto de la vigencia, lo cual va aumentando el presupuesto definitivo, es decir, en el presupuesto inicial se incluye únicamente los recursos que van a ingresar durante la vigencia no de las anteriores, además en el año 2012 y 2013 ingresaron recursos para la primera infancia según Conpes 152 de 2012 y 162 de 2013, por valores de $5.897.911,oo y $39.154.704,oo respectivamente, a su vez esto también se da no por falta de planeación sino por cuanto se realizaron convenios los cuales no se pueden incluir en un presupuesto inicial porque esto es impredecible, es decir, solo se incorpora al presupuesto una vez se realicen dichos convenios no se puede incluir antes, dentro de estos convenios se encuentran, durante la vigencia 2012 los siguientes:

a) Convenio con el Dpto. de Santander # 0002447 de Diciembre 30 de 2011 para el

mantenimiento y mejoramiento de la vía Quebrada Vera- Agua Sucia- San Miguel, Municipio de San Miguel Santander, Valor $1.069.985.186

b) Recursos de la Gobernación de Santander asignados según convenio # 00001743 de

Noviembre 16 de 2012, por concepto de aunar esfuerzos con el Mpio de San Miguel en lo referente al Subsidio para transporte escolar, Valor $29.633.200.

c) Recursos Gobernación de Santander asignados mediante convenio 01997, Valor

$8.000.000

d) Recursos comunicados por la Gobernación de Santander mediante Resolución # 021238 de 2012, con destino al Sector Cultura, por Concepto de Estímulos e Incentivos




INFORME DEFINITIVO


pecuniarios a personas o grupos de artistas en el Marco del Festival Artístico y Cultural, Valor $23.000.000.

e) Recursos asignados por la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres -

UNGRD-, Para Compra de combustible para la rehabilitación de vías afectadas en el Mpio de San Miguel Stder, según oficio 015167 de Junio 19 de 2012, valor $41.000.000.

f) Recursos de la Gobernación de Santander asignados por Indersantander de acuerdo a

la Ley 1289 de 2009, Valor $17.157.559.

g) Recursos asignados por el Instituto Nacional de Vías - Invias para el mantenimiento y mejoramiento de la vía San Miguel - San Pedro - Macaravita en el Mpio de San Miguel Dpto. de Stder, Valor $160.000.000

h) Recursos provenientes de fondos de compensación regional, Valor $68.532.895. i) Recursos asignados para el fortalecimiento de las oficinas de planeación, Valor

$49.000.000.

En el año 2013 se realizaron los siguientes convenios:

a) Recursos asignados por el Instituto Nacional de Vías (INVIAS) para el mantenimiento y mejoramiento de la vía San Miguel - San Pedro - Macaravita - en el Municipio de San Miguel Departamento de Santander, valor $18.600.000,00.

b) Recursos de la Gobernación de Santander asignados según convenio # 00001743 de noviembre 16 de 2012, para subsidio de transporte escolar, valor $29.633.200,00

c) Recursos de la Gobernación de Santander asignados según convenio # 00003796 de julio 30 de 2013, para subsidio de transporte escolar, valor $41.753.772,00.

d) Convenio interadministrativo #240 de Noviembre 5 de 2013, entre el DPS-FIP y el Municipio de San Miguel, para la construcción de pavimento rígido en las calles 4 y 5ta, salida al Municipio de Carcasí, Mpio de San Miguel, valor $1.120.186.916,00

e) Acuerdo de financiamiento IAT 058-2013, entre el FINAGRO y el Municipio de San Miguel Santander para asistencia técnica directa rural 2013, valor $71.148.000,00

f) Convenio interadministrativo #5235 de noviembre 8 de 2013, entre la Gobernación de Santander y el Mpio San Miguel, para recursos de FINAGRO, valor $8.893.500,00

g) Recursos de la Gobernación de Santander asignados por INDERSANTANDER de acuerdo a la ley 1289 de 2009, valor $8.381.752.00

h) Convenio interadministrativo #5013 con la Secretaria de Transporte e Infraestructura, valor $475.296.506,61

i) Convenio Interadministrativo #4451 apoyo a la realización de la feria agropecuaria en el municipio de San Miguel Santander, enmarcado dentro del proyecto: apoyo a eventos de comercialización y exposición agropecuaria a realizarse en el Departamento de Santander, valor $8.000.000

j) Resolución #09222 de mayo 17 de 2013, apoyo para la realización de eventos artísticos para el fomento, fortalecimiento y promoción de las expresiones culturales,valor $28.000.000

k) Sistema general de regalías, valor $234.974.474,55

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Analizada la respuesta del Ente auditado, para el grupo auditor es claro, que los recursos de Balanceson adicionados posteriormente al presupuesto de la vigencia, y que los convenios, sólo se pueden reflejar en el presupuesto cuando se celebren, No es, ésta la




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observación que se configura en este numeral, lo que es claro, es que la Administración de San Miguel presenta deficiencias en la estimación de los ingresos ORDINARIOS que recauda el municipio, estas deficiencias se encuentran reflejadas en el presupuesto inicial,Es por eso que se debe diseñar acciones correctivas que contribuya a mejorar la estimación de los ingresos reflejados en las ejecuciones presupuestales, através de un plan de Mejoramiento que se debe suscribir ante este Ente de Control. Lo que indica que, se CONFIRMA elHallazgo Administrativo.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Según la forma que esta Entidad presentó las ejecuciones presupuestales, de ingresos y de gastos de las vigencias 2012 y 2013, refleja el siguiente comportamiento:

Ejecución Presupuestal de Ingresos 2012 y 2013

CONCEPTO

VIGENCIA 2012

PRESUPUESTO DEFINITIVO

PRESUPUESTO REACAUDADO

PORCENTAJE RECAUDADO

VIGENCIA 2012 6,372,494,760 5,806,541,540 91%

VIGENCIA 2013 9,150,113,727 7,428,882,305 81%

PORCENTAJE VARIACION 44% 28%

Durante las vigencias 2012 y 2013, se recaudó el 91%, y 81% con relación al presupuesto definitivo. El porcentaje de variación del presupuesto definitivo entre la vigencia 2012 a la vigencia 2013 es del 44%, y con relación al presupuesto recaudado entre estas dos vigencias es del 28%

Ejecución Presupuestal de Ingresos 2012-2013

Analizando el comportamiento presupuestal en forma comparativa, de los rubros más representativos de la ejecución ingresos de las vigencias auditadas se observa:

Impuesto Predial

IMPUESTO PREDIAL

VIGENCIA

PTO DEFINITIVO

PTO RECAUDADO

PORC RECAUDADO

2012 48,146,957

48,146,957

100%

2013 63,476,024

63,476,024

100%

PTO DEFINITIVO PTO RECAUDADO

2012 6.372.494.760 5.806.541.540

2013 9.150.113.727 7.428.882.305

EJECUCION PRESUPUESTAL VIG 2012-2013

44% 28%

PTO DEFINITIVO

PTO RECAUDADO

VIGENCIA 2012 48.146.957 48.146.957

VIGENCIA 2013 63.476.024 63.476.024

IMPUESTO PREDIAL

32% 32%




INFORME DEFINITIVO


PORCENTAJE VARIACIÓN

32% 32%

Con relación al impuesto predial, durante la vigencia 2012 se recaudó el 100% con relación al presupuesto definitivo. Para la vigencia 2013 el recaudo fue del 100%, de lo presupuestado; lo que indica que en el 2013, aumento el porcentaje de recaudo con relación al año inmediatamente anterior en un 32%.

Comportamiento del Impuesto Predial

VIGENCIAS 2009 2010 2011 2012 2013

VALOR PRESUPUESTADO 12,455,972 31,057,298 31,835,800 48,156,957 63,476,024

RECAUDADO 12,455,972 31,057,298 31,835,800 48,156,957 63,476,024

PORC DE RECUADO 100% 100% 100% 100% 100%

En los recaudos por concepto de Impuesto Predial, se observa que durante las vigencia del 2009 hasta la vigencia 2012, el recaudo por Impuesto Predial, fué del 100%

Industria y Comercio INDUSTRIA

Y COMERCIO

VIGENCIA PRESUPUESTO

DEFINITIVO PRESUPUESTO RECAUDADO


2012 319,934 319,934 100%

2013 2,033,373 2,033,373 100%


Con relación al impuesto de Industria y Comercio, en la vigencia 2012 y 2013, tanto el presupuesto definitivo como el de recaudado varió en un 536%, lo que indica que en esta ultima vigencia aumento el recaudo de este rubro. Comportamiento del Impuesto de Industria y Comercio.

VIGENCIAS 2009 2010 2011 2012 2013

VALOR FACTURADO 38,354 1,981,750 2,362,136 319,934 2,033,737

RECAUDADO 38,354 1,981,750 2,362,136 319,934 2,033,737

PORC DE RECAUDO 100% 100% 100% 100% 100%

El impuesto de Industria y Comercio desde el 2009, se ha venido recaudando el 100%

Estampilla Pro Adulto Mayor

ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR




PTO DEFINITIVO

PTO RECAUDADO

VIGENCIA 2012 319.934 319.934

VIGENCIA 2013 2.033.373 2.033.373

INDUSTRIA Y COMERCIO

536% 536%

VIGENCIA 2012 114.925.59 114.925.59

VIGENCIA 2013 103.821.66 103.821.66

--10%

ESTAMPILLA ADULTO MAYOR




INFORME DEFINITIVO


2012 114,925,594

114,925,594 100%

2013 103,821,669

103,821,669 100%

PORCENTAJE VARIACIÓN -10% -10%

Sobre la estampilla Pro Adulto Mayor, las ejecuciones presupuestales reflejan que existe un porcentaje de variación del -10% entre las vigencias 2012 y 2013, lo que quiere decir durantee la vigencia 2013, disminuyó el monto de la contratación celebrada en el municipio de San Miguel junto con sus entidades descentralzadas, teniendo en cuenta que en el acuerdo N° 004 del 25 de febrero de 2009, en el articulo 3°, contempla esto como el hecho generador.

Estampilla Pro Cultura

ESTAMPILLA PRO CULTURA



PORCENTAJERECAUDADO

2012 56,837,225 56,837,225 100%

2013 59,128,060 59,128,060 100%


4% 4%

La Estampilla Pro Cultura, presenta una variación del 4%, entre las vigencia 2012 y 2013, indicando que en la vigencia 2013, se obtuvo un mayor recaudo por este concepto.

Fondo de Seguridad Ciudadana

FONDO DE SEGURIDAD




2012 93,743,215 93,743,215 100%

2013 82,449,752 82,449,752 100%

PORCENTAJE VARIACIÓN -12% -12%

El Fondo de Seguridad Ciudadana, disminuyó en la vigencia 2013, en un 12%, lo que indica mala gestión de recaudo, teniendo en cuenta esta disminución.

Cofinanciacion Nacional Nivel Central

C0FINANCIACIÓN NACIONAL NIVEL CENTRAL




2012 41,000,000 41,000,000 100%

PTO DEFINITIVO PTO RECAUDADO

VIGENCIA 2012 56.837.225 56.837.225

VIGENCIA 2013 59.128.060 59.128.060

ESTAMPILLA PRO CULTURA

4% 4%

PTO DEFINITIVO

PTO RECAUDADO

VIGENCIA 2012 93.743.215 93.743.215

VIGENCIA 2013 82.449.752 82.449.752

FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA

-12% -12%

PTO DEFINITIVO

PTO RECAUDADO

VIGENCIA 2012 41.000.000 41.000.000

VIGENCIA 2013 1.369.934.916 160.000.000

COFINANCIACION NACIONAL NIVEL CENTRAL

3,241%

290%




INFORME DEFINITIVO


2013 1,369,934,916 160,000,000 12%


3241% 290%

En la vigencia 2013, se realizó una buena gestión para la obtención de recursos, teniendo en cuenta que tanto el presupuesto definitivo como el recaudado aumento en un 3241% y un 290%, respectivamente, en esta vigencia, con relación a la vigencia anterior, Es de resaltar que si bien es cierto que el presupueto definitivo de la vigencia 2013, aumentó significativamente, solo se recaudo el 12% de este.

Cofinanciación Departamental Nivel Central

COFINANCIACIÓN DEPARTAMENTAL NIVEL CENTRAL

VIGENCIA

PRESUPUESTO

DEFINITIVO

PRESUPUESTO RECAUDADO


2012 1,118,142,745 552,150,152 49%

2013 599,958,730 88,662,224 15%


-46% -84%

Los convenios celebrados con el nivel Departamental, disminuyeron en la vigencia 2013, con relación a la vigencia 2012, de la siguiente manera, presupuesto definitivo disminuyó en un -46% y con relación al presupesto recaudado, fue del -84%, tambien se debe mencionar que el porcentaje de recaudo con relación al presupuesto definitivo, tambien disminuyó en la vigencia 2013, en el 2012 el porcentaje de recaudo fue del 49%, de lo presupuestado y en el 2013, sólo se recaudo el 15%. Toda esta situación refleja la falta de gestión en la consecución de recusrsos con el Departamento.

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

CONCEPTO PRESUPUESTO DEFINITIVO PRESUPUESTO

COMPROMETIDO PORCENTAJE

COMPROMISO

VIGENCIA 2012 6,372,494,759 4,235,940,285 66%

VIGENCIA 2013 9,029,370,291 5,939,302,053 77%


PTO DEFINITIVO

PTO RECAUDADO

VIGENCIA 2012 1.118.142.745 552.150.152

VIGENCIA 2013 599.958.730 88.662.224

COFINANCIACION DEPARTAMENTAL NIVEL CENTARAL

-46%

-84%




INFORME DEFINITIVO


Los gastos reflejados en la ejecución presupupestal deL Municipio de San Miguel para las vigencias 2012 y 2013, presenta que el presupuesto definitivo alcanzo un aumento del 42% en el 2013, con relación a la vigencia inmediatamente anterior, igualmente el presupueto comprometido aumento en la vigencia 2013 en un 40%, lo de resaltar en esta gestión son los bajos porcentajes de compromisos de estos presupuesto, con relación al presupuesto definitivo, a saber: en la vigencia 2012, sólo se comprometió el 66% del presupuesto definitivo y en la vigencia 2013, sólo fue el 77%, essto da lugar a una observación de tipo administrativa la cual se configurara mas adelante cuando, cuando se presente el equilibrio presupuestal.

ANALISIS DE LA INVERSIÓN EN ALGUNOS SECTORES

SECTOR SALUD

INVERSIÓN SALUD


DEFINITIVO PRESUPUESTO

COMPROMETIDO PORCENTAJE

COMPROMETIDO

2012 1,245,309,788 997,186,561 80%

V2013 1,698,112,701 1,564,158,453 92%


36% 57%

Con la inversíón realizada en el sector salud en las vigencias 2012 y 2013, aumentó la cobertura en salud de los habitantes del municipio, los cuales se benefician de un sistema de aseguramiento en salud viéndose reflejado en que para este año el total de afiliados al Régimen Subsidiado es de 2.543 personas lo que para años anteriores era un total inferior (2.534); aunque la diferencia es de 9 personas se tiene en cuenta que cada mes varia el número de afiliados, De igual manera la población se beneficia de diferentes programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad que les ha permitido llevar una mejor calidad de vida. Se desarrollaron los programas de Salud Pública en: Salud infantil, Salud Oral, Salud Mental, enfermedades trasmisibles y zoonosis, enfermedades crónicas no transmisibles y zoonosis, enfermedades Crónicas no transmisibles y Discapacidad, Nutrición y salud sexual reproductiva, con estos programas se han beneficiados, 15 Madres Comunitarias, 579 Estudiantes del Colegio Integrado Monseñor Evaristo Blanco,

PTO DEFINITIVO PTO COMPROMETIDO

VIGENCIA 2012 6.372.494.759 4.235.940.285

VIGENCIA 2013 9.029.370.291 5.939.302.053

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIA 2012-2013

42%

40%

VIGENCIA 2012 1.245.309. 997.186.56

VIGENCIA 2013 1.698.112. 1.564.158.

SECTOR SALUD

36 57




INFORME DEFINITIVO


Primera infancia (0-5 años), Adultos mayores, 34 gestantes, Adolecente, personas en condición de discapacidad y Comunidad en general.

SECTOR RECREACION Y DEPORTE

INVERSIÓN DEPORTE Y RECREACIÓN

VIGENCIA


PRESUPUESTO COMPROM

PORCENTAJE COMPROM

2012 115,926,425 49,810,559 43%

2013 207,191,356 189,342,365 91%


79% 280%

Durante estas vigencias, se ha buscado fortalecer el deporte en el Municipio, para ello se crearon espacios de práctica de deporte como: Campeonato interveredal de Futbol, Campeonato de Baloncesto Mixto, Olimpiadas Infantiles, Cursos de Natación y la dotación de escenarios deportivos, tanto del casco urbano como del área rural, con este proyecto se apoyaron a los diferentes grupos deportivo del Municipio rescatando la parte social, integrando a las familias en eventos deportivos, donde se fortalecen los lazos de amistad y coadyuva a la convivencia en la jurisdicción Municipal. Llevar los deportistas de alto rendimiento, a competir con otros de diferentes municipios, genera competitividad y acelera el proceso de formación deportiva.

PTO DEFINITIVO

PTO COMPROM

VIGENCIA 2012 115.926.425 49.810.559

VIGENCIA 2013 207.191.356 189.342.365

SECTOR DEPORTE Y RECREACION

79%

280%




INFORME DEFINITIVO


SECTOR CULTURA

INVERSIÓN CULTURA

VIGENCIA


PRESUPUESTO COMPROM

PORCENTAJE COMPROM

2012 232,486,490 105,966,275 46%

2013 247,530,778 173,619,827 70%


6% 64%

Con la inversión que el municipio de San Miguel ha realizado en la cultura, ha logrado el rescate de valores, que viene promocionando anualmente la integración sociocultural entre los coterráneos que habitan el municipio con aquellos que por situaciones, familiares, personales y particulares ya no lo están, aumentando y rescatando las costumbres culturales propias de la región.

Ha logrado mantener activa la Banda de Marchas del Colegio la cual cuenta con 60 estudiantes inscritos pero el beneficio trasciende a la comunidad en general, con las salidas e intervenciones de la misma en los diferentes eventos culturales y deportivos, realizados en el Municipio., para mantener activa esta banda es necesario conservar la infraestructura y renovarla por el uso cotidiano. Mantener y fomentar la lectura y la escritura, en la comunidad en general.

PTO DEFINITIVO

PTO COMPROM

VIGENCIA 2012 232.486.490 105.966.275

VIGENCIA 2013 247.530.778 173.619.827

SECTOR CULTURAL

6%

64%




INFORME DEFINITIVO


SECTOR VIVIENDA

INVERSIÓN VIVIENDA



COMPROM PORCENTAJE COMPROM

2012 228,323,984 11,200,000 5%

2013 513,177,808 429,240,964 84%


125% 3,733%

Construcción de siete viviendas dispersas en la zona rural del municipio de san miguel Santander, se mejoró la calidad de vida de siete (7) familias menos favorecidas de este municipio Se construyeron de tres (3) vivienda para la reubicación de tres familias en zona rural del municipio de san miguel, lo que permitió disminuir el riesgoen que viven las familias por el mal estado de sus viviendas y la riesgosa ubicación de las mismas, así como mejorar las condiciones de habitabilidad de los que conforma estos núcleos familiares.

PTO DEFINITIVO

PTO COMPROM

VIGENCIA 2012 228.323.984 11.200.000

VIGENCIA 2013 513.177.808 429.240.964

SECTOR VIVIENDA

125% 3,733%




INFORME DEFINITIVO


1. BENEFICIARIO: DOMINGO OVIEDO. VEREDA ZARAGOZA

2. BENEFICIARIO: CLEOFE SILVA. VEREDA PIEDRA LARGA




INFORME DEFINITIVO


3.BENEFICIARIO: CECILIA ESTEBAN. VEREDA ARENALES

4. BENEFICIARIO: PEDRO VICENTE SUAREZ. VEREDA TABLON:

SECTOR VIAS Y TRANSPORTE

INVERSIÓN TRANSPORTE Y VIAS

VIGENCIA


RESUPUESTO COMPROM

PORCENTAJE COMPROM

2012 1,521,240,370 1,492,718,865 98%

2013 2,409,862,100 784,014,248 33%


58% -47%

PTO DEFINITIVO

PTO COMPROM

VIGENCIA 2012 1.521.240.370 1.492.718.865

VIGENCIA 2013 2.409.862.100 784.014.248

SECTOR TRANSPORTE

58%

-57%




INFORME DEFINITIVO


Con esta inversión se ha buscado disminuir los riesgos de accidente por el mal estado de las vías, disminuir los costos del transporte de los productos agrícolas que salen del municipio y facilitar el ingreso de insumos agropecuarios y pasajeros. También se ha garantizado el acceso y salida de vehículos al municipio, por la única vía habilitada para este fin, tras la fuerte ola invernal de 2011 y así evitar que el municipio quedara incomunicado. Se han realizados las actividades necesarias con la maquinaria del municipio para superar la emergencia vial tras la ola invernal de 2011.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO ADMINISTRACION CENTRAL

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO ADMINISTRACIÓN CENTRAL



COMPROM PORCENTAJE COMPROM

2012 768,204,521 738,170,319 96%

VIGENCIA 2013 823,980,853 754,298,983 92%


7% 2%

PTO DEFINITIVO

PTO COMPROM

VIGENCIA 2012 768.204.521 738.170.319

VIGENCIA 2013 823.980.853 754.298.983

GASTOS DE FUNCIONAMIETNO ADMINISTRACION CENTRAL

7% 2%




INFORME DEFINITIVO


Con relación a los Gastos de Funcionamiento a nivel central es de anotar que según certificación del 04 de junio de 2013, expedida por la Contraloría General de la República, los Ingresos Corrientes de Libre destinación para la vigencia 2013, alcanzaron un total $1.200.890, miles de pesos y los gastos de funcionamiento de esta Entidad representa el 63,59 % de los ICLD, dando cumplimento a lo establecido en la Ley 617 de 2000. Se deja claro que los datos presentados anteriormente fueron tomados de las certificaciones expedida por la Contraloría General de la República y basados en la información enviada por la Entidad a través del Sistema consolidado de Hacienda e información Financiera Publica- CHIP. Esta información se considera oficial según lo establecido en la Resolución Orgánica 5993 de 2008, emanada por la Contraloría General de la República

SITUACION PRESUPUESTAL

Recaudos Vs Compromisos (cifras en pesos) EQUILIBRIO PRESUPUESTAL

ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN MIGUEL VIGENCIAS 2012, 2013

VIGENCIA 2012

VIGENCIA 2013

CONCEPTO VALOR CONCEPTO VALOR

Ingresos – Recaudos

5,806,541,540 Ingresos – Recaudos 7,428,882,305

Gastos Compromisos 4,235,940,285 Gastos – Compromisos 5,939,302,053

Superávit-Presupuestal 1.570.601.255 Superávit-Presupuestal 1.489.580.252

Al finalizar la vigencia fiscal 2012, la alcaldía de San Miguel, presenta un Superávit presupuestal por valor de $1.570.601.255, esto se debe a que los compromisos adquiridos fueron inferiores al valor total recaudado, lo que indica que se comprometió el 73% del presupuesto recaudado de la vigencia, reflejando una deficiente ejecución presupuestal. Para la vigencia 2013, se presenta un Superávit presupuestal por valor de $1.489.580.252, que refleja que el presupuesto fue ejecutado en un 80%, del total de sus ingresos de esta vigencia. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.15. DEFICIENTE EJECUCIONES PRESUPUESTALES DE LAS VIGENCIAS 2012 Y 2013 DESCRIPCION

Las ejecuciones presupuestales de las vigencias 2012 y 2013 reflejan una deficiente actuación por parte de la Administración Municipal, considerando que los recursos públicos recaudados en el municipio, se deben invertir para el beneficio de sus habitantes., teniendo en cuenta los programas y proyectos contemplados en el Plan de Desarrollo vigente, esto contribuiría al mejoramiento de la calidad de vida de la población en general.



Alcalde Municipal




INFORME DEFINITIVO


REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Para el 31 de diciembre de 2012, quedaron las reservas presupuestales altas, debido al convenio # 0002447 del 30 de diciembre de 2011, entre el Departamento de Santander y el municipio de San Miguel, por valor de $748.940.679,24, debido a que hubo demandas por la ejecución de estas obras y tocaba muchas veces suspender, esperar el concepto del interventor y continuar, lo que nos impidió la buena marcha de esta obra. Y como Cuentas por Pagar se evidencia el porcentaje alto debido a que como se realizó Convenios con la Secretaria de Agricultura y la Secretaria de Cultura de la Gobernación de Santander, para incentivar la parte agrícola y el folclor y la cultura de nuestra tierra, estos dineros ingresaron a principios del año 2013. Para el 31 de diciembre de 2013, se tuvieron que asignar muchas cuentas en cuentas por pagar, debido a que los contratistas muchas veces terminan su contrato debidamente pero no anexan los pagos de salud y pensión u otros indispensables para realizar los pagos. A su vez en el año 2013 quedamos descertificados por parte de la Superintendencia de Servicios públicos lo que nos implicó entregarles todos los recursos de Agua Potable y Saneamiento Básico a la Gobernación de Santander, aun aquellos dineros en los cuales no se habían cancelado a los contratistas, pero a su vez esta entidad (Gobernación de Santander) no realizó los pagos de dichos compromisos adquiridos, por valor de $144.334.849,50; así como también se realizaron convenio con el Departamento de Santander para fortalecer la Cultura y el Folclor de nuestra tierra el cual nos apoyaron con el valor de $36’000.000,oo, los cuales no fueron girados antes del 31 de Diciembre de 2013, así como para la compra de la volqueta aunque se compró en Diciembre y fue entregada en el 2013, faltaban documentos para su posterior pago por valor de $193.050.000,oo. El Convenio con Invias también fueron consignados en el año 2014, y las obras del Convenio #0002447 que se inició en el 2012, por valor de $535.014.653, fueron consignados en Enero de 2014, por lo anterior era imposible realizar dichos pagos en el 2013. En cuanto a las Reservas Presupuestales a 31 de diciembre de 2013, incrementó debido a que el Ministerio de Salud Nacional nos solicitó que se destinaran los recursos que existen en la cuenta maestra de Salud para realizar el Saneamiento Fiscal de la Ese Centro de Salud según Anexo #1 de la Ley 1587 de 2012, y se espera que en el año 2014, nos indiquen si ya fue aprobado para realizar este pago de pasivos, el cual quedó por valor de $114.118.000. Como se evidencia, muchas de las cuentas por pagar es por los Convenios realizados o Gestionados por esta Administración, pero a veces no es posible que nos desembolsen el mismo año, o en otros casos el contratista aunque cumpla con el contrato no allega los documentos completos para su posterior pago. En cuanto a las Reservas Presupuestales en muchas ocasiones tanto el ordenador del Gasto como el supervisor del Contrato deseamos terminar todas las obras durante la vigencia fiscal, pero muchas veces depende de la misma comunidad, del tiempo, entre otros aspectos. Se anexa copia de los extractos para verificar la veracidad de la información, es decir, que no llegan durante la vigencia fiscal actual (2012 o 2013), sino que llega posterior, así como la devolución de los dineros por parte de la Gobernación de Santander de los recursos de Agua Potable y Saneamiento Básico del municipio de San Miguel Santander”.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR La deficiencia de la ejecución del presupuesto que presenta la Alcaldía de San miguel, se denota por el bajo compromiso de los recursos con relación al presupuesto recaudado, la constitución de Reservas Presupuestales y Cuentas por pagar, son compromisos




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legalmente constituidos que tienen registro presupuestal pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del años fiscal, o que se ha recibido el bien o servicio y quedó pendiente por pagar. Estas circunstancias no tiene ninguna relación con La deficiente ejecución del presupuesto, por lo anterior se CONFIRMA el HallazgoAdministrativo, que se ha indilgado por esta situación. RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR. Para el 2012, quedaron compromisos legalmente contraídos que conllevaron a establecer reservas presupuestales por valor de $891.327.490, constituidas mediante Decreto N° 079 de diciembre 31 de 2012. Además se reconocieron obligaciones pendientes de pagos, previa entrega de las obras, bienes y servicios pactados, constituyéndose cuentas por pagar por valor de $51.883.408, constituidas mediante decreto 078 de diciembre 31 de 2012. Para el 2013, quedaron compromisos legalmente contraídos que conllevaron a establecer reservas presupuestales por valor de $254.957.376 constituidas mediante Decreto N° 068 de diciembre 31 de 2013. Además se reconocieron obligaciones pendientes de pagos, previa entrega de las obras, bienes y servicios pactados, constituyéndose Cuentas por pagar por valor de $970.111.751, mediante decreto 067 de diciembre 31 de 2012.

EJECUCION DE GASTOS 2012 EJECUCION DE GASTOS 2013

COMPOSICION DEL PRESUPUESTO COMPROMETIDO

EJECUCION PRESUPUESTAL

VIG 2012 (Compromisos)

DIFERENCIA AUDITORIA

COMPOSICION DEL PRESUPUESTO COMPROMETIDO

EJECUCION PRESUPUESTAL

VIG 2013 (Compromisos)

DIFERENCIA AUDITORIA

CONCEPTO VALOR CONCEPTO VALOR

Pagos efectuados vig 2012

3,292,729,386 Pagos efectuados vig 2013

5,360,024,813

Reservas constituidas Vig 2012

891,327,490 Reservas constituidas Vig 2013

254,957,376

Cuentas por pagar constituidas Vig 2012

51,883,408

Cuentas por pagar constituidas Vig 2013

970,111,751

TOTAL COMPROMISOS ADQUIRIDOS

4,235,940,284 4,235,940,285 -1 TOTAL COMPROMISOS ADQUIRIDOS

6,585,093,940 6,041,627,288 543,466,652

Análisis del Rubro Por Estampilla Adulto Mayor

Creada y reglamentada en el municipio de San Miguel Mediante Acuerdo N° 015 de noviembre 05 de 2009, donde se reglamenta el cobro de la Estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor.

ESTAMPILLA ADULTO MAYOR

VIGENCIA CONCEPTO RECAUDADO COMPROMETIDO

COMPROME/ RECAUDADO.

PORC %

2012

Estampilla Pro Adulto Mayor 114,925,594 Traslado FONPEP (20%)

22,985,118

20%

Recursos del Balance Fondo de Estampilla del Adulto Mayor

114,128,913 21,237,558 19%




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Rendimientos Financieros Recursos Balance de Estampilla del Adulto Mayor

1,383,821 0%

Rendimientos Financieros Adulto Mayor 2,069,888 0%

TOTAL 232,508,216 44,222,676 19%

2013

Estampilla Pro Adulto Mayor 103,821,669 Traslado FONPEP (20%)

21,044,779

20%

Rendimientos Financieros Adulto Mayor 1,402,226 0%

Recursos Balance Fondo Estampilla del Adulto Mayor

184,831,830 113,715,745

Rendimientos financieros Recursos del Balance

3,453,709 0%

TOTAL 293,509,434 134,760,524 46%

Según la ejecución presupuestal ingresos y gastos de la vigencia 2012 se pudo observar que del rubro Estampilla Adulto Mayor, se recaudó un total de $232.508.216, pesos, de los cuales se trasladó $22.985.118, que corresponde al 20%, para el FONPEP, (Según ley) quedando realmente disponible para comprometer un total de $209.523.098, de los cuales deben ser distribuidos de la siguiente manera: El 70% para Centros Vida, que alcanza un total de $46.666169 y el 30%, para el Centro de Bienestar del Anciano que serían $62.856.920.

El municipio de San Miguel sólo comprometió $21.237.558, en un contrato cuyo objeto es el suministro de mercados para los adultos mayores, Este valor corresponde al 14% de los recursos con que contaba el municipio en ese momento para tal fin, lo que refleja una baja ejecución presupuestal.

El objeto del mencionado contratado no contribuye a brindar una atención integral a los adultos mayores, además no impacta a la calidad de vida y bienestar de este grupo de personas como lo establece el Acuerdo N° 014 de noviembre 05 de 2009, en su numeral 11°, del Municipio de San Miguel. Con relación a los recursos correspondiente 30%, ($62.856.920) del Centro de Bienestar del Anciano no fueron ejecutados Para la vigencia 2013, este mismo rubro recaudó un total de $293.509.434, pesos, de los cuales se trasladó $21.044.779, que corresponde al 20%, para el FONPEP, (Según ley) quedando realmente por comprometer un total de $272.464.655, de los cuales deben ser distribuidos de la siguiente manera:

El 70% para Centros Vidas, que alcanza un total de $190.725.258, y el 30%, para Centro de Bienestar del Anciano que serían $81.739.396. De acuerdo a lo anterior se observó que en el municipio de San Miguel para dicha vigencia sólo celebró un convenio con la Fundación del Adulto Mayor, cuyo objeto es:Garantizar el apoyo y asistencia integral a los adultos mayores de los niveles I, y II del Sisben, en condiciones de vulnerabilidad, aislamiento o carencia de soporte social del municipio de San Miguel, por $113.715.745, este valor contrato corresponde al 60% de los recursos con los que contaba el Municipio en ese momento para invertir en lo correspondiente a Centros Vida, es decir de los $190.725.258, lo que refleja una baja ejecución de estos recursos. Con relación a los recursos correspondiente al 30%, ($81.739.396) del Centro de Bienestar del Anciano no fueron ejecutados.




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Contratos celebrados bajo rubro Estampilla Pro Adulto Mayor, Vigencias 2012-2013

VIGENCIA CONTRATISTA OBJETO CONTRATO VALOR

2012 FUNDASERVICE. Suministro de 429 mercados para los adultos mayores residentes en el Municipio de San Miguel Santander. Contrato de Suministro N° 082-2012.

$21,237,558

2013

FUNDACION DEL ADULTO MAYOR AMOR Y VIDA

Convenio de Asociación N°001. Garantizar el apoyo y asistencia integral a los adultos mayores de los niveles I, y II del Sisben, en condiciones de vulnerabilidad, aislamiento o carencia de soporte social del Municipio de San Miguel Santander.

$113,715,745

ESTAMPILLA PRO CULTURA Adoptada mediante Acuerdo Municipal N° 004 del 25 de febrero de 2019, por medio del cual se elabora el código de rentas para el municipio de San Miguel, en donde en el capítulo XII establece las Estampillas Pro Cultura.

.

VIGENCIA CONCEPTO

RECAUDADO COMPROMETIDO

COMPROME/ RECAUDADO.

PORC %

2012

Estampilla Pro Cultura 56,837,225

Traslado Gestor Cultura (10%) 10%

5,683,722

Traslado FONPEP (20%) 20%

11,367,445

20,691,899 36%

Recursos del Balance Fondo de Estampilla Pro Cultura

7,998,940 0%

Rendimientos Financieros Recursos Balance de Estampilla del Pro Cultura

98,478 0%

Rendimientos Financieros Estampilla Pro Cultura

514,368 0%

TOTAL 65,449,011 37,743,066 58%

2013

Estampilla Pro Cultura 59,128,060

Traslado Gestor Cultural (10%) 10%

5,980,079

Traslado FONPEP (20%) 20%

11,960,158

13,894,713 23%

Rendimientos Financieros Estampilla Pro Cultura

672,734 0%

Recursos Balance Fondo Estampilla Pro Cultura

19,094,057

TOTAL 78,894,851 31,834,950 40%

Según la ejecución presupuestal ingresos y gastos de la vigencia 2012 se pudo observar que del rubro Estampilla Pro Cultura, se recaudó un total de $65.449.011, pesos, de los cuales se trasladaron $17.051.167, que corresponde al 20%, para el FONPEP, (Según ley) más el 10% para el Gestor Cultural (Según Ley) quedando realmente disponible para comprometer un total de $65.449.011 En la vigencia 2012, el municipio de San Miguel celebró el contrato N° 065 cuyo objeto es el Apoyo logístico para realizar actividades culturales a realizarse en el año 2012, por valor de $20.691.899, este valor corresponde al 43% de los recursos con los que contaba el




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Municipio en ese momento para en este rubro lo que refleja una baja ejecución de estos recursos.

Para la vigencia 2013, este mismo rubro recaudó un total de $78.894.851, pesos, de los cuales se trasladó $17.940.237, que corresponde al 20%, para el FONPEP, (Según ley) más el 10% para Gestor Cultural (Según Ley) quedando realmente disponible por comprometer un total de $460.954.614.

Bajo el Rubro de Estampilla Pro Cultura sólo se celebró el contrato de Orden de Prestación de servicios de apoyo logístico en la organización y realización de las muestras artísticas, culturales, agropecuarias, eventos deportivos y artesanales a realizarse dentro del marco de la celebración del VI festival del retorno del municipio de San Miguel, Contrato, por valor de $13.894.713, Este valor corresponde al 23% de los recursos con que contaba el Municipio en ese momento para tal fin, lo que refleja una baja ejecución presupuestal.

Contratos celebrados bajo rubro Estampilla Pro Cultura Vigencias 2012-2013


2012 SERVICODI.

Apoyo logístico para realizar actividades culturales a realizarse en el año 2012. Contrato #065-2012.

20,691,899

2013 COOPVIMENJOR LTDA O RICARDO GARCIA

Orden de Prestación de servicios de apoyo logístico en la organización y realización de las muestras artísticas, culturales, agropecuarias, eventos deportivos y artesanales a realizarse dentro del marco de la celebración del VI festival del retorno del Municipio de San Miguel Santander. Contrato #095-2013.

13,894,713


No se encontró en el Municipio de San Miguel, los actos administrativos, mediante el cual se crea el Fondo de Seguridad Ciudadana.

FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA

VIGENCIA CONCEPTO RECAUDADO COMPROMETIDO COMPROME/ RECAUDADO.

PORC %

2012

Fondo de Seguridad Ciudadana 93,743,215 9,904,354 11%

Recursos del Balance Fondo de Seguridad Ciudadana

52,618,323 52,618,323 100%

Rendimientos Financieros Recursos Balance Fondo Financieros Recursos Balance Fondo de Seguridad Ciudadana

523,032 0%

Rendimientos Financieros Fondo de Seguridad Ciudadana

726,126 0%

TOTAL 147,610,696 62,522,677 42%




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2013

Fondo de Seguridad Ciudadana 82,449,752

Rendimientos Financieros Fondo de Seguridad Ciudadana

692,276

Recursos Balance Fondo de Seguridad Ciudadana

84,956,629 30,434,906 36%

Rendimientos Financieros Recursos Balance Fondo Financieros Recursos Balance Fondo de Seguridad Ciudadana

131,390

TOTAL 168,230,047 30,434,906 18%

Según la ejecución presupuestal ingresos y gastos de la vigencia 2012 se pudo observar que del rubro Fondo de Seguridad Ciudadana, se recaudó un total de $147.610.696, con lo cual se celebraron dos (2) contratos que sumaron un total de $62.522.677, lo que indica que comprometieron tan sólo el 42%, de los recursos disponibles en este rubro. . Para la vigencia 2013, con relación al mismo rubro se alcanzó a recaudar un total de $168.230.047, con lo cual se celebraron tres (3) contratos que alcanzaron a sumar $30.434.906, lo que indica que comprometieron tan sólo el 18%, de los recursos disponibles.

Contratos celebrados bajo rubro Fondo de Seguridad Ciudadana 2012-2013


2012

DISTRIBUIDORA MOTO CENTRO S.A.

Compra de 2 motocicletas para la estación de policía del Municipio de San Miguel Santander. Contrato #074-2012.

39,300,000

MAP. INGENIEROS CONTRATISTAS S.A.S.

Mantenimiento preventivo y correctivo de inmuebles con destino a realizar actividades cívico militares de la Jurisdicción del Batallón de Artillería #5 CT. José Antonio Galán. Contrato de obra #045-2012.

23,222,677

TOTAL 62,522,677

2013 Alcaldía Municipal de Málaga

Adquisición de compra de un vehículo con destino al cuerpo técnico de investigación con Jurisdicción en la Provincia de García Rovira. Convenio Interadministrativo de Asociación #001 de 2013, suscrito entre Málaga y los diferentes Municipios.

13,935,606.00

Rosemary

Palacio Mejía

Compra de chalecos multipropósito con destino al Ejercito Nacional dentro del Marco de la Política de Seguridad y Convivencia de la Comunidad del Municipio de San Miguel Santander. Contrato #100-2013

13,982,100

Carmen Tarazona Beltrán

Compra de víveres con destino al Ejercito Nacional dentro de la política de Seguridad y Convivencia de la Comunidad del Municipio de San Miguel Santander.

2,517,200

TOTAL CONTRATACION 2013 30,434,906




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OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.16.

BAJA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR

DESCRIPCION De los Ingresos recaudados por concepto de Estampilla Pro Adulto Mayor, Pro Cultura, y Fondo de Seguridad Ciudadana durante las vigencias 2012 y 2013, indica una baja Ejecución del presupuesto de estos rubros. Como se refleja a continuación:

PORCENTAJE DE EJECUCION VIGEN VIG. 2012 - 2013

ESTAMPILLA 2012 2013

% Ejecución % Ejecución

PRO ADULTO MAYOR

Centros Vidas (70%) Centros Vidas (70%)

12% 60% Centro Bienestar del

Anciano (30%) Centro Bienestar del

Anciano (30%)

0% 0% PRO CULTURA 43% 23% FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA 42% 18%

Es de notar que la Planeación presupuestal busca el cumplimiento de una actividad concreta, en un determinado periodo de tiempo, para la satisfacción de las necesidades generales, evidenciándose que este fin no se está cumpliendo. Violando los principios de la administración pública, eficacia y eficacia, por incumplimiento a la Ley 489 de 1998, (artículo 3°).

OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE NORMA (S) VIOLADA (S)


Alcalde Municipal

Disciplinaria Jesús Ayala Villamarin

Alcalde Municipal Ley 489 de 1998 (Artículo 3°)

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “En cuanto a las Estampillas con destinación específica, los cuales se encuentran Adulto Mayor, Pro Cultura y el Fondo de Seguridad Ciudadana, se informa lo siguiente: En el año 2012, realmente se suministraron 429 mercados para los Adultos Mayores residentes en el Municipio de San Miguel Santander, según contrato de suministro #082-2012, por valor de $121’237.558, con la empresa FUNDASERVICE, el cual nos basamos según concepto Ministerio de Salud y Protección Social, en el cual nos dice: “Mientras los Municipios crea los Centros Vida, puede poner en operación los programas, sobre la base de que su diseño obedezca a procesos de concertación con la población mayor, en virtud del principio de participación de rango constitucional (artículo 1º y 103 de la Constitución Política). La Ley establece como mínimo algunos programas que se requiere para la atención integral de las personas mayores, entre ellos los siguientes: * Nutrición. En el año 2013, se hizo un contrato con la Fundación del Adulto Mayor Amor y Vida, por valor de $121’554.700,oo, de los cuales se devolvieron por cuanto no se ejecutaron $7’838.954,10, lo que indica que no es por falta de contratar sino que no se tiene un número grande de atención del Adulto Mayor, y muchas veces no se gestiona más por




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cuanto las mismas entidades de control por falta de conocimiento, nos abren investigaciones por cuanto la Administración Central en cabeza del Alcalde Municipal adelanta proyectos o programas para el beneficio del Adulto Mayor, y estas entidades solo se enfatizan en que estos dineros los debe manejar los Centros Vida para brindar servicios, y aquí en el Municipio de San Miguel solo existe uno. En cuanto a la Estampilla del Fondo de Seguridad Ciudadana, es importante aclarar que según los proyectos que presenten las tres (3) entidades que esto involucra (Policía, Ejercito y Fiscalía), dependen la ejecución de este presupuesto, nos es muy difícil obligar a estos organismos para que ellos ejecuten sus recursos, por esto es importante indicar que veo con extrañeza el Hallazgo Disciplinario debido a que no depende de nuestras propuestas sino de propuestas externas a nuestra entidad, es como si nosotros simplemente administráramos los recursos de terceras personas, y para estas entidades no les es desconocido el monto de este rubro, mes a mes se le va informando”. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Analizadas las respuestas emitida por el Ente Auditado, donde justifican la inversión realizada con recursos de Estampilla Adulto Mayor, que consiste en suministrar 429 mercados para los adultos mayores, anexando concepto del Ministerio de Salud y Protección Social, Es preciso aclarar que en esta observación no se cuestiona la inversión realizada, lo que se refuta, es la baja ejecución de los recursos correspondientes a estos rubro, especialmente los de Estampillas Adulto Mayor y los de Estampilla Pro Cultura. En el momento de la configuración del hallazgo se observó la nula utilización que se le ha dado a los recursos que se deben destinar para los Centros de Bienestar del Anciano. En cuanto a los recursos de Estampilla Pro Cultura, no hubo pronunciamiento alguno por parte del Ente auditado. Es aceptable lo que se manifiesta sobre los recursos de Fondo de Seguridad Ciudadana, en cuanto la inversión de estos recursos dependen de proyectos presentados por la Policía, Ejercito y Fiscalía, Es por eso que se DESVIRTUA la Observación con Connotación Disciplinaria. Y en pro que se superen estas deficiencias se CONFIRMA el Hallazgo Administrativo, para ser plasmado en un Plan de Mejoramiento, donde se plantee las acciones correctivas a esta situación.

MOVIMIENTOS PRESUPUESTALES Vs MOVIMIENTOS FINANCIEROS Estampilla Adulto Mayor Realizando la trazabilidad entre los saldos presupuestales del rubro de Estampilla Adulto Mayor, con los saldos en libros del respectivo rubro de la vigencia 2012, se evidenció una difeferencia de $24.837.740, este valor excede al saldo que realmente debe existir en la cuenta bancaria N°4123 la cual es donde se encuentran consignados estos reecursos. Con relación a la vigencia 2013, como resultado de esta trazabilidad presenta una diferencia $11.806.132, en este caso este valor representa un faltante en el saldo que debe existir en la correspondiente cuenta bancaria En este análisis de Estampilla de Adulto mayor, se tuvieron en cuenta los recursos que se deben trasladar a FONPEP (20%) del recaudo de este rubro, en cumplimiento de la ley que así lo establece.




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Vale la pena aclarar que en este analisis se tuvieron en cuenta los traslados que no se alcanzaron a realizar en la respectiva vigencia, pero que se tuvieron en cuenta y se realizaron en el siguiente año como se muestra en la siguiente tabla:

MOVIMIENTO DE LA ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR

VIGENCIA 2012

(+)saldo en libros a 31 de diciembre de 2011 122,302,955

(+)recaudado (2012) 114,925,594

(-) Compromisos (Pagos realizados - 2012) 44,222,676

SALDO PRESUPUESTALMENTE 193,005,873

SALDO EN LIBROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2012 187,729,632

DIFERENCIA SEGÚN AUDITORIA 5,276,241

TRASLADOS REAIZADOS MES DE ENERO 30,113,981

DIFRENCIA DE RECURSOS EN ESTE RUBRO DE 24,837,740

VIGENCIA 2013


(+)recaudado (2013) 105,223,895

(-)comprometido (Pagos realizados -2013) 134,760,524




TRASLADOS REALIZADOS EN EL 2014 37,251,356 DIFRENCIA DE RECURSOS EN ESTE RUBRO 11,806,132

Por la situación descrita anteriormente da lugar a una irregularidad administrativa, la cual se configurara mas adelante cuando se analicen otros rubros presupuestales.

Estampilla Pro Cultura

Con relación a la Estampilla Pro Cultura y realizando la trazabilidad entre los saldos presupuestales de este rubro, con los saldos en libros durante vigencia 2012, se evidenció una difeferencia de $11.652.639, este valor excede al saldo que realmente debe existir en la cuenta bancaria N°. 221-7 la cual es donde se encuentran consignados estos recursos.

Con relación a la vigencia 2013, como resultado de esta trazabilidad presenta una diferencia $12.450.074, igual que en la vigencia anterior, este valor valor excede al saldo que realmente debe existir en la correspondite cuenta. En este análisis de Estampilla Pro Cultura, se tuvieron en cuenta los recursos que se deben trasladar a FONPEP (20%) y Gestor Cultural (10%) del recaudo de este rubro, en cumplimiento de la ley que así lo establece. Vale la pena aclarar que en este analisis se tuvieron en cuenta los traslados que no se alcanzaron a realizar en la respectiva vigencia, pero que se efectuaron en el siguiente año como se muestra en la siguiente tabla:

MOVIMIENTO DE LA ESTAMPILLA PRO CULTURA

VIGENCIA 2012





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(+)recaudado (2012) 57,351,593

(-)comprometido (Pagos Realizados -2012) 37,743,066

SALDO PRESUPUESTALMENTE 54,318,482 SALDO EN LIBROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2012 50,794,787

DIFERENCIA SEGÚN AUDITORIA 3,523,695 TRASLADOS PENDIENTES DE EFECTUAR A AESTE RUBRO 15,176,334 DIFRENCIA DE RECURSOS EN ESTE RUBRO DE 11,652,639

VIGENCIA 2013


(+)recaudado (2013) 59,800,794

(-)comprometido (Pagos Realizados -2013) 31,834,950




TRASLADOS PENDIENTES DE EFECTUAR A AESTE RUBRO 18,386,109



Con relación a los recursos del Fondo de Seguridad Ciudada y realizando la trazabilidad entre los saldos presupuestales de este rubro, con los saldos en libros durante vigencia 2012, se evidenció una difeferencia de $181.839.793 este valor representa un faltante al saldo que realmente debe existir en la cuenta bancaria N°554-4 la cual es donde se encuentran consignados estos recursos. Con relación a la vigencia 2013, como resultado de esta trazabilidad presenta una diferencia $18.354.426 contrario a la vigencia anterior, este valor excede al saldo que realmente debe existir en la correspondiente cuenta. Vale la pena aclarar que en este analisis se tuvieron en cuenta los traslados que no se alcanzaron a realizar en la respectiva vigencia, pero que se efectuaron en el siguiente año como se muestra en la siguiente tabla:

MOVIMIENTO FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA

VIGENCIA 2012


(+)recaudado (2012) 93,743,215

(-)comprometido ( Pagos realizados - 2012) 62,522,677




CUENTAS PENDIENTES POR PAGAR VIG 2012 73,492,100


VIGENCIA 2013


(+)recaudado (2013) 83,142,028

(-)comprometido (Pagos realizados - 2013)* 27,517,200




INFORME DEFINITIVO





TRASLADOS REALIZADOS EN EL 2014 23,507,600


*Vale la pena aclarar que el presupuesto comprometido, del Rubro Fondo de Seguridad Ciudadana durante la vigencia 2013, asciende a $30.434.906, de los cuales se pagó $27.517.200, quedando pendiente por pagar $2.517.200. Los cuales se encuentran relacionados en el Decreto N° 067, del 31 de diciembre de 2013, mediante el cual e constituyen las cuentas por pagar.

OBSERVACION ADMINISTRATIVACON CONNOTACIÓN DISCIPLINARIA Y FISCAL N°.17. NO EXISTE CONCORDANCIA ENTRE LO REFLEJADO PRESUPUESTALMENTE Y LOS SALDOS CONCILIADOS DESCRIPCION No existe claridad sobre el manejo de los recursos recaudados por concepto de Estampilla Pro Adulto Mayor y Pro Cultura, y Fondo de Seguridad Ciudadana, teniendo en cuenta que no existe concordancia entre lo reflejado presupuestalmente y los saldos conciliados en libros a 31 de diciembre de las vigencias analizadas, presentándose diferencias como se muestra a continuación:

Rubro Presupuestal Valor Diferencia vigencia 2012 Valor Diferencia vigencia 2013

Estampilla Adulto Mayor Excede 24,837,740 Faltante 11,806,132

Estampilla Pro Cultura Excede 11,652,639 Excede 12,450,074

Fondo de Seguridad Ciudadana Faltante 181,839,793 Excedente 15,436,720

Es reiterativo mencionar que en este analisis se tuvieron en cuenta los traslados que no se alcanzaron a realizar en la respectiva vigencia, pero que se tuvieron en cuenta y se realizaron en el siguiente año. Lo anterior permite percibir que no se lleva en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de gastos, por lo que se configura una Observación Administrativa, con Connotación Disciplinaria, por incumplimiento a lo establecido la Ley 734 de 2002, numeral 26. También puede incidir en una Observacióncon Connotación Fiscal por el faltante en los recursos de Estampilla de Adulto Mayor de la vigencia 2013, por valor de $11.806.132 más el faltante del Fondo de Seguridad ciudadana de la vigencia 2012, por valor de $181.839.793

OBSERVACION PRESUNTO(S)RESPONSABLE (S) NORMA (S)

VIOLADA (S) CUANTIA ($)


Alcalde Municipal

Disciplinaria

Olga Ardila Díaz

Secretaria de Hacienda y Tesorera Municipal

Resolución No. 357 de 2008

Control Interno Contable

Ley 734 de 2002




INFORME DEFINITIVO


(articulo 48° numeral 26º)

Fiscal Olga Ardila Díaz

Secretaria de Hacienda y Tesorera Municipal

Ley 489 de 1998 (Artículo 3°)

193.645.925

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Teniendo en cuenta la connotación que ustedes indican es importante aclarar que a la persona que se le hace dichos hallazgos no es la persona encargada de las conciliaciones bancarias más sí de los saldos en Bancos. En este punto es fundamental tener en cuenta que así como se realizaron las comparaciones con los saldos en libros es importante que las Doctoras hubieran analizado los saldos de los extractos directamente, ya que existe una gran falencia cuando no se analiza este punto tan primordial, en el cual empiecen a diferenciar que traslados se dejaron de realizar, a su vez no cabría dentro de un hallazgo fiscal ya que no se está realizando ningún daño fiscal, es decir, se habla de dineros faltantes, mas no corroboran con los mismos extractos bancarios.

A continuación se anexa los análisis de las explicaciones de los cuadros de las estampillas de Pro Cultura, Adulto Mayor y Fondo de Seguridad Ciudadana, de los años 2012 y 2013:

MOVIMIENTO DE LA ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR

VIGENCIA 2012

(+)saldo en libros a 31 de diciembre de 2011 122.302.955

(+)recaudado (2012) 116.995.482

(-)comprometido (2012) 44.222.676

SALDO PRESUPUESTALMENTE 195.075.761

SALDO EN LIBROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2012 187.729.632

SALDO GIRADO ENERO 2013 30.113.981

DIFERENCIA SEGÚN AUDITORÍA -22.767.852

VIGENCIA 2013


(+)recaudado (2013) 105.223.896

(-)comprometido (2013) 134.760.524




SALDO PENDIENTE POR GIRAR DE LOS INGRESOS DE COLOMBIA HUMANITARIA 16.442.802

DIFERENCIA SEGÚN AUDITORIA -4.636.669




INFORME DEFINITIVO


En cuanto a la estampilla adulto mayor, según análisis realizado por parte de la Auditoría no se tuvo en cuenta dentro de los recaudos de la vigencia, los correspondiente a rendimientos financieros por valor de $2.069.888, por lo que el total recaudado en realidad son $116.995.482; lo que quiere decir que para la vigencia 2012, se estaría registrando un saldo a favor por valor de $22.767.852, que corresponden a descuentos e impuestos generados los cuales fueron trasladados en la siguiente vigencia. En la vigencia 2013, si tenemos en cuenta el ingreso correspondiente a descuentos de contratos de Colombia Humanitaria, los cuales según nuestros cálculos son por un valor de $16.442.802 y que a la fecha no ha sido posible trasladarlos por estar a la espera de que la fiducia que manejaba tales recursos, nos aclare cómo debe hacerse la distribución detalles descuentos para así tener nosotros la certeza de que es ese el valor a trasladar. Así las cosas si el valor pendiente de trasladar es por valor de $16.442.802, tendríamos un saldo a favor por valor de $4.636.669, que corresponden a descuentos e impuestos generados los cuales ya fueron trasladados en la siguiente vigencia.

MOVIMIENTO DE LA ESTAMPILLA PRO CULTURA

VIGENCIA 2012


(+)recaudado (2012) 57.351.593

(-)comprometido (2012) 37.743.066




DIFERENCIA SEGÚN AUDITORÍA -11.652.639

VIGENCIA 2013


(+)recaudado (2013) 59.800.794

(-)comprometido (2013) 31.834.950



CONSIGNADO EN ENERO 2014 18.386.109

TRASLADO FONPET 0

CONSIGNADO EN ENERO 2014





INFORME DEFINITIVO


En cuanto a la estampilla Pro Cultura, para los años 2012 y 2013, debemos aclarar que los excedentes generados ($11.652.639 y $12.450.074 respectivamente), corresponden a descuentos e impuestos generados los cuales ya fueron trasladados en la siguiente vigencia. Cabe señalar que de esta cuenta hace falta también trasladar y contabilizar los ingresos enviados por parte de la fiducia que manejó los recursos de Colombia Humanitaria, los cuales como en el caso de la estampilla adulto mayor, tampoco se han trasladado por no tener la certeza sobre la distribución de los dineros girados.

MOVIMIENTO FONDO SEGURIDAD CIUDADANA

VIGENCIA 2012


(+)recaudado (2012) 94.469.341

(-)comprometido (2012) (Pagos 2012 incluyendo Cuentas x Pagar 2011) 136.014.778




SALDO POR TRASLADAR INGRESO COLOMBIA HUMANITARIA 20.553.503

DIFERNCIA SEGÚN AUDITORÍA -9.097.886

VIGENCIA 2013


(+)recaudado (2013) 83.142.028

(-)comprometido (2013) 27.517.200



CONSIGNADO EN ENERO 2014 23.507.600


Respecto de los recursos del Fondo de Seguridad Ciudadana, al igual que lo sucedido con la estampilla del Adulto mayor, en el análisis realizado por parte de la Auditoría no se tuvo en cuenta dentro de los recaudos de la vigencia, los correspondiente a rendimientos financieros por valor de $726.126, por lo que el total recaudado en realidad son $94.469.341; lo que quiere decir que para la vigencia 2012, se estaría registrando realmente una diferencia en la cuenta por valor de $11.455.617. Sin embargo debe tenerse en cuenta que también aquí hace falta trasladar y contabilizar los ingresos enviados por parte de la fiducia que manejó los recursos de Colombia Humanitaria, los cuales como en el caso de la estampilla adulto mayor, tampoco se han




INFORME DEFINITIVO


trasladado por no tener la certeza sobre la distribución de los dineros girados. Presumimos que dicho valor es de $20.553.503. Teniendo en cuenta entonces los recursos pendientes de trasladar de Colombia Humanitaria, tendríamos un Excedente a diciembre 31 de 2012 por valor de $9.097.996, los cuales corresponden a descuentos e impuestos generados los cuales fueron trasladados en la siguiente vigencia. Cabe resaltar que en el análisis hecho por parte de la auditoría, los pagos realizados por cuentas por pagar de la vigencia 2011 se le sumaron a la diferencia presentada, lo cual es un error, ya que se deben restar.

Para la vigencia 2013 nos resulta un excedente por valor de $15.436.719, que corresponden a descuentos e impuestos generados los cuales ya fueron trasladados en la siguiente vigencia. Es importante indicar en este punto que no es posible que en el mismo año se realicen todos los traslados Municipales y Departamentales, debido a que el 99% de los contratos van hasta el 31 de Diciembre de cada vigencia, y por consiguiente cuando se realiza el cierre fiscal es cuando se procede al traslado de estampillas. CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Cuando se realiza este tipo de trazabilidad, se tienen en cuenta los saldos de cada una de las cuentas bancarias, las cuales son reflejadas en las conciliaciones bancarias, en el balance de prueba o en el libro auxiliar, la información que muestra los extractos bancarios no es primordial para esta clase de ejercicios. Analizada la respuesta por parte del Ente Auditado, no se encontró ningún documento soporte que corroborara, lo argumentado con relación a los recursos pendientes de trasladar de Colombia Humanitaria, Con relación a los Libros auxiliares que se anexaron de las cuentas correspondientes a Estampilla Adulto Mayor, Estampilla Pro Cultura y Fondo de Seguridad Ciudadana, se pudo evidenciar que no son congruentes con las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos de la Entidad, de las vigencias 2012 y 2013. A saber. En la vigencia 2012, por concepto de Estampilla Adulto Mayor según las ejecuciones presupuestales se recaudó un total de $144.222.676 y según el libro auxiliar sólo ingresó a esta cuenta $87.512.098, Por otro el Rubro de Fondo de Seguridad Ciudadana, se pagaron $62.522.677, durante la vigencia, 2012 según las ejecuciones presupuestales, y según el libro auxiliar por este rubro se acreditaron $131.901.818. Si bien es cierto que no es posible que en el mismo año se realicen todos los traslados Municipales y Departamentales, debido a que el 99% de los contratos van hasta el 31 de Diciembre de cada vigencia, y por consiguiente cuando se realiza el cierre fiscal es cuando se procede al traslado de estampillas. En la descripción del presente hallazgo se aclaró se tuvieron en cuenta los traslados que no se alcanzaron a realizar en la respectiva vigencia, pero que se realizaron en el siguiente año. Sin embargo lo que si es claro es que existe un faltante en las cuentas bancarias, correspondiente al recaudo de las Estampillas, como se mencionó anteriormente. Durante el trabajo de campo de la presente auditoria el grupo auditor no logró determinar, el destinación y/o deposito de estos recursos debido a que




INFORME DEFINITIVO


La Entidad “no llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financierano”, lo que constituye una falta gravísima, según lo establecido la Ley 734 de 2002, Articulo 48 numeral 26, por lo que se CONFIRMA un hallazgo con Connotación Disciplinaria, También se CONFIRMA el Hallazgo de tipo Administrativo, para que la Entidad Plantee, una acción correctiva, En un plan de Mejoramiento y de esta manera controlar que esta situación sea reiterativa en la Alcaldía; el análisis planteado anteriormente da lugar a que se DESVIRTUE la Observación de tipo Fiscal que se configuró en el presente Hallazgo, por no contar con la certeza de un detrimento patrimonial, o una pérdida de los recursos objeto de análisis

3.3.2. Gestión Financiera BALANCE GENERAL COMPARATIVO DE LOS 4 ÚLTIMOS AÑOS DEL MUNICIPIO DE SAN MIGUEL.

Se puede observar que la gestión realizada durante el cuatrienio 2010-2013, respecto de los Activos presenta un incremento pasando de $6.692.739.030 en el 2009 a $12.874.515.998 en la vigencia 2013, motivado fundamentalmente por el incrementó en la causación de las rentas por cobrar del impuesto predial en un 1.942% con respecto a la vigencia 2012, se evidencio que en las otras vigencias no se estaban causando las rentas por cobrar de los impuestos. En cuanto a los Pasivos, no existen variaciones significativas durante la vigencia 2010 al 2011, no obstante en la vigencia 2013 hubo un incremento del 177% con respecto a la vigencia 2012, justificado por un mayor valor en las cuentas por pagar y los pasivos estimados.

Ahora bien, los saldos de las cuentas del Patrimonio, mantuvieron un comportamiento similar durante los años 2010, 2011 presentando disminución en la vigencia 2013 en un 7% con respecto a la vigencia 2012, consecuencia de la ejecución de las respectivas obras.

BALANCE GENERAL VIGENCIA 2012-2013

Los Estados Financieros de la Alcaldía Municipal de San Miguel, con fecha 31 de Diciembre de 2013, muestran unos Activos Totales por $ 12.874.51, con un crecimiento del 3% frente al 2012, lo conforma el Activo Corriente y Activo No Corriente, así:

- 2.000.000 4.000.000 6.000.000 8.000.000

10.000.000 12.000.000 14.000.000

2013 2012 2011 2010

ACTIVOS 12.874.516 12.441.863 6.789.106 6.692.739

PASIVOS 1.976.530 714.626 3.932.830 3.928.686

PATRIMONIO 10.897.986 11.727.237 2.756.276 2.764.053

CIF

RA

S EN

MIL

ES D

E P

ESO

S

ALCALDIA DE SAN MIGUEL BALANCE COMPARATIVO

VIGENCIA 2010-2013




INFORME DEFINITIVO


El Activo Corriente está conformado por el efectivo con una disminución del 17%, rentas por cobrar con un incremento del 1.942% y deudores con un incremento del 8%. CAJA Se observa una caja menor por valor de $5.000.000,según Resolución 010 de 2014, por medio del cual se dictan procedimientos para la constitución, manejo y cancelación del sistema de caja menor. En el trabajo de campo se observó que la caja menor es manejada por la secretaria de hacienda-tesorera, la cual la maneja en conjunto con la caja mayor de lo recibido por los impuestos, por lo anterior se evidenció que causan gastos de caja menor con los ingresos de caja principal, datos tomados del auxiliar de caja. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°. 18. SE RECIBE EN EFECTIVO LOS RECAUDOS DE LOS IMPUESTOS PREDIAL, INDUSTRIA Y COMERCIO, DEGÜELLO DE GANADO, SERVICIOS PÚBLICOS Y DEMÁS DESCRIPCION Según arqueo a la tesorería se evidenció la existencia de efectivos recibidos por valor de $4.500.000 y no consignados, el cual se guarda en el escritorio de la tesorera, no tiene caja fuerte. En el trabajo de campo, se evidenció que los dineros recibidos través de caja, por los anteriores conceptos, no se vienen consignado en su debido momento, ya que genera un riesgo en el área de tesorería, en caso de pérdida de estos recursos. Se evidenció que el efectivo recibido por los impuestos y demás, los consignan a los 15 días siguientes del mes, lo recaudado en el mes de diciembre de 2011, se consignó el 13 de enero del 2012 e igual procedimiento para los meses siguientes; retienen el efectivo sin consignar, el cual es utilizado para cambio de cheques girados por nómina y demás gastos por el mismo municipio. El grupo auditor puede establecer que al no consignar oportunamente estos recursos en la cuenta de ahorros, está dejando de percibir ingresos por rendimientos financieros, el cual se puede entrar a determinar un posible daño fiscal, debido al lucro cesante que se dejó de recibir, por tal situación se requiere de manera inmediata se tomen los correctivos, igualmente se le recuerda que enel municipio existe un corresponsal bancario.

ACTIVO CORRIENTE

EFECTIVO RENTAS POR

COBRAR DEUDORES

2013 3.319.358 2.060.006 262.394 996.958

2012 3.408.611 2.476.390 12.850 919.371

- 1.000.000 2.000.000 3.000.000 4.000.000

Cif

ras

en

mile

s d

e p

eso

s MUNICIPIO SAN MIGUEL

ACTIVO CORRIENTE COMPARATIVO 2012-2013




INFORME DEFINITIVO


Teniendo en cuenta que la funcionaria encargada, no está realizando el deber funcional, por el cual fue nombrada, establecido en los artículos 23 y 34 de la Ley 734 de 2002, presuntamente se configura una Observación Administrativa, por el no cumplimiento de los deberes que asumen los servidores públicos,ante esto se configura en una Observación Administrativa para que se incluido en el plan de mejoramiento.


Administrativa Jesús Ayala Villa Marín

Alcalde Municipal


Frente a este hallazgo me permito manifestarle que” en cuanto a estos recursos que se reciben de la caja principal, me es imposible ir a Málaga a consignar estos dineros cada semana, aquíen el Municipio no existe Banco sino el corresponsal No Bancarizado el Banco Agrario, el cual se puede consignar hasta $8’000.000,oo, pero para retirarlodiariamente es de 2’000.000,oo y cada retiro máximo de $500.000,oo cada uno, esdecir, sería 4 retiros, el cual cada retiro tiene un costo y según Ministerio deHacienda toda cuenta debe generar rendimientos financieros, y cada transacción nodebe tener costo alguno”

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR No se acepta la respuesta enviada, por lo tanto,se CONVALIDA el Hallazgo Administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.19. EXISTENCIA DE CUENTAS BANCARIAS SIN MOVIMIENTO Y CUENTAS EN CERO SIN CANCELARLAS EN LA VIGENCIA 2012 Y 2013 DESCRIPCION Analizadas las conciliaciones y los extractos bancarios de la vigencia 2012 y 2013, se pudo verificar que existen cuentas bancarias de convenios ejecutados y que se encuentran sin liquidar a la fecha y sin movimiento alguno, e igualmente cuentas con saldos cero sin cerrarlas, un promedio de 25 cuentas en los respectivos Bancos, la mayoría de los saldos que hay en esos convenios ya no existen, por lo tanto se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en unaobservación administrativa para que mediante un Plan de Mejoramiento que la alcaldía suscribirá, se solucione esta irregularidad.

OBSERVACION PRESUNTORESPONSABLE

Administrativa



Frente a este hallazgo me permito manifestarle que”a la fecha ya se reactivó el Comité de

Sostenibilidad Contable, a fin de poder garantizar y mejorar la presentación de información contable, de forma confiable, razonable y oportuna”

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR




INFORME DEFINITIVO


En la respuesta enviada manifiesta que,”Se está realizando el saneamiento contable”, por lo tanto,se CONVALIDA el Hallazgo Administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. RENTAS POR COBRAR

En la vigencia 2013, esta cuenta presentó un saldo de $262.394.376 y en la vigencia 2012 un saldo por valor de $12.849.621, proyectándose un incremento superior al 1942% con relación a la vigencia 2012,en la suma de $249.544.755, este incremento obedece principalmente al hecho que durante la vigencia 2012 y las vigencias anteriores no causaron las cuentas por cobrar por Impuesto Predial. COMPARATIVO DE LAS RENTAS POR COBRAR POR IMPUESTO PREDIAL- VIGENCIA 2012 Y 2013.

Como se observa en la anterior gráfica, en la vigencia 2013 las rentas por cobrar por impuesto predial vigenciaactual está por valor de $29.747.232, mientras que para las vigencias anteriores es por $232.587.144; igualmente las cuentas por cobrar actual por impuesto predial a diciembre 31 de 2012 se observa un saldo por valor de $7.610.890 y por vigencias anteriores la suma de $5.178.731. Para la vigencia 2013, se evidencia un incrementodel 291%, con respecto a la vigencia 2012; igualmente las cuentas por cobrar por impuesto predial de las vigencias anteriores de incrementaron en un 4.391% con respecto a la vigencia 2012, este incremento se debe que

2013, 262.394.376

2012, 12.849.621

- 50.000.000

100.000.000 150.000.000 200.000.000 250.000.000 300.000.000

TOTAL IMPUESTO

PREDIAL

VIGENCIA ACTUAL

VIGENCIA ANTERIOR

2013 262.334.376 29.747.232 232.587.144

2012 12.789.621 7.610.890 5.178.731

VA

LOR

ES E

N P

ESO

S

RENTAS POR COBRAR IMPUESTO PREDIAL VIGENCIA 2012-2013




INFORME DEFINITIVO


durante la vigencia 2012 y las vigencias anteriores no se causaba contablemente las cuentas por cobrar por Impuesto Predial. En el trabajo de campo se hizo una trazabilidad con el fin de cotejar la información con los Estados Financieros, los saldos del balance de prueba y los que presentan el sistema, se observó lo siguiente:

RENTA POR COBRAR TOTAL IMPUESTO PREDIAL SEGÚN

BALANCE GENERAL

SEGÚN PROGRAMA PREDIAL

DIFERENCIA

2013 262.334.376 316.801.875 54.467.499

OBSERVACIONADMINISTRATIVA N°. 20. FALTA DE VERACIDAD EN ELRUBRO DE CUENTAS POR COBRAR POR IMPUESTO PREDIAL. DESCRIPCION El impuesto predial tiene un software de cobro, el cual refleja la respectiva deuda de cada contribuyente, pero se observó que no se encuentra en red con el GD contable. Solicitando la cartera por edades al software de predial, se observó que no es confiable, ya que es los estados financieros contabilizaron valores diferentes a los del programa. Por lo anterior las rentas por cobrar del municipio de San Miguel, no son confiables. Esta situación deja entrever la deficiencia en la aplicación de mecanismos y herramientas que permitan realizar el seguimiento y control de los recursos del municipio, los cuales deben ser coordinados y conciliados entre las dependencias de contabilidad, tesorería y recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información fidedigna, precisa y confiable sobre los Impuestos recibidos, causados por los diferentes conceptos. Teniendo en cuenta que el contratista encargado, no está realizando el deber funcional, por el cual fue contratado, establecido en los artículos 34 y 48 numeral 26 de la Ley 734 de 2002, presuntamente se configura una observación de tipo disciplinario por el no cumplimiento de los deberes que asumen los servidores públicos y no llevar en debida forma los libros de registro de la contabilidad financiera, por lo cual se dará traslado a los organismos competentes para las averiguaciones correspondientes y observación con incidencia administrativa para que se eviten este tipo de actuaciones.



Alcalde Municipal

Disciplinaria Luis Francisco Rodríguez

Contador Público Artículo 34 y 48, numeral 26

de la Ley 734 de 2002

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Frente a este hallazgo me permito manifestarle que” en el sistema de Impuesto predial se

realizó entrega de la cartera por edades, tal cual como lo genera el sistema, deacuerdo a los estados financieros se contabilizaron valores diferentes y estadiferencia según el software utilizado por parte del municipio, comparada con el valorregistrado en contabilidad, obedece a que los




INFORME DEFINITIVO


valores a favor de terceros (CAS yBomberos) por cobrar, no se deben registrar hasta tanto haga efectivo el recaudo.Si tomamos el valor total de CAS($53’872.587,oo) y Bomberos ($594.912,oo) nos dael valor de la diferencia.

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se acepta la respuesta enviada, por lo tanto,se DESVIRTUAlaObservación con ConnotaciónDisciplinaria y se CONVALIDAel Hallazgo Administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo control de los recursos del municipio, los cuales deben ser coordinados y conciliados entre las dependencias de contabilidad, tesorería y recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información fidedigna, precisa y confiable sobre los Impuestos recibidos, causados por los diferentes conceptos. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.21.

NO GESTIÓN EN RECAUDO IMPUESTO PREDIAL Y SUS RESPECTIVOS INTERESES MORATORIOS DESCRIPCION Con relación a este tributo, se pudo evidenciar durante el trabajo de campo que el municipio viene arrastrando valores de vigencias anteriores a las cuales no se les realizó gestión suficiente para recaudar este tributo, le falta políticas eficaces en la gestión de cobro; dado que las obligaciones presentadas según el anterior cuadro ascienden en la suma de $232.587.144; situación que no se compadece con los recursos e ingresos recaudados en cada vigencia- Según certificación firmada por la secretaria de hacienda, informa la prescripción de las deudas y rebaja de intereses para la vigencia 2012 por impuesto predial de vigencias anteriores al 2006 por valor de $8.491.411 y prescripción en la vigencia 2013 de vigencias anteriores al 2006 por valor de $11.743.601, para un total de $20.235.012, analizando la relación de las prescripciones con sus respectivas resoluciones, se observa que la mayoría ya caducaron por lo que corresponden a diferentes años anteriores al 2006. Teniendo en cuenta que la funcionaria encargada, no está realizando el deber funcional, por el cual fue nombrada, establecido en los artículos 23 y 34 de la Ley 734 de 2002, presuntamente se configura una Observación Administrativa con alcance disciplinario, por el no cumplimiento de los deberes que asumen los servidores públicos,por lo cual se dará traslado a los organismos competentes para las averiguaciones correspondientes y observación con alcance administrativo para que se tomen acciones urgentes en la no prescripciones de los impuestos.


Administrativa

Jesús Ayala Villamarin

Alcalde Municipal

Disciplinaria

Olga Ardila Díaz

Secretaria de Hacienda

Ley 610 de 2000 (artículo 6°)





INFORME DEFINITIVO


Frente a este hallazgo me permito manifestarle que “Se le hizo entrega al equipo Auditor de los

mecanismos utilizados para el cobro de cartera de Impuesto predial, por cuanto el Municipio de San Miguel Santander, no había realizado ninguna clase de cobro y se atendió a las directrices del Ministerio de hacienda Nacional, para realizar dicho cobro, de manera personal, es decir, llevándole a cada propietario una resolución de cobro persuasivo y haciéndole firmar el recibido, a su vez como muchos no residen dentro del Municipio, o no se encontraban en el momento de laentrega de estos documentos, se optó por hacer un edicto en un periódico Regional

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se acepta la respuesta enviada, por lo tanto, se DESVIRTUA la Observación con Connotación Disciplinaria y se CONVALIDA el Hallazgo Administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO DESCRIPCION Es un tributo establecido y autorizado por la Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986, con modificaciones posteriores de la Ley 99 de 1990, para efectos del Impuesto de Industria y Comercio se entiende por actividades de servicio toda tarea, labor o trabajo ejecutado por personas naturales, jurídicas y demás sociedades de derecho público privado. Se evidencia que no hay deudas por Impuesto Industria y Comercio actual y de vigencias anteriores solo contabilizaron la suma de $60.000 cifra que no se ha confrontado con la base real de los contribuyentes; por lo cual este Ente de Control solicita una revisión de la base de datos de los contribuyentes de cobro de los Impuestos de Industria y Comercio. Por lo tanto se configura una observación administrativa para que sea incluido en el Plan de Mejoramiento y se realice todos los trámites administrativos en aras de verificar el recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información de sus rentas, depurando la base real de los contribuyentes del Impuesto de Industria y Comercio.



Alcalde Municipal

REPLICA POR EL SUJETO DE CONTROL Frente a este hallazgo me permito manifestarle que “La oficina de laSecretaría de Hacienda ya

revisó la Base de Datos, para el pago de este tributo esel único que es año vencido y pagan de acuerdo a sus ingresos obtenidos, por lotanto se está realizando una invitación para la liquidación y pago de este impuesto”

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se acepta la respuesta enviada por lo tantose CONVALIDAel HallazgoAdministrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento. DEUDORES

CUENTA SALDO 2013 SALDO 2012




INFORME DEFINITIVO


DEUDORES 996.959.389 919.368.674

TRANSFERENCIAS POR COBRAR 534.992.593 534.992.593

SERVICIOS PUBLICOS 15.215.074 9.317.805

OTROS DEUDORES 8.709.964 8.834.472

En la vigencia 2013, esta cuenta presentó un saldo de $996.959.389, proyectándose un incrementó de 8% con relación a la vigencia 2012en la suma de $77.590.715, esta cuenta se encuentra desglosa por servicios públicos, transferencias para mantenimiento de vías y otros deudores como el matadero público. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°. 23. FALTA DEPURACION BASE REAL USUARIOS DE LOS SERVICIOS PUBLICOS DESCRIPCION

ESTADOS FINANCIEROS

CERTIFICADO POR

SECRETARIA HACIENDA

DIFERENCIA

ACUEDUCTO 7,750,354 4,557,647 3,192,707

ALCANTARILLADO 2,836,823 1,572,318 1,264,505

ASEO 4,627,897 2,615,504 2,012,393

TOTAL 15,215,074 8,745,469 6,469,605 Como se observa en la anterior relación, los Servicios Públicos se contabilizaron enel Balance de Prueba por valor de $15.215.074, mientras que en la relación que se lleva en el programa Excel se evidencia la suma de $8.745.469, conllevando una diferencia por valor de $6.469.605. Esta situación deja entrever la deficiencia en la aplicación de mecanismos y herramientas que permitan realizar el seguimiento y control de los recursos del municipio, los cuales deben ser coordinados y conciliados entre las dependencias de contabilidad, tesorería y recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información fidedigna, precisa y confiable sobre los ingresos de servicios públicos. Por lo tanto se configura unaobservaciónadministrativa para que sea incluido en el Plan de Mejoramiento y se realice todos los trámites administrativos en aras de verificar el recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información de sus ingresos por venta de servicios, depurando la base realde los usuarios.


Administrativa


Alcalde Municipal

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Frente a este hallazgo me permito manifestarle que“En lo concerniente a este punto debemos

aceptar queefectivamente solo se contabilizó lo correspondiente a la causación de los subsidios de Junio a Diciembre de 2013, los cuales estaban pendientes de girar por parte de la Gobernación, ya




INFORME DEFINITIVO


que el Municipio estaba descertificado en Agua Potable, haciendofalta la actualización de lo adeudado por parte de los contribuyentes por conceptoacueducto, alcantarillado y aseo”

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se acepta la respuesta enviada, por lo tanto,se CONVALIDAel HallazgoAdministrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento. ACTIVO NO CORRIENTE El Activo No Corriente del municipio de San Miguel a diciembre 31 de 2013, ascendió a $9.555.158.340, representa el 74% de los Activos Totales del municipio y 6% superior a la vigencia 2012, como consecuencia del incremento 8% de otros activos que corresponde al saldo reserva financiera actuarial del Fonpet. Según el análisis del Activo No Corriente, está representando por la Propiedad, Planta y Equipo, los Bienes de Uso Público y otros Activos que están representados por la reserva actuarial. La Propiedad, Planta y Equipo, se encuentran en Plan de Mejoramiento para su respectiva depuración en la vigencia 2014. PASIVOS Dentro de la cuenta del Pasivo, a diciembre 31 de 2013, ascendió a $1.976.529.055, se registró un incremento del 177 % con relación a la vigencia 2012, este incrementó se refleja en las cuentas por pagar en un 280% que corresponde a la adquisición de bienes y servicios por la causación del contrato de mantenimiento de la vía quebrada vera-agua sucia, según convenio suscrito con la Gobernación de Santander por valor de $500.017.453, igualmente la interventoría del convenio anterior por valor de $34.997.200 y la causación de la compra de una volqueta por valor de $193.050.000; también se refleja este incrementó en la contabilización del reajuste del cálculo actuarial de las pensiones “Fonpet”. Dentro de la cuenta de los Pasivos, se observa el recaudo a favor de terceros por valor de $101.831.883 que corresponde a los impuestos por estampillas departamentales por valor de $63.949.380, valor cancelado en la vigencia 2014. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°. 24. SALDOS A FAVOR DE TERCEROS SIN DEPURAR DESCRIPCION Dentro de la cuenta recaudos a favor de terceros, se observa un recaudo por clasificar por valor de $71.779.848, saldo que viene desde la vigencia 2012, sin depurar. Por lo tanto se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una Observación Administrativa para que mediante un Plan de Mejoramiento que la entidad suscribirá, se solucione esta irregularidad.





INFORME DEFINITIVO



Alcalde Municipal

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Frente a este hallazgo me permito manifestarle que”El saldo corresponde a los recursosgirados

por parte de la fiducia encargada de manejar dineros de contratos deColombia Humanitaria, celebrados en 2011 y girados en 2012, sobre los cuales nose tiene certeza de cómo se van a distribuir a las respectivas cuentas, pues a lafecha no ha sido posible se nos haga la respectiva aclaración”

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se acepta la respuesta enviada por lo tantose CONVALIDAel Hallazgo Administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONÓMICA Y SOCIAL

Como se observa en la anterior gráfica, los Ingresos totales de la alcaldía de San Miguel, para el periodo contable 2013, ascendieron a $6.148.954.280, con un 36% inferior a los registrados en el 2012, entre los ingresos de mayor participación se encuentran los Ingresos del Sistema General de Participación para propósito general libre inversión, sistema general de regalías y otras transferencias por la Gobernación de Santander con una disminución del 19% con respecto al 2012.

Sin embargo los valores de las transferencias se incrementaron significativamente en un 90% por el efecto de la incorporación de los valores por concepto de FONPET como transferencia por valor de $3.066.013.897.

-

5.000.000

10.000.000

TOTAL INGRESO

S

INGRESOS

FISCALES

VENTA BIENES Y

SS

TRANSFERENCIAS

OTROS INGRESO

S

2013 6.148.956 575.797 22.810 5.026.408 523.941

2012 9.988.923 340.182 32.830 6.182.765 3.433.146

Cif

ras

en m

iles

de

pes

os

INGRESOS ALCALDIA SAN MIGUEL VIGENCIA 2012-2013




INFORME DEFINITIVO


2013 2012 VARIACION %

IMPUESTO PREDIAL 314,808,064 30,400,000 284,408,064 936%

IMPUESTO INDUSTRIA Y CIO 270,229 2,060,000 1,789,771 -87%

Como se observa en la anterior gráfica en la vigencia 2013, los ingresos por impuesto predial se incrementaron en un 936% con una variación por valor de $284.408.064 con respecto a la vigencia 2012; sin embargo los ingresos por impuesto de industria y comercio disminuyeron en un 87%. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°. 25. INCONSISTENCIAS EN EL RECAUDO DE LOS INGRESOS DESCRIPCION En el trabajo de campo se hizo una trazabilidad con el fin de cotejar la información de los ingresos con el programa GD, con los ingresos consignados, se observó lo siguiente:

INGRESOS

PTO DEFINITIVO PTO RECAUDADO INGRESO SOFW. GD

CONTABLE- CONSIGNADO SIN CONSIGNAR

VIGENCIA 2013 48,156,957 48,156,957 105,975,831 89,893,491 16,082,340

Según el programa software-gd-contable, se recaudó por ingresos la suma de $105.975.831, en el presupuesto recaudado la suma de $48.156.957, en la relación auxiliar de caja y Excel, se consignó la suma de $89.893.491, conllevando a una diferencia sin consignar por valor de $16.082.340. Con base en lo anterior, se configura unaObservación Administrativa con Connotación Disciplinaria y Fiscal por valor de $16.082.340, de igual manera, se presenta una presunta irregularidad de carácter disciplinario debido a que se manifiesta un incumplimiento en el deber ser del servidor público en razón al artículo 34 y 48 -26 de la Ley 734 de 2002.

OBSERVACION PRESUNTO

RESPONSABLE NORMA (S) VIOLADA (S) CUANTIA ($)


Alcalde Municipal

314.808.064

30.400.000 270.229 2.060.000

2013 2012

COMPARATIVO DE INGRESOS FISCALES VIGENCIA 2012-2013

IMPUESTO PREDIAL IMPUESTO INDUSTRIA Y CIO




INFORME DEFINITIVO


Disciplinaria Olga Ardila Díaz

Secretaria de Hacienda Ley 734 de 2002 (artículo 23 Y 48

Numeral 26).

Fiscal Olga Ardila Díaz

Secretaria de Hacienda Ley 610 de 2000

(artículo 6º); 16.082.340.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Frente a este hallazgo me permito manifestarle que“se recibe en efectivo en Tesorería, es decir

la cajaprincipal) a las cuentas de Libre Destinación, Acueducto, Alcantarillado y Aseo, y Fondo Rotatorio (alquiler de maquinaria), por valor de $105’975.831,oo, de loscuales algunos corresponden a saldos de la vigencia 2012, u otras consignacionesde otras cuentas bancarias; restando estos valores, indica que se consignaron parala vigencia 2013, el valor de $90’100.726,oo

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se acepta la respuesta enviada, por lo tanto,se DESVIRTUAlaObservación con ConnotaciónDisciplinaria y Fiscal y se CONVALIDAel HallazgoAdministrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento.

COSTOS Y GASTOS

CUENTA 2013 2012 VARIACION %

TOTAL GASTOS 6,471,209 4,445,635 2,025,574 46%

GASTOS ADMINISTRACION 3,558,733 2,489,601 1,069,132 43%

GASTO PUBLICO SOCIAL 2,719,832 1,735,309 984,523 57%

TRANSFERENCIAS 11,571 - 11,571 -100%

OTROS GASTOS-FINANC.SENTENCIAS 192,644 170,281 22,363 13%

APORTES SALUD- SIN SITUACION DE FONDOS 38,873 - 38,873 -100%

A 31 de diciembre de 2013, el total de los Gastos ascendió a $6.471.206.287 y para el periodo 2012 a la suma de $4.445.6352.426, se encuentra desglosado por gastos de administración, transferencias, gasto social y otros gastos, se observa que el rubro Gasto Social tiene una ejecución del 57% con respecto a la vigencia 2012, como se observa en la siguiente relación, así:

- 1.000.000 2.000.000 3.000.000 4.000.000 5.000.000 6.000.000 7.000.000

ALCALDIA DE SAN MIGUEL COMPARATIVO DE GASTOS

VIGENCIA 2012-2013

2013

2012




INFORME DEFINITIVO


GASTOS PUBLICO SOCIAL AÑO 2013 AÑO 2012 VARIACION %

TOTAL 2,719,835,895 1,735,306,901 984,528,994 57%

EDUCACION 274,354,225 140,202,408 134,151,817 96%

SALUD 1,306,887,967 885,968,965 420,919,002 48%

AGUA POTABLE Y SAN.BASICO 293,602,390 75,029,946 218,572,444 291%

VIVIENDA 143,403,990 228,077,940 - 84,673,950 -37%

RECREACION Y DEPORTE 119,038,440 39,623,000 79,415,440 200%

CULTURA 126,571,039 79,601,634 46,969,405 59%

BIENESTAR SOCIAL 138,967,156 279,813,626 - 140,846,470 -50%

MEDIO AMBIENTE 316,709,718 - 316,709,718

SUBSIDIOS ASIGNADOS S.PUBLICOS 300,966 6,989,381 - 6,688,415 -96%

Como se observa en la gráfica y la relación anterior para la vigencia 2013 se invirtió en gasto público social la suma de $2.719.835.895 con incrementó del 57% con respecto a la vigencia 2012, donde se evidencia que se invirtió en salud en un 48%; en educación en un 96%; en agua potable en un 291%; en recreación y deporte en un 200%; en cultura en un 59%; sin embargo hubo una disminución del 50% en bienestar social, igualmente en medio ambiente solo se invirtió en la vigencia 2013. INVERSION DE GASTO PÚBLICO SOCIAL EN LA VIGENCIA 2013

Como se observa en la gráfica anterior, la inversión del gasto público social para la vigencia 2013, se invirtió en salud el 48%, en agua potable y saneamiento básico el 11%, en educación el 10%, en medio ambiente el 12%, en cultura el 5%, en bienestar social el 5%, en vivienda el 5% y en recreación y deporte el 4%. OBSERVACION ADMINISTRATIVA N°.26. ESTADOS FINANCIEROS VIGENCIA 2012-2013

INCONSISTENCIA EN LAS CIFRAS REFLEJADAS EN ALGUNAS CUENTAS QUE CONFORMAN EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA A 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Y 2012. DESCRIPCION

EDUCACION 10%

SALUD 48%

AGUA POTABLE Y SAN.BASICO

11%

VIVIENDA 5%

RECREACION Y DEPORTE

4%

CULTURA 5%

BIENESTAR SOCIAL

5%

MEDIO AMBIENTE

12%

SUBSIDIOS ASIGNADOS S.PUBLICOS

0%

ALCALDIA DE SAN MIGUEL GASTOS PUBLICO SOCIAL

VIGENCIA 2013




INFORME DEFINITIVO


Los Estados Financieros presentados por el municipio de San Miguel a diciembre 31 del 2013 y 2012, no son razonables, debido a que presentan inconsistencias en las cifras, que conforman las cuentas del Balance General y Estado de Actividad Financiera Económica y Social, que se evidenciaron al tomar el Balance de Prueba y justificar cada una de las cifras, por el responsable del área contable, seleccionándose las que no fueron suficientemente explicadas. Por lo anterior se deben efectuar los ajustes necesarios y suficientes, para dar cumplimiento al Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación, observando las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan, con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz,se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable, se configura en una Observación Administrativa para que mediante un plan de mejoramiento que la entidad suscribirá, se solucione esta irregularidad.


Administrativa


Alcalde Municipal

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Frente a este hallazgo me permito manifestarle que“se reactivó el Comité de sostenibilidad

Contable, a fin adelantar las gestiones administrativas pertinentes para depurar alguna cifras del balance y demás datos contenidos en los estados financieros, de tal forma que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública”

CONCLUSION EQUIPO AUDITOR Se acepta la respuesta enviada por lo tanto, se CONVALIDA el Hallazgo Administrativo, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento. Seguimiento a los Pasivos Pensionales FONPET

El municipio de San Miguel Santander, cumplió con los requisitos exigidos por el Ministerio de Hacienda referente a Pasivos Pensionales FONPET, y envió la base de datos para el cálculo actuarial, ya que se había tenido cálculo desde el 2009 al 2011, a su vez la base de datos fue aprobada, el municipio tiene cubierto el 125,07% y van a empezar a hacer la gestión ante la Fidu-previsora para que revisen el valor del cálculo actuarial por docentes que se incrementó con respecto del último corte. El pasivo pensional que tiene el municipio de San Miguel Santander es de $4.897.471.102,64,lo recaudado hasta el 31 de Diciembre de 2013 es de $6.135.055.196, la diferencia es de $1.227.584.093.36, mayor valor recaudado por la entidad.

Vigencias Futuras Según certificado firmado por la Secretaría de Hacienda, no se comprometieron recursos por vigencias futuras durante la vigencia2012 y 2013.




INFORME DEFINITIVO


Sin funcionalidad el comité de sostenibilidad contable El equipo auditor deja evidencia la falta de funcionamiento del comité de sostenibilidad contable, dado que existen partidas en el Balance de Comprobación que deben ser objeto de análisis mediante este comité, por lo tanto se hace necesario de manera inmediata se inicie el proceso de sostenibilidad contable, con miras a que la información reportada en sus estados financieros estén debidamente registradas, clasificadas, operaciones y hechos económicos que permitan dar la razonabilidad a las cifras, cumpliendo así con la revelación, utilidad y comprensibilidad de la información, con el fin de dar una opinión sobre la razonabilidad de las cifras reportadas en los estados financieros estáticos y dinámicos, esta observación se encuentra dentro del Plan de mejoramiento de la vigencia 2011,el cual se encuentra aún en ejecución.

3.2.2.1. Dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros.

La Contraloría General de Santander, con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267° y 272° de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993, la Resolución Interna 000617 de 2010, y el Plan General de Auditorías 2013, practicó Auditoria Regular a la Alcaldía de San Miguela las vigencias 2012 y 2013 a través del examen del Balance General al 31 de diciembre de 2012-2013 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social, con corte a las misma fecha, los cuales se prepararon bajo la responsabilidad de la Administración y reflejan su gestión. La información verificada corresponde a la suministrada por el municipio en medio físico, magnética, la información rendida al SIA, así como la suministrada al Equipo Auditor en desarrollo del trabajo de campo. Con base en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de los Estados Financieros, acatando los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad que incluyen la aplicación de las normas de Auditoría Aplicables al sector público en Colombia. Se certifica que los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2012, según concepto rendido por la Contadora Pública BEATRIZ MANTILLA JAIMES, con tarjeta profesional No. 67401-T, expresa: OPINIÓN SALVEDAD SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2012 Y A DICIEMBRE 31 DE 2013. La opinión con Salvedad, se emite paraAlcaldía de San Miguel; teniendo en cuenta los hallazgos obtenidos y los errores e incertidumbres encontrados, que afectan la razonabilidad de los estados contables consolidados

Se observaron falencias en la información reportada en los Estados Financieros, esta situación deja entrever la deficiencia en la aplicación de mecanismos y herramientas que permitan realizar el seguimiento y control de los recursos del municipio, los cuales deben ser coordinados y conciliados entre las dependencias de contabilidad, tesorería y recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información fidedigna, precisa y confiable sobre los Impuestos recibidos, causados por los diferentes conceptos, con el fin de evitar malversaciones de los recursos, por tal fin se ve la negligencia de la tesorera de cumplir con sus funciones conforme lo establece su manual de funciones y hacer velar como supervisora del contrato del contador que se cumplan a cabalidad y no dar cuenta de trabajos que no se han cumplido.




INFORME DEFINITIVO


La Propiedad Planta y Equipo, no han sido sujetos a Saneamiento Contable como son los Terrenos, Edificios y demás Muebles y Enseres, no cuenta software de inventarios que le permita en cualquier momento establecer el valor real de ellos.

Existen cuentas bancarias pendientes por depurar en la vigencia 2012-2013

El equipo auditor deja evidencia la falta de funcionamiento del comité de sostenibilidad contable, que existen partidas en el Balance de Comprobación que deben ser objeto de análisis y depuración, mediante este comité.

Dentro de la cuenta recaudos a favor de terceros, se observó un recaudo por clasificar por valor de $71.779.848, saldo desde la vigencia 2012, sin depurar.

Falta de veracidad en el rubro de cuentas por cobrar por impuesto predial. 3.3.3. Seguimiento Deuda Publica

En las vigencias 2012 y 2013, el municipio San Miguel, no adquirió deuda pública

3.3.4. Seguimiento Urgencia Manifiesta

En la vigencia 2012, el municipio San Miguel, no decretó urgencias manifiestas,

3.3.5. Seguimiento Controles de Advertencias

El equipo auditor verificó el seguimiento de las funciones relacionadas a continuación: La Contraloría General de Santander emite el Control de Función de Advertencia para el Gobernador y los Alcaldes del Departamento de Santander, el equipo auditor, verificó el seguimiento al cumplimiento de las Funciones de Control de Advertencia, que estableció la Contraloría General de la República a la Gobernación del Departamento de Santander, Entidades Territoriales, Empresas Sociales del Estado, Entidades Descentralizadas, Empresas de Servicios Públicos. En lo que corresponde al Municipio de San Miguel, en acatamiento a las directrices del ente de control, presentó los siguientes resultados:

FUNCION DE CONTROL DE ADVERTENCIA 0001 FECHA: 6 de Febrero de 2012 ASUNTO: Control Fiscal a los Recursos Públicos Destinados a Publicidad en Virtud del Estatuto Anticorrupción.

El Municipio de San Miguelen cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1474 de 2011, en cuanto a la inversión de recursos lazos de confianza y aplicar el principio de publicidad de las actuaciones administrativas se viene trabajando en los siguientes enfoques: Publicidad Radial. Publicidad escrita Publicidad Pagina Web Consejos y Reuniones Comunales.

Presupuesto de Ingresos vigencia 2012

CODIGO DETALLE INICIAL ($) ADICIONES ($) REDUCCIONES ($) DEFINITIVO ($)

20242 Avisos y Tableros 21.000 21.000

Tasas y Publicaciones 6.000.000 6.713.674 12.713.674

TOTAL 12.734.674 Fuente: Secretaria de Gobierno-Alcaldía Municipal de San Miguel




INFORME DEFINITIVO


Presupuesto de Gastos vigencia 2012

CODIGO DETALLE INICIAL ($) CONTRACREDITOS

($) DEFINITIVO($)

EJECUTADO ($)

% EJECUCION

32109 Impresos y

Publicaciones 10.815.000 1.825.000 8.990.000 8.990.000 100


Presupuesto de Ingresos vigencia 2013

CODIGO DETALLE INICIAL ($) ADICIONES ($) REDUCCIONES ($) DEFINITIVO ($)

20242 Publicaciones 6.180.000 6.180.000

Otras Tasas 1.339.0000 3.127.970


Presupuesto de Gastos vigencia 2013

CODIGO DETALLE INICIAL

($) CREDITOS ($) DEFINITIVO($)

EJECUTADO ($)

% EJECUCION

32109 Impresos y

Publicaciones 9.000.000 5.336.600 14.336.600 9.950.700 69


Para la vigencia hubo una reducción en el gasto de publicidad, disminuyéndose en la colocación de tableros, pancartas, vallas y carteles, dando mayor importancia a los afichesy volantes, para dar conocimiento a la ciudadanía de los programas y obras desarrollada por la comunidad, así mismo la publicidad radial juega un papel importante como medio decomunicación a la comunidad.

FUNCION DE CONTROL DE ADVERTENCIA 004 FECHA: 13 de Marzo de 2013 ASUNTO: Incentivar, Tener Activo los Planes de Contingencia y Planes de Emergencia con el fin de Prevenir y Atender los Desastres Naturales provocados por la ola invernal como Deslizamientos e Inundaciones entre otros e Igualmente Prevenir y Controlar los Incendios Forestales El municipio de San Miguel, para el complimiento de la función de advertencia y lo previsto en la Ley 1523 de 2011, cuenta con el FONDO MUNICIPAL DE GESTIÓN DEL RIESGO, así mismo, mediante acuerdo municipal No. 017 del 27 de Septiembre de 2012, creo el Fondo Municipal de Gestión del Riesgo, conforme a lo dispuesto en el artículo 47° en concordancia con el artículo 54° de la Ley 1523 de 2012. . El municipio de San Miguel, mediante Decreto 041 del 23 de Agosto de 2012, conforma y reorganiza el Consejo Municipal de Gestión del Riesgo de Desastres, el cual quedo conformado así:

Alcalde Municipal Personería Municipal

Coordinador CMGRD Secretaria de Gobierno Párroco Municipal

Secretario de Planeación Comandante Estación de Policía

Secretario de Salud Municipal Delegado Militar de la Zona

Comisaria de Familia Representante de la CAS

Gerente ESE Centro de Salud San Miguel Rector del Colegio Evaristo Blanco

Presidente de la Asociación de Juntas de Acción Comunal

Director de la UMATA y/o EPSAGRO




INFORME DEFINITIVO


RECURSOS PRESUPUESTALES ASIGNADOS Y EJECUTADOS Ejecución Presupuestal de Riesgos y Desastres Vigencia 2012

Nombre Rubro Presupuestal Presupuesto Inicial ($) Presupuesto Final($) Obligaciones ($) Pagos ($)

Atención y Prevención de Desastres

45.620.0000 2.344.016 6.468.000 6,468,000.0

Convenio con Cuerpos Bomberos

10,000,000 10,000,000

Reubicación de áreas y viviendas urbanas y rurales en zonas de alto riesgo

18.475.468.62

TOTALES 55.620.000 80.819.484,62 6.468.000 6.468.000.

Fuente: SIA-Contraloría General de Santander

Ejecución Presupuestal de Riesgos y Desastres Vigencia 2013

Nombre Rubro Presupuestal Presupuesto Inicial ($) Presupuesto Final($) Obligaciones ($) Pagos ($)

Dotación de Máquinasy Equipos Para Cuerpo de Bomberos Oficiales

10.000.000

6.468.000 6,468,000.0

Contratos Cuerpos Bomberos para Prevención y Control de Incendios

541.954.00

Contratos Cuerpos Bomberos para Prevención y Control de Incendios

10.300.000 10.300.000 10.300.000 10.300.000

Reubicación de Asentamientos Establecidos en Zonas de Alto Riesgo

18.475.468,62 18.475.468,62 18.475.468,62

Atención de Desastres 36.688.600 52.524.531,38 52.524.531,38 52.524.531,38

Fortalecer Comités de Prevención y Atención de Desastres

10.300.000

Subsidios para Reubicación de Viviendas Asentadas en Zonas Alto Riesgo

5.450.000

TOTALES 72.738.600 91.841.954 80.848.690 80.848.690

Fuente: SIA-Contraloría General de Santander

FUNCION DE CONTROL DE ADVERTENCIA 007 Fecha: 23 de Abril de 2013 Asunto: Sobre el Giro de Recursos por Concepto de la Estampilla Pro Cultura y Pro Adulto Mayor El manejo de los recursos de la Estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor se ejecuta de acuerdo a proyectos presentados para la atención integral del Adulto Mayor beneficiado en el municipio de San Miguel

Ingresos Estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor

VIGENCIA PRESUPUESTO DEFINITIVO ($) PRESUPUESTO RECAUDADO ($) RECAUDADO (%)

2012 114,925,594 114,925,594 541%

2013 103,821,669 103,821,669 98,1%

Egresos Estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor

VIGENCIA RECAUDADO ($) COMPROMETIDO ($) RECAUDADO (%)

2012 232.508.216 44.222.676 19%

2013 293.509.434 134.760.524 46%




INFORME DEFINITIVO


Contrato: No. 2012-082 Modalidad: Selección Abreviada - Suministros Objeto: Suministro de 429 mercados para los Adultos Mayores residentes en el Municipio

de San Miguel. Valor: $21.237.559 Contratista:FUNDASERVICE O.N.G. Fecha Inicio: 04/10/2013 Fecha Terminación: 10/12/2013 Para la vigencia 2013, se constituyó el Centro Vida Fundación del Adulto Mayor “AMOR Y VIDA”, del municipio de San Miguel. Convenio de Asociación N°001. Objeto: Garantizar el apoyo y asistencia integral a los adultos mayores de los niveles I, y II

del Sisben, en condiciones de vulnerabilidad, aislamiento o carencia de soporte social del Municipio de San Miguel Santander.

Modalidad Directa – Convenio Valor: $113.715.745 Contratista: Fundacióndel Adulto Mayor “AMOR Y VIDA” La Fundación del Adulto Mayor “AMOR Y VIDA”, tiene inscrito veintisiete (27) hombres y veintidós (22) mujeres.




INFORME DEFINITIVO


Fuente: Fundación del Adulto Mayor AMOR Y VIDA- Municipio de San Miguel

Ejecución Presupuestal Ingresos Estampilla Pro Cultura ESTAMPILLA PRO CULTURA

VIGENCIA PRESUPUESTO DEFINITIVO PRESUPUESTO RECAUDADO RECAUDADO (%)

2012 56.837.-225 56.837.225 100%

2013 59.128.060 59.128.060 100%

Ejecución Presupuestal Gastos Estampilla Pro Cultura ESTAMPILLA PRO CULTURA

VIGENCIA PRESUPUESTO DEFINITIVO PRESUPUESTO COMPROMETIDO COMPROMETIDO (%)

2012 65.449.011 37.743.066 58%

2013 78.894.851 31.834.950 40%

Cabe resaltar que en la vigencia 2013, se disminuyó la inversión, en el sector cultural en un -45%, no hubo mayor participación en el gasto en culturaen cambio el recaudo se mantuvo con un leve aumento del 3,63%.

FUNCION DE CONTROL DE ADVERTENCIA 0015 FECHA: 17 de Septiembre de 2013 ASUNTO: Aseguramiento y Legalización de Bienes

A la fecha el Municipio de San Migueladquirió las Pólizas de Aseguramiento y Legalización de los bienes del municipio; actualmente se encuentra debidamente legitimado por escritura pública y/o mediante acto administrativo.

, Entidad

Aseguradora Póliza No Riesgo Asegurado

Tipo de Amparo

Valor Asegurado

Aseguradora Solidaria

400-85-994-000000062 Póliza Todo riesgo Maquinaria y Equipo Muebles y Enseres

Multirriesgo 255.000.000




INFORME DEFINITIVO


Seguros del Estado 96-77-10000000-40

Muerte- Aux Funerario - Enf Graves - GtosMedicos - IncapMtotal - Indemn Adicional

Póliza Grupo Vida

205.554.360

Aseguradora Cóndor SA

300000121

Póliza de Seguro de Manejo Individual Particular Amparo Básico Hurto Calificado y Abuso de Confianza

Hurto 5.000.000

TOTAL 465.554.360 Fuente: SIA-Contraloría General de Santander

3.3.6. Seguimiento Quejas y Denuncias: El Personero Municipal de San Miguel, da fe que la actual Administración Municipal, no ha sido sujeto de queja alguna por parte de la comunidad en los asuntos administrativos, fiscales y de contratación, se expide la certificación de fecha marzo 05 de 2014.

La Contraloría General de Santander, recibió la presente queja, para que el equipo auditor, le diera trámite a la misma en la presente auditoria. Radicado: D-12-0062 Entidad Sujeto del Requerimiento Ciudadano: Administración de San Miguel Motivo:Denuncian irregularidades frente a los malos manejos presupuestal de la Personería Municipal de San Miguel e igualmente frente a falencias en la ejecución de contrato de Acueducto por parte de la Administración Municipal de San Miguel. Sujeto o Entidad que hace el Requerimiento: San Migueleños Amantes de San Miguel.

El equipo auditor, anuncio al señor Personero Municipal Jairo Leonel Acuña Bonilla, la queja se encuentra archivada en la Personería Municipal, porque a la fecha ninguna persona o entidad ha ratificado la denuncia en mención, además que los señores quejosos (San Migueleños Amantes de San Miguel), no se han presentado para ampliar la denuncia y/o para allegar pruebas al respecto. El equipo auditor, al inquirir a la ciudadanía, en visita de campo preguntando a la comunidad en las veredas, en el caco urbano, al señor Párroco, al Comandante de la Policía, al Concejo Municipal, entre otros, se desconoce quién o quiénes son San Migueleños Amantes de San Miguel, de esta manera, no procede la denuncia respectiva.

4. CONSOLIDACION DE OBSERVACIONES

Cuadro Consolidación de Observaciones

No

TIPO DE

OBSERVACION DESCRIPCION DE LA OBSERVACION

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA ($) PAGINA DEL

INFORME

A D P F S

01 DESVIRTUADO

13

02 X

FALTAN FIRMAS DE LOS FUNCIONARIOS Y DEL CONTRATISTA EN LOS CONTRATOS. Los contratos descritos, no tienen las firmas correspondientes del Sr. Alcalde Municipal, del Supervisor, de la Tesorera y del contratista, considerándose una omisión, se observa los contratos sin formalidades plenas y,

Administrativa

Jesus Ayala Villamarin

Alcalde Municipal

14




INFORME DEFINITIVO


particularmente, en las llamadas órdenes de prestación de servicios, por regla general, los contratos estatales deben constar por escrito, pues así lo disponen los artículos 23° 39° y 41° de la Ley 80 de 1993, al señalar que es esta la forma que deben adoptar tales actos jurídicos para existir jurídicamente y quedar perfeccionados, es decir, para que sean válidos desde la perspectiva estrictamente formal Esta exigencia es una de las llamadas formalidades plenas de los contratos del Estado. El Estado, para cumplir con los fines esenciales establecidos en la norma Superior, necesita celebrar contratos que apoyen e impulsen la consecución de los mismos; no bastante, es imprescindible que esos contratos sean vigilados, para garantizar una contratación sin detrimento de los recursos públicos, que además cumplan con el objeto pactado y que los resultados obtenidos sean de calidad Contrato No. 2012-003 Contrato No. 2012-036 Contrato No. 2012-037 Contrato No. 2012-072

Alejandro Melgarejo

Zapata Secretario de Planeación

Olga Ardila Díaz

Secretaria de Hacienda y delTesoro

Municipal

03 X

FALTA SEGUIMIENTO AL OBJETIVO FINAL DEL CONTRATO. Se cumplió con el suministro, siembra y primera asistencia técnica de las plántulas por parte del Municipio, se recogerá la primera cosecha del Café Castilla, a mediados de la vigencia 2014. No hay seguimiento al contrato por parte del Supervisor Alejandro Melgarejo, Secretario de Planeación e Infraestructura, ya que su objetivo o meta es el seguimiento a esta cadena productiva, además no hay acompañamiento de la UMATA local, el equipo auditor comprobó que el campesino que sembró las plántulas, no ha recibido la asistencia técnica ni el acompañamiento institucional adecuado conforme a lo establecido en el contrato. El artículo 32° de la Ley 80 de 1993 que prevé como parte del contrato todos los actos jurídicos en él contenidos; artículo 25° del Decreto No. 679 de 1994 que establece como formalidad plena de los documentos requeridos por Ley 80 de 1993 la firma de los mismos.

Administrativa Jesus Ayala Villamarin

Alcalde Municipal



15

04 X

FATA DE PLANEACION CONTRACTUAL. Se observó, que la ejecución de la primera fase cumplió con el objeto contractual, sin embargo no hay continuidad en el objetivo final del contrato el cual es el cerramiento total de la cancha de futbol del Municipio de San Miguel, este hecho es una irregularidad que se debe tener en cuenta para que genere un impacto real y positivo para la comunidad. Los logros obtenidos en la ejecución de un contrato están vinculados estrechamente con la realización del fin propuesto, luego la supervisión o interventoría se debe concentrar en la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de las obligaciones, no solo desde un punto de vista puramente legal, sino adicionalmente técnico y económico, que conlleve a la satisfacción de la comunidad.


Alcalde Municipal



17

05 X

FALTA DE PLANEACION CONTRACTUALENTREGA DE MERCADOS. El contrato no tiene acta de recibo a satisfacción y la lista de las entregas no corresponde los nombres con las firmas o nombres del recibido, documentos se evidenció que los informes del contratista no son claros, enuncian vagamente lo realizado durante la ejecución de los contratos, no existen una manifestación que reflejen los


Alcalde Municipal

Florelba Quirós Puentes

Secretaria de Desarrollo Social

21




INFORME DEFINITIVO


impactos positivos o negativos que se pudieron haber presentado, se limita a las actividades administrativas de los contratos, los cuales, son insuficientes teniendo en cuenta que, se requieren de mayor profundidad en su labores profesionales, que dicha información se pueda conocer claramente con el informe del supervisor del contrato. El equipo auditor, observó que no hubo claridad en las entrega, se limitan a un listado de entrega donde no hay concordancia entre los nombres de los que aparecen en las listas con los nombres de las personas que reciben el mercado, aspecto que se aplica a la gestión del supervisor del contrato, para fijar el alcance de su responsabilidad frente a las actividades de vigilancia, seguimiento y verificación técnica, administrativa, financiera jurídico, social y ambiental, sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contratado, desde el momento de su designación hasta la liquidación del contrato, por esta razón se configura una Observación Administrativa, para que la entidad, tome las acciones correctivas pertinentes.

06 X

FALTA DE CONTROL Y VIGILANCIA DE UN BIEN MUEBLE MUNICIPAL. Se cumplió con el Contracto, para ampliar el área del microrelleno, esta se encuentra cerrado en malla, sin control y sin seguridad, está expuesto a la intromisión de particulares, se habilita cuando se depositan las basuras, la separación de los residuos sólidos se realiza en el destino final. Dentro del lote se encuentran elementos y maquinarias expuestos al hurto.


Alcalde Municipal



32

07 X X

FALTA DE CONTROL Y VIGILANCIA EN LA UTILIZACIÓN DE LAS COCINAS RURALES. El equipo auditor, observó que la construcción de las cocinas rurales, se ejecutaron para satisfacer las necesidades de la población rural, su objeto contractual fue cumplido en su totalidad, pero no están siendo utilizados para los fines que fueron construidos.Se verificó que los beneficiarios de este proyecto, no están concientizado de la inversión social del Municipio, en el logro de mejorar sus condiciones de vida, aunado a esta situación falta de acompañamiento y seguimiento por parte de la Administración Central.


Alcalde Municipal

Disciplinaria Alejandro Melgarejo

Zapata Secretario de Planeación

34

08 X X

NO EXISTE INFORMES POR PARTE DEL SUPERVISOR. Se sembraron 3000 plántulas de aguacate por parte del Municipio, quedando por sembrar 2667 plántulas de aguacate, 168 mandarinos y 125 naranjos, no aparece registradas las firmas de recibido por parte del usuario, el beneficiario de las plántulas. Supervisor Gilberto Emigdio Salazar Director de la UMATA El equipo auditor, observó la fallas en las actas de seguimiento de la ejecución del proceso de unidad productiva por parte del supervisor, no hay claridad en relación a las actividades específicas del contratista, toda vez que se limitan a indicar situaciones realizadas muy generales, en igual sentido al examinar los documentos se evidenció que no existen informe del supervisor, no enuncian lo ocurrido durante la ejecución del contrato, no presenta una opinión con respecto al impacto positivo o negativo que se pudieron haber presentado durante la ejecución, solo se limita a presentar una certificación del cumplimiento del contrato. El supervisor debe hacer un análisis y evaluación del o los informes que presente el contratista en términos de cantidad, calidad, oportunidad del cumplimiento de las obligaciones contratadas y la efectiva satisfacción de la necesidad. La evaluación de lo entregado o recibido no puede suplirse con la sola expresión “recibo satisfacción”.Por lo

Administrativa


Alcalde Municipal

Disciplinaria

Gilberto Emigdio Salazar Villamil

ExDirector UMATA Município de San

Miguel Supervisor del

Contrato

35




INFORME DEFINITIVO


anteriormente expuesto, se evidencia el incumplimiento en las obligaciones del supervisor del contrato, vulnerando lo establecido en los artículos 3° y 26° de la Ley 80 de 1993, que consagra que los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

09 X

FALTA PLANEACION PRESUPUESTAL. Se dio cumplimiento del contrato del Transporte escolar, la inobservancia se denota en la fecha de terminación del contrato, cuando se establece Hasta Agotar Presupuesto, o sea falta de planeación presupuestal en el objeto contractual, se debe determinar en el rubro presupuestal lo destinado al transporte escolar, para que no los estudiantes queden sin transporte, faltando a lo establecido en la Ley 80 de 1993 (artículo 26°). En esta tarea de asignación de recursos, la Administración Municipal debe elaborar planes con el fin de lograr ciertas metas de inversión social, las cuales deben contemplar prioridades y el transporte escolar debe tenerse en cuenta para incrementar el nivel de bienestar de la comunidad estudiantil.

Administrativa


Alcalde Municipal

37

10 X X

DEFICIENCIA EN LA GESTIÓN AMBIENTAL.Con base a la labor de campo, Administración Municipal de Enciso, no tuvo un desempeño apropiado en el desarrollo y ejecución de planes, programas y proyectos ambientales, mostrando poco interés en la realización de actividades de carácter ambiental, la entidad no cuenta con un Plan de Manejo Ambiental que se extiende al manejo, control y aprovechamiento de los recursos enfocado a la gestión social y participativa en los temas ambientales, el poco manejo de los proyectos que involucre en su ejecución el uso del agua tomada directamente de fuentes naturales y que esté sujeto a la obtención de licencia ambiental, el cual se deberá destinar el 1% del total de la inversión para la recuperación, conservación, preservación y vigilancia de la cuenca hidrográfica que alimenta la respectiva fuente hídrica; de conformidad con el parágrafo del artículo 43° de la Ley 99 de 1993.

Administrativa


Alcalde Municipal

Disciplinaria



48

11 X

GESTION DEFICIENTE DE LAS TIC´s.Con base a lo verificado, la entidad no proporciona en su totalidad la aplicación a la norma establecida en lo correspondiente a las TIC¨s (Ley 1341 de julio 30 de 2009), su gestión es deficiente.


Alcalde Municipal

51

12 X X

NO PERMITEN LA COMPLEMENTARIEDAD ENTRE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO.En cuanto a este sistema, el equipo auditor, observó generalidades discordantes que no permiten la complementariedad entre los sistemas de Control Interno y el sistema de Desarrollo Administrativo, como factores divergentes que están incidiendo en la debida prestación del servicio y comunicación de la informativa a la comunidad. Por ello, se hace necesario que la Alcaldía Municipal de San Miguel, se comprometa mediante un plan de mejoramiento a complementar los elementos de los sistemas de calidad, de control interno y desarrollo administrativo, en cada una de los procesos desarrollados en las dependencias, asesorías y alta dirección, en los términos establecidos en la norma NTCGP 1000: 2009 y la Leyes 489


Alcalde Municipal

Disciplinaria WilintonTarazona

Rincón Secretario de

Gobierno

56




INFORME DEFINITIVO


de 1998, la Ley 87 de 1993 y la Ley 1474 de 2011. La debilidad en el cumplimiento de las acciones en el sistema de control interno de la entidad.

13 X

IMCUMPLIMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL. El equipo auditor comprobó que hay un incumplimiento del Plan de Desarrollo, por parte de la entidad, en la ejecución de sus proyectos, en los primeros dos (2) años del periodo electoral, o sea ya se ha constituido el cincuenta (50%) por ciento en tiempo, en el desarrollo de sus planes y programas, quedando el beneficio del otro cincuenta (50%) por ciento en tiempo, para cumplir la ejecución del Plan de Desarrollo Municipal, por esta razón el equipo auditor, al verificar el incumplimiento en el desarrollo de los proyectos contemplado en el Plan de Desarrollo de la entidad.


Alcalde Municipal

63

14 X

NO SE TIENEN EN CUENTA LOS INGRESOS RECAUDADOS EN LA VIGENCIAS ANTERIORES. El Municipio de San Miguel para la vigencia 2012 y 2013, presenta unas ejecuciones presupuestales donde se puede reflejar una deficiente estimación de los ingresos que puede llegar a recaudar el Municipio, los cuales son reflejados en el presupuesto inicial, es por eso que para reflejar la realidad económica de la entidad, se ven abocados a ADICIONAR los ingresos que no fueron estimados, que para la vigencia 2012, fueron del 84% de presupuesto inicial y para la vigencia 2013 fue del 120% del presupuesto inicial, y esto se debe a que no se tienen en cuenta los ingresos recaudados en la vigencias anteriores, para la estimación del presupuesto inicial, lo que conlleva a una mala planificación del presupuesto generando a su vez una deficiente planeación en la inversión social. Por lo anteriormente expuesto el grupo auditor considera que la Administración Central del municipio de San Miguel adolece de herramientas que permitan una buena planificación inicial de sus recursos, tomando como base los ingresos obtenidos en la vigencia anterior y la proyección de su inversión social.


Alcalde Municipal

66

15 X

DEFICIENTE EJECUCIONES PRESUPUESTALES DE LAS VIGENCIAS 2012 Y 2013. Las ejecuciones presupuestales de las vigencias 2012 y 2013 reflejan una deficiente actuación por parte de la Administración Municipal, considerando que los recursos públicos recaudados en el Municipio, se deben invertir para el beneficio de sus habitantes., teniendo en cuenta los programas y proyectos contemplados en el Plan de Desarrollo vigente, esto contribuiría al mejoramiento de la calidad de vida de la Población en general.

Administrativa


Alcalde Municipal

79

16 X

BAJA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR. De los Ingresos recaudados por concepto de Estampilla Pro Adulto Mayor, Pro Cultura, y Fondo de Seguridad Ciudadana durante las vigencias 2012 y 2013, indica una baja Ejecución del presupuesto de estos rubros.

Administrativa


Alcalde Municipal

87

17 X X X

NO EXISTE CONCORDANCIA ENTRE LO REFLEJADO PRESUPUESTALMENTE Y LOS SALDOS CONCILIADOS. No existe claridad sobre el manejo de los recursos recaudados por concepto de Estampilla Pro Adulto Mayor y

Administrativa


Alcalde Municipal

193.645.925 90




INFORME DEFINITIVO


Es reiterativo mencionar que en este análisis se tuvieron en cuenta los traslados que no se alcanzaron a realizar en la respectiva vigencia, pero que se tuvieron en cuenta y se realizaron en el siguiente año. Lo anterior permite percibir que no se lleva en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de gastos, por lo que se configura una observación de tipo administrativa, con incidencia de tipo Disciplinario, por incumplimiento a lo establecido la Ley 734 de 2002, numeral 26. También puede incidir en un hallazgo de tipo Fiscal por el faltante en los recursos de Estampilla de Adulto Mayor de la vigencia 2013, por valor de $11.806.132 más el faltante del Fondo de Seguridad ciudadana de la vigencia 2012, por valor de $181.839.793

Disciplinaria

Olga Ardila Díaz Secretaria de

Hacienda y Tesorera Municipal

18 X

SE RECIBE EN EFECTIVO LOS RECAUDOS DE LOS IMPUESTOS PREDIAL, INDUSTRIA Y COMERCIO, DEGÜELLO DE GANADO, SERVICIOS PÚBLICOS Y DEMÁS. Según arqueo a la tesorería se evidenció la existencia de efectivos recibidos por valor de $4.500.000 y no consignados, el cual se guarda en el escritorio de la tesorera, no tiene caja fuerte. En el trabajo de campo, se evidencio que los dineros recibidos través de caja, por los anteriores conceptos, no se vienen consignado en su debido momento, ya que genera un riesgo en el área de tesorería, en caso de pérdida de estos recursos. Se evidencio que el efectivo recibido por los impuestos y demás, los consignan a los 15 días siguientes del mes, lo recaudado en el mes de diciembre de 2011, se consignó el 13 de enero del 2012 e igual procedimiento para los meses siguientes; retienen el efectivo sin consignar, el cual es utilizado para cambio de cheques girados por nómina y demás gastos por el mismo municipio.El grupo auditor puede establecer que al no consignar oportunamente estos recursos en la cuenta de ahorros, está dejando de percibir ingresos por rendimientos financieros, el cual se puede entrar a determinar un posible daño fiscal, debido al lucro cesante que se dejó de recibir, por tal situación se requiere de manera inmediata se tomen los correctivos, igualmente se le recuerda que en el municipio existe un corresponsal bancario.


Alcalde Municipal

Olga Ardila Díaz Secretaria de

Hacienda y Tesorera Municipal

96

19 X

EXISTENCIA DE CUENTAS BANCARIAS SIN MOVIMIENTO Y CUENTAS EN CERO SIN CANCELARLAS EN LA VIGENCIA 2012 Y 2013. Analizadas las conciliaciones y los extractos bancarios de la vigencia 2012 y 2013, se pudo verificar que existen cuentas bancarias de convenios ejecutados y que se encuentran sin liquidar a la fecha y sin movimiento alguno, e igualmente cuentas con saldos cero sin cerrarlas, un promedio de 25 cuentas en los respectivos Bancos, la mayoría de los saldos que hay en esos convenios ya no existen, por lo tanto se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable.

Administrativa


Alcalde Municipal

97

20 X

FALTA DE VERACIDAD EN EL RUBRO DE CUENTAS POR COBRAR POR IMPUESTO PREDIAL.El impuesto predial tiene un software de cobro, el cual refleja la respectiva deuda de cada contribuyente, pero se observó que no se encuentra en red con el GD contable.

Administrativa


Alcalde Municipal

99




INFORME DEFINITIVO


Solicitando la cartera por edades al software de predial, se observó que no es confiable, ya que es los estados financieros contabilizaron valores diferentes a los del programa.Por lo anterior las rentas por cobrar del municipio de Enciso, no son confiables, Esta situación deja entrever la deficiencia en la aplicación de mecanismos y herramientas que permitan realizar el seguimiento y control de los recursos del Municipio, los cuales deben ser coordinados y conciliados entre las dependencias de Contabilidad, Tesorería y Recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información fidedigna, precisa y confiable sobre los Impuestos recibidos, causados por los diferentes conceptos. Teniendo en cuenta que el contratista encargado, no está realizando el deber funcional, por el cual fue contratado, establecido en los artículos 34 y 48 numeral 26 de la Ley 734 de 2002.

21 X

NO GESTIÓN EN RECAUDO IMPUESTO PREDIAL Y SUS RESPECTIVOS INTERESES MORATORIOS. Con relación a este tributo, se pudo evidenciar durante el trabajo de campo que el municipio viene arrastrando valores de vigencias anteriores a las cuales no se les realizó gestión suficiente para recaudar este tributo, le falta políticas eficaces en la gestión de cobro; dado que las obligaciones presentadas según el anterior cuadro ascienden en la suma de $232.587.144; situación que no se compadece con los recursos e ingresos recaudados en cada vigencia, el municipio debe iniciar de manera inmediata un proceso que permita a través de sus mandamientos de pago el corte de las prescripciones que se den por la acción de cobro.

Administrativa


Alcalde Municipal

100

22 X

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO. Es un tributo establecido y autorizado por la Ley 14 de 1983 y el Decreto 1333 de 1986, con modificaciones posteriores de la Ley 99 de 1990, para efectos del Impuesto de Industria y Comercio se entiende por actividades de servicio toda tarea, labor o trabajo ejecutado por personas naturales, jurídicas y demás sociedades de derecho público privado. Se evidencia que no hay deudas por Impuesto Industria y Comercio actual y de vigencias anteriores solo contabilizaron la suma de $60.000 cifra que no se ha confrontado con la base real de los contribuyentes; por lo cual este Ente de Control solicita una revisión de la base de datos de los contribuyentes de cobro de los Impuestos de Industria y Comercio.

Administrativa


Alcalde Municipal

101

23 X

FALTA DEPURACION BASE REAL USUARIOS DE LOS SERVICIOS PUBLICOS. Los Servicios Públicos se contabilizaron en el Balance de Prueba por valor de $15.215.074, mientras que en la relación que se lleva en el programa Excel se evidencia la suma de $8.745.469, conllevando una diferencia por valor de $6.469.605. Esta situación deja entrever la deficiencia en la aplicación de mecanismos y herramientas que permitan realizar el seguimiento y control de los recursos del municipio, los cuales deben ser coordinados y conciliados entre las dependencias de contabilidad, tesorería y recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información fidedigna, precisa y confiable sobre los ingresos de servicios públicos.

Administrativa


Alcalde Municipal

102




INFORME DEFINITIVO


Recursos del municipio, los cuales deben ser coordinados y conciliados entre las dependencias de contabilidad, tesorería y recaudo de una manera efectiva, que permita reflejar y reportar la información fidedigna, precisa y confiable sobre los ingresos de servicios publico.

24 X

SALDOS A FAVOR DE TERCEROS SIN DEPURAR. Dentro de la cuenta recaudos a favor de terceros, se observa un recaudo por clasificar por valor de $71.779.848, saldo que viene desde la vigencia 2012, sin depurar. Por lo tanto se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable.

Administrativa


Alcalde Municipal

103

25 X

INCONSISTENCIAS EN EL RECAUDO DE LOS INGRESOS. En el trabajo de campo se hizo una trazabilidad con el fin de cotejar la información de los ingresos con el programa GD, con los ingresos consignados, se observó lo siguiente: Según el programa software-gd-contable, se recaudó por ingresos la suma de $105.975.831, en el presupuesto recaudado la suma de $48.156.957.

Administrativa


Alcalde Municipal

. 105

26 X

INCONSISTENCIA EN LAS CIFRAS REFLEJADAS EN ALGUNAS CUENTAS QUE CONFORMAN EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA A 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Y 2012.Los Estados Financieros presentados por el municipio de San Miguel a diciembre 31 del 2013 y 2012, no son razonables, debido a que presentan inconsistencias en las cifras, que conforman las cuentas del Balance General y Estado de Actividad Financiera Económica y Social, que se evidenciaron al tomar el Balance de Prueba y justificar cada una de las cifras, por el responsable del área contable, seleccionándose las que no fueron suficientemente explicadas.Por lo anterior se deben efectuar los ajustes necesarios y suficientes, para dar cumplimiento al Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación, observando las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan, con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz, se sugiere que sean incluidos dentro de la depuración contable que se encuentra realizando el municipio por medio del Comité de Saneamiento Contable.

Administrativa


Alcalde Municipal

107

A= Observación Administrativa; D= Observación Disciplinaria; F= Observación Fiscal; P= Observación Penal; S= Solicitud de Apertura Proceso Sancionatorio

5. CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES

TIPO DE OBSERVACION No. OBSERVACION VALOR ($)

ADMINISTRATIVO 26 DISCIPLINARIO 5 PENAL FISCAL 1 193.645.925 SANCIONATORIO

TOTAL 32 193.645.925




INFORME DEFINITIVO


El presente informe es de carácter definitivo, con el fin de orientar el ejercicio de la Auditoria al fortalecimiento de la entidad, mediante la implementación de actividades correctivas para el mejoramiento de la gestión, de las observaciones contenidas en el presente informe señaladas como Hallazgos Administrativos, la entidad deberá elaborar un plan de mejoramiento (si llegase existir otro plan de mejoramiento de vigencia anterior se debe funcionar en uno solo) y presentarlo a esta Contraloría General de Santander, en el término de quince (15) días hábiles siguientes al recibo de esta comunicación.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) ALBERTO ENRIQUE CASTAÑEDA MARTINEZ MILADIS DAVID POLO Profesional Especializado Profesional Especializado (ORIGINAL FIRMADO) BEATRIZ JAIMES MANTILLA Contadora Pública

(ORIGINAL FIRMADO)

GRACIELA SEPULVEDA TORRES Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada para el Control Fiscal

Bucaramanga, septiembre 04 de 2014




INFORME DEFINITIVO


Señor JESUS AYALA VILLAMARIN Alcalde Municipal de San Miguel E. S. D.

ASUNTO: ACLARACION OBSERVACIONES PRESENTADAS EN EL INFORME DEFINITIVO AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN MIGUEL No. 000140 de 20 agosto 2014.

En atención al asunto en referencia, me permito presentar la aclaración con respecto a la siguiente observación: OBSERVACION ADMINISTRATIVA CON CONNOTACION DISCIPLINARIA Y FISCAL No. 17. No existe concordancia entre lo reflejado presupuestalmente y los saldos conciliados. Con respecto a esta observación, es preciso manifestarle que por error involuntario, por parte del equipo auditor, el cual se presentó en el documento físico del Informe Definitivo, numeral:

4.CONSOLIDACION DE OBSERVACIONES

Cuadro Consolidación de Observaciones

Observación Administrativa con Connotación Disciplinaria y Fiscal No.17 (Página119)

5. CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES (Pagina 122) Esta situación irregular reflejo una actuación en contra de la entidad al dejar una Connotación Fiscal por un valor de $193.645.925, la cual fue desvirtuada en el mismo informe en la Página 95, como dice a continuación: “La entidad “no llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera”, lo que constituye una falta gravísima, según lo establecido la Ley 734 de 2002, articulo 48° numeral 26º, por lo que se CONFIRMA el Hallazgo con Connotación Disciplinaria, así mismo se CONFIRMA, el Hallazgo Administrativo, para que la entidad plantee, una acción correctiva, en un plan de mejoramiento y de esta manera controlar que esta situación sea reiterativa en la Alcaldía; el análisis planteado anteriormente da lugar a que se DESVIRTÚE, la Observación con Connotación Fiscal que se configuró en el presente Hallazgo, por no contar con la certeza de un detrimento patrimonial, o una pérdida de los recursos objeto de análisis” Cabe resaltar que este error involuntario, obedece a factores tecnológicos, en la transcripción de los documentos, el cual se puede subsanar.




INFORME DEFINITIVO


Agradeciéndole la atención a la presente y con la presentación de las excusas correspondientes, por parte del grupo auditor. (Se anexan soportes aclaratorios). Cordialmente, (ORIGINAL FIRMADO) ALBERTO ENRIQUE CASTAÑEDA MARTINEZ Profesional Especializado Coordinador Auditoría




INFORME DEFINITIVO


Bucaramanga septiembre 04 de 2014 Señor PRESIDENTE CONCEJO MUNICIPAL Municipio de San Miguel E. S. D.

ASUNTO: REMISION OFICIO ACLARACION OBSERVACIONES PRESENTADAS EN EL INFORME DEFINITIVO AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN MIGUEL No. 000140 de 20 agosto 2014.

En atención al asunto en referencia, me permito enviarle copia oficio de nota aclaratoria al Señor Alcalde Municipal Jesús Ayala Villamarin Se remite el documento en mención para su conocimiento y fines pertinentes Cordialmente, (ORIGINAL FIRMADO) ALBERTO ENRIQUE CASTAÑEDA MARTINEZ Profesional Especializado Coordinador Auditoría

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